Introducción a Microsoft Excel 2007
Sesión 1
La perseverancia requiere que confiemos en nosotros mismos, que seamos capaces de salir adelante por nuestro propio esfuerzo. Trazarse pequeñas metas y lograr pequeñas ganancias nos gratifica, refuerza nuestra autoestima y nos incentiva a seguir luchando
David Fischman
Introducción a Microsoft Excel 2007 Objetivo Conocer los conceptos básicos de una hoja de cálculo, el área de trabajo, operaciones básicas con las celdas y el uso de los operadores comunes.
Contenido •
Introducción Microsoft Excel
•
Ingreso de datos
•
Tipos de datos
•
Los operadores
•
Edición de fórmulas
•
Administración de archivos
Microsoft Excel 2007
Sesión 1
Introducción a Microsoft Excel 2007
1. Introducción a Microsoft Excel Microsoft Excel es una hoja electrónica de cálculo que nos permite: Analizar, compartir, procesar y mostrar la información con la cual realizan sus negocios. Excel 2007 es capaz de utilizar tanta memoria como Windows le permita, y no los limitados 1 GB que antes podía utilizar. Del mismo modo, la capacidad de las celdas se ha mejorado y son capaces de almacenar más información, igual que las funciones soportan muchos más argumentos y pueden ser llamadas desde otras hojas sin límite alguno. Algo que nos ha llamado mucho la atención es el hecho de que los formatos abiertos de XML de la nueva versión de Office están basados en las mismas tecnologías que utiliza el formato XML de Open Office.
¿Cómo acceder a Microsoft Excel?
1. Hacer
clic
en
el
botón
(Iniciar),
,
2. Se presenta la pantalla inicial de Excel 2007.
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,
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¿Cuáles
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son las características generales de Microsoft Excel?
1. Interfaz de usuario orientada a los resultados Excel trabaja con fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Además.
2. Más filas y columnas y otros límites nuevos Office Excel 2007 tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas. Ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. Se ha aumentado la administración de memoria de 1 GB 2 GB
3. Referencias estructuradas Además de las referencias de celda como A1 y F1C1, Office Excel 2007 proporciona referencias estructuradas que hacen referencia a rangos con nombre y tablas en una fórmula.
4. Nuevo aspecto de los gráficos El aspecto de los gráficos incluye efectos especiales como 3D, transparencia y sombras suaves.
5. En Office Excel 2007, puede basar un libro nuevo en una amplia gama de plantillas que se instalan con Excel, o puede obtener acceso al sitio Web de Microsoft Office Online y descargar plantillas desde el mismo.
2. Definiciones básicas Detallaremos algunos conceptos básicos que permitirán entender mejor el desarrollo de los siguientes temas. 1. Libro Un Libro es un archivo de Microsoft Excel que se compone de una o varias hojas según las necesidades del usuario, cada una de estas hojas es una “página” del libro en la que se escribe y se trabaja con datos. Los libros constan inicialmente de tres hojas de cálculo pero pueden agregarse más hojas. A continuación se describe el libro de cálculo.
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Nombre del libro (Por defecto se nombra como Libro1, libro2, …)
Hojas de cálculo
2. Hoja Una hoja de cálculo es una cuadrícula rectangular compuesta de columnas, filas y celdas. Una celda (unidad básica de una hoja de cálculo) se genera por la intersección de una columna y una fila y en cada una de ellas se pueden almacenar datos. Cada hoja de cálculo de un libro tiene una etiqueta con su nombre. En Microsoft Excel pueden vincularse datos de diferentes hojas y libros, así como los cambios que se efectúen producirán cambios en las hojas o libros dependientes.
Hojas de cálculo
3. Filas Las filas representan una línea horizontal de la hoja. Cuando se trabaja con base de datos, cada fila representa un registro. Están etiquetados con números en orden ascendente. 1,2,3,4,5,6,7,8,9,... 1.048.576. A continuación se señalan las filas de la hoja de cálculo.
