Overleggen

tweehonderd stoelen te huren bij een verhuurbedrijf en afzetlint te kopen bij een bouwmarkt. 'Ja, dat gaat wel lukken', zegt Fatima. 'Fijn, hartstikke bedankt', zegt Bas opgelucht, 'ik hoor het wel als ik eens wat terug kan doen, hè?'

Duidelijk wil zeggen dat duidelijk is waarover de afspraak gaat. Wie doet wat en wanneer? Als een afspraak duidelijk is, kun je achteraf controleren of de afspraak is nagekomen.

Wie: Fatima

Wat:

Wanneer: tweehonderd stoelen huren bij een verhuurbedrijf en afzetlint kopen bij een bouwmarkt vanmiddag

Acceptabel wil zeggen dat iemand bereid is de afspraak uit te voeren.

Bas vraagt of Fatima vanmiddag wat werkzaamheden van hem wil overnemen. Als Fatima dat wil, accepteert zij de afspraak.

Uitvoerbaar wil zeggen dat iemand de middelen (materialen, geld) en de tijd heeft om de afspraak uit te voeren.

Om de afspraak uit te voeren, heeft Fatima een busje nodig om de stoelen in te vervoeren. Bovendien heeft zij geld nodig. En ze moet natuurlijk tijd hebben om het te doen. Heeft zij de middelen en de tijd, dan is de afspraak uitvoerbaar.

1.5 Overleggen

Een groep jonge vakantiegasten viert de laatste nacht van hun verblijf op het vakantiepark uitbundig. In de speeltuin wordt een soort eigen spelparcours uitgezet. Daarbij moeten vooral de schommels, de wipwaps en de glijbaan het ontgelden. Tegen de tijd dat de staf ingrijpt, is het al te laat. De balk boven een van de schommels is dwars doormidden. Van een andere schommel is het touw doorgesneden. De veer van een van de wipwaps is afgebroken. De glijbaan is stroef van alle drank.

Je bespreekt met de leidinggevende wat er moet gebeuren. Jij maakt de toestellen schoon en zorgt samen met de Technische Dienst dat de schommels gerepareerd worden. De Technische Dienst plaatst een nieuwe balk. Jij zorgt dat de touwen in orde zijn. De wipwap moet aan strenge veiligheidseisen voldoen. Daar moet het bedrijf dat ze plaatste aan te pas komen. Je besluit samen met de leidinggevende dat je vandaag een alternatief programma aanbiedt op het veld. De speeltuin blijft gesloten tot alles gerepareerd is. Dan kan geen enkel kind zich bezeren.

Jouw taken staan niet op zichzelf. Dat betekent dat je wel verantwoordelijk bent voor de uitvoering van jouw taken, maar dat de eindverantwoordelijkheid ligt bij de leidinggevende. De meeste taken staan omschreven in een protocol of in jouw taakomschrijving. Daarnaast werk je samen met anderen en overleg je regelmatig met de leidinggevende. De leidinggevende bespreekt met jou: • wat precies jouw taken zijn • hoe je ze uit moet voeren • hoeveel tijd je hebt • wat je in geval van nood zelf oplost aan controle, onderhoud en reparatie • welke problemen je altijd meldt aan de leidinggevende • hoe je zelf of eventueel samen tot een oplossing kunt komen.

Een leidinggevende zal niet voortdurend naast je staan om te kijken of alles goed gaat. Daar ontbreekt vaak de tijd voor. Hij of zij vertrouwt erop dat jij de taken goed uitvoert. Soms kun je een taak gewoonweg niet naar behoren uitvoeren. Misschien is iets stuk gegaan, ontbreekt er iets of is er een ander probleem. Meld het probleem in zo’n geval meteen aan je leidinggevende. Want ook daar vertrouwt een leidinggevende op: dat je snel reageert en de boel niet in het honderd laat lopen.

