Receptenboek behoud en beheer by Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei

EPZ A4 front Kok.pdf

23/01/15

08:13

BEGELEIDINGSTRAJECT ERFGOEDBEHEER In 2014 startte Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei een begeleidingstraject op rond het beheer van erfgoed. Erfgoedverenigingen, gemeenten en organisaties met erfgoedcollecties en archieven uit de regio tekenden hier op in. Elk met hun eigen vragen en noden. Het project reikte haalbare oplossingen aan.

Collectie Ballings Galmaarden - Geschiedenis van een archief - Ordenen van een archief - Opstellen van een inventaris

Turngilde Halle - Materieel beheer van collectie - Verwerven van archief

Heemkring Gooik - Vrijwilligerswerking - Beschrijven van archieven - Documentair erfgoed

CC De Westrand - Ordenen van archief - Selectie van archief - Archiefbeleid

Sicca Silva Drogenbos - Inventariseren van collectie - Materieel beheer van archief - Verbeteren raadpleegbaarheid

Sint-Pieters-Leeuw - Archief Sint-Sebastiaansgilde - Overbrenging van een archief - Digitaliseren van collectie

Pedemolen Dilbeek - Ontwikkelen van een visie - Waardestelling erfgoed - Inventariseren collectie

Herisemmolen Alsemberg - Projectwerking - Financiering

ERFGOED PAJOTTENLAND ZENNEVALLEI Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei ondersteunt 16 gemeenten in het beheren van erfgoed. Meer dan 140 organisaties dragen zorg voor het erfgoed en geschiedenis van de regio. Een diversiteit aan erfgoedcollecties is dan ook aanwezig.

Ondersteunen, initiëren, begeleiden, adviseren* Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei bouwt voor en met 16 gemeenten uit de regio Pajottenland Zennevallei een werking uit die de erfgoedwerking in de streek ondersteunt. Daarnaast plaatst ze via publieksactiviteiten het immaterieel en roerend erfgoed in de schijnwerpers.

Contactgegevens Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei JC Het Castelhof Molenstraat 102 1700 Dilbeek W http://www.erfgoedcelpz.be/ T. 02 451 69 48 ⇒ Koen Demarsin - coördinatie - beleid - ondersteuning - koen@erfgoedcelpz.be ⇒ Karen Van Buggenhout - publieksprojecten – educatie – communicatie - karen@erfgoedcelpz.be ⇒ Annelien Noppe - ondersteuning - behoud en beheer - vrijwilligerswerking - annelien@erfgoedcelpz.be ⇒ Evelien D'Haese - projectmedewerker - evelien@erfgoedcelpz.be

Met de steun van

Projectrealisatie Patrick Van den Nieuwenhof, Tamara Ingels (Intro Cultuur en Media) en Peggy De Meue (Mad Penguin) .

MEER WETEN Wil je meer weten over het erfgoed in de regio Pajottenland Zennevallei, surf dan naar http://www.erfgoedcelpz.be/onze-collecties-onder-de-loep Heb je vragen rond het behoud en beheer van je collectie? Neem contact op met Annelien via annelien@erfgoedcelpz.be of 0497/52 47 03

ERFGOED WOORDENLIJST In de erfgoedsector wordt een specifieke terminologie gebruikt. Om de fiches beter te begrijpen worden een aantal veel gebruikte termen in erfgoedland beschreven.

Erfgoed Erfgoed staat voor alles wat we overerven van vorige generaties en wat we het bewaren waard vinden. Onroerend erfgoed bestaat uit landschappen en monumenten. Roerend erfgoed bestaat uit archeologische vondsten, kunstwerken, historische voorwerpen zoals eeuwenoude manuscripten, gebruiksvoorwerpen, foto’s.... Erfgoed omvat ook minder tastbare dingen, zoals verhalen, tradities, feesten, liederen, dialecten…. Dit wordt immaterieel erfgoed genoemd.

Archieven Archieven zijn een bijzondere categorie binnen het erfgoedveld. Archieven vormen een geheel aan documenten die in relatie staan tot elkaar. Objecten, foto’s, boeken, documentatiemappen… kunnen op zich begrepen worden, documenten hebben een context nodig. Archieven ontstaan spontaan als neerslag van activiteiten van een persoon of organisatie.

Collectieplan Een collectieplan is een document dat inzicht geeft in de samenstelling en betekenis van de collectie, het collectiebeleid en de uitvoering van het collectiebeleid.

Registratie, inventarisatie Registratie is het opmaken van een beschrijving waardoor duidelijk wordt dat je dat stuk hebt. Inventarisatie gaat een stap verder en brengt de geregistreerde stukken in een logisch verband.

Selectie, behouden, afstoten, vernietigen Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar hebben een specifieke betekenis. Selectie is de procedure voor het bepalen van de waarde van het erfgoed. Het kent een waarde toe en wat met het erfgoed kan gebeuren. Het stelt je in staat de kerncollectie van je vereniging te omschrijven. Deze wordt behouden en bewaard in je eigen vereniging. Voor stukken die niet tot de kerncollectie behoren kunnen andere opties overwogen worden. Afstoten houdt een overbrenging naar een andere organisatie in. Terwijl vernietigen impliceert dat het erfgoedstuk niet meer bestaat.

DE ERFGOEDSECTOR EEN WEGWIJZER De laatste jaren kende de erfgoedsector een enorme ontwikkeling. Reeds bestaande erfgoedorganisaties werden aangevuld met nieuwe structuren. Bijzonder veel informatie is voorhanden. Je weg vinden in dit netwerk is niet steeds evident. Vandaar een wegwijzer.

Erfgoedcel Pajottenland en Zennevallei Erfgoedcellen maken het erfgoed uit de eigen stad en regio toegankelijk voor een zo breed mogelijk publiek. Zij bevorderen de samenwerking, bouwen netwerken uit, experimenteren en ontsluiten het lokale erfgoed en zetten daarbij in op de zorg voor het erfgoed. Erfgoedcellen beschikken zelf niet over een collectie.  Een overzicht van de erfgoedcellen: http://www.erfgoedcellen.be/  Erfgoedverenigingen in het Pajottenland en Zennevallei: http://www.erfgoedcelpz.be/actoren-in-kaart

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed Als steunpunt ondersteunt, adviseert en informeert FARO de sector van het roerend en immaterieel erfgoed (archieven, musea, erfgoedcellen): http://www.faronet.be/

Expertisecentra erfgoed Vlaanderen beschikt over een ruime kennis en ervaring op het vlak van beheer van erfgoed. Een aantal actoren verenigden zich in expertisecentra. Een greep uit het aanbod:  Centrum Religieuze Kunst en Cultuur: http://www.crkc.be/  Landelijk Expertisecentrum voor Cultuur van Alledag: http://www.lecavzw.be/  Heemkunde Vlaanderen: http://www.heemkunde-vlaanderen.be/  Familiekunde Vlaanderen: http://www.familiekunde-vlaanderen.be/  Muzikaal erfgoed Vlaanderen, Resonant: http://www.muzikaalerfgoed.be/  Expertisecentrum voor Technisch, Wetenschappelijk en Industrieel Erfgoed: http://www.etwie.be/  Centrum Agrarische Geschiedenis: http://www.hetvirtueleland.be/

Databanken Op zoek naar een collectie? Informatie uit databanken kunnen nuttig zijn om een collectie te lokaliseren of om je eigen collectie beter te documenteren:  Erfgoedplus: http://www.erfgoedplus.be/  Archiefbank: http://www.archiefbank.be/  Rijksarchief in België: http://arch.arch.be/

SCHRIJVEN VAN EEN VISIE Een vereniging evolueert constant. Nieuwe uitdagingen, noden en behoeften duiken op. Hoe ga je daar mee om? Welke positie neem je in? Hoe motiveer je de vrijwilligers? Het uitschrijven van een visie helpt je om terug klaar te zien. Een visietekst biedt vrijwilligers een houvast en kan overheden overtuigen je vereniging te ondersteunen.

Een visie: wat is dat? Een goede visie geeft het concreet beeld van de toekomst van een organisatie weer. Je geeft met andere woorden een kort en helder antwoord op de vraag: “hoe zien we onszelf in de wereld van morgen?” Hierbij heb je enerzijds aandacht voor de toekomstige ontwikkelingen binnen de organisatie en de te verwachten veranderingen in de omgeving en het vakgebied. Anderzijds geef je ook weer hoe je als organisatie een antwoord wil bieden op deze ontwikkelingen en veranderingen. Je kan vertrekken van de volgende vragen:  Hoe ziet de relevante omgeving er voor onze organisatie uit in de toekomst?  Wie zijn onze partners en klanten?  Met wie werken we samen?  Wat willen we in de toekomst bereiken?  Hoe willen we in de toekomst gezien worden door onze omgeving?  Welke factoren zijn belangrijk om dit te realiseren?

MISSIE Reden van bestaan

VISIE Beleid, toekomst, ambities, waarden en normen

STRATEGIE Hoe wil je missie en visie realiseren? Welke methode? Aanpak, doelstellingen, indicatoren...

BOUWSTENEN Acties, mensen, middelen, structuur, resultaten...

SCHRIJVEN VAN EEN VISIE HULPMIDDELEN De Pedemolen in Dilbeek heeft een mooie erfgoedcollectie: schilderijen, gereedschap, molens, heemkundige voorwerpen….Het verhaal achter deze collectie was niet zo duidelijk. Er werd een traject opgestart om met de vrijwilligers een visie op te stellen. Hiervoor werden enkele denkoefeningen gedaan.

Schrijven van een visie - denk oefeningen Een visie beschikt over een aantal elementen:  Ze beschrijft welke de waarden en normen zijn je hanteert  Ze is duidelijk: een ambitie mag algemeen zijn, maar tegelijk ook realistisch  Ze ist oekomstgericht: bijvoorbeeld een periode van +/- 5 jaar

Bijvoorbeeld: krantenkop Een manier om je visie duidelijk te verwoorden is het schrijven van een krantenkop. Stel jezelf in de plaats van een journalist in het jaar 2020: met welke titel wil je in de krant van morgen komen? Hoe wil je dat ze over je organisatie schrijven? Bijvoorbeeld: het museum bij uitstek om de geschiedenis van de streek te leren kennen. Elke deelnemer aan de oefening schrijft een titel en motiveert waarom deze gekozen werd.

