EDITEL Journal HR 1/2020 by EDITEL Group

editelJOURNAL EDITEL MAGAZIN ZA KORISNIKE

BEČ

PRAG

B R AT I S L AV A

B U D I M P E Š TA

ZAGREB

UVODNIK

Doba kada digitalizacija postaje nužna

VALIDACIJA RAČUNA U KAUFLANDU K

aufland Hrvatska k.d. osnovano je 12. travnja 2000. godine sa sjedištem u Zagrebu. Osnovna djelatnost društva Kaufland Hrvatska k.d. je trgovina na malo prehrambenim i neprehrambenim proizvodima na području Republike Hrvatske. Asortiman Kauflanda se odlikuje izuzetno velikim izborom proizvoda, od prehrambenih proizvoda do robe opće namjene. S ciljem modernizacije i optimizacije poslovanja uvedena je EDI razmjena narudžbenica i faktura. EDI razmjena krenula je slanjem narudžbi

( ORDERS) određenom broju dobavljača, a nakon testnog perioda, Kaufland je uveo i zaprimanje EDI računa, te tako postao jedan od malobrojnih trgovačkih lanaca koji su iznimno aktivni u tom segmentu. Kvalitetu Kauflandovog poslovanja prepoznali su mnogi dobavljači, te se vrlo brzo uključili u EDI razmjenu. Danas Kaufland u Hrvatskoj od ukupnog broja računa, preko 40 % zaprima automatiziranim procesom u EDI razmjeni.

UKRATKO U doba COVID-19 uspješno prebrodite nastalu situaciju uz EDITEL Adria usluge www.editel.hr/u-doba-covid-19-lakse-uz-editel-adria-usluge

EDI kao konkurentska prednost www.editel.hr/je-li-vrijeme-da-nadogradite-svojedi-sustav/

Slanje e-Računa u PDF-u na siguran način www.editel.hr/slanje-e-racuna-u-pdf-u-na-siguran-nacin/

Prednosti EDI-ja www.editel.hr/sto-je-edi

Pratite nas!

Svako doba nosi dobro i loše. Osobito kada nastupe iznenadne promjene. Kako se u sadašnjoj krizi poslovanje usporilo ili čak zaustavilo Božidar Bajsič dobili smo priliku da razmislimo o optimizaciji poslovnih procesa. U doba rada od kuće i ograničene interakcije pokazalo se kako je bez papirno digitalno poslovanje prednost za one koji već tako rade. Došlo je vrijeme da razmislimo o digitalnoj transformaciji koja je potrebna za robotizaciju našeg posla, a puno je sigurnija i po zdravstvenom pitanju. Hrvatska još nema nacionalnog dogovora ili standarda na području digitalizacije i robotizacije procesa lanaca dopune. Takav standard je nužan da bi mogli uspješnije unaprijediti gospodarstvo i ući u digitalno društvo. Standardom bi postigli, da bi se brže i učinkovitije izvodila robotizacija poslovnih procesa jer bi svi sudionici od korisnika, proizvođača IT rješenja i ostali sudionici mogli implementirati jedno univerzalno rješenje. Dobar primjer je e-Račun za državu kojeg je država uspješno implementirala s javnim naručiteljima i pokazala da je to moguće i dobro! Standard robotizacije lanca dopune je puno kompleksniji jer traži razmjenu više informacija i njihovu interakciju. Tu su cjenici, narudžbenice, otpremnice, primke, računi, izvještaji i usklađivanje podataka o stanju zaliha. Zemlje koje su definirale slične standarde u procesima dopune puno brže i lakše uvode robotizaciju poslovnih procesa. To već znaju neke hrvatske kompanije koje posluju u drugim zemljama npr. Austriji, Sloveniji, Češkoj, Mađarskoj. Dragi čitatelji, u ovom broju našeg Journala je nekoliko primjera naših korisnika i partnera koji su napravili unapređenje na svojim područjima poslovanja s partnerima kako bi bili korak bliže dobu robotizacije koja nam omogućuje i veću zdravstvenu sigurnost. Uživajte u čitanju, Božidar Bajsič

