Canllaw byr ar Rheoli’r dirywiad economaidd a pharatoi ar gyfer adferiad

Canllaw byr ar...

Rheoli’r dirywiad economaidd a pharatoi ar gyfer adferiad

Yma i bawb, Yma i fusnes

Yma i bawb

Yma i fusnes

Mae’r canllaw byr hwn yn nodi sut y gall cyflogwyr ddefnyddio trefniadau gweithio hyblyg i gadw staff a rheoli prosesau dileu swyddi yn deg yn yr hinsawdd gyfredol.

Gobeithio y bydd yn eich helpu i ddeall eich hawliau fel cyflogwr yn ogystal â hawliau eich cyflogeion – fel y caiff pawb, gan gynnwys chi, eu trin yn deg ac ag urddas.

Mae’r Cyfeirlyfr yng nghefn y canllaw hwn yn eich cyfeirio at lawer o wybodaeth fanwl, ond os oes gennych unrhyw bryderon ychwanegol dylech geisio cyngor gan gyfreithiwr neu weithiwr proffesiynol ym maes Adnoddau Dynol. Gallwch hefyd ffonio un o’n llinellau Cymorth. Gweler y clawr cefn am fanylion.

Mae’r Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol yn gorff cyhoeddus annibynnol a sefydlwyd i hyrwyddo tegwch a chydraddoldeb a sicrhau y cynhelir cyfreithiau cydraddoldeb a gwahaniaethu. Rydym yma i helpu pawb, gan gynnwys busnesau.

Cynnwys

Ein neges i gyflogwyr

2

Y penderfyniad busnes anoddaf i’w wneud

3

Ystyried eich opsiynau

4

Diswyddo gorfodol

6

Ei gwneud yn iawn

8

Rhai cwestiynau anodd (a rhai atebion syml gobeithio)

15

Faint bydd yn ei gostio?

21

A allai dull gweithredu hyblyg helpu?

23

Cyfeirlyfr

25

1

Ein neges i gyflogwyr Mae dileu swyddi yn un o’r sefyllfaoedd anoddaf y gall unrhyw gyflogwr ei hwynebu. Yn achos perchenogion busnesau bach gall dod ohyd i’r cyngor cywir fod yn broses arbennig o gymhleth sy’n peri cryn ofid iddynt – ar adeg pan fyddwch yn ymdrin â llawer o bwysau eraill hefyd.

Ni all unrhyw beth gael gwared ar y boen a deimlir gan gyflogwyr a’r rhai sy’n colli eu swyddi. Ond gellir rheoli’r broses yn y fath fodd ag i sicrhau bod pawb dan sylw, gan gynnwys chi, yn cael eu trin yn deg.

Lluniwyd y canllaw hwn i’ch helpu drwy nodi’r camau sylfaenol sy’n sicrhau bod prosesau dileu swyddi yn deg, yn gyfreithlon ac mor syml â phosibl i’ch cyflogeion, i’ch busnes ac i chi fel cyflogwr.

Pan fydd yr economi’n adfywio mae’n bwysig i’ch busnes fod mewn sefyllfa dda i fanteisio ar yr adfywiad economaidd pan ddaw. Felly mae’r canllaw hwn hefyd yn nodi’r ffordd orau o sicrhau eich bod yn barod ar gyfer yr adferiad gyda gweithlu llawn cymhelliant sydd wedi’i drin yn dda ac sydd am eich gwasanaethu’n dda.

2

Y penderfyniad busnes anoddaf i’w wneud Yn achos perchenogion busnesau bach mae’n arbennig o anodd: nid yn unig o ran gwneud y penderfyniad gorau ar gyfer dyfodol eich cwmni, ond hefyd am eich bod am gydymffurfio â’r gyfraith ac, o dan amgylchiadau anodd, wneud eich gorau glas dros eich cyflogeion.

Mewn cyfnodau o ansicrwydd economaidd bydd llawer o gyflogwyr yn ystyried ai dileu swyddi yw’r opsiwn cywir i sefydlogi eu busnes a lleihau costau. Er y bydd dileu swyddi yn lleihau eich gorbenion, mae costau cysylltiedig a all effeithio ar eich llif arian parod yn y byrdymor am y bydd gan gyflogeion, o bosibl, hawl i gael tâl dileu swydd.

Yn yr un modd os byddwch yn diswyddo cyflogeion ni fyddwch bob amser yn gallu dod o hyd i staff sy’n meddu ar yr un arbenigedd a phrofiad pan fydd busnes yn dechrau gwella unwaith eto.

Os penderfynwch y byddai diswyddo cyflogeion yn anfanteisiol i’ch busnes, gall hyrwyddo trefniadau gweithio hyblyg olygu bod gennych fwy o opsiynau megis parhau i gyflogi pob un o’ch cyflogeion ond lleihau eu horiau gwaith. Nodir yr opsiynau hyn yn ddiweddarach yn y canllaw hwn ac ar ein gwefan.

3

Ystyried eich opsiynau Cyn dechrau diswyddo cyflogeion yn orfodol, mae’n werth sicrhau nad oes unrhyw opsiynau eraill a fydd yn sicrhau gwell canlyniad i’ch busnes ac i’ch cyflogeion.

Ymhlith y rhain mae’r canlynol: Lleihau oriau gwaith pobl Efallai y bydd rhai o’ch cyflogeion neu bob un ohonynt yn barod i leihau eu horiau gwaith yn hytrach na chael eu diswyddo. Gelwir hyn yn Weithio Amser Byr. Mae’n golygu bod pobl yn cadw eu swyddi ond eu bod yn gweithio llai ac yn ennill llai. Mae’n ddigon posibl y bydd eich cyflogeion yn fodlon ar y trefniant hwn a bydd yn eich helpu i barhau i gyflogi pobl dda, ymroddedig a phrofiadol.

Cynnig ymddeoliad cynnar Yn debyg i ddileu swyddi, bydd cynnig ymddeoliad cynnar yn costio arian i chi ond gall fod yn llawer llai trafferthus.

