Elektronische Bewerbungsunterlagen im PDF-Format

Web-Portfolio

Elektronische Bewerbungsunterlagen im PDF-Format Erstellung, Aktualisierung und Einsatzmรถglichkeiten

ePAPER SERVICES

:: ELEKTRONISCHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN IM PDF-FORMAT

PORTFOLIO EDITION | WEB

PDF-Bewerbungsunterlagen Erstellung und Einsatzmöglichkeiten bei der Online-Bewerbung Die Weiterentwicklung des Internets und der elektronischen Medien bietet Stellensuchenden wie Unternehmen immer vielseitigere Recherche- und Bewerbungsmöglichkeiten. In vielen Branchen sind Bewerbungsvorgänge auf elektronischem Wege mittlerweile fest etabliert, oder gar der einzige Weg zur offenen Stelle.

Mit der Online-Bewerbung ist eine in vielen Fällen deutlich schnellere Bewerbungsmethode entstanden, die nicht nur Vorteile bringt sondern auch ein gewisses technisches und formales Know-how voraussetzt. Hinzu kommt ein stetig steigender Variantenreichtum, der mit schnelleren Übertragungsraten und neuen Technologien weiter zunimmt. Jüngste Beispiele: Recrutainment, Weblogs und Business-Netzwerke. Mehr Varianten bedeuten einerseits mehr Bewerbungs- und Selbstdarstellungsmöglichkeiten, verlangen andererseits aber nach einer intensiveren Auseinandersetzung mit dem Thema Online-Bewerbung.

2

www.epaper-services.de

Trotz der neuen, immer vielfältigeren Möglichkeiten spielt die Weitergabe qualifizierter Nachweise in Form eines mal kürzeren, mal ausführlicheren Dossiers während des Bewerbungsvorgangs weiterhin eine zentrale Rolle. Dies erfolgt entweder klassisch als schriftliche papierbasierte Bewerbungsmappe oder als elektronisches Äquivalent.

PDF - Das Format für elektronische Bewerbungsunterlagen Das speziell zur Weitergabe von Dokumenten entwickelte PDFFormat hat sich in den letzten Jahren auch als Standardformat für digitale Bewerbungsunterlagen durchgesetzt. Die Gründe hierfür liegen in den Vorteilen des Portable Document Format begründet: Betrachten und Drucken von PDF-Dokumenten ist ohne kostenpflichtige Software und unabhängig vom Betriebssystem möglich, grafisches Erscheinungsbild und Schriftbild werden dabei originalgetreu wiedergegeben.

Der Anwendungsspielraum von PDFDokumenten im Online-Bewerbungsverfahren ist vielseitig. Digitale Bewerbungsunterlagen im PDF-Format können einzeln oder in Form einer vollständigen Bewerbungsmappe per E-Mail verschickt, auf Bewerbungsportalen hinterlegt, zusammen mit Formulardaten übermittelt oder auf der eigenen Homepage plaziert werden.

Ein weiterer Vorteil von PDF-Dokumenten liegt in den Zusatzfunktionen des Dateiformats. Diese erlauben das Zusammenfügen von Dokumenten, das Austauschen einzelner Seiten, ermöglichen einfache Zugriffswege auf die dargestellten Informationen und verhindern Manipulationen.

Elektronische Bewerbungsmappe im PDF-Format Die Weitergabe von Bewerbungsunterlagen über das Internet erfolgt in der Regel in Form einer PDF-Bewerbungsmappe. Als quasi digitales Äquivalent entspricht sie weitestgehend der klassischen Papierbewerbung. Sie enthält Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Foto und

Zeugnisse. Zudem können Zertifikate, Empfehlungen oder Leseproben von Publikationen beigefügt werden.

Durch die Übereinstimmung mit ihrem Papierpendant in puncto Struktur und Inhalt vermittelt ein elektronisches Bewerbungsdossier ein gewünscht ausführliches Bild des Bewerbers.

www.epaper-services.de Ein umfassendes Dossier zum Thema « Elektronische Bewerbungsunterlagen im PDF-Format» mit Tutorials, Technik-, Software- und Linktipps finden Sie online unter epaper-services.de.

