06 arquivologia para concursos 4 edicao renato valentini teoria e 166 questões

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Revisão: Hugo de Lima Corrêa Editoração Eletrônica: SBNigri Artes e Textos Ltda.

Ilustrações: Cláudio Kienteca Lange Epub: SBNigri Artes e Textos Ltda.

Coordenador da Série: Sylvio Motta Elsevier Editora Ltda.

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CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO-NA-FONTE SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ Valentini, Renato Arquivologia para concursos / Renato Valentini. – [4. ed.]. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2013.

Inclui bibliografia

ISBN 978-85-352-7043-3 V237a

1. Arquivologia. 2. Arquivologia – Problemas, questões, exercícios. 3. Ciência da informação. 4.

Ciência da informação – Problemas, questões, exercícios. 5. Serviço público – Brasil – Concursos. I. Título.

13CDD: 025.1714 0895 CDU: 930.25

Sumário Capa Folha de Rosto Cadastro Créditos Capítulo 1 – Conceitos Fundamentais 1. Introdução 1.1. Suportes da informação 1.2. Órgãos de documentação 1.2.1. Museu 1.2.2. Centro de documentação ou informação 1.2.3. Biblioteca 1.2.4. Arquivo 2. Arquivo 2.1. Origem da palavra 2.2. Conceito 2.3. Finalidade principal 2.4. Funções básicas 2.5. Objetivos 2.6. Importância 2.7. Terminologia arquivística 2.8. Ciências auxiliares da Arquivologia Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 2 – Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos Documentos/Estágios de Evolução dos Arquivos 1. Introdução 2. Definições 3. Localização física 4. Acesso aos documentos 5. Transferência e recolhimento 6. Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos 7. Valor primário e valor secundário dos documentos

8. Termos associados às idades dos arquivos Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 3 – Tipologia Documental (Classificação dos Arquivos e dos Documentos) / Lei no 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação Pública) 1. Classificação dos arquivos 1.1. Introdução 1.1.1. Entidades mantenedoras 1.1.2. Extensão de sua atuação (abrangência) 1.1.3. Natureza dos documentos 2. Classificação dos documentos 2.1. Introdução 2.1.1. Gênero 2.1.2. Espécie 2.1.3. Natureza do assunto 3. Lei no 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação Pública) 3.1. Introdução Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 4 – Organização e Administração de Arquivos/Correspondências/Atividades dos Arquivos Correntes/Procedimentos Administrativos 1. Organização e administração de arquivos 1.1. Requisitos para uma boa administração de arquivos 1.2. Passos (etapas) para a organização e administração dos arquivos (Paes, 2004, p. 35) 1.2.1. Levantamento de dados 1.2.2. Análise dos dados coletados 1.2.3. Planejamento 1.2.3.1. Tipos de arquivamento 1.2.3.2. Material de arquivo 1.2.4. Execução ou implantação e acompanhamento 2. Correspondências 2.1. Definição 2.2. Tipos de correspondência/espécies documentais 3. Atividades dos arquivos correntes 3.1. Protocolo 3.1.1. Recebimento e Classificação 3.1.2. Registro e Movimentação

3.2. Expedição 3.3. Arquivamento (na fase corrente) 3.3.1. Etapas: 3.4. Empréstimo e consulta 3.5. Destinação 4. Procedimentos Administrativos Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 5 – Métodos de Arquivamento 1. Introdução 2. pisão 2.1. Classes 2.1.1. Básicos 2.1.2. Padronizados 2.2. Sistemas 2.2.1. Sistema direto 2.2.2. Sistema indireto 3. Características 3.1. Métodos básicos 3.1.1. Alfabético 3.1.2. Geográfico 3.1.3. Numérico 3.1.4. Ideográfico 3.2. Métodos padronizados 3.2.1. Variadex 3.2.2. Automático 3.2.3. Soundex 3.2.4. Mnemônico 3.2.5. Rôneo Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 6 – Lei no 8.159, de 08/01/1991/Gestão de Documentos/Avaliação e Destinação/Tabela de Temporalidade 1. Lei no 8.159/1991 1.1. Introdução 2. Gestão de documentos 2.1. Definição 2.2. Objetivo

2.3. Princípio básico 2.4. Fases básicas 3. Avaliação e destinação de documentos 3.1. Conceitos 3.2. Objetivos 3.3. Etapa 3.4. Competência 4. Tabela de temporalidade 5. Eliminação 5.1. Lista de eliminação 5.2. Formas de eliminação (Paes, 2004, p. 109) Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 7 – Arquivos Permanentes 1. Introdução 2. Arranjo 3. Princípios arquivísticos 4. Descrição de documentos 4.1. Instrumentos de pesquisa (Paes, 2004) 4.1.1. Básicos 4.1.1.1. Guia 4.1.1.2. Inventário 4.1.1.3. Catálogo 4.1.1.4. Repertório (ou catálogo seletivo) 4.1.2. Auxiliares 4.1.2.1. Índice 4.1.2.2. Tabela de equivalência ou concordância 5. Conservação e restauração de documentos 5.1. Principais operações de conservação 5.2. Métodos de restauração (resumo) 5.3. Preservação (Dicas/Comentários) Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 8 – Microfilmagem (incluindo as sinaléticas)/Novas Tecnologias 1. Microfilmagem 1.1. Objetivos 1.2. Vantagens 1.3. Desvantagens

1.4. Etapas 1.5. Legislação 2. Automação 2.1. Metadados Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Simulados para Treinamento Simulado I Simulado II Simulado III Simulado IV Simulado V Simulado VI Simulado VII Simulado VIII Simulado IX Simulado X

Apêndice Gabaritos Simulados para Treinamento Simulado I Simulado II Simulado III Simulado IV Simulado V Simulado VI Simulado VII Simulado VIII Simulado IX Simulado X

Bibliografia

Capítulo 1

Conceitos Fundamentais

1. Introdução Arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação trabalham com um elemento comum e primordial para essas instituições: o documento. Logo, devemos definir este termo e outros afins, para que os leitores tenham uma exata noção da importância dos referidos órgãos de documentação para a sociedade e o Estado, uma vez que todos nós, pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, lidamos com papéis que, dependendo do seu valor, serão de suma importância para a consecução dos nossos objetivos.

A palavra documento está intimamente relacionada com outra: informação. Segundo Aurélio Buarque de Holanda, informação é o “conhecimento extraído dos dados”, para formação de um juízo. Portanto, entendemos que a junção de diversos dados absorvidos no nosso dia a dia propicianos obter informações e interpretá-las de forma semelhante ou distinta de outras pessoas (vide esquema mnemônico n o 1). Essas informações podem ser valiosas para uns, menos importantes para outros – por isso o juízo de valor. Dito isso, vamos à definição de documento retirada da terminologia arquivística: Do cumento : Registro de uma informação, independente da naturez a do suporte que a contém.

Esta definição menciona um outro termo desconhecido por muitos: suporte.

Supo rte: Material físico no qual a informação é registrada.

Comentário: Quando pensamos em um documento, nos vem à mente de imediato o papel (suporte textual), o mais comum e convencional que conhecemos. Mas existem vários outros suportes onde podemos registrar uma informação, tais como: uma fotografia (suporte iconográfico), um mapa (suporte cartográfico), entre outros. Peguemos como exemplo uma fotografia: a imagem obtida através de uma câmera nos transmite uma mensagem, uma informação; portanto é um documento. Posteriormente daremos exemplos dos vários suportes existentes, quando falarmos do gênero documental.

Esquema mnemônico no 1 Informação registrada Junção de dados

→

Informação obtida (mensagem captada)

→

↓ Documento

1.1. Suportes da informação Antigamente, a comunicação entre os homens ocorria através de gestos. Depois, com a emissão de sons; posteriormente, apareceram os vocábulos. Apesar da evolução existente, observou-se o fato de que, ao serem transferidas a distâncias consideráveis, as informações chegavam de maneira superficial a quem se destinavam. Com a invenção da escrita, que permitiu o registro das informações (a sua fixação/perpetuação), as mensagens chegavam às pessoas de maneira muito mais confiável. Com a proliferação dos documentos, fez-se necessário um local para guardá-los e preservá-los de maneira adequada. Daí surgiram os “arquivos”.

Como os homens se comunicavam?

Linguagem gestual

↓

Linguagem oral

↓

Linguagem escrita

↓

Arquivo

mímica

emissão de sons/vocábulos

para documentar um fato (registro)

local de guarda dos documentos

Em épocas bem distantes, o aspecto dos documentos era bem diferente de como é hoje.

Conforme tratado pela professora Marilena Leite Paes, os arquivos eram poucos, pois o suporte da escrita era o mármore, as placas de argila, entre outros. Só depois apareceu o papel, tornando possível a junção de arquivos de grande porte.

Abaixo, listaremos alguns suportes da escrita (mais antigos e outros mais recentes), para que o leitor possa identificá-los, caso caia em algum concurso público o assunto em questão.

Suportes da escrita (evolução) Épocas remotas • mármore

• cobre • marfim • tábuas • placas ou tabletes de argila Épocas mais recentes • papiro • pergaminho • papel Falaremos mais adiante acerca dos suportes referentes às novas tecnologias (micrográfico, informático etc.).

1.2. Órgãos de documentação Podemos citar como órgãos de documentação os arquivos, as bibliotecas, os museus e os centros de documentação ou informação. Daremos melhores detalhes sobretudo dos arquivos, fazendo uma analogia entre eles e as bibliotecas.

1.2.1. Museu É uma instituição de interesse público, cujo objetivo é a informação e o entretenimento. Os documentos de museus são peças e objetos de valor cultural, tendo os mais variados tipos e dimensões. Por serem objetos, são caracterizados como “tridimensionais”. Os museus têm finalidades cultural e didática.

1.2.2. Centro de documentação ou informação Instituição que agrupa qualquer tipo de documento, exigindo especialização para aproveitá-los com eficiência. Os documentos de um centro de documentação são, em sua maioria, reproduções (audiovisuais) ou referências virtuais (como por exemplo as bases de dados). Segundo a Professora Heloísa Liberalli Bellotto “sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado”.

1.2.3. Biblioteca Instituição onde os documentos são conservados para fins culturais, sendo obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes. O bibliotecário avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Esses documentos existem em numerosos (múltiplos) exemplares.

Os documentos são unidos pelo seu conteúdo, e caracterizados, em sua maior parte, como impressos. A biblioteca é órgão colecionador, e o seu público é formado pelo pesquisador, estudantes e o cidadão comum, possuindo, portanto, um maior número de consulentes, com os mais variados perfis.

Objetivo: instruir, educar.

Processamento técnico: tombamento, classificação, catalogação.

1.2.4. Arquivo

Os documentos são produzidos e conservados com fins funcionais, geralmente em um único exemplar ou em limitado número de cópias. A documentação referente a um assunto específico ou assuntos ligados entre si é preservada como um conjunto e não como atividades isoladas. Logo, um documento em conjunto tem muito mais valor do que quando desmembrado do seu conjunto (caráter orgânico do documento de arquivo). Os documentos são unidos pela sua proveniência ou origem (princípio básico da Arquivologia – o qual estudaremos mais adiante). Quanto ao suporte, são documentos principalmente textuais. O arquivo é órgão receptor, e o seu público é formado pelos administradores (produtores dos documentos) e pesquisadores.

Objetivo: provar, testemunhar.

Processamento técnico: registro, arranjo, descrição.

Outros termos ligados ao assunto: Arquivologia

estudo, ciência e arte dos arquivos.

Arquivoconomia

conjunto de resoluções inerentes à instalação, organização e gestão dos arquivos.

Arquivística

conjunto de princípios e técnicas observados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos.

2. Arquivo 2.1. Origem da palavra A palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion (depósitos de documentos da antiga Grécia), e esta de arché (palácios dos magistrados).

Alguns defendem a tese de que a palavra arquivo é de origem latina, do latim archivum, que significava “lugar de guarda de documentos e de títulos de nobreza”. origem grega

arché

origem latina

archivum

→

archeion

→

→

arquivo

arquivo

2.2. Conceito Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas.” (Paes, 2004, p. 19) Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck

ex-arquivista dos EUA)

Dica de Prova: a) O termo arquivo possui inúmeros significados. Segundo Marilena Leite Paes, o termo arquivo pode ser usado para designar:

• conjunto de documentos;

• móvel para guardar documentos;

• local onde o acervo documental deverá ser conservado; • órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação. b) Características dos documentos de arquivo: • produção → por um governo → Solon Buck • recepção → organização ou firma • acumulação (ordenada) • valor probatório de fatos passados • mantê-los em conjunto (organicidade documental) • produzidos para fins administrativos, funcionais, jurídicos e legais

Comentário: Os setores de uma empresa (pública ou privada) produzem e recebem documentos com muita frequência. Assim sendo, a acumulação documental é consequência dessa produção e recepção já mencionada. Lógico que o acúmulo deverá ser bem administrado, para não virar desordem e provocar a perda de documentos.

2.3. Finalidade principal Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/pesquisadores), constituindo-se, portanto, em base do conhecimento da História.

2.4. Funções básicas • Guarda

para permitir o acesso aos documentos pelos

• Conservação

consulentes

• Disponibilização

(função principal)

2.5. Objetivos Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com precisão as informações contidas nos mesmos.

2.6. Importância Enfatizamos a importância do arquivo lembrando que os trabalhos desenvolvidos em empresas ou instituições afins exigem uma forma escrita, portanto é necessário a guarda e a conservação destes trabalhos para que produzam efeitos futuros.

Não devemos esquecer também que a maioria das decisões são tomadas a partir das informações encontradas nos arquivos (correntes).

2.7. Terminologia arquivística Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelos concursandos, pois ultimamente várias bancas têm inserido nos concursos de responsabilidade delas questões envolvendo exatamente definições de termos arquivísticos (como dossiê, acervo, arranjo, unidade de arquivamento, entre outros), baseando-se na referida “terminologia”. Pelo exposto, daremos abaixo o conceito de alguns termos adotados por especialistas da área – membros da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) e do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, entre outros: • Acervo – Conjunto dos documentos de um arquivo.

• Acesso – Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restritivas.

• Anexação – É a juntada de antecedentes.

• Antecedente – É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa.

• Apensação – É a juntada de precedentes.

• Arquivamento – Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.

• Arquivo em depósito – Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.

• Avaliação ou triagem – Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou históricos.

• Classificação – Na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanu​mérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado (= arranjo).

• Data-limite – Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido.

• Depósito – Local onde os documentos são guardados, sob custódia de terceiros, sem que haja transferência de posse ou propriedade.

• Descarte, eliminação ou expurgo – Destruição de documentos julgados destituídos de valor (sem valor) para guarda permanente.

• Desclassificação – Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos.

• Destinação – Depois de se avaliar o grau de importância do documento, dizer para onde o mesmo será encaminhado.

• Dossiê – Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto específico ou a uma determinada pessoa.

• Instrumento de pesquisa – Meio de disseminação e recuperação da informação utilizado pelos arquivos.

• Item documental – A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

Exs.: uma carta, um memorando, uma fotografia, um registro sonoro etc.

• Legado – Doação feita por declaração de última vontade.

• Marcação – Aposição de marca assinalando o grau de sigilo.

• Precedente – É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes.

• Processo – Termo geralmente usado na administração pública, designando: conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

• Protocolo – Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.

– Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.

– Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

• Reclassificação – alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos.

• Referência cruzada, remissiva ou referência – Liga dois ou mais assuntos correlatos (referência – ver também).

– É a indicação de um documento em dois ou mais lugares ou assunto contido em outro mais amplo (referência – ver também).

– Quando a entrada do nome de pessoas físicas é feita através de pseudônimos, usamos a ficha remissiva ver.

– Quando uma empresa é mais conhecida pela sigla ou parte do nome de sua razão social ou nome de fantasia, usamos a remissiva ver.

• Unidade de arquivamento – O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.

Exs.: pastas, maços ou pacotilhas.

Comentários sobre alguns termos: 1 ) acervo x dossiê o

Acervo – definição genérica, envolvendo toda a documentação de um organismo ou de um arquivo.

Dossiê – definição restrita, pois envolve um assunto específico ou determinada pessoa (parte do acervo).

2o) O acesso aos documentos pode ser pleno (documentos ostensivos, ou seja, qualquer pessoa pode consultá-los) ou limitado (documentos sigilosos, ou seja, somente pessoas autorizadas poderão ter acesso a eles). Por isso, a definição de acesso começa com “possibilidades” de consulta, pelo fato de que nem todas as pessoas terão acesso a certos documentos.

3o) antecedente x precedente antecedente

→ mesmo assunto / mesma pessoa (anexação)

precedente

→ mesmo assunto / pessoas diferentes (apensação)

4o) Os itens documentais estão contidos nas unidades de arquivamento.

Ex.: um relatório (item documental) está dentro de um pacote (unidade de arquivamento).

5o) ver também x ver (referência cruzada, remissiva ou referência)

• ver

também tem caráter complementar (completando algum dado ou informação)

• ver

tem caráter exclusivo (de exclusão)

Dica de prova: Dois outros termos são também muito utilizados pelos arquivistas: armazenamento e acondicionamento. armazenamento x acondicionamento armazenamento → guarda acondicionamento → embalagem (proteção aos documentos) Por exemplo: alguns documentos deixaram de ser consultados com frequên​cia, tendo sido, por essa razão, transferidos ao arquivo intermediário, a fim de aguardarem a sua destinação final. Neste arquivo, tais documentos foram empacotados e colocados nas estantes de aço.

• Qual foi a forma de acondicionamento usada?

Os pacotes, que servem para proteger o documento.

• Qual o local de armazenamento dos documentos empacotados?

Eles foram guardados nas estantes de aço.

Obs.: Em outro capítulo falaremos detalhadamente a respeito do arquivo intermediário, mencionado no exemplo acima.

2.8. Ciências auxiliares da Arquivologia • Diplomática – é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade (o documento é

verdadeiro?) e fidedignidade (possui fé pública?), além da sua estrutura formal.

• Paleografia – Técnica que habilita a decifrar documentos antigos. Estuda a história da escrita e a evolução das letras. Permite o conhecimento dos materiais (papiro, pergaminho, papel etc.) e dos instrumentos (cálamo, pena etc.) para escrever. O estudo da Paleografia propicia um melhor entendimento dos registros documentais para o resgate de fatos históricos.

Além delas, podemos citar mais duas ciências auxiliares: • Heráldica – disciplina que estuda os brasões e emblemas.

• Genealogia – disciplina que estuda a origem, a ascendência e a descendência dos indivíduos e as relações entre famílias.

Fonte: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (Arquivo Nacional).

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 1. (T RE/ES/2011 – UnB/Cespe) Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da legislação arquivística, julgue o item a seguir.

Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.

Resposta: CERTO. Os documentos de arquivo possuem caráter orgânico, mostrando a importância do conjunto documental, a “relação que os documentos mantêm entre eles”. Já os documentos de biblioteca possuem relação não orgânica, não precisando haver algum tipo de ligação entre eles. Além disso, estes possuem numerosos (múltiplos) exemplares, ao contrário dos documentos de arquivo (onde cada setor produz o seu próprio documento, em exemplar único).

2. (T RE/PB/2007 – Carlos Chagas) A escrita e suas variações ao longo do tempo são objeto da: a) paleografia; b) numismática; c) linguística; d) paleontologia; e) heráldica.

Resposta: A A Paleografia estuda a história da escrita e a evolução das letras. Logo, podemos deduzir que tal estudo abrangerá as mudanças ocorridas na escrita no decorrer do tempo.

A definição de Paleografia pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do Arquivo Nacional, é a seguinte: “Disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga, suas formas e variações através do tempo.”

3. (T RE/PB/2007 – Carlos Chagas) Quanto à diplomática, é a disciplina que estuda: a) tratados e acordos internacionais; b) comprovantes de títulos acadêmicos; c) a estrutura f ormal e a autenticidade dos documentos; d) documentos em pergaminho ou velino; e) selos, timbres e assinaturas.

Resposta: C Na parte teórica deste livro, define-se Diplomática como “o estudo dos documentos quanto à sua autenticidade e fidedignidade, além de sua estrutura formal.”

4. (MPU/2007 – Carlos Chagas) Ao contrário das demais instituições de custódia de documentos, os arquivos: a) acumulam objetos tridimensionais representativos da cultura material de uma determinada sociedade; b) recebem documentos das entidades que cumprem a obrigação do depósito legal; c) redigem e instrumentalizam contratos ajustados entre as pessoas, conferindo-lhes fé pública; d) reúnem documentos produzidos para fins administrativos, jurídicos e legais; e) registram a propriedade legal resultante de alterações de direito de transmissão entre pessoas físicas e jurídicas.

Resposta: D Tais documentos são produzidos em razão das atividades-meio desempenhadas por determinado setor, ou então são documentos relacionados a direitos do governo ou de terceiros, a curto, médio ou longo período de tempo.

5. (T RE/PR/2005 – ESAG) Assinale a alternativa correta.

O processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequência alfabética, numérica ou alfanumérica é chamada de: a) catalogação; b) indexação; c) arranjo; d) f luxogramação.

Resposta: C Arranjo pode ter várias definições. Depende do foco (arquivo corrente ou arquivo permanente).

Esta definição de arranjo está ligada aos arquivos correntes, envolvendo os métodos de arquivamento previamente adotados nos setores.

6. (T J/MA/2005 – ESAG) A guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em área que lhes são destinados denomina-se: a) acondicionamento; b) acesso; c) acumulação; d) armaz enamento.

Resposta: D Armazenamento é a guarda de documentos em locais apropriados.

Acondicionar é embalar, proteger os documentos, empacotá-los adequadamente.

Acesso é a possibilidade de consulta aos documentos.

Acumulação é uma das características dos documentos de arquivo (esta deve ser ordenada).

7. (T J/MA/2005) – ESAG) Ao conjunto de documentos de um arquivo denominamos de: a) armazenamento; b) acondicionamento; c) acervo; d) acumulação.

Resposta: C Definição muito utilizada pelos profissionais da área arquivística. Pode abranger toda a

documentação de um organismo (instituição, empresa) ou de um arquivo.

8. (MULT IRIO/2005 – João Goulart) A alternativa que melhor conceitua uma unidade de arquivo é: a) menor conjunto de documentos reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido; b) conjunto de documentos da mesma espécie, disposto numa determinada ordem ou designação; c) documento anexado a outro por assunto, com referência a pessoas diferentes; d) conjunto de informação e despachos originados por um requerimento.

Resposta: A Definição da Terminologia Arquivística. Podemos citar como exemplo uma pasta suspensa, que tem alguns documentos (menor conjunto) ordenados dentro dela, obedecendo a um determinado critério de arranjo (alfabético, cronológico, entre outros).

9. (FURNAS/2005 – José Pelúcio Ferreira) O conjunto de documentos reunidos por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, e conservados em decorrência de seu valor, denomina-se: a) inventário; b) arquivo; c) depósito; d) arranjo; e) maço.

Resposta: B O termo arquivo tem vários significados. Nesta questão, a definição de arquivo faz menção ao conjunto (organicidade documental), a acumulação gradativa, abrangendo, ainda, os arquivos públicos e privados, assim como a documentação de pessoas físicas ou jurídicas.

10. (Polícia Federal/2004 – UnB/Cespe) O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subsequentes.

1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo f ato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos.

2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar.

3. Os documentos de arquivo são produz idos para atender as f inalidades administrativas, jurídicas, f uncionais e legais.

4. No processamento técnico dos acervos arquivísticos, incluem-se a identif icação, a classif icação, a catalogação, a avaliação, o arranjo e a descrição.

5. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo.

6. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição.

Resposta: ITEM 1: ERRADO. Os acervos arquivísticos são produzidos e conservados em um “único exemplar ou em número limitado de cópias”, e não em exemplares múltiplos.

ITEM 2: CERTO. O objeto do arquivo é servir de prova, de testemunho. O objetivo da biblioteca é instruir, educar.

ITEM 3: CERTO. Estas finalidades estão relacionadas com o valor primário do documento (quando ele é utilizado baseando-se nos fins de sua criação).

ITEM 4: ERRADO. Processamento técnico dos arquivos: registro, arranjo e descrição.

Processamento técnico das bibliotecas: tombamento, classificação e catalogação.

ITEM 5: ERRADO. Os documentos arquivísticos são reunidos pela sua proveniência ou origem.

Os de biblioteca são reunidos pelo seu conteúdo.

ITEM 6: CERTO. Os documentos são produzidos e recebidos pelos vários setores de uma instituição. Vários desses documentos serão preservados por um determinado tempo (enquanto durar o seu prazo prescricional), e outros serão preservados definitivamente (devido ao seu valor secundário). Logo, a documentação vai se acumular, resultando, portanto, no crescimento do acervo arquivístico da instituição.

11. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) A necessidade de comunicação remonta ao homem primitivo, que utilizava sistemas rudimentares simbólicos para deixar registrados seus feitos. Com a evolução da escrita, os materiais que serviam de suporte também foram evoluindo. Entre os principais suportes da informação mais utilizados ao longo do tempo, encontram-se: a) placa de pedra, papelão e papel; b) placa de argila, papiro e papel; c) placa de z inco, pano e papel; d) placa de couro, cartão e papel; e) placa de papiro, papelão e papel.

Resposta: B Suporte é o material físico onde se registra uma informação. Podemos citar vários suportes informacionais muito utilizados em épocas bem antigas (mármore, cobre, marfim, tábuas, placas ou tabletes de argila) e em épocas mais recentes (papiro, pergaminho, papel).

12. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos, pois, mesmo refutados em princípio, são corroborados mais adiante, garantindo consistência da área. Nessa perspectiva, “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como: a) integralidade; b) viabilidade; c) organicidade; d) simultaneidade; e) f uncionalidade.

Resposta: C Um documento quando nasce, quando é produzido, já se pensa em colocá-lo junto a outros documentos – conjunto (levando-se em consideração os fins de sua criação, a sua origem, a sua proveniência). Um documento em conjunto tem muito mais valor do que quando desmembrado do seu conjunto (caráter orgânico).

13. (MPU/2004 – Esaf) Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo não corresponde a uma de suas definições. a) conjunto de documentos colecionados por pessoas f ísicas ou jurídicas, públicas ou privadas, ao longo de sua existência. b) acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais. c) documentos produz idos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo de que são parte constituinte. d) entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utiliz ação dos arquivos. e) edif ício onde são guardados os arquivos.

Resposta: A Coleção tem a ver com bibliotecas, e não com arquivos. Em vez de colecionados, o item em

referĂŞncia estaria certo se fosse: conjunto de documentos “produzidos e recebidosâ€?.

Capítulo 2

Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos Documentos/Estágios de Evolução dos Arquivos

1. Introdução O assunto a ser tratado neste capítulo é um dos mais cobrados em concurso público. As bancas organizadoras existentes adoram perguntar sobre “a teoria das três idades, ou o ciclo de vida dos documentos (administrativos), ou os estágios de evolução dos arquivos” – a nomenclatura muda, mas o tema é um só. São 3 as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente, intermediário e permanente (assim definidos em 1973, por Jean-Jacques Valette).

Dica de prova: Quanto ao grau de frequência de uso dos documentos, podemos classificar os arquivos em: correntes, intermediários e permanentes.

2. Definições a) Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional/adminis​t rativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos que eles possuem valor primário. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos que não são consultados mais com tanta frequência, e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário.

Obs.: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentais deverá ser cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de direitos). c) Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo (vide esquema mnemônico n o 2, abaixo): Esquema

mnemônico no 2 corrente → corre → tramita (consulta frequente) intermediário → transitoriedade (consulta não frequente) permanente → preservados sempre (matéria-prima da história)

Obs.: Segundo Marilena Leite Paes, as 3 idades são complementares. Cada uma delas “corresponde a uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada”.

3. Localização física • arquivos correntes – devem estar localizados junto aos órgãos produtores (nos próprios escritórios ou próximo deles), a fim de facilitar o acesso aos documentos por eles mesmos (os administradores).

• arquivos intermediários – devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os documentos, devido à manutenção ser mais barata.

• arquivos permanentes – os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas bem espaçosas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado.

4. Acesso aos documentos • arquivos correntes – acesso restrito ao órgão produtor (gerador). Quem responde pelos documentos são os setores de origem.

• arquivos intermediários – acesso ao documento pelo público apenas quando a sua fonte geradora autorizar. Os documentos ainda pertencem ao setor de origem. A função destes arquivos é apenas a de guardar o documento para o referido setor.

• arquivo permanente – acesso liberado ao público (não há restrições). Os documentos passam a fazer parte do acervo dos arquivos permanentes, não pertencendo mais ao setor de origem do mesmo, devido ao seu valor secundário (ver também esquema mnemônico n o 4).

Cuidado: Como já vimos no capítulo anterior (terminologia arquivística), quando determinado conjunto de documentos é colocado em um arquivo permanente, mas ainda não pertence ao seu acervo, é denominado de “arquivo em depósito”. Isso pode ocorrer quando, em uma empresa, não existe um arquivo intermediário para guardar os documentos que, embora sejam pouco consultados, ainda possuem valor primário para a administração. Dessa forma, a fim de liberar espaço nos arquivos correntes, esses documentos vão para o arquivo permanente de um determinado organismo, embora continuem pertencendo ao setor de origem, até cessar totalmente o seu valor administrativo.

5. Transferência e recolhimento

• quando um documento passa do arquivo corrente para o interme​diário, dizemos que houve uma transferência de documentos.

• quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve um recolhimento de documentos.

Observações: a) em certos casos, determinados documentos podem passar (ser recolhidos) do arquivo corrente direto ao permanente (obedecendo a Tabela de Temporalidade da instituição), sem passar pelo arquivo intermediário. Quando isso ocorrer, também dizemos que houve um recolhimento de documentos; b) um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente. Por exemplo, um processo “engavetado” há muito tempo pode ser desarquivado (certo assunto nele registrado volta a ser objeto de debate, após anos de esquecimento), tornando-se novamente muito consultado pela administração por algum período.

Não se esqueça: As pessoas de mais idade ainda têm o costume de dizer, ao ir dormir: “vou me recolher”, pois as suas atividades naquele dia já se encerraram. Por isso, associem o arquivo permanente (a última idade, a da documentação mais antiga) sempre ao termo recolhimento (vide esquema mnemônico n o 3, a seguir): Esquema mnemônico no 3 co rrente

T

intermediário

R

permanente

(1a idade)

→

(2a idade)

→

(3a idade)

Nomenclatura utilizada: T => transferência R => recolhimento Obs.: Os documentos transferidos para os arquivos intermediários ou recolhidos para os arquivos permanentes continuam tendo valor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, tais procedimentos são realizados por causa da “frequência de uso dos documentos” e não em função do seu valor.

6. Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos Arquivo s

Ano s

correntes (setoriais)

1 ano

gerais ou centrais (continuação da idade corrente)

5 a 10 anos

intermediários

20 anos

permanentes (tempo de existência do documento, e não de sua guarda)

25 ou 30 anos, a contar da data de sua produção ou do fim de seu trâmite

Fonte: Bellotto, 2004.

Comentário: Os documentos de arquivo são acumulados nos respectivos setores (órgãos produtores) com uma frequência constante. Novos documentos são produzidos/ recebidos quase que diariamente. Depois de um certo tempo (em torno de 1 ano), os arquivos correntes (setoriais) não têm mais espaço para

guardar um número maior de documentos. Assim sendo, aqueles menos consultados são mandados para um arquivo central do respectivo órgão produtor, onde permanecem por tempo aproximado de 5 a 10 anos. Após este tempo, os documentos são transferidos para os arquivos intermediários, neles ficando por cerca de 20 anos, no aguardo do destino que os cercam. Se não tiverem valor secundário, serão eliminados; caso contrário, serão recolhidos aos arquivos permanentes, a fim de serem guardados para sempre. Geralmente, os documentos recolhidos nesses arquivos nasceram há 25 ou 30 anos (conforme tabela acima).

7. Valor primário e valor secundário dos documentos • valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-se nos fins de sua criação.

• valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) – uso dos documentos pelo órgão produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação.

Comentário: Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente.

Obs.: No capítulo referente à avaliação e destinação de documentos, voltaremos a falar sobre a valoração dos documentos.

