EDITEL Journal PL 1/2023

WIEDEŃ ] BRATYSŁAWA | BUDAPESZT | KRAKÓW | PRAGA | ZAGRZEB

editelJOURNAL

EDI W ERZE CYFRYZACJI

I SZTUCZNEJ INTELIGENCJI

HARMONIA MIĘDZY

CZŁOWIEKIEM A TECHNOLOGIĄ

Wielka zmiana w EDISON

Początki firmy Edison sięgają 1996 roku, po 27 latach czas na nową erę.

W tym artykule odsłaniamy interesujące kulisy naszej transformacji.

Wywiad CEO

Edison SA dla GF

Czy z operacyjno-technologicznego punktu widzenia przedsiębiorcy mają jeszcze czas na wdrożenie tego, co jest niezbędne do integracji z KSeF?

Współpraca Editel i RAVAK

W RAVAK Hungary Kft., cyfryzacja odgrywa niezwykle istotną rolę w codziennych procesach. Firma nie tylko korzysta z inteligentnych urządzeń w biurze, ale również wprowadza innowacyjne rozwiązanie jakim jest komunikacja EDI. 9

MAGAZYN KORPORACYJNY GRUPY EDITEL

ARTYKUŁY W TYM NUMERZE

3

Transformacja Edison S.A.

Połowa roku 2023 to czas na dużą zmianę w firmie. Transformacja, nowa era, przekształcenie, metamorfoza to hasła, które mocno wybrzmiewają w artykule.

5

Wywiad dla Gazety Finansowej

Katarzyna Mazur z Gazety Finansowej przeprowadziła szczegółowy wywiad z Tomaszem Kucielem na temat gotowości firm do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

7

Pełna cyfryzacja w Aikawa

Pomysł wykorzystania technologii EDI u dostawcy dla przemysłu motoryzacyjnego a wyniki kontroli podatkowej.

OD REDAKCJI

10

Jak technologia EDI od firmy EDITEL przyczyniła się do efektywności działania aptek w skali dużego, rosnącego przedsiębiorstwa?

W SKRÓCIE

Czy Twoje przedsiębiorstwo jest przygotowane do integracji z KSeF?

Masz pytania lub sugestie dotyczące naszych usług?

Wypełnij formularz!

Śledź nasze najnowsze wpisy na LinkedIn!

Kuciel CEO, EDITEL POLSKA S.A.

O synergii ludzi i maszyn

Witamy w drugim numerze polskiej edycji Editel Journal.

Nie tak dawno temu, dyskusja nad pytaniem „kogo zastąpi sztuczna inteligencja” przyciągnęła wzmożoną uwagę (Chat GPT), ale takie obawy nie są nowością. Już pod koniec XIX wieku, społeczeństwo żyło w strachu, że maszyny zastąpią ludzką siłę roboczą. Samuel Butler, pisząc 13 czerwca 1863 roku, stwierdził: „[...] Kto dobrze życzy swojej rasie, powinien zniszczyć każdą maszynę, każdego bądź sortu [...]”. Oscar Wilde natomiast, z niezwykłą wręcz precyzją, znał odpowiedź na te obawy: „Obecnie maszyna konkurowała z człowiekiem. W odpowiednich warunkach będzie służyła człowiekowi”.

Ten cytat nie stracił na aktualności, zwłaszcza w dobie cyfryzacji i sztucznej inteligencji. Jest on związany również z EDI — technologią, która dąży do stworzenia „odpowiednich proporcji”: dąży do automatyzacji procesów tam, gdzie przyniesie to korzyść, oszczędzając przy tym cenny czas i wysiłek ludzi. Taka strategia zwalnia zasoby, umożliwiając skupienie się na obszarach, które nie mogą być efektywnie przejęte przez maszyny.

Artykuły zawarte w tym wydaniu jasno ilustrują tę harmonijną współpracę między człowiekiem a technologią w praktyce. Na przykład w sektorze owoców i warzyw, ręczna praca jest niezbędna do utrzymania wysokiej jakości produktów, podczas gdy w komunikacji biznesowej, wiele procesów może być efektywnie zautomatyzowanych i uproszczonych. „Zwolnienie zasobów, aby ponownie skupić się na kluczowych działaniach, takich jak rozwój produktów czy indywidualne doradztwo klientom” - to motyw, który przewija się przez prawie wszystkie projekty referencyjne opisane w tym wydaniu. Potwierdza, że nawet w tym stuleciu technologia nie zastąpi człowieka, ale będzie go wspierać - i to tam, gdzie ma to największy sens!

Przyjemnej lektury.

Tomasz Kuciel

© Weihs

Tomasz

© Kuba Stezycki

Zeskanuj kod QR za pomocą aplikacji do zdjęć.

