EDITEL Journal PL 1/2024

WIEDEŃ ] BRATYSŁAWA | BUDAPESZT | KRAKÓW | PRAGA | ZAGRZEB

editelJOURNAL

MAGAZYN KORPORACYJNY GRUPY EDITEL

INNOWACJE W BIZNESIE: elektroniczna

Case study PSA

Grupa PSA wdraża EDI, zwiększając efektywność poprzez automatyzację. Rozwiązania umożliwiają integrację z ERP.

Chorwacja nie tylko na wakacje

Wzrost relacji biznesowych Polski z Chorwacją dzięki Peppol. EDITEL Polska umożliwia integrację B2G.

Koniec ręcznych zamówień

Branża mięsna rezygnuje z tradycyjnych metod zamówień na rzecz EDI, zwiększając efektywność i redukując błędy.

ARTYKUŁY W TYM NUMERZE

3

4

Automatyzacja PSA z EDI

PSA zrewolucjonizowało zarządzanie swoimi procesami dzięki wdrożeniu systemu EDI. Integracja technologiczna umożliwiła sprawniejszą wymianę danych i zminimalizowanie błędów, znacząco poprawiając efektywność operacyjną grupy.

Peppol: Most PL-HR w Biznesie Polskie firmy coraz odważniej wchodzą na rynek chorwacki, wykorzystując platformę Peppol do efektywnej wymiany dokumentów handlowych. To nowoczesne narzędzie otwiera drzwi do stabilnych i dynamicznych relacji gospodarczych w Europie.

OD REDAKCJI

Kuciel CEO, EDITEL POLSKA S.A.

Szanowni Czytelnicy!

6

Nowoczesne zamówienia w Branży Mięsnej Rewolucja w procesach zamawiania mięsa to odpowiedź na nowoczesne wyzwania rynkowe. Wdrażanie technologii EDI umożliwia efektywne zarządzanie i minimalizację błędów, przynosząc korzyści zarówno dużym sieciom, jak i mniejszym dostawcom.

8

10

Odette 2023: Przyszłość motoryzacji Podczas konferencji Odette 2023, liderzy motoryzacji dzielili się strategiami dla zrównoważonego rozwoju. Spotkanie w Berlinie stało się kluczowym miejscem dla innowacji i networkingu w branży.

Digitalizacja faktur w Danone Danone Kft. przechodzi na e-fakturowanie, podnosząc efektywność i ekologię. Karolina VáczLong i Attila Sipos dzielą się wrażeniami z projektu, który zmodernizował ich procesy finansowe.

W SKRÓCIE

Zeskanuj kod QR za pomocą aplikacji do zdjęć.

W najnowszym wydaniu naszego magazynu Editel Journal” skupiamy się na przełomowych zmianach i adaptacjach, jakie dokonują się w różnych sektorach przemysłu na całym świecie. Dzięki temu wydaniu, pragniemy dostarczyć Wam wgląd w to, jak nowoczesne technologie i metody komunikacji rewolucjonizują tradycyjne modele biznesowe, otwierając przed firmami nowe możliwości rozwoju i współpracy międzynarodowej.

Zaczynamy od historii Polskich Składów Armatury, które z powodzeniem wdrożyły system EDI, co pozwoliło im nie tylko usprawnić procesy wewnętrzne, ale też zintensyfikować współpracę z międzynarodowymi partnerami. Ten przykład pokazuje, jak cyfryzacja i automatyzacja mogą przynieść korzyści firmom działającym w tradycyjnych sektorach przemysłu.

Następnie, przenosimy się na Bałkany, gdzie polskie firmy coraz śmielej penetrują rynek chorwacki dzięki platformie Peppol. To narzędzie nie tylko ułatwia międzynarodową wymianę dokumentów handlowych, ale także otwiera drzwi do bardziej zintegrowanej i efektywnej komunikacji biznesowej na szeroką skalę.

