Plan Estratégico de Tecnología (PETI) - Empresa de Desarrollo Urbano

EMPRESA DE DESARROLLO URBANO (EDU)

PLAN ESTRETEGICO DE TECNOLOGÍA 2016-2019

Gerente General César Augusto Hernández Correa

Subgerente de Gestión Organizacional Alejandro Osorio Carmona

Profesionales de sistemas Dairo Alonso Duque Cartagena Wilmar Montilla Ocampo Andrés Felipe Palacio Cortes

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3 OBJETIVOS ........................................................................................................................... 3 ALCANCE ............................................................................................................................. 3 MARCO NORMATIVO ........................................................................................................ 4 RUPTURAS ESTRATÉGICAS ............................................................................................. 5 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL.......................................................................... 7 Estrategia de TI ................................................................................................................... 7 Uso y apropiación de la tecnología ..................................................................................... 7 Sistemas de información ................................................................................................. 7 Servicios Tecnológicos ................................................................................................. 24 Gobierno de TI .................................................................................................................. 39 Análisis financiero ............................................................................................................ 41 ENTENDIMIENTO ESTRATÉGICO ................................................................................. 42 Modelo operativo .............................................................................................................. 42 Necesidades de información ............................................................................................. 42 Alineación de TI con los procesos .................................................................................... 46 MODELO DE GESTIÓN DE TI ......................................................................................... 47 Estrategia de TI ................................................................................................................. 47 Objetivos estratégicos de TI.............................................................................................. 47 Alineación de la estrategia de TI con la estrategia de la institución pública .................... 50

INTRODUCCIÓN

En la actualidad las empresas están comenzado a reconocer la importancia que la tecnología tiene para realizar sus procesos misionales, lo que la ha llevado a dejar de ser un factor de apoyo para convertirse en una parte fundamental que soporte todas las áreas de la organización.

La Empresa de Desarrollo Urbano en su nueva estructura presenta a la tecnología como uno de sus procesos estratégicos, es por eso que nace la necesidad de generar un plan de TI acorde los retos que trae la nueva organización además que esté acorde con los lineamientos y exigencias del Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones.

El presente documento genera las bases en la búsqueda de llegar al éxito en la implementación de una Arquitectura Empresarial articulada con el marco de referencia propuesto por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Es de entender que este documento estará sometido a constates mejoras y documentación de los dominios de AE en la medida que estos se vayan implementando.

OBJETIVOS -

Implementar los lineamientos para la correcta gestión de los recursos tecnológicos e infraestructura de datos.

Generar las estrategias que lleven a la correcta implementación de una AE de acuerdo al marco de referencia de MinTIC y las buenas prácticas de TI. Generar conciencia del valor estratégico de TI.

ALCANCE El Plan Estratégico de Tecnología (PETI) se presenta para el periodo comprendido entre los años 2016-2019 y busca generar estrategias que lleven a la correcta implementación de una Arquitectura Empresarial (AE) de acuerdo a los lineamientos propuestos por el marco de referencia de MinTIC. Inicialmente se darán las bases para la implementación de los dominios del marco de referencia de AE: 3

    

Estrategia de TI Gobierno de TI Sistemas de Información Servicios Tecnológicos Uso y apropiación

Es de anotar que el presente documento aplica para todas las áreas de la organización y presentará actualizaciones y/o mejoras de acuerdos a las necesidades, el Plan de Adquisiciones de cada anualidad y demás factores que se generen durante la actual vigencia.

MARCO NORMATIVO El presenta plan está regido por las siguientes normas y/o decretos y lineamientos del orden nacional: 



 

Decreto 415 de 7 de marzo de 2016 del Departamentos Administrativo de la Función Pública: “Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del Sector de la Función Pública, Decreto número 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones”.

Decreto 1078 de mayo de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones: “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”.

Ley 1753 de 2015 mediante la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 20142018.

Marco de Arquitectura de TI de MinTIC.

4

RUPTURAS ESTRATÉGICAS

Madurez de la Gestión de TI

CONSOLIDADO

6 5 3,60 4

USO Y APROPIACIÓN

3,93

ESTRATEGIA DE TI

3 2

1,31

1

SERVICIOS 4,73 TECNOLÓGICOS

4,13 GOBIERNO DE TI

4,00 SISTEMA DE INFORMACIÓN

3,51 GESTIÓN DE INFORMACIÓN

Imagen 1: Madurez de la Gestión de TI

La Empresa de Desarrollo Urbano – EDU, busca ser una organización alineada con las nuevas tecnologías y marcos de trabajo de TI. Por lo anterior se considera, que si bien la gestión de TI ha sido tradicionalmente un proceso de apoyo, hoy en día como un pilar Fundamental en la consecución sus objetivos, ayudando a presentar una organización moderna, con las mejores prácticas, de cara a dar un servicio de la mejor calidad al ciudadano y publico interno, por lo cual es necesario plantear las inquietudes que surgen del análisis del modelo de madurez de TI, con el fin de fomentar el cambiar paradigmas y adoptar pensamientos que consideren la Tecnología como un área fundamental:

5



 

     

La gestión de tecnología es más que un proceso de soporte, reparación y de provisión de equipos de cómputo, en el mundo de hoy TI es un factor estratégico para la organización.

Se hace evidente la necesidad del Plan Estratégico de TI. Realizar desarrollos al interior de la organización es tan viable como contratar o comprar soluciones de software, sin embargo hay que definir muy bien el alcance de ambas opciones.

Se requiere la implementación de indicadores para la medición de los servicios de TI y del uso y apropiación de los sistemas.

Definir los estándares de integración de sistemas con el fin de facilitar el la transferencia de información entre ellos.

Es necesario definir estándares para la gestión de la calidad en la información.

Fortalecer el análisis de la información en todas las áreas.

Promover la disponibilidad de la información como factor fundamental en la toma de decisiones.

Desarrollar e implementar soluciones de cara al ciudadano que den valor agregado y permitan mejorar la imagen de eficiencia y buen servicio.

Imagen 2: Niveles de madurez de la gestión- Gartner

6

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Estrategia de TI La Empresa de Desarrollo Urbano –EDU, por ser una empresa Industrial y Comercial del Estado, está regida por la normatividad de orden nacional y territorial y en muchas ocasiones por decisiones de la administración que se encuentre en ese momento no se va más lejos del cumplimiento de la ley.

Hoy en día dadas las decisiones de la actual Gerencia se le dio un rol fundamental a TI, pasó a ser un área estratégica en la consecución de los objetivos de la organización dejando de ser netamente un área de soporte; TI, encabezada por el Subgerente de Gestión Organizacional ya tiene asiento en el Comité de Gerencia de la organización, permitiendo tener voz y voto en la decisiones que al área competen.

Uso y apropiación de la tecnología Sistemas de información La entidad cuenta con los siguientes sistemas: 

Nombre del sistema de información y/o aplicación de software: ISOLUCIÓN 

Versión del sistema o 3.6



Líder funcional o Andrés Felipe Martínez Orozco o Maria Angelica Martínez Correa



Líder de TI o Dairo Alonso Duque Cartagena



Descripción detallada de la funcionalidad

7

o Objetivo general : herramienta para la Planificación, Administración y mantenimiento de temas relacionados con el sistema integrado de gestión de la entidad, la cual brinda acceso en línea para todo el personal permitiendo una gestión de la información actualizada y oportuna, además se constituye en una herramienta de seguimiento y control para las actividades desarrolladas en la entidad. o Objetivos específicos





Mejorar los procesos en la Entidad.



Almacenar y administrar información de manera eficiente, eficaz y confiable para la toma de decisiones.



Garantizar la trazabilidad de la información y los procesos de la Entidad.



Garantizar información coherente y oportuna cuando lo requieran entes de control y grupos de interés.



Permitir la transferencia de conocimiento y tecnología.

Módulos que componen el sistema y su respectiva descripción o

Manual: En este módulo se encentra cargado el manual de calidad de la Entidad, que está conformado por Misión, Visión, Estrategia Empresarial, Perspectivas, Objetivos Estratégicos, Valores Corporativos, Política de Gestión Integral, Estructura Organizacional, Mapa de Procesos, Mapa Estratégico, Modelo de Gestión Organizacional, Proceso y Documentos del Sistema y Beneficios del Sistema de Gestión.

o Procesos: En este módulo se encuentra cargado el mapa de procesos de la Entidad, se encuentran clasificados en 4 macroprocesos que son Estratégicos, Misionales, Apoyo, Control y Mejora. o Documentación: En este módulo se encuentra toda la documentación del SIG que está conformada por Caracterizaciones, Procedimientos Manuales, Instructivos, formatos y las actas de reunión que se presenten en la Entidad. o Indicadores: En este módulo se puede visualizar, medir y gestionar el manejo de los indicadores de gestión de cada uno de los procesos de la Entidad, que permite analizar y tomar decisiones.

