UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA Código EDCG/ATJ FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Revisión AUDITORIA ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Fecha 24/10/2008 DE RRHH CENTRO UNIVERSITARIO DE PETEN Página
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“Manual De Recursos Humanos De La Empresa Fabrica de Muebles Tayazal”
PRESENTADO POR:
EDWIN DOMINGO COTOM GUZMAN TOMAS AJ JORGE
0218-01-08480 0218-04-09488
Guatemala, Octubre 24 de 2008. 0 0
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MANUAL DE RECURSOS HUMANOS DE:
Inversiones Mayas, S.A. Aldea Ixlu, Flores Tel: 79267865 y fax: 79266740 Página Web: www.Mueblestayazal.com Correo Electrónico: ventasixlu@tayazal.com
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TABLA DE CONTENIDOS Tabla de Contenidos………………………..………………….................................................2-4 Introducción……………………………………………………………………………………….5 Antecedentes del manual………………………………………………………………………….6 Justificación Del Manual………………………………………………………………………….7 Objetivos (general, específico)……………………………………………………………………8 Antecedentes de la empresa, reseña histórica, justificación ¿Por qué surgió la empresa?..............9 Misión, Visión…………………………………………………………………………………...10 Organigrama general de la empresa (nuestra organización interna)……………………………..11 Valores…………………………………………………………………………………….12,13,14 Políticas………………………………………………………………………………………15-16 Análisis, Diseño y descripción de cargos………………………………………………………17 Introducción……………………………………………………………………………………...18 Antecedentes……………………………………………………………………………………..19 Justificación…………………………………………………………………………………...…20 Descripción de puestos……………………………………………………………………….20-35 Evaluación Del Desempeño…………………………………………………………………….36 Introducción……………………………………………………………………………………...37 Antecedentes……………………………………………………………………………………..38 Justificación……………………………………………………………………………………...39 Principios básicos que sustentan de evaluación de desempeño………………………………….30 Objetivos…………………………………………………………………………………………41 Usos del sistema de evaluación de desempeño…………………………………………………..42 Procedimientos………………………………………………………………………….........43-57 Inducción………………………………………………………………………………………..59 Introducción……………………………………………………………………………………...60 Antecedentes……………………………………………………………………………………..61 2
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Justificación……………………………………………………………………………………...62 Objetivos…………………………………………………………………………………………63 Procedimiento…………………………………………………………………………………....64 Capacitación Y Desarrollo……………………………………………………………………..65 Introducción……………………………………………………………………………………...66 Antecedentes……………………………………………………………………………………..67 Justificación……………………………………………………………………………………...68 Objetivos…………………………………………………………………………………………69 Procedimientos……………………………………………………………………………….70-71 Reclutamiento…………………………………………………………………………………...72 Introducción……………………………………………………………………………………...73 Antecedentes……………………………………………………………………………………..74 Justificación……………………………………………………………………………………...75 Objetivos…………………………………………………………………………………………76 Procedimiento………………………………………………………………………………...77-78 Selección………………………………………………………………………………………....79 Introducción……………………………………………………………………………………...80 Antecedentes……………………………………………………………………………………..81 Justificación………………………………………………………………………………….......82 Objetivos…………………………………………………………………………………………83 Procedimientos y modelos utilizados………………………………………………………...84-92 Auditoria de recursos Humanos……………………………………………………………….93 Introducción……………………………………………………………………………………...94 Antecedentes……………………………………………………………………………………..95 Justificación……………………………………………………………………………………...96 Objetivos…………………………………………………………………………………………97 Procedimiento…………………………………………………………………………….…98-109 3
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Seguridad E Higiene…………………………………………………………………………..110 Introducción…………………………………………………………………………………….111 Antecedentes……………………………………………………………………………………112 Justificación…………………………………………………………………………………….113 Objetivos………………………………………………………………………………………..114 Procedimiento……………………………………………………………………………...115-119 Administración De Salarios………………………………………………………………......120 Introducción…………………………………………………………………………………….121 Antecedentes……………………………………………………………………………………122 Justificación…………………………………………………………………………………….123 Objetivos………………………………………………………………………………………..124 Procedimiento……………………………………………………………………………...125-140 Relación Obrero-Patronal………………………………………………………………….…141 Introducción…………………………………………………………………………………….142 Antecedentes……………………………………………………………………………………143 Justificación…………………………………………………………………………………….144 Objetivos………………………………………………………………………………………..145 Procedimiento……………………………………………………………………………...146-153 Bibliografía……………………………………………………………………………………..154
