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ALEXANDER [Fecha]
GUÍA PARA DIRIGIR LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN DE LA ESTRATEGIA DIALOGOS POR EL AGUA
GUÍA
para dirigir los espacios de participación de la
ESTRATEGIA DIALOGOS POR EL AGUA Presidente del Directorio de SEDAPAL Jorge Luis Ángel Bustamante Dawson
Gerente General
Neil Michael Vega Baltodano
Gerente de Proyectos y Obras Polo Agüero Sánchez
Jefe del Equipo de Gestión Social de Proyectos Margarita Talledo Reyes
Estrategia Diálogo por el Agua José Chahua – Coordinador Enver Ormeñoñ María Loayza Margot Velásquez Kelly Delgado Adelino Balarezo Héctor Guevara
Guía digital elaborada por: Enver A. Ormeño Chávez Diseño y diagramación Enver A. Ormeño Chávez Edición 01 – 2018
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El Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Lima - SEDAPAL S.A., es una empresa estatal peruana creada en 1981. Brinda prestaciones de agua potable y alcantarillado al sector urbano de la ciudad de Lima.2 SEDAPAL gestiona el abastecimiento de agua potable del área metropolitana de Lima y Callao. El agua que suministra está tratada en La Atarjea en El Agustino.34 que abastece a más de 9 millones de habitantes de Lima.
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© SEDAPAL – Autopista Ramiro Prialé 210, El Agustino – Lima - Perú
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GUÍA PARA DIRIGIR LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN DE LA ESTRATEGIA DIALOGOS POR EL AGUA
GUÍA PARA DIRIGIR LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN DE LA ESTRATEGIA DIALOGOS POR EL AGUA
Diálogo por el Agua es una estrategia empresarial vinculado a la Alta Dirección de SEDAPAL y funcionalmente en el Equipo de Gestión Social de la Gerencia de Proyectos y Obras; la cual tiene como finalidad prevenir, gestionar y resolver los conflictos sociales que se generan en la jurisdicción de empresa, como consecuencia del desarrollo de los proyectos y obras, así como en los diversos servicios que brinda a los ciudadanos de Lima y Callao.
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La gestión de los conflictos se realiza promoviendo el diálogo directo y la democratización de la información, siendo el trabajo conjunto con los profesionales de los diversos niveles de gobierno de SEDAPAL (Presidencia, Gerencias, Jefaturas, etc.), lo que permite dar respuestas concretas, reales y medibles a los futuros y actuales usuarios, impulsándose así los procesos destinados a garantizar el derecho constitucional al agua potable y saneamiento.
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INDICE
2.
Generalidades ..........................................................................¡Error! Marcador no definido. GESTION DE EVENTOS DE DIALOGO POR EL AGUA ........................................................... 7
2.1.
Metodología de la Audiencia Diálogos por el Agua (ADxA) ................................................ 7
2.2.
Metodología de la Mesa de Trabajo y Vigilancia (MTV) ..................................................... 10
2.3.
Metodología de las Reuniones con el Presidente del Directorio (RPD) ............................ 13
2.4.
Metodología de las Reuniones de campo u oficina ......................................................................... 15
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1.1.
CARACTERÍSTICAS DE LA INTERVENCIÓN DEL EQUIPO........¡Error! Marcador no definido.
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GUÍA PARA DIRIGIR LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN DE LA ESTRATEGIA DIALOGOS POR EL AGUA
GUÍA
para dirigir los espacios de participación de la
ESTRATEGIA DIALOGOS POR EL AGUA
Esta guía tiene por objetivo orientar el desarrollo de los eventos de participación que ejecuta la estrategia Diálogo por el Agua mediante una serie de pautas metodológicas que describen en forma clara y sencilla los pasos a seguir para la organización, dirección y desarrollo las audiencias públicas, mesas de trabajo y vigilancia, reuniones con el presidente del directorio y reuniones de oficina o campo. En esta guía encontrará paso a paso como desarrollar cada una de las actividades a modo de orientación y referencial, necesaria para la homogenización de los mismos.
