Erp w małej firmie poradnik by enova365

Czy warto wdrożyć system ERP w małym przedsiębiorstwie Poradnik dla przedsiębiorcy

Spis streści: Co to jest ERP? ERP w sektorze MSP Chmura obliczeniowa Systemy ERP w małej firmie Obowiązek wysyłki Jednolitego Pliku Kontrolnego 3 elementy, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu ERP 6 rzeczy, które ERP może usprawnić w młodym przedsiębiorstwie 5 oznak, że twoja firma potrzebuje ERP Ile kosztuje system ERP Podsumowanie

Co to jest ERP? Enterprise resource planning to metoda planowania zarządzania całością zasobów (finansowych, rzeczowych i osobowych) przedsiębiorstwa. Systemy ERP to systemy informatyczne, których celem jest wspomaganie zarządzania przedsiębiorstwem, głównie dzięki zintegrowaniu wszystkich zasobów i operacji w ramach jednej bazy. Zadaniem systemów ERP jest dostarczenie pracownikom aktualnych i precyzyjnych danych, umożliwiających podejmowanie skutecznych działań biznesowych oraz optymalne wykorzystanie posiadanych zasobów przedsię-

biorstwa takich jak: ludzie, materiały, maszyny i środki pieniężne. Systemy zwykle składają się ze współpracujących ze sobą modułów oraz aplikacji, korzystających z jednej, wspólnej bazy danych. ERP łączą w sobie funkcje związane z planowaniem, zaopatrzeniem, sprzedażą i marketingiem, finansami i księgowością oraz zarządzaniem personelem. Z założenia wspomagają one

... narzędzia zintegrowane stają się coraz popularniejsze również wśród przedsiębiorców z sektora MSP...

realizację pełnego procesu gospodarczego od zaplanowania sprzedaży do otrzymania zapłaty. Choć termin ERP kojarzony jest głównie z dużymi przedsiębiorstwami (według danych GUS w Polsce z systemów ERP korzysta aż 83% dużych firm), narzędzia zintegrowane stają się coraz popularniejsze również wśród przedsiębiorców z sektora MSP. Trend, ten nasila się również w związku z dynamicznym rozwojem cloud computing, dzięki któremu nawet niewielkie firmy mogą korzystać z systemu ERP dostarczanego jako usługa w chmurze - bez konieczności ponoszenia nakładów związanych z posiadaniem własnej infrastruktury IT oraz zakupem licencji oprogramowania.

ERP w sektorze MSP W Polsce z systemów ERP wciąż w większości korzystają największe przedsiębiorstwa – według danych GUS (raport Społeczeństwo Informacyjne w Polsce 2011 – 2015) aż 83% z nich posiada system zintegrowany. Korzyści z wdrożenia ERP powoli zaczynają jednak dostrzegać również przedsiębiorcy z sektora MSP. W segmencie firm średnich, a więc przedsiębiorstw zatrudniających od 50 do 250 pracowników, już blisko połowa wykorzystuje system zintegrowany.

Wśród firm małych (zatrudniających mniej niż 50 osób), zainteresowanie systemami ERP wciąż pozostaje niewielkie – z tego typu rozwiązań korzysta zaledwie 14% przedsiębiorców. Dla porównania wykorzystanie

systemów ERP w Stanach Zjednoczonych wśród firm wynosi 84% (Raport Aberdeen Group, 2012). Rynek rodzimy będzie prawdopodobnie zmierzał w podobnym kierunku, choćby z uwagi na rosnącą konkurencyjność.

e-COMMERCE

CRM

PROJEKTY

PRODUKCJA

LOGISTYKA

HANDEL

FAKTURY

FINANSE

Najlepsze ERP dostępna są w modułach, z których przedsiębiorca może dowolnie wybierać w zależności od specyfiki i wielkości firmy. Wraz z rozwojem firmy, rozwiązanie może być łatwo rozszerzane o kolejne funkcje.

