Gastgebruikers

Opdracht 14 MS365 - Herstel de account van een werknemer

Eerder heb je met de Microsoft 365 Admin app werknemer Patti verwijderd. Dat lukte met en druk op de knop, maar dat dit was een vergissing. Je had eerst de mailbox nog willen toekennen aan een andere werknemer, evenals de data in OneDrive. Herstel de account van Patti. Lukt dit in de Microsoft 365 Admin app? Gastgebruikers Gastgebruikers worden veelal automatisch aangemaakt in Microsoft 365. Dit gebeurt bijvoorbeeld als werknemers een Microsoft Teams bijeenkomst organiseren waar externen uitgenodigd worden. Gasten kunnen bijvoorbeeld in Teams documenten bekijken en chatten in het Team waar ze lid van zijn gemaakt. Members en Guests in Azure AD Je ziet de gasten in het admin center bij de Users in het menu Guests. In Azure AD zijn alle accounts samengevoegd onder All users. Feitelijk zijn werknemers en externe personen niet zo heel veel verschillend. Je ziet hier interne accounts geclassificeerd als Member en de gastaccounts als Guest. Het is mogelijk van een guest een member te maken (we doen dat nu niet). Beperken rechten Als er veel meetings zijn en veel wordt samengewerkt met klanten of toeleveranciers neemt het aantal gastgebruikers snel toe. Je krijgt als beheerder een beetje het gevoel dat je de controle verliest over alle accounts in Microsoft 365. Immers, elke werknemer maakt te pas en onpas gasten aan, zonder zich dit te realiseren. Je hebt al snel veel meer gastaccounts dan werknemers, met rechten tot bestanden. Toch is dit ook de kracht van Microsoft 365: samenwerken en communiceren met externe bedrijven en dus het gecontroleerd openzetten van je gegevens. In Azure Ad zie je een menu User settings. Daarin zit een link onder External users naar Manage external collaboration settings. Hier geef je aan wie er gasten mag uitnodigen, of schakel je gasttoegang helemaal uit. Inkijkexemplaar

Het nadeel is dat je dan als beheerder of iemand met de juiste rol, zelf de gastgebruikers aan moet maken in het admin center. Dit werkt op dezelfde manier als het toevoegen van werknemers. Naast een naam is alleen een emailadres noodzakelijk. De persoon die eigenaar wordt van de gemaakte gastaccount krijgt per email een uitnodiging en heeft daarna toestemming. Verwijderen van gasten Natuurlijk is het mogelijk gastgebruikers te verwijderen in het admin center, net zoals je een gebruikersaccount verwijderd. Maar hoe bepaal je als beheerder of een specifieke gast niet meer mag samenwerken met bijvoorbeeld een team? Toch is het belangrijk hier met grote regelmaat naar te kijken, want voor je het weet heb je honderden gasten die toegang hebben tot honderden documenten. Bekijk de video over guest accounts voor extra uitleg (duur: 10'37"). Dit is achtergrondinformatie. Opdracht 15 MS365 - Een gast maken in Microsoft 365 a. Maak op de beheerder-pc als global admin in het admin center, een gast account aan voor een Belgische partner, met de naam Aart VanBuiten met emailadres Inkijkexemplaar Aart.VanBuiten@vanbuiten.com b. Bekijk in Azure AD de gemaakt gastaccount. Wat valt je op bij de User principal name (UPN)? Zie je dat het account type van Aart geen Member is? Is ergens te zien of de gast de uitnodiging geaccepteerd heeft? c. Aangezien Aart niet bestaat, zal hij de uitnodiging nooit aannemen. Verwijder de gastaccount van Aart uit Azure AD.