EDISON STAJE SIĘ EDITEL POLSKA – PRZEOBRAŻENIE ZRODZONE Z SUKCESU

Czasem, aby się rozwijać, trzeba się zmieniać. Dotyczy to również firm, które na przestrzeni lat przeszły przez wiele etapów swojej działalności, dostosowując się do zmieniających się warunków rynkowych, technologii czy oczekiwań klientów.

Tak jest i w przypadku EDISON S.A., który właśnie przechodzi przez kolejny etap swojej ewolucji, zmieniając nazwę na EDITEL Polska S.A. Dlaczego to takie ważne? Otóż ten krok symbolizuje nie tylko dalszy rozwój firmy, ale również jej trwałą integrację z Grupą Kapitałową EDITEL.

Początki EDISON S.A. sięgają 1996 roku, kiedy w Polsce dopiero zaczynała się era telefonów komórkowych, a Internet był raczej domeną naukowców niż szerokich mas. Wówczas powstała firma DoctorQ

Services i gwarantowała dostęp do światowej sieci połączeń EDI. W 1999 roku DoctorQ EDI S.A. zmienił nazwę na EDISON – kwestia czy nazwa była inspirowana tylko nawiązaniem do skrótu EDI, czy zainspirowana osobą założyciela grupy GE samego Thomasa Edisona nie ma większego znaczenia, najważniejszym była szybko zbudowana rozpoznawalność w początkującej branży EDI.

... kwestia czy nazwa była inspirowana tylko nawiązaniem do skrótu EDI, czy zainspirowana osobą założyciela grupy GE samego Thomasa Edisona nie ma większego znaczenia ...

EDI S.A., która w tym samym roku zakupiła licencję na oprogramowanie EDI, stając się pierwszym operatorem elektronicznej wymiany danych (EDI) w Polsce. Licencja została zakupiona od wiodącego dostawcy rozwiązań EDI na świecie firmy GE Information

W 1999 roku firma stała się na parę lat częścią grupy PROKOM Internet – tej samej, do której należała wówczas Wirtualna Polska – pierwszy polski portal internetowy działający z sukcesem do dziś.

Na przełomie lat 90. i 2000. firma miała okazję brać udział w powstawaniu pierwszej polskiej bankowości elektronicznej. Początek lat 2000. to także pierwsze w Polsce duże wdrożenie

© ipopba –istockphoto

komunikacji EDI w branży FMCG — dla sieci Geant. Dzięki sieci połączeń międzynarodowych EDISON od samego początku specjalizował się w połączeniach polskich firm z partnerami zagranicznymi. Tym sposobem firma zbudowała silną pozycję w branży automotive, a w kolejnych dekadach w wielu branżach, dla których handel zagraniczny jest kluczowym czynnikiem sukcesu – obok branży motoryzacyjnej także branża stolarki okiennej czy meblarska. W latach 2010 firma mocno zarysowała swoją rolę w edi-fikacji branży DIY. Umowa z OBI, a przede wszystkim z Castoramą zbudowała silną pozycję EDISONA w tej branży, jak i w branżach powiązanych – szczególnie w branży instalacyjnej (HVAC) i instalacyjno-grzewczej (HEPAC).

Współpraca z Grupą Kapitałową EDITEL trwała równo cztery lata i nastał moment, aby uczynić kolejny krok naprzód.

na brokera Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) dla Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii. Należy także nadmienić, że firma od samego początku stara się uczestniczyć we wszelkich pracach standaryzacyjnych na rynku polskim – stąd uczestnictwo w Grupie Roboczej EDI przy GS1 oraz bliska współpraca z GS1 Polska w zakresie certyfikacji usług EDI.

To wszystko doprowadziło do przełomowego momentu w 2019 roku, kiedy to Grupa EDITEL przejęła większościowy pakiet akcji EDISON S.A., umacniając swoją pozycję jako lidera usług EDI w Europie Środkowo-Wschodniej.

W 2012 roku firma zadebiutowała na Giełdzie New Connect. Firma dołącza do Stowarzyszenia Emitentów Giełdowych (SEG), zrzeszającej firmy notowane na polskiej giełdzie (GPW).

Aby umocnić swoją pozycję w branży automotive, w roku 2016 EDISON przystąpił do Polskiej Izby Motoryzacyjnej (PIM), zacieśniając relację z profesjonalistami z tego sektora. Edison, aby rozumieć firmy, dla których świadczy usługi, przez lata jest i był członkiem wielu organizacji branżowych m.in. Regionalnej Izby Gospodarczej w Katowicach (zrzeszającej firmy z Górnego Śląska), Stowarzyszenia Dystrybutorów Części Samochodowych, Związku Producentów Dostawców i Dystrybutorów „Polskie Okna i Drzwi”.

