EDITEL Journal SK 1/2023

editelJOURNAL

BUDÚCNOSŤ LADÍ S EDI

Spoľahlivé EDI je základom efektívnej komunikácie

EDI je aj vo svete kníh nevyhnutnou súčasťou úspešného a hladkého obchodného procesu a efektívnej komunikácie s partnermi na knižnom trhu.

Lekárne dnes už nie sú iba o liekoch

Je potreba napredovať aj v iných smeroch, a to sa týka aj automatizácie a digitalizácie podnikových procesov.

HOPI a EDI

Vďaka systému SAP má spoločnosť HOPI úplnú kontrolu nad logistickými operáciami svojich klientov v ich skladoch, vrátane riadenia dodávok konečným zákazníkom.

FIREMNÝ ČASOPIS SKUPINY EDITEL

VIEDEŇ | PRAHA | BRATISLAVA | BUDAPEŠŤ | ZÁHREB | KRAKOV

ČLÁNKY V TOMTO ČÍSLE

3

Všetko plynie, všetko sa neustále mení … Fenomén doby, dnes veľmi populárne kníhkupectvá, pohodlné sedenie s možnosťou si prelistovať, alebo aj prečítať väčšiu časť knihy. Niektoré kníhkupectvá posúvajú možnosti ešte ďalej, a dáte si pritom aj výbornú kávičku.

5

Matematika nepustí …

EDITEL konvertuje faktúry z formátu vytvoreného centrálne spoločnosťou HAVI do formátu používaného franšízantmi a doručuje elektronické účtenky buď priamo príjemcom, alebo ich externým účtovným spoločnostiam na ďalšie spracovanie.

6

Lekárne dnes už nie sú iba o liekoch

Aby všetko fungovalo, tak ako má, a lekárne boli dostatočne a včas zásobené, musí sa do celého pro-

EDITORIAL

10

Dovoľte nám byť “tlmočníkom” na malom “výlete do EDI jazyka” a objavte výhody, ktoré má EDI pre vašu firmu v rukáve.

V SKRATKE

ZNIŽOVANIE NÁKLADOV PRECHODOM NA EDI

EXITE®: VIAC AKO LEN VÝMENA DÁT

Štefan Sádovský

Generálny riaditeľ pre Slovenskú a Českú republiku

O ĽUĎOCH A STROJOCH

Dovoľte mi niekoľko slov na úvod ďalšieho čísla nášho firemného časopisu. Okrem našich dlhoročných renomovaných zákazníkov v súčasnosti poskytujeme služby aj mnohým novým zákazníkom zo širokého spektra priemyselných odvetví.

Už koncom 19. storočia panovali všadeprítomné obavy, že ľudskú prácu nahradia stroje. Správnu odpoveď však už vtedy poznal spisovateľ Oscar Wilde: „Dnes stroj konkuruje človeku. Za správnych podmienok by mal človeku slúžiť.“ Tento citát sa zdá byť opodstatnený aj dnes – v dobe digitalizácie a umelej inteligencie. A to isté platí aj pre EDI. Technológia, ktorá sa snaží dosiahnuť práve túto „správnu rovnováhu“: automatizovať procesy v tých oblastiach, kde má zmysel ušetriť cennú ľudskú prácu. Týmto sa zároveň vytvárajú voľné zdroje na zamestnávanie ľudí práve v tých oblastiach, ktoré nemôžu prevziať stroje.

Články v tomto čísle názorne ukazujú, ako táto interakcia medzi ľuďmi a technológiami vyzerá v praxi: Napríklad v sektore ovocia a zeleniny je manuálna práca nevyhnutná kvôli zachovaniu kvality produktov; na druhej strane v obchodnej komunikácii s maloobchodníkmi sa dá automatizovať a zjednodušiť veľa vecí. „Uvoľnite zdroje, ktoré sa môžu viac sústrediť na hlavnú činnosť, napríklad na vývoj produktov alebo osobné poradenstvo zákazníkom“ ­ toto tvrdenie sa prelína takmer všetkými uvedenými referenčnými projektmi a dokazuje, že ani v tomto storočí technológia v žiadnom prípade nenahradí ľudí, ale len poskytuje podporu – presne tam, kde to má zmysel!

Blíži sa čas dovoleniek a oddychu. Dovoľte mi, aby som vám preto zaželal krásne leto a príjemné čítanie.

