EDITEL Journal 2/2015 HU

editelJOURNAL

EDITEL JOURNAL MAGAZIN AZ EDITEL CSOPORTTÓL B É C S | P R Á G A | P O Z S O N Y | B U D A P E S T | I S Z TA M B U L

Új vizekre evezünk

© Petra Spiola

EDITORIAL

Mag. Peter Franzmair Ügyvezető igazgató Editel Ausztria

Az elektronikus adatcsere a digitális tartóoszlopa a kereskedők és a gyártók közti árumozgás hatékonyságának. A gyakorlatban nagyon felemelő látnunk, milyen sokféle előnyhöz jutnak ügyfeleink az árurendelés optimalizálásából, ahogy az mindennapjaik szerves részévé válik. A fogyasztási cikkek piacán kívül, azonban több más ágazatban is kínálkozik potenciál az EDI számára: ennek legfrissebb példája egy magyar start-up cég, mely e-Business megoldásokat kínál a jogi ügyek intézésében is. (4. oldal) Folyamataink és szolgáltatásaink minősége és biztonsága - a már meglévő és jövőbeni ágazati megoldásaink esetében is - a legfontosabb szempont számunkra. Ezért különösen nagy örömre adott okot, hogy sikeresen helytálltunk az ISAE 3402/II vizsgálaton, melyet a függet­ len auditáló cég, az Ernst & Young hajtott végre. Az ellenőrzés során az ügyfeleink számára nyújtott szolgáltatásaink körében vizsgálták meg a minőségbiztosítási intézkedéseink hatékonyságát. (4. oldal)

DIGITÁLIS LÉTESÍTMÉNY­­ÜZEMELTETÉS

Olvasson kiadványunkban a kiskereskedő óriás Billa nemzetközi leányvállalatainak EDI-mindennpajairól, vagy arról, miképp vezettük be az elektronikus számlázást a létesítmény üzemeltető ISS-nél! (1. oldal) Kellemes olvasást kívánok!

Az ISS rendet csinál. Mostantól havonta 3.000 számla ­teljesen automatizált formában kerül feldolgozásra

A

z ISS létesítményüzemeltető naponta tökéletesíti ügyfelei munkafolyamatait a legkülönbözőbb területeken: repterek, vendéglátók, vagy éppen épületgépészeti szolgáltatók számára. Most a cég a saját könyvelését tette gördülékenyebbé: közel 3.000 papíralapú számlát a továbbiakban teljesen elektronikus formában kezel majd, az EDI (elektronikus adatcsere) segítségével.

A kézi feldolgozás már a múlté

„Létesítménymenedzsmenttel foglalkozunk a legkülönbözőbb ágazatokban és területeken.

Peter Franzmair Ebből kifolyólag elég összetett ügyfélkörrel rendelkezünk, és számos helyszínen dolgozunk.

Eddig a különféle ügyfelektől beérkező számlákat kézzel dolgoztuk fel, ami fáradságos munka volt, tele hibalehetőségekkel. Most már minden automatikusan zajlik: nincs többé körülményes szkennelés, kézi adatellenőrzés és adatbevitel az ERP-rendszerbe. Ezzel havonta egy fél heti munkát spórolunk meg a könyvelésünkön: ennél meggyőzőbb érv nem is kellett a kollegáknak“- meséli Harald Denk, az ISS IT vezetője.

Szakmai konferencia – a digitális logisztika összeköti a cégeket http://www.industrieweb.at/fachkongressdigitalelogistik Ilyen volt az ECR Ausztria szakmai napja http://ecr-austria.at

számlázás az ISS-nél 1 Elektronikus A létesítményüzemeltető egy heti munkát sprórol meg az e-számlákkal.

EDI-modullal bővul ki a Sage ERP-rendszere 2 használatára.

A Sage-felhasználók mostantól könnyedén átállhatnak az EDI

3

Billa tovább tökéletesíti a beszerzését A A cseh Billákban a Business monitoring szolgáltatásunk teszi átláthatóvá a folyamatokat.

A szlovák Billákban életbe lépett a COMDIS ellenőrző ­üzenetek használata.

RÖVID HÍREINK Bemutatták az EDI előnyeit a WKÖ Konferencián az e-számlázásról http://wko.at/e-rechnung

AKTUÁLIS KIADVÁNYUNK TÉMÁI

Innovatív adatkezelés a BVL Innovációs Napján http://www.bvl.at Az EDITEL hírei bármikor letölthetőek Kövessen minket és a LinkedIn-en!

z iLex és az EDITEL hatékonyabbá teszik a jogi szférát 4 AAutomatizált folyamatok az üzleti jogi ügyekben.