TEME U OVOM IZDANJU DITEL Validacijski sustav 1 EValidacija računa u Kauflandu UKRATKO Više novosti iz EDITEL-a Validacijski sustav - Dio II 2 EDITEL Validacija računa u Kauflandu Adria i Podravka u projektu e-Poslovanja EDITEL EDI poslovanje u Podravci ad na daljinu 3 RMala i srednja poduzeća opraštaju se od svih tih papira Rechnung XSlanje e-Računa u Njemačkoj lockchain tehnologija 4 BBlockchain u logistici uradnja sa Laser Line SPartnerska suradnja sa firmom Laser Line EDITEL JOURNAL se izdaje kao dodatak GS1 Austrija s nakladom od 13.000 primjeraka na njemačkom i engleskom, te na češkom, slovačkom, mađarskom i hrvatskom jeziku za naše kupce izvan Austrije; kao e-novine dostupne na www.editel.hr/editel-journal. Pišite nam. Vaše c ijenjene prijedloge šaljite na info@editel.hr.

editelJOURNAL EDITEL Magazin za korisnike

Kako bi uvođenje dobavljača u EDI razmjene teklo još brže i olakšalo posao, kako Kauflandovom timu u EDI projektu, tako i dobavljačima, Kaufland je uveo EDITEL-ov validacijski sustav. Sustav provjerava račune po segmentima

i kalkulacijama, a glavni zadatak mu je pronalaženje odstupanja između poslane datoteke i definiranih smjernica. Izvještaj o greškama se generira automatski i šalje na definirane adrese. Na temelju izvještaja radi se analiza te

daju smjernice za otklanjanje pogrešaka kako bi datoteke što prije bile spremne za produkcijsku razmjenu. Svi ti postupci značajno pojednostavljuju i ubrzavaju procese, te smanjuju greške, troškove i štede vrijeme.

EDITEL Validacijski sustav je zajednički projekt Kauflanda, EDITEL Adrije i EDITEL Češke. n kaufland.hr/

EDITEL ADRIA I PODRAVKA U PROJEKTU E-POSLOVANJA

riča o Podravki započinje 1934. godine kada braća Wolf u Koprivnici osnivaju radionicu za preradu voća koja 13 godina kasnije dobiva ime Podravka. Od tada je prošlo više od 70 godina, a danas se Podravka ubraja među vodeće internacionalne kompanije sa sjedištem u Hrvatskoj, a koje posluju diljem svijeta. Podravka je jedna od vodećih kompanija u jugoistočnoj, srednjoj i istočnoj Europi. Brojni potrošači prepoznali su vrijednost njenih proizvoda u više od šezdeset zemalja na pet kontinenata. Jedan od najpoznatijih brandova Podravke je Vegeta, a slijede ga brandovi Dolcela, Lino, Eva, Fant, Fini-Mini, Kviki, Čokolešnik… Tvrtka EDITEL Adria započela je svoje poslovanje u Hrvatskoj pod

imenom Panteon Plus kao lokalni predstavnik tvrtke Panteon Group te je u to vrijeme bila pionir u EDI (elektronička razmjena podataka) poslovanju među dobavljačima u Hrvatskoj. Kako bi optimizirala poslovne procese, a time i dodatno ojačala poziciju na tržištu, Podravka je odlučila pokrenuti EDI poslovanje sa svojim kupcima. EDITEL Adria (Panteon Plus) je prepoznata kao tvrtka partner koja može pratiti Podravkine zahtjeve. Kao rezultat ozbiljnog rada, Podravka je tvrtka koja u Hrvatskoj kao dobavljač na EDITEL rješenju ima najviše spojenih kupaca u EDI razmjeni. EDITEL EDI usluge pruža i hotelima odnosno hotelskim grupama, pa se

