Síntesis análisis talleres de sensibilización (modernización EDU)

ASESORÍA EN PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA EMPRESA DE DESARROLLO URBANO –EDU- DEL MUNICIPIO DE MEDELLIN, BAJO EL ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS SINTESIS DEL ANALISIS DE TALLERES DE SENSIBILIZACION

Medellín 07 de septiembre de 2012 PARA: Equipo Motor EDU DE: Equipo Asesor UDEA El presente documento recoge a manera de síntesis los elementos más importantes en referencia con el desarrollo de los Talleres de Sensibilización del componente de Reconocimiento Institucional en el marco del proyecto.

DOCUMENTO SINTESIS ANALISIS DE TALLERES DE SENSIBILIZACION COMPONENTE DE RECONOCIMIENTO INSTITUCIONAL Durante los días 22, 23, 24 de agosto y 04 de septiembre de 2012, se realizaron cuatro (4) talleres de sensibilización propuestos dentro del componente de Reconocimiento Institucional del proyecto de Modernización, para los mismos se convocaron de manera concertada entre el Equipo Motor de la Empresa de Desarrollo Urbano - EDU y el Equipo Asesor de la UDEA a las personas que ocupan los diferentes cargos que conforman la estructura funcional de la Empresa, teniendo en cuenta tanto al personal de planta como a contratistas, así: Directivos, Profesionales, Asistenciales.

El propósito de los talleres fue el de alinear las expectativas de los diferentes actores de ambas instituciones con relación al proyecto de Asesoría en Planeación y Organización Estratégica y Táctica para la Modernización de la Empresa de Desarrollo Urbano –EDU- del Municipio de Medellín, Bajo el Enfoque de Gestión por Procesos, denominado también proyecto de modernización institucional; los talleres soportaron sus objetivos en contextualizar, conceptualizar y sensibilizar al personal de la empresa en lo relacionado con dicho proyecto.

A continuación se hace referencia de algunas estadísticas y conclusiones generales acotadas de los diferentes talleres realizados y del análisis de la información acopiada:

REFERENCIAS GENERALES DE LOS TALLERES DE SENSIBILIZACION Consolidando los datos relacionados con la participación de los funcionarios de los Empresa de Desarrollo Urbano - EDU en los cuatro talleres de sensibilización programados, podemos referenciar la participación de 42 mujeres y 27 hombres, lo que corresponde con un total de 69 personas.

REVISADO POR: Bernardo Ballesteros D. FECHA DE ELABORACION: 05 sept/bre 2012 REFERENTE: PROYECTO EDU – UDEA/LO OPERATIVO/SOPORTE PARA INFORME

ASESORÍA EN PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA EMPRESA DE DESARROLLO URBANO –EDU- DEL MUNICIPIO DE MEDELLIN, BAJO EL ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS SINTESIS DEL ANALISIS DE TALLERES DE SENSIBILIZACION

DATOS DE PARTICIPACION Niveles

Hombres

Mujeres

Total

Directivo

6

8

14

Profesional

14

14

28

Asistencial

5

13

18

Contratistas

2

7

9

Totales

27

42

69

Otro dato con respecto de la participación de los funcionarios de la EDU tiene que ver con la modalidad de Contratación de los mismos, en este sentido y en términos numéricos las respuestas de los participantes señalan que 50 personas son de Planta y solo 19 personas son Contratistas.

ANALISIS DE APORTES DE LOS TALLERES DE SENSIBILIZACION Se referencia por cada una de las preguntas orientadoras de los talleres y las Ideas Fuerza en relación con cada temática. Toda la propuesta en relación con este primer ciclo de talleres corresponde con un ejercicio de percepción.

IDEAS FUERZA IDENTIFICADAS 1 - ¿QUÉ ENTIENDE USTED POR MODERNIZACIÓN DE LA EDU?       

Articulación y armonización de objetivos en los campos del Ser – Saber – Hacer Análisis del estado actual de la entidad, buscando el ajuste al entorno y el enfoque a nuevas líneas de negocio que brinden posicionamiento Cambios - ajuste - restructuración en el sistema de la estructura organizacional de la empresa para afrontar nuevos retos miras de la competitividad Mayores beneficios laborales, en términos de actualización, retroalimentación y evaluación permanentes Fortalecimiento, evolución y adopción de herramientas para enfrentar nuevos retos buscando la eficiencia Transformación basada en mejoramiento y estandarización de procesos y en el mejoramiento continuo de la gestión para ampliar el campo de acción Adaptación al cambio y la flexibilidad para la implementación de nuevas estrategias EXPECTATIVAS GENERALES FRENTE AL PROCESO DE MODERNIZACIÓN

 