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INTRODUCCIÓN
Para la Empresa de Producción y Comercialización de Muebles “Tayazal” un manual de recursos humanos es definido como un conjunto de objetivos de acciones y metodologías establecidas para dirigir y controlar las diferentes áreas y departamentos del mismo ya que es una herramienta de trabajo valiosa que le permitirá al departamento de recursos humanos realizar todos los procedimientos adecuados de las diferentes áreas tales como: Reclutamiento, Selección, Análisis, diseño y descripción de cargos, Inducción, Evaluación del desempeño, Capacitación y desarrollo, Auditoria de Recursos Humanos, Salud y Seguridad ocupacional, Administración de Salarios y Relación Obrero Patronal. Sabiendo manejar todas estas áreas se logra administrar una empresa eficaz y eficientemente. Sin duda alguna el área de Recursos Humanos juega un papel muy importante en este proceso, debido a que gracias a dicha área se cuenta con métodos que proporcionan orden. Con base a lo expuesto anteriormente es necesario describir cada área individualmente por lo que más adelante se describen los procedimientos de cómo se maneja cada área.
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ANTECEDENTES No se puede hablar de forma separada del origen de la administración de recursos humanos, como se le conoce actualmente, sin mencionar el derecho laboral y la administración científica, así como otras disciplinas. Nos referimos al derecho laboral porque al parecer este como una consecuencia de la exigencia de la clase trabajadora, a fin de que se reglamentara el trabajo, se pensó que bastaría aplicar los preceptos legales en forma fría para la obtención de buenos resultados, pero se encontró que las relaciones que se requerían necesitaban estudio, entendimiento y la elaboración de una buena serie de principios para la buena práctica de los mismos, ya que se hablaba de conceptos relativos a sueldos, prestaciones, contrataciones, etc., que necesitaban más de una mera improvisación. Así mismo los principios de Taylor y Fayol pusieron las bases de la administración, a través de la coordinación, dirección y, por tanto, del mejor empleo de los recursos humanos que intervienen en el trabajo. El mismo Taylor viendo la importancia del área, creo las oficinas de selección. La organización funcional trajo la aparición de especialistas en las áreas de mercados, finanzas, producción y en igual forma empezaron a aparecer en Estados Unidos los departamentos de relaciones industriales, como consecuencia de la necesidad de poner en manos de expertos una función tan importante y dejar de improvisar en tal área. En nuestro país, la llegada de libros extranjeros, en los que se hablaba de este nuevo concepto hizo surgir la inquietud por el mismo. Se percibió al igual que en otras partes, que esta función no consistía solamente en la elaboración de nóminas y pagos al Seguro Social sino que día a día se hacían más complicadas y que no bastaba con el jefe de personal que pretendía ser amigo de todos. Se hace necesario unir muchísimos conocimientos para poder realizar esta función en forma correcta. Es por ello que se ha incluido como parte fundamental en algunas carreras universitarias, este espacio importantísimo. Puede decirse que la administración de recursos humanos es multidisciplinaria pues requiere el concurso de múltiples fuentes de conocimientos.
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JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
Fábrica de Muebles Tayazal, consciente de la situación y de las tendencias hacia las que se dirige la misma; tiene el gran reto de continuar en la conquista de brindar los mejores servicios. Esto se logrará con la solidez que brinda su filosofía institucional, que en sí misma, es ya una garantía para enfrentar este desafío. Además, la institución, tiene un objetivo muy claro, al cual dirige todas sus estrategias. La empresa hoy en día, se encuentra seriamente preocupada por el futuro ya que, cada día la tecnología va extendiéndose cada vez más, es por ello que para cumplir con sus objetivos necesita la ayuda de un Departamento de Recursos Humanos. Sin duda alguna los cambios que se avecinan serán muy impactantes, y como actualmente se continuará exigiendo en la institución un creciente profesionalismo con el objeto de brindar un mejor servicio. Actualmente cuenta con un equipo de profesionales que combina personal con experiencia, lo que le permite brindar un servicio mucho más eficiente y rápido.
