EDITEL Journal AT 1/2020 by EDITEL Group

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B R AT I S L AVA

BUDAPEST

ZAGREB

EDITORIAL

Papierlose Zeiten

RÜCKBLICK HOME-OFFICE: DAS AUS FÜR DIE ZETTEL WIRTSCHAFT DER KMUs? Vor allem bei KMUs sind Belege in Papierform oft noch gängige Praxis. In den mittlerweile fast schon üblichen Zeiten von Home-Office ist das eine enorme Herausforderung, zumal die Schriftstücke auch noch an die Firmenadresse geschickt werden. „Derzeit setzt bei etlichen Unternehmen ein Umdenken im Bereich der jahrelangen Zettelwirtschaft ein. Gefragt sind vor allem einfache Lösungen zur Digitalisierung von Rechnungen“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL. Automatisch generierte PDF-Rechnungen und Online-Rechnungsportale dienen oft als Einstieg in die Welt des Elektronischen Datenaustausches (EDI).

enn zwei große Unternehmen miteinander Geschäfte machen, ist die Rechnungslegung in der Praxis sehr einfach, denn sie betreiben Elektronischen Datenaustausch (EDI) über die internationale Datendrehscheibe eXite. „Die digitalen Belege werden dabei beispielsweise automatisch ins

Buchhaltungssystem übernommen und können von Mitarbeitern weiterbearbeitet werden. Meist kann das ortsunabhängig, also vermehrt auch im Home-Office, passieren, denn viele Unternehmen verfügen über sichere VPN-Zugänge zu ihren Systemen“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer

KURZ NOTIERT Zuverlässiger Datenaustausch mit der Datendrehscheibe eXite www.editel.at/edi-loesungen/edi-kommunikation/

Sichere Aufbewahrung und rasche Auffindbarkeit elektronischer Dokumente www.editel.at/edi-loesungen/digitale-archivierung

Wann ist man „EDI-ready“? www.editel.at/ist-es-zeit-ihr-edi-system-zu-erneuern

EDI-Lösungen und Vorteile für alle Branchen www.editel.at/branchen

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WIEN

Noch nie zuvor hat der Begriff „papierlos“ so an Bedeutung gewonnen, wie in den letzten Monaten. Klar, war man doch gewohnt im Mag. Gerd Marlovits Büro jederzeit Zugriff auf relevante Geschäftsführer Belege zu haben oder diese ausdrucken zu können. Durch den plötzlichen Wechsel ins Home-Office, wo entweder gar kein oder nur ein leistungsschwacher Drucker oder auch Scanner vorhanden waren, rückte auch der Wunsch nach „papierlosem Arbeiten“ stark in den Vordergrund. Vor allem da, wo es um die Sicherstellung der Liquidität geht, wie zum Beispiel rund um die Rechnungslegung von KMUs. Welche Möglichkeiten hier EDI bietet, zeigen wir in unserer Titelstory auf Seite 1. In der Zusammenarbeit zwischen Handel und Industrie ist die „Papierlosigkeit“ natürlich nichts Neues mehr, rückte aber während der Corona-Krise ebenfalls wieder in den Fokus der Aufmerksamkeit. Unter anderem weil dadurch die durchgehende Verfügbarkeit von wichtigen Alltagsprodukten gewährleistet wird. Wie EDI zur Vermeidung von Out-of-stock-Situationen beitragen kann, dem widmet sich übrigens auch ein Artikel auf Seite 4. Egal, ob es sich um die Digitalisierung der Hausapotheken von Tierärzten (Seite 2), den Rechnungsversand an den Bund (Seite 2) oder die Vertriebswege eines Natur-Kolas (Seite 3) handelt, das Streben nach weniger Papier zieht sich über alle Branchen und Einsatzgebiete hinweg und wird nun möglicherweise rascher vorangetrieben, als wir dachten. Viel Freude beim Lesen! Ihr Gerd Marlovits

