Kokous & tapahtuma 2011 OPAS by Editor Helsinki Oy

ILMOITUSLIITE

tämä julkaisu on EDITOR HELSINKI OY:N tuottama TOIMIALAlehti

OPAS

ILMOITUSLIITE

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

4 14

Kokousjärjestäjät yksissä kansissa! Opas -konsepti kokoaa alan tiedon, palvelut ja ratkaisut yksiin kansiin. Tarkoituksena on kertoa konkreettisesti palveluista ja tarjota informaatiota päätöksen tueksi. Lue muista B to B -aiheista www.editori.fi.

4 8 12 14 18

Suomi tarjoaa sitä mitä lupaa Kongressi- ja kokousjärjestäjän 3 kohtaa Painavaa puhetta puhujille Onnistuneen tapahtuman taikaa Messupoimintoja 2011

Yhteistyössä:

Gustavelund Kokoushotelli Kirkkotie 36 | 04310 Tuusula Keskus p. 09 273 751 Myyntipalvelu p. 09 273 7555 www.gustavelund.fi sales@gustavelund.fi

s. 8

Allergiatalon Kongressikeskus Paciuksenkatu 19 | 00270 Helsinki p. 09 473351 www.allergiatalo.fi info.allergiatalo@allergia.fi yhteyshenkilö: Niki Alanko

s. 9

Anttolanhovi Hovintie 224 | 52100 Anttola p. 020 757 5200 www.anttolanhovi.fi myyntipalvelu@anttolanhovi.fi yhteyshenkilö Eija Martikainen

Oulun Matkailu Oy Kirkkokatu 11 B | 90100 Oulu p. 040 585 2814 www.ouluon.fi/kokoukset | info@ouluon.fi yhteyshenkilö: Kaisu Laurila-Seluska s. 11

Kohdennetusti parhaaseen tulokseen kokous & tapahtuma 2011 OPAS on Editor Helsinki Oy:n tuottama toimialaopas. Vastaava tuottaja: Nora Helanto, 09 4241 2225, nora.helanto@editorhelsinki.fi. Taitto: Pirja Kärki, pirja.karki@editorhelsinki.fi. Toimittajat: Reea Marjamäki, RM Kati Knuuttila, KKN Eila Aalto, EA. Kuvat: Dreamstime. Painopaikka: Scanweb. Editor Helsinki Oy | 09 4241 2222 | palaute@editorhelsinki.fi | www.editori.fi.

•

Haluatteko esitellä palveluntarjontaanne mielenkiintoisessa ja informatiivisessa ympäristössä? Kysy lisää ensi vuoden Oppaista.

s. 13

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

Suomi tarjoaa sitä mitä lupaa Suomalaisilla on kongressijärjestäjinä aivan syystäkin luotettava ja rehelli nen maine. Täällä voi luottaa siihen, että järjestelyt luistavat ja kaikki toimii sovitusti. Suomalaisia pidetään paitsi erittäin kielitaitoisina myös yleisesti ystävällisinä ja lämpiminä ihmisinä.

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

uomella on varsin hyvä kansainvälinen maine kongressimaana. Maailmanlaajuisia kongressitilastoja ylläpitävän Union of International Associations - järjestön mukaan olemme olleet maailman 20 suosituimman kongressimaan joukossa jo 20 vuoden ajan. – Olemme silti vielä melko tuntematon kohde eli Suomessa on yhä myös eksotiikkaa. Kaksi kolmesta kongressivieraasta tulee ensimmäistä kertaa Suomeen. Vahvuuksiamme ovat aina olleet järjestelyjen toimivuus ja sujuvuus sekä ympäröivän luonnon läheisyys, kertoo Finland Congress Bureaun toimitusjohtaja Kerstin Träskman. – Suomen kompakti kokoluokka on ehdottomasti vahvuus sujuvien järjestelyjen kannalta, Träskman kuvailee Suomea kongressijärjestäjän kannalta. – Perusasioiden, kuten kokoustilojen, hotelli- ja ravintolapalveluiden, liikenneyhteyksien ja teknisten järjestelmien pitää olla korkealla tasolla, mutta kaiken ei aina tarvitse olla maailman suurinta ja kauneinta, hän jatkaa.

A country that respects people. Huippuluokan järjestelyjä ja kotoisuutta Kävijöille pienimuotoisuus ja intiimiys ovat omiaan luomaan hyvää tunnelmaa. – Me pyrimme tarjoamaan hieman erilaisen vaihtoehdon, rennomman ja epämuodollisen, Träskman sanoo. Erään kongressivieraan sanoin Suomi on “A country that respects people”. Träskman uskoo, että ulkomaalaisille kongressivieraille jää Suomesta mieleen nimenomaan pienten kokemusten kautta välittyvä aitous ja raikkaus. – Suomi tarjoaa tietynlaisen mielenkiintoisen sekoituksen huippuluokan kokousjärjestelyjä ja kotoisuutta. Suomen luonto tekee myös poikkeuksetta vaikutuksen varsinkin niihin kävijöihin, joille on järjestetty oheisohjelmaa luonnon helmassa.

Suomi kansainvälisillä kongressimarkkinoilla Kaikkiaan Suomessa ja Euroopassa järjestetään paljon kansainvälisiä kongresseja. Eurooppa on maanosista kärkipaikalla yli 50 prosentin osuudella ja Suomi on ollut pari vuosikymmentä 20 suosituimman kokousmaan joukossa. Viimeisen kymmenen vuoden aikana Suomessa on käynyt vuosittain keskimäärin 56000 kongressivierasta ja kokouksia on järjestetty yli 300. Viime vuosi oli kaikkien aikojen paras, kävijöitä oli yli 63000 henkeä. – Suomessa järjestetään paljon kongresseja, koska meillä on korkea tieteen taso ja suomalaiset toimivat aktiivisesti omien alojensa kansainvälissä järjestöissä. Nämä asiat painavat eniten kongressimaan valinnassa. Seuraavaksi eniten vaikuttavat sopivat, toimivat tilat ja hyvät liikenneyhteydet, Träskman luettelee Suomen etuja kansainvälisestä näkökulmasta. – Yhä edelleen aika moni järjestäjä tulee Suomeen ensimmäistä kertaa, ja on positiivisesti yllättynyt kokemastaan. Meille tunnusomaista on myös turvallisuus, joka on nousemassa yhä merkittävämmäksi tekijäksi kansainvälisillä kokousmarkkinoilla. Tähän sisältyvät niin terrorismin ja muiden konfliktien kuin erilaisten luonnonmullistusten uhat, hän jatkaa.

