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1. INTRODUCCIÓN El presente Código de Ética establece las directrices de conducta que deben acatar todos los empleados de EGE Haina (sin importar el cargo desempeñado), así como los consultores, los contratistas y las empresas afiliadas (denominados colaboradores los primeros y proveedores los tres últimos), y tiene como propósito guiarlos en la toma de decisiones y apoyarlos a fin de que se sientan seguros de sí mismos durante el desempeño de sus labores y mantengan siempre una conducta que refleje excelencia y responsabilidad, así como trazar los parámetros de acción aceptables en el área de trabajo. Ante circunstancias no previstas, se deberá consultar a un supervisor o al Comité de Cumplimiento. Los valores compartidos de EGE Haina deben regir las decisiones y acciones de todos los que participan en sus operaciones, y son los siguientes: Compromiso con los resultados Responsabilidad social Bienestar de nuestros empleados Excelencia operacional Comportamiento social
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Corresponde a todos los colaboradores y proveedores, cuando actúen en representación de la empresa ante la comunidad o ante un cliente, conducirse de forma éticamente correcta y ser respetuosos con los demás, respetar estos valores compartidos, reconociendo así la importancia de cumplir con lo establecido en este código. La gerencia deberá garantizar el respeto por la dignidad humana en el trato dispensado a los colaboradores y en las relaciones que sostiene con los proveedores. Del mismo modo, quedará claramente convenido que: a) Este Código de Ética no reemplaza el informe de evaluación del desempeño (de acuerdo al Sistema de Gestión del Desempeño vigente), como instrumento de desarrollo y disciplina. b) Cada acción fraudulenta o accidente provocado por un colaborador o proveedor, aunque sea pequeño, deberá ser investigado, analizado y documentado, y se deberá informar al Comité de Cumplimiento, que llevará las estadísticas de todos estos sucesos. c) Este Código de Ética reconoce el derecho que tiene la empresa de prescindir de los servicios de cualquiera de sus colaboradores o proveedores en cualquier momento. 1.1. Incorporación del personal: El proceso de selección y contratación de personal se fundamenta en la capacidad, experiencia y nivel de alineación de los candidatos con los valores compartidos de la empresa, y prevé el cumplimiento de las regulaciones legales vigentes. La empresa no discrimina por raza, discapacidades físicas, religión, preferencia sexual, política o cualquier otro aspecto de índole personal no relacionado con el perfil para desempeñar el puesto. Los familiares de un colaborador o de un accionista de la empresa pueden trabajar para esta, siempre que
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cumplan con el perfil del puesto a ocupar, que no ejerzan sus labores dentro de una misma área y que el gerente general haya aprobado su ingreso. 1.2. Ambiente de trabajo: La empresa propicia un entorno laboral caracterizado por la colaboración y el trabajo en equipo, la diversidad y el respeto por las diferencias, el trato justo y la comunicación abierta y sincera, y al mismo tiempo promueve el desarrollo del potencial y la creatividad de sus colaboradores. Los colaboradores reciben oportunidades de formación a fin de mantenerse actualizados, en continuo desarrollo y con conocimiento de los recursos, equipos e información necesarios para la realización de su trabajo. Además, reciben retroalimentación sobre su desempeño y reconocimiento ante el trabajo bien hecho.
Corresponde a todos los colaboradores y proveedores conducirse de forma ética y mostrar respeto por los demás
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2. COMPROMISOS El quehacer diario de todo aquel que forma parte de EGE Haina conlleva el tomar decisiones o emprender acciones que implican relaciones con cinco grandes grupos: Relaciones personales Relaciones con la empresa Relaciones con clientes y proveedores Relaciones con Gobiernos Relaciones con la comunidad
2.1. Relaciones personales EGE Haina reconoce que sus colaboradores representan una ventaja competitiva, por lo que promueve un ambiente armonioso, respetuoso y apropiado para su desarrollo integral y la realización de su trabajo. 2.1.1. Relaciones entre colaboradores: Todo empleado deberá: a) Ejercer sus responsabilidades con eficiencia, evitando situaciones que provoquen atrasos o errores en la prestación del servicio en su trabajo o en el de sus compañeros.
