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#torneremo aviaggiare?

Ovvero, qual è “the new normal” per il mondo del business travel e dei viaggi di lavoro per partecipare a meeting, riunioni e fi ere. Perché il digitale e l’ibrido hanno “tamponato” l’emergenza, ma non diventeranno la regola

di SIMONA CIOTTI A un anno esatto di distanza dall’articolo uscito sul numero di settembre 2019 di Meeting e Congressi dedicato alla sicurezza durante gli eventi e i viaggi di lavoro, abbiamo chiesto ad alcuni degli interlocutori di allora cosa sia cambiato in materia. Inutile dire che tutti i parametri si sono completamente modifi cati e che il rischio maggiormente percepito oggi è quello viene defi nito “biologico”. Dietro a questa parola, ça va sans dire, sta il Covid-19. La domanda che abbiamo quindi posto agli intervistati è non solo come vengono organizzate oggi le trasferte di lavoro, ma soprattutto se sono ancora presenti nelle agende degli uomini d’aff ari. Durante il lockdown abbiamo vissuto on line con i webinar e i vitual meeting che ci hanno occupato le agende talvolta anche per più tempo rispetto alle vecchie riunioni in presenza, vuoi a causa dell’emergenza, vuoi perché si è imparato a lavorare in modo nuovo e, settimana dopo settimana, le aziende si sono strutturate per portare i risultati (anche) con un team “diff uso”. Dobbiamo quindi pen-

sare al digital come un traguardo raggiunto o come una soluzione contingente? «Il Mice è definitivamente entrato in un nuovo mondo: l’organizzazione di eventi ibridi e virtuali andrà ad affiancare la modalità classica ancora per diverso tempo permettendo una partecipazione diffusa e, allo stesso tempo, una razionalizzazione dei costi» è l’opinione di Maria Guadalupe Lucasevich, Mice director di Cisalpina, che prosegue: «Noi, infatti, accanto a eventi digitali e ibridi, ultimamente abbiamo organizzato alcuni mini meeting in presenza per un massimo di venti persone: sono diverse le realtà aziendali che stanno avvertendo la necessità di riprendere a incontrarsi fisicamente; anche per quanto concerne il mondo fieristico riscontriamo una timida ripresa, nonostante le manifestazioni più importanti siano state spostate al 2021».

LOCATION A PROVA DI COVID

Non è facile scegliere una venue dove svolgere un evento oggi, o un hotel dove soggiornare durante un viaggio business: sono aumentate le variabili da considerare e forse anche per questo la pianificazione è sempre più a breve termine e attenta alle dinamiche in atto. «Prima di effettuare una proposta quanto più possibile tailor made sulle esigenze del cliente, dobbiamo fare un’attività di screening delle location valutando se la struttura garantisca un’adeguata policy anti Covid – interviene ancora Lucasevich –. Questa attività si affianca a quella di negoziazione con le strutture, con l’obiettivo di avere la massima flessibilità, che includa opzioni di cancellazione senza penali, una politica di riduzione elastica e l’opportunità di riprogrammare il gruppo in un’altra data in caso di cancellazione. Sul fronte anti Covid gli hotel e in generale le location per gli eventi si sono mossi tempestivamente ridisegnando le planimetrie delle sale meeting con severi protocolli di regolamentazione e, in alcuni casi, anche certificazioni da auditing esterni. Ovviamente questo si è riverberato sul costo complessivo, che è aumentato perché – oltre ai costi aggiuntivi relativi all’igienizzazione –, occorre prendere in considerazione sale molto più grandi per vivere gli spazi in totale sicurezza». Le fa eco Roberta Basso, vicepresidente di Basso Hotels & Resorts, di cui fa parte anche il Best Western Premier Bhr Treviso Hotel: «Il nostro focus degli ultimi mesi è stato quello di organizzare e raggiungere l’eccellenza nei protocolli di sanificazione e salvaguardia della salute per gli ospiti e per i nostri collaboratori. Far parte di un’importante catena come Best Western ci permette non solo di poter usufruire di protocolli di igiene e sicurezza all’avanguardia a livello mondiale, ma anche di poter offrire ai nostri clienti un unicum: una assicurazione sanitaria gratuita che li tutelerà durante la loro permanenza in hotel». Spazi congressuali ridisegnati, flussi di persone gestite diversamente, sanificazione degli impianti di aerazione e dotazioni necessarie per una perfetta disinfezione della struttura in ogni momento della vita dell’albergo sono tra le misure che le location hanno dovuto adottare, senza tuttavia diminuire gli standard dei servizi offerti: «Nella nostra riorganizzazione, oltre a un’attenzione capillare alla sicurezza dei nostri ospiti, abbiamo dato particolare enfasi nel mantenere un alto livello nella ristorazione, modificando le modalità ma non le qualità di servizio, come nel caso delle colazioni, che non sono più servite a buffet ma espresse al tavolo» prosegue Basso.