8

o Mejoramiento: Este módulo permite administrar y gestionar las acciones preventivas, correctivas y de mejora derivadas de las diferentes auditorías realizadas en la entidad. o Tareas: Este módulo muestra las tareas pendientes de los usuarios y se pueden asignar nuevas tareas, gestionarlas y hacer un seguimiento. o Proveedores: Permite evaluar a los diferentes proveedores de la Entidad e implementar los planes correspondientes según la calificación obtenida. o Talento: En este módulo se puede consultar la estructura de la empresa y a través del organigrama se tendrá acceso al perfil de cada cargo y un pequeño detalle de la hoja de vida de la persona que lo ocupa. o Riesgos DAFP: Permite gestionar administrar y visualizar matrices y mapas relacionados a los riegos en los procesos. o MECI: En este módulo se administra visualiza y se hace seguimiento al nivel de cumplimiento de la entidad en el Modelo Estándar de Control Interno. o Clientes: Permite administrar una base de datos, adicionalmente este módulo permite generar encuestas de satisfacción y medición a clientes internos y externos y visualizar resultados. o Planeación Estratégica: Permite administrar, hacer seguimiento y analizar el cumplimiento en las diferentes fases del Mapa Estratégico, el BSC y los planes estratégicos y tácticos de la entidad. o Administración: Este módulo permite administrar el aplicativo, creación de usuarios, permisos, tablas básicas, etc. 

Tipo de sistema o ERP



Modalidad de implementación o Instalación local



Tipo de licenciamiento. o Por derecho de Uso



Motor de base de datos y sistema operativo que lo soporta.

9

o Base de datos : Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 R2 o Sistema Operativo : Windows server 2008 R2 Enterprise 64bit 

Grado de aceptación. o Cuenta con un alto grado de aceptación dado que es la herramienta que administra y soporta todo la información del SIG, adicionalmente facilita la toma de decisiones.



Fortalezas. o Brinda acceso desde cualquier lugar a la documentación del sistema. o Permiten evidenciar la trazabilidad del SIG. o Es dinámico y puede ajustarse a las necesidades de la entidad o Se encuentra articulado con la normatividad



Debilidades. o Es administrado por una empresa fuera del departamento los que hace que el soporte sea remoto. o Algunas de las características no son editables y conllevan a un desarrollo adicional o Tipo de licenciamiento que no permite hacer cambios desde el área de sistemas ni desarrollos



Iniciativas. o Optimizar el uso de la totalidad de los módulos

Nombre del sistema de información y/o aplicación de software: MERCURIO  Versión del sistema o 6.5  Líder funcional o Juan Camilo Rua Restrepo o Marvin Stybel Zuñiga Arango  Líder de TI o Dairo Alonso Duque Cartagena  Descripción detallada de la funcionalidad o Objetivo general :

10

Es un sistema de gestión documental que permite administrar el flujo de documentos de todo tipo, está diseñado para apoyar la labor del Centro de Administración Documental, permitiendo llevar a cabo la administración de los documentos de una forma más eficiente, eficaz y con menores costos. o Objetivos específicos 

Automatizar los procesos del Centro de Administración Documental (CAD) e integrar a todas las personas encargadas de la administración documental y del archivo, de tal manera que los procesos y operaciones se integren también de forma continua y se garantice la seguridad de los documentos.



Llevar a cabo la auditoria de los documentos y las imágenes asociadas, por medio de reportes que muestran los movimientos y cambios realizados con las respectivas fechas.



Estandarizar los procesos de administración documental.



Agilizar el flujo de información a través de las áreas de la organización.



Mejorar la calidad del servicio que el CAD presta al interior y exterior de la organización.



Agilizar los trámites de los procesos documentales.



Controlar el cumplimiento de los términos de vencimiento.



Agilizar los canales de circulación y control de los documentos de las diferentes áreas.



Permitir la trazabilidad de los documentos.



Minimizar los riesgos de pérdida de documentos.



Mejorar la conservación e integridad de los documentos evitando su manipulación.



Permitir la consulta en línea de la información de los documentos y sus imágenes digitalizadas.



Suministra la información y asegura las consultas de los diferentes usuarios.

11



Mejora la eficiencia y la calidad del servicio en la localización y suministro de información.



Asegura la integridad de los documentos y la información en general.



Sirve de apoyo en la unificación, estandarización y mantenimiento de procesos de gestión documental.



La aplicación MERCURIO ayuda a cumplir con la misión del centro de información documental, en cuanto a servicios de consulta de información, organización, control y protección de los documentos.



La organización se beneficia por el mejor desempeño del CAD, al existir un control de las rutas de los documentos debido a que se agilizan todos los procesos de la organización.



La información veraz y oportuna es la herramienta más importante para el desarrollo de estudios, formulación de planes y políticas y en la toma de decisiones.



Al prestar un mejor servicio en el uso de la información y controlar los términos de vencimiento de algunos documentos, los costos en los cuales incurre la organización disminuyen.



Implementar soluciones de alta tecnología que estén acorde con las innovaciones del momento, tomando ventaja competitiva de los beneficios que éstas ofrecen.



Organización en la conservación documental por cada una de las etapas del ciclo de vida de acuerdo con las tablas de retención.



Permite

la

economía

del

papel

con

el

manejo

de

imágenes digitalizadas de los documentos, evitando así, las fotocopias de los documentos. 

Módulos que componen el sistema y su respectiva descripción o Módulos MERCURIO: Destinatarios En esta bandeja se realizan trámites de la correspondencia en general, solo que el documento se envía a quien determine el funcionario remitente. A esta bandeja se envían los documentos para los cuales no 12

se ha parametrizado un flujo que determine el trámite de estos, o las copias enviadas para conocimiento o las que requieran apoyo para el trámite en las diferentes áreas de la entidad. o WorkFlow A esta bandeja llegan documentos a los cuales se inicia ruta, independiente que sea desde la unidad de correspondencia; cualquier usuario puede iniciar ruta lo que valida el sistema es que el documento sea original.

RADICACIÓN En este menú se encuentran los tipos de documentos que se pueden radicar en Mercurio Web que son Documento interno, externo, recibido y Radicar expediente.

CONSULTAS Es el menú que contiene las consultas que se pueden realizar en el aplicativo, tal como histórico de destinatarios, histórico de WorkFlow, movimientos de los documentos, los expedientes, búsqueda avanzada, consultas adicionales, consultas adicionales texto, consulta archivo, gestión préstamos, indexador de contenido.

REPORTES En este menú se pueden generar Informes que se emiten o presentan con base en la realización de una actividad o tarea relacionada con los documentos de Mercurio.

SEGURIDAD Es el menú que permite cambiar la contraseña de acceso la cual debe ser como máximo de doce caracteres alfanuméricos y agregar además una palabra clave para recordar la contraseña cuando se olvida.

ADMINISTRACION Este módulo permite la administración de MERCURIO:



o Usuarios o Perfiles o Permisos o Creación de Reportes Parametrización básica para que cada uno de los módulos funcione Modalidad de implementación o Instalación local y Web

13



Motor de base de datos y sistema operativo que lo soporta. o Base de datos : Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 R2 o Sistema Operativo : Windows server 2008 R2 Enterprise 64bit



Grado de aceptación. o Cuenta con un alto grado de aceptación dado que es la herramienta que administra y soporta toda la documentación de la Empresa.

Fortalezas. o Apoyo de la alta gerencia Debilidades. o Falta integración con la demás herramientas de la entidad Iniciativas. o Lograr integrar con las distintas herramientas que tiene la entidad

  



Nombre del sistema de información y/o aplicación de software: Seven ERP y Kactus HR  Versión del sistema o 14  Líder funcional o Andrés Felipe Palacio cortes o Marvin Stybel Zuñiga Arango  Líder de TI o Dairo Alonso Duque Cartagena  Descripción detallada de la funcionalidad o Objetivo general : Sistema integrado de gestión ERP(Planeación de recursos empresariales), con sus componentes de apoyo, administración del talento humano y la gestión del “core” de negocio que permite articular los procesos de la organización, eliminando reprocesos y proporcionando información relevante para la planeación, la acción, la verificación y la actuación. o Objetivos específicos  Herramienta que permita mejor los procesos en la Entidad.  Permite obtener información de manera eficiente, eficaz y confiable para la toma de decisiones.  Manejar una base de datos única que almacena la información del “core” de la empresa.

