Verplicht gebruik elektronische controlekaart

Sinds 1 januari 2025 moeten werknemers verplicht gebruik maken van de elektronische controlekaart of eC3.2 voor de tijdelijke werkloosheid.

Misschien is in uw bedrijf de overstap naar de digitale controlekaart probleemloos verlopen of wordt er nog verder gebruik gemaakt van papieren controlekaarten zolang de voorziene overgangsperiode loopt. In dit artikel zetten we nog eens alles op een rijtje over de eC3.2.

Sinds 1 september 2023 kon elke werknemer vrijwillig (mits akkoord van de werkgever) al overstappen naar de elektronische controlekaart. Vanaf dit jaar is het gebruik van de eC3.2 evenwel verplicht. De regelgeving bepaalt wel een overgangsperiode (tot 30 juni 2025) waarin zowel werkgever als werknemer nog een uitzondering kunnen vragen op het verplicht gebruik van de eC3.2. De overgangsperiode kan nog eenmaal verlengd worden tot eind 2025 door een beslissing van de RVA.

Veel voordelen, maar ook hinderpalen

De elektronische kaart biedt ongetwijfeld heel wat voordelen. Voor de werkgever valt de administratie weg van de verdeling van de papieren kaarten. De eC3.2 kan niet verloren gaan, zodat men ook geen formaliteiten meer moet vervullen voor de vervanging van een kaart. Het belangrijkste pluspunt is misschien dat er steeds wijzigingen kunnen worden aangebracht zolang de kaart niet verzonden is. Als een werknemer zich vergist bij het invullen, kan hij de situatie nog wijzigen, mits het ingeven van een toelichting waar nodig. Bij de papieren kaart was het veel minder evident om vergissingen te laten rechtzetten.

Wanneer de controlekaart op de bouwplaats wordt ingevuld kunnen er hinderpalen opduiken zoals een gebrekkige internetconnectie. Dit moet evenwel gerelativeerd worden. Zo nodig kan de werknemer op die problemen anticiperen en de kaart op voorhand invullen. Als hij op de werf vaststelt dat hij toch niet kan werken wegens het slechte weer, dan kan hij de kaart nog wijzigen mits het geven van de nodige toelichting.

De groep van werknemers die niet of moeilijk overweg kunnen met elektronische toepassingen is niet te verwaarlozen. Maar er is geen andere weg. Als de overgangsperiode verstreken is, zullen ook zij de eC3.2 moeten gebruiken willen zij nog uitkeringen ontvangen. Als werkgever kan je hen begeleiden in de overstap of zien hoe collega’s hen daarbij kunnen helpen.

App op de smartphone of invullen via PC

Om de elektronische controlekaart te gebruiken, kan de werknemer de eC3.2-app downloaden op zijn smartphone (via Google Play of App Store). De controlekaart is ook toegankelijk via de website van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be) en kan dus altijd ook via de PC worden ingevuld.

Inloggen gebeurt via ItsMe, eID of een andere digitale sleutel bekomen bij CSAM. Werknemers van buitenlandse nationaliteit kunnen echter geen gebruik maken van ItsMe en moeten dus een andere methode gebruiken. Werknemers met de nationaliteit van landen aangesloten op eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) kunnen zich aanmelden met het elektronisch identificatiemiddel uit hun land van herkomst. Dit is het geval voor de meeste ons omringende landen, met uitzondering van Frankrijk. Als er geen elektronisch identificatiemiddel erkend op Europees niveau beschikbaar is, moet de werknemer een afspraak maken met de RVA. Hij zal zich dan fysiek moeten aanmelden om een digitale sleutel te bekomen.

TIP: werknemers vinken best het onthouden van hun inloggegevens aan. Zo vermijden ze dat ze zich telkens opnieuw moeten aanmelden bij het gebruik van de eC3.2-app.

Verantwoordelijkheid

De elektronische controlekaart is een werknemerstoepassing. Dit betekent dat de verantwoordelijkheid voor het tijdig en correct invullen van de kaart volledig bij de werknemer ligt. Het betekent ook dat de werknemer zelf moeten zorgen voor een elektronisch apparaat (smartphone of PC) om de eC3.2 te kunnen invullen. De werkgever kan de werknemer wel begeleiden en coachen in de overstap naar en het gebruik van de eC3.2, maar het is niet de bedoeling (en ook wettelijk niet verplicht) om een toestel ter beschikking te stellen.

Nu de eC3.2 reglementair verplicht is, moet het gebruik ervan niet meer geregeld worden in een individuele overeenkomst, het arbeidsreglement of cao.

Om de elektronische controlekaart te gebruiken, kan de werknemer de eC3.2-app downloaden op zijn smartphone (via Google Play of de App Store).

Invullen en versturen controlekaart

De eC3.2-app is gebruiksvriendelijk en het invullen van de controlekaart gebeurt zeer eenvoudig. Voor het invullen gelden dezelfde regels als voor de papieren kaart. De werknemer duidt voor elke dag de toepasselijke situatie aan en slaat die op. In geval van werkloosheid moet niks ingevuld worden. Als op het einde van de maand de kaart volledig is ingevuld, klikt de werknemer op controlekaart verzenden om ze op die manier aan zijn uitbetalingsinstelling te bezorgen. Hij moet zich dus niet meer verplaatsen om zijn controlekaart binnen te brengen.

Voor de arbeiders PC 124 blijft de verplichting behouden om de kaart altijd in te vullen voor de volledige maand, ook al is er geen tijdelijke werkloosheid.

We kregen veel vragen over de controle door de RVA. Elke wijziging wordt nu opgeslagen in de app en dus ook tijdstip. De RVA verzekerde ons dat het geenszins de bedoeling is om een heksenjacht te openen op toevallige vergissingen of vergetelheden die te goeder trouw door de werknemer worden begaan. De controlekaart is en blijft een instrument om fraude op te sporen. Wie systematisch in de fout gaat, riskeert natuurlijk wel daarop aangesproken te worden met mogelijks vervolging als er fraudepatronen aanwezig zouden zijn.

BELANGRIJK: de werknemer moet op de bouwplaats niet in het bezit zijn van zijn smartphone of andere toestel waarop de eC3.2 is ingevuld. De inspecteurs kunnen bij controle zelf de status van de controlekaart nagaan. De werknemer moet dus niet op zijn smartphone kunnen tonen dat zijn kaart is ingevuld.

Problemen bij het gebruik

In geval van problemen bij het aanmelden kan de werknemer zich richten tot het contactcenter van de sociale zekerheid (02/545 50 70). Heeft hij, eens aangemeld, problemen met het gebruik van de applicatie, dan is zijn uitbetalingsinstelling het eerste aanspreekpunt (contactgegevens beschikbaar in de app). Wie niet tijdig arbeid kan vermelden op de controlekaart, verwittigt de RVA hetzij telefonisch (02/515 44 44), hetzij via het contactformulier op de RVA-website. Zo is de werknemer gedekt bij eventuele controle.

INFO : Alle info over de eC3.2 alsook over de overgangsregeling om tijdelijk nog papieren formulieren te gebruiken, vind je op de website van de RVA: https://www.rva.be/ bladzijde/ec3.2-werknemer Of contacteer je lokale Embuild. Onze adviseurs helpen je graag verder.