THEMEN DIESER AUSGABE ome-Office 1 HElektronischer Datenaustausch statt Zettelwirtschaft notiert Kurz Weitere Neuigkeiten der EDITEL Gruppe ome-Office – Fortsetzung 2 HElektronischer Datenaustausch statt Zettelwirtschaft XRechnung Elektronische Rechnung an den deutschen Bund tierisch gute Lösung Eine Digitalisierung der Hausapotheken von Tierärzten sterreichisches Natur-Kola 3 ÖNeue logistische Wege dank EDI lockchain 4 BRelevanz für Prozesse in der Logistik Availability On-Shelf Lagerbestandsbericht zur Vermeidung von Out-of-stock

Das EDITEL JOURNAL erscheint als Beilage zur GS1 Austria Information mit einer Auflage von 13.000 Stück in deutscher sowie in englischer, tschechischer, slowakischer, ungarischer und kroatischer Sprache für unsere Kunden außerhalb Österreichs; als epaper abrufbar unter www.editel.at/editel-journal. Schreiben Sie uns. Wir freuen uns über Ihre Anregungen an info@editel.at.

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von EDITEL. Anders läuft es hingegen bei Unternehmen, die Abläufe noch papierbasiert abwickeln. „Physische Geschäftsdokumente erfordern logischerweise auch physische Präsenz bei der Bearbeitung“, so Marlovits.

Automatisch die Rechnung per PDF Gerade in den letzten Monaten, den Umständen der Corona-Krise geschuldet, wurde das Thema Digitalisierung als Voraussetzung für Home-Office zunehmend präsenter. Die vielfache Abwesenheit im Büro – die möglicherweise auch nach der Krise noch öfters der Fall sein wird – kann dazu führen, dass Geschäftsprozesse ins Stocken geraten, Aufträge nicht bearbeitet oder Fakturen nicht gelegt werden können. „So überrascht es auch nicht, wenn viele Unternehmen versuchen, aus der Not eine Tugend zu machen – sprich, möglichst rasch und unkompliziert papierbasierte Abläufe zu digitalisieren, um Belege von überall zu-

gänglich zu machen. Rechnungsempfänger setzen beispielsweise nun verstärkt auf PDF-Rechnungen anstelle von Papier“, weiß Marlovits. Alternativ kommen auch Online-Portale (sogenannte Web-EDI-Portale) zum Einsatz, um speziell KMU-Lieferanten die Möglichkeit zu geben, Aufträge abzurufen, Rechnungen zu erfassen und direkt dem Kunden zu übermitteln. Dadurch werden Zahlungsverzögerungen vermieden, die Liquidität auf Lieferantenseite erhöht und letztendlich eine funktionierende Versorgungskette sichergestellt.

EDI-Integration ermöglicht strukturierten Datenaustausch „PDF-Rechnungen per E-Mail anstelle von Papier sind sicherlich ein adäquates Mittel, um den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungsprozesses zu machen. Da gibt es durchaus vernünftige Lösungen, die unter anderem auch den Übermittlungs-

XRECHNUNG: DEADLINE FÜR ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG AN DEUTSCHE VERWALTUNG NACH WIE VOR AUFRECHT*

status nachvollziehbar machen“, ergänzt Marlovits. Dennoch empfiehlt es sich in einem weiteren Schritt, die Daten strukturiert – also in EDI-Formaten – auszutauschen, um durch eine vollständige Integration in den Genuss weiterer Vorteile zu kommen. „Vereinfacht gesprochen beinhaltet das den Empfang, die Übernahme beziehungsweise Freigabe sowie die gesetzliche Archivierung der Rechnungsbelege. Wir können hier auf bestehende Schnittstellen aufsetzen und kundenspezifisch den jeweiligen digitalen Rechnungskanal bedienen“, so Marlovits weiter.

Auf die Mischung kommt es an Ob nun Rechnungsportal, PDF per E-Mail oder vollständig integrierte EDI-Lösung hängt von den jeweiligen Gegebenheiten und Bedürfnissen der Unternehmen ab. „Eines scheint klar: Um möglichst alle Geschäftspartner digital an Bord zu haben, wird es wohl einer Kombination der unterschiedli-