14







  



Implementar un modelo de trabajo tipo work flow (Flujos de trabajo) que permita a usuarios y directivos identificar donde se encuentran y quien es el responsable de cada uno de los procesos que se inician a través del sistema.

Garantiza a través del personal interno y la empresa proveedora del sistema que la información siempre se encuentre disponible y respaldada, mediantes el mantenimiento y mejoramiento continuo de la herramienta.

Descentralizar el registro de la información para mejorar los tiempos de respuesta de cada una de las áreas que intervienen en el sistema.

Garantiza a los entes de control y la comunidad información coherente y oportuna cuando lo requieran.

Cumple con las Normas Internacionales de Información Financiera Permite la Transferencia de conocimiento y tecnología.

Módulos que componen el sistema y su respectiva descripción o Módulos SEVEN ERP:  CN-Contabilidad  Tiene como objetivo ser un instrumento para la rendición de cuentas, viabilizar la gestión eficiente y generar condiciones de transparencia sobre el uso, gestión y conservación de los recursos y su patrimonio, aportar en el proceso de construcción de la información garantizando que esta sea confiable, relevante y comprensible para los usuarios de la misma, y servir de base para el desarrollo institucional.  Las normas generales que rigen la contabilidad pública son: o Resolución 354 de 2007(Contaduría general de la nación) o Resolución 356 de 2007(Contaduría general de la nación) 

TS-Tesorería

15



 

El módulo de tesorería permitirá la administración y seguimiento de los diferentes tipos de ingreso o egreso que posee la entidad. Adicionalmente, es el módulo encargado de la inversión de los recursos de capital o excedentes de liquidez.

Generar los correspondientes registros contables.

Generar los correspondientes registros Presupuestales.



PO-Proveedores  En el módulo de proveedores se lleva el registro de todos datos básico como características tributarias de los proveedores de la entidad además que permite mediante el programa de facturación el registro de las cuentas por pagar a los mismos.  De acuerdo a las características tributarias de los terceros propone las retenciones automáticamente.  Generar los correspondientes registros contables.  Generar los correspondientes registros Presupuestales.



PG-Presupuesto de Gobierno  Automatiza las funciones, procedimientos, controles y actividades que se desprenden de las normas generales que rigen el presupuesto público de la entidad.  Las Normas que rigen el presupuesto de las Empresas Industriales y comerciales del Estado (Del orden nacional) son: o Decreto 115 de 1996 (Ministerio de hacienda y Crédito Público) o Decreto 1786 de 2001 (Ministerio de hacienda y Crédito Público) o Decreto 006 de 1998(Concejo de Medellín)



FA-Facturación  El módulo de facturación es el módulo encargado de crear los documentos de cobro a los clientes por los diferentes conceptos de ingreso que tiene la EMPRESA DE DESARROLLO URBANO (honorarios por administración de proyectos, honorarios por consultoría y arrendamientos). El módulo de 16

 

facturación además de crear facturas también está facultado para generar notas crédito que ajusten la obligación del cliente.

Generar los correspondientes registros contables.

Generar los correspondientes registros Presupuestales.



CT-Contratos  El módulo de contratos administra toda la información del proceso contractual: o Registro del proceso o Registro de Oferentes o Evaluación de Ofertas o Adjudicación o Elaboración de contrato o Aprobación de pólizas o Acta de inicio  Generar los correspondientes registros Presupuestales.



CV-Convenios





Tiene la funcionalidad de guardar los registros históricos de los estados por los cuales pasa el convenio. Durante esta etapa se almacenan los datos básicos del interés de negocio en donde se encuentran: Nombre de la oportunidad, cliente (seleccionado del maestro de terceros), la gerencia responsable del negocio, un contacto interno, Número de convenio, tipo de contrato o convenio.



Genera un código único (centro de costo) que es utilizado en los diferentes módulos para reconocer la información que se desprende de dicho convenio.



Genera de forma automática el código presupuestal (Rubro) con su respectiva apropiación tanto para el ingreso como para el gasto.

AF-Activos Fijos 17







Este módulo permite el manejo del histórico de los activos (bienes muebles, inmuebles y devolutivos) de la empresa, llevando el registro de los movimientos que lo afectan, su depreciación, ajustes por inflación y los movimientos que no afectan la parte contable pero que permiten un control administrativo de los mismos.

En este módulo se registra la información de cada activo de la EMPRESA DE DESARROLLO URBANO, con su responsable, dependencia, ubicación, factura de compra, proveedor, centro de costos y placa única.

Generar los correspondientes registros contables.



CA-Cartera  El módulo de Cartera o cuentas por cobrar es el módulo que permite la gestión sobre los documentos pendientes de cobro. Este módulo está íntimamente ligado al módulo de facturación y tesorería, ya que en uno se generan los documentos y en el otro se recaudan.



GN-Administración y Seguridad  Este módulo permite al administración del ERP o Usuarios o Perfiles o Permisos o Creación de Reportes o Parametrizacion básica para que cada uno de los módulos funcione.

WF-Work Flow  En este módulo se diseñan los flujos de trabajo que permiten la integración de los diferentes módulos y garantiza el correcto funcionamiento de los procesos y procedimientos de la entidad, permitiendo conocer con facilidad cuales son las tareas que tiene el usuario pendientes en el sistema además brinda: o Seguimiento o Control o Responsables



18

o Actividad del responsable o Fechas de ingreso y salida de las tareas o Módulos KACTUS HR:  Kactus HR-Nomina y Administración de Salarios  BI-Biodata  AC-Análisis de Cargos  RL-Reclutamiento  SL-Selección  EC-Formación y Desarrollo  BP-Bienestar de Personal  SO-Salud Ocupacional  GD-Gestión del Desempeño  KR-Kactus Reporte  CW-Cajero 



   





Integraciones e interoperabilidad detallando: sistemas con el que se integra, internamente o interopera con otras entidades, información que se intercambia, tipo de integración (web services, archivo plano, bus de servicios, entre otros) y estado de la interfaz (en desarrollo, en pruebas, en producción) Si posee soporte y fecha de vencimiento. o Soporte Bajo Contrato 10 de 2016 hasta el 31 de diciembre incluye actualización de Ley. Tipo de sistema o ERP Modalidad de implementación o Instalación local Tipo de licenciamiento. o Por derecho de Uso Motor de base de datos y sistema operativo que lo soporta. o Base de datos : Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 R2 o Sistema Operativo : Windows server 2008 R2 Enterprise 64bit Grado de aceptación. o Cuenta con un alto grado de aceptación dado que es la herramienta que administra y soporta todo la información administrativa, financiera y del talento humano de la Entidad.

Fortalezas. o Apoyo de la alta gerencia 19

 



Debilidades. o Falta integración con la demás herramientas de la entidad Iniciativas. o Lograr integra el ERP con las distintas herramientas que tiene la entidad

Nombre del sistema de información y/o aplicación de software: Propuesta Técnico Económica - PTE  Versión del sistema o 1  Líder funcional o Andrés Felipe Palacio cortes o Marvin Stybel Zuñiga Arango  Líder de TI o Dairo Alonso Duque Cartagena  Descripción detallada de la funcionalidad o Sistema desarrollado en la EDU a la medida, con el objetivo de generar la propuesta técnico económica (cotización) para presentarle a los posibles clientes a partir de parámetros que han sido construidos por la experiencia de los funcionarios de la entidad. o Los parámetros que se registran el sistemas son área, componentes, tipos de proyectos, proyectos y para cada uno de estos parámetros por subgerencia se le asigna el personal, su dedicación y cantidad, además de las fórmulas para realizar el cálculo del costo de cada uno de estos tipos de proyectos. 

Módulos que componen el sistema y su respectiva descripción o El sistema está desarrollado en tres partes:  Parametrización: se registran los datos básicos como salario mínimo, valores por área, tiempos de adquisición de predios, valor puesto de trabajo, valores de equipos de cómputo, porcentajes de incrementos de salario, incrementos de canon de arrendamiento, registro de fórmulas para el cálculo de la ejecución de proyectos, datos para cálculos para seguridad de los proyectos.  Carga de Información: se registra por cada subgerencia el personal requerido con su respectiva dedicación y cantidad.

20



Ficha: Al elegir unos datos básicos el sistema automáticamente genera la propuesta técnico económica (cotización), con la información registrada en Parametrización y carga de información.