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b) Cuestionar las decisiones y acciones contrarias a los principios y valores de la empresa. c) Hacer críticas constructivas y sugerencias para mejorar la calidad del trabajo y, por ende, los resultados. d) Actuar de forma educada con todas las personas con las que se relaciona, respetando las diferencias y capacidades de cada una. e) Denunciar cualquier comportamiento irregular, siempre que dicha denuncia no esté destinada a perjudicar el buen nombre y la reputación de otra persona o institución y esté debidamente fundamentada y presentada por escrito. f) Tomar en cuenta las observaciones que le hagan, siempre que estén presentadas a través de los canales adecuados. g) Solicitar el apoyo de colegas, gerentes, directores y vicepresidentes, a fin de encontrar los medios para superar obstáculos o limitaciones. h) Estar de acuerdo en participar en conferencias, exposiciones o en la elaboración de trabajos académicos sobre la empresa, así como a suministrar material e información a terceros, con el mayor respeto, cautela y discreción posible. i) Comprometerse con el respeto a la dignidad humana y la no discriminación, así como a no violar los derechos establecidos en el Código de Trabajo Dominicano.
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2.2. Relaciones con la empresa Los colaboradores deben actuar siempre en defensa de los intereses de la empresa, manteniendo bajo estricta confidencialidad las informaciones y datos relacionados con negocios estratégicos de la empresa. 2.2.1. Conflicto de intereses: Es el tipo de conflicto que se crea cuando en el ejercicio de las labores dentro de la empresa, un colaborador pone sus intereses personales por encima de los intereses de la empresa. Todos los colaboradores tienen la obligación de actuar con honestidad, procurando siempre la protección de los intereses de la organización. Todos los colaboradores, sin importar el puesto que tengan, deben evitar situaciones que impliquen o pudieran implicar un conflicto entre sus intereses personales y los intereses de la empresa. El conflicto de intereses puede presentarse cuando un colaborador realice actividades profesionales paralelas a la prestación de servicios en la empresa. Si las condiciones laborales bajo las cuales ingresó lo autorizan a realizar actividades profesionales paralelas, podrá desempeñarlas siempre y cuando: a) no supongan una merma de los niveles de productividad o desempeño de las funciones desarrolladas en la empresa; b) no limiten la disponibilidad o flexibilidad de horario requerida en determinadas funciones; c) no supongan el desarrollo de funciones o la prestación de servicios de cualquier índole para competidores de la empresa. La aceptación de funciones de administrador, asesor, consultor o agente de empresas que sean o puedan llegar a ser proveedoras de bienes y servicios de EGE Haina requerirá la autorización previa de la Gerencia General
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y deberá tramitarse a través de la Dirección de Recursos Humanos. En cualquier caso, el desarrollo de actividades profesionales ajenas a la empresa deberá ser formalmente comunicado a la Dirección de Recursos Humanos. Como consecuencia de la especial relevancia de las gestiones directivas, las personas que ocupan puestos ejecutivos deberán evitar incursionar en otras actividades profesionales, salvo que se trate de: a) actividades benéficas, de caridad o de servicios sociales, siempre que no impliquen remuneración alguna; b) asuntos y negocios familiares, siempre que la necesidad de su presencia sea de naturaleza esporádica y no implique ningún conflicto de interés con la empresa; c) la enseñanza o la elaboración de contenidos orientados a la difusión de conocimientos; d) otro tipo de actividades que la empresa pudiera llegar a promover en cumplimiento de su responsabilidad social o por considerarlas apropiadas para los intereses de la empresa.
¿Cómo evitar un conflicto de intereses?
a) No participar en negocios o actividades que de manera directa o indirecta compitan o interfieran con la empresa. b) No aprovecharse del cargo que se tiene en la empresa para obtener beneficios personales, para cualquier miembro de su familia o para un tercero. c) No recibir dinero o beneficios de proveedores, clientes o competidores (excepto empleados que se desempeñan, en su tiempo libre, como consultores o miembros del Consejo de Administración de alguna empresa, previa autorización por escrito del gerente general, y empleados que ocupan puestos
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en asociaciones civiles sin fines de lucro o en instituciones educativas). d) No participar en otros negocios dedicados a la generación, comercialización, distribución o transformación de ninguno de los productos o servicios que ofrece EGE Haina o que tiene proyectado ofrecer. e) No ser proveedor de la empresa. f) No influir –directa o indirectamente– en negociaciones, alianzas, ventas u otros procesos de decisión donde tenga algún tipo de vínculo familiar con las partes (clientes o proveedores). Todo colaborador de EGE Haina tiene la obligación de notificar a su supervisor inmediato si tiene familiares en otros negocios que sean o pretendan ser proveedores de la empresa. Ante cualquier situación que pudiera implicar un conflicto de intereses, el colaborador deberá pedir aprobación por escrito del Comité de Cumplimiento. Esta aprobación se puede gestionar acudiendo directamente al Comité de Cumplimiento, a través de la Dirección de Recursos Humanos o de la Dirección de Auditoría. Si la situación involucra a la Gerencial General, la autorización debe ser concedida por el presidente del Consejo de Administración. 2.2.2. Información comercial confidencial: Las organizaciones establecen objetivos y planes de negocios; en la consecución de los mismos se manejan informaciones confidenciales, algunas se refieren a datos técnicos, como la descripción detallada de un método de operación, otras son de índole comercial, como una lista de nombres y direcciones de clientes que podría interesar a un competidor. Algunas de estas informaciones son extremadamente importantes, como por ejemplo los costes de producción de energía frente a la tarifa dada al cliente, la posible apertura de una planta o la venta de una parte de las acciones de la empresa, otras lo son menos.