W 2018 roku firma strategicznie przygotowując się do zmian na polskim rynku e-faktur zdecydowała się się przystąpić do organizacji OpenPeppol i stała się pierwszym Certyfikowanym Punktem Dostępowym Peppol w Polsce. Równolegle pracuje nad wdrożeniem i certyfikacją zintegrowanego systemu zarządzania jakością ISO 9001 / 14001 / 27001. Przygotowania kończą się pełnym sukcesem — EDISON wygrała przetarg

Mimo trudnych okoliczności, takich jak pandemia COVID-19 czy wojna w Ukrainie, EDISON nieustannie się rozwijał, zwiększając przychody i rozwijając bazę klientów. Ostatnie 2 lata upłynęły pod dyktando zmian regulacyjnych – decyzją Ministerstwa Finansów Polska w ślad za Włochami wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie B2B – Krajowy System e-Faktur (KSeF). Po wielu przesunięciach terminu wdrożenia – od II kwartału 2023 do III kwartału 2024 – ostateczny projekt ustawy został złożony do Parlamentu i ma być głosowany jeszcze w czerwcu 2023. EDISON od pierwszego sygnału o KSeF-ie aktywnie uczestniczy w grupach roboczych w Ministerstwie Finansów, jednocześnie budując rozwiązanie integrujące z KSeF. Doświadczenia zebrane przez lata prac z fakturami elektronicznymi EDI, świadczeniem usług dostępu do sieci Peppol oraz usługi brokera PEF gwarantują jakość nowej Zintegrowanej Platformy Usługowej „KSeF Connect”, z której wszyscy Klienci EDISONa i EDITELa mogą zacząć korzystać praktycznie „z marszu”.

© EDITEL Group

Współpraca z Grupą Kapitałową EDITEL trwała równo cztery lata i nastał moment, aby uczynić kolejny krok do przodu. W czerwcu 2023 roku EDISON zmienił nazwę na EDITEL Polska. Ta zmiana ma na celu podkreślenie bliskiej współpracy z Grupą Kapitałową EDITEL oraz dalszego wzmacniania pozycji firmy na rynku usług EDI.

Nowa nazwa - EDITEL Polska - to nie tylko zmiana wizerunku, ale przede wszytskim obietnica dalszego rozwoju.

ZACZNIJMY JUŻ DZIŚ PRZYGOTOWYWAĆ SIĘ DO INTEGRACJI Z KSEF

Z Tomaszem Kucielem, CEO w firmie Edison, rozmawia Katarzyna Mazur — prowadząca program Biznes Raport dla Gazety Finansowej (portalu i tygodnika o tematyce finasowo-ekonomicznej)

15 marca na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się długo wyczekiwany projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur. Czy Pana coś w tym projekcie zaskoczyło?

Nie mogę powiedzieć, że zaskoczyło, ponieważ od samego początku braliśmy udział w konsultacjach i śledziliśmy na bieżąco wszystkie zmiany. Natomiast warto zwrócić uwagę na to, co zostało wprowadzone do projektu w stosunku do wcześniejszych zapowiedzi. Jedną z ciekawszych i miłych zmian jest zmniejszenie sankcji za to, że coś zrobi się źle, wystawiając fakturę. I to, że owe sankcje wejdą w życie dopiero od stycznia 2025 r. Czyli mamy pół roku, licząc od 1 lipca 2024 r. na dostosowanie się do nowych reguł. Druga rzecz, która też jest in plus, to fakt, że ustawodawca uznał, że wystawcy faktur może przytrafić się awaria – może nam zabraknąć prądu, nasza infrastruktura bądź aplikacje mogą przestać działać. Ministerstwo w projekcie ustawy wskazało ścieżkę na wypadek, gdyby coś takiego się wydarzyło.

Poza tym, za czym postulowano, z koszyka faktur, które będą przetwarzane przez KSeF, wyjęto faktury konsumenckie. Mamy też przesunięcie obowiązywania tzw. uproszczonych faktur. One mogą obowiązywać bez KSeF do końca 2024 r. W projekcie pojawiło się też coś, co wcześniej było bardzo mocno dyskutowane, a co może nie być dla większości przedsiębiorców aż tak ważne, ale jest ważne od strony ustawowej i prawnej. Zostało bowiem powiedziane, że KSeF, o którym mówimy, ale także wcześniej wprowadzona Platforma Elektronicznego Fakturowania PEF, która jest wynikiem innej dyrektywy europejskiej (a dotyczy faktur dla instytucji publicznych) muszą istnieć równolegle, będą musiały ze sobą współpracować.

Czy integracja z KSeF będzie konieczna dla wszystkich przedsiębiorców? Czy ministerstwo założyło jakiś próg dochodowy, obrotowy, czy liczbowy?

KSeF będzie dotyczył wszystkich faktur. Nie powinno to być dla nikogo aż tak bolesne. Przechodziliśmy już różne zmiany na rynku, np. niedawno wszedł obowiązek wystawiania faktur przez systemy informatyczne. Pierwsze kroki w cyfryzacji księgowości został więc już poczyniony. Nawet dla najmniejszych podmiotów, które często korzystają z platform online do wystawiania faktur, to nie będzie wyzwanie nie do pokonania.

