Documentos Tributarios Electr贸nicos Firma y Facturas electr贸nicas Nombre : Efra铆n Oliva Valderas Asignatura : ADMI 2739820 Profesor: Cristian Salazar
17/03/2014
Introducción En el presente informe se muestra que es una firma electrónica y se explican los tipos de estas que se encuentran vigentes en chile según la ley N° 19799, las cuales son la Firma electrónica simple y la Firma electrónica avanzada, Además se señala cuales es la función de esta, cuales son las entidades acreditadas para entregar estas y los certificados de verificación de firmas digital con el valor comercial respectivo de cada una de las firmas ya sea simple o avanzada y por el periodo de duración , al igual se muestran cuáles son los documentos que se pueden validar con este tipo de códigos. En la segunda parte de este informe se desarrolla los Documentos Tributarios Electrónicos donde se explica cuales es la función de estos, los requisitos ya sean tributarios como técnicos para optar a un sistema de documentos electrónicos, cuales son los beneficios que conlleva utilizar este sistema para las empresa y contribuyentes, además se explica que tipo de documentos se pueden emitir electrónicamente según el Servicio de Impuestos Internos y por ultimo cuales son los pasos que deben seguir los usuarios para poder postular a este sistema de información.
A) ¿Qué es una firma electrónica? La firma electrónica (simple) se define como “Cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”, según la Ley Nº 19.799 artículo segundo letra F, La Firma Electrónica Simple es una herramienta que permite autentificarse electrónicamente ante el SII y firmar Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) como Facturas Electrónicas, guías de despacho, notas de crédito, etc, es decir firmar electrónicamente documentos de consentimiento. Además se define la firma electrónica avanzada en la misma ley artículo segundo letra G como “aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría”. La diferencia entre ambas firmas se encuentra en los requisitos que debe cumplir la entidad que las emite y en su valor probatorio. La firma electrónica es una herramienta tecnológica, con la cual podrás identificar y validar legalmente al firmante de un documento electrónico. Funciona con un dispositivo llamado token (similar a un pendrive, que se conecta al puerto USB del computador y que debe cumplir con las normas internacionales FIPS 1402 L3). Este instrumento genera una decena única de números y letras que vincula a la persona que firma con el documento electrónico, asegurando la integridad del contenido y confidencialidad de la información. Una firma es un medio de verificación de la identidad de una persona. Por firma electrónica debe entenderse desde el más simple mecanismo que permita identificar al menos formalmente al autor de un documento, hasta sistemas más avanzados, como la criptografía asimétrica. La entidad acreditadora de la firma electrónica es la Subsecretaría de Economía, Fomento y Reconstrucción El uso de la firma electrónica consiste en la aplicación de una función de hashing a un documento electrónico utilizando la llave privada correspondiente a quién firma un documento. El resultado de esta función es un hash (conjunto fijo de bits), que constituye la firma electrónica, el cual es mecanismo que permite modificar un mensaje ocultando la información contenida en él a través de un proceso matemático que utiliza un código que genera un texto ilegible. Mediante esta metodología, el emisor del mensaje puede firmar documentos, alcanzando un nivel legal y probatorio idéntico a la firma manuscrita, posibilitando la comprobación de la autenticidad del emisor.