W każdym z tych artykułów staramy się pokazać, jak innowacyjne rozwiązania wprowadzane są w życie, aby sprostać wyzwaniom współczesnego świata biznesu. Jest to przewodni motyw naszego wydania, który przyświecał nam przy wyborze tematów i prezentacji historii, które mogą zainspirować do poszukiwania nowych możliwości w Waszych przedsiębiorstwach.

Mamy nadzieję, że te artykuły dostarczą Wam wartościowych informacji i będą stanowić inspirację do eksplorowania nowych technologii i strategii w Waszych działalnościach. Pamiętajcie, że adaptacja do zmieniającego się świata jest kluczem do sukcesu w każdym biznesie.

Dziękujemy za Waszą ciągłą obecność i zaufanie, jakim nas obdarzacie, czytając nasz magazyn. Zapraszamy do zgłębiania tematów, które mają realny wpływ na przekształcanie globalnego krajobrazu biznesowego.

Z poważaniem, Tomasz Kuciel CEO EDITEL Polska S.A.

© Weihs

Tomasz

Rafał

Sztyk

Nasz

WDROŻENIE KOMUNIKACJI

EDI DLA POLSKICH SKŁADÓW ARMATURY

Spółka Polskie Składy Armatury powstała 20 lat temu w 2004 roku i dzisiaj

w jej skład wchodzi 17 firm w Polsce. Dzięki wieloletniej współpracy z ponad 130 dostawcami PSA jest atrakcyjnym partnerem na polskim rynku, z dużym doświadczeniem w branży wodnej, kanalizacyjnej i gazowej.

Głównym celem firmy Polskie Składy Armatury sp. z o.o. jest zwiększenie konkurencyjności rynkowej i dostarczanie członkom grupy, jak również firmom stowarzyszonym w PSA, najatrakcyjniejszych warunków zakupowych u renomowanych producentów w branżach: wodnej, kanalizacyjnej i gazowej. Nic zatem dziwnego, że Grupa PSA – mając na celu zwiększanie konkurencyjności ­ zdecydowała się na wdrożenie elektronicznej wymiany danych. Automatyzacja procesów w łańcuchu dostaw to jeden z czynników sukcesu w szeroko rozumianym handlu. W ten sposób firma mogła także zminimalizować ryzyko wystąpienia ludzkich błędów.

Dopasowane rozwiązanie

W początkowej fazie projektu eksperci EDITEL Polska przeprowadzili analizę potrzeb klienta. Dzięki temu mogli dostosować zaproponowane rozwiązania.

Wdrożenie dla Grupy PSA nie było zwyczajnym procesem. Grupę tworzy 17 firm, a każda posiada swój odrębny system informatyczny. Zatem w przypadku całej Grupy mieliśmy do czynienia z pierwszym wdrożeniem – na poziomie centrali grupy oraz z pozostałymi jak do tej pory 12 wdrożeniami dla poszczególnych firm – akcjonariuszy. Większość firm z Grupy

zastosowała rozwiązanie w pełni automatyczne – pełną integrację systemu ERP z infrastrukturą EDI z wykorzystaniem dedykowanego oprogramowania oferowanego przez EDITEL Polska. Innym sposobem na pełną integrację jest wykorzystanie API. W niektórych przypadkach konieczne było zastosowanie rozwiązania portalowego (WebEDI), które pozwala korzystać z komunikacji EDI od razu i bez żadnych przygotowań po stronie systemów informatycznych. Rozwiązanie WebEDI można zastosować wszędzie tam, gdzie system informatyczny wymaga dostosowania do pełnej integracji – do tego czasu rozwiązanie portalowe umożliwia korzystanie z komunikacji EDI. Wszystkie wdrożone firmy uzyskały dodatkowo dostęp do usługi archiwizacji faktur elektronicznych. Rozwiązania EDI firmy EDITEL Polska zostały zaprojektowane tak, aby umożliwić integrację z każdym systemem ERP, co było szczególnie istotne w kontekście różnorodności technologicznej wśród firm tworzących Grupę PSA.

