Contenido 1.
2.
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 3 1.1.
INCORPORACIÓN DEL PERSONAL ........................................................................................................ 4
1.2.
AMBIENTE DE TRABAJO ....................................................................................................................... 6
COMPROMISOS........................................................................................................................................... 6 2.1. 2.1.1. 2.2.
4.
6.
RELACIONES CON EGE HAINA .............................................................................................................. 7 CONFLICTO DE INTERESES ................................................................................................................ 7
2.2.2.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL ........................................................................................................ 9
2.2.3.
REGISTROS FINANCIEROS.............................................................................................................. 10
2.2.4.
RETENCION DE DOCUMENTACION................................................................................................. 11
2.2.5.
ACTIVOS DE EGE HAINA ................................................................................................................. 12 RELACIONES CON LOS CLIENTES Y PROVEEDORES ............................................................................. 13
2.3.1.
REGALOS Y ATENCIONES ................................................................................................................ 13
2.3.2.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES ........................................................................................................ 14
2.4.
RELACIONES CON LOS GOBIERNOS .................................................................................................... 14
2.5.
RELACIONES CON LA COMUNIDAD .................................................................................................... 15
2.5.1.
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ............................................................................................. 16
2.5.2.
MEDIOAMBIENTE ........................................................................................................................... 17
ACCIONES DISCIPLINARIAS ........................................................................................................................ 18 3.1.
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES DISCIPLINARIAS ..................................... Error! Bookmark not defined.
3.2.
COMITÉ DE CUMPLIMIENTO .............................................................................................................. 18
3.3.
SANCIONES ........................................................................................................................................ 19
ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA ................................................................................................. 22 4.1.
5.
RELACIONES ENTRE COLABORADORES ............................................................................................ 6
2.2.1.
2.3.
3.
RELACIONES PERSONALES ................................................................................................................... 6
RESPONSABILIDADES ......................................................................................................................... 22
CANAL DE DENUNCIAS............................................................................................................................... 24 5.1.
TEMAS DE DENUNCIA ........................................................................................................................ 24
5.2.
PROTECCION AL DENUNCIANTE ......................................................................................................... 27
5.3.
REPORTES .......................................................................................................................................... 27
5.4.
CONFIDENCIALIDAD........................................................................................................................... 28
5.5.
DENUNCIAS ....................................................................................................................................... 28
CARTA DE COMPROMISO SOBRE EL CODIGO DE ETICA .............................................................................. 29
1. INTRODUCCIÓN El presente Código de Ética (de ahora en adelante el Código) establece las directrices de conducta que deben acatar todos los empleados de EGE Haina (sin importar el cargo desempeñado), así como los consultores, los contratistas y las empresas afiliadas (denominados colaboradores los primeros y proveedores los tres últimos), y tiene como propósito guiarlos en la toma de decisiones y apoyarlos a fin de que se sientan seguros de sí mismos durante el desempeño de sus labores y mantengan siempre una conducta que refleje excelencia y responsabilidad, así como trazar los parámetros de acción aceptables en el área de trabajo. Ante circunstancias no previstas, se deberá consultar a un supervisor o al Comité de Cumplimiento. Los valores compartidos de EGE Haina deben regir las decisiones y acciones de todos los que participan en sus operaciones, y son los siguientes: •
Compromiso con los resultados
•
Responsabilidad social
•
Bienestar de nuestros empleados
•
Excelencia operacional
•
Comportamiento social
•
Integridad y ______?
Corresponde a todos los colaboradores y proveedores, cuando actúen en representación de EGE Haina ante la comunidad o ante un cliente, conducirse de forma ética y ser respetuosos con los demás, respetar estos valores compartidos, reconociendo así la importancia de cumplir con lo establecido en este Código. La Gerencia deberá garantizar el respeto por la dignidad humana en el trato dispensado a los colaboradores y en las relaciones que sostiene con los proveedores. Del mismo modo, quedará claramente convenido que: a) Cualquier violación a las provisiones de este Código, los valores, políticas y/o la ley, conllevará consecuencias para el personal involucrado. b) Todo personal que de una forma u otra condonen, aprueben o faciliten el comportamiento de empleados que falten a nuestros principios éticos, podrán estar sujetos a medidas disciplinarias y/o legales. c) Cada acción fraudulenta o incidente provocado por un colaborador o proveedor, aunque sea pequeño, se deberá informar al Comité de Cumplimiento, para ser evaluado, analizado y documentado, antes de determinar si debe ser investigado. El Comité llevará las estadísticas de todos estos sucesos.
d) Este Código de Ética no reemplaza el informe de evaluación del desempeño (de acuerdo al Sistema de Gestión del Desempeño vigente), como instrumento de desarrollo y disciplina. e) Este Código de Ética reconoce el derecho que tiene EGE Haina de prescindir de los servicios de cualquiera de sus colaboradores o proveedores en cualquier momento.
1.1. INCORPORACIÓN DEL PERSONAL El proceso de selección y contratación de personal se fundamenta en la capacidad, experiencia y nivel de alineación de los candidatos con los perfiles de los puestos que se estén reclutando así como con y los valores compartidos de EGE Haina, y prevé el cumplimiento de las regulaciones legales vigentes, sin importar raza, discapacidades físicas, religión preferencia sexual o cualquier otro aspecto de índole personal no relacionado con el perfil para desempeñar el puesto. El Departamento de Recursos Humanos definirá las políticas bajo la cual se establecerán las condiciones e informaciones a ser requeridas en un proceso de selección y contratación de personal y de acuerdo con la información que tenga a su disposición, adoptará las medidas oportunas para evitar favoritismos, nepotismos o formas de clientelismo en las fases de selección y contratación (por ejemplo, evitando que el seleccionador de personal presente vínculos de parentela con algún candidato). Los familiares de un colaborador o de un accionista de EGE Haina pueden trabajar para esta, siempre que cumplan con el perfil del puesto a ocupar, que no ejerzan sus labores dentro de una misma área y que el gerente general haya aprobado su ingreso. ¿Quién es mi “familiar” según el Código? Un cónyuge, pareja, padre/madre, hermano/a, abuelo/a, hijo/a, nieto/a, primo/a, suegro/a, son todos considerados familiares. También se incluye a cualquier otro miembro de la familia que viva con usted o que de otro modo dependa financieramente de usted o de quien usted dependa financieramente. Incluso cuando negocie con miembros de la familia más allá de esta definición, tenga cuidado de asegurarse de que su relación no interfiera ni parezca interferir con su capacidad para actuar en beneficio de la empresa. El personal se contrata mediante un contrato laboral legal; no se acepta ninguna forma de trabajo ilegal. Al establecer la relación laboral, cada colaborador recibe información precisa con relación a: •
las características del cargo y de las tareas a realizar;
•
los elementos normativos y retributivos correspondientes;
•
las normas y procedimientos a adoptar con el fin de evitar posibles riesgos para la salud vinculados a la actividad laboral;
•
Los principios éticos de la empresa a través del presente código los cuales firmará como signo de conformidad y apego con los mismos.
Esa información se presenta al colaborador para que la acepte tras su plena comprensión.