JUST-IN-TIME A JUST-IN-SEQUENCE

Štefan Sádovský

VŠETKO PLYNIE, VŠETKO SA NEUSTÁLE MENÍ …

Fenomén doby, dnes veľmi populárne kníhkupectvá, pohodlné sedenie s možnosťou si prelistovať, možno aj prečítať väčšiu časť knihy.

Niektoré kníhkupectva idú ešte ďalej a dáte si pritom aj výbornú kávu.

Áno, hovorí sa o Panta Rhei, čo znamená v Platónovej skrátenej interpretácii, že všetko sa neustále mení.

Tento trend naštartovala Panta Rhei už pred viac ako dvadsiatimi rokmi v bratislavskom Poluse a úspešne ním dobyla Bratislavu a veľké slovenské mestá. Pre ľudí boli tieto pekné a veľké kníhkupectvá s kaviarňami niečím novým, o čom dovtedy len počuli či čítali v článkoch zo zahraničia. Otvorené od 10.00 do 22.00 vrátane sobôt a nedieľ, nepreberné množstvo kníh, sadnete si a listujete v knihe, začítate sa a zrazu máte dojem, že aj vy ste súčasťou tohto sveta. V každom prípade však už svojou atraktívnosťou dokázala Panta Rhei pritiahnuť ku knihám množstvo ľudí.

Všetko to začalo novým konceptom

Michal Rajter, generálny riaditeľ

Najväčšia sieť kníhkupectiev na Slovensku, a jeden z najväčších e­shopov s knihami, prevádzkuje aj takmer 20 kaviarní Café Dias. Kníhkupectvo Panta Rhei ponúka klasiku aj novinky, beletriu, náučné a aj detské knihy. Okrem predaja kníh má aj široký doplnkový sortiment. „To bol pre nás impulz, začať rozmýšľať o efektívnej elektronickej komunikácii s našimi obchodnými partnermi. Tým, že sme rozširovali sieť dodávateľov aj kníhkupectiev, papierovania pribúdalo,“ popisuje začiatky, Michal Rajter, generálny riaditeľ.

© Panta Rhei

„To bol pre nás impulz, začať rozmýšľať o efektívnej elektronickej komunikácii s našimi obchodnými partnermi.“

Statisíce titulov, niekoľko desiatok predajní a predovšetkým množstvo rôznych dodávateľov, toto všetko doviedlo spoločnosť k rozhodnutiu, začať automatizovať nákupné procesy. A nie len to, zároveň chce riešiť formou EDI aj remitendy, teda vrátenie nepredaného tovaru. Panta Rhei oslovila spoločnosť EDITEL s požiadavkou na zavedenie efektívnej EDI komunikácie. Do procesu elektronickej komunikácie je potrebné okrem veľkých knižných vydavateľov (Ikar, Slovart, Albatros, Pemic,...) pripojiť aj dodávateľov doplnkového sortimentu ako sú pohľadnice, hračky, sviečky, CD/DVD a mnoho ďalšieho. Spolupráca s TOP 20 dodávateľmi predstavuje cca 80% objemu všetkých spracovaných dokladov.

-

dal: „Pilotným partnerom pre Panta Rhei bola spoločnosť -

jení 3 dodávatelia a pripravuje sa roll out na ďalších niekoľko desiatok obchodných partnerov. V rámci EDI využíva Panta Rhei celý obchodný proces, od objednávok, cez dodacie listy až po faktúry a očakáva sa, že celkovo bude prebiehať výmena v množstve približne 10 000 správ mesačne. Neskôr je v projekte plánované rozšírenie o ďalšie obchodné dokumenty súvisiace napr. s remitendou a pod.“

„A tu sa ukazuje, že EDI je aj vo svete kníh nevyhnutnou súčasťou úspešného a hladkého obchodného procesu a efektívnej komunikácie s partnermi na knižnom trhu,“ dodáva Štefan Sádovský.

www.pantarhei.sk

Panta Rhei

Panta Rhei je najvýraznejšia a najkľúčovejšia sieť kníhkupectiev na Slovensku, ktorá má aj svoju online predajňu. Miesto, kde ak prídete, majú otvorené kedykoľvek. Aj počas lockdownu, či po polnoci. 150 000 kníh na sklade, 60 kníhkupectiev s osobným odberom, 1000+ partnerských miest na vyzdvihnutie. Koncept nového kníhkupectva dáva na prvé miesto zákazníka a jeho príjemný pocit z času stráveného medzi knihami. Okrem nich tu zákazník nájde aj bohatú ponuku hračiek, spoločenských hier, diárov a písacích potrieb.