Byddai angen i chi edrych ar gostau cymharol y ddau opsiwn, er bod gan ymddeoliad cynnar y fantais ychwanegol ei fod yn llai tebygol o leihau morâl y staff neu arwain at achosion cyfreithiol.

Fodd bynnag, mae ymddeoliad cynnar yn cael mwy o effaith ar y cyflogai: os bydd yn ymddeol cyn ei fod yn ddigon hen i gael pensiwn y wladwriaeth (60 i ferched, 65 i ddynion), efallai y bydd ei bensiwn yn llai yn y pen draw na phe bai wedi parhau i weithio. Yn yr un modd, os yw’n talu i mewn i bensiwn y cwmni neu bensiwn personol, bydd ei gronfa bensiwn yn llai na phe bai wedi parhau i weithio.

4

Ystyried eich opsiynau Diswyddo gwirfoddol Mae’r opsiwn hwn yn rhoi cyfle i’ch cyflogeion ddewis cael eu diswyddo. Mae’n ddigon posibl y bydd pobl a gyflogir gennych a fyddai’n barod, am resymau teuluol neu am ryw reswm arall, i roi’r gorau i’w gwaith petaent yn cael y cyfle. Er y gall hyn fod yn opsiwn dylech feddwl am y sgiliau a’r profiad y byddwch, o bosibl, yn eu colli.

Er bod taliadau diswyddo gwirfoddol yn fwy fel arfer na thaliadau diswyddo gorfodol, efallai y bydd yn rhatach yn y pen draw am ei bod yn broses hunanddewis ac felly ni chaiff yr un cyflogai ei orfodi i adael os nad yw am wneud hynny. Gallai hyn gael llai o effaith ar forâl na dileu swyddi’n orfodol ar mae’n lleihau’r posibilirwydd o gymryd camau cyfreithiol yn sylweddol.

Nid oes rhaid i chi, fel cyflogwr, dderbyn unrhyw gynnig rydych yn ei gael o ran diswyddo; ac os yw eich cronfa o wirfoddolwyr yn fwy nag sydd ei hangen, ni fyddai angen i chi esbonio’r meini prawf a ddefnyddiwyd gennych i benderfynu pa gynigion y dylech eu derbyn. Rhaid i unrhyw weithdrefn a fabwysiedir fod yn deg. Os gofynnir cwestiynau byddai angen i gyflogwr gyfiawnhau’r meini prawf wrth benderfynu pa geisiadau am ddileu swydd yn wirfoddol y dylid eu derbyn.

Ymhlith yr opsiynau eraill sy’n bosibl mae lleihau cyflogau ai elfennau ailstrwythuro eraill. I’r busnesau hynny sy’n ystymied dileu swyddi gan eu bod yn credu y byddant mewn trafferth yn ddiweddarach yn y flwyddyn – dylent aros i weld afydd rhywun yn gadael ac os felly, gadael ei swydd yn wag.

5

Diswyddo gorfodol Mae dileu swydd yn fath o broses ddiswyddo a ddefnyddir pan: fydd llai o angen am gyflogai, neu grŵp o gyflogeion, neu pa na fydd ei angen/eu hangen mwyach mae systemau newydd yn y gweithle yn golygu y gall yr un gwaith gael ei wneud gan lai o bobl nid yw’r swydd yn bodoli mwyach am fod gweithwyr eraill yn gwneud gwaith y cyflogeion diangen mae’r gweithle wedi cau, neu mae’n cau mae lleoliad y busnes yn symud.

Pan fo cyflogai yn wynebu cael ei ddiswyddo’n orfodol, mae ganddo nifer o hawliau y mae’n rhaid i chi, fel ei gyflogwr, eu darparu. Mae’r rhain yn gymwys i staff rhan amser yn union yr un ffordd ag y maent yn gymwys i staff llawn amser. Ni ellir diswyddo unrhyw gyflogeion ar sail eu rhyw (gan gynnwys pobl drawsrywiol), hil, crefydd neu gred, cyfeiriadedd rhywiol, oedran neu am eu bod yn feichiog neu’n anabl.

6

Diswyddo gorfodol Rhaid i chi: ddefnyddio meini prawf cyson, gwrthrychol a theg wrth benderfynu pwy y dylech ei ddiswyddo a phwy na ddylech ei ddiswyddo ceisio dod o hyd i swyddi addas eraill i unrhyw un rydych yn bwriadu ei ddiswyddo (hyd yn oed os na fydd yn bosibl gwneud hynny) rhoi rhybudd digonol: rhwng un a 12 wythnos, gan ddibynnu ar ba mor hir y mae’r cyflogai dan sylw wedi bod yn gweithio i chi. Os dywed ei gontract cyflogaeth fod ganddo hawl i gyfnod rhybudd hwy os caiff ei ddiswyddo, bydd hyn yn gymwys yn lle’r cyfnod rhybudd byrrach ar gyfer dileu swydd.

Os bydd cyflogwr wedi bod gyda chi am fwy na dwy flynedd, rhaid i chi roi cyfandaliad dileu swydd. rhoi cyfnod rhesymol o wyliau â thâl i’r rhai sy’n colli eu swyddi chwilio am swydd newydd neu drefnu hyfforddiant a fydd yn eu helpu i gael swydd newydd (er y byddai’n rhaid iddynt ymgymryd â’r hyfforddiant yn eu hamser eu hunain).

Mae’r canllaw hwn wedi’i anelu at berchenogion busnesau bach sy’n ystyried dileu llai nag 20 swydd. Os ydych yn ystyried dileu 20 o swyddi neu fwy dros gyfnod o 90 diwrnod, bydd angen i chi ymgynghori ag undebau llafur cydnabyddedig yn unol â’r gyfraith. Mae manylion am sut i wneud hyn ar gael yn eang ar y we (gweler y Cyfeirlyfr yng nghefn y canllaw hwn).

7

Ei gwneud yn iawn Os penderfynwch ddiswyddo cyflogeion yn orfodol, dylai dilyn y camau a’r gweithdrefnau cywir olygu eich bod wedi’ch diogelu gan y gyfraith.