Czy z punktu widzenia operacyjnego, technologicznego rzeczywiście przedsiębiorcy mają jeszcze sporo czasu na wdrożenie tego, co jest niezbędne do integracji z KSeF?

Na wyzwaniach technologicznych aż tak bardzo bym się nie skupiał. Moim zdaniem największym wyzwaniem dla wszystkich firm jest zrozumienie tego, co tak naprawdę KSeF zmienia na poziomie przetwarzania danych, zmiany procesów biznesowych. Wiele mówi się w przestrzeni publicznej o tym, że integracja z KSeF będzie trudna dla małych przedsiębiorców. A ja pójdę pod prąd. O wiele trudniejszą sytuację mają duże przedsiębiorstwa i nie zawsze sobie z tego zdają sprawę. To będzie proces, który będzie wymagał

Tomasz Kuciel, CEO w firmie Edison

© Kuba Stezycki

centralizacji obiegu dokumentów finansowych, faktur, faktur korygujących. To jest potężna zmiana.

Dlaczego?

Weźmiemy takie przedsiębiorstwo, które ma 10 oddziałów, wiele biur sprzedaży, sklepów. Są takie przedsiębiorstwa i wcale nie jest ich tak mało. Na ogół jest tak, że w takich przypadkach faktura trafia w różne miejsca, do tych osób, do których powinna trafić, bo tak się nauczył dostawca. Ona jest przetwarzana, opisywana, każdy wie, co ma robić. I teraz to wszystko znika, wszystkie faktury będą w jednym wielkim worku na naszym koncie w KSeF. I to zmienia sytuację –trzeba te faktury w sposób umiejętny wyciągnąć i posegregować do różnych procesów, które do tej pory obsługiwały różne kategorie zakupów. To będzie wymagało konsolidacji procesów księgowych. Do tego dojdą jeszcze wyzwania, powiedziałbym, psychologiczno-socjologiczne.

Jak wesprzeć te osoby, które w firmach bezpośrednio będą musiały zrozumieć te procesy?

Namawiamy jako Edison - operator elektronicznej wymiany danych, do jak najszybszego testowania platformy KSeF. Uważam, że to nie jest aż takie trudne - tylko zacznijmy to robić. Jeżeli zostawimy to na ostatnią chwilę przed wdrożeniem, czyli zdecydujemy się na jakieś działania po 1 stycznia 2024 r., obawiam się, że może być gorąco.

Mówi Pan o tym, żeby już testować i tak naprawdę możliwość, niewymuszona przez legislację uczestnictwa w KSeF, już jest. Przedsiębiorcy z niej korzystają?

Nie korzystają. Nie znam statystyk, ale z naszych informacji, od kolegów po fachu, ekspertów i naszych klientów wiemy, że być może są jakieś pojedyncze firmy, które traktują KSeF jako faktyczną ścieżkę wystawiania faktur. Myślę, że dużo większy ruch Ministerstwo uzyska, kiedy już będzie ustawa, a nie tylko projekt.

À propos funkcjonujących już w naszej przestrzeni systemów, mamy już EDI, czyli Elektroniczną Wymianę Danych. Jak ona się ma do KSeF?

EDI to koncept, który powstał jeszcze w ubiegłym wieku, więc to dość stary projekt, natomiast wciąż niezmiernie aktualny. Pozwala on firmom stosującym dowolne systemy informatyczne wymieniać się dokumentami ustrukturyzowanymi.

A jak zmiany w przepisach podatkowych zaproponowanych w dokumencie VAT in Digital Age wpisują się w KSeF?

Bardzo mi się podoba to pytanie, bo tak naprawdę to KSeF będzie się musiał wpisać w dyrektywę VAT in Digital Age. I to jest chyba największe zaskoczenie. Zaskoczeniem jest to, że Unia Europejska zdecydowała się na tak szybkie wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w całej Unii Europejskiej. To się ma wydarzyć w 2028 r. i to jest, patrząc na to, jak działa Unia Europejska, bardzo szybki termin. Do tego muszą dostosować się wszystkie kraje. I teraz uwaga: od teraz już żaden kraj nie może wprowadzać takich systemów jak nasz KSeF. Wszyscy mają czekać do 2028 r. Zatem my już teraz wiemy, że nasz polski System będzie musiał przejść niebawem dodatkową ewolucję.

Jakie korzyści wynikają z integracji z KSeF dla systemu skarbowego?

