EDITEL Journal HU 1/2020 by EDITEL Group

editelJOURNAL

EDITEL JOURNAL MAGAZIN AZ EDITEL CSOPORTTÓL BÉCS | PRÁGA | POZSONY | BUDAPEST | ZÁGRÁB

EDITORIAL

Digitalizáció minden területen

RICHTER GEDEON NYRT. DIGITALIZÁCIÓ EGY GYÓGYSZERIPARI MULTINÁL A számlafolyamatok automatizálásának már a kezdtekben megmutatkoznak a pozitív eredményei.

budapesti székhelyű Richter Gedeon Nyrt. multinacionális gyógyszeripari vállalatként fontosnak tartja a szervezeten belüli és a partnerekkel történő megbízható információáramlást, épp úgy, mint az innovációk átgondolt, folyama tos bevezetését. A hatékonyság növelésére irányuló törekvéseik egyik lépcsőfokaként 2018-ban pályázatot írtak ki a számlázásuk teljes körű automatizálására. A Richteren belüli egyedi igények kiszolgálása mellett kiemelt jelentőséggel bírt a rendszer nyúj totta rugalmasság, valamint, ahogy ők fogalmaz-

nak, „Fontos volt számunkra, hogy minden folyamat a szolgáltató oldalán történjen és mi csak a feldolgozáshoz szükséges formátumot kapjuk kézhez,” árulta el Kozma Judit, a Richter számviteli főosztályvezetője. Az EDITEL megoldásaival egy olyan adatfogadási folyamatot alakítottunk ki, amely kap csolódik a Richter SAP folyamataihoz, és helyettesíti a papíralapú számlát ott, ahol a beszállító partner is nyitott volt az elektronikus adatcsere lehetőségére. Az eXite platformba beépülő trustIT és submIT modulok web-service-en keresztül

RÖVIDEN Blokklánc interjú www.editel.hu/blokklanc-a-logisztikaban A TS-Tech 2019-ben is kiválóra minősítette az EDITEL teljesítményét www.editel.hu/ts-tech-minosites-2019

Kövessen minket!

Az eMAG is a GS1 szabványok bevezetése mellett döntött https://gs1hu.org/rolunk/hirek-esemenyek/ az-emag-is-a-gs1-szabvanyok-bevezetese-mellett-dontott

Határokon, országokon és iparágakon átívelő technológia? Igen, a legfrissebb kiadványunkban bemutatott cégek különböző iparáSata Tibor gakban, különböző országokban Editel Hungary Kft. tevékenykednek, mégis, ami közös ügyvezetője bennük, hogy mind az EDITEL-t választották elképzeléseik megvalósításhoz. Legelőször (1.oldal) arról olvashatnak, hogyan valósult meg a letisztult és átláthatóbb számlafeldolgozás folyamata a gyógyszeripari óriásnál, a Richter Gedeon Nyrt.-nél, aki a tender kiírása és elbírálása után az EDITEL Hungary meg oldását választotta. Olvashatnak még egy kis kitekintést az osztrák hatóságok legfrissebb intézkedéséről, amiben az EDITEL Ausztria a kapocs a vállalatok, a kormányzat és a PEPPOL hálózat között, (2. oldal) valamint az EMOS csoportról, akinek az EDITEL Csehország nyújt széles körű szolgáltatásokat több országban, köztük a magyar leányvál lalatnak is. Másik szektor és vissza Magyarországra. Ho gyan vált metodikát az éles indulás előtt e-számla projektjében Magyarország egyik legnagyobb, gyorsfagyasztásos tevékenységgel foglalkozó cége a FEVITA Hungary Zrt.? Mi az előnye annak, hogy ha az EDITEL Szlovákia tanács adói segítik a partnerkapcsolatokat a MECOM csoportba tartozó húsfeldolgozó vállalatoknál? Erről olvashat a 3. oldalon. És végül (4. oldal) a legidőszerűbb és legfrissebb tapasztalatainkat szeretnénk megosztani Önökkel a COVID 19 járvány általunk megtapasztalt következményéről. Remélem, idei első kiadványunk olvasása közben minden meglévő partnerünk újra meggyőződik arról, hogy a legjobb kezekben van, azok a kedves olvasók pedig, akik döntés előtt állnak, hogy milyen megoldást válasszanak és ki legyen ebben a partnerük, segítséget találnak kiadványban. Kellemes időtöltést kívánok az EDITEL Journal olvasásához!