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INTRODUCCION
Los recursos humanos para Fábrica de Muebles Tayazal, son muy valiosos ya que reflejan la parte interna de la empresa, tanto cualitativamente como cuantitativamente, representando una parte significativa del total de gastos que durante el ejercicio económico incurre la empresa, incidiendo de forma directa o indirecta en el resultado de la compañía, o bien activándose como mayor valor de ciertos elementos. Las auditorias además de identificar focos rojos dentro del de nuestra empresa, sirven también para detectar al personal que sea responsable en sus actividades, para determinar los objetivos que se han postulado, para efectuar muestreos de los registros, para verificar si las políticas y objetivos van acorde con lo que se postuló, para preparar un informe, para desarrollar un plan de acción en caso de que sea necesario y a la vez darle un seguimiento.
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ANTECEDENTES
La auditoría de Recursos Humanos nace en nuestra empresa por la necesidad de brindar un mejor servicio a los clientes, ya que éste se concentra en atender diferentes áreas tales como: la carpintería, ventas y distribución. El proceso de auditoría interna en nuestra organización, anteriormente no se realizaba, debido a que no se contaba con un sistema altamente sistematizado y especialmente un área de Recursos Humanos que coordinara dicho proceso. A lo largo del tiempo se dio cuenta que era sumamente importante revisar y controlar las actividades de las diferentes áreas y departamentos por lo que tomó la decisión de realizar programas de auditoria para supervisar dichas actividades. Al implementar el proceso de auditoria se dio cuenta que contaba con un personal que realizaba sus funciones de manera ineficiente. Por lo tanto conforme ha ido evolucionando la empresa los programas de auditoria también han ido mejorando.
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JUSTIFICACION
Para Fábrica de Muebles Tayazal, es muy importante contar con personas que supervisen y controlen las actividades que se realizan en el mismo. Para lograr dicho propósito la empresa debe contar con un programa de auditoria bien definido que proporcione controlar todas las áreas y departamentos del mismo. Pues todo auditor debe tener conocimiento de cómo evaluar las áreas y departamentos. Para que la organización tenga éxito en la ejecución de sus funciones se debe hacer auditoria cada 6 meses, pues gracias a estas se dan recomendaciones para que ya no se cometan los mismos errores. Por lo antes mencionado es necesario contar con el personal adecuado y altamente calificado para realizar dicha auditoria, es decir que se debe contratar buenos auditores con experiencia suficiente para que implementen los métodos adecuados.
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OBJETIVOS Evaluar en qué medida la empresa cuenta con un conjunto de normas, procedimientos y registros que aseguran la prevención de riesgos en materia de personal. Localizar las deficiencias con las que cuenta la organización y sugerirle soluciones, para que no se sigan cometiendo los mismos errores. Mejorar la eficiencia en el uso de materiales y fondos de la empresa, para evitar gastos innecesarios.