Bijvoorbeeld: visgraatdiagram Met deze methode kan je wie, wat en hoe verwoorden. Start met je ambitie - richting en wie deze kan realiseren. Vervolgens beschrijf je je sterke en zwakke punten. Eindigen doe je met de beschrijving van wie je ondersteuning biedt en in welke omgeving je je bevindt.

Wie drijft je verder? - Overheid - Sponsors - ...

Wie bepaalt de richting? - Vrijwilligers - Bestuur - ... Wat zijn sterke en zwakke acties, punten…?

In welke omgeving werkt je vereniging?

MEER WETEN Socius, het steunpunt voor sociaal-cultureel volwassenenwerk, maakte een overzicht van werkvormen om je missie, visie en strategie te schrijven: http://blogs.scw.be/beleidsplanning/

SUBSIDIES ERFGOEDPROJECTEN Koken kost geld. Erfgoed beheren ook. Een extra financieel duwtje in de rug is dan ook meer dan welkom. Maar waar vind je extra budget? Diverse overheden stellen middelen ter beschikking. Hier alvast enkele mogelijkheden.

Lokaal De meeste steden en gemeenten hebben een subsidiereglement voor culturele verenigingen. Kijk daarom eens in de subsidiewijzer aan welke voorwaarden je vereniging moet voldoen om in aanmerking te komen voor een subsidie.

Regionaal Erfgoedcel Pajottenland en Zennevallei ondersteunt de sector met kennisdeling en helpt je in de dagelijkse werking zodat de financiële last vermindert . LEESTIP - Subsidiewijzer Erfgoedcel Pajottenland en Zennevallei: http://www.erfgoedcelpz.be/sites/default/files/subsidiewijzer_2014.pdf

Provinciaal De provincie Vlaams-Brabant voorziet in subsidies voor onder andere depotwerking en culturele initiatieven.

Vlaams De Vlaamse Gemeenschap - afdeling Kunsten en Erfgoed ontwikkelde subsidies voor de ondersteuning van cultureel erfgoedprojecten en publicaties. Ook de departementen sociaal-cultureel werk en toerisme beschikken over projectsubsidies.

Koning Boudewijnstichting Om een project te financieren kan je ook een beroep doen op de gemeenschap. Omdat het niet voor welke vereniging mogelijk is fiscale attesten uit te schrijven, creëerde de Koning Boudewijnstichting de mogelijkheid een projectrekening te openen. Dit is een vorm van “crowfunding” of je overtuigt de samenleving financieel bij te dragen tot de realisatie van je project.

Europees Ook Europa beschikt over een ruim aanbod aan subsidies. De twee subsidielijnen die het best aansluiten bij de erfgoedwerking zijn Erasmus+ (voor leeruitwisselingen) en Creative Europe (culturele projecten). Let wel Europese dossiers zijn administratief gezien zware dossiers en vragen vaak een grote eigen financiële inbreng. Laat je adviseren als je plannen hebt in Europese richting.  Meer informatie: http://www.vleva.eu/

EEN ERFGOEDPROJECT UITSCHRIJVEN Een mooi projectidee? Maar hoe formuleer je dit in gevatte termen? Of hoe overtuig je andere om je project te financieren? Ongeacht voor wie je een aanvraag indient, een aantal rubrieken komen steeds terug. Onderstaand stappenplan zet je op de goede weg.

STAPPENPLAN SCHRIJVEN VAN EEN PROJECT 1

Titel

De titel is cruciaal voor elk project. Het is een ‘eerste indruk’ die je nalaat. Als de titel meteen aanspreekt dan heb je de aandacht. Tip Gebruik positieve titels: vergroten, verbeteren, verhogen… scoren als werkwoord.

Doel

Omschrijf kernachtig, maximum 2 à 3 regels, het doel van je project. Wat missen we als het project niet zou uitgevoerd worden? Of welke is de meerwaarde voor de samenleving. Tip Probeer het werkwoord zullen te vermijden. Zeg niet “we zullen dit realiseren”, maar wel we realiseren dit.

Periode

Een project is per definitie eindig in de tijd. Geef een realistische periode op in je projectaanvraag.

Beschrijving

Hier kan je een uitgebreide beschrijving geven van je project. Zo geef je bijvoorbeeld aan waarom je je project doet, wat jouw expertise is….

Doelstellingen

Maak een duidelijk onderscheid tussen algemene en specifieke doelstellingen en acties. Het gaat van abstract naar concreet. Tip Algemene doelstelling: we vergroten het maatschappelijk draagvlak Specifieke doelstelling: het aantal bezoekers neemt toe Actie: we organiseren een tentoonstelling

Methode

Hoe ga je je project realiseren en welk tijdpad staat er tegenover?

Doelgroep

Communicatie

Omschrijf wie je wil bereiken. Je hoeft je niet steeds te beperken tot andere erfgoedactoren. Hoe en wanneer ga je je project in de belangstelling brengen. Tip Zoek ook naar momenten waarop erfgoed in de belangstelling staat. Bijvoorbeeld: Erfgoeddag, Week van de smaak…. Hierdoor kom je kosteloos in de lokale en regionale media.

Partners

Budget

Zoek naar partners die op een actieve manier je project mee vormgeven. Ook hier kan je andere sectoren aanspreken. Geef een realistische raming van de kosten en eventuele inkomsten. Tip Kijk goed na wat de subsidiërende instantie in aanmerking neemt als kosten.

VRIJWILLIGERSWERKING (Erfgoed)verenigingen hebben soms het gevoel dat de vrijwillige inzet van mensen afneemt. Nochtans blijft het aantal vrijwilligers constant. Wel stijgt het aantal verenigingen. En vrijwilligers zijn mobieler geworden, ze hebben meer keuzemogelijkheden. Aan welke verplichtingen moet je voldoen en hoe kan het dagelijks werken georganiseerd worden?

Een feitelijke vereniging of een vzw? Een feitelijke vereniging ontstaat van zodra twee of meer personen het idee ontwikkelen om gezamenlijk een doel te verwezenlijken. Doordat de feitelijke vereniging geen juridische grond heeft, kan zij geen verbintenissen aangaan, geen eigendommen bezitten, geen subsidies, schenkingen of legaten aanvaarden en zijn het de individuele leden die zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging. Als een vereniging, door de realisatie van haar maatschappelijk doel, aanzienlijke risico's neemt, of onroerende goederen wil verwerven of schenkingen en legaten wenst te aanvaarden, dan doet zij er goed aan om haar structuur van feitelijke vereniging om te vormen naar een vzw. Het opstellen van statuten is een eerste stap.  De vzw wetgeving kan geraadpleegd worden op: http://www.vsdc.be/NL/Downloads/Rubriek-2  Een voorbeeld van statuten: http://www.vereniginginfo.be/downloads/details/modelstatuten-uitgebreid/20  Op de website van Justitie is meer informatie te vinden over de oprichting van een vzw: http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/index_n.htm

Andere verplichtingen Een vzw is verplicht een aantal verzekeringen af te sluiten: burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand bij lichamelijke ongevallen. De meeste gemeenten of koepelorganisaties bieden de mogelijkheid om tegen gunstige tarieven in te tekenen voor een groepsverzekering. Een vzw moet geen belastingen betalen op haar inkomsten uit haar activiteiten. Er zijn wel aparte regels voorzien voor wat betreft BTW, de patrimoniumtaks en de rechtspersonenbelasting. Dit is een financieel technische kwestie, bij twijfel vraag je best de hulp van een boekhouder of neem je contact op met een van de onderstaande steunpunten. Het informatieaanbod is groot, diverse koepelorganisaties maken je wegwijs in het vrijwilligerswerk:  Steunpunt vrijwilligerswerk: http://www.vrijwilligerswerk.be/  Steunpunt vrijwilligerswerk Vlaams-Brabant: http://www.vlaamsbrabant.be/welzijn-gezondheid/vrijwilligers/index.jsp  http://www.vereniginginfo.be/  http://vrijwilligerswetgeving.be/  Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw's: http://www.vsdc.be/NL/index.php  http://www.vrijwilligersweb.be/

VRIJWILLIGERSWERKING HULPMIDDELEN Een brug slaan tussen je werking rond erfgoed en vrijwilligerswerking is een uitdaging. De werking staat of valt immers door de inzet van vrijwilligers. Juridisch en financieel moet je aan een aantal zaken voldoen, maar de dagelijkse werking vormt het belangrijkste aandachtspunt.

Controlelijst vrijwilligersverenigingen Om de dagelijkse werking te vergemakkelijken, is het nuttig een vrijwilligersplan op te stellen. Hierin schrijf je wat je verwacht van de vrijwilligers en wat je vereniging kan bieden. Enkele aspecten om over na te denken:  Is er een vrijwilligersprofiel? Een document met een overzicht van je kerntaken is het uitgangspunt om medewerkers te selecteren. Zo kan je gericht zoeken naar nieuwe vrijwilligers.  Lijst met verantwoordelijkheden. “Wie doet wat” verwoorden in een afsprakennota kan misverstanden vermijden.  Is er een vrijwilligersverzekering? Een vzw is verplicht een aantal verzekeringen af te sluiten: burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand als lichamelijke ongevallen. De meeste gemeenten of koepelorganisaties bieden de mogelijkheid om tegen gunstige tarieven in te tekenen voor een groepsverzekering.  Geef je een vrijwilligersvergoeding? De recente maximum voor vergoedingen en tussenkomst in onkosten zijn te vinden op: http://financien.belgium.be/nl/vzws/vrijwilligers/  Is er voldoende tijd voor ontmoeting? Het schouderklopje blijft de beste techniek om je vrijwilligers te waarderen en te motiveren. Vrijwilligers samenbrengen en in de bloemetjes zetten zijn een blijk van erkenning.

