Documentación del proyecto bibliotecario

UNIVERSIDAD MODULAR ABIERTA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS LICENCIATURA EN INFORMÁTICA

TITULO: IMPLEMENTACION DE UN PROTOTIPADO BIBLIOTECARIO PARA LA UNIVERSIDAD MODULAR ABIERTA A DESARROLLARSE EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR, DURANTE EL PERIODO COMPRENDIDO DE JUNIO A DICIEMBRE DEL 2023

NOMBRE DE ESTUDIANTE: HELEN GABRIELA GARCIA BARRIENTOS JESSICA LISSETTE SEGURA LOPEZ JOAQUÍN ANTONIO VENTURA RAMOS ERICK MILTON CHACON SALAZAR ASIGNATURA: MODELADO Y SIMULACION DE SISTEMAS

DOCENTE: LIC. DOUGLAS ARMANDO SANDOVAL ARIAS

CICLO/AÑO: II-2023

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INDICE DE TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................................................... 1 Recomendaciones ............................................................................................................................... 3 INTRODUCCION DEL PROYECTO ....................................................................................................... 3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: .................................................................................................. 4 PREGUNTAS: ............................................................................................................................................ 5 JUSTIFICACION:..................................................................................................................................... 10 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................ 11 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................................. 11 DIAGRAMA RELACIONAL DE DATOS: ............................................................................................. 12 DIAGRAMA DE CASO DE USO ........................................................................................................... 13 DICCIONARIO DE DATOS .................................................................................................................... 14 PARTE TECNICA: ................................................................................................................................... 19 Diseño de interfaz realizado en la Plataforma BALSAMIC ...................................................... 19 Presentación de plantilla web......................................................................................................... 22 Sistema funcional. ............................................................................................................................. 22

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RESUMEN EJECUTIVO Resultados de la entrevista: La entrevista fue realizada el día 08 de septiembre del año 2023 a las 03:30 de la tarde y finalizó a las 04:10 de la tarde, por medio de la plataforma de Microsoft Teams, se centra en el sistema bibliotecario de la Universidad Modular Abierta, con el propósito de analizar su funcionamiento, donde se abordó lo que muestra la agenda previamente planificada que a continuación, se presenta:

Los entrevistadores, Jessica Lissette Segura López y Erick Milton Chacón Salazar, contaron con el apoyo de su cátedra de Modelado y Simulación de Sistemas, supervisada por el Licenciado Douglas Armando Sandoval. La entrevistada, Stefanny Lisbeth Catalán García, es la encargada de la biblioteca de la institución.

La Universidad Modular Abierta, ubicada en la primera avenida calle poniente, San Salvador, tiene una población estudiantil de 1,607 estudiantes, distribuidos en tres facultades: Ciencias Económicas, Ciencias y Humanidades, y Ciencias Sociales. La biblioteca, fundada en 2000, solía ser una bodega sin acceso para los estudiantes. En la actualidad, alberga 5,393 títulos y 12,874 ejemplares, organizados según el Sistema de 1

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Clasificación Decimal Dewey en diez áreas de conocimiento, desde Generalidades (000) hasta Geografía e Historia (900).

La biblioteca tiene reglas, como la prohibición de alimentos y bebidas, así como mantener un ambiente tranquilo. Se permite a los estudiantes utilizar las instalaciones para leer y llevar libros a sus hogares. Además, se dispone de seis computadoras para tareas académicas.

Los estudiantes pueden tomar prestados hasta tres libros por un período de cinco días hábiles, excluyendo los domingos. La encargada, Stefanny, guía a los estudiantes para encontrar el material adecuado y retiene su carné estudiantil para el registro. La información se registra manualmente en un sistema y se imprime una hoja para el préstamo.

La universidad utiliza la colección de libros proporcionada por Alfa y Omega, que no es propia. El sistema bibliotecario actual presenta deficiencias que requieren intervención manual.

Esta entrevista proporciona una visión detallada del sistema bibliotecario de la Universidad Modular Abierta, sus reglas, el proceso de préstamo y los desafíos actuales.

