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Cómo ser productivos optimizando el control del stock Las empresas de todos los tamaños enfrentan nuevos retos para sobrevivir y ser exitosas. El ambiente económico de hoy pone cada vez más presión en el inventario y control del stock de las empresas, por lo que los errores en éste deben ser mínimos y, por otra parte, ser un diferenciador ante la competencia, mejoramiento de los costos y las superación de las expectativas de los clientes, además de sortear los márgenes de ganancia que cada día son más bajos. u Por Carlos Maciel (Vicepresidente de Infor México). Actualmente, las empresas se enfrentan al dilema asociado con el stock, deben determinar cómo mantener los niveles de stock lo más bajo posible, sin sacrificar el servicio al cliente. Cualquiera sea el mercado, la mayoría de las empresas de distribución deben repensar cómo gestionar su inventario. Existe una oportunidad para posicionarse exitosamente mediante estrategias y sistemas que con una gestión del stock avanzada pueden transformar a una empresa agobiada en una operacionalmente excelente.
Exigencias económicas presionan a las empresas Las organizaciones en general se encuentran en un estado de constantes cambios dinámicos y turbulentos, ajuste de capital, alza en los costos y la competencia más intensa. Los márgenes de ganancia más limitados, por lo que hacen que la gestión del
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stock del inventario cobre mayor importancia para lograr una mejor operación del negocio. En ese sentido, se debe buscar la manera de disminuir los costos del inventario sin dañar las relaciones con los clientes ni disminuir el nivel del servicio. La demanda se ha vuelto menos predecible que en el pasado, por lo tanto se ha vuelto más importante evitar tener un stock enorme e innecesario que afecte la rentabilidad. Por lo que, considerando la inseguridad de las compras y las restricciones de la demanda, cada venta potencial debe realizarse con extremo cuidado. Por otro lado, los costos operacionales no han bajado, los de la energía y del transporte fluctúan y en algunos casos el precio de los productos ha aumentado. Finalmente, la competencia es cada vez mayor. Las empresas que logran aumentar su productividad y performance, así como adaptarse a esta nueva economía más exigente pueden posicionarse y ser más eficientes y, por ende, ser fuertes. Según John Brandt, CEO of The MPI Group: “Las instalaciones de los almacenes y la distribución son puntos cruciales de la cadena de suministro en la economía global; cualquier error en el proceso de distribución produce pérdidas en las ganancias y fricción en los clientes. Los gerentes de almacenes cuentan con métrica claves y adoptan las mejores prácticas para asegurar que están un paso delante de la competencia”. (John R. Brandt, The MPI Group, Distribution 2008: Executive Summary, 2007).
Desafíos clave en la gestión del stock Actualmente, algunos retos difíciles en la gestión del inventario que amenazan la performance, y disminuyen aun más los márgenes operativos en las compañías, son básicamente: controles limitados, costos excesivos y nivel de servicio al cliente. Consideremos los temas uno a uno: n Controles limitados. Las empresas frecuentemente no cuentan con toda la visibilidad del stock del inventario, no saben cuánto tienen, si se encuentra en un sitio o en varios. Este problema puede ser grave cuando han comprado otras empresas y cuentan con varios sistemas de gestión del inventario, por lo que pueden tener inventarios excedidos y encargar artículos que ya poseen. Para lograr contar con un control completo del inventario se debe contar con información sobre el stock existente a disposición, conocer las cantidades disponibles e identificar dónde está ubicada la mercancía, además de saber el precio de los ítems que necesitan y conocer la demanda especialmente en épocas de mayor solicitud estacional, tanto de subidas como caídas. n Costos excesivos. En el ambiente económico actual, las empresas no pueden soportar el costo adicional de un inventario