Onnistuneen kongressin sijainti ja ajoitus Kongressin onnistumiseen taas voivat vaikuttaa yllättävätkin asiat. – Viime vuonna pidetty infektiotautikongressi onnistui yli odotusten sekä sisällön ajankohtaisuuden että sen mukanaan tuoman suuren osanottajamäärän mukaan. Kongressi sattui juuri samaan ajankohtaan kun kohu sikainfluenssa epidemiasta oli kovimmillaan, Träskman perustelee infektiotautikongressin onnistumista. Pääkaupunkiseutu vie osanottajamäärien mukaan laskettuna kongressikakusta miltei puolet. Suosion takana on hyvä kokoustilatarjonta ja majoituskapasiteetti. Kesä on vilkkainta aikaa. – Kansainvälisistä kokouksista yli kaksi kolmasosaa pidetään kesäkuukausina, touko- ja syyskuu mukaan lukien. Heinäkuu on kuitenkin edelleen hyvin hiljainen kongressikuukausi, Träskman toteaa.

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

Toivomme myös paljon esillä olevan Suomi-brändin tuovan uutta potkua Suomi-markkinointiin. Tulevaisuuden haasteita Mitkä sitten ovat Suomen heikkouksia kansainvälisessä kilpailussa? – Kansainvälinen kilpailu kongresseista on kovaa, ja syitä lopulliselle päätökselle on lukuisia. Tyypillisimmillään voidaan vedota korkeaan hintatasoon tai sijaintiimme, ja kaikkein suurimmista tapahtumista emme edes voi kilpailla rajallisen kokoustila- ja hotellikapasiteettimme takia, Träskman vastaa. Suomi on yhä suhteellisen tuntematon kohde

eli ihan perustyötä maan tunnettuuden lisäämiseksi voi aina tehdä lisää. – Toivomme myös paljon esillä olevan Suomi-brändin tuovan uutta potkua Suomi-markkinointiin, Träskman tiivistää.

FCB tarjoaa maksutonta neuvontaa Kerstin Träskmanin johtama Finland Convention Bureau on valtakunnallinen kongressi- ja yritystapahtuma-alan myynti- ja markkinointiorganisaatio. – Tunnemme Suomen kokouspalvelut ko kouspaikoista ohjelmatoimistoihin ja tarjoamme maksutonta neuvontaa, apua ja konsultaatiota kaikille tapahtumajärjestäjille. Koemme tekevämme erittäin tärkeää ja kannattavaa työtä, sillä teettämämme tutkimuksen mukaan kongressit jättävät Suomeen vuosittain yli 100 miljoonaa euroa, Träskman kuvailee FCB:n roolia. Träskman haluaa rohkaista niitä, jotka vielä miettivät järjestääkö kongressi Suomessa. – Kokouksesi onnistuu varmasti, ja annat samalla osallistujillesi upean ja mieleenpainuvan kokemuksen raikkaasta, luonnonläheisestä ja ainutlaatuisesta maasta, hän kannustaa. RM

www.tampere-talo.fi

Järjestämisen uskomaton helppous Kokoonnu Tampere-talossa, saat hyvän palvelun kaupan päälle!

Tiedustelut ja tilavaraukset: puh. 03 243 4800 myyntipalvelu@tampere-talo.fi

•

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

Keski-Uudellamaalla Tuusulassa toimiva, vuonna 1989 perustettu Kokoushotelli Gustavelund, on Suomen Kuntaliitto ry:n tytäryritys.

Gustavelundissa asiakas huomioidaan Kaikki Yhdessä -toimintatavan mukaisesti

okoushotelli Gustavelund tarjoaa laadukkaita kokous-, ravintola-, majoitus- sekä ohjelmapalveluita yrityksille sekä yhteisöille. Viime aikoina Gustavelundissa on panostettu paljon tilojen viihtyisyyteen sekä kokoustilojen monipuoliseen ja tasokkaaseen kokoustekniikkaan, kuten langattoman verkon toimivuuteen sekä tilakohtaiseen ilmastointiin. Gustavelundissa järjestetään kokousten ja koulutustilaisuuksien lisäksi muita yritystilaisuuksia kuten esim. illanviettoja sekä kesäjuhlia. Gustavelund on myös suosittu paikka perhejuhlille. – Tavoitteemme on että vieraamme viihtyvät ja tuntevat olonsa meillä mukavaksi, kertoo myyntipäällikkö Petter Juhala. – Aito palveluasenteemme luo oivat edellytykset sille, että asiakkaamme onnistuvat jokaisessa tilaisuudessa, jonka he meillä järjestävät, oli kyseessä sitten tavoitteellinen kehityskokous tai henkilökunnan virkistyspäivä.

Kaikki Yhdessä - toimintatapamme Myös tilaisuuksien varaaminen ja valmistelu käy helposti. – Meiltä kaikki palvelut on saatavilla yhden luukun periaatteella aina majoituksesta ja kokouspalveluista ohjelmapalveluihin. Kaikki Yhdessä -toimintatavallamme luovutamme asiakkaan käyttöön koko monivuotisen ammattitaitomme, tilaisuuden järjestäminen tehdään asiakkaalle mahdollisimman helpoksi ja mutkattomaksi. Tällöin asiakkaalta säästyy sekä aikaa että rahaa, Juhala linjaa.

Ohjelmapalveluita pitkällä kokemuksella Kokouspalveluiden ohessa Gustavelund tarjoaa monipuolisen tarjonnan ohjelmapalveluita joista suosituimpia ovat kirkkovenesoutu sekä vierailut Tuusulan rantatien varrella sijaitseviin kulttuurikohteisiin. Retkillä oppaamme kertovat sekä hauskoja että koskettavia tarinoita kultakauden taiteilijayhteisön elämästä. – Gustavelund on ollut edelläkävijä ohjelmapalveluiden tuotteistamisessa, sillä olemme tarjonneet erilaisia ohjelmapaketteja asiakkaillemme jo yli kymmenen vuoden ajan, kertoo myyntipäällikkö Petter Juhala.

