Em algum momento de sua carreira, você tem de liderar uma equipe. Seja equipe de vendas, de um projeto qualquer, seja organizar a galera para o churrasquinho do fim de semana. A liderança, vê-se, não é apenas imposta por um cargo; a necessidade de um líder, de um verdadeiro gerente costuma surgir nos momentos mais inesperados da sua carreira. É preciso preparar-se para esses momentos. Veja a seguir algumas dicas:
Brasílio Andrade Neto Redator VendaMais
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Você é a empresa Para quem você trabalha? Para quem sua equipe trabalha? Não. Você, e todos à sua volta, trabalham para si próprios. Cada um de vocês é a sua própria empresa e marca. Cada um de vocês é o presidente da empresa mais importante do mundo: a sua vida. É essa a visão que você deve espalhar pela sua equipe. É isso que o mercado espera de você. Então, faça uma reunião e apresente os aspectos das diversas empresas que estão se formando na sua equipe, cada uma do tamanho de cada funcionário.
:: Você não é pago por tempo, você é pago por resultados Todos admiram quem chega na empresa às seis da manhã e fica até tarde da noite. Só que , muitas vezes, esta pessoa não produz nada de útil – fica lá, jogando conversa fora, mostrando para todo mundo os sacrifícios que ele faz pela empresa, o quanto ele trabalha... e consegue ficar três horas seguidas jogando paciência no computador. Quase sempre, quem consegue os resultados são aquelas pessoas que aparecem a uma determinada hora, talvez até saiam cedo, ou sejam vistas como antipáticas pelos colegas de trabalho. Porém, essas pessoas conseguem resultados. Elas são as empresas mais modernas e eficazes, que fazem a economia andar. Que fazem as coisas acontecerem. E é isso que sua equipe deve fazer: trabalhar melhor, focando em resultados.
:: Foco no negócio Da mesma forma que as empresas mais modernas sabem identificar seu negócio (transporte, e não ônibus; alimentação conveniente, e não disque-pizza; e assim por diante), também cada um da sua equipe deve saber exatamente o que faz. Qual a vantagem dessa visão? Assim como as empresas não param de evoluir, também não o devem fazer sua equipe. Eles devem sempre procurar meios de se aprimorar, de melhorar aquilo que fazem. E não ficar esperando que a empresa vá pagar algum curso, por exemplo. Afinal, o interesse é de cada um. O Mercosul está aí. As pessoas (empresas) que quiserem se dar bem já devem buscar manuais sobre normas técnicas dos países vizinhos, ou estudar espanhol. A escolha é sua, é de cada empresa.
:: Seu valor Pense bem: se o dono da sua empresa (esta onde você está, escritório, etc.) pudesse fazer o negócio andar sem funcionários, ele o faria. Mas ele precisa colocar outras pessoas à sua volta, para fazer as coisas andarem. O objetivo é fazer com que as pessoas façam alguma coisa de útil para ele. Apenas isso. É meio complicado pensar em si mesmo como peça de uma engrenagem, mas é a verdade. Se não está rendendo, troca-se. E o que é que determina o seu valor de mercado? Você mesmo. E cada um de sua equipe é o responsável direto por isso. Da próxima vez que alguém vier lhe pedir aumento de salário, pergunte o que ele tem feito para aumentar o seu valor e justificar o aumento. A responsabilidade é de cada um. Cada membro da equipe deve construir o preço que vale.
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PREPARAÇÃO :: Tenha um benchmarket
:: Olhe-se no espelho
Certamente você conhece algum bom gerente, que conduz a equipe da maneira como ele quer, sempre conseguindo bons resultados e evitando discussões. Veja o que esse gerente tem de bom, e copie. Os bons exemplos estão aí, em jornais, revistas, na sua vizinhança.
Seu cabelo, roupas, sapatos, caneta, jóias e outros acessórios dizem mais a seu respeito do que qualquer outra coisa. Lembra-se do ditado a primeira impressão é a que fica? Lembro-me até hoje de uma entrevista de emprego em que me apresentei. O entrevistador usava um brinco esquisito na orelha direita. Fiquei o tempo todo olhando para o brinco, me desconcentrei da entrevista e, provavelmente por esse motivo, perdi o emprego. Pequenos detalhes como uma camisa bonita, mas com o colarinho puído, ou uma gravata digna do cantor Falcão podem acabar com a sua imagem: você tenta comunicar algo a alguém da sua equipe e ele só presta atenção na gravata.
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FAÇA NETWORK Estudos mostram que você não fica sabendo de 4 em cada 5 oportunidades de emprego e de negócios. Eles surgem e são fechados através de indicações de amigos e conhecidos. O espírito do networking pode ser resumido no ditado “uma mão lava a outra”. Mas não se trata de corrupção ou jeitinho. Ele é uma via de mão dupla em que você ajuda um amigo ou conhecido basicamente por que gosta de vê-lo feliz e sem problemas. E ele tem a mesma postura para com você. Network é uma rede de contatos que se auxilia mutuamente. Uma rede da qual você, a não ser que seja um eremita, já faz parte. Basta utilizá-la de maneira correta:
:: Faça uma lista de todas as pessoas que você conhece É uma atividade trabalhosa, mas você tem que começar de algum lugar. Não se fie apenas no nome da pessoa. Acrescente telefone, endereço, no que e onde ela trabalha, e demais informações que achar necessário.