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Fila1 Fila 2 Fila 3 … … …
Filas de la hoja de cálculo
Fila 10
4. Columnas Representa una línea vertical de la hoja. Cuando se trabaja con base de datos, cada columna representa un nombre de campo. Están etiquetadas con letras de la siguiente forma: A,B,C,D, ... Z, AA, AB, AC, AD ... AZ, BA,BB,BC,BD... BZ, ... IA,IB,IC,ID... XFD. A continuación se señalan las columnas de una hoja de cálculo. Columna A
Columna B
Columna C
5. Celdas Una celda se genera por la intersección de una columna con una fila. Una celda contiene un sólo dato de información de la hoja de cálculo. Las celdas se nombran combinando el nombre de columna seguido del número
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de fila, por ejemplo, la celda que se genera de la intersección de la columna ‘M’ y la fila ‘100’ se nombrará como ‘M100’. Un grupo de celdas seleccionadas se le denomina rango.
Celda A2 Celda B3
Celda D3 Celda C4
Ejercicio de Aplicación
Objetivo: Reconocer las celdas de una hoja de cálculo.
1. Escriba el nombre de las celdas sombreadas.
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2. Descripción del área de trabajo Describiremos los principales elementos de la ventana de Microsoft Excel.
1
4
2
5
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6
8
3
1. Botón Office. Muestra las operaciones que puede realizar con la hoja 2. Cuadro de nombre. Muestra la celda activa, y también se muestran los nombres de los bloques de celda definidos por el usuario.
3. La barra de Estado. Muestra información sobre el comando de menú resaltado o bien sobre la operación en curso
4. Cinta de opciones.
Es un conjunto de fichas que contienen grupos lógicos de comandos y características
5. La barra de Fórmulas. Sirve para ingresar o editar datos en las celdas 6. Botón de desplazamiento de etiquetas. Realiza un desplazamiento en la visualización de las etiquetas.
7. Inserta una nueva hoja de cálculo 8. Ajusta el porcentaje de visualización de la hoja
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3. Desplazamiento en las hojas La pantalla es una ventana a través de la cual podemos visualizar una sección de la hoja de trabajo. Para visualizar una parte diferente de la hoja de trabajo, debemos desplazar el puntero de la celda hacia el área de la hoja que se desea visualizar en la pantalla.
¿Cómo se desplaza por la hoja de cálculo?
1. Presione
las teclas →, ↑, ↓, ← para desplazarse hacia la derecha, arriba, abajo e izquierda
2. Para desplazamientos largos presione utilice el siguiente conjunto de teclas. Teclas Fin + Fin + Fin + Fin + Re Pág Av Pág Alt + Re Pág o Alt + Av Pág.
3.
Acción Desplaza el puntero hasta la última fila o último dato de la fila. Desplaza el puntero hasta la primera fila o primer dato de la fila. Desplaza el puntero hasta la última columna, o último dato de la columna. Desplaza el puntero hasta la primera columna, o primer dato de la columna. Avanza el puntero una página hacia arriba Retrocede el puntero una página hacia abajo. Avanza una ventana hacia la izquierda o hacia la derecha
Para cambiar de hoja de cálculo hacer un clic sobre la etiqueta de la hoja.
Hacer clic para avanzar o retroceder por hojas
Hacer clic para desplazarse a la primera o última hoja del libro de
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trabajo. Para desplazarse por las hojas también puede presionar las teclas Control + Re Pág ó Control + Av Pág
Ejercicio de Aplicación
Objetivo: Desplazarse por las celdas de la hoja de cálculo.
1.
Desplazarse a la celda C4.
2.
Desplazarse a la celda B10
3.
Desplazarse a la celda D500
4.
Desplazarse a la celda B6
5.
Cambiar a la hoja3, luego desplazarse a la celda B5.
6.
Cambiar a la hoja2, luego desplazarse a la celda E4
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4. Selección de Celdas Permite definir un rango de celdas donde se introducirán datos, se aplicará algún comando, formato.
¿Cómo selecciona una sola celda?
1. Seleccionaremos la celda B6. 2. Hacer
clic sobre la celda B6. Se visualizará la celda con marco a doble raya, fondo de color blanco.