© Panta Rhei

©

Panta Rhei

MATEMATIKA NEPUSTÍ ...

... pre poskytovateľa logistických služieb HAVI a jeho zákazníkov, medzi ktorých patrí aj viac ako 40 franšízantov McDonald‘s. Digitalizácia účtovného procesu to umožňuje!

„Pretvárame spojenie medzi ľuďmi a produktmi pre lepšiu budúcnosť“ ­ to je hlavná zásada medzinárodnej logistickej spoločnosti HAVI. Spoločnosť, ktorej klientmi sú renomované gastronomické spoločnosti na celom svete, sa zameriava na optimalizáciu dodávateľského reťazca.

To zahŕňa aj proces fakturácie spoločnosti HAVI voči franšízantom spoločnosti McDonald‘s, ktorý bol donedávna ešte stále výhradne papierový. Vďaka aktívnej podpore spoločnosti EDITEL pri vývoji a implementácii vhodného riešenia sa teraz už faktúry zasielajú príjemcom len elektronicky a plne automatizovane. Faktúry sa vďaka tomu môžu správne a bez ďalšieho manuálneho spracovania zaúčtovať vo vlastných systémoch príjemcov (BMD alebo RZL).

EDITEL konvertuje faktúry z formátu vytvoreného centrálne spoločnosťou HAVI do formátu používaného franšízantmi a doručuje elektronické účtenky buď priamo príjemcom, alebo ich externým účtovným spoločnostiam na ďalšie spracovanie.

Podľa Georga Buchingera, generálneho riaditeľa spoločnosti HAVI Austria, bol tento projekt realizovaný predovšetkým s cieľom „poskytovať lepšie služby našim klientom. Vďaka

odbornej podpore spoločnosti EDITEL sme mohli našu fakturáciu zdigitalizovať, čo našim klientom uvoľní zdroje, aby sa mohli viac sústrediť na svoju hlavnú činnosť,“ povedal pán Buchinger.

www.havi.com

Havi Logistics GmbH

HAVI je globálna súkromná spoločnosť zameraná na inovácie, optimalizáciu a riadenie dodávateľského reťazca pre popredné značky. V niektorých krajinách spoločnosť ponúka aj marketingové riešenia pod značkou The Marketing Store. V Rakúsku má spoločnosť HAVI tri pobočky s celkovým počtom viac ako 180 zamestnancov. Každé z distribučných centier má svoje vlastné expedičné a skladové tímy. Odtiaľto spoločnosť obsluhuje viac ako 280 miest dodania v celom Rakúsku, od Feldkirchu až po Parndorf. Spoločnosť HAVI je aktívna aj v Európe, kde pôsobí so svojimi sesterskými spoločnosťami vo viac ako 37 krajinách.

V SKRATKE

n Digitalizácia fakturácie pre uzavretý franšízový systém

n Konverzia údajov zo súborov EDIFACT do interných formátov (BMD, RZL)

n Automatizovaný prenos faktúr vo formáte PDF

n Poskytovanie údajov priamo klientom do centrálnych systémov alebo nepriamo ich externým účtovným spoločnostiam

n Lepšie služby zákazníkom vďaka efektívnosti a úspore času

LEKÁRNE DNES UŽ NIE SÚ

IBA O LIEKOCH

Každý z nás občas potrebuje zájsť do lekárne, a to nielen pre lieky na bežné neduhy. To asi všetci dobre poznáme. Dnes je možné si v lekárni kúpiť lieky, vitamíny, potravinové doplnky, kozmetiku, zdravotnícky materiál, a dokonca aj malú elektroniku.

Aby všetko fungovalo, tak ako má, a lekárne boli dostatočne a včas zásobené, musí sa do celého procesu zapojiť viacero subjektov a zamestnancov. V článku sa pozrieme do zákulisia, ako a čo všetko prebieha na pozadí.