1.2. AMBIENTE DE TRABAJO EGE Haina propicia un entorno laboral caracterizado por la colaboración y el trabajo en equipo, la diversidad y el respeto por las diferencias, el trato justo y la comunicación abierta y sincera, y al mismo tiempo promueve el desarrollo del potencial y la creatividad de sus colaboradores. Los colaboradores reciben oportunidades de formación a fin de mantenerse actualizados, en continuo desarrollo y con conocimiento de los recursos, equipos e información necesarios para la realización de su trabajo. Además, reciben retroalimentación sobre su desempeño y reconocimiento ante el trabajo bien hecho.
1. COMPROMISOS El quehacer diario de todo aquel que forma parte de EGE Haina conlleva el tomar decisiones o emprender acciones que implican relaciones con cinco grandes grupos: •
Relaciones personales
•
Relaciones con EGE Haina
•
Relaciones con clientes y proveedores
•
Relaciones con Gobiernos
•
Relaciones con la comunidad
2.1. RELACIONES PERSONALES EGE Haina reconoce que sus colaboradores representan una ventaja competitiva, por lo que promueve un ambiente armonioso, respetuoso y apropiado para su desarrollo integral y la realización de su trabajo. El objetivo final de esta cultura es que cada día el personal comience con un sentido de propósito y concluya con un sentido de logro. Las relaciones personales en el trabajo no deben influir en su capacidad para actuar en el mejor interés de la Empresa y no deben afectar ninguna relación laboral. Las decisiones laborales deben basarse en las calificaciones, el desempeño, las habilidades y la experiencia.
2.1.1. RELACIONES ENTRE COLABORADORES Todo empleado deberá: a) Ejercer sus responsabilidades con eficiencia, evitando situaciones que provoquen atrasos o errores en la prestación del servicio en su trabajo o en el de sus compañeros.
b) Ejercer sus responsabilidades libre de discriminación, hostigamiento y/o acoso sexual hacia cualquier colaborador, cliente, proveedor o visitante. Discriminación significa cualquier conducta o comportamiento que aparte a un colaborador por motivo de raza, color, sexo, religión, origen nacional, ciudadanía, edad, incapacidad física y/o mental, estado de embarazo, entre otras. El hostigamiento abarca una amplia gama de comportamientos ofensivos cuyo propósito es perturbar o alterar para hacer daño. Se produce Acoso Sexual cuando una persona - hombre o mujer - realiza en forma indebida, por cualquier medio, requerimientos de carácter sexual, no consentidos y que amenacen o perjudiquen su situación laboral o sus oportunidades en el empleo. El Acoso Sexual es un problema que afecta a la dignidad de los trabajadores, perjudicando el clima laboral de la organización o empresa. c) Hacer críticas constructivas y sugerencias para mejorar la calidad del trabajo y, por ende, los resultados. Actuar de forma educada con las personas que se relaciona, respetando las diferencias y capacidades de cada una. d) Denunciar cualquier comportamiento irregular por los canales establecidos por la empresa para tales fines. e) Tomar en cuenta las observaciones que le hagan, siempre que estén presentadas a través de los canales adecuados. f)
Solicitar el apoyo de colegas, gerentes, directores y vicepresidentes, a fin de encontrar los medios para superar obstáculos o limitaciones.
g) Estar de acuerdo en participar en conferencias, exposiciones o en la elaboración de presentaciones académicas o informativas sobre EGE Haina, así como a suministrar material e información a terceros, con el mayor respeto, cautela y discreción posible. h) Comprometerse con el respeto a la dignidad humana y la no discriminación, así como a no violar los derechos establecidos en el Código de Trabajo Dominicano.
2.2. RELACIONES CON EGE HAINA Los colaboradores deben actuar siempre en defensa de los intereses de EGE Haina, manteniendo bajo estricta confidencialidad las informaciones y datos relacionados con negocios estratégicos de la empresa.
2.2.1. CONFLICTO DE INTERESES Es el tipo de conflicto que se crea cuando en el ejercicio de las labores dentro de la empresa, un colaborador pone sus intereses personales por encima de los intereses de la misma. Todos los colaboradores tienen la obligación de actuar con honestidad, procurando siempre la protección de los intereses de la organización. Todos los colaboradores, sin importar el puesto que tengan, deben evitar situaciones que impliquen o pudieran implicar un conflicto entre sus intereses personales y los intereses de EGE Haina.
El conflicto de intereses puede presentarse cuando un colaborador realice actividades profesionales paralelas a la prestación de servicios en EGE Haina. Si las condiciones laborales bajo las cuales ingresó lo autorizan a realizar actividades profesionales paralelas, podrá desempeñarlas siempre y cuando: a) no supongan una merma de los niveles de productividad o desempeño de las funciones desarrolladas en EGE Haina; b) no limiten la disponibilidad o flexibilidad de horario requerida en determinadas funciones; c) no supongan el desarrollo de funciones o la prestación de servicios de cualquier índole para competidores de EGE Haina. La aceptación de funciones de administrador, asesor, consultor o agente de empresas que sean o puedan llegar a ser proveedoras de bienes y servicios de EGE Haina requerirá la autorización previa de la Gerencia General y deberá tramitarse a través de la Dirección de Recursos Humanos. En cualquier caso, el desarrollo de actividades profesionales ajenas a EGE Haina deberá ser formalmente comunicado a la Dirección de Recursos Humanos. Como consecuencia de la especial relevancia de las gestiones directivas, las personas que ocupan puestos ejecutivos deberán evitar incursionar en otras actividades profesionales, salvo que se trate de: a) actividades benéficas, de caridad o de servicios sociales, siempre que no impliquen remuneración alguna; b) asuntos y negocios familiares, siempre que la necesidad de su presencia sea de naturaleza esporádica y no implique ningún conflicto de interés con EGE Haina; c) la enseñanza o la elaboración de contenidos orientados a la difusión de conocimientos; d) otro tipo de actividades que EGE Haina pudiera llegar a promover en cumplimiento de su responsabilidad social o por considerarlas apropiadas para los intereses de EGE Haina. ¿Cómo evitar un conflicto de intereses? •
No participar en negocios o actividades que de manera directa o indirecta compitan o interfieran con EGE Haina.
•
No aprovecharse del cargo que se tiene en EGE Haina para obtener beneficios personales, para cualquier miembro de su familia o para un tercero.
•
No recibir dinero o beneficios de proveedores, clientes o competidores (excepto empleados que se desempeñan, en su tiempo libre, como consultores o miembros del Consejo de Administración de alguna empresa, previa autorización por escrito del gerente general, y empleados que ocupan puestos en asociaciones civiles sin fines de lucro o en instituciones educativas).
•
No participar en otros negocios dedicados a la generación, comercialización, distribución o transformación de ninguno de los productos o servicios que ofrece EGE Haina o que tiene proyectado ofrecer.
•
No ser proveedor de EGE Haina.
•
No influir –directa o indirectamente– en negociaciones, alianzas, ventas u otros procesos de decisión donde tenga algún tipo de vínculo familiar con las partes (clientes o proveedores).
Todo colaborador tiene la obligación de notificar a su supervisor inmediato si tiene familiares en otros negocios que sean o pretendan ser proveedores de EGE Haina. Ante cualquier situación que pudiera implicar un conflicto de intereses, el colaborador deberá pedir aprobación por escrito del Comité de Cumplimiento. Esta aprobación puede gestionar acudiendo directamente al Comité de Cumplimiento, a través de la Dirección de Recursos Humanos o de la Dirección de Auditoría. Si la situación involucra a la Gerencia General, la autorización debe ser concedida por el presidente del Consejo de Administración.