Efekt wdrożenia

Projekt wdrożenia rozpoczął się w czerwcu 2021 r. W tym czasie w centrali PSA zaledwie 2 na 10 faktur było przetwarzanych za pośrednictwem EDI. W kolejnych miesiącach ta liczba zaczęła rosnąć i tak w grudniu 2023 r. wyniosła już 4 na 10 faktur. Projekt wciąż jest otwarty i w dalszym ciągu dołączają do niego nowi dostawcy, którzy chcą usprawnić swoją komunikację biznesową z Grupą PSA.

Opinia jednego z użytkowników systemu EDI, przedstawiciela Polskich Składów Armatury, jest najlepszym podsumowaniem całego projektu: „Wymiana elektroniczna faktur zdecydowanie usprawniła i przyspieszyła naszą pracę, jesteśmy bardziej efektywni. Dzięki xml możemy w tym samym czasie przyjąć znacznie większą ilość dokumentów, na tę chwilę nie wyobrażam sobie pracy bez tego narzędzia”.

KOMUNIKACJA BIZNESOWA

Z CHORWACKIMI FIRMAMI? TO PROSTSZE NIŻ MYŚLICIE!

W miarę rozwoju gospodarczych związków Polski z Chorwacją polskie firmy coraz śmielej wkraczają na ten obiecujący rynek. W jaki sposób mogą one nawiązać komunikację biznesową z partnerami z Bałkanów? Przez Peppol!

Polska jest jednym z największych eksporterów na rynek chorwacki, z rekordową wartością eksportu w 2022 roku, sięgającą niemal 1,5 mld euro. Popularne kategorie eksportowe obejmują części samochodowe, meble i artykuły spożywcze. Ten wzrost świadczy o dynamicznie rozwijających się relacjach gospodarczych między Polską a Chorwacją.

Dlaczego ten bałkański kraj cieszy się obecnie coraz większym zainteresowaniem polskich firm? Z jednej strony tamtejszy rząd zachęca do inwestycji, czego przykładem może być utworzenie ponad 20 specjalnych stref ekonomicznych. Z drugiej strony dołączenie do Unii Europejskiej w 2013 r., a potem także do strefy Schengen gwarantuje stabilność ekonomiczno­polityczną. ... firmy po wejściu na rynek chorwacki odkrywają, że obowiązek dostarczania faktur elektronicznych jest często zawarty w innych kontraktach ...

Sposób na komunikację z całą Europą

Coraz więcej przedsiębiorstw wkraczających na chorwacki rynek odkrywa, jak powszechne są wymagania korzystania z elektronicznych dokumentów. Dlatego w ciągu ostatnich tygodni i miesięcy coraz więcej polskich, ale i czeskich firm zgłasza się do nas w EDITEL Polska z prośbą o nawiązanie połączenia z chorwackimi kontrahentami poprzez Peppol. To europejska sieć umożliwiająca bezproblemową wymianę elektronicznych dokumentów handlowych, takich jak faktury, zamówienia i potwierdzenia dostawy. Znacząco ułatwia i przyspiesza to procesy biznesowe.

EDITEL Polska, oprócz udostępniania portalu dla firm wysyłających niewielką liczbę dokumentów, oferuje również możliwość integracji z firmami poprzez strukturę plików. Ta opcja, choć na początku może być mniej popularna, zyskuje na znaczeniu wraz ze wzrostem skali wysyłanych dokumentów. Ponadto firmy po wejściu na rynek chorwacki odkrywają, że obowiązek dostarczania faktur elektronicznych jest często zawarty w innych kontraktach, co umożliwia im obsługę szerszego spektrum klientów i partnerów biznesowych. To rozszerzenie usług przyczynia się do bardziej efektywnej i zintegrowanej komunikacji biznesowej na poziomie międzynarodowym.