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Existen datos sencillos que consisten en una sola palabra, como el nombre de una empresa que se prevé adquirir; otros son más complejos, como los detalles de una negociación con el Gobierno. El elemento común es que toda información confidencial relacionada con el negocio debe ser protegida. Es obligación de todos los colaboradores y proveedores de la empresa proteger la información de la misma, esta incluye toda la información sin publicar que, de ser divulgada, podría ser usada por los competidores o resultar dañina para la empresa o sus clientes. La facultad de difundir información sobre la empresa se encuentra limitada a aquellas personas específicamente designadas por la Gerencia General. Si una persona, en nombre de un medio de comunicación, solicitase cualquier tipo de información a un colaborador o proveedor de la empresa, este deberá referirla a la Dirección de Comunicaciones y Responsabilidad Social Corporativa. La participación en cualquier acto (entrevista, rueda de prensa, ponencia, publicación de artículos, etc.) que pudiera implicar la difusión pública de informaciones de la empresa o la emisión de opiniones que pudieran ser atribuidas a la empresa ha de contar con la aprobación previa de la Dirección de Comunicaciones y Responsabilidad Social Corporativa.
¿Cómo evitar el mal manejo de la información?
a) No compartir con nadie información que aún no se haya hecho pública, excepto cuando la divulgación de la misma tenga un propósito de negocios y se hayan tomado las medidas adecuadas para impedir su mal uso (por ejemplo, haciendo que las partes firmen de antemano un acuerdo de confidencialidad).
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b) Cumplir las políticas de conser vación o eliminación de registros de la empresa y consultar al Departamento Legal ante dudas sobre el manejo de registros en caso de litigios –en curso o supuestos– o de investigaciones gubernamentales. c) No divulgar información confidencial, aun habiendo cesado su relación laboral con la empresa y abstenerse de utilizar cualquier información obtenida durante su vinculación con la empresa. d) Cuando deje de trabajar para la empresa, devolver todos los documentos que contengan información no pública o de valor y todos los materiales y recursos que sean propiedad de la empresa. Todo colaborador o proveedor de la empresa debe asumir que el trabajo desarrollado para la empresa durante sus años de servicio, tenga o no la consideración de propiedad intelectual, pertenece exclusivamente y en toda su integridad a la empresa; informes, propuestas, estudios, programas y cualquier otro producto derivado de su actividad profesional deberán quedar en posesión de la empresa sin que la persona cesante, sea colaborador o proveedor, pueda copiar, reproducir o transmitir los mismos en forma alguna sin autorización escrita del gerente general de la empresa. 2.2.3. Registros financieros: Son la base para administrar las operaciones de la empresa y cumplir con las obligaciones frente a los accionistas, colaboradores, clientes, proveedores y autoridades reguladoras. Los registros financieros de la empresa –incluyendo hojas de asistencia, informes de gastos, planillas de horas extras, etc.– deben ser exactos, oportunos y conformes a
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las políticas de la empresa y a la ley. Al elaborar estos registros se deberá tomar en cuenta el cumplimiento de las normas contables según las cuales se manejan los registros financieros y las leyes vigentes que regulan dichos registros. La exactitud de los registros es responsabilidad de todos. Siempre conviene verificarlos antes de entregarlos.
¿Cómo evitar problemas relacionados con los registros financieros?
a) Registrar y clasificar siempre las operaciones en el período contable correspondiente y en la cuenta y departamento correspondientes. El demorar o pagar por anticipado facturas para cumplir con metas de presupuesto es una infracción al Código de Ética. b) Respaldar las operaciones con documentación real y exacta. c) Entregar siempre a las autoridades reguladoras informes exactos, oportunos y entendibles. d) Cooperar, cuando sea necesario, con investigaciones sobre la exactitud y oportunidad de los registros financieros. e) Sustentar con documentación adecuada las estimaciones y acumulaciones hechas en los informes y registros de la empresa basadas sobre juicios de buena fe. f) Efectuar los pagos únicamente a la persona o firma que haya proporcionado a la empresa bienes o servicios. g) No modificar ni falsificar documentos, registros o informes, ni ocultar información que pueda cambiar los registros financieros y afecte o pueda afectar a la empresa.