Założenia Ministerstwa są ambitne. Po pierwsze uszczelnienie systemu poprzez lepszą kontrolę. Ministerstwo zakłada, że tylko w pierwszym roku dzięki KSeF powinno dodatkowo zyskać niemal 2 miliardy zł. To jest potężna kwota. Przez następne 10 lat przewiduje kolejne 10 mld zł, czyli średnio miliard co rok. O tyle ma się zwiększyć ściągalność podatku VAT. Nawet jeżeli tylko część z tego zostanie zrealizowana, to faktycznie jest to warte zachodu.

A jakie korzyści będzie czerpał przedsiębiorca z tej integracji z KSeF?

Ujednolicenie procedur, co zdecydowanie ułatwi życie. Np. korekta faktury będzie dużo łatwiejsza. Nie będzie trzeba udowadniać, że się ją dostarczyło, bo będzie wystawiona w Systemie. Przedsiębiorcy będą też otrzymywać szybciej zwrot VAT. Nie będzie dyskusji z kontrahentami o niedostarczonych, zagubionych fakturach, co może przyspieszyć proces płatności. Ale myślę, że prawdziwe korzyści uzyskają ci, którzy nie tylko zmienią swoje myślenie o fakturach, ale którzy w ogóle przejdą na elektroniczne komunikowanie się w łańcuchach dostaw i we wszystkich transakcjach B2B.

Przychodzi klient do Edison i mówi: Potrzebuję wsparcia w integracji z KSeF. Na co może liczyć z Państwa strony?

Na pełne zaopiekowanie się. Jesteśmy przygotowani na wymagające, wielosystemowe integracje, ale też na potrzeby najmniejszych przedsiębiorców. Mamy już dziś gotowe rozwiązanie, które już funkcjonuje. Możemy praktycznie z marszu rozpocząć proste testowanie. Dzięki temu przedsiębiorcy z nami współpracujący będą mieli czas na dopasowanie się do zmian i nowych procesów i zastanowienie się nad tym, czy można zrobić coś więcej.

PEŁNA CYFRYZACJA W AIKAWA

Rok 2010 miał kluczowe znaczenie dla rozwoju w Aikawa Hungary. Właśnie wtedy podjęto decyzję o konieczności wdrożenia systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Nie dało się dłużej utrzymać sytuacji, w której systemy działały niezależnie od siebie, a dane konsolidowane raz do roku znacznym wysiłkiem wielu osób. Mimo tych starań pojawiały się znaczące braki i rozbieżności w ewidencji zapasów, które miały poważne konsekwencje ekonomiczne.

„Zawsze były pewne rozbieżności i braki; celem było jak najbardziej zbliżenie się do rzeczywistości, ale nigdy nie udało nam się tego w pełni osiągnąć. Najpoważniejszym problemem była różnica w zapasach - jako producent pracujemy z ogromną liczbą kodów SKU i dużymi wolumenami, a tam, gdzie występuje przetwarzanie manualne, błędy pojawiają się najczęściej”dzieli się swoimi doświadczeniami

Réka Muzsay, General Manager.

na początku 2014 roku zintegrowano księgę główną, a pod koniec 2017 roku część zarządzania produkcją i zapasami.

Pomysł wykorzystania technologii EDI również pojawił się w roku 2010, ponieważ obsługa zamówień i prognoz wymagała dużej ilości ręcznej pracy. „Chcieliśmy uczynić ten proces bezbłędnym i efektywnym” - mówi Réka Muzsay.

„Chcieliśmy uczynić ten proces bezbłędnym i efektywnym”

Réka Muzsay, General Manager, Aikawa Hungary

Firma początkowo rozpoczęła rozwój własnego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, ale ostatecznie skierowała swoje wysiłki w stronę gotowych rozwiązań. Uwzględniając kryteria zebrane podczas własnych prac rozwojowych wybór padł na system MS Navision. Wprowadzenie systemu odbyło się dwuetapowo:

Po pełnym wdrożeniu systemu Navision, otworzyły się dla nas możliwości zastosowania technologii EDI. Nasz główny partner - firma Alpine Kft.już wcześniej z sukcesem wdrożył komunikację EDI za pomocą rozwiązania od EDITELa. Stąd naturalnym wyborem dla nas, w kontekście optymalizacji procesów związanych z EDI, stało się również skorzystanie

Kluczowym elementem naszego projektu było wdrożenie systemów EDI odpowiedzialnych za prognozy, składanie zamówień, ich potwierdzanie, wystawianie faktur, a także generowanie zwrotów listów przewozowych na żądanie firmy Alpine Kft. Był to istotny postęp dla naszej organizacji, który znacząco zredukował obciążenia administracyjne i minimalizował ryzyko błędów. Ruch ten pozwolił nam wprowadzić większą efektywność i precyzję w obszarze elektronicznej wymiany danych

Kluczowym dla projektu było wprowadzenie prognoz, zamówień, potwierdzeń zamówień, wysyłki faktur, a także –na życzenie firmy Alpine Kft - generowanie listów przewozowych. Był to duży krok dla firmy, który znacznie zmniejszył obciążenie administracyjne i zredukował prawdopodobieństwo popełniania błędów.