La ley Nº 19799 en el artículo numero 3 señala en el que los documentos firmados electrónicamente tendrán el mismo valor legal que los firmados en forma manuscrita, excepto en los siguientes casos, en los que expresamente no reconoce este valor a ciertos documentos, como lo son en los casos de: Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico, tales como actos que requieran inscripción en registros especiales. Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, como un testamento. Aquellos relativos al derecho de familia Además el articulo Nº5 muestra el importante valor legal que toma la firma electrónica ya que señala que pueden ser presentados en juicio y es posible no solo presentarlos como medios de prueba, sino que también, por ejemplo, como títulos ejecutivo, siempre y cuando se cumplan con los siguientes requisitos: Los instrumentos públicos, que necesariamente deben ser suscritos a través de firma electrónica avanzada, harán plena prueba de acuerdo con las reglas generales, esto es, hace plena fe en cuanto al hecho de haberse otorgado y su fecha, pero no en cuanto a la verdad de las declaraciones que en él hayan hecho los interesados. En esta parte no hace plena fe sino contra los declarantes. Los que posean la calidad de instrumento privado tendrán el mismo valor probatorio señalado en la letra anterior, en cuanto hayan sido suscritos mediante firma electrónica avanzada. Respecto de los instrumentos privados suscritos a través de firma electrónica (no avanzada) tendrán el valor probatorio que corresponda, de acuerdo a las reglas generales.
Se puede certificar que la firma electrónica pertenece a una persona o entidad jurídica mediante el Certificado de Firma Digital que da fe del vínculo entre el titular del certificado y su clave pública. Es un elemento esencial de la firma electrónica, ya que permite asegurar el no repudio del documento. Se utiliza para firmar digitalmente transacciones y documentos electrónicos, permitiendo a su titular identificarse en forma única ante terceros. Los certificados se pueden verificar a través de los Prestadores de Servicios de Certificación que deben mantener un registro de acceso público de los certificados emitidos por ellos, en el que constan los certificados indicando si se encuentran
vigentes, revocados, suspendidos, traspasados a otro prestador u homologados. Las páginas Web de las Prestadoras son:
www.acepta.com www.e-certchile.cl www.e-sign.cl www.certinet.cl
La duración legal de los certificados de las Prestadoras de Servicio de Certificación es de 3 años. Para solicita y obtener una Firma Electrónica otorgada por una Prestadora de Servicios de Certificación (PSC) se debe realizar el procedimiento establecido por las PSC en sus prácticas de certificación: Solicitud: quién desee obtener una firma electrónica avanzada deberá solicitar su emisión a una de las PSC. Durante la solicitud, deberá entregar a la PSC una serie de antecedentes que acreditan su identidad, suscribiendo además un contrato con dicha entidad, comprometiéndose a comparecer personalmente ante la Prestadora de Servicios de Certificación y entregar a ésta toda la información que necesite, bien para registrar al solicitante como Suscriptor o con la finalidad de incluirla en el Certificado. Registro: Una vez recibida la solicitud, la Prestadora de Servicios de Certificación debe proceder a la aprobación de la misma, previo proceso de verificación de la información proporcionada. Generación de claves: La clave privada será creada directamente por el usuario, según las instrucciones entregadas por el prestador. La PSC nunca tendrá acceso a la clave privada del usuario. Emisión del certificado: La PSC emitirá el certificado de firma correspondiente, que tendrá las menciones que exige la ley y deberá estar firmado con la firma electrónica de la PSC que lo emite.
De acuerdo al uso de la firma electrónica por parte de entidades Estatales los art. 6 la Ley y 39 del Reglamento 19799 señalan que los órganos del Estado podrán, dentro de su ámbito de competencia, ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, suscribiéndoles por medio de firma electrónica. La ley señala que los documentos firmados electrónicamente tendrán el mismo valor que los firmados en forma manuscrita, excepto en los casos que establece la Ley 19.799 en su artículo 6º inciso 2:
en aquellas actuaciones para las cuales la Constitución Política o la ley exija una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico (como por ejemplo actos que requieran inscripción en registros especiales), requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ella.
También para los efectos de la firma electrónica que se utilizará, entre instrumentos públicos y privados:
Instrumentos Públicos: La obligación de utilizar firma electrónica avanzada sólo será para firmar instrumentos públicos, como decretos o resoluciones, acuerdos de órganos colegiados, celebración de contratos o la emisión de cualquier otro documento que exprese la voluntad de un órgano o servicio público de la Administración del Estado en ejercicio de sus potestades legales. También se deberá utilizar firma electrónica avanzada en los casos en que se desea que el documento tenga los mismos efectos que un instrumento público (art. 7 de la Ley 19799). Instrumentos Privados: Todos los demás instrumentos podrán ser firmados indistintamente con firma electrónica o con firma electrónica avanzada, según el valor probatorio que se desee otorgar al documento.
