GESTÃO ELETRONICA DE DOCUMENTOS

FACULDADE DE CIÊNCIA E TECNOLOGIA ALBERT EINSTEIN Curso de Graduação em Administração

ANNYOLGA CONCEIÇÃO DOS SANTOS EDVALDO ALVES DE LIMA FILHO

GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS: contribuições para transparência e eficiência da Administração Pública

Cruz das Almas/BA 2010

ANNYOLGA CONCEIÇÃO DOS SANTOS EDVALDO ALVES DE LIMA FILHO

GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS: contribuições para transparência e eficiência da Administração Pública

Projeto de Conclusão de Curso apresentado a Faculdade de Ciência e Tecnologia Albert Einstein - FACTAE, como requisito para obtenção do título de Bacharel em Administração.

Orientadora: Profª. Msc. Viviane de Almeida Fernandes

Cruz das Almas/BA 2010

RESUMO

O presente trabalho tem como objetivos Analisar a importância do Gerenciamento Eletrônico de Documentos para a eficiência e transparência da administração pública nos municípios baianos. Verificar os conceitos existentes sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Verificar o princípio da eficiência e transparência na administração pública brasileira. Verificar a gestão de documentos na administração pública. Verificar como acontece a gestão de documentos nos municípios do Recôncavo Baiano. Identificar a relevância do Gerenciamento Eletrônico de Documentos para os municípios baianos. O trabalho também expõe a utilização do Gerenciamento Eletrônico de Documento (GED) como ferramenta de auxilio aos gestores públicos, facilitando as tomadas de decisões, aumentando a eficiência e dando transparência a administração pública. Ressalta também o conceito de Gestão de conteúdo, que abrange toda a gestão de informação organizacional com ampla possibilidade de disseminação. O conceito de Gestão Documental, seu surgimento no Canadá e nos EUA na década de 1940, até sua implantação no Brasil pela lei 8.159 em 1991. Este trabalho conceitua também Gerenciamento Eletrônico de Documento, que utiliza equipamentos eletrônicos para gerenciar as informações e torná-las mais acessíveis e confiáveis, suas vantagens e benefícios, assim como o ponto chave do trabalho, a eficiência e transparência na administração pública. Para atingir os objetivos da pesquisa, serão utilizadas consultas bibliográficas e estudo de caso das prefeituras do recôncavo baiano que trabalham com o gerenciamento eletrônico de documentos, com a utilização de questionário, auxiliando na conclusão do trabalho.

Palavras-chave: Gestão Eletrônica de Documentos; Administração Pública; Eficiência; Transparência.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1: Fontes de conteúdos .................................................................................. 13 Figura 2: Processo de Digitalização de Documentos ................................................ 18 Figura 3: Digitalização de documentos ..................................................................... 22

LISTA DE QUADROS

Quadro 1: Comparativo entre os tamanhos de arquivos ........................................... 24 Quadro 2: Comparação entre os formatos TIFF e PDF ............................................ 24 Quadro 3: Cronograma para realização de pesquisa ................................................ 32 Quadro 4: Orçamento para realização de pesquisa .................................................. 33

LISTA DE APÊNDICES

Apêndice 1: Roteiro para Elaboração de Coleta de Dados ....................................... 37

SUMÁRIO

RESUMO..................................................................................................................... 3 LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... 4 LISTA DE QUADROS ................................................................................................. 5 LISTA DE APÊNDICES .............................................................................................. 6 1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................... 8 1.1 Delimitação do Tema ............................................................................................ 9 1.2 Problema de Pesquisa .......................................................................................... 9 1.3 Hipótese(s) ............................................................................................................ 9 1.4 Justificativa ............................................................................................................ 9 1.5 Objetivos ............................................................................................................. 11 1.5.1 Objetivo Geral .................................................................................................. 11 1.5.2 Objetivos Específicos ....................................................................................... 11 2 GESTÃO DE CONTEÚDO (Enterprise Content Management- ECM) ................ 12 3 GESTÃO DOCUMENTAL ...................................................................................... 14 3.1 Objetivos da Gestão de Documentos .................................................................. 15 4 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) ............................................ 16 4.1 Definição de GED ................................................................................................ 17 4.2 Vantagens e benefícios do GED ......................................................................... 19 4.3 Document Imaging - DI ....................................................................................... 22 4.4 Workflows - Gerenciando Fluxos de Trabalho .................................................... 22 5 EFICIÊNCIA E TRANSPARÊNCIA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ................. 26 5.1 A Questão da Eficiência ...................................................................................... 26 5.2 A Questão da Transparência............................................................................... 27 6. METODOLOGIA ................................................................................................... 30 6.1 Procedimentos Metodológicos ............................................................................ 30 6.2 Cronograma ........................................................................................................ 32 6.3 Orçamento........................................................................................................... 33 REFERÊNCIAS......................................................................................................... 34 APÊNDICES ............................................................................................................. 36

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1 INTRODUÇÃO

A informação sempre foi fundamental para a vida do homem. A utilização do papel e de ferramentas eletrônicas como forma de armazená-las expos a necessidade de um gerenciamento contínuo dessas informações. Para as instituições que utilizam as informações como forma de planejamento e tomada de decisões o gerenciamento se torna mais útil e eficaz.

Em virtude dos grandes avanços, a tecnologia da informação tem revolucionando o método de coletar, produzir e disseminar a informação, mudando gradativamente a forma como as instituições governamentais, empresas e a comunidades acessam e lidam com a informação. A Gestão de Conteúdo vem se tornando objeto de investimento das organizações, a implantação desta nova tecnologia poder ser utilizada como forma de auxiliar gestores a fim de ter condições de aumentar a eficiência e a transparência nas tomadas de decisões, tornando-as mais confiáveis.