Beachten Sie auch unser ergänzendes Informationsangebot, bestehend aus Videotutorials, Freeware Guide und speziellen Webinformationen rund um die Elektronische Bewerbung. » www.epaper-services.de

Impressum ePaper Services Calsowstraße 4a 37085 Göttingen

:: ELEKTRONISCHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN IM PDF-FORMAT

PORTFOLIO EDITION | WEB

In wenigen Schritten zur PDF-Bewerbungsmappe Erstellen digitaler Bewerbungsunterlagen für die Online-, E-Mail- und Initiativ-Bewerbung Die Erstellung einer elektronischen Bewerbungsmappe gestaltet sich weit weniger kompliziert als anzunehmen wäre. In nur wenigen Arbeitsschritten können Sie Ihr eigenes digitales Bewerbungsdossier erstellen, ganz ohne die Hilfe eines DTP-Studios und alternativ auch ohne die Verwendung kommerzieller Software (Seite 5).

Bewerbungsanschreiben und Lebenslauf können Sie mit Hilfe einer kommerziellen PDF-Software oder eines kostenfreien PDF-Druckers direkt aus

der Textverarbeitungsanwendung in das PDF-Format überführet werden (Schritt 1). OpenOffice.org und Microsoft Office 2007 bieten hierfür eine eigene Exportfunktion, so dass eine weitere Software zur PDF-Konvertierung nicht mehr notwendig ist.

Zertifikate liegen dagegen meist ausschließlich in Papierform vor und müssen erst noch digitalisiert werden, bevor sie in die PDF-Bewerbung eingefügt werden können. Tipps für die geeignete Scan-Auflösung finden Sie

Die Bearbeitungsschritte auf einen Blick 1. Schritt

Textdokumente in PDF-Dateien konvertieren

2. Schritt

Scannen / Digitale Bildbearbeitung

3. Schritt

Bilddateien in PDF-Dokumente umwandeln

4. Schritt

Dossier zusammenstellen / Reihenfolge definieren

5. Schritt

Lesezeichen und Verknüpfungen erstellen

6. Schritt

Dokumentinformationen festlegen

7. Schritt

Seitenerscheinungsbild bestimmen

8. Schritt

PDF-Datei optimieren / Dateigröße reduzieren

9. Schritt

Sicherheitseinstellungen vornehmen

Bewerbungsmappe im PDF-Format

Bewerbungsmappe im PDF-Format mit spezifischen Zusatzfunktionen

Textverarbeitungsanwendung

Papier-/ Printvorlagen

Scannen / Digitale Bildbearbeitung

Konvertierung in das PDF-Format

Optische Texterkennung

Konvertierung in das PDF-Format

Workflow PDF-Konvertierung

auf der nachfolgenden Seite. Nach dem Scannen und eventueller digitaler Nachbearbeitung (Schritt_2) überführen Sie das jeweilige Dokument ins PDF-Format (Schritt_3).

Damit Ihre Unterlagen bei einer eventuellen Weitergabe nicht voneinander getrennt werden, empfiehlt es sich alle Bewerbungsdokumente, inklusive Anschreiben, in einer PDFDatei zusammenzufügen (Schritt 4).

Nun liegt bereits eine gebrauchsfertige Bewerbung vor.

Durch das Erstellen von Navigationselementen (Schritt 5), das Definieren von Dokumentinformationen sowie der Seitendarstellung bei Öffnen der Datei (Schritt 6 & 7) fügen Sie Ihrer Bewerbung hilfreiche Interaktionselemente hinzu und heben sie auf diese Weise aus dem Gros der Bewerbungdokumente positiv hervor.

Das Optimieren der Datei reduziert ggf. Dessen Dateigröße (Schritt 8).