W każdym kraju Unii Europejskiej istnieje platforma, która służy do obsługi sieci Peppol. W przypadku Chorwacji jest to eRačun, a w Polsce Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). W EDITEL Polska jesteśmy jednym z brokerów PEF, co oznacza, że zostaliśmy wybrani przez Ministerstwo Finansów do obsługi tej platformy, a od 1 lipca będziemy częścią jedynego konsorcjum pełniącego tę funkcję. Warto zaznaczyć, że dzięki sieci Peppol polscy przedsiębiorcy mogą nawiązać komunikację B2B i B2G z partnerami z dowolnego kraju wspólnoty: Skandynawii, Bałkanów czy naszych południowych sąsiadów. Poza brokerem PEF jesteśmy

też Punktem Dostępu (Access Point) sieci Peppol, co oznacza, że posiadamy certyfikat gwarantujący bezpieczeństwo i ciągłość naszych usług. Dlatego wybierają nas nie tylko polscy przedsiębiorcy, ale także klienci obsługiwani w ramach Grupy EDITEL.

Historia Peppol

Peppol wystartował w 2008 roku jako duży eksperymentalny projekt współfinansowany przez Komisję Europejską i partnerów konsorcjalnych. Jego głównym celem było ułatwienie transakcji handlowych między sektorem publicznym a prywatnym, co w efekcie miało zwiększyć efektywność i wspierać uczciwą konkurencję.

Aby to osiągnąć, stworzono Peppol Business Interoperability Specifications (Specyfikacje Interoperacyjności Biznesowej Peppol, Peppol BIS), które ustalały standardy dla wymiany kluczowych dokumentów handlowych, takich jak zamówienia i faktury elektroniczne. Wszystko to miało być realizowane poprzez otwartą i bezpieczną sieć komunikacyjną.

CZY TRADYCYJNE METODY

SKŁADANIA ZAMÓWIEŃ TO

HISTORIA?

Tradycyjne metody składania zamówień mogą wkrótce przestać być wystarczające. Są one czasochłonne i narażone na ludzkie błędy.

Dlatego firmy powinny poszukać nowych rozwiązań, które pozwolą zaoszczędzić czas i pieniądze.

Branża mięsna stawia przed sobą specyficzne wyzwania operacyjne, głównie związane z koniecznością szybkiego reagowania na potrzeby rynku. Ze względu na krótki termin przydatności do spożycia konieczne jest zapewnienie ciągłości realizowanych dostaw świeżych produktów, praktycznie z dnia na dzień.

Czy formularze i telemarketing to przeszłość?

Obecnie w branży mięsnej tradycyjne metody składania zamówień, takie jak wypełnianie formularzy czy telemarketing, stają się przeszłością. Chociaż były one głównymi środkami komunikacji między producentami, dystrybutorami a detalistami, to jednak mają pewne wady. Są one czasochłonne zarówno dla sprzedających, jak i kupujących, oraz podatne na błędy, co może prowadzić do opóźnień w dostawach lub nieścisłości w realizacji zamówień.

W obliczu rosnących wymagań rynku, oczekiwań konsumentów i potrzeby zapewnienia maksymalnej efektywności operacyjnej, tradycyjne podejście staje się coraz bardziej

niewystarczające. Dlatego poszukiwanie nowych rozwiązań, które mogą zrewolucjonizować procesy zamówień i dostaw w branży mięsnej, staje się nie tylko opcją optymalizacji, ale wręcz koniecznością, aby dostosować się do szybko zmieniających się warunków rynkowych.

Potencjał technologii EDI pod kontrolą człowieka

Nowoczesne podejście do biznesu w branży mięsnej coraz częściej uwzględnia wykorzystanie technologii, takiej jak elektroniczna wymiana danych (EDI). Dzięki niej możliwa jest automatyzacja wymiany informacji między różnymi systemami informatycznymi różnych firm w ujednoliconym formacie, eliminując potrzebę manualnego wprowadzania danych. To przyspiesza i usprawnia komunikację między partnerami biznesowymi. Implementacja systemu EDI to proces, który wymaga przemyślanego planowania. Polega on na określeniu rodzajów komunikatów, które będą używane w codziennych operacjach, oraz wyborze optymalnych kanałów komunikacji.

Ważne jest też, aby proces integracji nie zakłócał bieżących działań firmy, a wręcz je wspierał, umożliwiając płynne wdrażanie nowych rozwiązań.

