EDITEL Journal AT 1/2024

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editelJOURNAL

UNTERNEHMENSNEWS DER EDITEL GRUPPE

EDI – DER DIGITALE PARTNER

In der Zusammenarbeit liegt die Kraft

Die Chemie muss stimmen

Ob ein EDI-Projekt erfolgreich ist, hängt auch von der Zusammenarbeit zwischen EDI- und Softwarepartner ab

Verbindungen, die fruchten

Frutura ist ein Pionier mit Weitsicht und setzt bereits seit Langem auf den Elektronischen Datenaustausch

Interview mit Tomasz Kuciel

Der Leiter des ViDA-Competence Centers bei EDITEL im Gespräch über ViDA und den polnischen Weg zur e-Rechnung

EDITORIAL INHALT

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In der Zusammenarbeit liegt die Kraft

Das IT-Unternehmen Griesser zeigt vor, wie erfolgreiche EDI-Projekte umgesetzt werden

Befruchtende Verbindungen

Der Obst- und Gemüsebetrieb Frutura setzt verstärkt in der Zusammenarbeit mit seinen Lieferanten auf EDI

Eine saubere Kommunikation

System Clair ist nicht nur mit Reinigungsprodukten erfolgreich, sondern auch mit der EDI-Anbindung zu den Kundinnen und Kunden

Gekrönter Genuss

EDI ermöglicht einfachere Prozesse und verbesserte

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Tomasz Kuciel im Gespräch

Der Leiter des ViDA-Competence Centers bei EDITEL über den EU-Richtlinienvorschlag „VAT in the Digital Age“

KURZ NOTIERT

EDI in der Handelslogistik

Der Elektronische Datenaustausch sorgt dafür, dass die in Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen enthaltenen Daten effizient verarbeitet werden können.

Mag. Gerd Marlovits

Geschäftsführer

Vom Synergieeffekt profitieren

„Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ist ein Fortschritt, Zusammenarbeiten ist der Erfolg“ lautet ein Zitat des US-amerikanischen Erfinders und Automobilpioniers Henry Ford. Eine Aussage, die ich 1:1 unterstreichen kann, wenn es um die Zusammenarbeit mit unseren Partnern und den nachhaltigen Aufbau dieser Partnerschaften geht. Dies bezieht sich bei uns meistens auf die sogenannten „ERP-Partner“, also jene Unternehmen, die die Warenwirtschaftssysteme unserer Kundinnen und Kunden in- und auswendig kennen. Die wertvolle Erfahrung aus vielen gemeinsamen Projekten mit gegenseitigem Austausch von Know-how erleichtert nicht nur unsere Arbeit, sondern trägt dazu bei, dass wir unser gesamtes Spektrum an Technologien und Dienstleistungen wesentlich erweitern können, wovon vor allem unsere Kundinnen und Kunden profitieren. Wie das in der Praxis aussieht und um welche Vorteile es sich hier konkret handelt, lesen Sie in unserer Story „In der Zusammenarbeit liegt die Kraft“.

Dass sich derartige Partnerschaften als besonders „befruchtend“ erweisen, zeigen wir in dieser Ausgabe auch anhand eines erfolgreich abgeschlossenen Kundenprojekts mit dem steirischen Obst- und Gemüseproduzenten Frutura, bei dem uns die langjährige Branchenerfahrung des Softwareunternehmens activeIT sehr zugutekam.

Umgekehrt schätzen viele unserer Softwarepartner wiederum unsere Expertise in allen EDI-Belangen vor allem in der Umsetzung von Projekten mit KMU. Dadurch ist – wie auch bei unseren Projekten mit System Clair und Tertsche gut ersichtlich – eine sehr persönliche und individuelle Betreuung der Kunden möglich. Last but not least sind es aber auch die Geschäftspartner unserer Kundinnen und Kunden, die von diesem Synergie-Effekt mit unseren Partnern profitieren: so etwa beim Kärntner Lebensmittelproduzenten Karnerta, der durch eine gelungene EDI-Integration im Zuge einer SAP-Umstellung für verbesserte Geschäftsbeziehungen sorgt. Mit diesen Beispielen wollen wir Ihnen zeigen, dass wir neben unserer Aufgabe als digitaler Brückenbauer großen Wert auf das Bauen „menschlicher Brücken“ legen, die wir als wesentlichen Grundstein für einen gemeinsamen Erfolg sehen.

Viel Freude beim Lesen! Ihr Gerd Marlovits

© Dominic Erschen

© Petra Spiola

IN DER ZUSAMMENARBEIT

LIEGT DIE KRAFT

Wie rasch und erfolgreich ein EDI-Projekt umgesetzt wird, hängt sehr häufig auch von der Qualität der Zusammenarbeit zwischen EDI- und Softwaredienstleister ab. Stimmt hier die Chemie, so kommt das auch den Kundinnen und Kunden zugute.

