I colori dell’ibrido

di ANTONELLA ANDRETTA Il mondo veleggia verso una nuova forma di interrelazione più velocemente di quanto pensiamo: Meta(verso) di Facebook e Mesh di Microsoft ne sono la dimostrazione. La realtà “mista” potrebbe dunque ben presto surclassare quella virtuale consentendo a persone che si trovano in luoghi fisici diversi di unirsi a esperienze olografiche collaborative, cui accedere, sotto forma di avatar, tramite speciali visori. L’idea di un ciberspazio da abitare, vivere, rendere oggetto di marketing, non è del tutto nuova, molti infatti ricorderanno Second Life di qualche anno fa. Nuova rispetto a quei tempi (erano i primi anni 2000 quando non erano stati ancora commercializzati i primi iPhone) è invece la tecnologia: il collegamento tra universo sensibile e metaverso digitale è la rete internet, il sistema nervoso planetario che unisce tutti gli uomini in una Infosfera (come è stata denominata dai filosofi del pensiero moderno) alla quale si può ora accedere tramite plurimi device in ogni tempo e luogo.

DI QUA E DI LÀ DAL MONITOR

Ma senza cercare di anticipare il futuro prossimo venturo, vediamo cosa sta succedendo ai nostri giorni, in un presente in cui il mondo

Come un camaleonte, l’evento ibrido è in grado di adattarsi allo sfondo su cui si trova. E se in un primo momento è stato uno degli escamotage dettati dall’emergenza, oggi l’ibrido è una scelta consapevole e non scontata sia da parte delle aziende sia da parte delle agenzie

è già stato costretto dalla pandemia a ripensare alla socialità in tutte le sue forme. E per il Mice, che di socialità vive, l’impatto è stato particolarmente forte. Abbiamo dunque cercato di fare il punto sull’evoluzione degli eventi partendo da due domande fondamentali: cosa chiedono le aziende e cosa offrono le agenzie. A fare una fotografia della richiesta ci ha pensato Cvent con il “Cvent 2021 Planner Sourcing Report Europe Edition”: la ricerca è stata realizzata nel mese di agosto 2021 quando sono stati intervistati cinquecento event planner tra manager, coordinatori e direttori di aziende di varia tipologia (istruzione, sanità, finanza, legale, risorse umane, It e telecomunicazioni, viaggi e trasporti, vendite, media e marketing) in Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito. Scorrendo i risultati si scopre che in quel momento nel Regno Unito e in Europa otto event planner su dieci (cioè l’ottanta per cento) stavano pianificando eventi in presenza per il 2021 (81%) e il 2022 (63%). I risultati del rapporto suggeriscono un forte slancio del settore poiché chi pianificava in agosto si sentiva più sicuro nell’ospitare eventi di persona. Interessante è anche notare come

AMBRA LEE AGNOLETTI director of business development NH Hotel Group Italia

«Penso che la modalità ibrida possa rimanere come soluzione alternativa: i vantaggi sono indiscutibili, a partire dalla possibilità di collegare persone che si trovano in diverse parti del mondo. Ma ritengo che possa restare anche come momento all’interno di un evento cento per cento in presenza, che preveda anche solo un intervento da remoto».

FABIO FABBI

«BigBo non è solo una location, ma un vero e proprio polo d’innovazione (…) per riprese, streaming, multicast, settato per essere immediatamente disponibile. C’è anche una green room con chroma key per realizzare trasmissioni solo presso gli studi televisivi, con tutti i costi che ne derivano». quasi la metà (per la precisione il 46%) degli intervistati abbia comunque dichiarato di organizzare eventi ibridi. Alla domanda relativa a quali tipologie di sedi vadano le preferenze per questo tipo di eventi, il trenta per cento afferma di cercare location e spazi già pronti per l’ibrido che offrano al contempo le competenze tecnologiche e di produzione in loco (29%), con una spiccata preferenza per gli alberghi che rendono più facile la realizzazione di layout adatti.