W branży mięsnej technologia EDI może rewolucjonizować tradycyjne procesy biznesowe poprzez automatyzację wymiany dokumentów, takich jak zamówienia czy faktury. Dzięki temu można zwiększyć efektywność operacyjną i minimalizować ryzyko popełnienia błędów, które mogą zakłócić ciągłość dostaw. Istotne jest jednak to, że mimo automatyzacji, ostateczna kontrola nad systemem EDI pozostaje w rękach ludzi. To zapewnia, że wszystkie transakcje odbywają się zgodnie z ustalonymi procedurami, gwarantując spójność i niezawodność danych.

Rozwiązanie dla każdego

Aktualnie to głównie duże sieci handlowe korzystają z EDI, wcześniej dostrzegły one możliwości automatyzacji i cyfryzacji swoich procesów. Niemniej jednak, EDI nie jest ograniczone tylko do dużych graczy na rynku. Korzyści płynące z tej technologii mogą być wykorzystywane przez firmy każdej wielkości, ułatwiając współpracę niezależnie od ich pozycji na rynku czy wielkości. Integracja EDI z systemami ERP nie stanowi problemu. Umożliwia to lepsze zarządzanie zasobami wewnątrz firmy, od produkcji po dostawy, co czyni EDI użytecznym narzędziem w dążeniu do optymalizacji procesów operacyjnych. W branży dystrybucji mięsnej, gdzie często działają grupy zakupowe, EDI doskonale wpisuje się w model komunikacji zarówno z dostawcami, jak i wewnątrz grupy. Dwadzieścia lat temu branża budowlana znajdowała się w podobnej sytuacji, jak dzisiaj branża mięsna ­ na rozdrożu między tradycyjnymi metodami komunikacji a potrzebą integracji nowoczesnych technologii. Wtedy większość kontaktów opierała się na telemarketingu i ręcznym wypełnianiu formularzy. Przejście na EDI nie było łatwe, ale teraz jest to standard, bez którego trudno sobie wyobrazić łańcuch dostaw w branży budowlanej. Firmy, które zdecydowały się na ten krok, zyskały znaczącą przewagę konkurencyjną, podczas gdy te, które nie przyjęły EDI, pozostały w tyle.

Ewolucja zamiast rewolucji

Wdrażanie EDI w branży mięsnej nie oznacza rewolucji, ale raczej ewolucję. To stopniowe dostosowywanie nowoczesnych narzędzi, które wspierają rozwój i zwiększają efektywność, nie tracąc jednak z oczu tradycji i stabilności, które zawsze były fundamentem tego sektora. Branża mięsna

pokazuje swoją zdolność do adaptacji, zachowując jednocześnie swoje podstawowe wartości ­ dostarczanie wysokiej jakości produktów w sposób efektywny i odpowiedzialny. W porównaniu z innymi sektorami FMCG, branża mięsna jest ostrożniejsza w przyjmowaniu nowoczesnych technologii zarządzania łańcuchem dostaw, takich jak EDI. Ta ostrożność wydaje się wynikać bardziej z przywiązania do sprawdzonych praktyk niż z realnych ograniczeń technicznych. Jednakże w obliczu rosnących wymagań rynkowych i potrzeby zapewnienia świeżości produktów mięsnych, nie ma powodu, dla którego branża ta nie mogłaby korzystać z elektronicznej wymiany danych. Wprowadzenie EDI, nawet na niewielką skalę, mogłoby być początkiem pełnej cyfryzacji i automatyzacji procesów, co w długiej perspektywie mogłoby zwiększyć konkurencyjność firm działających w sektorze mięsnym.