AKTUÁLIS KIADVÁNYUNK TÉMÁI ichter Gedeon Nyrt. 1 RDigitalizáció egy gyógyszeripari multinál Röviden Az EDITEL Magyarország további hírei ichter Gedeon Nyrt. 2 RFolytatás az előző oldalról Rechnung XElektronikus számlázás a német hatóságoknak EDI kommunikáció az EMOS csoportban Hatékony Széleskörű EDI szolgáltatások országokon átívelően Zrt. környezettudatos döntés 3 Fevita E-számla projekt bevezetés gyszerűbb partnerkapcsolat a MECOM csoportban EKözpontosítás három országban válság vs. távmunka 4 COVID Kényszerű távmunka hatása a KKV-ra Az EDITEL JOURNAL a GS1 Információs füzet mellékleteként jelenik meg 13 ezres darabszámban a magyar kiadás mellett német, angol, cseh, horvát és szlovák nyelven. Az újság elektronikus változata letölthető a www.editel.hu/editel-journal. Várjuk észrevételeit az EDITEL Journalról az info@editel.hu címre.

editelJOURNAL Az EDITEL Csoport vállalati magazinja

EDI NYÚJTOTTA ELŐNYÖK A RICHTER-NÉL P roblémamentes kapcsolódás az ERP rendszerhez H atékonyságnövelés és költségcsökkentés a vevői- és szállítói folyamatokban M agas adatminőség, és a teljes számla-áramlás automatikus lebonyolítása B iztonságosabb, jogilag megfelelő számla archiválás E gyetlen EDI kapcsolat a programban résztvevő szállítókhoz és vevői partnerekhez

kommunikálnak az SAP-val. A projekt 2019-ben indult és méretéből adódóan a bevezetése fokozatosan, lépésről lépésre történik.

Az EDITEL megoldásai az automatizált számlafogadás mellett olyan előnyöket nyújtanak, mint a biztonságos és könnyen kezelhető digitális archiválás, valamint a postai és papír alapú dokumentumkezelés helyett gyors, átlátható és mérhető elektronikus adat csere. Az átgondolt, hosszú távú stratégiának köszönhetően az új rendszer a szervezeten belül is széleskörű elfogadottságnak örvend már a kezdetektől. Letisztult és átláthatóbb számlafeldolgozás, nyomon követhető és mérhető folyamatok. Mindez kevesebb erőforrást igényel, és alacsonyabb hibalehetőséggel jár. „A bevezetési időszak alatt törekszünk minden lehetséges problémára meg oldást tálalni: az informatikai fejlesz

tés kapcsán újabb és újabb kihívásokkal kellett szembe néznünk; ugyanis a célunk nem csak az elektronikus adatcsere, hanem az adatcsere eredményének automatikus feldolgozása is egyúttal, de az EDITEL a teljes projekt során maximális rugalmassággal állt mellettünk.” – árulta el Kozma Judit, a Richter számviteli főosztályvezetője. Jelenleg egy partnerrel élesben is megkezdődött az új rendszeren belüli együttműködés, további három partnerükkel a tesztelés fázisában vannak.

A vállalat A budapesti székhelyű Richter Gedeon Nyrt. az egyik legnagyobb középkelet-európai gyógyszeripari vállalat,

EDITEL SZOLGÁLTATÁSOK A RICHTER-NÉL DI Kommunikáció az eXite®-on E keresztül Tanúsítvánnyal ellátott EDITEL Digitális archiválás

amely Nyugat-Európában, Kínában, valamint Latin-Amerikában is közvetlen piaci jelenlétet épített ki. A Társaság termékpalettája szinte valamennyi fontos terápiás területet – nőgyógyászati, központi idegrendszeri, szív- és érrendszeri – felöleli. n richter.hu