Prestadores de Servicios de Certificación Son aquellas personas jurídicas o entidades que otorgan certificados de firma electrónica. Son Prestadoras de Servicios de Certificación Acreditadas aquellas prestadoras domiciliadas en Chile y acreditadas conforme al Título V de la Ley 19.799. Actualmente se encuentra vigentes los siguientes prestadores de servicio de acreditación:
Acepta.com E-certchile E-sign Certinet Paperless (E-partner)
Firma Electrónica Simple
La Firma Electrónica Simple es una herramienta que permite autentificarse electrónicamente ante el SII y firmar Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) como Facturas Electrónicas, guías de despacho, notas de crédito, etc.
Entidad Acepta.com
E-certchile
E-sign
Beneficio Validez legal Confidencialidad No repudio Seguridad Seguridad Confidencialidad No Repudio Validez
Costo 1 año $11.765 2 años $15.966 3 años $18.908 1 año $12.000 2 años $15.950 3 años $18.910
Reconocido en todas 1 año $11.900 las soluciones de 2 años $15.900 factura electrónica, 3 años $18.900 browsers y dispositivos fijos y móviles. Firma y encriptación de correos electrónicos.
Certinet
Emite firma electrónicas de entidades bancarias
Firma Electrónica Avanzada La Firma Electrónica Avanzada permite firmar documentos otorgándoles validez legal. Esta firma contiene información que identifica al emisor de modo que el destinatario esté seguro del origen del archivo. Proporciona la más alta seguridad, debido a: La obligatoriedad de presentar los antecedentes de identificación personalmente ante la entidad de registro, para una validación presencial.
Encontrarse encriptado (cifrado) en un dispositivo (e-token), lo que asegura la integridad del contenido y la confidencialidad de la información. Además esta firma sirve como prueba en caso de juicio.
Entidad Acepta.com
E-certchile
E-sign
Beneficio Validez legal Confidencialidad No repudio Seguridad Seguridad Confidencialidad No Repudio Validez
Costo Token $28.152 1 año $18.067 2 años $26.891 3 años $36.135 Token $28.152 1 año $19.900 2 años $26.300 3 años $36.200
Firma de cualquier documento con plena validez legal (ley 19.799)
Token $29.900 1 año $20.900 2 años $26.900 3 años $37.900
Certificado que permite realizar innumerables tramites en forma no presencial Reconocido en todos los browsers y dispositivos fijos y móviles. Firma y encriptación de correos electrónicos. Certinet Paperless (E-partner)
Emite firma electrónicas de entidades bancarias Token $42.000 Seguridad de Correos 1 año $22.689 electrónicos 2 años $33.613 Garantizar identidad 3 años $45.378
B) Factura Electrónica Este sistema permite emitir y recibir facturas, facturas exentas, notas de débito, notas de crédito y guías de despacho electrónicas; es decir, ser emisor y receptor autorizado de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). Manejar toda la información de sus compras y ventas, tanto manual como electrónica, en el portal. Mayor facilidad para ceder sus Facturas Electrónicas, usando el mecanismo de la Ley de Mérito Ejecutivo. Los requisitos tributarios son:
Haber realizado y mantener vigente el aviso de Inicio de Actividades. Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo con lo detallado en el artículo N° 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. No superar los 500 millones de pesos en las ventas efectuadas en los últimos 12 meses. No tener situaciones pendientes con el SII, tales como: ser no declarante, inconcurrente a citaciones del SII, entre otros. Para poder emitir DTE con IVA, se requiere, además, ser contribuyente de este impuesto.