Integraciones e interoperabilidad detallando: sistemas con el que se integra, internamente o interoperable con otras entidades, información que se intercambia, tipo de integración (web services, archivo plano, bus de servicios, entre otros) y estado de la interfaz (en desarrollo, en pruebas, en producción)



Si posee soporte y fecha de vencimiento. o Desarrollo a la medida



Modalidad de implementación o Instalación local



Tipo de licenciamiento. o Desarrollado por personal de TI



Motor de base de datos y sistema operativo que lo soporta. o Base de datos : Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 R2 o Sistema Operativo : Windows server 2008 R2 Enterprise 64bit



Grado de aceptación. o Cuenta con un alto grado de aceptación dado que es la herramienta que servirá para generar la propuesta técnico económica (cotización) para presentarle a los posibles clientes.

Fortalezas. o Apoyo de la alta gerencia o Desarrollo a la medida o Integrable con las demás herramientas que tiene la entidad



 



Debilidades. o Desarrollado bajo un ambiente cliente servidor Iniciativas. o Lograr integra la herramienta con los distintos software que tiene la entidad Recomendaciones.

21

o Contratar empresa especializada en desarrollo de software y migrarlo a web 

Nombre del sistema de información y/o aplicación de software: CISNEDU  Líder funcional o Wilmar Montilla Ocampo  Líder de TI o Dairo Alonso Duque Cartagena  Descripción detallada de la funcionalidad o Objetivo general: Herramienta para la planeación y seguimientos de las diferentes etapas de los procesos en los convenios, desde las actividades preliminares hasta la contratación, obra y liquidación; Además de servir como plataforma integradora de diferentes sistemas tanto para la alimentación como la recepción de información. o Objetivos específicos  Mejorar el seguimiento a la cadena Convenio-proyectoscontratos-actividades.  Realizar seguimiento a las actividades específicas en cada uno de los convenios, proyectos y contratos.  Servir como plataforma de análisis de información.  Servir como plataforma integradora entre diferentes sistemas de la entidad.    



Soporte y fecha de vencimiento: Actualmente se encuentra en etapa de desarrollo.

Modalidad de implementación o Plataforma Web Tipo de licenciamiento. o No aplica Motor de base de datos y sistema operativo que lo soporta. o Base de datos : Mysql o Servidor : Apache/2.4.17 (Win32) OpenSSL/1.0.2d o Lenguaje de desarrollo: PHP. o Versión de PHP: 5.6.23 Grado de aceptación. o En etapa de desarrollo.

22



Nombre del sistema de información y/o aplicación de software :Microsoft Office · Se está realizando actualización del office 2007 al office 2013 en todo los equipos de la entidad, esta actualización se realiza dado que los equipos de los funcionarios dela EDU actualmente son alquilados a la empresa COMPUTEL quienes tiene la obligación por el contrato de suministrar los equipos con licencias de sistema operativo y office. · Word y Excel para mejorar y facilitar la presentación de algunos informes se integra con algunas de las herramientas como Seven ERP, Kactus HR y Mercurio mediante las ODBC (Open DataBase Connectivity) que permite el acceso a las bases de datos y exportar la información.



Portales: o http://www.edu.gov.co/ : Portal institucional o http://intranet.edu.gov.co/ : Intranet institucional Ambos se encuentran desarrollados en joomla 2.5 que dejo de tener soporte en diciembre de 2015 y el almacenamiento de estos se encuentra tercerizado.



Software de modelación y diseño: Building Design Suite Infrastructure Design Suite AutoCAD LT Lumion Pro Infrawork Creative Cloud CC Photoshop CC CorelDRAW X7 ARGICS



Otras plataformas: SAO Vault PRO 2017 LogmeIn Constant Contact 23

Prezi Pro PhotodexProshowgol kaspersky Cobian Backup Symantec Backup (DLO) Servicios Tecnológicos Estrategia y gobierno

Condiciones generales:

-

-

-

-

El mantenimiento preventivo de equipos debe realizarse con una periodicidad de 6 meses.

El área de información y tecnología es la encargada de la programación y ejecución del mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo.

La información respaldada de las sedes externas se almacena inicialmente en un servidor de backup instalado en cada sede externa. En las sedes conectadas por fibra a la sede principal se guarda en el sistema de almacenamiento de datos de la entidad.

Los usuarios deben trabajar la información de la entidad dentro de la carpeta “BACKUP EDU y no deben almacenar información personal en esta.

A los usuarios que se retiran de la empresa se les realiza un Backup completo de la información almacenada en la carpeta “BACKUP EDU” y correo electrónico.

Para el préstamo de los discos duros que almacenan los backup de los usuarios que se retiraron de la entidad se debe diligenciar el formato FA13-6 Prestamos de Disco Duro.

Todos los requerimientos a sistemas se deberán tramitar a través de la intranet en el link soporte sistemas en el cual se diligencia el formulario para él envió de ticket, una vez recibido el ticket el personal de sistemas atenderá el requerimiento.

Las cintas de Backup de la información serán custodiadas por una empresa externa especializada.

24

Descripción del procedimiento Adquisición, soporte y mantenimiento de software y hadware

DESCRIPCIÓN DE LA N° ACTIVIDAD

RESPONSABLE REGISTRO

PUNTOS DE CONTROL

GESTIÓN DE COMPRA DE SOFTWARE:

1

2

- La Subgerencia respectiva presenta a la Subgerencia Gestión Organizacional los requerimientos de software, con la respectiva sustentación de la necesidad.

- La Subgerencia Gestión Organizacional evalúa la necesidad, verifica la disponibilidad del presupuesto asignado, si no procede, se le informa a la Subgerencia interesada con la respectiva justificación.

- Se construye manual de funcionalidades con sus respectivos casos pruebas, que garanticen el cumplimiento de las necesidades de la Subgerencia solicitante, para esta labor la entidad deberá realizar un contrato con personal o empresa especializada para el desarrollo de este.

- Se realiza estudio de mercado de acuerdo al manual de funcionalidades establecido y se procede a la contratación según los procedimientos establecidos por la entidad PUESTA EN OPERACIÓN DEL SOFTWARE

Subgerencia Respectiva Subgerencia Gestión Organizacional Dirección Administrativa Comité de Contratación Personal de Sistemas

Solicitud Subgerencia respectiva.

X Manual de Funcionalidades.

Contrato

Empresa contratista del software

Registro de Asistencia

X

25

- Se parametriza el sistema.

- Se migra la información que se crea pertinente desde otros sistemas.

- Se ejecutan los casos pruebas del manual de funcionalidades.

- Se realiza la capacitación a usuarios.

- Se estabiliza el software

Subgerencia respectiva Personal de sistemas Talento Humano

OPTIMIZACIÓN DEL SOFTWARE

3

Empresa contratista del - Se inicia la operación de las software funcionalidades que presta el Subgerencia sistema que no se incluyeron en respectiva los casos prueba, para la Personal de optimación de todos los beneficios sistemas que preste el sistema.

LICENCIAMIENTO DEL SOFTWARE

4

Todos los software de la entidad están licenciados y deben renovarse anualmente para ello se suscribe un contrato de mantenimiento con el proveedor, este a su vez da un soporte asistencia en caso fallas o de mejoras.

5

- Asunto - Mensaje - Prioridad

X

Subgerencia Gestión Organizacional Dirección Administrativa Personal de Sistemas

Contrato

Empresa contratista del software

SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y HARDWARE El usuario interesado ingresa a través de la intranet al link de soporte sistemas y diligencia el formulario para el envío de ticket.

Formato de capacitación

Ticket Personal de sistemas

Solicitud a proveedor

X

Respuesta de proveedor

26

- Adjuntos (Extensiones válidas: txt, doc, docx, xls, jpg, gif, pdf, ppt, pptx) - Empresa - Sede - Seleccione el tipo de requerimiento (HardwareSoftware) - En caso de elegir hardware por favor especifique (Señale la opción "ninguno" si su requerimiento no es de Hardware) - En caso de elegir software por favor especifique (Señale la opción "ninguno" si su requerimiento no es de Software) En los casos de solicitud de creación de usuarios cada subgerencia da el aprobado, enviando la siguiente información: - Nombre completo.

- Cargo - Cedula - Subgerencia Para los demás casos de software, se evalúa la solicitud donde se identifica si es un error o una mejora del sistema: • Error El personal de sistemas evalúa si es un error del usuario o del sistema.

- Si es error del usuario se realiza la corrección y se capacita al usuario en el manejo.

- Si es error del sistema se monta el caso en la página del proveedor donde se describe el error y se 27

genera un número consecutivo con el que se efectuará el seguimiento.

El proveedor evalúa y envía solución.