Dr.Max ide s dobou a modernizuje

„S rešpektom a hrdosťou sa pozeráme do minulosti, ako sme to všetko zvládli. Máme viac ako 2000 zamestnancov, ktorých prácu si nesmierne vážime a sme radi, že sa nám darí prinášať kvalitnú zdravotnú starostlivosť vo všetkých regiónoch Slovenska. Zdieľame spoločné hodnoty, navzájom sa podporujeme a kolegom ponúkame možnosť participovať na

spoločnom úspechu. Je potreba napredovať, aj v iných smeroch, a to sa týka aj automatizácie a digitalizácie podnikových procesov. Každá lekáreň je samostatná jednotka a pravidelne spracováva veľké množstvo prijatých faktúr. Z tohto dôvodu sme oslovili spoločnosť EDITEL, ktorá poskytuje kvalitné a plnohodnotné riešenia pre túto oblasť. Okrem toho EDITEL pôsobí práve v tých krajinách ako aj Dr.Max, takže môže byť pre nás do budúcna strategickým partnerom v celom stredoeurópskom regióne“, hovorí Juraj Bóna, finančný riaditeľ zo spoločnosti Dr.Max Slovensko.

Štefan Sádovský, generálny riaditeľ EDITEL SK&CZ k tomu dodáva: „Na našich prvých stretnutiach sme diskutovali, ako

vlastne prebieha celý proces od objednania až po fakturáciu v lekárňach. V rámci farmaceutického sektoru a teda dodávania liekov sa dlhé roky v odvetví využíva systém PharmINFO, a to predovšetkým na spracovanie elektronických objednávok a dodacích listov s využitím sledovania aktuálneho stavu zásob. Z procesného hľadiska ide teda pri dodávkach od farmaceutických distribútorov najmä o automatizované spracovanie faktúr, ktoré je aktuálne pokryté len minimálne a EDI technológia sa na tento proces ideálne hodí. V prípade

„EDITEL pôsobí práve v tých krajinách ako aj Dr.Max, takže môže byť pre nás do budúcna strategickým partnerom v celom stredoeurópskom regióne“

Juraj Bóna, finančný riaditeľ zo spoločnosti Dr.Max Slovensko

Dr.Max sa jedná rádovo o cca 70­80 tisíc súhrnných faktúr za rok a každým rokom tento počet narastie približne o 10% vzhľadom k rozširovaniu siete lekární.“

S EDI od EDITELu je všetko jednoduchšie

„Okrem toho Dr.Max prostredníctvom svojho e­shopu dnes už predáva aj tisícky ďalších tovarových položiek mimo farmaceutický sortiment, ktoré nakupuje od cca 300 rôznych

dodávateľov z rôznych odvetví (FMCG, elektro, drogéria, atď.). V prípade týchto dodávateľov chce spoločnosť Dr.Max prostredníctvom EDI riešenia od spoločnosti EDITEL pokryť celý nákupný a logistický proces, a to od elektronických objednávok, cez automatizované naskladňovanie (dodacie listy a príjemky) až po plne bezpapierovú fakturáciu. Z tohto hľadiska je EDI ten najuniverzálnejší nástroj pre pripojenie takéhoto veľkého počtu dodávateľov. Podľa predbežnej analýzy mnohí z týchto dodávateľov z iných odvetví už EDI dávno používajú (drogéria, elektronika, šport, atď.) vďaka čomu sa bude môcť s nimi Dr.Max okamžite dátovo prepojiť. EDI riešenie významne uľahčí zaťažujúcu prácu účtovníkom v Dr.Max, ale aj ďalším pracovníkom zapojeným do celého procesu, minimalizuje ich manuálne zásahy a zníži sa tým aj chybovosť,“ upresňuje Štefan Sádovský.

Dr.Max

Sieť lekární Dr.Max ponúka široký sortiment liekov, potravinových doplnkov, zdravotníckeho materiálu a kozmetiky atď. Príbeh lekární Dr.Max sa datuje od roku 2006, kedy vznikla myšlienka poskytovať MAXimálnu lekárenskú starostlivosť dostupnú regionálne na celom území Slovenskej republiky. Postupne spoločnosť Dr.Max otvárala jednotlivé prevádzky a začala prinášať inovácie do farmaceutického odvetvia. Každé otvorenie novej lekárne bolo príležitosťou sa niečo nové naučiť a posúvať sa vpred. Všetko to začalo v Košiciach v prvej centrále Dr.Max, ktorá v menšom zastúpení funguje dodnes. V roku 2009 priniesla spol. Dr.Max na trh vlastnú certifikovanú privátnu značku, ktorá sa postupne vyvíja, a pod ktorú dnes spadá viac ako 300 produktov, ktoré svojou rozmanitosťou dokážu uspokojiť potreby našich zákazníkov. V roku 2012 bola otvorená nová centrála spoločnosti v Bratislave. Neskôr v roku 2014 bol spustený nový e­shop, s cieľom poskytovať sortiment aj online – 24/7. Aktuálne má sieť viac ako 350 lekární a disponuje s viac ako 460 odbernými miestami.