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PROCEDIMIENTO La auditoría que se realiza en la empresa se lleva a cabo de manera periódica, de esta manera se podrá tener un mejor control interno y además que estará en constante crecimiento. La auditoría además de identificar focos rojos dentro de la empresa, sirve también para detectar al personal que sea responsable en sus actividades, determinar los objetivos que se han postulado, efectuar muestreos de los registros, verificar si las políticas y objetivos van acorde con lo que se postuló, preparar un informe, desarrollar un plan de acción en caso de que sea necesario y a la vez darle un seguimiento. Toda auditoria de personal cuenta con una serie de etapas las cuales son importantes ya que esto facilita la realización de esta, sobre todo para llegar a un mejor resultado. Cabe señalar también que las etapas son importantes que se tomen en cuenta ya que ayudan a llevar un mejor control y sobre todo un orden en el trabajo que se está realizando y así evitar que la auditoria se convierta en un desorden de papeles que ni siquiera se sabe que es lo que se logró recabar. Los dos principales aspectos previos de esta auditoria son: 1. El diseño de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan más fácil la investigación, la recolección y la precisión de los datos. 2. El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos. Ya que el aspecto humano y aun el administrativo en general, escapa muchas veces a toda medición, en ocasiones tendremos que contentarnos con una determinación de tipo descriptivo o cualitativo. Los dos tipos de auditorías son buenas, la empresa es la que va a decidir y escoger que es lo que quiere y que es lo que más le conviene de acuerdo a sus posibilidades. Análisis de los datos recabados: La parte más importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus causas la determinación de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que vayan apareciendo, etc. También es importante mencionar la discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el auditor pueda formarse en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene nuestra empresa. Primero debe conocer cuál es el proceso de reclutamiento y selección: esto con el fin de conocer cuál es la dinámica de las convocatorias para el reclutamiento si es el más adecuado y para ver si funciona de la mejor manera. Revisar el proceso de capacitación y adiestramiento que se da a los empleados: esto con el fin de contar con una capacitación especializada para cada área y no con cursos que no sean útiles. 13
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INSTRUMENTOS Los instrumentos que se utilizan para la auditoria y sobre todo que permiten obtener información son los siguientes: Entrevista: conversación que se sostiene con un propósito definido y no por la mera satisfacción de conversar. Es una relación directa entre personas por la vía oral, que se plantea unos objetivos claros y prefijados, al menos por parte del entrevistador, con una asignación de papeles diferenciales, entre el entrevistador y el entrevistado, lo que supone una relación asimétrica. Estas son importantes por distintas razones, la primera porque facilita al auditor conocer al trabajador más de cerca y saber la actitud que muestra ante el y la segunda razón ya que es información directa y se puede observar todo. Encuestas de opinión: Es la realización de sondeos, mediante cuestionarios serios con los cuales se puede obtener información más precisa. Esto no compromete mucho a los trabajadores ya que únicamente dan su opinión y no se siente que pueden ser descubiertos. Análisis de registros de recursos humanos: Llevados a cabo para asegurarse que se están cumpliendo con las políticas de la organización, además para cumplir con aspectos legales. Realización de experimentos en caso que no se encuentre solución a algún problema. Esto con el fin de encontrar razones que están perjudicando a la empresa. Realización de comparaciones para la obtención de información externa, para revisar que tan lejos o cerca de la competencia se está. Para conocer cómo se encuentra la empresa con relación a la competencia. Obtener y sobre todo aceptar sugerencias del personal que labora dentro de la organización. Al realizar el informe de toda la información recaudada a través de cualquiera de los instrumentos que el auditor haya seleccionado, este debe de contener una descripción general de las actividades del personal, además de incluir recomendaciones así como también reconocimiento formal de las practicas que están logrando su objetivo; Es muy importante señalar que la auditoria debe ser llevada a cabo de una manera muy dinámica, en donde debe de existir retroalimentación entre la persona que esta auditando y cada uno de los miembros que están siendo auditados para que de esta manera se logre el objetivo deseado, y así ayudar a recabar información suficiente para poder mejorar la situación de la empresa de forma más productiva.
Ese análisis situacional permite poner en práctica una efectiva y constante evaluación del funcionamiento de la política de recursos humanos desarrollada por la organización, en cuanto a los procedimientos de:
Reclutamiento y selección;
Inducción;
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Remuneración;
Beneficios sociales;
Capacitación y desarrollo;
Movimiento planificado del personal (plan de carreras );
Higiene y seguridad de trabajo;
Relaciones formales e informales con los empleados;
Evaluación del desempeño.