Dica de prova: As bancas organizadoras dos vários concursos públicos costumam elaborar questões mencionando os termos “valor primário e/ou secundário” dos documentos. Já sabemos que os documentos que estão nos arquivos correntes e intermediários possuem valor primário e os que estão nos arquivos permanentes possuem valor secundário. Portanto, concursandos, caso caia valor primário – pensem imediatamente nas duas primeiras idades. Se cair valor secundário – associem no ato aos arquivos de 3a idade (vide esquema mnemônico no 4, abaixo):

Esquema mnemônico no 4

arquivo corrente – valor primário

arquivo intermediário – valor primário

arquivo permanente – valor secundário Por exemplo, se cair em uma prova a seguinte afirmação: “Os documentos de valor secundário são arquivados definitivamente nos arquivos intermediários.” Certa ou errada? Afirmação errada, porque valor secundário é valor permanente (arquivos permanentes). Logo, após

determinado tempo, os documentos de valor secundário serão recolhidos em definitivo aos arquivos permanentes.

8. Termos associados às idades dos arquivos Podemos associar vários termos aos arquivos correntes, intermediários e permanentes. Por exemplo, os arquivos administrativos são associados aos correntes, os pré-arquivos aos intermediários e os arquivos históricos aos permanentes. Nos diversos concursos têm caído essas associações, como no último concurso para a Transpetro (banca: Fundação Cesgranrio), realizado em março de 2006, quando abordaram o assunto “teoria das 3 idades” em uma das questões, mencionando os seguintes termos: arquivo ativo e arquivo morto. Para o candidato ter melhores possibilidades de acertar a questão, basta saber que o ativo está ligado ao corrente, e o morto, ao permanente. Dessa forma, a questão torna-se fácil, desde que o concursando domine tal tema abordado. Abaixo, apresentaremos uma tabela englobando praticamente todos os termos associados aos estágios de evolução dos arquivos, enriquecendo, em seguida, com comentários sobre alguns deles, a fim de um melhor entendimento do concursando.

Dica de prova:

corrente

intermediário

permanente

1a idade

2a idade

3a idade

setorial

pré-arquivo

histórico

administrativo

records centers

de custódia

ativo

semiativo

passivo

vivo

limbo

morto

de movimento

purgatório

estático

em curso

temporário

definitivo

núcleos de arquivo

transitório

final

Comentários sobre alguns termos: 1o) Alguns termos pouco são usados no Brasil: “Records Centers” – Centros Intermediários de Documentos, como é conhecido o arquivo intermediário nos EUA e Canadá; Limbo, na GrãBretanha; Purgatório, nos Estados Unidos da América.

2o) Núcleos de arquivo são os arquivos setoriais, ou seja, os arquivos descentralizados, onde os documentos são consultados com frequência.

3o) Arquivos administrativo, ativo, vivo, de movimento, em curso – associados aos arquivos correntes devido à finalidade dos arquivos (funcional, administrativa, imediata), com documentos consultados constantemente, como já sabemos, estando ou não em movimentação

(tramitando).

4o) Pré-arquivo – termo originário da França (Préarchivage); ligado ao arquivo intermediário, vem antes dos arquivos propriamente ditos – os permanentes.

5o) Os termos associados aos arquivos intermediários devem-se ao fato de os documentos estarem nesta idade aguardando a sua destinação final. Daí a sua característica: transitoriedade. Além disso, também o uso não mais frequente dos documentos (não mais ativo). Exemplo da diminuição gradativa da frequência está implicitamente no termo: semiativo. Um documento, quando torna-se semiativo, se não tiver valor secundário, será eliminado; caso contrário, será recolhido ao arquivo permanente.

6o) Os termos associados aos arquivos permanentes estão intimamente relacionados com a “última idade” – por exemplo: definitivo, final; também estão ligados ao valor secundário (fonte de pesquisa e informação) do documento – por exemplo: histórico.

7o) O termo arquivo morto de vez em quando cai em prova. Este termo popularizou-se e é muito utilizado até nas grandes empresas. Caso caia, é só pensar nos arquivos permanentes.

Comentário: Os profissionais da área arquivística não utilizam o termo “arquivo morto”, pois é inadequado, uma vez que os documentos de valor secundário devem ser preservados em caráter definitivo, devido ao seu valor histórico, probatório e informativo, como já vimos anteriormente. Representam a matéria-prima da história, sendo muito importantes (não devem ser descartados), podendo ser consultados pelos pesquisadores/administradores a qualquer tempo, em face de seu uso científico, social e cultural. O termo utilizado pelos arquivistas é arquivo permanente ou histórico, pois morto dá ideia de algo sem vida. E, se assim fosse, seria ilógico guardar documentos irrelevantes.

8o) Os arquivos intermediários só devem ser criados caso fique comprovada a importância deles no ciclo documental. Geralmente, existem em âmbito governamental (público), pois documentos oficiais há em grande quantidade, além de estarem dispersos fisicamente. Quanto à documentação de natureza privada, apenas empresas de grande porte e detentoras de massa documental preocupam-se em construir pré-arquivos. Quando ocorre a passagem dos documentos da idade corrente para a segunda idade, o arquivista irá conferir a documentação transferida, providenciando, em seguida, medidas de conservação e restauro dos documentos. A classificação proveniente dos arquivos correntes será mantida.

Os coordenadores dos depósitos de guarda intermediária devem: • atender às solicitações feitas pelos órgãos produtores; • aplicar as tabelas de temporalidade, a fim de selecionar os documentos para eliminação ou recolhimento; • administrar as transferências de novos documentos para o seu arquivo, assim como o recolhimento de documentos de valor secundário para o arquivo definitivo.

A criação dos limbos deve-se, principalmente, à economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo. Com o propósito de se evitar a multiplicação de depósitos e manter a política arquivística obedecendo a um padrão predeterminado, o arquivo intermediário deverá ser subordinado ao

arquivo permanente.

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 14. (ANEEL/2010 – UnB/Cespe) Acerca de recursos humanos e materiais adotados pelos arquivos, julgue o próximo item.

O arquivamento intermediário dos documentos propicia economia de espaço físico e dos recursos humanos e materiais.

Resposta: CERTO. Os documentos são produzidos e recebidos nos setores (que cumprem funções de arquivos correntes) constantemente. Logo, o acervo nos setores vai crescendo. Por isso, depois de um certo tempo, os documentos são transferidos aos arquivos intermediários, liberando espaço nos setores e evitando o acúmulo dos documentos. Por não haver “acumulação”, não será preciso aumentar os recursos humanos e materiais nos arquivos correntes.

15. (ANAC/2009 – UnB/Cespe – com adaptação) Acerca das teorias e dos princípios arquivísticos, julgue o item a seguir: O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário.

Resposta: CERTO. O documento tem valor primário quando ainda possui valor administrativo. Quando cessa totalmente o seu valor administrativo, e acaba o seu prazo prescricional, ele é eliminado. Se o documento tiver valor secundário (histórico), ele é imprescritível, e será recolhido ao arquivo permanente, e lá será preservado para sempre. Portanto, os arquivos correntes e intermediários são constituídos de documentos de valor primário (administrativo).

16. (ANAC/2009 – UnB/Cespe – com adaptação) Acerca das teorias e dos princípios arquivísticos, julgue o item a seguir: Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.

Resposta: ERRADO. Os estágios de evolução dos arquivos são as três idades: – arquivo corrente ou de primeira idade; – arquivo intermediário ou de segunda idade; – arquivo permanente ou de terceira idade.

17. (T RE/PB/2007 – Carlos Chagas) O valor mediato, quando atribuído aos documentos de arquivo, equivale ao valor: a) primário; b) f iscal; c) legal; d) probatório; e) secundário.

Resposta: E Podemos chamar o valor secundário de valor “mediato, permanente, histórico ou de arquivo”. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação. Já perdeu totalmente o seu valor administrativo.

18. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) São considerados documentos intermediários: a) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes; b) os de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados definitivamente; c) os produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas; d) os de interesse público ou social; e) aqueles que, por raz ões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Resposta: E É nos arquivos intermediários que os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou recolhimento), após cessar o seu valor administrativo.

19. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) O ciclo vital dos documentos compreende as idades: a) temporária, intermediária, permanente; b) corrente, intermediária, permanente; c) administrativa, temporária, permanente; d) administrativa, intermediária, permanente; e) corrente, temporária, permanente.

Resposta: B O ciclo vital dos documentos administrativos refere-se às três idades: corrente, intermediária e permanente.

20. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) A passagem dos documentos correntes para os arquivos intermediários denomina-se: a) recolhimento; b) arranjo; c) transf erência; d) destinação; e) arquivamento.

Resposta: C • corrente para o intermediário – transferência • intermediário para o permanente – recolhimento 21. (T RE/SP/2006 – Carlos Chagas) Os documentos de arquivo de uma instituição são produzidos com um determinado objetivo e, para tanto, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma instituição para outra, ou de um setor para outro da mesma instituição, até serem arquivados. Essa descrição refere-se a um arquivo em sua fase: a) pública; b) administrativa; c) permanente; d) corrente; e) privada.

Resposta: D Quando os documentos estão tramitando (em movimento, em curso) ou, mesmo sem movimentação, são consultados com frequência, são chamados de arquivos correntes.

22. (BNDES/2006 – Cesgranrio) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a: a) permanente; b) corrente;

c) especializ ada; d) empresarial; e) pública.

Resposta: A Os documentos na idade permanente não têm mais valor administrativo. São recolhidos devido ao seu valor histórico ou documental (probatório e informativo).

23. (Agência Nacional de Petróleo/2005 – Cesgranrio) Assinale a afirmativa correta a respeito dos tipos de arquivo: a) Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se de documentos que deixaram de ser consultados. b) Denomina-se “arquivo em depósito” o conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam a seu acervo. c) O conjunto de documentos produz idos ou recebidos por instituições governamentais e empresas em geral é chamado “arquivo público”. d) Arquivos intermediários são aqueles constituídos de documentos de uso f requente mas que não são conservados nas repartições que os receberam ou produz iram.

Resposta: B Definição da terminologia Arquivística. O documento está sob a responsabilidade do arquivo permanente, mas ainda pertence ao setor de origem.

24. (CVM/2005 – NCE/UFRJ) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades: os arquivos correntes, que mantêm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico; os arquivos intermediários, que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: a) fora da cidade, arquivo nacional; b) próximo ao corrente, lugar descentraliz ado; c) acima da estrutura, área de segurança; d) em torno da capital, perto do centro; e) junto ao produtor, local af astado.

Resposta: E Localização física dos arquivos: • correntes – junto aos órgãos produtores (facilita o acesso) • intermediários – local afastado dos órgãos produtores (consulta não frequente) • permanentes – junto aos centros culturais ou às universidades (valor secundário) 25. (MULT IRIO/2005 – João Goulart) De acordo com a nomenclatura arquivística, a teoria das três idades está cronologicamente classificada em: a) intermediária, corrente e permanente; b) corrente, intermediária e permanente; c) corrente, permanente e intermediária; d) permanente, intermediária e corrente.

Resposta: B – primeira idade ou corrente – segunda idade ou intermediária – terceira idade ou permanente

26. (Secretaria de Administração do estado de T ocantins/2004 – Cesgranrio) Assinale a afirmativa INCORRET A a respeito dos arquivos. a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira idade ou permanente. b) Os documentos e papéis que são consultados com menos f requência devem ser arquivados em separado daqueles de uso contínuo. c) Os documentos em curso ou de uso f requente devem ser conservados na sede das empresas que os produz iram ou em dependências próximas. d) De acordo com a f requência de consulta, existem tipos dif erentes de arquivos, e para cada um deles há uma f orma distinta de organiz ar, conservar e tratar os documentos. e) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou que passaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis.

Resposta: E Se os documentos tiverem valor histórico, “nunca” poderão ser destruídos.

27. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes; b) intermediários; c) permanentes; d) sigilosos; e) secretos.

Resposta: A Os arquivos correntes guardam documentos de uso funcional/administrativo/jurídico, auxiliando o administrador (órgão produtor) na tomada de decisões.

28. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico; b) permanente; c) especializ ado; d) intermediário; e) estratégico.

Resposta: D O arquivo intermediário tem documentos que não são mais consultados com frequência e que aguardam a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente).

29. (BNDES/2004 – Cesgranrio) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários: a) Devem necessariamente ser conservados próximos aos escritórios. b) Devem disponibiliz ar seus documentos para consultas f requentes. c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivo morto”. d) Guardam documentos of iciais ou de valor histórico em caráter permanente. e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados.

Resposta: E As letras a e b referem-se aos “arquivos correntes”. A letra c menciona o termo “arquivo morto”, relacionado ao arquivo permanente. A letra d fala da guarda em caráter permanente, quando o

correto seria mencionar a guarda em caráter “temporário”. Portanto, a afirmativa correta é a letra “e”, pois os documentos nos arquivos intermediários, embora sejam menos consultados, devem ser disponibilizados para acesso quando se fizer necessário.

30. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ – com adaptações) É possível relacionar a vida do documento com a vida do ser humano.

Nesse sentido, o ciclo de vida dos documentos de arquivo forma o pano de fundo no qual se apoiam as intervenções arquivísticas e é composto por: a) 1 período; b) 2 períodos; c) 3 períodos; d) 4 períodos; e) 5 períodos.

Resposta: C O ciclo de vida dos documentos arquivísticos está relacionado às três idades: corrente, intermediária e permanente.

31. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) O entendimento sobre a vida funcional ativa de uma pessoa em uma instituição está contido no dossiê desta pessoa, com informações sobre: contratação, avaliação, promoção, formação, remuneração etc.

Assim, a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores pode ser definida como valor: a) subsidiário; b) quaternário; c) terciário; d) secundário; e) primário.

Resposta: E Valor primário pode ser chamado também de valor imediato ou administrativo. O órgão produtor utiliza os documentos, baseando-se nos fins de sua criação.

Capítulo 3

Tipologia Documental (Classificação dos o

Arquivos e dos Documentos) / Lei n 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação Pública)

1. Classificação dos arquivos 1.1. Introdução Os arquivos possuem inúmeras características. Espelhando-se nelas, com base na obra da professora Marilena Leite Paes, podemos classificá-los de acordo com: – as entidades mantenedoras; – os estágios de sua evolução; – a extensão de sua atuação; – a natureza dos documentos.

Obs.: Os estágios de evolução dos arquivos (as 3 idades ou os 3 ciclos vitais) já foram objeto de análise minuciosa no capítulo anterior.

Dica de Prova: Quanto à entidade produtora, os arquivos são classificados em: • públicos • privados

Comentário: De acordo com o artigo 7o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados (que será objeto de análise em outro capítulo): “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.” O parágrafo 1o da referida Lei complementa: “são também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades”.

Exemplos de arquivos públicos: • Arquivo Nacional (Federal).

• Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros.

Em consonância com o artigo 11 da Lei citada anteriormente “consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.

Exemplos de arquivos privados: • Arquivos pessoais.

• Arquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino etc.).

• Arquivos comerciais (de empresas), entre outros.

1.1.1. Entidades mantenedoras Toda organização possui suas próprias características. De acordo com elas, os arquivos gerados podem ser: • Públicos – em âmbitos Federal, Estadual ou Municipal.

• Institucionais – escolas, igrejas, associações, entidades sem fins lucrativos.

• Comerciais – corporações, firmas.

• Familiares ou Pessoais.

1.1.2. Extensão de sua atuação (abrangência) • Setoriais – são os localizados junto aos órgãos operacionais, devido ao grande número de consulta aos documentos armazenados pelos diversos setores. Esses arquivos setoriais são, como já foi dito no capítulo anterior, descentralizados. Pelo fato de os documentos serem muito consultados, tais arquivos são considerados correntes. Os arquivos setoriais podem descartar documentos que não possuem valor administrativo e jurídico para eles, considerados, por isso, documentos de guarda eventual.

• Centrais ou Gerais – como o próprio nome sugere, esses arquivos centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem os documentos oriundos dos vários setores integrantes de uma instituição.

Eles servem para atenuar um pouco o problema de espaço existente nos órgãos que fazem parte dessa estrutura organizacional, pois sabemos que os documentos são produzidos e recebidos com bastante frequência na 1a idade, tendendo a se acumularem nos setores com o passar do tempo.

Não se esqueça: Arquivos descentralizados – documentos em diversos locais.

Exemplo: arquivos setoriais.

Arquivos centralizados – documentos concentrados em um determinado local.

Exemplo: arquivo central, arquivo intermediário.

1.1.3. Natureza dos documentos • Arquivos especiais – custodiam documentos de formas físicas distintas,​ que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondi​cio​namento, registro, controle,

conservação, entre outros procedimentos​ técnicos.

Exs.: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.; • Especializados – custodiam documentos procedentes da experiência do homem em um campo específico, não importando a forma física apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como “arquivos técnicos”.

Exs.: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares etc.

2. Classificação dos documentos 2.1. Introdução Assim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas.

Baseando-se nelas, podemos classificá-los de acordo com: • o gênero; • a espécie; • a natureza do assunto.

2.1.1. Gênero O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes. São eles: • Textuais – manuscritos, datilografados ou impressos.

• Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura.

Exemplos: mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas (utilizadas na elaboração de mapas).

• Iconográficos – documentos com imagens estáticas.

Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartões-postais, estampas, dia​positivos (slides), partituras.

• Filmográficos – documentos com imagens em movimento.

Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas.

• Sonoros – documentos com registros fonográficos.

Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas.

• Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos (assunto a ser tratado em outro capítulo).

Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela.

• Informático – documentos ligados ao computador.

Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos ópticos.

Comentários: 1o) A documentação textual é mensurada em metros lineares. Os documentos pertencentes a outros gêneros são quantificados em unidades.

2o) De acordo com o Professor Aurélio Buarque de Holanda, o termo audiovisual “diz-se dos sistemas, meios ou veículos de comunicação, ou de mensagens, que atingem o indivíduo através da vista e da audição, ou da imagem e do som”. Dá-nos ainda um outro significado: “diz-se do

meio pedagógico em que se lança mão do som e da imagem por meio de livros, filmes, discos etc.”

Logo, um filme (gênero filmográfico – termo específico) pode ser considerado também do “gênero audiovisual – termo genérico”. Lógico que em uma prova daremos sempre preferência pelo termo mais específico.

3o) As bancas organizadoras dos concursos não vão perguntar ao candidato o que é uma fotografia ou um disco, mas sim o gênero a que pertencem esses documentos (iconográfico e sonoro, respectivamente).

4o) O gênero se divide em espécie documental; a espécie se divide em tipo documental, assunto a ser visto em seguida.

5o) De acordo com a Professora Heloísa Bellotto, os termos gênero, espécie e tipo documental possuem as seguintes definições: • Gênero – “configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem”.

• Espécie – “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”.

• Tipo – “configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.

Assim sendo, um relatório é exemplo de “espécie documental”. Quando especificamos a espécie (relatório financeiro, relatório de recursos humanos), temos a caracterização de “tipos documentais”.

Logo, podemos exemplificar: Contrato, Edital e Certidão são espécies documentais.

Contrato de Prestação de Serviços, Edital de Concurso Público e Certidão de Nascimento são tipos documentais.

Portanto, podemos concluir que o tipo documental é a espécie mais a sua atividade ou razão funcional.

6o) Mais duas definições importantes: • Forma documental – está relacionada com o preparo do documento e a maneira como ele é disponibilizado ao consulente.

Exemplos: minuta ou rascunho, original, cópia.

• Formato documental – está relacionado com as características “físicas” de um suporte (material físico onde se registra a informação).

Exemplos: caderno, códice (livro de registro), livro.

2.1.2. Espécie A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas).

De acordo com Heloísa Bellotto, são eles:

• Atos normativos – ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (de cumprimento obrigatório).

Exemplos: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias.

• Atos enunciativos – emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto.

Exemplos: pareceres, votos, relatórios.

• Atos de assentamento – formados por registros, firmando fatos ou ocorrências.

Exemplos: atas, autos de infração, termos.

• Atos comprobatórios – comprovam assentamentos, decisões, apon​t amentos.

Exemplos: certidões, atestados, traslados, cópias autenticadas.

• Atos de ajuste – representam acordos firmados (entre duas ou mais partes). São representados pelos documentos pactuais.

Exemplos: convênios, contratos, ajustes.

• Atos de correspondência – são criados com o propósito de os atos normativos serem executados.

Exemplos: editais, avisos, memorandos, telegramas, notificações, ofícios, cartas.

2.1.3. Natureza do assunto Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como: • Ostensivos ou Ordinários – Qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não prejudica a instituição).

• Sigilosos – Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação.

Dica de Prova: Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser: • Ultrassecreto, secreto e reservado (não existe mais o grau confidencial).

Prazos máximos de classificação (restrição) de acesso à informação: • no grau ULTRASSECRETO – 25 anos; • no grau SECRETO – 15 anos; • no grau RESERVADO – 5 anos. (vide esquema mnemônico no 5.)

ATENÇÃO: De acordo com o Decreto Federal no 7.724, de 16 de maio de 2012 (que regulamenta a Lei Federal no 12.527, de 18 de novembro de 2011 – inerente à Lei de Acesso à Informação Pública), que será reproduzida neste capítulo, diz o artigo 47, inciso IV: Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações “prorrogar por uma única vez, e por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à

soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo total da classificação.”

Comentário: Portanto, somente no maior grau de sigilo – o “ultrassecreto” –, pode ocorrer a prorrogação (uma vez, por igual período). Nos demais graus de sigilo (secreto e reservado) não existe a possibilidade de prorrogação do prazo de restrição do documento.

Esquema mnemônico no 5: GRAU DE SIGILO

ANOS

PRORROGAÇÃO

ULTRASSECRETO

máximo de 25 anos

+ 25 ANOS (uma vez, por = período)

SECRETO

máximo de 15 anos

NÃO HÁ

RESERVADO

máximo de 5 anos

NÃO HÁ

3. Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação Pública) 3.1. Introdução O tema que nós vimos anteriormente (natureza do assunto, item 2.1.3.) tem íntima relação com a Lei no 12.527/2011 (tão discutida e esperada pela maioria dos brasileiros – a famosa Lei de Acesso à Informação Pública – que consolida a transparência pública em nosso país), sancionada pela Presidente da República Dilma Rousseff no dia 18 de novembro de 2011. A Lei em questão, apesar de ter sido aprovada no final de 2011, somente começou a vigorar 180 dias depois da data de sua publicação, a fim de que os órgãos envolvidos tivessem tempo suficiente para fazer as devidas adaptações, no intuito do cumprimento da Lei de forma adequada.

Esta Lei é muito importante para quem está se preparando para concurso público. Ela já começou a cair em alguns deles e, por ser uma novidade, a tendência é que sempre caia pelo menos uma questão envolvendo este assunto. Por essa razão, achei por bem incluir nesta nova edição do meu livro a referida Lei. Nos meus comentários e dicas sobre ela, vou falar sobre os artigos com mais chances de cair em prova, além de comentar 5 questões envolvendo a matéria.

Importante ressaltar que a Lei 12.527/2011, no seu artigo 46, inciso II, “revogou 3 artigos da Lei de Arquivos (Lei 8.159/1991,comentada no capítulo 6 da presente obra). Tais artigos são os de número: 22, 23 e 24. Também cabe destacar que o Decreto no 4.553/2002, que falava sobre documentação “sigilosa”, foi REVOGADO em novembro de 2012 pelo Decreto no 7.845/2012 (Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento).

Este Decreto deve ser disponibilizado pelos concursandos no site www.planalto.gov.br, pois pode futuramente vir a cair em concurso questões sobre ele (quando no programa de alguma banca organizadora aparecer “Tipologia Documental” ou “Legislação Arquivística”).

Dica Importante: O Decreto Federal no 7.724, de 16 de maio de 2012, que “regulamenta a Lei nº 12.527/2011 e

dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do parágrafo 3o do art. 37 e no parágrafo 2o do art. 216 da Constituição”, deve ser estudado com atenção pelos candidatos a uma vaga nos concursos públicos, pois detalha alguns aspectos importantes não mencionados na Lei no 12.527/2012. Tal Decreto pode ser disponibilizado, caro leitor, no site www.planalto.gov.br.

Veremos, abaixo, a Lei no 12.527/2011, na íntegra, e depois faremos os devidos comentários sobre os artigos com mais probabilidade de cair em concursos.

LEI No 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.

Regula o acesso a inf ormações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dez embro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

A PRESIDENT A DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍT ULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o f im de garantir o acesso a inf ormações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art.

216 da Constituição Federal.

Parágraf o único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I – os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II – as autarquias, as f undações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

Art. 2o Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem f ins lucrativos que recebam, para realiz ação de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres.

Parágraf o único. A publicidade a que estão submetidas as entidades citadas no caput ref ere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuíz o das prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas.

Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito f undamental de acesso à inf ormação e devem ser executados em conf ormidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretriz es: I – observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II – divulgação de inf ormações de interesse público, independentemente de solicitações; III – utiliz ação de meios de comunicação viabiliz ados pela tecnologia da inf ormação; IV – f omento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V – desenvolvimento do controle social da administração pública.

Art. 4o Para os ef eitos desta Lei, considera-se: I – inf ormação: dados, processados ou não, que podem ser utiliz ados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou f ormato; II – documento: unidade de registro de inf ormações, qualquer que seja o suporte ou f ormato; III – inf ormação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em raz ão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; IV – inf ormação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identif icada ou identif icável; V – tratamento da inf ormação: conjunto de ações ref erentes à produção, recepção, classif icação, utiliz ação, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armaz enamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da inf ormação;

VI – disponibilidade: qualidade da inf ormação que pode ser conhecida e utiliz ada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autoriz ados; VII – autenticidade: qualidade da inf ormação que tenha sido produz ida, expedida, recebida ou modif icada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema; VIII – integridade: qualidade da inf ormação não modif icada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; IX – primariedade: qualidade da inf ormação coletada na f onte, com o máximo de detalhamento possível, sem modif icações.

Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso à inf ormação, que será f ranqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de f orma transparente, clara e em linguagem de f ácil compreensão.

CAPÍT ULO II DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específ icos aplicáveis, assegurar a: I – gestão transparente da inf ormação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II – proteção da inf ormação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III – proteção da inf ormação sigilosa e da inf ormação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

Art. 7o O acesso à inf ormação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: I – orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a inf ormação almejada; II – inf ormação contida em registros ou documentos, produz idos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; III – inf ormação produz ida ou custodiada por pessoa f ísica ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado; IV – inf ormação primária, íntegra, autêntica e atualiz ada; V – inf ormação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organiz ação e serviços; VI – inf ormação pertinente à administração do patrimônio público, utiliz ação de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e VII – inf ormação relativa: a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realiz adas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores. § 1o O acesso à inf ormação previsto no caput não compreende as inf ormações ref erentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científ icos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. § 2o Quando não f or autoriz ado acesso integral à inf ormação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo. § 3o O direito de acesso aos documentos ou às inf ormações neles contidas utiliz ados como f undamento da tomada de decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo. § 4o A negativa de acesso às inf ormações objeto de pedido f ormulado aos órgãos e entidades ref eridas no art. 1o, quando não f undamentada, sujeitará o responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei. § 5o Inf ormado do extravio da inf ormação solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para apurar o desaparecimento da respectiva documentação. § 6o Verif icada a hipótese prevista no § 5o deste artigo, o responsável pela guarda da inf ormação extraviada deverá, no praz o de 10 (dez ) dias, justif icar o f ato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação.

Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de

f ácil acesso, no âmbito de suas competências, de inf ormações de interesse coletivo ou geral por eles produz idas ou custodiadas. § 1o Na divulgação das inf ormações a que se ref ere o caput, deverão constar, no mínimo: I – registro das competências e estrutura organiz acional, endereços e telef ones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; II – registros de quaisquer repasses ou transf erências de recursos f inanceiros; III – registros das despesas; IV – inf ormações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; V – dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e VI – respostas a perguntas mais f requentes da sociedade. § 2o Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utiliz ar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios of iciais da rede mundial de computadores (internet). § 3o Os sítios de que trata o § 2o deverão, na f orma de regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos: I – conter f erramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à inf ormação de f orma objetiva, transparente, clara e em linguagem de f ácil compreensão; II – possibilitar a gravação de relatórios em diversos f ormatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a f acilitar a análise das inf ormações; III – possibilitar o acesso automatiz ado por sistemas externos em f ormatos abertos, estruturados e legíveis por máquina; IV – divulgar em detalhes os f ormatos utiliz ados para estruturação da inf ormação; V – garantir a autenticidade e a integridade das inf ormações disponíveis para acesso; VI – manter atualiz adas as inf ormações disponíveis para acesso; VII – indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telef ônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e VIII – adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com def iciência, nos termos do art. 17 da Lei nº 10.098, de 19 de dez embro de 2000, e do art. 9 º da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com Def iciência, aprovada pelo Decreto Legislativo nº 186, de 9 de julho de 2008. § 4o Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) habitantes f icam dispensados da divulgação obrigatória na internet a que se ref ere o § 2o, mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de inf ormações relativas à execução orçamentária e f inanceira, nos critérios e praz os previstos no art. 73-B da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal).

Art. 9o O acesso a inf ormações públicas será assegurado mediante: I – criação de serviço de inf ormações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para: a) atender e orientar o público quanto ao acesso a inf ormações; b) inf ormar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocoliz ar documentos e requerimentos de acesso a inf ormações; e II – realiz ação de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras f ormas de divulgação.

CAPÍT ULO III DO PROCEDIMENT O DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Do Pedido de Acesso Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a inf ormações aos órgãos e entidades ref eridos no art.

1o desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identif icação do requerente e a especif icação da inf ormação requerida. § 1o Para o acesso a inf ormações de interesse público, a identif icação do requerente não pode conter exigências que inviabiliz em a solicitação.

§ 2o Os órgãos e entidades do poder público devem viabiliz ar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios of iciais na internet. § 3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de inf ormações de interesse público.

Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autoriz ar ou conceder o acesso imediato à inf ormação disponível. § 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na f orma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em praz o não superior a 20 (vinte) dias: I – comunicar a data, local e modo para se realiz ar a consulta, ef etuar a reprodução ou obter a certidão; II – indicar as raz ões de f ato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III – comunicar que não possui a inf ormação, indicar, se f or do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientif icando o interessado da remessa de seu pedido de inf ormação. § 2o O praz o ref erido no § 1o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez ) dias, mediante justif icativa expressa, da qual será cientif icado o requerente. § 3o Sem prejuíz o da segurança e da proteção das inf ormações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá of erecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a inf ormação de que necessitar. § 4o Quando não f or autoriz ado o acesso por se tratar de inf ormação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá ser inf ormado sobre a possibilidade de recurso, praz os e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação. § 5o A inf ormação armaz enada em f ormato digital será f ornecida nesse f ormato, caso haja anuência do requerente. § 6o Caso a inf ormação solicitada esteja disponível ao público em f ormato impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão inf ormados ao requerente, por escrito, o lugar e a f orma pela qual se poderá consultar, obter ou reproduz ir a ref erida inf ormação, procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu f ornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para realiz ar por si mesmo tais procedimentos.

Art. 12. O serviço de busca e f ornecimento da inf ormação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utiliz ados.

Parágraf o único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não lhe permita f az ê-lo sem prejuíz o do sustento próprio ou da f amília, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983.

Art. 13. Quando se tratar de acesso à inf ormação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser of erecida a consulta de cópia, com certif icação de que esta conf ere com o original.

Parágraf o único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja f eita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original.

Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia.

Seção II Dos Recursos Art. 15. No caso de indef erimento de acesso a inf ormações ou às raz ões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no praz o de 10 (dez ) dias a contar da sua ciência.

Parágraf o único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manif estar no praz o de 5 (cinco) dias.

Art. 16. Negado o acesso a inf ormação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no praz o de 5 (cinco) dias se: I – o acesso à inf ormação não classif icada como sigilosa f or negado; II – a decisão de negativa de acesso à inf ormação total ou parcialmente classif icada como sigilosa não indicar a autoridade classif icadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassif icação;

III – os procedimentos de classif icação de inf ormação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e IV – estiverem sendo descumpridos praz os ou outros procedimentos previstos nesta Lei. § 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no praz o de 5 (cinco) dias. § 2o Verif icada a procedência das raz ões do recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei. § 3o Negado o acesso à inf ormação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, a que se ref ere o art. 35.

Art. 17. No caso de indef erimento de pedido de desclassif icação de inf ormação protocolado em órgão da administração pública f ederal, poderá o requerente recorrer ao Ministro de Estado da área, sem prejuíz o das competências da Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, previstas no art. 35, e do disposto no art. 16. § 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido às autoridades mencionadas depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior à autoridade que exarou a decisão impugnada e, no caso das Forças Armadas, ao respectivo Comando. § 2o Indef erido o recurso previsto no caput que tenha como objeto a desclassif icação de inf ormação secreta ou ultrassecreta, caberá recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações prevista no art. 35.

Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões denegatórias prof eridas no recurso previsto no art. 15 e de revisão de classif icação de documentos sigilosos serão objeto de regulamentação própria dos Poderes Legislativo e Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o direito de ser inf ormado sobre o andamento de seu pedido.

Art. 19. (VETADO). § 1o (VETADO). § 2o Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público inf ormarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao Conselho Nacional do Ministério Público, respectivamente, as decisões que, em grau de recurso, negarem acesso a inf ormações de interesse público.

Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que couber, a Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, ao procedimento de que trata este Capítulo.

CAPÍT ULO IV DAS REST RIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Disposições Gerais Art. 21. Não poderá ser negado acesso à inf ormação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos f undamentais.

Parágraf o único. As inf ormações ou documentos que versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de acesso.

Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de segredo industrial decorrentes da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa f ísica ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder público.

Seção II Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classif icação as inf ormações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: I – pôr em risco a def esa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II – prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido f ornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; III – pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV – of erecer elevado risco à estabilidade f inanceira, econômica ou monetária do País; V – prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VI – prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científ ico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; VII – pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus f amiliares; ou VIII – comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou f iscaliz ação em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de inf rações.

Art. 24. A inf ormação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em raz ão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classif icada como ultrassecreta, secreta ou reservada. § 1o Os praz os máximos de restrição de acesso à inf ormação, conf orme a classif icação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II – secreta: 15 (quinz e) anos; e III – reservada: 5 (cinco) anos. § 2o As inf ormações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e f ilhos(as) serão classif icadas como reservadas e f icarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição. § 3o Alternativamente aos praz os previstos no § 1o, poderá ser estabelecida como termo f inal de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do praz o máximo de classif icação. § 4o Transcorrido o praz o de classif icação ou consumado o evento que def ina o seu termo f inal, a inf ormação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público. § 5o Para a classif icação da inf ormação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da inf ormação e utiliz ado o critério menos restritivo possível, considerados: I – a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e II – o praz o máximo de restrição de acesso ou o evento que def ina seu termo f inal.

Seção III Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de inf ormações sigilosas produz idas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. § 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de inf ormação classif icada como sigilosa f icarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na f orma do regulamento, sem prejuíz o das atribuições dos agentes públicos autoriz ados por lei. § 2o O acesso à inf ormação classif icada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo. § 3o Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de inf ormação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autoriz ados.

Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de inf ormações sigilosas.

Parágraf o único. A pessoa f ísica ou entidade privada que, em raz ão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de inf ormações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das inf ormações resultantes da aplicação desta Lei. Seção IV Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação Art. 27. A classif icação do sigilo de inf ormações no âmbito da administração pública f ederal é de competência: I – no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:

a) Presidente da República; b) Vice-Presidente da República; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e e) Chef es de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior; II – no grau de secreto, das autoridades ref eridas no inciso I, dos titulares de autarquias, f undações ou empresas públicas e sociedades de economia mista; e III – no grau de reservado, das autoridades ref eridas nos incisos I e II e das que exerçam f unções de direção, comando ou chef ia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específ ica de cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei. § 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que se ref ere à classif icação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável a agente público, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação. § 2o A classif icação de inf ormação no grau de sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratif icada pelos respectivos Ministros de Estado, no praz o previsto em regulamento. § 3o A autoridade ou outro agente público que classif icar inf ormação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, a que se ref ere o art. 35, no praz o previsto em regulamento.

Art. 28. A classif icação de inf ormação em qualquer grau de sigilo deverá ser f ormaliz ada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes elementos: I – assunto sobre o qual versa a inf ormação; II – f undamento da classif icação, observados os critérios estabelecidos no art. 24; III – indicação do praz o de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que def ina o seu termo f inal, conf orme limites previstos no art. 24; e IV – identif icação da autoridade que a classif icou.

Parágraf o único. A decisão ref erida no caput será mantida no mesmo grau de sigilo da inf ormação classif icada.

Art. 29. A classif icação das inf ormações será reavaliada pela autoridade classif icadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de of ício, nos termos e praz os previstos em regulamento, com vistas à sua desclassif icação ou à redução do praz o de sigilo, observado o disposto no art. 24. § 1o O regulamento a que se ref ere o caput deverá considerar as peculiaridades das inf ormações produz idas no exterior por autoridades ou agentes públicos. § 2o Na reavaliação a que se ref ere o caput, deverão ser examinadas a permanência dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da divulgação da inf ormação. § 3o Na hipótese de redução do praz o de sigilo da inf ormação, o novo praz o de restrição manterá como termo inicial a data da sua produção.

Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará, anualmente, em sítio à disposição na internet e destinado à veiculação de dados e inf ormações administrativas, nos termos de regulamento: I – rol das inf ormações que tenham sido desclassif icadas nos últimos 12 (doz e) meses; II – rol de documentos classif icados em cada grau de sigilo, com identif icação para ref erência f utura; III – relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de inf ormação recebidos, atendidos e indef eridos, bem como inf ormações genéricas sobre os solicitantes. § 1o Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da publicação prevista no caput para consulta pública em suas sedes. § 2o Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de inf ormações classif icadas, acompanhadas da data, do grau de sigilo e dos f undamentos da classif icação.

Seção V Das Informações Pessoais Art. 31. O tratamento das inf ormações pessoais deve ser f eito de f orma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

§ 1o As inf ormações pessoais, a que se ref ere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I – terão seu acesso restrito, independentemente de classif icação de sigilo e pelo praz o máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autoriz ados e à pessoa a que elas se ref erirem; e II – poderão ter autoriz ada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se ref erirem. § 2o Aquele que obtiver acesso às inf ormações de que trata este artigo será responsabiliz ado por seu uso indevido. § 3o O consentimento ref erido no inciso II do § 1o não será exigido quando as inf ormações f orem necessárias: I – à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver f ísica ou legalmente incapaz , e para utiliz ação única e exclusivamente para o tratamento médico; II – à realiz ação de estatísticas e pesquisas científ icas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identif icação da pessoa a que as inf ormações se ref erirem; III – ao cumprimento de ordem judicial; IV – à def esa de direitos humanos; ou V – à proteção do interesse público e geral preponderante. § 4o A restrição de acesso à inf ormação relativa à vida privada, honra e imagem de pessoa não poderá ser invocada com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades em que o titular das inf ormações estiver envolvido, bem como em ações voltadas para a recuperação de f atos históricos de maior relevância. § 5o Regulamento disporá sobre os procedimentos para tratamento de inf ormação pessoal.

CAPÍT ULO V DAS RESPONSABILIDADES Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do agente público ou militar: I – recusar-se a f ornecer inf ormação requerida nos termos desta Lei, retardar deliberadamente o seu f ornecimento ou f ornecê-la intencionalmente de f orma incorreta, incompleta ou imprecisa; II – utiliz ar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutiliz ar, desf igurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, inf ormação que se encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em raz ão do exercício das atribuições de cargo, emprego ou f unção pública; III – agir com dolo ou má-f é na análise das solicitações de acesso à inf ormação; IV – divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou permitir acesso indevido à inf ormação sigilosa ou inf ormação pessoal; V – impor sigilo à inf ormação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para f ins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem; VI – ocultar da revisão de autoridade superior competente inf ormação sigilosa para benef iciar a si ou a outrem, ou em prejuíz o de terceiros; e VII – destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do Estado. § 1o Atendido o princípio do contraditório, da ampla def esa e do devido processo legal, as condutas descritas no caput serão consideradas: I – para f ins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas, transgressões militares médias ou graves, segundo os critérios neles estabelecidos, desde que não tipif icadas em lei como crime ou contravenção penal; ou II – para f ins do disposto na Lei nº 8.112, de 11 de dez embro de 1990, e suas alterações, inf rações administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos. § 2o Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente público responder, também, por improbidade administrativa, conf orme o disposto nas Leis nos 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de 1992.

Art. 33. A pessoa f ísica ou entidade privada que detiver inf ormações em virtude de vínculo de qualquer naturez a com o poder público e deixar de observar o disposto nesta Lei estará sujeita às seguintes sanções: I – advertência; II – multa; III – rescisão do vínculo com o poder público; IV – suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com a administração pública por praz o

não superior a 2 (dois) anos; e V – declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a administração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade. § 1o As sanções previstas nos incisos I, III e IV poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, assegurado o direito de def esa do interessado, no respectivo processo, no praz o de 10 (dez ) dias. § 2o A reabilitação ref erida no inciso V será autoriz ada somente quando o interessado ef etivar o ressarcimento ao órgão ou entidade dos prejuíz os resultantes e após decorrido o praz o da sanção aplicada com base no inciso IV. § 3o A aplicação da sanção prevista no inciso V é de competência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública, f acultada a def esa do interessado, no respectivo processo, no praz o de 10 (dez ) dias da abertura de vista.

Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgação não autoriz ada ou utiliz ação indevida de inf ormações sigilosas ou inf ormações pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade f uncional nos casos de dolo ou culpa, assegurado o respectivo direito de regresso.

Parágraf o único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa f ísica ou entidade privada que, em virtude de vínculo de qualquer naturez a com órgãos ou entidades, tenha acesso a inf ormação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento indevido.

CAPÍT ULO VI DISPOSIÇÕES FINAIS E T RANSIT ÓRIAS Art. 35. (VETADO). § 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, que decidirá, no âmbito da administração pública f ederal, sobre o tratamento e a classif icação de inf ormações sigilosas e terá competência para: I – requisitar da autoridade que classif icar inf ormação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da inf ormação; II – rever a classif icação de inf ormações ultrassecretas ou secretas, de of ício ou mediante provocação de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7o e demais dispositivos desta Lei; e III – prorrogar o praz o de sigilo de inf ormação classif icada como ultrassecreta, sempre por praz o determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o praz o previsto no § 1o do art. 24. § 2o O praz o ref erido no inciso III é limitado a uma única renovação. § 3o A revisão de of ício a que se ref ere o inciso II do § 1o deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de documentos ultrassecretos ou secretos. § 4o A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações nos praz os previstos no § 3o implicará a desclassif icação automática das inf ormações. § 5o Regulamento disporá sobre a composição, organiz ação e f uncionamento da Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, observado o mandato de 2 (dois) anos para seus integrantes e demais disposições desta Lei. Art. 36. O tratamento de inf ormação sigilosa resultante de tratados, acordos ou atos internacionais atenderá às normas e recomendações constantes desses instrumentos.

Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, o Núcleo de Segurança e Credenciamento (NSC), que tem por objetivos: I – promover e propor a regulamentação do credenciamento de segurança de pessoas f ísicas, empresas, órgãos e entidades para tratamento de inf ormações sigilosas; e II – garantir a segurança de inf ormações sigilosas, inclusive aquelas provenientes de países ou organiz ações internacionais com os quais a República Federativa do Brasil tenha f irmado tratado, acordo, contrato ou qualquer outro ato internacional, sem prejuíz o das atribuições do Ministério das Relações Exteriores e dos demais órgãos competentes.

Parágraf o único. Regulamento disporá sobre a composição, organiz ação e f uncionamento do NSC. Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei nº 9.507, de 12 de novembro de 1997, em relação à inf ormação de pessoa, f ísica ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de entidades governamentais ou de caráter público.

Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reavaliação das inf ormações classif icadas como ultrassecretas e

secretas no praz o máximo de 2 (dois) anos, contado do termo inicial de vigência desta Lei. § 1o A restrição de acesso a inf ormações, em raz ão da reavaliação prevista no caput, deverá observar os praz os e condições previstos nesta Lei. § 2o No âmbito da administração pública f ederal, a reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a qualquer tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, observados os termos desta Lei. § 3o Enquanto não transcorrido o praz o de reavaliação previsto no caput, será mantida a classif icação da inf ormação nos termos da legislação precedente. § 4o As inf ormações classif icadas como secretas e ultrassecretas não reavaliadas no praz o previsto no caput serão consideradas, automaticamente, de acesso público.

Art. 40. No praz o de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência desta Lei, o dirigente máximo de cada órgão ou entidade da administração pública f ederal direta e indireta designará autoridade que lhe seja diretamente subordinada para, no âmbito do respectivo órgão ou entidade, exercer as seguintes atribuições: I – assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso a inf ormação, de f orma ef iciente e adequada aos objetivos desta Lei; II – monitorar a implementação do disposto nesta Lei e apresentar relatórios periódicos sobre o seu cumprimento; III – recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao aperf eiçoamento das normas e procedimentos necessários ao correto cumprimento do disposto nesta Lei; e IV – orientar as respectivas unidades no que se ref ere ao cumprimento do disposto nesta Lei e seus regulamentos.

Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da administração pública f ederal responsável: I – pela promoção de campanha de abrangência nacional de f omento à cultura da transparência na administração pública e conscientiz ação do direito f undamental de acesso à inf ormação; II – pelo treinamento de agentes públicos no que se ref ere ao desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência na administração pública; III – pelo monitoramento da aplicação da lei no âmbito da administração pública f ederal, concentrando e consolidando a publicação de inf ormações estatísticas relacionadas no art. 30; IV – pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de relatório anual com inf ormações atinentes à implementação desta Lei. Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta Lei no praz o de 180 (cento e oitenta) dias a contar da data de sua publicação.

Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei no 8.112, de 11 de dez embro de 1990, passa a vigorar com a seguinte redação: “Art. 116. ...................................................................

VI – levar as irregularidades de que tiver ciência em raz ão do cargo ao conhecimento da autoridade superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, ao conhecimento de outra autoridade competente para apuração; .................................................................................” (NR) Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei no 8.112, de 1990, passa a vigorar acrescido do seguinte art. 126-A: “Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabiliz ado civil, penal ou administrativamente por dar ciência à autoridade superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, a outra autoridade competente para apuração de inf ormação concernente à prática de crimes ou improbidade de que tenha conhecimento, ainda que em decorrência do exercício de cargo, emprego ou f unção pública.”

Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, em legislação própria, obedecidas as normas gerais estabelecidas nesta Lei, def inir regras específ icas, especialmente quanto ao disposto no art. 9o e na Seção II do Capítulo III. Art. 46. Revogam-se: I – a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005; e II – os arts. 22 a 24 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua publicação.

Brasília, 18 de novembro de 2011; 190o da Independência e 123o da República.

DILMA ROUSSEFF

José Eduardo Cardoso Celso Luiz Nunes Amorim Antonio de Aguiar Patriota Miriam Belchior Paulo Bernardo Silva Gleisi Hoffmann José Elito Carvalho Siqueira Helena Chagas Luís Inácio Lucena Adams Jorge Hage Sobrinho Maria do Rosário Nunes

Comentários sobre a Lei n o 12.527, de 18 de novembro de 2011 A Lei supracitada tem 47 artigos. Para facilitar a vida dos concursandos, mostraremos, a seguir, os artigos com mais probabilidade de cair em prova, principalmente levando-se em consideração aqueles que mais caíram em concursos nesses últimos anos (da Lei no 8.159/1991 e do Decreto no 4.553/2002 – este foi revogado, como já mencionamos anteriormente –, no que se relaciona ao tema “acesso à informação”). Importante ressaltar que toda a Lei 12.527/2011 deve ser estudada, para os candidatos não serem pegos de surpresa caso apareça algum artigo não citado nos comentários.

• Art. 1o , parágrafo único e incisos – Já caiu em prova. Mostra a abrangência da Lei. Quais são os órgãos que devem cumprir a Lei, os quais estão subordinados a ela (órgãos públicos, autarquias, fundações públicas, entre outros).

• Art. 4o – Tem 9 incisos. São várias definições de termos relacionados à “informação”. Portanto, é bom o candidato dar uma olhada com atenção nesses conceitos.

• Art. 9o , incisos I (alíneas a, b, c) e II – Também caiu em prova. Fala sobre a criação de um “serviço de informações ao cidadão” nos órgãos que se subordinam à Lei, e o que compete a ele.

• Art. 10 – Fala sobre quem pode apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos envolvidos (qualquer interessado), e o que deve conter no pedido (a identificação do requerente e a especificação da informação requerida).

• Art. 11 e incisos – Apesar de a Lei no 12.527 ter entrado em vigor somente em maio de 2012, este artigo já caiu em mais de um concurso público. Portanto, acredito que ele possa cair com mais frequência nos certames futuros. Tal artigo faz menção ao prazo que os órgãos envolvidos têm para disponibilizar a informação ao solicitante, permitindo, dessa forma, o acesso.

• Art. 12 – Fala sobre a gratuidade do serviço de busca e fornecimento da informação, e da exceção existente.

• Art. 13 – Menciona sobre quais as possibilidades de se “disponibilizar uma informação contida em um documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade”.

• Art. 14 – O requerente tem o direito de obter o inteiro teor da negativa do acesso.

• Art. 23 e incisos – Diz quais são as informações passíveis de classificação (atribuição de grau de sigilo), por serem consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado.

• Art. 24, parágrafo 1o e respectivos incisos (ver esquema mnemônico no 5) – No meu entendimento, este é o artigo que mais vai cair em prova na referida Lei. Já começou a cair (ver questão comentada, após o comentário desta Lei).

As bancas organizadoras podem perguntar: a) Quais são os graus de sigilo?

Ultrassecreto, secreto e reservado (não custa relembrar: o grau confidencial não existe mais). b) Quais os prazos máximos de restrição de acesso à informação?

Ultrassecreta – 25 anos Secreta – 15 anos Reservada – 5 anos c) Os prazos de classificação dos documentos sigilosos poderão ser prorrogados?

Somente os documentos classificados no grau ultrassecreto. A prorrogação pode ocorrer uma vez, por igual período (25 + 25 = prazo máximo de 50 anos, quando for o caso).

• Art. 27, incisos I (alíneas a, b, c, d, e), II e III – Diz quem são as autoridades competentes para classificar as informações nos diversificados graus de sigilo existentes.

• Art. 31, parágrafo 1o , inciso I – menciona o prazo máximo de restrição das informações pessoais (independente da classificação de sigilo) relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas: 100 anos, a contar da sua data de produção.

• Art. 33 – Diz quais são as sanções previstas na Lei a quem detiver informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com o poder público.

• Art. 35, parágrafo 1o , incisos I, II e III – fala sobre a instituição da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, e o que compete a ela.

• Art. 35, parágrafo 1o , inciso III, parágrafo 2o – importante destacar sobretudo o inciso III e respectivo parágrafo, que fala sobre a prorrogação da restrição apenas para a informação “ultrassecreta”, uma única vez.

• Art. 37 e incisos – Fala sobre os objetivos do Núcleo de Segurança e Credenciamento (NSC).

Comentaremos, abaixo, 5 questões envolvendo a referida Lei, para os concursandos terem uma ideia de como elas podem cair em prova: ANCINE (CESPE/UNB) T écnico Administrativo – 2012 Julgue os itens que se seguem, acerca do acesso à informação. a) O praz o limite de restrição ao acesso a inf ormações classif icadas como secretas em poder de entidade pública, como a ANCINE, por exemplo, é de, no máximo, cinco anos.

Resposta: ERRADO. Questão fácil. Envolve um dos artigos mais propensos a cair em prova: o art. 24, parágrafo 1o, incisos I, II e III. Tal artigo é reproduzido a seguir: Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II – secreta: 15 (quinze) anos; e III – reservada: 5 (cinco) anos.

Portanto, como podemos observar, o prazo máximo de restrição das informações classificadas como secretas é de 15 anos. Item errado. b) A realiz ação de audiências públicas para incentivar a participação popular constitui modo de garantir o acesso às inf ormações públicas.

Resposta: CERTO. O artigo 9o e respectivos incisos devem cair com relativa frequência. Tal questão é inerente ao inciso II do referido artigo, sobre como deve ser assegurado o acesso a informações. Ver abaixo: Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado mediante: II – realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

Universidade Federal do Amapá (UNIFAP) – T écnico Administrativo (Arquivista) – 2012 No que se refere ao acesso a informações aos órgãos públicos, previstos pela Lei Federal no 12.527/11, é correto afirmar que: a) O pedido de acesso à inf ormação aos órgãos públicos não necessita conter a identif icação do requerente. b) As autarquias, f undações públicas e empresas públicas da União, Estados, Distrito Federal e Municípios não estão abrangidos pela Lei de Acesso à Inf ormação. c) O órgão ou entidade pública tem o praz o legal de 180 (cento e oitenta dias) para f ornecer a inf ormação solicitada. d) A Administração Pública não necessita justif icar a negativa em f ornecer as inf ormações solicitadas pelo requerente. e) Poderá ser cobrado do requerente o ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utiliz ados para a reprodução de documentos.

Resposta: E A letra “a” diz respeito ao art. 10. Além de necessitar conter a identificação do requerente, o interessado deve especificar a informação requerida; A letra “b” refere-se ao art. 1o, parágrafo único, incisos I e II, reproduzidos abaixo: Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.

Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I – os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II – as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

A letra “c” é inerente ao art. 11, parágrafos 1o e 2o. O órgão ou entidade pública deverá autorizar

ou conceder o acesso IMEDIATO à informação solicitada. Se não for possível a disponibilização imediata, o órgão terá um prazo máximo de 20 dias, prorrogáveis por mais 10 dias, quando se fizer necessário, para repassar as informações a quem de direito. Acredito que este artigo da Lei n o 12.527/2011 seja um dos mais pedidos pelas bancas organizadoras de concurso público.

Dica de Prova: • Acesso à informação => imediata • Se não for possível => no máximo + 20 dias • Caso haja algum impeditivo => prorrogação por mais 10 dias (mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente).

A letra “d” está relacionada com o art. 11, parágrafo 1o, inciso II, e o art. 14. A negativa de acesso deve ser justificada, por certidão ou cópia.

A letra “e” está correta. Cabe ressaltar ser o serviço de busca e fornecimento da informação “gratuito”. Exceção ocorre nos casos de reprodução de documentos, conforme art. 12 da Lei em questão.

Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) – Arquivista – 2012 De acordo com o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, em seu Art. 9o , inciso I, o acesso a informações públicas será assegurado mediante a criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público em local com condições apropriadas para: a) apoiar e encaminhar o cidadão ao órgão competente; inf ormar sobre a transf erência de documentos nas suas respectivas unidades; protocoliz ar somente documentos privados; b) atender e encaminhar o cidadão à instituição privada quanto ao acesso a inf ormações; inf ormar sobre o armaz enamento de documentos nas suas respectivas unidades; protocoliz ar documentos estrangeiros de acesso a inf ormações até 1930; c) atender e orientar o público quanto ao acesso a inf ormações; inf ormar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; protocoliz ar documentos e requerimentos de acesso a inf ormações; d) receber e orientar a pessoa jurídica quanto às normas de restrição de acesso às inf ormações; comunicar o número de recolhimento anual de documentos; protocoliz ar documentos e requerimentos de acesso a inf ormações; e) atender e ouvir o f uncionário público quanto às questões de ética; inf ormar sobre a reprodução de documentos; protocoliz ar avisos e atas sobre a administração pública produz idos até 1964.

Resposta: C De acordo com o art. 9o , inciso I, alíneas a, b e c.

Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) – T écnico em Arquivo – 2012 A Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso às informações produzidas por órgãos públicos, estabelece no Art. 11 que qualquer interessado pode obter acesso à informação disponível num prazo máximo de: a) 45 dias; b) 90 dias; c) 15 dias; d) 60 dias; e) 20 dias.

Resposta: E

Questão fácil. Tal prazo vem mencionado no referido artigo, parágrafo 1o. Caso não seja possível a disponibilização da informação em até 20 dias, prorroga-se por mais 10 dias, como está previsto no parágrafo 2o do art.11.

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 32. (MPU/2010 – UnB/Cespe) Quanto às tipologias documentais e aos suportes físicos, julgue o próximo item.

Os documentos do gênero iconográfico têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e contêm imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, slides, diapositivos e gravuras.

Resposta: CERTO. Gênero iconográfico (ícone, imagem). As características referentes aos documentos do gênero iconográfico estão corretas. Os documentos inseridos neste contexto possuem imagens fixas, paradas, estáticas, como uma fotografia, uma gravura, entre outros.

33. (Ministério da Saúde/2010 – UnB/Cespe) Para a arquivística, os vocábulos forma e formato possuem significados bem distintos. Denomina-se formato a configuração física do material sobre o qual as informações são registradas, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado; por exemplo: cartaz, caderno, livro, mapa, rolo de filme, entre outros. Já a forma refere-se ao estágio de preparação e de transmissão de documentos; por exemplo: original, cópia, minuta, rascunho.

Resposta: CERTO. Formato é a configuração física de um suporte (material onde se registra a informação). A forma é o preparo do documento e a maneira pela qual ele é transmitido (passado) a quem de direito.

Quanto aos exemplos de formato e forma documentais, estão corretos.

34. (T RE/MA/2009 – UnB/Cespe) Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em correntes e intermediários.

Resposta: ERRADO. Quanto à abrangência ou extensão de sua atuação, os arquivos são classificados em “setoriais” e “gerais ou centrais”.

Arquivos corrente (1a idade) e intermediário (2a idade), além do permanente (3a idade), são as três idades ou ciclos vitais dos documentos ou estágios de evolução dos arquivos.

35. (T RE/PI/2009 – Carlos Chagas) Papel, caderno, relatório e relatório de viagem são, respectivamente, exemplos de: a) gênero, suporte, tipo e espécie. b) suporte, f ormato, espécie e tipo. c) espécie, f orma, f ormato e suporte. d) tipo, espécie, suporte e técnica de registro. e) f ormato, técnica de registro, gênero e f orma.

Resposta: B Suporte é o carregador físico do documento (papel). Formato é a configuração física de um suporte (caderno). Espécie tem ligação com o “aspecto formal” de um documento. O tipo é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Portanto, quando se especifica a espécie, é o tipo. Relatório é espécie e relatório de viagem é o tipo. A letra B é a correta.

36. (T RE/PB/2007 – Carlos Chagas) A desclassificação ocorre quando um documento é: a) liberado de restrições de acesso; b) colocado na pasta “Diversos” ou “Miscelânea”; c) misturado a outros, durante o arranjo; d) ordenado por assunto; e) destinado a descarte, no processo de avaliação.

Resposta: A De acordo com a Terminologia Arquivística (ver capítulo 1 do livro), desclassificação é o “ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos”.

Portanto, o documento desclassificado deixa de ser sigiloso (restrito), tornando-se ostensivo (acesso liberado).

37. (MPU/2007 – Carlos Chagas) O contrato de aluguel, como documento, é exemplo de: a) gênero; b) tipo; c) f ormato; d) espécie; e) f orma.

Resposta: B Contrato é espécie. Logo, contrato de aluguel é tipo, pois: • espécie + a atividade ou razão funcional de um documento específico = tipo.

38. (T RE/SP/2006 – Carlos Chagas) “Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou” é a definição técnica que caracteriza tipos de documentos como: a) boletim de f requência e rendimento escolar, certidão de nascimento e óbito, declaração de imposto de renda, relatório de atividades etc. b) livros, periódicos, cds, microf ilmes, arquivos de computador, f otograf ias, f itas magnéticas, f olhetos, jornais, diapositivos etc. c) registros audiovisuais, f onográf icos ou sonoros, gráf icos ou visuais, e textuais ou bibliográf icos. d) peças de interesse histórico para museus, manuscritos pessoais e coleções de história natural (herbários, jardins botânicos, jardins z oológicos etc.) e) incunábulos, memorabilia, objetos, móveis, medalhas, roupas, sapatos, selos, manuscritos, alf arrábios etc.

Resposta: A A questão refere-se a tipo documental (definição de Bellotto). Boletim, certidão, declaração e relatório são espécies documentais. Ao especificá-las, temos o tipo.

39. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser: a) manuscritos – datilograf ados – impressos – inf ormáticos; b) textuais – cartográf icos – gráf icos – impressos; c) escritos ou textuais – cartográf icos – iconográf icos – f ilmográf icos – sonoros – micrográf icos – inf ormáticos; d) públicos e privados; e) particular – of icial – público – coletivo.

Resposta: C Gênero é a designação dos documentos em relação aos seus diversos suportes.

40. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Os documentos de arquivo podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal e definidos em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, bem quanto à forma de registro dos atos.

Estas características sinalizam: a) o gênero; b) a organicidade; c) a espécie; d) o tipo; e) a unicidade.

Resposta: C Na parte teórica deste livro, destaca-se que a espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas).

41. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Quanto à entidade produtora, os arquivos se classificam em: a) públicos e privados; b) históricos e probatórios; c) comerciais e institucionais; d) públicos e comerciais; e) privados e institucionais.

Resposta: A Vale ressaltar que nem sempre a entidade produtora (instituição que produziu) é a mesma que guarda o documento em um determinado local (mantenedora).

Exemplos de arquivos públicos: Arquivo Nacional, Arquivo do Senado Federal.

Exemplos de arquivos privados: Arquivo do Banco Real, Arquivo das Casas Bahia, Arquivo da Rede Record.

42. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possam acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são considerados originalmente: a) ostensivos; b) sigilosos; c) reservados; d) conf idenciais; e) secretos.

Resposta: B De acordo com a Lei no 12.527/2011, artigo 4o, inciso III, e artigo 31, parágrafo 1o, I. Ver a referida Lei comentada no capítulo 3 da presente obra.

43. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Os prazos de classificação segundo o grau de sigilo poderão, de acordo com a legislação em vigor, ser prorrogados da seguinte forma: a) duas vez es, por igual período; b) quantas vez es f orem necessárias, por igual período;

c) uma vez , por igual período; d) indef inidamente; e) três vez es, por igual período.

Resposta: C (atualmente a questão seria anulada) A Lei no 12.527/2011, no seu art. 35, inciso III, parágrafo 2o, fala sobre a prorrogação apenas para a informação “ultrassecreta”, uma única vez.

O Decreto no 7.724/2012 (que regulamenta a Lei no 12.527/2011, incluída no capítulo 3 desta edição), artigo 47, IV, também faz a menção de renovação por uma única vez, por igual período, somente para a informação classificada como ultrassecreta. Não se fala dos outros graus de sigilo (secreto e reservado). Portanto, deduzimos que o único grau de sigilo onde pode ocorrer a prorrogação é no ultrassecreto.

Hoje esta questão seria anulada, pela mudança ocorrida na legislação. Este Decreto é de 16 de maio de 2012, mesmo dia em que a Lei no 12.527/2011 começou a vigorar. Caso o enunciado da questão fizesse referência somente ao grau de sigilo “ultrassecreto”, a letra C estaria correta.

44. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) São considerados arquivos especiais aqueles que: a) têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específ ico; b) têm sob sua custódia os documentos resultantes da política arquivística; c) têm sob sua guarda documentos em dif erentes tipos de suportes; d) têm sob sua guarda documentos resultantes do processo de avaliação; e) têm sob sua custódia documentos resultantes do processo de classif icação.

Resposta: C De acordo com a natureza dos documentos, podemos classificar os arquivos em: • especiais – guardam documentos de formas físicas diversas.

• especializados – guardam documentos procedentes da experiência do homem em um campo específico.

45. (Ministério da Saúde/2005 – NCE/UFRJ) Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser: a) ultrassecretos, históricos, of iciais e reservados; b) históricos, of iciais, conf idenciais e reservados; c) ultrassecretos, secretos, conf idenciais e reservados; d) of iciais, históricos, secretos e reservados; e) secretos, históricos, conf idenciais e reservados.

Resposta: C (atualmente a questão seria anulada) De acordo com a Lei no 12.527/2011, artigo 24, “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta e reservada.”

Atualmente esta questão seria anulada, devido à mudança ocorrida na legislação. Esta Lei começou a vigorar apenas no dia 16 de maio de 2012, apesar de ter sido sancionada pela Presidente da República Dilma Rousseff no dia 18 de novembro de 2011. O grau de sigilo confidencial não existe mais.

46. (MULT IRIO/2005 – João Goulart) Partituras, desenhos e cartazes são classificados como documentos do seguinte gênero: a) audiovisual; b) ideográf ico; c) iconográf ico; d) simbológico.

Resposta: C Audiovisual (som e imagem). Ideográfico é método de arquivamento, e não gênero. Simbológico não é gênero. Iconográfico (ícone, imagem estática).

