Módulo de Microsoft Office Excel 2007 by Edwar Paiva

F -X C h a n ge

N y bu to k lic

AUTORES Prof. Edwar Paiva Macharé Prof. Jenny Angélica Deza Chiclayo

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

Aula Fundación Telefónica

.d o

m o

AULA FUNDACIÓN TELEFÓNICA

c u -tr a c k

.d o

lic

O W !

c u -tr a c k

F -X C h a n ge

N y bu to

m c u -tr a c k

.d o

C w

.d o

lic

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

INTRODUCCIÓN

a nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel 2007. Los comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada. Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan más útiles para completar dichas tareas correctamente. Microsoft Office Excel 2007 le ayudará a calcular, manejar y presentar datos en un agradable ambiente gráfico.

INICIAR MICROSOFT OFFICE EXCEL 2 007 Para ejecutar Excel 2007, debemos realizar los siguientes pasos: a) Clic en el Botón Inicio. b) Seleccionar Programas. c) Seleccionar Microsoft Office. d) Seleccionar Microsoft Office Excel 2007.

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic .d o

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

ELEMENTOS DE LA VENTANA PRINCIPAL DE EXCEL 2 007

Barra de desplazamiento vertical

Barra de desplazamiento horizontal

El Botón Office, la Barra de Acceso Rápido son similares a los de Microsoft Office Word 2007. BARRA DE TÍTULO: Ubicada en la parte superior de la ventana, muestra el nombre del libro que por defecto es “Libro1”, así como el nombre del programa. En el extremo de la derecha están los Botones de Control para minimizar, restaurar/maximizar y cerrar el programa.

CINTA DE OPCIONES (Repase el Módulo de Microsoft Office Word 2007)

FICHA INICIO Contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de los grupos de comandos de Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.

Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N y bu to

m c u -tr a c k

FICHA INSERTAR Contiene los grupos de comandos para Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Vínculos y Texto.

.d o

C w

.d o

lic

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

FICHA DISEÑO DE PÁGINA Presenta los grupos de comandos sobre Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión y Organizar.

FICHA FÓRMULAS Esta ficha presenta los grupos de comandos: Biblioteca de funciones, Nombres definidos y Cálculo.

FICHA DATOS Contiene el grupo de comandos para Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema.

FICHA REVISAR Contiene el grupo de comandos sobre Revisión, Comentarios y Cambios.

FICHA VISTA Contiene el grupo de comandos para Vistas de libro, Mostrar u ocultar, Zoom, Ventana y Macros.

FICHA PROGRAMADOR Contiene el grupo de comandos: Código, Controles, XML y Modificar.

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic .d o

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

CUADRO DE NOMBRES Indica la celda que se encuentra activa; en este caso esta activa la celda A1 (columna A con fila 1).

BARRA DE FÓRMULAS Aquí podemos escribir las fórmulas y/o funciones para la celda seleccionada.

ENCABEZADO DE COLUMNAS Nos permiten identificar las columnas existentes en Excel. Microsoft Excel 2007 contiene 16 384 columnas por hoja de cálculo, lo que ofrece un 6 300% más de columnas comparadas con las que había en Microsoft Office Excel 2003. Ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV.

ENCABEZADO DE FILAS Nos permiten identificar las filas existentes en Excel. Microsoft Excel 2007 contiene 1 048 576 filas; lo que ofrece un 1.500% más de filas comparadas con las que había en Microsoft Office Excel 2003. ÁREA DE TRABAJO Es el área donde trabajaremos nuestros documentos de Excel. Está conformado por un conjunto de celdas (celda es el intersección de una fila con una columna). BOTONES DE DESPLAZAMIENTO Nos permiten desplazarnos por las hojas del libro elaborado.

ETIQUETAS DE HOJAS Son las hojas que conforman el libro, que por defecto son 3.

Podemos insertar más hojas si lo deseamos y cambiar el nombre de las mismas. Para ello se debe hacer anticlic (presionar el botón derecho del mouse) sobre la etiqueta de hoja deseada y en el menú contextual que aparece elegimos la opción deseada (En este caso cambiar nombre, escribimos el nombre que deseamos).

Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N y bu to

m c u -tr a c k

BARRA DE ESTADO Proporciona la información actual sobre el libro activo.