TYHY- ja virkistyspäiviä Gustavelundissa on lisäksi mahdollista järjestää erilaisista sisältövaihtoehdoista koostuvia TYHY- ja virkistyspäiviä. Valmiiden tuotepakettien lisäksi voimme räätälöidä kokonaisuuksia johon sisältyy esimerkiksi liikunta-aktiviteetteja, kulttuuria sekä asiantuntijaluentoja. – Meidän kannaltamme tärkeintä on pystyä tarjoamaan mm. kunnille työhyvinvointia ja virkistystä edistäviä palveluita sellaiseen hintaan, että asiakkaan budjetti sen kestää, Petter Juhala toteaa. KKN

•

Kongressi- ja kokousjärjestäjän 3 kohtaa Oli kyseessä kansainvälisen kogressin järjestäminen tai paikallisen kokouspäivän organisointi, on asioita jotka on hyvä muistaa ja ottaa huomioon. Alla niistä kolme oleellista.

Kutsuminen Suunniteltaessa kansainvälisen järjestön kong ressin kutsumista on syytä analysoida tarkasti kilpailutilanne ja mahdollisuudet saada kokous Suomeen. Päätös kongressin paikasta tehdään useimmiten 1 – 4 vuotta ennen kokousta. Kongressimaan ja -paikan valintaan vaikuttavia tekijöitä ovat mm. asiaohjelman teema ja alustava sisältö, kongressipaikan sijainti, turvallisuus ja luotettavuus, hintataso, riittävä ja oikean tasoinen majoituskapasiteetti sekä maan ja paikkakunnan yleinen kiinnostavuus. Jo kutsuvaiheessa on syytä varmistua siitä, että sopivin kokouspaikka on vapaana toivottuna ajankohtana. Päällekkäisyyksien välttämiseksi on syytä selvittää muiden alan tapahtumien ajankohdat.

Talous Hyvin hoidettu talous, realistinen talousarvio ja sen jatkuva seuraaminen ovat onnistuneen kongressin perusedellytyksiä. Koska palveluiden lopullisia hintoja ei usein tiedetä talousarviota laadittaessa, on talousarvion perusteena syytä käyttää voimassa olevia hintoja ja päivittää niitä säännöllisesti. Talousarvion tekoa helpottaa, jos kulut jaetaan kiinteisiin ja muuttuviin kuluihin. Osanottajamäärästä riippumattomat kulut, kuten esimerkiksi kokouspaikan vuokra, painotuotteet ja postitukset ovat kiinteitä kuluja. Muuttuvia kuluja ovat osanottajamäärään sidonnaiset kulut, kuten kongressimaksuun sisällytettävät ateriat, kuljetukset, vastaanotot, retket, salkut jne.

Lähde: Kongressisuunnittelun opas 2009, Finland Convention Bureau

www.gustavelund.fi

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

Valtteina puhdas sisäilma ja hyvä palvelu

Järjestäminen Mitä suuremmasta kongressista tai tapahtumasta on kysymys, sitä enemmän ja aikaisemmin järjestäjä tarvitsee ammattilaisten apua. Kongressialan ammattilaisten kokemus ja ammattitaito kannattaa hyödyntää jo valmistelujen alkuvaiheessa. Se säästää monilta erehdyksiltä ja vapauttaa aikaa kongressin sisällön ja asiaohjelman suunnitteluun. Järjestäjiä palvelevat myös kokouspaikat, liikenneyhtiöt sekä monet erityispalveluja tarjoavat yritykset. Näitä ovat esim. ohjelmapalvelutoimistot, tietoliikennejärjestelyjen ja kongressitekniikan asiantuntijat, näyttelyjärjestelyihin erikoistuneet yritykset, tulkkaus- ja käännöspalvelut sekä vakuutus- ja turvapalveluja tarjoavat yritykset. Kirjalliset, yksityiskohtaiset sopimukset mahdollisine purkamisehtoineen tulisi laatia eri yhteistyökumppaneiden kanssa siten, että ne suojelevat kiistatilanteissa molempia osapuolia. Yhteistyökumppania valitessaan järjestäjän kannattaa selvittää myös yrityksen taloudellinen tausta. Aikaisempien asiakkaiden haastatteleminen antaa arvokasta tietoa palvelun tarjoajan vakavaraisuudesta ja ammattitaidosta. Ehdokkaat on hyvä tavata omassa toimistoympäristössään ennen lopullista valintaa. Varaukset on tehtävä ajoissa. Tämä koskee erityisesti kokouspaikan, hotellihuoneiden, ravintoloiden, vierailukohteiden ja kuljetusten varauksia. Kokouspaikka ja majoitustilat varataan usein jo kongressia kutsuttaessa. Kongressitiloja varattaessa tulee arvioida mm. avajais- ja yleisistuntojen tarvitsemat tilat, kongressin jakautuminen pienempiin luentoihin, näyttelytilojen tarve, sihteeristön tarvitsemat tilat ja lehdistötilat.

•

Meillä kokouksissa ei tarvitse palella tai nuukahtaa. Kanta-asiakkaalle etuja Allergiatalon Kongressikeskuksessa ovat uusimmalla kokoustekniikalla varustetut 130-paikkainen auditorio sekä 6-40 hengelle mitoitetut kokous huoneet. Tyylikkään cocktail-tilaisuuden tai kokouksen päätöstilaisuuden paikaksi soveltuu hyvin korkea ja valoisa aulatila, jota asiakkaat voivat vuokrata erikseenkin. Kongressikeskus on tunnettu monipuolisista ravintolapalveluistaan. Normaalin lounasbuffetin rinnalla on automaattisesti herkkuja erityisruokavalioitakin noudattaville asiakkaille. Vain yksi puuttuu ruokalistalta: lämmin kala.