Los requisitos técnicos son:
Adquirir o poseer un Cerficado Digital, emitido por una entidad acreditada ante el SII (prestadoras de servicio de certificación) . Acceso a Internet con Microsoft Explorer 5.5 o superior, ya sea a través de conexión propia o en lugares de acceso público. Poseer una casilla de correo electrónico para la recepción de la información enviada por el SII.
Beneficios de utilizar facturas electrónicas.
Eficiencia:
Reducción de costos directos, al evitar la preimpresión de facturas, el almacenamiento de los documentos, la concurrencia al SII a timbrar documentos y el envío de éstos por correo tradicional. Se facilita la cesión de las Facturas Electrónicas, ya que la operación se realiza electrónicamente y el costo de la notificación de la cesión, vía Registro Público, es radicalmente menor.
Gestión:
Modernización en el negocio, mejorando la cadena de pago y el flujo de efectivo. Aumento de la productividad de las Mipyme, al reducir los tiempos y facilitar la administración del proceso de facturación. Otorga mayor plazo para realizar la declaración y pago del IVA, ampliando el período hasta el día 20 de cada mes. Imprime un sello de distinción a la empresa, diferenciándola de su competencia. Puede incluir el logotipo "Empresa de Menor Tamaño" en sus documen- tos tributarios electrónicos, para acceder a mejores condiciones de pago, de acuerdo a la iniciativa "Sello PROPYME", del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo.
Los documentos que se pueden emitir de forma electrónica son:
Factura Electrónica Nota de Crédito Electrónica Nota de Débito Electrónica Guía de Despacho Electrónica Factura Exenta Electrónica
Pasos para inscribir a una empresa en el Sistema de Factura Electrónica
Ingrese a www.sii.cl, Portal Mipyme, opción Inscríbase aquí, "Sistema de factura electrónica Mipyme". Para verificar si cumple con los requisitos para inscribirse, presione el botón "Efectuar Verificación de Factibilidad de Inscripción". Identifíquese e ingrese el Rut de la Mipyme que desea inscribir. Para confirmar la inscripción utilice en la opción "Inscríbase Aquí", su propio certificado digital si es persona natural, o del representante legal de la MIPYME. Complete los datos y confirme la inscripción, la cual se hará online.
Pasos más detallados para la inscripción a sistema de factura electrónica I - POSTULACION La postulación sólo puede ser efectuada por un representante legal del contribuyente interesado, autenticado con certificado digital, en el sitio Web del SII, ingresando algunos datos de contacto e informando quién actuará como Usuario Administrador de Documentos Tributarios Electrónicos al interior de la empresa. II - CERTIFICACION Habiéndose aceptado la postulación del contribuyente, se realeza el proceso de certificación el cual consiste en un proceso compuesto por varios pasos, en cada uno de los cuales los postulantes van completando las pruebas solicitadas e informando su avance al SII. Una vez terminadas las pruebas, el postulante debe efectuar una declaración en donde señala que junto con las pruebas exitosamente efectuadas, cuenta en su instalación con los procedimientos y condiciones solicitados por el SII para generar y recibir adecuadamente documentos tributarios electrónicos. El proceso de certificación contempla los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Set de Prueba asignado por el SII. Simulación. Intercambio de Información. Envío de Muestras de Impresión. Declaración de Cumplimiento de Requisitos. Autorización del Contribuyente.
III - DATOS A INGRESAR EN LA POSTULACION. En la página de postulación que se desplegará si se aceptan las condiciones aquí descritas se le solicitarán los siguientes antecedentes:
Rut: Corresponde al Rut del contribuyente (empresa) para la cual se desea obtener la autorización de emisor electrónico. Rut Usuario-Administrador: Corresponde al Rut de la persona de la empresa que se ha nominado como Usuario-Administrador de la empresa postulante en el ambiente de Certificación. Mail Contacto SII: Dirección de correo electrónico del postulante donde el SII enviará antecedentes con el resultado de la validación de la información enviada al SII.