El personal de sistemas realiza actualización y validación de la solución presentada en servidores de prueba, una vez validada se migra al servidor de producción, posteriormente ingresa a la página del proveedor y cierra el caso.

• Mejora El personal de sistemas diligencia en el formato Solicitud de mejora toda la información que facilite al proveedor identificar si está viable.

El proveedor evalúa y cotiza mejora, si la entidad acepta el costo de la mejora el contratista procede a desarrollarla.

El personal de sistemas realiza actualización y validación de la mejora presentada en servidores de prueba, una vez validada se migra al servidor de producción, posteriormente ingresa a la página del proveedor y cierra el caso.

Mantenimiento de equipos de cómputo y de impresión

N°

1

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO

RESPONSABLE REGISTRO Profesional Corporativo Sistemas

PUNTOS DE CONTROL

FA13-1 Programación X mantenimiento 28

Realizar la programación del mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo y de impresión.

COORDINACIÓN DE FECHAS DE MANTENIMIENTO Equipos de cómputo: Coordinar con los usuarios la fecha y hora en la Auxiliar de cual va realizarse el mantenimiento Sistemas preventivo del equipo de cómputo.

2

Equipos de Impresión: Coordinar con el proveedor y los usuarios la fecha y hora en la cual va realizarse el mantenimiento preventivo de los equipos de impresión.

Contratista

EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO: - Realizar el mantenimiento preventivo del equipo de cómputo.

- Verificar que lo reportado en la Hoja de Vida de Equipos de Auxiliar de Cómputo, este correcto y sistemas actualizado.

- El usuario firma el formato de Hoja De Vida Equipos De Cómputo u Hoja de Vida impresoras, confirmando fecha del mantenimiento preventivo.

3

FA13-2 Hoja de Vida Equipos de Cómputo

X

FA13-3 Hoja de Vida impresoras

Backup de información de los gerentes, subgerentes, directores y/o todo el personal de la entidad.

N°

1

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL SOFTWARE DE BACKUP:

RESPONSABLE

PUNTOS REGISTRO DE CONTROL

Auxiliar de sistemas

29

El Auxiliar de Sistemas instalará y configurará el software de Backup a los Subgerentes, Directores y al personal que tenga conexión a la plataforma de backup de la sede principal.

Se configurará para realizar el Backup de los datos almacenados en la carpeta “BACKUP EDU” y del correo electrónico.

REALIZACIÓN Y VERIFICACIÓN DEL BACKUP:

2

El software de Backup realiza de forma automática el respaldo de información, está configurado para realizar tareas cada hora a los gerentes y directores, a los demás funcionarios todos los días en una hora determinada, en el caso de los portátiles, deben estar conectados a la Auxiliar de red de datos de la entidad, la Sistemas información se guarda encriptada en los sistemas de almacenamiento de datos de la Entidad.

Registro de tareas en el X Software de Backup

El Auxiliar de Sistemas, debe verificar diariamente que se estén realizando las tareas de Backup, además de garantizar que se tenga suficiente espacio en el sistema de almacenamiento, para la realización de dichas tareas.

Backup de la información en sedes externas.

N°

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PUNTOS REGISTRO DE CONTROL

30

1

Para realizar los Backup se tiene un servidor en cada una de las sedes externas, esto con el fin de tener un respaldo diario de la información por usuario.

Auxiliar de sistemas

REALIZACIÓN DEL BACKUP:

2

Se realiza el Backup de la carpeta “BACKUP EDU”, esto es realizado a través de un software de Backup y se guarda en el servidor instalado en cada sede. El personal de sistemas se conecta al servidor con el fin de Auxiliar de validar los Backup, se extraen los sistemas datos para ser almacenados en los discos de la sede principal, el personal de sistemas realizara visita a cada sede quincenalmente, esto con el fin de tener la información salvaguardada en los discos de la sede principal.

Actividades centro de computo

Backup de los sistemas de información

N°

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PUNTOS REGISTRO DE CONTROL

BACKUP BASE DE DATOS DE LOS SISTEMA DE INFORMACIÒN:

1

- Se tiene configurado replicación de las bases de datos cada hora a el servidor de prueba de base de datos

Profesional corporativo de sistemas

- Se realiza un Export de las bases de datos, este se ejecuta al medio día y en la noche.

Auxiliar de Sistemas

Alerta por correo electrónico automático cuando falle backup.

- Se realiza mensualmente duplicación de las bases de datos a un 31

disco externo el cual se almacena en caja fuerte de la entidad.

- Página Web y Proveedores: El proveedor que administra la página web es el encargado de realizar el Backup de la información y debe realizar una entrega semanal de estas copias al área de sistemas de información REALIZACIÓN DEL BACKUP DE SERVIDORES Y SISTEMA DE ALMACENAMIENTO.

2

Se realiza un Backup Completo semanal y un incremental diario de los servidores, realizado a través de un software de Backup y se guarda encriptado en los sistemas de almacenamiento de la Entidad.

Profesional corporativo de sistemas

Auxiliar de Se realiza un Backup Completo cada Sistemas 20 días de los sistemas de almacenamiento, realizado a través de un software de Backup y se guarda en cintas de Backup las cuales son enviadas para ser custodiadas por empresa externa especializada.

Registro de tareas en el X Software de Backup

VERIFICACIÓN DEL BACKUP

3

El Software de Backup está configurado para que envíe alertas por correo electrónico sobre todas las tareas de backup que se realizan, en caso que alguna de estas tareas falle, enviará un correo electrónico automáticamente el auxiliar de sistemas, los cuales deben tomar las acciones pertinentes para solucionar este fallo.

El auxiliar de sistemas, deben de garantizar que se tenga suficiente

Profesional corporativo de sistemas Auxiliar de Sistemas

Alerta por correo electrónico automático.

X Registro de tareas en el Software de Backup

32

espacio para la realización de las tareas de Backup, para esto deben realizar una revisión diaria del sistema de almacenamiento.

Verificación de almacenamiento de información de los usuarios en “backup edu”

N°

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PUNTOS REGISTRO DE CONTROL

VERIFICACIÓN DE “BACKUP EDU” – AUXILIAR DE SISTEMAS:

1

El área de sistemas efectuará una revisión mensual de la información almacenada por los usuarios en “BACKUP EDU”, para los casos que se detecté información personal como: música, fotos, video etc., se enviara un correo al usuario para solicitar que retire dichos archivos de la carpeta “BACKUP EDU” y se le recordará que la información que debe estar almacena en esta carpeta es la relacionada con las actividades que desempeña en su cargo y que son de importancia para la entidad.

Si el usuario no está almacenando información en la carpeta “BACKUP EDU”, el auxiliar de sistemas enviara un correo con el manual que se tiene para esta tarea, recordando como es el proceso SOLICITUD POR PARTE DEL PROFESIONAL CORPORATIVO SISTEMAS

Profesional corporativo de sistemas Auxiliar de Sistemas

Correo enviados a los usuarios

X

Profesional corporativo sistemas

2 Si el usuario hace caso omiso al correo enviado por el personal de sistemas se le informará al

Personal de Sistemas 33

profesional corporativo sistemas, para que reiteren la solicitud.

Asignación, control y validación de licencias

N°

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PUNTOS REGISTRO DE CONTROL

ASIGNACIÓN DE LICENCIAS:

1

Todas las licencias de software pertenecen a la EDU y la asignación de estas es solicitada por la Subgerencia respectiva que tiene dicha necesidad.

CONTROL, VALIDACIÓN DE LICENCIAS Y APROBACIÓN DE LICENCIAS

2

El personal de sistemas evalúa, las existencias de licencias para el software requerido y la Subgerencia Gestión Organizacional aprueba la solicitud de licencias, se procede a la instalación.

Subgerencia Respectiva

Solicitud Subgerencia Respectiva

Subgerente Gestión Organizacional Personal de Sistemas.

Control de licencias

Innovación de sistemas de información

DESCRIPCIÓN DE LA N° ACTIVIDAD

1

DIAGNOSTICAR Y MONITOREAR NECESIDADES DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA.

RESPONSABLE Subgerente Gestión Organizacional Dirección Administrativa

El crecimiento de la entidad genera la necesidad de innovar en Subgerencia tecnología mediante la adquisición o Respectiva

PUNTOS REGISTRO DE CONTROL

Solicitud Subgerencia respectiva

34

ajustes a los sistemas existentes, lo cual conlleva a realizar estudios a nivel informático y efectuar Benchmarking para determinar las mejores tecnologías existentes en el mercado cuando sea requerido por subgerencia respectiva.