¿Cómo selecciona un rango de celdas?
Seleccionaremos el rango de celdas A3:D7
1. Ubicarse en la celda A7 2. Arrastrar
el Mouse diagonalmente hasta la ubicarse sobre la celda
D7
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Usando el Teclado: Use las teclas direccionales para ir hasta la primera celda del bloque, luego presione la tecla de MAYÚSCULAS, y manteniéndola presionada, utilice las teclas direccionales para seleccionar el bloque deseado.
¿Cómo selecciona un rango de celdas no adyacentes? Seleccionaremos el rango de celdas A3:A7 y C3:C7
1. Ubicar el cursor en la celda A3 2. Presionar la tecla
Control sin soltarla
3. Arrastre
el mouse sobre el rango de celdas A3:A7, luego arrastre el mouse sobre el rango de celdas C3:C7
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¿Cómo selecciona una columna completa?
Seleccionar la columna B
1. Hacer clic sobre el encabezado de la columna B, se seleccionará toda la columna B.
¿Cómo seleccionar una o varias columnas? Seleccione la etiqueta de la columna y arrastre el mouse hasta seleccionar todas las columnas
¿Cómo selecciona una fila completa?
Seleccionaremos la fila 4
1. Hacer clic sobre la etiqueta de la fila 4.
¿Cómo Seleccionar una o varias filas? Seleccione la etiqueta de la fila y arrastre el mouse hasta seleccionar todas las filas
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¿Cómo seleccionar una tabla de datos?
1. Ubicarse en cualquier celda de la tabla de datos 2. Presionar las teclas Control + *.
¿Cómo seleccionar toda la hoja de cálculo?
Hacer clic en el recuadro ubicado en la parte superior izquierda de la hoja de cálculo, se selecciona toda la hoja.
¿Cómo seleccionar múltiples hojas continuas?
Seleccionar desde la hoja1 hasta la hoja5
1. Hacer clic en la etiqueta de hoja1 2. Pulse
la tecla Mayúscula y sin soltarla, hacer clic en la etiqueta de la hoja5
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¿Cómo seleccionar múltiples hojas no continuas?
Seleccionar la hoja1, hoja3 y hoja5.
1. Hacer
clic en la etiqueta de la primera hoja que desea seleccionar
2. Presione la tecla Ctrl y no la sulete 3. hacer clic sobre la hoja3 y finalmente sobre la hoja5
¿Cómo cambiar el nombre de la hoja?
Las hojas de cálculo en Microsoft Excel están identificadas por nombres que no pueden repetirse dentro de un mismo libro. A la primera hoja le asignaremos el nombre Vtas Enero
1. Hacer
doble clic sobre la etiqueta de la hoja, y cuando se haya sombreado el nombre actual de la hoja, escriba Vtas Enero y finlmente presione la tecla Enter
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¿Cómo cambiar el color a las etiquetas de la hoja?
Asignar color amarilla a la hoja Vtas Enero.
1. Hacer clic derecho sobre la hoja Vtas Enero
2. Elegir la opción Color de etiqueta 3. Seleccione el color amarillo
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Sesi贸n 1
Introducci贸n a Microsoft Excel 2007
Ejercicio de aplicaci贸n
Objetivo: Selecci贸n de celdas Realizar las siguientes operaciones
1. Seleccionar las celdas sombreadas en la figura
2. Seleccionar las columnas sombreadas
3. Seleccionar las filas sombreadas
4. Seleccionar las hojas: hoja1 y hoja3
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5. Ingreso de datos El ingreso de datos es sencillo y rápido. CADA DATO DEBE SER INGRESADO EN UNA ÚNICA CELDA, “NO INGRESE LOS DATOS EN FORMA CORRIDA”, salvo que sean títulos o subtítulos. Para ahorrar memoria diseñe sus cuadros haciéndolas crecer hacia abajo. Tener en cuenta que los valores usan menos memoria que las fórmulas. Si va crear cuadros mensualmente, diseñar un cuadro en cada hoja de cálculo, esto en el futuro facilitará el proceso de consolidación.