.d o

C w

.d o

lic

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

BARRA DE VISTAS Contiene: Vista Normal (muestra el documento en vista normal). Vista Diseño de página (muestra el documento tal y como aparecerá en la página impresa. Utiliza esta vista para ver dónde empiezan y acaban las páginas y para ver los encabezados y pies de página). Vista previa de salto de página (muestra una vista preliminar donde se interrumpen las páginas al imprimir el documento). BARRA DE ZOOM Permite alejar o acercar el documento.

EL LIBRO En la hoja de cálculo, cada archivo se maneja como un libro (como se observa en la el figura de la barra de título), entendiéndose que en cada libro el manejo de las hojas es independiente. De igual manera, cada hoja puede tener un nombre propio y un tema diferente, pero al momento de guardar el archivo, éste tendrá un único nombre. La cantidad de hojas disponibles en un libro de Excel es 1024. Cada hoja tiene 16 384 columnas y 1 048 576 filas.

LA CELDA Una Celda es la intercepción de una fila y columna. Por ejemplo: A5; F18; H6, etc.

CELDA

EL RANGO Excel nos permite agrupar celdas para hacer referencia a ellas en conjunto, esto representa una gran ayuda cuando se trata de realizar funciones que se aplican a grupos de datos. Quiere decir que se puede cambiar el tipo de letra de toda una lista de nombres de un solo golpe, solo hace falta agrupar las celdas y realizar los pasos para cambiar el tipo de letra. Cuando hablamos de un rango estamos refiriéndonos a un grupo de celdas. Ejemplo: A1:A5, donde A1 es la celda inicial y A5 es la celda final. Los dos puntos (:) indican la separación entre la celda inicial y la celda final.

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

MARCADO DE BLOQUES a) Toda una Columna. b) Toda una Fila c) Toda la hoja Hacemos clic en el lugar que se indica a continuación:

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

UN RANGO DETERMINADO: A2:B6 Ubique el puntero del mouse en la celda inicial (A2) y efectúe un arrastre hasta la celda final (B6).

RANGOS NO ADYACENTES: B2:C4; B6:C7 Seleccione el primer rango de la manera antes señalada y, a continuación, mantenga presionada la tecla <Ctrl> mientras selecciona el otro rango usando el mouse.

MANEJO DEL MOUSE Para utilizar el mouse en forma eficiente debemos tener en cuenta que el puntero de mouse refleja la acción que se puede efectuar en ese instante. En el gráfico se muestra las funciones más comunes que puede desarrollar el puntero de mouse en las celdas de la hoja. Indica marcar RANGOS Indica MOVER

Aula Fundación Telefónica

Indica COPIAR

F -X C h a n ge

N y bu to

m c u -tr a c k

FORMATO Y EDICION

.d o

C w

.d o

lic

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

FORMATO DE HOJA a) Marque en bloque toda la hoja, haciendo clic en la intersección de filas y columnas. b) Clic en Tamaño de Letra y elija 12 puntos.

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA a) Hacer anticlic en la etiqueta de hoja a la cual se le cambiará el nombre (hoja1) y del menú rápido hacer clic en la opción Cambiar nombre.

b) Inmediatamente la etiqueta de hoja se muestra con un relleno negro, esto indica que puede escribir el nuevo nombre a la hoja.

c) Escriba el nombre: Práctica. El resultado debe ser:

NOTA:

- Si desea eliminar una hoja, seleccione la opción eliminar. - Si quiere insertar una hoja elija la opción Insertar o simplemente haga clic en la etiqueta Insertar hoja:

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

INTRODUCCIÓN DE DATOS Ingrese los datos que se muestran a continuación. Tenga en cuenta que: Los datos numéricos se deben ingresar con la zona del teclado que semeja a una calculadora. Si el texto ingresado sobrepasa a la siguiente celda no se preocupe. Si el nuevo texto ingresado, impide leer el contenido total de la celda anterior, no se preocupe. Para eliminar el contenido de una celda, basta con posicionar el puntero sobre dicha celda y presionar la tecla <Supr>. Presione la tecla <Enter> al final de cada ingreso.

CREACIÓN DE TÍTULO: (EXTENSIÓN TERRITORIAL – COSTA) a) b)

Marque el rango desde B2 hasta E2. En la ficha Inicio, grupo Alineación, hacer clic en el comando Combinar y centrar.

Luego hacer clic en el comando Negrita y en el comando Cursiva.