Chmura obliczeniowa Chmura obliczeniowa (cloud computing) to technologia pozwalająca na dostarczanie tak zwanych usług obliczeniowych, a więc serwerów, magazynu, baz danych czy sieci, za pośrednictwem Internetu. Dziś coraz więcej producentów IT decyduje się na dostarczanie swojego oprogramowanie w chmurze. W takim wypadku klient końcowy oprócz samego systemu informatycznego otrzymuje usługę jego instalacji i utrzymania w przestrzeni w chmurze. Dostęp do oprogramowania odbywa się poprzez prze-

glądarkę internetową lub aplikację. Chmura to w takim wypadku wartość dodania dla użytkownika – dostawca oprogramowania oprócz samego systemu IT zapewnia również jego utrzymanie na serwerze zewnętrznym. W odróżnieniu od tradycyjnych modeli sprzedaży oprogramowania, w takim wypadku klient zwykle nie zakupuje licencji na własność, lecz opłaca miesięczny abonament (model Software as a Service). Migracja do modelu cloud computing przynosi wiele korzyści, jak choćby łatwiejsze zarządzanie, konsolidacja w centrum danych, większa mobilność, bezpieczeństwo danych czy wreszcie niższe koszty IT. Jak wynika z badań Komisji Europejskiej, w 2012 r. aż 80 proc. firm korzystających z chmury, odnotowało spadek kosztów związa-

nych z informatyką o 10-20 proc. Rozwiązania w chmurze doskonale sprawdzają się m.in w firmach o rozproszonej strukturze. W takim wypadku pracownicy różnych oddziałów mają dostęp do aktualnych danych zapisanych w chmurze. Chmura jest także rozwiązaniem dla niewielkich lub nowych przedsiębiorstw, które nie chcą ponosić kosztów związanych z zakupem serwerów czy zatrudnieniem wykwalifikowanych pracowników do jego obsługi. Zgodnie z badaniami ARC Rynek i Opinia na zlecenie Onex Group już co drugi mały i średni przedsiębiorca w Polsce korzysta z co najmniej jednego systemu w chmurze.

System ERP w małej firmie Systemy ERP to duże organizmy, które pomagają obsłużyć procesy w firmach o różnych profilach i wielkości. Z punktu widzenia młodych przedsiębiorstw najważniejsze będą wybrane obszary.

Obsługa finansów

Kadry i HR

Obsługa zasobów

Business Intelligence

Integracja z bankowością czy systemami płatności online, obsługa faktur i windykacji, ewidencja środków pieniężnych i cash flow – wśród szeregu rozwiązań przedsiębiorstwo musi znaleźć te, które będą najlepiej odpowiadały przyjętemu modelowi sprzedaży. Jedno pozostaje niezmienne - obsługa płatności i kontrola nad finansami to must-have każdego przedsiębiorstwa.

Prowadzenie kadr zgodnie z wymogami prawa to konieczność. Narzędzia do obsługi procesów Human Resources to możliwości. Samoobsługa pracownicza, obsługa rekrutacji czy zarządzanie ocenami i szkoleniami – narzędzia ERP pozwalają usprawnić znaczną cześć procesów je dzięki przekazaniu wybranych czynności samym pracownikom. To wygodne dla pracowników, jak i dla firmy, zwłaszcza gdy nie mamy jeszcze w firmie dedykowanej osoby od HR.

Zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa to podstawa, jeśli nasza firma działa w obszarze produkcyjnym bądź handlowym. Systemy ERP pozwalają kontrolować i zarządzać procesami produkcyjnymi, stanami magazynowymi czy przyszłymi zamówieniami, usprawniając i przede wszystkim optymalizując pracę firmy. W przypadku firm działających na rynku usług zasobem firmy będzie natomiast wiedza o naszych kontrahentach i zamówieniach – ta również powinna być zarządzana w systemie zintegrowanym.

Wbrew powszechnej opinii BI nie jest przeznaczone tylko dla dużych firm zatrudniających sztab analityków. Zgodnie z najnowszymi trendami, dostęp do zagregowanych i przetworzonych danych – a więc do wiedzy - powinien być możliwy dla każdego pracownika, na każdym etapie jego pracy. To szczególnie istotna cecha dla firm, które dopiero wchodzą na rynek i poszukują najbardziej efektywnych rozwiązań.