El deseo de modernizar y automatizar el sistema es evidente, junto con la disposición de la señora bibliotecaria para aprender y adaptarse a un nuevo sistema. Agradecemos a Stefanny Lisbeth Catalán García por su valiosa colaboración en esta entrevista.

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Recomendaciones 1. **Capacitar al Personal: Brindar capacitación completa tanto al personal de la biblioteca como a los usuarios finales para garantizar un uso efectivo de la aplicación.

2. **Seguimiento Continuo: Mantener un seguimiento constante de las necesidades de la biblioteca y cargar nuevos registros a medida que surjan requerimientos adicionales.

Estas acciones aseguran que la aplicación se utilice de manera eficaz y que la biblioteca esté preparada para satisfacer las necesidades cambiantes de los usuarios.

INTRODUCCION DEL PROYECTO

La finalidad de este documento es presentar un estudio y análisis detallado destinado a la creación de un prototipo de sistema de información que permitirá una gestión más automatizada del control de reservas de libros y del inventario en la Universidad Modular Abierta. En un mundo en constante evolución tecnológica, es imperativo que este sistema de información se adapte a las demandas cambiantes, sin perder de vista su enfoque humano. Por tanto, se requieren cambios y ajustes significativos para garantizar su eficacia en un entorno en constante transformación.

Ante la rápida evolución de la tecnología y las directrices en constante cambio en el ámbito de los sistemas de información, la Biblioteca de la Universidad Modular Abierta en el departamento de San Salvador se enfrenta a la necesidad apremiante de desarrollar un sistema de información bibliotecario que esté a la altura de los desafíos actuales.

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

Las bibliotecas siempre han estado atentas a la incorporación de nuevas tecnologías para potenciar su papel fundamental en la provisión de información. Hoy en día, con las sólidas infraestructuras informáticas y de telecomunicaciones disponibles en diversas instituciones, tanto públicas como privadas, se plantea la posibilidad de elevar la utilización de estas tecnologías a un nivel superior.

La gestión eficiente de los recursos en las bibliotecas es esencial, y para lograrlo, se requiere un mecanismo que asegure que la información esté constantemente actualizada y disponible. En ocasiones, es necesario conocer la ubicación en tiempo real de los diversos materiales dentro de las instalaciones de la biblioteca pública para optimizar la experiencia del usuario.

Sin embargo, en el caso particular de la Universidad Modular Abierta, surge un desafío adicional. La información bibliográfica de libros se encuentra almacenada en un sistema obsoleto que dependen en gran medida de registros manuales. Esto plantea la urgente necesidad de modernizar y automatizar la gestión de la información bibliográfica para mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios bibliotecarios.

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PREGUNTAS: Entrevista Datos Principales: ● ● ● ● ●

Nombre: Steffany Lisbeth Catalán García Cargo que ejerce: Administradora de Biblioteca Años de ejercer el cargo: Nombre de la Institución: Universidad Modular Abierta Ubicación: 1a Calle Pte., San Salvador, El Salvador

1. ¿Cuenta con equipo informático para que los estudiantes puedan utilizar?

Si, Cuentan con 6 computadoras que son utilizadas para realizar sus tareas, adicional se cuenta con otros dos equipos en los que se realiza la consulta del catálogo de libros, además cuenta con un proyector para realizar ensayos con presentaciones.

2. ¿Está interesada en un software de búsqueda y préstamo de libros?

Sí siempre y cuando ayude en lo que actualmente está funcionando.

3. ¿Qué expectativas tiene respecto a este proyecto?

Que logren eliminar las deficiencias que hay con el sistema actual, se realicen las mejoras correspondientes y así logren forma parte de la innovación de la Universidad específicamente en la Biblioteca y si en con un nuevo sistema que tenga un mayor beneficio, está bien.

4. ¿Tiene conocimientos básicos, intermedios o avanzados en computación?

Conocimientos básicos 5. ¿Estaría usted dispuesta a que se le capacite para el manejo del software a implementar?

Si, está dispuesta con la capacitación.

6. ¿El proceso con el que trabaja actualmente es eficaz al momento de prestar algún libro?