Escriba el texto EXTENSIÓN TERRITORIAL – COSTA.

CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DEL TEXTO: 1. Seleccione las celdas que contienen el texto al que se le cambiará la orientación.

Aula Fundación Telefónica

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

2. En la ficha Inicio, grupo Alineación, clic en el comando Orientación y del menú desplegable elija la opción Ángulo ascendente:

3. El resultado debe ser el siguiente:

CAMBIANDO EL ANCHO DE COLUMNAS: a) Detenga el cursor entre la división de columnas, como se muestra a continuación.

b) Cuando aparezca el símbolo de doble flecha, haga clic y arrastre hasta que se pueda ver el contenido completo de la columna B. Otra manera de cambiar el ancho de una columna es hacer doble clic en la división de columnas. De esta manera el ancho de la columna se ajusta automáticamente a la celda con mayor cantidad de texto, de toda la columna.

CAMBIANDO EL ALTO DE LA FILA: a) b)

Seleccione la fila o conjunto de filas a modificar. De la Ficha Inicio, grupo Celdas, elija el comando Formato y del menú desplegable seleccione Alto de fila (dos opciones más abajo se encuentra también Ancho de columna). En el cuadro que aparece escriba el alto de fila deseado, por ejemplo: 20.

Finalmente clic en el Botón Aceptar.

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

INSERTANDO UNA COLUMNA Y FILA:

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

Para insertar una nueva columna realizamos el siguiente procedimiento: Hacemos anticlic en el encabezado de columna (en el lugar que desee insertar la nueva columna). Por ejemplo, anticlic en el encabezado de la columna A. Elegimos la opción insertar del menú contextual. Por defecto, la columna insertada se coloca al lado izquierdo (de la columna A en este caso). Para eliminar una columna, hacer anticlic en el encabezado de la columna y elegir la opción Eliminar. Para insertar una nueva fila realizamos el siguiente procedimiento: Hacemos clic en el encabezado de fila (en el lugar que desee insertar la nueva fila). Por ejemplo, anticlic en el encabezado de la fila 2. Elegimos la opción insertar del menú contextual. Por defecto la fila insertada se coloca en la parte superior (de la fila 2 en este caso). Para eliminar una columna, hacer anticlic en el encabezado de la fila y elegir la opción Eliminar.

APARIENCIA ESTABLECER BORDES: Para establecer bordes a un rango de celdas efectúe lo siguiente: a) Seleccione el rango de celdas (por ejemplo A2:C8), luego efectúe clic en la Ficha Inicio y en el grupo de comandos Fuente elegimos el comando Borde siguiente figura:

Aula Fundación Telefónica

; como se muestra en la

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

b) Efectúe clic en la opción Todos los bordes del menú contextual. c)

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

El resultado es el siguiente:

ESTABLECER RELLENO: Para establecer bordes a un rango de celdas realice lo siguiente: d) Seleccione el rango de celdas anterior, luego en la Ficha Inicio y en el grupo de comandos Fuente elija el comando Color de relleno figura:

, elija un color; como se muestra en la siguiente

GUARDAR UN LIBRO a) Clic en el menú BOTÓN OFFICE. b) Clic en la opción GUARDAR. a)

c) En el cuadro de diálogo, en Guardar en elije la unidad y/o carpeta donde va a guardar el libro de Excel. Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic .d o

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

d) Luego en nombre de archivo digite el nombre con el cual va a guardar el libro (por ejemplo: Práctica). e) Finalmente clic en el botón Guardar.

PONER CONTRASEÑA AL LIBRO Siguiendo con el cuadro de diálogo Guardar Como (cuadro anterior), revisar el procedimiento realizado en el Módulo de Word para poner contraseña al documento (clic en el botón Herramientas Opciones generales escriba la contraseña Clic en el botón Aceptar).

Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

MANIPULACIÓN DE CELDAS AUTORELLENO Permite copiar información entre celdas contiguas. CONTROLADOR DE RELLENO Pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior derecha de la selección.

Cuando se ubica el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, éste cambia a una cruz negra. GENERACIÓN DE SERIES Para copiar el contenido a las celdas adyacentes, o para rellenar una serie de datos, seleccione la celda o celdas que contiene los datos y arrastre el controlador de relleno.

Las celdas a copiar pueden contener números, fechas, horas, meses.