XRECHNUNG: A NÉMET HATÓSÁGOKNAK TÖRTÉNŐ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS HATÁRIDEJE VÁLTOZATLAN MARAD *

kormányzati vállalkozók (be szállítók és számlakibocsátók) számára a német hatóságoknak benyújtott e-számlák legfontosabb határideje 2020. november 27. *. Ezután az egyetlen jogilag elfogadott formátum az XRechnung formátum, amely csak strukturált adatokat tartalmaz. Ennek legegy szerűbb, leggyorsabb és legbiztonságosabb módja, különösen ha a tranzakciók nagy volumenűek, a

RÖVIDEN R övid áttekintés: e-számlázás a német hatóságok számára A szolgáltatók számára kötelező érvényű 2020. november 27-én *, a korábbi önkéntes kezdés választható N ettó 1000 euró vagy annál magasabb összeg esetén alkalmazandó A számla adatokat XRechnung formátumra kell konvertálni A utomatikus számlaküldés a hatóságok felé az EDITEL által kezelve

PEPPOL hálózaton keresztül történő teljesen automatizált küldési folyamat, amelyet az összes német hatóság támogat. Az EDITEL a PEPPOL-on keresztül ügyfeleinek hozzáférést biztosít a német hatóságokhoz. Igény esetén a számlák ellenőrzésével, az XRechnung formátumra konvertálással és az automatikus számlaküldéssel is tudjuk támogatni ügyfeleinket. „Az osztrák vállalkozásoknak most ellenőrizniük kell, hogy rendelkeznek e hozzáféréssel az új elektronikus XRechnung rendszerhez, különben a német szövetségi kormány 2020. november 27. után már nem fogadja el számláikat *“ - mondta Gerd Marlovits, az EDITEL vezérigazgatója. n * A jelenleg rendelkezésre álló információk szerint

editel.eu/edi-solutions/ e-invoice/xrechnung

HATÉKONY EDI KOMMUNIKÁCIÓ AZ EMOS CSOPORBAN

zolgáltatóként az EDITEL az EMOS Csoport számára nyújt széles körű szolgáltatásokat. Az EDI kommunikációt az eXite® kommunikációs platform biztosítja, míg az edisuITe helyi megoldás, kiegészítve egy digitális aláírást biztosító biztonsági modullal, univerzális konverterként szolgál. A trustIT BMR arc hiváló megoldás lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy felhasználói szinten nyomon kövesse az összes EDI-folyamatot. Lehetővé teszi a dokumentumok összehasonlítását, felhasználói jelentések készítését és az engedélyezett adatok exportálását, valamint hozzáférést biztosít az állami hatóságok számára a megtekintéshez. „Az EMOS-csoport számos országban működik, és nagy multinacionális kiskereskedelmi láncokkal folytat kereskedelmet. Az EDITEL EDI megoldásainak köszönhetően

képesek vagyunk gyorsan, pontosan kommunikálni velük, továbbítani az adatokat az ERP-be és automatizálni ezeket a folyamatokat ”- mondta Ing. Jiří Střípek, az informatikai osztály vezetője. n emos.hu/

A EMOS CZ GROUP A.S. A cseh EMOS cég története 1991-ben kezdődött Přerovban. Ma a Cseh Köztár saság egyik legnagyobb elektronikai vállalata. Fő tevékenysége magában foglalja az alacsony feszültségű berendezések importját, exportját, nagykereskedelmét, kiskereskedelmét, szervizelését és telepítését. Az évek során a vállalat csoporttá nőtte ki magát. A részvénytársaságot 2017-ben hozták létre, az EMOS CZ Group a.s. 100%-os részesedéssel bír a Szlovákiában, Lengyelországban, Magyarországon és Szlovéniában található leányvállalatokban.

editelJOURNAL Az EDITEL Csoport vállalati magazinja

E-SZÁMLÁZÁS AZ ÉLELMISZERIPARBAN

A VÁLLALATRÓL

A FEVITA HUNGARY Zrt. egyike Magyarország legnagyobb, gyorsfagyasztásos tevékenységgel foglalkozó vállalatainak. A székesfehérvári központú, mintegy 200 főt foglalkoztató cég folyamatos fejlesztésekkel és kiterjedt marketingtevékenységgel biztosítja versenyképességét. Ennek a stratégiának a részeként döntöttek úgy, hogy teljes mértékben elektronikus számlázásra állnak át.

