Relaciones en el Entorno de Trabajo (RET)
Tema 2 - La Comunicación Escrita
Tema 2: La Comunicación Escrita I. Concepto: Es aquella que, en el momento de iniciarse, emisor y receptor no tienen necesariamente que coincidir en el espacio y en el tiempo. Al no haber ocasión de retroalimentación inmediata, ni tampoco posibilidad de contar con la comunicación no verbal, el emisor ha de prestar especial atención al redactar el mensaje (el documento escrito), para que el receptor (el lector) lo comprenda con el sentido que quiso darle el emisor.
II. Requisitos que debe reunir el documento escrito: 1. La presentación debe ser correcta: limpia y con márgenes. 2. Corrección ortográfica y gramatical. 3. Utilizar un vocabulario adecuado al nivel cultural del receptor. Evitando vulgarismos. 4. Utilizar frases cortas. 5. Texto breve. 6. Agrupar en párrafos lo referente a una misma idea. 7. Cohesión entre las ideas expresadas.
III. Etapas en la Elaboración de un Documento Escrito: La elaboración del documento escrito pasa por diversas etapas, para conseguir el objetivo propuesto: 1. Estudio de la situación: Identificar el receptor al que se dirige y definir la finalidad del mensaje (pedir, informar, motivar, convencer…). 2. Búsqueda de información para poder elaborar el tema. 3. Seleccionar la información relevante. 4. Estructurar el contenido del mensaje siguiendo un orden cronológico o temático. 5. Redactar el documento, teniendo en cuenta los requisitos mencionados. 6. Corrección de errores y posibles modificaciones del contenido para que sea perfectamente comprensible por el receptor. 7. Lectura final del texto antes de enviarlo al receptor. www.tiemposmodernos.eu - Licencia Creative Commons 2009-2010
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IV. Documentos Escritos Utilizados por la Empresa: A continuación analizaremos algunos de los documentos escritos más utilizados en el día a día de la actividad empresarial:
1. Cartas: Se dirigen a otras empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores, proveedores, empresas, etc. a) La Carta Comercial: Se compone de 3 partes: - Encabezamiento: En la parte superior de la carta. Contiene el membrete (nombre y dirección del emisor), destinatario, lugar y fecha y saludo. - Cuerpo: Contiene una introducción, desarrollo y conclusión. - Cierre: Fórmula de despedida (“En espera de sus noticias le saluda atentamente.”), firma, nombre y cargo del firmante. Tamaño del papel DIN A-4, color blanco.
“Sol y Playa SL” C/ Espera, nº 1 04009- Almería “Bronceado al Instante SA” C/ Tormenta s/n 04008 Almería Almería, 29 de julio de 2009 Estimado Señor: Tenemos el gusto de informarle del lanzamiento de un nuevo sistema de bronceado. Dicho sistema es de fácil aplicación y de coste relativamente bajo. El próximo día 15 de agosto será su presentación, a la que quedan invitados.
Se despide atentamente, Sol y Playa
Fdo. Ernesto Rubio Jefe de Ventas
b) Carta Circular: Es una carta que informa de noticias de interés y que se envía con un mismo modelo para varios destinatarios, sólo cambia el nombre y dirección de la persona a la que se dirige. La carta irá escrita en papel timbrado, redactada cuidadosamente, de modo que de la impresión de estar escrita sólo para la persona a la que se envía.
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“Eléctricas del Sur SL” C/Iluminada, nº 1 04009- Almería D. Alberto Titos Titos C/ Apagada nº 3 04008 Almería Almería, 29 de julio de 2009
Estimado Señor: Debido a la visita del Presidente de la compañía, deseo invitarle a la comida que se celebrará el día 28 de agosto en el Hotel Almería Palace a las 14:00 horas.
Se despide atentamente, Eléctricas del Sur
Fdo. María Rubio Jefe del Dpto. Comercial
c) Carta de Presentación: Es el documento que acompaña al currículum vitae, solicitando participar en un proceso de selección. Debe causar una impresión favorable. Su objetivo es despertar el interés de la persona que recibe la carta. Puede ser: Autocandidatura En respuesta a un anuncio. Ejemplo de Autocandidatura: María Navarro Pérez C/Granados nº 2, 6ºA 18002 Granada Sr. Roberto Navarro García Jefe de RRHH, Casas SL Paseo de la Estación nº 5 28110 Madrid Granada, 15 de octubre de 2009 Estimado Sr. Roberto Navarro: Recientemente he finalizado mis estudios como Técnico Superior de Instalaciones Electrotécnicas en el IES Los Vergeles de Granada. Realicé mis prácticas profesionales en Iberdrola como indica mi currículum vitae. Considero que mi aportación profesional puede resultar útil para su empresa en la actualidad o en un futuro cercano. Desearía que tuviese presente mi solicitud para participar en sus proyectos laborales y le agradecería la oportunidad de participar en una entrevista personal. En espera de sus noticias, le saluda atentamente
María Navarro Pérez
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2. Currículum Vitae: Es el documento que debe redactar el candidato a un puesto de trabajo. Contiene todos sus datos personales, académicos y profesionales. Su objetivo principal es captar la atención del receptor, para participar en una entrevista personal. La estructura del CV:
CURRÍCULUM VITAE •
Datos Personales: Nombre: Apellidos: Domicilio: Fecha y lugar de nacimiento: Teléfono: e-mail:
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Formación Académica: Titulación Centro: Fecha
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Formación Complementaria: Cursos realizados: Organismo: Horas:
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Experiencia Profesional: Puesto de trabajo Empresa Fecha
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Idiomas: Nivel
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Informática:
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Otros datos de interés:
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3. Informes: Es un documento que se elabora a petición de una persona, departamento o entidad. Contiene una exposición detallada y ordenada de hechos o actividades. Existen diferentes tipos de informes: a) Informe descriptivo o expositivo: Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva. Ejemplo: informe sobre un accidente de trabajo ocurrido en la empresa. b) Informe valorativo: Junto al análisis de los hechos da una visión personal, incluyendo recomendaciones y terminando con una conclusión. Ejemplo: Informe que aportan los representantes de los trabajadores sobre la necesidad o no de realizar un despido colectivo. c) Informe demostrativo: Refleja la constatación de unos hechos y su prueba. Informe sobre la investigación de unos hechos concretos.