:: Defina seus objetivos Para que você quer sua rede? Mudar de emprego, arranjar um novo funcionário, uma transferência, etc. A seguir, é só procurar em sua rede quem pode lhe ajudar a alcançar esse objetivo. E não pare de ampliar a sua rede. Freqüente lugares diferentes, ofereça-se para dar palestras e escrever artigos.
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MONTANDO SUA EQUIPE Você trabalha na melhor empresa do mundo. Tem uma imensa carteira de clientes. De repente, eles começam a rarear. Ir para o concorrente. O que está acontecendo? A maioria das empresas não percebe que o que faz elas irem para a frente são as pessoas que ali trabalham. Os computadores mais impressionantes, toda a maquinaria envolvida, o reluzente escritório... nada disso dá dinheiro. O que conta é o trabalho feito hoje. O sucesso de ontem também não garante nada. Para manter o fluxo de caixa sempre positivo, é necessário ter sempre as melhores pessoas trabalhando para você. Sua empresa publica um anúncio em um jornal ou revista da área. Ela pode também contratar um headhunter. Na primeira opção, sua empresa é inundada por currículos. E a maioria dos currículos simplesmente não se adequa ao que você está pretendendo. Contamse nos dedos os considerados satisfatórios. Para esses, marca-se uma entrevista. Pare um pouco e pense: alguém para analisar os currículos, para fazer a entrevista... dias de salário de uma pessoa que poderia estar fazendo outra coisa. E, geralmente, depois do departamento de RH, o candidato ainda é entrevistado pelo seu chefe imediato – no caso, você. Mais gasto
de tempo e dinheiro. Finalmente, alguém é contratado. Estudos norte-americanos mostram que o custo desse processo varia de 30 a 90 mil dólares. É dinheiro, hein? E há sempre a possibilidade daquela pessoa não se encaixar bem no serviço durante os três meses de experiência. Mais alguns cálculos: pouco menos de um mês para receber todos os currículos, um mês para selecionar, marcar e realizar entrevistas, três meses de experiência... Quase cinco meses gastos para trazer alguém para trabalhar com você. Segundo caso, o headhunter: em uma só palavra, caro. E, como não vive o cotidiano da empresa, nem sempre faz a melhor escolha. Mas existem saídas: Faculdades e cursos: coloque um cartaz em faculdades, dizendo que tipo de pessoa você quer na sua empresa. Você não vai utilizá-las agora, mas formar um banco de gente qualificada, para ser chamada quando necessário. Isso diminui os custos e permite que você identifique talentos no nascedouro. Internet: existem vários sites que disponibilizam currículos na rede. Associe-se a um deles, faça uma pesquise no perfil ideal de funcionário. Vai sair muito mais barato.
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CUIDANDO DA EQUIPE :: Meça e acompanhe Acompanhe de perto o andamento de seus projetos. O que cada um está fazendo, quais são as áreas em que algo não está correndo bem. Faça reuniões mensais para definição de metas (atenção: as metas devem ser individuais. Cada membro da sua equipe deve definir uma meta para si mesmo), e acompanhe cada ação, cada pessoa; você pode ter uma surpresa no final do mês: o trabalho terá rendido muito mais. Lógico, da maneira antiga, ou seja, uma reunião no final do mês para dizer o que aconteceu de errado no mês passado, e apontar os culpados.
:: Escreva menos e fale mais Você não vai conseguir administrar nada da sua mesa. Vá ao campo, ouça, fale com todos, desde o porteiro até o presidente da empresa. Informe os responsáveis sobre algum problema que possa estar acontecendo, peça sugestões para melhorar. Assim, você vai terá certeza que as pessoas vão entendendo o que você quer delas. Um memorando escrito pode ser interpretado de várias formas, e mesmo ignorado. Uma conversa é diferente. Além disso, você deve estar em contato com sua equipe, mostrando freqüentemente que eles são especiais, que você acredita neles. Pense nisso como regar uma planta.
:: Favoreça o espírito de equipe Reúna sua equipe com o pessoal de vendas, marketing, administração geral. Faça com que todos saibam que estão trabalhando para um mesmo fim. Isso faz com que todos entendam melhor sua tarefa e diminui as brigas internas.
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MAIS DICAS PARA CUIDAR DE SUA EQUIPE :: Invista na sua equipe Treine seu pessoal, não importa quanto tempo eles estão na empresa. Todos têm sempre algo a aprender. E é muito mais econômico investir em cursos agora do que ter problemas depois com funcionários desatualizados e sem preparo nenhum. É só comparar o custo de uma palestra com o de demissão e contratação de uma nova pessoa. Além disso, você terá a certeza de que todos estarão trabalhando no mesmo ritmo, falando a mesma língua. Isso aumenta em muito a produtividade. O lado ruim: provavelmente na sua equipe há alguém que se recusa a aprender a trabalhar com novas ferramentas e softwares, que não quer participar de cursos de aprimoramento profissional. Uma pessoa assim pode por em risco todo o trabalho da sua equipe. Ela não tem mais lugar no mercado de trabalho, muito menos na sua empresa. Procure conversar com ela, dizendo por que é necessário treinar e se atualizar. Caso não haja mudança, substitua-a.
