Rapport d'activité 2015 des Archives cantonales vaudoises

Archives cantonales vaudoises Rapport d’activité 2015

Rapport d’activité ACV 2015 - 1

ILLUSTRATION :

La solidarité des gestes entre les opérateurs de la numérisation, Laurent Pont et Simon Rimaz, et la responsable de l’atelier de restauration, Anne Bellanger. ( Olivier Rubin, photographe, ACV )

ADRESSE :

Archives cantonales vaudoises Rue de la Mouline 32 1022 Chavannes-près-Renens

TELEPHONE :

National : 021 316 37 11 International : + 41 21 316 37 11

FAX :

National : 021 316 37 55 International : + 41 21 316 37 55

E-MAIL :

info.acv@vd.ch

INTERNET :

http :// www.patrimoine.vd.ch / archives-cantonales / accueil /

ACCES :

- Transports publics : Métro M1 dès Lausanne-Flon ( Centre-Ville ) ou dès Renens-CFF, arrêt « Unil-Mouline ».

Bus n°31, dès « Renens-Gare sud », arrêt « Mouline ».

- Par la route : depuis le centre-ville, direction « Genève » ou « Université », route de Chavannes / route de la Maladière, rue du Léman ( sous l’autoroute ), rue de la Mouline.

- Par l’autoroute : direction « Lausanne-Sud », sortie « Université / EPFL », direction « Sciences humaines », traverser le métro, direction « Chavannes / La Mouline ».

- Places de parc, en nombre limité devant le bâtiment : obtenir une contremarque à la réception.

HEURES D’OUVERTURE :

Lundi, mardi, jeudi, vendredi : 9 h.00 - 17 h.00 Mercredi : 14 h.00 - 19 h.00

FERMETURE ANNUELLE :

Deux premières semaines de mars

SOCIETES AYANT LEUR SIEGE AUX ACV :

Société vaudoise d’histoire et d’archéologie Cercle vaudois de généalogie

Rédaction de la partie administrative : Christian Gilliéron Lectorat : Christian Gilliéron et Gilbert Coutaz, Chavannes-près-Renens, août 2016 1200 exemplaires 2 - Rapport d’activité ACV 2015

Introduction Les dossiers se sont succédé comme jamais en 2015 qui, plus est, constitue l’année record des entrées d’archives (1 529 mètres linéaires dont 420 m.l. d’archives de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire, chiffre jamais égalé pour l’acquisition d’un fonds para administratif / fonds privé ) et des éliminations (5 917 m.l. ).

D’abord, l’attention a été portée au démarrage du pôle numérique (« Travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés » ) dès le 1er avril 2015, et à la planification et au suivi de la réfection intégrale des toits plats du bâtiment, après 30 ans d’usage. Ensuite, il s’est agi d’organiser et d’animer le VIIe Colloque des archivistes de l’arc alpin occidental et, dans le prolongement de la décision du Grand Conseil du 23 juin 2015, de faire débuter les travaux de la 2e étape de densification du bâtiment, après ceux entrepris entre 2006 et 2008. Parallèlement, l’abondant courrier lié aux victimes de mesures coercitives a exigé l’engagement continu de l’adjoint du directeur, secondé d’un personnel auxiliaire. Enfin, le double Exposé des motifs et projet de décret (EMPD ) concernant Bleu SIEL (remplacement d’Antilope ) et Archivage électronique historique a mobilisé, durant toute l’année, le directeur et l’archiviste en charge des questions informatiques, en raison du positionnement souhaité et désormais exigé par l’informatique sur toute la chaîne du cycle de vie, de l’élaboration / de la conception de la donnée à son élimination ou à son versement aux ACV. Le sous-effectif constaté depuis 20 ans des ACV ne pourra pas faire face au déploiement systématique et contraignant des nouvelles politiques (en fait les bonnes pratiques ) de la gouvernance de l’information à l’Etat de Vaud. La polyvalence des postes a atteint ses limites. Il faut désormais que les ACV puissent s’appuyer sur du personnel spécialisé. Sans le recours à du personnel auxiliaire, un des plus forts tournus pour un dépôt d’archives en Suisse, le fonctionnement de l’institution ne pourrait pas être assuré.

1. Personnel 1.1. Personnel régulier ( au 1er janvier 2016 ) Directeur : Adjoint du directeur :

Gilbert Coutaz Christian Gilliéron

Pôle administratif et financier : Gestionnaires de dossiers :

Corinne Brélaz Carole Laubscher

Pôle services généraux : Assistant-archiviste principal : Assistant( e )s-archivistes :

Jean-Marc Falciola Dominique Barraud ( 50 % ) Claudia Margueron

Pôle archivistique et scientifique : Archiviste, chargé des relations avec les communes : Eloi Contesse ( 80 % ) Archivistes : Olivier Conne Jérôme Guisolan

Gilles Jeanmonod Bibliothécaire documentaliste scientifique :

Jean-Luc Wermeille ( 60 % ) Rapport d’activité ACV 2015 - 3

Pôle technique : Photographe :

Restauratrice : Assistante-restauratrice :

Olivier Rubin Laurent Pont ( 100 % , CDD 2015-2017 ) Simon Rimaz ( 50 % , CDD 2015-2017 ) Anne Bellanger ( 50 % ) Evelyne Somparé ( 25 % ) Salomé Lutz ( 100 % , CDD 2014-2016 )

Service immeubles, patrimoine et logistique ( SIPAL ) : Concierge : Michel Morgenthaler Les postes de MM. Pont et Rimaz (01.04.2015-31.03.2017 ) et de Mme Lutz (01.01.201431.12.2016 ) sont financés par le crédit alloué pour les « travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés » (numérisation des collections de plans cadastraux et de cartes, ainsi que d’autres sources ) ( voir le chapitre 9 ).

1.2. Personnel auxiliaire Six mandataires, à taux d’activité très variés, ont assumé les travaux suivants : - MM. Philippe Barras et Alexandre Pahud ont fourni un appui temporaire à l’adjoint du directeur en effectuant sous sa direction des recherches pour répondre aux demandes d’information des personnes ayant connu des placements extrafamiliaux pendant leur enfance et leur adolescence ; - Mme Emmanuel Bessi a inventorié plusieurs fonds ou parts de fonds d’archives, en particulier celui des Archives des Monuments Historiques (AMH ) ; - M. François Bos est l’auteur de l’inventaire de plusieurs parts du fonds de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire (N 14 ; 420 m.l. de documents de toutes natures ) ; - Mme Véronique Czáka a établi le plan de classement du fonds N 14 et en a inventorié plusieurs lots ; - M. Daniel Guélat a été chargé de la préparation et de la réalisation des aspects logistiques de la 2e étape de la densification des dépôts des ACV, qui a notamment nécessité le déplacement de plusieurs kilomètres linéaires de documents et leur réorganisation topographique ; - M. Samuel Favre s’est vu confier l’organisation du versement du fonds de DM-Echange et mission (PP 1002 ; 195 m.l. ), puis son inventaire, avec des niveaux d’analyse modulés en fonction des types documentaires.

Une auxiliaire, Mme Ana Reyes de Sanchez, a secondé le concierge dans ses tâches d’entretien (budget du Service immeubles, patrimoine et logistique ).

Dans le cadre de divers programmes d’emploi temporaire subventionné ou de stages de réinsertion professionnelle, les ACV ont pu bénéficier, pour des périodes qui ont varié de 1 à 12 mois (dans certains cas, partiellement sur 2014 ou 2016 ), de la collaboration de 8 personnes, qui ont assuré des travaux, soit de classement et d’inventaire, soit de saisie informatique, numérisation, manutention (en particulier la préparation de la 2e étape de la densification des dépôts des ACV ), numérotation, conditionnement et / ou étiquetage : Mmes et MM. Vegim Asani, Bexhet Gashi, Aude Cornu, Bruno Liberado, Audran Marchand, Steve Millan, Michel Oddershede et Raphaël Rollinet.

MM. Antoine Briod, Guillaume Köstner, Thibault Leuenberger et Romain Rochat ont effectué aux ACV des périodes de service civil de 1 à 4 mois, pendant lesquelles ils ont entrepris des travaux de tri, 4 - Rapport d’activité ACV 2015

de classement et d’inventaire de fonds d’archives, ainsi que de contrôle et de correction de notices et de fichiers d’images de la base de données.

Les ACV collaborent à la formation des apprentis Agents en Information Documentaire (AID ) de la Bibliothèque Cantonale et Universitaire - Lausanne (BCUL ) en les recevant environ deux mois au cours de leur 2e année et un mois et demi pendant leur 3e année, afin de leur fournir l’expérience professionnelle nécessaire à garantir leur polyvalence (l’apprentissage d’AID est commun aux domaines de la bibliothèque, de la documentation et de l’archivistique ). En 2015, 4 apprenti(e )s, Mmes et MM. Anusha Bieri, Pierre Guanzini, Natacha Kayihura et Florent Meystre ont ainsi effectué des stages d’archivistique dans notre institution.

Six personnes ont suivi des stages d’initiation professionnelle aux ACV, généralement d’une durée de six mois (dans certains cas, partiellement sur 2014 ou 2016 ), en vue de leur admission dans différentes filières de formation du domaine de l’information documentaire ou dans le cadre de ces études (notamment le bachelor ou master en information documentaire de la Haute école de gestion de Genève ou le Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science des Universités de Berne et Lausanne ).

Suivant des programmes de travail individuels de difficultés croissantes, ces stagiaires ont collaboré aux différents travaux des ACV, principalement le classement des fonds et la création des instruments de recherche, puis ont rédigé seuls de nombreux inventaires de fonds officiels et privés. Il s’agit de Mmes et MM. Alice Gauthier, Florian Odin, Valérie Pham, Sarah Sidman, Anne-Lise Veya, William Yoakim.

Dans le cadre du projet « Travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés », six personnes ont effectué des stages de restauration-conservation d’un à trois mois, désormais exigés des écoles de formation en Suisse et en France, sous la direction de la restauratrice des ACV, consacrés principalement aux travaux de préparation de la numérisation des collections de plans cadastraux et de cartes (dépoussiérage, nettoyage à sec, consolidation, etc. ) : Mmes Romy Deregnaucourt, Andrea Friedli, Anaëlle Giraudo, Margaux Lapierre, Alexia Loveiko et Cassandre Meyfart.

Comme chaque année, la réalisation d’une part considérable des missions des ACV a reposé sur ce personnel auxiliaire et temporaire, ce qui pose d’importants problèmes d’organisation et représente une lourde charge d’encadrement pour le personnel régulier. Les 30 (28 en 2014 ) personnes différentes ainsi employées ont fourni l’équivalent de 7,6 (8,7 ) Equivalent Temps Plein (ETP ), à mettre en regard avec les 13,05 ETP du personnel fixe.