Jednolity Plik Kontrolny w enova365 – bezpieczne rozwiązanie, na które stać Twoją ﬁrmę Jednolity Plik Kontrolny to ustalony format pliku w którym przedsiębiorcy muszą przygotować i udostępniać swoje dane finansowo-księgowe w przypadku kontroli skarbowej. JPK obejmuje 7 struktur, które dotyczą różnych działów np. wyciągów bankowych, faktur czy ksiąg rachunkowych. Jedna ze struktur dotyczy ewidencji zakupu i sprzedaży VAT – tak zwany JPK_VAT. JPK_VAT musi być dostarczany do Ministerstwa Finansów obligatoryjnie co miesiąc.

Termin wysyłki pierwszego pliku JPK_VAT dla małych i średnich przedsiębiorstw mija już 25 lutego tego roku.

enova365 zapewnia pełną obsługę przygotowania i wysyłki plików JPK do bramki Ministerstwa, wraz z możliwością sprawdzenia pliku przed jego wysłaniem. Przedsiębiorstwa mogą korzystać z systemu w wersji chmurowej na platformie Microsoft Azure w formie wygodnego abonamentu. Klient otrzymuje dostęp do funkcjonalności systemu, bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury technicznej. Dodatkowo uzyskuje gwarancję bezpłatnej aktualizacji systemu w przypadku kolejnych zmian w przepisach. enova365 w chmurze Azure zapewnia bezpieczną i komfortową obsługę JPK_ VAT, już od 120 złotych miesięcznie.

Masz pytania o JPK? Napisz na kontakt@enova.pl

3 elementy, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze ERP Dostęp mobilny Praca o dowolnej porze i z dowolnego miejsca – dziś to standard pracy dla młodych przedsiębiorców. Wybierając ERP warto wybrać taki, który jest dostosowany do naszych preferencji i oferuje mobilny dostęp do danych i zadań – nie tylko na komputerach, ale również na tabletach czy telefonach komórkowych.

Modele zakupu Młode firmy same tworzą rozwiązania w modelach SaaS lub na bieżąco ich używają. Taki model coraz powszechniej występuje również na rynku narzędzi ERP. Dzięki usłudze w chmurze, przedsiębiorca nie musi utrzymywać własnych serwerów, a płatność abonamentowa jest relatywnie tania oraz po prostu wygodna.

Dostępne funkcje

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zmieniać się będzie zakres potrzebnych rozwiązań. Ponieważ znacznie łatwiej jest rozszerzyć funkcjonalność aktualnie używanego systemu niż wymieniać go na nowy, warto wybierać systemy kompletne, które będą w stanie sprostać naszym oczekiwaniom, również w przyszłości.

6 rzeczy, które ERP może usprawnić w małym przedsiębiorstwie

Zintegrowane informacje w jednym miejscu

Zoptymalizowany back – office

Najważniejsze informacje przechowywane i dostępne dla Ciebie i pracowników w jednym miejscu to oszczędność czasu (potrzebnego na odszukanie informacji) i przede wszystkim lepsze zarządzanie, dzięki właściwie podjętym decyzjom. Jeśli firma korzysta z kilku różnych rozwiązań IT warto rozważyć integracje, które pozwolą na automatyczny przesył informacji do głównego systemu, który stanie się repozytorium danych Twojej firmy.

Obsługa faktury i płatności, zarządzanie kadrami, danymi kontrahentów i zamówieniami – systemy ERP automatyzują oraz usprawniają wszystkie te procesy, które dzieją się w tle funkcjonowania organizacji. Dzięki temu firmy mogą lepiej wykorzystywać czas oraz produktywność swoich pracowników.

3. Zarządzanie personelem

Najważniejszym zasobem firmy są jej pracownicy. Dlatego wraz z rozwojem firmy będzie rosła liczba pracowników, a to z kolei oznacza wzrost zadań związanych z zarządzaniem personelem. Systemy ERP uprawniają najważniejsze procesy z tym związane, od rekrutacji aż po zarządzanie wynagrodzeniami.

| 10

6 rzeczy, które ERP może usprawnić w małym przedsiębiorstwie C.D.

