DESEMPEÑO

DOMINIO DEL FLUJO DE TRABAJO:

COVID 19 Junio 2020

USO DE LA METODOLOGÍA GTD PARA MEJORAR TU PRODUCTIVIDAD

La metodología Getting Things Done (GTD) puede definirse como un sistema que se basa en la organización para la gestión adecuada de las actividades, tareas y compromisos laborales. Esta es una herramienta desarrollada por consultor internacional David Allen, en la que se invita a la persona a realizar una recolección, un procesamiento, una organización, una revisión y una ejecución de toda la información relacionada con las tareas que debe llevar a cabo.

POR: LEGIS GESTIONHUMANA.COM

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En medio del confinamiento social y la intermitencia laboral que se viene presentando como resultado de la contención del COVID-19, donde modalidades laborales como el teletrabajo han tomado una vital importancia para mantener la productividad de las empresas y, de paso, a la economía, cobran especial relevancia todas aquellas metodologías y prácticas que nos ayuden a ser más efectivos y a promover un balance entre nuestra vida y las labores relacionadas con el trabajo.

Adicionalmente, hasta antes de la pandemia, el índice ‘Mejor Vida’ de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), indicaba que Colombia era uno de los países en el que los trabajadores tienen menos tiempo para descansar, socializar y realizar actividades de ocio. De acuerdo con la investigación, los colombianos dedicaban la mayoría de su tiempo al trabajo, situación que podía incidir en la afectación de su salud mental, aumentar los niveles de estrés y por ende, impactar todo lo relacionado al riesgo psicosocial.

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El método GTD para mejorar la productividad explica que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes, guardándolas en un lugar específico. Además, no es necesario recordar en todo momento qué es lo que hay que hacer, para realmente gestionar organizadamente y correctamente cada tarea. De esta manera, se consiguen realizar todas las actividades mediante listas de cosas a completar.

Los descubrimientos en el campo de la ciencia cognitiva llegan a la conclusión de que, al utilizar la memoria como sistema de organización, la mente acaba abrumada y se vuelve incompetente, porque se le exige que realice un trabajo intenso para el que no está debidamente equipada. La mente es fantástica para tener ideas creativas, pero no es tan efectiva para recordar todo en detalle, salvo algunas excepciones.

A continuación, Verónica Sarmiento, gerente de People Corp., explica cómo funciona la GTD y cómo aplicarla.

¿Cómo se esquematiza y gestiona esta metodología?

Tener la sensación de control de lo que haces te permite reducir el estrés, así como generar impacto positivo en tu productividad tanto personal como laboral.

La GTD cambia la manera de abordar tus asuntos, pues, en vez de ir directamente a la acción, te obliga a poder analizar la información antes de abordarla, a organizarla, a planear y a poder clasificar las cosas que tienes pendientes.

De esta manera, se proponen cinco principios para lograr el objetivo de gestión de tareas:

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Recolección. Significa recoger todas las actividades que se necesita: realizar, dar seguimiento o recordar, y escribirlas en herramientas como carpetas electrónicas, archivos, correos y agendas, entre otros. Procesamiento. Una vez se tienen las tareas separadas, se toman una a una para determinar de qué se tratan y las acciones que se pueden tomar al respecto: hacerlas, delegarlas o diferirlas. Si no se requiere de una acción, pueden ser archivadas como referencia o desecharlas. De acuerdo con Allen, si una tarea requiere menos de dos minutos en su ejecución, hay que desarrollarla inmediatamente. Organización. Con el fin de mantener un seguimiento de lo que debe ser desarrollado, se recomienda clasificarlo en:

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X Acciones principales: representa lo que requiere atención prioritaria para poder realizar una tarea completa. Es importante catalogar por qué medio se va a desarrollar (video conferencia, teléfono, oficina, correo electrónico, WhatsApp), incluyendo la fecha y horario específico. Proyectos: las tareas que requieren más de una acción son conocidas como proyectos. Deben ser revisadas periódicamente con el fin de garantizar su finalización. Referencia: tiene que ver con delegar acciones del proyecto. El seguimiento es fundamental con el ánimo de tomar medidas si no se cumple con los tiempos programados. Incubación: representa aquellas cosas que no tienen posibilidad de desarrollarse por ahora. Por ejemplo, un proyecto nuevo no contemplado en el presupuesto.