Mae cyfraith cyflogaeth ar ddileu swyddi yn gymhleth a byddai’n amhosibl rhoi rhestr gynhwysfawr i chi o bopeth y gallech/dylech ei wneud neu osgoi ei wneud i atal hawliad rhag cael ei gyflwyno i dribiwnlys cyflogaeth.

Yn gyffredinol, mae rhai pethau y gallwch eu gwneud i osgoi anghydfod cyfreithiol drwy broses dileu swyddi: Cadwch dystiolaeth ddogfennol. Ar y pryd, sicrhewch eich bod yn ysgrifennu popeth a benderfynwch ac a drafodwch gyda chyflogeion ynghylch dileu swyddi.

Rhowch gadarnhad ysgrifenedig o’r hyn rydych wedi’i drafod a’i benderfynu gyda hwy i gyflogeion. Bydd hyn yn sicrhau nad oes unrhyw gamddealltwriaeth ac mae’n eich amddiffyn drwy ddangos pa gamau rydych wedi’u cymryd.

Os gallwch, efallai y byddwch am drafod eich cynigion ar gyfer dileu swyddi gyda’ch cyflogeion cyn dechrau diswyddo staff.

Penderfynwch beth sydd ei angen ar eich busnes gan eich cyflogeion ac wedyn aseswch pa swyddi y gellid eu dileu. Peidiwch â phenderfynu pa unigolion y byddai’n well gennych eu diswyddo a llunio’r achos busnes wedyn.

Sicrhewch eich bod yn trin pob cyflogai yn gyfartal ac yn deg. Nid oes neb yn haeddu bod yn destun gwahaniaethu ac mae’r gyfraith yn cefnogi’r rhai sy’n dioddef gwahaniaethu.

8

Ei gwneud yn iawn Sicrhewch eich bod yn dilyn pob cam o’r broses dileu swyddi, a nodir isod, yn ofalus ac yn ddiwyd. Gall sefydliadau megis ACAS a Business Link roi cyngor i chi ar y broses hon am ddim os oes arnoch ei angen.

Rhestrir eu gwefannau a’u rhifau ffôn yn y Cyfeirlyfr yng nghefn y canllaw hwn.

Dewis pa gyflogeion a gaiff eu diswyddo Mae’n allweddol yn hyn o beth eich bod yn deg i bob cyflogai. Rhaid i’ch meini prawf ar gyfer dileu swydd fod yn wrthrychol deg. Bydd angen i chi asesu pa sgiliau a rolau y mae eu gwir angen ar eich busnes ar gyfer y dyfodol. Mae’n bosibl nad oes angen cyflawni rôl benodol mwyach ac y bydd dyfodol y rôl honno yn y fantol, neu fod angen llai o bobl i gyflawni math penodol o waith sy’n golygu y gellid dileu swyddi rhan benodol o’ch gweithlu.

Penderfynwch pa feini prawf y byddwch yn eu defnyddio i nodi swyddi i’w dileu o fewn rhan benodol o ‘grŵp dethol’ o gyflogeion. Mae angen i’r rhain fod yn wrthrychol, yn deg ac yn gymwys i bawb yn gyfartal drwy’r grŵp penodol hwnnw o gyflogeion. Y pwysicaf o’r meini prawf hyn yw cymhwyster o ran y sgiliau sydd eu hangen yn eich busnes. Ond gallwch hefyd ystyried meini prawf megis: lefelau presenoldeb – er na ddylid defnyddio absenoldeb mamolaeth a thadolaeth, nac absenoldeb salwch oherwydd anabledd, i gyfrif yn erbyn unrhyw unigolyn prydlondeb

9

Ei gwneud yn iawn cymwysterau hanes disgyblaethol hyblygrwydd o ran gwneud mathau gwahanol o waith safon y gwaith a wneir hyd y gwasanaeth.

Mae’n bosibl bod yn annheg â rhai grwpiau drwy beidio â meddwl yn drwyadl am ganlyniadau defnyddio rhai meini prawf. Er enghraifft, mae’n bosibl bod rhai pobl anabl wedi methu â manteisio ar addysg a chyfleoedd addysgol oherwydd tybiaethau anwybodus ynghylch eu galluoedd, felly byddai’n annheg rhoi gormod o bwys ar gymwysterau fel maen prawf. Er mwyn sicrhau eich bod yn deg â phob cyflogai, dylech ddewis mwy nag un maen prawf ac yn ddelfrydol dylech ddewis cyfres ohonynt. Graddiwch eich cyflogeion (efallai gan ddefnyddio system bwyntiau) yn erbyn y meini prawf.

Bydd hynny, ynddo’i hun, yn eich helpu i sicrhau eich bod yn gwneud y penderfyniad gorau ar gyfer eich busnes.

Ystyriwch bob un o’ch cyflogeion mewn grŵp arbennig yn erbyn y meini prawf a bennwyd gennych a phenderfynwch pa rai rydych chi’n mynd i’w diswyddo. Cofiwch, mae’r rhan hon o’r broses yn hanfodol ac mae’n bosibl mai dyma fydd wrth wraidd unrhyw achos cyfreithiol sy’n cael ei ddwyn. Sicrhewch y gallwch gyfiawnhau’r penderfyniadau a wnewch.

Ni ellir dewis dileu swyddi cyflogeion yn seiliedig ar ryw, hil, statws priodasol, oedran, cred grefyddol, tueddfryd rhywiol, anabledd, cysylltiad ag undeb lafur,

10

Ei gwneud yn iawn gweithgareddau iechyd a diogelwch neu oherwydd eu bod yn feichiog neu ar gyfnod mamolaeth. Os dewisir cyflogeion am unrhyw un o’r rhesymau hyn, byddai’n cael ei ystyried yn annheg pe câi ei herio.

Anfon llythyr at y rhai a all gael eu diswyddo Dylech hysbysu pob un o’r rhai a ddewiswyd gennych yn ysgrifenedig eich bod yn ystyried dileu eu swyddi.