Jakie były wyniki procesu? Réka Muzsay reasumuje: „Wszystkie dane przechodzą przez zamknięty system, czyniąc go rozwiązaniem na którym można polegać. Jest to kluczowe, ponieważ za obsługą systemu stoją ludzie - dla nich ważne jest, aby mieli pełne zaufanie do narzędzi, którymi się posługują. Integracja EDI z systemem Navision tylko pogłębiła to zaufanie.

Dzięki tym niezawodnym systemom teraz przeprowadzamy pełne, tradycyjne inwentaryzacje tylko raz na trzy lata”.

EDI było pierwszym kamieniem milowym, a następnym krokiem było opracowanie procesu wysyłania i archiwizacji faktur zabezpieczanych PKI. Wysyłanie faktur w tej formie przyniosło te same korzyści, co EDI – zmniejszyło obciążenie administracyjne, zwiększyło niezawodność i precyzję. Najważniejszą zaletą była jednak niepodważalność doręczenia faktury. Nie można już kwestionować, czy przesyłka lub faktura dotarła, co stanowi gwarancję dla obu stron. Partnerzy dobrze przyjęli tę innowację - korzyści są oczywiste dla wszystkich, a takie rozwiązania stały się pows-

Nowe systemy EDI i PKI działały bez zakłóceń przez wiele lat. W 2021 roku firma przeszła kontrolę podatkową. Kontrola dotyczyła roku w którym firma doświadczyła największych zmian. Mimo wdrożenia systemów Navision i EDI czy harmonizacji systemów itp. kontrola podatkowa zakończyła się bez jakiejkolwiek uwag - wszystkie systemy zdały egzamin. Wyniki kontroli pokazują, że nie można podważać niezawodności systemu. Kontrole podatkowe stały się dla firmy rutyną, a dostarczanie danych jest teraz szybsze i prostsze niż kiedykolwiek.

www.aikawa.hu

GRUPA AIKAWA

AIKAWA Hungary Electronics

Ltd. to firma założona w 1999 roku z siedzibą w Dunaujvaros, będąca oddziałem japońskiego dostawcy dla przemysłu motoryzacyjnego. Jako ekspert w dziedzinie technologii tłoczenia i wykrawania, jego precyzyjne produkty mechaniczne można znaleźć w większości marek samochodów, takich jak: BMW, Volvo, Audi, Skoda, Mercedes Benz, Honda, Porsche, Toyota, VW, Renault, Suzuki, Chrysler, czy Jaguar.

W swoich zakładach produkują przede wszystkim elementy metalowe dla urządzeń audio, różnego rodzaju elementy mocujące, przy użyciu własnych, precyzyjnie wytworzonych narzędzi do tłoczenia. Te elementy są dalej obrabiane zgodnie z wymaganiami klienta, a także w razie potrzeby jest wykonywany kompleksowy montaż mechaniczny.

Firma spełnia surowe normy jakości i regulacje dotyczące ochrony środowiska obowiązujące dla dostawców w branży przemysłu motoryzacyjnego.

© Aikawa

INTELIGENTNE BIURO Z INTELIGENTNYM ZARZĄDZANIEM DOKUMENTAMI

Często słyszymy o nowoczesnych biurach wyposażonych w czujniki i inteligentne urządzenia, w których rolety działają automatycznie, a klimatyzacja „ustawia się sama”.

Co to znaczy pracować w takim biurze i jak myśli o tym nowoczesna firma dbająca o środowisko? Firma RAVAK Hungary Kft. pozwoliła nam zobaczyć, jak wyglądają „inteligentne” biuro na co dzień.

Maksymalny komfort

Pierwsze zaskoczenie po wejściu do budynku: brak przełączników światła. Automatyczne oświetlenie, czujniki obecności (nie ruchu) i czujniki natężenia światła dbają o właściwe wykorzystanie energii.

Komfort pracy zapewniają automatyczne rolety, którymi steruje automatyka budynku na podstawie danych ze stacji pogodowych na dachu budynku oraz natężenia światła słonecznego.

Latem rolety opuszczane są już przy mniejszym natężeniu światła, aby budynek nie nagrzewał się, natomiast zimą pozwalają na większe natężenie światła słonecznego, co pozwala na obniżenie kosztów ogrzewania. Jednocześnie uwzględnia się, że monitory i projektory są dobrze widoczne. Dodatkowo w biurze zamontowano inteligentne głośniki, jeśli pracownicy chcą słuchać muzyki – istotne jest dobre samopoczucie.

Cyfryzacja w zarządzaniu dokumentami

W RAVAK Hungary Kft. cyfryzacja odgrywa kluczową rolę w codziennych procesach. To dążenie pojawia się nie tylko w biurze wyposażonym w inteligentne rozwiązania, ale również w procesach logistycznych.