putem tog rješenja, Podravka u EDI razmjenu uključila i s velikim brojem hotela u Hrvatskoj. Partnerstvo između EDITEL-a i Podravke zasnovano je na povjerenju i dugogodišnjoj suradnji. EDITEL portfelj usluga uključuje rješenja prilagođena potrebama u velikim korporacijama koja rade multinacionalno, ali i malim i srednjim poduzećima. Osim klasičnih EDI rješenja, EDITEL svojim klijentima, pa tako i Podravki, pruža i ostale usluge (ili neke od njih) kao što su e-Račun u svim svojim oblicima (prema javnim naručiteljima (B2G), PDF e-Račun, ...), e-Arhiva, digitalizacija papirnate arhive, konzalting te svojim klijentima omogućava potpunu digitalizaciju poslovanja.

U Sloveniji i Srbiji, Podravki podršku nudi EDITEL-ova tvrtka partner Panteon Group. Sljedeći logičan nastavak digitalizacije poslovanja Podravkinih procesa je uvođenje EDI razmjene ili zaprimanja e-Računa od njenih dobavljača, bilo od privatnih poduzeća ili javnih naručitelja. EDITEL svojim znanjem i stručnošću, kao i međupovezivanjem s ostalim pružateljima usluga, omogućuje Podravki brz prijenos poslovanja iz papirnog u digitalno. n podravka.hr/

editelJOURNAL EDITEL Magazin za korisnike

primjer, trenutno se oslanjaju više nego ikad na PDF račune umjesto račune izdane na papiru“, rekao je gospodin Marlovits. Kao alternativa, najviše se koriste internetski portali (tzv. Web EDI portali) kako bi se malim i srednjim tvrtkama omogućio pristup narudžbama, pregledavanje i slanje računa izravno njihovim klijentima. To pomaže u izbjegavanju zakašnjelih plaćanja uz istodobno povećanje likvidnosti na strani dobavljača i u konačnici osigurava glatko upravljanje lancem opskrbe.

EDI integracija omogućava strukturiranu razmjenu podataka

RAD NA DALJINU: MALA I SREDNJA PODUZEĆA OPRAŠTAJU SE OD SVIH TIH PAPIRA Upotreba papirnih dokumenata još uvijek je uobičajena praksa, posebno u malim i srednjim poduzećima. To stvara ogroman izazov u doba rada na daljinu, pošto se sva korespondencija još uvijek šalje na poslovne adrese. „Trenutno mnoge tvrtke preispituju papirnate procese na koje su se oslanjale godinama. Ono što traže, uglavnom su jednostavna rješenja za digitalizaciju računa“, rekao je Gerd Marlovits, generalni direktor EDITEL-a, vodećeg austrijskog pružatelja EDI u sluga. Automatski generirani PDF računi i internetski portali za fakturiranje često su prvi korak u svijet elektroničke razmjene podataka (EDI).

ada dvije velike tvrtke posluju jedna s drugom, fakturiranje je prilično jednostavno jer se oslanjaju na elektroničku razmjenu podataka (EDI) putem platforme eXite koja omogućuje razmjenu podataka u međunarodnom prostoru . „Jedan od primjera je da se digitalni dokumenti automatski prenose u računovodstveni sustav gdje ih mogu obraditi zaposlenici. To je obično proces neovisan o lokaciji, koji se također može obaviti u kućnim uredima ljudi, jer mnoge tvrtke imaju siguran VPN pristup njihovim sustavima“, rekao je Gerd Marlovits, generalni direktor pružatelja EDI usluga EDITEL. Stvari su drukčije kod tvrtki koje još uvijek imaju procese na papiru. „Za obradu fizičkih poslovnih dokumenata,

očito treba biti fizički prisutan“, dodao je gospodin Marlovits.