:: Faça reuniões com ação As pessoas lembram-se de 10% do que elas ouvem, 20% do que elas ouvem e vêem, e 95% do que elas participam. Faça cada pessoa pegar e experimentar um novo equipamento na obra, fuçar no software, treinar para uma futura apresentação, entre outras. Você e sua equipe podem conhecer várias técnicas, mas precisam treinar para colocá-las em prática. Você pode levar um choque ao perceber como seus subordinados desempenham mal esse teatrinho. A única saída: mais teatro.
:: Preste contas Um dos erros mais comuns entre gerentes é que eles pedem a colaboração das pessoas para determinada tarefa, ficam em cima, cobram resultados... e não mostram o resultado final da tarefa. As pessoas ficam sem saber qual foi o resultado de tanto esforço. Passe para a sua equipe os números finais de projeto e tarefa. Isso eqüivale a um ponto final, as pessoas ficam contentes de serem responsáveis por aquilo, e não pensam mais sobre esse assunto. Agora, vamos partir para outra.
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ANALISE SUAS AÇÕES :: Preste atenção em como as pessoas agem perto de você Elas evitam olhar no seu olho? Elas param de falar, de repente, quando você entra na sala? Há alguma piada ou lenda a seu respeito que está sempre presente nas rodinhas de cafezinho, ou pior, é usada para aterrorizar os estagiários? Você precisa arrancar todo dia uma tirinha do Dilbert da sua porta? Esses e muitos outros sinais indicam que as suas relações com as pessoas não estão indo muito bem. Você pode até pensar que, ora, sob sua supervisão o trabalho está sendo feito – mas nesses casos, ele está sendo feito de má vontade, e em grau muito menor do que se espera. Se sua equipe fosse um carro de corrida, e você, o piloto, você não estaria conseguindo passar da segunda marcha.
:: Faça um balanço de seus relacionamentos Pense sobre suas relações do passado e presente. Colegas de trabalho, amigos, parentes, agregados e aderentes. Suas relações tendem a se desgastar com facilidade? Isso é mau. Você ainda fala com sua namoradinha do primário? Isso é bom. Você fala, mas ela não responde? Isso é mau. Mesmo assim você continua falando com ela, porque ela foi seu único relacionamento até hoje? Isso é muito mau. Analise seus relacionamentos. Tente se lembrar das coisas que as pessoas dizem para você. Se elas hesitam muito em lhe criticar ou dar um toque amigável, provavelmente esse é o seu primeiro problema, não aceitar críticas facilmente. Se você conseguir se lembrar de algumas coisas que as pessoas falaram que você precisa melhorar (opinião de ex-namorada ou namorado na hora da briga não vale. Opinião de psicólogo vale, apesar dele estar sendo pago). Analise essas opiniões e tente achar algo em comum, coisas a respeito de sua personalidade que podem ser mudadas.
:: Faça uma reunião informal Reúna sua equipe (se for em um ambiente fora do trabalho, como uma pizzaria, melhor) e pergunte a eles como seu trabalho está indo, como vêem a equipe, o que pode ser mudado e melhorado. Peça para falarem qualquer coisa que venha à mente. Assim você vai descobrir exatamente o que sua equipe espera de você e dela própria. Como os membros preferem trabalhar. Mais importante, você descobre como se comunicar melhor com eles. Mantenha-se atento aos fatos. Não critique as pessoas que reclamarem de uma atitude sua. É muito melhor elas falarem e você ficar sabendo, e fazer algo para mudar isso, do que apenas reclamarem às suas costas.
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RESOLVENDO CONFLITOS Você escolheu aquelas pessoas a dedo. Cada uma tem qualidades únicas, que podem fazer da sua empresa a líder do mercado. Você sorri, e coloca a sua equipe dos sonhos para trabalhar. Mas aí, o que acontece? Desastre. Malentendidos, fofocas, várias discussões paralelas.
– Para conflitos entre pessoas: Há três opções de ação:
A
Agir como juiz, júri e executor. Simplesmente você coloca quem está causando o problema na sua frente. Afirma que aquilo acaba ali, ouve o que eles têm a dizer e aponta soluções. E diz que não quer ouvir mais nada sobre esse assunto. Esta ação funciona mais com pessoas de baixo escalão. É rápida, e não admite discussões. Porém, você deve tomar cuidado para não dar razão para somente um dos lados. Pondere, seja justo. É a única maneira de que nenhum dos dois concorde na sua frente, e fique reclamando na mesa do cafezinho.