chen Ansätze bedürfen“, sagt Marlovits. Die Lieferantenstruktur eines Handelskonzerns birgt in sich bereits ein breites Spektrum. Ähnlich verhält es sich bei großen Herstellern, die eine Vielzahl an Kunden aus unterschiedlichen Branchen beliefern. „Ein Friseur benötigt etwas anderes als eine Drogeriekette. Es kommt also auf die richtige Mischung an. Letztendlich ergänzen sich die Ansätze zu einem Gesamtkonzept“, fasst Marlovits zusammen. Ob nun verstärkt durch die jüngsten Erfahrungen aus der Krise oder dem allgemeinen Trend zur Digitalisierung folgend: Das – zugegebenermaßen niemals vollständig – papierlose Büro rückt Stück für Stück näher und EDI als „Enabling Technology“ wird dabei weiter an Bedeutung gewinnen – und das nicht nur in Zeiten von Home-Office. n

editel.at

EINE TIERISCH GUTE LÖSUNG Das EDI-Service eXite bietet die optimale Plattform für den automatisierten Austausch von Lieferscheinen zwischen Herstellern von Tierarzneimitteln und Tierärzten.

ür öffentliche Auftragnehmer (Lieferanten beziehungsweise Rechnungssteller) ist der 27. November 2020* für e-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen in Deutschland die wichtigste Deadline. Ab dann ist nämlich nur noch das XRechnungs-Format, das zur Gänze aus strukturierten Daten besteht, rechtlich zulässig. Der einfachste, schnellste und sicherste Weg – insbesondere bei hohen Transaktionsvolumina – ist die

E-RECHNUNG AN DEUTSCHE BEHÖRDEN AUF EINEN BLICK V erpflichtung für Auftragnehmer ab 27.11.2020*, früherer Start freiwillig möglich G ilt für öffentliche Aufträge ab 1.000 € netto R echnungsdaten müssen ins Format XRechnung konvertiert werden Ü bermittlung an die Behörden über EDITEL

vollautomatische Übermittlung per PEPPOL-Netzwerk, das alle Behörden in Deutschland unterstützen. EDITEL bietet ihren Kunden den Zugang zu den deutschen Behörden über PEPPOL und übernimmt auf Wunsch die Prüfung der Rechnung, die Konvertierung in XRechnung sowie deren automatische Übermittlung. „Österreichische Unternehmen sollten sich jetzt um den technischen Zugang für die neue elektronische XRechnung kümmern, sonst läuft man Gefahr, dass spätestens ab 27. November 2020* ihre Rechnungen vom deutschen Staat nicht mehr angenommen werden“, stellt EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits fest. n * Laut derzeitigem Wissensstand

editel.at/edi-loesungen/ e-invoice/xrechnung

eit 01.01.2019 müssen die Haus apotheken von Tierärzten elektronisch geführt werden. Ziel der ARGE TAM war es, für die gesamte Tierarzneimittelbranche aus Handel, Industrie und Gewerbe eine einheitliche und kosteneffiziente Lösung zu finden, die allen Marktteilnehmern (Tierärzte, Pharmafirmen, Lieferanten und Praxissoftwareanbieter) zugänglich ist. Zur Umsetzung solch einer Lösung setzte die ARGE TAM auf Elektronischen Datenaustausch (EDI) und die professionelle Unterstützung von EDITEL. Dabei griff die ARGE TAM auf das gesamte Kompetenzspektrum der EDITEL zurück, um eine simple, aber sehr effiziente Lösung zu finden: Erarbeitung eines Branchenstandards mit allen beteiligten Stakeholdern (Industrie, Praxissoftwareanbieter), Nutzung einer unabhängigen und zentralen Austauschplattform sowie die zusätzlich benötigten technischen Services (Datenintegration). Lieferscheine können damit von Pharmafirmen elektronisch in einem einheitlichen Format – inklusive aller relevanten Informationen – an Veterinärpraxen automatisiert übermittelt werden. Dabei spielt es keine Rolle, welche Systeme auf Industrieoder auf Veterinärseite im Einsatz

sind. Für die vollständige Kompatibilität zwischen den Partnern sorgt EDITEL über die gesamte Branche hinweg. Dr. Arno Edlinger, Vorsitzender der ARGE TAM, ist überzeugt, „dass davon alle Beteiligten profitieren: Veterinärpraxen übernehmen produktrelevante Chargennummern oder MHDs auf Knopfdruck, die Industrie wiederum unterstützt auf effiziente Weise bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben“. Aktuell wird die Lösung bereits bei zahlreichen Industriepartnern (zum Beispiel Boehringer-Ingelheim, MSD Animal Health, Virbac, Covetrus, Bayer, Jacoby GM Pharma) sowie Tierärzten erfolgreich eingesetzt und steht unter anderem weiteren Anwendern der Veterinär-Softwareprodukte Jason Network, Proagrar, CHD Electronic Engineering, Net4vet, VetShark zur Verfügung. n wko.at/branchen/handel/ arzneimittel-drogerieparfuemerie/information_arge_ tierarzneimittel.html