1.3. Formation permanente du personnel Outre différentes journées de travail, réunions ou visites auxquelles ils ont assisté, organisées notamment par l’Association des archivistes suisses ( AAS ), l’Association vaudoise des archivistes ( AVA ) ou le Forum des archivistes de Genève, les membres du personnel des ACV ont suivi les formations suivantes : - MM. Conne, Contesse, Coutaz, Guisolan et Jeanmonod : 3 séminaires organisés par la société SERDA : Mise en place d’une politique de Records Management (3 jours ) ; Système d’archivage électronique à valeur probante : solutions techniques et fonctionnelles (3 jours ) ; Accompagnement en formation pour l’avènement des différents projets de dématérialisation du canton (4 jours ) - M. Contesse : un séminaire consacré à l’Open Data et une formation au logiciel de gestion de contenu Typo3 - Mme Bellanger : un séminaire sur la communication - M. Rubin : une formation à Typo 3 .

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2. Bâtiment et équipement Densification : la première étape de la densification des dépôts des ACV, votée par le Grand Conseil le 27 mars 2006, a été limitée aux besoins urgents. La 2e étape a fait l’objet d’un EMPD adopté par le Grand Conseil le 23 juin 2015, prévoyant l’octroi d’un crédit d’ouvrage de 1 450 000 francs destiné principalement à remplacer les rayonnages fixes des 6 dépôts du 4e étage (dont un réservé aux documents grand format et hors format ) par des rayonnages mobiles, afin d’accroître les capacités de stockage. Ce montant doit en outre permettre l’acquisition d’une installation technique adéquate pour contrôler le climat – plus sec et plus froid - des archives photographiques, ainsi que la sécurisation des portes d’accès à la partie administrative et à la partie dépôt par badge magnétique. Au 31 décembre 2015, conformément au programme établi, 2 des 6 dépôts étaient équipés et 2 autres entièrement évacués en attente de l’intervention des installateurs ; le système de sécurisation était opérationnel ; il a été couplé avec la gestion des temps du personnel. Les rayonnages fixes démontés ont été récupérés par d’autres services de l’Etat.

Divers : les travaux de réparation et d’entretien suivants ont été exécutés en 2015 : reprise complète de l’étanchéité des toits plats (suite à des infiltrations ) ; poursuite du remplacement progressif des stores ; suite du changement graduel de tous les luminaires par des installations LED économes en énergie.

Au 31 décembre 2015, le bâtiment abritait 34 945 mètres linéaires d’archives.

Equipement informatique : voir le chapitre 3.

3. Informatique La direction des projets complexes d’archivage électronique d’une part, de numérisation d’autre part, a impliqué une mobilisation importante et presque permanente, tout au long de l’année, du directeur et de l’archiviste en charge des questions informatiques, respectivement de l’archiviste responsable du projet de numérisation et du photographe, ainsi qu’un engagement suivi de membres du Pôle institutions de la Direction des systèmes d’information (DSI ).

Le directeur fait partie du Comité de pilotage du nouveau Système d’Information pour l’Exécutif et le Législatif (Bleu SIEL ), l’archiviste chargé des relations avec les Communes est le Représentant de l’Optimisation des Processus (ROP ) dans le cadre du déploiement de la cyberadministration vaudoise.

Archivage électronique : le 14 mars 2012, le Conseil d’Etat octroyait aux ACV un crédit d’étude sur l’archivage électronique de CHF 350 000.-. Depuis le 1er janvier 2014, les ACV sont rattachées à la Chancellerie d’Etat. Il a fallu attendre avril 2015 pour que la liaison se fasse entre les travaux de réflexion engagés par la Chancellerie d’Etat pour le remplacement d’Antilope dans le cadre du Système d’Information des autorités Exécutives et Législatives (Bleu SIEL ) et l’Etude sur le Nouveau Système d’Information des ACV (ENSIACV ). L’approche globale du cycle de vie, souhaitée et soutenue par les ACV selon le modèle organisationnel du Records Management, postule la création d’une « brique transversale et commune » à l’administration cantonale vaudoise pour la « Conservation probatoire » et la mise en place d’un modèle fonctionnel pour l’archivage électronique historique OAIS (= Open Archival Information System ).

En septembre 2015, l’étude ENSIACV a débouché sur la rédaction d’un cahier des charges pour une solution d’archivage électronique historique puis un appel d’offres publié en septembre 2015. La procédure d’examen des offres reçues par les spécialistes de la DSI et les ACV a été entamée et était en cours à la fin de l’année. Des projections sur la mise en œuvre et l’organisation de l’archivage électronique, ainsi que les chiffres articulés dans les offres reçues, ont permis les premières estimations sommaires du coût du projet. Ces chiffres devront être consolidés à la lumière du choix de la solution et de l’évaluation des coûts pour l’infrastructure technique liée. Parallèlement une première version de l’EMPD a été rédigée et soumise au Chancelier d’Etat.

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Ces travaux ont nécessité une collaboration étroite et ininterrompue entre les ACV et la DSI, avec l’appui de consultants de quatre maisons différentes.

Les ACV ont bénéficié de deux sessions de formation autour des questions du Records management, de sa mise en œuvre, du plan de classement, des normes qui sous-tendent ces nouveaux domaines.

La prise en compte de l’ensemble du cycle de vie documentaire, de la création des documents d’activité à leur archivage historique via la conservation probatoire, s’est faite sous la pression de délais fixés par l’opportunité qui se présentait de coupler ENSIACV au projet Bleu SIEL, lui-même lié à un agenda politique serré. Tant pour l’archivage électronique historique que pour la conservation probatoire, les études en cours se révèlent lourdes et complexes, du fait de : - la nouveauté et de l’ampleur des projets menés parallèlement, souvent par les mêmes personnes ; - l’implication de nombreux acteurs et métiers différents (ACV, diverses entités de la DSI, mandataires et, à terme au moins, les services producteurs de l’administration cantonale ) ; - la difficulté de trouver des spécialistes maîtrisant le Records Management appliqué aux documents numériques.

Le dossier de l’archivage électronique sera le dossier majeur de ces dix prochaines années. Il va exiger de lourds investissements humains, une reconsidération du fonctionnement de l’institution et une évolution forte des compétences de tout le personnel.

Numérisation : le contrôle des travaux externalisés de numérisation réalisés en 2014 ayant révélé certains problèmes de qualité (essentiellement des pages manquantes ), une procédure de correction (« rework » partiel ) a été définie avec l’entreprise concernée, puis réalisée en plusieurs phases pendant le premier semestre 2015. Après de nouveaux contrôles, le projet d’externalisation de la numérisation des registres de paroisses et d’état civil a été officiellement clos le 30 juillet. Les coûts ont été maîtrisés et un plan de communication a été arrêté avec le prestataire de service. La totalité des images est disponible en salle de lecture depuis le mois d’octobre.

S’agissant du pôle numérique des ACV, les logiciels Limb Server (traitement d’images ) et Limb Maestro (gestion et administration ) ont encore été testés pendant le premier trimestre, ont reçu des correctifs et des mises à jour, puis ont été installés sur les serveurs de validation et de production. Les deux opérateurs ont débuté leur mandat le 1er avril. Les images numériques qu’ils produisent sont consultables en salle de lecture dès leur validation. En septembre, une nouvelle tâche a été créée dans Limb pour permettre la conversion des fichiers TIFF des registres de reconnaissance numérisés par l’Eglise de Jésus Christ des saints des derniers jours (Mormons ) en fichiers PDF pouvant être mis à disposition en salle de lecture. L’espace de conservation a été augmenté de 5 To en juillet, puis de 55 To supplémentaires en novembre. Néanmoins, selon les projections, l’espace à disposition décrit dans l’EMPD arrivera à saturation en 2016. Du 1er avril au 31 décembre, 25 396 images de 659 registres de plans cadastraux de la section Gc ont été produites (28 % ), ainsi que 2 154 images de cartes et plans de la section Gc (38 % ).

Matériel et réseau : le parc de machines des ACV a surtout évolué en fonction de la mise à la disposition du public du matériel nécessaire à la consultation et à l’impression des documents numérisés et de ceux de l’état civil (via l’application GestStar ). Ainsi, en salle de travail, 9 ordinateurs ont été remplacés par de nouveaux modèles et une imprimante couleur a été installée. Deux autres imprimantes ont été remplacées, au secrétariat et en salle de tri.

Notices créées dans la base de données : voir le chapitre 6.5.

Consultation sur le site Internet des ACV : voir le chapitre 11.3.

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4. Relations avec les producteurs d’archives 4.1. Relations avec l’administration cantonale Visites : 62 (70 ) visites ont été effectuées dans les services et offices de l’administration cantonale et de l’Ordre judiciaire. Les contacts quotidiens par courriel et par téléphone ne sont pas comptabilisés.

Le département le plus visité a à nouveau été celui de la Santé et de l’action sociale (DSAS, 19 fois ), suivi de celui de la Formation, de la jeunesse et de la culture (DFJC, 12 fois ). Une part importante de ces entretiens était liée à des projets de calendriers de conservation (voir ci-dessous ), les autres contacts ayant principalement pour objet des conseils d’organisation et la préparation d’éliminations ou de versements. L’Hôpital de Cery et les différents services intervenant dans le domaine de la psychiatrie ont encore fait l’objet d’une attention particulière, afin d’achever le traitement coordonné de l’énorme masse de leurs dossiers de patients, ainsi que de leurs archives administratives et médicales. Les opérations d’échantillonnage, puis d’élimination, respectivement de versement, confiées à une mandataire spécialisée, ont fait l’objet d’un suivi régulier, par de nombreuses visites sur place. Au DFJC, plusieurs visites ont concerné le Service de protection de la jeunesse, dans le cadre des recherches effectuées pour le compte d’anciens enfants placés (voir le chapitre 11 ).

Formations : en application du règlement d’application de la loi sur l’archivage (RLArch ) et des directives DRUIDE pour la gestion des archives, tous les services et offices de l’administration et de l’Ordre judiciaire vaudois doivent désigner un « préposé à la gestion des archives » parmi les membres de leur personnel, dont les ACV assurent la formation. A cette fin et dans le cadre du Centre d’éducation permanente pour la fonction publique (CEP ), les ACV ont donné le 13 mai une session du séminaire « La gestion et l’archivage des documents dans l’administration cantonale vaudoise », prioritairement destiné aux préposés. Cette formation a réuni 16 participants.

Les ACV ont organisé, à l’intention de l’ensemble des préposés à la gestion des archives, une réunion d’une demi-journée, donnée quatre fois, les 20 mai et 24 juin (pour l’Administration cantonale ), 10 et 17 juin (pour l’Ordre judiciaire ). Les participants ont été informés sur les derniers développements en matière d’archivage, en particulier les EMPD en cours sur l’archivage électronique, sur la numérisation et sur la densification des ACV. Ils ont aussi échangé sur la compétence de préposé et son évolution prévisible, et ont visité l’exposition Les temps changent ! Tout fout le camp ? La conservation à l’ère numérique (voir le chapitre 11.6 ).

Les pages réservées aux ACV sur l’Intranet de l’Etat de Vaud sont un vecteur essentiel de la communication avec les préposés. On y trouve notamment le support de cours, ainsi que toutes les directives, formulaires, modèles de calendriers de conservation des archives et autre documentation utile.