Az EDITEL megfelelt az ISAE 3402 II-es típusú auditon Az Ernst&Young tanusítja az EDITEL ellenőrző rendszereinek minőségét.

Az EDITEL JOURNAL a GS1 Információs füzet mellékleteként jelenik meg 13 ezres darabszámban a magyar kiadás mellett német, angol, cseh és török nyelven. Az újság elektronikus változata letölthető a www.editel.hu-ról. Várjuk észrevételeit az EDITEL Journalról az info@editel.hu címre.

2

editelJOURNAL Az EDITEL cégcsoport szakmai hírei

Gyors átállás

„Egy fél heti munkát megspórolunk könyvelésünkön: ennél meggyőzőbb érv nem is kellett a kollegáknak.“ Harald Denk, az ISS IT vezetője

RÖVIDEN DI a létesítménykezelésben E Egy elektronikus és teljesen automatikus számlázási folyamat kiépítése Egyetlen egy központi kapcsolat az összes partner számára Kivitelezés kevesebb, mint három hónap alatt EDITEL szolgáltatások EDI Kommunikáció az eXite®-on keresztül EDI Integráció Tanácsadás

A technikai átállásban az EDI szolgáltató EDITEL segített az ISS-nek. “A számlaadatok közvetlenül az ISS saját ERP rendszerébe integrálhatóak, csakúgy, mint az ügyfeleinél is, így nem csak az adatok gyors cseréjét, de az automatikus feldolgozásukat is garantálni tudjuk. Az adatok az eXite® EDI platformján keresztül jutnak el egyik cégtől a másikig. Ez a felület egy biztonságos, valós idejű adatcserét biztosít, ezenkívül bármikor lehetővé teszi további, új üzleti ­partnerek zökkenőmentes bevonását is”- fogalmaz Björn Neumann, az EDITEL projektmenedzsere. Az elektronikus számlaforgalom további partnerekre való kiterjesztése a következő hónapok célkitűzése. “A számlafeldolgozás már most is sokkal haté­ konyabb nálunk, mint korábban. Így természetesen ideális lenne a jövőben minden üzleti partnerünkkel átállni az elektronikus számlázásra” – magya­ rázza Denk. n

AZ EDITEL ÉS A ­BUSINESS ­SOFTWARE ­KÖZÖSEN FEJLESZTIK A SAGE ERP-­RENDSZER ÚJ EDI MODULJÁT

AZ ISS LÉTESÍTMÉNYÜZEMELTETŐ AZ ISS Ausztriában 12 telephellyel és több, mint 7.500 munkatárssal képviselteti magát, amivel az ország egyik legnagyobb munkaadójának számít. Az cég üzleti forgalma 2014-ben 211 millió euró volt. Világviszonylatban az ISS 510.000 főt foglalkoztat több, mint 50 különböző országban. 2014-ben 10 Mrd. euró éves forgalmat könyvelhetett el.

SZÁMOS ELŐNY AZ ELEKTRONIKUS SZÁLLÍTÓLEVELEK ÉS A GS1 ­LOGISZTIKAI CÍMKÉINEK EGYÜTTES HASZNÁLATÁVAL

© iStock.com/shapecharge

E

A

vállaltirányítási rendszereket kínáló Busienss Software cég ERP rendszere, a Sage Office Line mostantól kiegészül egy elektronikus adatcsere (EDI) hozzáféréssel az EDITEL eXite® platformjához.

Az EDI segítségével a vállalatok egysze­ rűen és hatékonyan válthatnak egymás között elektronikus adatokat és ezeket további intézkedések nélkül illeszthetik be saját üzleti folyamataikba. „A modul lehetővé teszi ügyfeleink számára a hozzáférést az EDITEL eXite® EDI platformjához, és ezzel egyúttal 15.000 másik céghez számos üzleti ágazatból. Ezzel a megoldással igyekszünk kielégíteni ügyfeleink egyre növekvő integrált elektroni-

kus kapcsolat iránti igényét“- nyilatkozta Johannes Schwaiger, a Business Software ügyvezetője. Az új EDI modul minden további ráfordítás nélkül hozzáilleszthető a már meglévő és az újonnan telepített ERP rendszerekhez is. Használatával az elektronikus megrendelésekből, a szállítólevelekből és a számlákból számos, az üzleti folyamatok számára fontos adatot lehet átláthatóan és biztonságosan valós időben kicserélni és automata formában feldolgozni. n www.business-software.at www.editel.hu/megoldasok/ edi-integracio

gyértelmű beazonosíthatóság és a logikai egységek visszakövethetősége a teljes ellátási láncon belül – ezt biztosítják a GS1 logisztikai címkéi.