2.2.2. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Las organizaciones establecen objetivos y planes de negocios. En la consecución de los mismos se manejan informaciones confidenciales, algunas se refieren a datos técnicos, como la descripción detallada de un método de operación, otras son de índole comercial, como una lista de nombres y direcciones de clientes que podría interesar a un competidor. Algunas de estas informaciones son extremadamente importantes, como por ejemplo los costos de producción de energía frente a la tarifa dada al cliente, la posible apertura de una planta o la venta de una parte de las acciones de EGE Haina, otras lo son menos. Existen datos sencillos que consisten en una sola palabra, como el nombre de una empresa que se prevé adquirir; otros son más complejos, como los detalles de una negociación con un cliente, proveedor o con el Gobierno. El elemento común es que toda información confidencial relacionada con el negocio debe ser protegida. Adicionalmente, cualquier información personal tal como el número de cédula, de pasaporte o cualquier otra perteneciente a un colaborador, cualquier información relacionada a clientes y proveedores también resulta ser confidencial. Es obligación de todos los colaboradores y proveedores de EGE Haina proteger la información de la misma, esta incluye toda la información sin publicar que, de ser divulgada, podría ser usada por los competidores o resultar dañina para EGE Haina o sus clientes. La facultad de difundir información sobre EGE Haina se encuentra limitada a aquellas personas específicamente designadas por la Gerencia General.
Si una persona, en nombre de un medio de comunicación, solicitase cualquier tipo de información a un colaborador o proveedor de EGE Haina, este deberá referirla a la Dirección de Comunicaciones y Responsabilidad Social Corporativa. La participación en cualquier acto (entrevista, rueda de prensa, ponencia, publicación de artículos, etc.) que pudiera implicar la difusión pública de informaciones de EGE Haina o la emisión de opiniones que pudieran ser atribuidas a EGE Haina ha de contar con la aprobación previa de la Dirección de Comunicaciones y Responsabilidad Social Corporativa. ¿Cómo evitar el mal manejo de la información? •
No compartir con nadie información que aún no se haya hecho pública, excepto cuando la divulgación de la misma tenga un propósito de negocios y se hayan tomado las medidas adecuadas para impedir su mal uso (por ejemplo, haciendo que las partes firmen de antemano un acuerdo de confidencialidad).
•
Cumplir las políticas de conservación o eliminación de registros de EGE Haina y consultar al Departamento Lega l ante dudas sobre el manejo de registros en caso de litigios –en curso o supuestos– o de investigaciones gubernamentales.
•
No divulgar información confidencial, aun habiendo cesado su relación laboral con EGE Haina y abstenerse de utilizar cualquier información obtenida durante su vinculación con EGE Haina.
•
Cuando deje de trabajar para EGE Haina, devolver todos los documentos que contengan información de valor y todos los materiales y recursos que sean propiedad de EGE Haina.
Todo colaborador o proveedor de EGE Haina debe asumir que el trabajo desarrollado para EGE Haina durante sus años de servicio, pertenece exclusivamente y en toda su integridad a EGE Haina; informes, puestas, estudios, programas y cualquier producto derivado de su actividad propia deberán quedar en posesión de EGE Haina sin que la persona cesante, sea colaborador o proveedor, pueda copiar, reproducir o transmitir los mismos en forma alguna sin autorización escrita del gerente general de EGE Haina.
2.2.3. REGISTROS FINANCIEROS Son la base para administrar las operaciones de EGE Haina y cumplir con las obligaciones frente a los accionistas, colaboradores, clientes, proveedores y autoridades reguladoras. Los registros financieros de EGE Haina –incluyendo hojas de asistencia, informes de gastos, planillas de horas extras, etc. – deben ser exactos, oportunos y conformes a las políticas de EGE Haina y a la ley. Al elaborar estos registros se deberá tomar en cuenta el cumplimiento de las normas contables según las cuales se manejan los registros financieros y las leyes vigentes que regulan dichos registros. La exactitud de los registros es es responsabilidad de todos. En adición, todo reporte emitido a cualquier dependencia del gobierno debe ser completo y preciso, sin desviaciones, sin tergiversar u omitir información sin importar la razón. Siempre conviene verificarlos antes de entregarlos.
¿Cómo evitar problemas relacionados con los registros financieros? •
Registrar y clasificar siempre las operaciones en el período contable correspondiente y en la cuenta y departamento correspondientes. El demorar o pagar por anticipado facturas para cumplir con metas de presupuesto es una infracción al Código de Ética.
•
Respaldar las operaciones con documentación real y exacta.
•
Entregar siempre a las autoridades reguladoras informes exactos, oportunos y entendibles.
•
Cooperar, cuando sea necesario, con investigaciones sobre la exactitud y oportunidad de los registros financieros.
•
Sustentar con documentación adecuada las estimaciones y acumulaciones hechas en los informes y registros de EGE Haina basadas sobre juicios de buena fe.
•
Efectuar los pagos únicamente a la persona o firma que haya proporcionado a EGE Haina bienes o servicios.
•
No modificar ni falsificar documentos, registros o informes, ni ocultar información que pueda cambiar los registros financieros y afecte o pueda afectar a EGE Haina.
•
No desvirtuar la naturaleza verdadera de ninguna operación.
2.2.4. RETENCION DE DOCUMENTACION Todo documento deberá ser debidamente archivado y guardado mínimo un año después de su vencimiento según lo establezcan las leyes dominicanas o de cualquier otra legislación donde la empresa se encuentre en operación. La administración de nuestra documentación es un componente crítico del desarrollo de la confianza con nuestros clientes, reguladores y accionistas. Una administración efectiva de la documentación nos permite cubrir nuestras necesidades de negocio y asegurar que nuestra documentación está disponible oportunamente. Además nos permite cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables, y preservar todo documento relevante en caso de necesitarse para litigios, auditorías y/o investigaciones. Es por esto que es imprescindible que el personal conozca y cumpla con las políticas y procedimientos de retención de documentos establecidas por cada Departamento en atención a sus operaciones y la necesidad de los mismos en el futuro. Estos artículos son recursos que definen cuales documentos de EGE Haina deben retenerse, la duración de tiempo de retención, los procedimientos apropiados para cumplir con los requisitos de ley y otras responsabilidades. El personal debe entender que es ilegal la destrucción, omisión y/o falsificación de cualquier documentación con el fin de obstruir una acción legal o gubernamental, investigación o demanda.
AUDITORIA EXTERNA Toda información requerida por los auditores externos debe ser provista sin violentar, impedir o dilatar el proceso. En caso de duda, el personal debe dirigirse donde el empleado que tenga a su cargo la coordinación con los Auditores o en su defecto a su supervisor, Auditoría Interna o hacia un Oficial del Comité de Cumplimiento. REQUERIMIENTOS DE FISCALIZACION POR PARTE DEL GOBIERNO EGE Haina tiene el deber de cooperar totalmente con cualquier requerimiento o investigación gubernamental. Sin embargo, si el personal recibe, un requerimiento de información relacionada con una investigación gubernamental, este debe comunicarse de inmediato con la Vice Presidencia Legal.