Portanto, dispor da informação não é suficiente, é preciso saber organizá-la e utilizá-la da melhor maneira possível. Na maioria das instituições públicas, grande parte de suas informações se encontra em documentos textuais, onde, na ausência da gestão documental e de mão de obra qualificada, a maioria é armazenada de forma incorreta e sem critérios definidos, perdendo rapidamente seu valor para a instituição.

O objetivo da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é preservar os documentos originais, facilitar a recuperação e a disseminação da informação e proporcionar agilidade na rotina administrativa de forma a auxiliar seus gestores nas tomadas de decisões.

Desse modo, esta pesquisa aponta como questões centrais o GED como ferramenta tecnológica para a gestão documental de uma organização, identificando através de literatura seus conceitos e suas características, vantagens e benefícios, bem como as ferramentas que compõe o sistema.

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1.1 Delimitação do Tema

Gestão de Conteúdo na Administração Pública

1.2 Problema de Pesquisa

A digitalização de documentos torna mais eficiente e transparente a administração pública?

1.3 Hipótese(s)

Hipótese 1: O GED contribui para a eficiência da administração publica.

Hipótese 2: O GED contribui para a transparência da administração publica.

1.4 Justificativa

As organizações públicas brasileiras tiveram sua cultura baseada, muitas vezes, na disfunção burocrática, perdurada por diversos regimes em nosso país e, que se exauriu na década de 1990, com a globalização e a reforma administrativa.

Esse modelo de administração deixou um grande legado: excesso de papelada, fragilidade e absolescência das informações e falta de tecnologia.

A necessidade de uma gestão com transparência e controle social fez com que o Estado brasileiro implantasse uma administração gerencial, como forma de nortear os objetivos das organizações públicas.

Para as instituições, a informação é um instrumento básico de pesquisa e planejamento, fornecendo dados importantes para o processo decisório. Na esfera pública, a informação permite, ainda, a confirmação de direitos e deveres,

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garantindo ao indivíduo o exercício pleno da cidadania. Considerando que a informação está na base da geração do conhecimento no mundo atual, o acesso rápido e seguro a ela se constitui num passo importante para o desenvolvimento integrado e a consolidação da democracia.

Dentro do grande volume produzido e em circulação hoje em dia, o conjunto de dados e informações relativos à administração pública se destaca devido a sua importância estratégica para a sociedade. As informações dos órgãos públicos, assim como de outras instituições, encontram-se em sua maioria disseminadas entre os diversos agentes do serviço público. Entretanto, nas relações formais entre suas diversas instâncias e com os cidadãos, o Estado privilegia a informação escrita produzindo documentos (independente do suporte) em larga escala. O valor de prova dos documentos (informação escrita) se enraíza e se expande pela administração pública, que acaba por gerar enormes acervos documentais, que sem a devida gestão tornam-se ineficazes e custosos.

A complexidade das ações governamentais, a crescente produção de documentos nos mais variados suportes e o avanço das tecnologias da informação, apontam para uma necessidade urgente de políticas públicas voltadas para a gestão de documentos, requisitos à racionalidade, economia e eficiência administrativa.

Tendo observado esta deficiência nas organizações públicas, os autores deste trabalho tiveram a iniciativa de implantar o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documento no município de São Felipe/BA, onde foi armazenado seis anos de informações em papel para informações digitais, em quatro anos de trabalho contínuos com a digitalização dos documentos do ano corrente e concomitante os anos anteriores, o que permitiu o melhor arquivamento destas informações, assim como, a melhora na sua busca e o auxílio na agilidade das tomadas de decisões gerenciais do município.

A partir deste projeto piloto, surge a necessidade de se observar como os municípios vizinhos a São Felipe/BA gerenciam suas informações, como se dá a busca pelos documentos, como é a segurança destas informações, permitindo a apresentação da ferramenta Gestão Eletrônica de Documentos a estes municípios, a fim de tornar suas informações seguras, bem armazenadas e ágeis para as tomadas de decisão.

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1.5 Objetivos

1.5.1 Objetivo Geral

Analisar a importância do Gerenciamento Eletrônico de Documentos para a eficiência e transparência da administração pública nos municípios baianos.

1.5.2 Objetivos Específicos

a) Verificar os conceitos existentes sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED); b) Verificar o princípio da eficiência e transparência na administração pública brasileira; c) Verificar a gestão de documentos na administração pública; d) Verificar como acontece a gestão de documentos nos municípios do Recôncavo Baiano; e) Identificar a relevância do Gerenciamento Eletrônico de Documentos para os municípios baianos.

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2 GESTÃO DE CONTEÚDO (Enterprise Content Management- ECM)

A definição oficial de gerenciamento de conteúdo corporativo foi criada pela Associação Internacional para a Gestão de Informação e Imagem (AIIM), associação mundial de gerenciamento de conteúdo corporativo, no ano de 2000. O termo

Enterprise Content Management (ECM) refere-se ...às tecnologias, estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer conteúdo e documentos relacionados com a organização e seus processos. As ferramentas de ECM permitem o gerenciamento da empresa de organização de um nível de informação (<http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management>).

Foi a CENADEM1 1 que introduziu no Brasil o Knowledge Management, Gerenciamento do Conhecimento. A Gestão de Conteúdo Empresarial (conhecido pelo acrônimo ECM – Enterprise Content Management) é o conjunto de tecnologias usadas para gerir o ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma organização,

contemplando

as

fases

de

criação/captura,

armazenamento,

versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento,

relacionando

os

conteúdos

com

processos

de

negócio

(<http://pt.wikipedia.org/wiki/Gestão_de_conteúdo_empresarial>).