Kuva: © Voitto Niemelä

llergiatalon Kongressikeskus Helsingissä on vähän enemmän kuin tavallinen kongressi-, kokous- ja seminaaripaikka. Talon valtti on terveellisyys, joka luo hyvää oloa viihtyisiin tiloihin ja loppuun asti ajatellun, monipuolisen palvelutarjonnan. Allergiatalon Kongressikeskus valmistui Raha-automaattiyhdistyksen tuella vuonna 1998. Tavoitteena oli rakentaa puhtaan sisäilman kongressikeskus, joka olisi toimialoista riippumaton. Viestintäpalvelujen johtajan Niki Alangon mielestä tavoite onnistui mainiosti. – Terve talo -periaatteella rakennetussa kongressikeskuksessa on kaupungin paras sisäilma, jota on helppo hengittää. Auditorio on varustettu hiilidioksidimittauksella. Meillä kokouksissa ei tarvitse palella tai nuukahtaa. – Viihtyvyyttä lisäävät myös tilojen suomalainen arkkitehtuuri, avaruus ja valoisuus sekä laadukkaat sisustusmateriaalit. Tiloissa on kiinnitetty huomiota myös esteettömyyteen. Kerroksesta toiseen pääsee esteittä hissillä ja pyörätuolilla, Alanko täydentää.

Tyylikkään cocktail-tilaisuuden tai kokouksen päätöstilaisuuden paikaksi soveltuu hyvin korkea ja valoisa aulatila, jota asiakkaat voivat vuokrata erikseenkin.

– Kala-allergia on yleensä vaikein. Jo kalan tuoksu voi aiheuttaa allergikolle oireita, Niki Alanko toteaa. Talon kaikessa toiminnassa on periaatteena asiakaslähtöinen, hyvä palvelu. Asiakas voi valita valmiin kokouspaketin tai vain vuokrata pelkän tilan ilman tarjoiluja. Kokousvieraiden palveluihin kuuluvat myös kopiointipalvelut ja wlan -aulatilat, joissa voi väliajoilla työskennellä langattomasti. Monet Kongressikeskuksen asiakkaista järjestävät tilaisuuksiaan Allergiatalossa toistuvasti. – Jos tilaisuuksia on vähintään kaksi vuodessa, asiakas siirtyy automaattisesti kanta-asiakasryhmään. Tällöin asiakas saa keskittämisalennuksen, joka on sitä suurempi mitä enemmän tilaisuuksia kertyy, Niki Alanko täydentää. EA

•

www.allergiatalo.fi

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

Kustannustehokas mutta tasokas Kukapa ei pyrkisi kustannustehokkuuteen kokousta järjestäessään. Kustannustehokkuuden ei silti tarvitse olla fanaattista pihistelyä. Tarjoiluista ei ainakaan kannata tinkiä. – Kustannustehokas kokous on hyvin tarkasti suunniteltu kokous, jossa kokouksen eri osaalueet on huolellisesti pohdittu nimenomaan osallistujien ja vieraiden kannalta, sanoo kongressitoimisto Confedent International Oy:n toimitusjohtaja Minna Sauramaa. Sauramaa painottaa kokouksen kustannustehokkuuden kannalta neljää osa-aluetta. – Kustannustehokas kokous rakentuu yksityiskohtaisesta suunnitelmasta, tarkasta budjetista, oikeasta kokouspaikan valinnasta ja hyvästä ohjelmarakenteesta, hän luettelee.

Yllättävää on, että ruoka muistetaan aina. Myös palveluun paikan päällä kiinnitetään huomiota. Pysy budjetissa Jo kokouksen suunnitteluvaiheessa tulee ottaa huomioon kustannustehokkuus. Kokousta suunnitellessa ratkaisevaa on tietenkin budjetti. Suunnitteluvaiheessa tulee ensinnäkin miettiä tarkkaan missä ja milloin kokous pidetään. Kustannustehokkuuteen vaikuttaa myös tilaisuuden sanoma ja sisältö. Toinen kokouksen kustannustehokkuuden kannalta ratkaiseva tekijä on tilaisuuden kutsuvieraslistan laatiminen. Se, keitä kokouk seen ollaan kutsumassa ja miten kyseiset henkilöt kutsutaan, tulee ottaa huomioon jo kokouksen suunnitteluvaiheessa.

Älä pihistele tarjoiluista Kokousta järjestettäessä eniten rahaa menee yleensä kokouspaikan kuluihin ja tarjoiluihin. Vaikka kustannustehokkuus ja budjetti tykyttäisivätkin takaraivossa, niin kokonaisuutta ajatellen on myös asioita, joiden kohdalla ei tulisi pihistellä. – Ohjelman sisällöstä ja tarjoiluista ei koskaan kannata tinkiä, Sauramaa neuvoo. – Ohjelman sisältö on kyllä se kaikkein tärkein. Yllättävää on, että ruoka muistetaan aina. Myös palveluun paikan päällä kiinnitetään huomiota. Palvelun onkin oltava sujuvaa, ystävällistä ja huomaamatonta, Sauramaa kuvailee asioita, joihin kokousvieraat kiinnittävät eniten huomiota. Mihin sitten saadaan helposti uppoamaan turhaa rahaa? Onko jotain mistä on lupa tinkiä? – Ylimääräisiin lavasteisiin, somisteisiin ja materiaaleihin laitetaan usein huomattavia summia ihan turhaan. Mielestäni ne ovat kokonaisuuden kannalta toisarvoisia asioita, Sauramaa kertoo mielipiteensä.