„Es braucht beide Seiten, um eine Brücke zu bauen“ lautet ein Zitat des indonesischen Autors Fredrik Nael, das sowohl im Projektmanagement als auch in Paartherapien immer wieder gerne angewandt wird. Wie sehr diese Aussage auch im EDI-Bereich zutrifft – nämlich dann, wenn es gilt, ein Projekt in Kooperation mit unterschiedlichen Partnern abzuwickeln –, bestätigt auch Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL Austria: „In einer zunehmend komplexen Welt kann nicht jeder alles abdecken. Für einen erfolgreichen Projektabschluss ist es daher essenziell, dass jeder Einzelne seine Stärken und Kernkompetenzen einbringen kann. Genau das entspricht auch unserem Selbstverständnis eines digitalen Brückenbauers.“

Vom gegenseitigen Wissen profitieren

Konkret geht es darum, unternehmensübergreifende B2BProzesse zu optimieren. Dazu müssen IT-Systeme (Warenwirtschafts- bzw. ERP-Systeme) letztendlich in der Lage sein, Geschäftsdaten reibungslos miteinander über EDI aus-

zutauschen. Bekannterweise funktionieren Unternehmen nicht alle gleich und dementsprechend wird ein „One-fits-all“ nicht zum gewünschten Ergebnis führen. Vielmehr ist es das kundenindividuelle Know-how seitens des ERP- und EDI-Dienstleisters, das den Unterschied macht. Hat der Kunde schließlich Bedarf an B2B/EDI-Prozessautomatisierung – beispielsweise aufgrund einer steigenden Beleganzahl oder neuer Anforderungen seiner Handelspartner –, gilt es dieses Wissen zu bündeln. Je enger die Abstimmung zwischen ERP- und EDI-Dienstleister stattfindet, desto effizienter kann ein Projekt unter Berücksichtigung der jeweiligen Kundenanforderungen abgewickelt werden.

Win-win für alle Seiten

„Ein enges Zusammenspiel und gemeinsame Erfahrung mit dem ERP-Partner tragen daher maßgeblich zu einer erfolgreichen Projektumsetzung bei. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten“, bestätigt auch Andrea Kraft, Business Development Managerin bei EDITEL Austria, die dies in der

BEST PRACTICE

Gutes Teamwork wirkt – auch bei Kundinnen und Kunden!

Wie wichtig dieses Zusammenspiel zwischen EDI- und Softwaredienstleister ist, bestätigt auch Werner Griesser, der mit seinem in Klagenfurt beheimateten Softwareunternehmen „Griesser EDV“ bereits über 35 Jahre im Geschäft ist: „Vor allem unsere Kundinnen und Kunden aus dem KMU-Bereich schätzen eine persönliche und individuelle Betreuung ganz besonders. Das setzt natürlich auch einen guten Draht zwischen den zusammenarbeitenden Dienstleistern voraus.“ Als eine wichtige Voraussetzung dafür nennt auch Griesser die „klare Absteckung der Zuständigkeiten, sodass der Kunde nicht hinund hergereicht wird. Das sorgt letztendlich auch für kürzere Durchlaufzeiten.“ Warum das in ganz Österreich tätige Softwareunternehmen im EDI-Bereich seine Kundinnen und Kunden immer wieder gerne auf EDITEL verweist, liegt laut Griesser „nicht nur an der umfassenden Expertise, sondern auch an der Kosteneffizienz insgesamt. Da darf es für unsere KMU-Kunden einfach keine bösen Überraschungen geben.“

Aus der gemeinsamen Praxis

Praxis auch tagtäglich lebt. Als besonders erfolgversprechende Faktoren erachtet sie dabei, „dass es von Beginn an eine klare Aufgabenverteilung bei beiden Dienstleistern gibt und der Kunde im Projektverlauf auf beiden Seiten immer ein und denselben Ansprechpartner hat – das sorgt für Qualität und vermeidet unnötige Reibungsverluste“. Dieser pragmatische Ansatz sowie unzählige gemeinsam umgesetzte Projekte haben dazu beigetragen, dass EDITEL über viele Jahre mit zahlreichen Softwareanbietern vertrauensvolle Partnerschaften aufgebaut hat: „Da stimmt einfach die Chemie, was sich letztendlich auch maßgeblich auf die Kundenzufriedenheit auswirkt“, so Kraft. Womit einmal mehr unterstrichen wird: Wer Brücken baut, ist schneller am Ziel!