Vrijwilligers aantrekken en motiveren Nieuwe vrijwilligers aantrekken en een bestaande groep gemotiveerd houden is een constante uitdaging voor (erfgoed)verenigingen. Samen met de heemkundige kring van Gooik werd een experiment gedaan: de vraag werd gesteld in hoeverre de wekelijkse lokale markt ons iets kan leren over het werven van vrijwilligers. Waarom koop je iets aan dat ene marktkraam en niet bij een andere? Enkele opmerkelijke gelijkenissen:  Ons product in de toonkast plaatsen  Mensen laten proeven  Sociale contacten  Kwaliteit leveren  Nieuwe ervaringen opdoen  Een goede uitleg geven  Toekomstige vrijwilligers niet overrompelen met teveel reclame / werk MEER WETEN “Vrijwilligers aantrekken is een kunst”: http://www.hetpuntbrussel.be/sites/default/files/publicaties/vrijwilligers_aantrekken.pdf

VERWERVEN VAN ERFGOED Stel, je bent op een rommelmarkt en ziet een ‘mooi’ oud erfgoedstuk. Koop je het of niet? Een vraag waar flink wat erfgoedliefhebbers mee geworsteld hebben. Immers, de kern van iedere heemkring, historische vereniging of lokaal museum is de erfgoedcollectie. Maar welke keuzes liggen aan de basis om iets al dan niet op te nemen? Of hoe verwerf je erfgoed?

Actief of passief verwerven? Je collectie uitbreiden: het is een uitdaging voor elke erfgoedvereniging. Je wil immers beschikken over een zo volledig mogelijk collectie. Maar hoe ga je tewerk? Eerder afwachtend of net heel actief? Bij passieve verwerving gaat de erfgoedbeheerder niet zelf op zoek. Een derde (persoon of vereniging) biedt erfgoedstukken aan. Omgekeerd kan een organisatie ervoor kiezen actief op zoek te gaan naar erfgoed welke hun collectie aanvullen. In beide gevallen is het nuttig om goede afspraken te maken en uit te gaan van een verwervingsplan.

Uitgangspunten voor het verwerven van erfgoed Een aantal algemene criteria waaraan erfgoed zou moeten voldoen, kunnen je helpen bij het uitschrijven van een verwervingsplan. Deze criteria vormen de basis voor het al dan niet verwerven van erfgoed.  Bereik Er is een duidelijke relatie tot het werkingsgebied van de zorgdrager (geografisch, persoon, thema…).  Authenticiteit In principe komen alleen authentieke stukken voor verwerving in aanmerking, tenzij er slechts kopieën of afschriften beschikbaar zijn.  Toegevoegde waarde Het erfgoed is inhoudelijk een aanvulling op de collectie van de beheerder.  Datering De ouderdom van een erfgoedstuk heeft vaak een invloed op de zeldzaamheid. Daarnaast kunnen bepaalde historische gebeurtenissen een rol spelen in het verwerven van erfgoedstukken.  Samenhang Onvolledigheid en/of gebrek aan samenhang binnen een te verwerven collectie kunnen een reden zijn om niet tot verwerving over te gaan.  Materiële staat Een slechte materiële staat waarin een erfgoedstuk zich bevindt kan een reden zijn om niet tot verwerving over te gaan.  Herkomst Erfgoedstukken waarvan onduidelijk is of de aanbieder de stukken rechtmatig in bezit heeft, worden best niet verworven.

VERWERVEN VAN ERFGOED PLAN VAN AANPAK Het verwerven van erfgoed is vaak ook emotioneel. Je wil immers mensen die een erfgoedstuk aanbieden niet teleurstellen. De stukken zijn altijd waardevol voor diegenen die het wensen veilig te stellen in een erfgoeddepot. Enkele overwegingen en hulpmiddelen in de vorm van een stappenplan stellen je in staat om doordachte keuzes te maken.

STAPPENPLAN VERWERVEN VAN ERFGOED 1

Planning In een visietekst wordt bepaald of een erfgoedvereniging van derden verwerft. Naast inhoudelijke overwegingen vormen ook de kostprijs, de inzet van vrijwilligers en de depotcapaciteiten belangrijke aspecten. Er wordt eveneens bepaald of verwerving op actieve dan wel passieve manier zal gebeuren.

Verwervingsplan Indien gekozen wordt voor een actieve verwerving, is de uitwerking van een verwervingsprofiel en verwervingsbeleid nuttig. Op basis van een collectieplan wordt in een verwervingsplan duidelijk bepaald naar welke erfgoedstukken gezocht wordt. Dit kan bij inwoners van je gemeente of bij andere organisaties. Ook toevallige vondsten zijn mogelijk. Toetsing aan criteria Toetsingscriteria als zeldzaamheid, relevantie, materiële toestand… bepalen om al dan niet over te gaan tot verwerven.

Verwerving Indien het erfgoed aan de criteria voldoet, dan kan het erfgoed verworven worden. Indien mogelijk, wordt een contract opgesteld waarin de voorwaarden en verwachtingen tussen schenker en ontvangers bepaald worden.

Verwerking van de verwerving Eens verworven zijn een aantal acties nodig: schonen van erfgoed, goed verpakken, registreren en beschrijven….

Tips - Indien je beslist een aangeboden stuk niet te verwerven dan kan je de aanbieder doorverwijzen naar een collega erfgoedbeheerder, een cultuurbeleidscoördinator of een erfgoedcel om samen naar een oplossing te zoeken. Een overzicht van erfgoedorganisaties is te vinden op: http://www.erfgoedkaart.be/ - In principe betaalt een beheerder niet voor de verwerving van erfgoed. Eens er betaald wordt, dan is het moeilijk te verantwoorden waarom voor het ene stuk wel en voor het andere stuk niet betaald wordt. MEER WETEN FARO, steunpunt cultureel erfgoed, stelde een stroomdiagram op voor verwerving: http://www.museumconsulenten.nl/wp-content/uploads/2013/11/spectrum-N-Stroomdiagrammen-verwervingRCE-FARO-2012.pdf

WAARDEREN VAN ERFGOED Soms krijg je objecten, voorwerpen, schilderijen… aangeboden waarvan je niet direct ziet of het past in collectie van de vereniging. Of heb je bepaalde stukken in huis waarvan je niet kan inschatten of ze nu echt een meerwaarde vormen voor het verhaal van de organisatie. De waarde bepalen van collecties is steeds subjectief, maar er kunnen wel strategieën aangereikt worden om dit proces in goede banen te leiden.

Waarde bepalen = Een moeilijke keuze? Een waarde bepalen doe je niet alleen. Lokale erfgoedwerkers en vrijwilligers worden betrokken betrokken bij deze keuze. Wanneer het erfgoed gewaardeerd wordt, is het van belang om met hen van te voren af te spreken welke aspecten bestudeerd worden. Alle partijen die bij het proces betrokken zijn weten dan waar ze aan toe zijn. Zoals steeds is kiezen verliezen, maar als dit op een doordachte manier gebeurt is het verantwoord(baar). Want hoe abstract waardebepaling ook lijkt, erfgoed is mensenwerk.

Waarde bepalen ja, maar hoe? Maar wat kan er gezegd worden over het belang en de waarde van erfgoed? Van bij aanvang van het waarderingsproces wordt best gewerkt met werken focusgroepen. De waardering is een subjectieve bezigheid. Sleutelfiguren en een aantal objectiverende criteria helpen je bij de waardebepaling. Deze laatste worden geënt op het object zelf of de relatie ervan tot andere objecten. CRITERIA WAARDESTELLING ERFGOED 1 Historische waarde Het object, foto, archief, schilderij… zegt iets over het verleden. Door het ‘lezen’ van het erfgoedobject leren we iets over de geschiedenis. 2

Artistieke waarde

Het object is representatief voor een artiest, schrijver…

Esthetische waarde

Het gaat om het ontwerp en de evolutie van objecten. Vinden we iets mooi?

Uniciteit

Volkskundige waarde

Het object is uniek, zeldzaam of representatief voor een bepaalde periode, groep personen…. Het object zegt iets over een lokale figuur, gebeurtenis, plaats….

Illustratieve waarde

Het object behoort niet tot de kerncollectie maar illustreert deze.

Erfgoed afwegen aan de hand van deze criteria, stelt je in staat de kerncollectie van de vereniging af te bakenen. Dit wil niet zeggen dat de andere objecten vernietigd moeten worden. Er zijn nog een aantal andere opties.  Objecten kunnen als decoratie gebruikt worden  Objecten kunnen dienen voor een tijdelijke tentoonstelling  Objecten kunnen overgebracht worden naar een andere erfgoedvereniging

WAARDEREN VAN ERFGOED DE PRAKTIJK In de watermolen van Sint-Gertrudis-Pede is een grote collectie erfgoed aanwezig. Deze is doorheen de tijd spontaan tot stand gekomen door aankoop, schenking, bruikleen…. Om een beter inzicht te krijgen in de kerncollectie werd een stroomdiagram voor waardestelling opgesteld.

STAPPENPLAN WAARDEREN VAN ERFGOED Vooraf

    

Is er een visietekst? Beleidsplan? Wat wil je bereiken met de collectie? Is de collectie voldoende gedocumenteerd? Is er een collectieplan? Welke zijn de hoofddelen van de collectie? Zijn er al inventarissen beschikbaar? Informeren van medewerkers, vrijwilligers, bestuur Resultaat: Visietekst, collectieplan, plan van aanpak

Inventarisatie

  

Samenstellen van een werkgroep en verdeling van de taken Indien nodig kan er vorming voorzien worden voor de deelnemende vrijwilligers Beslissen of je deelcollecties of individuele stukken gaat inventariseren Resultaat: inventarisatiefiches

Waarderen



Als er in het verleden al een advies gegeven is over de waarde, dan kijk best na of dit vandaag nog steeds van toepassing is. Indien niet, dan start je met het waarderingsproces.



Als het object zich in een slechte materiële staat bevindt, dan bespreek je aan de hand van de selectiecriteria of het nodig is het stuk te behandelen of te restaureren.



Met behulp van de selectiecriteria worden twee vragen beantwoordt: 1. Is het object op zich waardevol? 2. Is het object in relatie tot andere objecten waardevol ?