47. (CREA/DF/2003 – UnB/Cespe) Quanto às características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles: 1. devem se localiz ar junto aos órgãos produtores 2. permitem realiz ar a distribuição interna de documentos na instituição 3. são, essencialmente, arquivos correntes 4. podem descartar documentos 5. realiz am recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central

Resposta: ITEM 1: CERTO. Os arquivos setoriais devem estar localizados junto aos órgãos operacionais, pois os documentos são muito consultados.

ITEM 2: ERRADO. Quem realiza a distribuição interna de documentos em uma instituição é o “protocolo”.

ITEM 3: CERTO. Os arquivos setoriais cumprem funções dos arquivos correntes, pois os documentos são consultados com frequência.

ITEM 4: CERTO. Documentos de guarda eventual podem ser eliminados pelos arquivos setoriais, desde que não possuam valor administrativo e jurídico para eles.

ITEM 5: ERRADO. Realizam “transferências” periódicas, e não recolhimentos. Recolhimento é a passagem de um documento do arquivo intermediário para o permanente.

48. (BNDES/2002 – VUNESP) A classificação dos documentos de arquivo em “textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou “iconográfico” implica definição: a) da espécie documental; b) da f orma do documento; c) do f ormato do documento; d) do gênero documental; e) do tipo documental.

Resposta: D Gênero está ligado aos mais variados suportes.

Capítulo 4

Organização e Administração de Arquivos/Correspondências/Atividades dos Arquivos Correntes/Procedimentos Administrativos

1. Organização e administração de arquivos 1.1. Requisitos para uma boa administração de arquivos a) Apoio da cúpula organizacional – este requisito está ligado ao chamado “recurso institucional”, ou seja, tudo aquilo que pode facilitar ou dificultar a nossa vida dentro do organismo. Óbvio que, com o apoio das chefias, vamos conseguir atingir os nossos objetivos com mais tranquilidade, superando um menor número de obstáculos. O trabalho fluirá de forma bem consistente. b) Trabalho em equipe – fundamental em qualquer área. Trabalhar em grupo é muito importante.

Por exemplo: um determinado profissional é especialista em conservação e restauração de documentos; o outro, em documentos eletrônicos. Logo, poderão trocar conhecimentos, quando for necessário. c) Pessoal treinado de forma adequada – capacitar os recursos humanos, mantendo-os em contato com profissionais gabaritados, a fim de atingir a melhor qualidade possível nos serviços prestados nos arquivos. d) Métodos e sistemas de arquivamento eficazes – para a rápida recuperação da informação. e) Espaço físico compatível com o acervo existente – evita-se o “acúmulo documental”, e, consequentemente, preserva-se os documentos armazenados nesses espaços.

Dica de prova:

1.2. Passos (etapas) para a organização e administração dos arquivos (Paes, 2004, p. 35) 1o ) levantamento de dados; 2o ) análise dos dados coletados; 3o ) planejamento; 4o ) execução ou implantação e acompanhamento.

1.2.1. Levantamento de dados

O levantamento da produção documental pode ser feito através de questionários, observações e entrevistas nos locais de trabalho. Em primeiro lugar, é muito importante que se conheça a “legislação” referente aos âmbitos externo (leis, decretos, resoluções) e interno da instituição produtora e/ou mantenedora dos documentos (estatutos, normas), assim como regulamentos e manuais dos próprios arquivos existentes numa organização. Também é fundamental conhecer o seu “organograma”, para se ter uma ideia da estrutura hierárquica dos órgãos detentores da documentação. Por fim, faz-se a coleta de dados (informações) inerente à documentação institucional (o gênero, a espécie, o estado físico do documento, o volume do acervo, entre outros), para se poder traçar um diagnóstico dentro da realidade da empresa.

Abaixo daremos exemplos de assuntos que podem constar dos questionários: • frequência de consulta ao acervo; • localização física dos arquivos (áreas de armazenamento); • formas de acondicionamento; • existência de documentos sigilosos; • mobiliário utilizado; • uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização); • pessoal responsável pela documentação (recursos humanos); • métodos de arquivamento utilizados; • tipos de formulários; • procedimentos para empréstimo de documentos etc.

Dica de prova: Qual é o procedimento inicial quando nos deparamos com documentos desorganizados, sem seguir algum critério de arquivamento preestabelecido?

Damos início a um levantamento da produção documental.

1.2.2. Análise dos dados coletados Para que os documentos sejam melhor organizados e administrados, faz-se requisito essencial que os envolvidos neste processo conheçam a documentação que eles têm em mãos, analisando as informações coletadas na etapa anterior minuciosamente, a fim de detectar os problemas existentes nos arquivos (podemos chamar isso de diagnóstico da situação documental).

1.2.3. Planejamento Nesta etapa devem ser propostas soluções cabíveis para eliminar os problemas encontrados na análise dos documentos. Deve ser feito um “plano arquivístico”, traçando-se metas necessárias para que os objetivos sejam alcançados. Fundamental também a elaboração de um cronograma de trabalho, permitindo o controle dos prazos das sequências em que serão desenvolvidas as ações.

Elementos a serem considerados na elaboração de um plano de arquivo: • o arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura da instituição (a mais alta possível); • órgão capacitado que exerça o papel de coordenador dos serviços de arquivo;

• adoção de métodos eficientes de arquivamento; • estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos e do protocolo; • escolher instalações e equipamentos que atendam aos objetivos propostos; • formação/organização de arquivos intermediário e permanente (caso seja necessário); • recursos humanos; • recursos financeiros.

Atenção: Os métodos de arquivamento serão objeto do próximo capítulo desta obra.

1.2.3.1. Tipos de arquivamento Horizontal – os documentos são dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero cartográfico – mapas, plantas).

Obs.: Os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas.

Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Além disso, são mais econômicos e ocupam menor espaço.

– Os bibliocantos ou cantoneiras servem para manter o equilíbrio dos documentos dispostos no sentido vertical.

1.2.3.2. Material de arquivo • de consumo – pasta, ficha, guia divisória, tira de inserção etc. (menor durabilidade); • permanente – arquivos, armário de aço, estante, fichário etc. (maior durabilidade).

Algumas definições da professora Marilena Leite Paes (de forma sucinta): a) Pasta – folha de cartolina, ou papelão resistente (dobrada ao meio). Pode ser suspensa, com projeção, lisa (ou corrida ou de corte reto).

b) Ficha – retângulo de cartolina para se registrar informações. c) Guia divisória – retângulo de cartão forte que separa as partes dos fichários, juntando, em grupos, as fichas. d) Tira de inserção – tira de papel picotada para se escrever as notações. São inseridas nas projeções. e) Projeção – saliência na parte superior da guia divisória. f) Posição – é o espaço ocupado pela projeção na guia divisória (contando da esquerda para a direita, temos a 1a posição, 2a posição, e assim por diante). g) Janela – abertura na projeção para receber a tira de inserção. h) Pé – saliência na parte inferior da guia divisória. No pé, existe uma pequena abertura por onde passa uma vareta, a fim de prender as guias à gaveta, chamada de ilhó. i) Notação – inscrição feita na projeção ou na tira de inserção. j) Arquivo – móvel para guardar documentos. k) Armário de aço – móvel fechado, onde se guarda documentos classificados como sigilosos. l) Estante – móvel aberto, com prateleiras. m) Fichário – móvel de aço usado para guardar fichas.

Dica de Prova: O termo “acessório” deve ser associado a material de consumo. Portanto, podemos citar como exemplo de acessórios de arquivo: guia divisória, ficha etc.

Comentário sobre notação: As notações podem ser alfabéticas, numéricas e alfanuméricas. Podem também ser chamadas de:

a) aberta ou simples – indica os nomes ou assuntos começados somente com a letra R.

R

Ex.: Raul Renato Rosa Rute Mais exemplos de notações abertas: D, E, F, Ab, Ac, Ad etc.

b) fechada ou composta

R – Z

– indica o princípio e o fim para uma classificação alfabética de nomes ou assuntos.

Ex.: Recepção Seleção Sinalética Temporalidade Xerografia Zelo Mais exemplos de notações fechadas: A – D, Aa – Ac, Ad – Ag etc.

Comentário sobre as guias: primária – indica a 1a divisão de uma gaveta (ex.: M)

secundária – é uma subdivisão da primária (ex.: MA) Função das guias subsidiária –é uma subdivisão da secundária (ex.: MAR)

especial – mostra a localização de um nome ou assunto muito pedido (ex.: Marilena, marcenaria etc.)

Obs.: Identifica-se a função das guias pela sua notação.

Na ilustração, podemos observar que as guias são: • primária – A • secundária – AN • subsidiária – ANT • especial – Antônio

1.2.4. Execução ou implantação e acompanhamento Na implantação é chegada a hora de se colocar em prática tudo aquilo que foi planejado. Depois do trabalho realizado, é necessário que se faça um acompanhamento para ver se os objetivos foram realmente alcançados, ou se há necessidade de fazer alguma modificação visando melhorar ainda mais a qualidade dos serviços prestados, atendendo aos usuários com mais eficiência e deixando-os plenamente satisfeitos com o nosso assessoramento (vide esquema mnemônico n o 6, abaixo): Esquema mnemônico no 6 • antes da implantação – sensibilizar envolvidos (palestras, reuniões) • treinar pessoal envolvido direta ou indiretamente na feitura das tarefas • colocar em prática tudo o que foi planejado (implan​t ação) • ver se os objetivos foram plenamente alcançados (acompanhamento) • melhorar a qualidade dos serviços (ajustes necessários) • por fim, elabora-se o “manual de arquivo”

Comentários: a) A campanha para sensibilizar os funcionários tem a finalidade de mostrar como será a nova política documental do organismo, e de que forma ela pode modificar as rotinas dos serviços já existentes. Objetiva, ainda, solicitar o auxílio (participação) de todos, quando houver necessidade. b) O manual de arquivo será elaborado somente após os ajustes necessários (depois da implantação), descrevendo os novos procedimentos e instruções para um funcionamento eficaz e padronizado dos arquivos. Ele deverá passar por revisão e atualização periodicamente, devido à evolução organizacional que ocorre, por exemplo, com o surgimento de novos suportes documentais (novas tecnologias).

2. Correspondências 2.1. Definição De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

Comentários: 1o) Já vimos no Capítulo 3 o que é a documentação ostensiva (acesso pleno) ou sigilosa (acesso restrito).

2o) Comunicação escrita pertence ao gênero “textual”.

3o) Exemplos de correspondências internas: memorandos, circulares etc.

4o) Exemplos de correspondências externas: ofícios, telegramas etc.

2.2. Tipos de correspondência/espécies documentais Ata – exposição dos fatos ocorridos em uma reunião (de qualquer tipo).

Atestado – autoridade declara algo levando-se em consideração um fato, uma situação (mais usado para pessoas). Tem valor probatório junto a terceiros.

Aviso – correspondência entre ministros de Estado ou governadores de estados (solicitando algo, pedindo determinada providência etc.).

Boletim – pequeno escrito noticioso, geralmente para ser afixado em determinados locais.

Carta – correspondência utilizada em comunicações sociais originárias de cargo e função públicos. Nas entidades privadas, a carta é muito utilizada para transmissão de informações, feitura de convites etc. Menos formal que o ofício.

Certidão – documento proveniente de funcionário possuidor de fé pública, transcrevendo algo já registrado anteriormente. Portanto, podemos dizer que a certidão é uma transcrição autenticada.

Certificado – documento que garante a veracidade de algo (fato, bom estado ou funcionamento de um equipamento etc.) Circular – correspondência dirigida, ao mesmo tempo, a vários destinatários.

Contrato – acordo entre duas ou mais partes que entre si transferem direito ou se sujeitam a uma

obrigação.

Convênio – acordo firmado entre entidades, para a realização de algum objetivo convergente.

Distingue-se do contrato pelo fato de os participantes estarem, no convênio, em igualdade de condições.

Convocação – comunicação escrita solicitando o comparecimento de uma ou mais pessoas a uma reunião.

Declaração – documento genérico onde se registra uma afirmação formal feita por pessoa física ou colegiado.

Decreto – ato de natureza legislativa, podendo ser expedido pelo Executivo, Legislativo ou Judiciário.

Despacho – manifestação escrita por autoridades competentes a respeito de assuntos levados a sua apreciação.

Edital – ato escrito oficial com determinação, aviso, citação, entre outros, afixados em lugares públicos ou publicado pela imprensa, para conhecimento do público em geral ou grupos específicos ou determinada pessoa (com destino ignorado).

Estatuto – conjunto de normas reguladoras de todos os atos e atividades de um órgão, organização ou sociedade.

Exposição de motivos – documento em que ministros de Estado e dirigentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem, expondo motivos que justifiquem a adoção de determinadas medidas ou providências.

Medida provisória – ato normativo de iniciativa do Poder Executivo, sem necessidade de tramitação no Poder Legislativo.

Memorando – correspondência interna, descrita com objetividade e simplicidade, para assuntos habituais entre chefias de um mesmo organismo.

Nota – comunicação de cunho oficial proveniente de altas autoridades (nota oficial) ou correspondência oficial padronizada trocada entre ministérios de países distintos (nota diplomática).

Notificação – dar ciência a pessoa física ou jurídica sobre assunto no qual ela é parte interessada.

Ofício – Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou entre subalternos e autoridades. Os diversos órgãos públicos trocam ofícios entre si e enviam também para os particulares, quando em caráter oficial.

Ordem de serviço – determinação técnica ou administrativa dirigida a responsáveis por serviços, tarefas ou obras, expedida por autoridade competente.

Parecer (ou consulta) – opinião técnica ou científica fundamentada, servindo de apoio à tomada de decisão.

Petição – instrumento pelo qual se pede à autoridade pública a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito (sem certeza do respaldo legal). Difere do requerimento no seguinte aspecto: neste instrumento a reivindicação baseia-se em ato legal.

Portaria – ato pelo qual autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo, definindo situações funcionais, aplicando penalidades disciplinares, entre outras.

Regimento – conjunto de normas que estabelece o modo de funcionamento de um órgão.

Regulamento – conjunto de princípios e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.

Relatório – documento onde se relata a uma autoridade superior o desenvol​vimento dos trabalhos referentes a determinados serviços prestados ou a um período específico.

Resolução – ato proveniente de órgão colegiado, registrando uma decisão ou uma ordem no âmbito de sua área de atuação.

Termo – declaração escrita em processo ou em livro especial, registrando um ato, um acordo, uma vontade etc.

Testamento – declaração solene da vontade de pessoa interessada sobre os procedimentos a serem adotados com o seu patrimônio, após a sua morte.

3. Atividades dos arquivos correntes protocolo expedição Atividades dos arquivos correntes

arquivamento

empréstimo e consulta destinação

Fonte: Paes, 2004, p. 55.

3.1. Protocolo Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo existentes na terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo: – denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.

– denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.

– livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos: • recebimento e classificação; • registro e movimentação.

Obs.: O órgão de uma empresa responsável pela concentração das atividades chamadas de controle da documentação é o setor intitulado Protocolo e Arquivo, ou Protocolo e Expedição, ou algo parecido.

Dicas de Prova:

1a ) Protocolo – intimamente relacionado às atividades de controle; 2a ) São consideradas atividades de controle: • recebimento; • classificação (ver o assunto mais pertinente ao documento); • registro; • autuação; • distribuição; • movimentação (trâmite, fluxo); • expedição.

3a ) Protocolo – ligado à entrada de documentos em um organismo; Expedição – ligada à saída de documentos em um organismo.

4a ) Autuação – colocar na capa do processo o carimbo de protocolo – numerador/datador – de preferência, no canto superior direito.

3.1.1. Recebimento e Classificação Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação.

3.1.2. Registro e Movimentação Atua na distribuição e redistribuição de documentos.

3.2. Expedição Uma das atividades de protocolo. A saída da correspondência e demais documentos de uma instituição envolve procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos.

3.3. Arquivamento (na fase corrente) 3.3.1. Etapas: • inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).

• análise (estudo, classificação e codificação) – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).

• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.

• arquivamento – é a guarda do documento no local designado.

3.4. Empréstimo e consulta Ao emprestar determinado documento, deve-se exigir do requisitante a assinatura de um recibo (para controle do acervo e garantia de sua integridade). Nesta etapa recomenda-se o uso da guiafora (substitui a pasta retirada temporariamente do arquivo, facilitando, portanto, o seu rearquivamento). Com a guia-fora ficará o recibo do dossiê, que conterá informações relevantes acerca do empréstimo realizado (data da retirada do documento, quem o retirou, entre outros dados).

Prazo de empréstimo de um documento arquivístico: até 10 dias, podendo haver renovação.

A fim de facilitar a cobrança e controlar os prazos estipulados, usa-se os arquivos de prosseguimento ou andamento (são fichários de lembretes), também conhecidos pelo nome de “follow-up” ou sistema de vigilância contínua.

3.5. Destinação Nas duas primeiras edições do meu livro, a destinação era mencionada como uma das atividades dos arquivos permanentes, como recomendava Schellenberg, um dos mais renomados mestres da Arquivologia.

Pelo fato de a destinação ser uma das fases da gestão (considerada a mais importante), e esta envolver o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionadas às idades corrente e intermediária (art. 3o da Lei no 8.159/1991), achei por bem colocar, a partir da edição anterior (3a), a destinação como “uma das atividades dos arquivos correntes, e não mais dos arquivos de 3a idade”.

Além disso, devemos ter em mente que a avaliação ocorre na idade corrente, e um documento é avaliado para que se possa traçar a sua destinação final de maneira adequada.

Os concursandos devem ver também o Capítulo 6 deste livro, que tratará de assuntos relacionados ao tema abordado (Lei no 8.159, gestão de documentos, avaliação e tabela de temporalidade, um dos instrumentos de destinação).

4. Procedimentos Administrativos Temos observado que, nos últimos tempos, vem aparecendo nos conteúdos programáticos relacionados à Arquivologia o assunto “Procedimentos Administrativos”. Por essa razão, resolvemos incluí-lo na edição anterior (3a) do meu livro.

O assunto em questão refere-se, sobretudo, ao manuseio e trâmite de processos (de acordo com a terminologia arquivística, é o “conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária”). Abaixo, serão emitidos vários conceitos e definições retirados da Portaria Normativa no 5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que “dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG”: AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO – É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do

processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.

DESAPENSAÇÃO – É a separação física de processos apensados.

DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS – É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.

DESMEMBRAMENTO – É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções específicas do órgão interessado.

DESPACHO – Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.

DILIGÊNCIA – É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

DISTRIBUIÇÃO – É a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nele tratada.

DOCUMENTOS URGENTES – São os documentos cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira.

Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder Executivo, do Poder Judiciário e das Casas do Congresso Nacional; mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de exoneração ou dispensa; demissão; auxílio-funeral; diárias para afastamento da Instituição; folhas de pagamento; outros que, por conveniência da Administração ou por força de lei, exijam tramitação preferencial.

FOLHA DO PROCESSO – São as duas faces de uma página do processo.

JUNTADA – É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.

JUNTADA POR ANEXAÇÃO – É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

JUNTADA POR APENSAÇÃO – É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

Ex.: Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá um único processo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.

NUMERAÇÃO DE PEÇAS – É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.

PÁGINA DO PROCESSO – É cada uma das faces de uma folha de papel do processo.

PEÇA DO PROCESSO – É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo,

nota fiscal, entre outros.

PROCEDÊNCIA – A instituição que originou o documento.

PROCESSO – É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

PROCESSO ACESSÓRIO – É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

PROCESSO PRINCIPAL – É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.

PROTOCOLO CENTRAL – É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.

PROTOCOLO SETORIAL – É a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.

REGISTRO – É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS – É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE DESAPENSAÇÃO – É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE ENCERRAMENTO – É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEÇA – É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEÇA – É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE RESSALVA – É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça; pode ser por intermédio de carimbo específico.

TRAMITAÇÃO – É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 49. (T RE/ES/2011 – UnB/Cespe) Julgue o item que se segue, relativo à gestão de documentos.

O arquivamento é a disposição dos documentos dentro de uma unidade de classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de acondicionamento.

Resposta: ERRADO. Questão interessante, pois as definições foram invertidas. Disposição é “arrumação” dos documentos em uma determinada ordem. O arquivamento é a guarda do documento em local apropriado.

50. (T RE/ES/2011 – UnB/Cespe) Julgue o item que se segue, relativo à gestão de documentos.

Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários.

Resposta: ERRADO. A correspondência oficial (relacionada com as atividades da instituição) ostensiva (de livre acesso) deve ser aberta, enquanto que a correspondência sigilosa (acesso restrito) não poderá ser aberta. Esta será encaminhada ao respectivo destinatário.

51. (ST M/2011 – UnB/Cespe) Em relação à gestão de documentos na esfera pública, julgue o item subsequente.

As atividades do protocolo podem incluir recebimento de documentos, classificação, registro, distribuição e acompanhamento da tramitação.

Resposta: CERTO. O protocolo está dividido em dois setores: recebimento e classificação // registro e movimentação. O setor de registro e movimentação atua na distribuição e redistribuição de documentos, portanto, no trâmite documental.

52. (CVM/2010 – Esaf) Quais os três conceitos envolvidos na organização de documentos de arquivo? a) Indexação, ordenação e arquivamento. b) Classif icação, ordenação e arquivamento. c) Catalogação, indexação e classif icação. d) Catalogação, ordenação e arquivamento. e) Indexação, arquivamento e classif icação.

Resposta: B O documento deve ser lido com atenção, interpretado, classificado e codificado de forma adequada, colocado em uma ordem determinada e finalmente arquivado.

O termo “indexação” está relacionado a recuperação da informação, através de palavras-chave que remetem o interessado a um documento desejado. Catalogação é um processamento técnico de documentos de biblioteca, e não de arquivo.

53. (CVM/2010 – Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto: a) separar a correspondência of icial da particular e distribuir a correspondência particular, sem submetê-la às demais rotinas de controle; b) separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; c) interpretar e classif icar a correspondência, com base no plano de classif icação da instituição, se existente; d) ler a correspondência ostensiva e verif icar a existência de antecedentes; e) atender aos pedidos de empréstimo de documentos das unidades administrativas.

Resposta: E O protocolo “não empresta” documentos às unidades administrativas. Ele distribui os documentos a quem de direito.

54. (DPU/2010 – UnB/Cespe) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de: a) classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos; b) recebimento, classif icação, registro e movimentação de documentos; c) recebimento, eliminação e empréstimo de documentos; d) ordenação, classif icação e avaliação de documentos; e) registro de processos, classif icação e avaliação de documentos.

Resposta: B O item b fala sobre os dois setores ou compartimentos do protocolo, que são também atividades.

O empréstimo, a avaliação, a eliminação e a ordenação não são atividades desempenhadas pelo protocolo.

55. (T RE/AL/2010 – Carlos Chagas) Aos serviços de protocolo cabe, entre outras atividades: a) acondicionar documentos de valor histórico; b) cuidar da tramitação dos documentos; c) armaz enar documentos em f ase intermediária; d) estabelecer regras de acesso aos documentos; e) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.

Resposta: B Questão fácil. O protocolo controla o trâmite (fluxo) documental entre os setores envolvidos (documentos em curso, em movimento).

56. (Hospital das Forças Armadas/2009 – Funiversa) Segundo Marilena Leite Paes, a organização de arquivos, como qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Essas fases constituem-se em: a) identificação da natureza da documentação, escolha do método de arquivamento, treinamento dos funcionários e arquivamento da documentação; b) análise do gênero dos documentos, análise das espécies documentais, análise dos tipos documentais e arquivamento da documentação; c) criação do setor de protocolo, criação do setor de arquivo, organização da documentação e promoção da gestão documental; d) levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento, implantação e acompanhamento; e) extinção do setor de protocolo, criação de protocolos setoriais, criação do setor de comunicação administrativa e promoção da gestão documental.

Resposta: D Numa organização e administração de arquivos, são quatro as etapas de trabalho: – levantamento de dados; – análise dos dados coletados; – planejamento; – execução ou implantação e acompanhamento.

57. (Funasa/2009 – Cesgranrio) Sabendo-se que arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma instituição no decorrer de suas atividades, é lógico que o conhecimento dessa instituição, seus objetivos, funções e estrutura, com suas alterações, é fundamental para o entendimento da própria documentação. Nesse sentido, uma efetiva organização de arquivos deve-se iniciar pelo exame de estatutos, regulamentos, regimentos, normas e organogramas, além de outros documentos constitutivos da instituição. Esta fase da organização dos arquivos é denominada: a) avaliação; b) seleção; c) triagem; d) planejamento;

e) levantamento.

Resposta: E Numa organização e administração de arquivos, primeiro devemos conhecer a estrutura organizacional (organogramas), assim como a legislação pertinente (normas, leis, estatutos).

58. (Fundação Universidade de Brasília/2009 – UnB/Cespe) O protocolo, como um dos componentes da gestão de documentos, é responsável pelas atividades de registro, de controle da tramitação, de distribuição, expedição e abertura de processos.

Resposta: CERTO. “Autuação”, uma das atividades do protocolo, é a abertura ou formação de processos. O registro, o controle do fluxo documental, a distribuição e a expedição de documentos também são consideradas atividades do protocolo. Vale ressaltar que a expedição é a saída de documentos de uma instituição para outras instituições públicas ou privadas (pessoas jurídicas), ou para o cidadão comum (pessoa física).

59. (Polícia Federal/2009 – UnB/Cespe) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

Resposta: CERTO. Podemos definir protocolo como “denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso”. Portanto, o protocolo é uma das atividades dos arquivos correntes. Além disso, o protocolo é o responsável pela entrada e saída dos documentos de um organismo (empresa, instituição), através da distribuição (em âmbito interno) e da expedição (em âmbito externo).

60. (Ministério da Integração Nacional/2009 – UnB/Cespe) Por meio da operação conhecida como juntada por anexação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em matérias semelhantes.

Resposta: ERRADO. Tal operação é conhecida como “juntada por apensação”. A juntada por anexação é definitiva e irreversível.

61. (T RT /17a Região/2009 – UnB/Cespe) Apensar um processo é juntá-lo em definitivo a outro processo, por necessidade de serviço.

Resposta: ERRADO. Anexar tem caráter definitivo, enquanto que apensar tem caráter provisório.

62. (Anatel/2009 – UnB/Cespe) Parte da documentação de um processo, de acordo com as normas em vigor, não pode ser separada para formar outro processo.

Resposta: ERRADO. De acordo com a Portaria Normativa no 5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministério do

Planejamento, Orçamento e Gestão, a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formar outro processo pode ocorrer. Este procedimento administrativo é chamado de “desmembramento”.

63. (Ministério da Integração Nacional/2009 – UnB/Cespe) O desentranhamento de peças de um processo pode ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.

Resposta: CERTO. O desentranhamento de peças é a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.

64. (Ministério do Esporte/2008 – UnB/Cespe) A decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação é conhecida como despacho.

Resposta: CERTO. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, seja este servidor público ou não.

65. (T SE/2007 – UnB/Cespe) As atividades típicas do protocolo não incluem o(a): a) recebimento de correspondência; b) abertura de processo; c) distribuição de documentos; d) preparação de instrumentos de descrição.

Resposta: D O protocolo é uma atividade típica dos arquivos correntes, enquanto a descrição é uma atividade típica dos arquivos permanentes.

A letra b está correta, pois a abertura de processo podemos chamar de “au​t uação”, uma das atividades do protocolo.

66. (MPU/2007 – Carlos Chagas) Entende-se por notação: a) o conjunto dos documentos notariais; b) a f orma que antecede a elaboração dos manuscritos; c) o material sobre o qual as inf ormações são registradas; d) a primeira etapa no processo de arranjo documental; e) o código de localiz ação dos documentos no acervo.

Resposta: E De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a notação é o código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento (que é um menor conjunto de documentos reunidos).

67. (BNDES/2006 – Cesgranrio) O setor que funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos é conhecido como setor de: a) arquivo e microfilmagem; b) registro e movimentação; c) transf erência e recolhimento; d) destinação e custódia; e) codif icação e transposição.

Resposta: B O protocolo está dividido em dois setores: recebimento e classificação // registro e movimentação. Este atua na distribuição e redistribuição de documentos, ou seja, na sua movimentação.

68. (BNDES/2006 – Cesgranrio) A secretaria da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia: a) física; b) especial; c) subsidiária; d) dentro; e) f ora.

Resposta: E A guia-fora substitui a pasta retirada temporariamente do arquivo, facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento.

69. (FURNAS/2005 – José Pelúcio Ferreira) A saliência que fica na parte superior da guia é denominada: a) guia divisória; b) projeção; c) notação; d) jaqueta; e) ilhó.

Resposta: B A projeção é material de consumo do arquivo. Pela sua abertura pode ser inserida uma tira de papel picotada com uma notação específica (alfabética, numérica). Esta notação nos permite identificar o que tem dentro de uma unidade de arquivamento (pasta, caixa-box, entre outras).

70. (T J/MA/2005 – ESAG) São considerados acessórios de um arquivo: a) sistema alf anumérico; b) arquivo rotativo; c) f ichários; d) guias.

Resposta: D O termo acessório deve ser associado a material de consumo, enquanto o termo equipamento associamos a material permanente.

Sistema alfanumérico tem relação com métodos de arquivamento. Arquivo rotativo e fichários são considerados equipamentos de arquivo. Guias divisórias são cartões retangulares mais grossos que separam as fichas nos fichários. Portanto, são acessórios de arquivo.

71. (T J/MA/2005) – ESAG) O sistema de vigilância contínua que visa fornecer um controle eficaz de informações e providências a serem tomadas em datas determinadas é conhecido como: a) follow-up; b) alf anumérico; c) variadex; d) alf abético.

Resposta: A Alfanumérico, variadex e alfabético são métodos de arquivamento. O follow-up pode ser chamado de fichário de lembretes ou arquivo de prosseguimento. Facilita a cobrança e controla os prazos estabelecidos.

72. (Secretaria de Administração do estado de T ocantins/2004 – Cesgranrio) Assinale a opção em que a definição do termo “protocolo” diz respeito ao controle de documentos recebidos e/ou expedidos: a) Acordo entre duas ou mais nações, menos importante que o tratado ou a convenção. b) Versão preliminar de um acordo entre países, denominada protocolo de intenções. c) Conjunto de normas cerimoniais reguladoras de atos públicos. d) Registro de uma conf erência internacional ou negociação diplomática. e) Livro de registro da correspondência of icial de uma empresa ou instituição.

Resposta: E Questão interessante. O protocolo tem inúmeras definições. A opção E refere-se ao livro de “Protocolo”, que serve para registrar as correspondências oficiais em uma instituição.

73. (MPU/2004 – Esaf) Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que não corresponde a uma atividade desenvolvida nos serviços de protocolo: a) registro; b) avaliação; c) autuação; d) expedição; e) recebimento.

Resposta: B Não cabe ao protocolo avaliar documentos. Este procedimento deve ser feito por uma comissão criada especificamente para realizar esta tarefa.

74. (T RT /17R/2004 – Carlos Chagas) Por diagnóstico de arquivos entende-se: a) o recolhimento da massa documental acumulada; b) a elaboração de planos de destinação de documentos; c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade; d) a aplicação das normas ISAD(G); e) a análise das inf ormações básicas sobre arquivos.

Resposta: E Numa organização e administração de arquivos, depois do levantamento de dados, faz-se uma análise dos dados coletados, a fim de se traçar um diagnóstico da situação documental, ou seja, dos problemas existentes em relação aos arquivos do organismo.

Capítulo 5

Métodos de Arquivamento

1. Introdução Assim como a “teoria das 3 idades”, os métodos de arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais constância, sobretudo as regras de alfabetação (método alfabético), o método geográfico e o método numérico simples. Neste capítulo comentaremos um por um (os mais importantes), dando as dicas necessárias aos concursandos, a fim de dominarem o tema com segurança e alcançarem o êxito desejado.

Como escolher o método mais adequado? Cada organismo deve adotar métodos de arquivamento que atendam às suas necessidades específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores componentes de determinada empresa.

Comentário: O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o organismo, pois dessa forma quem trabalha com a documentação irá organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de recuperá-la com rapidez quando for necessário.

2. Divisão 2.1. Classes Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: • básicos • padronizados 2.1.1. Básicos Podemos dividir os métodos básicos em: • alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) • geográfico (principal elemento: local ou procedência) • numérico (principal elemento: número) • ideográfico (principal elemento: assunto) Observações: 1a) Os métodos numéricos podem ser: simples/cronológico/dígito-terminal 2a) Os métodos ideográficos podem ser: • alfabético (enciclopédico/dicionário) • numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação coordenada) 2.1.2. Padronizados Os métodos padronizados são: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo.