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Esta guía está dirigida especialmente al personal que labora en la Estrategia Diálogo por el Agua y sirve como referencia para otros funcionarios de la empresa SEDAPAL y como material de consulta para otras iniciativas que puedan surgir al interior o exterior de la empresa.
GUÍA PARA DIRIGIR LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN DE LA ESTRATEGIA DIALOGOS POR EL AGUA
DESCRIPCIÓN DE DIALOGO POR EL AGUA 1.1.
Objetivo Los objetivos son los siguientes:
1.1.1.
Objetivos general Establecer espacios de diálogo y consensos entre representantes de la ciudadanía, SEDAPAL y diversos actores sociales, que permita resolver diferencias, controversias o conflictos que surjan como producto de las operaciones empresariales que gestiona o ejecuta, de manera directa o por terceros, promoviendo una cultura del diálogo y paz social.
1.1.2.
Objetivos específicos a) Establecer espacios de diálogo y consenso para la prevención, gestión y solución de los conflictos sociales b) Involucrar a diferentes estamentos de la empresa en la prevención, gestión y resolución de los conflictos sociales c) Monitorear y evaluar la evolución de los conflictos para evitar su maduración o expresiones de violencia. d) Establecer un adecuado sistema de información para la gestión de conflictos sociales e) Desarrollar una adecuad estrategia de comunicación con los grupos de interés
1.2.
Ámbito de intervención El ámbito de intervención está delimitado por el territorio de atención que forman parte las operaciones o cobertura de SEDAPAL.
1.3.
Población objetivo Está constituido por las personas o líderes sociales que solicitan soluciones o respuesta a sus demandas, intereses, necesidades o posiciones, relacionadas con las diferentes operaciones empresariales de SEDAPAL; y que, al no encontrar el espacio adecuado para su atención, se configuran en un conflicto social.
Funciones y atribuciones Se considera las siguientes: a) b)
Elaborar, proponer y actualizar las directivas, procedimientos u otros instrumentos que sean necesarios en materia de su competencia, así como velar por su cumplimiento Coordinar con las organizaciones de base y sociedad civil para generar el diálogo y consenso social respecto a las intervenciones promovidas por SEDAPAL;
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1.4.
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c) d) e)
f)
g)
h) i) j)
GESTION DE EVENTOS DE DIALOGO POR EL AGUA Metodología de la Audiencia Diálogos por el Agua (ADxA) A continuación, se describe la guía o procedimiento para la gestión del evento Gestión del evento Audiencia Diálogos por el Agua Es una Audiencia pública, liderada por el Presidente del Directorio de SEDAPAL, en la que participan: funcionarios de la empresa; dirigentes y representantes de los beneficiarios o usuarios de los servicios que presta SEDAPAL; además de autoridades y funcionarios de las municipalidades del ámbito de intervención. La audiencia por ser de carácter público y masivo, se define como un espacio democrático donde todos los asistentes tienen la posibilidad de hacer uso de la palabra y expresarse libremente. A.
Responsables y coordinación Los responsables de la gestión y conducción de la audiencia Diálogos por el Agua, es el Coordinador del Equipo apoyado por el Gestor y Asistente de Campo que tiene a cargo la zona donde se desarrolle el evento. Al ser un evento masivo, los demás miembros del equipo actúan como responsables de tareas específicas que le serán asignadas por el Coordinador del Equipo. Los equipos a conformarse son: -
Comisión de comunicación, difusión y logística, responsable el equipo de comunicación de DxA, apoyo de gestores de campo y área administrativa.
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2.1.