Kiegészítve az elektronikus szállítólevéllel, a DESADV-val, az árumozgás teljes szinkronba kerül az információáramlással.

Ezzel a kereskedők jelentős előnyökre tehetnek szert: 30 perccel lerövidül az áruátvétel, és a pénzügyi részleg is je­ lentősen hatékonyabbá válik a manuális adminisztratív feladatok lecsökkenésével, a tanulmány szerint. Dr. Maria Madlberger, a bécsi Webster Egyetem Üzleti és Vállalatirányítási Karának professzora, a tanulmány készítője mindemellett kiemeli, hogy a D ­ ESADV

és a GS1 logisztikai címkéinek használatából a gyártó cégek is profitálnak.

A kutatás egyik esettanulmánya például azt mutatja be, miképp tudja a ­DESADV és a GS1 logisztikai címkék használata a belső minőségbiztosítást forradalmasítani. Továbbá a logisztikai szolgáltatók is szorgalmazzák az elektronikus szállítólevelek és a GS1 logisztikai címkéinek együttes használatát, mivel ez javítja a szállítás minőségét, melyből a gyártó-, és a kereskedőcégek egyaránt profitálnak. n www.editel.hu/hirek/aktualitasok­/hirek/az-elektronikus-­ szallitolevelek-igazi-ereje

editelJOURNAL Az EDITEL cégcsoport szakmai hírei

3

BEPILLANTÁS A BILLA EDI FOLYAMATAIBA BUSINESS MONITORING A CSEH BILLÁKBAN

A

Billa cseh leányvállalataiban naponta több ezer árurendelést adnak le, hogy a már megszokott széles kínálatot állandóan biztosítani tudják a vásárlók számára. Hogy a megrendeléseket és szállításokat még jobban átlássa, a Billa Csehország az EDITEL Business monitoring

RÖVIDEN usiness monitoring szolgáltatás a B BILLA Csehországnál A helyi üzletek beszerzéseinek központosított ellenőrzése Lehetőséget ad a megrendelés és a szállítmány közti eltérések gyors felismerésére

www.billa.cz www.editel.cz

szolgáltatatását vette igénybe. Ez a szolgáltatás lehetővé teszi a prágai székhelyű vállalatnak, hogy központilag követhessen nyomon minden elektronikus megrendelést, a hozzájuk tartozó elektronikus szállítói levelekkel együtt az összes Billa üzletben, mely benne van a rendszerben.

Pavel Moša a Billa Csehország IT igazgatója így foglalja össze a Business monitoring bevezetésének előnyeit: “Ennek a szolgáltatásnak kö­ szönhetően drasztikusan javult üzleteinkben a beszerzési folyamatok hatékonysága. Többek között lehetőségünk van közvetlen összehasonlításra a megrendelt és a ténylegesen kiszállított áru mennyisége között, így a rendellenességeket gyorsabban észrevesszük, mint eddig, és ez segít ezek jövőbeni megelőzésében is. Öszszességében nagymértékben javult a

szállítóinkkal való együttműködésünk minősége.”

A kimutatások a cégek közti elektronikus adatforgalmon alapulnak, mely az EDITEL központi EDI platformján, az eXite®-on keresztül zajlik. Tomas Adámek az EDITEL EDI szakértője hozzáteszi: “Most hogy a Billa kibővítette már meglévő EDI hálózatát a Business monitoring modullal, a megren-

delések és szállítmányok átláthatóságát egy még magasabb szintre emelte.

Mondanom sem kell, hogy ez szol­ gáltatás arra is kitűnő, hogy az elektronikus számlázási folyamatokat is ­folyamatosan ellenőrizze. Mindig ügyfeleink igényeire alakítjuk szolgáltatásunkat, és szükség esetén a már meglévő EDI rendszert is bármikor bővíteni tudjuk.” n

E-SZÁMLA OPTIMALIZÁLÁS COMDIS ÜZENETEKKEL A SZLOVÁK BILLÁKBAN

ELLENŐRIZVE!

K

© GS1

önnyedén kezelni az összetett rendszereket is – ezt tudják a legjobban az elektronikus üzleti folyamatok. Ezért az olyan hatalmas nemzetközi kiskereskedő láncok esetében, mint például a Billa, a már meglevő EDI hálózatuk folyamatos bővítése központi szerepet játszik az árube­ szerzés hosszú távú hatékonyságában.