nomie. Der Wunsch, den Fakturierungsprozess künftig über EDI (INVOIC) abzuwickeln, wurde gerne aufgenommen und Griesser EDV gemeinsam mit EDITEL mit der Umsetzung beauftragt. Nach einer erfolgreichen Testphase konnte das Projekt wunschgemäß „just in time“ im September letzten Jahres erfolgreich abgeschlossen werden. Dementsprechend zufrieden zeigt sich auch der Kunde. „Ich hab mir das anfangs alles viel schwieriger vorgestellt. Wir mussten uns dank des guten Zusammenspiels von Griesser und EDITEL um nichts kümmern“, so Klaus Peter Kronlechner, Geschäftsführer der Gebrüder Tertsche KG.

„Wir mussten uns dank des guten Zusammenspiels von Griesser und EDITEL um nichts kümmern“, so Klaus Peter Kronlechner, Geschäftsführer der Gebrüder Tertsche KG.

Auf dieses Erfolgsrezept der Zusammenarbeit bauten Griesser und EDITEL kürzlich auch beim Unternehmen New Systems, das unter der Marke „Selenacare“ nachhaltige Hygieneprodukte vertreibt. Ein Beleg dafür, dass eine gute Partnerschaft nicht nur in einer Branche funktioniert. Im konkreten Fall wurde die EDI-Anbindung an dm drogerie markt Deutschland (ORDERS und INVOIC) umgesetzt.

Jüngste Beispiele dafür sind zwei erst kürzlich gemeinsam von Griesser und EDITEL umgesetzte Projekte. So etwa bei der Gebrüder Tertsche KG, einem in Klagenfurt ansässigen, etablierten Unternehmen aus dem Bereich der Kältetechnik mit Kundinnen und Kunden vorrangig in der Gastronomie und Hotellerie. Ein namhafter Geschäftspartner der Gebrüder Tertsche KG ist auch die HOGAST-Gruppe, eine Einkaufsgenossenschaft für Hotellerie und Gastro-

Warum auch dieses Projekt so rasch und erfolgreich abgewickelt werden konnte, erklärt Andrea Kraft: „Dank der eingespielten Prozesse zwischen Griesser und EDITEL, wo jeder genau wusste, was zu tun ist und was der Partner erwartet, war es fast schon Routine und wir haben in nur wenigen Wochen zusammen alles geliefert.“

www.griesser-edv.at www.tertsche.at

© Tertsche

Neben dem bereits langjährigen Elektronischen Datenaustausch mit dem Handel setzt der steirische Obst- und Gemüsebetrieb Frutura nun auch in der Zusammenarbeit mit seinen Lieferanten zunehmend auf EDI und sorgt so für befruchtende Verbindungen.

„Wir leben zwar im Heute, aber für das Morgen“ – Nach diesem Motto lebten bereits die Gründerväter von Frutura, dessen Ursprünge in der Produktion und der Vermarktung von Dörrobst in die 1990er-Jahre zurückreichen. Heute bewegt Frutura unglaubliche 230.000 Tonnen Obst und Gemüse pro Jahr. Neben den beiden Frischedrehscheiben in Hartl bei Kaindorf und Vorchdorf gehören zu diesem Kompetenzzentrum heute etwa auch ein Packhaus, eine Bananen- und Exotenreifeanlage sowie eine Frischelogistikfirma. Und das ursprüngliche Motto von damals gilt auch heute noch: So ist Frutura beispielsweise mit seinem international renommierten Leuchtturmprojekt in Bad Blumau ein Pionier der nachhaltigen Landwirtschaft. Dabei wird Thermalwasser zur Wärmeerzeugung der Gewächshäuser genutzt, womit eine ganzjährige Ernte ermöglicht wird, ohne dabei einen Tropfen Wasser zu verlieren. Als Pionier mit dem Blick auf „das Morgen“ erweist sich Frutura übrigens auch im EDI-Bereich.

Besondere Lösungen für besondere Produkte

So setzt Frutura etwa bereits seit 2010 in seiner Geschäftskommunikation mit SPAR Österreich – mit 1.600 Filialen

übrigens der größte Kunde – auf EDI. Was ursprünglich mit dem Austausch von Bestellungen begann, wurde im Laufe der Jahre durch weitere Nachrichten wie etwa Lieferscheine, Bestellbestätigungen und Rechnungen ergänzt.