Mail Usuario-Administrador: Dirección de correo electrónico donde el SII informará al Usuario-Administrador alguna información relevante. Mail Contacto Empresas: Dirección de correo electrónico del postulante donde los demás emisores electrónicos pueden enviar información relacionada con la factura electrónica, especialmente los documentos electrónicos tributarios que le generen. URL: Dato Opcional que registra la dirección del sitio web del postulante. Aplica sólo si en el sitio web del postulante se habilitará servicios relacionados con la factura electrónica. Nombre del software: Dato referencial que corresponde al software que se utilizará para la emisión de documentos tributarios electrónicos. Aquí puede ingresar un texto explicativo del software utilizado; puede indicar software "Propio" o si es desarrollado por una empresa prestadora de servicios de facturación, indicar el nombre de dicha empresa. Documentos a Certificar: Corresponde a los Documentos Tributarios Electrónicos con los cuales el contribuyente postulante desea operar. El conjunto Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica es el mínimo obligatorio. Opcionalmente se puede seleccionar otros documentos como Guía de Despacho Electrónica y Factura Exenta Electrónica.
El SII validará en línea la información ingresada y en caso de aceptar la postulación, inscribirá automáticamente al contribuyente postulante en su ambiente de Certificación donde podrá efectuar pruebas de envío de documentos. Cuando haya aprendido a hacer documentos que se reciben en este ambiente de certificación sin rechazos ni reparos podrá aplicarse a construir los archivos que obtendrá como Set de pruebas.
Aspectos Generales de facturas electrónicas. El propósito de la Factura Electrónica es otorgar validez tributaria a operaciones comerciales, efectuadas mediante documentos generados electrónicamente, con una importante economía de recursos respecto de los que son emitidos físicamente en papel. El tiempo que deben ser almacenados los Documentos Tributarios Electrónicos debe considerar los mismos plazos que se detallan en el artículo 58 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios; vale decir, seis años. Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) deben ser conservados contemplando las siguientes situaciones:
Deben ser generados y guardados por el emisor electrónico en el formato XML (autorizado por el SII), el que corresponde a un lenguaje computacional estándar para definir documentos electrónicos. El contribuyente debe tener la posibilidad de acceder a la información almacenada para responder ante alguna solicitud del SII. Los documentos electrónicos emitidos constituyen el respaldo contable. El receptor electrónico recibirá por los medios electrónicos que haya acordado con el emisor (actualmente e-mail) el DTE en formato XML y deberá utilizar este documento para respaldar su información contable. Si el receptor de una Factura Electrónica es un contribuyente no autorizado para operar con este tipo de documentación; es decir, es un "receptor manual", el documento que recibirá y debe conservar es la versión impresa de la Factura Electrónica.
A partir de septiembre de 2005, el SII entrega, en forma gratuita, el Sistema de Factura Electrónica MIPYME a los 200.000 pequeños facturadores del país que cumplan con los requisitos para utilizar esta herramienta. En caso de no cumplir con los requisitos para operar con este sistema, el contribuyente que desee emitir Facturas Electrónicas puede desarrollar su propio software, contratarlo o bien arrendar una solución de Factura Electrónica con alguna empresa proveedora de estos sistemas. Diferencia entre timbraje tradicional y electrónico es los folios autorizados para usarse en Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) pueden ser solicitados de ambas formas, por sucursal o en forma centralizada. La decisión será del contribuyente y tendrá estrecha relación con lo que sea más adecuado para la operación que se desea realizar, en cambio la tradicional se puede realizar solo a través de las sucursales del SII. La forma del timbraje tanto electrónico como tradicional las facturas deben ser correlativamente, según lo dispuesto en el artículo 69 del Reglamento de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios y otros aspectos normativos relacionados