Kysy rohkeasti neuvoa Kokousjärjestäjänä ensikertalaista Sauramaa kehottaa ottamaan rohkeasti yhteyttä kokousalan ammattilaisiin. Mitä enemmän ottaa asioista selvää, sitä varmemmin saa toteutettua kustannustehokkaan kokouksen. – Kannattaa kysyä neuvoja ajoissa. Myös kokouspaikat auttavat eri asioissa paljon jo suunnitteluvaiheessa, hän opastaa. – Jos nyt olisin järjestämässä kustannustehokasta kokousta vaikkapa kuntapäättäjille, niin valitsisin kokouspaikan kohderyhmän mukaan. Kokouspaikan tulisi olla riittävän tasokas, helposti saavutettava ja myös teknisiltä ominaisuuksiltaan toimiva, Sauramaa kuvailee kuvitteellista kokousta. Palvelun tulisi kuulemma olla moitteetonta. Tarjoilu taas olisi raikasta ja terveellistä. – Kokouspaikan valinnassa yrittäisin ottaa myös ympäristöasiat huomioon, hän väläyttää. RM

•

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

Holiday Club Oulun Eden on suosittu kokous- ja kylpylähotelli Oulun Nallikarissa, meren rannalla.

www.ouluon.fi

laajennetut kokouspalvelu sivut avataan 1.1.2011

www.rummuttaja.fi – ohjelmia, kulttuuria

Kokouskaupunki Oulu tarjoaa merellistä tunnelmaa

ohjolan valkea kaupunki Oulu on suotta jäänyt eteläisten kokouskaupunkien varjoon. Oulun puitteet isojenkin kokousten järjestämiseen ovat kunnossa ja lyhyet etäisyydet tekevät kokousten pitämisestä sujuvaa. Monipuoliset oheispalvelut sekä kaupungin sijainti meren äärellä kruunaavat kokouksen. Oulusta löytyy resursseja jopa 1 000 hengen suurkokousten järjestämiseen. – Täältä löytyy kaikki mitä isojen ja pienten kokousten järjestämiseen tarvitaan, toimitusjohtaja Pia Hanski Konffa Oy:sta summaa.

palkittu keittiö, Hanski toteaa. Hintataso on Oulussa hieman etelän isoja kaupunkeja halvempi. Palvelutaso ei vertailussa häviä. – Meillä on paikallisia kokouspalvelutoimistoja, jotka hallitsevat kokousten suunnittelun, koordinoinnin, projektin johtamisen sekä jälkitoimet. Myös Oulun korkeatasoiset hotellit järjestävät ammattitaitoisesti kokouksia ja -seminaareja, Hanski sanoo.

Kokouspuitteet kunnossa

Oulun ja Helsingin välillä on yli 20 lentoyhteyt tä päivittäin. Suoria lentoja löytyy muihinkin kaupunkeihin ulkomaita myöten. – Ouluun on hyvät junayhteydet, myös Koillismaa ja Lappi ovat lähellä, Hanski muistuttaa. Oulun lyhyet etäisyydet tekevät kokousjärjestelyistä sujuvia. – Lentokentältä pääsee kaupunkiin vartissa ja kulkeminen eri kokouspaikkojen, illanviettopaikkojen ja hotellien välillä käy nopeasti, hän toteaa. Oulun tietoliikenneyhteydet ovat omaa luokkaansa. – Meillä on maksuton WLAN-verkko PanOulu, jonka peittoalue kattaa keskustan lisäksi esim. yliopiston. Verkkoa ja kapasiteettia kasvatetaan koko ajan, Laurila-Seluska sanoo.

Oulussa on useita hotelliketjuja, joissa on yhteensä 3 000 petipaikkaa. – Myös kokoustilatarjontamme on monipuolinen: meillä on kymmenen 300 – 500 hengen kokoustilaa, Kaupunginteatteriin ja Madetojan saliin mahtuu tätäkin enemmän, Oulun Matkailu Oy:n toimitusjohtaja Kaisu Laurila-Seluska kertoo. Yksi kysytyimpiä tiloja pienille kokouksille on idyllinen Maikkulan Kartano. Keskustan tuntumassa Lasaretissa sijaitseva 350 hengen Aurora-Sali on puolestaan yksi Suomen nykyaikaisimmista kokoussaleista. – Se on muutaman päivän kongressille loistava paikka, jossa on Paistinkääntäjien laatalla

Hyvien yhteyksien kaupunki

Merta ja pohjoisen eksotiikkaa Oulun eksotiikkaan kuuluvat talvella lumi, kesällä valoisat yöt. – Kunnon talvi ja vuodenajat takaavat arktisen elämyksen Oulussa. Merellisyys näkyy maisemassa sekä kesällä että talvella. Esimerkiksi kesällä voi pienet kokoukset pitää myös merellä, Laurila-Seluska kertoo. Oulu Safarit Oy:n tirehtööri Kalle Komulainen suosittelee oheisohjelmiksi Oulussa kesällä kaupunkisuunnistusta, tervaveneilyä ja yöttömän yön melontaa. Talvella jäätynyt meri on vahvasti läsnä. – Meren jäällä kävely, jään kairaaminen ja jäänmurtaja ovat jännittäviä asioita. Myös Oulunsalon ja Hailuodon välinen jäätie on erikoisuus. Oulu on pyöräilykaupunki ympäri vuoden. – Täällä on 400 kilometriä pyöräteitä, kertoo Komulainen. Oulussa voi ajaa moottorikelkalla Oulujoella, vain 20 minuutin päässä keskustasta. – Itselleni on jokatalvinen kuutamohiihto tärkeä. Myös pilkkiminen Oulun edustalla on jännää; harvassa paikassa saa kaupungin valojen loisteessa merestä kalaa! Pia Hanski hymyilee. Ohjelmapalveluyritykset järjestävät Oulun historiaan liittyvää ohjelmaa, esimerkiksi tervaveneretkiä Turkansaaren ulkoilmamuseoon. Elämysretkien lisäksi Oulussa on ison kaupungin kulttuuri- ja viihdepalvelut. Tapahtumia järjestetään ympäri vuoden, kesällä lähes joka viikonloppu. EA

•

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

Painavaa puhetta Moni kokee puheen pitämisen haastavana. Kokenut puhuja Saku Tuominen paljastaa hyvän puheen reseptin. Yleisölle saa kuulemma tunnustaa, jos jännittää.

yvä puhuja on innostunut ja yllättävä ja hän valmistautuu huolella. Hyvän puhujan slideshowssa ei ole ainuttakaan bullet pointia. Näin kertoo Saku Tuominen, joka toimii vastaavana tuottajana perustamassaan yrityksessä Idealist Groupissa. Idealist on ideoiden tuotantoyhtiö. Tuominen jättäytyi aiemmin syksyllä tv-tuotantoyhtiö Zodiak Media Groupin palveluksesta. Hän toimi yhtiön luovana johtajana Lontoossa lähes kahden vuoden ajan.