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Participar en las reuniones, comisiones o grupos de trabajo en representación de SEDAPAL en temas de gestión, prevención, atención y resolución de conflictos sociales; Desarrollar estrategias y mecanismos de coordinación y articulación con las organizaciones de base y sociedad civil que faciliten las intervenciones del sector; Diseñar e implementar mecanismos de alerta temprana y prevención de controversias y conflictos, promoviendo el diálogo y el acompañamiento social como estrategias de solución en el ámbito de competencia de SEDAPAL, en coordinación con el Equipo de Gestión Social de Proyectos; Propiciar instancias y proponer mecanismos de coordinación y concertación dentro y fuera de la empresa para gestionar, prevenir, atender o dar solución a los conflictos sociales que afecte a SEDAPAL; Establecer e implementar mecanismos de coordinación y articulación intersectorial e intersectorial, así como redes de comunicación en concordancia con los lineamientos, normas o legislación vigente; Asesorar a la Alta Dirección en materia de diálogo y gestión de conflictos; Otras funciones que le encargue el Presidente del Directorio, Gerente General o aquellas que le sean dadas por normatividad expresa.
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B.
-
Comisión de convocatoria, y elaboración del programa: Coordinador General, Gestor y asistente de campo,
-
Comisión de registro y asistencia: Se hacen cargo los demás miembros del equipo que no son responsables de la zona de actuación.
-
Comisión de seguridad: Equipo Coordinador General y el Equipo EPV de SEDAPAL
-
El responsable de elaborar el informe es el gestor de campo del sector.
Herramientas Las herramientas a utilizar son las siguientes: -
Carta de invitación o comunicado de la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la reunión.
- Convocatoria a periodistas - Ayuda memoria para el Presidente del Directorio - Agenda y programa de la reunión - Registro de asistencia de todos los participantes - Formulario de reporte de actividades Metodología paso a paso Paso 1: Se convoca mediante carta, invitación o comunicado a todos los participantes de la sesión de trabajo. Esta tarea se tiene que hacer con mucha antelación para asegurar que haya el quórum necesario para validar la reunión. Durante los días previos se tiene que hacer un seguimiento presencial o telefónicamente a la convocatoria, asegurando la participación de los invitados. Paso 2: Definido el lugar fecha y hora, se prepara una ayuda memoria para el presidente del Directorio, quien es el orador principal de la audiencia. La ayuda memoria es trabajado entre el coordinador del equipo, el gestor de campo y el responsable de la sistematización. La información actualizada se tiene que coordinar con el área especializada de los temas a tratar en la audiencia. Paso 3: -
La solicitud de audiencia debe ser aprobada por el Presidente del Directorio, recién ahí se confirma la fecha a los dirigentes o ciudadanos.
-
Se debe tener confirmado la fecha, lugar y hora
-
Confirmado el estrado y equipo de sonido para el evento.
-
Elaborado la ayuda memoria del evento, para el Presidente del Directorio
-
Programa del evento
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Previo a la realización del evento se tiene que tener lo siguiente:
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-
Tener claro la lista de oradores representantes de los ciudadanos que harán uso de la palabra. Esto puede ser máximo de 2 oradores por zona o sector.
-
Con los dirigentes y miembros de su comunidad deben de decidir y armar una lista de oradores que harán uso de la palabra realizando comentarios o preguntas, a ellos se les explica que tienen minuto y medio para su disertación.
Paso 4: El Coordinador tiene las siguientes actividades a desarrollar durante el evento: Al inicio del evento, el conductor de la actividad realiza el acto protocolar de hacer mención a cada uno de los asistentes presentes en la mesa principal.
-
Posterior a ello se hace un recuento de las actividades precedentes a la fecha en la que se realiza el evento, esto se hace a modo de relatoría o introducción.
-
El conductor del evento concede el uso de la palabra a uno de los miembros de la mesa principal según el orden establecido previamente, de no ser esto así se pasa a la estación de oradores por parte de los asistentes como público.
-
Durante el evento los demás miembros del equipo prestaran poyo en las comisiones de registro de los asistentes, de la mesa principal, dirigentes y la mayor cantidad de población posible, otro equipo estará atento al registro del acontecer del evento registrando notas, otro equipo estará atento para facilitar el micrófono a los oradores.