B
Troca de papéis. Faça as pessoas se imaginarem do outro lado. Um mestre-de-obras se imagina um engenheiro, e vice-versa. Assim, eles vão ver a situação em perspectiva e chegar a um meio termo. O problema: essa solução é a mais demorada, pois cada um dos reclamantes precisa saber exatamente a posição, problemas e cotidiano do outro. A vantagem: eles chegam a uma conclusão por si mesmos, um acordo sem a sua interferência. E, quando uma solução é criada por dois ex-rivais, ela é posta em prática.
C
Ação de ouvir. É talvez a melhor forma de agir. Peça para cada um explicar o problema, faça perguntas, repita para eles o que você ouviu. Assim, o problema vai ficando mais claro aos poucos e as pessoas podem acabar reconhecendo um erro ou outro. Aqui, você tem de controlar cada um deles muito bem: “Calma. Agora eu estou ouvindo ele. Você vai ter sua vez de falar, não interrompa.” Seja firme nessa hora, ou sua sala vai virar o Programa do Ratinho.
É. Você está lidando com gente. Conflitos sempre vão aparecer no seu caminho. O que você não pode permitir é que ele cause problemas de produtividade, ou demissões ou criem um ambiente dividido. Basicamente, há dois tipos de confronto que você pode enfrentar: causado por tarefas ou por pessoas. Os causados por tarefas incluem discussões por idéias e procedimentos. Os causados por pessoas incluem discussões por liderança, diferença de personalidades e reclamações sobre divisão de tarefas. O mais perigoso é o conflito por tarefas. Ele pode, rapidamente, fazer com que a sua equipe pare de trabalhar como deve até alguém achar uma solução. Já um conflito entre pessoas dificilmente sai do âmbito de “briga de comadres”. Você terá uma pessoa que não se dá com a outra, mas a agenda dificilmente será afetada. Algumas dicas para acabar com os conflitos internos:
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CONFLITOS CAUSADOS POR TAREFAS Para os conflitos causados por tarefas, só há uma solução: uma reunião na qual as pessoas venham com alternativas para tornar o trabalho mais fácil ou eliminar o que quer que esteja causando o problema. O que você pode fazer é evitar que esse tipo de desentendimento surja. Através de pesquisas, percebeu-se que a maior parte desses conflitos surge da falta de informações. Por mais que você faça reuniões, imprima circulares, ainda vai faltar alguma informação: todo funcionário, todo membro da sua equipe faz alguma coisa que só ele sabe fazer e só ele conhece os truques e manhas. E essa informação, por menor que seja, é mantida em segredo, por medo da reação dos patrões. Então, reúna a sua equipe e faça todos colocarem seus segredos na mesa. Não espere que isso aconteça nas primeiras vezes. O quanto mais sua equipe trabalhar junto e acreditar um no outro, mais os segredos vão sumindo.
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REJEIÇÕES Não importa quão bem você faça seu trabalho. Vai chegar um momento em que você vai ter de lidar com uma rejeição. Pode ser quanto a um projeto que você queira fazer, ou um cliente que desiste na última hora, ou (e, infelizmente esse é muito comum) seu pedido de aumento de salário. O mesmo acontece com sua equipe. Receber um “não” pela cara é uma das piores coisas que podem acontecer para a moral de qualquer pessoa. Só que faz parte do seu trabalho. Veja alguns truques para que essas situações do dia-a-dia não abalem sua equipe:
:: Procure ganhar alguma coisa sempre Certo, seu objetivo é vender aquela idéia, fazer aquele projeto ir para frente. Mas, caso isso não seja possível, procure conquistar pequenas vitórias: a possibilidade de levar uma proposta diferente, descobrir por que aquilo não foi aceito, etc. Por menores que sejam, esses comprometimentos já fazem com que você saia da reunião melhor do que entrou.
:: Aceite os fatos No seu cotidiano, você irá receber muitos nãos. Irá se incomodar com muitas coisas. Isso não quer dizer que o universo está conspirando contra você. Alguém já disse que se você tem um emprego sem aporrinhações, então não é um emprego. Aceite o fato que as rejeições acontecem com todos, e bola para frente.
:: Não leve para o lado pessoal Não é você que está sendo rejeitado, é apenas sua idéia ou aquele trabalho específico. Ninguém (a não ser, talvez, seus concorrentes) tem nada contra você e sua equipe. Entenda que o
que aconteceu é que aquele conceito, por diversos fatores, não pode ser usado naquele momento.
:: Cada caso é um caso Não é porque você teve várias rejeições no mês passado que elas irão acontecer de novo esse mês. E, se certa pessoa não comprou suas 5 últimas idéias, não quer dizer que ela agirá assim na próxima.
:: Aprenda com cada rejeição Tudo bem, aquele projeto não foi aceito. Por quê? Será que você não deveria ter feito algo diferente? Você poderia ter respondido as objeções de maneira diferente? Você conseguiu expor o projeto de maneira clara? Se você mudasse algum detalhe, o resultado teria sido outro? Será que você ou sua equipe estão precisando de aulas de negociação? Cada “não” é uma chance de você e sua equipe aprenderem... e melhorar a maneira de trabalhar.