Conforme podemos observar na Figura 1, a Gestão de Conteúdo abrange toda a gestão de informação organizacional com ampla possibilidade de disseminação.

1

CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação

13

Figura 1: Fontes de conteĂşdos FONTE: www.iconenet.com.br/.../prefeitura/ecm.htm

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3 GESTÃO DOCUMENTAL

O surgimento da gestão documental se deu no Canadá e nos Estados Unidos no final da década de 1940, pela grande quantidade de documentos em papel produzidos nos órgãos públicos destes países. A partir daí passou-se a utilizar, de forma mais racional, os documentos em todo o seu ciclo de vida. A gestão documental surge como um conceito, dentro da prática arquivística, que vai além da guarda e conservação da informação. Ela tange as fases de produção, utilização, conservação e destinação dos documentos, possibilitando a rápida localização para obter as informações pertinentes a uma tomada de decisão.

No Brasil, a gestão documental foi institucionalizada pela lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe que a Gestão de Documentos é o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.”

A aplicação desse instrumento nos órgãos públicos brasileiros deu-se inicialmente pelos ajustes necessários ao seu aprimoramento, em função das particularidades de cada órgão e, posteriormente, no desenvolvimento da complementação do código e da tabela, no que se refere às classes especificas á atividade-fim de cada instituição.

Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública é um instrumento de trabalho para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas atividades ou funções (BRASIL. Tribunal de Contas da União, 200?).

No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais encontram-se hieraquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Os assuntos recebem códigos numéricos, que refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se do geral para o particular (BRASIL. Tribunal de Contas da União, 200?).

A gestão documental não se restringe a um conjunto de ações e metodologias aplicáveis apenas aos arquivos das instituições, mas a todas as suas unidades administrativas. Elas são responsáveis pela classificação dos documentos que produzem, pelo controle da temporalidade dos documentos arquivados

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provisoriamente em suas dependências e pela remessa sistemática dos seus documentos ao arquivo central (BRASIL. Conselho da Justiça Federal, 2004, p. 3).

No que diz respeito ao setor público brasileiro, a preocupação com a organização e o acesso aos documentos públicos começou a ter maior respaldo na legislação com a edição da Constituição Federal de 1988, que em seu art. 216, § 2º dispõe que “cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quando dela necessitem”.

3.1 Objetivos da Gestão de Documentos

a) Assegurar o pleno exercício da cidadania b) Agilizar o acesso aos arquivos e às informações c) Promover a transparência das ações administrativas d) Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada e) Agilizar o processo decisório f) Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe g) Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos h) Racionalizar a produção dos documentos i) Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e Eliminação de documentos j) Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente

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4 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED)

Para Don Avedon (2002), o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma técnica, síntese, uma metodologia para o tratamento e o procedimento automatizados de documentos em papel e/ou suas cópias em microfilme. As informações constantes nos documentos podem ser números, textos e/ou elementos gráficos; podem ser manuscritas, datilografadas ou geradas por computador.

Embora sejam convertidas em formato eletrônico, essas informações podem ser recuperadas sob solicitação ou de acordo com uma programação pré-definida.

Quando as informações são recuperadas num monitor ou em formato impresso, adquirem a aparência de um documento original – um cheque terá a aparência de um cheque, inclusive a assinatura; um contrato será igual ao seu original, com anotações, iniciais, selos, etc.

No atual cenário de crescimento da produção documental no âmbito das organizações, a busca por informações importantes pode se tornar uma tarefa difícil.

Quanto maior a quantidade de informações, maior a necessidade de um gerenciamento eficiente e nesse contexto, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) tem se destacado como uma ferramenta estratégica, para garantir agilidade na recuperação de documentos (BALDAM, VALLE, CAVALCANTI, 2002, p. 32).

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um conjunto de tecnologias que permitem gerenciar a informação documental durante o seu ciclo de vida. O GED "armazena, localiza e recupera informações existentes em documentos e dados eletrônicos" (BALDAM, VALLE, CAVALCANTI, 2002, p.32).

Segundo o Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (CENADEM), Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.

Para Koch (1998), GED é o somatório de todas as tecnologias e produtos isoladamente ou em conjunto, que visam a gerenciar informações de forma eletrônica, podendo se apresentar na forma de voz, texto ou imagem.

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GED é uma configuração de equipamento, software e de recursos de telecomunicações baseada em computador e automatizada, que armazena e gerencia imagens de documentos e seus índices codificados, que podem ser lidos por máquinas e processados por computador para recuperação quando solicitados (AVEDON, 1999 apud MACEDO, 2003, p. 15).

O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Funciona com hardwares e softwares específicos e usa a tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar documentos [...]

O termo GED é uma sigla criada no Brasil e representa uma ampla área da informática que trata de todo o gerenciamento de documentos em formato digital dentro das organizações (MACEDO, 2003, p. 16, 24).

No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização 2 de um documento gerado em papel através de um scanner. Mas o aumento do número de documentos originados eletronicamente trouxe consigo vários problemas, como: cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, má utilização de espaço em discos e custos desnecessários com armazenamento. Para controlar essa massa de informações digitais, originalmente eletrônicas ou não, a necessidade de utilização de ferramentas de GED ampliou-se significativamente (CENADEM, 2002).

