Marketing voltado para Feiras e Exposiçþes
ELIANE BASTOS Consultora de Marketing da Ello Consultores Publicitária com mais de 20 anos de carreira na área de marketing
corporativo, trabalhando diretamente com comunicação empresarial. Publicitária pelo Mackenzie, pós-graduada em administração pela Unifei com
especialização em marketing pela Madia Marketing School.
Atuou por mais de cinco anos com Promotora de Eventos : congressos, seminários e exposições técnicas, seu portfólio soma 184 eventos realizados/participados. É fundadora e diretora da Ello Consultores, especializada em marketing industrial. Foi gerente de marketing da Abendi, entidade técnica. Editora-chefe de revista técnica.
Responsável pela comunicação com 6.000 clientes. É palestrante de Comunicação Empresarial e
Marketing para o Terceiro Setor,
VISITE
www.elloconsultores. com.br
COMPARTILHE
www.feirasindustriais. com.br
CONSULTORIA ESTRATÉGICA
TREINAMENTO MARKETING E EVENTOS
ORGANIZAÇÃO DE ESTANDE
PROMOÇÃO DE ILHAS DE NEGÓCIOS
APRESENTAÇÕES PARTICIPANTES
OBJETIVO DO ENCONTRO
Dicas de MKT e Comunicação voltado para eventos
FORMATO DO ENCONTRO Palestra expositiva de 1h30min durante a exposição do tema será aberto espaços para perguntas
REFLEXﾃグ DA TARDE
Sua empresa estﾃ｡ preparada para participar em feiras de negﾃｳcios?
PROGRAMAÇÃO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Marketing Meio de Comunicação Mercado de Eventos Eventos - Identificar Expectativas Eventos - Planejamento Eventos – Atendimento Eventos – Organização Eventos – Visitante Eventos - Relatório
Marketing Tornar a venda possível “....o objetivo do marketing é tornar a venda supérflua.
A meta é conhecer e compreender tão bem o cliente que o produto e o serviço se adaptem a ele e se venda por si só. O ideal é que o marketing deixe o cliente pronto para comprar. A partir daí, basta tornar o produto ou serviço disponível.” Peter Drucker
MEIOS DA COMUNICAÇÃO
VIRTUAL
IMPRESSA
PESSOAL
ELETRÔNICA
• SITE • NEWS LETTER – EMAILMKT • APLICATIVOS
• • • •
REVISTA - JORNAL FOLHETOS INFORMATIVO - LISTAS MÍDIAS PROMOCIONAIS : OUTDOOR, MALA-DIRETA, PLACA DE RUA.....
• VENDEDOR • EVENTO - TREINAMENTO • PROMOÇÃO
• TV – RÁDIO • TELEFONE
MERCADO DE EVENTOS
PORQUE PARTICIPAR DE FEIRAS DE NEGÓCIOS
9 entre 10 empresas incluem eventos em seus planejamentos estratégicos.
São Paulo promove um evento a cada 6 minutos. Uma feira de negócios a cada 3 dias!!! Circulam pelos eventos em São Paulo 8,8 milhões de visitantes, entre
profissionais e compradores, além de 77,5 mil expositores. Pesquisas indicam que cada vez mais as grandes decisões de compra são tomadas após experiência presencial relevante, precedidas e sucedidas de informação online abundante.
Indicadores – Portal Feiras Industriais
39 eventos
11 eventos
29 eventos 17 eventos
Mais de 440 eventos cadastrados e separados por segmento da indĂşstria. Catalogados
249 eventos para 2014
SEJA UM EXPOSITOR
Neg贸cios s茫o feitos por
PESSOAS para PESSOAS.
PASSO 1
IDENTIFICAR EXPECTATIVAS
EXPECTATIVAS DO EXPOSITOR Tempo
Mais em menos tempo O comprador vai até o expositor
Espaço físico O que quero?
Qual resultado quero alcançar?
Comprador, vendedor e o produto se encontram fisicamente
Comercial
O expositor de frente ao potencial comprador Meio mais eficaz de relacionamento comercial Audiência qualificada
Marketing Vários objetivos podem ser alcançados Comunicação bilateral
Definição de Objetivos
Visitantes perguntam e desafiam os expositores, que argumentam e fazem negócios “cara a cara”
Comunicação tridimensional
Compradores podem ver, experimentar, tocar e testar os produtos
EXPECTATIVAS DO VISITANTE Solucionar problemas específicos Conversar com especialistas e obter conhecimento técnico Acompanhar o desenvolvimento da indústria e do mercado Gerar contatos de negócios e consolidar os relacionamentos existentes Discutir termos específicos / condições / preços Discutir necessidades de seu negócio em um ambiente neutro Examinar os produtos por eles mesmos e questionar as promessas dos fabricantes Fazer comparativos entre marcas distintas, de modo fácil e rápido
REFLEXÕES Qual resultado esperado pela direção? Qual o investimento financeiro, equipe sua empresa pretende dispor?