¿Cómo ingresa datos en una celda?
Escribir los datos mostrados en la hoja
1. Ubicarse sobre la celda B1 y escribir: JH Computing 2. Presionar la tecla para ingresar el dato y desplazarse 3. Ubicarse
en la celda B3 y escribir: PRESUPUESTO ANUAL y finalmente presione la tecla Enter
¿Cómo repetir un dato en un rango de celdas?
1. Seleccione las celdas donde desea repetir el dato 2. Escribir el dato luego presionar
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Control + Enter.
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¿Cómo corregir un dato ya ingresado?
1. Hacer
doble clic sobre la celda que contiene al dato que se desee corregir. (también puede presionar la tecla F2)
2. Edite
el dato, luego presionar la tecla Enter para ejecutar la corrección.
Si desea que el cambio realizado no se ejecute presionar la tecla ESC
Ejercicio de aplicación
Objetivo: Ingresar los datos correctamente
1. Editar la siguiente hoja de cálculo.
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6. Tipos de datos Existen dos tipos de datos en Excel: Dato constante y el dato Fórmula. 6.1. El dato constante Dato ingresado directamente en la celda como: un valor numérico, fecha, hora, texto, etc., estos datos una vez ingresados no variarán mientras no se modifiquen sus contenidos. A continuación se describen los tipos de datos constantes. a. Dato numérico. Características: Los números están conformados por caracteres numéricos 0...9 , y los siguientes caracteres especiales: +, -, ( ), / , $, %,., E, e (Formato científico). Microsoft Excel almacena los números con 15 dígitos decimales de exactitud, para números ingresados con muchos decimales o números derivados de un cálculo que generan muchos decimales. Al realizar cálculos con estos números, se utilizará el número almacenado, independientemente de la cantidad de decimales que se muestre en pantalla. Por defecto todas las celdas tienen asignado el formato números se alinean a la derecha de la celda por defecto.
general.
Los
Para ingresar fracciones anteponga al número el signo igual. Ejemplo: =3/4. Si ingresa 3/4 Excel asignará automáticamente el formato de fecha a esta celda. Si ingresa un número seguido del símbolo de porcentaje, se le asigna automáticamente el formato de porcentaje. Si ingresa un número anteponiéndole el símbolo de moneda definido en Panel de control, icono Configuración regional, se le asignará automáticamente el formato de moneda. Si ingresa un número demasiado extenso que no cabe en la celda (mayor de 10 cifras) Excel lo mostrará en formato científico. Amplíe el ancho de la columna que contiene al dato para visualizarlo en formato general (tal como se lo ingreso). Si visualiza en una celda los signos “##########” amplíe el ancho de la celda para poder visualizar el dato numérico que contiene la celda. Este efecto se genera cuando existe un desbordamiento del valor numérico en una celda, por ser este número generado de una fórmula demasiado grande. Si desea ingresar un número como texto antepóngale un apóstrofe, este número no podrá ser utilizado para realizar cálculos ya que su valor numérico
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Introducción a Microsoft Excel 2007 es cero.
Ejercicio de aplicación Objetivo: Manejar datos numéricos
1. Editar la siguiente hoja de cálculo.
b. Dato fecha y dato hora. Las fechas se almacenan como números de serie y las horas como fracciones de decimales. Éste es el motivo por el cual una fecha y hora pueden ser utilizas para realizar operaciones de cálculo. Características: Excel utiliza el formato internacional para fechas : DD/MM/AA HH::MM:SS AM/PM Ejemplo: ingrese 30-3-2008
visualizará en la celda 30-3-2008
Para ingresar una hora en formato de 12 horas agréguele am o pm a la hora que desee ingresar. Ejemplo: 5:00 pm Si no adiciona a su hora am. o pm. Excel asignará automáticamente a la hora el formato de 24 horas. Para ingresar la fecha actual presionar las teclas: Ctrl + , (coma) 20
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Para ingresar la hora actual, presionar las teclas: Ctrl + Mayúscula + : (Dos puntos) Ingreso de la fecha, hora y cálculos con fechas y horas.