Bydd angen i chi bersonoli’r llythyr ar gyfer pob unigolyn fel ei fod yn esbonio pam rydych yn ystyried dileu swyddi a’r broses ddethol sy’n cael ei defnyddio a byddwch chi am wneud hynny.

Dylech feddwl am hyn fel cam trafod ac ymgynghori ac mae angen i’r iaith rydych yn ei defnyddio adlewyrchu hyn: mewn geiriau eraill, nodwch yn glir drwy’r iaith rydych yn ei defnyddio fod dileu swydd yr unigolyn yn dal i fod yn gynnig yn hytrach na ffaith anochel ac y byddwch yn gwrando ar unrhyw syniadau amgen sydd ganddo.

Yn ôl y gyfraith, dylech ddefnyddio’r llythyr i wahodd yr unigolyn i gyfarfod â chi i drafod y posibilrwydd o’i ddiswyddo.

Dylech barhau i gyfathrebu â phob aelod o’ch tîm mewn fford eglir a gonest, nid dim ond y rhai sy’n cymryd rhan uniongyrchol yn y broses, fel bod pawb yn deall beth sy’n digwydd. Bydd y rhai nad ydynt yn cael eu diswyddo yn dibynnu arnoch chi am wybodaeth am pam mae swyddi yn cael eu dileu a hefyd am sicrwydd bod eu rôl yn berthnasol i ddyfodol y busnes.

11

Ei gwneud yn iawn Os oes modd, dylech nodi faint yn union o swyddi sy’n cael eu dileu. Ond ni fydd yr atebion bob amser gennych pan fydd ar bobl eu heisiau; os nad ydych yn siŵr, mae’n well bod yn onest am hyn ar y pryd yn hytrach na dweud rhywbeth y bydd yn rhaid i chi ei dynnu yn ôl yn ddiweddarach.

Cyfarfodydd unigol â phawb sy’n cael eu diswyddo Mae angen cynnal y cyfarfod cyn dileu’r swydd a rhoi cyfle i’r cyflogai ymateb i’r cynnig i’w ddiswyddo.

I’r rhan fwyaf o gyflogwyr bydd cynnal y cyfryw gyfarfodydd yn dasg anodd sy’n peri gofid iddynt ac y mae angen ei thrafod yn ofalus. Er y byddwch am osgoi bod yn rhy swta, ar yr un pryd ni fydd bod yn aneglur ac yn amhenodol yn gwneud unrhyw les ychwaith.

Dylid trin pobl â chydymdeimlad ac urddas.

Efallai y bydd yn ddefnyddiol i chi baratoi nodiadau ymlaen llaw am yr hyn rydych am ei ddweud. Bydd hyn yn eich helpu chi i gofio’r hyn y mae angen i chi ei ddweud hyd yn oed os yw’n gyfarfod anodd.

Dylech nodi ar sail pa feini prawf y’i dewiswyd i’w ddiswyddo yn ogystal â’r amserlenni ar gyfer y broses dileu swydd bosibl, rhoi gwybodaeth ariannol glir gan gynnwys faint o dâl dileu swydd y byddai ganddo hawl iddo, a’i annog i drafod goblygiadau ariannol dileu ei swydd gyda’i deulu cyn gynted â phosibl. Bydd hyn yn ei helpu i ddygymod â’i sefyllfa.

Ystyriwch pa help ychwanegol y gallwch ei gynnig iddo.

Er enghraifft, mae digon o gyngor da ar gael ar y rhyngrwyd, am ddileu swydd a dod o hyd i swydd

12

Ei gwneud yn iawn newydd, y gallech dynnu sylw eich cyflogeion ato. Ceir rhestr o wefannau defnyddiol i’r rhai sy’n cael eu diswyddo yn y Cyfeirlyfr yng nghefn y canllaw hwn.

Po fwyaf y gall eich cyflogeion siarad â chi a pho fwyaf clir ydynt am yr hyn y mae ganddynt hawl iddo a sut rydych yn ymdrin â’r mater hwn, hawsaf yn y byd fydd hi i sicrhau bod y gydberthynas rhyngoch chi a hwy yn parhau i fod yn un ymddiriedus ac agored.

Mae’n debyg na fydd cyflogeion yn llwyr amgyffred yr holl wybodaeth rydych yn ei rhoi iddynt yn y cyfarfod.

Felly ar ôl y cyfarfod mae’n syniad da anfon nodyn at gyflogeion unigol yn nodi gwybodaeth allweddol am eu diswyddiad ac unrhyw fanylion am yr help a’r cyngor ychwanegol y gallwch eu cynnig iddynt.

Yna bydd angen i chi roi gwybod i gyflogeion am y penderfyniadau unigol a wnaed gennych a’u hysbysu bod ganddynt hawl i apelio.

Bydd angen i chi roi rhwng wythnos a 12 wythnos o rybudd iddynt, gan ddibynnu ar ba mor hir y maent wedi bod yn gweithio i chi. Os bydd eu contract yn nodi cyfnod rhybudd â thâl bydd yn rhaid i chi gydymffurfio â’r cyfnod hwn os yw’n hwy na’u rhybudd dileu swydd.

Apeliadau Efallai y bydd cyflogai yn apelio yn erbyn y penderfyniad i’w ddiswyddo. Os bydd hyn yn digwydd, dylech drefnu cyfarfod ag ef i geisio datrys ei gŵyn. Gelwir hyn yn Gyfarfod Apêl; yn ôl y gyfraith mae gan y cyflogai hawl i ddod â rhywun gydag ef i’r cyfarfod. Efallai y byddwch am

13

Ei gwneud yn iawn ystyried cael rhywun yno gyda chi hefyd; cofiwch, yn y cyfarfod hwn mae angen i chi geisio bod yn annibynnol a meddwl yn wrthrychol i ystyried a yw’r penderfyniad a wnaed gennych yn deg.