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LAS FUNCIONES PRINCIPALES: RECLUTAMIENTO En este sentido, la importancia que adquiere la forma en que se elige al personal es evidente. Personas poco capacitadas provocarán grandes pérdidas a las empresas tanto por errores en los diversos procedimientos, como en tiempo perdido. Igualmente, personas con un carácter no adecuado producirán conflictos, alterando la armonía que debe existir entre los individuos, lo cual inevitablemente afectará el desempeño laboral general. El reclutamiento es un "conjunto de procedimientos utilizados para atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización". A través del reclutamiento la empresa divulga y ofrece al mercado de recursos humanos oportunidades de empleo que pretende llenar. Para ser eficaz el reclutamiento debe atraer un "contingente de candidatos suficiente para abastecer adecuadamente el proceso de selección. Fuentes de reclutamiento: Son los lugares de origen donde se podrá encontrar los recursos humanos necesarios. Anuncios en la prensa: Uno de los métodos más comunes de atraer solicitantes son los anuncios. Si bien periódicos y revistas especializadas son los medios más socorridos, también se utilizan la radio, la televisión, los anuncios en vía pública, los carteles y el correo electrónico. Los anuncios tienen la ventaja de llegar a una mayor cantidad de solicitantes. Los anuncios describen el empleo y las prestaciones, generalmente identifican a la empresa y proporcionan instrucciones sobre cómo presentar la solicitud de trabajo. Esta técnica presenta la desventaja de que puede producirse una caída de solicitudes, o por el contrario encontrar escasa respuesta. Por eso, el psicólogo debe poseer conocimientos acerca de cómo diseñar el anuncio, de manera que se cumplan las expectativas. Resulta importante redactar los avisos desde el punto de vista del candidato. Es erróneo presentar 15
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exclusivamente los requerimientos de la empresa. Siempre es preferible ser breve y conciso. El aviso ideal debe incluir: 1. Las responsabilidades del empleo. 2. La manera en que el interesado debe solicitar el empleo, especificando canales e información inicial a presentar. 3. Los requerimientos académicos y laborales mínimos para cumplir la función.
EL COSTO DE RECLUTAMIENTO. El reclutamiento en nuestra empresa, tiene ventajas y desventajas: VENTAJAS: Reduce eficazmente el número de candidatos al puesto, es decir que se acercan con su documentación solamente aquellos que según información obtenida de las fuentes internas y externas de reclutamiento llenan los requisitos que el cargo vacante exige. Mantiene el listado de los puestos vacantes dentro de la empresa por aquellos que buscan un ascenso en su caso. Identifica y atrae solicitantes capaces a ocupar un puesto dentro de la misma. El costo del reclutamiento no es elevado lo que permite beneficios a la empresa al solicitar nuevo personal. DESVENTAJAS Los perfiles de los puestos vacantes, no siempre son llenados a su cabalidad por personas que cuenten con todos los requisitos, esto se debe a que se manipulan las fuentes internas que los atrajeron. La publicidad para atraer nuevos empleados no es muy interesante, ni creativa.
SELECCIÓN La selección de recursos humanos es un sistema de comparación y de toma de decisión, y para que tenga alguna validez es necesario que se apoye en un patrón o criterio determinado, el cual se toma con frecuencia a partir de las alternativas de información. La función de contratar se asocia íntimamente con el departamento de personal y constituye con frecuencia la razón esencial de la existencia del mismo. Cuando la selección no se efectúa adecuadamente, el departamento de personal no logra los objetivos, ni cumple los desafíos. Una selección desafortunada puede impedir el ingreso a la organización de una persona con gran potencial o franquear el ingreso a alguien con influencia negativa. 16
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Objetivos y desafíos de la selección de personal La información brinda el análisis del puesto proporciona la descripción de las tareas, las especificaciones humanas y los niveles de desempeño que requiere cada puesto; los planes de recursos humanos a corto y largo plazo permiten Conocer las vacantes futuras con cierta precisión y conducir el proceso de selección en forma lógica y ordenada; y los candidatos, que son esenciales para disponer de un grupo de personas entre las cuales se pueda escoger. Estos tres elementos determinan la efectividad del proceso de selección. Hay otros elementos adicionales que también deben ser considerados: la oferta limitada de empleo, los aspectos éticos, las políticas de la organización y el marco legal en el que se inscribe toda la actividad. EL PROCESO El proceso de selección consta de pasos específicos que se siguen para decidir cuál solicitante cubrirá el puesto vacante. La función del administrador de recursos humanos consiste en ayudar a la organización a identificar el candidato que mejor se adecue a las necesidades generales de la organización. Selección interna: En la mayor parte de los casos, el gerente tiende a esperar que se produzca una vacante para proceder a llenar una solicitud de personal nuevo. Es probable que la política interna de la empresa determine que el puesto se debe ofrecer al personal interno por un mínimo de dos semanas antes de ofrecerlo al mercado externo. La evaluación de los candidatos internos puede requerir días de labor. Y es probable que transcurran varias semanas adicionales antes de que ese segundo puesto pueda ser desempeñado por alguien más. El proceso externo de reclutamiento y selección puede añadir semanas al objetivo de llenar una vacante.