(Vide esquema mnemônico n o 7, abaixo:) Esquema mnemônico no 7 PADRONIZADOS: Variadex Automático Soundex Mnemônico Rôneo Dica: VASM-R

Obs.: O método alfanumérico (uso de letras e números) não é considerado básico e nem padronizado, devido a possuir características específicas. Por essa razão, ele pertence ao sistema de arquivamento chamado “semi-indireto”.

2.2. Sistemas Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas: • direto • indireto Dica de Prova:

Um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível, além de permitir expansões.

2.2.1. Sistema direto O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.

Exs.: métodos alfabético e geográfico.

2.2.2. Sistema indireto Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um determinado código.

Ex.: métodos numéricos.

Não se esqueça: básicos

Métodos de Arquivamento duas grandes classes

→ padronizados

básicos

direto

padronizados

dois grandes sistemas → indireto

3. Características 3.1. Métodos básicos 3.1.1. Alfabético – é o mais simples e prático, desde que o elemento principal considerado seja o nome (arquivamento de nomes = onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética, seguindo as “regras de alfabetação”.

Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custo baixo, sistema direto e de fácil implantação.

Desvantagem: Erros mais constantes de arquivamento.

Regras de ordenação Pode-se escolher entre 2 critérios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um deles

implica a exclusão do outro, automaticamente.

Letra por letra

Exemplo:

↓

Palavra por palavra

DEL PRETE, Alfredo

Exemplo:

DE PENEDO, Carlos

DE Penedo, Carlos

DEL PRETE, Alfredo

(as letras D e E se repetem. O L vem antes do P)

↓

(o DE é mais reduzido que o DEL)

Atenção: Todas as regras de alfabetação são fáceis. Os concursandos devem saber todas elas, pois caem com bastante frequência. Tal assunto é um dos mais pedidos pelas diversas bancas organizadoras. Deliciem-se com as famosas regrinhas, discriminadas a seguir: 1) Nomes de pessoas físicas – considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Ex.:

Mário Barros

→

BARROS, Mário

César Almeida Cerdeira

→

CERDEIRA, César Almeida

Maria Aparecida Gontijo

→

GONTIJO, Maria Aparecida

Comentário: O B, de Barros, vem antes do C, de Cerdeira, e este vem antes do G, de Gontijo.

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Ex.:

Antônio Bonfim

→

BONFIM, Antônio

Jorge Bonfim

→

BONFIM, Jorge

Juca Bonfim

→

BONFIM, Juca

Comentário: Olhando o prenome, o A (de Antônio, vem antes do J – de Jorge –, e este vem antes de Juca, pois J se repete em Jorge e Juca, mas passando para a 2a letra do nome de ambos, o O (de Jorge) vem antes do U de Juca.

2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

Ex.:

Rinaldo Castelo Azul

→

CASTELO AZUL, Rinaldo

Cristina Monte Rosa

→

MONTE ROSA, Cristina

Ruth Villa-Lobos

→

VILLA-LOBOS, Ruth

3) Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São – não se separam.

Ex.:

Cidália Santa Rita

→

SANTA RITA, Cidália

Alfredo Santo Antônio

→

SANTO ANTÔNIO, Alfredo

Renato São Bernardo

→

SÃO BERNARDO, Renato

4) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Ex.: S. Cardoso

→ CARDOSO, S.

Samara Cardoso → CARDOSO, Samara Saulo Cardoso

→ CARDOSO, Saulo

5) Os artigos e preposições: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma – não são considerados parte integrante do último sobrenome (ver também regra 9).

Ex.:

José de Alencar

→

ALENCAR, José de

Teresa d’Almeida

→

ALMEIDA, Teresa d’

6) Os nomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

Ex.:

Laura Barros Neto

→ BARROS NETO, Laura

Ricardo Barros Filho

→ BARROS FILHO, Ricardo

Alencar Manfredo Sobrinho

→ MANFREDO SOBRINHO, Alencar

Camila Pitanga Júnior

→ PITANGA JÚNIOR, Camila

Comentário: Como grau de parentesco não é considerado na ordenação alfabética (exceto quando servir de elemento de distinção), o “Neto” e o “Filho” não são considerados. Depois de Barros, consideramos o L, de Laura, que vem antes do R, de Ricardo.

Obs.: Os graus de parentesco somente serão considerados na ordenação alfabética quando servirem de elemento de distinção.

Ex.: Carolina Souza Filho

→ SOUZA FILHO, Carolina

Carolina Souza Júnior → SOUZA JÚNIOR, Carolina Carolina Souza Neto

→ SOUZA NETO, Carolina

Comentário: No exemplo acima, os prenomes são iguais (Carolina). Por isso, consideramos o F, de Filho, antes do J, de Júnior; e este, antes do N, de Neto.

7) Títulos – não são considerados na alfabetação. São ordenados após o nome completo, entre parênteses.

Ex.:

Professor Túlio Abreu

→

ABREU, Túlio (Professor)

Coronel Lucas Bonifácio

→

BONIFÁCIO, Lucas (Coronel)

Dr. Édson Pereira

→

PEREIRA, Édson (Dr.)

8) Nomes estrangeiros – são considerados pelo último sobrenome, exce​tuando-se os casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11).

Ex.:

Charles Albert

→

ALBERT, Charles

Sophia Loren

→

LOREN, Sophia

Robert Taylor

→

TAYLOR, Robert

9) Partículas dos nomes estrangeiros – podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do sobrenome, quando começadas com letra maiúscula.

Ex.:

Pepino di Capri

→

CAPRI, Pepino di

Sandra De Penedo

→

DE PENEDO, Sandra

Antonieta Di Capri

→

DI CAPRI, Antonieta

July O’Brien

→

O’BRIEN, July

10) Nomes espanhóis – são registrados pelo penúltimo sobrenome (porque corresponde ao da família do pai).

Ex.:

Emílio Camacho Guerra

→

CAMACHO GUERRA, Emílio

Alfonso Lopez Diaz

→

LOPEZ DIAZ, Alfonso

Oviedo Lopez Ufarte

→

LOPEZ UFARTE, Oviedo

11) Nomes orientais (japoneses, chineses e árabes) – são ordenados (registrados) como se apresentam, na ordem direta.

Ex.:

Ali Mohamed

→

ALI MOHAMED

Deng Yutang

→

DENG YUTANG

Omar Saad

→

OMAR SAAD

12) Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais – devem ser registrados como se apresentam (ordem direta). No entanto, os artigos e as preposições não são considerados na alfabetação. Por essa razão, admite-se colocar os artigos iniciais após o nome, entre parênteses, a fim de facilitar a ordenação.

Ex.: Bonfá Correia LTDA

→ BONFÁ CORREIA LTDA.

Fundação São Martinho → FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO

O Globo

→ GLOBO (O)

The New York Times

→ NEW YORK TIMES (The)

13) Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados – os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Ex.: IX Congresso de Geografia → CONGRESSO DE GEOGRAFIA (IX) 3o Encontro de Jornalistas

o → ENCONTRO DE JORNALISTAS (3 )

Obs.: Para prestar melhor atendimento aos usuários (pesquisadores), essas regras poderão sofrer alterações. No caso de pessoas físicas ou jurídicas, iremos registrá-las pelos seus nomes mais conhecidos, fazendo as remissivas necessárias.

Ex.: Edson Arantes do Nascimento

→

PELÉ

Artur Antunes Coimbra

→

ZICO

Fazemos as seguintes remissivas: NASCIMENTO, Edson Arantes do (ver Pelé) COIMBRA, Artur Antunes (ver Zico)

3.1.2. Geográfico O elemento principal para a recuperação da informação é o local ou procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de forma direta.

Vantagens: Sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar.

Desvantagem: Uso de duas classificações: local e nome do correspondente (ou interessado).

Existem 3 formas de ordenação: a) Estado – Cidade – Correspondente Prioriza-se a ordem alfabética dos estados. Ao ordenar por “estado”, a capital desse estado deve vir primeiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética.

Ex.: Bahia – Ilhéus – SANGALO, Ivete Minas Gerais – Belo Horizonte – VALENTE, Mário Minas Gerais – Araxá – ARAÚJO, Ruth Minas Gerais – Varginha – COSTA, Mônica Minas Gerais – Varginha – RIBEIRO, João de Sá São Paulo – Campinas – MESQUITA, Júlia Comentário: Primeiro olhamos os estados. Se os estados forem repetidos, olhamos as cidades; se estas forem repetidas, olhamos os correspondentes. Sempre obedecendo à ordem alfabética. Esta forma de ordenação é a que mais cai, porque as bancas organizadoras querem avaliar se o candidato sabe que, quando a entrada for pelo nome do estado, deve-se priorizar a capital do mesmo. Por essa

razão, no exemplo dado, Belo Horizonte está vindo antes de Araxá, por ser a capital de Minas Gerais. b) Cidade – Estado – Correspondente Ao ordenar por “cidade”, observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais).

Ex.: Areal – Rondônia – VALENTINI, Mário Carapebus – Rio de Janeiro – CUNHA, Sideir Ilhéus – Bahia – SILVA, Lucinda da Quissamã – Rio de Janeiro – PINTO, Sérgio Augusto Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – SILVA, Jorge c) País – Cidade – Correspondente Prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por “país”, a capital desse país deve vir primeiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética.

Ex.: França – Lorena – Unesco Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel Portugal – Coimbra – ALBUQUERQUE, Joaquim 3.1.3. Numérico Método que pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento será feita de forma indireta, recorrendo-se, sempre, a um índice alfabético remissivo – busca primária da informação –, a fim de localizá-lo.

Vantagem: Erros reduzidos de arquivamento.

Desvantagem: Sistema indireto, exigindo pesquisa aos índices. a) numérico simples: Prático, não requer qualquer planejamento inicial. A pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se registro em livro ou fichas, para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento receberá o no da pasta + um no sequencial (ordem de entrada), facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o extravio. Podese aproveitar o no de uma pasta que venha a vagar. Tal método aplica-se com frequência nos arquivos especiais e especializados.

Método Numérico Simples:

Na ilustração, o no 13-1 quer dizer que é o primeiro documento da pasta no 13 existente (armazenada, guardada) no arquivo.

Dica de Prova:

Neste método, de consulta indireta, devemos recorrer primeiro ao índice ONOMÁSTICO.

b) numérico cronológico: Método mais indicado para arquivamento de “processos”. É o mais usado em sistemas de protocolo e adotado em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se os documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após, por ordem numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o no se houver coincidência de datas. Cada documento recebe seu próprio no de registro, formando-se um processo único e disposto em rigorosa ordem numérica. c) numérico dígito-terminal: O número é o elemento principal de identificação. Usado sobretudo quando há um volume grande de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim, uma recuperação mais ágil da informação. Estes são divididos em três grupos, formando pares, e lidos da direita para a esquerda.

Ex.: No do dossiê: 983.021 (método numérico simples) Transformando para o método dígitoterminal: 98-30-21, sendo: 21 – grupo primário ou inicial (no da gaveta) 30 – grupo secundário (no da guia) 98 – grupo terciário (no atribuído ao documento) No momento de se arquivar os documentos ou pastas, considera-se primeiro o grupo primário, depois o secundário e, por fim, o terciário (do menor para o maior número).

Comentário: em uma prova, primeiro olhamos o grupo primário (GP). Virá primeiro o menor número neste grupo. Caso seja o mesmo número, olhamos o grupo secundário (GS) – também o menor número virá primeiro; se também for repetido, observamos o terciário (GT), que representa o número dado ao documento.

Ex.: GT GS GP 32 – 55 – 87

28 – 57 – 87 03 – 18 – 92 3.1.4. Ideográfico Métodos básicos ideográficos (por assunto):

Alfabético

dicionário

Numérico

enciclopédico

duplex

decimal

unitermo

Alfabético a) Dicionário – Os assuntos são dispostos em rígida ordem alfabética, de forma isolada.

Ex.: Arquivo corrente Arquivo intermediário Arquivo permanente Documento usado com frequência Histórico Pré-arquivo Setorial b) Enciclopédico – Existe uma relação mútua entre os assuntos (geral/ específicos). Os dados são arrumados em rígida ordem alfabética.

Ex.: ARQUIVO CORRENTE Documento usado com frequência Setorial ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Pré-arquivo ARQUIVO PERMANENTE Histórico Numérico a) Duplex – A construção é a mesma do enciclopédico, colocando-se antes dos assuntos uma notação numérica. Os temas são divididos em classes e subclasses.

Vantagem: Abertura ilimitada de classes.

Desvantagem: As classes devem ser bem definidas, caso contrário os documentos referentes a um mesmo assunto correm o risco de ser arquivados em mais de um lugar.

Ex.:

1

ARQUIVO CORRENTE

1-1

Documento usado com frequência

1-2

Setorial

2

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Pré-arquivo

2-1 3

ARQUIVO PERMANENTE Histórico

3-1

b) Decimal – Baseia-se no sistema decimal de “Melvil Dewey”, que divide o saber humano em 9 classes principais e uma décima geral. As classes são divididas em subclasses e assim sucessivamente. Separa-se o número em classes de 3 algarismos (por um ponto). Portanto, a parte inteira do número é composta por 3 algarismos. E a parte decimal? Pode ou não existir.

Ex.: Classes 0 – Geral 1 – Departamento Pessoal 2 – Arquivo Subdivisão da classe 1 100 DEPARTAMENTO PESSOAL 110

Admissão

111

Exame médico

112

Documentos

112.1

Documentos recebidos

112.2

Documentos pendentes

113

Assinatura do contrato

120

Férias

130

Demissão

200

ARQUIVO... → subdivisão da classe 2

Vantagens: • Como são somente 10 classes, estas são fáceis de ser memorizadas.

• Expansão ilimitada para as subdivisões dos assuntos.

Desvantagens: • Limitação de 10 classes para a classificação.

• Necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição, bem como preparo e muita atenção do arquivista.

c) Unitermo (ou indexação coordenada) – A base deste método é a analogia. Aconselha-se o seu uso em arquivos especiais e especializados.

Características: • fichas em ordem alfabética; • 10 colunas em cada ficha (0 a 9); • atribuir assuntos (descritores) de um único termo.

Ex.: RIO DE JANEIRO 0

1

20

2

3

32

150 200

102

4

5

6

7

8

9

4

55

24

75

34

295

4

5

6

7

8

9

35

16

27

8

19

45

366

28

39

88

309

8

9

28

PORTUGUÊS 0

1

2

3 33

55 ESAF 0

1

2

211

22

3

4

5

4

55

6

7

18

34

28

Obs.: Nesse sistema utiliza-se, para cada documento, uma “ficha-índice”. Ela nos fornecerá uma descrição minuciosa dos documentos aos quais se refere.

Dica de Prova:

Numa prova, é difícil cair o método unitermo. Porém, já caiu em alguns concursos. Não há necessidade de aprofundamento, mas caso caia uma questão envolvendo tal método, a dica é a seguinte: basta observar quais os números que se repetem nas fichas dos diferentes descritores. Esses números serão a nossa resposta para a questão (no exemplo acima, os números são 28 e 55).

3.2. Métodos padronizados 3.2.1. Variadex É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico)às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2a letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.

Ex.: LETRAS O, P, Q e abreviações

CORES

→

azul

SOUTO NETO, Carolina

Cores convencionadas: A – D e abreviações – ouro ou laranja E – H e abreviações – rosa ou amarelo I – N e abreviações – verde O – Q e abreviações – azul R – Z e abreviações – palha ou violeta

→

as cores são cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências

Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, aparece um nome específico, e aí basta ao candidato usar as regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova.

3.2.2. Automático Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores.

3.2.3. Soundex Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente.

3.2.4. Mnemônico Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.

3.2.5. Rôneo Combina letras, números e cores. Está obsoleto.

ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem em prova, sobretudo para cargos de nível médio. Caem mais para cargos de nível superior ou para concursos envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos mnemônico e rôneo estarem obsoletos.

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 75. (ST M/2011 – UnB/Cespe) No que concerne a sistemas e métodos de arquivamento, julgue o item subsequente.

Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

Resposta: CERTO.

Questão fácil. No alfabético, o elemento principal a ser considerado em um documento é o nome (usa-se as regras de alfabetação); no geográfico, o local ou a procedência; no numérico, o número; no ideográfico, o assunto.

76. (ST M/2011 – UnB/Cespe) No que concerne a sistemas e métodos de arquivamento, julgue o item subsequente.

O método alfanumérico é um método do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde este se encontra guardado.

Resposta: ERRADO. Como o próprio nome sugere, este método trabalha com letras e números. O método alfanumérico não é básico e nem padronizado, e pertence ao sistema “semi-indireto”.

77. (ANEEL/2010 – UnB/Cespe) Acerca dos procedimentos adotados no setor de protocolo e arquivo em determinado órgão, e de acordo com o correto uso das técnicas de arquivamento, julgue o item que se segue.

O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico.

Resposta: CERTO. Vimos na questão 75 quais são os métodos básicos. Um deles é o numérico, que se divide em simples, cronológico e dígito-terminal. O cronológico é o mais indicado no arquivamento de processos.

78. (ANEEL/2010 – UnB/Cespe) Considerando os procedimentos administrativos adotados nos arquivos, julgue o item a seguir.

De acordo com as regras de alfabetação, no caso de homônimos, os graus de parentesco deverão ser considerados.

Resposta: CERTO. Os graus de parentesco somente serão considerados na ordenação alfabética quando os nomes das pessoas forem iguais (caso de homônimos), como no exemplo abaixo: Rute Silveira Filho

→

SILVEIRA FILHO, Rute

Rute Silveira Júnior

→

SILVEIRA JÚNIOR, Rute

Rute Silveira Neto

→

SILVEIRA NETO, Rute

Neste exemplo, F de Filho vem antes de J, de Júnior, que vem antes de N, de Neto, no nosso alfabeto.

79. (Bacen/2010 – Cesgranrio) O Banco Central do Brasil produz e acumula uma variedade muito grande de documentos que vai exigir a utilização de métodos de arquivamento diferenciados. Nesse sentido, os documentos referentes à vinculação e desvinculação de títulos, à baixa de custódia, à compra e venda de títulos, à transferência de custódia sem movimentação financeira devem ser organizados utilizando-se o método de arquivamento: a) Ideográfico. b) Variadex. c) Soundex. d) Numérico. e) Automático.

Resposta: A

Os documentos mencionam os “assuntos” específicos relacionados a eles. O elemento principal a ser considerado em um documento no método ideográfico é o assunto.

80. (ANAC/2009 – UnB/Cespe) Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos documentos. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional, respeitando as características dos documentos de arquivo. Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente. É possível encontrar vários esquemas padronizados de classificação por assunto em arquivos, entre eles o esquema dígito-cronológico.

Resposta: ERRADO. Segundo a Professora Marilena Leite Paes (Paes, 2004, p.78), não existem esquemas padronizados de classificação por assunto em arquivos, mas somente em bibliotecas. Além disso, não existe o método de arquivamento dígito-cronológico (existe o dígito-terminal ou então o numérico cronológico, que são métodos diferentes).

81. (ANAC/2009 – UnB/Cespe – com adaptações) Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente.

O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe.

Resposta: CERTO. Na hora de se definir o método de arquivamento mais adequado, devem ser levadas em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados.

82. (ANAC/2009 – UnB/Cespe – com adaptações) Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente.

A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código.

Resposta: ERRADO. Quando se consulta um índice ou um código para recuperar determinado documento, o método utilizado pertence ao sistema “indireto”, como é o caso dos métodos numéricos. Os métodos que pertencem ao sistema direto, como o alfabético e o geográfico, permitem a busca direta ao documento, sem que haja necessidade de se recorrer a um índice ou código.

83. (ANAC/2009 – UnB/Cespe – com adaptações) Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente.

Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo.

Resposta: CERTO. São os elementos principais. No método alfabético é o nome; no geográfico, o local ou a procedência; no numérico, o número; no numérico cronológico, a data; no ideográfico, o assunto.

84. (T RE/MG/2009 – UnB/Cespe) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetação.

Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio

Resposta: ERRADO. O certo seria: Bezerra, Alberto Luiz Cruz, Antônio Santos Moreira, Maria Madalena A regra de alfabetação utilizada foi a seguinte: – nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Portanto, B, de Bezerra, vem antes do C, de Cruz, e este vem antes de M, de Moreira, no nosso alfabeto.

Como podemos perceber, o erro ocorreu no nome “Antônio Santos Cruz”, que deve ser arquivado, obedecendo as regras de alfabetação, da seguinte forma: Cruz, Antônio Santos.

85. (ANT AC/2009 – UnB/Cespe) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.

Resposta: ERRADO. O método de arquivamento em que os números são divididos em três grupos, formando pares, e lidos da direita para a esquerda, não é o numérico simples, e sim o dígito-terminal. Este método é utilizado, sobretudo, quando o acervo é constituído por um volume documental grande, a fim de se evitar erros no arquivamento e possibilitar a rápida recuperação da informação.

86. (ANAT EL/2009 – UnB/Cespe) O método de arquivamento por assunto depende da interpretação dos documentos e de um amplo conhecimento das atividades organizacionais.

Resposta: CERTO. Classificar um documento por assunto é uma das tarefas mais difíceis, e exige dos profissionais envolvidos o conhecimento da instituição e de suas atividades, para que os documentos sejam interpretados de forma correta.

87. (ANT AC/2009 – UnB/Cespe) Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.

Resposta: CERTO. No método duplex, de acordo com o assunto (geral para os específicos) dos documentos, estes são divididos em classes, não havendo um limite para elas, como ocorre no método decimal, limitado a 10 classes. Por essa razão, o duplex é o preferido para uso.

88. (Fundação Universidade de Brasília/2009 – UnB/Cespe) O método alfabético faz parte de sistemas indiretos de arquivamento e necessita de um índice para a localização dos documentos.

Resposta: ERRADO. Não é o alfabético (sistema direto), mas sim os métodos numéricos que pertencem ao sistema indireto.

89. (MEC/2009 – UnB/Cespe) É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos

auxiliares para a organização da documentação.

Resposta: CERTO. Pode existir um arranjo principal e variados arranjos secundários para a organização de documentos, a fim de localizá-los com mais rapidez quando for necessário. O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento. Na escolha do método adotado pelo organismo, deve-se levar em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados.

90. (MPE/RR/2008 – UnB/Cespe) O método geográfico de arquivamento de documentos é o método indicado quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência.

Resposta: CERTO. O elemento mais importante a ser considerado em um documento no método geográfico é o local ou a procedência.

91. (T RE/PB/2007 – Carlos Chagas) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema: COMUNICAÇÕES Correios Internet Rádio Telex MATERIAL Aquisição Baixa ORÇAMENTO Despesa Receita PESSOAL Admissão Dispensa Férias Gratif icações Licenças T rata-se do método: a) enciclopédico; b) dicionário; c) unitermo; d) duplex; e) dígito-terminal.

Resposta: A Este esquema de classificação por assunto refere-se ao método enciclopédico (método ideográfico alfabético), pois percebemos claramente a existência de uma hierarquização entre os assuntos, partindo-se dos gerais para os específicos.

92. (BNDES 2006 – Cesgranrio) Um técnico administrativo é convidado a organizar o arquivo jurídico do Banco de Desenvolvimento Pecuário de sua cidade. Ao chegar à instituição, observa que o acervo é composto,

exclusivamente, por processos, aproximadamente 100.000. Sabendo que o documento arquivístico é único e que as formas de acesso são diversas, ele deve optar pelo método de arquivamento mais adequado para esses documentos, que é o método: a) enciclopédico; b) numérico; c) variadex; d) ideográf ico; e) dicionário.

Resposta: B O método mais indicado para arquivamento de processos é o numérico “cronológico”. Como não apareceu o termo cronológico, e sendo este método também numérico, a resposta correta é a letra B. Se houvesse as duas opções (numérico e cronológico), privilegiaríamos a mais específica, ou seja, cronológico.

93. (BNDES/2006 – Cesgranrio) Existem critérios para que os documentos sejam organizados pelo método geográfico. A literatura apresenta, pelo menos, duas modalidades para essa ordenação. Se, em um arquivo, a opção é pela modalidade (estado, cidade, correspondente), a organização dos correspondentes 1 – Luiz Carlos Abrantes, de Itu, São Paulo; 2 – Antonio Carlos Ambróte, de Ribeirão Preto, São Paulo; 3 – Moysés da Costa, de São Paulo, São Paulo; 4 – Cláudio Ribeiro, de São Luís, Maranhão; 5 – Alda Barreto, de Codó, Maranhão, deve ser a seguinte: a) 1, 2, 3, 5, 4; b) 3, 5, 1, 2, 4; c) 4, 5, 3, 1, 2; d) 5, 2, 3, 1, 4; e) 5, 4, 3, 2, 1.

Resposta: C Quando o arquivo deve ser organizado obedecendo a ordem de entrada dos estados, devemos priorizar a capital dos estados. Após, as demais cidades são colocadas em ordem alfabética. A construção é a seguinte: Estado, Cidade e Correspondente.

1 – São Paulo / Itu / ABRANTES, Luiz Carlos 2 – São Paulo / Ribeirão Preto / AMBRÓTE, Antonio Carlos 3 – São Paulo / São Paulo / COSTA, Moysés da 4 – Maranhão / São Luís / RIBEIRO, Cláudio 5 – Maranhão / Codó / BARRETO, Alda Primeiro observamos os estados. Se eles se repetirem, observamos as cidades; se estas se repetirem, olhamos os correspondentes, obedecendo, sempre, a ordem alfabética. Os correspondentes deverão ser ordenados obedecendo as regras de alfabetação.

Nessa questão, “m” de Maranhão vem antes de “s”, de São Paulo. A capital do Maranhão é São Luís, por isso o correspondente no 4 deve vir antes do no 5. Portanto, a resposta correta é a letra C. 94. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Na arquivística, o código de classificação baseado no sistema concebido por Melvil Dewey é expressada por uma representação numérica do tipo: a) 3.3.1.2; b) 1-3-3; c) XY.211; d) 0000.12; e) 012.11.

Resposta: E O método numérico decimal baseia-se no sistema concebido por Melvil Dewey, que divide o saber humano em 10 classes (9 principais e uma décima geral). Neste método, a parte inteira do no é composta por 3 algarismos. A parte decimal pode ou não existir. A parte inteira é separada da decimal por um ponto.

95. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Na alfabetação, os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo no caso dos nomes: a) americanos e ingleses; b) espanhóis e orientais; c) portugueses e brasileiros; d) gregos e italianos; e) alemães e holandeses.

Resposta: B Os nomes espanhóis e orientais são as exceções. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, e os orientais são registrados como se apresentam (não muda). Por exemplo: Emílio Lopez Ufarte registra-se LOPEZ UFARTE, Emílio (nome espanhol) Farah Diba registra-se FARAH DIBA (nome oriental) 96. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Os métodos de arquivamento pertencem a dois sistemas básicos de acesso, que são: a) direto e indireto; b) objetivo e subjetivo; c) público e privado; d) secreto e público; e) ostensivo e sigiloso.

Resposta: A Os métodos de arquivamento pertencem a duas grandes classes: básicos e padronizados. Os métodos básicos e padronizados são divididos em dois grandes sistemas: direto e indireto.

97. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Os erros de arquivamento oriundos do cansaço visual e das diferentes formas gráficas são predominantes no método: a) numérico; b) alf a numérico; c) alf abético; d) ideográf ico numérico; e) assunto.

Resposta: C No método alfabético os erros de arquivamento ocorrem com mais frequência que em outros métodos, o que é uma desvantagem na sua utilização. Vale lembrar que o principal elemento a ser considerado em um documento neste método é o nome (de pessoas físicas ou jurídicas).

98. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) A ordenação numérica pressupõe um índice alfabético denominado: a) ideográfico; b) remissivo; c) assistemático; d) equivalente; e) classif icatório.

Resposta: B Nos métodos numéricos, deve-se recorrer à consulta de um índice alfabético remissivo para localizar um documento. Por isso, estes métodos pertencem ao sistema indireto.

99. (CVM/2005 – NCE/UFRJ – com adaptações) O método de indexação coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperação da informação e exige a estruturação de um vocabulário controlado. O método consiste na atribuição de números em ordem crescente a documentos ou grupos de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperação dos documentos é feita a partir das palavras-chave.

Audito ria Interna (PALAVRA-CHAVE) 000

001

002

003

004

005

006

007

008

009

40

31

72

13

44

15

36

07

48

19

50

71

52

83

64

185

116

97

88

39

215

236

477

103

(COLUNAS)

Pro po sta o rçamentária (PALAVRA-CHAVE) 000

001

002

003

004

005

006

007

008

009

20

41

12

33

54

85

76

17

28

69

50

81

32

93

94

155

116

57

68

119

80

121

163

104

165

246

127

148

(COLUNAS)

Nesse sentido, para recuperar o único documento que trata da elaboração da proposta orçamentária e auditoria interna da empresa MVC, é necessário apresentar os documentos de números: a) 20 e 40; b) 31 e 93; c) 44 e 94; d) 50 e 116; e) 103 e 127.

Resposta: D A base deste método é a comparação. Ele é utilizado em arquivos especiais e especializados. A resposta certa é a letra D pois, ao compararmos os números 50 e 116, veremos que eles se repetem nas duas palavras-chave.

100. (MULT IRIO/2005 – João Goulart) É importante que o assistente técnico administrativo conheça as regras básicas para distribuição das pastas num arquivo alfabético. A fatura da empresa “Rafaella Duarte & Cia” deverá ser arquivada como: a) Cia, Rafaella Duarte &; b) Duarte & Cia, Raf aella; c) Duarte, Raf aella & Cia; d) Raf aella Duarte & Cia.

Resposta: D De acordo com as regras de alfabetação, os nomes de empresas são registrados como se apresentam (na ordem direta). Vale lembrar que, nesta regra, os artigos e as preposições não são considerados na alfabetação.

101. (Agência Nacional de Petróleo – ANP/2005 – Cesgranrio) Indique a opção em que o nome está registrado INCORRET AMENT E para arquivamento, segundo as regras de alfabetação: a) Santa Cruz, Sergio (Ministro); b) Etchevarren Diaz , Estebán de; c) Andrade Jr., Ricardo da Silva; d) Mac Enroe, Francis Joseph; e) Santo, Leontina de Monte.

Resposta: E Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo não se separam. Portanto, o nome Leontina de Monte Santo deveria ser registrado MONTE SANTO, Leontina de.

102. (BNDES/2004 – Cesgranrio) Assinale a afirmação INCORRET A a respeito do método de alfabetação para nomes de pessoas. a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alf abética dos prenomes. b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) não são separados. c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz ) são compostos e não se separam. d) Títulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, são considerados na alf abetação. e) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são registrados exatamente como se apresentam.

Resposta: D Os títulos NÃO são considerados na alfabetação. São ordenados após o nome completo, ente parênteses.

103. (BNDES/2004 – Cesgranrio) Indique a opção em que as firmas mencionadas estão apresentadas na ordem adequada, de acordo com as regras de alfabetação. a) O Globo – Jornal do Brasil – A Tarde. b) Fundação Banco do Brasil – Fundação Getúlio Vargas – Fundação dos Correios. c) Jorge Zahar Editor – Editora Nova Fronteira – Areal Editores. d) Roditi Joalheiros – H. Stern – Amsterdam Sauer. e) Alumibrás – Associação Brasileira de Imprensa – Associação dos Analistas de Sistemas.

Resposta: A De acordo com as regras de alfabetação, os nomes de empresas são registrados como se apresentam (na ordem direta). Vale lembrar que, nesta regra, os artigos e as preposições não são considerados na alfabetação. Por este motivo, a resposta correta é a letra A, pois: O Globo, a entrada é pela letra G; Jornal do Brasil, pela letra J; A Tarde, pela letra T. No nosso alfabeto, a letra G vem antes da J, e esta vem antes da letra T. Quanto à letra E, Associação dos Analistas de Sistemas deveria vir antes de Associação Brasileira de Imprensa, pois a preposição “dos” não é considerada na alfabetação. Logo, o termo “Associação”

está se repetindo. Olhando a próxima letra, A (de Analistas) vem antes de B (de Brasileira) no nosso alfabeto.