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MAIS DICAS PARA LIDAR COM REJEIÇÕES
:: Levanta, dá a volta por cima
:: Lembre-se dos seus sucessos
Assim que sua equipe recebeu a rejeição, veja que erros vocês cometeram, o que pode ser mudado, e toquem para frente. Ficar remoendo aquele fracasso temporário é uma boa maneira de acabar com a produtividade do resto da semana. Procure remover os pensamentos negativos do diaa-dia da sua equipe.
Lembre a sua equipe de todas as coisas boas que foram feitas no passado, de como vocês vararam a noite para entregar tal projeto, dos clientes satisfeitos, dos elogios da direção. Não vai ser um “não” que vai colocar vocês para baixo.
:: Vá dar uma volta :: Um dia você vai rir disso Então, comece a rir agora mesmo. Uma das melhores lições que as pessoas aprendem nas faculdades de Administração de Empresas é a “Quinta Regra da Administração: não leve as coisas demasiado a sério”. Não existe nenhuma outra regra. Pense bem, é até engraçado se sua equipe apresentar um projeto todo voltado para permitir uma grande circulação de ar e o cliente: “É. Só que eu moro em Campos do Jordão. Vou congelar nesse negócio que vocês projetaram”. Rir da sua situação ajuda a colocar a rejeição em perspectiva e fazer com que a sua equipe esteja pronta para o resto do mês.
Se você sentir-se nervoso ou insultado com uma rejeição (algumas vezes é inevitável), não volte imediatamente para seu escritório. Vá dar uma volta, ande pelas redondezas. Após quinze minutos você já estará com a cabeça no lugar e poderá voltar ao trabalho. É muito melhor “perder” alguns minutos do que descarregar toda sua frustração em cima de pessoas da sua equipe que não tem nada a ver com a história.
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Você provavelmente já ouviu falar nesse tal de planejamento. E provavelmente, torceu o nariz. O quê? Gastar tempo planejando? Meu amigo, nós temos de fazer coisas. Temos de agir. Não podemos perder tempo conversando, planejando. Só que trabalhar sem planejamento é como navegar sem bússola e mapa. Você vai para algum lugar, sem dúvida. Só não sabe para onde nem quando vai chegar lá. Além da possibilidade de ficar dando voltas e voltas sem fazer nenhum progresso real. Mas o que é planejamento estratégico, afinal? Se você sabe quais são suas metas, qual é a capacidade da sua empresa e como anda o mercado, você já está a meio caminho de planejar corretamente. É só juntar os três e fazer o melhor possível. Ou seja, ninguém disse que é fácil. Mas os lucros aparecem com certeza.
:: Metas O que sua empresa quer ser quando crescer? Afinal, por que você está nesse jogo? Quanto vocês querem ganhar nesse ano? As metas de sua empresa passam um pouco por todas essas questões. Se você acha que não, acompanhe: vocês querem lucrar o dobro do que lucraram no ano passado. De repente, surge a oportunidade de fechar um contrato com o governo. Só que, para isso, vocês têm que passar por um fiscal que não faz propostas muito éticas. O que vocês fazem? Para alcançar a meta, vale jogar sujo? Então, antes de definir o que vocês querem em um ano, ou mês, definam as regras do jogo.
:: Capacidade da empresa Por mais que vocês tentem, milagres não acontecem. Nem se pode esperar que pessoas trabalhem 24 horas por dia, há um limite do que vocês podem produzir. E, por mais que você tenha um departamento produtivo e bem organizado, às vezes a contabilidade o leva a atrasos impensáveis. Então, pesquise o que a sua empresa pode fazer, como um todo.
:: Mercado Muito bem, agora você já sabe o que a sua empresa quer produzir durante determinado período de tempo, como ela vai produzir, e quanto. Resta apenas um detalhe: quem vai comprar? O
mercado aparentemente é a parte mais complicada na hora de planejar. Afinal, você não o controla, certo? De repente, as pessoas não têm mais dinheiro no bolso, graças a alguma peripécia de um governador mineiro. Mas, apesar de estar sujeito à chuvas e tempestades, você pode calcular quanto o seu mercado pode absorver. Tenha em mente:
A
A situação da região. Existem cidades em franco crescimento, outras estão estagnadas. Outras, ainda, têm mais oportunidades em determinados períodos do ano. O mesmo vale para empresas. Imagine uma fábrica de sorvete. As necessidades variam conforme os meses.
B
Concorrentes. Por melhor que vocês sejam, sempre vão ter concorrentes. Procure saber quem eles são, onde eles estão, e onde são melhores e piores do que você.
C
Afinal, qual é o meu mercado? Defina, além dos limites geográficos, limites na mente de seus clientes. Procure ter um nicho exclusivo: seu cliente deve vê-lo como o melhor ou mais qualificado em uma determinada área. Se você não pode ser o refrigerante mais conhecido ou bebido no mundo, por exemplo, diga que é o refrigerante mais natural, mais saudável, de gosto mais surpreendente,etc.