A GED pode ser entendido como um simples processo de digitalizar um documento e extrair informações chave com propósito de conversão, guarda, pesquisa e recuperação, ou como um processo de captura de informações visando acelerar o processamento de informações vitais aos negócios das companhias, reduzindo custos e o tempo de resposta.

O grande número de soluções existentes voltadas ao GED deve-se às inúmeras necessidades levantadas pelas organizações, envolvendo as mais diversas áreas e ramos de negócios (CENADEM, 2002).

4.1 Definição de GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma configuração de equipamento, software e, normalmente, de recursos de telecomunicações baseada

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Digitalização é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuários.

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em computador e automatizada que armazena e gerencia imagens de documentos – e seus índices codificados – que podem ser lidas por maquinas e processadas por computadores para recuperação sob solicitação. Os sistemas de GED preservam as características visuais e espaciais e a aparência do documento original em papel. O documento pode ser exibido ou impresso em papel onde quando necessário em apenas alguns segundos.

Na maioria dos sistemas de GED, os scanners são utilizados para converter documentos em papel ou imagens de microfilmes em imagens eletrônicas digitalizadas (imagens digitais). Embora as imagens eletrônicas possam ser armazenadas em qualquer mídia compatível com computador, elas geralmente requerem uma quantidade substancial de espaço de armazenamento, para leitura por maquinas. Devido à sua alta capacidade de armazenamento, os discos ópticos são os mais apropriados para tais sistemas. Após a digitalização, as imagens eletrônicas dos documentos são gravadas em discos ópticos em locais controlados por software.

Observe que, embora a maioria das imagens eletrônicas sejam inseridas no sistema por meio de digitalização, outras técnicas podem ser utilizadas. A conversão de informações de outros sistemas eletrônicos, como o CAD (projeto auxiliado por computador), também é possível.

A Figura 2 ilustra o processo de digitalização de documentos desde sua preparação, com redigitalização se preciso até a gravação.

Figura 2: Processo de Digitalização de Documentos Fonte: http://redes.ritacris.com/redes_10ano/exercicios/exercicio3.html

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4.2 Vantagens e benefícios do GED

Conforme exposto acima, o GED preserva as características originais dos documentos aposto em papel. O documento pode ser exibido ou impresso em papel onde e quando necessário em apenas alguns segundos.

Uma das grandes vantagens do GED, segundo Avedon (1999), é a capacidade de capturar, recuperar e transmitir documentos contendo todos os tipos de informação, tais como: manuscritas, criadas por computador, diagramas, fotografias, desenhos de engenharia, impressões digitais, assinaturas, etc.

Vejamos as principais vantagens ainda de acordo com Avedon (1999, p. 23): a) Redução de custos: a distribuição dos documentos é mais barata e

eficiente: microcomputadores espalhados pela organização permitem o acesso e a produção de cópias descentralizada; b) Com o documento digitalizado em meio óptico, o acesso é rápido

(informações on-line); c) Acesso a documentos via Internet Rede Local, Internet, Intranet,

Extranet ou via linhas discadas em qualquer lugar da instituição; d) Segurança das informações. Apenas as pessoas autorizadas têm

acesso aos respectivos documentos; Já Koch (1998, p. 52) cita como principais benefícios do GED: a) Economia de espaço físico, pois um arquivo metálico de 4 gavetas, com capacidade de 22.000 documentos, pode ser facilmente acomodado em 1GB de espaço de disco. Um equipamento com capacidade para 186GB, ou 4 milhões de documentos, pode ser acomodado no mesmo espaço do arquivo metálico; b) Gerenciamento e a preservação de documentos: a degradação dos documentos é interrompida, pois, documentos eletrônicos não sofrem a ação do tempo nem são manipulados diretamente, as cópias (impressas ou eletrônicas) são produzidas para tal fim, caracterizandose como principal benefício em se tratando de documentos de arquivo; c) Melhoria no atendimento ao cliente (qualidade); d) Documentos compartilhados em rede de computadores;

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e) Economia de papel, já que os documentos estarão disponíveis em mídia eletrônica digital, fazendo mínimo o uso do papel; Avedon (1991) chama atenção para o cuidado que se deve ter ao implantar um sistema de GED. Segundo o autor "é preciso analisar cuidadosamente os sistemas que a organização já possui dos pontos de vista organizacional, econômico e do usuário, visualizando as vantagens que se pode obter utilizando a tecnologia GED".

Caso contrário algumas desvantagens podem surgir conforme afirma Castro; Gasparian (2007, p.69): Aumento de custos, pois os equipamentos têm um custo alto em relação aos outros sistemas de gerência de documentos, e se o sistema for mal planejado, ele poderá nunca chegar a funcionar da maneira desejada ocasionando lentidão na localização de documentos e conseqüentemente falta de agilidade nos processos organizacionais das empresas. Existe ainda o problema da mudança constante das tecnologias empregadas, podendo encontrar num contexto atual, sistemas com cinco anos de existência obsoleto.

Depois que as informações de um documento são convertidas em formato eletrônico, o documento pode ser armazenado, recuperado, transmitido, exibido, processado ou impresso rapidamente através de técnicas como Document Imaging, que permite que todos os arquivos de documentos em papel sejam convertidos para o meio digital.

Dentro deste contexto, considerando a importância da documentação como elemento essencial para auxiliar as organizações de forma a contribuir e apoiar à execução dos processos, a gestão documental através de GED pode se caracterizar em uma ação de otimização das atividades governamentais, proporcionando agilidade no processo de disseminação e no acesso às informações com mais confiabilidade e eficiência.