O firmie

EDITEL Polska S.A. to firma zajmująca się automatyzacją komunikacji B2B, znana jako pionier w dziedzinie EDI w Polsce. Jest częścią międzynarodowej grupy i obsługuje klientów w różnych sektorach, od FMCG, przez HPAC, po SHE. Dzięki swoim rozwiązaniom, EDITEL PL umożliwia firmom efektywniejszą wymianę danych, co przekłada się na lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw i obniżenie kosztów operacyjnych.

www.editel.pl

MIĘDZYNARODOWA KONFERENCJA MOTORYZACYJNA ODETTE DLA ŁAŃCUCHA DOSTAW

Odette 2023 – Wciąż opracowujemy rozwiązania dla zrównoważonych łańcuchów dostaw

W dniach 20­21 listopada 2023 r. w Titanic Chaussee w Berlinie odbyła się 22. Międzynarodowa Konferencja Motoryzacyjna Odette poświęcona łańcuchom dostaw. Wiodący uczestnicy globalnych łańcuchów dostaw w branży motoryzacyjnej dzielili się wiedzą i prezentowali rozwiązania mające na celu sprostanie nadchodzącym wyzwaniom. Dla uczestników konferencji była to doskonała okazja do wymiany doświadczeń i nawiązania międzynarodowych kontaktów. Omówiono szeroki zakres aktualnych tematów w logistyce.

Skupiono się na:

n Rozwiązaniach dla zrównoważonych łańcuchów dostaw n Zarządzaniu stale zmieniającym się otoczeniem regulacyjnym n Budowie łańcucha dostaw pojazdów elektrycznych

© Odette International Ltd.

n Opakowaniach – „czerwonych krwinkach“ łańcuchów dostaw w branży motoryzacyjne

n Transformacji logistyki gotowych pojazdów

n Integracji systemów IT i zmianach technologicznych

n Cyfrowej integracji całego procesu

n Przyszłości komunikacji w łańcuchach dostaw

Jako główny sponsor zorganizowaliśmy również wyjątkowy wieczór networkingowy w ekskluzywnym berlińskim Classic Remise, poprzedzony wizytą w tamtejszym muzeum.

Następnie klient EDITEL, Petr Šmidlík, kierownik działu IT w Yusen Logistics (Czechy) s.r.o. (międzynarodowa firma zajmująca się logistyką), przedstawił swoją prezentację zatytułowaną „RFID Solutions – (RTI) Transport Item Ma-

GŁÓWNE CELE

n Wspiera przemysł motoryzacyjny w Europie

n Opracowuje standardy i rekomendacje najlepszych praktyk

n Dostarcza narzędzia i usługi wspierające cyfryzację procesów łańcucha dostaw

n Organizuje Międzynarodową Konferencję

Motoryzacyjną i Wystawę Odette dla profesjonalistów z branży zaopatrzenia i ekspertów ds. transformacji cyfrowej

nagement System“. Prezentacja miała na celu pokazanie, w jaki sposób pomoc doświadczonych dostawców EDI była kluczowym czynnikiem sukcesu.

Yusen Logistics to globalny dostawca usług logistycznych obejmujących cały łańcuch zaopatrzenia w różnych sektorach.

Yusen Logistics stale opracowuje uproszczone i zrównoważone sposoby dostarczania wydajnych rozwiązań logistycznych.

Interesują Cię rozwiązania EDI?

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące innowacji technologicznych w łańcuchach dostaw, chętnie odpowiemy na każde z Twoich pytań. Możesz skontaktować się z nami mailowo info@editel.pl

O firmie Odette

Odette International Ltd. to londyńska organizacja nonprofit, która zrzesza kilka krajowych stowarzyszeń i federacji branży motoryzacyjnej. Skupia się na promowaniu i rozwijaniu standaryzacji procesów i technologii w branży motoryzacyjnej. Działa na rzecz zwiększenia efektywności całego łańcucha dostaw, szczególnie poprzez rozwój cyfryzacji i wprowadzanie nowych standardów. Organizowana przez Odette międzynarodowa konferencja stanowi istotną okazję do nawiązywania kontaktów i dzielenia się sposobami rozwiązywania problemów.

www.odette.org

ODNOWIENIE PROCESÓW FAKTUROWANIA W DANONE KFT

Wprowadzanie nowych procesów jest zawsze dużym wyzwaniem w życiu firmy, wymaga uwagi i harmonii. W związku z tym przeprowadziliśmy wywiad z Karoliną Vácz-Long - Senior Transition Managerem Danone Invoice to Cash oraz Attilą Siposem - Project Managerem Editel HU, aby opowiedzieć o ich wspólnej pracy i doświadczeniach.