Ar ôl pob un o’r camau hyn os bydd cyflogai yn anghytuno â chi ynghylch y rhesymeg dros ddileu ei swydd neu’r modd y gwnaed hynny, gellir mynd â’r achos gerbron tribiwnlys cyflogaeth ar sail diswyddo annheg. Bydd ACAS yn ceisio perswadio’r ddwy ochr i ddod i gytundeb yn awtomatig, ond os nad yw hyn yn bosibl mae tribiwnlys yn gwrando ar yr achos. Byddai gennych chi a’r cyflogai yr opsiwn i gael eich cynrychioli gan gyfreithiwr. Efallai y byddwch am edrych ar eich polisi yswiriant busnes i weld a ydych wedi’ch yswirio ar gyfer ymgyfreitha sy’n ymwneud â chyflogaeth.

Cofiwch gadw oddi mewn i’r gyfraith ar ôl i chi ddileu swyddi Dylech gofio, os oes swyddi gwag ar gael neu’n debygol o fod ar gael yn ystod y broses dileu swyddi y gellid eu llenwi gan y rhai sydd mewn perygl o gael eu diswyddo, y dylid eu cynnig iddynt. Os byddwch yn dechrau recriwtio yn fuan ar ôl diswyddo pobl bydd unrhyw dribiwnlys cyflogaeth yn ystyried yn ofalus pryd daeth y swyddi hynny yn wag ac a oedd swydd arall ar gael a oedd yn addas i rywun a oedd wedi cael ei ddiswyddo.

14

Rhai cwestiynau anodd (a rhai atebion syml gobeithio)

Rwy’n meddwl y bydd rhaid i mi leihau’r gweithlu.

A ddylwn i ddweud wrth bobl yn anffurfiol bod cyhoeddiad ar fin cael ei wneud cyn i mi ysgrifennu atynt?

Ni ddylech beri pryder i’ch cyflogeion yn ddiangen ond, ar yr un pryd, dylech ystyried yr holl opsiynau sydd ar gael i chi ac iddynt hwy. Cyn gynted ag y byddwch wedi gwneud y penderfyniad i ddileu swyddi, dechreuwch eich sgyrsiau â chyflogeion. Mae hyn yn galluogi eich gweithlu i ddygymod â’r posibilrwydd y cânt eu diswyddo ac yn rhoi cyfle iddynt gyflwyno syniadau a allai leihau’r angen i ddileu swyddi neu gyfyngu arno.

A allaf benderfynu pwy fydd yn cael ei ddiswyddo ar sail eu sefyllfa gartref? Hoffwn geisio osgoi diswyddo prif enillydd cyflog teulu.

Hyd yn oed gyda’r bwriadau gorau, byddai gwneud hynny yn annheg â’ch cyflogeion eraill a gallai greu anawsterau cyfreithiol i chi. Mae’n rhaid i chi fabwysiadu meini prawf dewis teg a gwrthrychol sydd fwyaf addas i’ch busnes ac sy’n sicrhau bod gan y gweithlu sy’n weddill y cydbwysedd o sgiliau a phrofiad sydd ei angen i ddiwallu eich anghenion yn y dyfodol.

A fyddaf mewn trafferth os byddaf yn diswyddo’r rhai sy’n gweithio’n rhan amser yn unig?

Na fyddwch os gellir profi bod hyn yn ymateb rhesymol o dan yr amgylchiadau. Er enghraifft, os mai’r swyddi rhan amser yw’r swyddi sy’n gwneud y gwaith sydd wedi dod i ben neu leihau, byddai ystyried dileu’r swyddi hynny yn ymateb rhesymol.

15

Rhai cwestiynau anodd (a rhai atebion syml gobeithio)

Rwy’n talu rhai o’m cyflogeion ag arian parod. Beth yw eu hawliau?

Gan gymryd yn ganiataol eich bod wedi bod yn didynnu eu treth a’u hyswiriant gwladol mae angen eu trin yr un fath â phob aelod arall o’ch staff. Fodd bynnag, os buont yn gweithio i chi ar sail ad hoc neu fesul prosiect, efallai y bydd y sefyllfa yn wahanol. Os nad ydynt yn gweithio i chi yn unig, neu os ydynt yn ymgynghorydd i’ch busnes neu os ydynt yn gyfrifol am eu treth a’u hyswiriant gwladol eu hunain nid eich cyflogeion chi ydynt yn dechnegol ac felly ni fydd angen rhoi’r broses dileu swyddi ar waith o reidrwydd.

Mae aelod o’m staff ar fin dechrau ei habsenoldeb mamolaeth. A yw’n iawn i mi ei diswyddo?

Mae gan fam hawl gyfreithiol i ddychwelyd i’w swydd ar ôl absenoldeb mamolaeth. Os caiff ei diswyddo yn union cyn dechrau ei habsenoldeb mamolaeth mae’n ddigon posibl yr ystyrir eich bod yn gwahaniaethu yn ei herbyn am arfer ei hawl gyfreithiol i absenoldeb mamolaeth. Felly bydd hi’n bosibl gwneud hawliad yn eich erbyn am wahaniaethu ar sail rhyw a diswyddo annheg.

Ond os gallwch ddangos yn glir nad oes angen y swydd ar eich busnes mwyach, drwy ddilyn y canllawiau uchod yn ofalus gellid ystyried ei bod yn rhesymol oddi mewn i’r gyfraith ddileu ei swydd. Fodd bynnag, os oes swydd addas arall ar gael o fewn eich cwmni, byddai’n ofynnol yn ôl y gyfraith i chi gynnig y swydd hon iddi yn hytrach nag i unrhyw un arall. Mae hyn yn berthnasol hyd yn oed os yw’r unigolyn arall yn fwy cymwys i wneud y swydd arall.

16

Rhai cwestiynau anodd (a rhai atebion syml gobeithio)

Pan soniais am y ffaith y gallai swyddi gael eu dileu, dywedodd un aelod o’m tîm ei fod yn mynd i weld ei gyfreithiwr ar unwaith. Beth y gall ei wneud mewn gwirionedd?