-
Se debe evitar la discusión entre dos o más personas en el desarrollo de la reunión porque ello acrecienta la controversia.
-
La respuesta que se le da al ciudadano asistente, deben ser clara y contundente, evitando ambigüedades y malos entendidos.
-
El conductor del evento, al culminar la sesión de trabajo, debe dejar claro los acuerdos, compromisos y conclusiones de cada punto de agenda trabajado, con ello se deja establecido que temas seguirán siendo tratados o cuales se cierran definitivamente.
-
La intervención de cada orador no debe durar más de minuto y medio, en el caso de los funcionarios de SEDAPAL, el uso del tiempo para dar respuesta es discrecional.
-
El Coordinador debe llevar un control del tiempo de duración de la sesión que no debe exceder los 90 minutos.
Monitoreo y vigilancia
-
Un acuerdo o compromiso debe redactarse de manera clara y concisa, señalando quien es el responsable por parte de los representantes de SEDAPAL y la fecha para que este acuerdo se concrete.
-
El gestor de campo es el responsable de redactar los acuerdos y compromisos y de velar porque las personas que lo asumen cumplan con lo prometido en los plazos establecidos.
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El objeto de monitorear está enfocado a tener presente el cumplimiento de los acuerdos y compromisos que se asuman y que estos e vayan cumpliendo en el plazo determinados, para que ello se cumpla se necesita desarrollar las siguientes actividades:
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GUÍA PARA DIRIGIR LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN DE LA ESTRATEGIA DIALOGOS POR EL AGUA
E.
-
El gestor de campo debe reportar estos acuerdos mediante un formulario o informe establecido.
-
El objeto de vigilar tiene otro sentido y se enfoca a dar seguimiento o vigilar lo siguiente:
-
En caso de que los compromisos y acuerdos asumidos no se vayan a cumplir, alertar al coordinador de ello para pensar en un plan de contingencia o de respuesta.
-
El acto de vigilar, es también una acción de prevención de conflictos, y el incumplimiento de un acuerdo o compromiso es ya una señal de que se originara una controversia.
-
Se vigila o se da seguimiento a que todo lo comprometido se vaya cumpliendo en la fecha acordada o comprometida. Esta acción se realiza con los funcionarios de SEDAPAL, llamando por teléfono, enviando mail o en acto presencial en sus oficinas, es importante que quede evidencia de esta acción de vigilancia.
-
Se vigila que los acuerdos o compromiso asumidos por la población o sus representantes se realicen en tiempo y contenido.
Reporte Los informes o reportes se realizan en el día o dentro de las 24 horas de ocurrido el evento.
Metodología de la Mesa de Trabajo y Vigilancia (MTV) A continuación se describe la guía o procedimiento para la gestión del evento Mesa de Trabajo y Vigilancia (MTV) La mesa de trabajo y vigilancia es un espacio técnico que congrega a los actores directamente involucrados en la solución de una controversia entre la empresa y los beneficiarios de un servicio o proyecto, buscando juntos la solución técnica y pacífica a las diferencias y controversias encontradas. A este espacio son convocados:
A.
-
Funcionarios de SEDAPAL, con la competencia de dar respuesta a la demanda de información de la ciudadanía
-
Representantes y/o dirigentes vecinales
-
Funcionarios de los gobiernos locales, en caso la situación o temática lo amerite
Responsables y coordinación Los responsables de la gestión y conducción de la MTV, es el gestor de campo con su asistente.
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Se debe mantener informado y comunicado constantemente al Coordinador del equipo de las actividades y acciones que realizan en la labor de campo, solicitando su autorización en caso sea necesario. B.
Herramientas: Las herramientas a utilizar son las siguientes:
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2.2.