Cuando se piensa de modernización es sinónimo de mejorar, de innovar, de aprovechar todas las herramientas tecnológicas en beneficio de la empresa Que este trabajo de cambio organizacional contribuya para que la entidad funcione de una manera integral con base al enfoque por procesos REVISADO POR: Bernardo Ballesteros D. FECHA DE ELABORACION: 05 sept/bre 2012 REFERENTE: PROYECTO EDU – UDEA/LO OPERATIVO/SOPORTE PARA INFORME

ASESORÍA EN PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA EMPRESA DE DESARROLLO URBANO –EDU- DEL MUNICIPIO DE MEDELLIN, BAJO EL ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS SINTESIS DEL ANALISIS DE TALLERES DE SENSIBILIZACION



             

Conocer y comprender con claridad la información referente a lo que es el proyecto –proceso- de modernización de la EDU, su concepción, conceptualización, enfoque, novedad, metodología de trabajo, procedimiento, proyección, propuestas – restructuración-, implicaciones y consecuencias, que faciliten la ruptura mental, la apertura al proceso, la interiorización del modelo, y aporten herramientas para la aplicación, atendiendo también a inquietudes y experiencias Concebir una entidad más robusta administrativamente que le permita ser más solida en el tiempo Evolucionar la empresa consolidándola y posicionándola en el nivel nacional e internacional Analizar teniendo en cuenta los procesos y áreas que vienen desarrollando adecuadamente sus procesos Reconocer el hacer y mejorar los procesos pensando en la eficiencia Establecer una planta que apoye y soporte todos los procesos adecuadamente para lograr los objetivos organizacionales Valorar el compromiso con lo que se hace, el amor, el gusto por el trabajo y la trayectoria del personal que ha venido apoyando la entidad; que la modernización sea para bienestar de los funcionarios de la EDU Organizar, conservar lo positivo y mejorarlo para la consolidación de equipos más comprometidos y estables Fortalecer el personal base de los procesos misionales Analizar el impacto, la homologación salarial y la estabilidad laboral de las decisiones Mejorar condiciones laborales para todo el personal, buscando la estabilidad laboral, el fortalecimiento y crecimiento profesional del personal, identificando y reconociendo sus capacidades del personal en la empresa y sean reconocidas Que la EDU se proyecte fuera de la municipalidad y que se valore las experiencias que ha tenido Generar fuentes que den ingresos a los diferentes municipios.

Aprender a trabajar por procesos para perfeccionar, evolucionar y mejorar con el tiempo mi desempeño, prestar un mejor servicio, con conocimiento, agilidad y organizado.

Constituir conforme a las directrices normativas la unidad de activos y servicios de la entidad. Aumentar el control de los bienes, muebles e inmuebles de la entidad.

2. ¿PARA USTED QUE BENEFICIOS LE TRAE EL PROCESO DE MODERNIZACIÓN A LA EDU?

     

Eliminación trámites y procesos innecesarios, evitando re- procesos que no agregan valor, buscando celeridad, optimización de recursos y eficiencia Ajuste de procesos a las necesidades y exigencias de los clientes, volviendo la empresa competitiva y dinámica Competitividad soportada en productos y servicios de mejor calidad Enfoque y visión amplia de la empresa, reconocimiento institucional Trabajo integrado y en equipo, buscando el equilibrio en el cargo laboral, la estabilidad laboral y la ggeneración de empleo Liderazgo soportado en la satisfacción, estimulo, reconocimiento y motivación a clientes internos y externos REVISADO POR: Bernardo Ballesteros D. FECHA DE ELABORACION: 05 sept/bre 2012 REFERENTE: PROYECTO EDU – UDEA/LO OPERATIVO/SOPORTE PARA INFORME

ASESORÍA EN PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA EMPRESA DE DESARROLLO URBANO –EDU- DEL MUNICIPIO DE MEDELLIN, BAJO EL ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS SINTESIS DEL ANALISIS DE TALLERES DE SENSIBILIZACION

3 - ¿QUE ELEMENTOS CONSIDERA USTED NECESARIOS PARA ESTE PROCESO DE MODERNIZACIÓN A LA EDU?       

Acompañamiento calificado en el proceso, preservando el respeto por la persona Buena comunicación, que sea asertiva: clara y permanente Reconocimiento del talento humano aprovechando el conocimiento y las experiencias del personal Garantías laborales que brinden estabilidad y sostenibilidad Fortalecimiento del propio presupuesto y capital Consolidación de la planta de personal soportando con objetividad, legalidad e integralidad de las decisiones, la evaluación y equidad laboral Construcción en equipo de la modernización, trabajo en equipo, disposición al cambio, personal comprometido y sentido de pertenencia 4 - ¿A USTED QUE LE PREOCUPA EN ESTE PROCESO DE MODERNIZACIÓN A LA EDU?