LOCATION AVANTI TUTTA

Gli alberghi rimangono dunque la location preferita dagli organizzatori. La risposta delle compagnie (ma anche delle singole strutture) alle rinnovate esigenze è stata praticamente immediata sin dai primi momenti dell’emergenza, sia dal punto di vista delle accortezze su distanziamenti, sanificazione e così via, sia dal punto di vista di un upgrade tecnologico. Un esempio lo fornisce NH Hotels, che ha implementato l’offerta con un prodotto chiamato Hybrid Meetings by NH che consente di organizzare eventi raggiungendo destinazioni dislocate in vari luoghi attraverso soluzioni che combinano l’incontro di persona e la partecipazione virtuale. Abbiamo quindi chiesto ad Ambra Lee Agnoletti, director of business development NH Hotel Group Italia, se pensa che l’evento ibrido sia destinato a durare: «Penso che la modalità ibrida possa rimanere come soluzione alternativa: i vantaggi sono indiscutibili, a partire dalla possibilità di collegare persone che si trovano in diverse parti del mondo. Ma ritengo che possa restare anche come momento all’interno di un evento cento per cento in presenza, che preveda anche solo un intervento da remoto. La parte ibrida può essere vista inoltre come una nuova forma di contenuto perché crea comunque aspettativa, novità e, se ben gestita, spettacolarità». E non sono solo gli hotel ad aver capitalizzato e investito sulle tecnologie: moltissime location hanno intrapreso la medesima strada e anzi, chi ha aperto di recente, ne ha fatto sin da subito un punto di forza, come nel caso di BigBo, di cui ci parla Fabio Fabbi, chief growth officer di questa nuova realtà bolognese: «BigBo non è solo una location, ma un vero e proprio polo d’innovazione promosso dalla Fondazione Cassa di Risparmio in Bologna in collaborazione con l’Associazione Techgarage. Si tratta di un ampio spazio multifunzionale di 1.400 metri quadrati attrezzato per coworking e con uffici privati, tre sale riunioni, spazi comuni, spazi per eventi che punta a creare un ambiente dinamico, flessibile e accessibile. Ospita sia meeting organizzati da BigBo stesso sia organizzati da altri, il tutto in un contesto dotato di fibra ottica, attrezzato per riprese, streaming, multicast, settato per essere immediatamente disponibile. C’è anche una green room con chroma key per realizzare trasmissioni con “effetti speciali” di solito accessibili solo presso gli studi televisivi, con tutti i costi che ne derivano. Altri servizi sono approntabili su richiesta: massima flessibilità quindi, che ci consente di offrire tariffe concorrenziali».

QUANTO MI COSTI?

Evento ibrido significa pubblico in sala e pubblico connesso da remoto proprio come succede in un broadcast “monodirezionale” tipo show televisivo, con la sostanziale differenza che l’evento deve contemplare un’interazione e uno scambio tra tutte le parti connesse. Ma come si rende visibile a chi è in sala ciò che il relatore sta mostrando alle persone connesse in re-

LAURA DETTORI partner & managing director Mice & Events di Kreivo

«Chi è in sala deve poter vedere sfondi, esattamente come li vede chi sta al di là del monitor. E l’unico modo per farlo è avere in sala i videowall. Questi impianti ovviamente necessitano di sale di controllo, cartellonistica digitale e altri supporti di elevata complessità, che solo i tecnici specializzati sono in grado di maneggiare».

MICHAEL LEBOTTE managing director MCI Italia

«L’evento ibrido non è né semplice né economico da organizzare, ma può anni abbiamo imparato che il digitale rappresenta uno strumento in grado di ampliare sia il pubblico sia i tempi. E abbiamo capito anche che bisogna fornire un format di contenuti che valorizzi l’esperienza da remoto». moto magari proprio con il supporto di un chroma key? E come si ottimizzano, gli inevitabili costi aggiuntivi rispetto a un evento totalmente in presenza o virtuale? «Ha presente la D’Urso e il suo studio pieno di videowall?» esordisce così Laura Dettori, partner & managing director Mice & Events di Kreivo «Ecco, la stessa cosa va realizzata anche per gli eventi ibridi perché chi è in sala deve poter vedere sfondi, effetti digitali, contributi video e quant’altro esattamente come li vede chi sta al di là del monitor. E l’unico modo per farlo è avere in sala i videowall. I videowall più evoluti sono composti di singoli riquadri formati da led, sono senza cornice e si montano pezzo per pezzo in modo da creare un unico grande schermo. Questi impianti ovviamente necessitano di sale di controllo, cartellonistica digitale e altri supporti di elevata complessità, che solo i tecnici specializzati sono in grado di maneggiare. E non è finita: e se la location individuata per l’evento ha una connessione poco stabile? O se, per un guasto del provider, la rete cade? Per organizzare un evento ibrido bisogna tenere presente anche questi aspetti senza trascurare nemmeno il più piccolo dettaglio! È cosa da professionisti che non si può improvvisare e che ha dei costi». Anche Michael Lebotte, managing director MCI Italia, sottolinea questo aspetto: «È vero, l’evento ibrido non è né semplice né economico da organizzare, ma può dare grandi soddisfazioni. In questi anni abbiamo imparato che il digitale rappresenta uno strumento in grado di ampliare sia il pubblico sia i tempi. E abbiamo capito anche che bisogna fornire un format di contenuti che valorizzi l’esperienza da remoto. L’incremento dei costi, che va dal venti al quaranta per cento in più rispetto a un evento solo in presenza o solo virtuale, viene però compensato per chi partecipa dal valore aggiunto di un’esperienza in grado di mixare con successo componenti diverse. Per le aziende, il ritorno può essere determinato, tanto per fare un esempio, da un numero maggiore di sessioni virtuali pre, durante e post congress che di fatto allungheranno il ciclo dell’evento stesso. Questo certo a beneficio di tutti i partecipanti ma anche degli sponsor, che otterranno una maggiore e più duratura visibilità in presenza e via web».