Indien positief gegeven wordt dan behoren de stukken tot de kerncollectie. In de andere gevallen komen ze in aanmerking voor een andere bestemming Resultaat: Lijst met kerncollectie

Bestemming

   

Kerncollectie Behoud als illustratieve of decoratieve collectie Afstoten – overbrenging naar andere vereniging Vernietigen Resultaat: Geactualiseerd collectieplan

GESCHIEDENIS VAN HET ARCHIEF Stel, je vereniging krijgt een mooi archief van een bekend persoon, een sportclub, een toneelschrijver, een kerkfabriek… aangeboden. In de meeste gevallen zal dit nog niet in een geordende staat in je lokaal toekomen. Hoe begin je eraan? Direct aan de slag met inventariseren? Zijn er andere stappen nodig / nuttig?

De geschiedenis van het archief Een archief is geen verzameling van stoffige papieren of verbleekte foto’s. Een archief kent een dynamische levensloop: van de aanmaak van een document, het versturen van mails tot het opbergen in een archiefdoos. Al wat oudere archieven dreigen in de vergetelheid terecht te komen. Welke levensfases het archief heeft gekend, zijn interessante aspecten om het archief beter te begrijpen. Als je een archief binnenkrijgt, dan start je het best met het in kaart brengen van de historiek van het archief: is het archief vroeger al eens verhuisd? Werden er al archiefstukken gebruikt voor een tentoonstelling? Werd het archief al eens geïnventariseerd?

De geschiedenis van de archiefvormer Een archief is het resultaat van een handeling of een taak die iemand of een organisatie uitvoert. Dit is de archiefvormer. Het ontstaat dus spontaan. Om de archiefstukken beter te begrijpen is het belangrijk de geschiedenis van de archiefvormer na te gaan. STAPPENPLAN GESCHIEDENIS ARCHIEF EN ARCHIEFVORMER Wat?

Hoe?

Wie heeft het archief reeds in bezit gehad? Zijn er ooit al verhuizingen geweest? Is het archief gebruikt geweest voor een tentoonstelling of publicatie?

Navragen bij diegene die het archief overbrengt of er hierover informatie beschikbaar is. Er kan hier ook informatie over zijn in het archief zelf. Bv. een inventaris van een vroegere tentoonstelling kan al een belangrijke bron zijn.

Zijn er elders soortgelijke archieven?

Met behulp van de databanken van Archiefbank Vlaanderen en/of het Rijksarchief kunnen aanverwante archieven in kaart gebracht worden.

Functies, activiteiten, projecten, taken van de archiefvormer. Geschiedenis van de vereniging of persoon.

Statuten, jaarverslagen, websites… kunnen een goed beeld geven van de werking van de archiefvormer. Naast historische werken, kunnen interviews een ruimer inzicht bieden over heden en verleden van een vereniging of een persoon.

GESCHIEDENIS VAN DE COLLECTIE BALLINGS De gemeente Galmaarden heeft sinds maart 2014 in de bibliotheek een aparte ruimte ingericht voor wijlen Jaak Ballings uit Vollezele, waar zijn verzamelde werken en andere archiefstukken worden tentoongesteld. Een reconstructie van de geschiedenis van de collectie.

Jaak Ballings (Gorinchem, 1881 - Jette, 1941) Jaak Ballings was een Vlaams schrijver van toneelstukken. Hij stamde uit een Hamontse teutenfamilie. Hoewel in Nederland geboren, was hij de zoon van een Vlaamse vader en een Waalse moeder. Reeds als tiener begon hij te schrijven en dit bleef hij zijn hele leven doen. Jaak werd onderwijzer te Vollezele maar kreeg een conflict met kasteelheer De Steenhault de Waerbeck, waarop hij naar Brussel vertrok om daar ambtenaar te worden. Ondertussen schreef hij verder, en zijn oeuvre omvat 150 toneelwerken. Deze zijn vaak fantasierijk en humoristisch van toon.

De collectie Ballings: van privé archief … naar museum … naar bibliotheek naar ... In maart 2014 werd het archief van Jaak Ballings overgebracht van het museum naar de bibliotheek. Structuur vinden bleek lang niet zo evident te zijn. De beschikbare inventaris “Leven en werk van Jaak Ballings” is een overzicht van de stukken zoals ze opgesteld waren in het museum in Vollezele. Om de vorming en de actuele orde te begrijpen werd een historiek samengesteld. Lange tijd bewaarde Albert Ballings de verzamelde werken, documenten en attributen van zijn vader in zijn huis in de Consiencestraat te Wemmel. In 1981 werd een eerste tentoonstelling georganiseerd, waarna in de jaren 90 onderhandelingen begonnen over de overbrenging van het archief naar de gemeente Galmaarden. Dit gebeurde in 1997 in de vorm van een bewaargeving. De overeenkomst werd vernieuwd in 2014 in de vorm van een schenking, waarna de collectie in de bibliotheek getoond wordt. HET SMURFENBOEKJE Interview met Michel Matthijs Bij het opmaken van de geschiedenis van de collectie Ballings bleken een aantal stukken niet meer aanwezig te zijn. Stukken die wel vermeld stonden in de inventaris “Leven en werk van Jaak Ballings”. Inventarisatie voor het op te richten museum in Vollezele’. Er werd besloten om de hulp in te roepen van Michel Matthijs, lokaal historicus en nauw betrokken bij de oprichting van het museum in Vollezele. Tijdens het interview wees hij op het bestaan van een smurfenboekje (schriftjes met Smurfen die Shell vroeger gaf als reclame), waarin bruiklenen werden geschreven. Hieruit blijkt dat een aantal stukken niet zijn teruggebracht.

ORDENEN VAN EEN ARCHIEF Je vereniging heeft een archief of meerdere archieven verworven, maar er ontbreekt structuur. Hoe kan je deze ‘papierberg’ of ‘digitale chaos’ toegankelijk maken? Ordenen is het rangschikken van archiefstukken en archiefbestanddelen in overeenstemming met een systematische indeling of een ordeningsplan.

Archief een bijzondere categorie erfgoed De archiefsector definieert een archiefstuk als een stuk dat, ongeacht zijn datum, vorm of drager, naar zijn aard bestemd is om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten. Dit betekent dat archieven een geschreven neerslag is van een activiteit.  Op archief staat geen leeftijd: het hoeven niet steeds stokoude stukken te zijn. Wat we vandaag schrijven, is morgen al archief.  De vorm verwijst naar het soort document dat we opmaken: bijvoorbeeld brieven, verslagen, kaarten, foto’s, rekeningen….  De drager mag je letterlijk nemen, waar is de informatie op geschreven: papier, diskette, CD-Rom, computer, externe harde schijf…. De termen ‘ontvangen’ en ‘opgemaakt’ zijn belangrijk om te begrijpen wat het verschil tussen archief en documentatie / boeken is. Archieven ontstaan spontaan uit ons dagelijks functioneren (bankuittreksel, brieven, facturen…). Archiefstukken zijn hierdoor geen geïsoleerde ‘objecten’ maar staan steeds in relatie tot elkaar. Boeken in een bibliotheek worden volgens onderwerp of auteur geordend; tussen de boeken zelf bestaan er geen of nauwelijks andere relaties. Dit geldt ook voor documentatie. Bidprentjes of rouwbrieven worden omwille van hun thema samengebracht, maar ook hier zijn geen onderlinge relaties.

Ordeningsprincipes archief Een logische ordening van je archief kan op twee verschillende manieren: volgens het organogram of naar functies van de organisatie.  Bij de ordening volgens organisatie volgt de hoofdindeling van het archief de structuur van een organisatie. Bijvoorbeeld Raad van Beheer – Werkgroepen….  De ordening naar functies ontleent de hoofdindeling van het archief aan de taken en activiteiten van een organisatie. Bijvoorbeeld: Erfgoeddag, jaarlijkse quiz, toneelvoorstellingen….

ORDENEN VAN ARCHIEF TWEE VOORBEELDEN Elke persoon of vereniging heeft zijn/haar eigen manier van werken. Diverse soorten acties en projecten worden ontwikkeld en uitgevoerd. Toch zijn er een aantal zaken die steeds terugkomen, zoals vergaderingen, betalen van facturen, maken van publiciteit, brieven beantwoorden…. Een archief ordenen is een weerspiegeling van deze activiteiten. Archivarissen hebben een aantal voorbeeld archiefordeningen uitgeschreven.

Persoonsarchief - Jaak Ballings Jaak Ballings (1881 – 1941) was een Vlaams schrijver van toneelstukken. Zijn oeuvre omvat 150 toneelwerken. Hij zelf en later zijn zoon Albert Ballings hebben het archief bewaard. Sinds 2014 bevindt het archief zich in de bibliotheek van Galmaarden. Het archief bevat kladjes van toneelstukken, krantenartikels, persoonlijke nota’s, diploma’s, briefwisseling…. Voorbeeld van archiefordening van een persoonsarchief A. Algemeen (bv. map met overbrenging van het archief) B. Privé-leven (bv. persoonlijke gegevens, familie en gezin, opleiding…) C. Openbaar leven a. Functie 1 (bv. schrijven van boeken) b. Functie 2 (bv. geven van lezingen / toneelvoorstellingen) … D. Documentatie (bv. krantenknipsels…)

Verenigingsarchief – Sint-Sebastiaansgilde De Koninklijke Schuttersgilde Sint-Sebastiaan van Sint-Pieters-Leeuw bestaat sinds 1488 en is daarmee de oudste sportvereniging van de gemeente. Het oudste deel van hun archief is overgebracht naar het Rijksarchief. Zelf bewaart de gilde stukken uit de 19de en 20ste eeuw. Het archief bevat verslagen, financiële, gildereglementen…. Voorbeeld van archiefordening van een verenigingsarchief A. Algemeen (bv. jaarplannen, Raad van Beheer…) B. Organisatie (bv. statuten…) C. Financieel beheer (bv. begroting, jaarrekening, facturen…) D. Beheer van infrastructuur (bv. clublokaal) E. Activiteiten (bv. eenmalige of weerkerende activiteiten…) F. Promotie (bv. folders, brochures, affiches…) G. Documentatie (bv. film)

OVERBRENGEN VAN ARCHIEF Denk je er aan om je eigen archief of dat van de vereniging over te dragen? Misschien sta je wel voor een verhuis? Of biedt een groep zijn archief aan jullie heemkring aan? Een overbrenging is een mooie aanleiding om werk te maken van andere aspecten van archiefbeheer (selectie, ordeningstructuur, beschrijven van archief, schonen van archief…).