Kuva: Saku Tuomisen arkisto

Hyvä puhe on tarina

Inhoan perinteisiä powerpointteja, tilastoja ja monimutkaisia kaavioita. Ne pitäisi kieltää lailla. Kukaan ei halua nähdä niitä, kukaan ei lue niitä, kukaan ei kiinnitä niihin mitään huomiota.

Kauppatieteiden maisteri Saku Tuominen on tottunut puheiden pitäjä. Hän löytyy myös Speakersforumin listoilta. – Hyvä puhe on tarina, jossa on alku ja loppu. Se pitää kuulijat otteessaan, Tuominen tiivistää hyvän puheen perusidean. – Inhoan perinteisiä powerpointteja, tilastoja ja monimutkaisia kaavioita. Ne pitäisi kieltää lailla. Kukaan ei halua nähdä niitä, kukaan ei lue niitä, kukaan ei kiinnitä niihin mitään huomiota, Tuominen latelee. – Yleisin virhe on, että puheella ei ole rakennetta. Pahimmillaan puhe on vaan kasa slideja, jotka ovat kaiken lisäksi todella huonoja. Tuominen arvioi, että 90-prosenttisesti slideissa on aivan liikaa tekstiä. – Ihminen joko kuuntelee tai lukee, ei sekä että. Jos tekstiä on paljon, voi slidet yhtä hyvin lähettää meilissä, Tuominen toteaa tietäen mistä puhuu. Yhdellä slidella ei kuulemma koskaan saisi olla yli kymmentä sanaa, mielellään korkeintaan viisi. – Itse en ole käyttänyt sanoja enää aikoihin, ainoastaan kuvia, Tuominen kertoo.

Suuren yleisön edessä nauru tarttuu Suuren kokousyleisön edessä Saku Tuominen puhuu mielellään. – Suuren yleisön edessä on minusta helpompaa puhua kuin pienen. Suurelta yleisöltä saa helpommin vastakaikua. Nauru tarttuu. Pieni yleisö kyräilee helpommin, Tuominen vertailee.

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

puhujille Tuomisen mukaan suuren kongressiyleisön edessä puhuminen ei vaadi mitään sen erityisempää, vaan samat perussäännöt tuntuvat sopivan kaikkiin puhetilanteisiin. – Mieti puheelle yksi ydinviesti ja tee selkeä rakenne. Kerro esimerkkejä oikeasta elämästä ja ole innostunut. Luota slideissa kuviin tekstin sijaan. Äläkä tunge puheeseen liikaa sisältöä, Tuominen luettelee nyrkkisääntöjä, joilla puheestaan saa onnistuneen. Mutta mitä on tehtävissä, kun puhe takeltelee ja ääni värisee jännityksestä? Miten kääntää tilanne voitoksi silloin, kun lavalle noustessaan iskee tunne ”ei minusta olekaan tähän”? – Kannattaa tunnustaa jännitys, sekä itselleen että yleisölle. Sen peittäminen on ihan tarpeetonta, yleisö sympatisoi jännittäjää.

Pilke silmäkulmassa – Todennäköisesti jouduin pitämään ensimmäisen puheeni koulussa, ja eihän se hauskaa ollut. Inhosin pitkään puheiden pitämistä, Tuominen muistelee. Hän kertoo, että kömmähdyksiä sattuu konkarillekin. – En koskaan yritä peitellä virheitä. Jos unohdan jotain, nauran aina itselleni. Saku Tuominen haluaa kannustaa niitä, jotka ovat kerran mokanneet puhetta pitäessään ja vannoneet etteivät enää koskaan tartu mikkiin. – Yleisö pitää virheistä enemmän kuin virheettömyydestä, hän kiteyttää. RM

•

Mieti puheelle yksi ydinviesti ja tee selkeä rakenne.

Valmistaudu huolella Puheen pitämiseen voi ja pitääkin valmistautua huolella. Tuominen kehottaa tutustumaan yleisöön ja puhetilanteeseen sekä paikkaan mahdollisuuksien mukaan etukäteen. Itse puhetilanteessa puhujan tulee kiinnittää huomiota yleisöön. – Täytyy aina puhua yleisölle. Se on kaikkein tärkein asia, Tuominen muistuttaa. Tuomisen mukaan kenestä tahansa voi olla hyväksi puhujaksi, jos on halua. – Kysymys on itseluottamuksesta enemmän kuin mistään muusta, hän toteaa. Puhujan taitojaan voi tietenkin aina myös kehittää ja ylläpitää. – Puhu paljon ja tee joka tilaisuuteen uusi puhe. Valmistaudu aina liian hyvin, Tuominen neuvoo.

Hyvä puhuja on nöyrä Tilaisuuteen kuin tilaisuuteen voi myös palkata ulkopuolisen puhujan. Jos on etsimässä tapahtumaansa hyvää puhujaa, niin Tuominen kehottaa olemaan itse aktiivinen. Jopa videoleikkeitä välittävästä YouTubepalvelusta kannattaa etsiä videomateriaalia tietystä puhujasta. – Hyvän puhujan löytää seuraamalla maailmaa, lukemalla lehtiä, tarkistamalla YouTubesta videoklippejä ja ottamalla yhteyttä puhujia välittäviin firmoihin, Tuominen luettelee. Hyvän puhujan tunnistaa Tuomisen mukaan siitä, että tämä on nöyrä ja valmistautuu huolella. Hyvä puhuja puhuu yleisölle ja näkee vaivaa. Esimerkkinä hyvästä puhujasta Saku Tuominen nostaa Applen perustajana tunnetun Steve Jobsin. – Jobs tekee jokaista puhetta kaksi viikkoa ja harjoittelee kaksi päivää. Se näkyy myös lopputuloksessa.