Schließlich empfiehlt sich der Schutz Ihrer PDF-Bewerbungsmappe gegen nachteilige Modifikationen (Schritt 9).

www.epaper-services.de

3

:: ELEKTRONISCHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN IM PDF-FORMAT

PORTFOLIO EDITION | WEB

Digitalisieren von Zertifikaten und Bewerbungsfoto Die richtigen Darstellungsparameter finden - Auflösung und Farbmodus Farbdarstellung oder nicht?

Vereinfacht gesehen ist eine PDFBewerbungsmappe das digitale Äquivalent Ihrer Papierbewerbung.

Daher empfiehlt es sich bei der Entscheidung - ob farbig oder nicht exakt die gleichen Entscheidungskriterien anzuwenden, wie beim Kopieren Ihrer Papierdokumente für die klassische Bewerbungsmappe.

Verstärkt die Farbgestaltung eines Papierdokuments dessen Aussagekraft und Sie möchten daher nicht auf diesen Effekt verzichten, scannen Sie das Zertifikat farbig (RGB-Modus) ein.

Verzichten Sie auf eine farbige Darstellung, wählen Sie den Graustufenmodus oder alternativ eine Darstellung im Bitmap-Modus, der nur schwarze oder weiße Pixel wiedergibt. Am Besten entscheiden Sie dies für jede Dokumentenseite einzeln.

Die geeignete Auflösung finden Die geeignete Auflösung von Dokumenten und Fotos richtet sich in erster Linie nach dem Verwendungszweck.

Elektronische Bewerbungsunter lagen sollen sowohl am Bildschirm als

4

www.epaper-services.de

auch in gedruckter Form einen hochwertigen Eindruck vermitteln. Da ein Drucker eine höhere Auflösung verlangt, richtet sich die Scan-Auflösung für Bewerbungsunterlagen nach diesen Anforderungen.

Für farbige Zertifikate und farbige Bewerbungsfotos ist eine Auflösung von 200 dpi ausreichend. Für Fotos und Dokumente mit zahlreichen Farbnuancen empfiehlt sich die Wahl des so genannten RGB-Farbmodus, für Dokumente mit wenigen Farbabstufungen der Farbmodus „Indizierte Farben“.

Auch für die Darstellung eines Dokuments im Graustufen-Modus sind 200_dpi oftmals die beste Wahl in Bezug auf Darstellungsqualität und Dateigröße. Unter Umständen kann jedoch auch eine höhere Auflösung von 300 dpi erforderlich sein. Drucken Sie daher jede Seite einmal aus und entscheiden Sie selbst, welcher Wert geeignet ist. Dominiert dunkler Text neben wenigen einfarbigen, dunklen Grafiken ist bei einer Auflösung von 200 dpi auch eine Darstellung im Bitmap-Modus möglich.

Motive mit feinen Linien (Liniengrafiken, Strichzeichnungen) erfordern unter Umständen eine Auflösung zwischen 400 dpi und 600 dpi. Hier gilt, wie auch schon zuvor, sich mit Hilfe eines Tests Klarheit zu verschaffen, da es durchaus sein kann, dass diese Darstellungselemente bereits bei geringerer Auflösung in

Lebenslauf

ausreichender Qualität dargestellt werden.

Wirken Ihre gescannten Dokumente kontrastarm, liegt dies oftmals weder an der Auflösung noch am gewählten Farbmodus. In diesem Fall sollten Sie die entsprechenden Dokumente digital nachbearbeiten.

Zertifikate Hintergrund Foto

Siegel Text Linie Signatur

Signatur

Siegel

Bild- und Gestaltungselemente in Bewerbungsdokumenten

Digitale Bildbearbeitung – Optimierung von Darstellungsqualität Oftmals hilft eine digitale Nachbearbeitung des Dokuments um: + Kontrast und Farbdarstellung zu verbessern, + Dokument exakt ausrichten,

+ Abmessungen zu korrigieren und

anzugleichen.

Die Optimierung der Darstellungsqualität kann u. U. auch zur Reduzierung der Dateigröße beitragen.

:: ELEKTRONISCHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN IM PDF-FORMAT

PORTFOLIO EDITION | WEB

Interaktion ist Mehrwert

eBewerbung mit Freeware

PDF-spezifische Funktionalitäten Das Plus für Ihre elektronische Bewerbung

PDF-Bewerbungsmappe mit kostenfreier Software erstellen und pflegen

Navigation mit Lesezeichen und Verknüpfungen Navigationshilfen wie Lesezeichen und Verknüpfungen ermöglichen einen einfachen und direkten Zugriff auf die Inhalte Ihres Dokuments.

Darüber hinaus dienen Lesezeichen als eine Art interaktives Inhaltsverzeichnis. Dieser Vorteil sollte bei der Gestaltung einer elektronischen Bewerbungsmappe unbedingt genutzt werden. Lesezeichen können gezielt eingesetzt werden, um besonders auf entscheidungsrelevante Fakten im Bewerbungsdossier aufmerksam zu machen. Mit geringem Zeitaufwand kann sich der Betrachter auf diese Weise jene Aspekte anschauen, die seiner Entscheid ungsfindung dienen.

Abgesehen von der Verwendung kommerzieller Software-Suiten, der Inanspruchnahme eines DTP-Studios oder spezieller Online-Dienste, können Sie eine digitale Bewerbungsmappe auch mühelos mit Hilfe kostenloser Software, so genannter Freeware, erstellen. Die Auswahl kostenloser Programme zum Betrachten, Erzeugen und Bearbeiten von PDF-Dateien ist vielfältig. Nur wenige dieser sind jedoch auch für das Erstellen und Bearbeiten elektronischer Bewerbungsunterlagen geeignet. Entscheidende Kriterien sind

Funktionsumfang, Bedienbarkeit sowie Dateigröße und Darstellungsqualität der erzeugten Datei. So sind zum Beispiel nur wenige der kostenfrei verfügbare PDF-Drucker in der Lage gemäß dieser Kriterien zufriedenstellende Ergebnisse zu generieren. Gleiches gilt für die Programme, mit deren Hilfe sich PDF-Dokumente bündeln lassen und Zusatzfunktionen definiert werden können.

oder Lesezeichen bleiben dabei erhalten. Auf diese Wiese ist es möglich schnell und einfach einzelne Seiten oder gar das gesamte Bewerbungsdokument zu aktualisieren.

Zugang zum Dokument selbst sollte dadurch jedoch nicht eingeschränkt werden. Ein Kennwort zum Öffnen der Datei ist für Bewerbungsunterlagen daher völlig ungeeignet. Dennoch sollten bestimmte Bearbeitungsfunktionen, wie das Ändern oder die Entnahme von Inhalten, mit Hilfe eines Sicherheitsschutzes eingeschränkt bzw. untersagt werden.

Verknüpfungen ähneln in ihrer Funktionsweise den Lesezeichen, werden jedoch direkt im Dokument angelegt.

Mittels Verknüpfungen lassen sich nicht nur dokumenten-interne Ziele, sondern auch externe Ziele wie z. B. eine Webseite ansteuern. Ist als Ver-

knüpfungsziel eine E-Mailadresse definiert, startet beim darauf klicken automatisch der Standard-Mailclient mit bereits importierter Empfängeradresse.

Festlegen der Anzeigeeigenschaften für das Öffnen des Dokuments Exisitiert eine Lesezeichen-Navigation, ist es sinnvoll diese direkt beim Öffnen des Dokuments anzeigen zu lassen. Zudem können weitere Anzeigeoptionen definiert werden, die der verbeserten Übersichtlichkeit und der Information dienen (Vergrößerungsfaktoren, Dokumentinformationen).

