Sofia- asiakastietojärjestelmä: Miksi tietoja kerätään?

Asiakastietojärjestelmä palvelujen tukena

Sofia-asiakastietojärjestelmä turvaa laadukkaan palveluprosessin ja antaa uusia näkökulmia kehitystyöhön. Myös hiljattain uudistunut asiakastietolaki muuttaa tietojen kirjaamista.

Teksti Felix Erkinheimo

Asiakastietojen kirjaaminen on olennainen osa Ensi- ja turvakotien liiton jäsenyhdistysten palveluita. Palveluprosessin aikana kertyy tietoa, jonka yhdenmukainen taltioiminen on tärkeä osa auttamisessa ja tuen annossa. Asiantuntijat kirjaavat palvelun eri vaiheissa asiakkaistaan perustietoja, kuten henkilötiedot ja yhteyshenkilöt, sekä palvelujaksoon liittyviä merkintöjä.

Myös Suomen laki vaikuttaa asiakastietojärjestelmän käyttöön. 1.11.2021 voimaan astunut muutos asiakastietolaissa velvoittaa sosiaalihuollon palvelunantajat liittymään valtakunnallisiin Kanta-palveluihin.

Muutoksen tarkoituksena on yhdenmukainen ja turvallinen tiedon arkistointi kansallisella tasolla. Tämän myötä merkinnät siirtyvät automaattisesti Sofia-asiakastietojärjestelmästä Kanta-palveluun. Näin yksityishenkilöt pääsevät tulevaisuudessa tarkastelemaan kaikkia terveyteen ja terveydenhuoltoon liittyviä tietojaan Omakannassa.

Ensi- ja turvakotien liiton kehittämispäällikkö Jussi Pulli painottaa, että tiedon keräämisellä halutaan ensi sijassa luoda asiakkaille parempaa palvelua.

– Asiakas on ykkönen. Tieto palvelun tarpeesta ja sen suunnittelusta siirtyy sähköisen järjestelmän avulla tehokkaasti palveluntuottajien välillä. Kirjauksella on myös asiakkaan kannalta iso merkitys, ja tietojen näkeminen voi avata silmiä omasta tilanteesta. Lisäksi pääsy alustalle internetselaimen kautta mahdollistaa ajanvarauksen matalalla kynnyksellä.

Asiakastietojärjestelmä on myös keskeinen työkalu liiton toiminnan kehittämisessä, sillä tilastoja seuraamalla voidaan tehdä päätelmiä palvelun laadusta ja vaikuttavuudesta.

Tästä esimerkkinä tuore selvitystulos, jonka perusteella lähisuhdeväkivaltaan apua hakeneiden hyvinvointi kohenee nopeasti. Tulokset perustuvat asiakastietojärjestelmään kirjattuihin tietoihin.

– Hyvällä ja ajantasaisella dokumentoinnilla saamme seurattua palvelun laatua ja vaikuttavuutta ja saamme kehittämistyöhömme uusia näkökulmia, kertoo Pulli.

Seuraava kysymys onkin tietoturvallisuus. Miten kerätyt tiedot turvataan ja kenelle ne on tarkoitettu?

Sofia-tietojärjestelmän kehitys alkoi jo vuonna 2008, ja ensimmäiset käyttäjät se sai vuonna 2010. Tietoturvaa on hiottu alusta asti, ja kehityksen tuloksena on Valviran myöntämä A-luokan sertifikaatti. Kyseessä on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen kehittämä luokittelu korkeimman tason suojausta vaativia järjestelmiä varten.

Lisäksi henkilötiedot on rajattu ainoastaan asiakkaan kanssa toimiville asiantuntijoille, ja heidänkin kohdalla tietojen käsittelystä jää aina lokitieto järjestelmään.

Ensi- ja turvakotien liiton keskusjärjestössä seurataan palveluiden tilastoja, mutta tässä vaiheessa henkilötiedot on anonymisoitu eli kaikki yksityishenkilöihin viittaavat merkinnät ovat jääneet pois.

– Sähköinen asiakastietojärjestelmä on kehitetty turvaamaan asiakkaasta kerättävät tiedot sekä auttamaan palvelun onnistumisessa, kuvailee Pulli.

Asiakkaalla on oikeus nähdä omat kirjaukset. Pyrkimyksenä on myös osallistaa asiakkaita tiedon kirjaamiseen ja käyttää järjestelmää yhdessä paremman laadun takaamiseksi.