Ejercicio de aplicación
Objetivo: Manejar datos tipo fecha y hora
1. Editar la siguiente hoja de cálculo.
2. Editar la siguiente hoja de cálculo.
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c. Dato Texto Características: Un dato tipo texto puede estar compuesto de cualquier caracter de la tabla ASCII: numérico, fórmula, fecha, hora, valor lógico o valor de error, símbolos gráficos. Si ingresa un dato texto demasiado extenso para caber en el ancho de celda visible (10.67) se desplazará automáticamente a la celda derecha contigua siempre y cuando esté vacía. Suma de cadenas. Permite unir (concatenar) dos datos tipo texto. Utilice el símbolo &.
Ejercicio de aplicación
Objetivo: Manejar datos tipo texto
1. Editar la siguiente hoja de cálculo.
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6.2. Dato formula. Características: Es un conjunto de datos formado a su vez por uno o varios elementos de datos que hacen referencia a otras celdas. Cuando el conjunto está conformado por varios elementos de datos se enlazan con operadores aritméticos, funciones, valores, nombres de celda. Toda fórmula empieza con el signo igual ( = ) Un dato generado a partir de una fórmula puede cambiar cuando se modifica el contenido de las celdas a las que hace referencia (Recálculo de celdas). La fórmula pueden presentarse utilizando referencias, funciones, texto y nombres de bloques de celdas según la necesidad del usuario. Una fórmula se puede comprender como la parte izquierda de una ecuación cuyo resultado se muestra en la celda.
Partes de una fórmula. Referencia de la celda
Partes de una función Indicador de inicio de función
Operador de división
Nombre de la función
Operador de multiplicación
=SUMA(B5:B8) Referencias de bloque de celdas
= B5 / D5*100 Constante numérica
7. Los operadores Los operadores son símbolos que permiten realizar operaciones con los datos de la hoja de cálculo, la siguiente tabla muestra los tipos de operadores y sus respectivos signos:
Operadores Aritméticos Texto Comparación Referencia
Signos +, -, *, /, %, ^
& =, <, <=, >=, <> Dos puntos (:), coma(,), espacio( )
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Ejercicio de aplicación
Objetivo: Utilizar los operadores aritméticos
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1.
Uso de la función autosuma y suma.
2.
Uso del operador de resta
3.
Uso de los operadores de multiplicación y división
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Sesión 1
8. Edición de fórmulas A continuación se describe las operaciones más comunes que se realizan con una fórmula.
¿Cómo edita una fórmula?
1. Para editar una fórmula ya ingresada en una celda, hacer doble clic en dicha celda o presionar la tecla F2, usando las teclas de desplazamiento proceder a hacer las correcciones, finalmente pulsar la tecla Enter
2. Otra forma es hacer clic en la barra de fórmulas
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Sesión 1
Introducción a Microsoft Excel 2007
¿Cómo copiar fórmulas? Tomaremos como ejemplo copiar la fórmula de la celda D4.
1. Ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de la celda 2. El puntero del mouse cambia a forma de cruz de color negro 3. Hacer
un clic con el mouse y arrastre hacia abajo hasta donde desea copiar.
Creación de nombres para las celdas o bloque de celdas Es posible asignar un nombre propio a una celda o un bloque de celdas. Esto hace más comprensible el análisis de una fórmula. Características: • Cada libro de trabajo puede compartir un solo conjunto de nombres. • Para facilitar el trabajo asignar nombre a las celdas que contienen fórmulas, bloque de celdas de una base de datos, celdas que tengan una característica común. • Cuando se ubique en una fórmula que contiene nombre, éste se visualizará en la barra de fórmula.
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Sesión 1
Introducción a Microsoft Excel 2007
¿Cómo asigna nombre a una celda o aún bloque de celdas?
1. Diseñe
la siguiente hoja de cálculo. Asignar a la celda A4 el nombre “cantidad” y a la celda C6 el nombre “precio”.