Razón de selección: Contar con un grupo grande y bien calificado de candidatos para llenar las vacantes disponibles constituye la situación ideal del proceso de selección. Cuando un puesto es difícil de llenar, se habla de baja razón de selección. Cuando es sencillo llenarlo, se define como un puesto de alta razón de selección. La razón de selección es la relación que existe entre el número de candidatos finalmente contratados y el número total de solicitantes. En la empresa se presentan con frecuencia razones de selección bajas, se puede inferir que el nivel de adecuación al puesto de los solicitantes y de las personas contratadas será bajo. Desafíos de la organización: El proceso de selección no es un fin en sí mismo, es un medio para que la empresa logre sus objetivos. La empresa impondrá límites, como sus presupuestos y políticas que influyen en el proceso. Las metas de la empresa se alcanzarán mejor cuando se impongan pautas claras, propias de la circunstancia específica en que se desempeña. 17
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La estrategia de intervención que se propone en la empresa sería la de iniciar con una entrevista individual de 2 hrs. a cada uno de los integrantes del equipo gerencial de la empresa, incluyendo al Gerente General. El motivo explícito de la entrevista sería el de actualizar, o en su caso elaborar, una descripción de su puesto con el fin de ver la eficacia. La descripción de puestos es un documento breve, normalmente de 4 a 5 páginas, que especifica la razón del ser del puesto en la empresa, sus principales finalidades, su ubicación en el organigrama de la empresa y el ámbito y la dinámica del puesto en la organización. Este documento sirve para varios propósitos, entre los cuales pueden mencionarse los siguientes: 1. Analizar la organización; 2. Identificar necesidades de capacitación y entrenamiento; 3. Evaluación de los puestos; 4. Conocer los resultados sobre los que se puede medir el desempeño del ocupante del puesto; 5. Inducir al puesto a sus nuevos; y 6. Mejorar la comunicación jefe - subordinado. La información recogida a través de las entrevistas de desvinculación y de otras fuentes permiten un análisis de la organización, de su ambiente y consecuentemente una evaluación de los efectos de la política de recursos humanos desarrollada por la organización que determina las alteraciones necesarias, con miras nuevas estrategias que permitan (patrones de calidad) subsanar sus efectos sobre la rotación del personal.
Fábrica de Muebles Tayazal, tiene ventajas y desventajas con respecto a la selección VENTAJAS La entrevista antes y después de la selección permite conocer al aspirante en cuanto a la capacidad y rendimiento que ofrece para el trabajo. La persona que contrata lo hace desde inicios de la empresa, lo cual le asigna mucha experiencia para llevar a cabo las entrevistas a los aspirantes. DESVENTAJAS Las pruebas de conocimientos básicos y habilidades no hacen un aporte importante en la estimación para seleccionar a un nuevo empleado, no cuentan con el valor necesario, según los empleados que se sometieron a dichas pruebas.
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INDUCCION Nuestra Empresa, tiene las siguientes ventajas y desventajas con respecto a la Inducción: VENTAJAS El nuevo empleado se familiariza con su equipo de trabajo, compañeros y actividades que se realizan dentro de la misma. El nuevo empleado conoce el funcionamiento del sistema de trabajo dentro de la empresa y de sus obligaciones dentro del mismo, las reglas y normas que acompañan sus actividades desde el momento en que inician hasta su final. DESVENTAJAS No se llevan a cabo actividades extra laborales para la adaptación rápida de los empleados. CAPACITACION Y DESARROLLO Nuestra empresa cuenta con las siguientes ventajas y desventajas en la capacitación y desarrollo: VENTAJAS La capacitación de empleados hace que se brinden servicios eficientes y eficaces al público. El costo de capacitar no es alto. DESVENTAJA Solo se cuenta con una persona para impartir la capacitación. EVALUACION DEL DESEMPEÑO Analizar las dimensiones de la efectividad en el trabajo. Aplicar técnicas para evaluar el desempeño y la satisfacción en el trabajo así como para solucionar problemas y para orientar y aconsejar el personal. Fungir como consultor en la empresa para proponer estrategias que ayuden a elevar el desempeño del personal. Eficiencia y efectividad en el trabajo. Evaluación del desempeño. Entrevista de evaluación del rendimiento.