     

  

Que se desestimen procesos que han sido eficientes para la entidad La perdida de conocimiento y experiencia ganada en el capital humano, y la relación idoneidad con estabilidad laboral, lo que genera un ambiente laboral desfavorable Que lo planteado y propuesto a modo de procesos se aplique y materialice de manera efectiva El incumplimiento de los objetivos y la sostenibilidad en el tiempo debido a los efectos derivados de los cambios en la administración municipal La desarticulación de la gerencia, la resistencia al cambio y la falta de compromiso de los diferentes actores en el proceso No tener una comunicación efectiva y asertiva ¿QUÉ PIENSA USTED DE ESTAS PREOCUPACIONES? Que son normales y que tienen razón este tipo de preocupaciones en un proceso de modificación, debido a la resistencia al cambio, pero que es un temor a lo desconocido que se debe saber enfrentar Que son validas, lógicas y razonables debido a la dinámica de la administración pública Que falta creer más en la propia capacidad y generar confianza con resultados 5 - ¿QUÉ SOLUCIÓN PROPONE USTED A ESA PREOCUPACIÓN?

      

El compromiso institucional de llevar el proceso de principio a fin con continuidad La divulgación clara y oportuna de los cambios, creando canales de comunicación efectivos La participación, el compromiso y aporte del conocimiento de los diferentes actores con el proceso La estandarización de los procesos, generando control y seguimiento de los procedimientos El ser objetivos en la selección del personal, reconociendo la labor, rescatando los aspectos positivos de la trayectoria adquiridos en el tiempo y promoviendo al personal competente El incremento en las estrategias de bienestar laboral La definición clara de procesos de planeación REVISADO POR: Bernardo Ballesteros D. FECHA DE ELABORACION: 05 sept/bre 2012 REFERENTE: PROYECTO EDU – UDEA/LO OPERATIVO/SOPORTE PARA INFORME

ASESORÍA EN PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA EMPRESA DE DESARROLLO URBANO –EDU- DEL MUNICIPIO DE MEDELLIN, BAJO EL ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS SINTESIS DEL ANALISIS DE TALLERES DE SENSIBILIZACION



La centralización física del funcionamiento de la entidad

¿QUE ACCIONES PUNTUALES PROPONE PARA EMPRENDER AL RESPECTO DE DICHAS PREOCUPACIONES?  Una estrategia de comunicación e información fluida, con canales claros y eficaces, soportado en campañas que generen acción frente a los positivo, Boletines- típ y por correo electrónico  Analizando lo que funciona bien para que en el proceso se tenga en cuenta  Procesos de participación transparentes y soportados en propuestas claras  Permitiendo que todo el equipo de trabajo participe activamente en el proceso, con actitud positiva y proactiva  Procesos meritocraticos para la selección, comunicados, socializados, transparentes y con compromiso del bienestar laboral

   

     

APORTES GENERALES A REALIZAR FRENTE AL PROCESO DE MODERNIZACIÓN Aproximarme a la metodología implementada en el proceso de modernización de la entidad Actitud, apertura mental con actitud de respeto, responsabilidad, aportando información, conocimientos, conceptos, experiencias, inquietudes y puntos de vista personal para enriquecer y construir la EDU Participación activa con compromiso y sentido de pertenencia en todo el proceso para contribuir con disposición al cambio y ser parte del mismo.

El conocimiento del sector publico, de la entidad y a través del control interno y otras dependencias de los procesos a los que se pertenece, para diferenciarlos en de gestión, misionales, de apoyo, evaluación y control, aportando una crítica reflexiva EDU al mejoramiento ¿A QUE SE COMPROMETE COMO PATE DE ESTE PROCESOS DE MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL? A trabajar por la entidad con transparencia y responsabilidad, teniendo presente nuestros usuarios: la Ciudadanía y la ciudad A querer mi trabajo, a participar, a seguir adelante y afrontar abiertamente todos los cambios que se vengan A compartir y aportar desde mis conocimientos, información, acciones, experiencias y capacidades que permita una exitosa modernización A escuchar, aprender de los demás, a trabajar con los demás, a valorar todos los aportes, a participar activamente y con Actitud para el cambio al servicio de las mejoras de los procesos A tener la mejor actitud, disposición y buen sentido de pertenencia frente a los cambios que deban realizarse para enfrentar el reto de crecimiento que asume la empresa A tener la mejor disposición ante el cambio, a estar presto para atender cualquier requerimiento, recomendación de los facilitadores para tener un aporte valioso que enriquezca el proceso que se adelanta para la empresa

REVISADO POR: Bernardo Ballesteros D. FECHA DE ELABORACION: 05 sept/bre 2012 REFERENTE: PROYECTO EDU – UDEA/LO OPERATIVO/SOPORTE PARA INFORME

ASESORÍA EN PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA EMPRESA DE DESARROLLO URBANO –EDU- DEL MUNICIPIO DE MEDELLIN, BAJO EL ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS SINTESIS DEL ANALISIS DE TALLERES DE SENSIBILIZACION