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h) No desvirtuar la naturaleza verdadera de ninguna operación. 2.2.4. Activos de la empresa: Entre los activos de la empresa se encuentran el tiempo de trabajo que un colaborador pasa en la empresa y el producto de su trabajo, así como equipos y vehículos, computadoras y software, información, marcas registradas y denominación. El sentido común debe prevalecer para discernir entre lo correcto y lo incorrecto en cuanto al uso de los activos de la empresa. Por ejemplo, una llamada telefónica personal ocasional desde su lugar de trabajo es inevitable. Sin embargo, llamadas telefónicas personales frecuentes o extensas representan un mal uso del tiempo y recursos de la empresa. Los activos de la empresa son para uso de la empresa y no para uso de ninguna persona en particular. El robo o mal uso deliberado de los activos de la empresa constituyen una infracción a este Código de Ética.
¿Cómo evitar el mal uso de los activos de la empresa?
a) No usar los activos de la empresa para beneficio personal o de algún familiar o allegado, o para propósitos ajenos a la empresa. b) No usar los recursos o información de la empresa en provecho propio. c) No usar ningún activo de la empresa –incluyendo información, vehículos, equipos, piezas, etc.– para asuntos personales sin previa autorización del supervisor inmediato. d) No aceptar paga por hacer presentaciones sobre temas relacionados con la empresa o con su trabajo dentro de la misma sin previa autorización de su superior inmediato. e) No usar nunca los sistemas o equipos de computadoras de la empresa para negocios externos, actividades ilegales, juegos de azar o pornografía.
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f) No permitir que personas no autorizadas o no capacitadas utilicen las maquinarias o equipos de la empresa. g) Mantener los activos de la empresa en buen estado, observar las prácticas de mantenimiento y aplicar los programas de prevención de riesgos. h) Cuidar los equipos y maquinarias para evitar paradas innecesarias durante su funcionamiento, para prevenir accidentes e incrementar la vida útil de los activos de la empresa.
2.3. Relaciones con los clientes y proveedores EGE Haina tiene como política general que sus accionistas, miembros de la Junta Directiva, colaboradores directos o indirectos, contratistas, proveedores y cualquier persona que tenga algún vínculo con la empresa, actúe y lleve a cabo todas sus actividades con integridad y cumpliendo estrictamente las leyes de la República Dominicana. 2.3.1. Regalos y atenciones: Se refiere a recibir regalos y atenciones de parte de proveedores, clientes actuales o potenciales o autoridades gubernamentales, cuyo propósito pudiera ser influir en decisiones, y también se refiere a otorgarlos con las mismas intenciones. Los colaboradores deben abstenerse de recibir o dar regalos o atenciones que pudieran implicar conflictos de intereses. 2.3.2. Selección de proveedores: Cuando contraten un servicio, los colaboradores de la empresa deberán buscar proveedores que: a) procuren la mejora continua de la calidad durante la vigencia del contrato o servicio y
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que adopten prácticas de gestión que respeten la dignidad humana y conserven el medioambiente, prestando servicios idóneos que obedezcan la legislación vigente; b) demuestren a través de sus acciones y resultados que se rigen por principios éticamente correctos y criterios técnicos y profesionales vanguardistas y probados, y que garanticen la mejor relación costo-beneficio.
2.4. Relaciones con los Gobiernos Consisten en transacciones o negociaciones que implican operaciones con funcionarios, partidos políticos o candidatos a cargos políticos. A diferencia de las operaciones realizadas con empresas privadas, estas operaciones a menudo están regidas por reglas legales especiales, por lo que es necesario consultar el área legal de la empresa para conocer y validar dichas reglas y contar con la aprobación de la Vicepresidencia Legal y Asuntos Regulatorios antes de proceder. EGE Haina prohíbe el pago de sobornos a funcionarios del Gobierno. Es de vital importancia entender la diferencia entre un soborno y un pago de agilización que forma parte de los costos usuales del proceso. Se debe consultar siempre al área legal antes de actuar. En ningún modo los colaboradores o proveedores de la empresa pueden prometer, ofrecer, pagar, prestar, dar o en forma alguna transferir –directa o indirectamente– ningún fondo, activo u objeto de valor de la empresa a ningún funcionario, empleado o entidad del Gobierno. La empresa no hará donaciones políticas, de acuerdo con la ley dominicana. El trabajo de un colaborador no se verá afectado por su decisión de hacer aportes personales a un partido político.