2.2.5. ACTIVOS DE EGE HAINA Entre los activos de EGE Haina se encuentran el tiempo de trabajo que un colaborador pasa en EGE Haina y el producto de su trabajo, así como equipos y vehículos, computadoras y software, información, marcas registradas y denominación. El sentido común debe prevalecer para discernir entre lo correcto y lo incorrecto en cuanto al uso de los activos de EGE Haina. Por ejemplo, una llamada telefónica personal ocasional desde su lugar de trabajo es inevitable. Sin embargo, llamadas telefónicas personales frecuentes o extensas representan un mal uso del tiempo y recursos de EGE Haina. Los activos de EGE Haina son para uso de EGE Haina y no para uso de ninguna persona en particular. El robo o mal uso deliberado de los activos de EGE Haina constituyen una infracción a este Código de Ética. ¿Cómo evitar el mal uso de los activos de EGE Haina? •
No usar los activos de EGE Haina para beneficio personal o de algún familiar o allegado, o para propósitos ajenos a EGE Haina.
•
No usar los recursos o información de EGE Haina en provecho propio.
•
No usar ningún activo de EGE Haina –incluyendo información, vehículos, equipos, piezas, etc.– para asuntos personales sin previa autorización del supervisor inmediato.
•
No aceptar paga por hacer presentaciones sobre temas relacionados con EGE Haina o con su trabajo dentro de la misma sin previa autorización de su superior inmediato.
•
No usar nunca los sistemas o equipos de computadoras de EGE Haina para negocios externos, actividades ilegales, juegos de azar o pornografía.
•
No permitir que personas no autorizadas o no capacitadas utilicen las maquinarias o equipos de EGE Haina.
•
Mantener los activos de EGE Haina en buen estado, observar las prácticas de mantenimiento y aplicar los programas de prevención de riesgos.
•
Cuidar los equipos y maquinarias para evitar paradas innecesarias durante su funcionamiento, para prevenir accidentes e incrementar la vida útil de los activos de EGE Haina.
2.3. RELACIONES CON LOS CLIENTES Y PROVEEDORES EGE Haina tiene como política general que sus accionistas, miembros de la Junta Directiva, colaboradores directos o indirectos, contratistas, proveedores y cualquier persona que tenga algún vínculo con EGE Haina, actúe y lleve a cabo todas sus actividades con integridad y cumpliendo estrictamente las leyes de la República Dominicana y con los principios éticos de la empresa.
2.3.1. REGALOS Y ATENCIONES Se refiere a recibir regalos y atenciones de parte de proveedores, clientes actuales o potenciales o autoridades gubernamentales, cuyo propósito pudiera ser influir en decisiones también se refiere a otorgarlos con las mismas intenciones. Los colaboradores deben abstenerse de recibir o dar regalos o atenciones que pudieran implicar la obtención de beneficios utilizando prácticas de corrupción. Los empleados se abstendrán de ofrecer o dar regalos o atenciones a terceros que pudieran tener objeto influir, de manera impropia, en la consecución de un beneficio a favor de EGE Haina. En este sentido solo podrán ofrecerse o realizarse aquellos regalos o atenciones previamente autorizadas por la Gerencia General o aquellas donaciones que sean realizadas en atención a los planes de responsabilidad social de EGE Haina, según las normas establecidas por la Gerencia o el Consejo de Administración. No serán considerados beneficios personales la asistencia a actos sociales, seminarios, ferias y otros tipos de actividades formativas que hayan sido debidamente autorizadas por la Gerencia General, así como las invitaciones a almuerzos profesionales o de negocios. Podrán ser aceptados regalos de carácter promocional o detalles de cortesía, siempre y cuando su valor económico no sea superior a los US$100.00. Serán aceptados regalos por motivos de festividades navideñas siempre y cuando los mismos no excedan los US$250.00. Cuando el monto de un regalo, ya sea de carácter promocional o relacionado a festividades navideñas, se aprecie mayor a los valores especificados en la presente política, la persona beneficiaria deberá poner el regalo a disposición de la Gerencia para que en función de su naturaleza, determine su destino final. Todos los regalos recibidos por empleados deberán ser reportados a su Supervisor Inmediato y asentados en el Formulario R-L25.F01, Acta de Recepción de Regalos y Atenciones, el cual deberá ser remitido a Recursos Humanos para su revisión y archivo.
Regalos de un mismo cliente o suplidor que sumados en el año superen los US$250 o su equivalente en pesos dominicanos deberán obtener autorización previa por parte de la Gerencia General.
2.3.2. SELECCIÓN DE PROVEEDORES Para la compra de un bien o un servicio, los colaboradores de EGE Haina deberán buscar proveedores que: a) Tengan al día todas sus obligaciones con el Estado Dominicano: i. Registro Nacional de Contribuyente (RNC), ii. Registro Mercantil y iii. Cualquier otro permiso o licencia relacionada al ámbito de actuación de dicha empresa. b) Sus principales ejecutivos no tengan ningún tipo de conexión con actividades ilícitas, lavado de efectivo, narcotráfico o cualquier otro acto de esa naturaleza. c) No tengan dentro de la fuerza laboral a ser asignada para trabajos a EGE Haina extranjeros ilegales en caso de servicios u otra actividad que requiera personal. d) procuren la mejora continua de la calidad durante la vigencia del contrato o servicio y que adopten prácticas de gestión que respeten la dignidad humana y conserven el medioambiente, prestando servicios idóneos que obedezcan la legislación vigente; e) demuestren a través de sus acciones y resultados que se rigen por principios éticamente correctos y criterios técnicos y profesionales vanguardistas y probados, y que garanticen la mejor relación costobeneficio. Cualquier duda al respecto, refierase a las Políticas y Procedimientos del departamento de Compras.
2.4. RELACIONES CON LOS GOBIERNOS Consisten en transacciones o negociaciones que implican operaciones con funcionarios, partidos políticos o candidatos a cargos políticos. A diferencia de las operaciones realizadas con empresas privadas, estas operaciones a menudo están regidas por reglas legales especiales, por lo que es necesario consultar el área legal de EGE Haina para conocer y validar dichas reglas y contar con la aprobación de la Vicepresidencia Legal y Asuntos Regulatorios antes de proceder. EGE Haina mantiene cero tolerancias hacia prácticas desleales y/o de corrupción. Los pagos de sobornos a funcionarios del Gobierno están prohibidos y constituyen una falta grave que pudiera implicar tanto despido como notificación ante las autoridades pertinentes. Es de vital importancia entender la diferencia entre un soborno y un pago de agilización que forma parte de los costos usuales del proceso. Un pago de agilización es un pago para acelerar y/o asegurar la ejecución de servicios y/o funciones gubernamentales comunes y rutinarias, en otras palabras, un desembolso regular para un servicio regular. Ejemplos típicos incluyen cargos/honorarios de licencias, procesamiento de documentos y otros servicios gubernamentales.
Un soborno representa el acto de otorgar dinero, bienes u otra forma de recompensa a cambio de: •
Obtener o retener un negocio, o dirigir un negocio hacia una persona,
•
Influenciar (a un oficial de un gobierno) a hacer u omitir un acto en violación a su función
•
Influenciar a que una persona afecte el resultado de una decisión
En ningún modo los colaboradores o proveedores de EGE Haina pueden prometer, ofrecer, pagar, prestar, dar o en forma alguna transferir –directa o indirectamente– ningún fondo, activo u objeto de valor de EGE Haina a ningún funcionario, empleado o entidad del Gobierno. EGE Haina no hará donaciones políticas, de acuerdo con la ley dominicana. Sin embargo, el trabajo de un colaborador no se verá afectado por su decisión de hacer aportes personales a un partido político. ¿Cómo evitar situaciones incómodas al relacionarse con gente allegada al Gobierno? •
No usar a terceros para que actúen en representación de EGE Haina para sobornar a funcionarios del Gobierno.