IMPROVVISAZIONE? NO, GRAZIE!

Adesso più che mai, è indispensabile pianificare la riunione o l’evento senza lasciare nulla al caso e diventa fondamentale prevedere tempistiche di preparazione più lunghe: «Già in fase di progettazione è necessario effettuare un vero e proprio business plan, che permetta di valutare la fattibilità dell’evento. Questo ne fa capire la complessità, soprattutto quando si prevede un grande afflusso di persone, motivo per cui consiglio vivamente di effettuare prima delle attente valutazioni tecniche – calcolando i tempi di accesso, le misure per mantenere il distanziamento, per esempio ¬– ed economiche, pensando sia ai costi della segnaletica informativa per gestire i comportamenti dei presenti, sia al personale dedicato, che andrà incrementato rispetto agli eventi pre-Covid» afferma Francesco Lavagetto, presidente del Consorzio Mr. Wolf. Della stessa opinione anche Andy Francis Onyemem, managing director di Consolo Produzioni & Consulenza, che spiega: «È essenziale fare un sopralluogo tecnico, magari avvalendosi di una consulenza ingegneristica per la valutazione degli spazi, in relazione al tipo di evento, che consenta di stabilire modalità e fattibilità dell’evento desiderato. Oggi è probabile dover pensare a eventi e meeting spalmati su più giorni, per consentire il distanziamento sociale e abbattere il rischio di contagi. In ultimo, il monitoraggio dei flussi, con tutte le specifiche nominali e gli orari di ingresso, a partire dal singolo fornitore all’ospite finale dell’evento. Questo consente, in caso di contagio, di poter tracciare in maniera certa chi sia venuto a contatto con il “contagiato”».

BT: COSA DICONO I PROTOCOLLI DI SICUREZZA

Molte aziende hanno policy restrittive rispetto alla partecipazione a eventi e a viaggi di lavoro. Abbiamo chiesto a Lorenzo Cairo, partner dello Studio Legale Gattai, Minoli, Agostinelli Partners, se e come si può fare secondo la normativa. «I protocolli di sicurezza stabiliscono che sono sospese e annullate tutte le trasferte/viaggi di lavoro nazionali e internazionali. Questa regola è stata prevista in pieno lockdown, non è mai stata modificata ed è ancora in vigore. Tuttavia, dopo l’avvio della c.d. “fase 2” nel mese di maggio 2020, il divieto di viaggi è stato interpreta-

MARIA GUADALUPE LUCASEVICH, Mice director di Cisalpina

«Stiamo trasmettendo serenità e tranquillità per la ripresa: abbiamo creato vademecum utili per i travel manager, comunicazioni in tempo reale con partner e vettori, e un programma di formazione sia interna aziendale sia manageriale per le aziende. In questo scenario andremo a lavorare sulle travel policy perché è cambiato il panorama del business travel e bisogna pensare ai viaggi del futuro».

ROBERTA BASSO , vicepresidente di Basso Hotels & Resorts

«Far parte di un’importante catena come Best Western ci permette non solo di poter usufruire di protocolli di igiene e sicurezza all’avanguardia a livello mondiale, ma anche di poter offrire ai nostri clienti un unicum: una assicurazione sanitaria gratuita che li tutelerà durante la loro permanenza in hotel».