Damit zeigte sich Frutura im Obst- und Gemüsebereich als absoluter Vorreiter, da EDI in dieser Branche erst in den letzten Jahren so richtig „fruchtet“. „Schließlich handelt es sich um frische und verderbliche Produkte, die schnell drehend sind und sehr komplexe Prozesse erfordern“, begründet dies Gerald Goldgruber, strategischer Leiter der Abteilung Prozessmanagement und SAP bei Frutura. „Dazu kommen zusätzliche Herausforderungen wie saisonale Schwankungen oder Wetterereignisse, die oft Änderungen und somit einen regen Austausch erfordern.“ Was in der EDI-Abwicklung mit SPAR bereits seit vielen Jahren bestens läuft, wurde für Frutura in den letzten Jahren auch zunehmend für die Geschäftsabwicklung mit Vorlieferanten interessant. Dies erforderte allerdings in erster Linie die Findung einer gemeinsamen „EDI-Sprache“, womit EDITEL gemeinsam mit activeIT, dem Softwarepartner von Frutura, im vergangenen Jahr beauftragt wurde.

© Dominic Erschen

Herausforderung angenommen!

Zentrales Element des Projekts war die Integration von Fruturas Vorlieferanten in die Beschaffungsplattform SAP Ariba. Allen voran galt es, einen durchgängigen Beschaffungsprozess zu definieren und unterschiedliche technische Anforderungen (cXML, EDIFACT etc.) der beteiligten Unternehmen zu erfüllen. So wurde im vergangenen Jahr mit ersten Lieferanten ein „Prototyp“ erarbeitet, der die gesamte Abwicklung von der Bestellung bis hin zur Rechnung vollständig digital abbildet. „Die Ergebnisse der ersten Anbindungen erweisen sich als sehr vielversprechend“, zeigt sich Gerald Goldgruber durchwegs optimistisch. Mit ein wesentlicher Grund für Goldgruber war „die sehr angenehme und unbürokratische Projektpartnerschaft auf Augenhöhe sowie die schnellen Reaktionszeiten des EDITEL-Teams während des gesamten Projekts“.

Vorteile auf allen Seiten

Ein Grund für den erfolgreichen Abschluss dieses Projekts ist auch bei diesem Beispiel (siehe auch unsere Story auf S. 3) das gute und intensive Zusammenspiel zwischen ERPund EDI-Anbieter. Das ist notwendig, damit auch ERP-Systeme unterschiedlicher Hersteller mittels standardisierter EDI-Formate Daten austauschen können, was auch zwischen dem ERP-System SAP bei Frutura und dem Warenwirtschaftssystem traceNET der Lieferanten besonders gut funktioniert. „Dabei konnten wir sowohl bei diesem, als auch bei zahlreichen anderen Projekten aus der Vergangenheit vom umfangreichen Know-how der activeIT in der Obst- und Gemüsebranche enorm profitieren“, erklärt EDITELGeschäftsführer Gerd Marlovits. Das sieht auch activeIT,

dessen Warenwirtschaftssystem traceNET auf die speziellen Anforderungen frischer Lebensmittel zugeschnitten ist, so: „Unser sehr intensiver und persönlicher Austausch lässt sich beim Kunden vor allem am positiven Endergebnis erkennen“, so Christopher Immervoll, Consultant bei activeIT. Dazu zieht auch Gerald Goldgruber seitens Frutura nach rund einem Jahr ein erstes Resümee: „Es bringt zahlreiche Vorteile auf beiden Seiten: Sowohl auf SAP-Ebene bei Frutura als auch bei den Lieferanten mit traceNet ergeben sich eine geringere Fehlerwahrscheinlichkeit, schnellere Übertragungen, keine doppelten Erfassungen sowie eine erhöhte Transparenz der Prozesse.“

IN KÜRZE

n EDI-Onboarding von Lieferanten an SAP Ariba

n Handling unterschiedlicher Datenformate: cXML, EDIFACT

n Prozessdefinition anhand der Erstellung eines Prototyps

n Verwendete Nachrichtentypen: ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC

n Laufende Abstimmung mit ERP-Partner activeIT

n Beratung und Unterstützung seitens EDITEL während der gesamten Projektphase

Über die Frutura Obst & Gemüse Kompetenzzentrum GmbH

Die Frutura Unternehmensgruppe ist Produzent und größter Vermarkter von Obst und Gemüse in Österreich sowie Pionier einer nachhaltigen Landwirtschaft. Jährlich bewegt das Unternehmen mit seinen beiden Frischedrehscheiben am Firmensitz in Hartl bei Kaindorf und Vorchdorf 230.000 Tonnen Obst und Gemüse. Die Frutura Thermal-Gemüsewelt in Bad Blumau gilt als eine der innovativsten und nachhaltigsten Fruchtgemüseproduktionen in Europa. Nachhaltigkeit, Innovation und Wertschätzung – sowohl im respektvollen Umgang mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Partnern als auch im schonenden Umgang mit den Ressourcen der Natur – sind die Fundamente, auf denen die Unternehmenskultur von Frutura aufbaut. www.frutura.com

© Frutura

EINE SAUBERE LÖSUNG …

… bietet das oberösterreichische Unternehmen System Clair nicht nur mit seinen Reinigungsprodukten, sondern auch für eine erfolgreiche Geschäftskommunikation mit seinen Kundinnen und Kunden.