Dostosowanie do polskiego prawa Startupy w Polsce muszą radzić sobie nie tylko z rynkiem, ale również ze skomplikowanym ustawodawstwem. Co prawda większość małych przedsiębiorców outsource’uje obsługę księgową i kadrowo-płacową, nie zwalnia to ich jednak z odpowiedzialności a część obowiązków muszą wykonywać bezpośrednio sami przedsiębiorcy. Systemy ERP dostosowane do polskiego prawa działają jak swego rodzaju repozytorium wiedzy mogą więc być pomocne przy prowadzeniu działalności. Zwłaszcza w kontekście bardzo częstych zmian w przepisach i sporych konsekwencji za ich niewdrożenie.

5. 6. Przepływ informacji i dokumentów

Pracownik przesyła wniosek o nieobecność związany z chorobą, kierownik ustanawia zastępstwo, a księgowość aktualizuje listę płac. Procesy to nieodzowny element funkcjonowania każdej firmy. Narzędzia ERP pozwalają je zautomatyzować przesuwając informacje i dokumenty z jednego działu to kolejnego. To pozwala usprawnić pracę zarówno pojedynczych pracowników, jak i całej firmy.

Analizy biznesowe

Firma musi działać w oparciu o realne dane, w przeciwnym wypadu podejmowane decyzję mogą być oderwane od rzeczywistości. To szczególnie istotne w pierwszych latach funkcjonowania przedsiębiorstwa, gdzie wiele elementów zarządzania jest dopiero kształtowane. Systemy ERP powalają na szybkie tworzenie wiarygodnych (opartych o dane) analiz biznesowych i tym samym pomagają w „rozsądnym” prowadzeniu firmy.

| 11

5 oznak, że twoja firma potrzebuje ERPa Nie możesz uzyskać/znaleźć informacji Tracisz zbyt dużo czasu na znalezienie konkretnej informacji związanej z Twoim biznesem bądź Twoi pracownicy nie umieją udzielić Ci odpowiedzi na pytanie i co gorsza nie wiedzą gdzie jej szukać. Dodatkowo, w związku ze wzrostem zatrudnienia, pojawia się problem z przekazywaniem informacji z jednego działu do drugiego – tworzą się tak zwane silosy informacyjne , który nasila się wraz ze wzrostem firmy.

Tracisz zbyt dużo czasu na analizy

Przepisujesz dane między systemami

Przygotowujesz sprawozdania dla inwestorów, rozważasz plany rozwojowe czy chcesz po prostu ocenić cash flow na następne miesiące - analizy to istotny aspekt prowadzenia każdej firmy. Utrudniony dostęp do analiz, bądź co gorsza problem z ich wiarygodnością może być niebezpieczny dla całego biznesu, zwłaszcza w pierwszych fazach funkcjonowania przedsiębiorstwa.

W dobie cyfryzacji naturalne jest, że firmy korzystają z kilku lub nawet kilkunastu systemów informatycznych, które spełniają określone cele biznesowe. Problem pojawia się, gdy okazuje się, że te same dane trzymamy w różnych miejscach - po pierwsze w takim wypadku ciężko stwierdzić, które źródło informacji jest bardziej kompletne, po drugie pracownicy tracą czas na powtórne wprowadzanie tych samych danych.

Rośnie papierologia

Nie dotrzymujesz dealine’ów

Dzisiaj przedsiębiorcy działają głównie w przestrzeni online i korzystają z dokumentów drukowanych tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Zatem jeśli w Twojej firmie liczba wydruków rośnie nieproporcjonalnie do wzrostu zatrudnienia może to oznaczać, że pojawia się problem z przepływem informacji.