ANDY FRANCIS ONYEMEM, managing director di Consolo Produzioni & Consulenza

«Oggi è probabile dover pensare a eventi e meeting spalmati su più giorni, per consentire il distanziamento sociale e abbattere il rischio di contagi. Il monitoraggio dei flussi, con tutte le specifiche nominali e gli orari di ingresso, a partire dal singolo fornitore fino all’ospite finale dell’evento. Questo consente, in caso di contagio, di poter tracciare in maniera certa chi sia venuto a contatto con il “contagiato”».

FRANCESCO LAVAGETTO presidente del Consorzio Mr. Wolf

«Già in fase di progettazione è necessario effettuare un vero e proprio business plan, che permetta di valutare la fattibilità dell’evento. Questo ne fa capire la complessità, soprattutto quando si prevede un grande afflusso di persone, motivo per cui consiglio vivamente di effettuare prima delle attente valutazioni tecniche, calcolando per esempio i tempi di accesso e le misure per mantenere il distanziamento». to con maggiore flessibilità. Già il 26 aprile, Confindustria, con nota illustrativa, affermava che le limitazioni relative a trasferte e viaggi di lavoro, dovevano intendersi circoscritte alle attività complementari mentre quelle necessarie per le attività principiali dell’azienda dovevano intendersi permesse. Gli ultimi provvedimenti del Governo consentono, dal 1°settembre, le manifestazione fieristiche e i congressi, previa adozione di Protocolli validati dal Comitato tecnico-scientifico, ma è fondamentale prendere visione delle linee guida e delle indicazioni di salute pubblica fornite dall’Oms relativamente ai raduni di massa, mantenendosi costantemente aggiornati sull’argomento». Le misure di tutela dalla normativa trovano riscontro nella dinamica effettiva dei viaggi di lavoro: «In questo scenario Cisalpina Tours e Cisalpina Mice stanno investendo sulla tecnologia e sulla consulenza per essere pronti quando il mercato riprenderà a pieno regime. Stiamo trasmettendo serenità e tranquillità per la ripresa: abbiamo creato vademecum utili per i travel manager, comunicazioni in tempo reale con partner e vettori, e un programma di formazione sia interna aziendale sia manageriale per le aziende. In questo scenario andremo a lavorare sulle travel policy perché è cambiato il panorama del business travel e bisogna pensare ai viaggi del futuro» conferma Lucasevich.

E SE MI AMMALO AL LAVORO?

Lorenzo Cairo, partner dello studio legale Gattai, Minoli, Agostinelli Partners, conferma che le basi della responsabilità del datore di lavoro in materia di sicurezza non siano cambiate. «In particolare non hanno subito modifiche né il generale obbligo previsto dall’art. 2087 c.c. di tutte le misure necessarie a eliminare o almeno ridurre i rischi, né il regime di responsabilità che consegue all’omissione di tali misure di sicurezza. In particolare, in caso di danni causati dall’omissione delle necessarie misure di sicurezza l’azienda è soggetta a responsabilità civile e, a seconda del caso, a responsabilità penale e amministrativa dell’ente ai sensi del D. Lgs. 231/2001. A seguito dell’emergenza Covid-19, questo sistema non è stato modificato. Il quadro normativo si è però arricchito delle misure di sicurezza specifiche che l’azienda deve adottare al fine di contenere il rischio di diffusione del virus Sars-Cov-2». La fonte principale degli obblighi aziendali è costituita dai vari Protocolli di sicurezza vigenti nei vari settori, e in particolare, il Protocollo di Sicurezza firmato il 24 aprile 2020 dal Governo e dalle parti sociali. «Questo significa che il datore di lavoro non avrà responsabilità per il semplice fatto che in azienda si siano verificati casi di Covid-19 ma solo quando sia dimostrabile che questi dipendano dal mancato adempimento delle misure di sicurezza stabilite dal Protocollo applicabile nel settore di riferimento».

LORENZO CAIRO partner dello studio legale Gattai, Minoli, Agostinelli Partners

««Il datore di lavoro non avrà responsabilità per il semplice fatto che in azienda si siano verificati casi di Covid-19 ma solo quando sia dimostrabile che questi dipendano dal mancato adempimento delle misure di sicurezza stabilite dal protocollo applicabile nel settore di riferimento».