Karolina Vácz-Long, Senior Transition Manager Danone Invoice to Cash © Danone

Opowiedz nam o tym, czym się zajmujesz i jak zetknęłaś się z rozwiązaniami do e-fakturowania?

Karolina Vácz-Long: W Danone odpowiadam za finanse Invoice to Cash. W czerwcu 2022 roku nastąpiła zmiana strukturalna, w ramach której mój zespół powiększył się do 6 osób. Oznaczało to, że obszar Invoice to Cash został rozszerzony o fakturowanie, likwidację szkód i czynności pokrewne. Dokładne i szybkie fakturowanie można zapewnić po-

przez dostarczanie nowoczesnych rozwiązań i nadążanie za zmianami technologicznymi. To jest to, w co wierzę i dlatego uważam, że praca z rozwiązaniami e­fakturowania jest

Czy były inne powody, dla których wprowadzono e-faktu-

Karolina Vácz-Long: Razem z moim zespołem uważamy, że ochrona środowiska i dostarczanie nowoczesnych usług naszym partnerom biznesowym to nasz obowiązek.

Jak to się stało, że nawiązałaś współpracę z EDITEL?

Karolina Vácz-Long: Zespół EDITEL HU pojawił się, gdy chcieliśmy zmienić fakturowanie papierowe na elektroniczne. Dla mnie najważniejsza była możliwość wspomagania pracy moich kolegów, pracy w nowoczesnym i funkcjonalnym systemie. A także w celu zapewnienia klientom aktualnych i funkcjonalnych usług.

Z jakiego rozwiązania EDITEL korzystasz?

Karolina Vácz-Long: W Danone wprowadziliśmy elektroniczny system fakturowania. Oznacza to, że zamiast drukować faktury, wysyłamy je do naszych klientów za pośrednictwem systemu EDI, a za pośrednictwem tego systemu nasi partnerzy mogą łatwo i efektywnie rozliczać koszty.

Jak projekt został przyjęty po stronie kupującego?

Czy napotkałaś jakieś trudności?

Karolina Vácz-Long: Nasi klienci byli bardzo pozytywnie

nastawieni i pomocni, bo jeśli rozejrzymy się po świecie, to widzimy, że rozwiązania cyfrowe pomagają w pracy w wielu obszarach. Dziś nie ma wątpliwości, że musimy nadążać za tymi nowościami. Mimo to wprowadzenie zawsze wiąże się z drobnymi trudnościami, ale na szczęście, dzięki wiedzy naszego zespołu i ekspertom EDITEL HU, zawsze szybko je przezwyciężaliśmy.

Jak długo trwała realizacja projektu?

Karolina Vácz-Long: Pamiętam dokładnie tę datę. Zaczęliśmy w czerwcu 2022 r. i musieliśmy wdrożyć go do grudnia 2022 r. i osiągnąć cel, jakim było przejście 50% naszych klientów na fakturowanie elektroniczne. Plan ten został pomyślnie zrealizowany. W rzeczywistości lwia część pracy została wykonana w ciągu sześciu miesięcy.

Ilu klientów korzysta z fakturowania elektronicznego?

Karolina Vácz-Long: Obecnie 70­80% naszych klientów otrzymuje już faktury elektroniczne, więc napawa nas to ogromną dumą.

Jakie są korzyści z wprowadzenia fakturowania elektronicznego?