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¿Cómo evitar situaciones engorrosas al relacionarse con gente allegada al Gobierno?
a) No usar a terceros para que actúen en representación de la empresa para sobornar a funcionarios del Gobierno. b) No contratar a un contratista o consultor si se tienen motivos para creer que el mismo va a intentar sobornar a un funcionario del Gobierno. c) Se pueden contratar funcionarios del Gobierno, previa aprobación del gerente general, solamente si el servicio que va a prestar tiene un propósito empresarial legítimo. d) No contratar funcionarios para prestar servicios que estén en conflicto con sus deberes oficiales. e) Se pueden efectuar pagos por concepto de agilización solamente si han sido previamente aprobados por el área legal de la empresa y registrarlos debidamente. f) Se pueden hacer regalos o tener atenciones con una dependencia gubernamental, un funcionario o un empleado público solamente si se pueden justificar con propósitos de negocio legítimos, asegurándose de que dichos regalos o atenciones sean legales y contando con la autorización del vicepresidente de la unidad de negocio que los otorga y del gerente general. g) Registrar los gastos correspondientes de forma exacta y específica, de acuerdo con los procedimientos contables y legales establecidos.
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2.5. Relaciones con la comunidad Todo colaborador o proveedor, cuando represente a la empresa frente a la comunidad, deberá actuar de acuerdo con este Código de Ética, sin privilegios de ningún orden. 2.5.1. Seguridad y salud ocupacional: Consiste en garantizar condiciones de seguridad en el lugar de trabajo encaminadas a proteger la vida y salud de los colaboradores y de las personas que frecuenten las instalaciones de la empresa. Abarca todos los aspectos de las condiciones laborales, incluyendo el etiquetado y manipulación de productos químicos, el nivel de ruido, la temperatura, la ventilación, la iluminación y la calidad y accesibilidad de las instalaciones sanitarias. En EGE Haina la seguridad es prioritaria, razón por la cual se toman en cuenta los siguientes aspectos: a) proporcionar un lugar de trabajo sano y seguro para los colaboradores y proveedores; b) establecer regulaciones para prevenir accidentes; c) proporcionar reglas y normas para la seguridad de colaboradores y visitantes, y alertarlos sobre los riesgos y peligros a los cuales se exponen en todas las áreas de la empresa; d) proporcionar maquinarias y equipos seguros y promover el cumplimiento de labores de inspección continua y reparación inmediata de los mismos; e) seleccionar y contratar colaboradores y proveedores con cautela, procurando que sean competentes y cuidadosos. La prevención de accidentes es esencial para mantener la rentabilidad de la empresa, razón por la cual todos los colaboradores están obligados a cumplir y a hacer cumplir las políticas de seguridad y salud ocupacional vigentes.
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¿Cómo evitar situaciones y accidentes que atenten contra la seguridad y la salud propia o de otros?
a) Ser cuidadoso al efectuar las labores. b) Observar este código; el abuso o no cumplimiento de las reglas y normas establecidas se considera una infracción de las políticas de la empresa. c) Prevenir accidentes. d) Advertir e informar inmediatamente cualquier riesgo o incidente que pueda provocar un accidente. e) Inspeccionar el equipo y las maquinarias que se utilizan para trabajar antes de usarlos. f) Utilizar el equipo de protección personal requerido y todos los materiales y accesorios de seguridad asignados. g) Mantener el área de trabajo limpia y ordenada. h) Mantener un nivel aceptable de higiene personal. i) Utilizar vestimenta apropiada para el trabajo y acorde con las condiciones climáticas. j) Utilizar los equipos y maquinarias de la empresa de manera segura y únicamente para el propósito designado. 2.5.2. Medioambiente: Se refiere a desarrollar las operaciones de la empresa en armonía con la naturaleza, procurando siempre que el impacto de las mismas sobre el medioambiente sea mínimo. La protección del medioambiente es una prioridad para poder conservar los recursos naturales de gran valor. EGE Haina reconoce su responsabilidad y se esfuerza por reducir el impacto ambiental que puedan generar tanto el trabajo que realiza como los productos que crea. Para cumplir con el propósito de conservar el medioambiente, la empresa dedica recursos económicos y adopta planes y programas reconocidos internacionalmente; también ofrece formación continua a su personal sobre el cuidado del medioambiente en las comunidades en donde opera.