Die strenge Einhaltung von Hygienemaßnahmen und eine saubere Arbeitsumgebung stehen vor allem im Gastronomieund Gesundheitsbereich an oberster Stelle – seit jüngster pandemischer Vergangenheit mehr denn je. Dazu braucht es vor allem in Großbetrieben wirksame und qualitative Reinigungsprodukte, wie sie etwa die Firma System Clair vertreibt. Das von den Brüdern Roland und Peter Schrögenauer im Jahr 1996 im oberösterreichischen Marchtrenk gegründete Unternehmen beliefert namhafte Kunden aus Industrie, Gastronomie sowie Werkstätten oder Kuranstalten. Dabei reicht die Produktpalette von der Reinigungschemie über Industrie- und Hygienepapiere bis hin zu Spendersystemen und Reinigungszubehör. „Wobei unsere Devise ist, nur die hochwertigsten Produkte in unser Sortiment aufzunehmen, um damit eine höchstmögliche Kundenzufriedenheit zu erreichen“, so Geschäftsführer Roland Schrögenauer. „Darüber hinaus setzen wir auch auf effiziente und reibungslose Abläufe in der Zusammenarbeit mit unseren Kundinnen und Kunden und sind dabei auch gerne bereit, deren Wünsche und Anforderungen zu erfüllen.“

Unauffällig erfolgreich

Ein gutes Beispiel dafür ist etwa die Zusammenarbeit mit HOGAST, einer Einkaufsgenossenschaft für Hotellerie und Gastronomie, die für die Geschäftsabwicklung mit System Clair eine EDI-Anbindung voraussetzte. Um dies zu erfüllen, wandte sich Roland Schrögenauer in einem ersten Schritt vertrauensvoll an seinen ERP-Partner Winfo Data, dessen System „Modern Office“ er bereits jahrelang für seine Warenwirtschaft nutzt. Aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit setzte Winfo Data auch bei System Clair auf die Kooperation mit EDITEL. „Wenn es um den automatisierten Datenaustausch geht, verlassen wir uns als Softwarehaus seit 2015 auf EDITEL. Inzwischen konnten wir gemeinsam verschiedenste Schnittstellen implementieren und tragen so dazu bei, dass die Geschäftsprozesse unserer Kundinnen und Kunden mit deren Geschäftspartnern schnell, zuverlässig und fehlerfrei ablaufen“, erklärt Günter Winterstätter, Geschäftsführer von Winfo Data. Dieses Ziel haben Winfo Data und EDITEL im vergangenen

Jahr nach Einrichtung einer EDI-Schnittstelle im ERP-System auch für System Clair erreicht: Seither tauscht das Unternehmen seine Preislisten, Lieferscheine und Rechnungen mit HOGAST ausschließlich elektronisch aus. Fragt man

IN KÜRZE

n EDI-Integration ins Winfo Data-Warenwirtschaftssystem „Modern Office“

n Einrichtung einer EDI-Schnittstelle

n Erstellung der Mappings

n Testphase und laufende Abstimmung mit ERP-Partner und Kunde sowie dessen Partner (HOGAST)

n Verwendete Nachrichtentypen: PRICAT, DESADV, INVOIC

Roland Schrögenauer zur Umsetzung des Projekts, meint er: „Ich habe gar nichts davon mitgekriegt, das haben alles Winfo Data und EDITEL für uns erledigt – am Ende hat jedenfalls alles perfekt funktioniert!“ So soll es sein, oder?

Über die System Clair Reinigungsbedarf GmbH

Das im oberösterreichischen Marchtrenk beheimatete Unternehmen ist seit mittlerweile 27 Jahren erfolgreich in der Reinigungsartikelbranche tätig. Zur Produktpalette von System Clair zählen etwa Reinigungschemie, Industrie- und Hygienepapiere, Spendersysteme und Reinigungszubehör, womit hauptsächlich die Industrie, Gastronomie, Werkstätten und Kuranstalten beliefert werden.

www.systemclair.at

EINE KRONE FÜR KARNERTA

Eine gelungene EDI-Integration ins neue SAP-System sorgt beim Kärntner Lebensmittelproduzenten Karnerta für einfachere Prozesse und damit auch für verbesserte Geschäftsbeziehungen.