Flexibles Arrangement und einfacher Austausch von Seiten Das PDF-Format erlaubt es, einzelne PDF-Dateien problemlos zu einer Datei zusammenzuführen, einzelne Seiten auszutauschen oder neue hinzuzufügen. Darüber hinaus kann die Seitenreihenfolge eines Dokuments jederzeit neu arrangiert werden. Ziele von Verknüpfungen

Sicherheitseinstellungen Schützen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen gegen unerwünschte Veränderungen, So beugen Sie eventuellen Manipulationen vor. Der

>> Informationen zum Thema unter: www.epaper-services.de | Software Guide

www.epaper-services.de

5

PORTFOLIO EDITION | WEB

:: ELEKTRONISCHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN IM PDF-FORMAT

Kreativ und crossmedial Neue Wege für Ihre Bewerbung Kreative Gestaltungsideen können mit Hilfe des PDF-Formats auf ideale Weise crossmedial transportiert werden. PDF gibt Dokumente layoutgetreu wieder. Durch die Einbettung der verwendeten Schrifttypen bleibt auch die Typografie erhalten und der Betrachter ist nicht auf die Implementierung der verwendeten Schriftart im Betriebssystem angewiesen, ein wichtiger Aspekt für kreative Bewerbungsideen.

Kreativbewerbung Mit PDF lassen sich interessante Bewerbungsideen, die in Format und Aufbau von konventionellen Bewerbungsunterlagen abweichen, realisieren. Der Bewerbungsflyer, eine Art Kurzprofil in Form eines Flyers, ist die wohl bekannteste Art der kreativen Bewerbungsformen, der sowohl als Printversion wie auch als elektronisches Dokument im PDF-Format verteilt werden kann.

Andere kreative Bewerbungsideen orientieren sich am Design der jeweiligen Stellenausschreibung oder greifen gezielt ein bestimmtes inhalt-

6

www.epaper-services.de

liches oder grafisches Gestaltungselement der Ausschreibung auf und geben dies gekonnt in den eigenen Bewerbungsunterlagen wieder.

Crossmedia-Bewerbung Eine Crossmedia-Bewerbung verknüpft geschickt verschiedene Medien zum Zwecke der Bewerbung und Selbstpräsentation. Dies kann z. B. eine klassische Papierbewerbung mit Verweis auf Online-Ergänzungen wie einem eigenen Internetauftritt, einem Weblog oder einem Podcast sein.

Dabei muss eine Brücke zwischen Papier- und digitaler Welt nicht immer eine Internet-Adresse zum “Eintippen” sein. Dies kann auch durch einen Quick Response Code, kurz QRCode genannt, geschehen.

PDF-Portfolio Bewerbung Die Bewerbung mittels PDF-Portfolio ist eine völlig neue Variante, die viel Spielraum für kreative und crossmediale Bewerbungsmöglichkeiten bietet.

In einem PDF-Portfolio lassen sich verschiedene Datei- und Dokumenttypen sowie Medienelemente in Form

von Video- und Audiobeiträgen integriert bündeln. Unterstützt durch Flash-Technologie können Bewerbungsdokumente auf kreative, intuitive und dynamische Weise präsentiert werden. Möglich ist zudem der Portfolio Bewerbung mit einer animierten Navigation, Logos sowie wiederkehrenden Grafik- und Textelementen einen gestalterischen Rahmen zu geben. Auch Arbeitsproben aus dem „animierten“ Grafik-, Design- und 3D-Bereich können nun das Portfolio des Bewerbers komplettieren. Da all dies in einer Datei gebündelt präsentiert werden kann, eigenen sich PDF Portfolios ideal zu Bewerbungs- und Selbstpräsentationszwecken. Die PDF-Portfolio Bewerbung, eine intelligente Verbindung aus Bewerbungsmappe, Kreativund Crossmedia-Bewerbung, lässt

Digital Publishing Plattformen Issuu | www.issuu.com Issuu bietet für jeder Art von Publikation einen außergewöhnlichen Leserahmen, über alle digitalen Plattformen hinweg.

sich mit der kostenlos erhältlichen, aktuellen Adobe Reader Version anschauen und erleben.

Flash-Paper Bewerbung Auch Digital Publishing Plattformen wie Issuu.com und Acrobat.com werden verstärkt für Selbstpräsentations- und Bewerbungszwecke genutzt. PDF-Bewerbungsdossiers/ -portfolios können auf diesem Wege im Internet publiziert werden. Hierzu werden die hochgeladenen Dokumente in ein Flash-Paper umgewandelt. Die Flash-Publikationen können betrachtet, gebookmarked, gedruckt und in andere Web-Präsenzen eingebunden werden. Gegebenenfalls können diese auch zum Download im PDF-Format angeboten werden.