También puede utilizar el cuadro de diálogo Series para rellenar las celdas con distintos tipos de series y parámetros. Siga el siguiente procedimiento: - Ingresar el primer valor y seleccionar el rango de celdas a rellenar, incluyendo la celda inicial:

- En la ficha Inicio, grupo Modificar, hacer clic en el comando Rellenar y elija la opción Series.

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic .d o

.d o

lic

Mรณdulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

- Se muestra el cuadro de diรกlogo Series; elija el tipo de serie e ingrese el incremento para la serie, luego haga clic en el botรณn Aceptar. - En el resultado se aprecia que el incremento de los datos es de 10:

ORDENAR DATOS 1. Seleccione el rango de celdas a ordenar. 2. En la ficha Inicio, grupo Modificar, hacer clic en el comando Ordenar y filtrar, elija una de las opciones que se muestran.

Aula Fundaciรณn Telefรณnica

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

En una hoja nueva realizar el siguiente cuadro:

OBSERVACIÓN 1: Los calificativos menores de 10 se han ingresado sin considerar el cero al lado izquierdo (5; 7; 8; 9); para que salga el cero a la izquierda, realizaremos el siguiente procedimiento: Seleccionar el rango de celdas F4:H13. Hacer anticlic en el área seleccionada y del menú contextual elegimos la opción Formato de Celdas; observa la figura: En el cuadro de diálogo que se muestra, en la ficha Número seleccionamos Personalizada y en la caja de texto Tipo escribimos 00. Luego clic en el botón Aceptar.

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic .d o

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

El resultado será el siguiente:

OBSERVACIÓN 2: Si desea trabajar con números decimales, realice lo siguiente: Seleccione el rango de celdas (F4:H13) a las que desea agregar o quitar cifras decimales. En la ficha Inicio, grupo Número, haga clic en el comando Aumentar decimales (1 ó 2 veces según el número de cifras decimales que quiera agregar).

Para quitar cifras decimales haga clic en el comando Disminuir decimales: Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N bu

FORMATO CONDICIONAL

.d o

lic o

c u -tr a c k

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

- Dependiendo del valor de la celda, Excel aplica un formato especial o no sobre esa celda. - Se utiliza para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc. Para aplicar un formato condicional se sigue el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar las celdas a las que aplicará el formato condicional.

2. Utilice el comando Formato Condicional, de la ficha Inicio, luego elija la opción Resaltar reglas de celdas.

3. Haga clic en la opción Es menor que… 4. En el cuadro de diálogo, escribir 11 y elegir una de las opciones de color (en este caso Relleno rojo claro con texto rojo oscuro) 5. Haga clic en el botón Aceptar. 6. El resultado es: Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic .d o

m o

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

NOTA: Puede aplicar otro formato condicional al mismo rango de celdas u otro rango, solo siga los pasos hechos anteriormente. También se puede aplicar a celdas que contienen texto.

VALIDACIÓN DE DATOS - Evita el ingreso de datos no válidos en una celda. - Muestra mensajes de entrada y/o de error cuando sea necesario. Para aplicar validación de datos, realice lo siguiente: 1. Seleccionar el rango de celdas que se quieren validar (F4:H13).

2. En la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, hacer clic en el botón desplegable ( Validación de datos; hacer clic en la opción Validación de datos.

) de

3. Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos. 4. Por defecto está activa la pestaña Configuración, en Permitir desplegar la lista y elegir Decimal (para este ejemplo), en Mínimo escribir 0 y en Máximo 20; observa la figura:

Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N bu

5. Ahora hacer clic en la pestaña Mensaje de entrada, como Título escribir INFORMACIÓN y en Mensaje de entrada: Sólo ingrese números desde 0 al 20 como se muestra en la figura:

6. En la pestaña Mensaje de error, elija un estilo (Advertencia, en este caso), en Título escriba ERROR y en mensaje de error: Ha ingresado un número no válido.

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

.d o

lic o

c u -tr a c k

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic .d o

m o

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

7. Finalmente haga clic en el botón Aceptar. 8. Para verificar la validación, al hacer clic en cualquier celda del rango, aparece el mensaje de entrada. Ingrese un número mayor que 20, luego presione la tecla enter, debe aparecer el mensaje de error donde le pregunta si desea continuar, haga clic en Cancelar para que no acepte ese valor.