Dr.Max

EDI A B2B KOMUNIKÁCIA PRE POKROČILÉ SLUŽBY HOPI

Spoločnosť HOPI si každý mesiac vymení so svojimi partnermi približne jeden milión EDI správ, ktoré sa využívajú na riadenie logistických

služieb.

Vďaka vyspelému IT zázemiu založenému na systéme SAP má spoločnosť

HOPI úplnú kontrolu nad logistickými operáciami svojich klientov v ich skladoch, vrátane riadenia dodávok koncovým odberateľom.

Zároveň sa v informačných systémoch zákazníkov udržiava aktuálny stav skladov a všetkých logistických operácií. Pri budovaní EDI a B2B komunikácie s obchodnými partnermi využíva HOPI služby spoločnosti EDITEL.

Budovanie EDI komunikácie s partnermi je kontinuálny projekt

Spoločnosť HOPI spustila svoju prvú EDI komunikáciu v roku 1998 v rámci logistického crossdockingového projektu pre spoločnosť Makro. Odvtedy sa jej podarilo realizovať množstvo logistických projektov, v ktorých hrá významnú úlohu EDI a B2B komunikácia so zákazníkmi. Z hľadiska spôsobu realizácie prenosu údajov sa však požiadavky zákazníkov môžu líšiť. Spoločnosť HOPI môže ľahko vyhovieť týmto rôznorodým požiadavkám vďaka implementácii integračnej platformy IBM Sterling B2B Integrator a systému GENTRAN: Server od spoločnosti EDITEL. Oba systémy sú prepojené so systémom SAP spoločnosti HOPI a umožňujú komunikáciu s externými partnermi prostredníct-

vom komunikačnej platformy eXite alebo aj priamo pomocou rôznych komunikačných protokolov.

Logistické operácie je možné plne riadiť prostredníctvom EDI

Mnohí zákazníci implementovali so spoločnosťou HOPI kompletné riadenie logistických operácií prostredníctvom EDI komunikácie na základe správ GS1 EANCOM. Nadnárodné spoločnosti týmto spôsobom často pokrývajú jednotné riadenie svojich lokálnych logistických poskytovateľov v rôznych krajinách. V tomto prípade sa HOPI musí prispôsobiť navrhovanému komunikačnému scenáru, ktorý sa môže mierne líšiť v typoch EDI správ používaných v jednotlivých implementáciách, ale väčšinou pokrýva tieto základné oblasti:

n Výmena základných údajov o tovare a partneroch vrátane odberateľov

n Riadenie príjmu tovaru do skladu z jednotlivých výrobných závodov

n Riadenie dodávok tovaru koncovým odberateľom n Riadenie interných skladových operácií vrátane Co­Packing atď.

PRODAT – Údaje o tovare

PARTIN – Informácie

DESADV – Dodací list – naskladnenie

RECADV – Príjemnka – info o naskladnení

INSDES – Inštrukcie k dodávke

OSTRPT – Status dodávky

HANMOV – Inštrukcie pre manipuláciu tovaru

INVRPT – Informácie o pohyboch v sklade

INVRPT – Informácie o stave skladov

n Výmena informácií o stave zásob na sklade

EDI komunikácia zabezpečuje úplnú obojstrannú výmenu údajov, takže aj zákazník má vo svojom informačnom systéme celkový prehľad o operáciách prebiehajúcich na strane poskytovateľa logistických služieb. Príkladom je nasledujúci typ komunikačného scenára na ilustrácii vľavo:

„Komunikáciu začíname výmenou údajov o našom uskladnenom sortimente pomocou správ PRODAT alebo PRICAT. Tie nám umožňujú identifikovať jednotlivé položky pomocou kódov GTIN a získať i dôležité informácie o všetkých úrovniach balenia, od spotrebiteľských jednotiek až po palety. Tieto informácie nám pomáhajú pri logistických operáciách, vrátane informácií o rozmeroch, hmotnosti, požadovanej minimálnej trvanlivosti od dodania, spôsobu manipulácie

a skladovania. Prostredníctvom správy PARTIN si následne vymieňame informácie o GLN kódoch jednotlivých miest dodania a ďalších informácií o odberateľoch,“ hovorí Michal Durda, senior IT analytik spoločnosti HOPI Holding.