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Carta de invitación o comunicado de la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la reunión
-
Agenda de la reunión
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Registro de asistencia de todos los participantes
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Formulario de reporte de actividades
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Informe de campo
Metodología paso a paso Paso 1: Se convoca mediante carta, invitación o comunicado a todos los participantes de la sesión de trabajo. Esta tarea se tiene que hacer con mucha antelación para evitar que no se cuente con la asistencia necesaria para validar la reunión. Durante los días previos se tiene que hacer un seguimiento presencial o telefónico a los convocados asegurando la participación de los invitados. Paso 2: Se tiene que contar con una agenda de los temas a tratar en la reunión, evitando con ello la dispersión de la atención de lo que es importante. La agenda debe ser revisada con el Coordinador del Equipo; en algunos casos la agenda de una reunión será propuesta los ciudadanos asistentes a las MTV. La agenda de trabajo debe ser leída al inicio de la reunión como orden del día. En caso sea necesario los asistentes pueden solicitar modificar el orden de los temas a tratar. La agenda de la próxima reunión se define en la sesión actual en curso y se describe en el formulario o informe que redacta el Gestor de Campo. Cabe señalar y que debe ser comunicado a los asistentes de la reunión que como conductores y gestores de la MTV pueden modificar o incluir nuevos temas en la agenda. Paso 3:
-
Al inicio de la sesión el Gestor de Campo, realiza la lectura de la agenda a trabajar y además hace una breve relatoría de los temas tratados en la sesión anterior.
-
En todo momento, el gestor de campo es quien modera y autoriza el uso de la palabra a los asistentes a la reunión.
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El Asistente de Campo, es responsable de registrar a todos los participantes, presentes en el local, donde se lleva a cabo la reunión. Esta tarea la puede realizar desde el inicio, conforme van llegando los convocados.
-
El gestor de campo comunica a los asistentes que se da inicio al desarrollo de la agenda con el primer punto del mismo, e invita al funcionario de SEDAPAL a realizar su exposición, luego se invita a los asistentes a realizar sus preguntas o comentarios. Finalizada esta parte, se invita al funcionario de SEDAPAL a dar respuesta o comentar.
-
Luego de la exposición de motivos, si el caso amerita mayor discusión se apertura la intervención de hasta 3 oradores más y se cierra el tema con una conclusión, compromiso o acuerdo.
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El gestor y asistente de campo tiene las siguientes actividades a desarrollar durante la sesión de la MTV:
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GUÍA PARA DIRIGIR LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN DE LA ESTRATEGIA DIALOGOS POR EL AGUA
El gestor de campo antes de pasar al siguiente punto de agenda, lee textualmente lo que quedará registrado como conclusión, compromiso o acuerdo, para conocimiento y aceptación de los asistentes.
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Se debe evitar la discusión entre dos o más personas en el desarrollo de la reunión porque ello acrecienta la controversia.
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La respuesta al ciudadano asistente, deben se claras y contundente, evitando ambigüedades y malos entendidos.
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La intervención de cada orador no debe durar más de 2 minutos, en el caso de los funcionarios de SEDAPAL, el uso del tiempo para dar respuesta es discrecional.
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El gestor de campo debe llevar un control del tiempo de duración de la sesión que no debe exceder los 90 minutos.
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El trabajo del gestor de campo al culminar la sesión de trabajo es leer los acuerdos, compromisos y conclusiones de cada punto de agenda trabajado, con ello se deja claro que temas seguirán siendo tratados se cierran definitivamente.
Monitoreo y vigilancia
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Un acuerdo o compromiso debe redactarse de manera clara y concisa, señalando quien es el responsable en gestionar por parte de los representantes de SEDAPAL y la fecha para que este acuerdo se concrete.
-
El gestor de campo es el responsable de redactar los acuerdos y compromisos y de velar porque las personas que lo asumen cumplan con lo prometido en los plazos establecidos.
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El gestor de campo debe reportar estos acuerdos mediante un formulario o informe establecido.