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Revisión. Para asegurar el éxito del proceso GTD es necesario revisar las listas de acciones diariamente. Para ello Allen aconseja: clarificar, reunir y procesar todos los asuntos; revisar el calendario y actualizar la lista de acciones; ser creativo, analizar la lista de aquellos proyectos que se hayan activado y transferirlos a la lista para desarrollarlos. Hay que recodar, de igual manera, escoger las acciones según el orden en el que están contenidas en las listas. Para lograr el éxito del método se requiere que se revisen al menos semanalmente las acciones de mayor impacto. Ejecución. Siempre es la parte más difícil por causas como la apatía o la ansiedad. Para combatirlas los remedios son sencillos. En el caso de la apatía, se evalúan las implicaciones de no hacer la actividad. Para la ansiedad, hay que determinar cuáles serán los pasos por tarea, así como enfocarse en un resultado exitoso. De acuerdo con Allen, los criterios para elegir las acciones de una actividad son:

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X X Contexto: significa ¿qué puedo hacer dónde estoy? Tiempo disponible: responder a ¿cuánto tiempo tengo? Recursos: interiorizar sobre ¿cuánta energía tengo? Prioridad: ser objetivo y honesto con respecto a ¿cuál es el valor que obtengo si en vez de hacer esto hago otra cosa?

Al poner en práctica este método se estará menos predispuesto a sobredimensionar las diferentes actividades, ejecutar aquellas que no ofrecen valor o sentir demasiada ansiedad por no tener el control del trabajo.

¿ ué retos y benefi ios trae onsigo apli arla?

Control y foco en lo que estoy haciendo, pues no empiezo a realizar todo al mismo tiempo. Otro beneficio es la reducción del estrés, porque yo ya tengo claro qué abordar y cuándo lo voy a realizar. De su aplicación constante se modifican hábitos, es posible mostrar mejores resultados, cumplir citas y fechas de entrega, además de pensar en un mediano y largo plazo.

En un escenario normal de trabajo nos abordan grandes volúmenes de información, al punto de la saturación, por lo que nos dedicamos, en ocasiones, solo a “apagar incendios”, como se dice popularmente.

Para aplicar el GTD se necesita querer cambiar, comenzando por reconocer que tenemos problemas en cómo estamos haciendo las cosas y que no somos productivos. En segundo lugar, se necesita el apoyo de alguna herramienta, en el mercado existe un software gratis para gestionar el flujo de trabajo, como, por ejemplo, Wonderlist, Evernotes e inclusive se puede hacer en Excel. Lo que se busca es sacar todo de nuestra mente y ponerlo en un sitio donde podamos organizar y ejecutar actividades de manera organizada, clara y eficiente.

¿Cómo medir su efe tividad y ómo se puede ver reflejado en los indi adores?

Puede verse reflejado en temas como la evaluación de competencias a través de la orientación al logro, en la productividad, en los indicadores asociados al cargo, en la consecución de resultados, en la reducción de estrés (con la medición de riesgo psicosocial), en el clima laboral, en el nivel de compromiso, en el índice de desarrollo organizacional de las personas y en la manera en que se atraen los talentos, porque están realmente haciendo lo que les gusta y están comprometidos porque su productividad es evidente.

De esta manera, lo que hacemos no está asociado simplemente a una u dos tareas que se entregan sino a toda una trazabilidad. Estos cambios impactan la cultura organizacional de forma progresiva.

El paso fundamental para lograr la aplicación es la planificación, definiendo un resultado esperado. Hay que definir el propósito y visualizar lo que queremos conseguir. Para poder llevar a cabo una buena planificación, es necesario incorporar a nuestra rutina tres tipos de revisiones:

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X Revisión diaria: Una vez al día como mínimo, se debe hacer una revisión y analizar las tareas que podemos realizar nosotros hoy mismo o en breve. Se revisarán las tareas y la agenda o calendario. Revisión semanal: Una vez a la semana como mínimo. Esta revisión sirve para mantener la fiabilidad del sistema. Se revisará el calendario, seguimiento de las tareas y lista de proyectos, entre otras. Revisión general: De forma periódica se hará una revisión general del sistema, donde se comprobará que seguimos alineados con los objetivos anteriormente planteados.

Como reflexión final, una de nuestras tendencias naturales es lanzarnos a actuar. Por ejemplo, si hay que realizar un. informe el foco está en hacerlo, pero, por qué no parar a pensar cuál es la prioridad, si tengo los recursos, si es algo que realmente necesito, puede esperar o hay otra cosa más importante. Entonces, lo que nos permite la metodología es planear a mediano y largo plazo, cuestionarnos qué hacer primero. Al estar organizados se tiene tiempo para la vida personal, sin sacrificar aquellas cosas que también son importantes y significativas.

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