Gall ofyn am gyngor ar y weithdrefn arfaethedig a gallai herio’r broses. Efallai y bydd yn gofyn am gyngor ar wneud cwyn ffurfiol ac os caiff ei ddiswyddo yn y pen draw efallai y bydd yn gwneud hawliad, er enghraifft, am ddiswyddo annheg a/neu wahaniaethu mewn tribiwnlys cyflogaeth. Fodd bynnag, er mwyn gwneud hynny byddai’n rhaid iddo brofi bod y broses wedi’i chamreoli.

Mae gan aelod o’m staff anabledd. Sut y gallaf sicrhau na fyddaf yn gwahaniaethu yn ei erbyn yn ystod y broses dileu swyddi?

Drwy sicrhau na all y meini prawf dewis a ddefnyddir gael effaith andwyol arno. Er enghraifft, os byddwch yn defnyddio presenoldeb fel un o’ch meini prawf dewis dylech ofalu peidio â chosbi cyflogai sydd wedi gorfod cymryd amser o’r gwaith oherwydd ei anabledd. Dylai defnyddio ystod o feini prawf dewis helpu i sicrhau eich bod yn deg â phawb.

Onid y peth tecaf i’w wneud yw cael gwared ar y rhai sydd â’r cyfnodau byrraf o wasanaeth i’r cwmni?

Er nad oes angen i chi wneud taliadau dileu swydd i gyflogeion sy’n gweithio i chi ers llai na dwy flynedd, nid yw hyd eu cyflogaeth ar ei ben ei hun yn cyfrif fel meini prawf teg ar gyfer dileu eu swydd. At hynny efallai yr ystyrir bod gweithdrefn olaf i mewn, cyntaf allan yn

17

Rhai cwestiynau anodd (a rhai atebion syml gobeithio)

wahaniaethol ar sail oedran os bydd yn cosbi’r cyflogeion ifancaf. Felly gallwch ddefnyddio hyd gwasanaeth fel un o’ch meini prawf, ond dylech ddefnyddio meini prawf eraill hefyd.

Dim ond un ferch sydd yn fy nghwmni sy’n cyflogi pump o bobl ac mae’n amlwg mai ei swydd hi yw’r un y dylid ei dileu. A yw hynny’n gyfreithlon?

Ydy, os yw’n amlwg nad oes angen ei swydd mwyach.

Ond bydd angen i chi allu dangos ar ba sail y penderfynwyd nad oedd angen ei swydd mwyach. Gallai hi wneud hawliad am wahaniaethu ar sail rhyw a byddai’n rhaid i chi ddangos nad oedd hynny’n wir.

A allaf roi mwy o dâl dileu swydd i’r rhai a fu’n gweithio i mi hwyaf?

Bydd angen i chi fabwysiadu gweithdrefn sy’n gymwys i bawb sy’n cael eu diswyddo. Os ydych yn talu mwy na’r isafswm sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith bydd angen i chi roi system resymegol a theg ar waith i gyfrifo taliadau uwch.

Mae’r ddeddf gwahaniaethu ar sail oedran yn cydnabod ei bod yn briodol gwobrwyo cyflogeion am hyd eu gwasanaeth pan fyddant wedi cwblhau pum mlynedd o wasanaeth ond byddai angen i chi gyfiawnhau hyn os cewch eich herio.

A allaf ddefnyddio proses dileu swyddi fel esgus i gael gwared ar gyflogeion nad ydynt yn dda iawn?

Dylai eich meini prawf ar gyfer dileu swyddi gynnwys cymhwyster o ran y sgiliau sydd eu hangen yn eich busnes

18

Rhai cwestiynau anodd (a rhai atebion syml gobeithio)

sy’n rhoi cyfle, gan dybio ei bod yn cael ei gwneud yn deg, i gadw’r aelodau hynny o staff y mae eu cymhwyster yn cyd-fynd orau â’ch anghenion busnes.

Fodd bynnag, ni ddylech ddefnyddio proses dileu swyddi fel esgus i gael gwared ar gyflogeion nad ydynt yn gwneud eu gwaith yn dda – os felly y mae yn eich busnes chi, dylech ddilyn gweithdrefnau cymhwyster i’w diswyddo.

Rwy’n cyflogi aelodau o’m teulu. A ydw i’n cael achub eu swyddi hwy yn gyntaf?

Mae’n rhaid trin pob cyflogai yn deg ac yn gyfartal felly nid yw’r gyfraith yn caniatáu i chi achub swyddi pobl oherwydd eu statws fel aelodau o’r teulu. Fodd bynnag, mewn llawer o fusnesau teuluol, mae aelodau o’r teulu hefyd yn gwasanaethu fel cyfarwyddwyr neu mae ganddynt gyfrifoldebau rheoli ychwanegol. Gall y sgiliau, y profiad a’r priodoleddau hyn fod yn feini prawf yr ydych yn ystyried eu bod yn bwysig i ddiwallu anghenion eich busnes yn y dyfodol.

Ni chredaf fod gennyf y llif arian i wneud taliadau dileu swydd. Beth y gallaf ei wneud?

Pe byddai eich busnes yn mynd yn ansolfent o ganlyniad i wneud y taliadau dileu swydd sylfaenol, gallwch ystyried ceisio cymorth gan yr Adran Busnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio (BERR). Mae cymorth ar gael gan ei Chyfarwyddiaeth Taliadau Dileu Swydd a Gwasanaeth Ansolfedd, er y disgwylir i chi ad-dalu’r ddyled cyn gynted â phosibl.

19

Rhai cwestiynau anodd (a rhai atebion syml gobeithio)

Rwy’n pryderu ynghylch beth fydd yn digwydd i’r rhai sy’n colli eu swyddi a sut y byddant yn ymdopi. Beth y gallaf ei wneud i’w helpu i sylweddoli nad hwy sydd ar fai?

Gallwch roi esboniad manwl o’r rheswm pam mae angen i’ch busnes leihau ei weithlu iddynt a fydd yn dangos nad yw hynny i’w briodoli i’w gwaith. Efallai y byddwch am ystyried cynnig eu helpu i gael swydd arall. Gallai hyn amrywio o dalu am hyfforddiant i’w galluogi i ddiweddaru eu CVs a’u techneg cyfweld i wasanaeth cynghori ar yrfaoedd llawn.