EVALUAR NUEVOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN TECNOLÓGICA PARA LA ENTIDAD 2

De acuerdo a los estudios realizados se evalúan las nuevas tecnologías a implementar o la mejora de las existentes y posteriormente se realiza el plan de adopción.

Personal de sistemas

Subgerente Gestión Organizacional Dirección Administrativa Personal de Sistemas

Infraestructura

Entre los componentes de infraestructura se cuentan con: 

Servidores y equipos: Actualmente la entidad cuenta con 6 servidores de diferentes marcas funcionando, de los cuales hay 3 que están obsoletos y ningún equipo cuenta con garantía.

35

Descripción



Marca

Memoria RAM

Disco Duro

CADA EQUIPO 250-160-250-16TIENE DOS 160-250 MODULOS DE 2 EQUIPO CON 2 MODULOS DE 2 160 GIGAS GIGAS

Tarjeta de Fecha Video

Garantía

Condición

Número de Equipos

ESTOS EQUIPOS ESTAN DESDE 2008

NO TIENE GARANTIA

Están funcionando bien

6

N/A

ESTOS EQUIPOS ESTAN DESDE 2012

NO TIENE GARANTIA

Están funcionando bien

1

2 TERA Y 500 GIGAS

512 MEGAS

ESTOS EQUIPOS ESTAN DESDE 2012

Está funcionando bien

1

8 GIGAS

250 DE SD

N/A

EQUIPO NUEVO 2016

TIENE GARANTIA

Están funcionando bien

1

8 GIGAS

512 DE SD

N/A

EQUIPO NUEVO 2016

TIENE GARANTIA

ESTE EQUIPO ESTA DESDE EL 2013 ESTOS EQUIPOS ESTAN DESDE 2008

NO TIENE GARANTIA NO TIENE GARANTIA

Está funcionando bien Está funcionando bien Está funcionando bien

ESTE EQUIPO ESTA DESDE EL 2010

NO TIENE GARANTIA

Está funcionando bien

NO TIENE GARANTIA NO TIENE GARANTIA NO TIENE GARANTIA NO TIENE GARANTIA NO TIENE GARANTIA

Está funcionando bien Está funcionando bien Está funcionando bien Está funcionando bien Está funcionando bien

NO TIENE GARANTIA

Está funcionando bien

INTEL CORE 2

CLON

INTEL QUAD 2

CLON

XEON

HP

14 GIGAS

CORE I7 DE 6 GENERACION

TOSHIBA

CORE I7

APPLE

CORE I5

APPLE

8 GIGAS

1 TERA

N/A

LCD DE 19 PULGADAS

DELL Y VIEWSONIC

N/A

N/A

N/A

INTEL CORE I5

CLON

2 GIGAS CADA CPU

POWER EDGE R720

DELL

64 GIGAS

POWER EDGE 2900

DELL

8 GIGAS

POWER EDGE 2900

DELL

16 GIGAS

PROLIANT DL580

HP

48 GIGAS

PROLIANT DL580

HP

48 GIGAS

CONSOLA ADMINISTRACIÒN DE BACKUPS

DELL

32 GIGAS

1 TERA - 1 TERA 1 TERA - 1TERA 1 TERA - 1 TERA 320 GB - 2 TERA Y 1 TERA 140 GIGAS Y 140 GIGAS 500 GIGAS 150 GIGAS Y 1,5 TERA 150 GIGAS Y 1,5 TERA 2 TERA Y 136 GIGAS

N/A N/A N/A N/A N/A N/A

1 1 1 2

1 1 1 1 1 1

Periféricos: Periférico Número 25 Impresoras 5 Plotter 7 Scanner

Seguridad Directorio Activo: El Directorio Activo de la entidad está conformado por un controlador Primario y controlador de respaldo, adicionalmente se tienen los servicios de DHCP y DNS (virtual y físico).

El Directorio Activo tiene alrededor de 380 usuarios indiferente del tipo de vinculación.

36

Firewalls y seguridad perimetral: Se tiene un firewall en alta disponibilidad como esquema de seguridad perimetral. Para seguridad de acceso remoto se cuenta con accesos VPN actualmente deshabilitadas (activables en cualquier momento) para opciones de teletrabajo de algunos contratistas y funcionarios, además permite gestionar el ancho de banda.

Para el control de antivirus se tienen licencias para todas las estaciones de trabajo del antivirus Karspersky, que es controlado y actualizado desde una consola centralizada también permite realizar parcheo de seguridad de sistema operativo y aplicaciones.

Respecto a los esquemas de Backup se cuenta con el procedimiento anteriormente mencionado en servicios tecnológicos.

Redes SEDE

NUMERO DE USUARIOS

CONECTIVIDAD

PARQUE VIAL-TALLER DISEÑO E INNOVACION

34

N6

GESTION SOCIAL COMUNICACIONES

40

N5

INTERACTUAR (SERVIDORES PRINCIPALES)

12

N5

SGO-GG

44

N5

SUBGERENCIA OPERACIÓN URBANA E INMOBILIARIA

23

N5

SG

53

N6

PLANEACION EXTRATEGICA

14

N5

ESTRUCTURACION DE PROYECTOS-EJECUCION DE PROYECTOS

53

N6

CAD

14

N5

CONTROL INTERNO

5

N5

INTERNET

CORREO E INTERNET 50 MB POR FIBRA CADA UNO

37

MAPA DE REDES

SGO-GG

Parque Vial-Taller Diseño e innovacion

Gestion social Comunicaciones

SG

Interactuar (Servidores Principales)

Planeacion extrategica

Estructuracion de proyectos-Ejecucion de proyectos

CAD

Control Interno

FIBRA

UTP N6

UTP N5

Subgerencia Operación Urbana e Inmobiliaria

38

Gobierno de TI La Resolución 8 de 2016 define la nueva estructura de la empresa y se adscribe el área de sistemas a la Dirección Administrativa de la Subgerencia de Gestión Organizacional:

Imagen 3: Organigrama

Se distribuyen las funciones de TI en la Subgerencia y Dirección a las cuales está adscrita: Subgerencia de Gestión Organizacional: “Liderar la definición de las políticas, estrategias y acciones relacionadas con la plataforma tecnológica para impulsar la modernización de la entidad, mejorar la prestación del servicio y facilitar la toma de decisiones.”

Dirección Administrativa: “Coordinar el soporte, mantenimiento, backup, actualización y crecimiento de la infraestructura de tecnología de información en lo que corresponde a software, hardware, redes y seguridad informática.”

Adicionalmente en el Mapa de Procesos EDU se muestra el proceso de información y tecnología como uno de los estratégicos.

39

Imagen 4: Mapa de Procesos A continuación se listan los cargos del área de tecnología: CARGO Profesional sistemas Profesional sistemas Profesional corporativo sistemas Apoyo sistemas Auxiliar de sistemas Auxiliar de sistemas

PROFESION Ingeniero de sistemas Ingeniero informático Ingeniero de sistemas Tecnólogo en sistemas Técnico en sistemas Técnico en mantenimiento y reparación de computadores

40

Análisis financiero La EDU define su presupuesto anual de inversión en el Plan Anual De Adquisiciones de la entidad y está dado para el año 2016 por la siguiente tabla:

Bien, Obra o Servicio Mantenimiento y Actualización y soporte Seven Mantenimiento y Actualización Software de Gestión Documental (Mercurio) Actualización y soporte Firewall Actualización y soporte de Antivirus SAO Argis Actualización licencias software especializado Suministro de elementos Sistemas Actualización software de Backup Actualización Software de Riesgo Compra Software de Proyectos Servidor software assurance Arriendo de equipos de computo Repuestos y accesorios Mantenimiento de impresoras y plotters Actualización Portal de contratación Actualización y Mantenimiento Pagina web Actualización Librería Garantía Servidores Actualización garantías NAS Actualización base de datos SQL Total

Presupuesto 2016 $ 95.700.000 $ 48.400.000 $ 19.965.000 $ 24.200.000 $ 7.700.000 $ 15.400.000 $ 187.000.000 $ 49.500.000 $ 17.908.000 $ 12.100.000 $ 72.600.000 $ 220.220.000 $ 400.000.000 $ 18.150.000 $ 36.300.000 $ 24.200.000 $ 13.310.000 $ 12.100.000 $ 33.000.000 $ 64.130.000 $ 36.300.000 $ 1.408.183.000

Este plan se define anualmente y se hacen ajustes periódicamente de acuerdo a los requisitos de los diferentes proyectos de la entidad.

Al igual que las inversiones de TI, las capacitaciones también se definen por el Plan Anual de Adquisiciones y se complementan con el Plan de Capacitación.