Idén a kiskereskedő óriás szlovák ­üzletei az elektronikus számlázást fej­ lesztették tovább. Az EDI szolgáltató EDITEL segítségével lehetővé tették a COMDIS üzenetek (commercial ­dispute message – vitás kereskedelmi üzenet) végrehajtását is az EDI

r­endszeren belül. Ezt az üzenetet akkor küldi a kereskedő a gyártónak, ha a szállítás során valamilyen hiba lépett fel, például megrongálódott áru, hiányos, vagy megkésett ki­ szállítás formájában. Ilyen esetekben még a számla kiállítása előtt tisztázni kell a panaszt és jóvá kell tenni a kárt. Tomáš Urminský, az EDITEL ­Szlovákia projektmenedzsere bővebben is kifejtette a folyamatot: “Ez az üzenet lehetőséget ad a kiskereskedőknek, hogy még teljesebb képet kapjanak a beszerzés folyamatáról, hogy az eddiginél gyorsabban vegyék észre a hibákat, rendellenességeket, és

mindenekelőtt, hogy a számlázási folyamatot hatékonyabbá tegyék.“ A gyorsabb számlázás a szállítóknak is előnyös. Egyvalami azonban mindkét fél részére biztosított: mivel minden számla a hozzájuk kapcsolódó üzenetekkel együtt az EDITEL archívumába kerül, melyet a Deloitte vizsgált felül, az adatok bármikor visszakereshetőek és hozzáférhetőek mindkét fél számára. Ján Pastucha, BILLA Szlovákia IT igazgatója a következőképpen fogalja össze az előnyöket: “Ezek a könnyen visszakereshető folyamatok sokat segítenek nekünk abban, hogy elemez­ ni tudjuk saját üzleti folyamatainkat, mivel garantálják a teljes átláthatóságot és lehetővé teszik a költségek közvetlen ellenőrzését is. Mindez az üzleti partnereinkkel való jobb együttműködéshez vezet nemcsak rövid, de hosszú távon is.” n

RÖVIDEN: isszaigazoló COMDIS üzenetek V bevezetése Az e-számlázási folyamatok optimalizálása Átláthatóság és közvetlen költségellenőrzés a beszerzés teljes folyamatában

www.billa.sk www.editel.sk

© iStock.com/Dimitrios Stefanidis

MINDENT EGY CSAPÁSRA

© Frank Wagner – Fotolia

4

editelJOURNAL Az EDITEL cégcsoport szakmai hírei

A JOGI ÜGYEKBEN IS EDI Az iLex intelligens jogi szolgáltató rendszere 2015-ben elnyerte az IBM Innovációs Díját. A magyar ­start-up cég és az EDITEL együttműködése eredményeként a rendszernek mostantól az elektronikus adatcsere (EDI) is szerves része

E

gy cég jogi dokumentumainak kezelése kifejtetten nagy körültekintést igényel. Ennek biztosítása érdekében fejlesztette ki a magyar start-up cég, az iLex, a cégek számára kifejezetten jogi folyamatiak átfogó kezelésére hivatott intelligens jogi vállalati rendszerét. A szerződések, okiratok, szabályzatok és még számos más hivatalos jogi irat egy adott vállalaton belüli hatékony kezelése, és adott üzleti partnerek közötti ­bizalmas cseréje nagy szakértelmet kíván – a rendszer infrastrukturális hátterének kialakításában is. Ezért fordult az iLex az EDITEL EDI szakértőihez

RÖVIDEN vállalati jogi menedzsment számos területéA nek átlátható és hatékony kezelése Az iLex vállalati jogi rendszerének és az EDITEL EDI megoldásainak integrált felhasználása az iLex ügyfelek jogi dokumentumainak cseréje és megőrzése során EDI Kommunikáció (a Deloitte által tanusított) Digitális archiválás A jogi dokumentumok, okiratok, szabályzatok stb. automatizált, szabványosított cseréje, feldolgozása és archiválása A legszigorúbb biztonsági intézkedések biztosítása az iLex ügyfeleinek a bizalmas dokumentumok átadása és archiválása során is www.editel.hu www.ilexsystems.com

ERP

iLex

segítségért. „Az EDITEL-lel való együttműködésnek köszönhetően, ügyfeleink számára egy az előzőnél még hatékonyabb és megbízhatóbb szolgáltatást tudunk nyújtani. A magas fokú automatizálás során a bizalmas jogi dokumentumok elektronikus úton, biztonságosan és valós időben jutnak el egyik partnertől a másikig, és ugyani­ lyen formában kerülnek feldolgozásra is“- nyilatkozta dr. Ritter Marianna, az iLex alapítója és vezérigazgatója.