Sut gallaf ysgrifennu geirda ffafriol i rywun os yw’n amlwg fy mod i newydd ei ddiswyddo?

Ni ddylai’r ffaith bod rhywun wedi’i ddiswyddo gael unrhyw effaith ar ei eirda. Bydd ei eirda yn seiliedig ar ei berfformiad a dylai fod yn adlewyrchiad gwir, cywir a theg o’i waith ac ni ddylai gamarwain darpar gyflogwr. Mewn cyfnodau o ddirywiad economaidd ni ddylai cyflogai deimlo cywilydd os bydd yn cael ei ddiswyddo. Yn yr un modd ni ddylai busnes deimlo cywilydd os bydd yn gorfod diswyddo pobl.

20

Faint bydd yn ei gostio?

Mae’r ateb i’r cwestiwn hwn yn dibynnu ar ba mor hir y mae’r cyflogai wedi dal ei swydd.

Yn achos cyflogeion a fu’n gweithio i chi am lai na dwy flynedd: Nid oes rhaid i chi wneud taliadau dileu swydd i’r cyflogeion hyn ond mae gan unrhyw gyflogai a fu’n gweithio i chi am fwy na mis hawl i o leiaf wythnos â thâl.

Os oes gan eich cyflogeion gontractau sy’n nodi cyfnod rhybudd â thâl bydd yn rhaid i chi gydymffurfio â’r cyfnod hwnnw os yw’n hwy na’u rhybudd dileu swydd.

Yn achos cyflogeion a fu’n gweithio i chi am fwy na dwy flynedd (gan gynnwys gweithwyr rhan amser): Mae gan y cyflogeion hyn hawl gyfreithiol i dâl dileu swydd. Mae’r swm yn dibynnu ar eu hoedran, pa mor hir y buont yn gweithio i chi a’u cyflog wythnosol cyfredol. Er mwyn cyfrifo faint y bydd yn rhaid i chi ei dalu gan ddibynnu ar eich amgylchiadau, gallwch ddefnyddio Cyfrifydd Tâl Dileu Swydd Business Link: www.businesslink.gov.uk.

Mae hefyd ganddynt hawl gyfreithiol i amser o’r gwaith â thâl i chwilio am swydd newydd neu i drefnu hyfforddiant a fydd yn eu helpu i gael swydd newydd (er y byddai angen iddynt ymgymryd â’r hyfforddiant yn eu hamser eu hunain).

21

Faint bydd yn ei gostio?

Help a chefnogaeth ychwanegol Yn amlach na pheidio, mae swyddi yn cael eu dileu o raid ac nid o ddewis. Mae’r mwyafrif llethol o gyflogwyr am fod yn deg a gwneud y peth cywir.

Nid yw byth yn hawdd dileu swyddi. Ond mae’n helpu os gallwch fod yn sicr eich bod yn trin eich cyflogeion yn deg ac yn dilyn y gweithdrefnau yn gywir fel bod y gyfraith o’ch plaid.

Mae’r gyfraith yn gymhleth a gall gymryd cryn amser i’w deall, ond mae sefydliadau profiadol a fydd yn rhoi cyngor diduedd am ddim i chi dros y ffôn. Ymhlith y rhain mae Business Link ac ACAS. Rhestrir eu manylion cyswllt yn y Cyfeirlyfr ar ddiwedd y ddogfen hon.

Am wybodaeth gyffredinol am yr hyn a ddywed y gyfraith am gydraddoldeb, ewch i’n gwefan: www.here4business.net neu ffoniwch un o’n llinellau cymorth. Ceir manylion cyswllt ar y clawr cefn.

22

A allai dull gweithredu hyblyg helpu?

Mae’r buddsoddiad y mae cwmnïau da yn ei wneud wrth recriwtio a hyfforddi eu cyflogeion yn aml yn cael ei wastraffu pan fydd swyddi yn cael eu dileu. Yn yr un modd wrth i’r hinsawdd economaidd wella a busnes gynyddu, efallai y bydd angen i chi ehangu’n gyflym a sicrhau bod gennych weithlu ymroddedig, teyrngar ac arbenigol. Mae hyrwyddo trefniadau gweithio hyblyg yn awr ac yn y dyfodol yn sicrhau bod cyflogeion da bob amser ar gael i chi, heb gostau gweithio amser llawn. Ceir llawer o wahanol fathau o weithio hyblyg, gan gynnwys: gweithio rhan amser rhannu swydd gweithio yn ystod y tymor cynnig oriau gwaith hyblyg, yn hytrach na chodiadau cyflog, i wobrwyo a chadw eich cyflogeion.

Mae pob un o’r opsiynau hyn yn eich galluogi i barhau i gyflogi pobl dda pan fydd busnes yn dawel, gyda’r opsiwn o gynyddu eu horiau pan fydd pethau yn gwella.

Mae caniatáu i’ch cyflogeion weithio o bell gartref yn rhan amser neu’n llawn amser yn fodel arall o weithio hyblyg.

Ni fydd hyn yn addas i bawb nac i bob busnes, ond mae’n fanteisiol i chi am ei fod yn rhyddhau gofod swyddfa a allai eich helpu i leihau costau.

23

A allai dull gweithredu hyblyg helpu?

Mae gweithio hyblyg yn aml yn boblogaidd iawn gyda chyflogeion. Mae ein bywydau yn wahanol iawn i’r hyn yr oeddent genhedlaeth yn ôl ac nid yw’n hawdd rhagweld na threfnu’r galwadau ar ein hamser. Mae’n ddigon posibl y bydd eich cyflogeion yn achub ar y cyfle i gyfuno eu swyddi â’u bywydau a’ch anghenion.

Am ragor o wybodaeth am weithio hyblyg, ewch i’n gwefan: www.here4business.net neu gweler y gwefannau a restrir yn y Cyfeirlyfr.

24

Cyfeirlyfr Ceir rhagor o wybodaeth am bob un o’r materion yr ymdrinnir â hwy yn y canllaw hwn ar ein gwefan: www.here4business.net Rydym hefyd wedi rhestru nifer o wefannau eraill isod y credwn y gallent fod o gymorth i chi.