El sistema si es eficaz en el sentido de que cumple su función, es básico, pero por ejemplo una de las deficiencias es que en el servicio de prestar un libro a un estudiante le pide que busque la facultad a la que pertenece y luego se le despliega el listado completo de todos los estudiantes de la facultad, en lugar de ingresar número de carnet y automáticamente aparecieran sus datos en lugar de revisar el listado completo, eso quita tiempo al momento de la búsqueda.

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SISTEMABIBLIOTECARIO 7. ¿Maneja algún proceso de forma virtual, si es el caso podría describirlo?

No, por el momento la biblioteca no maneja ningún servicio en forma virtual 8. ¿Qué proceso se ocupa para el préstamo de un libro?

El estudiante viene directamente a biblioteca y consulta en una de las dos computadoras para la consulta del catálogo, ahí puede hacer sus búsquedas ya sea por el título, palabra clave o autor y cuando le arroja los resultados selecciona el botón prestar, ingresa facultad y le despliega la lista de los nombres y cuando haya verificado que sus datos estén correctos, se imprime la ficha para entregarle el libro que quiere y el estudiante deja el carnet, que luego se le entrega cuando se realiza la devolución del libro.

9. ¿Qué sugerencias podría aportar usted para implementar este software?

Tiene que ser algo simple entre menos complicación tenga mejor porque el sistema actual es bien básico, los datos que solicita son básicos, pero son necesarios y aparte de eso se tendrían que eliminar las deficiencias que mencionaba al principio, que por el momento yo he visto que son cinco, una de ellas es: -El listado donde aparecen todos los estudiantes de la facultad, tendría que ser un formato más simple y rápido.

En cuanto a la cantidad del dato de los ejemplares ya que en la biblioteca ya casi todos los libros hay más de un ejemplar del mismo libro, pero en el sistema para identificar que hay tres se tiene que hacer 3 veces el mismo registro entonces esa repetición afecta al momento de buscar porque por ejemplo al buscar el libro de Psicología Social y si hay tres va a aparecer 3 veces Psicología Social entonces eso es otra deficiencia por cambiar.

-La tercera sería el área de las estadísticas ya que yo tengo que presentar mensuales de préstamos de los estudiantes y del personal, eso lo tendría que arrojar el sistema, pero este sistema actual no lo hace y también tendría que estar dividido por facultades, cuantos estudiantes de la facultad de economía prestaran libros y así sucesivamente.

-La cuarta sería el total de los libros porque el sistema me hace un listado de los títulos que tenemos, pero no me da la cantidad, eso se tiene que hacer manual y es otra cosa que si el sistema me lo tendría que dar.

- La quinta es que el catálogo se pudiera consultar por ejemplo desde el total del estudiante o del personal para que desde sus casas lo pudieran consultar y si está el libro lo pueden venir a buscar si no de lo contrario pues no.

Esas serían las limitaciones que ustedes tendrían que analizar.

10. ¿Considera usted que un sistema automatizado, beneficiaría a la comunidad educativa?

Si, de hecho, ya hay beneficio por que el sistema automatizado ya está puesto en marcha, lo único que hay cosas que todavía falta implementar, pero si es de beneficio.

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SISTEMABIBLIOTECARIO 11. ¿Cuál es la población estudiantil actual?

Aquí en la sede central hay 1607 estudiantes matriculados.

12. ¿Posee un registro de estudiantes que frecuentan la biblioteca?

Si hay un registro de aproximadamente 300 usuarios al mes, pero este registro no es completo porque los usuarios que van en ese registro son solo los que prestan libros o los que prestan material audiovisual pero tenemos el caso de estudiantes que vienen aquí a ver sus clases pero desde su celular entonces como no hacen el préstamo de libros ni de computadoras no se registran y también está el caso de los estudiantes que vienen a hacer tareas y tampoco se registran, entonces ellos son parte de los que frecuentan la biblioteca pero no están registrados y ahí en ese caso sería más fácil con un sistema automatizado, por ejemplo un scanner en donde pudieran poner su carnet y ya queda registrada su visita pero por motivos de atrasos y que ellos lo tendrían que hacer de forma manual pues no se les pide registro.

13. ¿Qué información es solicitada a los estudiantes para el préstamo de un libro?

Nombre, número de carnet, carrera que está cursando, título y autor del libro que va a prestar.