Od kilku lat stosują elektroniczną wymianę danych (EDI), dzięki czemu przyjmują zamówienia i wysyłają listy przewozowe oraz faktury.

Listy przewozowe są podpisywane cyfrowo, dzięki czemu potrzebna jest tylko jedna kopia do wydrukowania dla klienta –większość ich partnerów wciąż preferuje rozwiązania oparte na papierze.

Współpraca EDITEL Hungary z RAVAK rozpoczęła się w lipcu 2020 roku, gdy dokonano zmiany dostawcy systemu ERP. Wówczas EDITEL przejął procesy EDI (przyjmowanie faktur i wysyłanie zamówień), uzupełniając je o wysyłanie listów przewozowych.

„Przejście odbyło się bardzo szybko i bez problemów, wraz z wprowadzeniem systemu zarządzania przedsiębiorstwem, co pozwoliło nam również na spełnienie naszych wymagań dotyczących możliwości obsługi formatu XML przez system ERP” – podzielił się z nami swoją opinią Áron Karvaly, menedżer IT.

Obecnie korzystamy z usług EDI w komunikacji z sieciami sklepów z artykułami sanitarnymi (HVAC) oraz sklepami budowlanymi i prowadzimy rozmowy w celu angażowania kolejnych potencjalnych partnerów.

www.ravak.hu

RAVAK Hungary Kft.

RAVAK Hungary Kft., założona w 1999 roku, jest spółką zależną czeskiej

RAVAK Rt., największego producenta wyposażenia łazienek w Europie Środkowej. Obecnie firma odgrywa istotną rolę na węgierskim rynku urządzeń i akcesoriów łazienkowych. Oferuje produkty spełniające rygorystyczne standardy, a produkcja odbywa się w różnych zakładach. Marmurowe brodziki i umywalki są wytwarzane w Segedynie na Węgrzech, meble łazienkowe i produkty ceramiczne pochodzą z fabryki w Polsce, natomiast kabiny prysznicowe i wanny są produkowane w Czechach. W 2020 roku firma osiągnęła obroty przekraczające 4,3 miliarda forintów.

TYLKO MIEJSCE NA REALIZACJĘ RECEPTY

Każdy z nas od czasu do czasu musi odwiedzić aptekę, nie tylko po leki na pospolite dolegliwości. Znają to doskonale wszyscy. Dzisiaj w aptece

można nabyć leki, witaminy, suplementy diety, kosmetyki, materiały medyczne, a nawet małe urządzenia elektroniczne.

Aby wszystko funkcjonowało prawidłowo, aby apteki były dostatecznie i na czas zaopatrzone, musi w cały proces zaangażować się wiele podmiotów i pracowników. Przyglądniemy się w tym artykule temu, co dzieje się za kulisami.

Dr.Max idzie z duchem czasu i modernizuje

się

„Z szacunkiem i dumą patrzymy na przeszłość, jak to wszystko udało nam się zrealizować. Mamy ponad 2000 pracowników, których pracę niezmiernie cenimy i cieszymy się, że udaje nam się zapewniać wysokiej jakości opiekę zdrowotną we wszystkich regionach Słowacji. Dzielimy wspólne wartości, wzajemnie się wspieramy i dajemy kolegom

możliwość uczestnictwa we wspólnym sukcesie. Trzeba iść naprzód, także w innych kierunkach, co dotyczy automatyzacji i cyfryzacji procesów biznesowych. Każda apteka jest samodzielną jednostką i regularnie przetwarza dużą ilość faktur. Z tego powodu skontaktowaliśmy się z firmą EDITEL, która oferuje wysokiej jakości rozwiązania w tym zakresie. Co więcej, EDITEL działa w tych samych krajach co Dr.Max, więc może być dla nas strategicznym partnerem w całym regionie środkowoeuropejskim”, mówi Juraj Bóna, Dyrektor Finansowy firmy Dr.Max na Słowacji.

Štefan Sádovský, Dyrektor Generalny EDITEL SK&CZ

dodaje: „Na naszych pierwszych spotkaniach dyskutowaliśmy, jak przebiega cały proces od zamówienia do fakturowania w aptekach. W sektorze farmaceutycznym, a więc dostaw le-

©

Dr.Max

ków, od wielu lat w branży stosowany jest system PharmINFO, przede wszystkim do przetwarzania elektronicznych zamówień i listów przewozowych z wykorzystaniem monitorowania bieżącego stanu zapasów. Z punktu widzenia procesu, chodzi więc głównie o zautomatyzowane przetwarzanie faktur w dostawach od dystrybutorów farmaceutycznych, które obecnie są pokryte tylko minimalnie, a technologia EDI idealnie pasuje do tego procesu. W przypadku Dr.Max mówimy o około 70-80 tys. skonsolidowanych faktur rocznie, a liczba ta rośnie każdego roku o około 10% ze względu na rozbudowę sieci aptek.”