Karolina Vácz-Long: Wszyscy pracowaliśmy nad tym projektem z wielkim entuzjazmem, bo wiedzieliśmy, że zainwestowany czas zwróci się bardzo szybko. Oprócz wielu pozytywów chciałabym zwrócić uwagę na część finansową. Znacznie łatwiej jest sprawdzić, czy nasi klienci otrzymali i obejrzeli faktury, a także czy poprawiło się dotrzymywanie terminów płatności. Komunikacja i codzienny kontakt z klientami znacznie się poprawił. Naszą misją jest również wdrażanie rozwiązań przyjaznych dla środowiska w naszej codziennej pracy. Dzięki e­fakturowaniu zużywamy na co dzień znacznie mniej papieru i materiałów eksploatacyjnych do drukarek.

Czy w procesie są wbudowane punkty kontrolne?

Karolina Vácz-Long: Tak, codziennie pobieramy raport z archiwum, aby sprawdzić faktury wystawione dzień wcześniej. Przekazujemy te informacje zespołowi zarządzającemu, który może pomóc naszym klientom w sprawnym procesie przetwarzania faktur na podstawie raportów.

Czy faktury są archiwizowane w związku z fakturowaniem elektronicznym?

Karolina Vácz-Long: Tak, wszystkie wysłane faktury są archiwizowane na cyfrowym interfejsie EDITEL zgodnie z wy-

mogami prawnymi. Dzięki tej usłudze, oprócz wygodnego, codziennego korzystania z funkcji raportowania, system oferuje również inne korzyści. Nie ma potrzeby przechowywania faktur na papierze, co oszczędza czas, energię i dużo miejsca. Faktury można znaleźć online, wszystkie dane są łatwo dostępne podczas ewentualnego audytu NAV lub audytu wewnętrznego.

Jakie były zadania ze strony Editel przy wdrożeniu?

Attila Sipos: najpierw uzgodniliśmy dokładnie zadania, jakie dane mamy do dyspozycji i z jakiego formatu musimy je przekonwertować. Po pierwszych testach pojawiły się typowe problemy początkujących, które mogliśmy szybko naprawić, więc udało się przeprowadzić testy, wdrożenie i uruchomienie w zaplanowanym terminie.

Czy w trakcie tego procesu była jakaś szczególna potrzeba?

Karolina Vácz-Long: Zdarzyło się, że nagle na fakturze trzeba było dodać dane wymagane prawem, a EDITEL HU potrafił bardzo szybko naszą prośbę wykonać. Mogę wymienić tylko pozytywy, jeśli chodzi o wsparcie. Czas reakcji i współpraca z EDITEL HU to świetny przykład prawdziwej pracy zespołowej.

Jakie masz plany na przyszłość?

Karolina Vácz-Long: Myślę, że dzięki temu udanemu projektowi staliśmy się jeszcze pewniejsi, nasi klienci uznali przejście za bardzo udane. Planujemy również zdigitalizować nasze faktury przychodzące, ułatwiając pracę naszym kolegom z działu finansowego.

© Danone

WYDAWNICTWO

Właściciel i wydawca:

EDITEL Polska S.A., 31-416 Kraków/ Polska, Dobrego Pasterza 122A; T: +48 12 21 32 300; E-mail: info@editel.pl, www: www.editel.pl

EDITEL Polska jest spółką akcyjną należącą do EDITEL GROUP. Celem korporacyjnym EDITEL Polska jest elektroniczna wymiana danych między partnerami biznesowymi, sprzedaż wymaganego oprogramowania i usług wsparcia. Kierownictwo i odpowiedzialność za treść: Marta Dusio; Zespół redakcyjny: Marta Dusio, Rafał Sztyk;

Korekta: Marta Dusio Oprawa graficzna: www.creativedirector.cc; Drukarnia: Dagra Druk s.c.; Ujawnienie informacji jest zgodne z austriacką ustawą medialną z marca 2009r. z dalszymi poprawkami: celem niniejszego biuletynu jest promocja i wsparcie działalności biznesowej Grupy EDITEL. Częstotliwość publikacji: dwa razy w roku w języku polskim, w 500 egzemplarzach. EDITEL Journal jest również publikowany w językach: niemieckim, czeskim, słowackim, węgierskim, chorwackim oraz angielskim. Wszystkie wydania są dostępne w formie elektronicznej na stronie: www.issuu.com/editel_group.