Elles sont régulièrement complétées.

Instruments de gestion des documents : l’optimisation de la gestion des archives, en particulier de leur évaluation avec sélection, puis de leur élimination ou versement aux ACV, passe par la rédaction de « calendriers de conservation » (listes des documents produits ou reçus, avec indication du délai de conservation et du sort final ), assumée en collaboration par les services ou offices producteurs et les ACV. Une part importante des relations des ACV avec les différents secteurs de l’administration cantonale et de l’Ordre judiciaire est donc consacrée à la promotion de cet instrument de gestion des archives. Quelques services doivent encore finaliser leur premier calendrier de conservation. Parallèlement, plusieurs ont déjà entrepris de réviser ceux en vigueur, notamment afin de mieux prendre en compte les documents gérés sur supports numériques.

Des calendriers de conservation ont été adoptés en 2015 pour : Service des communes et du logement / Secteur juridique ; Office d’information sur le territoire (nouvelle édition ) ; Service des 8 - Rapport d’activité ACV 2015

automobiles et de la navigation (nouvelle édition ) ; Groupe Impact ; Secrétariat général du Département de l’intérieur et de la sécurité.

Des projets de nouveau calendrier de conservation ou de révision de celui en vigueur sont en cours pour : Secrétariat général du Département des infrastructures et des ressources humaines ; Centrale des autorisations de construire (CAMAC ) (mise à jour ) ; Direction générale de l’enseignement postobligatoire / Gymnases ; Ecole professionnelle commerciale de Nyon ; Haute école d’ingénierie et de gestion du canton de Vaud (Yverdon-les-Bains ) ; Centre d’orientation et de formation professionnelles (COFOP ) ; Service de la santé publique (mise à jour ) ; Service des assurances sociales et de l’hébergement (mise à jour ) ; CHUV / Logistique hospitalière ; Administration cantonale des impôts (nouvelle édition ) ; Direction générale de l’environnement (nouvelle édition ) ; Service pénitentiaire ; Direction des systèmes d’information.

Plusieurs services ou offices qui ne parvenaient pas à mener le projet d’un calendrier de conservation par leurs propres forces (en particulier leur préposé à la gestion des archives ) ont choisi de mandater un archiviste extérieur pour effectuer cette tâche, généralement avec d’excellents résultats. Les ACV peuvent en général, sur demande d’un service, fournir à celui-ci les coordonnées de professionnels disponibles.

Projets particuliers : le versement aux ACV des registres originaux de l’état civil du 20e siècle (à l’exception notable des registres des familles ) s’est achevé au début de l’année par différents versements complémentaires. S’agissant de la consultation de ces sources, il a été convenu avec la Division de l’état civil cantonal, dans un protocole de collaboration signé le 2 juin 2015, que la consultation par le public des données librement accessibles aux termes de la révision de l’ordonnance fédérale sur l’état civil entrée en vigueur en 2011 (soit les naissances jusqu’au 31 décembre 1899, les mariages jusqu’au 31 décembre 1929 et les décès jusqu’au 31 décembre 1959 ), s’effectuerait par le biais d’un accès à la base de données GestStar (qui contient une version numérisée des registres originaux ), sécurisé et limité aux périodes autorisées, cela uniquement sur les ordinateurs de la salle de travail des ACV et non sur Internet, pour des raisons de protection des données. Cette nouvelle source d’informations généalogiques a pu être mise à la disposition du public dès la signature de l’accord (voir le chapitre 11 ).

Le vaste projet de traitement systématique des énormes masses de dossiers et autres documents conservés par les institutions psychiatriques depuis plus d’un siècle (1873 pour l’Hôpital de Cery ) a été poursuivi. Il implique un très gros travail de sélection, de reclassement et de reconditionnement de ces sources, pratiqué sur place avec un suivi régulier par les ACV (voir ci-dessus, « visites » ), en fonction de règles de tri et d’échantillonnage préalablement définies avec la collaboration des professionnels concernés et de spécialistes de l’histoire de la médecine (pour l’essentiel, les parts les plus anciennes sont conservées intégralement, tandis que dès 1960, compte tenu de l’augmentation exponentielle de la production documentaire, un échantillonnage de l’ordre de 10 % est appliqué, sauf pour des fonds très spécifiques ).

Dans de nombreux cas, le conditionnement définitif doit être réalisé aux ACV, lors de l’inventorisation des fonds. L’ensemble de ces opérations s’effectue avec une attention particulière portée à la préservation de la confidentialité des informations traitées. Une part remarquable des plus de 200 mètres linéaires (m.l. ) de documents versés, soit les productions graphiques et picturales des patients de l’atelier de dessin de l’Hôpital de Cery, dirigé de 1963 à 1984 par le Prof. Alfred Bader, a été immédiatement valorisée dans le cadre de la préparation de l’exposition 2016 des ACV, intitulée Archives psychiatriques : « faut-il consulter ? ». Contribution au débat sur la conservation des données personnelles.

Les volumineux versements d’archives liés à la réorganisation territoriale du Registre foncier se sont poursuivis cette année encore. L’important travail réalisé en amont pour définir une procédure très stricte pour ces opérations s’avère précieux, permettant de disposer d’un recensement détaillé des volumes entrants qui peut être repris dans une large mesure, semi-automatiquement, lors de l’inventorisation, ce qui est d’autant plus nécessaire que ces sources, souvent récentes, doivent pouvoir être très rapidement mises à disposition pour la consultation.

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Après l’aboutissement, en 2014, des négociations concernant la donation à l’Etat de Vaud des collections de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire, et notamment l’accord obtenu du Département de la formation, de la jeunesse et de la culture, le projet a pu entrer dans sa phase de réalisation concrète.

Les ACV, responsables en particulier des archives manuscrites (cahiers, etc. ), cartes, plans, gravures et photographies, ont ainsi pris en charge en 2015 pas moins de 420 m.l. de documents. D’autres parts de ce patrimoine ont été confiées au Musée cantonal d’archéologie et d’histoire et à la Bibliothèque cantonale et universitaire-Lausanne. Leur inventaire et leur mise à disposition publique devraient en principe être réalisés dans un délai de 3 ans (2015-2017 ).

Entre 2000 et 2008, plusieurs opérations de tri systématique puis élimination ou versement d’archives des différents secteurs de l’Ordre judiciaire ont été accomplies, dans le cadre des réformes de celui-ci, par un archiviste mandataire supervisé par les ACV. Un renouvellement de ces opérations, concernant essentiellement les archives des 63 ex-Justices de paix de cercle (remplacées par 9 Justices de paix de district ) et des 19 ex-Tribunaux de district (remplacés par 4 Tribunaux d’arrondissement ) a été proposé par les ACV en automne 2015 et accepté par le Secrétariat général de l’ordre judiciaire, qui le financera par la mise à disposition d’un mandataire à 60 % pendant une année. Le travail, qui ne peut être assuré dans le cadre de la gestion courante des archives par le personnel de ces offices, sera pris en compte en 2016. Il devrait permettre, dans les Justices de paix, d’éliminer 600 à 700 m.l. de documents périmés selon les règles du calendrier de conservation, puis de réorganiser le solde de façon à optimiser la gestion et la consultation de ces documents. Dans les Tribunaux d’arrondissement (TdA ), il s’agira d’éliminer / verser l’intégralité des documents hérités des anciens Tribunaux de prud’hommes communaux ou inter-communaux, supprimés en 2000 (remplacés par les chambres des prud’hommes des TdA ) et surtout d’opérer préventivement la sélection des dossiers pénaux présentant un intérêt historique sur une période d’une dizaine d’années, puis de les verser aux ACV, afin que le solde puisse être éliminé chaque année automatiquement, sans nouvelle intervention, à l’échéance du délai de conservation réglementaire de 30 ans fixé par le Tribunal cantonal.

Eliminations : appliquant avec rigueur les critères de tri élaborés en collaboration avec les services concernés et protocolés dans les calendriers de conservation, les ACV ont autorisé les services ou offices de l’administration cantonale et de l’Ordre judiciaire à éliminer 5 917 (4 185 ) m.l. de documents dont le délai d’utilité administrative ou juridique était écoulé et dont l’intérêt historique ne justifiait pas le versement. Ces presque 6 kilomètres linéaires éliminés, protocolés dans des bordereaux ad hoc, constituent un nouveau record. Mis en regard des 429 m.l. reçus cette année, cela signifie 93 % de documents éliminés pour 7 % versés.

4.2. Relations avec les communes Conseils et visites : les ACV fournissent conseils et assistance aux personnes en charge des archives communales, par téléphone et par courrier, également par des visites sur place, si nécessaire et sur demande. Les contacts par courrier ou téléphone (non décomptés ) ont été réguliers et ont concerné notamment les thématiques suivantes : gestion électronique des documents ; recherche d’un / e archiviste mandataire ; durées de conservation des documents. En ce qui concerne les visites, 9 (18 ) ont eu lieu en 2015, principalement pour les motifs suivants : préparation d’une fusion prochaine (3 cas ) ; planification du traitement de l’arriéré d’archivage (3 cas ) ; expertise de nouveaux locaux et conseils en matière de conservation (3 cas ).

Panorama 2 : le soutien à Panorama 2 (publication des inventaires d’archives communales ) a été réorganisé. Les tâches opérationnelles ont été entièrement remises aux archivistes communaux, organisés en un Groupe de travail au sein de l’Association vaudoise des archivistes (AVA ). Les ACV restent néanmoins présentes au travers d’un soutien financier. Sur le montant de 10 000 francs consacré à Panorama 2,

10 - Rapport d’activité ACV 2015

90 % ont pu être utilisés, tant pour des travaux de nature technique (par exemple la migration sur une version plus récente du logiciel AtoM ) que pour permettre le recours à un mandataire pour la gestion opérationnelle de la plateforme, ou encore pour former les utilisateurs à l’application de la norme de description archivistique internationale ISAD(G ).

Guide pratique des archives communales : l’archiviste chargé des relations avec les Communes a repris la responsabilité de webmaster sur les pages dédiées aux archives communales. Le projet de nouveau guide pratique est finalisé, à l’exception des domaines du Records Management (qui demande un complément rédactionnel ) ainsi que de l’archivage électronique (en attente de la fin du projet ENSIACV ).

Formation : pour la quatrième année consécutive, les ACV ont donné dans le cadre du CEP un cours de deux heures destiné aux conséquences concrètes de la loi sur l’archivage pour les communes. Par ailleurs, un atelier dédié à l’application pratique de la norme ISAD(G ) a été organisé en fin d’années, qui a attiré un nombre d’inscriptions supérieur à la capacité du cours. Pour répondre aux attentes des archivistes communaux, cet atelier sera donc à nouveau organisé en 2016.