Problemen signaleren en na overleg oplossen

Je bent druk met het verzamelen van de materialen voor de crea-ochtend voor ouderen in de recreatieruimte. De gasten krijgen koffie of thee en volgen workshops kaarten maken, origami, quilten en naïef schilderen. Liefhebbers kunnen een gezelschapsspel doen, sjoelen of kaarten. Meneer Jacobs heeft aangeboden een van zijn zeer gewaardeerde natuurfilms te tonen. Terwijl je druk bezig bent, bedenk je dat de dvd-apparatuur uitgeleend is aan een naburig activiteitencentrum. Meneer Jacobs kan zijn film daardoor niet op het grote doek vertonen. Je belt met je leidinggevende en stelt voor met de televisie van de receptie een kleine televisiehoek in te richten.

Je doet niet alleen wat je opgedragen wordt, maar je denkt ook zelf na. Dat is een deel van jouw taak. Je overdenkt welke materialen nodig zijn om de ruimte zo in te richten dat een activiteit goed uitgevoerd kan worden. Je maakt een planning voor het klaarzetten. Dan ga je in gedachten ook na of je samen met de leidinggevende aan alles hebt gedacht om de activiteit tot een succes te maken. In het voorbeeld hiervoor lees je dat de medewerker sport en recreatie een probleem voorziet en er werk van maakt. Als jij jouw deel van je taken op een verantwoordelijke manier invult, zal iedere leidinggevende blij met je zijn.

Je overlegt natuurlijk vooraf met de leidinggevende over de normale afspraken, regels en opdrachten. Je verzamelt daarna zelfstandig de materialen die je nodig hebt en zet ze klaar en intussen denk je ook nog eens na over de inhoud van de activiteit waarvoor je de ruimte gebruiksklaar maakt. In de volksmond zeg je dan: ‘Je denkt verder dan je neus lang is.’

Door een probleem te signaleren, een oplossing te bedenken en die voor te stellen aan je leidinggevende laat je zien dat je: • zelfstandig jouw taken uit kunt voeren • inzicht hebt in de activiteiten waarvoor je de ruimte gebruiksklaar maakt • verantwoordelijkheidsgevoel hebt ten aanzien van de activiteit • je verantwoordelijk voelt voor de invulling van de vrije tijd van de gasten • je verantwoordelijk voelt voor anderen die een activiteit voor hun rekening nemen • oplossingsgericht kunt denken • de leidinggevende op de juiste manier op de hoogte brengt en overlegt • het vertrouwen van de leidinggevende in jouw taakuitvoering waard bent.

Praktische problemen oplossen na overleg

Het is vrijdagmorgen 8.45 uur. De leidinggevende heeft om 9.00 uur een ingelaste stafvergadering. Dat is lastig, want het koffie-uur begint om 09.30 uur. In de recreatiezaal vindt groot onderhoud plaats aan de vloer. Je zou voor deze ene keer een deel van het restaurant kunnen gebruiken. Je leidinggevende houdt spoedoverleg met jou en spreekt af dat jij: • een deel van het restaurant inricht voor het koffie-uur, zodanig dat het restaurant geen hinder ondervindt. • de benodigdheden voor de koffie en toebehoren van de afdeling Recreatie gebruikt • de gasten met pijlen en verwijzingen laat weten waar ze moeten zijn.

De taken gaan niet altijd zo soepel en volgens het boekje als je zou willen. Soms moet je improviseren. In het voorbeeld gaat de voorbereiding niet volgens het normale patroon. Er moet een andere ruimte gebruiksklaar gemaakt worden. Daarbij is het de verantwoordelijkheid van de leidinggevende dat de ruimte voor de recreatieactiviteit gebruiksklaar is, dat de horeca geen overlast ondervindt en dat de gasten weten waar ze moeten zijn. Je leidinggevende kan zelf niet aanwezig zijn, dus overlegt hij of zij met het team en met jou wat er moet gebeuren. Wanneer je leidinggevende weet dat je de afspraken precies zo uitvoert als afgesproken, kan hij of zij een en ander met een gerust hart aan jou overlaten.