Objetivos comerciais: Quais serão as metas comerciais para participar do evento. Objetivos institucionais: Qual imagem sua empresa pretende expor no evento? Objetivos promocionais: Quais ações se pretende realizar para incentivar visitantes ao estande?
PASSO 2
PLANEJAMENTO
ETAPAS DO PLANEJAMENTO
A EMPRESA - Objetivos - Estratégias - Mercado - Concorrência
O EVENTO - Tipologia - Abrangência - Expectativas - empresa - visitante O PÚBLICO direto -Quem -Onde - Referências do que gosta ou não
O PÚBLICO indireto -Quem -Como interferem
ESTANDE - Montagem - Projeto - Manual do expositor
ORÇAMENTO - Caixa - % de Vendas -- Objetivos da campanha -- Concorrência
MENSAGEM - O que dizer/expor -Como (forma lógica ou simbólica) -Quem deve dizer - Mensagem chave
GESTÃO - Cronograma - Responsável - Formas de medição -- Feedback
A EXPOSIÇÃO
Como Definir o Melhor Local para seu Estande Analise a planta baixa do evento Compare com a planta baixa da edição anterior Análise com as informações colhidas dos expositores
Analisando a planta do evento x as áreas disponíveis para escolha – tipos de áreas: esquina, meio de rua, ponta de ilha, meio de rua. Seleção da área de acordo com fluxo de visitação, pé direito do local, carga permitida para o local, saídas de incêndio, localização de banheiros, áreas de
alimentação, localização de telefones públicos, enfermaria, localização do congresso e/ou eventos paralelos, locais no evento para armazenamento de material etc.
A EXPOSIÇÃO
Como Definir o Melhor Local para seu Estande Condições contratuais para atrair visitantes e expositores de peso. Sobre mudança de posição do estande por parte do promotor. Analise o Plano de Comunicação do evento para atrair visitante.
Verifique as condições de segurança e licença do promotor e do centro de convenções em realizar evento.
ESTANDE
Construídos: chamam mais atenção
Mistos: chamam atenção quando possuem elementos exclusivos da marca.
Padrão: pode contar com adesivagem e iluminação para diferenciar-se.
ESTANDE
•
Tempo estimado para montagem e desmontagem
•
Compromissos contratuais da entrega
•
Áreas complementares (copa, depósito, sala vip, área de palestra, etc..)
•
Equipamentos (frigobar, TV, móveis)
•
Decoração (paisagismo, vitrine)
•
Comunicação Visual (imagens e cores)
•
Mapeamento de pontos (ar comprimido, água e deságue, dreno para ar condicionado, pontos de telefone e internet e questões elétricas)
•
Manual do expositor (considerações para viabilidade do projeto)
•
Taxas (promotor e prefeitura)
ESTANDE
Faça um check list rigoroso, sua marca estará exposta para um grande número de pessoas para ser colocada em risco por deslizes de pequenos detalhes. Mantenha uma pasta no estande com cópia de todos os contratos, documentos do evento e lista de telefone dos fornecedores.
Equipe de coordenação de produção preparada auxilia a participação da empresa em grandes feiras e libera a equipe interna para as preparações do produto e materiais de divulgação.
PRODUTO / SERVIÇO
Lançamento: o visitante no geral vai em busca de novidades nas feiras Novidades: Promoção Campanha Conceito Modelo Comercial que seja novo.
DIVULGAÇÃO
Site / E-mailmkt
ANTES DA FEIRA • Ações antecipadas que promova a expectativa do que o cliente irá encontrar na feira: •site, fan page •campanhas por e-mail para o público alvo, •assessoria de imprensa trabalhe releases para imprensa. • Prepare a equipe interna para atendimento a fornecedores, mídia, clientes.
•Convite da feira : Enviar antecipadamente para clientes e prospects
DIVULGAÇÃO
Aproveitar a estrutura da promotora
• • • •
Catálogo oficial Merchandising Patrocínios Publicidade no site do evento
DIVULGAÇÃO
DURANTE A FEIRA • Brinde •Ações Interatividade Cartunista Fotos para redes sociais Show Coquetel Concurso (questões legais, autorizações, votações) Sorteio Demonstração
Imprensa • • •
Montagem de kit´s de imprensa Coletivas de imprensa Releases
Material promocional
• • •
Portfólios, Folhetos Informativos técnicos Cartões de visitas
Material Promocional
DIVULGAÇÃO
É importante gerar experiências que sejam marcantes e fiquem na memória de quem passa pelo estande. Experiência relacionada com a situação de compra e uso de seu produto e não com a ação promocional.
DIVULGAÇÃO
Lembre-se que conhecimento leva ao aprendizado, e quase nenhuma decisão de compra se dá sem o conhecimento adequado do produto ou serviço.