Politique d’accueil des archives privées : les contacts avec les communes ont aussi souvent concerné la question des archives privées, dont la prise en charge est une responsabilité communale lorsqu’il s’agit de fonds d’importance locale et non cantonale. Cet accueil implique des précautions (en particulier la signature d’une convention définissant le statut juridique -don ou dépôt - ainsi que les conditions de consultations ) et des obligations (notamment celle de signaler l’existence des fonds privés par la publication d’un inventaire ).

Accès aux archives : l’application pratique de l’article 64 alinéa 2 de la loi sur les communes (consultation des procès-verbaux des séances de la Municipalité ) n’est pas réglé ; le Service des communes et du logement (SCL ), sollicité en date du 10 décembre 2014, n’a donné aucune réponse durant l’année 2015. Par ailleurs, en matière d’accès aux archives, une demande de fourniture d’informations à l’ensemble des communes, par un groupe de recherche de l’Université de Zurich, a beaucoup agité les administrations communales et a nécessité la rédaction d’une prise de position commune du SCL et des ACV, qui a rappelé les droits et les devoirs en matière d’accès aux archives tant du point de vue du demandeur que des communes.

Etat sanitaire : des opérations très coûteuses de traitement d’archives communales contenant des moisissures en Suisse allemande (notamment à Kloten ZH ) ont attirés l’attention sur la nocivité de certains types de champignons pour la santé humaine. Ce facteur de risque est désormais intégré dans les rapports d’expertise fournis par les ACV.

4.3. Relations avec les particuliers et les institutions de droit privé 26 (11 ) visites ont été opérées auprès de personnes privées physiques ou morales détentrices de fonds d’archives, en vue d’une donation ou d’un dépôt ou afin de les conseiller en matière de classement et de conservation.

Comme chaque année, ces contacts ont concerné des archives de natures très diverses (personnelles, familiales, d’associations, partisanes ) et relatives à des domaines très variés (politique, social, économique, culturel, sportif, etc. ). Ils ont en majorité déjà débouché sur des donations ou dépôts, notamment ceux des importants fonds de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire, de DM-Echange et mission (exDépartement missionnaire ), de Terre des hommes et de PubliGroupe : voir le chapitre 5.2.

L’Association des Archives hôtelières suisses loue temporairement, depuis 2013, des rayonnages aux ACV pour déposer ses archives.

Rapport d’activité ACV 2015 - 11

5. Accroissement des fonds d’archives 5.1. Versements d’archives publiques 15 (20 ) services ou offices de l’administration ou de l’Ordre judiciaire ont procédé à 29 (22 ) versements, totalisant 431 (350 ) m.l., dont 210 en provenance de services ou institutions de psychiatrie, 93 du Registre foncier, 58 de la Chancellerie d’Etat (essentiellement des archives du Conseil d’Etat ) et 34 de l’Eglise évangélique réformée du canton de Vaud (documents considérés comme archives publiques jusqu’au 31 décembre 2006, veille de l’entrée en vigueur de la nouvelle loi sur l’EERV ).

Les versements du Registre foncier intervenus au cours de ces six dernières années dans le cadre de la réorganisation territoriale des offices ont ainsi atteint le kilomètre linéaire. S’agissant de documents relativement récents, ils entraînent une augmentation immédiate du nombre de demandes de copies certifiées conformes d’actes officiels.

Ceux de l’Hôpital de Cery, du Service universitaire de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent (SUPEA ), de la Policlinique psychiatrique universitaire (PPU ), de l’Hôpital psychiatrique de Prangins et du Secteur psychiatrique Centre complètent les importants fonds d’archives hospitalières, en particulier psychiatriques, entrés aux ACV ces trois dernières années, dans une volonté déclarée d’assurer la constitution de corpus documentaires relatifs à ce domaine de recherche très prisés des historiens contemporains (rappelons que la consultation de ces dossiers demeure soumise à autorisation sans limite de durée ).

Les versements officiels ont été le fait de : Département du territoire et de l’environnement (DTE ) • Service des automobiles et de la navigation : législation, rapports (SB 158, complément ) Département de la formation, de la jeunesse et de la culture (DFJC ) • Néant Département des institutions et de la sécurité (DIS ) • Eglise évangélique réformée du canton de Vaud : archives principalement 1995-2006, notamment procès-verbaux des séances du Synode et du Conseil synodal, rapports annuels présentés au Synode, correspondance du Conseil synodal, rapports des arrondissements, dossiers thématiques (SB 284 ) Département de la santé et de l’action sociale (DSAS ) • Chancellerie d’Etat : archives principalement 1976-2003, notamment matières discutées en Conseil d’Etat, exposés des motifs et rapports du Conseil d’Etat, cérémonies d’installation des autorités, rencontres et visites du Conseil d’Etat, Conférence des chefs de service de l’administration cantonale, rapports de gestion (SB 292 ) • Hôpital de Cery : échantillon de dossiers de patients 1961-1993, dossiers de patients ayant participé à l’atelier de dessin (Centre d’études de l’expression plastique ) (SB 261, complément ) • Service universitaire de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent : échantillon de dossiers de patients des diverses unités du SUPEA 1979-1993 (SB 264, complément ) • Policlinique psychiatrique universitaire : échantillon de dossiers ambulatoires 1950-1993 (SB 270, complément ) • Centre hospitalier universitaire vaudois : échantillon de dossiers de patients de la Clinique dermatologique 1903-1943 (SB 273, complément ) • Hôpital psychiatrique de Prangins : archives de la direction 1892-1974 ; dossiers de patients 19291959 (SB 283 ) 12 - Rapport d’activité ACV 2015

• Secteur psychiatrique Centre : échantillon de dossiers de patients 1979-1993, protocoles d’autopsies 1966-1990, expertises médico-légales 1948-2001 (SB 293 ) Département de l’économie et du sport (DECS ) • Etat civil cantonal : registres des publications des promesses de mariage 1891-1999 (SB 268, complément ) Département des infrastructures et des ressources humaines (DIRH ) • Néant Département des finances et des relations extérieures (DFIRE ) • Registre foncier du district d’Echallens : fiches-cotets 1959-2000 (SB 219, complément ) ; onglet I : propriété (1955-1998 ), onglet III : gages immobiliers (1980-1998 ), onglets IV : annotations (1955-1998 ), cadastre transitoire, remaniement parcellaire, introduction du registre foncier fédéral, grand livre et onglet II pour diverses communes (20e s. ) (SB 286 ) • Registre foncier du district de Payerne : fiches de transport et fiches-cotets 1956-2002 (SB 226, complément ) ; actes de propriété (1981-1985 ), registre des présentations (1968-1986 ), annotations (1954-1984 ) (SB 289 ) • Registre foncier du district d’Oron : fiches de transport et fiches-cotets 1959-2000 (SB 227, complément ) ; onglet I (1981-1985 ), journal (1963-1983 ), annotations au niveau des actes du district et cadastres transitoires au niveau des communes (1948-1956 ) (SB 290 ) • Registre foncier du district d’Avenches : fiches mortes et fiches-cotet, feuillets de transport et anciens feuillets 1963-2002 (SB 228, complément ) ; actes de propriété (1981-1985 ), registre des présentations (1967-1986 ), annotations (1946-1985 ) (SB 287 ) • Registre foncier du district de Moudon : fiches de transport et fiches-cotets 1962-2002 (SB 229, complément ) ; actes de propriété (1981-1985 ), registre des présentations (1962-1984 ), annotations (1955-1984 ), cadastres transitoires pour diverses communes (20e s. ) (SB 288 ) • Registre foncier du district du Pays-d’Enhaut : onglet I (1898-1941 ), journal (1912-1968 ), onglet III (1955-2000 ), éléments concernant les saisies, estimations fiscales et taxes des bâtiments au niveau des actes du district, ainsi qu’éléments divers au niveau des communes (1876-1979 ) (SB 291 ) • Office de la protection des biens culturels : documentation de biens culturels, réalisée directement ou sur mandat de la Rédaction des Monuments d’art et d’histoire (MAH ) depuis 1941 et par l’Office de la protection des biens culturels (OPBC ) depuis 1972, dans le cadre de la constitution des dossiers de sécurité, 1941-2014 (SB 278 ) Ordre judiciaire (OJ ) • Tribunal des mineurs : échantillon de dossiers des causes 1984 (SC 200 ) Communes : • Des arrêtés du Conseil d’Etat des 22 janvier 1946, 10 avril 1959 et 13 août 2001 prévoient le versement aux ACV des anciens registres de notaires, de cours de justice et de consistoires, des anciens terriers et des plans cadastraux jusqu’à leur numérisation. Aucun versement n’a été enregistré en 2015.

5.2. Entrées d’archives privées et para-administratives 71 (65 ) entrées, concernant 57 (53 ) fonds différents, dont 27 (23 ) nouveaux, ont totalisé 1098 (201 ) m.l. (les documents isolés placés dans les collections de documents P 1000 et P 2000 ne sont pas comptés ).

Rapport d’activité ACV 2015 - 13

Ce chiffre record (il représente près de 4 fois la moyenne annuelle de l’accroissement d’archives privées ) trouve en partie son explication dans les négociations engagées en 2013 concernant la donation à l’Etat de Vaud des collections de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire et qui ont abouti à la fin de l’année suivante à un accord entériné par la cheffe du Département de la formation, de la jeunesse et de la culture, prévoyant une répartition des objets et documents entre le Musée cantonal d’archéologie et d’histoire, la Bibliothèque cantonale et universitaire-Lausanne et les ACV, celles-ci s’occupant en particulier des archives manuscrites (cahiers, etc. ), cartes, plans, tableaux muraux. 2015 a vu la réalisation concrète de ce projet, avec l’entrée aux ACV de 420 m.l. remis par la Fondation. Selon les termes de l’accord, l’inventaire détaillé de ce fonds aussi riche que volumineux devra être finalisé d’ici à 2017.

Simultanément, l’année 2015 a vu l’aboutissement de deux autres projets d’acquisition de fonds privés de première importance : celui du Département missionnaire-Echange et mission (187 m.l. ) et celui de la Fondation Terre des hommes (185 m.l. ). Enfin, les ACV ont été choisies pour recevoir les archives plus que centenaires de PubliGroupe (précédemment Publicitas ), absorbé par Swisscom (87 m.l. ).

Parmi les nombreux fonds qui ont fait l’objet de compléments, on peut citer : • PP 225 : Parti socialiste vaudois : archives 1926-2002, essentiellement 1980-2000 : organes du Parti, finances, sections, élections et votations (fédérales, cantonales, communales ), organismes indépendants (Femmes socialistes vaudoises, Jeunesse socialiste vaudoise, etc. ), éditions du Parti, éléments graphiques et audiovisuels, documentation sur papier et audiovisuelle.

• PP 410 : Grand d’Hauteville (famille ) : plans et cartes du domaine et des bâtiments (1778-1925 ), cartes géographiques (1758-1870 ), fichiers de la bibliothèque du château, ouvrages publiés et imprimés divers (1724-1955 ), comptabilité (19e s. ), contrats de vignolage (1908-1953 ), photographies, journaux personnels, documents divers relatifs à la famille.

