SISTEMAS DE GESTION DE EVENTOS SOSTENIBLES

IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE SOSTENIBILIDAD EN ORGANIZADORES DE EVENTOS “el evento es efímero su impacto no”

Dossier informativo

Contenidos

Eventos sostenibles GestiĂłn de la sostenibilidad de eventos Beneficios de la gestiĂłn de la sostenibilidad en eventos

Sistemas de gestiĂłn de la sostenibilidad de eventos Concepto Componentes principales ImplantaciĂłn

QuĂŠ es Ephymera Sostenibilidad Profundizando en Ephymera SostenibilidadÂŽ

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EVENTOS SOSTENIBLES GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD DE EVENTOS

La gestión de la sostenibilidad hace referencia a todo el proceso que comprende el diseño* la implantación* la puesta en marcha y el cierre de un sistema integral de gestión de la sostenibilidad ambiental* social y cultural de un evento de duración limitada* es decir* que tiene un principio y un final y una duración determinada y relativamente corta en el tiempo+ Este concepto supone un paso importante en la gestión de la sostenibilidad de eventos* pues no se limita a la mera aplicación de buenas prácticas medioambientales “estándar”* que podrían o no valer ajustarse a cualquier evento* sino que va más allá* diseñando e implantando un sistema de gestión de la sostenibilidad planificado y diseñado específicamente para cada evento+ De esta forma* mediante la gestión explícita 2y no mediante la aplicación de simples “buenas prácticas”3 se optimizan los resultados de sostenibilidad y se integra la gestión de la sostenibilidad del evento dentro de la mejora continua de este+ Como bien señala su lema 4el evento es efímero* su impacto no“ EPHYMERA SOSTENIBILIDAD trata de ir un paso más allá en el concepto de sostenibilidad* y abordar algo que hasta la fecha parecía más un oxímoron= hacer que lo efímero también pueda ser sostenible+ Lo usual es abordar los aspectos vinculados a la sostenibilidad 2ambiental* social* cultural3 en organizaciones* planes y proyectos que tienen una duración extensa en el tiempo o destinados a perdurar+ Sin embargo* en los pequeños proyectos y eventos que a diario se realizan cuya duración es limitada y efímera* no se presta atención a los aspectos vinculados a la sostenibilidad aún cuando pueden llegar a generar un impacto bastante importante+

Sostenibilidad social Sostenibilidad ambiental Sostenibilidad cultural

EVENTOS SOSTENIBLES BENEFICIOS DE LA GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD EN EVENTOS BENEFICIOS PARA EL MEDIO AMBIENTE

BENEFICIOS PARA EL ENTORNO SOCIAL CERCANO

AEliminación* mitigación o compensación del impacto negativo causado sobre el medio ambiente global y los ecosistemas cercanos+

ASe respeta la identidad cultural de la población local+

APuesta en valor de los recursos naturales del entorno+

ASe mitigan las molestias y los impactos en la convivencia y en el patrimonio natural y cultural causados por el evento+

AOptimización naturales+

en

el

consumo

recursos

BENEFICIOS PARA LOS ASISTENTES ASatisfacción por participar en un evento en línea con las tendencias sostenibles+

AAumenta las posibilidades de económico para la población local+

desarrollo

ASe promueve turísticamente el destino y se dan a conocer los productos locales+

ASensación de participación en la sostenibilidad del entorno+

ASe permite un intercambio ordenado de aspectos culturales entre la población local y el público asistente+

AReciben mensajes de sensibilización hacia la de sostenibilidad+

ASe genera una Actitud positiva del entorno social hacia un evento que los tiene en cuenta+

AConocen* comprenden y respetan mejor el entorno social* cultural y natural donde se desarrolla el evento+

APosibilidad de retorno a la sociedad de las inversiones e infraestructuras creadasBrealizadas para el evento+

ASe aprovechan de las posibilidades de ocio* de gastronomía y de cultura que ofrece el entorno+