Overbrenging van archief: praktisch Het is belangrijk is om een overbrenging niet hals over kop te doen. Bij de planning en de uitvoering van een overbrenging zijn meerdere mensen betrokken. Goede afspraken tussen de overbrenger en de ontvanger vermijden verrassingen. Voor diegene die overbrengt  Identificeren van de archieven en de bijbehorende werkprocessen  Identificeren van bestaande inventarissen van de over te brengen archieven  Informeren over de voorwaarden tot raadpleging  Opmaken van overbrengingslijst  Indien nodig en nuttig wordt een selectie/schoning doorgevoerd  Verpakken van over te brengen archieven. Indien mogelijk verpakken in archiefdozen Voor diegene die ontvangt  Voldoende ruimte voorzien  Controle van de overgebrachte archieven en inventarissen  Behoud van de originele orde en context van de overgebrachte archieven  Communiceren over de overbrenging (beleid, bestuur van de vereniging…)

Overbrenging van archief: juridisch Overbrenging van een archief kent twee vormen: 1. Een overbrenging in de vorm van een bewaargeving, waarbij de eigendom NIET overgaat van archiefvormer naar archiefbeheerder. 2. Een overbrenging in de vorm van een schenking, waarbij de eigendom overgaat van archiefvormer naar archiefbeheerder.

MEER WETEN Het Rijksarchief in België heeft een aantal brochures met praktische tips: http://arch.arch.be/index.php?l=nl&m=ambtenaar&r=documenten-overbrengen-naar-het-rijksarchief

OVERBRENGEN VAN EEN ARCHIEF EEN PRAKTIJKVOORBEELD De Koninklijke Schuttersgilde Sint-Sebastiaan van Sint-Pieters-Leeuw bestaat sinds 1488. Het oudste archief is te vinden in het Rijksarchief. Een aantal meer recente archiefstukken worden bewaard bij privépersonen. Het bestuur van de gilde wenst het archief veilig te stellen door een overbrenging naar het gemeentelijk archief.

STAPPENPLAN OVERBRENGEN VAN EEN ARCHIEF 1 Contacteer een (archief)bewaarplaats voor de over te brengen archieven. 2

Stel een plan van aanpak op. Omdat overbrenging gewoonlijk geen doorlopende activiteit is, is het verstandig een projectplan op te stellen. Hierin geef je wanneer, wat en hoe je de overbrenging gaat uitvoeren.

Contacteer eventueel collega (archief)beheerders. In het verleden hebben collega’s misschien al een overbrenging uitgevoerd. Het is aan te raden de opgedane expertise te delen.

Ga na of er reeds inventarissen beschikbaar zijn. Vooraleer zelf een overbrengingslijst op te stellen is het nuttig na te gaan of er al overzichten bestaan van het over te brengen archief.

Selectie. Ga na of selectie relevant is in dit stadium. Zijn er bijvoorbeeld dubbels? Zijn er stukken die omwille van hun administratieve, juridische of historische waarde moeten bewaard worden of vernietigd kunnen worden? Vernietigen. Ga na of vernietiging relevant is in dit stadium. Als er stukken op basis van een eerdere selectie kunnen vernietigd worden dan kan deze procedure opgestart worden.

7 8

Stel een overbrengingslijst op. Over te brengen archieven, worden opgenomen in een overbrengingslijst. Schonen en verpakken van over te brengen archief. De archieven en de verpakking zijn best niet vervuild (geen schimmelsporen, niet aangetast door vocht, geen roestige metalen of geen plastics met weekmakers). Overbrengen en controle. Eens de overbrenging voltooid is, wordt controle uitgevoerd op de overgebrachte archieven. Deze stappen vormen samen het dossier ter documentatie van de overbrenging.

Elementen voor het opmaken van een overbrengingsdocument:       

Benoem de partijen (overbrenger en ontvanger) Specificeer de vorm van de overbrenging: een bewaargeving of schenking In geval van een bewaargeving bepaal de periode (10, 20, 30… jaar) Verplichtingen van de ontvanger Verplichtingen van de overbrenger Specificeer de voorwaarden tot raadpleging en ontlening Geef in bijlage ook een overbrengingslijst met een overzicht van de over te brengen archiefstukken

OVERHEIDSARCHIEF Stel, de gemeente vraagt of je vereniging het archief van de gemeente wil beheren. Of je krijgt een archief van een kerkfabriek binnen. Een situatie waar historische en heemkundige kringen regelmatig mee geconfronteerd worden. Uiteraard is dit archief interessant voor je vereniging, maar mag / kan de heemkring zorg dragen voor een overheidsarchief?

Overheidsarchief? Op basis van de archiefvormer wordt de archiefsector opgedeeld in de openbare publiekrechtelijke archieven en de private sector. Onder de openbare sector verstaan we de archieven van steden, gemeenten, provincies, OCMW, kerkfabrieken en andere publiekrechtelijke rechtspersonen. In de private sector zitten privaatrechtelijke archieven van personen, families en organisaties. Voor beide sectoren zijn aparte regels uitgeschreven. De openbare sector is meer geregeld dan de private sector.

Archiefzorg en archiefbeheer Archiefzorg is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. Dit onderdeel behandelt een aantal beleidsmatige aspecten. Archiefbeheer is het praktisch organiseren en uitvoeren van de archiefvorming, het ontsluiten, het toegankelijk maken, het selecteren, het vernietigen of bewaren en het beschikbaar stellen van de archiefdocumenten. Dit houdt in dat een overheid kan beslissen zijn archief in beheer te geven aan een externe groep, maar blijft steeds politiek verantwoordelijk voor het archief. Overheidsarchief is en blijft openbaar domein. Het praktische beheer kan toegewezen worden.

Wet- en regelgeving Behalve specifieke regelgeving voor publiekrechtelijke archieven, bestaat er ook wetgeving die een invloed heeft op archiefbeheer:  Archiefdecreet of decreet betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking van 9 juli 2010  Gemeentedecreet van 15 juli 2005  Provinciedecreet van 9 december 2005  OCMW decreet van 19 december 2008  Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten  Privacywet van 8 december 1992  Decreten openbaarheid van bestuur  Auteursrecht  Portretrecht Meer informatie op: http://www.bestuurszaken.be/regelgevend-kader-voor-informatiebeheer

OVERHEIDSARCHIEF PLAN VAN AANPAK Hoe kunnen de regels vermeld in het archiefdecreet in de praktijk gebracht worden? Het decreet legt geen gedetailleerde eisen op. Het zegt enkel aan welke doelstellingen een zorgdrager moet voldoen en geeft hen de operationele vrijheid om te kiezen op welke wijze ze deze doelstellingen willen bereiken. Hierbij een stappenplan om je op weg te helpen.

STAPPENPLAN BEHEER OVERHEIDSARCHIEF 1

Is er een archiefbeheersplan? Een archiefbeheersplan is een gestructureerd overzicht van alle archiefdocumenten die bij een overheid berusten. Voor elke soort van informatie wordt documentatie aangelegd. Op basis van een archiefbeheersplan kan een beheerder de documenten op een gestructureerde manier ordenen, selecteren, overbrengen en eventueel vernietigen.

Is er een ordeningsplan (synoniem klassement)? Het ordeningsplan is een plan voor de ordening van een archief, dat bepaalt waar welke archiefdocumenten of archiefbestanddelen moeten opgeslagen worden. Vroeger uitgevoerde inventarisaties bieden een inzicht in de ordening. Indien dit niet aanwezig is, kan een ordeningsplan voorgesteld worden.

Is er een selectielijst? Een goed archiefbeheer impliceert ook dat op regelmatige basis archieven geselecteerd worden die in aanmerking komen om vernietigd te worden (dubbels, verstrijken van bewaartermijn, weinig of geen historische waarde). Selecteren is niet hetzelfde als schonen. Dit laatste is het archief ontdoen van onzuiverheden: plastic, metalen clipsâ&#x20AC;Ś. Is er een procedure voor vernietiging? Vernietigen betekent dat archiefstukken in stoffelijke zin teniet worden gedaan. Er worden best goede afspraken gemaakt vooraleer wordt overgegaan tot vernietiging Is er een inventaris? Een inventaris is een systematisch ingedeelde toegang op een archief, of een deel ervan. Dit kan een databank, een mappenstructuur, Word document, Excel lijstâ&#x20AC;Ś zijn. Waar bevinden de archieven zich? Is er een aparte archiefruimte of worden de documenten in de kantoren bewaard? Zijn er afspraken rond de raadpleegbaarheid van archieven? Samen met de verantwoordelijke overheid worden afspraken gemaakt over de voorwaarden tot raadpleging, de beveiliging en de wijze waarop archieven geraadpleegd kunnen worden.

6 7

MEER WETEN Sinds 2010 is de Vlaamse Gemeenschap bevoegd voor de controle en de ondersteuning van het archiefbeheer bij overheden waar ze toezicht op uitoefenen. De Vlaamse Gemeenschap publiceert op haar website regelmatig hulpmiddelen: http://www.bestuurszaken.be/beheren-van-archieven

MIJN EIGEN ARCHIEF BENOEMEN VAN DOCUMENTEN Je draagt vaak zorg voor erfgoed van anderen. Soms durven we ons eigen archief te vergeten. Verslagen, brieven, foto’s… van je eigen vereniging zijn zeker zo waardevol. Maar hoe verander je zorgen over je archief in zorgen voor je archief?