41

ENTENDIMIENTO ESTRATÉGICO Modelo operativo - El Plan Estratégico de la entidad 2012-2023 establece la tecnología como como un factor para llevar a cabo las metas planeadas a través del uso de herramientas que lleven a tal fin.

Además en la metodología de trabajo para los proyectos se establece en el apartado Innovación, creación o adaptación de tecnologías administrativas la capacidad de la entidad para planear, crear, implementar y adoptar desarrollos propios y nuevas TI de acuerdo a las necesidades establecidas por los diferentes proyectos.

- Estructura organizacional: como se mencionó en el análisis de la situación actual, no existe un área tecnología definida como tal, sin embargo hay un equipo denominado Información y Tecnología que hace sus veces y está adscrito a la Subgerencia de Gestión Organizacional, siendo el líder de esta el representante de TI en el Comité De Gerencia donde tiene voz y voto.

Necesidades de información Actualmente la entidad no cuenta con un mapa de información definido para toda la entidad acorde con la Guía Técnica propuesta por MinTIC:

Imagen 5: Pasos para desarrollar e implementar la gestión del ciclo de vida del dato.

Fuente: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC).

42

Se presenta la actual caracterización de la información:

NOMBRE DEL PROCESO: INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA Subgerente de gestión organizacional LIDER DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO:

Gestionar de manera eficiente los recursos tecnológicos e infraestructura de datos de la entidad.

P ENTRADA S

PROVEEDORES

V

H A

ACTIVIDA SALIDAS DES

Determinar Directrices los Plan Normativida Gerencia General lineamientos Estratégico d P Todos los procesos en materia de Tecnología Actualizació TIC para la Información n tecnológica entidad.

Identificar los recursos necesarios Necesidade para el s de Necesidade sostenimien Gerencia General y adquisición s de P to de la todos los procesos de Contratació infraestruct bienes y n ura servicios. tecnológica de la entidad.

Información tecnología

y

Inventario de equipos con necesidade s de mantenimi

P

Elaborar programa de mantenimie nto de equipos de

Programaci ón de mantenimie nto y backup

CLIENTES DEL PROCESO

Gerencia General Todos los procesos

Informaci ón y tecnología Gestión Contractua l

Todos los procesos

43

ento backup

Gestión del talento humano

Información y tecnología

Información tecnología

y

Información tecnología

y

y

cómputo y backup.

Necesidade s de capacitació n en H sistemas de informació n

Capacitar en el manejo de sistemas de información Capacitacio de acuerdo a nes las necesidades de las diferentes áreas.

Todos los procesos

Aprobació n de estudios previos y H Necesidade s de Contratació n.

Gestionar los procesos de contratación para el mantenimie nto e Contrato innovación de la infraestruct ura tecnológica de la entidad

Gestión Contractual

Programaci ón de mantenimi H ento y backup

Ejecutar el Programa de Mantenimie nto de equipos de cómputo y realización de backup.

Mantenimi ento equipos de cómputo y realización de backup

Todos los procesos

Evaluar y analizar indicadores de gestión

• Informes de Gestión • Cumplimie

Informaci ón y tecnología Mejoramie

Análisis de procesos

V

44

nto de planes y programas

Información tecnología

Información tecnología

y

y

Análisis de procesos

Análisis de procesos

V

A

Realizar seguimiento a los planes y programas establecidos .

• Informes de Gestión • Cumplimie nto de planes y programas

Implementa r acciones • Planes de para el mejoramie mejoramien nto to del proceso.

nto Continuo

Informaci ón y tecnología Mejoramie nto Continuo Gerencia General

Informaci ón y tecnología Mejoramie nto Continuo

45

Alineación de TI con los procesos

Misionales

SISTEMAS Isolución Seven ERP Kactus HR PTE SISNEDU Mercurio Portal Insitucional Intranet Building Design Suite Infrastructure Design Suite AutoCAD LT Lumion Pro Infrawork SAO Vault PRO 2017 Creative Cloud CC Photoshop CC CorelDRAW X7 LogmeIn Constant Contact Prezi Pro Photodex-Proshowgol project ARGICS kaspersky Cobian Backup DLO

Operación Urbana e inmobiliaria X X

X

X X

X

X

Control y Mejora

PROCESOS Estrategicos

Modelación y Ejecución de Estructuración Adquisición Mejoramiento Evaluación Planeación Información y Gestión Diseño Proyectos de Proyectos de Predios Continuo y Control Estrátegica Tecnología Gestión Social Comunicaciones Financiera X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Apoyo Bienes y Gestión Servicios Contractual X X X X

X

X X

Gestión de Gestión del Gestión Gestión Talento riesgo y la Responsabilidad Jurídica Documental Humano seguridad Social y Ciudadana X X X X X X X X X X

X

X

X

X

X X

X

46

MODELO DE GESTIÓN DE TI Estrategia de TI En el nuevo organigrama de la EDU, si bien TI no es un área con estructura definida, si se define el proceso de tecnología como uno estratégico en el mapa de procesos, por lo tanto contará con el mayor apoyo para llevar a cabo las iniciativas de TI, se propone entonces implementar del marco de AE propuesto por MinTIC los 6 dominios que mencionaron en el alcance inicialmente, realizando un ajuste periódico tanto del PETI, como de los avances en la AE, realizando una medición constante en dicho progreso.

Es de notar que en el análisis del estado de madurez se refleja la baja calificación en la Estrategia de TI debido a una ausencia o falta de la misma, es entonces que se hace necesario a partir de este documento plantear los objetivos y las actividades que lleven a la consecución de las metas de tecnología como área fundamental en la organización, donde se estandaricen procesos y se generen propuestas de mejoramiento.

Objetivos estratégicos de TI - Definir el marco de trabajo del Gobierno de TI 







Adoptar un marco de trabajo en Gobierno, tomando elementos de las diferentes prácticas y teniendo como resultado un proceso de gestión de TI bien definido Entregable: documento guía para la toma de decisiones de TI, donde se incluyan elementos de planificación y organización, adquisición, implementación, soporte, seguimiento, evaluación y mejora, además se especifique el rol que tiene el área de información y tecnología en los diferentes proyectos que involucren TI definiendo los respectivos indicadores de desempeño.

Definir los roles del personal de TI de acuerdo con su perfil profesional y capacidades técnicas, planeación, innovación y mejora del proceso de TI – Entregable: Definición de roles para el documento guía de gobierno de TI. Definir el mecanismo en que el responsable del área de información y tecnología va formar parte de los diferentes proyectos donde exista la necesidad de inversión de TI, obligaciones y actividades que debe realizar – Entregable: Capítulo para el documento de gobierno, rol del área de Información y Tecnología en los proyectos.

Generar mecanismos que permitan hacer seguimiento a las capacidades de TI a nivel de recursos y talento humano con el fin de mejorar el soporte a los procesos de la

47







entidad - Entregable: Encuesta de seguimiento y satisfacción de los procesos con respecto a TI. Definir el modelo de adquisición de tecnología con el fin de optimizar recursos, tomando decisiones basadas en la necesidad real de la compra y adopción de TI – Entregable: Manual guía para la adquisición de TI. Definir el mecanismo de evaluación costo beneficio de la adopción de TI, tomando en cuenta el apalancamiento que estas den a los diferentes procesos de la entidad y el entendimiento que en muchos casos está no van a tener un retorno monetario, por ser por ejemplo sistemas de responsabilidad social - Entregable: Recomendaciones para el Manual guía de adquisición de TI. Definir los indicadores de seguimiento a la contratación y satisfacción, diferenciando entre los diferentes tipos de proveedores bien sea de servicio, plataforma entre otros – Entregable: Capitulo de gestión de proveedores de TI para el documento de gobierno, en el que se plasme el esquema de seguimiento a la contratación de TI, indicadores de desempeño y de recibo de satisfacción.

- Definir el marco de trabajo para los sistemas de información y servicios tecnológicos 







Adoptar un marco para la gestión de las TI, que tome elementos de las buenas prácticas generando como resultado un proceso de bien definido – Entregable: Documento donde se definan el rol de los sistemas de información vs los procesos, el marco de trabajo de las etapas de implementación, soporte y mantenimiento de software y hardware, el ciclo de vida para cada uno de los sistemas y sus necesidades de actualización y/o mejora e innovación, indicadores de desempeño de los sistemas, acuerdos de servicio y operación , además de especificar los diferentes contratos de soporte.

