Samenwerking

Protocollen en procedures geven duidelijkheid. Ook geven ze een garantie voor kwaliteit. Volg je een protocol of procedure, dan weet je dat je het gewenste gedrag laat zien of de taak goed uitvoert. Fouten en ongewenste situaties worden voorkomen.

De checklist

Een checklist of afvinklijst is een lijst met taken die uitgevoerd moeten worden.

Door het volgen van een checklist of controlelijst weet je zeker dat je niks vergeet. De taken staan op zo'n lijst vaak al in de juiste volgorde. Iedere taak die je uitvoert, vink je af. Zo houd je overzicht over wat klaar is en wat nog moet gebeuren. De checklist gebruik je bij werkzaamheden die niet te moeilijk zijn, maar waarbij je toch zeker wilt weten dat je niks vergeet. Gaat het om ingewikkeldere werkzaamheden, dan maak je een werkplan. Heel eenvoudige werkzaamheden doe je met de planning 'in je hoofd'.

Checklist.

1.4 Samenwerking

Als je werkt, krijg je met collega's te maken; je werkt vaak in een team. Samenwerken met collega's is erg belangrijk. Vergelijk het maar met een sportteam: als je goed samenspeelt, is het resultaat veel beter. Behalve met collega's werk je ook samen met je leidinggevende. Samenwerken betekent werkzaamheden afstemmen. Je maakt afspraken met je collega's over wie welke werkzaamheden uitvoert.

Samenwerken Overal waar mensen met een doel bij elkaar komen, wordt samengewerkt. Het doel is een resultaat dat samen bereikt moet worden.

Samenwerken: samen een doel bereiken.

Samenwerken in een team.

Je werkt samen als je dingen niet alleen kunt of als het samen sneller gaat. Samenwerken heeft dus niet alleen met werk te maken. Overal waar je samen een doel wilt halen, werk je samen. Op school wil je samen iets leren, een sportteam wil samen winnen en een themapark wil met zijn allen winst maken.

Bas werkt als medewerker sport en recreatie bij buitensportbedrijf Outside. Bas heeft met zijn collega Fatima verschillende afspraken gemaakt over hun samenwerking: • Ze spreken af wie welke activiteit voorbereidt. • Ze spreken af wie op welke dagen de spullen voor de activiteiten klaarzet en deze weer opruimt. • Ze spreken af wie wanneer vakantie neemt.

Op deze manier hebben Bas en Fatima twee dingen bereikt: ze werken prettig samen en ze werken samen met een goed resultaat voor de gasten.

Als je goed samenwerkt, ga je niet alleen met meer plezier naar je werk; het resultaat is ook beter. Als je goed samenwerkt, presteer je niet alleen meer, het is ook gezelliger. Samenwerken gaat beter als: • iedereen belang heeft bij samenwerking • iedereen bereid is afspraken te maken • het doel voor iedereen duidelijk is • iedereen vertrouwen in elkaar heeft • het groepsbelang groter is dan het eigenbelang.

Een goed werkklimaat is belangrijk om met plezier naar je werk te gaan. Het werkklimaat bepaalt hoe mensen zich op het werk voelen en hoe ze kunnen presteren. Zo kan er sprake zijn van: • een gespannen of juist ontspannen sfeer • een koele of juist warme sfeer • een verziekte of juist gezonde sfeer.

Bij een goed werkklimaat voelt iedereen zich prettig. Dat betekent een ontspannen, warme en gezonde sfeer. Dit stimuleert mensen om betere prestaties te leveren.

Suad, Tim, Suri en Ashwin werken bij Quick-fit. Hans is een van de eigenaren. Vandaag staat een vergadering gepland. Er is één onderwerp: het werkklimaat bij Quick-fit. Hans heeft deze vergadering uitgeschreven, omdat tijdens de functioneringsgesprekken is gebleken dat het niet botert tussen Tim en de anderen. Hans heeft dit al uitgebreid met iedereen besproken. Zo heeft iedereen enkele opmerkingen geplaatst bij het functioneren van Tim. Tim zégt dat hij zich betrokken voelt, maar als zijn collega Suri iets vertelt, kijkt Tim de andere kant op. Tim zégt dat hij anderen respecteert, maar als zijn collega Ashwin zegt dat hij geen varkensvlees eet, zit Tim gekke bekken te trekken. Tim zégt dat hij zijn emoties laat zien, maar als Tim loopt te balen omdat hij moet overwerken, zegt hij hier niks over. Wanneer Suri vraagt wat er is, zegt Tim: 'Niks!' Tim zégt dat hij afspraken nakomt, maar is steeds te laat, constateert Hans. Tim heeft toegegeven dat hij niet lekker in zijn vel zit en voor een groot deel de opmerkingen van zijn collega's herkent. Tim heeft beterschap beloofd en wil vandaag graag bespreken wat er met hem aan de hand is. Aan het eind van de vergadering wil Hans met iedereen afspraken maken om het werkklimaat te verbeteren.

Werkverdeling Als je werkt heb je waarschijnlijk een leidinggevende, een baas. Een leidinggevende moet ervoor zorgen dat je met zijn allen zo goed mogelijk werkt. Daarvoor voer je regelmatig gesprekken met je leidinggevende. Met zijn tweeën of met een hele afdeling. Je hebt meestal ook collega's. Je leidinggevende zorgt ervoor dat iedereen precies weet welke taken hij moet uitvoeren. Dat is een van de belangrijkste regels bij samenwerken.