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El objeto de vigilar tiene otro sentido y se enfoca a dar seguimiento o vigilar lo siguiente:
-
En caso de que los compromisos y acuerdos asumidos no se vayan a cumplir, alertar al coordinador de ello para pensar en un plan de contingencia o de respuesta.
-
El acto de vigilar, es también una acción de prevención de conflictos, y el incumplimiento de un acuerdo o compromiso es ya una señal de que se originara una controversia.
-
Se vigila o se da seguimiento a que todo lo comprometido se vaya cumplimento en la fecha acordada o comprometida. Esta acción se realiza con los funcionarios de SEDAPAL, llamando por teléfono, enviando mail o en acto presencial en sus oficinas, es importante que quede evidencia de esta acción de vigilancia.
-
Se vigila que los acuerdos o compromiso asumidos por la población o sus representantes se realicen en tiempo y contenido.
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El objeto de monitorear se enfoca a tener presente el cumplimiento de los acuerdos y compromisos que se asuman en la MTV en tiempo y forma, para que ello se cumpla se necesita desarrollar las siguientes actividades:
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GUÍA PARA DIRIGIR LOS ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN DE LA ESTRATEGIA DIALOGOS POR EL AGUA
E.
Sobre los acuerdos y compromisos Acuerdo: “Un acuerdo es un convenio entre dos o más partes o una resolución premeditada de una o más personas”. Para este caso se requiere que se señale el concepto o definición del acuerdo, los responsables de su cumplimiento y la fecha posible de su cumplimiento. Compromiso “Obligación contraída por una persona que se compromete o es comprometida a algo” Para este caso se requiere que se señale el concepto o definición del acuerdo, los responsables de su cumplimiento y la fecha posible de su cumplimiento.
F.
Reporte Los informes o reportes se realizan en el día o dentro de las 24 horas de ocurrido el evento.
Metodología de las Reuniones con el Presidente del Directorio (RPD) A continuación se describe la guía o procedimiento para la gestión del evento Reuniones con el Presidente del Directorio (RDP) Es un espacio similar a la mesa de trabajo y vigilancia que congrega a los actores directamente involucrados en la solución de una controversia entre la empresa y los beneficiarios de un servicio o proyecto, quienes solicitan la presencia del máximo representante de la empresa en este caso el Presidente del Directorio y que a discrecionalidad y disponibilidad de él se desarrollan en los ambientes de la empresa o fuera de ella. Es una reunión de carácter no masivo y que congrega a dirigentes, funcionarios y técnicos de la empresa y que cuenta con la presencia del Presidente del Directorio, con el propósito de informar, escuchar o resolver consultas o cuestionamientos que trae consigo la población demandante a través de sus dirigentes. A este espacio son convocados: Presidente del Directorio
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Funcionarios de SEDAPAL, con la competencia de dar respuesta a la demanda de información de la ciudadanía
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Representantes y/o dirigentes vecinales
Responsables y coordinación El responsable del evento es el Coordinador de la Estrategia Diálogo por el Agua, y recibe el apoyo de su equipo de trabajo La coordinación y conducción de la reunión la ejerce el Coordinador de la Estrategia, quien informa y cita a la reunión, a los funcionarios que es necesaria su presencia en función de la agenda de la reunión, todo e ello en coordinación directa con el Presidente del Directorio.
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G.
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H.