FINALIDADES PRINCIPALES 1. Definir y establecer las normas y procedimiento de administración de personal que se requieren para cumplir los compromisos que contrae con su personal, así como con las regulaciones legales y fiscales en la materia. 2. Planear y dirigir las actividades de análisis de la organización que se requieren para que la empresa cuente con una estructura organizacional que responda a las exigencias del público. 19
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3. Coordinar y llevar a cabo las actividades de reclutamiento y selección que se requieren para asegurar que las diferentes áreas cuenten con el personal competente que demandan sus fines. 4. Planear y coordinar las actividades de capacitación y desarrollo que son necesarias para asegurar que el personal cuenta con las habilidades y cualidades que exige su puesto. 5. Instrumentar, mantener y operar un sistema de administración de la compensación que permita atraer, retener y motivar al personal que requiere la empresa para alcanzar eficazmente sus fines. 6. Planear y coordinar las actividades de higiene y seguridad industrial que se requieren para proteger y salvaguardar la integridad física del personal, las instalaciones y en general, de los activos de la empresa. 7. Planear y coordinar la estrategia de relaciones laborales que se requiere para mantener el equilibrio en las relaciones con su personal, tanto sindicalizado, como no-sindicalizado. 8. Prever y coordinar el cumplimiento de los trámites administrativos que se requieren para asegurar que cumple con las regulaciones gubernamentales vigentes, en materia laboral, de higiene y seguridad, de ecología, de protección civil y en general, de cualquier trámite, permiso o licencia que exige la continuidad de las operaciones de la empresa. 9. Establecer, mantener y desarrollar los contactos con las comunidades inmediatas a las instalaciones de la empresa y con las entidades gubernamentales municipales, estatales y federales para proyectar la imagen de la empresa, procurar conseguir resoluciones favorables a los tramites, permisos y licencias gubernamentales que requieren la las operaciones productivas de la empresa. 10. Dirigir, motivar y desarrollar al personal a su cargo para conseguir la profesionalización de los servicios que ofrece dentro de un clima laboral acorde con los lineamientos marcados por el gerente general. 11. Enfatizar la importancia que tiene la persona y las relaciones que establece con los elementos adicionales del comportamiento organizacional. Comprender qué se entiende por cultura de una organización mediante el análisis de los diversos elementos que la integran. Analizar los elementos que intervienen en la motivación y satisfacción de los individuos dentro de la misma. 12. Desarrollar una toma de conciencia de que al adoptar nuevos enfoques sobre administración de recursos humanos se logrará un enriquecimiento y mejorará la calidad de vida en el trabajo. Determinación del Costo de la Rotación de Personal: El sistema es eficiente cuando alcanza los objetivos para los cuales fue construido, es importante saber el rendimiento y la economía obtenida en la aplicación de los recursos. El sistema que 20
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ahorra sus recursos, sin sacrificar sus objetivos y los resultados alcanzados, tiene mayores posibilidades de continuidad y de permanencia. Obviamente uno de los muchos objetivos de todo sistema es la autodefensa y supervivencia. Saber hasta que nivel de rotación de personal puede soportar sin mayores daños, es un problema que cada organización debe evaluar según sus propios cálculos y base de interés. La rotación de personal involucra una serie de costos primarios y secundarios. Entre los costos primarios de rotación de personal, están: Costo de reclutamiento y selección: Gastos de admisión y de procesamiento de solicitud del empleado; Gastos de mantenimiento del órgano de reclutamiento y selección ( salarios del personal de reclutamiento); Gastos en anuncios de periódicos, hojas de reclutamiento, horarios de la empresa de reclutamiento, material de reclutamiento, formularios, etc. ; y Gastos de mantenimiento de la selección de servicios médicos (salarios del personal de enfermería) promediados por el número de candidatos sometidos a exámenes médicos de selección. Costos de registro y documentación:
Gastos de mantenimiento del órgano de registro y documentación de personal, gastos en formularios, documentación, anotaciones, registros, etc. Costos de integración:
Gastos de selección de entrenamiento , se debe hacer la distribución por el tiempo proporcional aplicado al programa de integración de nuevos empleados, divididos por el número de empleados sometidos al programa de integración; Costo del tiempo del supervisor del órgano solicitante aplicado en la ambientación de los empleados recién admitidos en su sección. Costo de desvinculación: Gastos del órgano de registro y documentación relativos al proceso de desvinculación del empleado, divididos por el número de empleados desvinculados; Costo de la entrevista de desvinculación ( tiempo del entrevistador aplicado a las entrevistas de desvinculación , costo de los formularios utilizados, costo de la elaboración de los formularios , costo de la elaboración de los formularios sobre informes subsecuentes) ; Costo del anticipo de pagos relacionados con vacaciones proporcionales, salario proporcional, aviso previo. 21
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Fórmula para determinar el índice de rotación de personal de toda la empresa. _ A+R x 100 2________ EM Fórmula para determinar el índice de rotación de personal por departamentos.