Werkverdeling is afspraken maken over wie welke taken uitvoert.

Met je leidinggevende voer je gesprekken. Dat kunnen allerlei gesprekken zijn. Tijdens de koffie over het voetbal, vakantie of het weekend. Maar het kunnen ook gesprekken zijn die over het werk gaan.

Gesprekken kunnen formeel en informeel zijn. Formeel wil zeggen dat het gesprek vooraf gepland is; er ligt van alles al vast. Er is een datum, tijd, locatie en ook de gespreksonderwerpen zijn bekend. Bij een informeel overleg is dit allemaal niet vooraf vastgelegd. Van deelnemers aan een werkoverleg wordt het volgende verwacht: • Bereid je op het overleg voor. • Doe actief mee. • Houd je aan gemaakte afspraken.

▶ BEKIJK HET FILMPJE BIJ DEZE THEORIE.

Het werkoverleg kent verschillende vormen.

Vormen van werkoverleg: • individueel werkoverleg: bespreking tussen medewerker en leidinggevende over het oplossen van een probleem of voor het doen van verslag • gezamenlijk werkoverleg: gesprek tussen collega's waarin de werkzaamheden worden besproken en afspraken worden gemaakt • werkbegeleiding: het bespreken van werkzaamheden en hierover afspraken maken tijdens de uitvoering van het werk.

Individueel werkoverleg Het individuele werkoverleg is een gesprek tussen jou en je leidinggevende over een praktisch probleem op je werk. Jij kunt bij je leidinggevende binnenlopen of jouw leidinggevende kan jou vragen of je even tijd hebt. Zo'n individueel werkoverleg kan tien minuten duren, maar als het een moeilijk probleem is ook wel een uur. Het individuele werkoverleg wordt ook gebruikt om verslag te doen van je werkzaamheden. Je informeert je leidinggevende dan over het verloop en het resultaat van je werk.

Bas zit altijd op maandag bij het werkoverleg met de medewerkers van Outside. Hij hoort dan bijvoorbeeld wat er die week voor bijzondere dingen gaan gebeuren. Bas krijgt vandaag ook informatie over een nieuwe taak voor hem. Meestal begrijpt hij direct wat er van hem verwacht wordt, maar nu niet. Hij vraagt om een toelichting. Hans, de manager van Outside, stelt voor Bas tijdens deze nieuwe taak te begeleiden. Dat vindt Bas prima.

Gezamenlijk werkoverleg Bas is dus aanwezig bij het gezamenlijke werkoverleg. Een gezamenlijk werkoverleg is een werkbespreking waarbij jij en je collega's vooral informatie krijgen. Meestal van de leidinggevende. Het werk wordt besproken en daarna gaat iedereen aan de slag. Als Bas werk moet doen dat hij vaker gedaan heeft, lukt hem dat ook zonder probleem. In zo'n geval verwacht de leidinggevende ook niet anders. Bas heeft dan geen extra hulp nodig. Werkoverleg kent meestal een vast moment waarin kort een aantal standaardzaken aan bod komen en waar de leidinggevende en de collega's afspraken maken. Het is dus meestal een formeel overleg.

Werkoverleg.

Werkbegeleiding De laatste vorm van werkoverleg is de werkbegeleiding. Op het moment dat Bas de taak niet volledig begrijpt, heeft hij extra begeleiding tijdens het werk nodig. De manager zal hem helpen bij het uitvoeren van zijn taken. Deze vorm van werkbespreking noemen we werkbegeleiding.

▶ VERDIEPINGSSTOF - FUNCTIONERINGS- EN BEOORDELINGSGESPREK

Afspraken maken Tijdens het overleg worden afspraken gemaakt.

Een afspraak is een 'overeenkomst' tussen mensen.

Dat klinkt misschien moeilijk. Toch zit de hele dag vol met afspraken, dus met overeenkomsten. Bijvoorbeeld: je spreekt op een bepaalde tijd af om ergens naartoe te gaan, je spreekt af dat jij om 17.00 uur het alarm aanzet of je spreekt af dat iedereen om 10.30 uur stopt met pauzeren.

Een goede afspraak is duidelijk, acceptabel en uitvoerbaar.

Als je werkt, is het nakomen van afspraken 'heilig'. Alleen als je leidinggevende en je collega's weten dat jij je afspraken nakomt, kunnen ze op je rekenen. Wanneer is een afspraak goed? Goede afspraken voldoen aan de DAU-formule.

Afspraken volgens de DAU-formule: • Afspraken zijn Duidelijk. • Afspraken zijn Acceptabel. • Afspraken zijn Uitvoerbaar.

De DAU-formule is een trucje om te controleren of een afspraak goed gemaakt is. We leggen de DAU-formule met een voorbeeld uit.

Bas organiseert voor buurthuis Onder de Linden een voetbaltoernooi in de wijk. Vandaag gaat hij langs diverse bedrijven om materialen voor deze dag te huren. Bas dacht dat hij voor 14.00 uur klaar zou zijn, maar het duurt allemaal wat langer. Om 12.00 uur realiseert hij zich dat hij het niet gaat redden. Hij heeft vanmiddag een bruiloft, dus hij moet wel om 14.00 uur stoppen. Bas belt zijn collega Fatima en vraagt of zij vanmiddag in de gelegenheid is om