ocioso. Tienen el desafío de administrar su capital de trabajo de la mejor manera posible. Sin embargo, el inventario es el factor más significativo en sus balances. Si no pueden gestionarlo con mayor precisión, no podrán ser exitosos. Es una situación común para muchas empresas, el capital está atado al inventario, que no refleja la demanda, o cuentan con duplicidades en stocks excesivos en distintos sitios elevando los costos. También tienen que sumar a esto el costo de manejo del inventario, y la pérdida de ventas cuando no se cuenta con uno a disposición. Aunado a ello, al no contar con control del stock del inventario no pueden negociar con sus proveedores para mejorar precios. La productividad laboral, dice Pembroke Consulting Founder Adam Fein, es “crucial para la rentabilidad de la distribución mayorista, ya que los costos de compensación de los empleados: los salarios, comisiones y beneficios representan entre el 60 y 70% de los gastos operativos”. (Adam Fein, Pembroke Consulting, IBM Website, “Where Productivity Is Growing in Wholesale Distribution,” August 2006). Finalmente, muchas veces venden el inventario a pérdida para disminuir el stock. Todos estos costos son una carga para las organizaciones y en un ambiente como el actual es una amenaza para la rentabilidad. Aún si se mantiene la satisfacción del cliente con un esfuerzo heroico, el negocio sufre. n Servicio dañado al cliente. Cuando la orden de los clientes se demora, las empresas se ven vulnerables a la no satisfacción, penalidades financieras y hasta pérdidas de negocios. Las expectativas de los consumidores, después de todo, han subido en
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los últimos años. Los analistas del mercado ahora debaten la necesidad de contar con la “orden perfecta”, el producto correcto en el momento correcto al precio correcto. (David Blanchard, The Perfect Order Industry Week, January 1, 2007). Lamentablemente, muchas empresas ahora luchan enormemente para satisfacer sus expectativas. Para cumplir con las órdenes de manera eficiente y precisa sin cargar el inventario, las empresas deben conocer a fondo la demanda de los clientes así como el stock disponible. Deben confrontar directamente el dilema de disminuir el stock sin lastimar la relación con los clientes.
Gestión avanzada del inventario Para continuar siendo rentables, competitivas y operacionalmente efectivas, las empresas mejor en su clase han adoptado soluciones avanzadas para la gestión del inventario por medio de estrategias y sistemas diseñados para optimizar el inventario, el control del stock y el servicio al cliente. Desde un punto de vista estratégico las compañías no serán exitosas en los próximos años a menos que cuenten con una visibilidad exacta del inventario en todas sus ubicaciones. Es necesario ir más allá de la visión tradicional del inventario que se basa en un proceso rígido según reglas para la orden del stock, se debe optimizar de manera de cumplir con las necesidades frecuentemente no predecibles de los clientes cada vez más demandantes. Sin embargo, no se puede cumplir con las estrategias establecidas sin considerar sistemas que permiten poner en práctica dichas estrategias. Algunas empresas todavía se basan en hojas de cálculo y en métodos de trabajo intensivos para administrar sus almacenes y depósitos, otras se apoyan en fórmulas “min/max” que limitan la capacidad del almacén. Resulta crítico tomar decisiones basándose en factores como tiempos del proceso, días seguro de stock, historial de ventas. En lugar de simplemente estockear cuando un producto cae debajo del nivel mínimo (o mantener cuando se llega al máximo nivel), las empresas deben poder analizar las tendencias en la demanda, identificar los inventario de todas los sitios (incluyendo aquellos en tránsito) y tomar decisiones basándose en un mapeo óptimo acorde a la demanda. Por lo que los sistemas avanzados para la gestión del inventario son capaces de ofrecer a los gerentes de las empresas distribuidoras una visión general de las operaciones y seguir todo el ciclo de vida del stock del inventario desde su origen hasta su entrega y flete.
Manejo estratégico para un crecimiento futuro Considerando la importancia del stock en los balances actuales y la tendencia de absorber capital limitado de trabajo, accionar resulta crítico para optimizar el stock en una manera que sea consistente con las demandas de los clientes. Este es un dilema difícil de enfrentar, pero resulta inevitable. Las empresas tienen ahora la oportunidad de diferenciarse e impulsar la performance a nuevos niveles en la gestión de inventario avanzado. Como mencionan algunas empresas que esperan aumentar la visibilidad del stock mientras bajan los costos del mismo. No es ninguna sorpresa que esto permite que las empresas fortalezcan su relación con los clientes, tengan mejores condiciones para negociar con los proveedores y generen un crecimiento más rentable. z Artículos relacionados: http://www.logisticasud.enfasis.com/articulos/67122-software-gestion-retail http://www.logisticasud.enfasis.com/articulos/67199-claves-implementar-exito-tecnologia-el-sector-transporte