104. (Sec. de Adm. do Estado de T ocantins – SECAD/2004 – Cesgranrio) Indique a única opção correta de arquivamento, pelo método alfabético, para o nome GENERAL JURANDIR DE CAST ELO BRANCO JUNIOR. a) Branco Jr., General Jurandir de Castelo. b) Junior, General Jurandir de Castelo Branco. c) General Branco Junior, Jurandir de Castelo. d) Castelo Branco Junior, Jurandir de (General). e) de Castelo Branco Junior, General Jurandir.

Resposta: D O nome em questão envolve quatro regras diferentes de alfabetação: – Substantivo mais adjetivo não se separa (Castelo Branco).

– Graus de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome (Junior).

– Título entra após o nome completo, entre parênteses (General).

– Artigos e preposições não são considerados parte integrante do último sobrenome (de).

Capítulo 6

o

Lei n 8.159, de 08/01/1991/Gestão de Documentos/Avaliação e Destinação/Tabela de Temporalidade

1. Lei nº 8.159/1991 1.1. Introdução Neste capítulo, serão abordados assuntos que possuem íntima relação, como gestão e avaliação documental. Tabela de temporalidade costuma cair em prova, com relativa frequência. Além desses assuntos, resolvi inserir a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que “dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”. Esta lei é uma das mais importantes da área arquivística, e também cai em concursos públicos com regularidade. Define arquivos, gestão de documentos, arquivos correntes, intermediários e permanentes, entre outros temas. Portanto, o concursando, tendo percorrido mais da metade do caminho em relação à Arquivologia, irá relembrar algumas definições já abordadas em outros capítulos da presente obra, na referida Lei, além de aprender novos conceitos. Comecemos por ela. Vale ressaltar que, mesmo que não se mencione esta Lei no programa onde caia Arquivologia, ela pode cair, pois envolve vários temas que provavelmente farão parte do programa, sobretudo o “ciclo vital dos documentos” – a teoria das 3 idades, assim como “gestão de documentos”.

LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENT E DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍT ULO I Disposições Gerais Art. 1o É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científ ico e como elementos de prova e inf ormação.

Art. 2o Consideram-se arquivos, para os f ins desta lei, os conjuntos de documentos produz idos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específ icas, bem como por pessoa f ísica, qualquer que seja o suporte da inf ormação ou a naturez a dos documentos.

Art. 3o Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em f ase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4o Todos têm direito a receber dos órgãos públicos inf ormações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no praz o da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas

aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5o A Administração Pública f ranqueará a consulta aos documentos públicos na f orma desta lei.

Art. 6o Fica resguardado o direito de indeniz ação pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuíz o das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍT ULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7o Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produz idos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito f ederal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas f unções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1o São também públicos os conjuntos de documentos produz idos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2o A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transf erência à instituição sucessora.

Art. 8o Os documentos públicos são identif icados como correntes, intermediários e permanentes. § 1o Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas f reqüentes. § 2o Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por raz ões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3o Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e inf ormativo que devem ser def initivamente preservados.

Art. 9o A eliminação de documentos produz idos por instituições públicas e de caráter público será realiz ada mediante autoriz ação da instituição arquivística pública, na sua específ ica esf era de competência.

Art. 10o Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍT ULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produz idos ou recebidos por pessoas f ísicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identif icados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de f ontes relevantes para a história e desenvolvimento científ ico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identif icados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transf eridos para o exterior.

Parágraf o único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá pref erência na aquisição.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identif icados como de interesse público e social poderá ser f ranqueado mediante autoriz ação de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identif icados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produz idos anteriormente à vigência do Código Civil f icam identif icados como de interesse público e social.

CAPÍT ULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas f ederais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1o São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário.

São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2o São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3o São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4o São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5o Os arquivos públicos dos Territórios são organiz ados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produz idos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e f acultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágraf o único. Para o pleno exercício de suas f unções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produz idos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas f unções, bem como preservar e f acultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produz idos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas f unções, tramitados em juíz o e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e f acultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal def inirá os critérios de organiz ação e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

CAPÍT ULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. (Revogado pela Lei no 12.527, de 2011) Art. 23.

Decreto f ixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classif icação dos documentos por eles produz idos. Regulamento (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) § 2º O acesso aos documentos sigilosos ref erentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um praz o máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse praz o ser prorrogado, por uma única vez , por igual período.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) § 3º O acesso aos documentos sigilosos ref erente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um praz o máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à def esa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) Parágraf o único. Nenhuma norma de organiz ação administrativa será interpretada de modo a, por qualquer f orma, restringir o disposto neste artigo.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) Disposições Finais Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na f orma da legislação em vigor, aquele que desf igurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que def inirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1o O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2o A estrutura e f uncionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de janeiro de 1991; o

170 da Independência e 103o da República.

FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

Comentários sobre a Lei n o 8.159, de 08 de janeiro de 1991: Como já foi dito anteriormente, esta Lei é uma das mais importantes envolvendo o assunto “arquivos”, além de ser a mais cobrada em concursos públicos. O candidato deve memorizá-la, lendo sempre os artigos e procurando interpretá-los de maneira adequada. São poucos artigos (somente 28), o que facilita a vida dos concursandos. Seguem, abaixo, comentários acerca de alguns artigos: • Art. 2o – Define arquivos, enfatizando algumas de suas características: a produção e a recepção.

• Art. 3o – Define gestão de documentos. Já caiu em prova.

• Art. 4o – Diz quem pode receber informações dos órgãos públicos, fazendo algumas ressalvas em relação às mesmas.

• Art. 7o , parágrafo 2o – Já caiu mais de uma vez em concursos públicos. Fala sobre o que acontece com a documentação de instituições públicas e de caráter público, quando cessa suas atividades.

• Art. 8o e parágrafos respectivos – Identifica os documentos públicos, além de defini-los (correntes, intermediários e permanentes). Às vezes costuma cair a definição de um deles.

• Art. 10 – Já caiu em prova. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor permanente.

“Inalienável” é o documento cujos direitos não podem ser transferidos ou cedidos a terceiros, devido ao seu valor secundário. “Imprescritível”, como o próprio nome nos sugere, é o documento que não é passível de prescrição, pois será preservado para sempre, devido ao seu valor permanente.

• Art. 12 – Revela quando os arquivos privados podem ser considerados pelo Poder Público como de interesse “público e social”.

• Art. 18 – Menciona qual é a competência do “Arquivo Nacional”. Nunca é demais relembrar: “Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.”

Observa-se, neste artigo, a menção ao Poder Executivo Federal. Isso já foi explorado em prova.

Dica de Prova:

Não se esqueçam, amigos leitores: por conta da Lei no 12.527/2011, os artigos 22 a 24 desta Lei foram revogados.

• Art. 25 – Costuma cair em prova. Diz o que acontece com a pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

• Art. 26 e parágrafo 1o – Fala sobre o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (órgão vinculado ao Arquivo Nacional), o que ele faz (definir a política nacional de arquivos), quem o preside (é o Diretor-Geral do Arquivo Nacional), e quem são as instituições que integram o CONARQ (instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas).

Dica de Prova:

Conarq – define a política nacional de arquivos públicos e privados.

Sinar – implementa a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental.

Obs.: Amigos leitores, estudem também o Decreto no 4.073/2002, que regulamenta a Lei no 8.159/1991. O Decreto em questão encontra-se no final do livro (ver Apêndice).

2. Gestão de documentos 2.1. Definição De acordo com o art. 3o da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “corrente e intermediária”.

São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação, destinação, eliminação, entre outras.

Atenção: A descrição é atividade de um arquivo permanente, e não de uma gestão de documentos (como veremos no próximo capítulo).

Importante frisar que a gestão envolve documentos nos mais variados suportes.

2.2. Objetivo Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos (de forma racional, econômica).

2.3. Princípio básico A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas, e com o menor custo possível (economia de tempo, espaço e uso racional de recursos humanos e materiais).

2.4. Fases básicas 1a) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.

Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação); – controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros); – aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos); – escolher materiais (de consumo e

permanente) para as tarefas arquivísticas; – selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.

2a) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.

Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível; – política de acesso aos documentos.

3a) Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída) – ver neste capítulo o assunto “Avaliação e destinação de documentos”, item no 3.

Não se esqueça:

Fases da gestão

Produção

Utilização

Destinação

Obs.: Segundo a UNESCO, os níveis de aplicação de uma gestão de documentos são os seguintes: – mínimo; – mínimo ampliado; – intermediário; – máximo.

Outras definições importantes: a) Classificação – é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser recuperados. b) Plano de classificação – na organização de um arquivo, é um plano que estabelece a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente. Portanto, podemos dizer que um plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão (permitindo o arquivamento correto dos documentos).

3. Avaliação e destinação de documentos 3.1. Conceitos A avaliação de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela de temporalidade), contribuindo,

assim, para a racionalização dos arquivos.

De acordo com o dicionário brasileiro de terminologia arquivística do Arquivo Nacional, seleção é a “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade”.

A destinação é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando encaminhálos à guarda temporária (transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem.

Obs.: Plano de destinação – Segundo o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (publicação do Arquivo Nacional, 2005), plano de destinação é o “esquema no qual se fixa a destinação dos documentos”.

3.2. Objetivos • reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; • aumentar o índice de recuperação da informação; • garantir condições de conservação da documentação de valor perma​nente; • conquistar espaço físico; • aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.

3.3. Etapa A avaliação deve ser feita na fase corrente, a fim de se distinguirem não só os documentos de valor eventual, de eliminação sumária, como os de valor informativo e probatório. Numa avaliação, primeiro observamos o valor “probatório” dos documentos.

3.4. Competência Equipe técnica será constituída para integrar uma comissão de avaliação e destinação documental, formada por pessoas ligadas a áreas profissionais diversas, tais como: • arquivista ou responsável pela guarda da documentação; • profissionais ligados ao campo de conhecimento que trata o acervo, objeto de avaliação, entre outros.

A comissão de avaliação e destinação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada (com o propósito de poder exercer de forma competente o seu trabalho).

Observações: 1a) De acordo com o prazo de guarda, os documentos têm as seguintes características: • Guarda eventual – de interesse efêmero, sem valor administrativo para o órgão.

• Guarda temporária – possuem valor administrativo, retido por um tempo específico.

• Guarda permanente – considerados de suma importância, possuem valores probatório e informativo.

2a) Instrumentos de destinação

Há 2 instrumentos básicos: tabela de temporalidade e lista de eliminação.

4. Tabela de temporalidade Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação (terminologia).

Dica de prova: a) Também podemos dizer que a tabela de temporalidade é: o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão. b) A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. c) Principais elementos constantes numa tabela de temporalidade: • tipo e/ou assunto dos documentos; • período (datas-limites); • quantificação; • prazos de retenção (arquivos corrente e intermediário); • destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem ou eliminação); • campo destinado a observações.

5. Eliminação Destruição ou expurgo de documentos que não tenham valor permanente.

5.1. Lista de eliminação Contém a relação de documentos a serem eliminados em uma única operação. Ela precisa ser aprovada por autoridade competente. Ver exemplo abaixo: Especificação dos Documentos

Datas

Quantidades

Convites

1975 – 1977

3 caixas

Recortes de jornais

1965 – 1970

20 caixas

Comentário: Prazos são estabelecidos de acordo com os valores atribuídos aos documentos, em função do conteúdo destes. Vale ressaltar o fato de nunca serem levadas em consideração, na hora de eliminá-los, a sua espécie documental e a sua apresentação física.

Documentos que esgotaram seus prazos de vigência “não” devem ser descartados de imediato.

5.2. Formas de eliminação (Paes, 2004, p. 109) • fragmentação; • maceração; • alienação por venda ou doação;

• incineração (forma não recomendável).

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 105. (ST M/2011 – UnB/Cespe) Com base no código de classificação e na tabela de temporalidade, julgue os itens seguintes.

A destinação final dos documentos indicada na tabela de temporalidade consiste na eliminação ou na guarda permanente.

Resposta: CERTO. A transferência, que é a passagem do documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário, ainda não é a destinação final do documento. Um documento é transferido ao arquivo intermediário a fim de aguardar a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente).

Veja, abaixo, a estrutura de uma tabela de temporalidade (com dados hipotéticos): Código Classificação

Assunto

Praz os de guarda

Destinação Final

Corrente

Intermediário

Obs. –

005

Legislação de Pessoal

Enquanto vigorar

–

Guarda permanente

–

011.2

Cursos

5 anos

5 anos

Eliminação

–

033.1

Sugestões

Enquanto vigorar

Eliminação

–

035

Normas e Regulamentos

Enquanto vigorar

–

Guarda permanente

Microfilmar

040

Notas de Empenho

Até as contas serem aprovadas

5 anos após aprovação de contas

Eliminação

–

045.4

Sindicatos

5 anos

10 anos

Guarda permanente

–

058.6

Planos e Projetos

Enquanto vigorar

10 anos

Guarda permanente

Micro-​filmar

106. Nos arquivos corrente e intermediário, os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela indicação da vigência dos documentos.

Resposta: CERTO. Ver estrutura da tabela de temporalidade da questão anterior.

107. A tabela de temporalidade deve ser aplicada, periodicamente, no arquivo permanente.

Resposta: ERRADO. A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos nos arquivos correntes.

Tal “instrumento de destinação” é utilizado com mais constância nos arquivos intermediários, onde os documentos aguardam a sua destinação final. Os documentos recolhidos aos arquivos permanentes serão preservados para sempre. Portanto, nos arquivos de 3a idade NÃO se utiliza a tabela em questão.

108. Aplica-se o código de classificação exclusivamente em arquivos permanentes, pois somente nesse tipo de arquivo essa classificação facilita o acesso aos documentos.

Resposta: ERRADO. O código de classificação é derivado de um plano de classificação. Tal plano, na organização de um arquivo, estabelece a ordenação intelectual e física de um “arquivo corrente”.

109. (ST M/2011 – UnB/Cespe) Em relação a gestão de documentos na esfera pública, julgue os itens subsequentes.

A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações.

Resposta: ERRADO. Questão interessante. Existem dois erros: as atividades mencionadas (controle, organização e acesso) não são exclusivas dos documentos nos arquivos correntes. Devemos incluir também os documentos que estão guardados temporariamente nos arquivos intermediários (esta fase contempla o gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades). O outro erro é a menção ao descarte de documentos. A eliminação ou descarte faz parte da última fase da gestão de documentos (a destinação).

110. Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.

Resposta: CERTO. Nesta fase, gerenciam-se formulários; controlam-se cópias; interpretam-se os textos relacionados aos atos normativos; seleciona-se pessoal para as tarefas arquivísticas, entre outras atividades.

111. (ST M/2011 – UnB/Cespe) Com base na legislação arquivística federal, julgue o item a seguir.

O Sistema Nacional de Arquivos tem como finalidade implementar a política nacional dos arquivos públicos e privados.

Resposta: CERTO. Em conformidade com o Decreto no 4.073/2002 (que regulamenta a Lei no 8.159/1991), artigo 10, o SINAR “tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo”.

O SINAR tem como órgão central o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que tem por finalidade “definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo”.

Portanto, o CONARQ “define” e o SINAR “implementa”.

112. (T RE/ES/2011 – UnB/Cespe) Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da legislação em vigor, julgue os itens a seguir.

Os arquivos estaduais são formados pelos arquivos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.

Resposta: CERTO. De acordo com a Lei Federal no 8.159/1991, art. 17, parágrafo 2o.

113. T odos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ressalvadas aquelas cujo

sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Resposta: CERTO. Conforme a Lei de Arquivos (8.159/1991), art. 4, “todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas”.

114. (T RE/ES/2011 – UnB/Cespe) Julgue o item que se segue, relativo à gestão de documentos.

A tabela de temporalidade estabelece os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e a destinação final desses documentos, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Resposta: CERTO. De acordo com a terminologia arquivística, tabela de temporalidade é um “instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação”.

115. (T RE/ES/2011 – UnB/Cespe) Considerando os sistemas e as redes de arquivo, julgue o item subsecutivo.

A elaboração da política nacional de arquivo compete ao Sistema Nacional de Arquivo.

Resposta: ERRADO. Tal competência é do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Ver também a questão 111.

116. (T RE/ES/2011 – UnB/Cespe) No que se refere à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.

São três as fases de um programa de gestão de documentos: implantação, armazenamento e eliminação.

Resposta: ERRADO. As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.

117. As ações do programa de gestão de documentos voltam-se para o momento em que os documentos apresentam valor primário.

Resposta: CERTO. A gestão deve ser feita desde o momento em que o documento é produzido, ou seja, com valor primário (administrativo) considerável. Como a gestão envolve as atividades inerentes às idades corrente e intermediária, e estas possuem valor primário, a questão está correta.

118. A gestão ainda não é reconhecida no Brasil.

Resposta: ERRADO. Questão errada. Podemos fundamentar mencionando o art. 216, parágrafo 2o , da CF/1988: “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”

Também podemos citar o art. 3o da Lei no 8.159/1991, que considera “gestão de documentos o

conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

119. (CVM/2010 – Esaf) A teoria das três idades tem uma aplicação direta nas estratégias de qual função arquivística? a) Classif icação. b) Descrição. c) Criação. d) Preservação. e) Avaliação.

Resposta: E Para se dar um destino ao documento, este deverá ser avaliado por uma Comissão de Avaliação e Destinação. A avaliação é feita a fim de se dar um destino ao documento, ou seja, quanto tempo o documento será mantido nos arquivos correntes, quando será transferido ao arquivo intermediário, e a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, o ciclo vital dos documentos (as idades corrente, intermediária e permanente) está intimamente relacionado com a avaliação.

120. (ANEEL/2010 – UnB/Cespe) Considerando os procedimentos administrativos adotados nos arquivos, julgue o item a seguir.

O plano de classificação é considerado um dos instrumentos básicos para a gestão de documentos.

Resposta: CERTO. O plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão, pois estabelece a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente.

121. (T RE/MT /2010 – UnB/Cespe) A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases de: a) produção e destinação; b) emulação e migração; c) conservação e restauração; d) eliminação e preservação; e) criação e aquisição.

Resposta: A As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.

122. (T RE/PI/2009 – Carlos Chagas) Para que a avaliação seja coerente com os princípios arquivísticos, é preciso que os documentos se submetam, primeiramente, a um: a) processo de microfilmagem; b) registro topográf ico; c) processo de digitaliz ação; d) plano de classif icação; e) quadro de equivalência.

Resposta: D O plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão, pois estabelece a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente.

Dessa forma, permite o arquivamento correto dos documentos. Portanto, estando os documentos

organizados de forma adequada (obedecendo a um determinado código de classificação), ficará mais fácil fazer a avaliação deles.

123. (Fundação Universidade de Brasília/2009 – UnB/Cespe) Os órgãos públicos devem constituir uma comissão permanente de avaliação de documentos com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliação dos documentos no âmbito de sua atuação.

Resposta: CERTO. Essa comissão será formada por uma equipe multidisciplinar, composta por profissionais das mais diversas áreas.

124. (T RE/MA/2009 – UnB/Cespe) Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

Resposta: ERRADO. Uma das palavras-chave da gestão é racionalização. Portanto, um dos objetivos da gestão é a racionalização da produção dos documentos. Quanto aos documentos de valor secundário (permanente), estes nunca serão eliminados, mas sim preservados em definitivo nos arquivos permanentes.

125. (T RE/PB/2007 – Carlos Chagas) Desde o momento em que são criados até sua destinação final, os documentos de arquivo cumprem ciclo de vida em que a passagem de uma etapa ou condição para outra: a) obedece a normas emanadas dos serviços de protocolo. b) está prescrita nas guias de recolhimento. c) resulta do processo de avaliação. d) corresponde a períodos quinquenais e decenais de temporalidade. e) vem indicada nos planos de arquivamento e classif icação.

Resposta: C Para se dar um destino ao documento, este deverá ser avaliado por uma Comissão de Avaliação e Destinação. A avaliação é feita a fim de se dar um destino ao documento, ou seja, quanto tempo o documento ficará nos arquivos correntes, quando será transferido ao arquivo intermediário, e a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). A avaliação deve ser feita nos arquivos correntes, pois alguns documentos (a minoria) podem ser eliminados no próprio setor.

126. (T RE/PB/2007 – Carlos Chagas) De acordo com a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos): a) Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado ficarão sob sigilo por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. b) O acesso a documentos sigilosos ref erentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um praz o máximo e improrrogável de 30 (trinta) anos. c) Cabe ao Poder Legislativo determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. d) O habeas data é prerrogativa dos titulares de cargos públicos, nos organismos de governo f ederal, estadual e municipal. e) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa aquele que desf igurar ou destruir documentos de valor permanente.

Resposta: E

Em consonância com a Lei Federal no 8.159/1991, art. 25.

Desfigurar o documento é alterá-lo no seu aspecto. Destruir é eliminar. Documentos de valor permanente devem ser preservados em definitivo.

127. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) Observe o documento abaixo:

Especificação do s Do cumento s

Datas

Quantidades

Co nvites

1987 – 1989

5 caixas

No tas de remessa de material

1972 – 1980

10 caixas

Quadro s de ho rário s

1991 – 1993

03 caixas

Requisição de Xero x

1983 – 1991

15 caixas

Reco rtes de jo rnais

1993 – 1998

12 caixas

T rata-se de uma lista de: a) eliminação; b) destinação; c) avaliação; d) seleção; e) conservação.

Resposta: A A lista de eliminação contém a relação dos documentos a serem eliminados em uma única operação. Ela precisa ser aprovada por autoridade competente.

128. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) As rotinas correspondentes à recepção, leitura e identificação do assunto principal de acordo com o seu conteúdo, origem e função, são rotinas correspondentes às operações de: a) levantamento; b) ordenação; c) arranjo; d) classif icação; e) descrição.

Resposta: D Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser recuperados.

129. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Com a identificação do valor da documentação analisada será possível determinar os prazos de retenção. Essa retenção poderá ser: a) rápida, demorada ou indefinida; b) ativa, semiativa ou inativa; c) corrente, intermediária ou permanente; d) eventual, temporária ou permanente; e) eventual, temporária ou intermediária.

Resposta: D A guarda (ou retenção) dos documentos são: • Eventual – de interesse passageiro, o documento não tem valor administrativo para o órgão.

Será eliminado no próprio setor.

• Temporária – o documento possui valor administrativo para o órgão. Ficará retido por um tempo determinado. Será transferido ao arquivo intermediário. Quando acabar o seu prazo prescricional, será eliminado.

• Permanente – o documento possui valor histórico ou documental (probatório e informativo).

Será preservado em definitivo.

130. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) A aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na idade: a) permanente; b) intermediária; c) administrativa; d) organiz acional; e) corrente.

Resposta: E A avaliação deve ser feita nos arquivos correntes, pois alguns documentos (a minoria) podem ser eliminados no próprio setor (documentos de natureza eventual, de eliminação sumária, tais como: material de divulgação de terceiros, convites para eventos, entre outros).

131. (T RE/RN/2005 – Carlos Chagas) Para definir os prazos de retenção e ter um instrumento norteador do destino dos documentos na empresa é necessária a T abela: a) cronológica; b) PHA; c) de Temporalidade Documental; d) de Temporalidade Assessoral; e) CUTTER.

Resposta: C A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é o instrumento de destinação que determina os prazos de retenção dos documentos nos arquivos.

132. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou científicos, incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. Assim, garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da: a) descrição; b) indexação; c) avaliação; d) disseminação; e) codif icação.

Resposta: C Os objetivos da avaliação são os citados no enunciado. Uma avaliação bem-feita vai ajudar a reduzir, ao necessário, a massa documental. Com isso, guardando somente o necessário, não vai haver acumulação de documentos. Portanto, haverá ganho de espaço físico. A recuperação da

informação será feita de forma mais ágil, com menos documentos. Além disso, uma avaliação feita de forma adequada ajudará a conservar a documentação de valor permanente.

133. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito, visando não apenas a eliminação, mas principalmente, assegurar a preservação de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor, como também os que possuem valor.

Para atender às necessidades da instituição e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete à interpretação do plano de: a) descarte; b) destinação; c) levantamento; d) organiz ação; e) triagem.

Resposta: B Plano de destinação é o esquema no qual se fixa a destinação dos documentos (transferência, eliminação ou recolhimento).

134. (MPU/2004 – Esaf) Assinale a opção que não se caracteriza como atividade de gestão de documentos: a) inspeção; b) avaliação; c) destinação; d) descrição; e) eliminação.

Resposta: D A descrição é uma atividade típica dos arquivos permanentes. As outras atividades citadas (inspeção, análise, destinação e eliminação de documentos são relacionadas aos arquivos correntes e intermediários). Portanto, estas são atividades de gestão, pois contemplam as duas primeiras idades.

135. (ANEEL/2004 – Esaf) O instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos chama-se: a) plano de classificação; b) inventário; c) listagem de eliminação; d) tabela de temporalidade; e) termo de recolhimento.

Resposta: D Transferência ao arquivo intermediário; recolhimento ao arquivo permanente; eliminação, se o documento não tiver valor secundário; mudança de suporte (por exemplo, a microfilmagem).

136. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de: a) 100 anos; b) 150 anos; c) 200 anos; d) 250 anos; e) 300 anos.

Resposta: A De acordo com a Lei Federal no 12.527/2011, art. 31, parágrafo 1o, inciso I, o prazo máximo continua de “100 anos, a contar da data da sua produção e independentemente de classificação de sigilo.”

Vale lembrar que esta Lei revogou os artigos 22 a 24, da Lei no 8.159/1991.

Capítulo 7

Arquivos Permanentes

1. Introdução Como já aprendemos no Capítulo 2 (Teoria das 3 Idades), o arquivo permanente possui documentos que devem ser preservados para sempre, por terem valor secundário. Segundo Marilena Leite Paes, “a função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não corrente”. arranjo Atividades de um arquivo permanente

descrição e publicação (facilitar o acesso aos documentos) conservação referência (política de acesso e uso dos documentos)

Obs.: Política de acesso: que documentos devem ou podem ser consultados.

Política de uso: quem pode consultar os documentos e a forma como estes devem ser consultados (regulamento da sala de consultas).

(Fonte: Paes, 2004.)

2. Arranjo Na organização de “arquivos permanentes”, significa ordenar os documentos em fundos, as séries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os itens documentais dentro das séries.

A partir da análise das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e do estudo do acervo, podemos definir o quadro de arranjo nos arquivos de 3a idade, com as seguintes divisões: Fundo, Grupo ou Seção, Subgrupo ou Subseção, Série e Subsérie (hierarquicamente o fundo se sobrepõe às demais divisões).

As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e físicas. As primeiras compreendem a análise documental no que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas referem-se à arrumação dos papéis nos locais adequados, seu empacotamento, entre outras.

Quando o arquivista trata de documentos, ele obedece ao princípio básico da Arquivologia chamado proveniência dos arquivos (ou respect des fonds ou provenance: o arquivo produzido por uma entidade não deve ser misturado aos de outras entidades geradoras.

O princípio da proveniência deve ser observado na organização dos arquivos correntes, intermediários e permanentes (ele é considerado a base da arquivística).

Obs.:

1a) Fundo – Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Um fundo pode ser aberto ou fechado. Fundo aberto recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua em atividade. Fundo fechado não pode receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se encontra mais em atividade.

2a) No seu manual de arranjo e descrição de arquivos, os arquivistas holandeses mencionam diversas regras inerentes a esse tema, entre as quais destacamos, resumidamente: a) todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência, data, número, assunto e nome; b) o método de arranjo deve ser sempre baseado na primitiva organização; c) no arranjo de um documento deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária; d) caso o documento original esteja em boas condições, cópias espalhadas podem ser destruídas; e) documentos desaparecidos de um conjunto, quando a ele retornam, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.

3. Princípios arquivísticos Além do princípio da Proveniência, existem outros princípios da Arquivo​l ogia. Destacaremos, de forma resumida, os mais importantes, que são: a) Princípio da organicidade – as relações administrativas espelham-se nos conjuntos documentais. b) Princípio da unicidade – os documentos de arquivo preservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção. c) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido. d) Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. e) Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora.

(Fonte: BELLOTTO, Arquivos permanentes: tratamento documental) Os mais relevantes princípios arquivísticos já foram mencionados. Como as bancas organizadoras têm explorado bastante este assunto, resolvemos acrescentar mais alguns: • Príncípio da pertinência (ou temático) – os documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em consideração a proveniência e a classificação original.

• Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.

• Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da territorialidade) – os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.

• Princípio da proveniência funcional – com a transferência de funções de uma autoridade para

outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes ou cópias são também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Também chamado pertinência funcional.

(Fonte: ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)

4. Descrição de documentos Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (terminologia).

4.1. Instrumentos de pesquisa (Paes, 2004) Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos. As tarefas de descrição levam à elaboração desses instrumentos. Eles podem ser básicos ou auxiliares.

4.1.1. Básicos 4.1.1.1. Guia Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização dos fundos integrantes do acervo de um arquivo permanente. É o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa, pois utiliza uma linguagem simples, capaz de atingir pessoas com os mais variados interesses. O guia dá ao pesquisador uma visão de conjunto dos serviços arquivísticos. Na hierarquia dos instrumentos de pesquisa, o guia se sobrepõe aos demais, devendo ser o 1o instrumento a ser elaborado, por ser o único genérico e globalizante (considerado geral). Os outros instrumentos são parciais.

4.1.1.2. Inventário As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada (analítico). O inventário descreve a composição do fundo ou parte dele. O sumário é de suma importância e deve ser o 1o instrumento (dos parciais) a ser criado para os fundos dos arquivos públicos e privados. O analítico exige pleno conhecimento do tema a ser descrito.

4.1.1.3. Catálogo Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ou analítica.

4.1.1.4. Repertório (ou catálogo seletivo) Descreve, detalhadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

No repertório há um juízo de valor, determinando a inclusão ou não de documento específico.

Os itens são descritos minuciosamente, cabendo, como apoio, a apresentação de parte desse instrumento pelo critério cronológico.

4.1.2. Auxiliares 4.1.2.1. Índice Lista sistemática e minuciosa “dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem a fim de indicar sua localização no texto” (Paes, 2004, p. 139).

4.1.2.2. Tabela de equivalência ou concordância Estabelece uma correspondência entre diferentes notações, por ter havido mudanças no sistema de arranjo.

Atenção: Em relação ao assunto “arquivos permanentes”, instrumentos de pesquisa é um dos tópicos mais pedidos pelas bancas organizadoras. Sobretudo o guia e o repertório ou catálogo seletivo. O que estiver em negrito deve ser dominado pelo concursando.

5. Conservação e restauração de documentos Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada.

5.1. Principais operações de conservação Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração ou reparo, entre outras.

Comentário: a) Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais eficiente para combatê-los é a fumigação. b) Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um pano macio, um aspirador de pó, uma escova adequada. c) Alisamento – documentos são passados a ferro. d) Restauração – são utilizados determinados procedimentos para recuperar documentos em mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer muito conhecimento desses profissionais).

5.2. Métodos de restauração (resumo) • banho de gelatina – doc. é mergulhado em cola específica, aumentando a sua durabilidade.

Ficam sujeitos ao ataque dos fungos e dos insetos; • tecido – usa-se pasta de amido; • silking – tecido mais consistente (musseline de seda), de alto custo; • laminação – consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura (folha de papel de seda e outra de acetato de celulose); • laminação manual – acetato de celulose em contato com a acetona; • encapsulação – películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.

• velatura – consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer parte de uma folha.

5.3. Preservação (Dicas/Comentários) 1) A luz do dia (natural) deve ser abolida na área de armazenamento, porque enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com cuidado.

2) O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo.

3) A temperatura deve ser baixa. O calor constante destrói as fibras do papel. A umidade também deve ser baixa. Tentar mantê-las estáveis sempre, sem oscilações.

4) As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Sempre que possível, utilize luvas de algodão para manipular documentos, fotografias e gravuras.

5) Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchando, causando riscos, perfurações ou rasgos.

6) Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra, no futuro, poderá causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livros em papel livre de acidez.

7) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as folhas de um livro. Ela afeta a sua saúde e pode provocar o desenvolvimento de micro-organismos na documentação.

8) Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásticos ou proteja os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.

9) Evite cópias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversíveis e o manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas.

10) Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas e lombadas, segurando-o corretamente na parte mediana da encadernação.

11) Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos, catalisando reações químicas danosas (levando à formação de ácidos; e sujam, arranham e desfiguram os materiais).

12) Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderem ficar ligados durante o dia e à noite; caso contrário, os danos são muito maiores.

13) Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo.