Automatizirane fakture putem PDF-a

U jeku korona krize, digitalizacija kao preduvjet za rad na daljinu, posljednjih je tjedana postala središte pozornosti. Poslovni procesi se mogu zaustaviti, narudžbe se možda neće obraditi ili se računi možda neće izdati jer zaposlenici nisu u uredu. „To je razlog zašto nije iznenađujuće da mnoge tvrtke trenutno pokušavaju pretvoriti poslovanje u virtualno, što znači da pokušavaju digitalizirati procese na papiru što je brže i efikasnije kako bi dokumentima mogli pristupiti s bilo kojeg mjesta. Primatelji računa, na

„Elektroničko slanje PDF računa umjesto slanja računa na papiru definitivno je odličan prvi korak ka procesu digitalnog fakturiranja. Na raspolaganju su pametna rješenja koja korisnicima omogućavaju, između ostalog, pratiti proces prijenosa“, rekao je gospodin Marlovits. Međutim, kao sljedeći korak trebalo bi razmjenjivati strukturirane podatke, pritom misleći na podatke u EDI formatima, kako bi se iskoristile i druge prednosti povezane s potpunom integracijom. „Jednostavno rečeno, to uključuje primanje, prihvaćanje i autoriziranje računa te arhiviranje istih kako je zakonski propisano. Možemo graditi na postojećim sučeljima i upravljati protokom digitalnog fakturiranja po želji klijenta“, dodao je gospodin Marlovits.

Prava kombinacija čini veliku razliku

Odluka o korištenju portala za izdavanje eRačuna, slanje eRačuna, pratećih isprava ili drugih eDokumenata kao PDF putem e-maila ili potpuno integrirano EDI rješenje ovisit će o okruženju i potrebama klijenta. „Jedno je sigurno: kako bi svi poslovni partneri bili na istoj digitalnoj stranici, kombinacija različitih pristupa bit će put kojim treba ići“, rekao je gospodin Marlovits. Svaka struktura dobavljača trgovačkih društava sama po sebi nudi širok spektar mogućnosti. Situacija je slična za velike proizvođače koji opskrbljuju mnoge klijente u različitim industrijama. „Frizer će imati drugačije potrebe od lanca ljekarni. Prava kombinacija čini veliku razliku. U konačnici, svi pristupi se međusobno nadopunjuju i čine sveobuhvatni koncept“, komentira gospodin Gerd Marlovits. Bilo da je to rezultat nedavne krize ili općeg trenda digitalizacije: ured bez papira, koji doduše, još dugo neće biti u potpunosti bez papira, postupno postaje stvarnost. EDI kao „tehnologija koja omogućuje“ igrat će sve važniju ulogu, ne samo u doba rada na daljinu. n editel.hr

Njemačkoj, za pružatelje usluga državi (javnim tijelima), krajnji rok za početak slanja e-Računa prema javnim tijelima, sukladno zakonski propisanim pravilima (XRechnung standard) je 27. studeni 2020. Nakon tog datuma, jedini pravno prihvatljiv je e-Račun u strukturiranom formatu prema XRechnung standardu. Najprikladniji, najbrži i najsigurniji način slanja računa, posebno ako se radi o velikom broj transakcija, je potpuno automatizirani prijenos putem PEPPOL mreže, podržan od

XRECHNUNG: ZAKONSKI ROK ZA SLANJE E-RAČUNA PREMA JAVNIM TIJELIMA U NJEMAČKOJ, OSTAJE NEPROMIJENJEN

strane svih javnih tijela. EDITEL također ima konekciju na PEPPOL, a svojim klijentima osim same konekcije i slanja e-Računa u

propisanom formatu prema javnim tijelima, nudi i usluge provjere strukture toga računa, te izradu e-Računa prema XRechnung

standardu iz drugih formata računa, ako klijent nije tehnički pripremljen to sam učiniti. „Austrijske tvrtke trebale bi osigurati svojim klijentima slanje e-Računa prema XRechnung standardu, ili u protivnom, njemačka javna tijela više neće prihvaćati njihove račune nakon 27. studenog 2020.“, rekao je Gerd Marlovits, izvršni direktor EDITEL-a. n editel.eu/edi-solutions/ e-invoice/xrechnung

editelJOURNAL EDITEL Magazin za korisnike

BLOCKCHAIN U LOGISTICI

Prema vašem mišljenju, koliko je relevantna tema blockchaina za EDI usluge?