CREACIÓN DE LISTAS Seguimos trabajando con el cuadro anterior (Listado de alumnos), ahora colocaremos el sexo según los nombres del cuadro. Realizar lo siguiente: 1. Seleccionar el rango de celdas en las que colocaremos el sexo (I4:I13). 2. En la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, hacer clic en el botón desplegable ( ) de Validación de datos; hacer clic en la opción Validación de datos. 3. Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos. 4. Por defecto está activa la pestaña Configuración. En Permitir despliegue y elija Lista, en Origen escriba: Femenino, Masculino. Finalmente haga clic en el botón Aceptar. Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N bu

y .d o

lic o

c u -tr a c k

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

5. El resultado debe ser:

6. Luego en las celdas respectivas haga ingrese el sexo de los alumnos haciendo clic en la opción Femenino o Masculino.

OBSERVACIÓN: En caso el resultado sea así:

; entonces cambie la coma por el punto y coma en el cuadro de diálogo Validación de datos, pestaña Configuración:

Esto depende de la configuración de la máquina.

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

MANEJO DE FÓRMULAS

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.

PARTES DE UNA FÓRMULA EN EXCEL Una fórmula puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142... Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo: 2. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

REGLAS PARA TRABAJAR CON FÓRMULAS: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

Para ingresar una fórmula debe anteponer el signo =. Debe ingresar la fórmula en la celda donde quiere que salga el resultado. No deben existir espacios en blanco en la escritura de la fórmula. Acostúmbrese a colocar posiciones de celdas y no datos numéricos fijos (Ej. C4 en lugar de 11). Se pueden emplear letras mayúsculas o minúsculas. Todo paréntesis abierto debe cerrarse. Nunca involucre dentro de una fórmula la celda sobre la que está escribiendo. Cuando se especifica un rango (A1:A5) los dos puntos significan, desde la celda A1 hasta la celda A5. 9) Cuando se especifica un rango (A1;A5) el punto y coma indica la celda A1 y la celda A5 (si sale error, utilice la coma en vez del punto y coma).

REFERENCIA DE CELDAS Identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo. Indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. Existen tres tipos de Referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas.

REFERENCIAS RELATIVAS Indican a posición que la celda referenciada ocupa respecto a la celda donde se introduce la fórmula. Si se copia la fórmula en otra celda, las referencias usadas reflejarán “número de filas y de columnas que dista de la celda original”. Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

.d o

EJEMPLO: (En una nueva hoja, a la cual póngale como nombre Referencias, trabajaremos los tres

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

tipos de referencias) 1. Ingresar los siguientes datos:

2. En la celda A3 escriba: =A2+25.

3. Luego presione la tecla Enter para obtener el resultado:

4. Si copiamos la celda A3 a la celda B3 (para copiar una celda a otra, ubíquese en la celda a copiar, haga anticlic y elija copiar; luego seleccione la celda destino realice anticlic y elija pegar) la fórmula cambiará por: =B2+25 (porque copiado una columna hacia la derecha, pero en la misma fila).

Ha cambiado la celda A2 por B2, para mantener en la fórmula: sumar 25 al contenido de la celda superior. 5. Copie la celda A3 a la celda C3 y observe los cambios. 6. Si copiamos la celda A3 (=A2+25) a la celda A4 (presione la tecla Enter), la estaremos copiando una fila hacia abajo pero en la misma columna; la fórmula cambiará por: =A3+25.

Ha cambiado la celda A2 por A3, para mantener en la fórmula: sumar 25 al contenido de la celda superior. Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu k

.d o

7. Copie la celda A3 a la celda B4 y C4, observa los cambios. .c .d o c u -tr a c k 8. El resultado debe ser:

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

lic

O W !

c u -tr a c k

REFERENCIAS ABSOLUTAS Especifican “cómo encontrar una celda, basándose en la dirección única que posee toda celda”. Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, se mantienen fijas. Para referenciarlas se antepone el signo $ al encabezado de fila y columna (ejemplo $A$1).

EJEMPLO: (seguimos trabajando en la misma hoja anterior) 1. En la celda A6 ingresar el texto: Suma Absoluta. 2. En la celda A7, escriba la fórmula: =$A$2+25

3. Presione la tecla Enter para obtener el resultado de la fórmula:

4. Si copiamos la celda A7 (=$A$2+25) en la celda A8, aunque la estemos copiando una fila hacia abajo, la fórmula no cambiará, dado que la referencia está identificada por el signo $.