• PP 632 : Société anonyme des câbleries et tréfileries de Cossonay : principalement photographies (différents supports et formats ), brevets, certificats, documentation technique, publications, 19261996.

• PP 746 : Fondation du Réarmement moral : 28 films 35 mm, 102 films 16 mm, 3 films 8 mm, 1935-1970.

• PP 759 : Sulser (Christian ) : dossier biographique du journaliste à la Radio Suisse Romande (19352001 ), fichiers de dépouillement et notes de travail, dossiers d’émissions radiophoniques dont « Carnets de route », dossiers de voyages en Asie, dans les Balkans et aux Etats-Unis, divers, 19612001.

• PP 886 : Edipresse Publications SA : fonds documentaire d’environ 2 millions d’articles de presse parus principalement dans 24heures et La Tribune / Le Matin, 1972-1998 : sections « Matières » (avec fichier ), « Personnalités » (avec fichier ), « Vaud », « Communes », « Lausanne », « Rubriques ».

Les principaux nouveaux fonds sont : • N 14 : Fondation vaudoise du patrimoine scolaire : 420 m.l. de documents et objets relatifs à l’enseignement (matériel scolaire concernant en principe l’enseignement public obligatoire ), environ 1800-2005 : imprimés ou manuscrits (programmes, règlements, rapports, brochures, Annuaire et Bulletin officiel du DIPC, L’Educateur, rapport des congrès, périodiques, manuels, registres de classe, carnets de notes, travaux d’examens, cahiers d’élèves, cours de maîtres, registres de maîtres, évaluations, prototypes de cahiers de maître et d’élève ), herbiers, documents iconographiques (tableaux muraux, cartes de géographie, diapositives et photographies de classes, de bâtiments et de manifestations scolaires, albums photographiques ), archives d’enseignants, matériel d’exposition, inventaires des collections, etc.

14 - Rapport d’activité ACV 2015

• PP 1002 : DM-échange et mission : archives (env. 1800-2015, 187 m.l. ) de la Mission romande / de la Mission suisse / du Département missionnaire des Eglises évangéliques romandes, concernant notamment l’Afrique du Sud et le Mozambique : procès-verbaux, correspondance, rapports, dossiers, etc. du secrétariat, cartes géographiques, environ 9 000 photographies, environ 5 400 volumes de bibliothèque (ouvrages de référence et de travail pour les missionnaires, ouvrages d’information sur les pays concernés par les missions, avec notamment de nombreux dictionnaires des parlers locaux établis par les pasteurs ).

• PP 1032 : Steck (Hans ) : documents en relation avec l’activité professionnelle et scientifique d’Hans Steck (1891-1980 ), médecin psychiatre, directeur de l’Hôpital de Cery, professeur, en particulier une importante collection d’écrits (correspondance, cahiers, poésie, entre autres ) et d’œuvres picturales produits par des patients ; documents relatifs à divers traitements, tests psychologiques, tapuscrits de travaux, articles et de tirés-à-part sur l’art et la psychiatrie, l’eugénisme et diverses psychopathologies ; documents personnels ; 1895-1977.

• PP 1033 : Bader (Alfred ) : articles, publications, correspondance, etc. d’Alfred Bader (1919-2009 ), psychiatre, médecin adjoint à l’Hôpital de Cery, où il dirige le Centre d’études de l’expression plastique, professeur ; importante collection de documents concernant l’art en lien avec la psychiatrie, œuvres, films, photographies, correspondance, catalogues, etc. ; documents personnels ; 1921-2006.

• PP 1035 : Forel (Oscar ) : documents produits dans le cadre de son activité professionnelle et intellectuelle par Oscar Forel (1891-1982 ), médecin psychiatre, directeur de cliniques privées (La Métairie, Les Rives de Prangins ), tapuscrits, articles, conférences, photographies négatives sur plaque de verre des hôpitaux psychiatriques de Cery et de La Métairie, entre autres ; documents rassemblés par lui au sujet de son père Auguste Forel, également médecin ; correspondance échangée avec diverses personnes et sociétés ; 1880-1982.

• PP 1038 : Audiorama : Archives du Musée national suisse de la radio et de l’audiovisuel, à Territet (Montreux ) (création en 1982, fin définitive d’activité en 2015 ) : archives administratives, articles de présentation, procès-verbaux du Conseil de Fondation, du Bureau du Conseil, correspondance, dossiers des différentes directions, relations avec les partenaires et la Commune de Montreux, rapports de gestion, expositions annuelles, coupures de presse, etc. ; comprend les archives de la Société romande de radiodiffusion, 1914-1981 (PP 1038 / 2-7 ).

• PP 1042 : Palaz (Adrien ) : archives professionnelles d’Adrien Palaz (1863-1930 ), ingénieur, professeur, directeur de l’Ecole d’ingénieurs de l’Université de Lausanne, député radical ; documents relatifs à sa formation, correspondance, dossiers de recherche et d’enseignement, etc., 1800-2001.

• PP 1043 : Bovet (Ernest ) : archives d’Ernest Bovet (1870-1941 ), Dr ès lettres, professeur de littérature française et italienne à l’Université de Zurich, fondateur et directeur de la revue Wissen und Leben, membre du Schweizer Heimatschutz, helvétiste et proeuropéen, secrétaire de la Ligue suisse pour la Société des Nations : abondante correspondance, classée par expéditeur, dossiers thématiques (politique internationale ), archives familiales, 1920-1940.

• PP 1046 : Fontannaz (Monique ) : publications, travaux de recherche, documentation de l’historienne de l’art Monique Fontannaz, rédactrice des Monuments d’art et d’histoire : articles DHS, Coppet, Crans, Vully-les-Lacs, Rougemont, Cheseaux-Noréaz, Yverdon-les-Bains, divers, 1718-2012.

• PP 1048 : PubliGroupe : archives (environ 1880-2000, 87 m.l. ) de la société Haasenstein et Vogler, devenue Publicitas en 1916, établie à Lausanne en 1930, devenue Publicitas Holding SA en 1989, puis PubliGroupe SA en 1997, racheté par Swisscom en 2014, entreprise de communication au service des médias et des annonceurs : procès-verbaux du Conseil de direction, correspondance, circulaires, bulletins internes, rapports d’activité, dossiers thématiques, bibliothèque de référence avec fichiers, photographies, etc.

Rapport d’activité ACV 2015 - 15

• PP 1050 : Société anonyme E. Girardet et Cie : archives 1864-2015 de la fabrique de couvertures fondée en 1871 à La Sarraz et qui a cessé son activité en 1977, dont une partie des locaux ont été réaffectés à des activités culturelles à la fin des années 1980, abritant notamment le théâtre La Filature : documents de direction, finances, personnel, bâtiment, communication, photographies, etc.

• PP 1051 : Ensemble vocal de Lausanne : archives 1961-2015 du chœur fondé en 1961 par Michel Corboz : documents d’administration, programmes, enregistrements, dossiers de presse, documents de l’Association des amis de l’EVL, dossiers biographiques, dossiers du Festival Michel Corboz, imprimés, partitions, photographies, etc.

• PP 1052 : Mestral (famille de, branche d’Aspre ) : archives environ 1400-1946 de la famille, concernant en particulier des personnalités telles qu’Armand François Louis de Mestral (1738-1805 ) et Henri Georges de Mestral (1770-1849 ) et la gestion des diverses propriétés (le domaine d’Aspre, à Aubonne, Lavigny, la Maison Blanche à Mont-sur-Rolle, Vullierens, etc. ) dans la période qui suit l’abolition des droits féodaux jusqu’au 20e s.

• PP 1053 : Fondation Terre des Hommes : archives environ 1958-2001 (185 m.l. ) de l’Association, puis Fondation, créée en 1960 à Lausanne par Edmond Kaiser afin, d’une part, de mener des projets d’aide directe à l’enfance meurtrie, dans le monde entier, et d’autre part, de mener des campagnes de promotion des droits fondamentaux des enfants : administration centrale, actions humanitaires dans le monde (par pays ), dossiers d’enfants, reportages photographiques, documents sonores et filmiques, etc.

Parmi les fonds non cités, on en trouve en particulier qui concernent les personnes, familles, associations, entreprises ou institutions suivantes : Abbaye de Syens et de Rossenges ; Anex (Jean ) ; Association cantonale vaudoise pour la natation ; Charrière (Constantin de ) ; Chavannes (famille ) ; Croix Bleue romande ; Cruchaud (famille ) ; Cuénod (Michel ) ; Delarageaz (famille ) ; Fédération vaudoise des syndicats d’élevage du menu bétail ; Fondation du château de Chillon ; Fondation du château de la Roche (Ollon ) ; Gerber (Freddy ) ; Gilliard (J.-D. Dominique ) ; Gilliard (Michel ) ; Groupement d’études biologiques ; Jeanneret (Pierre ) ; La Croix de Camargue ; Langer (famille ) ; Le Comte (Guy ) ; Ligue internationale contre le racisme et l’antisémitisme ; Loës (famille, de ) ; Martin (Jean ) ; Mayor (JeanClaude ) ; Montandon (Charles ) ; Muret (Ernest ) ; Narbel (Paul ) ; Noir (famille ) ; Olivier (famille ) ; Rollan (Jack ) ; Roux (famille ) ; Quaglia (Etienne ) ; Société Charles Veillon SA ; Société de Belles-Lettres ; The Scots Kirk (Lausanne ) ; Veillard (Maurice ).

6. Classement d’archives et création d’instruments de recherche 42 (38 ) inventaires nouveaux ont été réalisés ou achevés (17 de versements officiels, 25 de fonds paraadministratifs ou privés ), totalisant 4833 (7468 ) pages.

39 (32 ) inventaires ou répertoires numériques existants ont été remaniés et complétés, totalisant 393 (1656 ) pages.

Le 2 juin 2016, la Conférence des directrices et directeurs d’Archives de Suisse a publié les premières statistiques d’archives suisses (2013-2015 ). L’accroissement des inventaires n’est pas donné en pages, mais en mètres linéaires, soit pour les ACV, en 2015, 673 m.l. (2014, 598 et 2013 4618 ) pour respectivement 26 585 notices descriptives nouvelles (2014, 58 019 et 2013 40 056 ).

Comme la forte hausse de 2014, la baisse de 2015 de la statistique du nombre de pages d’inventaires produites est largement conjoncturelle, due à la date de comptabilisation de très gros inventaires en réalité réalisés sur de longues périodes. Plusieurs instruments de recherche volumineux réalisés majoritairement en 2015 (voire depuis une date antérieure ) seront achevés en 2016 et apparaîtront alors dans la statistique.

La production annuelle moyenne d’inventaires par les ACV au cours de ces dix dernières s’est élevée à 5 180 pages.

16 - Rapport d’activité ACV 2015

Il faut à nouveau relever que cette tâche prioritaire, qui seule permet de mettre à la disposition du public la masse d’information engrangée par l’institution, reste presque totalement tributaire du travail des nombreux stagiaires, auxiliaires, civilistes, mandataires, etc., qui travaillent chaque année aux ACV, sous la supervision des archivistes et des autres membres du personnel fixe.