Eine Krone steckt bei Karnerta nicht nur im Logo. Einen „gekrönten“ Genuss verspricht das in Klagenfurt ansässige Unternehmen auch bei seinen Produkten, die von Wurst- und Fleischspezialitäten über frische Teigwaren aus Eigenproduktion bis hin zu Fisch reichen. Neben acht exklusiven Fachmärkten in Kärnten, Osttirol und der Steiermark beliefert Karnerta darüber hinaus mit sechs weiteren Zweigniederlassungen auch Kunden aus Hotellerie und Gastronomie in ganz Österreich. Regionalität, Qualität und das Wissen um die Herkunft ihrer Produkte werden bei Karnerta ganz groß geschrieben, „wofür eine enge Beziehung sowie ein partnerschaftlicher Umgang mit unseren Lieferanten das Um und Auf sind“, erklärt Kevin Schönfelder, Teamleiter der IT bei Karnerta. Auch für die „technische Zusammenarbeit“ – also dafür, dass die Prozesse für diese guten Geschäftsbeziehungen so gut funktionieren – darf sich Karnerta definitiv eine Krone aufsetzen: Im Zuge des Umstiegs auf SAP S/4HANA im vergangenen Jahr wurde mit Unterstützung

von EDITEL die gesamte EDI-Abwicklung auf neue Beine gestellt. „Ein wichtiger Schritt, durch den nun unsere Verarbeitung von Kundenaufträgen wesentlich schneller und zuverlässiger funktioniert und somit auch für bessere Kundenbeziehungen sorgt“, so Schönfelder.

Professionell gemeistert

Die reibungslose Überführung von über tausend (End-)Kunden in eine neue IT-Systemlandschaft während des laufenden Betriebs stellte eine durchaus anspruchsvolle Aufgabe dar. Darüber hinaus galt es auch, bestehende EDI-Prozesse ins neue System mitzunehmen. Da versteht es sich von selbst, dass alles mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Prozesse beginnen musste. All diese zum Teil kundenindividuellen Prozesse wurden dann in sogenannten EDI-Mappings abgebildet, womit eine wesentliche Voraussetzung für den

formel für die Phase unmittelbar vor dem Go-live: Testen, Testen, Testen! Schönfelder sah hier als besondere Herausforderung für EDITEL „die umfangreiche Koordination aller Testaktivitäten. Nur dadurch konnte sichergestellt werden, dass es keine bösen Überraschungen am Tag X gibt.“ Bei einem derartig weitreichenden Projekt gab es naturgemäß „auch die ein oder andere Hürde zu bewältigen“, die laut Schönfelder „dank des Engagements aller Beteiligten immer schnell und effektiv genommen wurde“. In der Zusammenarbeit mit EDITEL hob er dabei vor allem „die professionelle Herangehensweise und hohe Fachkompetenz hervor, mit der uns das EDITEL-Team während der gesamten Projektphase mit Rat und Tat zur Seite gestanden ist“. Damit ist laut Kunde „eine nahezu nahtlose Integration geglückt“.

IN KÜRZE

n EDI-Integration im Zuge des Umstiegs auf SAP S/4HANA

n Zusammenführung verschiedener EDI-Schnittstellen zu einer zentralen

n Umsetzung von ORDERS IN, ORDERS OUT, DESADV OUT, INVOIC OUT, e-Rechnung an den BUND/BBG

n Umfangreiche Testphase

n Reibungslose Umstellung im laufenden Betrieb

n Weitere Anbindung von Kunden und Lieferanten geplant

n Beratung und Unterstützung seitens EDITEL während der gesamten Projektphase

Ein krönender Schritt

Am neuen System erweist sich für Schönfelder als besonders vorteilhaft, dass „die Verwaltung aufgrund der einheitlichen Datenübertragung nun wesentlich einfacher geworden ist, was letztendlich auch für effiziente Prozesse und reduzierte Kosten sorgt. Ebenso gestaltet sich die Anbindung neuer Geschäftspartner nun deutlich einfacher.“ Aus diesem Grund plant Schönfelder, weitere Kunden sowie Lieferanten mit ins Boot zu holen. Damit macht Karnerta einen weiteren „krönenden“ Schritt in die Zukunft, wenn es darum geht, die Chancen der Digitalisierung voll auszuschöpfen.