5. Ahora copie la celda A7 a las celdas B7, C7, B8 y C8, observe si hay cambios o no.

Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

REFERENCIAS MIXTAS

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

Permite combinar referencias absolutas y relativas. De esta manera se fija una columna o una fila. Por ejemplo, $A1, siempre se referirá a la columna A, no importa que copie o mueva, aunque la fila si se afectaría. También puede tomar como referencia absoluta a una fila y referencia relativa a una columna, ejemplo: A$1 (siempre se referirá a la fila 1, aunque se copie o mueva; la columna si

cambia). EJEMPLO: (Continuamos en el cuadro anterior) En este ejemplo se utilizará referencia absoluta en la columna y relativa en la fila. 1. Ingresar los datos que se observan en la figura:

2. En la celda B11 escribir: =$A2+25; presione la tecla Enter para obtener el resultado.

3. Si copiamos la celda B11 a las celdas B12 y B13 se observa que la columna se mantiene fija y solo cambia la fila. Esto se debe a que contiene una referencia mixta ($A2).

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

OPERADORES

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

- Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de un formula. - Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis - Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

1. OPERADORES ARITMÉTICOS Generan resultados numéricos. Operador aritmético + (signo más) – (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)

Significado

Ejemplo

Adición

3+3

Sustracción Negación

3–1 –1

Multiplicación

3*3

División

3/3

Porcentaje

20%

Potenciación

3^2

2. OPERADORES DE COMPARACIÓN Comparan dos valores. Su resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación

Significado

Ejemplo

Igual a

A1=B1

> (signo mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (signo menor que)

Menor que

A1<B1

>= (signo mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1

<= (signo menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1

Distinto de

A1<>B1

= (signo igual)

<> (signo distinto de)

3. OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO Utilice el signo (&) para concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto & ("y" comercial)

Aula Fundación Telefónica

Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo.

Ejemplo ("Viento"&"norte")

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

4. OPERADORES DE REFERENCIA Combina rangos para realizar cálculos. Operador de referencia

Significado

Ejemplo

: (dos puntos)

Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.

B5:B15

; (punto y coma)

Operador de unión, que combina varias referencias en una sola

SUMA(B5:B15;D5:D15)

PRIORIDAD DE OPERADORES - Si se combinan varios operadores en una única fórmula, las operaciones se ejecutan según un orden de prioridad establecido por Excel - Si varios operadores tienen la misma prioridad, se evalúan de izquierda a derecha. - Puede cambiar el orden de prioridad encerrando entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará primero. - Tabla de prioridad de operadores: Operador

Descripción

: (dos puntos) ; (punto y coma)

Operadores de referencia

–

Negación (como en –1)

Porcentaje

Exponenciación

*y/

Multiplicación y división

+y-

Suma y resta

Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= <> <= >= <>

Comparación

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

PRÁCTICA Crear el siguiente cuadro y analizar el funcionamiento de los operadores utilizados:

=A3+B3 =A3-B3 =A3*B3 =A3/B3 =A3^B3 =10%*A3 =B3*10% =(A3+B3)/2 =A3>B3 =A3=B3 =A3<B3 =A3<>B3

Para

NOTA: El operador & ("y" comercial) permite unir cadenas de texto. Ejemplo:

=A2&B2&C2 Pero los apellidos y nombre salen juntos, para separarlos, es necesario agregar en la fórmula un espacio entre comillas (“ ”), para separar las palabras; así:

=A2&“ ”&B2&“ ”&C2

Aula Fundación Telefónica

.d o

m o

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

FÓRMULAS INTERNAS FUNCIONES MATEMÁTICAS PRODUCTO Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto. SINTAXIS: PRODUCTO(número1,número2,…) EJEMPLO: =PRODUCTO(A2:A4)

=PRODUCTO(A2,A3,30)

REDONDEAR Redondea un número decimal al número de decimales especificado. SINTAXIS: REDONDEAR(número,núm_decimales) EJEMPLO: =REDONDEAR(A2,1)

=REDONDEAR(A3,0)

SUMA Suma todos los números de un rango. SINTAXIS: SUMA(número1,número2,…) EJEMPLO: =SUMA(A2:A4)

=SUMA(A2,A4)

SUMAR.SI Suma las celdas que cumplen un determinado criterio o condición. SINTAXIS: SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma) EJEMPLO:

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

=SUMAR.SI(A2:A5,“>160”,B2:B5)

=SUMAR.SI(A2:A5,“>160”)

FUNCIONES ESTADÍSTICAS PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. SINTAXIS: PROMEDIO(número1,número2,…) EJEMPLO: =PROMEDIO(A2:A5)

=PROMEDIO(A2,A5)

MODA Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. SINTAXIS: MODA(número1,número2,…) EJEMPLO: =MODA(A2:A6)

CONTAR Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números. SINTAXIS: CONTAR(valor1,valor2,…) EJEMPLO:

.d o

m o

Aula Fundación Telefónica

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

=CONTAR(A2:A8)

CONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de un rango. SINTAXIS: CONTARA(valor1,valor2,…) EJEMPLO: =CONTARA(A2:A8)

CONTAR.SI Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada. SINTAXIS: CONTAR.SI(rango,criterio) EJEMPLO: =CONTAR.SI(A2:A5,“MANZANAS”)

=CONTAR.SI(B2:B5,“>53”)

MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. SINTAXIS: MAX(número1,número2,…) EJEMPLO:

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic .d o

=MAX(A2:A5)

MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. SINTAXIS: MIN(número1,número2,…) EJEMPLO: =MIN(A2:A5)

FUNCIONES DE TEXTO DERECHA Devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que el usuario especifica. SINTAXIS: DERECHA(texto,núm_de_caracteres) EJEMPLO:

=DERECHA(A2,3)

Aula Fundación Telefónica

=DERECHA(C2,3)&“2009”

=DERECHA(B2,2)&“_”&C2

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

IZQUIERDA Devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que el usuario especifica. SINTAXIS: IZQUIERDA(texto,núm_de_caracteres) EJEMPLO:

=IZQUIERDA(B2,4)

=IZQUIERDA(A2,2)&C2

=IZQUIERDA(A2,1)&IZQUIERDA(B2,1)&IZQUIERDA(C2,1)

LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto. SINTAXIS: LARGO(texto) EJEMPLO:

=LARGO(A1)

FUNCIONES DE FECHA HOY Devuelve la fecha actual con formato de fecha. SINTAXIS: HOY() EJEMPLO: =HOY()

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

AÑO

.d o

m o

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 – 9999. SINTAXIS: AÑO(núm_de_serie) EJEMPLO: =AÑO(B1)

MES Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). SINTAXIS: MES(núm_de_serie) EJEMPLO: =MES(B1)

DIA Devuelve el día de una fecha representada por un número de serie. El día se expresa como un número entero comprendido entre 1 y 31. SINTAXIS: DIA(núm_de_serie) EJEMPLO: =DIA(B1)

FUNCIONES LÓGICAS SI Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. SINTAXIS: SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso) EJEMPLO: =SI(C2>=11,“Aprobado”,“Desaprobado”)

=SI(C3>=11,“Aprobado”,“Desaprobado”)

Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

CREACIÓN DE GRÁFICOS

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo, a partir de los que se genera, y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos. Se distinguen 2 formas de insertar un gráfico: Gráfico incrustado. Hoja de gráficos.

GRÁFICOS INCRUSTADOS Se considera un objeto gráfico y se guarda como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado. Utilice este tipo de gráfico cuando desee mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos de la hoja de cálculo.

HOJA DE GRÁFICOS Es una hoja independiente de la hoja de cálculo (exclusiva para el gráfico) que tiene su propio nombre de hoja. Utilice una hoja de gráficos cuando desee ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de la hoja de cálculo En las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

ELEMENTOS DE UN GRÁFICO EN EXCEL Título Valores de eje vertical

GRÁFICO Nº 01: Análisis de Ventas PRECIO

Leyenda

DESCUENTO

3000 2500

2400

Líneas de división principales

2000

1000

Etiqueta de datos

Serie de datos

1500 850 720

500

255

0 Computadora

950

750

Televisor

350

225

105 Scanner

Lavadora

Categorías

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

580 285

Cocina

174 Cámara digital

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

TIPOS DE GRÁFICOS

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

A continuación se describirá algunos tipos de gráficos en Excel.

COLUMNAS Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado, o bien refleja las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida con el transcurso del tiempo.

GRÁFICO Nº 02: Análisis de Ventas PRECIO

DESCUENTO

3000 2500

2400

2000 1500 1000

1400

1300 850

750

720

500

350.