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EGE Haina participa activamente junto con los organismos públicos y privados en el desarrollo de estrategias a favor del equilibrio ecológico sostenible y en la elaboración y actualización de leyes relacionadas con el cuidado del ambiente.
¿Cómo evitar afectar el medioambiente?
a) Cumplir y hacer cumplir las normas, políticas y procedimientos de protección del medioambiente establecidos por la empresa. Participar activamente en campañas y prácticas promovidas por la empresa en beneficio del medioambiente. b) Participar en el desarrollo de la comunidad. c) Apoyar a la sociedad y al medioambiente mediante aportes en especie a través de tiempo, conocimientos, materiales, etc. y no solo a través de aportes económicos. d) Mantener todas las instalaciones de la empresa libres de todo lo que le pueda representar un peligro o causar daños al medioambiente.
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3. ACCIONES DISCIPLINARIAS 3.1. Procedimiento de acciones disciplinarias Este procedimiento describe los pasos para aplicar las sanciones a los colaboradores que no observen las pautas de este Código de Ética. 3.1.1. Comité de Cumplimiento: Es responsable de determinar las sanciones e imponerlas a los infractores. El Comité de Cumplimiento se reunirá cada vez que sea necesario para tratar los casos de infracción que se presenten. También se reunirá ante la necesidad de evaluar normas o reglas cuya frecuencia de infracción sea muy alta a fin de sugerir modificaciones o formación del personal según corresponda. El Comité de Cumplimiento está conformado por: a) el director de recursos humanos, b) el vicepresidente legal y de asuntos regulatorios, c) el auditor o gerente de seguridad. Pueden incorporarse como miembros adicionales el ejecutivo del área infractora o afectada y el superior inmediato del infractor. El gerente general se incorporará al comité cuando el infractor sea un subordinado directo suyo o cuando la falta implique una pérdida para el negocio de más de US$250.00, según establece la Política de Entrega y Recepción de Regalos.
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El Comité de Cumplimiento debe tomar medidas para detener o resolver cualquier situación relacionada con el no cumplimiento de este Código de Ética. Las infracciones al Código de Ética incluyen: a) Infracción propiamente dicha del Código de Ética. b) Solicitar a otros colaboradores que infrinjan el Código de Ética. c) No denunciar una infracción al Código de Ética. d) No cooperar con una investigación sobre algún aspecto relacionado con lo estipulado en este Código de Ética. e) Incumplimiento con las normas establecidas en la empresa a través de sus políticas, procedimientos y cualquier disposición emanada de la Gerencia General (GG) o el Consejo de Administración (CA). 3.1.2. Sanciones: El no cumplimiento del Código de Ética será sancionado con una medida disciplinaria. La misma dependerá de las circunstancias y puede implicar: una amonestación verbal, una amonestación escrita, la pérdida de un aumento salarial, la no asignación de bonos u opciones de acciones, la suspensión e incluso el despido. Para un colaborador, no siempre es fácil darse cuenta o determinar si se comete una infracción a este Código de Ética. La empresa espera que cualquier duda sobre el carácter legal o ético de una situación sea reportada a la instancia correspondiente. Para canalizar sus reportes, los colaboradores cuentan con las siguientes posibilidades, a las que debe recurrir siguiendo el siguiente orden: a) supervisor inmediato, b) superior del supervisor, c) Comité de Cumplimiento.
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Cualquier inquietud sobre posibles infracciones cometidas por el gerente general o algún miembro del Consejo de Administración debe ser inmediatamente reportada ante el presidente del Consejo de Administración de la empresa. Los ejecutivos y el Comité de Cumplimiento deben comprometerse a investigar en profundidad antes de tomar cualquier decisión que pueda afectar a sus colaboradores. La empresa también resguardará en todo momento la identidad de cualquier colaborador que reporte de buena fe una infracción o sospecha de infracción. La comunicación abierta es vital para la adecuada aplicación de este Código de Ética, por lo que la empresa debe crear y garantizar un entorno donde los colaboradores expongan sus inquietudes sobre posibles infracciones sin temor a represalias. A continuación se presentan los tipos de faltas: Falta leve: Se refiere a infracciones menores de normas, regulaciones o políticas, cuyos efectos sobre el infractor, otras personas o el negocio no impliquen la pérdida de vidas humanas, pérdidas monetarias o un menoscabo de la reputación de la empresa. Falta grave: Se refiere a infracciones mayores de normas, regulaciones o políticas, cuyo efecto sobre el infractor, otras personas o el negocio impliquen la pérdida de vidas humanas, pérdidas monetarias o un menoscabo de la reputación de la empresa. El procedimiento a seguir será el siguiente: Paso 1: Amonestación verbal a) Se aplicará ante infracciones menores de normas, regulaciones o políticas. b) Se le informará al colaborador que toda infracción a este Código de Ética quedará registrada en su expediente personal. c) Cualquier nivel de supervisión puede aplicarla, sin necesidad de autorización superior.