BENEFICIOS PARA EL EVENTO AEmpleo racional de los recursos materiales y energéticos* con el consiguiente ahorro en costes+ ASe va fraguando una imagen positiva de cara a la sociedad* al público asistente y a otras terceras partes+ AMayor organización y cohesión de los aspectos vinculados a la gestión del evento+ ASe enriquece la oferta de ocio del evento+ BENEFICIOS PARA LA SOCIEDAD ASe avanza hacia una sociedad más respetuosa con la sostenibilidad+ ASe fomenta la difusión de mensajes de sostenibilidad entre la población+

@

SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD DE EVENTOS CONCEPTO Los organizadores de eventos que deseen obtener mejoras cuantitativas en la sostenibilidad de los eventos que organizan pueden implantar* de manera voluntaria* un sistema de gestión de la sostenibilidad de eventos+ Los sistemas de gestión de la sostenibilidad de eventos bien implantados permiten generar la estructura de management necesaria para el desarrollo óptimo de la sostenibilidad de los eventos de una organización+ Este desarrollo óptimo de la sostenibilidad se traduce no sólo en realizar eventos con cero impactos 2o impactos razonablemente asumibles para el entorno3* sino también en aportar beneficios a los usuarios del evento* a la sociedad y al entorno* generando una imagen positiva del evento y de sus organizadores* así como colaborando de manera activa al objetivo global de sostenibilidad de la sociedad del siglo XXI+ El sistema de gestión de la sostenibilidad de eventos lo propulsan tres motores básicos* a saber= 3

Identificar los intereses* las necesidades* las expectativas y los compromisos que han de asumir los denominados “stakeholders” o grupos de interés+ Estos grupos son* entre otros* administraciones públicas* ONG’s* usuarios* población local* movimientos asociativos locales* patrocinadores* proveedores* agentes de desarrollo* +++

3 Identificar los requisitos del entorno que afectan a su organización de eventos+ Estos pueden ser legales* de buenas prácticas del sector* de comercio justo* de los venues* de los promotores* de los usuarios* del medio natural* acuerdos variosF Identificar y conocer los requisitos de sostenibilidad que afectan a nuestros eventos* es el primer paso para satisfacerlos+ @3 Ser capaces de evaluar los impactos en la sostenibilidad de nuestros eventos* referidos a aspectos ambientales* aspectos sociales* aspectos culturales y de inclusividad+

SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD DE EVENTOS COMPONENTES PRINCIPALES ¿Cuáles son las estructuras organizativas con que debe dotarse a una organización para que pueda organizar eventos sostenibles es decir cuáles son los componentes del sistema de gestión de la sostenibilidad de eventos4 º 3 PROTOCOLOS OPERATIVOS PARA= Diagnosticar la sostenibilidad de los eventos* necesario para identificar los grupos de interés* identificar* evaluar y valorar los puntos críticos para la sostenibilidad de un evento* e identificar y evaluar los diferentes requisitos que han de contemplarse para conseguir que el evento sea sostenible+ Planificar la sostenibilidad de un evento* que posibilita planificar el control operacional del mismo para prevenir* corregir* mitigar o compensar sus impactos negativos* aplicar la sostenibilidad a toda la cadena de suministro* planificar las acciones para aprovechar la celebración del evento para sensibilizar y difundir los principios básicos de la sostenibilidad* planificar el plan de comunicación externa con los grupos de interés implicados* tanto para escuchar sus propuestas como para transmitirles las nuestras* y planificar las acciones para optimizar la movilidad con el fin de reducir las emisiones de CO + Ejecutar el plan de sostenibilidad de un evento* de forma que se permita organizar y proveer los recursos para el correcto desarrollo del plan de sostenibilidad del evento* así como formar y sensibilizar a las personas implicadas en la ejecución del plan de sostenibilidad y controlar que el plan se está ejecutando correctamente+ Elaborar memorias de sostenibilidad tras la celebración de eventos* en las que poder exponer los resultados obtenidos y analizar mejoras* objetivos y metas para el futuro+ º 3 HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN Y MEJORA PARA= Obtener y analizar datos e indicadores para comprobar el correcto funcionamiento del sistema* así como la consecución de sus metas y objetivos+ Auditar el correcto funcionamiento del sistema y detectar puntos de mejora+ Analizar “lecciones aprendidas” por errores cometidos en la ejecución del plan de sostenibilidad de un evento+ Gestionar la mejora continua del sistema de gestión de eventos sostenibles+ @º 3 ESTRATEGIA DE GESTIÓN SOSTENIBLE DE EVENTOS* REFERIDA A= Política de sostenibilidad de eventos de la organización+ Misión* visión y valores de sostenibilidad de la organización+ La definición de responsabilidades y roles dentro del sistema de eventos sostenibles+ La operativa en que la organización definirá metas y objetivos para la sostenibilidad de sus eventos* en consenso con los grupos de interés implicados en los eventos+ La mejora continua del sistema de gestión de eventos sostenibles+ El sistema para gestionar toda la documentación y los registros de sostenibilidad de sus eventos+