14. ¿Ofrece usted algún tipo de orientación a los solicitantes para poder prestar un libro? Si lo hace, ¿cuál es ese proceso?

Si, la orientación de usuarios es otra de las actividades que realiza el encargado de la biblioteca esta se puede hacer de manera individual cuando el estudiante viene directamente y pregunta por los servicios de la biblioteca y como es el proceso para buscar un libro y ya se le explica los pasos que anteriormente les mencione.

Y el otro caso sería de forma grupal que es cuando el docente aparta unos minutos de su clase y se trae su grupo a la biblioteca, y aquí a todo el grupo se le explica los servicios y los pasos a seguir para prestar un libro o las maquinas que generalmente los grupos que traen son los de nuevo ingreso.

15. ¿Orienta a los estudiantes indicando que libro deben solicitar conforme a su consulta?

Si, en el caso de los estudiantes que ya traen un libro en específico que es el que ellos quieren pero por algunas razones no lo tenemos disponible pues entonces uno trata de darle las opciones para que revisen si hay otro que les pueda funcionar o también está el caso de los estudiantes que no tienen un libro en específico que quieran pero si un tema entonces por ejemplo vienen y dicen que necesitan algo relacionado a Psicología social entonces se les dice las opciones que tenemos respecto a ese tema.

16. ¿Tienen los estudiantes un tiempo límite para la devolución del libro prestado y si lo tienen cuánto tiempo es?

Son 5 días sin contar los domingos.

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SISTEMABIBLIOTECARIO 17. ¿Qué sucede si el estudiante no regresa el libro en el tiempo estimado?

En este caso hay puntos importantes y puntos en pausa porque según el reglamento se les tendría que cobrar un dólar por cada día de retraso, pero como ese reglamento por el momento está en reforma lo de la multa no se ejecuta entonces se procede a darle un aviso al estudiante de que sea un poco más responsable con las fechas de entrega. En su segunda reincidencia ya se le da una advertencia de que su próximo préstamo ya no se podrá llevar el libro a casa si no que solo lo va a poder consultar aquí en el interior de la biblioteca, pero también estamos siendo un poco flexibles entendiendo de que las clases no han vuelto a ser 100% presenciales entonces comprendemos también ese caso.

18. ¿Cuántos libros pueden ser prestados a los estudiantes a la vez?

Puede llevarse 3 libros 19. ¿Posee la biblioteca misión y visión, en caso de tener podría proporcionarlas?

No tenemos una visión y una misión directamente de la biblioteca seguimos la general de la institución.

20. ¿Considera que la institución posee las condiciones para albergar una biblioteca virtual?

Si de hecho ya contamos con una biblioteca virtual que es la Biblioteca Alfa Omega, solo que esta biblioteca digital no es propia de la Universidad, pero los materiales si están disponibles para nuestra comunidad educativa. En el caso de una biblioteca virtual propia se podría hacer, pero no con el sistema con el que trabajamos ahorita porque no nos lo permite si no me equivoco se tendría que hacer un proceso para que la única opción que se podría ejecutar es la de que puedan ver el catálogo desde su portal, pero eso sería trabajo del departamento de tecnología informática porque yo desconozco.

21. ¿Cuenta con el inventario de los libros existentes?

Si cuenta con un inventario 22. ¿Podría mencionarnos la cantidad de libros existentes en biblioteca?

Títulos hay 5393 pero por todos los ejemplares 12874 23. ¿Por qué medio tiene registrado el inventario de los títulos?

El sistema me arroja un estado en un documento de Word 24. ¿Cuánto tiempo se lleva en la realización del inventario?

La primera vez que lo hice como el sistema no lo arroja automático se tuvo que hacer manual y me llevo 4 días, pero ahora para ya no hacerlo desde 0 ya simplemente se van agregando los nuevos libros que ingreso.

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SISTEMABIBLIOTECARIO 25. ¿Cuántas y cuáles son las categorías que posee la biblioteca?