•
No contratar a un contratista o consultor si se tienen motivos para creer que el mismo va a intentar sobornar a un funcionario del Gobierno.
•
Se pueden contratar funcionarios del Gobierno, previa aprobación del gerente general, solamente si el servicio que va a prestar tiene un propósito empresarial legítimo.
•
No contratar funcionarios para prestar servicios que estén en conflicto con sus deberes oficiales.
•
Se pueden efectuar pagos por concepto de agilización solamente si han sido previamente aprobados por el área lega l de EGE Haina y registrarlos debidamente.
•
Se pueden hacer regalos o tener atenciones con una dependencia gubernamental, un funcionario o un empleado público solamente si se pueden justificar con propósitos de negocio legítimos, asegurándose de que dichos regalos o atenciones sean legales y contando con la autorización del vicepresidente de la unidad de negocio que los otorga y del gerente general.
•
Registrar los gastos correspondientes de forma exacta y específica, de acuerdo con los procedimientos contables y legales establecidos.
2.5. RELACIONES CON LA COMUNIDAD Todo colaborador o proveedor, cuando represente a EGE Haina frente a la comunidad, deberá actuar de acuerdo con este Código de Ética, sin privilegios de ningún orden.
2.5.1. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Consiste en garantizar condiciones de seguridad en el lugar de trabajo encaminadas a proteger la vida y salud de los colaboradores y de las personas que frecuenten las instalaciones de EGE Haina. Abarca todos los aspectos de las condiciones laborales, incluyendo el etiquetado y manipulación de productos químicos, el nivel de ruido, la temperatura, la ventilación, la iluminación y la calidad y accesibilidad de las instalaciones sanitarias. En EGE Haina la seguridad es prioritaria, razón por la cual se toman en cuenta los siguientes aspectos: a) proporcionar un lugar de trabajo sano y seguro para los colaboradores y proveedores; b) establecer regulaciones para prevenir accidentes; c) proporcionar reglas y normas para la seguridad de colaboradores y visitantes, y alertarlos sobre los riesgos y peligros a los cuales se exponen en todas las áreas de EGE Haina; d) proporcionar maquinarias y equipos seguros y pro- mover el cumplimiento de labores de inspección continua y reparación inmediata de los mismos; e) seleccionar y contratar colaboradores y proveedores con cautela, procurando que sean competentes y cuidadosos. La prevención de accidentes es esencial para mantener la rentabilidad de EGE Haina, razón por la cual todos los colaboradores están obligados a cumplir y a hacer cumplir las políticas de seguridad y salud ocupacional vigentes. ¿Cómo evitar situaciones y accidentes que atenten contra la seguridad y la salud propia o de otros? •
Ser cuidadoso al efectuar las labores.
•
Observar este Código; el abuso o no cumplimiento de las reglas y normas establecidas se considera una infracción de las políticas de EGE Haina.
•
Prevenir accidentes.
•
Advertir e informar inmediatamente cualquier riesgo o incidente que pueda provocar un accidente.
•
Inspeccionar el equipo y las maquinarias que se utilizan para trabajar antes de usarlos.
•
Utilizar el equipo de protección personal requerida y todos los materiales y accesorios de seguridad asignados.
•
Mantener el área de trabajo limpia y ordenada.
•
Mantener un nivel aceptable de higiene personal.
•
Utilizar vestimenta apropiada para el trabajo y acorde con las condiciones climáticas.
•
Utilizar los equipos y maquinarias de EGE Haina de manera segura y únicamente para el propósito designado.
2.5.2. MEDIOAMBIENTE Se refiere a desarrollar las operaciones de EGE Haina en armonía con la naturaleza, procurando siempre que el impacto de las mismas sobre el medioambiente sea mínimo. La protección del medioambiente es una prioridad para poder conservar los recursos naturales de gran valor. EGE Haina reconoce su responsabilidad y se esfuerza por reducir el impacto ambiental que puedan generar tanto el trabajo que realiza como los productos que crea. Para cumplir con el propósito de conservar el medio- ambiente, EGE Haina dedica recursos económicos y adopta planes y programas reconocidos internacionalmente; también ofrece formación continua a su personal sobre el cuidado del medioambiente en las comunidades en donde opera. EGE Haina participa activamente junto con los organismos públicos y privados en el desarrollo de estrategias a favor del equilibrio ecológico sostenible y en la elaboración y actualización de leyes relacionadas con el cuidado del ambiente. ¿Cómo evitar afectar el medioambiente? •
Cumplir y hacer cumplir las normas, políticas y procedimientos de protección del medioambiente establecidos por EGE Haina. Participar activamente en campañas y prácticas promovidas por EGE Haina en beneficio del medioambiente.
•
Participar en el desarrollo de la comunidad.
•
Apoyar a la sociedad y al medioambiente mediante aportes en especie a través de tiempo, conocimientos, materiales, etc. y no solo a través de aportes económicos.
•
Mantener todas las instalaciones de EGE Haina libres de todo lo que le pueda representar un peligro o causar daños al medioambiente.
3. ACCIONES DISCIPLINARIAS La Empresa procura imponer medidas disciplinarias que se adapten a la naturaleza y las circunstancias de cada violación del Código. Las violaciones de una naturaleza más grave pueden dar lugar a la suspensión sin goce de sueldo, la pérdida o reducción del incremento salarial o el bono por desempeño, e incluso el despido. Cuando se detecta que un empleado ha violado el Código, se notificará mediante la amonestación escrita al infractor la decisión y se colocará copia en el expediente de Personal del empleado como parte de los registros permanentes del empleado.
3.1 COMITÉ DE CUMPLIMIENTO Es responsable de determinar las sanciones e imponerlas a los infractores, además de investigar y referir a las autoridades pertinentes en caso de ser necesario. Todo despido o desahucio que sea documentado como el producto de una violación al presente código, antes de ser notificado al empleado debe ser presentado a la Dirección de Recursos Humanos quien establecerá si el mismo debe ser previamente tratado por el Comité de Cumplimiento o puede ser procesado de inmediato. El Comité de Cumplimiento se reunirá cada vez que sea necesario para tratar los casos de infracción que se presenten. También se reunirá ante la necesidad de evaluar normas o reglas cuya frecuencia de infracción sea muy alta a fin de sugerir modificaciones o formación del personal según corresponda. El Comité de Cumplimiento está conformado por: -
Gerente General
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Vicepresidente Legal
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Director de Recursos Humanos
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Auditoría Interna
Pueden incorporarse como miembros adicionales el ejecutivo del área infractora o afectada y el superior inmediato del infractor. El Gerente General se incorporará al comité cuando el infractor sea un subordinado directo suyo o cuando la falta implique una pérdida para el negocio de más de US$250.00, según establece la Política de Entrega y Recepción de Regalos. El Comité de Cumplimiento debe tomar medidas para detener o resolver cualquier situación relacionada con el no cumplimiento de este Código de Ética.