CONCLUSIONES DEL EJERCICIO DE ANÁLISIS Las presentes conclusiones son presentadas con base en las Ideas Fuerza extractadas como producto del análisis gramatical realizado de las respuestas entregadas por el total de participantes de estos talleres de sensibilización del componente de Reconocimiento Institucional, las mismas en relación con cada una de las preguntas orientadoras:  El proceso de la modernización de la Empresa de Desarrollo Urbano de Medellín – EDU, se entiende como la posibilidad de articular y armonizar de manera coherente y lógica los campos del Ser – el Saber – el Hacer de la Empresa y con su Personal, para de forma organizada asumir los retos de competitividad y de nuevas líneas de negocio que en la actualidad le posibilita el mercado, soportándose para esto en una transformación basada en el mejoramiento y la estandarización de procesos, y el mejoramiento continuo de la gestión administrativa, técnica, operativa y financiera.  Las expectativas generales que los diferentes participantes guardan con relación a este proceso de modernización en la EDU, están relacionadas con que el resultado del ejercicio le aporte a mejorar la funcionalidad de la empresa, haciendo uso optimo de los diferentes recursos, valorando y fortaleciendo la estructura del talento humano, gestionando los cambios necesarios y pertinentes a nivel estructural y aportando herramientas que permitan asumir los grandes retos de consolidación, auto sostenibilidad y posicionamiento a nivel nacional e internacional.  En relación con los beneficios que un proceso de modernización le puede representar a la EDU, los participantes refieren la proyección de la empresa a otros niveles, la optimización de procesos y recursos respecto de necesidades reales mejorando la calidad de los productos y servicios, volviendo la empresa más dinámica, competitiva y posibilitando la estabilidad laboral de quienes hacen parte de ella.  Al respecto de los elementos que se consideran necesarios para abordar de manera adecuada este proceso en la EDU, los participantes señalan fundamentalmente la necesidad de un acompañamiento cualificado, de un proceso soportado en una excelente y fluida comunicación, en el respecto y la valoración de las personas de la EDU, y en un ejercicio de construcción colectiva .  Los participantes en los talleres manifiestan sus preocupaciones principales con respecto del proceso de modernización y las mismas están relacionadas con desconocer lo bueno que se viene haciendo, desconocer a quienes lo vienen haciendo bien, con la viabilidad y sostenibilidad del proceso, con la articulación de todos los actores necesarios para consolidar el proceso y de aspectos relacionados con la comunicación, difusión y divulgación del mismo.

En relación con la anterior el nivel directivo reconoce estas preocupaciones como normales dentro del proceso que se viene adelantando y consideran que los funcionarios deben valorar más su propia capacidad y generar confianza a través de resultados.

REVISADO POR: Bernardo Ballesteros D. FECHA DE ELABORACION: 05 sept/bre 2012 REFERENTE: PROYECTO EDU – UDEA/LO OPERATIVO/SOPORTE PARA INFORME

ASESORÍA EN PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA EMPRESA DE DESARROLLO URBANO –EDU- DEL MUNICIPIO DE MEDELLIN, BAJO EL ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS SINTESIS DEL ANALISIS DE TALLERES DE SENSIBILIZACION

 Las propuestas formuladas por los participantes en reconocimiento de las preocupaciones frente al proceso de modernización se relacionan con un compromiso decidido del nivel directivo, con la objetividad en las decisiones relacionadas con el personal, con la definición de canales efectivos de comunicación y con el compromiso firme de todos los funcionarios. En relación a lo mismo desde el nivel directivo se plantea la definición de una estrategia de comunicación institucional del proceso de modernización, de fomentar la transparencia a través del ejercicio de construcción colectiva, de realizar los análisis necesarios y pertinentes, y de soportar decisiones en procesos meritocraticos.  En relación con los aportes puntuales que los diferentes participantes manifiestan pueden realizar al proceso de modernización, se refieren a la actitud proactiva de participación, el sentido de pertenencia en todo el proceso para contribuir con disposición al cambio y ser parte del mismo, y el interés por cualificarse para apropiar de manera adecuada la apuesta metodológica que soporta el ejercicio.  De otra parte los compromisos puntuales que algunos de los participantes se propusieron realizar, se encuentran relacionados con valorar el proceso, el trabajo que realizan, la empresa en la cual trabajan y los que ello definen como usuarios: La Ciudad y La Ciudadanía; también referencian la disposición para el compartir lo necesario y pertinente, la actitud para la escucha y el aprendizaje, y su disposición para asumir el cambio.

REVISADO POR: Bernardo Ballesteros D. FECHA DE ELABORACION: 05 sept/bre 2012 REFERENTE: PROYECTO EDU – UDEA/LO OPERATIVO/SOPORTE PARA INFORME