El material bibliográfico en la biblioteca está clasificado bajo el sistema Dewey y este sistema los clasifica en áreas del conocimiento que son 10 y los números van como de 100 en 100 entonces el 000 seria Generalidades que ahí van incluidos libros relacionados a la bibliografía, a la computación, informática, etc. Ya en los 100 están los de filosofía y psicología, en los 200 religión, en los 300 ciencias sociales, en los 400 lenguas que ahí va incluida lingüística, gramática tanto del español como del inglés, en los 500 las ciencias naturales y matemáticas, en los 600 tecnología y ciencias aplicadas, en los 700 artes, en los 800 corresponde a la literatura y por ultimo los 900 que son los de geografía e historia.

26. ¿Cuenta la biblioteca con acceso a internet?

Si cuenta con acceso a internet 27. ¿Cuenta la biblioteca con equipo informático?

Si aparte de las 8 computadoras que hay para los estudiantes hay dos para uso del personal más el proyector.

28. ¿Son responsables los estudiantes con el uso de la biblioteca?

Pues aquí tenemos de ambos lados, hay estudiantes que si le dan buen uso a la biblioteca siguiendo las normas de convivencia dela misma y hay otros que no, porque por ejemplo hay estudiantes que vienen y comienzan hacer ruido entonces ahí ya interfieren con otros estudiantes que quizás quieren concentrarse y ya no cumplieron con la regla de convivencia de guardar silencio entonces si podemos encontrar por lo contrario otros estudiantes que vienen y si respetan esa regla y desde que entran el saludo es suavecito, porque ya saben que esa es la regla.

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JUSTIFICACION:

El desarrollo de este sistema ofrecerá una valiosa y eficiente solución para la gestión de la biblioteca de la Universidad Modular Abierta. Sus beneficios son evidentes en múltiples niveles, tanto en términos de la administración de recursos como en los impactos sociales y académicos que generará.

El sistema permitirá a los usuarios, ya sean estudiantes o personal de la biblioteca, localizar libros y otros medios de la biblioteca de manera rápida y eficiente. Esto mejorará la experiencia de búsqueda y acceso a los recursos. Con la capacidad de rastrear los préstamos y devoluciones de libros, el sistema proporcionará una visión clara del estado de los libros y ayudará a evitar conflictos de disponibilidad. Esto beneficiará tanto a los estudiantes como a los administradores de la biblioteca.

El sistema automatizará tareas técnicas como catalogación y clasificación de ejemplares, lo que reducirá la carga de trabajo de los bibliotecarios y permitirá una gestión más eficaz.

El sistema contribuirá a la generación, administración y disponibilidad de conocimiento para la comunidad académica. Facilitará a estudiantes, profesores y personal el acceso a recursos educativos esenciales. La automatización de procesos de inventario y préstamo hará que la tarea de los estudiantes sea más sencilla y eficiente, permitiéndoles centrarse en el aprendizaje.

El proyecto es justificable dado que en la actualidad la gestión de inventarios en la Universidad Modular Abierta no está optimizada y requiere una solución moderna y eficiente.

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OBJETIVO GENERAL ➢ Desarrollar un prototipo funcional de un sistema bibliotecario digital que optimice la gestión de recursos, mejore la accesibilidad a la información académica dentro de la biblioteca y promueva la eficiencia en los procesos de préstamo y devolución de libros con el fin de fortalecer los servicios bibliotecarios y mejorar la experiencia en la comunidad universitaria.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ⮚ Desarrollar un sistema de gestión que permita al encargado de biblioteca ingresar, actualizar y mantener registros de libros de manera eficiente. ⮚ Implementar un módulo de préstamo y devolución en línea que automatice el proceso y reduzca el tiempo de espera de los usuarios ⮚ Establecer un sistema de control de acceso y autenticación seguro para proteger la información confidencial de los usuarios y los datos de la biblioteca. ⮚ Realizar pruebas exhaustivas del prototipo para identificar y corregir posibles problemas de usabilidad y funcionalidad.

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DIAGRAMA RELACIONAL DE DATOS:

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DIAGRAMA DE CASO DE USO

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DICCIONARIO DE DATOS BASE DE DATOS: db Biblioteca (UMA).

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PARTE TECNICA: Diseño de interfaz realizado en la Plataforma BALSAMIC

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Presentación de plantilla web

Sistema funcional

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