255

420

105

0 Computadora

390

Televisor

Scanner

Cañón multimedia

Equipo de sonido

225 Lavadora

BARRAS Ilustran la comparación entre elementos individuales. Las categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de concentrarse en la comparación de los valores y hacer menos hincapié en el tiempo transcurrido.

GRÁFICO Nº 03: Resumen de Inversión Lavadora

36750

Equipo de sonido

78400

Cañón multimedia

54600

Scanner

INVERSIÓN

20825

Televisor

47600

Computadora

142800 0

Aula Fundación Telefónica

20000

40000

60000

80000

100000 120000 140000 160000

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

CIRCULAR

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.

GRÁFICO Nº 04: Análisis de Stock 8% 8%

Computadora

Televisor Scanner Lavadora

Cocina

58%

Cámara digital

11%

LÍNEAS Muestran las tendencias de los datos a intervalos.

GRÁFICO Nº 05: Análisis de Compras 3000,00 2500,00

2400

2000,00 1500,00 1000,00 500,00

1300 850

1400 PRECIO 750

350

0,00

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

STOCK

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

CREAR UN GRÁFICO

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

En una nueva hoja, ingresar los siguientes datos:

Seleccionar el rango de celdas que contienen los datos a representar en el gráfico, tal que Excel lo genere automáticamente. Incluya los encabezados de filas o columnas.

En la ficha Insertar, grupo Gráficos, elija el tipo de gráfico a insertar (para este ejemplo elija Columna) y luego seleccione un subtipo de gráfico:

Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

El gráfico se crea automáticamente (porque previamente seleccionó el rango de datos para el gráfico) en la misma hoja.

EDICIÓN DE GRÁFICOS Continuamos con el gráfico elaborado anteriormente.

REDEFINIR EL ORIGEN DE DATOS El origen de datos es el aspecto más importante, ya que define qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Al seleccionar el gráfico creado, aparecerán tres nuevas pestañas (Diseño, Presentación y Formato). Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:

Al pulsar la opción Seleccionar datos se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic

Modificar el literal que se muestra en la leyenda del gráfico.

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

Seleccionar el rango de celdas a utilizar para crear el gráfico (categorías y series).

Una vez hayamos seleccionado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). La opción Cambiar entre filas y columnas permite permutar los datos de las series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (pestaña Diseño).

MODIFICAR CARACTERÍSTICAS DEL GRÁFICO Al seleccionar el gráfico creado, en la banda de opciones se muestran las pestañas Diseño, Presentación y Formato, a través de las cuales se dispone de diversas alternativas para cambiar el aspecto de los elementos del gráfico. Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la ficha Presentación, grupo Ejes:

Utilice las opciones de la ficha Presentación, grupo Etiquetas para establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico:

Por ejemplo haga clic en Etiquetas de datos y elija la opción Mostrar (observe los cambios en el gráfico).

Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N y bu

lic .c

.d o

m o

c u -tr a c k

C w

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k

Puede modificar el Título del gráfico, simplemente seleccione el título y luego haga un clic en el interior del mismo; escriba lo siguiente:

En la ficha Formato, tiene los grupos Estilos de forma y Estilos de WordArt, los cuales contienen comandos que nos permiten cambiar el color de relleno y contorno del gráfico y del texto, así como poner efectos al gráfico.

Si desea modificar el tipo, tamaño y color de letra, lo puede realizar desde la ficha Inicio, grupo Fuente.

MOVER EL GRÁFICO Puede reubicar el gráfico entre una hoja de gráfico o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Seleccione el gráfico y utilice la ficha Diseño, comando Mover Gráfico.

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

F -X C h a n ge

N y bu to

c u -tr a c k

lic .d o

.d o

lic

Módulo de Microsoft Office Excel 2007

O W !

c u -tr a c k

Del cuadro de diálogo Mover gráfico, puede elegir cualquiera de las dos opciones: - Hoja nueva.- Ubica el gráfico en una hoja independiente. - Objeto en.- Ubica el gráfico como objeto dentro de una hoja de cálculo especificada por el usuario.

Aula Fundación Telefónica

F -X C h a n ge

N bu

Prof. Edwar Paiva Macharé – Prof. Jenny Deza Chiclayo

.d o

lic o

c u -tr a c k

.d o

k lic C

I.E. “Cristo Rey” – José L. Ortiz

O W !

c u -tr a c k