4. Memorándum: Es un documento específico de comunicación interna de la empresa, aporta información sobre un único tema. Tiene una estructura propia: Se inicia con la palabra MEMORÁNDUM, a continuación la persona que lo envía y su cargo, precedido de la preposición “De:” a continuación, la persona a quien se dirige y su cargo, precedido de la preposición “A”. Ejemplo:
MEMORÁNDUM
De: Antonio Gutiérrez Aranda Jefe del departamento de compras A:
Luisa Burgos Pérez Jefe de ventas
29 de octubre de 2009 Solicito la información correspondiente a la previsión de ventas para el ejercicio 2010, antes de proceder a la compra de materias primas. Ruego me remitáis la información en un plazo no superior a 5 días, puesto que hemos de realizar los pedidos antes de dos semanas.
Firmado
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5. Saluda: Es una comunicación breve de cortesía, que se utiliza para comunicar hechos de carácter social. Ejemplo:
EL PRESIDENTE DE LA S. COOPERATIVA ANDALUZA “ACEITE DE JAÉN”
SALUDA
A Don PABLO PONFE RADA, le comunica que el día 5 de diciembre, a las 20:00 horas, tendrá lugar la Junta General, en la que se presentará la nueva maquinaria adquirida para la campaña 2010. Seguidamente se servirá un catering en la terraza de la Cooperativa.
FRANCISCO PUENTE ARANDA
Aprovecha a ocasión para ofrecerle mi más sincera consideración
Jaén, a 20 de noviembre de 2009
6. Aviso: Es una comunicación breve, directa y concreta que informa al personal de la empresa de alguna noticia o advertencia. Debe ir fechado y firmado por la persona que lo emite. Ejemplo:
AVISO Se pone en conocimiento de todos los trabajadores que, con motivo de la alarma social creada por la gripe A, el próximo día 4 de noviembre, se va a realizar una jornada de vacunación en el centro y horario de trabajo, para todos aquellos que así lo deseen. Burgos, a 28 de octubre de 2009 Departamento de RRHH
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7. Pedido: Es el documento que recoge los artículos que queremos comprar, así como las condiciones de compra: Precio, forma de pago, forma de envío, plazo y lugar de entrega.
8. Albarán: Es la nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía. Hace referencia al número de pedido.
9. Factura: Documento que detalla y justifica una operación de compraventa o la prestación de un servicio, con la mención, en su caso, del número, peso o medida, calidad y precio. Este documento es expedido por el vendedor.
V. Documentos de Pago Utilizados en la Empresa: La empresa para desarrollar su actividad empresarial, necesita productos o servicios que debe adquirir y posteriormente pagar. Además del pago en metálico, la empresa cuenta con otras muchas posibilidades: A. Letra de Cambio: Es el título de crédito formal y completo, que contiene una promesa de pago llegada la fecha de su vencimiento. Sujetos de la Letra de Cambio: a) Librador: Es la persona que extiende la letra (suele ser el vendedor). b) Librado: Es la persona obligada al pago de la letra el día de su vencimiento. c) Tomador o tenedor: Es quien presenta la letra al cobro el día de su vencimiento y quien recibe el dinero (suele ser una entidad financiera).
B. Cheque: Es el documento que contiene un mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. Tipos de Cheque: a) Cheque al portador: Se paga con la presentación del documento, sin más requisito. b) Cheque conformado: Cuyo cobro está garantizado por el banco, quedando bloqueada la cantidad consignada, por el tiempo indicado hasta que se presente al cobro. c) Cheque nominativo: lleva el nombre de la persona autorizada para cobrarlo.
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d) Cheque en blanco: el que extiende el expedidor sin señalar la cantidad que cobrará el destinatario. e) Cheque cruzado: aquel en cuyo anverso se indica, entre dos línea diagonales paralelas el nombre del banquero o sociedad por medio de los cuales ha de hacerse efectivo.
VI. Documentos Privados en la Comunicación Escrita: Son numerosas las situaciones en que debemos dirigirnos a un organismo público. El documento más utilizado en estos casos es la instancia. La Instancia es un escrito que formula una solicitud, alegando los méritos o motivos en que se funda. Estructura de una instancia: Encabezamiento: Datos personales del solicitante. Cuerpo: Recoge los hechos en que se basa la solicitud. Comienza con la palabra EXPONE. Petición: Contiene la solicitud. Comienza con la palabra SOLICITA: Lugar y fecha. Firma del solicitante con su identificación. Pie: Tratamiento en mayúsculas del destinatario.
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