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El lenguaje de las fórmulas Todas las fórmulas empiezan con el signo de igualdad (=). A continuación podemos poner el nombre de la función (SUMA, MEDIA, etc.) o la operación que queremos realizar, bien en forma numérica o con referencias a determinadas casillas (=5+2+3; =SUM C1:C5) Una parte importante de la fórmula son los paréntesis: su lógica es la lógica matemática y siempre habrá que cerrar tantos paréntesis como hayamos abierto. Si queremos indicar el intervalo entre varias celdas lo hacemos con los dos puntos (:) y la separación entre celdas con la coma (,)
Cómo introducir datos en una fórmula Manualmente: se teclean todos los parámetros que ha de contener la fórmula. Con el asistente: Primero se selecciona en la casilla correspondiente el signo igual, después se elige la función y finalmente aparece una ventana en la que vamos rellenando lo que nos piden (generalmente selección de celdas implicadas en esa operación).
Copia múltiple Copiamos la celda, seleccionamos las que queremos rellenar y pegar. Si las celdas no son contiguas podemos hacer la selección con la tecla Ctrl. En el caso de celdas contiguas: situar el cursor en la esquina inferior derecha de la celda a copiar; el cursor se transforma en una cruz. Con la cruz visible presionar el botón izquierdo del ratón y sin soltar arrastrarlo hasta la celda deseada.
Series Si de lo que se trata es de rellenar con una serie de números (por ejemplo del 1 al 10), incluimos el valor 1 en una celda y el valor 2 en la contigua, a continuación arrastrar la cruz hasta alcanzar el valor que deseemos.
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Referencias relativa, absoluta y mixta Si tenemos en una celda una fórmula que contiene el nombre de una casilla (A1, B17, etc.) y queremos copiarla, la seleccionamos, nos situamos en la celda destino y elegimos pegar. De esta manera habremos pegado una fórmula con el efecto referencia relativa; las referencias relativas se refieren a celdas por sus posiciones en relación con la celda que contiene la fórmula. Por ejemplo, si copiamos una fórmula que hace referencia a una casilla mas arriba, la fórmula que obtendremos hará referencia a una casilla más arriba, pero de la casilla en la cual nos encontramos.
Para copiar una fórmula que se repite en celdas adyacentes, nos situamos sobre la celda, seleccionamos la cruz que aparece en la esquina inferior derecha y arrastramos con el ratón.
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Las referencias absolutas identifican las celdas por sus posiciones fijas en la hoja de cálculo. Podemos convertir una referencia relativa en absoluta anteponiendo el signo $. Por ejemplo, si queremos calcular para distintas cantidades de dinero en euros su valor equivalente en dolares, pondremos en una celda el valor de cambio y en la fórmula haremos una referencia absoluta a esa celda.
Igual que antes, si queremos podemos arrastrar la fórmula y nos mantendrá esa referencia absoluta. Una referencia relativa a la celda A1 se escribiría: =A1, mientras que una referencia absoluta sería: =$A$1. Las referencias mixtas contienen una referencia relativa y una absoluta: =$A1 (la coordenada de la columna es absoluta y la de la fila relativa), =A$1(la coordenada de la fila es absoluta y la de la columna relativa).