Zákazník vždy pozná aktuálny stav svojich zásob v HOPI

Sklady HOPI informujú svojich zákazníkov o dodávkach tovaru prostredníctvom elektronických avíz DESADV ­ buď v štandardnej, alebo paletovej forme s SSCC kódmi napr. pre Metro, Albert a Rohlík. Dodací list obsahuje aj informácie o šaržiach a dátumoch spotreby výrobkov. Po potvrdení prevzatia tovaru odberateľov, dostane zákazník elektronické potvrdenie príjmu ­ správu RECADV, ktorá mu umožní aktualizovať stav svojich zásob v sklade HOPI. Logistický poskytovateľ riadi dodávky k odberateľom na základe správy INSDES – inštrukcie k dodávke, ktoré generuje zákazník na základe objednávok od svojich odberateľov. Zákazník môže sledovať stav dodávky prostredníctvom správy OSTRPTspráva o stave objednávky, ktorá sa generuje v rôznych fázach dodávky. Spoločnosť HOPI spracováva pre svojich zákazníkov aj EDI dodacie listy a poskytuje potvrdené dodacie listy vo svojom webovom portáli. Niekedy sa zákazníkom zasielajú aj správy DESADV s informáciami o šaržiach a dátumoch expirácie tovaru dodaného k odberateľom.

Komplexné riadenie logistiky vrátane neobvyklých operácií

Prostredníctvom výmeny správ HANMOV a INVRPT môžu zákazníci HOPI jednoducho riadiť všetky skladové operácie Packing. Tieto správy informujú zákazníka o pohybe tovaru v reálnom čase a generovanie stavovej správy INVRPT poskytne úplný prehľad o stave skladu. Takáto implementácia EDI komunikácie umožňuje zákazníkom riadiť všetky logistické operácie vrátane menej bežných, ako je napr. spätný zvoz.

Zároveň môžu mať úplný prehľad o všetkých operáciách vo svojom informačnom systéme takmer v reálnom čase a vytvárať dodacie listy pre svojich odberateľov. Rovnakým spôsobom je možné riadiť logistiku aj pre maloobchodné reťazce, v prípade, že logistické služby poskytuje spoločnosť HOPI.

Implementácia EDI s poskytovateľom logistických služieb prináša výhody pre obe strany

Vďaka EDI komunikácii v rámci viac ako 25 logistických projektov v spoločnosti HOPI je riadenie logistických služieb jednoduchšie než kedykoľvek predtým. Pri stovkách vymieňaných správ denne je táto rýchla a bezchybná elektronická komunikácia nevyhnutná pre každého, kto hľadá efektívne riešenie. Zákazníci môžu sledovať všetky logistické operácie priamo vo svojich informačných systémoch. Pre veľké nadnárodné spoločnosti to znamená jednotnú komunikáciu s ich logistickými dodávateľmi v rôznych krajinách.

www.hopi.cz

HOPI

HOPI, rodinná spoločnosť založená Františkom Piškaninom v roku 1992, sa stala jednou z najvýznamnejších logistických spoločností v strednej Európe. Dnes pôsobí v piatich krajinách a zamestnáva viac ako 5 000 ľudí. Taktiež vlastní viac ako 1 000 vozidiel, ktoré sa starajú o komplexné logistické procesy pre významných zákazníkov, ako sú Makro, Metro, Albert, Tesco a Billa, a dodávateľov, ako sú Nestlé, Procter & Gamble, Unilever, Mondelez a ďalšie. Tieto spoločnosti využívajú EDI komunikáciu so spoločnosťou HOPI na riadenie logistických operácií na základe štandardov GS1 EANCOM alebo GS1 XML. Spoločnosť HOPI začala budovať svoju EDI komunikáciu už v roku 1998 pre logistický projekt crossdocking pre spoločnosť Makro.

ŠŤASTNÚ CESTU S EDI ŠTANDARDMI

Už ste si niekedy vygooglili, čo sú EDI štandardy? Pokiaľ áno, najskôr ste natrafili na termíny ako EDIFACT, EANCOM, ODETTE a GS1 XML. Aj po prečítaní ich popisu môžete pochybovať, že čo vlastne znamenajú. Nemusíte mať obavy, veci nie sú v skutočnosti tak komplikované, ako sa môže zdať.