O temi blockchaina se dugo raspravljalo. Tijekom prvotnog uzbuđenja, blockchain je predstavljen kao rješenje za gotovo sve. Upravo je logistička industrija, koja je u srcu svih lanaca opskrbe, trebala doživjeti pravu revoluciju zahvaljujući blockchainu. Uzbuđenje oko toga je splasnulo, a blockchain tehnologija tek treba da nam pokaže kakve sve koristi možemo imati od nje. Kao vodeći dobavljač EDI usluga s dugogodišnjim iskustvom, znamo koliko je važno testirati tehnologiju u stvarnom životu i izvršiti sve potrebne analize i ispitivanja. Na kraju krajeva, naši klijenti su navikli da je naša tehnologija pouzdana i 100% funkcionalna. Za tradicionalne EDI usluge trenutno ne vidimo neposrednu dodanu vrijednost u korištenju blockchain tehnologije.

Međutim, generalno gledano, potencijal bi mogao postojati kada je riječ o dodatnim uslugama.

a to su čitljivost, gubitak, zlouporaba i produljeno razdoblje čuvanja dokumenata. Osim toga, rukovanje takvim otpremnicama je složeno i dugotrajno jer papirnati dokumenti obično prolaze kroz mnoge ruke.

EDITEL je dio inicijative za digitalizaciju logistike putem blockchain tehnologije. Koji su njezini ciljevi?

“Inicijativa“ trenutno radi na digitalizaciji otpremnih dokumenata uz uporabu blockchain tehnologije. Kako napreduje pilot faza?

“Inicijativa za digitalizaciju logistike putem blockchain tehnologije“ kreirala je grupa tvrtki koja je željela dokazati da se mogu digitalizirati pomoću blockchain tehnologije. Te tvrtke uključuju LKW Walter, DB Schenker, EY, BVL, GS1 i EDITEL, dok Bečko sveučilište za ekonomiju i poslovanje pruža znanstvenu podršku. To je prije svega projekt digitalizacije koji se oslanja na blockchain kao njegovu temeljnu tehnologiju. I sad dok pričamo, otpremnice širom svijeta još uvijek se šalju kao papirni dokumenti. To uzrokuje probleme koji su obično povezani s papirnim dokumentima,

Već na početku odlučili smo da želimo brzo razviti potpuno funkcionalan prototip u prvoj fazi. Taj smo cilj postigli u iznenađujuće kratkom roku. To je bilo moguće jer je naš tim imao vrlo inovativne ideje od prvog dana. Prve testne isporuke su nedavno izvedene i sve je proteklo u redu. Također smo bili sretni što smo dobili uglavnom pozitivne povratne informacije od vozača jer se i oni bore s cijelom tom papirologijom.

Koji su sljedeći projekti za “Inicijativu“?

U drugoj fazi koja bi trebala uskoro započeti prijeći ćemo iz pilot faze u redoviti rad. Također radimo na integriranju ovog rješenja u postojeće aplikacije i procese koje koriste svi sudionici u tom procesu. Pri tome uvodimo dodatne partnere kako bismo ovo rješenje učinili i šire dostupnim. Industrija je pokazala veliko zanimanje za ovu inicijativu i trenutno razgovaramo s mnogim zainteresiranim strankama, kako na nacionalnoj tako i na međunarodnoj razini. Očekujemo uzbudljiviji razvoj događaja po tom pitanju. Cijeli intervju s odgovorima Aleksandra Schaefera na ostala zanimljiva pitanja o blockchainu potražite na editel.hr/blockchainu-logistici