Las infracciones al Código de Ética incluyen: a) Infracción propiamente dicha del Código de Ética. b) Solicitar a otros colaboradores que infrinjan el Código de Ética. c) No denunciar una infracción al Código de Ética. d) No cooperar con una investigación sobre algún aspecto relacionado con lo estipulado en este Código de Ética. e) Incumplimiento con las normas establecidas en EGE Haina a través de sus políticas, procedimientos y cualquier disposición emanada de la Gerencia General (GG) o el Consejo de Administración (CA).
3.2 SANCIONES El incumplimiento del Código de Ética será sancionado con una medida disciplinaria. La misma dependerá de las circunstancias y puede implicar: una amonestación verbal, una amonestación escrita, la pérdida de un aumento salarial, la no asignación de bonos u opciones de acciones, la suspensión e incluso el despido. Para un colaborador, no siempre es fácil darse cuenta o determinar si se comete una infracción a este Código de Ética. Cualquier duda sobre el carácter legal o ético de una situación debe ser reportada a la instancia correspondiente. Para canalizar sus reportes, los colaboradores cuentan con las siguientes posibilidades, a las que debe recurrir siguiendo el siguiente orden: a) supervisor inmediato, b) superior del supervisor, c) Canal de Denuncias (ver Sección 5). Cualquier inquietud sobre posibles infracciones cometidas por el Gerente General o algún miembro del Consejo de Administración debe ser inmediatamente reportada ante el presidente del Consejo de Administración de EGE Haina. Los ejecutivos y el Comité de Cumplimiento deben comprometerse a investigar en profundidad antes de tomar cualquier decisión que pueda afectar a sus colaboradores. EGE Haina también resguardará en todo momento la identidad de cualquier colaborador que reporte de buena fe una infracción o sospecha de infracción. La comunicación abierta es vital para la adecuada aplicación de este Código de Ética, por lo que EGE Haina debe crear y garantizar un entorno donde los colaboradores expongan sus inquietudes sobre posibles infracciones sin temor a represalias.
A continuación se presentan los tipos de faltas: Falta leve: Se refiere a infracciones menores de normas, regulaciones o políticas, cuyos efectos sobre el infractor, otras personas o el negocio no impliquen la pérdida de vidas humanas, pérdidas monetarias o un menoscabo de la reputación de EGE Haina. Falta grave: Se refiere a infracciones mayores de normas, regulaciones o políticas, cuyo efecto sobre el infractor, otras personas o el negocio impliquen la pérdida de vidas humanas, pérdidas monetarias o un menoscabo de la reputación de EGE Haina. El procedimiento a seguir será el siguiente: Paso 1: Amonestación verbal a) Se aplicará ante infracciones menores de normas, regulaciones o políticas. b) Se le informará al colaborador que toda infracción a este Código de Ética quedará registrada en su expediente personal. c) Cualquier nivel de supervisión puede aplicarla, sin necesidad de autorización superior. d) El supervisor remitirá un mail al Departamento de Recursos Humanos indicando la amonestación realizada, la cual quedará anexa al expediente del empleado. Paso 2: Amonestación por escrito (Primera advertencia) a) Se aplicará cuando las amonestaciones verbales no hayan dado resultado y el empleado vuelva a cometer la misma falta, o ante infracciones mayores, graves o muy serias. b) Será propuesta por el supervisor inmediato, deberá contar con la aprobación del gerente de área, se enviará copia al director o vicepresidente (según corresponda) y a la Dirección de Recursos Humanos. c) Consiste en una carta en la que se indicará el tipo de infracción cometida. La misma deberá estar acompañada de un plan de acción donde se establezcan las medidas acordadas entre el superior inmediato y el infractor para asegurar que el desempeño mejore y la falta no se repita. Esta carta de amonestación deberá ser entregada personalmente por el supervisor inmediato al colaborador, con acuse de recibo. d) El colaborador deberá firmar el acuse de recibo, que será archivado. e) La amonestación escrita será archivada en el expediente del colaborador. En caso de que la infracción o falta no se repita, será retirada en un lapso de tres (3) a seis (6) meses según haya sido la gravedad de la misma.
Paso 3: Amonestación por escrito (Segunda advertencia) Igual que la anterior, pero la carta deberá contener, además, las consecuencias para el colaborador si no cambia o si repite la infracción, y se establecerá un período de seis (6) meses a un (1) año durante el cual el colaborador estará a prueba. Al final de dicho periodo, si el cambio esperado no se ha registrado, se aplicará el siguiente paso. Paso 4: Despido o Desahucio Este paso se aplicará en cualquiera de los siguientes casos: a) Cuando hayan fallado todos los esfuerzos anteriores para que el colaborador mejore su desempeño. b) Si la infracción provocó o podría provocar la muerte, invalidez o desfiguración del empleado, sus supervisados o de terceras personas. c) Si la infracción es un peligro para las instalaciones o bienes de EGE Haina y la gerencia entiende que el colaborador representa una amenaza para EGE Haina o para sus compañeros de trabajo. d) Cuando se hayan cometido actuaciones negligentes o seria infracción de nuestros principios comerciales contenidos en cualquiera de los siguientes documentos: Manual de Políticas, Código de Ética, o infracción de normas de integridad, confidencialidad, conducta, honestidad, seguridad, etcétera. e) Por causas de despido justificado según el Código Laboral de Trabajo de la República Dominicana, artículos 87 y 88.
4. ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA El Código de Ética está diseñado para asegurar la uniformidad en cómo los empleados se comportan dentro de la Empresa y en sus negociaciones fuera de ella. Los pasos para tratar las violaciones potenciales al Código fueron desarrolladas para asegurar la uniformidad en el proceso en toda la empresa. Todo colaborador que ingrese a EGE Haina recibirá una copia de este Código de Ética, y luego recibirá las actualizaciones a medida que se realicen. Todo consultor, funcionario gubernamental o miembro del Consejo de Administración que se incorpore a EGE Haina también recibirá una copia de este Código de Ética y deberá aceptar y acatar las obligaciones estipuladas en el mismo. Generalidades: a) Este Código servirá de guía para aplicar las medidas disciplinarias. b) Los colaboradores, supervisores y ejecutivos deben conocer este Código y sus métodos de aplicación. c) Cada caso que conlleve o pudiera conllevar un acto de incumplimiento se analizará individualmente, sustentando la decisión sobre hechos y evidencias para asegurar objetividad. d) Los infractores recibirán un trato justo, se tendrá en cuenta su historial y las circunstancias particulares del caso. e) Debe ser evidente que la disciplina se aplica por infracción o comportamiento indeseable, es decir, por el acto, no por la persona.
4.1. RESPONSABILIDADES Es importante destacar que todo el que ingrese a EGE Haina recibirá información sobre todo lo estipulado en el Código de Ética y sobre el procedimiento de acciones disciplinarias, como parte del manual de bienvenida que imparte la Dirección de Recursos Humanos. El Comité de Cumplimiento llevará un registro de las reglas que sean infringidas con más frecuencia y las estudiará para determinar si necesitan ser modificadas o si el personal necesita recibir más formación sobre las mismas. Debe además notificar a la Dirección de Recursos Humanos las infracciones y acciones disciplinarias aplicadas para que lleve un registro de las mismas en el archivo personal de cada empleado. a) Situaciones especiales: El Gerente General debe revisar y aprobar o rechazar por escrito cualquier solicitud de permiso especial. EGE Haina, a través de su Dirección de Recursos Humanos, debe guardar copias de estas aprobaciones y ponerlas a disposición de auditores e investigadores en caso de que sea necesario.
b) Investigaciones: El Comité de Cumplimiento será responsable no solo de la administración del Código de Ética, sino también de investigar las infracciones al mismo y determinar las medidas correctivas y disciplinarias a aplicar al infractor. Los miembros del Comité de Cumplimiento trabajarán junto con el ejecutivo o gerente del área a la que pertenece el infractor para recomendar las medidas correctivas y disciplinarias correspondientes. -
El procedimiento que se seguirá generalmente en caso de posibles infracciones al Código de Ética es el procedimiento de acciones disciplinarias (ver 3.1).