Les nombreux inventaires dactylographiés ou sur traitement de texte migrés dans la base de données par des procédures semi-automatiques ou par simple ressaisie manuelle, ne sont pas comptés dans les chiffres précités.

Etat du classement des fonds et versements ( au 01.03.2016 ) : Section ou sous-section

Inventoriés au 01.03.2014

Inventoriés au 01.03.2015

Evolution sur un an

Cote

Intitulé

Nombre

%

Nombre

%

%

N

Archives paraadministratives

12 / 13

92

13 / 13

100

+ 8 %

P ( close )

Fonds privés

858 / 858

100

858 / 858

100

0

PP

Fonds privés

1017 / 1035

98

1035 / 1057

98

0

S ( close )

Archives officiel­les, entrées de 1985 à 1995

275 / 275

100

275 / 275

100

0

SA

Grand Conseil

5 / 5

100

5 / 5

100

0

SB

Conseil d’Etat et départements

238 / 282

84

260 / 293

89

+ 5 %

SC

Ordre judiciaire

196 / 200

98

197 / 201

98

0

SD

Constituante

1 / 1

100

1 / 1

100

0

Total

2602 / 2669

97

2644 / 2703

98

+ 1 %

Arriéré

67

59

Remarques : 1 ) Cette statistique ne porte que sur les archives officielles dès 1803 classées par provenance (sous-sections S [close], SA, SB, SC, SD ), ainsi que sur les archives para-administratives (section N ) et privées (sous-sections P [close] et PP ). Elle ne tient pas compte des archives anciennes et des collections (sections A à J et M, en principe entièrement inventoriées sauf C [parchemins] et M [sceaux] ), ni des archives officielles dès 1803 classées thématiquement (section K [close] ).

2 ) Dans les colonnes « nombre », le premier chiffre représente les fonds ou versements inventoriés (ou, exceptionnellement, entièrement éliminés après réévaluation ou transférés dans un autre fonds ou versement ), le second chiffre correspondant au total de ceux qui ont été reçus par les ACV. Pour les sections ouvertes, ce dernier chiffre augmente en fonction des entrées.

Les compléments d’inventaires (qui sont fréquents pour les fonds para-administratifs et privés ) ne sont pas pris en compte.

3 ) Les chiffres sont arrêtés à la date de fin de la révision annuelle (soit en mars ) et non au 1er janvier, ce qui explique les divergences parfois importantes qui peuvent exister par rapport aux nombres de fonds ou versements reçus (chapitre 5 ) et d’inventaires réalisés (chapitre 6 ).

Malgré les nombreuses nouvelles entrées, l’arriéré a encore pu être réduit, ne représentant que 2 % des fonds reçus par les ACV. Il est pratiquement incompressible, compte tenu de l’inévitable délai entre l’entrée d’un fonds et l’achèvement de son inventaire.

Rapport d’activité ACV 2015 - 17

6.1. Nouveaux inventaires de versements officiels L’inventaire des 4532 registres des « événements » de l’Etat civil 1875-2004 (SB 267 ), occupant 185 m.l., totalise 1368 pages. Il est à noter que la partie librement consultable de ces registres (les naissances avant le 1er janvier 1900, les mariages avant le 1er janvier 1930 et les décès avant le 1er janvier 1960 ) ne se consulte pas sur les documents originaux mais sur leurs copies numériques, accessibles dans la salle de lecture des ACV à partir de la base de données GestStar, gérée par le Service de la population (voir le chapitre 4.1, « projets particuliers » ). S’y ajoutent, toujours pour l’Etat civil, les 391 pages de l’inventaire des registres de promesses de mariage (SB 268 ).

Après l’inventaire du fonds de l’Hôpital de Cery dressé l’année précédente (SB 261 ), ce sont ceux des archives du Service universitaire de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent (SUPEA, précédemment Office médico-pédagogique vaudois, OMPV ) (SB 264 ) et celui des archives de la Policlinique psychiatrique universitaire (PPU ) (SB 270 ) qui ont pu être achevés cette année, complétant le vaste corpus d’archives psychiatriques mis à disposition de la recherche, bien évidemment avec des règles de consultation extrêmement rigoureuses, puisque qu’est requise, selon les cas, l’autorisation de la Commission fédérale d’experts du secret professionnel ou celle du Conseil de santé.

Les nouveaux inventaires disponibles sont : • SB 239 : Office cantonal d’orientation scolaire et professionnelle : 59 carrousels de diapositives présentant des métiers et 2 classeurs de commentaires imprimés, 1983-1991.

• SB 255 : Service des routes : archives 1808-1978 des voyers des districts d’Aigle, du Pays-d’Enhaut et de Vevey, en particulier plans de routes, gestion administrative (comptabilité, correspondance, inventaire des archives, permis pour conduite d’eau et conventions (notamment pour usage du domaine public ) ; également abornement de la route Lausanne-Saint-Maurice 1830-1841 et registres de contrôle de l’entretien des bâtiments publics (principalement cures réformées et temples ) 1918-1964.

• SB 262 : Service de l’agriculture : archives administratives 1875-1998 (principalement 1950-1990 environ ), notamment : classement général (1982-1992 ) ; soutien à l’économie alpestre (1950-1990 ) ; contrôle des fermages (1940-1990 ) ; amélioration du bétail (1949-1963 ) ; Commissions cantonales de recours (1970-1990 ) ; Ecoles et stations de Marcelin : Ecole cantonale d’agriculture de Marcelin (1895-1998 ) ; Ecole ménagère (1920-1980 ) ; Station cantonale d’agriculture (1970-1990 ).

• SB 264 : Service universitaire de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent (SUPEA ), précédemment Office médico-pédagogique vaudois (OMPV, 1942-1974 ) puis Service médico-pédagogique vaudois (SMPV, 1974-1979 ) : dossiers des patients 1943-1960 ; échantillon des dossiers des patients 19611988 / 1993 ; fichier alphabétique des patients 1943-1993 ; examens médico-pédagogiques et expertises médico-légales 1937-1986 ; activités scientifiques des collaborateurs (recherche et enseignement, participation à des commissions et des groupes de travail, etc. ) 1942-1994 ; divers.

• SB 267 : Etat civil cantonal : registres des naissances, mariages et décès 1876-2004 ; registres des reconnaissances 1928-2004 ; registres des légitimations 1912-1977.

• SB 268 : Etat civil cantonal : registres des publications des promesses de mariage 1859-1999.

• SB 270 : Policlinique psychiatrique universitaire : dossiers de patients 1925 / 1948-1960 (papier et / ou microfilms ) ; échantillon de dossiers de patients 1961-1993 ; fichiers des dossiers de patients 1925-1997.

• SB 271 : Hôpital de Cery : production graphique et scripturale (dessins, peintures ) des patients dans le cadre de l’atelier de dessin de l’Hôpital, 1963-1994 (entre 1963 et 1984, Centre d’études de l’expression plastique dirigé par Alfred Bader ) ; fichiers, photographies, agendas, objets divers en lien avec les dessins de patients.

• SB 275 : Commission de recours Decfo-Sysrem : décisions, répertoires, lois et règlements appliqués, rapport final, documents de référence de la Commission (créée pour traiter les recours contre les 18 - Rapport d’activité ACV 2015

avenants aux contrats de travail pris dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau système de classification des fonctions et des rémunérations du personnel de l’Etat de Vaud ), 2008-2014.

• SB 277 : Service de la sécurité civile et militaire : défense aérienne passive (environ 1935-1945 ) ; défense aérienne (environ 1945-1962 ) ; protection civile (environ 1962-1980 ) (essentiellement archives personnelles de Roger Parisod, chef de la PC de Lausanne ) ; divers 1931-1987.

• SB 280 : Registre foncier du district de Cossonay : actes de propriété (1956-1998 ), servitudes (1941-1998 ), gages immobiliers (1979-1998 ), journal de présentation (1956-1998 ), annotations (1955-1998 ), mentions (1945-1998 ), PPE (1969-1998 ), saisies (1984-2000 ), expropriations (1956-1997 ), cadastre transitoire et divers au niveau des communes (20e s. ).

• SB 281 : Service des routes et des autoroutes : photographies du chantier de construction de l’autoroute A9, de Lausanne à Saint-Maurice (1960-1994 ), et de la semi-autoroute A9 b, de Chavornay à Vallorbe (1980-1998 ).

• SB 287 : Registre foncier du district d’Avenches : actes de propriété (1981-1985 ), registre des présentations (1967-1986 ), annotations (1946-1985 ).

• SB 288 : Registre foncier du district de Moudon : actes de propriété (1981-1985 ), registre des présentations (1962-1984 ), annotations (1955-1984 ), cadastres transitoires pour diverses communes (20e s. ).

• SB 289 : Registre foncier du district de Payerne : actes de propriété (1981-1985 ), registre des présentations (1968-1986 ), annotations (1954-1984 ).

• SB 290 : Registre foncier du district d’Oron : onglet I (1981-1985 ), journal (1963-1983 ), annotations au niveau des actes du district et cadastres transitoires au niveau des communes (1948-1956 ).

• SC 196 : Secrétariat général de l’Ordre judiciaire : archives du Greffe du Tribunal cantonal, puis du Secrétariat général de l’Ordre judiciaire 1871-2003 (principalement seconde moitié du 20e siècle ), notamment : relations avec les offices judiciaires ; avocats ; agents d’affaires brevetés ; relations avec l’administration vaudoise : Commission d’information et de coordination en matière pénale ; législation et jurisprudence : recueil systématique de la législation vaudoise ; réforme de l’organisation judiciaire : centralisation du Registre du commerce ; magistrats ; personnel.

6.2. Nouveaux inventaires de fonds privés ou para-administratifs De nombreux fonds de familles sont été rendus accessibles par l’achèvement de leur inventaire, parmi lesquels il faut signaler particulièrement les archives réunies par Bernard Secrétan pour la remarquable histoire de sa famille lausannoise (PP 1017 ). Sont aussi à mettre en exergue les inventaires des fonds de trois médecins, les psychiatres Hans Steck (PP 1032 ) et Alfred Bader (PP 1033 ), qui ont marqué de leur empreinte l’histoire de l’Hôpital de Cery, et le célèbre Auguste Rollier (PP 1028 ), dont le nom est lié au développement de Leysin en tant que centre de soins contre la tuberculose par l’héliothérapie, pendant la première moitié du 20e siècle. Enfin, les archives de la Fondation Profa (précédemment Pro Familia ) (N 13 ) documentent des évolutions qui ont profondément marqué le dernier demi-siècle dans le domaine médico-social et plus largement dans celui des mœurs et des mentalités.

