EINE RECHNUNG, DIE AUFGEHT …

… und noch weit mehr bietet der Logistik-Dienstleister HAVI seinen Kunden, den über 40 Franchisenehmern von McDonalds. Die Digitalisierung des Rechnungslegungsprozesses macht´s möglich!

„Wir schaffen neue Verbindungen zwischen Menschen und Produkten, die unsere Zukunft besser machen“, das ist der Leitsatz des internationalen Logistikunternehmens HAVI, das auch in Österreich mit drei Standorten vertreten ist. Im Fokus des Unternehmens, zu dem weltweit zahlreiche namhafte Kunden aus der Service-Gastronomie zählen, steht die Optimierung von Supply Chains.

Dazu zählt auch der Rechnungslegungsprozess von HAVI an die Franchisenehmer von McDonalds, der bislang noch rein papierbasiert erfolgte. Mit tatkräftiger Unterstützung von EDITEL bei der Vorbereitung und Umsetzung einer geeigneten Lösung, erreichen die Rechnungen nun elektronisch und vollautomatisiert ihre Empfänger. Dort können diese korrekt und ohne zusätzliche manuelle Bearbeitung in deren Systemen (BMD bzw. RZL) verbucht werden.

EDITEL wandelt dabei das von HAVI zentral erstellte Rechnungsformat in jenes der Franchisenehmer um, und übermittelt die elektronischen Belege entweder direkt an die Kunden oder deren Steuerberater zur weiteren Verarbeitung. Diese Dienstleistung wird nun sukzessive ausgerollt und soll künftig flächendeckend zum Einsatz kommen.

Für Georg Buchinger, Geschäftsführer von HAVI Österreich, stand bei der Umsetzung dieses Projekts vor allem „die Er weiterung unserer Serviceleistung für den Kunden“ im Vor dergrund. „Nicht zuletzt dank der kompetenten Unterstüt

In K Rze

n Digitalisierung der Rechnungslegung für ein geschlossenes Franchise-System n Datenkonvertierung von EDIFACT Dateien in Inhouse-Formate (BMD, RZL) n Automatisierte Übermittlung von PDF Rechnungen n Datenbereitstellung an dezentrale (Steuerberatung) sowie zentrale Systeme (direkt an Kunden) n Gesteigerter Servicierungsgrad für Kunden durch Effizienz und Zeitersparnis zung von EDITEL haben wir mit der Digitalisierung der Rechnungslegung einen weiteren Schritt gesetzt, um für unsere Kunden Ressourcen für das Kerngeschäft frei zu spielen“. www.havi.com/de

Havi Logistics GmbH

HAVI ist ein weltweit tätiges, privat geführtes Unternehmen, das sich auf die Innovation, die Optimierung und das Management von Lieferketten führender Marken konzentriert. In einigen Ländern bietet zudem The Marketing Store auch Marketinglösungen an. In Österreich ist HAVI an drei Standorten mit insgesamt über 180 MitarbeiterInnen präsent. In den Distributionszentren gibt es jeweils eigene Teams für den Transport und den Lagerbereich. Von hier aus werden über 280 Lieferstellen in ganz Österreich versorgt – von Feldkirch bis nach Parndorf. Auch in Europa ist HAVI mit seinen

Auf Schnellstem Weg Ins Elektroland

Unternehmerisches Wachstum muss nicht unbedingt personelle Ressourcen erfordern. Wie es auch anders funktioniert, zeigt der oberösterreichische Elektrofachhändler Elektroland vor, der seine Prozesse mit EDI optimiert.