A bizalmas jogi adatok kezelése nagyfokú biztonságot igényel. Az EDITEL eXite® platformja, melyen keresztül a dokumentumok elektronikus cseréje végbemegy, ezt teljes mértékben ga-

rantálja. Csakúgy, mint az EDITEL kifejezetten bizalmas dokumentumok hoszszú távú tárolására kifejlesztett archiválási megoldása is. A jogi dokumentumok egy, a Deloitte által felülvizsgált digitális archívumban kerülnek megőrzésre, ahonnan biztonságos hozzáférés útján bármikor megtekint­ hetőek és letölthetőek. Átláthatóság, a jogi követelményeknek való 100%-os megfelelés, teljes automatizáltság. Többek között ezeket az előnyöket kínálja az EDITEL és az iLex közös szolgáltatása, mind a belső, mind a külső vállalati jogi menedzsment területén. Šata Tibor, az EDITEL Magyarország ügyvezető igazgatója is nagy lehetőséget lát az együtt-

AZ EDITEL SIKERESEN MEGFELELT A ISAE 3402/ II TÍPUSÚ ELLENŐRZÉSEN

A

z EDITEL a vállalat hatékonyan működő belső audit rendszerének köszönhetően, sikeresen megfelelt ISAE 3402 II-es típusú auditon. Az audit a minőségbiztosításra vonatkozó intézkedéseket elemezte az ügyfelek számára kínált szolgáltatások körében.

A biztonság, az alkalmazások és programok fejlesztéseinek minősége (változásmenedzsment), valamint a belső támogatási rendszer is vizsgálat alá került. Az auditot az Ernst & Young független audit cég végezte.

ISAE (International Standard on Assurance Engagements) 3402 egy nemzetközileg elismert auditálási formája a belső ellenőrzés rendszereknek. Az I-es típusú ellenőrzés a rendszer felépítését vizsgálja, míg a II-es típusú egy gya-

működésben: „Nagyon örülünk a lehetőségnek, hogy egy olyan innovatív magyar start-up céggel dolgozhatunk együtt, mint az iLex, hogy a vállalati jogi folyamatokat az elektronikus adatcsere (EDI) előnyei által még átláthatóbbá és biztonságosabbá tegyük. Ez a sikeres projekt is bizonyítja, hogy a hogy az EDI az árubeszerzés területén túl is hatalmas potenciállal rendelkezik az üzleti folyamatok hatékonyabbá tételében.“ n

IMPRESSZUM LAPSZÁM 2/2015 Médiatulajdonos és Kiadó: EDITEL Austria GmbH, 1040 Wien, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; E-Mail: info@editel.at. www.editel.eu Az EDITEL Austria GmbH a GS1 Austria GmbH 100%-os tulajdonú leányvállalata.

Az EDITEL Austria GmbH cégprofilja szerint ­­üzleti partnerek közötti elektronikus adatcsere meg­oldásokkal, valamint ehhez szükséges szoftverek értékesítésével, és tanácsadással foglalkozik. Ügyvezető és tartalomért felelős: Mag. Peter Franzmair Szerkesztő: Sylvia M. Gerber M.A. Lektor: Dagmar Jenner, www.texterei.com Fordítás EN: Dagmar Jenner, www.texterei.com Fordítás CZ, HU: Zuzana Ciháková, Katinka Czigány Tördelés: www.creativedirector.cc

korlati ellenőrzést is magába foglal, mely során az adott belső ellenőrzési rendszert több, mint hat hónapon keresztül figyelik meg működés közben, így garantálva a lehető legszigorúbb és legmegbízhatóbb értékelést. Az ­EDITEL 100%-ban teljesítette minden kritériumát az ISAE II-es típusú ellenőrzésnek. Ezzel mind a vállalat, mind pedig ügyfelei is mérhető adatok-

kal győződhetnek meg a belső ellenőrzési rendszer biztonságos és hatékony működéséről, illetve folyamatos felülvizsgálatáról, hiszen a rendszert az audit lezárása után is rendszeresen ellenőrzik és fejlesztik. n További információért forduljon hozzánk bizalommal! info@editel.hu

Kiadás a 2009.3.1. médiatörvénynek megfelelően:­A kiadvány megjelenésének célja az EDITEL csoport tevékenységének támogatása és ­előmozdítása.