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El Comité de Cumplimiento informará trimestralmente al Consejo de Directores sobre las infracciones al Código de Ética y las medidas correctivas tomadas.
c) Acción disciplinaria: EGE Haina promueve que el Comité de Cumplimiento imponga medidas disciplinarias ante cada infracción al Código de Ética. -
EGE Haina utiliza un sistema progresivo de medidas disciplinarias a través del cual emite amonestaciones verbales o escritas por infracciones menos importantes que ocurren por primera vez.
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Las infracciones de naturaleza más grave pueden ocasionar suspensión sin paga, pérdida o reducción de bonos u otorgamientos de opciones. El despido se reserva para hechos tales como robo u otras infracciones que representen un abuso de confianza, o para casos en los que una persona haya cometido varias infracciones. Las infracciones a este Código de Ética no son la única base para tomar medidas disciplinarias. EGE Haina tiene políticas y procedimientos que rigen la conducta de sus colaboradores.
d) Firma y reconocimiento: Todo nuevo colaborador debe firmar un acuse de recibo confirmando que ha leído el Código de Ética y que entiende las disposiciones que en este aparecen. Si algún colaborador obvia leer el Código de Ética o no firma el acuse de recibo, ello no le exime de las consecuencias de infringir los términos del mismo. Los colaboradores de EGE Haina deben asumir la responsabilidad de acatar todo lo que establece este Código de Ética y procurar apoyo cuando no estén seguros sobre cuál es el camino correcto.
e) Actualización: EGE Haina se reserva el derecho de reformar, modificar o anular este Código de Ética en cualquier fecha y por cualquier motivo. f)
Actuación ética y toma responsable de decisiones: En la SECCION 7 se presenta un modelo encaminado a facilitar el comportamiento ético y la toma responsable de decisiones. El mismo está compuesto por 5 preguntas que conviene que los colaboradores y proveedores se formulen y contesten antes de actuar cuando se encuentren frente a un dilema ético no estén seguros sobre cuál debe ser su proceder.
5. CANAL DE DENUNCIAS El Canal de Denuncias es la herramienta que EGE HAINA pone a disposición de todos sus grupos de interés con el objetivo de promover una cultura transparente, ética, libre de conductas de corrupción o fraude. El Canal Ético está gestionado por una firma externa e independiente, y consta de varios métodos (descritos en la Sección 5.6), a través de los cuales se tramitan todas las quejas o comunicaciones, lo que garantiza totalmente la confidencialidad. El Canal también se puede utilizar para generar consultas y solicitar aclaraciones sobre dilemas éticos. Cualquier accionista, administrador, colaborador, cliente, proveedor o contratista de EGE HAINA tiene el derecho y la oportunidad de utilizarlo para reportar cualquiera de los puntos arriba mencionados de una manera confidencial sin ningún tipo de represalia. No obstante, la comunicación de hechos con conocimiento de su falsedad o temerario desprecio hacia la verdad podría derivar en despido y hasta en responsabilidades penales o civiles, en los términos contemplados en el ordenamiento vigente.
5.1. TEMAS DE DENUNCIA A continuación se incluye una serie de instancias las cuales sirven de alerta para motivar a realizar una denuncia. Esta mención no es final, ni limitativa, ni incluye todas las posibilidades. a) Procesos Inadecuados •
Procesos que estén siendo conducidos de forma inadecuada, no sean escuchadas las recomendaciones de los empleados y de una u otra forma afecten los recursos de la empresa, su nombre o cualquier otra condición.
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Incumplimiento con beneficios u otras condiciones acordadas con los empleados y que no sean tramitadas por sus supervisores a los canales correspondientes.
•
Imposiciones que constituyan violaciones a las políticas de la empresa o al presente código por parte de empleados con mayor jerarquía.
b) Malversación de activos •
Tomar dinero o activos de forma indebida o sin autorización.
•
Desviar fondos de una cuenta para el beneficio personal o de un tercero.
•
Obtener dinero por el engaño o poca honra, o mediante una declaración de gastos ficticia.
•
Utilizar inadecuadamente los fondos de la caja chica..
•
Obtener un beneficio, ayuda o contribución mediante engaño o callando total o parcialmente Ia verdad.
•
Falsificar o alterar indebidamente un documento o registro.
•
Comprar con recursos de EGE Haina bienes o servicios para el uso personal.
•
Sustraer o utilizar abusivamente los activos para beneficio personal o de un tercero, como bienes, equipos, muebles, inventarios, inversiones, materiales, entre otros.
•
Realizar pagos duplicados, no autorizados o incurrir en gastos que no estén soportados con documentos formales.
•
Manipulación indebida de excedentes de tesorería para el beneficio propio o de un tercero.
•
Manejo o uso inadecuado de los activos de información para el beneficio personal o de un tercero. Se incluyen, pero no se limitan a la existencia entre otros de los siguientes: -
Activos digitales de información: información que reside o se transmite mediante elementos de TI (Tecnologías de Ia información).
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Activos de información en otros medios físicos y/o electrónicos: información que reside en otros medios diferentes at digital.
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Elementos de TI: estaciones de trabajo, sistemas operativos, dispositivos móviles, impresoras, software, medios de almacenamiento, servidores, redes, correo electrónico, entre otros.
c) Fraude contable •
Alterar o manipular indebidamente las cuentas de ingresos y/o gastos para reflejar un desempeño que no corresponde con Ia realidad.
•
Realizar registros contables en periodos inapropiados con el propósito de reflejar una situación financiera que no corresponda con Ia realidad.
•
Valorar inapropiadamente los activos para reflejar una situación financiera que no corresponda con Ia realidad.
•
Revelar u omitir inapropiadamente información en los estados financieros que pueda inducir a decisiones equivocadas por parte de potenciales inversionistas, prestamistas o cualquier otro usuario de los estados financieros.
•
Realizar u omitir ajustes en los registros contables para el beneficio personal o de terceros.
•
Ocultar intencionalmente errores contables.
d) Corrupción •
Prometer, ofrecer o conceder, en forma directa o indirecta, a un tercero un beneficio indebido que redunde en su propio provecho o en el de otra persona.
•
Solicitar o aceptar, en forma directa o indirecta, de un tercero un beneficio indebido que redunde en su propio provecho o en el de otra persona.
•
Pagar un soborno a un tercero (privado o público) para obtener una ventaja ilegitima frente a la competencia.
•
Realizar contribuciones, en dinero o en especie, a una causa política con el propósito de obtener una ventaja comercial o personal.
•
Desviar dineros que tengan un objeto social o de patrocinio para el beneficio personal o con el propósito de cometer un acto de corrupción.