Art & Design -kokous Saimaan rannalla

nttolanhovin erikoisuutena ovat Art & Design -huvilako koukset, jotka pidetään uniikeissa ranta- tai rinnehuviloissa – ympärillä Saimaan ainutlaatuinen luonto. Anttolanhovi sijaitsee Saimaan rannalla 25 kilometrin päässä Mikkelistä. – Tarjoamme monipuoliset ja laadukkaat kokoukset ja niille oheispalvelut kuten ohjatut liikuntaryhmät, työhyvinvointiluennot ja kokkikoulut. Kesällä Saimaan kaunis luonto tarjoaa mahdollisuudet kirkkoveneretkiin, patikointiin ja pyöräilyyn. Olemme myös panostaneet lähiruokaan, kertoo Anttolanhovin myyntipäällikkö Eija Martikainen. 10-12 hengen kokoukset voidaan pitää uniikeissa ja ekologisesti ra-

kennetuissa Art & Design -huviloissa Saimaan rannalla. – Huvilat ovat rakennustavaltaan ja arkkitehtuuriltaan ainutlaatuiset. Huvilakokousten sujumisesta vastaa oma kokousemäntä, ja huvilalle saa kaikki oheispalvelut aamiaisesta lounaaseen ja illalliseen, Martikainen sanoo. Huvilat ovat ekopuutaloja, joiden rakennusmateriaalit ja sisustustekstiilit ovat suomalaista koivua, luonnonkiveä, puuvillaa, villaa ja pellavaa. EA

•

www.anttolanhovi.fi

Kuva: Matkailun edist채miskeskus MEK

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

Onnistuneen tapahtuman taikaa Onnistunut tapahtuma ei synny yhdessä yössä. Eikä edes kuukaudessa. Onnistuneen tapahtuman peruselementtejä ovat tapahtuman luonteelle sopiva paikka ja huolellinen valmistelu. Kun kaikki toimii, niin sisältökin jää mieleen.

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

apahtuma on onnistunut, kun sille asetetut tavoitteet täyttyvät niin järjestäjän kuin osallistujankin näkökulmasta, sanoo Matkailun edistämiskeskuksen Marketing Coordinator Virpi Aittokoski. Myös paikan valinnalla on merkitystä tapahtuman onnistumiselle. – Toimivat ja tapahtuman luonteeseen sopivat puitteet myötävaikuttavat, hän jatkaa.

Onnistunut paikan valinta – Saavutettavuus on oleellinen asia paikkaa miettiessä. Kokouspaikalle tulisi mielellään päästä julkisilla kulkuvälineillä. Tapahtuman luonne määrää pitkälti millä perusteella paikka valitaan. Se, onko kyseessä seminaari vai myyntilaisuus, vaikuttaa siihen valitaanko tilaksi auditorio vai messuhalli, Aittokoski kertoo. – Tapahtuman luonne on kaiken suunnittelun lähtökohta, hän painottaa. Tapahtumille ja kokouksille löytyy paikan suhteen paljon hyviä vaihtoehtoja. – Kokous- ja kongressikeskukset, hotellit, laivat ja muut kokoustilat ovat hyviä paikkoja missä kannattaa järjestää tapahtuma, Aittokoski luettelee. Tärkeitä kriteerejä paikan valinnalle on Aittokosken mukaan useita. Sijainti ja saavutettavuus sekä tapahtumalle sopiva tila asettavat omat vaatimuksensa. Unohtaa ei sovi myöskään asiantuntevaa henkilökuntaa ja tarvittavaa tekniikkaa. Joustavuus, hinta ja hinta-laatusuhde ovat myös tärkeitä seikkoja, jotka tulee ottaa huomioon tapahtuman onnistumisen kannalta.

Kokousvieraiden viihtyvyys – Kun kaikki toimii kokouspaikassa, niin asiasisältö jää parhaiten mieleen, Aittokoski sanoo. Kokousvieraille tärkeitä asioita ovat hänen mukaansa tilan toimivuus, asiaan sopiva kalustus ja sisustus. Listalla ovat myös toimiva tekniikka ja hyvä henkilökunta. Yksi tärkeimmistä asioista on ruoka. – Kokoustarjoilut vaikuttavat yllättävän paljon viihtyvyyteen, Aittokoski muistuttaa. Kokousvieraat voivat myös itse kantaa kortensa kekoon. – Kokousvieraat voivat toki itse vaikuttaa tapahtuman onnistumiseksi ilmoittautumalla ajoissa, lukemalla opasteita paikan päällä ja kysymällä neuvoa, Aittokoski sanoo

Aloita järjestelyt ajoissa

Kun kommunikointi tapahtuu pitkälti sähköpostin ja puhelimen välityksellä, ovat erilaiset tilaisuudet hyviä kohtaamispaikkoja.

Onnistuneen tapahtuman takana on perusteellisesti tehty pohjatyö. – Kokousjärjestelyt kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Isoimpien tapahtumien järjestely tulee aloittaa noin vuotta ennen, ja pienemmillekin kannattaa varata aikaa muutama kuukausi, Aittokoski neuvoo. Hän painottaa myös verkostoitumista. – Verkostoituminen on kokousjärjestelyissäkin avainasemassa. Vinkkejä hyvistä kokous- ja tapahtumapaikoista saa kollegoilta, hakukoneiden kautta, internetistä ja erilaisista oppaista. Kaikki tapahtumaan liittyvät osa-alueet on syytä kilpailuttaa, Aittokoski kehottaa. Tapahtuman kannalta kilpailutettavia asioita ovat muun muassa paikka, tarjoilut, kuljetukset ja majoitukset. Mitä pidempi lista, sitä enemmän kokousjärjestelyt vievät aikaa.

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

MEK markkinoi Suomea – Kansainvälisiä myyntitapahtumia, messuja ja workshopeja järjestetään niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Osallistujina ovat Suomen matkailuelinkeino ja ulkomaiset matkanjärjestäjät, Aittokoski kertoo. – Matkailun edistämiskeskus eli MEK markkinoi Suomea vapaa-ajan matkailukohteena ulkomaalaisille matkailijoille. Tapahtumat kuuluvat oleellisena osana MEK:n markkinointitoimenpiteisiin. Aittokoski kuvailee MEK:n toimintaa. Matkailun edistämiskeskus toimii itse omien tapahtumiensa järjestäjänä. – Tarvittaessa käytämme myös ulkopuolisia ohjelmapalvelu- ja tapahtumajärjestäjiä apuna, hän sanoo.