„Handschlagqualität und dabei immer auf Augenhöhe mit unseren Kunden sein“, das sind die Werte, die das Innviertler Familienunternehmen Elektroland laut dessen Geschäftsführer Friedrich Werdecker seit mehr als 90 Jahren auszeichnet. Die Ursprünge des bereits in vierter Generation geführten Unternehmens gehen auf seinen Urgroßvater zurück, der 1932 in Mattighofen eine alte Lederfabrik von Dampf auf Elektro umstellte, woraus sich schließlich ein Elektrogeschäft entwickelte. Seither hat sich viel getan: Aus dem kleinen Elektrogeschäft wurde ein großer Elektrofachmarkt mit 1.800 m2 Verkaufsfläche und seit rund 15 Jahren ist das Elektroland auch erfolgreich im Onlinehandel vertreten. Mit den Portalen www.elektroland.at und www.sopo.at werden Kunden weit über die heimischen Grenzen bis nach Japan oder in die USA beliefert.

In K Rze

n Schaffung einer integrierten EDI-Lösung zur Anbindung von Geschäftspartnern n Gemeinsame Definition der Schnittstellen im Warenwirtschaftssystem n Unterstützung beim Roll-Out n Koordination und Abstimmung mit den einzelnen Geschäftspartnern n Verwendete Nachrichtentypen: ORDERS, DESADV, INVOIC

Prozessoptimierung statt Manpower

Wie schafft man es, als so rasch wachsendes Unternehmen hier Schritt zu halten und nicht den Überblick zu verlieren?

Mehr Personal wäre eine Möglichkeit – beim derzeitigen Arbeitskräftemangel und den stetig steigenden Personalkosten jedoch sicher nicht die beste. Weshalb Friedrich Werdecker einen anderen Weg eingeschlagen hat, indem er Elektroland nicht „mittels Manpower, sondern durch Prozessoptimierung“ wachsen lassen will.

Daher war für ihn auch spätestens seit der Pandemie, welche den Onlineshops nochmal einen ordentlichen Schub bescherte, klar: „Die manuellen Schritte und der dafür erforderliche Personalaufwand sind einfach zu viel. Dafür muss eine Lösung her.“ Diese Lösung fand Werdecker im Elektronischen Datenaustausch, der eine vollständige Digitalisierung der Bestell- und Rechnungsprozesse aus dem internen IT/ERP-System bei Elektroland ermöglichen soll. Mit der Unterstützung von EDITEL wurde diese Lösung schließlich umgesetzt: Seit Herbst 2022 werden Bestellungen (ORDERS), Lieferscheine (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) bereits mit einigen der wichtigsten Geschäftspartner elektronisch ausgetauscht.

Schritt für Schritt automatisieren

Den ersten „EDI-Schritt“ ging Elektroland mit seinem Partner WMF, viele weitere namhafte Unternehmen wie Miele, BSH oder Hama folgten in der Zwischenzeit. „Die größte Herausforderung rund um die Anbindung der Partner ist bei uns vor allem deren Heterogenität – nicht mit jedem Partner ist eine EDI-Kommunikation in derselben Art und Weise möglich“, erklärt Friedrich Werdecker. „Ohne die persönliche Betreuung von EDITEL, die für uns die individuelle Koordination mit den einzelnen Partnern übernommen hat, wäre das für uns nicht möglich gewesen“.

Auch das erste Resümee zum bereits laufenden EDI-Betrieb bei Elektroland fällt für Werdecker mehr als positiv aus: „Vor allem bei größeren Bestellungen sind die Prozesse wesentlich schneller geworden und auch die Abläufe im Lager haben sich dank EDI wesentlich vereinfacht. All das schafft wertvolle personelle Ressourcen – genau das Ziel, das wir von Anfang an erreichen wollten.“

Das Elektroland Mattighofen ist ein seit 1932 im Familienbesitz befindliches und in vierter Generation geführtes Handelsunternehmen. Qualität und Verbundenheit zur Region zeichnen das Unternehmen seit Jahrzehnten aus. Mit einer Verkaufsfläche von 1.800 m2, einer Lagerfläche von 3.000 m2 und 45.000 lagernden Artikeln werden Kunden sowohl offline am Verkaufsstandort Mattighofen als auch online mit den Onlineshops www.elektroland.at sowie www.sopo.at bedient.