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PROMOÇÕES Você tem aquela pessoa que é um craque na sua equipe. Faz tudo com competência e rapidez, nunca deixa os clientes na mão, e sempre está apresentando sugestões. Alguém que você realmente gosta de ter por perto. Ora, então vamos promovê-lo. E o que acontece? Conhece a fábula do médico e do monstro? De repente, essa pessoa se transforma. Começa a ter dificuldade de tomar decisões, não tem um bom relacionamento com o resto da equipe, não consegue desempenhar suas funções. E você está com um problema nas mãos. Veja o que faz a FedEx para identificar os melhores gerentes. Seus funcionários têm uma aula que pode ser traduzida como “Será que eu dou para gerente?”. Durante oito horas, eles tentam descobrir em si mesmos as nove faces da liderança, identificadas pela FedEx. Segundo um dos diretores da empresa, aqueles que entram no curso para gerência por motivos errados (leia-se necessidade de ego, busca de poder ou insistência da esposa) acabam desistindo nessa hora. Segundo os americanos, as 9 características do líder:
1 carisma Inclui fé nas pessoas, respeito e confiança. Deve observar o que os outros precisam para trabalhar melhor. Possui um grande sentido de missão.
2 consideração individual É o técnico, professor e psicólogo de quem precisa. Sabe ouvir. Ajuda os novatos na empresa.
3 estimulação intelectual Estimula as pessoas a utilizarem o lado racional, a pensar nos problemas de maneira diferente. Se comunica de uma maneira que força os outros a repensar conceitos antes tidos como inatacáveis.
continua
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4 coragem Defende suas idéias mesmo que elas não sejam populares. Não cede a pressão de outros. Faz o que é melhor para a empresa e sua equipe mesmo que isso signifique prejuízo pessoal.
5 confiança Acompanha os processos. Assume a responsabilidade dos seus atos e erros. Toma a iniciativa, independentemente do chefe.
6 flexibilidade Consegue acompanhar as mudanças de cenário, sem perder desempenho. Quando tem várias coisas para fazer, tem facilidade de priorizar, e cuidar de um problema de cada vez.
7 integridade Faz o que é moral e eticamente certo. Não abusa dos privilégios da gerência. É um modelo para os funcionários.
8 julgamento Procura avaliar cada situação de maneira objetiva. Trata de dados de forma racional e realista. Usa informações e experiências anteriores para ajudá-lo na tomada de decisões.
9 respeito Leva em consideração as opiniões das outras pessoas da empresa, não importando seu cargo ou posição.
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COOPERAÇÃO NA EQUIPE De repente, a palavra de ordem está em todos os lugares. Livros, revistas, encartes de jornal, todos estão dizendo para as pessoas que elas podem ser um sucesso, que elas podem tomar as rédeas de sua carreira. Isso é ótimo. É uma força contagiente que melhora a produtividade de sua equipe. Só que também traz um perigo. Que perigo? Leia o parágrafo acima, a resposta está lá: a sua equipe. São pessoas que você gerencia. Não são jogadores de tênis, ou corredores. Elas devem agir como um time de futebol, onde todos sabem suas posições e funções, e jogam para o time, e para o resultado final. E normalmente, não se olha esse lado das empresas. Ao contrário, busca-se somente estimular a competição, através de planos de incentivo que geram um vencedor para cada dezena de perdedores. E, se você tiver algum funcionário que segue a cartilha de pilotos da Fórmula 1, prevê-se problemas: “Há duas maneiras de eu vencer: ser mais rápido do que ele ou jogar ele para fora da pista”. Deve-se, então, buscar um equilíbrio. Manter os planos de incentivo e o reconhecimento aos esforços, sim, mas equilibrá-los com ações que visem o espírito de equipe: Premie a todos. Muitas empresas premiam apenas seus vendedores, afinal é algo fácil de se fazer: quem faz mais dinheiro entrar na firma, ganha. Mas todos ali dentro fazem um esforço supremo para que tudo corra bem. Assim, crie prêmios para o funcionário mais organizado, o mais pontual e, principalmente, o que joga mais pela equipe. Também faça amplas distribuições de palavras de apoio “não oficiais”. Um grande plano de incentivo acontece, no máximo, uma vez por ano (mais do que isso, você corre o risco de viciar sua equipe). Um “bom trabalho, continue assim” pode ser usado à vontade, não custa nada e tem o mesmo efeito. Faça com que as pessoas vejam a competitividade como uma ferramenta, nunca como o objetivo final. Assim, um funcionário não trabalhará o mês inteiro para ser o mais pontual, mas para que a empresa entregue o projeto em tempo. Como se consegue isso? Estabelecendo metas semanais para a equipe, e mantendo o objetivo do período acessível: cartazes, lembranças orais, tudo vale para fazer com que as pessoas se lembrem que, além do compromisso com si mesmas, elas devem se comprometer com a empresa.
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MAIS DICAS PARA COOPERAÇÃO Regras e ideologia claras: uma missão bem estabelecida e um planejamento estratégico partilhado por todos se tornam a “ideologia” da empresa. No campo político, você sabe do que uma ideologia era capaz. Pessoas literalmente dão suas vidas por idéias. É por isso que as maiores empresas do mundo têm essa preocupação de passar seus valores e idéias a seus funcionários. Tente, por exemplo, falar mal da Microsoft para um de seus empregados. Gerentes dessas empresas chegam a afirmar que viver tentando respeitar as regras de ouro da empresa torna o trabalho mais divertido e produtivo.