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Paso 2: Amonestación por escrito (primera advertencia) a) Se aplicará cuando las amonestaciones verbales no hayan dado resultado y el empleado vuelva a cometer la misma falta, o ante infracciones mayores, graves o muy serias. b) Será propuesta por el supervisor inmediato, deberá contar con la aprobación del gerente de área, se enviará copia al director o vicepresidente (según corresponda) y a la Dirección de Recursos Humanos. c) Consiste en una carta en la que se indicará el tipo de infracción cometida. La misma deberá estar acompañada de un plan de acción donde se establezcan las medidas acordadas entre el superior inmediato y el infractor para asegurar que el desempeño mejore y la falta no se repita. Esta carta de amonestación deberá ser entregada personalmente por el supervisor inmediato al colaborador, con acuse de recibo. d) El colaborador deberá firmar el acuse de recibo, que será archivado. e) La amonestación escrita será archivada en el expediente del colaborador. En caso de que la infracción o falta no se repita, será retirada en un lapso de tres (3) a seis (6) meses según haya sido la gravedad de la misma. Paso 3: Amonestación por escrito (segunda advertencia) a) Igual que la anterior, pero la carta deberá contener, además, las consecuencias para el colaborador si no cambia o si repite la infracción, y se establecerá un período de seis (6) meses a un (1) año durante el cual el colaborador estará a prueba. Al final de dicho periodo, si el cambio esperado no se ha registrado, se aplicará el siguiente paso.
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Paso 4: Despido Este paso se aplicará en cualquiera de los siguientes casos: a) Cuando hayan fallado todos los esfuerzos anteriores para que el colaborador mejore su desempeño. b) Si la infracción provocó o podría provocar la muerte, invalidez o desfiguración del empleado, sus supervisados o de terceras personas. c) Si la infracción es un peligro para las instalaciones o bienes de la empresa y la gerencia entiende que el colaborador representa una amenaza para la empresa o para sus compañeros de trabajo. d) Cuando se hayan cometido actuaciones negligentes o seria infracción de nuestros principios comerciales contenidos en cualquiera de los siguientes documentos: Manual de Políticas, Código de Ética, o infracción de normas de integridad, confidencialidad, conducta, honestidad, seguridad, etcétera. e) Por causas de despido justificado según el Código Laboral de Trabajo de la República Dominicana, artículos 87 y 88.
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4. ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Todo colaborador que ingrese a la empresa recibirá una copia de este Código de Ética, y luego recibirá las actualizaciones a medida que se realicen. Todo consultor, funcionario gubernamental o miembro del Consejo de Administración que se incorpore a la empresa también recibirá una copia de este Código de Ética y deberá aceptar y acatar las obligaciones estipuladas en el mismo. Generalidades: a) Este código servirá de guía para aplicar las medidas disciplinarias. b) Los colaboradores, supervisores y ejecutivos deben conocer este código y sus métodos de aplicación. c) Cada caso que conlleve o pudiera conllevar un acto de incumplimiento se analizará individualmente, sustentando la decisión sobre hechos y evidencias para asegurar objetividad. d) Los infractores recibirán un trato justo, se tendrá en cuenta su historial y las circunstancias particulares del caso. e) Debe ser evidente que la disciplina se aplica por infracción o comportamiento indeseable, es decir, por el acto, no por la persona. 4.1.1. Responsabilidades: Es importante destacar que todo el que ingrese a la empresa recibirá información
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sobre todo le estipulado en el Código de Ética y sobre el procedimiento de acciones disciplinarias, como parte del manual de bienvenida que imparte la Dirección de Recursos Humanos. El Comité de Cumplimiento llevará un registro de las reglas que sean infringidas con más frecuencia y las estudiará para determinar si necesitan ser modificadas o si el personal necesita recibir más formación sobre las mismas. Debe además notificar a la Dirección de Recursos Humanos las infracciones y acciones disciplinarias aplicadas para que lleve un registro de las mismas en el archivo personal de cada empleado. a) Situaciones especiales: El gerente general debe revisar y aprobar o rechazar por escrito cualquier solicitud de permiso especial. La empresa, a través de su Dirección de Recursos Humanos, debe guardar copias de estas