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MIT ALTEM REZEPT AUF NEUEN WEGEN Mit dem Natur-Kola „Hoobert“ wurden nicht nur geschmacklich, sondern dank EDI auch logistisch neue Wege eingeschlagen.

IN KÜRZE sterreichweiter Vertrieb über Partner Ö Implementierung des elektronischen Lieferauftrags (INSDES) Anbindung von „Hoobert Natur-Kola“ an das eXite-Service der EDITEL EDI-Integration als Managed-Service via EDITEL Outsourcing © Taro Ebihara | ebhara photography

ohl kaum jemand von uns weiß, dass „Kola“ bereits lange vor der uns heute bekannten Limonade ausschließlich in Apotheken hergestellt und verkauft wurde. Fast jeder Apotheker hatte sein eigenes Rezept dafür. Aus diesem Grund hat der Salzburger Apotheker Simon Windhager in alten Büchern gestöbert und ist auf ein Rezept eines gewissen „Hubertus“ gestoßen, das er nachgebraut und verbessert hat. Das war die Geburtsstunde von „Hoobert Natur-Kola“. Ursprünglich war das Getränk ein absoluter Geheimtipp und wurde nur direkt am Salzburger Markt vertrieben. Inzwischen ist Hoobert bei Spar, dm und auch Merkur gelistet. 2019 g elang mit dem österreichweiten Vertrieb über die Stieglbrauerei der nächste Expansionsschritt. Voraussetzung für die logistische Abwicklung über die Stieglbrauerei war die Bereitstellung von elektronischen Lieferaufträgen als EANCOM- Standardnachricht INSDES (Instruction to Despatch). Hierfür vertraute Hoobert auf die langjährige EDI-Kompetenz von EDITEL, um mit allen involvierten Partnern den Prozess wie auch die Inhalte entspre-

chend abzustimmen. Inzwischen nutzt Hoobert sowohl das Konvertierservice als auch die eXite-Plattform der EDITEL, damit die Lieferaufträge sowohl mit den richtigen Inhalten als auch im passenden Format beim Vertriebspartner ankommen. Rückblickend dazu meint Mag. Martin Heim vom Markeninhaber West Company:

„Dieser Schritt war nicht nur essenziell für die Zusammenarbeit mit der Stieglbrauerei, sondern eröffnete ‚Hoobert‘ in erster Linie viele neue Wege und Möglichkeiten im nationalen Vertrieb.“ n

hoobert.at/

ÜBER HOOBERT KOLA Das von Mag. Simon Windhager, Leiter der Raphael-Apotheke in Salzburg, aus dem Rezept eines alten Apothekerbuchs kreierte Natur-Kola ist seit 2016 auf dem Markt. Die Inhaltsstoffe stammen allesamt aus der Apotheke und unterliegen somit Qualitätskriterien, die höher sind als bei der Bio-Zertifizierung. Das Kola aus natürlichen Frucht- und Kräuterextrakten auf Basis von Quellwasser aus den Hohen Tauern enthält zudem um ca. 25 % weniger Zucker als herkömmliche Limonaden. Für den Vertrieb von „Hoobert Natur-Kola“ haben Simon Windhager und sein Geschäftspartner Taro Ebihara 2015 die West Company GmbH gegründet.