2. Ubicarse en la celda A6, hacer clic derecho y elegir la opción “Asignar nombre a un rango”
Escriba el nombre asignar
Repetir el proceso para la celda C6.
3. Ahora
puede escribir en la celda D6 la fórmula refiriéndose al nombre de las celda: = cantidad* precio
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Sesión 1
Introducción a Microsoft Excel 2007
¿Cómo borrar el formato de un bloque de celdas?
Como ejemplo borrar el formato del bloque de celdas A5:E10
1. Seleccionar el rango de celdas A5:E10 2. Seleccionar las siguientes opciones a. Elegir la ficha inicio b. Hacer clic en el botón
(Borrar)
c. Hacer clic en el botón
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Introducciรณn a Microsoft Excel 2007
Sesiรณn 1
Ejercicio de aplicaciรณn
Objetivo: Utilizar fรณrmulas bรกsicas
1. En la columna F, Ingresar el valor del mercado de cada producto 2. En la columna G. calcular la ganancia en soles, es la diferencia entre el precio de venta y precio de compra
3. En la columna H calcular la ganancia en porcentaje
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Sesión 1
Introducción a Microsoft Excel 2007
9. Administración de archivos A continuación se aprenderán las operaciones básicas como crear, guardar, abrir archivos de Microsoft Excel.
¿Cómo crear un nuevo libro de trabajo?
Primera forma. Presione las teclas Ctrl + U Segunda forma Hacer clic en el botón
(Office),
,
,
¿Selección de un rango de celdas?
1. Elegir
el botón de Office cuadro de diálogo
30
,
Microsoft Excel 2007
se observará el siguiente
Introducción a Microsoft Excel 2007
Sesión 1
2. Seleccione la carpeta, luego elegir el archivo que desea recuperar 3. Hacer clic en el botón Abrir
¿Cómo guardar un libro de trabajo?
1. Hacer clic en el botón guardar
2. Seleccionar la carpeta donde desea guardar su archivo 3. Escribir un nombre para el archivo 4. Finalmente hacer clic en el botón
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Sesión 1
Introducción a Microsoft Excel 2007
¿Cómo cerrar un libro de trabajo?
Cuando ya no necesite un libro de trabajo, puede cerrarlo sin salir de Microsoft Excel. De esta manera, tendrá disponible la memoria que estaba ocupada por este libro. Antes de cerrar el libro de trabajo, deberá guardar los cambios hechos en él. Presione las teclas Ctrl + F4 para cerrar el libro de trabajo
¿Cómo salir del Microsoft Excel?
Presione las teclas Alt + F4
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Sesión 1
Introducción a Microsoft Excel 2007
Resumen A continuación se describe la lista de atajos de esta sesión
1. Para desplazamientos largos presione utilice el siguiente conjunto de teclas. Teclas
Acción
Fin +
Desplaza el puntero hasta la última fila o último dato de la fila.
Fin +
Desplaza el puntero hasta la primera fila o primer dato de la fila.
Fin +
Desplaza el puntero hasta la última columna, o último dato de la columna.
Fin +
Desplaza el puntero hasta la primera columna, o primer dato de la columna.
Re Pág
Avanza el puntero una página hacia arriba
Av Pág
Retrocede el puntero página hacia abajo.
Alt + Re Pág Pág.
2.
o
una
Alt + Av Avanza una ventana hacia la izquierda o hacia la derechat
Para seleccionar celdas usando el Teclado: Use las teclas direccionales para ir hasta la primera celda del bloque, luego presione la tecla de MAYÚSCULAS, y manteniéndola presionada, utilice las teclas direccionales para seleccionar el bloque deseado.
3. Para ingresar la fecha actual presionar las teclas: Ctrl + , (coma) 4. Para ingresar la hora actual, presionar las teclas: Ctrl + Mayúscula +
: (Dos
puntos)
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Sesi贸n 1
Introducci贸n a Microsoft Excel 2007
Otros atajos
Presionar
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Para
F2
Editar una celda presione
Ctrl + U
Crear un nuevo libro de c谩lculo
Ctrl + A
Abrir un archivo
Ctrl + G
Grabar un archivo
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