Benoemen van documenten Het op een uniforme benoemen van documenten bespaart heel wat tijd bij het opzoeken. Een logische naam maakt meteen duidelijk wat de inhoud zal zijn. Documenten bestaan uit een aantal elementen die het document (inhoudelijk) typeren. Ze geven een identiteit aan het document:  De redactionele vorm geeft aan over welk soort document het gaat (verslag, begroting, agenda…).  De naam van diegene die het document heeft aangemaakt.  De datum waarop het document werd opgesteld.  Het ontwikkelingsstadium geeft aan in welke fase een document zich bevindt (klad, concept…).  De versie van het document geeft aan hoe vaak en wanneer eenzelfde document werd aangepast. Specifiek voor digitale documenten gelden een aantal regels:  Bestandsnamen zijn ideaal maximum 31 letters lang, inclusief het punt en de extensie.  Gebruik in een bestandsnaam enkel: Letters a-z Cijfers 0-9 Undersore _  Gebruik nooit: Spatie Leestekens !:.(?,)’;… Diakritische tekens éàùçè Speciale tekens /*%@|#§$ Om het ordenen op computer eenvoudig te maken, is het aangewezen om de notering voor de datum: JJJJMMDD (jaar - maand - dag) aan te houden (bijvoorbeeld 20130218 om 18 februari 2013 aan te duiden). Dan staat alles automatisch van jong naar oud of omgekeerd. Voorbeelden benoemen documenten 20141225_Verslag_algemene_vergadering_versie_1 20141130_Begroting_2015_definitief 20150101_Brief_overdracht_archief

MIJN EIGEN ARCHIEF ORDENEN VAN DOCUMENTEN Behalve het goed benoemen van een document, is het aan te raden documenten een logische plaats te geven in de archiefkast en op je computer. Een logisch samenhangende mappenstructuur kan je helpen documenten terug te vinden. Hieronder een voorbeeld van mappenstructuur voor vzw’s.

Een mappenstructuur opbouwen Onderstaande mappenstructuur vertrekt van een modelordeningsplan dat je als basis kunt gebruiken om zelf een goede ordening uit te werken: 1. Algemeen 1.1. Jaarverslagen en jaarplannen 1.2. Stukken van de Raad van Beheer 1.2.1. Samenstelling 1.2.2. Agenda’s 1.2.3. Notulen 1.2.4. Werkstukken 1.3. Stukken van de Algemene vergadering 1.3.1. Samenstelling 1.3.2. Agenda’s 1.3.3. Notulen 1.3.4. Werkstukken 1.4. Stukken van werkgroepen 1.5. Briefwisseling 1.5.1. Inkomende brieven 1.5.2. Kopie van uitgaande brieven 1.5.3. Adressenbestand 2. Organisatie 2.1. Stukken met betrekking tot de oprichting 2.2. Statuten 2.3. Ledenbeheer 2.4. Financieel beheer 2.4.1. Begrotingen 2.4.2. Jaarrekeningen 2.4.3. Subsidies 2.5. Infrastructuur 3. Activiteiten 3.1. Jaarlijks weerkerende activiteiten 3.2. Eenmalige activiteiten 3.3. Projecten 3.4. Promotie (folders, nieuwsbrief, tijdschrift…) 3.5. Vorming 4. Documentatie en onderwerpsmappen

BESCHRIJVEN VAN EEN COLLECTIE Als heemkring, museum, vereniging krijg je vaak voorwerpen aangeboden welke de historiek van je organisatie documenteren. Door aankoop, verwerving of schenking groeit de collectie echter snel aan. Hoe bekom je een overzicht? Voor alle collecties binnen een museum is het van belang om zoveel mogelijk relevante gegevens over de bewaarde objecten te verzamelen en systematisch te registreren.

STAPPENPLAN BESCHRIJVEN VAN EEN COLLECTIE VOORWERPEN 1

Verzamel de bestaande informatie over de voorwerpen Zijn er in het verleden al inventarisfiches gemaakt? Beschikt de vereniging over een catalogus? Kent de vereniging de verwervingshistoriek van de voorwerpen?

Stel een collectieplan op Vooraleer elk object individueel te beschrijven, is het nuttig om een overzicht samen te stellen. Hierin kan de informatie van stap 1 verwerkt worden. Een collectieplan:  zet aan tot nadenken over de missie – het erfgoedverhaal van de vereniging  brengt de geschiedenis van de collectie in kaart  geeft inzicht in de samenstelling en betekenis van de collectie  kan leiden tot aanscherping van het collectieprofiel  verschaft aanknopingspunten voor afstemming met collega erfgoedbeheerders  brengt achterstanden in het collectiebeheer in kaart en zet aan tot actie

Stel een prioriteitenlijst op Vaak zijn collecties te groot om als geheel beschreven te worden. Een indeling in deelcollecties leidt tot een beter overzicht in een collectie. Een deelcollectie is een cluster objecten die onderlinge samenhang vertoont. Bijvoorbeeld voor wat betreft thema, chronologie, geografie, materiaalsoort of herkomst. Welke indeling je kiest hangt af van wat binnen de eigen vereniging het meest logisch en werkbaar is. Op basis van deze deelcollecties kunnen keuzes gemaakt worden welke voorwerpen prioritair geïnventariseerd worden.

Kies je inventarisatiesysteem Voor een vereniging is de keuze voor een online databank, een software of beschrijvingskaart afhankelijk van diverse factoren (financiële middelen, ICT kennis…).

Beschrijf je voorwerpen Bij de afwegingen over het beschrijvingsniveau moet een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen de basisgegevens en gegevens die op langere termijn ingevuld kunnen worden. Basisgegevens  Objectnummer  Objectnaam  Beknopte beschrijving  Datering  Standplaats  Uitgebreide beschrijving  Informatie over materiaalsoort(en), afmetingen, verwerving, materiële toestand…

Maak foto’s van de voorwerpen De beschrijving van een voorwerp wordt gedocumenteerd met behulp van één of meerdere foto’s.

EEN COLLECTIEPLAN VOOR DE PEDEMOLEN Elke persoon of vereniging heeft zijn/haar eigen manier van werken. Diverse soorten acties en projecten worden ontwikkeld en uitgevoerd. Toch zijn er een aantal zaken die steeds terugkomen, zoals vergaderingen, betalen van facturen, maken van publiciteit, brieven beantwoorden…. Een archief ordenen is een weerspiegeling van deze activiteiten. Archivarissen hebben een aantal voorbeeld archiefordeningen uitgeschreven.

Opstellen van een collectieplan Een collectieplan biedt een inzicht in de totaliteit van de collectie voorwerpen: historiek, soorten objecten, materiële toestand4. Het geeft met andere woorden de mogelijkheid om prioriteiten te bepalen. De Pedemolen maakte een Excel-lijst van de voorwerpen. De structuur van de lijst is gebaseerd op de verschillende ruimtes in de molen en het woonhuis. Een handige brochure voor het opstellen van een collectieplan is terug te vinden op de volgende website: http://www.depotwijzer.be/sites/default/files/files/handreiking_voor_het_schrijven_van_een_collectieplan.pdf

In kaart brengen van deelcollecties Als de collectie te groot is om in zijn geheel te beschrijven, is het aangewezen om deelcollecties in kaart te brengen en te beschrijven. Voor de Pedemolen zijn dit bijvoorbeeld de volgende deelcollecties:  Gereedschap van de molenaar  Persoonlijke voorwerpen van de molenaar  Schilderijen  Molentjes met de hand aangedreven (bv. koffiemolens)  Voorwerpen eigen aan het maalprocedé  Heemkundige voorwerpen  Foto’s Een nuttig werkinstrument voor het in kaart brengen en beschrijven van deelcollecties is het Nederlandse Museum Inventarisatie Project: http://www.musip.nl/. Via de zoekfunctie kun je op zoek gaan naar erfgoedcategorieën. Dit geeft samenhang aan je collectie. FARO, steunpunt voor cultureel erfgoed, ontwikkelde het COMETA model. Cometa is een praktisch model dat voor en door cultureel-erfgoedinstellingen werd ontwikkeld om iedereen in Vlaanderen die een collectiebeschrijving wil maken, snel op weg te helpen: http://www.faronet.be/dossier/cometa

INVENTARISFICHE BESCHRIJVEN VAN OBJECTEN Hoe breng je structuur in de informatie die je hebt over een object? In de museumsector werden beschrijvingsstandaarden afgesproken. Aan de hand van vooraf gedefinieerde velden wordt een object beschreven. Waarschijnlijk zal je niet alle velden meteen kunnen invullen. Dit is niet zo erg, achteraf kunnen nog aanvullingen gebeuren.

VOORBEELD VAN INVENTARISFICHE Naam van de vereniging

Naam van de vereniging die het object beheerd: hetzij als eigenaar hetzij als beheerder voor een andere organisatie.

Auteur van de inventaris

Diegene die het object heeft beschreven. Dit veld is handig om bij controle en/ of twijfel de auteur te contacteren.

Status

Informatie over de status van de beschrijving: nog niet afgewerkt, afgewerkt, afgewerkt en mag gepubliceerd worden.

Collectienaam

Behoort het object tot een groter geheel of deelcollectie? Indien dit het geval is dan kan in dit veld de deelcollectie gespecificeerd worden.

Inventarisnummer

Het unieke nummer dat het object (of de groep objecten) identificeert en op het object is aangebracht of eraan bevestigd wordt.

Objectnaam

Duid met één term aan om welk soort object het gaat (schilderij, hamer, foto…).

Titel

Sommige objecten hebben een titel: bijvoorbeeld schilderij de Nachtwacht.

Vervaardiger

Indien de maker van het object bekend is, dan kan dit in dit veld geschreven worden.

Inhoudelijke beschrijving

In dit veld kan een ruime beschrijving gegeven worden van het object.  Wie gebruikte het?  Waarvoor werd het gebruikt?  Voor een foto: welke personen, gebeurtenis, fotograaf...

Datum

Indien bekend, zo specifiek mogelijk dateren. Anders indicatie van periode geven.

Afmetingen

Hoogte, breedte, diepte: best uitdrukken in cm.

Toestand

Is het object volledig? In welke materiële toestand (goed, redelijk, slecht) is het object? Is een behandeling nodig?

Beheer

Hoe is object verworven? Is het in eigendom of bruikleen van de vereniging? Komt het object in aanmerking om afgestoten te worden?

Documentatie

Waar is nog extra informatie te vinden over het object?

Standplaats

Waar bevindt het object zich? In een publieke ruimte of bewaarplaats?

Foto

Het is aan te raden om bij de inventarisfiche één of meerdere foto’s toe te voegen.

INVENTARISFICHE WERKINSTRUMENTEN In de erfgoedsector zijn er diverse inventarisatieprogrammaâ&#x20AC;&#x2122;s. Je kan kiezen tussen online en/of offline databanken. In een aantal gevallen biedt een papieren fiche een oplossing, omdat in sommige depots geen internet of computer voorhanden is.