Les nouveaux inventaires disponibles sont : • N 13 : Fondation Profa : archives de la Fondation (Centre médico-social Pro Familia avant 1998 ), principalement 1965-2009, avec éléments antérieurs dès 1910 : historiques (dossiers des anniversaires ) ; projet de planning familial (1961-1969 ) ; responsabilité et gestion de l’institution (1966-2007 ) ; consultations de planning familial et de grossesse (1959-2007 ) ; consultation conjugale (1940-2009 ) ; éducation sexuelle (1910 / 1964-2009 ) ; activités en lien avec le VIH / SIDA (1987-2003 ) ; formation, colloques, documentation, etc. (1966-2006 ).

• PP 1006 : Union des patrouilleurs alpins 10 : archives administratives et d’activité de l’association, 19452014 (notamment Trophées du Muveran, course pédestre Les Plans-sur-Bex-Cabane de Plan-Névé ).

Rapport d’activité ACV 2015 - 19

• PP 1016 : Margot (familles et familles alliées ) : arbres généalogiques ; archives de la famille Margot (Sainte-Croix ) dès 1731, réunies par Pierre Margot, architecte ; documents relatifs aux familles Raiss, Lacombe, Junod, Belrichard, Ducret, Bourquin, Jenny et Gobalet (18e-20e s. ).

• PP 1017 : Secrétan (Bernard ) : très riches archives de la famille Secrétan (1601-2013, dont arbres généalogiques, photographies ) constituées et rassemblées par Bernard Secrétan (ingénieur physicien, directeur général de Galenica, 1935-2013 ) pour les besoins de son étude Histoire d’une famille lausannoise de 1400 à nos jours ; archives d’Eugène Secrétan (1839-1919 ), fondateur et président de Pro Aventico, professeur d’allemand à l’Académie de Lausanne ; archives d’Edouard Secrétan (1848-1917 ), avocat, directeur et rédacteur en chef de la Gazette de Lausanne, député, conseiller national.

• PP 1018 : Vuilleumier-Bessard (famille et familles alliées ) : archives familiales 1700-2014, concernant en particulier le couple René Vuilleumier (1918-2001, Dr h.c. en théologie de l’Université de Berne, pasteur à Thoune et Berne ) et Denise Bessard (1919-2013 ).

• PP 1020 : Langer (famille ) : recherches généalogiques et documents concernant la famille Langer, originaire de Trachbach sur Moselle, 1825-2014.

• PP 1022 : Professeurs de la Faculté de médecine de Lausanne, 1890-1960 : documentation (notes biographiques, photographies, bibliographies, etc. ) réunie dans le cadre de sa thèse à la Faculté des lettres de l’UNIL par Guy Saudan, sur les professeurs de la Faculté de médecine de Lausanne.

• PP 1024 : Giacchero (Enzo ) : documents de travail de congrès, correspondance, documents internes des débuts du Conseil de l’Europe et de l’Union paneuropéenne internationale (ou Union Parlementaire européenne ), photographies, 1947-1952, concernant Enzo Giacchero (1912-2000 ), politicien démocrate-chrétien italien, promoteur de l’idée européenne, représentant de l’Italie auprès de la Communauté Européenne du Charbon et de l’Acier (CECA ) (fonds remis aux ACV en même temps que le fonds PP 1000 : Coudenhove-Kalergi, Richard Niklaus de ).

• PP 1025 : Pomian (John ) : copies de textes 1952-1977 dont John Pomian, polonais, secrétaire de la Commission de l’Europe Centrale et Orientale du Mouvement européen est généralement l’auteur (fonds remis aux ACV en même temps que le fonds PP 1000 : Coudenhove-Kalergi, Richard Niklaus de ).

• PP 1028 : Rollier (Auguste ) : archives 1879-1956 du Dr Rollier (1874-1954 ), Dr h.c. des Universités de Lausanne et de Berne, pionnier de la lutte contre la tuberculose, créateur de la « cure solaire », établi à Leysin en 1903 et qui y fut responsable de 18 cliniques : documents relatifs à sa carrière professionnelle (publications, documentation relative aux cliniques de Leysin, photographies, correspondance internationale, etc. ), ainsi que quelques documents de nature privée.

• PP 1029 : Mayor (Jean-Claude ) : archives 1251-1990 des familles Buser-Gagg et alliées, rassemblées par Jean-Claude Mayor, journaliste (1925-1996 ).

• PP 1030 : Fédération vaudoise des syndicats d’élevage de menu bétail : archives de la Fédération, 19122011 (surtout 2e moitié du 20e s. ).

• PP 1031 : Fondation du château de la Roche, à Ollon : archives 1966-2013, relatives au sauvetage et à la restauration du château.

• PP 1032 : Steck (Hans ), 1895-1977 (2015 ) : voir le chapitre 5.2.

• PP 1033 : Bader (Alfred ), 1921-2006 : voir le chapitre 5.2.

• PP 1034 : Cruchaud (famille ), Olivier (famille ) : archives de ces deux familles alliées, 1500-1999.

• PP 1035 : Forel (Oscar ), 1880-1982 : voir le chapitre 5.2.

• PP 1036 : Montandon (Charles ) : chroniques publiées par Charles Montandon (1931-2013, journaliste ), notamment « Gens d’ici et d’ailleurs » (Le Matin, 1986-1998 ) et autres articles sur les patronymes.

• PP 1037 : Muret (Ernest ) : archives relatives à Ernest Muret (1865-1955, ingénieur forestier, chef du Service cantonal des forêts, de la chasse et de la pêche ) et à sa famille.

20 - Rapport d’activité ACV 2015

• PP 1038 : Audiorama, 1914-2013, essentiellement dès 1982 : voir le chapitre 5.2.

• PP 1039 : Noir (famille et familles alliées ) : archives 1698-2014 concernant la famille Noir et, en particulier, la famille alliée Monastier.

• PP 1040 : Gilliard (Michel ) : archives personnelles, avec quelques éléments professionnels, de François Michel Gilliard (1892-1948, ingénieur en Suisse et en France, ingénieur municipal à Yverdon ).

• PP 1042 : Palaz (Adrien ), 1800-2001 : voir le chapitre 5.2.

• PP 1050 : Société anonyme E. Girardet et Cie, 1864-2015 : voir le chapitre 5.2 .

6.3. Autres nouveaux inventaires et instruments de recherche Aucun nouvel inventaire des sections historiques ou des collections n’a été achevé cette année. On peut signaler, cependant, que l’inventaire du fonds AMH (Archives des Monuments Historiques ) a été entièrement vérifié, complété et restructuré, afin de pouvoir être intégré à la base de données DAVEL : les négatifs et les diapositives sur plaque de verre sont décrits à la pièce, les autres documents le sont au niveau du dossier ou du sous-dossier. Une indexation a été réalisée, comprenant les lieux (districts, communes, lieux de cultes, châteaux et sites archéologiques principaux ), les matières (époques ; archéologie [nécropole, mégalithe, tombe] ; lieux de culte [mobilier liturgique] ; protection des monuments [restaurations transformation] ) et les personnes (archéologues, architectes, entrepreneurs, photographes ; fonctionnaires ; institutions ).

6.4. Autres travaux de classement et d’inventaire Les ACV tiennent, sous la cote Ai, une collection des inventaires des archives des communes vaudoises.

En 2015, cependant, aucun instrument de recherche de ce type n’a été transmis aux ACV. Les répertoires numériques des cotes génériques P 1000 (collection de documents isolés de provenance privée ) (16 adjonctions ) et P 2000 (collection de cartes postales de provenance privée ) (aucune adjonction ) sont mis à jour au fur et à mesure de l’entrée des documents concernés.

Parallèlement au classement et à l’inventaire des fonds encore dépourvus d’instruments de recherche (en principe parce qu’entrés récemment ), la transformation des anciens inventaires d’archives dactylographiés en notices informatiques détaillées et indexées se poursuit. Au cours de ce travail, les inventaires sont améliorés et complétés. Au 31 décembre 2015, 70 % des fonds conservés aux ACV disposaient d’inventaires entièrement informatisés et 28 % d’inventaires anciens dont une copie PDF est accrochée à une notice informatique au seul niveau du fonds, les 2 % restants étant en attente de traitement.

L’inventaire et l’indexation des 5500 nouveaux dossiers biographiques et nécrologiques de l’Agence Télégraphique Suisse (ATS ), constitués ou continués de 1999 à 2013 puis remis aux ACV au moment de l’abandon du support papier par l’agence, ont été poursuivis en 2015, en fonction de la disponibilité de personnel auxiliaire pouvant assurer cette saisie. Le travail sera achevé en 2016.

L’opération de numérisation et de transcription de l’Inventaire blanc (documents du 10e au 18e siècles émanant des anciennes administrations ecclésiastiques et seigneuriales, puis bernoises ; l’inventaire manuscrit totalise 2554 pages ) a également été poursuivie en 2015. Elle vise à remplacer dans DAVEL l’actuelle version manuscrite qui y figure (sous forme d’un fichier PDF attaché à la notice du fonds ), établie dans la seconde moitié du 18e siècle.

Dossiers généalogiques et fichier héraldique : voir le chapitre 8.

Rapport d’activité ACV 2015 - 21

6.5. Instruments de recherche informatiques et site Internet En 2015, la base de données DAVEL a été enrichie de 26 770 (58 184 ) notices validées : 26 585 (57 953 ) décrivent des unités documentaires en-dessous du fonds d’archives, 42 (33 ) des fonds, des collections ou des versements, 114 (103 ) des entrées d’archives, 0 (66 ) des documents microfilmés et 29 (29 ) des producteurs d’archives.

A la fin de l’année 2015, DAVEL contenait 411 465 (384 838 ) enregistrements, décrivant autant d’unités documentaires. A cette date, 3 504 (3 464 ) fonds ou collections, soit 97,33 % de ceux conservés aux ACV avaient un inventaire dans DAVEL. Les pages statiques sur Internet et sur l’Intranet de l’Etat ont été régulièrement mises à jour, ainsi que les données d’inventaire figurant sur diverses bases de données nationales et régionales, qui sont accessibles à partir du site Internet de l’institution.

La base DAVEL est rattachée au portail Internet Archivesonline, qui permet une recherche simultanée dans les fonds de 23 institutions suisses, dont 4 Archives cantonales romandes ( voir : http :// www. archives-online.org / search.aspx ).

Développements de la base de données et du site Internet des ACV : voir le chapitre 3.

Statistiques de consultation sur le site Internet des ACV : voir le chapitre 11.3.

6.6. Divers en relation avec les classements et instruments de recherche A côté de la base de données consultable sur Internet ou en salle de lecture, les ACV conservent à ce jour la forme classique de l’inventaire par fonds. Celui-ci est généré semi-automatiquement à partir de DAVEL et il est mis à la disposition des usagers sous deux formes : un fichier PDF-A lié à la notice informatique du fonds et un document imprimé disponible en salle.

Une part toujours plus grande des anciens inventaires dactylographiés qui doivent encore être ressaisis dans la base de données, doivent l’être entièrement manuellement du fait de leur complexité (les cas simples ont été traités ), ce qui ralentit évidemment le processus. Dans certains cas cependant, des procédures semi-automatiques peuvent encore être appliquées. Quelle que soit la méthode appliquée, une attention particulière est apportée au contrôle et à l’adaptation des conditions d’accès (délais de protection ) aux nouvelles normes définies par la loi sur l’archivage.