14) Disquetes e outros meios eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores, aparelhos de som e TV etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

Fonte: Arquivo Nacional.

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 137. (ST M/2011 – UnB/Cespe) Julgue os itens que se seguem, referentes a noções básicas de conservação e preservação de documentos.

A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a poeira e os gases são, a médio e longo prazo, altamente prejudiciais à conservação do acervo documental.

Resposta: CERTO. A luz causa danos às fibras do papel. O ar seco e a umidade enfraquecem o papel. A umidade provoca mofo. Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos.

138. O alisamento consiste no processo em que são introduzidos documentos em uma câmara, onde é aplicado um produto para fumigação.

Resposta: ERRADO. O método mais eficiente de combate aos insetos é a fumigação (processo químico que envolve câmara a vácuo).

Segundo Marilena Leite Paes, o alisamento “consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, de preferência em máquinas elétricas.

139. (ST M/2011 – UnB/Cespe) Julgue os itens a seguir, relativos à preservação, conservação e restauração de documentos.

T irar a sujeira superficial com uma borracha macia ou borracha fina em pó é uma forma adequada de higienizar documentos em papel.

Resposta: CERTO. A higienização deve ser feita desde a fase corrente, quando o documento é produzido. É uma forma de conservação preventiva.

140. A principal causa dos danos que ocorrem em materiais de um acervo documental é o manuseio indevido, tanto por usuários quanto por funcionários.

Resposta: CERTO. Os materiais são danificados, sobretudo, pelo desconhecimento do uso correto.

141. (T RE/ES/2011 – UnB/Cespe) Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos, julgue os itens a seguir.

De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua proveniência.

Resposta: ERRADO. O princípio abordado nesta questão é o da pertinência (ou temático).

142. O princípio temático corresponde ao princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivo pode ser revertido, caso seja necessário.

Resposta: ERRADO. O princípio abordado nesta questão é o da reservibilidade.

143. A proveniência territorial deu origem ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território onde foram produzidos.

Resposta: CERTO. A exceção são os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.

144. (T RE/ES/2011 – UnB/Cespe) Com relação à análise tipológica de documentos de arquivo, julgue o item que se segue.

O princípio da cumulatividade é um dos princípios fundamentais que rege a organização dos arquivos e serve de base à análise tipológica dos documentos arquivísticos.

Resposta: CERTO. O princípio da cumulatividade é o seguinte: “O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.” Este princípio enfatiza a organicidade documental, ou seja, a afinidade entre os documentos, o conjunto, a proximidade entre eles, a importância de mantê-los juntos. O crescimento do acervo também é nele retratado, além da produção necessária do documento. A análise tipológica é fundamentalmente arquivística. Daí a ligação entre eles.

145. (CVM/2010 – Esaf) O princípio arquivístico envolvido diretamente com a classificação de documentos é o da: a) pertinência; b) organicidade; c) reversibilidade; d) autenticidade; e) proveniência.

Resposta: E A classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser recuperados. Para tal análise e identificação, deve-se conhecer bem o órgão produtor e as atividades por ele desempenhadas.

O princípio da proveniência fixa a identidade do documento em relação a seu produtor.

Portanto, tal princípio é de suma importância em uma “classificação de documentos”.

146. (CVM/2010 – Esaf) O princípio que estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos é conhecido como o da: a) reversibilidade; b) proveniência; c) territorialidade; d) pertinência; e) organicidade.

Resposta: C Ver comentário da questão 143.

147. (CVM/2010 – Esaf) O princípio em que gera, com sua aplicação, o fundo de arquivo é o da: a) unicidade; b) proveniência; c) autenticidade; d) organicidade; e) interdependência.

Resposta: B Também conhecido pelo nome de “respeito aos fundos”, o princípio da proveniência preconiza que devem ser mantidos reunidos, em um mesmo fundo, todos os documentos oriundos de uma mesma fonte produtora de arquivo.

148. (CVM/2010 – Esaf) Qual sintoma indica a acidez do papel?

a) escurecimento do papel; b) desaparecimento da tinta; c) amarelecimento do papel; d) manchas na cor az ul no papel; e) manchas na cor branca no papel.

Resposta: C Quando o papel começa a ficar amarelo, a acidez já se faz presente no papel.

149. (CVM/2010 – Esaf) Qual é o método de combate aos insetos mais eficiente? a) alisamento; b) f umigação; c) silking; d) banho de gelatina; e) laminação.

Resposta: B A fumigação é o método mais eficiente para combater os insetos. É um processo químico altamente eficaz na destruição dos insetos, mesmo aqueles em fase de desenvolvimento avançado.

150. (CVM/2010 – Esaf) Assinale a opção que indica instrumentos de pesquisa característicos de arquivos permanentes. a) guia, inventário e catálogo; b) catálogo, inventário topográf ico e índice; c) repertório, índice e códice; d) inventário topográf ico, guia e códice; e) guia, repertórios e vocabulário controlado.

Resposta: A Os instrumentos de pesquisa permitem a identificação, localização ou consulta a documentos.

Eles podem ser básicos ou auxiliares. Os básicos são: guia, inventário, catálogo e repertório (ou catálogo seletivo). Os auxiliares são: índice e tabela de equivalência (ou concordância).

151. (CVM/2010 – Esaf) A descrição é a função arquivística destinada a: a) Possibilitar a utiliz ação do documento pelo produtor durante todo o ciclo vital. b) Estabelecer a categoria de assunto sob a qual os documentos devem ser recuperados. c) Possibilitar que os dados contidos nos documentos cheguem até aos pesquisadores. d) Representar os documentos por termos ou palavras-chave. e) Reordenar documentos de um acervo sem prejuíz o da organicidade.

Resposta: C A descrição é tarefa típica dos arquivos permanentes. Um de seus objetivos é facilitar o acesso aos pesquisadores ou consulentes.

152. (ANAC/2009 – UnB/Cespe) A respeito da conservação e da proteção de documentos, julgue os seguintes itens.

O processo químico mais efetivo para a desinfestação e desinfecção de materiais arquivísticos é a emulação.

Resposta: ERRADO. É a fumigação. Ver questão 149.

153. O ar seco e a alta umidade são fatores de enfraquecimento do papel.

Resposta: CERTO. São agentes exteriores físicos que danificam o papel. A umidade provoca mofo.

154. A higienização mecânica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela é uma ação importante para a conservação dos documentos em papel.

Resposta: CERTO. A retirada da sujeira superficial nos documentos é importante para a conservação preventiva dos mesmos.

155. (Ministério da Cultura/2006 – Getúlio Vargas) O princípio da proveniência é a base teórica que rege todas as intervenções arquivísticas, devendo ser observado na organização dos arquivos: a) permanentes, apenas; b) intermediários, apenas; c) correntes, apenas; d) intermediários e permanentes, apenas; e) correntes, intermediários e permanentes.

Resposta: E Este princípio é considerado a base da arquivística, devendo ser observado nas três idades dos arquivos.

156. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) A obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente é denominada: a) repertório; b) guia; c) catálogo; d) inventário; e) índice.

Resposta: B O guia é o instrumento de pesquisa mais indicado para orientar os usuários nos arquivos permanentes, devido a sua linguagem simples e de fácil entendimento.

157. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) Podemos afirmar que o processo de descrição documental consiste em: a) Analisar os documentos desde a f ase corrente e utiliz ar instrumentos que controlem a passagem para as f ases posteriores. b) Compor instrumentos que orientem quanto ao tempo de manutenção dos documentos nos arquivos permanentes. c) Coletar inf ormações necessárias à def inição de políticas de preservação e conservação de documentos históricos. d) Elaborar instrumentos de pesquisa que permitam identif icar, localiz ar, rastrear e, por f im, utiliz ar dados. e) Elaborar instrumentos que descrevam o trâmite dos documentos dentro da instituição e sua destinação f inal.

Resposta: D A descrição está intimamente relacionada com os instrumentos de pesquisa, facilitando, dessa forma, o acesso aos documentos nos arquivos permanentes pelos pesquisadores.

158. (Eletrobrás/NCE/UFRJ – com adaptações) O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de

acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos denomina-se: a) preservação; b) descrição; c) conservação; d) restauração; e) avaliação.

Resposta: A A preservação contempla as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos, além do acondicionamento, que protege o documento.

Capítulo 8

Microfilmagem (incluindo as sinaléticas)/Novas Tecnologias

1. Microfilmagem Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução (Decreto no 1.799/1996 – regulamenta a lei da microfilmagem).

O microfilme reduz os espaços em aproximadamente 98%, em relação ao documento original.

Com isso, há um domínio maior da massa documental, implicando a busca mais eficiente da informação.

A microfilmagem não elimina o prévio tratamento da documentação.

1.1. Objetivos • reduzir o volume documental; • garantir a sua durabilidade (expectativa de vida: 500 anos).

1.2. Vantagens • validade legal (confere ao microfilme o mesmo valor do documento original); • economia de espaço; • redução do volume de papéis e documentos; • segurança na conservação dos documentos vitais da empresa; • facilidade de consulta a documentos arquivados; • durabilidade do suporte; • complementação de acervos; • reprodução fiel e exata do documento microfilmado (às vezes, um documento encontra-se em mau estado de conservação, já tendo inclusive ocorrido perda da informação. Ele pode ser microfilmado, mas a imagem não será a reprodução exata do documento original, e sim do documento microfilmado). Portanto, a leitura do documento não ocorrerá de forma tão fácil.

Haverá um pouco de dificuldade, nesses casos específicos.

• preservação dos documentos originais; • favorece o sigilo documental.

1.3. Desvantagens • alto custo • é difícil a comparação entre imagens, em um mesmo microfilme.

1.4. Etapas • preparo, microfilmagem, processamento e duplicação.

Comentário: a) preparo – retirar grampos e clips; desamassar todos os documentos; definir o arranjo da documentação, entre outros procedimentos. b) microfilmagem – depois de preparados, os documentos serão microfilmados (microfilmadoras rotativas ou planetárias). Diversos fatores serão levados em conta na hora de se decidir por um determinado equipamento (tamanho e conservação do documento etc.) c) processamento – tal procedimento dará visibilidade ao documento microfilmado. d) duplicação – a microforma original será preservada em um arquivo de segurança. As cópias poderão ser acessadas por quem de direito.

Dica de prova:

MICROFILMAGEM DE SUBSTITUIÇÃO – Ocorre quando o documento microfilmado não tem valor permanente (secundário), podendo, dessa forma, ser eliminado. Assim, libera espaço nos arquivos corrente e intermediário. Como o documento original (no suporte papel) será eliminado, substituiremos o mesmo pelo microfilme.

MICROFILMAGEM DE PRESERVAÇÃO – Ocorre quando o documento original tem valor permanente (secundário). Por essa razão, mesmo microfilmado, ele nunca poderá ser eliminado.

Será preservado em definitivo. A razão da microfilmagem é preservar o documento original, sendo utilizado o microfilme para fins de consulta.

1.5. Legislação LEI No 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microf ilmagem de documentos of iciais e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1o. É autoriz ada, em todo o território nacional, a microf ilmagem de documentos particulares e of iciais arquivados, estes de órgãos f ederais, estaduais e municipais. § 1o. Os microf ilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias f otográf icas obtidas diretamente dos f ilmes produz irão os mesmos ef eitos em juíz o ou f ora dele. § 2o. Os documentos microf ilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. § 3o. A incineração dos documentos microf ilmados ou sua transf erência para outro local f ar-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio. § 4o. Os f ilmes negativos resultantes de microf ilmagem f icarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto. § 5o. A eliminação ou transf erência para outro local dos documentos microf ilmados f ar-se-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente. § 6o. Os originais dos documentos ainda em trânsito, microf ilmados, não poderão ser eliminados antes de serem arquivados. § 7o. Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microf ilmados

documentos ainda não arquivados, desde que autoriz ados por autoridade competente.

Art. 2o. Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.

Art. 3o. O Poder Executivo regulamentará, no praz o de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esf eras f ederais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originais de microf ilmagem de documentos of iciais. § 1o. O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para ef etuarem a microf ilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microf ilmagem realiz ada por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a f im de produz irem ef eitos jurídicos em juíz o ou f ora dele, quer os microf ilmes, quer os seus traslados e certidões originais. § 2o. Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para autenticação de reproduções realiz adas por particulares, para produz ir ef eitos jurídicos com terceiros.

Art. 4o. É dispensável o reconhecimento de f irma da autoridade que autenticar os documentos of iciais arquivados, para ef eito de microf ilmagem e os traslados e certidões originais de microf ilmes.

Art. 5o. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 6o. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de maio de 1968; 147o da Independência e 80o da República.

A. Costa e Silva Luís Antônio da Gama e Silva DECRET O No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microf ilmagem de documentos of iciais, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe conf ere o art. 84, inciso IV, da Constituição e tendo em vista o disposto no art. 3o da Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art. 1o. A microf ilmagem, em todo território nacional, autoriz ada pela Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos of iciais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produz idos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas f ísicas ou jurídicas.

Art. 2o. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microf ilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produz ir ef eitos legais, em juíz o ou f ora dele, é regulada por este Decreto.

Art. 3o. Entende-se por microf ilme, para f ins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em f ilme, de documentos, dados e imagens, por meios f otográf icos ou eletrônicos, em dif erentes graus de redução.

Art. 4o. A microf ilmagem será f eita em equipamentos que garantam a f iel reprodução das inf ormações, sendo permitida a utiliz ação de qualquer microf orma.

Parágraf o único. Em se tratando da utiliz ação de microf ichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada a titulação, a identif icação e a numeração sequencial legíveis com a vista desarmada, bem como f otogramas destinados à indexação.

Art. 5o. A microf ilmagem, de qualquer espécie, será f eita sempre em f ilme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de def inição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. § 1o. Será obrigatória, para ef eito de segurança, a extração de f ilme cópia, do f ilme original. § 2o. Fica vedada a utiliz ação de f ilmes atualiz áveis de qualquer tipo, tanto para a conf ecção do original como para a extração de cópias. § 3o. O armaz enamento do f ilme original deverá ser f eito em local dif erente do seu f ilme cópia.

Art. 6o. Na microf ilmagem poderá ser utiliz ado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de

reprodução.

Parágraf o único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo f otográf ico do equipamento em uso, a microf ilmagem poderá ser f eita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identif icar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microf ilmadas.

Art. 7o. Na microf ilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I – identif icação do detentor dos documentos a serem microf ilmados; II – número do microf ilme, se f or o caso; III – local e a data da microf ilmagem; IV – registro no Ministério da Justiça; V – ordenação, identif icação e resumo da série de documentos a serem microf ilmados; VI – menção, quando f or o caso, de que a série de documentos a serem microf ilmados é continuação da série contida em microf ilme anterior; VII – identif icação do equipamento utiliz ado, da unidade f ilmada e do grau de redução; VIII – nome por extenso, qualif icação f uncional, se f or o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microf ilmados; IX – nome por extenso, qualif icação f uncional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microf ilmagem.

Art. 8o. No f inal da microf ilmagem de cada série será sempre reproduz ida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos: I – identif icação do detentor dos documentos microf ilmados; II – inf ormações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III – termo de encerramento atestando a f iel observância às disposições do presente Decreto; IV – menção, quando f or o caso, de que a série de documentos microf ilmados continua em microf ilme posterior; V – nome por extenso, qualif icação f uncional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microf ilmagem.

Art. 9o. Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da microf ilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por f alha de operação ou por problema técnico, serão reproduz idos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no f ilme original. § 1o. A microf ilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos: a) identif icação do microf ilme, local e data; b) descrição das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualif icação f uncional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microf ilmagem. § 2o. É obrigatório f az er indexação remissiva para recuperar as inf ormações e assegurar a localiz ação dos documentos. § 3o. Caso a complementação não satisf aça os padrões de qualidade exigidos, a microf ilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10. Para o processamento dos f ilmes serão utiliz ados equipamentos e técnicas que assegurem ao f ilme alto poder de def inição, densidade unif orme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microf ilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a def inição de sua destinação f inal.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microf ilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutiliz ação, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de f ilme cópia.

Parágraf o único. A eliminação de documentos of iciais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esf era de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos of iciais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a

microf ilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esf era de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em f ilme de documentos microf ilmados, para produz irem ef eitos legais em juíz o ou f ora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do f ilme original. § 1o. Em se tratando de cópia em f ilme, extraída de microf ilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o f ilme que o acompanha é cópia f iel do f ilme original, cuja autenticação f ar-se-á nos cartórios que satisf iz erem os requisitos especif icados no artigo seguinte. § 2o. Em se tratando de cópia em papel, extraída de microf ilmes de documentos privados, a autenticação f ar-se-á por meio de carimbo aposto, em cada f olha, nos cartórios que satisf iz erem os requisitos especif icados no artigo seguinte. § 3o. A cópia em papel, de que trata o parágraf o anterior, poderá ser extraída utiliz ando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua f idelidade e qualidade de leitura.

Art. 15. A microf ilmagem de documentos poderá ser f eita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.

Parágraf o único. Para exercer a atividade de microf ilmagem de documentos, as empresas e cartórios, a que se ref ere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à f iscaliz ação que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16. As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microf ilmagem de documentos de terceiros, f ornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I – que a microf ilmagem f oi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II – que se responsabiliz am pelo padrão de qualidade do serviço executado; III – que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microf ormas.

Art. 17. Os microf ilmes e f ilmes cópia, produz idos no exterior, somente terão valor legal, em juíz o ou f ora dele, quando: I – autenticados por autoridade estrangeira competente; II – tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a f irma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III – f orem acompanhados de tradução of icial.

Art. 18. Os microf ilmes originais e os f ilmes cópia resultantes da microf ilmagem de documentos sujeitos à f iscaliz ação, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos praz os de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As inf rações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o inf rator, observada a gravidade do f ato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuíz o das sanções penais e civis cabíveis.

Parágraf o único. No caso de reincidência por f alta grave, o registro será cassado def initivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se f iz erem necessárias ao cumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o Decreto no 64.398, de 24 de abril de 1969.

Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 30 de janeiro de 1996; 175o da Independência e 108o da República Fernando Henrique Cardoso Milton Seligman

Comentários sobre a Lei n o 5.433, de 08 de maio de 1968: Esta Lei regula a microfilmagem de documentos oficiais. São somente 6 artigos. Os candidatos devem memorizar os artigos na íntegra (caso a “microfilmagem” faça parte do programa de Arquivologia).

Atenção, concursandos: especial carinho para o artigo 2o, que já caiu em prova, mencionando o fato de os documentos “históricos” não deverem ser eliminados, podendo ser arquivados em local diferente do organismo detentor dos mesmos.

Comentários sobre o Decreto n o 1.799, de 30 de janeiro de 1996:

Este Decreto regulamenta a Lei no 5.433/1968. Com poucos artigos, os candidatos devem saber todos eles, embora alguns mereçam uma atenção especial. A seguir, comentários sobre alguns deles: • Art. 3o – Define microfilme (processo de reprodução em filmes...)

• Art. 7o e incisos – são dos mais pedidos em concursos. Na microfilmagem de documentos, cada série será sempre precedida de imagem de abertura. Os incisos mostram os elementos que fazem parte dessa imagem de abertura.

• Art. 8o e incisos – no final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de encerramento, logo após o último documento. Os incisos mencionam os elementos constantes dessa imagem. Os candidatos devem saber quais são eles.

• Art. 13 – é o artigo que mais cai em prova. Fala sobre os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente (não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor).

Não se esqueçam, candidatos: quando se f ala em microf ilmagem de documentos, vocês devem saber distinguir os elementos que f az em parte de uma imagem de abertura e de uma imagem de encerramento – artigos 7o e 8o (mais incisos) do Decreto no 1.799/1996.

Atenção, concursandos: Quando se fala em microfilmagem, cabe destacar a existência de uma resolução do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – (a de no 10), de 6/12/1999, que “dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos”.

Tais símbolos estão normatizados através da ISO 9878/1990. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, publicação do Arquivo Nacional, define sinalética como: “Recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações pertinentes ao conteúdo da microforma.”

Ver a seguir os símbolos utilizados, pois a resolução em questão de vez em quando cai em concurso.

SÍMBOLOS UTILIZADOS – ISO 9878/1990 1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos: Início do rolo.

Beginning of roll.

0076 (*)

Fim do rolo.

End of roll.

0075 (*)

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha continuidade: Continua em outro rolo.

Continued on another roll.

0490 (*)

Continuação de outro rolo Continued from another roll.

0491 (*)

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situação: Original ilegível.

Original difficult to read.

0077 (*)

Original em cores.

Original in colour.

0488 (*)

Texto deteriorado.

Encadernação defeituosa.

Damaged text.

Wrong binding.

0078 (*)

Repetição de imagem.

Repetition of image.

0080 (*)

Numeração incorreta.

Data incorreta.

Incorrect numbering.

Incorrect date.

0079 (*)

Páginas e/ou números em falta.

Missing pages and/or issues.

0081 (*)

(*) Números de ref erência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878/1990.

OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos.

Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros.

2. Automação O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona com softwares e hardwares específicos e usa, geralmente, as mídias ópticas para armazenamento. A sua finalidade é otimizar e racionalizar a gestão documental.

Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em “escâners especiais”.

Depois de digitalizados, eles são conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos ópticos.

No GED, podemos listar as seguintes tecnologias relacionadas com a Arquivologia: • Document Management – DM (Gerenciamento de documentos) É a tecnologia que permite gerenciar a produção, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrônicos. O setor de protocolo se beneficiou bastante com ela.

• Document Imaging – DI (Gerenciamento da imagem dos documentos) É a tecnologia mais divulgada do GED. Converte papel em imagem (meio físico para o digital), através do processo de digitalização, com o uso de scanners.

• Record and Information Management – RIM É o gerenciamento do ciclo vital de um documento, não importando a mídia em que ele se insira.

• Workflow (Gestão do fluxo de trabalho) Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam

executadas por pessoas capacitadas, e no espaço de tempo previsto.

Dicas de Prova: a) digitalização • Reprodução por varredura eletrônica.

• Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner (definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do Arquivo Nacional). b) documentos eletrônicos – são aqueles elaborados por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técnicos, e conservados, grande parte deles, em memórias eletrônicas de massa.

Vantagens dos documentos digitais: • economia de espaço físico; • ganho de produtividade; • facilidade de acesso aos estoques.

Desvantagens dos documentos digitais: • os documentos processados por computador podem ser manipulados com facilidade, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à inter​venção humana e à obsolescência tecnológica.

2.1. Metadados Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos digitais.

Os dados descrevem como a informação foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) e identificam o documento (autor, data, assunto, hora transmissão etc.).

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 159. (ST M/2011 – UnB/Cespe) A respeito de digitalização e microfilmagem aplicada aos arquivos, julgue os itens que se seguem.

O processo de microfilmagem de documentos arquivísticos deve adotar símbolos ISO nas sinaléticas.

Resposta: CERTO. De acordo com a Resolução no 10 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a questão está correta. A microfilmagem dos documentos arquivísticos passou a ser realizada dentro dos padrões e normas internacionais (ISO).

Sinaléticas são símbolos (figuras) utilizados na microfilmagem de documentos, refletindo a situação do documento microfilmado. Por exemplo, se o original estiver ilegível, existe um símbolo com este significado.

160. Pode-se eliminar documentos arquivísticos submetidos a processos de digitalização mesmo que a eliminação não esteja prevista na tabela de temporalidade de documentos.

Resposta: ERRADO. A microfilmagem tem validade legal. Quanto à digitalização, ela não é totalmente aceita pela legislação vigente em nosso país. Por essa razão, os documentos originais (em suporte de papel) devem ser guardados por um determinado tempo (caso tenham prazo prescricional), ou preservados para sempre (caso tenham valor permanente), mesmo que tenham sido digitalizados.

161. (T RE/ES/2011 – UnB/Cespe) Com relação aos sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD) e à microfilmagem de documentos, julgue o item a seguir.

De acordo com a legislação em vigor, o original do documento permanente microfilmado não pode ser eliminado.

Resposta: CERTO. De acordo com a Lei no 5.433/1968, art. 2o (regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências), e o Decreto no 1.799/1996, art. 13 (regulamenta a Lei no 5.433/1968), os documentos de valor permanente ou histórico nunca poderão ser eliminados, mesmo que tenham sido microfilmados. Preserva-se o documento original.

162. (CVM/2010 – Esaf) Acerca da microfilmagem, assinale a opção correta. a) É autoriz ada apenas para documentos públicos. b) Os documentos de valor histórico microf ilmados não deverão ser eliminados. c) Os traslados e as cópias f otográf icas não produz em ef eitos em juíz o ou f ora dele. d) Os f ilmes negativos resultantes da microf ilmagem serão armaz enados no Arquivo Nacional. e) O Arquivo Nacional autoriz ará a microf ilmagem de documentos.

Resposta: B Ver questão anterior.

163. (CVM/2010 – Esaf) Conforme estabelece o Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996, assinale, entre os elementos a seguir, aquele que não consta na imagem de abertura de uma série de documentos microfilmados. a) Identif icação do detentor dos documentos a serem microf ilmados. b) Local e data da microf ilmagem. c) Registro no Ministério da Justiça. d) Identif icação do equipamento utiliz ado, da unidade f ilmadora e do grau de redução. e) Menção, quando f or o caso, de que a série de documentos microf ilmados continua em microf ilme posterior.

Resposta: E Questão interessante. De acordo com o Decreto no 1.799/1996, art. 7o, VI, um dos elementos constantes na imagem de abertura dos documentos microfilmados é o seguinte: “menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior”.

164. (Ministério da Saúde/2010 – UnB/Cespe) Para os documentos considerados de guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira de preservar o original, sem eliminá-lo.

Resposta: CERTO.

Ver questão 161.

165. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Para que os documentos de um acervo arquivístico possam ser microfilmados, é necessário que, além de estarem higienizados: a) possuam as mesmas dimensões; b) possuam um mesmo assunto; c) estejam devidamente organiz ados; d) estejam f ora de uso corrente; e) não possuam mais valor de uso.

Resposta: C A microfilmagem não elimina o prévio tratamento da documentação (preparo): retirar grampos e clipes, desamassar todos os documentos, definir o arranjo (organização) da documentação, entre outros procedimentos.

166. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) Os dados que descrevem o sistema operacional, o programa que gera os documentos, a localização física dos documentos no sistema eletrônico...

MacNeil (2000:96 apud Rondinelli).

O texto acima focaliza a categoria de: a) inf odados; b) metadados; c) arquidados; d) contextodados; e) organodados.

Resposta: B Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos digitais.

Simulados para Treinamento

SIMULADO I 1. De acordo com o conteúdo da “Lei no 8.159”, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, analise as afirmações abaixo: I. é dever do poder Público a avaliação documental e a proteção especial a documentos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento e como elementos de prova e pesquisa.

II. considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, uso e destinação em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação, microfilmagem ou recolhimento para guarda permanente.

III. consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos oficialmente produzidos e recebidos por órgãos públicos e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades gerais ou específicas, bem como por pessoa física ou jurídica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documento.

IV. os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, temporárias e históricas.

V. consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas, em decorrência de suas necessidades.

A quantidade de itens certos é igual a: a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.

2. Acerca dos métodos de arquivamento, julgue os seguintes itens: I. os métodos padronizados são: mnemônico, variadex, soundex e rôneo; II. os métodos básicos se dividem em alfabéticos e numéricos.

III. o método dígito-terminal é ideográfico e numérico.

IV. dentro da distribuição geográfica, o método geográfico é essencialmente alfabético. Portanto, não há necessidade de se recorrer a um índice alfabético remissivo.

V. quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o NÚMERO, a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos numéricos: simples, cronológico, dígito-terminal, duplex, decimal ou unitermo.

O único item verdadeiro é o: a) V. b) IV. c) I. d) II. e) III. 3. Estabelecendo um paralelo entre as características dos documentos de arquivo e biblioteca, marque a alternativa correta: a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e culturais; os de biblioteca com objetivos culturais e educativos. b) O documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo instrui, prova. c) A Arquivística trata de conjuntos de documentos, e a Biblioteconomia trata de documentos individuais. d) Os documentos de biblioteca são unidos pela origem; os de arquivo pelo conteúdo.

e) Os documentos de arquivo são produz idos em numerosos exemplares; os de biblioteca em um único exemplar.

4. Leia o texto abaixo.

Os prazos de permanência dos documentos nos arquivos são variados. Referindo-se ao 3o estágio de evolução dos arquivos, podemos afirmar que ele é aberto aos _______________________________, contados a partir da data ______________________________.

A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectivamente: a) 20 ou 25 anos // de produção do documento. b) 25 ou 30 anos // f inal do trâmite documental. c) 30 anos // de produção do documento ou do f im de sua tramitação. d) 25 ou 30 anos // de produção do documento ou do f im de sua movimentação. e) 25 ou 30 anos // de produção do documento ou de sua tramitação.

5. O arquivamento é composto de uma sequência de etapas. Quando o arquivista examina cada documento, verificando o último despacho, ele está realizando: a) uma ordenação; b) uma análise; c) uma inspeção; d) um estudo; e) uma classif icação.

6. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente para arquivamento, seguindo as regras de alfabetação: a) Marcelo Villa-Lobos Júnior – Villa-Lobos Júnior, Marcelo. b) Richard mc Adam – mc Adam, Richard. c) Tenente Paulina Monte Verde Filho – Verde Filho, Paulina Monte (Tenente). d) Carolina Machado – Carolina Machado. e) Júlia Di Capri – Capri, Júlia Di. 7. Com base na “terminologia arquivística”, marque a assertiva correta: a) dossiê – conjunto dos documentos de um arquivo; b) acesso – consulta aos documentos de arquivos; c) instrumento de pesquisa – meio de organiz ação da inf ormação; d) documento – registro de uma inf ormação, dependendo da naturez a do suporte que a contém; e) descrição – processo intelectual de sintetiz ar elementos f ormais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produz ir.

8. Leia o texto abaixo.

Conforme consta na Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, compete ao ____________________ a _____________ e o ____________________ dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e ____________________ a política nacional de arquivos.

A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectivamente: a) CONARQ – avaliação – recolhimento – def inir. b) SINAR – transf erência – recolhimento – implementar. c) Arquivo Nacional – transf erência – recolhimento – implementar. d) CONARQ – gestão – recolhimento – def inir. e) Arquivo Nacional – gestão – recolhimento – implementar.

9. Quanto à natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em: a) setoriais e gerais; b) ostensivos ou sigilosos; c) correntes, intermediários e permanentes; d) públicos e privados; e) especiais e especializ ados.

10. “Avaliar é estabelecer preceitos capazes de orientarem a ação dos responsáveis pela análise e seleção dos documentos, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos públicos” (Arquivo Nacional – Publicações T écnicas, 41).

A avaliação de documentos é de suma importância não somente nos arquivos públicos, mas também nos arquivos privados. Os objetivos da avaliação estão dispostos a seguir, salvo um. Assinale-o. a) expansão do espaço f ísico; b) reduz ir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; c) aproveitar melhor os recursos humanos e institucionais; d) aumentar o índice de recuperação da inf ormação; e) garantir condições de conservação da documentação de valor permanente.

SIMULADO II 1. Existem determinados documentos de interesse passageiro, de trato e efeito rápido, isto é, sem valor administrativo, jurídico ou histórico. T ais características são relacionadas aos documentos de guarda: a) temporária; b) permanente; c) eventual; d) dinâmica; e) estática.

2. Em conformidade com a Lei no 8.159, de 8/1/1991, marque a alternativa correta: a) Ficará sujeito à responsabilidade criminal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que descaracterizar ou eliminar documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. b) Ficará sujeito à responsabilidade criminal, civil e administrativa, na f orma da legislação em vigor, aquele que desf igurar ou eliminar documentos de valor secundário ou considerado como de interesse público e social. c) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e f uncional, na f orma da legislação em vigor, aquele que descaracteriz ar ou destruir documentos de valor primário. d) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na f orma da legislação em vigor, aquele que desf igurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. e) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na f orma da legislação em vigor, aquele que desf igurar ou destruir documentos de valor inalienável e imprescritível ou considerado de interesse público e cultural.

3. Segundo Marilena Leite Paes, “o destino dos arquivos é passar por uma lenta evolução que os afasta cada vez mais de seu objetivo primitivo. Com o passar do tempo, embora diminua o seu valor administrativo, aumenta a sua importância como documentação histórica. Não se pode dividir o arquivo em dois compartimentos: velho (ou histórico) e administrativo. Na realidade, são pura e simplesmente arquivos em incessante processo de transformação”.