Cyngor i gyflogwyr ACAS www.acas.org.uk 08457 474 747 Mae’n rhoi canllawiau ar y ffordd orau o ddelio â diswyddiadau. Mae’n rhoi gwybodaeth am faterion megis tâl dileu swydd, hyd y rhybudd a sut i osgoi dileu swyddi.

Yr Adran Busnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio (BERR) www.berr.gov.uk 0207 215 5000 Mae’n rhoi canllawiau cynhwysfawr ar hawliau cyflogeion a’r gweithdrefnau dileu swyddi y dylai cyflogwyr eu dilyn.

Business Link www.businesslink.gov.uk 08456 009 006 Mae’n nodi’r gweithdrefnau y dylai cyflogwyr eu dilyn pan fyddant yn diswyddo cyflogeion ac mae’n cynnwys adnodd rhyngweithiol sy’n cyfrifo taliadau dileu swydd.

25

Cyfeirlyfr Sefydliad Siartredig Personél a Datblygu www.cipd.co.uk Mae’n rhoi canllawiau rhagarweiniol i gyflogwyr ar sut i osgoi dileu swyddi a’r weithdrefn y dylent ei dilyn i sicrhau eu bod yn gweithredu oddi mewn i’r gyfraith.

Smallbusiness.co.uk www.smallbusiness.co.uk Mae’n cynnwys erthyglau sy’n cynnig canllawiau ac awgrymiadau i gyflogwyr ar y rheolau sy’n ymwneud â dileu swydd a sut i osgoi hawliadau am ddiswyddo annheg.

26

Cyfeirlyfr Ble i gyfeirio cyflogeion ACAS www.acas.org.uk 08457 474 747 Mae’n nodi hawliau cyflogeion a ddiswyddwyd gan gynnwys faint o rybudd y dylid ei roi iddynt a ph’un a allant gymryd amser o’r gwaith i ddod o hyd i swydd newydd ai peidio.

Canolfan Cyngor ar Bopeth www.adviceguide.org.uk Mae’n rhoi gwybodaeth gynhwysfawr am ddileu swydd gan gynnwys tâl dileu swydd a hawliau cyflogeion.

Canolfan Byd Gwaith www.canolfanbydgwaith.gov.uk 08456 060 234 (Llinell gymorth chwilio am swydd) 0800 055 6688 (Llinell gymorth hawlio budd-daliadau) Mae’n rhoi help, canllawiau a chefnogaeth i bobl sy’n chwilio am swydd newydd ac yn esbonio’r weithdrefn ar gyfer hawlio budd-daliadau.

Cyngres yr Undebau Llafur www.worksmart.org.uk Mae’n rhoi gwybodaeth i gyflogeion, gan gynnwys taflen am ddileu swydd. Ysgrifennwyd y daflen hon, a elwir yn ‘Coping with the Economic Downturn’, gyda chymorth y Ganolfan Cyngor ar Bopeth ac mae’n cynnwys cyngor ar ddod o hyd i swydd newydd a chael gafael ar hyfforddiant sgiliau.

27

Cyfeirlyfr Gwybodaeth i gyflogwyr sy’n dileu mwy nag 20 swydd Yr Adran Busnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio (BERR) www.berr.gov.uk Mae’n rhoi canllawiau ar ymgynghori ynghylch dileu swyddi a hysbysu cyflogeion o benderfyniad i ddileu swyddi.

Gwybodaeth am weithio hyblyg Business Link www.businesslink.gov.uk 08456 009 006 Canllaw manwl ar weithio hyblyg, sut i’w weithredu a’r manteision posibl i’ch busnes.

Sefydliad Siartredig Personél a Datblygu www.cipd.co.uk Mae’n cynnwys llawer o adnoddau, gan gynnwys adroddiad ar sut mae cwmnïau bach yn mabwysiadu arferion gwaith hyblyg a sut maent yn ymdrin â’r materion ymarferol y mae hyn yn eu codi.

28

Yma i bawb

Yma i fusnes

Credwn fod y mwyafrif llethol o gyflogwyr am wneud eu gorau glas dros eu staff – ac rydym am fod yn ddefnyddiol ac yn berthnasol wrth eu helpu i wneud hynny.

Er mwyn sicrhau eich bod yn cael ein cyhoeddiadau a’r wybodaeth ddiweddaraf, anfonwch e-bost i: info@here4business.net

29

Cysylltwch â ni Gallwch gael rhagor o wybodaeth neu gysylltu â ni drwy ein gwefan yn: www.equalityhumanrights.com neu drwy ffonio un o’n llinellau cymorth isod.

Mae’r cyhoeddiad hwn hefyd ar gael yn Saesneg. Os hoffech gael y cyhoeddiad hwn mewn fformat a/neu iaith arall, cysylltwch â’r llinell gymorth berthnasol i drafod eich anghenion. Gallwch lwytho pob cyhoeddiad i lawr hefyd a’u harchebu mewn amrywiaeth o fformatau o’n gwefan.

Llinell gymorth y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol – Cymru Ffôn: 08456 048 810 Ffôn testun: 08456 048 820 Ffacs: 08456 048 830 9am–5pm, o ddydd Llun i ddydd Gwener, ac eithrio dydd Mercher 9am–8pm Llinell gymorth y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol – Lloegr Ffôn: 08456 046 610 Ffôn testun: 08456 046 620 Ffacs: 08456 046 630 9am–5pm, o ddydd Llun i ddydd Gwener, ac eithrio dydd Mercher 9am–8pm Llinell gymorth y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol – Yr Alban Ffôn: 08456 045 510 Ffôn testun: 08456 045 520 Ffacs: 08456 045 530 9am–5pm, o ddydd Llun i ddydd Gwener, ac eithrio dydd Mercher 9am–8pm ISBN 978 1 84206 092 6 © Hawlfraint y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol Cyhoeddwyd Mawrth 2009 (diwygiedig)