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BLOCKCHAIN IN DER LOGISTIK

Welche Relevanz hat das Thema Blockchain aus Ihrer Sicht in der EDI-Dienstleistung? Mit dem Thema Blockchain beschäftigen wir uns schon sehr lange. In der Hype-Phase wurde die Blockchain als Lösung für fast alles gehandelt und speziell die Logistikbranche als Herzstück der Supply Chain hätte durch die Blockchain revolutioniert werden sollen. Diese Hype-Phase ist nun vorbei und jetzt muss die BlockchainTechnologien zeigen, was sie wirklich kann. Als führender EDI-Dienstleister mit langjähriger Erfahrung wissen wir allerdings, wie wichtig vor dem Praxiseinsatz umfangreiche Analysen und Tests sind. Denn unsere Kunden sind es gewohnt, dass unsere Technologie zuverlässig ist und zu 100 % funktioniert. Derzeit sehen wir im klassischen EDI-Umfeld keinen unmittelbaren Mehrwert der BlockchainTechnologie. Bei komplementären

Services ist das grundsätzlich schon denkbar.

zu kommt das u mständliche Handling und der Zeitverlust durch lange Wege, die Papierdokumente naturgemäß verursachen.

EDITEL ist Teil der „Blockchain Initiative Logistik“. Welche Ziele verfolgt die Initiative?

Aktuell versucht die Blockchain Initiative Logistik Lkw-Frachtdokumente mit Hilfe der Blockchain zu digitalisieren. Wie verläuft das Pilotprojekt?

Die Blockchain Initiative Logistik wurde von einer Gruppe von Organisationen ergriffen, die beweisen wollen, dass man mit der Blockchain Frachtdokumente digitalisieren kann. Darunter sind LKW Walter, DB Schenker, EY, BVL, GS1 und EDITEL. Zusätzlich erfolgt die wissenschaftliche Begleitung durch die WU. Es ist also in erster Linie ein Digitalisierungsprojekt, das als Basistechnologie die Blockchain verwendet. Heute werden immer noch alle Transporte mit Frachtdokumenten aus Papier um die Welt gesendet. Dabei kommt es zu den klassischen Problemen von Papierdokumenten wie zum Beispiel Lesbarkeit, Verlust, Verfälschung und lange Aufbewahrung. Hin-

Wir haben von Anfang an geplant, dass wir in der ersten Phase rasch einen funktionsfähigen Prototyp entwickeln. Dieses Ziel haben wir nun in erstaunlich kurzer Zeit erreicht. Das war vor allem deswegen möglich, weil wir von Beginn an eine Start-up-Mentalität im Team gelebt haben. Die ersten Pilot-Transporte sind kürzlich erfolgreich durchgeführt worden. Erfreulicherweise war auch das Feedback der Fahrer durchaus positiv, die auch ihre Probleme mit der Zettelwirtschaft haben.

DURCHBLICK IM OSA-DATENDSCHUNGEL – OUT-OF-STOCK-SITUATIONEN VERMEIDEN ür eines waren die Menschen während der Corona-Krise vermutlich besonders dankbar: die kontinuierliche Versorgung mit Lebensmitteln und anderen wichtigen Alltagsprodukten. Somit kann die Warenverfügbarkeit in den Regalen durchaus als Grundbedürfnis von Konsumenten gesehen werden. Umso wichtiger ist es, dass die Verfügbarkeit der Artikel laufend ana lysiert und optimiert wird – möglichst von allen Beteiligten, wie etwa Lieferant und Händler – um leere Regale zu vermeiden. Hier kommt auch das Thema Elektronischer Datenaustausch ins Spiel. EDITEL CZ engagiert sich bereits seit Längerem bei der ECR-Arbeitsgruppe „Benchmarking und OSA“ (On-Shelf Availability). Gestartet wurde mit dem sogenannten „OSA-Barometer-Projekt“, um die Warenverfügbarkeitsmessung in Einzelhandelsregalen umzusetzen. Die Messung basierte auf In-Store-Recherchen in Bezug auf ausgewählte Produkte und Produktkategorien. Die Storechecks erfolgten pro Quartal über einen Zeitraum von ca. 14 Tagen.