A FEVITA HUNGARY Zrt. fő tevékenysége a gyorsfagyasztott termékek előállítása, éves termelési kapacitásuk meghaladja a 32.000 tonnát. Az üzem 1967-ben a Hűtőipari Országos Vállalat gyáregységeként kezdte meg működését, termékeik pedig az 1995-ös évtől kezdődően viselik a magyar piacon a FEVITA márkanevet. A vállalat az elmúlt években 8 milliárd forinthoz közeli, illetve azt meghaladó árbevételt realizált, melynek nagyobbik része belföldi értékesítésből származik, kisebbik részét az export piacokon történt eladások adták.

projekt bevezetése előtt az élelmi szeripari vállalat jellemzően hagyományos módon, papírra nyomtatva adta ki számláit, amely nem csak magas költségeket és sok erőforrást igényelt, de a környezettudatosság szempontjából sem felelt meg a „papírmentes” irodára vonatkozó elképzeléseiknek. Az EDITEL Magyarországgal közös projektjük 2019 őszén indult, és 2020 januárjában zárult le. Ennek során kétféle számlaküldési lehetőséget is kiala kítottak vevőik számára. Egyrészt az EDI rendszerhez való kapcsolódást, mely esetén az adatcsere közvetlenül a rendszeren belül történik, másrészt az emailben megküldött link alapján történő letöltési lehetőséget. A FEVITA évente átlagosan 19-20 ezer számlát állít ki több mint 500 vevője részére. A PKI (elektronikus aláírással ellátott) számlaküldést alkalmazták a legtöbb vevőnél, a nagyobb partnerekkel pedig - ahol korábban már bevezetésre került az EDI rendszer-, az

ezen keresztül történő kommunikációra szerződtek. A kezdeti nehézségekre így emlékeznek vissza: „Az egyik legnagyobb kihívást az jelentette, hogy több modulban számlázunk és emiatt többféle számlát bocsátunk ki. Emiatt egészen közel az éles induláshoz metodikát váltottunk, mert egyszerűbbnek láttuk az ERP rendszerből biztosítani a számlaképet annak minden adatával együtt, mint a szolgáltató partnernél felkészíteni a rendszert a többféle számlakép elké szítésére”, árulta el Szemerei Judit, gazdasági igazgató. Néhány vevő kezdetben nehezebben fogadta az új rendszert, azonban már né hány hét alatt látszott, hogy az egy sokkal gyorsabb és átláthatóbb üzleti működést tesz lehetővé, amely költség és munkaidő szempontból is megtakarítást jelent a cégnek, emellett jelentős terhet vett le a munkatársak válláról. Az e-számlázással az értékesítéshez kapcsolódó bizonylat hamarabb kerül a

partnerekhez, így gyorsabban és haté konyabban történik meg az adatok feldolgozása, ezáltal a számla jóváhagyása és az ellenérték kifizetése is. A jóval kevesebb papír felhasználása és a nyomtatók használatának drasztikus mérséklése az irodai költségek csökkenését jelenti, továbbá az elektronikus úton történő postázás gazdaságosabb megoldásnak bizonyul a hagyományos, postai úton történő továbbításnál. „Az e-számlázással éves szinten egy jelentős tételszámú bizonylatot kibo csátó vállalkozás több százezer Ft-os vagy akár milliós értékben tud költséget megtakarítani.”- tette hozzá Szemerei Judit. „Az Editel Hungary Kft. a bevezetés előtt is partnerünk volt, és ezúttal is sikerült elnyernie a bizalmunkat. Tudtuk, hogy mit szeretnénk és meg is kaptuk, a rendszer működik és elégedettek vagyunk.” A cég a jövőre vonatkozóan a számlázáshoz kapcsolódó minden dokumentum (szállítólevél, teljesítés iga-