Über Karnerta

1954 gegründet, zählt das in Klagenfurt ansässige Unternehmen Karnerta zu einem wichtigen Produzenten und Lieferanten für Gastronomie, Hotellerie, Großküchen sowie den Lebensmitteleinzelhandel. Mit einem Produktsortiment aus Fleisch, Teigwaren und Fisch betreut das Unternehmen mit 255 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern acht exklusive Fachmärkte in Kärnten, Osttirol und der Steiermark sowie sechs weitere Zweigniederlassungen in ganz Österreich. Karnerta zeichnet vor allem eine lange Fleischermeistertradition, kreative und innovative Produktideen sowie die konsequente Verarbeitung österreichischer Rohstoffe aus.

www.karnerta.at

© Karnerta

INTERVIEW MIT TOMASZ KUCIEL

Vorbereitung

auf ViDA: Warum E-Rechnungen nur die Spitze des Eisbergs sind

Der aktuelle EU-Richtlinienvorschlag „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem in der EU an das digitale Zeitalter anzupassen. Er betrifft alle Unternehmen über alle Branchen hinweg vor allem im grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr.

Die neue Regelung soll den Verwaltungsaufwand und die Kosten für Unternehmen verringern, die Bürokratie im B2BBinnenmarkt abbauen und die Steuerpflichten vereinfachen. Gleichzeitig soll dabei auch Steuerbetrug bekämpft werden. Zum einen wird ViDA Vereinfachungen bringen, z.B. durch One-Stop-Shop-Verfahren (eine VAT-Nummer aus einem beliebigen EU-Land genügt, um künftig in allen Ländern geschäftsfähig zu sein). Zum anderen aber auch neue digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze (E-Reporting) und die verpflichtende Ausstellung von sogenannten E-Invoices (E-Rechnungen). Potenziell sind alle Unternehmen betroffen, da ViDA auch optionale nationale Meldepflichten umfasst.

eine langfristige Planung, insbesondere im Hinblick auf die (digitalen) Lieferketten und ERP-Systeme.

Tomasz Kuciel, Leiter des ViDA-Competence Centers bei EDITEL, erzählt im Interview, wie sich Unternehmen darauf optimal vorbereiten können.

Herr Kuciel, welche Auswirkungen wird die von der EU vorgeschlagene ViDA auf die Abrechnung von grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen haben?

„Wir sind bereits sehr gut vorbereitet. Strukturierte Rechnungen sind essenzieller Teil unserer Expertise, wir beschäftigen uns damit seit den 1990er-Jahren.“

Tomasz Kuciel, Leiter des ViDA-Competence Centers bei EDITEL

Die belgische EU-Ratspräsidentschaft hat ViDA in ihre Prioritätenliste aufgenommen. Die verpflichtende Umsetzung von E-Reporting und E-Invoicing ist zwar frühestens ab 1. Jänner 2028 geplant, aber sie erfordert schon heute

Zuallererst ist es wichtig zu verstehen, dass das Hauptziel der ViDA-Agenda sowie der bereits umgesetzten nationalen Programme in Italien, Ungarn und Polen nicht die elektronische Rechnungsstellung, sondern die elektronische Berichterstattung (E-Reporting) ist. Hier geht es um die Bekämpfung von Mehrwertsteuerlücken und Steuerkarussellbetrug. Die Initiative soll das Mehrwertsteuersystem effizienter, einfacher und betrugsresistenter machen und gleichzeitig Wettbewerbsverzerrungen reduzieren. Die ViDA-Agenda sieht vor, die elektronische Meldung aller grenzüberschreitenden Transaktionen in Echtzeit bis 2028 – möglicherweise bis 2030 – einzuführen. Zudem wird die elektronische Rechnungsstellung auf Basis strukturierter Daten als Standardverfahren für Binnenumsät-

ze festgelegt. Laut Wirtschaftskammer Österreich sind mit der Aufhebung alter Meldepflichten in der EU innerhalb von zehn Jahren Kosteneinsparungen von rund 35 Mrd. Euro möglich.

Können Unternehmen künftig nach wie vor PDF-Rechnungen per E-Mail stellen? In welche Richtung wird sich die elektronische Rechnungsstellung entwickeln?

© Rafał Sztyk

Die elektronischen Rechnungen und insbesondere die Daten, die an Steuerbehörden zu melden sind, müssen strukturiert sein, das heißt im Format XML oder EDIFACT, wie wir es aus der Welt des Elektronischen Datenaustausches (EDI) kennen. Es werden nur mehr E-Rechnungen akzeptiert, welche die erforderlichen Angaben enthalten und in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die automatische und elektronische Verarbeitung der Inhalte ermöglicht. Per E-Mail verschickte PDF-Rechnungen werden dann künftig nicht mehr als E-Rechnungen behandelt. So wird die ViDA-Agenda zu einem Katalysator für den digitalen B2B- und B2G-Datenaustausch.