Levando-se em consideração o que foi escrito por Baldam (2003); Gingrande (2003); Dutra (2001) e Fantini (2001), é possível relacionar os seguintes benefícios de se implantar o GED: a) Aumento da satisfação do usuário; b) Incremento à produtividade; c) Acesso imediato e multi-usuário a qualquer informação; d) Alta velocidade e precisão na localização de documentos; e) Melhor controle dos documentos;

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f) Redução do espaço físico de armazenagem; g) Minimização de perdas e extravio de documentos; h) Integração com outros sistemas e tecnologias; i) Disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos; j) Gerenciamento e otimização do workflow; k) Maior agilidade nas transações entre empresas; l) Proteção do patrimônio; m)Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo; Outras vantagens apontadas por Gingrande (2008) é poder procurar os documentos num único lugar, apesar de eles estarem armazenados em diferentes lugares; busca por palavra chave no conteúdo dos documentos; navegação por tópicos (categorias); e categorização automática de documentos.

Um dos maiores benefícios do GED é facilitar o armazenamento de cópias de segurança dos documentos. Pode-se fazer cópia física de todos os documentos em papel, mas isto pode ser caro e pode exigir muito espaço físico. Já se os documentos estiverem num GED, é bastante simples fazer backups e os mesmos podem ficar guardados em locais diferentes, para proteção contra desastres naturais.

Uma das grandes vantagens do GED é a capacidade de capturar, recuperar e transmitir documentos contendo todos os tipos de informações, como: a) Manuscritas b) Criadas por computador c) Diagramas d) Fotografias e) Desenhos de engenharia f) Impressões digitais Apesar de o GED trazer todos estes benefícios, os usuários precisam investir um mínimo de tempo necessário para aprender a usar as funcionalidades da ferramenta (GINGRANDE, 2003) e poder aproveitar todos estes benefícios citados neste item.

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4.3 Document Imaging - DI

Um grande número de documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição (PRODIMAGE, 2009).

O DI utiliza programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega equipamentos específicos para a captação, armazenamento, visualização, distribuição e impressão das imagens (PRODIMAGE, 2009). É importante diferenciar digitalização de digitação. A Figura 3 mostra a tecnologia de DI que consiste na imagem captada através de scanner. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. Diferentemente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado, a imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres (PRODIMAGE, 2009).

Figura 3: Digitalização de documentos

4.4 Workflows - Gerenciando Fluxos de Trabalho

Para DUTRA (2001), o termo fluxo de trabalho ou Workflow, refere-se ao modo como os documentos são processados. São sistemas que permitem a

23

automatização e o controle de processos de trabalho, organizando trâmites e prazos, sincronizando pessoas, tarefas e documentos. Um sistema de GED integra e encaminha automaticamente o fluxo de documentos em formato eletrônico de estação de trabalho para estação de trabalho, ao longo de uma organização. Os documentos e arquivos não são simplesmente armazenados e recuperados, mas sim utilizados na condução de transações de negócios.

A partir de uma maior difusão e disponibilidade de fornecedores de softwares de GED no mercado, um novo formato tornou-se padrão de fato, o Tagged Image File Format (TIFF).

Em paralelo a essas tecnologias que são padrões no mercado de GED, a empresa americana Adobe lançou o Portable Document Format (PDF), como um formato portável e universal para o envio e pré-formatação de impressão de documentos, o qual está contido em uma linha de produtos denominada Adobe Acrobat. Os produtos da Adobe oferecem grandes facilidades, como indexação textual dentro do próprio documento PDF, tratamento homogêneo por parte do algoritmo quanto ao uso de cores (documentos preto e branco e coloridos) e autoajuste na impressão. Outra característica importante é a possibilidade de criptografar a imagem criada, necessitando de uma senha para visualizar o documento (ADOBE, 2002).

Logo depois de lançar o formato PDF no mercado e tendo conseguido difundir

suas

ferramentas

geradoras

de

arquivos

PDF

em

áreas

como

documentação técnica, catálogos, arte final etc., a Adobe disponibilizou a ferramenta Acrobat Reader gratuitamente, difundindo ainda mais a tecnologia PDF para distribuição de documentos e também levantando o interesse de desenvolvedores de ferramentas GED a portar seus produtos para este formato Quanto ao tamanho de arquivos, foi realizado um estudo comparativo (ver Quadro 01) do tamanho de diferentes tipos de arquivos de imagem, para páginas preto e branco e páginas coloridas, evidenciando outra vantagem do formato PDF, que é ocupar pouco espaço (BORGES, 2000)

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Páginas P&B

Formato do Arquivo

Páginas Coloridas

(11,5 cm x 17,8 cm) (7,14cm x 10,68cm)

PDF (Portable Document Format)

34 Kb

16 Kb

JPEG (Joint Picture Experts Group)

34 Kb

16 Kb

TIF (Tagged Image File)

74 Kb

43 Kb

GIF (Graphics Interchange Format)

76 Kb

40 Kb

PSD (Photoshop format)

82 Kb

62 Kb

PCX (Zsoft Paintbrush format)

97 Kb

64 Kb

BMP (Windows Bitmap format)

280 Kb

60 Kb

WMF (Windows Meta File)

282 Kb

61 Kb

EPS (Encapsuled Post Script)

573 Kb

135 Kb

Quadro 1: Comparativo entre os tamanhos de arquivos Fonte: (BORGES, 2000, p. 22)

Além do tamanho acima, verificamos as características e processamento entre os formatos PDF e TIFF no comparativo (ver Quadro 02) e sua capacidade de reconhecimento óptico de caracteres OCR (PDF WORLD, 2002.)