A+R + E+T 2 ______________ x 100 EM
Fórmula para determinar el costo de reclutamiento de personal.
CP_ = CP+GA+BR+SC C C Ausentismo: El ausentismo se refiere a ausencia en momentos en que los empleados deberían estar trabajando normalmente y no incluye las vacaciones regulares, ausencias debidas a accidentes en el trabajo y otros motivos que dependen de la propia empresa. Otro aspecto que es muy importante y que se debe considerar es que no siempre las causas de ausentismo están en el propio empleado, sino en la empresa, en el empobrecimiento de las tareas, en la falta de motivación y estimulo, en las condiciones desagradables de trabajo. Entre las principales causas de ausentismo están: 1. Enfermedades efectivamente comprobadas; 2. Enfermedad no comprobada; 3. Razones diversas de carácter familiar; 4. Retrasos involuntarios; y 5. Faltas voluntarias por diversos motivos. La Administración de Recursos Humanos tiene un sistema multivariado por el hecho de tratar directamente con personas para lograr la eficacia y la eficiencia dentro de la empresa. Esto lo logra actuando dentro y fuera mediante diferentes técnicas, como selección, reclutamiento, análisis de puestos, auditoria del Mercado de recursos humanos, etc. 22
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La rotación de personal es el intercambio de trabajadores. La desvinculación del personal tiene que corregirse con la contratación de nuevos trabajadores. El índice de la rotación de personal define el porcentaje de los empleados que circulan sobre el número medio de empleados en la empresa.
El índice de la rotación ideal sería aquel que permita retener al personal de buena calidad y sustituir a los malos elementos, pero no hay un número que defina el mejor índice de rotación sino que éste se determinará según la empresa. La rotación de personal es la consecuencia de fenómenos externos e internos, se puede citar con un fenómeno externo la oferta de trabajo por los competidores en el medio, y para determinar los fenómenos internos se tiene que hacer entrevistas de desvinculación a los trabajadores que se separen de la empresa y buscar dentro de la organización datos que no haya proporcionado el trabajador. DESVENTAJA DE LA ROTACION Y AUSENTISMO DEL PERSONAL: La rotación de personal involucra costos primarios y secundarios; los costos primarios las inversiones que realiza la empresa para contratar al personal para cubrir las vacantes y los secundarios es lo que destina la empresa durante el tiempo en el que queda cubierta una vacante. La rotación de personal causa daños a la empresa, a la economía y al empleado como individuo. El ausentismo es el tiempo en que el empleado de una empresa no está trabajando cuando debería de hacerlo. Algunas de los factores que ocasionan el ausentismo son la falta de motivación por el trabajo realizado ya sea porque es un experto en su trabajo o porque el trabajo no le gusta; otro de los factores de ausentismo es el nivel de empleo, salarios, sexo, edad y situación familiar.
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BIBLIOGRAFIA
LIBROS CONSULTADOS: Código de Trabajo Decreto 1441, Nueva Edición, Págs. 6 a la 13 (Arts. 18-35) Cartilla Laboral del Ministerio de Trabajo Edición 2004. Constitución Política de la República de Guatemala Ley de Servicio Civil.
PAGINAS WEB DE CONSULTA: www.emagister.com http://www.monografias.com ASESORA: LICDA. MARIA DEL CARMEN MARTÍNEZ (Catedrática de la Universidad Mariano Gálvez De Guatemala)
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