aprobaciones y ponerlas a disposición de auditores e investigadores en caso de que sea necesario. b) Investigaciones: El Comité de Cumplimiento será responsable no solo de la administración del Código de Ética, sino también de investigar las infracciones al mismo y determinar las medidas correctivas y disciplinarias a aplicar al infractor. Los miembros del Comité de Cumplimiento trabajarán junto con el ejecutivo o gerente del área a la que pertenece el infractor para recomendar las medidas correctivas y disciplinarias correspondientes. El procedimiento que se seguirá generalmente en caso de posibles infracciones al Código de Ética es el procedimiento de acciones disciplinarias (ver 3.1). El Comité de Cumplimiento informará trimestralmente al Consejo de Directores sobre
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las infracciones al Código de Ética y las medidas correctivas tomadas. c) Acción disciplinaria: La empresa promueve que el Comité de Cumplimiento imponga medidas disciplinarias ante cada infracción al Código de Ética. La empresa utiliza un sistema progresivo de medidas disciplinarias a través del cual emite amonestaciones verbales o escritas por infracciones menos importantes que ocurren por primera vez. Las infracciones de naturaleza más grave pueden ocasionar suspensión sin paga, pérdida o reducción de bonos u otorgamientos de opciones. El despido se reserva para hechos tales como robo u otras infracciones que representen un abuso de confianza, o para casos en los que una persona haya cometido varias infracciones. Las infracciones a este Código de Ética no son la única base para tomar medidas disciplinarias. La empresa tiene políticas y procedimientos que rigen la conducta de sus colaboradores. d) Firma y reconocimiento: Todo nuevo colaborador debe firmar un acuse de recibo confirmando que ha leído el Código de Ética y que entiende las disposiciones que en este aparecen. Si algún colaborador obvia leer el Código de Ética o no firma el acuse de recibo, ello no le exime de las consecuencias de infringir los términos del mismo. Los colaboradores de la empresa deben asumir la responsabilidad de acatar todo lo que establece este Código de Ética y procurar apoyo cuando no estén seguros sobre cuál es el camino correcto. EGE Haina se reserva el derecho de reformar, modificar o anular este Código de Ética en cualquier fecha y por cualquier motivo.
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e) Actuación ética y toma de decisiones responsable: A cont i nu ación se present a u n modelo encaminado a facilitar el comportamiento ético y la toma de decisiones responsable; el mismo está compuesto por seis preguntas que conviene que los colaboradores y proveedores se formulen y contesten antes de actuar cuando se encuentren frente a un dilema ético o no estén seguros sobre cuál debe ser su proceder.
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LAS PREGUNTAS 1. ¿Por qué me molesta esto? ¿No estoy seguro de que sea correcto? ¿Hay leyes o políticas en riesgo? 2. ¿Quién más puede verse afectado? ¿Cuál es el impacto en clientes, colegas, accionistas, proveedores y la sociedad? 3. ¿Es mi responsabilidad? ¿Hasta dónde puedo llegar para resolverlo? ¿Qué sucederá si no actúo? 4. ¿Cuáles son los asuntos de ética y cumplimiento? ¿Hay leyes, reglamentos o políticas involucrados? ¿Y qué hay de la integridad, honestidad y evitar daños? 5. ¿A quién puedo pedir consejo? ¿Puede ayudarme mi superior? ¿Debería comunicarme con algún otro departamento de la empresa? 6. ¿Estoy siendo fiel a mí mismo y a nuestros valores? Mi decisión, ¿es coherente con mis valores personales?, ¿con los valores compartidos de la empresa?, ¿con la visión?
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4.3. Carta de compromiso sobre el Código de Ética Hago constar que he leído el Código de Ética de EGE Haina y que comprendo la misión, valores y estándares de conducta que rigen nuestra organización. Entiendo que su cumplimiento es obligatorio para todos los colaboradores y que al cumplir con lo estipulado en este código, todos contribuimos a crear un mejor ambiente de trabajo en el cual podemos crecer personal y profesionalmente. Entiendo que estoy en la obligación de informar a la empresa sobre cualquier conducta que considere que sea una infracción al Código de Ética. Reconozco que el Código de Ética es una declaración de políticas para la conducta en los negocios y que no constituye, de ninguna forma, un contrato de empleo o una promesa de continuidad en el empleo. Lugar Firma Nombre completo Código de empleado Departamento Nombre de supervisor inmediato
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