CARACTERÍSTICAS

PDF

TIFF

Indexação textual - P/B

SIM

SIM (depende do OCR)

Indexação textual – Colorido

SIM

NAO

Reprodução fiel do documento original

SIM

Dimensões originais do documento na Impressão

SIM (apenas P/B)

SIM

NAO Sim (depende do

Criptografia de acesso a imagens

SIM

Ferramentas gratuitas de visualização

SIM

SIM

Ferramentas gratuitas para criação

SIM

SIM

SIM

NAO

Diminuição de tamanho quanto ao arquivo Original

gerenciador)

Quadro 2: Comparação entre os formatos TIFF e PDF Fonte: (PDF WORLD, 2002)

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Os quadros acima demonstram que o padrão de arquivo PDF é o mais utilizado além de se tronar através de acordos internacionais o padrão de arquivos digitais com o uso do PDF/A3 3 .

Em geral, os sistemas de GED têm provado ser vantajosos em órgãos governamentais e empresas, praticamente em todos os setores, e também na área acadêmica.

3

PDF/A: Aprovado pela ISO em maio de 2005, o padrão PDF/A oferece suporte à preservação a longo prazo de documentos digitais. Ao utilizarem o Acrobat 9, gerentes de registros, arquivistas e profissionais da área de conformidade com padrões setoriais podem facilmente preservar e proteger documentos eletrônicos importantes e informações como documentos totalmente pesquisáveis e protegidos em conformidade com o padrão PDF/A

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5 EFICIÊNCIA E TRANSPARÊNCIA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

5.1 A Questão da Eficiência

O princípio da eficiência foi inserido na Constituição com o objetivo de transformar o modelo de administração burocrática em administração gerencial, fundamentado no neoliberalismo, corrente de pensamento que defende o Estado mínimo, aquele em que a sua atuação fica restrita apenas às áreas imprescindíveis da vida social.

O modelo de administração gerencial aproxima a ação estatal das administrações privadas, que buscam sempre atingir resultados, minimizar os custos e reduzir os controles das atividades-meio. Esse controle é o grande responsável pela falta de agilidade e aumento dos custos da máquina estatal, um exemplo disso é a necessidade da prévia licitação para a realização dos contratos administrativos.

Os processos, geralmente, são longos, burocráticos e cheios de exigências legais, que se não cumpridas anulam o procedimento e exigem que novos procedimentos sejam iniciados.

A eficiência como princípio assume duas vertentes. A primeira é organizar e estruturar a máquina estatal para torná-la mais racional para que as necessidades da sociedade sejam alcançadas de forma mais satisfatória. E a segunda, é regular a atuação dos agentes públicos buscando que esses tenham um melhor desempenho possível a fim de atingirem os melhores resultados.

A máquina estatal brasileira por ser tradicionalmente burocrática não acompanhava a dinâmica dos países desenvolvidos, mas com a globalização e o interesse do Estado brasileiro em se aproximar das grandes nações, surgiu a necessidade de modernizar suas ações e torná-la mais eficiente.

Para tanto o princípio da eficiência, que até então, era um princípio implícito, balizado pelos princípios da moralidade e finalidade da administração pública, tornou-se explícito, ganhando força e vinculando a atuação da Administração de forma mais rígida.

27

A eficiência na administração pública passou a ser de obediência obrigatória.

Conforme parágrafo terceiro do artigo 37 da Constituição Federal, incluído pela Emenda 19: [...]a lei disciplinará as formas de participação do usuário na administração pública direta e indireta, regulando especialmente: I – as reclamações relativas à prestação dos serviços públicos em geral, asseguradas a manutenção de serviços de atendimento ao usuário e a avaliação periódica, externa e indireta, da qualidade dos serviços; II – o acesso dos usuários a registros administrativos e a informações sobre atos de governo, observado o disposto no art.º 5.º, X e XXXIII; III – a disciplina da representação contra o exercício negligente ou abusivo de cargo, emprego ou função na administração pública.

Com isto, o cidadão passa a ser agente da Reforma do Estado, com o papel de fiscal dos serviços e atividades da Administração Pública, passa a ter o direito de questionar a qualidade das obras e dos serviços ofertados, diretamente pelo Estado ou por entes contratados.

Sobre o tema, explica MEIRELES (1999, p. 60): Dever de eficiência é o que se impõe a todo agente público de realizar suas atribuições com presteza, perfeição e rendimento funcional. É o mais moderno princípio da função administrativa, que já não se contenta em ser desempenhada apenas com legalidade, exigindo resultados positivos para serviço público e satisfatório atendimento das necessidades da comunidade e de seus membros.

5.2 A Questão da Transparência

Para que a interação entre sociedade e poder público ocorra de forma clara e transparente, os conceitos de publicidade e eficiência da Administração Pública devem ser tomados como elementos fundamentais pela administração pública e devem nortear as estratégias de adoção do GED. Um dos principais fundamentos da transparência dos atos governamentais é a garantia de acesso dos cidadãos às informações coletadas, produzidas e armazenadas pelas diversas agências estatais. Na relação com o poder público, o acesso livre e transparente protege o cidadão de intromissões indevidas e atos arbitrários por parte dos governos e, por outro lado, é précondição para a participação do cidadão e dos grupos organizados da sociedade nos processos políticos e na gestão da coisa pública e, portanto, para uma democrática mais efetiva (FREY et al., 2002).

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E a Constituição Federal de 88 destaca em seu quinto artigo que todos têm direito ter acesso a informações, de seu interesse particular ou coletivo conforme inciso transcrito a seguir: Art. 5º XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado (BRASIL, 1988).