con este aspecto tributario. Según la ley se pueden timbrar 8 documentos presenciales, en cambio en el electronoco se pueden realizar a través de la web
En el caso de extraviarse una factura original, que ha sido registrada oportunamente, se puede acreditar de igual forma el derecho a Crédito Fiscal, ya que éste se mantiene si en su oportunidad fue recibida y registrada por la empresa, además de cumplirse con los demás presupuestos legales, debiendo solicitar al proveedor una fotocopia legalizada de la factura para ser conservada y presentada ante una eventual revisión por parte del Servicio de Impuestos Internos, sin perjuicio de la obligación de avisar la pérdida de documentos tributarios dentro del plazo de diez días hábiles, según lo establece el artículo 97, N° 16, del Decreto Ley sobre Código Tributario N° 830, de 1974. La empresas que pueden emitir DTE son las puede realizar boletas electrónicas, las cuales deben realizar un resumen diario, llamado Reporte de Consumo de Folios (RCOF) y posteriormente enviarlo al SII
Conclusión Como conclusiones generales se puede exponer que según la ley N° 19799 sobre firma electrónica, las cuales se puede exiten dos la Firma digital simple la que es cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor y la firma digital avanzada la cual es aquella que es certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría. La firma electrónica es una herramienta tecnológica, con la cual podrás identificar y validar legalmente al firmante de un documento electrónico. Funciona con un dispositivo llamado token (similar a un pendrive, que se conecta al puerto USB del computador y que debe cumplir con las normas internacionales FIPS 1402 L3). Este instrumento genera una decena única de números y letras que vincula a la persona que firma con el documento electrónico, asegurando la integridad del contenido y confidencialidad de la información. Este se pueden solicitar a las prestadoras de servicios de certificación acreditadas las que son Acepta.com, E-certchile, E-sign, Certinet y Paperless (E-partner), esta se solicitan a través de sus páginas web y tienen una duración de 3 años. En cuanto a los Documentos Tributarios Electrónicos es un sistema permite que emitir y recibir facturas, facturas exentas, notas de débito, notas de crédito y guías de despacho electrónicas; es decir, ser emisor y receptor autorizado de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). Manejar toda la información de sus compras y ventas, tanto manual como electrónica, en el portal. Mayor facilidad para ceder sus Facturas Electrónicas, usando el mecanismo de la Ley de Mérito Ejecutivo. Dentro de los DTE que se pueden Emitir están Factura Electrónica están Nota de Crédito Electrónica, Nota de Débito Electrónica, Guía de Despacho Electrónica, Factura Exenta Electrónica, entre otras. Para optar a este sistema se debe cumplir con los siguientes requisitos haber realizado y mantener vigente el aviso de Inicio de Actividades, calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo con lo detallado en el artículo N° 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, no superar los 500 millones de pesos en las ventas efectuadas en los últimos 12 meses, no tener situaciones pendientes con el SII, tales como: ser no declarante, inconcurrente a citaciones del SII, entre
otros, para poder emitir DTE con IVA, se requiere, ademรกs, ser contribuyente de este impuesto.
Fuentes http://www.zofri.cl/sve/images/stories/carlos/entiedad_acreditadora.pdf http://www.entidadacreditadora.cl/wp-content/uploads/2010/11/LeyN%C2%B019.799-abril-de-2002.-Sobre-documentos-electr%C3%B3nicosfirma-electr%C3%B3nica-y-los-servicios-de-certificaci%C3%B3n-de-dichafirma.-Ministerio-de-Econom%C3%ADa..pdf http://web.uchile.cl/archivos/derecho/CEDI/Normativa/Ley%2019.799%20So bre%20Documentos%20Electr%F3nicos,%20Firma%20Electr%F3nica%20y %20Servicios%20de%20Certificaci%F3n%20de%20Dicha%20Firma.pdf http://www.chileatiende.cl/fichas/ver/2120 https://www3.acepta.com http://www.ecertchile.cl/ https://www.e-sign.cl/subarea/ver/id_producto_subarea/3 https://maullin.sii.cl/cvc/dte/pe_condiciones.html http://www.sii.cl/material_inf/Vol_25.pdf