„...EDITEL działa w tych samych krajach co Dr. Max, więc może być dla nas strategicznym partnerem w całym regionie środkowoeuropejskim.“

Juraj Bóna, Dyrektor Finansowy firmy Dr.Max na Słowacji

Dzięki EDI od EDITEL-a wszystko staje się prostsze

„Ponadto Dr.Max poprzez swój sklep internetowy sprzedaje obecnie tysiące dodatkowych pozycji towarowych poza asortymentem farmaceutycznym, które kupuje od około 300

różnych dostawców z różnych sektorów (FMCG, elektro, drogeria itp.). W przypadku tych dostawców firma Dr.Max chce pokryć cały proces zakupowy i logistyczny za pomocą rozwiązania EDI od firmy EDITEL, począwszy od elektronicznych zamówień, przez zautomatyzowane magazynowanie (listy przewozowe i potwierdzenia odbioru), aż po całkowicie bezpapierowe fakturowanie. Z tego punktu widzenia, EDI jest najbardziej uniwersalnym narzędziem do podłączenia tak wielu dostawców. Według wstępnej analizy, wielu z tych dostawców z innych sektorów już od dawna korzysta z EDI (drogerie, markety RTV/AGD, sieci sportowe itp.), dzięki czemu Dr.Max będzie mógł natychmiast nawiązać z nimi połączenie EDI. Rozwiązanie EDI znacznie ułatwi pracę księgowym w Dr.Max, jak również innym pracownikom zaangażowanym w cały proces, zminimalizuje manualne przetwarzanie, a tym samym zmniejszy liczbę błędów”, wyjaśnia Štefan Sádovský.

www.drmax.cz

Dr.Max

Sieć aptek Dr.Max oferuje szeroki asortyment leków, suplementów diety, materiałów medycznych, kosmetyków itp. Historia aptek Dr.Max sięga 2006 roku, kiedy pojawił się pomysł, aby dostarczać najwyższej jakości opiekę farmaceutyczną dostępną regionalnie na całym terytorium Słowacji. Stopniowo firma Dr.Max otwierała kolejne placówki i wprowadzała innowacje do sektora farmaceutycznego. Każde otwarcie nowej apteki było okazją do nauczenia się czegoś nowego i do pójścia naprzód. Wszystko zaczęło się w Koszycach w pierwszej centrali Dr.Max, która w mniejszym stopniu działa do dziś. W 2009 roku firma Dr.Max wprowadziła na rynek swoją własną certyfikowaną markę prywatną, która stopniowo się rozwija i obecnie obejmuje ponad 300 produktów, które swoją różnorodnością są w stanie zaspokoić potrzeby naszych klientów. W 2012 roku otwarto nową siedzibę firmy w Bratysławie. Później, w 2014 roku, uruchomiono nowy sklep internetowy, z zamiarem dostarczania asortymentu również online – 24/7. Obecnie sieć ma ponad 350 aptek i dysponuje ponad 460 punktami odbioru.

Działania Dr.Max, skierowane na automatyzację i cyfryzację procesów biznesowych, pokazują, jak technologia EDI od firmy EDITEL może znacznie przyczynić się do efektywności działania aptek w skali dużego, rosnącego przedsiębiorstwa. Rozwiązania takie jak te pomagają nie tylko w zarządzaniu codzienną działalnością, ale także przyczyniają się do długoterminowego rozwoju i sukcesu firmy.

Dr.Max

WYDAWNICTWO

Właściciel i wydawca:

EDITEL Polska, 31-416 Kraków/ Polska, Dobrego Pasterza 122A; T: +48 12 21 32 300; E-mail: info@editel.pl, www: www.editel.pl

EDITEL Polska jest spółką akcyjną należącą do EDITEL GROUP. Celem korporacyjnym EDITEL Polska jest elektroniczna wymiana danych między partnerami biznesowymi, sprzedaż wymaganego oprogramowania i usług wsparcia.

Kierownictwo i odpowiedzialność za treść: Tomasz Kuciel; Zespół redakcyjny: Marta Dusio, Katarzyna Dorda;

Korekta: Marta Dusio

Oprawa graficzna: www.creativedirector.cc;

Drukarnia: Print Alliance HAV Produktions GmbH; Ujawnienie informacji jest zgodne z austriacką ustawą medialną z marca 2009r. z dalszymi poprawkami: celem niniejszego biuletynu jest promocja i wsparcie działalności biznesowej EDITEL Austria.

Częstotliwość publikacji: dwa razy w roku w języku polskim, w 700 egzemplarzach. EDITEL Journal jest również publikowany w językach: niemieckim, czeskim, słowackim, węgierskim, chorwackim oraz angielskim. Wszystkie wydania są dostępne w formie elektronicznej na stronie: www.issuu.com/editel_group.