Inventariseren met Word en Excel Indien je niet beschikt over een databank of moeilijk toegang hebt tot internet, dan kan je nog steeds aan de slag met Word of Excel. In deze programmaâ&#x20AC;&#x2122;s kun je vooraf gemaakte formulieren maken. In deze formulieren zijn de invulvelden van de inventarisfiche opgenomen. Indien je geen Microsoft licentie hebt dan kan je gratis het Open Office softwarepakket binnenhalen. Dit programma heeft dezelfde functies als Word en Excel. Je kan het vinden op: https://www.openoffice.org/ Wil je zeker zijn dat er geen informatie gewijzigd wordt dan kan je de documenten omzetten in een pdf formaat. PDF creator is een gratis programma: http://www.pdfforge.org/pdfcreator

Inventariseren met ErfgoedPlus De provincies Vlaams-Brabant en Limburg bieden het online inventarisatieprogramma ErfgoedPlus aan. Met behulp van dit programma kan je je objecten eenvoudig beschrijven: http://www.erfgoedplus.be/.Op de website krijg je meer uitleg over het gebruik van het programma en de invulvelden. Een voorbeeld:

MATERIEEL BEHEER VAN ERFGOED De nachtmerrie van elke erfgoedbeheerder is dat er iets gebeurd met zijn collectie. Een brand, wateroverlast, dieven… je mag er niet aan denken dat het je vereniging overkomt. Ook kleinere zaken kunnen schade toebrengen. Een gewaarschuwd mens is er twee waard.

Vaststellen van schade Samen met andere vrijwilligers en medewerkers kan er een scorekaart gemaakt worden. Deze kaart bevat 8 mogelijke schades: 1. Mechanische schade: door verkeerd gebruik en/of geweld (bijvoorbeeld boeken die uit de band hangen, scheuren in papier) 2. Biologische schade: schimmels, bacteriën 3. Chemische schade: door stoffen aanwezig op of in het document of voorwerp (bijvoorbeeld verzuring of inktvraat) 4. Plaagschade: insecten, knaagdieren 5. Lichtschade: verkleuring en vervaging als gevolg van licht 6. Brandschade: schade als gevolg van brand, bijvoorbeeld brandgaten, rookschade 7. Waterschade: schade als gevolg van water, bijvoorbeeld lekkage 8. Verlies: door bijvoorbeeld diefstal, vandalisme…. Boosdoeners welke de oorzaak zijn van de schade, zijn een verkeerde temperatuur, een verkeerde relatieve vochtigheid en licht (dit laatste uitgedrukt in lux). Materiaalsoort bewaaromstandigheden

Temperatuur in °C

RV in %

Max. lux

Papier

16-18

50-55

Textiel en kostuums

16-18

48-55

Leder, bont en veren

18-20

48-55

Hout

16-20

48-55

150

Tin

14-25

Max. 45

Andere metalen: zilver, koper, lood, ijzer, zink

2-25

Max. 45

Keramiek, email

18-20

43-45

300

Glas

18-20

300

Mineralen

16-22

Steen

2-25

constant

Plantenmateriaal

Max.20

48-55

Kunststof: cellulose

Max. 10

150

Kunststof: nylon

Max. 10

150

Foto

10-18

30-35

Magnetische dragers

17-20

LP, CD en DVD

12-20

40-55

Diskettes

Max. 18

35-50

MATERIEEL BEHEER ENKELE TIPS Materieel beheer en het creëren van de ideale bewaaromstandigheden schrikken flink wat erfgoedbeheerders af. Niet enkel omdat het hier vaak gaat om specialistenwerk, maar ook omwille van een vrees voor een financieel hoog kostenplaatje. Nochtans kan door een aantal haalbare ingrepen, die niet veel geld hoeven te kosten, al heel wat schade voorkomen worden. Zoals steeds is voorkomen beter dan genezen.

Fysieke schade voorkomen  Kijk na of vloeren over voldoende draagkracht beschikken  Vermijd te lichte materialen om (interne) muren, waar objecten aan bevestigd worden, te bouwen  Vermijd onstabiele opbergsystemen (bv. verouderde kasten)  Voorzie voldoende ruimte tussen objecten, zodanig dat ze niet op elkaar kunnen vallen  Voorkom te veel manipulatie van de objecten Brand voorkomen  Werk elektriciteit weg  Voorkom ontvlambare stoffen (bv. bepaalde verfsoorten)  Maak een afsprakennota met de brandweer  Voorzie brandblussers Diefstal voorkomen  Identificeer de meest waardevolle objecten en zorg voor een veilige bewaarplaats. In geval van een tentoonstelling stel je de stukken zichtbaar op voor suppoosten  Zorg voor stevige deuren, goed sluitende ramen, rolluiken…  Alarmsysteem  Afsprakennota met lokale politie Waterschade voorkomen  Plaats objecten niet te dicht tegen de muur, anders mogelijkheid tot interactie met muurvocht  Plaats objecten niet rechtstreeks op de grond  Hou natte jassen en paraplu’s in een garderobe of een afgezonderde ruimte  Hou planten en bloemen uit het museum of het depot Ongedierte voorkomen  Stop kieren en spleten toe  Herstel losse tegels  Controle van objecten die binnenkomen  Regelmatig opruimen van rommel  Goed afsluiten en regelmatig legen van afvalemmers  Laat geen etensresten achter  Voorkom temperatuurschommelingen

LEESTIP “Hebben en houden. Tips om je erfgoed gezond te houden” http://www.faronet.be/files/pdf/pagina/hebben_en_houden.pdf

ERFGOEDDEPOTS Plaatsgebrek? Iedereen kent het wel. Waar kunnen nieuwe erfgoedstukken naartoe gebracht worden? Is er een mogelijkheid om het bestaande depot uit te breiden? Of richten we het efficiënter in? Dit zijn vragen met een financiële weerslag voor de organisatie. Immers, erfgoeddepots kosten geld. Vermijd in elk geval overhaaste beslissingen.

Waardestelling van je erfgoedcollectie Voor je gaat zoeken naar een geschikt depot, is het aan te raden de collectie onder de loep te nemen. Een nauwkeurig inzicht in je collectie, biedt je een leidraad voor de keuze van een depot en de inrichting ervan. Centraal staat de vraag: welke stukken behoren tot de kerncollectie van de vereniging? Het is immers niet nodig om alle stukken in een mooi depot onder te brengen. Enkel de meest waardevolle stukken worden opgenomen in een erfgoeddepot.

Soorten erfgoeddepots Wat verwacht je vereniging van het erfgoeddepot? Hoe zie je de opdeling van ruimtes in je depot? Zijn er meerdere functies nodig in het depot? De onderstaande ruimtelijke indeling is slechts hypothetisch en schematisch. De haalbaarheid hangt af van de beschikbare budgetten.  Publieke zone zonder erfgoed (vestiaire, sanitair, inkomhal…)  Niet-publieke zone zonder erfgoed (afzonder kantoor, kopieerruimte…)  Publieke zone met erfgoed (leeszaal, tentoonstellingsruimte…)  Niet publieke zone met erfgoed (aparte bewaarruimte)

Budgetten Met welke financiële posten dien je rekening te houden bij de bouw of verbouwing van een ruimte tot erfgoeddepot?  Eenmalige kosten - Aankoop gebouw - Bouw van een depot - Herinrichting van een depot  Weerkerende kosten - Onderhoud van het gebouw / herstellingen - Verzekeringen - Aankoop van materialen voor materieel beheer - Eventuele onderhoudscontracten (brandpreventie, klimatisatie…) MEER WETEN De Vlaamse provincies ontwikkelden een website over erfgoeddepots. Op deze website staan praktische en handige tips. Het gebouw, de exploitatie van het gebouw en het beheer van de erfgoedcollectie komen ruim aan bod: http://www.depotwijzer.be/

ERFGOEDDEPOTS HULPLIJNEN Een eigen goed uitgerust depot is een droom van veel verenigingen. Maar vaak vormen beperkte budgetten een obstakel. Om deze droom toch te kunnen realiseren, worden enkele hulplijnen gegeven.

Erfgoedcel Pajottenland en Zennevallei en provincie Vlaams-Brabant Een erfgoeddepot of bewaarruimte is geen geïsoleerde doelstelling. Immers, wat heb je aan een goed ingericht depot als de erfgoedstukken in een slechte materiële toestand verkeren. Het ingericht depot gaat dit niet kunnen verhelpen. Erfgoedcel Pajottenland en Zennevallei biedt ondersteuning bij de uitwerking van een erfgoeddepot of -ruimte. De depotconsulent van de provincie Vlaams-Brabant kan je helpen bij het maken van keuzes en het bouw/inrichten van een depot of bewaarruimte. 

Provinciale subsidies: http://www.vlaamsbrabant.be/vrije-tijd-cultuur/cultuur/erfgoed-en-monumentenzorg/index.jsp

Een eigen erfgoeddepot of erfgoedruimte Als je de mogelijkheid ziet een eigen erfgoedruimte of -depot te ontwikkelen, zijn er een aantal aspecten om je keuze af te wegen:  Is de draagkracht van de vloer voldoende groot? Afhankelijk van de hoogte van de rekken en het maximale gewicht van de bewaarde collectie: - een draagkracht van 700 tot 1000 kg/m² voor depots met vaste rekken - een draagkracht van 1000 tot 1500 kg/m² voor depots met mobiele rekken  Is de ruimte voldoende beschermd tegen zonlicht? Zijn er bijvoorbeeld (grote) vensters?  Is de ruimte voldoende beschermd tegen indringend vocht?  Zijn er risico’s in de omgeving van het depot? Bevindt je depot zich bijvoorbeeld in overstromingsgebied?  Zijn elektriciteitskabels of waterleidingen voldoende weggewerkt?

Samenwerking loont Een eigen depot of een gezamenlijk erfgoeddepot? In je gemeente of in de streek zijn er ongetwijfeld nog organisaties met een depotnood. Een gemeenschappelijk depot kan een antwoord bieden aan deze behoefte. Samenwerken vergroot eveneens de kans op financiële ondersteuning.

Gluren bij de buren Misschien is er in je gemeente al een museum of archief werkzaam met een erfgoeddepot. Ook hier kan samenwerking een oplossing bieden. Het overbrengen van een collectie kan overwogen worden, ofwel is een bezoekje bij de collega erfgoedbeheerders al een inspiratie om je eigen depot / bewaarruimte vorm te geven. 

