INTEGRIERTE LÖSUNGEN

Wann zahlt sich der Umstieg von Web-EDI auf integrierte Lösungen aus?

Viele Unternehmer kennen dieses Problem wahrscheinlich: Im Zuge des Wachstums müssen die Ressourcen des Betriebs stetig vergrößert und die Abläufe weiter digitalisiert werden. Wenn bereits der erste Schritt zur elektronischen Auftragsabwicklung bzw. Rechnungslegung getan ist, fragt man sich je- doch vielleicht: Wann ist der richtige Zeitpunkt, diese Prozesse vollständig zu automatisieren und von einem WebPortal auf eine integrierte Lösung umzusteigen?

Web-EDI ist nach wie vor die ideale Einstiegslösung für KMU, um Bestellungen, Rechnungen oder auch Lieferscheine mit KundInnen semi-automatisch abzuwickeln, doch ab einem gewissen Zeitpunkt will man und benötigt man einfach noch mehr.

Was ist der Unterschied zwischen Web-EDI und integrierten EDI-Lösungen?

Der einfachste Einstieg in die Welt des Elektronischen Datenaustauschs (EDI) gestaltet sich über ein Online-Portal. Steigt hingegen die Anzahl der Handelspartner bzw. das Be legvolumen, ist ein Umstieg auf integrierte Lösungen meis tens sinnvoll. Man kann zwar Web-EDI von jedem internet fähigen PC oder Tablet aus bequem nutzen, jedoch besteht dort keine integrierte Verbindung zum ERP bzw. Warenwirt schaftssystem (WWS). Diese Anbindung wäre allerdings Vo raussetzung für die automatische Weiterverarbeitung sämtlicher Warenbeschaffungsprozesse direkt im ERP bzw. WWS – und das mit nur einer Import/Export-Schnittstelle für alle Geschäftspartner.

Gibt es unterschiedliche Varianten bei der Implementierung?

Je nach vorhandener IT-Ausstattung eines Unternehmens gibt es tatsächlich zwei Varianten zur Implementierung: Inhouse oder als Managed EDI-Service (EDI aus der Cloud). Im letzteren Fall bietet der EDI-Dienstleister ein „Rundum-SorglosPaket“: den gesamten Betrieb, die Anbindung neuer Partner, laufende Updates und Kundensupport.

Kann der Umsatz als Kennzahl herangezogen werden, um über ein „EDI Upgrade“ nachzudenken?

Natürlich sind steigende Umsätze in gewisser Weise auch ein Anzeichen dafür, dass es notwendig ist, die EDI-Ressourcen zu überprüfen und gegebenenfalls ein „Upgrade“ vorzunehmen. Schließlich geht damit oft auch ein vermehrtes Aufkommen von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten einher. Ein sehr wichtiges Entscheidungskriterium ist aber auch die Anzahl der Geschäftspartner, die über EDI erreicht werden sollen. Steigt die Anzahl der Geschäftspartner, steigt im Normalfall auch der Bedarf von KundInnen nach Elektronischem Datentausch. Mitunter das wichtigste Kriterium ist jedoch das Belegvolumen: zwei Bestellungen in der Woche sind keine große Herausforderung. Sind es hingegen zwanzig, steigt der Aufwand schon deutlich und es empfiehlt sich jedenfalls, über eine direkte EDI-Anbindung des ERP/WWS nachzudenken.

Ab wie vielen Belegen sollte man das System aufrüsten?

Eine exakte Zahl gibt es nicht. Wenn man jedoch plötzlich 500 statt 50 Rechnungen mit mehreren Geschäftspartnern pro Monat auszutauschen hat, ist das eigentlich ein klares Signal dafür, auf eine voll integrierte Variante umzusteigen. Somit gilt: eine Investition in eine bessere EDI-Lösung ist eine Investition in die Zukunft. Und der sogenannte „Return on Investment“ lässt nicht lange auf sich warten, da dadurch Hand in Hand Personalaufwand reduziert werden kann, bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung durch die Vermeidung von Fehlern.

Was erspart man sich durch „vollständiges“ EDI?

Web-EDI ist die ideale Einstiegslösung für KMU, um Bestellungen, Rechnungen oder auch Lieferscheine mit KundInnen semi-automatisch abzuwickeln, aber irgendwann will man einfach noch mehr.

Eines vorweg: Die Geschäftspartner merken in der Regel gar keinen Unterschied, ob die Daten für einen Lieferschein oder eine Rechnung mittels Web-Portal händisch eingetippt oder direkt aus dem Warenwirtschaftssystem versendet werden. Die Datenqualität und der Workflow müssen passen. Während man in einem Web-EDI Portal jedoch noch einige Daten manuell erfassen oder ergänzen muss , fällt dies bei einer integrierten EDI-Lösung weg. Das schafft freie Kapazitäten.

Bei integrierten Lösungen fällt ein Erstaufwand für die Implementierung an. Dieser amortisiert sich erfahrungsgemäß aber sehr rasch.

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