EDI NYÚJTOTTA ELŐNYÖK A FEVITA HUNGARY ZRT.-NÉL EDI kommunikáció PKI számlázás A jogszabályi előírásoknak megfelelő digitális archiválási megoldás J elentős megtakarítás a költségek, az idő és az erőforrások tekintetében

zolás, átvételi elismervény, mérlegjegy, stb.) digitalizálását tervezi, továbbá örömmel üdvözli, „ha minél többen térnek át az EDI rendszer alkalmazására, ezzel újabb lépést megtéve a haté konyabb, gyorsabb kommunikáció irányába.” mondta végül Szemerei Judit. n

fevita.hu/

GYSZERŰBB PARTNERKAPCSOLAT E EDI KÖZPONTOSÍTÁS HÁROM ORSZÁGBAN

MECOM GROUP s.r.o. 2008ban alakult jelentős szlovák, ma-

gyar és cseh húsfeldolgozó vállalatok egyesülésével. Fokozatosan az EU egyik legnagyobb, gyorsan növekvő húsfeldolgozó üzemévé vált. Az EDITEL SK-val való együttműködésük 2007-ben kezdődött a PM Zbrojníky és a Hrádok vállalatok egyesülése során. Nem sokkal később a magyar leányvállalat is csatlakozott hozzájuk, a szintén a cégcsoporthoz tartozó cseh Schneider Food pedig megkezdte együttműködését az EDITEL CZ-vel.

2020 márciusában mindhárom országban egy központi EDI-meg oldást vezettek be a bevált edisuITe és trustIT termékek alapján, amely havonta 80 000 üzenetet fog feldolgoz ni 40 partnerrel. A csoporton belüli rendszereket és folyamatokat egységesítették, ami egyszerűbb partner kapcsolatot és üzleti kommunikációt, magasabb szintű automatizálást és digitalizálást tett lehetővé. „Az EDITEL hosszú távú stratégiai partnerünk, ennek köszönhetően

gyorsabban tudunk terjeszkedni külföldön. Tanácsadói segítik a mi IT csapatunkat, hogy megfeleljen a külföldi partnereink igényeinek, így nem kell az egyes országokban különkülön foglalkoznunk az EDI megvalósításával. A problémamentes együttműködésre tekintettel a további bővülés során is számítunk az EDITEL-re. ” - mondta Maroš Habušta, a Mecom Group IT vezetője. n mecom.sk/hu/

editelJOURNAL Az EDITEL Csoport vállalati magazinja

Megfelelő kombinációval látható az eredmény

TÁVMUNKA: A KKV-K BÚCSÚT MONDANAK AZ Ö SSZES PAPÍRMUNKÁNAK A papíralapú dokumentumok használata továbbra is általános gyakorlat, különösen a kkv-k (kis- és középvállalkozások) esetében. Ez hatalmas kihívást jelent különösen a távmunka idején, azért is, mert a leveleket üzleti címekre postázzák. „Jelenleg sok vállalkozás átgondolja azokat a papír alapú folyamatokat, amelyekre évek óta támaszkodtak. Általában a számlák digitalizálására szolgáló egyszerű megoldásokat keresik“ - mondta Gerd Marlovits, az EDITEL, mint vezető EDI szolgáltató, osztrák vezérigazgatója. Az automatikusan generált PDF számlák és az online számlázási portálok gyakran az első lépésnek számítanak az elektronikus adatcsere (EDI) világába. Amikor két nagyvállalat üzletet folytat egymással, a számlázás meglehetősen egyszerű, mivel elektronikus adatcserére (EDI-ra) támaszkodnak, a nemzetközi eXite hálózat segítségével. „Az egyik eset az, hogy a digitális dokumentumokat automatikusan átviszik a számviteli rendszerbe, ahol az alkalmazottak feldolgozhatják azokat. Ez általában nem helyhez kötött folyamat, amelyet elvégezhetnek az emberek otthoni irodájukban is, mivel sok vállalat biztonságos VPN hozzáféréssel rendelkezik rendszerünköz,“ mondta Gerd Marlovits. Ettől eltérnek azok a vállalatok, amelyekben még mindig vannak papír alapú folyamatok. „Az üzleti dokumentumok feldolgozásához nyilvánvalóan fizikailag jelen kell lenniük“ - tette hozzá Marlovits.