Ga eens naar http://www.depotwijzer.be/depot voor een aantal voorbeelden van erfgoeddepots.

DIGITALISEREN Digitaliseren van erfgoed heeft een aantal voordelen. Digitale documenten kunnen gebruikt worden voor nieuwe vormen van publiekswerking. Bezoekers kunnen makkelijker je collectie raadplegen. Tevens wordt het origineel gevrijwaard van teveel manipulatie. Maar hoe ga je tewerk?

Digitaliseren en scannen Digitaliseren is de algemene term om aan te geven dat een erfgoedstuk van een analoge naar een digitale vorm gaat. Scannen wordt veelal in een archiefcontext gebruikt. Het is een archiefdocument in een digitaal formaat omzetten. Voor zowel digitaliseren als scannen gelden een aantal vuistregels.

Digitaliseren: hoe? STAPPENPLAN DIGITALISEREN 1

Doelstelling

Waarom digitaliseren? Is het digitaliseren een doel op zich of wordt het gebruikt als instrument om een ander doel te bereiken? De voorkeur gaat uit naar de tweede optie. Je vereniging omschrijft best goed de doelstellingen van digitaliseren.

Techniek

Taken

Selectie

Fysieke staat

Welke techniek gaat je vereniging gebruiken: soort scanner, andere hardware, software, opslagcapaciteit…? Het doel en de beschikbare middelen zullen hierin een bepalende rol spelen. Wie doet wat? Vastleggen van verantwoordelijkheden is nuttig. Wie kan digitaliseren? Is er vorming nodig? Welke erfgoedstukken komen in aanmerking voor digitalisering? Het opmaken van een prioriteitenlijst kan de richting bepalen welke stukken eerst aangepakt worden. Zeker bij het scannen van documenten, is het aan te raden eerst de fysieke staat van het document te bekijken. Is er schade? Probeer deze eerst dan te herstellen. Voor je begint te scannen is het aan te raden het stuk proper te maken. Opgelet! Indien het stuk beschadigd zou worden door het te scannen, kies dan voor een foto van het document.

Controle

Na scannen of digitaliseren, wordt gecontroleerd of de kwaliteit van de digitale versie goed is.

Registreren

Een digitale versie heeft pas zin als je het ook makkelijk terugvindt. Zorg dus voor een goede beschrijving en registratie.

MEER WETEN Het Belgische Rijksarchief maakte een handige gids om digitaliseren en scannen vorm te geven. “Wij gaan digitaal” is te vinden op: http://www.arch.be/docs/brochures/we_gaan_digitaal.pdf

DIGITALISEREN HULPMIDDELEN Digitaliseren is een technisch verhaal. Het samenvatten van technische vereisten en criteria zou onrecht doen aan de complexiteit en kan leiden tot verwarring over de te gebruiken technieken. Vandaar een overzicht van werkinstrumenten voor diverse soorten erfgoed.

Werkinstrumenten digitaliseren Erfgoedcel Pajottenland en Zennevallei schreef samen met de provincie Vlaams-Brabant een handleiding voor het digitalisering van foto’s en prentkaarten: http://www.vlaamsbrabant.be/binaries/Handleiding_bij_digitaliseren_tcm5-81363.pdf Wil je documenten scannen dan kan je een beroep doen op verschillende werkinstrumenten:  FARO, Steunpunt voor cultureel erfgoed: http://www.faronet.be/files/bijlagen/e-documenten/digitaliseren_handboek.pdf  AMVB, Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel http://www.projectcest.be/images/d/d2/AMVBpraktischeHandleiding2010123.pdf  Rijksarchief: http://www.arch.be/docs/brochures/digitale_documenten_bewaren.pdf De provincie Oost-Vlaanderen ontwikkelde een praktisch hulpmiddel voor het fotograferen van objecten: http://www.museuminzicht.be/docs/nl/qa/4051wegwijzer%20erfgoed%20inzichtelijk1.pdf

Digitale duurzaamheid Je hebt het ongetwijfeld al eens meegemaakt: documenten die niet meer open gaan of Chinese tekens op je scherm. Door de snelle evolutie in ICT, lopen organisaties het risico aan digitaal geheugenverlies te gaan lijden. Om hieraan te verhelpen werken een aantal expertisecentra aan het verbeteren van de digitale duurzaamheid:  Het Vlaams Instituut voor Archivering: http://viaa.be/nl/  Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox: http://www.projectcest.be/index.php/Hoofdpagina  Op de website http://www.expertisecentrumdavid.be/ zijn er tools te vinden om jouw digitaal archief op lange termijn toegankelijk te houden.  Ook de depotwijzer wijdt een hoofdstuk aan digitale duurzaamheid: http://www.depotwijzer.be/digitale-duurzaamheid SURFTIP De heemkring van Gooik is een mooi voorbeeld van digitale publiekswerking. Delen van hun collectie kunnen geraadpleegd worden op hun website: http://www.heemkunde-gooik.be/

RAADPLEGEN VAN ERFGOED Erfgoed bewaren om te bewaren is meestal geen doel op zich. De vraag van het publiek en het beleid om erfgoed ter beschikking te stellen wordt als maar groter. Uiteraard is dit ook onderworpen aan een aantal voorwaarden. De beschikbare middelen bepalen mee de graad van raadpleegbaarheid.

Wat is raadpleegbaarheid? Raadpleegbaarheid is een koepelbegrip voor diverse deelaspecten. De grens tussen de drie genoemde deelaspecten is soms dun, wel is het van belang deze daar waar mogelijk samen te behandelen.  Raadpleegbaarheid heeft betrekking op de vraag of documenten / erfgoedstukken al dan niet mogen ingekeken worden en onder welke voorwaarden. Bv.: een bezoeker dient een aanvraag in om een dossier in te kijken. Het bestuur bepaalt rekening houdend met de wettelijke bepalingen of dit dossier mag geraadpleegd worden. Ook de overbrenger van een erfgoedstuk kan beperkingen opleggen aan de raadpleging. En in een aantal gevallen zal de materiële staat van het erfgoed bepalen of het kan geraadpleegd worden.  Beveiliging sluit een oneigenlijk gebruik van documenten uit en garandeert de authenticiteit en integriteit van documenten. Bv.: de bezoeker mag hetzelfde dossier raadplegen, maar er moeten voldoende maatregelen genomen worden zodat het niet gewijzigd kan worden. Dit geldt ook voor digitale objecten.  Toegankelijkheid verwijst naar de wijze waarop erfgoed doorzoekbaar is. Diverse instrumenten stellen de gebruiker in staat het archief te doorzoeken en de juiste informatie te vinden. Bv.: het erfgoed mag geraadpleegd worden, maar de vraag is waar het erfgoed zich bevindt.

Voorwaarden tot raadpleging Indien een erfgoedstuk kan en mag geraadpleegd worden dan bepaalt de zorgdrager best op welke manier dit gebeurt. De wijze van raadpleging kan verschillen per doelgroep:  Medewerkers van de erfgoedbeheerder  Medewerkers van collega erfgoedbeheerders  Het publiek (externe gebruikers) Bij de uitwerking kan rekening gehouden worden met:  Of raadpleging al dan niet kosteloos is  Waar de stukken kunnen worden geraadpleegd  Of er fotokopieën of scans of foto’s kunnen worden gemaakt  Hoe de gebruiker zich dient te registreren  Wat toegelaten is in een leeszaal  Hoe de beheerder vermeld dient te worden Het is aan te raden deze afspraken te beschrijven in een afsprakennota of een leeszaalreglement.

TOEGANKELIJKHEID VAN ERFGOED Eens de voorwaarden bepaald zijn voor het raadplegen van erfgoed, volgt de bekendmaking naar het grote publiek. Welke instrumenten stel je ter beschikking aan het publiek om je collectie te doorzoeken? Flink wat mogelijkheden zijn voorhanden.

Een “klassieke” inventaris Een inventaris is een systematisch ingedeelde toegang op een erfgoedcollectie, of een deel ervan. Deze kan zowel analoog als digitaal zijn. Of je deze inventaris online ter beschikking stelt, is afhankelijk van de mogelijkheden van je verenging (zowel financieel als technisch).

Een online databank? In een digitaal tijdperk wordt van erfgoedverenigingen verwacht dat ze de digitale snelweg gebruiken om hun collectie kenbaar te maken. Een databank is een mogelijkheid, maar vraagt van de gebruiker een zekere technische kennis. Indien dit te hoog gegrepen is dan kan gewerkt worden met de programma’s zoals Word en Excel. Om deze online ter beschikking te stellen biedt Pdf creator de mogelijkheid documenten om te zetten in een pdf. Dit heeft als voordeel dat documenten relatief makkelijk op je eigen website of deze van de gemeente kan geplaatst worden. Pdf creator is een gratis programma: http://www.pdfforge.org/pdfcreator.

Opnieuw het wiel uitvinden? Zelf een databank ontwikkelen? Het vraagt heel wat tijd en technische kennis om dit tot een goed einde te realiseren. Ga daarom te rade bij collega erfgoedbeheerders.  Ga bijvoorbeeld eens kijken bij de heemkundige kring van Gooik: http://www.heemkunde-gooik.be/. Achter deze website zijn diverse databanken verscholen. Een aantal van deze gegevensbanken staan gratis ter beschikking van erfgoedbeheerders.  Erfgoedplus is een registratiesysteem van de provincie Vlaams-Brabant en Limburg. Dit online systeem is gebaseerd op internationale beschrjvingsstandaarden. Het kan gebruikt worden om je collectie systematisch te beschrijven en ter beschikking te stellen: http://www.erfgoedplus.be/.  Wil je een archief registreren dan kan dit met behulp van Archiefbank Vlaanderen: http://www.archiefbank.be/

Toegankelijkheid een andere invalshoek Toegankelijkheid heeft niet enkel te maken met het kunnen (terug)vinden van erfgoedstukken door het publiek. De fysieke toegang tot je collectie dient ook in overweging genomen te worden. Een praktische handleiding kan geraadpleegd worden op: http://www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/onroerend-erfgoed-en-toegankelijkheid