STEFANO MONTALBETTI amministratore delegato di MZ Events

al meeting e al congresso in presenza al cento per cento con tutta la sua sono portato a pensare che l’incontro in particolare per le riunioni di comitati, di consigli direttivi e di piccoli gruppi voli aerei si risparmiano».

MARCO JANNARELLI presidente di Next Group

«Gli eventi hanno ormai raggiunto più livelli più pura e semplice trasmissione di ciò che accade da un’altra parte, si sta sempre più evolvendo verso scenari che consentano una fruizione originale e dedicata». E i vantaggi non si esauriscono qui, come sottolinea Stefano Montalbetti, amministratore delegato di MZ Events: «Se la tendenza di questi ultimi tempi è quella di tornare il prima possibile al meeting e al congresso in presenza al cento per cento con tutta la sua straordinaria valenza e potenza “umana”, sono portato a pensare che l’incontro virtuale sia comunque destinato a restare in particolare per le riunioni di comitati, di consigli direttivi e di piccoli gruppi in generale: basta pensare a quanti voli aerei si risparmiano evitando per esempio i ripetuti spostamenti verso la sede di un congresso internazionale durante le fasi di organizzazione».

CODICI VINCENTI E SOFT SKILL ADEGUATE

La tecnologia come matrice del cambiamento, ma non da sola. Dice a proposito Marco Jannarelli, presidente di Next Group: «Il salto tecnologico innescato ha permesso di comprendere e sviluppare nuovi livelli di comunicazione, differenti approcci per raggiungere e comunicare ai target. Soprattutto ha portato a un nuovo modo di considerare l’audience di riferimento. Gli eventi hanno ormai raggiunto più livelli di fruizione: quello live è tornato ancora più ricco di valori emotivi e quello online, non più pura e semplice trasmissione di ciò che accade da un’altra parte, si sta sempre più evolvendo verso scenari che consentano una fruizione originale e dedicata, una digital trasformation che oggi coinvolge Next non solo per la realizzazione e l’implementazione di grandi eventi, ma che abbraccia tutti gli ambiti operativi di riferimento». Questa fruizione “originale e dedicata” deve necessariamente utilizzare un codice adeguato, essenziale per far passare un messaggio/ contenuto dall’emittente al ricevente tramite il canale. E se questo codice non è adeguato al canale (in questo caso l’ibrido, tra reale e virtuale), la comunicazione diventa difficile (se non impossibile). Cosa significa in pratica? Che quando si organizza un evento è fondamentale innanzitutto progettare un format adeguato perché comunicare in presenza non è come comunicare a distanza (e viceversa). E tra i compiti più ardui per chi organizza un evento c’è sicuramente quello di mantenere l’engagement dei partecipanti in platea e on line. «L’on line è sicuramente più affaticante, ibrido o puro che sia»: così afferma Michele Colombo, managing partner di Newcom Consulting – una realtà attiva dal 2001 e specializzata in formazione manageriale sulle soft skill e formazione tecnica – che prosegue: «Non è pensabile mantenere le stesse tempistiche di un evento in presenza perché dobbiamo considerare la facilità con cui chi sta dietro a un monitor si distrae e si stanca. Per evitarlo non andrebbero mai

COME APPARIRE BENE IN VIDEO

Non tutti sono abituati a parlare davanti a una telecamera. presenza esiste! Eccone alcuni da tenere sempre presente.

Attenzione all’abito. Meglio le tinte unite rispetto alle fantasie (mai le righe soprattutto!). Evitare se possibile anche i loghi e gli accessori troppo vistosi o rumorosi (un braccialetto che tintinna può disturbare moltissimo). E che l’abito prescelto sia comodo, confortevole e faccia sentire a proprio agio in modo da potersi concentrare sul lavoro e non sulla cintura che stringe.