Automatizált számlák PDF formátumban

A COVID válság nyomán az elmúlt hetekben a digitalizáció, mint a távmunka előfeltétele, a figyelem középpontjába került. Előfordulhat,

hogy az üzleti folyamatok leállnak, a megrendeléseket nem lehet feldolgozni, vagy a számlákat nem állítják ki, mert az alkalmazottak nincsenek az irodában. „Ezért aligha meglepő, hogy sok vállalat jelenleg próbál a hibából erényt kovácsolni, vagyis próbálja a papír alapú folyamatokat a lehető leggyorsabban és hatékonyabban digitalizálni, hogy a dokumentumok bárhonnan elérhetők legyenek. Például a számla elfogadók, jelenleg minden eddiginél nagyobb mértékben támaszkodnak a PDFszámlákra a nyomtatott példányok helyett „- mondta Marlovits. Alternatív megoldásként online portálokat (úgynevezett Web EDI portálokat) használnak, különösen annak érdekében, hogy a kkv-k számára lehetőséget biztosítsanak a megrendelések elérésére, a számlák megtekintésére és azok közvetlen továbbítására ügyfeleik részére. Ez elősegíti a késedelmes fizetések elkerülését, miközben növeli a likviditást a beszállítói oldalon, és

végül biztosítja a zökkenőmentes ellátási láncot.

Az EDI-integráció lehetővé teszi a strukturált adatcserét

„A PDF számlák e-mailben történő elküldése a papírszámlák helyett egyértelműen nagyszerű lépés a digitális számlázási folyamat felé. Intelligens megoldások állnak rendelkezésre, amelyek többek között lehetővé teszik a felhasználók számára a szállítási folyamat nyomon követését“ - mondta Marlovits. Következő lépésként azonban érdemes a strukturált adatokat EDI formátumban továbbítani, a teljes integrációval járó egyéb előnyök kihasználása érdekében. „Egyszerűen fogalmazva: ez magában foglalja a számlák fogadását, átvételét és jóváhagyását, valamint az előírásoknak megfelelő módon történő archiválását. Alapozhatunk a már meglévő felületekre és irányíthatjuk a digitális számlázási folyamatot az ügyfél kívánsága szerint“ - tette hozzá Marlovits.

A számlázási portál használata, a PDFek e-mailben történő küldése vagy a teljesen integrált EDI-megoldás mellett szóló döntés az ügyfél környezetétől és igényeitől függ. „Egy dolog biztos: annak érdekében, hogy az összes üzleti partner ugyanazon a digitális platformon legyen, a különféle megközelítések kombinációja lesz az út“ - mondta Marlovits. Bármely kiskereskedelmi vállalat beszállítói struktúrája önmagában széles választékot kínál. Hasonló a helyzet a nagy gyártók esetében, akik sok ügyfélnek szolgáltatnak különféle iparágakban. „Egy fodrász igényei eltérőek lesznek egy gyógyszertár-láncétól. A megfelelő kombináció hozza meg az eredményt. Végső soron minden megközelítés kiegészíti egymást, hogy átfogó koncepciót képezzen“ - mondta Gerd Marlovits összefoglalóként. Legyen ez a közelmúltbeli válság eredménye, vagy a digitalizáció általános tendenciája: a papírmentes iroda, amely természetesen soha nem lesz teljesen papírmentes, fokozatosan valósággá válik. Az EDI mint „megvalósító technológia” egyre nagyobb szerepet fog játszani, nem csak a távmunka idején. n

editel.hu

IMPRESSZUM LAPSZÁM 1/2020 Médiatulajdonos és Kiadó: EDITEL Austria GmbH, 1040 Wien, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; E-Mail: info@editel.at www.editel.eu

Az EDITEL Austria GmbH a GS1 Austria GmbH 100%-os tulajdonú leányvállalata. Az EDITEL Austria GmbH cégprofilja szerint üzleti partnerek közötti elektronikus adatcsere megoldásokkal, valamint ehhez szükséges szoftverek értékesítésével, és tanácsadással foglalkozik. Ügyvezető és tartalomért felelős: Mag. Gerd Marlovits

Szerkesztő: Daniela Paar, MA, Anja Jung Lektor: Dagmar Jenner, www.texterei.com Fordítás EN: Dagmar Jenner, www.texterei.com Fordítás CZ, SK, HU, HR: Martina Pokorná, Linda Stanislavová, Adrienn Horváth, Bettina Hernádi-Szekeres, Nataša Burič, Marija Lunjek Tördelés: www.creativedirector.cc

Kiadás a 2009.3.1. médiatörvénynek megfelelően: A kiadvány megjelenésének célja az EDITEL csoport tevékenységének támogatása és előmozdítása.