Definir el estándar de los sistemas con el fin de buscar la integración de estos con los demás existentes en la entidad – Entregable: Recomendaciones para el documento de adquisición donde se defina software libre, desarrollo o de propietario al momento de decidir la implementación de un nuevo sistema (para el tema de inversión), de igual forma para el documento de gobierno apartado que oriente la toma de decisiones entre los tipos de sistemas ; capitulo para el documento de sistemas de información donde se listen los estándar de usabilidad, diseño y requisitos de infraestructura, plataformas, seguridad, privacidad y trazabilidad que deben tener los aplicativos.

Determinar los requisitos en lo que a servicios tecnológicos se refiere de cada uno de los procesos con el fin de generar un directorio de estos para identificar las necesidades de implementar nuevos servicios – Entregable: Directorio de servicios con los componentes tecnológicos necesarios para la operación de dichos servicios.

Definir los indicadores de desempeño de los servicios de TI de acuerdo a lo que la entidad requiere – Entregable: Definición de los indicadores de TI.

48



Definir las estrategias y planes de mejoramiento de los servicios y sistemas de TI – Entregable: Planes de mejoramiento

- Definir el plan de capacitaciones de TI 



Analizar los indicadores de desempeño de los servicios y sistemas con el fin de determinar las necesidades de capacitación del personal basado en el tipo de incidentes reportados, periodicidad y recurrencia de los mismos – Entregable: Plan periódico de capacitaciones.

Determinar las necesidades para las capacitaciones de los diferentes sistemas y servicios de la entidad – Entregable: parámetros técnicos y de conocimiento para el plan de capacitaciones.

- Definir los lineamientos para un correcto uso de las TI 

 

 

Definir la caracterización de los usuarios de las TI, perfil y conocimiento con el fin de determinar el impacto que tendría la implementación de nuevos servicios, plataformas, entre otros – Entregable: Necesidades de capacitación y conocimientos previos a la implementación de un sistema (plan de capacitaciones), caracterización de usuarios.

Definir los incentivos para promover el uso y apropiación de las TIC – Entregable: Esquema de incentivos.

Definir los indicadores del uso de las TI que permitan medir la adopción y satisfacción de las tecnologías – Entregable: Indicadores de uso y apropiación de las TI. Definir los lineamientos para administrar los impactos resultado de la adopción de TI – Entregable: Plan para la medición y administración de impactos.

Diseñar acciones de mejora resultado del uso y adopción de nuevas tecnologías – Entregable: Planes de mejoramiento.

- Generar iniciativas de fortalecimiento a los procesos que tienen poco apoyo de los sistemas de información. 

Definir los procesos que tienen poca participación de sistemas de información mediante el análisis de la tabla de alineación de TI con los procesos – Entregable: Propuestas de mejora de los procesos en los que se definan la motivación de la propuesta, tipo de sistema o infraestructura, estudio de mercado, presupuesto, tiempos de implementación, usuarios afectados, mejora esperada.

- Documentar las normas del gobierno nacional y territorial a las cuales se debe dar cumplimiento en relación a TI. 49





Definir las normas que aplican a la entidad y documentar las acciones y requerimientos que se deben presentar para su cumplimiento – Entregable: Marco normativo de TI Definir los proyectos de TI necesarios para dar cumplimiento a la norma

- Apoyar en le generación de un plan de comunicaciones para el conocimiento y apropiación del PETI

Alineación de la estrategia de TI con la estrategia de la institución pública Desde la reestructuración de la entidad y definiendo a TI como un proceso estratégico, se han comenzado a desarrollar proyectos desde el área de Información y Tecnología en busca de mejorar y apalancar la gestión de los misionales de la entidad.

Las propuestas de nuevos desarrollos: Propuesta técnico económica y el sistema para el seguimiento de negocios hacen parte de algunas de las iniciativas que el área de información y tecnología ha desarrollado y que alinea a las TI con los procesos misionales.

A continuación se nombraran algunas de las iniciativas de TI que acompañan los procesos de la entidad: PROCESOS Operación Urbana e inmobiliaria Modelación y Diseño Ejecución de Proyectos Estructuración de Proyectos Adquisición de Predios

Infraestrucura Servicios Aplicaciones Data Servidores Correo en Escritorios Almacenamiento center virtualizados la nube virtuales en la nube PTE SISNEDU Misionales

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X Control y Mejora

X

Mejoramiento Continuo Evaluación y Control

X X Estrategicos

Planeación Estrátegica Información y Tecnología Gestión Social Comunicaciones

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Apoyo Gestión Financiera Bienes y Servicios Gestión Contractual Gestión Jurídica Gestión Documental Gestión de Talento Humano Gestión del riesgo y la seguridad Responsabilidad Social y Ciudadana

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X X

X X

X X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

50

GLOSARIO

Servicio: Un servicio es un medio para entregar valor a los clientes facilitándoles un resultado deseado sin la necesidad de que estos asuman los costes y riesgos específicos asociados.

Sistema de información: Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo.

Arquitectura empresarial (AE): Modelos para hacer de la tecnología una solución integral a las necesidades de la organización.

Itil: La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información es un conjunto de conceptos y buenas prácticas usadas para la gestión de servicios de tecnologías de la información, el desarrollo de tecnologías de la información y las operaciones relacionadas con la misma en general.

Cobit: Objetivos de Control para Información y Tecnologías Relacionadas (COBIT, en inglés: Control Objectives for Information and related Technology) es una guía de mejores prácticas presentado como framework, dirigida al control y supervisión de tecnología de la información (TI).

ANS: Un acuerdo de nivel de servicio o ANS (en inglés Service Level Agreement o SLA), es un acuerdo escrito entre un proveedor de servicio y su cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio.

Mantenimiento preventivo: La programación de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, que deben llevarse a cabo en forma periódica con base en un plan establecido y no a una demanda de usuario con el objeto de garantizar su correcto funcionamiento en el tiempo. Este mantenimiento también es denominado “mantenimiento planificado”, tiene lugar antes de

51

que ocurra una falla o avería, se efectúa bajo condiciones controladas sin la existencia de algún error en el sistema.

Hardware: En computación, término inglés que hace referencia a cualquier componente físico tecnológico, que trabaja o interactúa de algún modo con la computadora. (Torre del computador, Monitor, Mouse, teclado, impresoras, scanner).

Backup: Es la copia total o parcial de información importante del disco duro, CDs, bases de datos u otro medio de almacenamiento. Esta copia de respaldo debe ser guardada en algún otro sistema de almacenamiento masivo, como ser discos duros, CDs, DVDs.

Export: Tipo de respaldo para las Bases de Datos.

Encriptar: Es el proceso para volver ilegible información considera importante. La información una vez encriptada sólo puede leerse aplicándole una clave, se trata de una medida de seguridad que es usada para almacenar o transferir información delicada que no debería ser accesible a terceros.

Caso prueba: Son un conjunto de condiciones o variables bajo las cuáles el analista determinará si el requisito de una aplicación es parcial o completamente satisfactorio.

Casos de uso: Los casos de uso son una técnica para especificar el comportamiento de un sistema: “Un caso de uso es una secuencia de interacciones entre un sistema y alguien o algo que usa alguno de sus servicios.” Todo sistema de software ofrece a su entorno –aquellos que lo usan– una serie de servicios. Un caso de uso es una forma de expresar cómo alguien o algo externo a un sistema lo usa. Cuando decimos “alguien o algo” hacemos referencia a que los sistemas son usados no sólo por personas, sino también por otros sistemas de hardware y software.

DHCP: (siglas en inglés de Dynamic Host Configuration Protocol, en español «protocolo de configuración dinámica de host») es un servidor que usa protocolo de red de tipo cliente/servidor en el que generalmente un servidor posee una lista de direcciones IP dinámicas y las va asignando a los clientes conforme éstas van quedando libres, sabiendo en 52

todo momento quién ha estado en posesión de esa IP, cuánto tiempo la ha tenido y a quién se la ha asignado después.

DNS: Domain Name System o DNS (en español «Sistema de Nombres de Dominio») es un sistema de nomenclatura jerárquico descentralizado para dispositivos conectados a redes IP como Internet o una red privada.

53

REFERENCIAS

-

Arquitectura de TI de MINTIC : http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3channel.html

-

Organización Osiatis : ITIL®-Gestión de Servicios TI http://itil.osiatis.es/Curso_ITIL/Gestion_Servicios_TI/gestion_de_niveles_de_servic io/introduccion_objetivos_gestion_de_niveles_de_servicio/conceptos_basicos_gesti on_de_niveles_de_servicio.php

-

Wikipedia: Information Technology Infrastructure Library https://es.wikipedia.org/wiki/Information_Technology_Infrastructure_Library

54