Nach dem erfolgreichen Abschluss bereitete die ECR-Arbeitsgruppe in Zusammenarbeit mit EDITEL CZ und REPORTING.CZ nun auch ein Pilotprojekt namens „ECR OSA Monitor“ vor. Ziel dieses Folgeprojekts war es, eine Möglichkeit der Datenanalyse auf Basis des elektronischen Lagerbestandsberichts (INVRPT – Inventory Report) zu finden. Die Herausforderung lag darin, einfache Indikatoren zu identifizieren, die gleichsam für Logistik, Vertrieb, Marketing und Finanzen verwendet werden können. Oder anders gesagt: „Tonnen“ von Daten in simple Grafiken oder Nachrichten umzuwandeln, um auf Besonderheiten und Zusammenhänge aufmerksam zu werden und somit weiterhin die Warenverfügbarkeit zu gewährleisten. Der elektronische Lagerbestandsbericht gibt Auskunft über vielfältige Informationen: Status der Waren im Lager, Lagerverkäufe, diverse Lagerbelege und Warenbewegungen. Der INVRPT enthält täglich aktualisierte Daten zu den Artikeln bestimmter Lieferanten, die der Händler im Sortiment hat – unter Verwendung der GTIN-Identifikation. Die Reports

In der zweiten Phase, die in Kürze startet, werden wir den Übergang von Pilotbetrieb zu Regelbetrieb vornehmen. Auch die Integration der Lösung in die bestehenden Anwendungen und Prozesse der Logistikunternehmen und der Sender beziehungsweise Empfänger wird vorangetrieben. Wir sind auch dabei, weitere Partner ins Boot zu holen und so für eine breitere Aufstellung der Lösung zu sorgen. Die Aufmerksamkeit in der Branche ist sehr groß und wir sprechen aktuell mit zahlreichen nationalen und internationalen Interessenten. Es bleibt also spannend. n Das Interview, in dem Alexander Schaefer noch auf weitere interessante Fragen zum Thema Blockchain eingeht, finden Sie in voller Länge unter editel.at/ blockchain-in-der-logistik

AUSGABE 1/2020

werden von allen Filialen und Lagern übermittelt. In der gemeinsamen Lösung von EDITEL CZ und REPORTING.CZ werden diese Daten täglich aktuell aufbereitet und im darauf aufbauenden Business Intelligence System können Indikatoren wie Warenverkauf, Wareneingang, tatsächlicher Lagerbestand oder Nichtbestand herangezogen und nach Zeitreihen ausgewertet werden. Warum ein gewünschter Artikel mal nicht im Regal verfügbar ist, kann viele Gründe haben und ebenso viele Schlussfolgerungen zulassen. Die dafür notwendigen Instrumente, um dem frühzeitig entgegenzuwirken, stehen bereits jetzt auch allen interessierten Unternehmen außerhalb des „ECR OSA Monitor“-Pilotprojekts zur Verfügung. n

Welche Projekte will die Blockchain Initiative Logistik noch angehen?

IMPRESSUM

Die Prozesse in der Logistik verändern sich rasant und die Blockchain ist dabei in aller Munde. Nur ein Hype oder der Beginn einer Revolution? Diese und andere Fragen beantwortet Alexander Schaefer, CIO bei EDITEL Austria GmbH, im folgenden Interview:

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Medieninhaber und Herausgeber: EDITEL Austria GmbH, 1040 Wien, Brahmsplatz 3; T: +43 /1/505 86 02; E-Mail: info@editel.at www.editel.at EDITEL Austria GmbH ist eine 100%-Tochter der GS1 Austria GmbH. Der Unternehmensgegenstand der EDITEL Austria GmbH ist die Abwicklung des elektronischen Datenaustausches zwischen Geschäftspartnern, der Vertrieb dafür notwendiger Softwareprodukte und Unterstützungsleistungen. Geschäftsführung und für den Inhalt verantwortlich: Mag. Gerd Marlovits Redaktion: Daniela Paar, MA, Anja Jung Lektorat: Dagmar Jenner, www.texterei.com Übersetzungen: Englisch: Dagmar Jenner, www.texterei.com Tschechisch und Slowakisch: Martina Pokornà, Linda Stanislavová Ungarisch: Adrienn Horváth, Bettina HernádiSzekeres Kroatisch: Nataša Burič, Marija Lunjek Layout: www.creativedirector.cc Offenlegung lt. Mediengesetz, Stand 1.3.2009: Newsletter zur Förderung und Unterstützung des Tätigkeitsbereiches von EDITEL Austria.