Coraz częściej spóźniasz się z wysyłką wypłaty czy faktury, zapominasz o terminach oferty albo zamówienia. Prowadzenie firmy wymaga systematyczności i sprawdzonych mechanizmów kontroli, a im firma większa tym więcej procesów i zadań trzeba kontrolować.

| 12

Ile kosztuje system ERP? Jeśli już postanowiłeś, że Twoja firma potrzebuje systemu ERP, pewnie zastanawiasz się ile będzie Cię to kosztować. Obecnie na rynku działa kilkanaście sprawdzonych dostawców oprogramowania klasy ERP. Każdy z nich ma w swojej ofercie różne rozwiązania, modele zakupu czy dostępne wersje systemu, dlatego niestety nie ma jednej prostej odpowiedzi na to pytanie. Decydując się na wdrożenie systemu ERP w swojej firmie warto jednak pamiętać o kilku rzeczach:

Zastanów się, jakich rozwiązań potrzebujesz – na rynku dostępne są zarówno takie rozwiązania, w których kupujesz jeden produkt jak i takie w których to ty dowolnie wybierasz, które funkcje / obszary chciałbyś wdrożyć. Warto dokładnie rozważyć czego będziemy potrzebować zarówno w tym momencie, jak i jakie są nasze plany biznesowe.

System ERP to inwestycja, a nie koszt – kupując oprogramowanie ustalmy jakie cele chcemy dzięki niemu osiągnąć np. przyspieszyć obsługę zamówień. W ten sposób będzie nam nie tylko łatwiej wybrać właściwe oprogramowanie, ale również w późniejszym okresie ocenić zwrot z inwestycji. Finalnie wdrożenie systemu ERP powinno w naszym bilansie firmowym oznaczać oszczędności.

Pamiętaj o kosztach wdrożenia – wybór system, który będzie dokładnie odpowiadał naszej specyfice pracy często oznacza wybór systemu wdrożeniowego, a nie pudełkowego. Ma to swoje ogromne zalety – dzięki temu finalnie korzystamy z systemu, który pozwali nam jak najlepiej realizować nasze cele. Z drugiej strony należy pamiętać, że w takim wypadku do kosztów samego systemu musimy doliczyć również koszty wdrożenia.

Rozważ modele dostępu – w tej publikacji pisaliśmy o rozwiązaniach chmurowych. Dzięki tej coraz popularniejszej technologii możemy uzyskać dostęp do systemu ERP w modelu abonamentowym, a więc już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Unikamy w ten sposób ponoszenia dużej inwestycji na start, co więcej nie musimy utrzymywać własnych serwerów czy infrastruktury pod system – wszystkie te element dostarczy nam dostawca oprogramowania.

| 13

Podsumowanie Zależnie od przyjętego modelu biznesowego wymagania wobec systemów IT będą inne dla każdej firmy. Przedsiębiorcy z szerokiego wachlarza dostępnych rozwiązań muszą więc wybrać te, które najlepiej wypełnią ich potrzeby. Warto jednak rozważyć wdrożenie systemu zintegrowanego już w małej firmie – pozwoli to na szybszy rozwój biznesu oraz ułatwi jego funkcjonowanie w późniejszej fazie życia.

Przypisy: W materiale wykorzystano informację z następujących stron http://businessinsider.com.pl/wideo/biznes-w-3-minuty-nowy-program-business-insider-polska-premiera/bn8rr5s http://startuppoland.org/jestes-stand-upem-start-upem-czy-scale-upem/ https://firmoweewolucje.bzwbk.pl/wydarzenia-i-szkolenia/fundusze-unijne/do-250-tys-zl-dla-mlodej-firmy-scale-up-oto-pierwsza-odslona

| 14

enova365 w chmurze Azure enova365 to nowoczesny system ERP w całości dostępny w chmurze. System oferuje kompleksowe rozwiązania kadrowo -płacowe, księgowo-finansowe oraz handlowo -sprzedażowe. enova365 zapewnia pełną obsługę back-office przedsiębiorstwa, gwarantując stabilność rozwoju oraz bezpieczeństwo biznesu. Dostęp do systemu z dowolnego miejsca poprzez przeglądarkę internetową Aplikacje mobilne i rozwiązania do samoobsługi przedsiębiorstwa Bezpieczeństwo rozwoju biznesu - zgodność z wymogami prawa

Soneta Sp. z o.o. ul. Wadowicka 8A, 30-415 Krakรณw tel.: 12 349 28 00 kontakt@enova.pl www.enova.pl