Não basta, entretanto, simplesmente ofertar acesso às grandes massas de dados, sem um tratamento prévio de tal forma que o caminho do usuário a informação desejada seja facilitado e viável, seja por meio de recursos de busca diferenciados, seja por meio de informações complementares que auxiliem no processo de recuperação.

Um aspecto importante refere-se à opacidade informacional da selva burocrática, que impossibilita ao cidadão chegar sem maiores problemas às informações requisitadas (FREY et al., 2002).

Ou ainda conforme afirma Drucker (1999) Uma “base de dados”, por maior que seja, não é informação. Ela é minério de informação. Para que a matéria prima se transforme em informação, ela precisa ser organizada para uma tarefa, dirigida para desempenho específico, aplicada a uma decisão.

Cabendo, aos cidadãos, portanto, a tarefa de cuidar de seu patrimônio comum, mas não se trata de tarefa fácil.

A burocracia impera e os processos tendem a ser complexos com o intuito de aumentar o controle e de se evitar desvios. Mas esta complexidade tende a manter o cidadão comum distante deste processo, até pela dificuldade de se entender o que realmente está sendo feito, como está sendo pago, a quem e de que forma.

Os governos devem, portanto, buscar formas de simplificar a apresentação destes dados de tal forma a favorecer um entendimento o mais amplo possível por parte da sociedade com relação á forma com que os recursos estão sendo empregados.

29

A apresentação clara e transparente dos objetivos, dos recursos aplicados e de outras informações necessárias para a compreensão dos processos decisórios é fundamental para que a sociedade possa cobrar resultados e criticar omissões de seus governantes e representantes políticos (FOWLER, 2000).

Tornou-se cada vez mais evidente que os órgãos públicos não podem mais se restringir a reagir – de forma passiva – às demandas de informação, mas precisam assumir uma postura pró-ativa, considerando a gerência e a disponibilização de informações uma função essencial do serviço público (FREY et al., 2002).

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6. METODOLOGIA

Segundo Galliano (1986), todas as acepções da palavra “método” registradas nos dicionários estão ligadas à origem grega methodos, que significa “caminho para chegar a um fim”.

Goldenberg (1997) define o método como a observação sistemática dos fenômenos da realidade através de uma sucessão de passos, orientados por conhecimentos teóricos, buscando explicar a causa desses fenômenos, suas correlações e aspectos não-revelados.

A característica essencial do método científico é a investigação organizada, o controle rigoroso das observações e a utilização de conhecimentos teóricos.

(BARROS; LEHFELD, 1986)

6.1 Procedimentos Metodológicos

A pesquisa ora apresentada caracteriza-se como indutiva, quanto ao seu método. De acordo com Gil (1999), o método indutivo percorre o cominho inverso ao dedutivo, partindo do particular, por meio da observação criteriosa dos fenômenos concretos da realidade e das relações existentes entre eles, para se chegar à generalização. Ela possui natureza qualitativa, porque pretende realizar uma análise da literatura comparando-a com a realidade apresentada, sem a pretensão de efetuar medições ou fazer uso de técnicas estatísticas. De acordo com Deslantes et al. (1994, p. 21), a pesquisa qualitativa [...] trabalha com o universo de significados, motivos, aspirações, crenças, valores e atitudes, o que corresponde a um espaço mais profundo das relações, dos processos e dos fenômenos que não podem ser reduzidos à operacionalização das variáveis.

Esta pesquisa tem objetivo exploratório, pois, pretende explorar dados bibliográficos com o intuito de apresentar as teorias existentes sobre Gestão

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Eletrônica de Documentos ao mesmo tempo em que pretende solucionar um problema especifico. Segundo Gil (1988, p. 45), a pesquisa exploratória: [...] tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema com vistas a torná-lo mais explicito ou construir hipóteses. Pode-se dizer que as tais pesquisas tem como objetivo principal o aprimoramento de idéias ou a descoberta de intuições. Seu planejamento é, portanto, bastante flexível, de modo que possibilite a consideração dos mais variados aspectos relativos ao fato estudado.

Quanto a sua técnica, esta pesquisa é caracterizada como bibliográfica e como um estudo de caso. De acordo com GIL (2010, p. 29,30): A pesquisa bibliográfica é elaborada em material já publicado.

Tradicionalmente, esta modalidade de pesquisa inclui material impresso, como livros, revistas, jornais, teses, dissertações e anais de eventos científicos. [...] A principal vantagem da pesquisa bibliográfica reside no fato de permitir ao investigador a cobertura de uma gama de fenômenos muito mais amplos do que aquela que poderia pesquisar diretamente.

De acordo com Acevedo e Nohara (2009, p. 50): O estudo de caso caracteriza-se pela análise em profundidade de um objeto ou um grupo de objetos, que podem ser indivíduos ou organizações. É um método que compreende o planejamento, as técnicas de coleta de dados e as abordagens de análise dos dados. É um delineamento que se preocupa com questões do tipo “como” e “por que”.[...].O estudo de caso é uma forma de investigar um assunto seguindo-se um conjunto de procedimentos predeterminados.

Com vista a alcançar o objetivo estabelecido neste trabalho, qual seja verificar que a Gestão Eletrônica de Documentos contribui para a transparência e eficiência da Administração Pública, foi realizada uma ampla pesquisa bibliográfica no que tange o assunto e aplicabilidade da GED como ferramenta de auxílio para o gestor publico, visando o aprimoramento das atividades públicas, por ele desenvolvidas.