Užitočné informácie o „esperante 21. storočia“

EDI štandardy si stačí predstaviť ako jazyky, ktoré sú používané ERP systémami firiem, ktoré používajú elektronickú výmenu (EDI) dát na komunikáciu so svetom. Dovoľte mi byť “tlmočníkom” na malom “výlete do EDI jazyka” a objavte výhody, ktoré má EDI pre vašu firmu v rukáve.

1. Príprava na výlet: stručná exkurzia do histórie

Medzinárodný úspech EDIFACTu začal v roku 1987. Vtedy zverejnila OSN viacodvetvový štandard ISO, ktorý môžu od tej doby používať všetky spoločnosti na svete.Vďaka rýchlemu rozvoju bolo už v polovici 90. rokov k dispozícii viac než 100 typov EDIFACTových správ. Aj napriek tomu stále platí nepísané pravidlo „niekedy je menej viac“.

2. Redukcia na minimum: zrodil sa EANCOM

“Správou” sa v EDI jazyku rozumie objednávka (ORDERS), dodací list (DESADV) alebo faktúra (INVOIC). Tieto termíny sú skratky na šesť písmen odkazujúcich k anglickým názvom dokumentov. Vyššie uvedené príklady sú mimochodom tie najpoužívanejšie z nich. Existujú však také typy EDIFACTových správ, ktoré sa v praxi používajú len zriedka.

Globálna komunita GS1 pomohla zvýšiť praktické využitie a užívateľský komfort EDIFACTu. Na prelome 80. a 90. rokov vybrala 49 typov správ užitečných pre obchod a vďaka nim potom vytvorila nový štandard pod názvom EANCOM, ktorý odkazuje k pôvodnému názvu spoločností GS1 – EAN (EAN + Communication, teda komunikácia). Napríklad v Rakúsku bolo doposiaľ implementovaných 32 z týchto 49 typov správ. Obchodní partneri si tieto správy vymieňajú prostredníctvom platformy EDITEL eXite.

EANCOM je však len jedným z mnohých štandardov, ktoré sú dnes na svete k dispozícii. Národné a medzinárodne siete GS1 sa snažia o posun tohto štandardu na vyššiu úroveň.

3. Cestovné doklady: predajca má informácie o štandarde

Povedzme, že ste malý alebo stredne veľký výrobca spotrebného tovaru a chceli by ste dodávať tovar obchodnej spoločnosti. V praxi bude obchodná spoločnosť vyžadovať, aby ste si s ňou vymieňali elektronické obchodné dokumenty ako sú objednávky, dodacie listy a faktúry v určitom EDI štandarde ako EDIFACT, EANCOM alebo GS1 XML. Väčšinou sa jedná o jeden „jazyk“, ktorý konkrétna spoločnosť používa ku komunikácii s ostatnými obchodnými partnermi.

Vo väčšine prípadov poskytujú obchodné spoločnosti ešte podrobnějšie špecifikácie štandardu. Predpokladajme, že obchodník využívaný štandard pomenuje „ECR EANCOM verzia XY.“ Väčšina dodávateľov pochopiteľne nebude vedieť, čo tieto termíny vôbec znamenajú, pretože sa s nimi ešte zatiaľ nestretli. To vysvetľuje, prečo sa veľa spoločností následne obracajú na mňa alebo na mojich kolegov z EDITELu. Samotné obchodné spoločnosti niekedy odporúčajú, aby sa s nami ich dodávatelia spojili. Ide o skvelé rozhodnutie, pretože ako partner viac než 20 000 spoločností vieme veľa o tom, čo ktorá obchodná spoločnosť vyžaduje. Výrobcom potom položíme veľmi dôležitú otázku.

4.

Dôležitým predpokladom pre spustenie elektronickej výmeny dát s daľšími spoločnosťami je ERP systém. Preto je dôležitá otázka, aký ERP systém používate? Existuje oveľa viac možností, ako sa môže zdať. Ide o široké spektrum: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, ale tiež o systémy menších výrobcov ako například Money S3, Helios, Pohoda, Karát a veľa iných. Pre EDI sú potrebné ich určité funkcie, ako je rozhranie pre import a export.

Prostredníctvom rozhrania sa dáta exportujú z ERP systému dodávateľa a pomocou tzv. „konvertoru“ sa prevedú do „EDI jazyka“ používaného obchodným partnerom. Prostredníctvom virtuálneho dátového centra sú všetky dáta pomocou internetového pripojenia predávané z a do rozhrania dodávateľa. Akonáhle sa dáta dostanú k obchodnej spoločnosti, sú opäť prevedené, aby sa mohli pomocou rozhrania importovať do jejho ERP systému. Vďaka štandardizovaným vstupným poliam obdrží obchodná spoločnosť presne tie informácie, ktoré potrebuje, celý proces trvá iba pár sekúnd a nie sú potrebné žiadne „slovníky“.