Attenzione alla distanza dalle telecamere. Questo vale soprattutto per le videocall: Non state troppo vicino, la distanza deve essere minimo di 30-40 centimetri perché le webcam hanno obiettivi grandangolari che mettono in risalto il naso e la bocca col rischio che appaiano sproporzionati.

Attenzione all’illuminazione. Da preferire una luce davanti piuttosto che dietro, il top sono tre luci (una principale, una

Attenzione a come si sta seduti. Oltre alla distanza, è importante l’altezza a cui è posizionata la videocamera: meglio guardarla dal basso verso l’alto che dall’alto in basso col rischio di evidenziare il temutissimo doppio mento.

Attenzione al trucco. Davanti alle telecamere gli mascara, ma attenzione che non siano troppo pesanti. Indispensabile anche il fondotinta e che sia luminoso. I rossetti meglio opachi.

Attenzione ai capelli. Questo vale per tutti: una testa scompigliata in video risulta molto più evidente che parrucchiere o dal barbiere soprattutto se l’evento a cui dovete partecipare virtualmente è di particolare rilevanza.

Attenzione a dare il meglio di sé. Questo può sembrare scontato, ma le telecamere spesso imbarazzano chi non e composti, cercando di evitare di muoversi in continuazione. Un foglio o una cartelletta da tenere in mano possono invece servire a stemperare la tensione e a evitare di gesticolare eccessivamente.

superati i 10-15 minuti per intervento». Di “zoom fatigue”, (applicabile come concetto a tutte le interazioni tramite monitor) si è iniziato a parlare quando il lockdown ha obbligato a utilizzare appunto i vari Zoom, Meet, Hangout e Facetime ed è stato evidente come l’interazione virtuale potesse avere delle conseguenze significative. Quando si partecipa a qualcosa “on line”, il cervello è sopraffatto da stimoli non familiari mentre è alla ricerca di segnali non verbali ben noti che però non riesce a trovare (mancano infatti i gesti, le microespressioni del viso, gli sguardi diretti…). «Per mantenere l’attenzione bisogna stimolarla continuamente: in questo caso sono utili piattaforme come Mentimeter e similari» aggiunge Colombo. Grazie a questi strumenti chi è connesso può esprimere opinioni, rispondere a domande sia tramite smartphone (perfetto anche per chi è in presenza) sia tramite computer o tablet. «L’engagement può via via diventare più elaborato e complesso, fino a contemplare lavori di gruppo, sottocommissioni e così via. Per la nostra esperienza di formatori e di web coach sappiamo che quando la parte di contenuti è ben bilanciata funziona». Quali sono infine le abilità necessarie per far funzionare una comunicazione tra il reale e il virtuale e come si possono allenare? «Essenziale è la voce: non basta fare attenzione a “cosa” si dice, bisogna anche badare a “come” lo si dice. Più di un terzo della nostra comunicazione è infatti paraverbale, cioè è costituita dal modo in cui pronunciamo le parole e le frasi, in un mix determinato da volume, tono, tempo, ritmo, sorriso. A questo proposito consiglio la lettura dei testi di Ciro Imparato, psicologo, doppiatore e attore, che spiegano come utilizzare al meglio la voce e illustrano la teoria dei colori» conclude Michele Colombo. Secondo questa teoria la voce ha un “colore” che esprime emozioni: la voce gialla è quella dell’accoglienza e della simpatia (volume medio alto, tono variabile, tempo quasi veloce, ritmo variato, sorriso pronunciato); la voce verde è quella della fiducia (volume medio basso, tono basso, tempo lento, pause, sorriso dolce); la voce blu è quella che esprime autorevolezza (volume medio alto, tono basso, tempo medio, pause nette, sorriso appena accennato); la voce rossa è quella della passione (tono alto, ritmo medio alto, tempo veloce, ritmo incalzante, sorriso forte). Da evitare le voci nere (rabbia) e grigie (apatia). Imparare a utilizzare la voce giusta rispetto alla necessità del momento si può, così come si può imparare a stare davanti a una telecamera e se a nessun amministratore delegato o relatrice congressuale verrà mai chiesto di diventare un Luca Ward o una Lilli Gruber del Mice, tutti devono avere consapevolezza di quanto la “presenza” digitale sia importante.

indirizzi a fine rivista

MICHELE COLOMBO managing partner di Newcom Consulting

«Non è pensabile mantenere le stesse tempistiche di un evento in presenza, perché dobbiamo considerare la facilità con cui chi sta dietro a un monitor si distrae e si stanca. Per evitarlo non andrebbero mai superati i 10-15 minuti per intervento».