Tome cuidado ao contratar e ao promover: nada pior para uma equipe do que se sentir injustiçada. Se alguém achar que “Ah, eu devia ter sido promovido no lugar da Carminha”, por exemplo, não há como colocar a equipe para trabalhar bem novamente. As pessoas, naturalmente, vão tomar partido, e vão se dividir. Pense bem antes de promover e contratar e, uma vez decidido isso, explique as razões pelas quais este ou aquele funcionário foi preferido. Ou, se você resolver ser ousado, mas ousado mesmo, faça como fez o Ricardo Semler: certa vez, na qualidade de presidente da Semco, ele deveria escolher o chefe do setor de pinturas. Em vez disso, ele reuniu todos os funcionários do setor, e pediu para eles escolherem quem iria ser o chefe. Deu trabalho, foi algo inesperado, mas o resultado compensou.
Crie a imagem do cliente interno: Já dissemos aqui que todo funcionário é uma empresa, responsável por sua própria carreira. Então, os outros membros da equipe são seus clientes. Assim, todos são clientes de todos. E o que é que se diz sobre os clientes? O cliente é rei. E assim deve ser o relacionamento entre sua equipe, e entre sua equipe e você. Cada um tem alguma coisa a entregar à pessoa (empresa) do lado, que são seus clientes. Manter esses clientes, expandir o mercado. E, lógico, lucrar mais com isso.
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ERROS QUE TODOS OS GERENTES COMETEM :: Desespero de causa Dólar a R$ 2,80. Não, agora está a R$ 2,58. Não, subiu a R$ 2,97. Desce da janela, Almeida, o dólar está a R$ 2,80 de novo. E, de mais a mais, estamos no primeiro andar. Se vocês é daqueles que se desespera com as oscilações do mercado, que acha que todo o lucro da sua empresa depende da bolsa de Cochinchina do Norte, tome cuidado. A não ser que você seja um megaespeculador, é provável que você esteja se preocupando demais. Por mais que a situação lá fora esteja complicada, aqui vocês devem continuar a produzir. Ficar parado devido à crises reais ou imaginária é uma maneira segura de perder mais clientes ... e dinheiro. Lembre-se, você já passou por muitas crises, por confisco de poupança, corte de zeros, congelamento, tabelamento, congelamento de tabelas, confisco de congelados. E sua empresa sobreviveu. Por que simplesmente as pessoas não param de comprar, não param de consumir. Por maior que a confusão externa seja, sua empresa vai – e deve – continuar a funcionar. Sua tarefa, como gerente, é colocar as
coisas em perspectiva: a bolsa pode estar despencando, mas vocês têm um projeto a entregar, algo a vender. Existem pessoas que precisam de seu produto ou serviço. Combata o catastrofismo.
:: Não terminar Há uma certa tendência de deixar as coisas no ar. No seu dia-a-dia, você distribui várias tarefas e deveres entre sua equipe. E depois... e depois? Aquela tarefa deu o resultado esperado? Mudou alguma coisa na empresa? Nos fez economizar alguma coisa? Quanto? Afinal, aquela tarefa foi feita? Muitos gerentes não acompanham o resultado das suas ordens. Muitos fatores ocorrem para isso: você acaba se envolvendo com outras coisas, certos funcionários têm receio de ir até o gerente mostrar suas dúvidas e idéias. Para evitar esta paralisia na sua equipe, esteja sempre aberto à opinião deles. E, na hora de dar uma tarefa a alguém, saque sua agenda e pergunte: “Para quando você acha que pode terminar?” Force as pessoas da sua equipe a trabalhar com uma data final para tudo.
:: Economias, atalhos e isto é detalhe Certo, aquele plano ou projeto está
caminhando, vocês fizeram tudo direitinho... até o momento em que o prazo e/ou o custo estouraram. E agora? A maioria dos gerentes toma o caminho que invariavelmente leva ao desastre: vamos acelerar, deixa isso de lado e depois a gente vê. Alguns resultados até podem aparecer. Imagine uma construtora que resolveu apressar desesperadamente uma obra. O prédio foi completado no prazo certo, gastando dez mil reais a menos do que o previsto. Só que, por causa do prazo apertado, pulamos algumas fases da construção, como, por exemplo, a fundação. Acho que não vai dar muito problema. Nesta área não costuma ventar muito, costuma? Exageros a parte, se é impossível pular etapas de uma obra, também não se deve fazê-lo no seu trabalho. Planeje tudo antes, para não perder tempo e dinheiro depois. Vale uma atenção especial para os “detalhes”. Tão perigoso quanto perder dias e dias discutindo a cor do novo produto, é ignorar completamente essas pequenas coisas: muitas vezes, elas fazem a diferença entre um negócio ser fechado ou não, entre um cliente satisfeito e alguém que nunca mais dá as caras na sua empresa.