•
Alterar ilícitamente un procedimiento contractual en un proceso de licitación, subasta, selección o concurso.
•
Favorecer, en el ejercicio de sus funciones, los intereses propios o de un tercero por encima de los intereses de EGE HAINA de acuerdo a lo establecido en la Sección 2.2.1, Conflicto de Intereses.
e) Lavado de dinero •
Legitimar ingresos provenientes de acciones ilegales a través de transacciones ficticias.
•
Favorecer a un tercero en su intención de legitimar ingresos provenientes de acciones ilegales
•
Adquirir, aceptar o administrar dentro de EGE Haina bienes o dinero sabiendo, o que por razón de su cargo este obligado a saber, que los mismos son producto, proceden o se originan de Ia comisión de un delito.
•
Infracción a la propiedad intelectual.
•
Obtener, por el medio que fuere, un secreto comercial sin la autorización de EGE Haina o su usuario autorizado.
•
Vender, ofrecer, divulgar o utilizar inapropiadamente los secretos comerciales y de negocio de EGE Haina, incluyendo información propia, confidencial u otra propiedad intelectual.
•
Alterar, borrar o inutilizar programas de computador o software.
•
Copiar, reproducir o distribuir sin autorización programas de computador o software.
•
Destruir, borrar, inutilizar o utilizar inadecuadamente los registros informáticos de EGE Haina.
Adicionalmente a estos temas, también pueden ser reportados temas relevantes con la gestión satisfactoria, oportunidades de mejora, eficiencias en operación y costo (entre otros) en cualquier área, proceso, o instalación.
5.2. PROTECCION AL DENUNCIANTE EGE HAINA garantiza protección frente a represalias en contra de los administradores, colaboradores o terceros que denuncien actos o eventos de fraude o corrupción, realicen consultas, manifiesten dilemas éticos, faciliten información de buena fé sobre una conducta antiética o cooperen con una investigación debidamente autorizada. Las represalias, en caso de presentarse, violan la obligación fundamental de todo el personal de EGE HAINA de actuar con la máxima eficacia, competencia e integridad, así como de cumplir sus funciones y desempeñarse de la forma más favorable para los intereses de EGE Haina. Para poder recibir protección, los denunciantes deberán actuar de buena fe y tener motivos razonables para creer que se ha producido un evento de fraude o corrupción o una conducta antiética, inclusive, según las circunstancias y en la medida de lo posible, aportar evidencias o información precisa que los lleve a concluir que existe una conducta antiética, acto de fraude o corrupción en contra de los valores de EGE HAINA. Las actividades de transmisión o difusión de rumores sin fundamento podrán ser objeto de medidas administrativas o disciplinarias.
5.3. REPORTES Es muy importante que los incidentes de fraude o corrupción identificados sean reportados, EGE HAINA no tendrá la posibilidad de aprender y entender por qué dichos eventos ocurren y por lo tanto no podría tomar las acciones pertinentes. Un evento de fraude o corrupción no reportado puede representar un costo incluso mayor al del evento por sí mismo. El medio válido y oficial para recibir denuncias y reportes relacionados con eventos de fraude, conductas indebidas o ilegales reportadas, consultas y dilemas éticos es el Canal de Denuncias. EGE HAINA es consciente que no todos los administradores y colaboradores se sienten a gusto denunciando un evento de fraude o corrupción en el que está involucrado un superior o compañero de trabajo. Para motivar a los administradores y colaboradores a denunciar o reportar un evento de fraude o corrupción, EGE ha implementado el Canal de Denuncias, a través del cual se pueden reportar eventos de fraudes o corrupción de forma confidencial, sin miedo a represalias. Las personas que consideren haber sido objeto de represalias deberán comunicar toda la información y documentación de que dispongan a través del mismo sistema o podrán presentarse en persona, ante el Comité de Cumplimiento de EGE HAINA. Si se establece la existencia de una represalia contra cualquier persona que haya denunciado un acto de fraude, corrupción o conducta antiética, EGE HAINA tomará las
medidas oportunas y necesarias con el fin de remediar las consecuencias negativas resultantes de la represalia. La persona que haya ejercido un acto de represalia, cuando una investigación demuestre su existencia, podrá ser objeto de medidas administrativas o disciplinarias, sin perjuicio de las medidas judiciales cuando sea pertinente.
5.4. CONFIDENCIALIDAD Cualquier colaborador de EGE HAINA que reporte o quiera reportar un evento de fraude, corrupción, consulta, dilema ético o una conducta antiética, tendrá el derecho a hacerlo de forma confidencial, protegiéndose su identidad.
5.5. DENUNCIAS Cualquier persona, grupo o representante de una persona o de un grupo que pueda ser afectado por cualquier actividad operativa, comercial o de cualquier gestión puede registrar una denuncia a través de los canales de comunicación disponibles 24 x 7 los 365 días del año. Estas pueden ser recibidas por correo electrónico, teléfono, a través de la página web del proveedor y/o físicamente. Las denuncias recibidas son de carácter confidencial. Los casos de denuncias que de una u otra forma puedan atentar contra la seguridad nacional o la vida de algún empleado serán tratados bajo las directrices que establezca en el momento el Comité de Cumplimiento.
¿Cómo hacer una denuncia? -
Via Web: entrando a www.Resguarda.com y completando el formulario para reportes. Via Telefónica: llamando al : 01-800-760-0133, y elegir la opción deseada: Operador: Opción 1, Mensaje grabado: Opción 2, y Fax: Opción3. Via E-mail: enviando su reporte a reportes@resguarda.com Via carta: enviando carta con su reporte a la siguiente dirección: 25 de mayo 555 - piso 17, Buenos Aires - Argentina
6. CARTA DE COMPROMISO SOBRE EL CODIGO DE ETICA Yo..........................................................................., código de empleado…………….., del Departamento de ……………………………………………………………………………, declaro que he leído y comprendo el Código de Ética, los canales de denuncias y las situaciones que se consideran como Conflicto de Interés. Entiendo que su cumplimiento es obligatorio para todos los colaboradores y que al cumplir con lo estipulado en este código, todos contribuimos a crear un mejor ambiente e trabajo en el cual podemos crecer personal y profesionalmente. Reconozco que el Código de Ética es una declaración de políticas para la conducta en los negocios y que no constituye, de ninguna forma, un contrato de empleo o una promesa de continuidad en el empleo. Entiendo que estoy en la obligación de informar a EGE Haina sobre cualquier conducta o situación que considere que sea una infracción al Código de Ética o que pueda ser fuente de un potencial conflicto de interés, razón por la cual declaro: 1.- No poseer situaciones a informar como potenciales Conflictos de Intereses (en caso de no tener situación de Conflicto de Interés a informar) FIRMA_____________________
FECHA_______________________
2.- Que las siguientes situaciones que expongo, a mejor saber y entender, deseo queden registradas ya que podrían ser consideradas eventualmente como potenciales conflictos de interés (debe especificarse detalladamente la situación, en caso que corresponda, nombre de las personas, parentesco, nombre de EGE Haina relacionada, sociedad, actividad, relación con otras generadoras, etc.): SI ES NECESARIO INCLUYA OTRAS PAGINAS E IDENTIFIQUELAS CON SU NOMBRE Y CODIGO DE EMPLEADO.
Comentarios del Superior Directo ó Gerente de Área (si proceden):
FIRMA_____________________
FECHA_______________________