G

SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD DE EVENTOS IMPLANTACIÓN EPHYMERA SOSTENIBILIDAD® pone a disposición de todas aquellas organizaciones que deseen implantar un sistema de gestión de eventos sostenibles* su KnowA How para las labores de consultoría necesarias en la implantación de estos sistemas+ Los trabajos realizados por Ephymera para implantar sistemas de gestión de eventos sostenibles en organizaciones* se inician con un análisis de la estructura organizativa del cliente a la hora de organizar eventos y un diagnóstico posterior de sus necesidades+ Partiendo de este diagnóstico* Ephymera diseña y elabora* en conjunto con su cliente* el modelo adecuado de organización de eventos sostenibles para* a continuación* proceder a su implantación+ La metodología de trabajo de Ephymera consiste en el desarrollo de visitas de sus consultores con los interlocutores designados por el cliente para la definición del Sistema de Gestión a implantar* la validación del sistema definido y para la implantación y el seguimiento de los procedimientos operativos establecidos+ Los consultores de Ephymera se desplazarán hasta las oficinas de su cliente para la realización de todos los trabajos necesarios* estando también a disposición permanente para la resolución de dudas de su cliente vía eAmail* teléfono o teleconferencia+ Ephymera asiste a sus clientes en la obtención de certificaciones relacionadas con la gestión de la sostenibilidad de eventos* tales como la norma ISO u otros marcos de referencia que el cliente plantee+

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QUE ES EPHYMERA SOSTENIBILIDAD PROFUNDIZANDO EN EPHYMERA SOSTENIBILIDADÂŽ

Integrada dentro de la firma de consultorĂ­a especializada en gestiĂłn sostenible ECONEP CONSULTORES* S+L+ como una unidad de negocio independiente* EPHYMERA SOSTENIBILIDADÂŽ consta de un equipo de profesionales orientado a satisfacer la demanda existente en consultorĂ­a especializada para la generaciĂłn de valor aĂąadido en torno la gestiĂłn de la sostenibilidad de eventos de duraciĂłn finita+ EPHYMERA SOSTENIBILIDADÂŽ ofrece servicios de valor aĂąadido que tienen utilidad para el cliente y para la sociedad* y para ello prioriza a la creatividad y la innovaciĂłn* de manera que se posibilita adoptar y diseĂąar soluciones adaptadas a la medida de para sus clientes y los proyectos y actividades que desarrollan+ Dentro de esta dinĂĄmica* es muy importante para EPHYMERA SOSTENIBILIDADÂŽ el establecimiento de relaciones con sus clientes basadas en la ĂŠtica* la honestidad* la transparencia y la honradez+

EPHYMERA SOSTENIBILIDADÂŽ emplea tecnologĂ­a basada en iCloud para el desarrollo y la deslocalizaciĂłn de sus actividades* lo que le permite un contacto cercano y directo con sus clientes* facilitando la presencia de sus consultores a pie de evento* ademĂĄs de ofrecer servicios altamente competitivos debido a la optimizaciĂłn de sus costes de producciĂłn+

CONTACTO CONTACTAR CON EPHYMERA SOSTENIBILIDAD® Compartir conocimientos* experiencias e inquietudes* es importante para Ephymera Sostenibilidad® * para ello mantenemos y actualizamos varias herramientas para que clientes* proveedores y amigos* puedan mantenerse al día sobre nuestras actividades y sobre los avances que se producen en el campo de la sostenibilidad de efímera de eventos+ En este sentido* puedes encontrarnos en=

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