EQUIPE INTERNA
Setores da Empresa
Responsabilidades Diretas
Outros
Direção
Identificar resultados esperados
Expor o investimento a ser permitido para o evento
Marketing
Montar a estratégia de participação
Preparar todo o material promocional
Eventos
Organizar toda a participação da empresa no evento
Vendas
Designar equipe para participação
Produção
Preparar os produtos a serem expostos no evento
Treinar equipe e indicar expectativas
EQUIPE EXTERNA
•Limpeza •Segurança (avaliar necessidade conforme a feira e equipamentos/produtos expostos) (caso não leve fita de segurança)
•Recepcionista (indicado que a cada 10m2 de área livre haja uma pessoa de atendimento) Qualquer pessoa que estiver em seu estande está representando a marca da empresa (que deve ser preservada). Além disso qualquer pessoa que estiver trabalhando em seu estande deve estar apta a fornecer informações.
•Buffet (custos abertos por item, especificando a quantidade e chegando as caixas de depósito)
•Equipe de manutenção, montagem e desmontagem (montadora)
ORÇAMENTO
Estande
• • •
Locação Projeto Taxas: energia, hidráulica, limpeza – às vezes pode chegar a 10% do valor da locação
Divulgação
• • •
Material impresso : Desings + Gráficas Material eletrônico: Desings + Programadores + Reprodutores Ações Promocionais
Equipe
• • •
Definição de quantidade Diária (deslocamento, refeição, vestuário) Contratação de terceiros
Produto
• • •
Produção de protótipos Deslocamento de maquinários Equipe para montagem e desmontagem
PASSO 3
ATENDIMENTO
Equipe ++++
Facilidade de comunicação oral
[Feira não é lugar de pessoas envergonhadas]
Boa aparência
Vestimentas adequadas (inclusive maquiagem)
Pontualidade
[Chegue antes de iniciar e Saia após terminar]
Descontração, Empatia,
Manter contato visual
Conhecimento da empresa,
produtos e mercado
Limpeza
Respeitar culturas
Equipe ++++ Abertura Solene : equipe bem treinada e indiscutível que o estande esteja impecável. Recomendável um mídia kit para distribuir a imprensa.
Para participar em feiras acima de tudo a pessoa precisa ser curiosa, extrovertida e comunicativa.
Equipe ---
Não fique sentado por muito tempo
Não fique comendo e bebendo no estande
Concentração ao evento (evitar celular, arrumação geral do estande)
Evite criticar a concorrência
Não ignore e nem subestime os visitantes
Distribuição indiscriminada de material
Equipe ---Dicas: -
Descanse! Participar de feira poderá ser muito desgastante se não houver, um período de descanso, antecipado, pois o tempo todo você ficará em pé.
-Vista uma roupa confortável. Sapatos também.
Registros
Registre todos que passarem em seu estande •
Além do leitor ótico para capturar dados cadastrais
•
Preencha um formulário de interesse
•
Muito além do e-mail de agradecimento
•
Dê continuidade ao evento estendendo ações nas redes sociais e canais de vendas.
•
Crie uma sistemática de contatos com este prospects
para mantê-lo em sua base de dados.
•
Retomar contato com o visitante para tentar agendamento de visita.
Não basta conquistar mais um visitante: é imprescindível recepcionar, identificar, filtrar e registrar os contatos comerciais efetivados no estande
O VISITANTE
1. Envolver pessoas 2. Estabelecer vínculos 3. Entender necessidades 4. Oferecer soluções 5. Gerar negócios O buzz será consequência, e não mais o resultado esperado!
SELECIONAR o VISITANTE O expositor deve ensinar seu staff a diagnosticar o perfil daquele visitante e realizar a “triagem” É nosso visitante de interesse? SIM. Cliente em potencial a longo prazo. SIM. Cliente com grande potencial e a curto prazo. O que fazer com ele? Para onde encaminhá-lo? NÃO. É um “rato de feira”. NÃO. É um curioso. NÃO. É um concorrente O que fazer com ele? Para onde encaminhá-lo? EM PARTES. É um estudante que precisa apenas ter experiência com a marca .
CAPTAR VISITANTE
AÇÃO DESEJO INTERESSE
ATENÇÃO
PASSO 4
RELATÓRIO
Análise dos Resultados • • • • • •
Previsto x Realizado É preciso mensurar os resultados das ações Não somente o buzz gerado junto ao público de interesse Deve-se identificar os negócios gerados em torno do evento Quantificar e Qualificar os leads captados para o pós-feira O que deu certo x o que deu errado
Relatório Final -
Dados do evento, objetivos esperados e alcançados e fotos
Base de Dados Dê prioridade à organização da base de dados gerada durante a feira
CONCLUSÕES DA TARDE É responsabilidade do promotor levar ao evento o público alvo, porém é de responsabilidade do expositor fazer com que o público de seu interesse o localize dentro do pavilhão!!
CONTATOS Eliane Bastos E-mail: eliane@elloconsultores.com.br Telefone: (11) 2737-7048 / 99966-6260