Onnistuneen tapahtuman jälkihoito – Tapahtumat ja kokoukset ovat hyvä tilaisuus tavata yhteistyökumppaneita. Nykyään, kun kommunikointi tapahtuu pitkälti sähköpostin ja puhelimen välityksellä, ovat erilaiset tilaisuudet hyviä kohtaamispaikkoja, Aittokoski rohkaisee tapahtuman järjestämistä punnitsevia. Kokonaisuuden kannalta Aittokoski nostaa vielä yhden tärkeän seikan, joka usein kuulemma helposti unohtuu. Oleellinen osa onnistunutta tapahtumaa on nimittäin jälkihoito ja palautekysely. – Jostain syystä ne kuitenkin helposti unohtuvat tai jäävät tekemättä, kun tapahtuma on ohi. Palautekyselyistä ei kuitenkaan kannata tinkiä, sillä niiden perusteella saadaan tärkeää tietoa seuraavia tapahtumia ajatellen, hän painottaa. RM

•

Ammattitaidolla kokoukset, konferenssit ja juhlatilaisuudet. Hyvinvarustellut kokoustilat 5-250 hengelle. Hotellitasoinen majoitus, sauna- ja uimaallasosasto sekä ravintola. Erinomaiset aktiviteetti mahdollisuudet.

Messut Aika

Tapahtuma

Kuvaus

Paikka

20.- 23.1.

Matka 2011

Pohjois-Euroopan suurimmat matkailumessut

Helsingin Messukeskus

26.1.

DuuniExpo

Rekrytointi- ja verkostoitumismessut

Lahden Messukeskus

2.- 3.2.

Next Step 2011

Valtakunnalliset koulutus ja työpaikkamessut

Jyväskylän Paviljonki

2.2.

Duuniin.net 2011

Pääkaupunkiseudun ammattikorkeakoulujen ura- ja rekrytointimessut

Helsingin Messukeskus

11. - 13.2.

Asta rakentaja

Rakentamisen ja asumisen messut

Tampereen Messu- ja Urheilukeskus

16.2.

Rekrytori

Työnantajien ja -hakijoiden kohtaamispaikka

Tampereen Messu- ja Urheilukeskus

11. - 13.3.

Rakentaminen ja Talotekniikka 2011

Rakentamisen, remontoinnin ja kodin sisustamisen erikoismessut

Jyväskylän Paviljonki

16. - 17.3.

Sosiaalialan asiantuntijapäivät

Sosiaalialan asiantuntijapäivät on alan ammattilaisten ja opiskelijoiden vuotuinen koulutustapahtuma.

Wanha Satama, Helsinki

17. - 18.3.

Sairaanhoitajapäivät 2011

Suomen suurin hoitotyön näyttely ja koulutustapahtuma

Helsingin Messukeskus

18. - 20.3.

Raksa

Rakentamisen suurtapahtuma

Lahden Messukeskus

16. - 18.4.

Kotimaan matkailumessut

Kotimaan matkailun messutapahtuma

Tampereen Messu- ja Urheilukeskus

18. - 20.5.

Yhdyskuntatekniikka 2011

Ammattilaisen arvostama kohtaamispaikka

Turun Messu- ja Kongressikeskus

7. - 8.9.

S&A-päivät 2011

Sihteerien ja assistenttien ammattitapahtuma

Helsingin Messukeskus

7. - 8.9.

CORE Congress & Events 2011

Kokous, kongressi- ja tapahtuma-alan ammattitapahtuma

Helsingin Messukeskus

13. - 15.9.

Alihankinta

Messut kokoavat alihankintateollisuuden parhaat kontaktit yhteen.

Tampereen Messu- ja Urheilukeskus

14. - 15.9

Kuntamarkkinat

Kuntien, valtion ja muun julkisen hallinnon päättäjien tapahtuma.

Kuntatalo, Helsinki

30.9. - 1.10.

Tuottava vastuullisuus –viikonloppuseminaari 2011

Puhujina mm. Al Gore ja Les Brown

Jyväskylän Paviljonki

4. - 6.10.

Teknologia 2011

Teknologiateollisuudet uusimmat näkymät

Helsingin Messukeskus

12. - 14.10.

FinnSec 2011

Vuoden tärkein turvallisuus- ja suojelualan messutapahtuma Pohjoismaissa

Helsingin Messukeskus

21. - 23.10.

Terveys 2011

Hyvän olon suurtapahtuma

Helsingin Messukeskus

25. - 26.10.

Työterveyspäivät 2011

Työterveyttä, työturvallisuutta ja työhyvinvointia esittelevä näyttely.

Helsingin Messukeskus

11. - 13.11.

ELMA 2011

Helsingin maaseutumessut

Helsingin Messukeskus

ILMOITUSLIITE | KOkous & tapahtuma 2011 opas

kiinteistöt ja rakentaminen

talous ja vakuutus

julkishallinto ja yhteiskunta

Tyydytä tiedonhalusi www.editori.fi

aikki Editor Helsingin Oppaissa julkaistut artikkelit julkaistaan myös editori.fi-artikkelitietokannassa kategorioittain. Editori-palvelusta löytyy eri alojen asiantuntijat; yritykset, julkishallinto, yhdistykset ja persoonat yhdestä ja samasta paikasta. Editori –palvelusta voi etsiä artikkeleita yrityskaupasta, tutkimus- ja kehitystoiminnasta, teollisuuden palveluista, kiinteistöliiketoiminnasta, kansainvälistymisen haasteista tai vaikkapa riskienhallinnasta ja sijoittamisesta. Palvelu toimii kanavana, jossa yritys tai yhteisö voi viestiä omasta toiminnastaan, uusista tuotteista, omasta asiantuntemuksestaan, tapahtumista, melkeinpä mistä vain.

Editorissa artikkeleista voi käydä keskustelua tai mielenkiintoisesta jutusta voi vinkata ystävälle. Editorissa voi myös katsastaa mitkä ovat olleet kiinnostavimmat artikkelit tai tilata uutiskirjeen, josta kuulee uusista artikkeleista ensimmäisten joukossa. Jos haluat viestiä toiminnastasi tai vaikkapa uudesta palvelusta tai tuotteesta www.editori.fi -palvelussa, ota yhteyttä: Valtteri Rantalainen Puh 09 4241 2223 | valtteri.rantalainen@editorhelsinki.fi Editor Helsinki Oy

Editor Helsinki Oy | 09 4241 2222 | palaute@editorhelsinki.fi | www.editori.fi