Wie bereitet sich EDITEL darauf vor?

Tomasz Kuciel, Leiter des ViDA-Competence Centers bei EDITEL

Auf Basis unserer jahrelangen Erfahrung mit E-Rechnungen haben wir in der EDITEL-Gruppe ein Competence Center rund um ViDA aufgebaut, um unsere Kundinnen und Kunden bei der langfristigen und vorausschauenden Planung der Umstellung zu unterstützen. Wir sind bereits sehr gut vorbereitet. Strukturierte Rechnungen sind essenzieller Teil unserer Expertise, wir beschäftigen uns damit seit den 1990er-Jahren. In Polen beispielsweise haben wir eine umfassende Lösung für die Integration mit dem nationalen System für elektronische Rechnungen (KSeF) entwickelt, wenngleich die Einführung von KSeF von der Regierung jüngst um zwei Jahre auf 1. Februar 2026 verschoben wurde. Zudem bieten wir Zugang zum europäischen PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine): Wir sind ein zertifizierter Access Point, der für B2G e-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in allen EU-Ländern und zum Teil für B2B-Verbindungen von Bedeutung ist.

Welche E-Reporting- und E-Invoicing-Modelle werden derzeit diskutiert?

Es werden gerade verschiedene E-Reporting- und E-Invoicing-Modelle begutachtet. Eine Variante von ViDA sind

Systeme zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle („Continuous Transaction Control“, kurz CTC), bei denen Transaktionen digital und in Echtzeit an Steuerbehörden zu melden sind. Manche Länder setzen dabei auf ein zentralisiertes Modell („Centralized Model“), bei dem eine Rechnung zunächst an die Steuerbehörde übermittelt, durch diese geprüft und erst danach formell an den Rechnungsempfänger zugestellt wird. Diese Vorgehensweise wird von Italien, Serbien und Polen favorisiert.

Ungarn wiederum geht den Weg des „Real-Time Reporting Models“ (RTIR), bei dem nur gewisse Rechnungsinhalte an die Behörde in Echtzeit zu melden sind. Die Rechnung an sich wird direkt an den Empfänger übermittelt. Es gibt also trotz Standardisierungsbestrebungen der EU unterschiedliche Ausgestaltungen.

Welche Leistungen umfasst das ViDA-Competence Center von EDITEL, wie werden betroffene Unternehmen konkret unterstützt?

Eine Rechnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung – sie ist der letzte Schritt in einer komplexen Reihe geschäftlicher Kommunikation. Eine E-Rechnung ist somit die Spitze des Eisbergs, unter dem eine Vielzahl von Prozessen – von der Bestellung bis zur Lieferbestätigung – liegt. Ausgestattet mit diesem umfangreichen Prozess-Know-how unterstützt die EDITEL-Gruppe sämtliche Ausprägungen nationaler E-Invoicing-Modelle. Das heißt, mit nur einer einzigen Verbindung zu EDITEL erhalten Unternehmen Zugang zu all ihren Geschäftspartnern, unabhängig von deren E-Invoicing-Standards oder den verwendeten Systemen. Das ermöglicht eine sichere und effiziente Kommunikation, sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU. Wir ermöglichen die nahtlose Integration mit CTC-Systemen in der gesamten EU und darüber hinaus. Bei Fragen rund um ViDA können Unternehmen gerne jederzeit auf uns zukommen.

E-Mail an: info@editel.at

IMPRESSUM

Medieninhaber und Herausgeber:

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EDITEL Austria GmbH ist eine 100%-Tochter der GS1 Austria GmbH. Der Unternehmensgegenstand der EDITEL Austria GmbH ist die Abwicklung des Elektronischen Datenaustausches zwischen Geschäftspartnern, der Vertrieb dafür notwendiger Softwareprodukte und Unterstützungsleistungen. Geschäftsführung und für den Inhalt verantwortlich: Gerd Marlovits

Redaktion: Anja Jung, Gerhard Böhm

Lektorat: Ela Maywald Layout: www.creativedirector.cc

Druckerei: Print Alliance HAV Produktions GmbH Offenlegung lt. Mediengesetz, Stand 1.3.2009: Newsletter zur Förderung und Unterstützung des Tätigkeitsbereiches von EDITEL Austria. Erscheinungsweise: zweimal jährlich, in deutscher Sprache als Beilage zur GS1 Austria Info mit einer Auflage von 17.000 Stk. Das EDITEL Journal erscheint zudem in englischer, tschechischer, slowakischer, ungarischer, kroatischer und polnischer Sprache. Alle Ausgaben sind als E-Paper unter www.issuu.com/editel_group abrufbar.