5.Odjazd: vhodný dopravný prostriedok a ďaleký dosah Ako sme už uviedli, pre prenos dát v požadovanom „jazyku“ EDI štandardu sa používa dátové centrum. To, ktoré ponúka EDITEL sa nazýva eXite. Koniec koncov nejde len o nejaké dáta, ale časovo a prevádzkovo dôležité dáta. Pre eXite je preto nevyhnutnosťou maximálna dostupnosť, spoľahlivosť a zabezpečenie. Pre veľa firiem je potom nevyhnutný medzinárodný dosah. „Prepravným prostriedkom“ je obvykle internet.

6. Ako sa vyhnúť kultúrnemu šoku: iné odvetvie, iné špecifikácie

Pre lepšie riešenie potrieb špecifických odvetví boli postupne vyvinuté tzv. subsety založené na EDIFACTu. Napríklad ODETTE a VDA sú pre automobilový priemysel tým, čím je EDITEX pre textilný priemysel a štandard EDI EANCOM pre spotrebný priemysel. Princíp je vždy rovnaký: kupujúci informuje svojich dodávateľov, ktorý „jazyk“ potrebuje a komunikácia potom prebieha v tomto jazyku.

Jeden tip: je veľmi žiaduce, aby si dodávatelia vymieňali obchodné dokumenty elektronicky už so svojimi subdodávateľmi, čo sa však nerobí príliš často. Pre uľahčenie by mal byť použitý rovnaký dátový formát ako pre komunikáciu s vlastnými klientmi spoločnosti.

7. Cestujte a učte sa: rozširujte si obzor o EDI štandardy

V snahe ponúknuť užívateľom aktualizované a vylepšené EDI štandardy sa pravidelne stretávajú pracovné ECR skupiny. V týchto pracovných skupinách sú zástupci hlavných zúčastnených strán. Okrem iného ide o obchodné spoločnosti, výrobcov a poskytovateľov logistických služieb. Tieto pracovné skupiny prejednávajú, aké informácie by mali byť zahrnuté v objednávke a ďaľších dokumentech, a aké informácie považujú partneri za nevyhnutné.

Dôkazom toho, ako dobre funguje hľadanie spoločného „jazyka“ môže byť fakt, že elektronickú výmenu dát založenú na EDI štandardoch GS1 používa viac ako 60 krajín. Výhodou pre užívateľa je, že sa nemusí učiť žiadne zložité technické termíny, alebo si zvlášť rozširovať slovník. Iba vloží technický postup do rúk poskytovateľa EDI služieb. Je vždy potrebné poznať pozadie. To vám umožní lepšie porozumieť týmto „jazykom“ a podniknúť prvé kroky do sveta EDI.

www.editel.sk/stastnu-cestu-s-edi-standardmi

Kontrola pred odletom: aké ERP systémy používate?

TIRÁŽ

Vlastník a vydavateľ:

EDITEL SK s.r.o., Slowackého 1/A, 821 04 Bratislava - Slovensko; T: + 421 / 232 272 255; E: info@editel.sk; W: www.editel.sk; EDITEL SK s.r.o. je dcérskou spoločnosťou EDITEL Austria GmbH.

Cieľom spoločnosti EDITEL Austria GmbH je riadenie elektronickej výmeny dát medzi obchodnými partnermi, predaj potrebných softvérových produktov a služieb podpory.

Manažment a zodpovednosť za obsah: Štefan Sádovský

Redakcia: Martina Vysočáni, Dagmar Krajčovičová

Korektúra: Martina Vysočáni, Dagmar Krajčovičová, Linda Stanislavová

Rozmiestnenie: www.creativedirector.cc

Tlač: Print Alliance HAV Produktions GmbH

Zverejnenie podľa mediálneho zákona z 1. marca 2009: Spravodaj na propagáciu a podporu obchodných aktivít skupiny EDITEL.

Frekvencia publikácie: dvakrát ročne v slovenskom jazyku a v počte 150 kusov.

EDITEL Journal vychádza aj v anglickom, nemeckom, českom, maďarskom, chorvátskom a v poľskom jazyku. Všetky čísla sú dostupné aj v digitálnej verzii na www.issuu.com/editel_group