Acrobat.com | www.acrobat.com Internet-Plattform zum Erstellen, Bearbeiten und Publizieren von PDFDateien

:: ELEKTRONISCHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN IM PDF-FORMAT

PORTFOLIO EDITION | WEB

Checkliste

Info Service

Technik / Arbeitsschritte / Software

ePaper Services

P

P

P

P P P P

Digitale Dokumente in PDF-Dokumente konvertieren Dokumente: Lebenslauf / Anschreiben / Anlagenverzeichnis Software: Textverarbeitungssoftware / PDF-Drucker / PDF-Exportfunktion Scannen und digitale Bildbearbeitung Dokumente: Papierdokumente (Zertifikate, Zeugnisse, Publikationen) Foto / Signatur Hardware: Scanner / Scansoftware Software: Bildbearbeitungssoftware Bilddateien in PDF-Dokumente umwandeln Dokumente: Digitalisierte Papierdokumente Software: PDF-Drucker / PDF-Export / Bildbearbeitungssoftware PDF-Dokumente zusammenfügen bzw. aktualisieren Software: PDF-Software (ideal mit visueller Seitenbearbeitungsfunktion) Navigationselemente Software: PDF-Software mit Lesezeichen- und Verknüpfungswerkzeug Dokumentinformationen, Darstellungsoptionen Software: PDF-Software mit erweiterten Eigenschaftsfunktionen Dateioptimierung, Sicherheitsschutz Software: PDF-Software mit Verschlüsselung und Komprimierung

Dienstleistungen, Informationen, Beratung und Schulung rund ums PDF-Format PDF-Dokumente | PDF-Formulare | PDF-Bewerbungsdossiers | PDF-Bewerbungsportfolio

Dienstleistungen

Informationen

Service rund ums PDF-Format

Bewerbungen im PDF-Format

+ PDF-Dokumente und Formulare - Konzeption, Optimierung, Interaktivierung

+ PDF-Tutorials - Erstellen elektronischer Bewerbungsunterlagen für die Internet-Bewerbung - PDF-Bewerbungsunterlagen mit Freeware erstellen und aktualisieren

+ Präsentieren und Archivieren + Digitalisieren von Papier- und

Bewerbungsdokumenten (OCR) + PDF-Bewerbungsdokumente - PDF Bewerbungsdossier - PDF Bewerbungsportfolio - PDF-Kreativ- und Crossmediabewerbung

+ Videotutorials PDF-Freeware + Portfolio Edition | Web & Print - Elektronische Bewerbungsunterlagen im PDF-Format | 56 Seiten Tutorials & Tipps

Beratung und Schulung

+ Info-Poster PDF-Bewerbung - Kurzanleitung Erstellungsschritte (Win) - Freeware Guide (Win / Linux / Mac)

Individuelle Beratung, Seminare und Schulungen im PDF-Umfeld

Bewerbungsdokumente digitalisieren

+ PDF-Dokumente und Formulare - Erstellung, Einsatzmöglichkeiten - Konzeption, Interaktivierung

+ Scan- und Bildparameter - Geeignete Bildparameter für elektronische Bewerbungsdokumente

+ PDF-Teamwork - Dokumente austauschen, überprüfen und kommentieren

Software Guide

+ Optische Texterkennung (OCR) - Datenerfassung, Digitalisierung von Dokumenten, Archivierung + PDF-Bewerbungsdokumente - Erstellung und Anwendungsmöglichkeiten

+ Kostenlose Alternativen zum Erstellen

und Bearbeiten von PDF-Dokumenten - PDF Printer & Creator - PDF Viewer - PDF Tools - Digitale Bildbearbeitung

www.epaper-services.de

7

ePAPER SERVICES Services | Beratung | Schulung www.epaper-services.de mail@epaper-services.de