O instrumento para coleta dos dados será o questionário, ou seja, uma serie de perguntas que deveram ser respondidas por escrito sem a presença do pesquisador. Este instrumento permitira coletar os resultados de forma mais clara e segura.

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6.2 Cronograma

ATIVIDADES

JUL

Revisão Bibliográfica

AGO

SET

OUT

NOV

DEZ

X

Ampliar o conceito sobre GED

X

Leitura e fichamento de obras

X

Definição e aplicação de

X

questionário Coleta e seleção de dados

X

Análise do material

X

Redação provisória

X

Entrega ao Orientador

X

Revisão e redação final

X

Entrega ao Coordenador

X

Defesa da Monografia

X

Quadro 3: Cronograma para realização de pesquisa Fonte: Elaborado pelos autores

33

6.3 Orçamento

MATERIAL PERMANENTE Item

Descrição

Quant.

01

Livro de metodologia (Como elaborar 01

Custo Unt. Total R$ 49,90

49,90

R$ 32,90

32,90

R$ 40,60

40,60

01

R$ 26,25

26,25

da 01

R$ 44,00

44,00

Projetos de Pesquisa, Gil, Antonio Carlos) 02

Livro de metodologia (Monografia no curso 01 de administração, Acevedo, Claudia Rosa)

03

Livro de metodologia (Manual de Trabalho 01 Monográficos , NEGRA, Carlos M. Serra)

05

Livro Gestão da Informação nas Organizações

06

Livro

Princípios

da

Eficiência

Administração Pública 07

Livro Documentos Eletrônicos

01

R$ 22,00

22,00

08

Livro de Introdução Gestão Pública

01

R$ 29,60

29,60

09

Livro Gestão Pública

01

R$ 60,66

60,66

10

Livro Gestão de Conteúdo 360º

01

R$ 36,90

36,90

Total 342,81 MATERIAL DE CONSUMO Item

Descrição

Quant.

Custo Unt. Total

01

Resma de papel

02

R$ 13,50

27,00

02

Toner laser

01

R$ 70,00

70,00

03

Encadernação

10

R$ 2,00

20,00

Total 117,00 Total Geral 459,81 Quadro 4: Orçamento para realização de pesquisa Fonte: Elaborado pelos autores

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REFERÊNCIAS

ADOBE. Adobe Systems Inc. Empresa desenvolvedora e distribuidora da linha de produtos Adobe Acrobat. Disponível em: <http://www.adobe.com.br>. Acessado em: 23 mai. 2010.

AVEDON, Don M. GED d e A a Z : tudo sobre gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: Cenadem, 2002..

BALDAM, Roquemar, VALLE, Rogério, CAVALCANTI, Marcos. GED: gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: Érica, 2004. 204 p.

BORGES, K. S. Bibliotecas digitais: um sistema para o controle de empréstimos e devoluções de objetos digitais. 2000. 80 p. Dissertação (Mestrado em Ciência da Computação) - Faculdade de Informática, Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul - PUC-RS.

BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. 35. ed., atual. e ampl. São Paulo: Saraiva, 2005.

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DRUCKER, P. F. Administrando em tempos de grandes mudanças. São Paulo: Pioneira, Publifolha, 1999.

DUTRA, Ângelo Leão. Uma metodologia para a implantação de Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos baseado na experiência de Rondônia Santa Catarina, 2001 Dissertação (Mestrado) pós-graduação em Ciência da Computação, Universidade Federal Santa Catarina.

FREY, K.; CEPIK, M.; VAZ, J. C.; EISENBERG, J.; FOWLER, M. B.; ASSUMPÇÃO, R. O. O acesso à informação. In: SPECK, Bruno Wilhelm (org). Caminhos da

35

transparência: análise dos componentes de um sistema nacional de integridade. Campinas: Unicamp, 2002.

FANTINI, Sérgio Rubens. Aplicação do Gerenciamento Eletrônico de documentos: Estudo de caso de escolha de soluções Santa Catarina, 2001.

Dissertação (Mestrado) PPGEP, Universidade Federal de Santa Catarina.

GIL, Antonio Carlos, Como elaborar projeto de pesquisa. 5ª Ed. São Paulo: Atlas, 2010.

GINGRANDE, Arthur. Introduction to document management. AIIM E – Doc Magazine, p. 21, Mar./Apr. 2008.

KOCH, Walter W. Gerenciamento eletrônico de documentos: conceitos, tecnologias econsiderações gerais. São Paulo: Cenadem, 1998.

MACEDO, Geraldo Majela Ferreira de. Bases para implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos: estudo de caso. Disponível em: <http://www.tede.ufsc.br/teses/PEPS2944.pdf> Acesso em: 04 maio 2010.

MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 10ª ed. São Paulo: Malheiros, 1999.

PONTIFICIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MINAS GERAIS. Padrão PUC Minas de normalização: normas da ABNT para apresentação de trabalhos científicos, teses, dissertações e monografias/ Elaboração Helenice Rêgo dos Santos Cunha.

Belo Horizonte: Puc Minas, ago, 2008.

SANT’ANA, Ricardo César Gonçalves. Tecnologia e gestão pública municipal: mensuração da interação com a sociedade. São Paulo: Cultura Acadêmica, 2009.

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APÊNDICES

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Apêndice 1: Roteiro para Elaboração de Coleta de Dados

1.

Delimitar locais de aplicação do Questionário;

2.

Elaboração das questões do Questionário;

3.

Construção do Questionário;

4.

Aplicação do Questionário

5.

Coleta dos dados;

6.

Análise dos dados do questionário

7.

Exposição dos dados

8.

Conclusão dos dados