Acerca das “atividades dos arquivos permanentes”, julgue os itens a seguir: I. elas são classif icadas em 5 grupos distintos; II. os grupos são: destinação, arranjo, descrição, publicação e conservação; III. a descrição tem íntima relação com os instrumentos de destinação. a) somente o item I está correto; b) os itens I e II estão corretos; c) os itens I e II estão incorretos; d) todos estão corretos; e) todos estão incorretos.

4. Os instrumentos de pesquisa servem para propagar e recuperar a informação contida nos arquivos. Aquele que é considerado uma lista sistemática e minuciosa dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem a fim de indicar sua localização no texto é o: a) guia; b) repertório; c) índice; d) inventário; e) catálogo.

5. A Paleografia é a técnica que habilita a ________________ documentos antigos. Estuda a história da __________________ e a evolução das ____________________, objetivando a __________________ e a

__________________ dos manuscritos de épocas passadas.

A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectiva​m ente: a) conhecer – escrita – letras – feitura – manutenção; b) decif rar – época – letras – leitura – manutenção; c) decif rar – escrita – letras – interpretação – transcrição; d) conhecer – época – escritas – interpretação – manutenção; e) transcrever – escrita – letras – leitura – transcrição.

6. Uma das características básicas que distinguem os arquivos é a seguinte: “um documento, destacado de seu conjunto, significa muito menos do que quando em conjunto”. T al característica diz respeito: a) ao caráter cumulativo do documento; b) ao caráter restritivo do documento; c) ao caráter coletivo do documento; d) ao caráter expansivo do documento; e) ao caráter orgânico do documento.

7. Sobre os vários significados do termo arquivo, julgue os itens abaixo: I. Conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

II. Depósitos de documentos e papéis de uma única espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições e indivíduos.

III. Móvel destinado à guarda e disseminação de documentos.

IV. Local onde o acervo documental é guardado e conservado.

Estão corretos os itens: a) I e III, apenas; b) I e IV, apenas; c) III e IV, apenas; d) II e III, apenas; e) I, III e IV estão corretos.

8. Quanto à sua função, as guias podem ser classificadas de: ____________________, ____________________, ____________________ e ____________________. O que irá indicar a classificação da guia é a sua ____________________.

A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectiva​m ente: a) primária – secundária – subsidiária – especial – notação; b) primária – secundária – subsidiária – especial – projeção; c) primária – secundária – terciária – quaternária – projeção; d) primária – secundária – terciária – quaternária – posição; e) primária – secundária – subsidiária – especial – posição.

9. Leia o texto abaixo.

Conforme consta na Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, o _______________________________________________________________ será presidido pelo ______________________________________________ e integrado por representantes de instituições _____________________ e _____________________, públicas e privadas.

A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectiva​m ente: a) SINAR – Coordenador-Geral do CONARQ – arquivísticas – acadêmicas. b) SINAR – Presidente do Arquivo Nacional – especializ adas – arquivísticas. c) CONARQ – Diretor-Geral do Arquivo Nacional – arquivísticas – acadêmicas. d) CONARQ – Presidente do Arquivo Nacional – arquivísticas – acadêmicas. e) SINAR – Presidente do CONARQ – af ins – acadêmicas.

10. O arquivo permanente, sendo o resultado da reunião dos arquivos correntes, recebe a documentação originária de diversos setores e cresce em grande proporção. Sobre os arquivos permanentes, julgue os itens a seguir: I. na 3a

idade a pesquisa está aberta a todos; por isso, os arquivos definitivos devem situar-se em lugares de fácil acesso para seus usuários típicos, além de possuírem amplas salas de consulta; II. apresentam valor mediato, sendo, portanto, prescritíveis e inalienáveis; III. são os arquivos propriamente ditos; IV. os limbos deverão ser preservados para sempre.

Estão corretos os itens: a) I e III, apenas; b) I, III e IV estão corretos; c) III e IV, apenas; d) II, III e IV estão corretos e) I e IV, apenas.;

SIMULADO III 1. Segundo a terminologia arquivística, protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. Podemos dividir o Protocolo em 2 setores distintos, que são, respectivamente: a) recebimento e distribuição / registro e movimentação; b) recebimento e registro / distribuição e movimentação; c) recebimento / distribuição; d) recebimento e classif icação / registro e movimentação; e) recebimento e classif icação / registro e distribuição.

2. A conservação engloba vários procedimentos adotados para assegurar a proteção física aos documentos, e, consequentemente, ao local de sua guarda, contra agentes de deterioração. Entre as principais operações de conservação, marque a única opção incorreta: a) alisamento; b) restauração; c) desinf estação; d) banho de gelatina; e) limpez a.

3. Em face das características das organizações, podemos classificar os arquivos em: a) ostensivos ou sigilosos; b) públicos, institucionais, comerciais e f amiliais ou pessoais; c) cartográf icos, textuais, micrográf icos, entre outros; d) correntes, intermediários ou permanentes; e) setoriais e centrais.

4. Com base na “terminologia arquivística”, marque a assertiva correta: a) Depósito – local onde os documentos são eliminados. b) Antecedente – é o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, mas de pessoas dif erentes. c) Classif icação – processo que, na organiz ação de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequência alf abética, numérica ou alf anumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. d) Desclassif icação – ato pelo qual a autoridade competente caracteriz a documentos considerados sem valor. e) Precedente – é o documento que se junta a outro por se tratar de vários assuntos relacionados a uma determinada pessoa.

5. De acordo com o conteúdo da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, “compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos”.

Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades: a) regionais; b) centrais; c) descentraliz adas; d) estaduais; e) municipais.

6. São várias as etapas de arquivamento. A análise é uma delas, e está intimamente relacionada com os itens abaixo, exceto: a) leitura cuidadosa de cada documento;

b) a necessidade de serem f eitas ref erências cruz adas; c) interpretação de cada documento; d) verif icar a existência de antecedentes; e) examinar os documentos, verif icando o último despacho.

7. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente para arquivamento, seguindo as regras de alfabetação: a) Congresso de Agronomia – Agronomia, Congresso de. b) John Mac Arthur – Arthur, John Mac. c) Josué Santo Cristo – Santo Cristo, Josué. d) Al Ben Hur – Ben Hur (Al). e) Carolina du Pont – Du Pont, Carolina.

8. Entre os itens abaixo, assinale aquele que não podemos associar aos arquivos de valor secundário: a) transferência / caráter temporário; b) descrição / instrumentos de pesquisa; c) recolhimento / f undo; d) valor mediato / f onte de pesquisa; e) arquivo def initivo / valor histórico.

9. Entre os itens abaixo, assinale aquele que não podemos associar aos arquivos de 2a (segunda) idade: a) purgatório / limbo; b) records centers / consulta não f requente; c) arquivo semiativo / valor primário; d) arquivo histórico / arquivo passivo; e) pré-arquivo / documentos aguardam um processo de triagem.

10. Os métodos de arquivamento pertencem a 2 grandes sistemas, que são: a) alfabéticos e numéricos; b) livres e padroniz ados; c) direto e indireto; d) básicos e padroniz ados; e) classif icação e avaliação.

SIMULADO IV 1. São várias as ciências auxiliares da Arquivologia. Aquela que estuda os documentos, distinguindo os falsos dos verdadeiros, é a: a) Diplomática. b) Heráldica. c) Paleograf ia. d) Genealogia. e) Periciograf ia.

2. Qual é o instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo: a) tabela de concordância; b) tabela de conversão; c) gráf ico de equivalência; d) quadro topográf ico; e) os itens anteriores estão incorretos.

3. Entre os itens abaixo, assinale aquele que não podemos associar aos arquivos correntes: a) arquivo setorial; b) métodos de arquivamento;

c) valor imprescritível; d) valor imediato; e) trâmite documental.

4. Menor unidade arquivística materialmente indivisível: a) item documental; b) unidade de arquivamento; c) pastas, maços e pacotilhas; d) organicidade documental; e) um relatório, uma pasta suspensa, entre outros.

5. São exemplos de documentos do gênero cartográfico, exceto: a) desenhos; b) plantas; c) perf is; d) mapas; e) todos os itens anteriores estão corretos.

6. Leia o texto abaixo.

Conforme consta na Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991, poderá o Poder ______________________, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento ______________________, sempre que indispensável à defesa de direito ______________________ ou esclarecimento de situação ______________________ da parte.

A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectiva​m ente: a) Executivo – sigiloso – próprio – pessoal. b) Legislativo – ostensivo – particular – pessoal. c) Judiciário – sigiloso – próprio – ostensiva. d) Judiciário – sigiloso – próprio – pessoal. e) Executivo – ostensivo – particular – pessoal.

7. A gestão documental abrange todas as atividades inerentes à(s) idade(s): a) corrente e intermediária; b) corrente; c) intermediária; d) permanente; e) corrente, intermediária e permanente.

8. Sobre o método alfabético, podemos dizer que existem 2 critérios referentes às regras de ordenação. Quais são eles? a) letra por letra; b) básico e ideográf ico; c) palavra por palavra; d) dicionário e enciclopédico; e) os itens anteriores estão incorretos.

9. O método dígito-terminal é usado sobretudo quando há um volume grande de documentos, a fim de se reduzir erros de arquivamento. Acerca desse método, podemos afirmar: a) é dividido em 4 grupos: primário, secundário, subsidiário e especial; b) o grupo primário ou final indica o no da gaveta; c) são lidos da esquerda para a direita; d) o grupo secundário indica o no da guia; e) não f orma pares.

10. Acerca do arranjo documental, podemos afirmar que “documentos desaparecidos de um conjunto, quando a ele retornam, podem reassumir o seu lugar”, se ficar bem clara: a) a sua origem; b) o seu conteúdo; c) o seu estado f ísico; d) o tipo de documento ao qual eles pertencem; e) a sua espécie documental.

SIMULADO V 1. Podemos associar os termos arquivo semiativo, arquivo administrativo e arquivo morto, respectivamente, aos arquivos: a) corrente, intermediário e permanente; b) permanente, intermediário e corrente; c) permanente, intermediário e permanente; d) intermediário, corrente e permanente; e) permanente, permanente e permanente.

2. Os documentos de valor permanente são, exceto: a) históricos; b) inalienáveis; c) de valor secundário; d) imprescritíveis; e) de valor primário.

3. Complete a lacuna da afirmação abaixo com a opção mais adequada: Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos __________________. a) micrográf icos; b) iconográf icos; c) cartográf icos; d) digitais; e) duas das opções anteriores estão corretas.

4. O ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos denominamos de: a) salvaguarda; b) desclassif icação; c) marcação; d) classif icação; e) liberação.

5. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente, de acordo com as regras de alfabetação: a) Mário Santo Agostinho – Agostinho, Mário Santo. b) Jornal do Comércio – Jornal do Comércio. c) Sargento Alberto Souz a Pereira – Souz a Pereira, Alberto (Sargento). d) 2o Encontro de Arquivologistas – Arquivologistas (Segundo Encontro de). e) Antônio Vila Formosa – Formosa, Antônio Vila.

6. A unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou a uma determinada pessoa, chamamos de: a) acondicionamento; b) dossiê; c) acervo; d) armaz enamento; e) arquivo.

7. A importância dos arquivos está ligada a vários fatores, exceto: a) valor probatório documental; b) tomada de decisões; c) serve de controle à ação administrativa; d) valor inf ormativo do documento; e) f inalidade cultural.

8. Podemos associar “valor primário” do documento aos seguintes termos, exceto: a) arquivos setoriais;

b) valor imediato; c) arquivos ativos; d) valor de arquivo; e) arquivo intermediário.

9. Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são métodos considerados: a) básicos e geográficos; b) padroniz ados e ideográf icos; c) alf abéticos e hierarquiz ados; d) alf abéticos e ideográf icos; e) básicos e numéricos.

10. A divisão de gênero documental (suporte textual), reunindo tipos documentais por suas características comuns da informação estruturada, denomina-se: a) série documental; b) f undo documental; c) espécie documental; d) acervo documental; e) suporte documental.

SIMULADO VI 1. Quanto às características dos arquivos setoriais, assinale a única opção correta: a) são, essencialmente, arquivos gerais; b) devem se localiz ar af astado dos órgãos produtores; c) são arquivos descentraliz ados; d) não podem descartar documentos; e) realiz am transf erências periódicas ao arquivo permanente.

2. Um sistema de arquivamento deve, exceto: a) ser rígido; b) ser simples; c) permitir expansões; d) ser f lexível; e) propiciar a rápida recuperação da inf ormação.

3. Os documentos ostensivos ou sigilosos estão relacionados: a) à natureza do assunto; b) ao gênero documental; c) à espécie documental; d) à naturez a do documento; e) à extensão de sua atuação.

4. Retângulo de cartão resistente, que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento.

Estamos falando do(a): a) guia divisória; b) f icha; c) projeção; d) ilhó; e) pé.

5. A guia que indica a ausência de uma pasta do arquivo denominamos de: a) guia-fora; b) guia-inf ormativa; c) guia-ref erência; d) guia-remissiva;

e) guia-orientadora.

6. Os documentos de arquivo possuem diversas características, exceto: a) auxilia na tomada de decisões; b) são produz idos e conservados a f im de atender a objetivos culturais; c) são acumulados; d) servem como prova, testemunho; e) são unidos em f unção de sua origem.

7. Em âmbito arquivístico, os termos acondicionar, ordenar e descrever podem ser associados, respectivamente, a: a) embalar // instruir // 2a idade; b) guardar // arranjar // 3a idade; c) guardar // organizar // 1a idade; d) embalar // instruir // 1a idade; e) embalar // arranjar // 3a idade.

8. O caráter orgânico do documento enfatiza a importância de se manter: a) destacado um documento do seu conjunto; b) em ordem os documentos, levando em consideração a sua origem; c) um documento junto ao seu conjunto; d) a conservação constante de um documento, desde quando ele nasce; e) a integridade documental, através de medidas preventivas de conservação.

9. “Arquivos de custódia” e “arquivo onomástico” podem ser associados, respectivamente, aos seguintes termos: a) arquivos de 3a idade // método alfabético; b) arquivos intermediários // método ideográfico; c) arquivos permanentes // método geográf ico; d) arquivos de 1a idade // regras de alf abetação; e) arquivos correntes // método por assunto.

10. Princípio considerado universalmente como a base da arquivística: a) funcional; b) respeito à ordem original; c) originalidade; d) arquivoconomia; e) respeito aos f undos.

SIMULADO VII 1. Um dos princípios arquivísticos é o da cumulatividade, que afirma ser o arquivo uma formação: a) instrumental; b) regressiva; c) administrativa; d) única; e) progressiva.

2. São considerados consulentes típicos dos arquivos: a) administradores // pesquisadores; b) estudantes // administradores; c) grande público // pesquisadores; d) estudantes // grande público; e) estudantes // pesquisadores.

3. Acerca dos métodos de arquivamento, julgue os seguintes itens: I. Os métodos básicos se dividem em: alfabético, numérico, geográfico e iconográfico.

II. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o assunto, a escolha pode recair sobre um dos seguintes métodos: dicionário, duplex e variadex.

III. Os métodos cronológico, duplex e triplex são exemplos de métodos numéricos.

IV. São exemplos de métodos alfabéticos: enciclopédico e unitermo.

Quantos são os itens verdadeiros: a) nenhum; b) 1; c) 2;

d) 3; e) todos.

4. O arquivamento é composto de uma sequência de etapas. Quando o arquivologista lê com atenção o documento, verificando a melhor maneira de classificá-lo, a codificação mais adequada, a existência de antecedentes e as referências cruzadas necessárias, ele está realizando: a) uma classificação; b) uma ordenação; c) um arquivamento; d) uma análise; e) uma inspeção.

5. Existem vários instrumentos de pesquisa. O catálogo seletivo possui inúmeras características, exceto: a) é detalhado; b) há um juíz o de valor; c) descreve unitariamente os documentos; d) é um instrumento de pesquisa básico; e) descreve pormenoriz adamente os documentos.

6. Qual é a ciência auxiliar da Arquivologia que permite o conhecimento dos materiais e dos instrumentos para escrever? a) numismática; b) diplomática; c) genealogia; d) heráldica; e) paleograf ia.

7. É exemplo de ato enunciativo: a) decreto; b) parecer; c) estatuto; d) telegrama; e) convênio.

8. A desvantagem da microfilmagem é o alto custo envolvido neste processo. Por isso, recomenda-se microfilmar documentos que pertençam ao arquivo ______________________ de um organismo.

A opção que preenche corretamente a lacuna do texto é: a) corrente; b) intermediário; c) transitório; d) permanente; e) setorial.

9. O método alfabético possui inúmeras vantagens, exceto: a) rápida recuperação da informação; b) erros reduz idos de arquivamento; c) custo baixo; d) sistema direto; e) é simples.

10. Os núcleos de arquivo são: a) centraliz ados; b) descentraliz ados; c) de valor secundário; d) de 2a idade; e) duas das opções anteriores estão corretas.

SIMULADO VIII 1. Guia que indica a subdivisão da secundária: a) primária; b) especial; c) divisória; d) subsidiária; e) terciária.

2. As atividades desenvolvidas no arranjo documental são de 2 tipos. Quais são elas? a) atividades f uncionais e f ísicas; b) atividades intelectuais e f ísicas; c) atividades intelectuais e universais; d) atividades universais e f uncionais; e) atividades conjunturais e estruturais.

3. Método que não faz uso de um índice alfabético: a) numérico; b) alf abético; c) decimal; d) duplex; e) nenhuma das opções anteriores está correta.

4. A Lei que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências é a: a) Lei no 8.519, de 08 de janeiro de 1991. b) Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 2001. c) Lei no 8.159, de 10 de dez embro de 2004. d) Lei no 8.951, de 02 de janeiro de 1990. e) Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991.

5. Cabe ao Conselho Nacional de Arquivos definir a política nacional de arquivos. Quem deve presidir o CONARQ? a) O Presidente da República. b) O Diretor-Geral do Arquivo Nacional. c) O Presidente do Arquivo Nacional. d) O Diretor-Presidente do Arquivo Nacional. e) Um especialista da área arquivística.

6. Qual dos termos abaixo não podemos associar ao “aspecto formal” dos documentos? a) A f orma de registro dos f atos irá caracteriz ar os documentos. b) Espécie documental. c) Def inição dos documentos em raz ão da naturez a dos atos que lhes deram origem. d) Def inição dos documentos em relação aos dif erentes suportes. e) Atos enunciativos.

7. O sistema de vigilância contínua responsável pelo controle eficaz de informações e providências a serem tomadas em datas específicas é conhecido como, exceto: a) arquivos de prosseguimento; b) follow-up; c) f ichário de lembretes; d) arquivos de andamento; e) guia-f ora.

8. São exemplos de métodos ideográficos, exceto:

a) duplex; b) enciclopédico; c) dígito-terminal; d) dicionário; e) indexação coordenada.

9. Arquivo “especializado” está ligado: a) à naturez a do assunto; b) ao gênero documental; c) à espécie documental; d) à naturez a documental; e) ao tipo documental.

10. De acordo com a sua função, as guias podem ser classificadas como primária, secundária, subsidiária e especial. O que irá indicar a classificação da guia é a sua: a) notação; b) posição; c) projeção; d) avaliação; e) situação.

SIMULADO IX 1. Acerca do método de arquivamento “variadex”, assinale a opção incorreta: a) é um método padronizado; b) trabalha com 5 cores distintas; c) é um excelente auxiliar mnemônico; d) as cores são cambiáveis em f unção de nossas necessidades; e) tal método é variante do numérico.

2. Disco flexível (disquete) e disco rígido (winchester) são exemplos de suporte: a) informático; b) sonoro; c) micrográf ico; d) iconográf ico; e) existem duas opções anteriores corretas.

3. São exemplos de métodos ideográficos numéricos, exceto: a) dígito-terminal; b) duplex; c) unitermo; d) indexação coordenada; e) decimal.

4. As remissivas “ver” e “ver também” têm características, respectivamente, de: a) complementação e exclusão; b) complementação e inclusão; c) exclusão e complementação; d) inclusão e exclusão; e) soma e subtração.

5. Documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes, é chamado de: a) antecedente; b) abrangente; c) polivalente; d) precedente;

e) variantes.

6. O arquivamento é composto de uma sequência de etapas, exceto: a) arquivamento; b) análise; c) inspeção; d) restauração; e) ordenação.

7. Os documentos de valor permanente são: a) alienáveis e prescritíveis; b) inalienáveis e prescritíveis; c) alienáveis e imprescritíveis; d) inalienáveis e imprescritíveis; e) históricos, portanto possuem valor primário.

8. São considerados acessórios de um arquivo: a) f ichas; b) follow-up; c) arquivo de aço; d) arquivos desliz antes; e) duas das opções anteriores estão corretas.

9. Podemos associar a documentos de arquivo, exceto: a) acumulação; b) produção; c) unidades isoladas; d) recepção; e) conjunto.

10. Uma das operações de conservação exige conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados, que é: a) o restauro; b) a desinf estação; c) a limpez a; d) o alisamento; e) a especializ ação.

SIMULADO X 1. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente para arquivamento, seguindo as regras de alfabetação: a) Sérgio Villa-Lobos Sobrinho – Villa-Lobos Sobrinho, Sérgio. b) John o’ Brien – o’ Brien, John. c) Sargento Antônio Monte Az ul Filho – Az ul Filho, Antônio Monte (Sargento). d) Marechal Alberto Campos – Alberto Campos (Marechal). e) Antonieta Di Stéf ano – Stéf ano, Antonieta Di. 2. Entre as opções abaixo, assinale aquela que não é considerada um instrumento de pesquisa: a) catálogo; b) inventário; c) catálogo seletivo; d) lista de eliminação; e) repertório.

3. O termo “salvaguarda” está ligado a que tipo de documento? a) ostensivo;

b) sigiloso; c) especializ ado; d) ordinário; e) técnico.

4. São objetivos da avaliação, exceto: a) redução do espaço f ísico; b) redução da massa documental dos arquivos; c) rapidez na recuperação da inf ormação; d) melhor aproveitamento dos recursos humanos e materiais; e) preservar a documentação de valor permanente.

5. Qual é a fase considerada primordial na “gestão de documentos”? a) levantamento de dados; b) análise dos dados coletados; c) destinação; d) avaliação; e) execução ou implantação e acompanhamento.

6. Serve como meio de disseminação e recuperação da informação nos arquivos: a) descrição; b) instrumentos de pesquisa; c) instrumentos de controle; d) notação; e) protocolo.

7. Entre as opções abaixo, assinale aquela que não é exemplo de item documental: a) uma fotografia; b) uma pacotilha contendo alguns documentos; c) um memorando; d) um estatuto; e) todas as opções anteriores são exemplos de “item documental”.

8. Podemos associar o setor de Protocolo a vários termos, exceto: a) entrada de documentos // fluxo documental; b) no de registro dado a um documento // trâmite documental; c) autuação // arquivamento; d) livro de registro de documentos // documentos em curso; e) recebimento e classif icação // registro e movimentação.

9. Qual é o método que combina letras e cores? a) colorex; b) soundex; c) variadex; d) visualex; e) alf acorex.

10. “Os arquivos têm formação progressiva, natural e orgânica”. T al afirmação refere-se ao princípio do(a): a) cumulatividade; b) unicidade; c) respeito à ordem original; d) proveniência; e) respeito aos f undos.

Apêndice

CONCURSANDOS, ATENÇÃO: O Decreto no 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei no 8.159/1991 (reproduzida e comentada no capítulo 6, a Lei de Arquivos), às vezes cai em concursos públicos, pois as bancas organizadoras estão exigindo dos candidatos, cada vez mais, conhecimentos aprofundados sobre o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), assim como questões referentes ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), principalmente para quem vai prestar concurso na área (nível superior em Arquivologia).

DECRET O No 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. O PRESIDENT E DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe conf ere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRET A: Capítulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por f inalidade def inir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Art. 2o Compete ao CONARQ: I – estabelecer diretriz es para o f uncionamento do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos; II – promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas; III – propor ao Chef e da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperf eiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; III – propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperf eiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência.

IV – z elar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o f uncionamento e o acesso aos arquivos públicos; V – estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito f ederal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produz idos ou recebidos em decorrência das f unções executiva, legislativa e judiciária; VI – subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados; VII – estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios; VIII – estimular a integração e moderniz ação dos arquivos públicos e privados; IX – identif icar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei nº 8.159, de 1991: X – propor ao Presidente da República, por intermédio do Chef e da Casa Civil da Presidência da República, a declaração de

interesse público e social de arquivos privados; X – propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência.

XI – estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR; XII – recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados; XIII – promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias ref erentes a arquivos; XIV – manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas f inalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de inf ormação e juíz o, conjugar esf orços e encadear ações; XV – articular-se com outros órgãos do Poder Público f ormuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, inf ormação e inf ormática.

Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ: I – o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá; II – dois representantes do Poder Executivo Federal; III – dois representantes do Poder Judiciário Federal; IV – dois representantes do Poder Legislativo Federal; V – um representante do Arquivo Nacional; VI – dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal; VII – dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais; VIII – um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX – um representante de associações de arquivistas; X – três representantes de instituições que congreguem prof issionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a f ontes documentais. § 1o Cada Conselheiro terá um suplente. § 2o Os membros ref eridos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. § 3o Os conselheiros e suplentes ref eridos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Chef e da Casa Civil da Presidência da República, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. § 3o Os conselheiros e suplentes ref eridos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de Estado da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência. § 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução. § 5o O Presidente do CONARQ, em suas f altas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.

Art. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros. § 1o O CONARQ f uncionará na sede do Arquivo Nacional. § 2o As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local f ora da sede do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre que raz ão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida.

Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros.

Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a f inalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao

f uncionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a identif icar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organiz ação de segmentos específ icos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.

Parágraf o único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenário.

Art. 8o É considerado de naturez a relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões.

Art. 9º A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do Chef e da Casa Civil da Presidência da República.

Art. 9o A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do Ministro de Estado da Justiça. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência.

Capítulo II DO SIST EMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por f inalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I – o Arquivo Nacional; II – os arquivos do Poder Executivo Federal; III – os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV – os arquivos do Poder Judiciário Federal; V – os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VI – os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VII – os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. § 1o Os arquivos ref eridos nos incisos II a VII, quando organiz ados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais. § 2o As pessoas f ísicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I – promover a gestão, a preservação e o acesso às inf ormações e aos documentos na sua esf era de competência, em conf ormidade com as diretriz es e normas emanadas do órgão central; II – disseminar, em sua área de atuação, as diretriz es e normas estabelecidas pelo órgão central, z elando pelo seu cumprimento; III – implementar a racionaliz ação das atividades arquivísticas, de f orma a garantir a integridade do ciclo documental; IV – garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V – apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI – prestar inf ormações sobre suas atividades ao CONARQ; VII – apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperf eiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; VIII – promover a integração e a moderniz ação dos arquivos em sua esf era de atuação; IX – propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social; X – comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional; XI – colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias ref erentes a arquivos; XII – possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ; XIII – proporcionar aperf eiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualiz ação.

Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretriz es e normas emanadas do CONARQ, sem prejuíz o de sua subordinação e

vinculação administrativa.

Capítulo III DOS DOCUMENT OS PÚBLICOS Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I – produz idos e recebidos por órgãos e entidades públicas f ederais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas f unções administrativas, legislativas e judiciárias; II – produz idos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou f unção ou deles decorrente; III – produz idos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV – produz idos e recebidos pelas Organiz ações Sociais, def inidas como tal pela Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de 1991.

Parágraf o único. A sujeição dos entes ref eridos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.

Art. 16. Às pessoas f ísicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produz idos e recebidos no exercício de atividades públicas.

Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatiz ação, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esf era de competência. § 1o O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específ ica de edital nos processos de desestatiz ação. § 2o Para ef eito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de desestatiz ação, providenciarão, em conf ormidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ, a identif icação, classif icação e avaliação do acervo arquivístico. § 3o Os documentos de valor permanente poderão f icar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conf orme disposto em instrução expedida pelo CONARQ. § 4o Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos do art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991. § 5o A utiliz ação e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatiz adas obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria.

Capítulo IV DA GEST ÃO DE DOCUMENT OS DA ADMINIST RAÇÃO PÚBLICA FEDERAL Seção I Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realiz ar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produz ida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identif icação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. § 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos praz os estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. § 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela ref erida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os praz os de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. § 3o Os documentos relativos às atividades-f im serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conf ormidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Seção II Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional

Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito f ederal, ao serem transf eridos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organiz ados, higieniz ados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identif icação e controle.

Parágraf o único. As atividades técnicas ref eridas no caput, que precedem à transf erência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos.

Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar à Casa Civil da Presidência da República a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos do § 2º do art. 7o da Lei nº 8.159, de 1991.

Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar ao Ministro de Estado da Justiça a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos do § 2º do art. 7º da Lei nº 8.159, de 1991. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência.

Art. 21. A Casa Civil da Presidência da República, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção.

Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da administração pública f ederal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência.

Capítulo V DA DECLARAÇÃO DE INT ERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas f ísicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. § 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transf erência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo. § 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social: I – os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público; II – os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3º da Lei nº 8.394, de 30 de dez embro de 1991; III – os registros civis de arquivos de entidades religiosas produz idos anteriormente à vigência da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei nº 8.159, de 1991.

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Chef e da Casa Civil da Presidência da República, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República.

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justiça, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência. § 1º O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ. § 2º A avaliação ref erida no § 1o será homologada pelo Presidente do CONARQ. § 3º Da decisão homologatória caberá recurso das partes af etadas ao Chef e da Casa Civil da Presidência da República, na f orma prevista na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. § 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes af etadas ao Ministro de Estado da Justiça, na f orma prevista na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999 (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência.

Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transf erência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional.

Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notif icação à União, titular do direito de pref erência, para que manif este, no praz o máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na f orma do

parágraf o único do art. 13 da Lei nº 8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, f icando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na f orma da legislação em vigor, aquele que desf igurar ou destruir documentos de valor permanente.

Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão f irmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organiz ação, preservação e divulgação do acervo.

Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores.

Capítulo VI DISPOSIÇÕES FINAIS E T RANSIT ÓRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei.

Art. 30. O Chef e da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementares à execução deste Decreto.

Art. 30. O Ministro de Estado da Justiça baixará instruções complementares à execução deste Decreto. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência.

Art. 31. Fica delegada competência ao Chef e da Casa Civil da Presidência da República, permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3º do art. 3º .

Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de Estado da Justiça, permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3º do art. 3º . (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência.

Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 33. Ficam revogados os Decretos nº s 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.

Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independência e 114o da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Silvano Gianni

Gabaritos

Simulados para Treinamento SIMULADO I 1 – A

2 – B

3 – C

4 – D

5 – C

6 – A

7 – E

8 – E

9 – E

10 – C

SIMULADO II 1 – C

2 – D

3 – A

4 – C

5 – C

6 – E

7 – B

8 – A

9 – C

10 – A

1 – D

2 – D

3 – B

4 – C

5 – A

6 – E

7 – C

8 – A

9 – D

10 – C

1 – A

2 – A

3 – C

4 – A

5 – A

6 – D

7 – A

8 – E

9 – D

10 – A

1 – D

2 – E

3 – D

4 – B

5 – B

6 – B

7 – E

8 – D

9 – D

10 – C

SIMULADO III

SIMULADO IV

SIMULADO V

SIMULADO VI 1 – C

2 – A

3 – A

4 – A

5 – A

6 – B

7 – E

8 – C

9 – A

10 – E

SIMULADO VII 1 – E

2 – A

3 – A

4 – D

5 – C

6 – E

7 – B

8 – D

9 – B

10 – B

SIMULADO VIII 1 – D

2 – B

3 – B

4 – E

5 – B

6 – D

7 – E

8 – C

9 – D

10 – A

SIMULADO IX 1 – E

2 – A

3 – A

4 – C

5 – D

6 – D

7 – D

8 – A

9 – C

10 – A

1 – A

2 – D

3 – B

4 – A

5 – C

6 – B

7 – B

8 – C

9 – C

10 – A

SIMULADO X

Bibliografia

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SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: FGV, Serv. de Publicações, 1973.

———. Documentos públicos e privados: arranjo e descrição. Trad. Manoel A. Wanderley. Rio de Janeiro: FGV, 1980a.

Portaria Normativa no 5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que “dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no

âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG”.