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DEMISSÃO Ninguém gosta dessa tarefa, mas ela se apresenta, vez por outra, para qualquer gerente que se preze. É hora de mandar um membro de sua equipe embora. Veja algumas dicas para fazer com que essa situação seja a menos traumática possível:
:: Nunca demita numa sexta-feira Prefira fazê-lo numa segunda ou terça de manhã. A razão é simples: no começo da semana, o seu exfuncionário já pode fazer algo, pode pegar o currículo e ir procurar uma nova colocação naquele dia mesmo. Além disso, você pode expor a situação, na hora, para o restante da equipe. Uma demissão na sexta-feira indica que um funcionário vai passar o fim de semana mal-humorado, brigando com a família, e o resto da sua empresa vai ter dois dias para criar todos os quadros e fofocas possíveis sobre o motivo daquela demissão, as injustiças da empresa e outros.
:: Exponha os motivos e deixe que a pessoa fale Todos têm o direito de saber exatamente por que foram demitidos. Quanto menos surpresas nessa hora, melhor. De qualquer maneira, é sempre um baque. Deixe que a pessoa desabafe um pouco. Mantenha-se firme na decisão, mas espere que ele diga tudo o que tem a dizer. Isso demonstra respeito por aquela pessoa.
:: Aconselhe Ajude-a a elaborar um novo plano de ação dali para frente. O que ela pode fazer, onde ela pode trabalhar.
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ALGUMAS DICAS EXTRAS PARA GERENCIAR BEM
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Todos devem atender o consumidor – todos. Não importa em que área você esteja, deve ter em mente que alguém ira comprar aquilo, que você está fazendo algo que irá beneficiar outras pessoas. Crie uma maneira em que todos os departamentos possam dividir informações. Isso vai evitar aqueles clássicos casos de “eu não sabia....” e evitar as formações de panelinhas. Tenha uma estratégia clara para cada serviço. Saiba exatamente para que cada projeto se destina. Procure fazer um jornalzinho (também chamado de boletim ou newsletter). É uma forma de manter seus clientes sempre pensando em você e de informar sobre os diferentes estágios de todos os seus projetos e obras. Sempre encerre um assunto. Há centenas de projetos e tarefas não terminadas por aí. Não se permita que as suas façam parte desse grupo. Segundo estudos norte americanos, eis as razões pelas quais os clientes deixam de comprar de você: • Serviços precários (isso inclui falta de telefonemas para ver se está tudo correndo bem, atendimento desinteressado, má educação, etc. ) – 69% • Problemas físicos com a aquisição – 13% • Concorrente com preços mais baixos – 9% • Morte, mudança, e outros fatores – 9% Então, toda atenção ao cliente. Pequenos gestos podem fazer a diferença no faturamento.
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Todo dia, defina o que é prioritário. Isso faz com que o tempo seja melhor aproveitado Procure ser positivo. Qualquer um pode matar uma boa idéia com alguns “nãos”. Agradeça. Agradeça aos clientes que lhe chamaram atenção para algum detalhe. Agradeça à sua equipe quando eles fazem alguma coisa extremamente bem feita.
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Esteja de olho nos classificados: não para comprar alguma coisa ou mudar de emprego, mas para ver que empresas estão contratando, se estão construindo, quem está construindo o que e aonde, quais áreas da cidade são mais promissoras para determinados projetos, quais empresas estão mal das pernas.
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Ao fazer uma apresentação multimídia – gráficos e renderizações no computador – procure fazer tudo da maneira mais simples possível. É muito fácil você se empolgar e exibir uma porção de blocos coloridos impressionantes... e ninguém na assistência entender o significado deles.
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Segundo pesquisa realizada pela revista VendaMais, 12% dos gerentes não informa sua equipe a respeito das metas para o ano ou mês. Como eles querem que as pessoas trabalhem, se não sabem o que deve ser atingido, então? Distribua sempre a informação entre aqueles que trabalham com você.
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Participe e se ofereça para dar palestras. Não sobrecarregue sua agenda. Tenha sempre algumas “janelas” durante o dia para apagar incêndios ou planejar melhor seus próximos passos. Underpromisse and overdelivery – em bom português, prometa menos e faça mais do que se espera. Padronize seu bloco de anotações, papel de carta, cartão de visita, papel vegetal, etc. Isso vai lhe dar uma imagem mais profissional. “Eu sempre acreditei em sorte. E, quanto mais eu trabalho, mais sorte eu tenho”. Tomas Jeferson. Treine todo mundo que tem contato com o cliente – isso quer dizer praticamente todo mundo da sua empresa – para pegar informações deles. Assim, vocês poderão sempre saber o que está sendo feito de certo e errado. Procure saber o que é importante para seu cliente ou funcionário (time do coração, nome da mulher/filhos, projeto de estimação). Mencionar essas coisas durante uma conversa fazem toda a diferença para você. Saiba delegar...e delegue sem medo. Quando falar com seus clientes ou outros leigos, procure não usar o jargão da sua profissão. Passe sua mensagem de maneira simples.
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