IMPRINT

PARTNERSKA SURADNJA SA FIRMOM LASER LINE

aser line d.o.o. razvija i implementira Laser*ERP, informacijski sustav za industrije trgovine i turizma, koji u potpunosti integrira sve poslovne procese. Softverska rješenja orijentirana prema kontroli i upravljanju procesima su razvijena na Oracle platformi, vrlo otvorena za integraciju s okolinom i kao takva uklapaju se u zahtjeve modernog poslovanja, što potvrđuju brojne implementacije ERP-a. Područja djelatnosti gdje su implementirana programska rješenja tvrtke Laser Line: TRGOVINA HOTELJERSTVO UGOSTITELJSTVO FINANCIJE Laser Line i EDITEL Adria započeli su suradnju kada su Čakovečki mlinovi odlučili prebaciti razmjenu poslovnih dokumenata na Editelovu platformu eXite. Elektronička razmjena podataka (EDI) između dobavljača i kupaca održana je dvosmjerno. U Grupi neke članice rade kao dobavljači (Čakovečki mlinovi), neki kao

Logistički procesi se mijenjaju brzinom munje i svi govore o blockchainu. Je li to samo još jedna zanimljivost ili početak revolucije? Odgovor na ovo i ostala pitanja pročitajte u našem intervjuu s Aleksandrom Schaeferom, direktorom IT-a tvrtke EDITEL Austria GmbH:

BROJ 1/2020 Vlasnik i izdavač: EDITEL Austria GmbH., 1040 Beč, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; e-mail: info@editel.at. www.editel.eu © pixelfit – iStockphoto.com

adnik Opatija razmjenjuju EDI R poruke kao dobavljač i kupac istovremeno, a ostale članice kao što su Trgovina Krk, Metss, Trgostil nalaze se u EDI razmjeni u ulozi kupca. U prvoj fazi razmjene dokumenata između dobavljača i kupaca implementirane su EDI narudžbe (ORDERS), otpremnice (DESADV) i račune (INVOIC), a logičan slijed bit će uvođenje odgovora na narudžbu (ORDRSP), primka (RECADV), katalog proizvoda (PRICAT), stanja zaliha na skladištu (INVRPT),... Editel surađuje s tvrtkom Laser Line i na B2G projektu za Grupu Čakovečki mlinovi, kao i za Zigante,

Bakmaz i Voger. Kao suradnja na unaprjeđenju EDI razmjene u HR i predstavljanjem svih benefita koje EDI donosi, EDITEL Adria, Laser Line i predstavnici Grupe Čakovečki mlinovi, posjetili su EDITEL-ovu tvrtku partner Panteon Group iz Kopra, gdje su im kolege iz Panteona prezentirali dobre prakse u Mercatoru, SPAR Slovenija i TUŠ. Započinjemo i novi projekt uvođenja eXite usluga u tvrtki Ultra Gros, u prvoj fazi pri slanju EDI računa članicama udruženja. n

laserline.hr/hr/

EDITEL Austria GmbH je u potpunom vlasništvu podružnice tvrtke GS1 Austria GmbH. Cilj tvrtke EDITEL Austria GmbH je elektronička razmjena podataka između poslovnih partnera, prodaja potrebnog softvera i usluge podrške. Upravljanje i odgovornost za sadržaj: Mag. Gerd Marlovits Uredništvo: Daniela Paar, MA, Anja Jung Korektura: Dagmar Jenner, www.texterei.com Prijevodi: Engleski: Dagmar Jenner, www.texterei.com Češki i slovački: Martina Pokornà, Linda Stanislavová Mađarski: Adrienn Horváth, Bettina Hernádi-Szekeres Hrvatski: Marija Lunjek, Nataša Burič Izgled: www.creativedirector.cc Objavljivanje sukladno austrijskom Zakonu o medijima koji je izmijenjen i dopunjen u ožujku 2009: Svrha ovog biltena je promocija i podrška poslovnih aktivnosti tvrtke EDITEL Austria.