Herramientas: Las herramientas a utilizar son las siguientes: Carta de invitación o comunicado de la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la reunión
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Coreos electrónicos
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Agenda de la reunión
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Registro de asistencia de todos los participantes
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Formulario de reporte de actividades
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Informe de la reunión
Metodología paso a paso Paso 1: Se convoca mediante carta, invitación, comunicado o correo electrónico a todos los participantes de la reunión. Esta tarea se tiene que hacer con mucha antelación para asegurar la asistencia necesaria para validar la reunión. Durante los días previos se tiene que hacer un seguimiento presencial o telefónico a los convocados asegurando la participación de los mismos. Paso 2: Se tiene que contar con una agenda de los temas a tratar en la reunión, evitando con ello la dispersión de la atención de lo que es importante. La agenda debe ser revisada y coordinada con el Presidente del Directorio y el coordinador de la estrategia; en algunos casos la agenda de una reunión será propuesta por los ciudadanos asistentes. La agenda de trabajo debe ser leída al inicio de la reunión como orden del día. Paso 3: -
Al inicio de la reunión, se realiza la lectura de la agenda a trabajar y de ser el caso se hace una breve relatoría de los temas tratados en la sesión anterior.
-
En todo momento, el coordinador de la estrategia es quien modera y autoriza el uso de la palabra a los asistentes a la reunión.
-
El equipo de dialogo por el agua, es responsable de registrar a todos los participantes, presentes en el local, donde se lleva a cabo la reunión. Esta tarea la puede realizar desde el inicio, conforme van llegando los convocados.
-
El coordinador de la estrategia comunica a los asistentes que se da inicio al desarrollo de la agenda con el primer punto del mismo, e invita a cada funcionario a realizar su disertación según el orden establecido y coordinado previamente funcionario de SEDAPAL a realizar su exposición, luego se invita a los asistentes a realizar sus preguntas o comentarios. Finalizada esta parte, se invita al funcionario de SEDAPAL a dar respuesta o comentar.
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Se describe las actividades a desarrollar durante la sesión de la MTV:
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Antes de pasar al siguiente punto de agenda, se lee textualmente lo que quedará registrado como conclusión, compromiso o acuerdo, para conocimiento y aceptación de los asistentes.
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Se debe evitar la discusión entre dos o más personas en el desarrollo de la reunión porque ello acrecienta la controversia.
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La respuesta a los asistentes, debe ser clara y contundente, evitando ambigüedades y malos entendidos.
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La intervención de cada orador no debe durar más de 2 minutos, en el caso de los funcionarios de SEDAPAL, el uso del tiempo para dar respuesta es discrecional.
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La reunión no debe exceder los 90 minutos.
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Al culminar la sesión de trabajo se lee los acuerdos, compromisos y conclusiones de cada punto de agenda trabajado, con ello se deja claro que temas seguirán siendo tratados o se cierran definitivamente.
Monitoreo y vigilancia El objeto de monitorear se enfoca a tener presente el cumplimiento de los acuerdos y compromisos que se asuman en tiempo y forma, para que ello se cumpla se necesita desarrollar las siguientes actividades:
K.
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Un acuerdo o compromiso debe redactarse de manera clara y concisa, señalando quien es el responsable en gestionar por parte de los representantes de SEDAPAL y la fecha para que este acuerdo se concrete.
-
El responsable de redactar los acuerdos y compromisos es el gestor de campo que tiene asignada la gestión del territorio o zona que propicio la reunión; así como de velar porque las personas que lo asumen cumplan con lo prometido en los plazos establecidos.
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El gestor de campo debe reportar estos acuerdos mediante un formulario o informe establecido.
Reporte Los informes o reportes se realizan en el día o dentro de las 24 horas de ocurrido el evento.
Metodología de las Reuniones de campo u oficina Estas son reuniones de coordinación permanentes que realiza los gestores de campo de la estrategia de diálogo por el agua y que permiten dar seguimiento a los acuerdos y compromisos que se asumen en los diferentes espacios de dialogo como las audiencias, mesas de trabajo o reuniones con el presidente del directorio. -
Se debe salir a acampo a realizar visitas con una previa confirmación de las dirigentes o pobladores que acepten recibirlos.
-
Si las reuniones son en las oficinas de la empresa con funcionarios específicos, se debe coordinar la disponibilidad y agenda de la fecha, hora y lugar donde se realizará la reunión, con mucha antelación para evitar inconvenientes.
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Las condiciones básicas para desarrollarlas son las siguientes:
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