Lors des travaux de classement et d’inventaire, 44 (63 ) m.l. de documents ne présentant pas un intérêt historique suffisant pour justifier leur conservation ont été écartés, puis éliminés. Ces éliminations sont protocolées.

7. Bibliothèque La gestion de la bibliothèque a été assumée par le bibliothécaire-documentaliste scientifique, engagé à 80 % (jusqu’à fin mars ) puis à 60 % (dès avril 2015 ), et l’assistante-archiviste qui consacre 50 % de son temps à le seconder.

L’accroissement de la bibliothèque a été légèrement inférieur à l’année précédente, du fait principalement d’un moindre nombre de dons, les achats étant eux demeurés stables. 891 (1145 ) monographies ont été inscrites dans le registre des entrées : 424 proviennent de dons ou de dépôts (48 % ), 417 d’achats (47 % ) et 47 de tris de fonds d’archives (5 % ). Les collections de périodiques se sont accrues de 427 (379 ) exemplaires.

60 (117 ) livres ont été donnés à la reliure. 58 (566 ) notices nouvelles ont été créées par les ACV dans RERO.

22 - Rapport d’activité ACV 2015

Le Centre d’édition de la Centrale d’achats de l’Etat de Vaud (CADEV ) demeure un fournisseur régulier, transmettant les publications de l’Etat dont il assure la réalisation. Des échanges de livres obtenus en plusieurs exemplaires sont effectués, notamment avec la Bibliothèque des Archives de la Ville de Lausanne.

Le bibliothécaire universitaire consacre un quart de son temps à l’accueil scientifique des usagers des ACV en salle de lecture. L’équipe de la bibliothèque assume aussi la responsabilité de l’adaptation de l’indexation des notices de la base de données DAVEL. Ce vaste projet consiste à doter les inventaires d’un vocabulaire contrôlé approprié et conforme aux pratiques internationales d’indexation. Le thésaurus s’est considérablement enrichi au cours de l’année 2015. De 721 327 termes enregistrés avant le 31 décembre 2014, le nombre de mots saisis est passé à 843 391 au 31 décembre 2015, soit une augmentation de 122 064 unités (69 260, en 2014 ). Les descripteurs sont répartis en trois catégories : lieux (environ 10 % ), matières (environ 25 % ) et personnes (environ 65 % ).

Même si elle n’a pas été intégrée à RERO et si son traitement n’a pas relevé du bibliothécairedocumentaliste scientifique, la bibliothèque de DM-échange et mission (service des Eglises protestantes basé à Lausanne, successeur notamment de la Mission suisse en Afrique du Sud créée en 1875, puis du Département missionnaire des Eglises protestantes romandes ), riche d’environ 5400 titres, mérite ici la citation. Elle a été maintenue avec son fonds d’archives PP 1002 et décrite dans la base de données DAVEL (inventaire en cours, donc non disponible pour l’instant ). Spécialisée dans le domaine missionnaire, l’aide au développement et l’histoire religieuse et culturelle de l’Afrique méridionale, cette bibliothèque d’une soixantaine de mètres linéaires couvre la période 1821-2014 et comporte de très nombreux imprimés rares, voire uniques, notamment dans les langues suivantes : Afrikaans ; Allemand ; Amharique ; Anglais ; Arabe ; Arménien ; Bambara ; Bamum ; Bulu ; Canarais ; Changa ; Créole ; Dioula ; Douala ; Espagnol ; Esperanto ; Ethiopien ; Ewe ; Fang ; Fante ; Fon ; Français ; Galoa ; Gun-Dahomey ; Gwamba ; Javanais ; Kabye ; Kikonga ; Kikongo ; Kinyarwanda ; Kololo ; Kurde ; Lingala ; Lomwe ; Lozi ; Mahoi ; Mahoi ; Malagasy ; Malgache ; Maré ; Mende ; Ndau ; Néerlandais ; Omyene ; Ouvéa ; Pedi ; Polonais ; Portugais ; Ronga ; Sesotho ; Shona ; Swahili ; Syriac ; Touareg ; Tsimihety ; Tsonga ; Tswana ; Tulu ; Tumbuka ; Turc ; Umbundu ; Xhosa ; Xitswa ; Yoruba ; Zoulou.

8. Documentation et collections La section de documentation relative aux communes vaudoises créée en 2014 est alimentée de façon ponctuelle, sans inventaire de détail pour des raisons de rationalité de gestion. Elle rassemble, sous la cote BRB 7000 + numéro de commune, des coupures de presse, brochures et autres imprimés, qui complètent l’information déjà disponible sur les communes sous forme de monographies et de brochures.

Généalogie : la collection des dossiers généalogiques, qui regroupe des travaux généalogiques non publiés remis aux ACV, n’a reçu aucun nouveau dossier en 2015. Les fréquents compléments apportés aux dossiers existants ne sont pas protocolés.

La liste complète des dossiers disponibles est tenue à jour dans la base de données DAVEL, disponible sur Internet et donc indexée par Google, ce qui suscite de fréquentes demandes de renseignements de la part de généalogistes du monde entier.

Héraldique : depuis 1952, les ACV tiennent à jour un fichier héraldique, avec la collaboration des héraldistes professionnels vaudois. Les nouvelles créations sont enregistrées et contrôlées gratuitement, puis transmises sur abonnement aux héraldistes qui souhaitent compléter leur propre documentation. En 2015, les ACV n’ont eu à enregistrer que les armoiries de l’Association des Amis de la Tour de Saint-Martin du Chêne.

La collection des dossiers héraldiques (« Y Dos her » ) réunit la documentation accumulée au fil des décennies sur les armoiries tant institutionnelles que familiales (notamment la correspondance échangée avec des personnes physiques ou morales demandant l’enregistrement de leurs armoiries et

Rapport d’activité ACV 2015 - 23

divers documents touchant la question héraldique, entre autres sous l’aspect juridique ). Ces dossiers sont répartis en quatre séries, répertoriées dans DAVEL : généralités, communautés (communes, cantons, divers ), thématiques (meubles ), familles.

Des conseils pour les armoiries des éventuelles futures nouvelles communes sont régulièrement donnés dans le cadre des différents projets de fusions. Les deux projets d’armoiries suivants ont été approuvés en 2015 : Aubonne (Aubonne, Montherod, Saubraz, Saint-Oyens ) ; Cossonay (Cossonay, La Chaux, Dizy ).

9. Préservation, conservation et restauration Le personnel fixe de l’atelier de préservation-restauration est composé d’une restauratrice à 50 % et d’une assistante-restauratrice à 25 %. Depuis le 1er janvier 2014, l’équipe est renforcée par Mme Salomé Lutz, engagée par contrat de durée déterminée, à 100 % jusqu’à la fin de 2016, dans le cadre du budget alloué par l’EMPD sur la création du pôle de numérisation (« travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés » : voir le chapitre 10 ), cela afin de pouvoir assurer la préparation et le traitement des très nombreux documents qui sont reproduits dans le cadre du projet : contrôle, nettoyage, consolidation, éventuellement démontage et remontage de volumes, reconditionnement, etc.

En 2015, 6 stagiaires provenant de diverses écoles de conservation-restauration suisses et françaises ont apporté un appui temporaire supplémentaire à l’opération, pour des périodes de un à trois mois échelonnées de mars à octobre. Malgré un temps d’accueil et d’encadrement important en regard de la durée limitée de chaque stage, cette aide supplémentaire s’est avérée précieuse. Il a aussi fallu résoudre un problème de places de travail, d’autant plus que la plupart des documents traités (cartables de plans, cartes ) étaient des grands-, voire des hors-formats. Une solution d’urgence a été trouvée sous la forme d’une grande tente fermée, installée sur socle, sur la pelouse sud des ACV. Deux espaces de travail supplémentaires ont pu y être installés, dédiés principalement au dépoussiérage des documents.

Principales opérations : l’activité de l’atelier a bien sûr été déterminée principalement par la mise en œuvre du projet de numérisation. Outre l’installation de la tente mentionnée ci-dessus, plusieurs adaptations du mobilier ont été opérées afin d’optimiser les conditions de travail. Le protocole conçu pour définir le circuit des documents et les procédures précises de leur manipulation, afin de minimiser le temps nécessaire aux différentes étapes du traitement ainsi que les risques de dégâts, a dû être précisé à plusieurs reprises afin d’assurer l’uniformité des méthodes d’intervention. Un suivi hebdomadaire a été instauré pour assurer la conciliation d’une exigence de qualité optimum d’une part, des contraintes de temps et de productivité d’autre part.

Le travail sur les registres paroissiaux et d’état civil (Eb et Ed, 1562-1875 ) ayant été achevé l’année précédente, l’activité de l’atelier en 2015 a concerné la collection des plans cadastraux (fonds Gb, 16011940 ) et celle des cartes (fonds Gc, 1501-2008 ). Un tri préalable a défini le niveau d’intervention nécessaire pour chaque volume et ceux nécessitant le moins de travail ont été traités prioritairement, afin de constituer une importante réserve de travail pour les personnes chargées de la numérisation, dont l’engagement a débuté en avril 2015. Les cas les plus endommagés et donc les plus longs seront traités à la fin du programme, afin de ne pas risquer de créer un goulet d’étranglement dans le flux des documents, qui risquerait de réduire voire stopper la production en aval. Ainsi, plus on avance dans le projet, plus le temps moyen d’intervention sur chaque document augmente. Au 31 décembre 2015, 61 % des documents Gb et 38 % des documents Gc avaient été traités par l’atelier de préservation-restauration et étaient donc en état d’être numérisés. A la même date, 28 % des Gb et 38 % des Gc avaient effectivement terminé ce processus.

Leur image était disponible sur les écrans de la salle de lecture quelques jours après leur numérisation.

Parallèlement, la continuité du travail lié à l’opération de numérisation par l’Eglise de Jésus-Christ des saints des derniers jours ( « Mormons » ) de tous les registres de reconnaissances de 1234 à 1798 (voir le chapitre 10 ) a été assurée : les documents, souvent fragiles, ont été systématiquement contrôlés par les 24 - Rapport d’activité ACV 2015

restauratrices et si nécessaire « consolidés » afin de stabiliser les dégâts mécaniques qu’ils peuvent présenter et de permettre leur manipulation sans risque d’aggravation par l’opérateur de numérisation. L’achèvement de l’opération, débutée en 2009, est agendé pour la fin du premier semestre 2016.

Du fait de ce qui précède, les autres travaux au long cours de l’atelier sont demeurés en attente : transfert systématique dans les meubles à plans et autres installations ad hoc des documents grand format (jusqu’à A0 ) et hors format (au-dessus de A0 ) ; amélioration du conditionnement de la collection des cartes et plans du fonds Gc, mis à plat dans des meubles à plans ou, s’ils sont trop grands, conservés dans des rouleaux très larges en matériel de longue conservation.

COSADOCA : aucun exercice du COnsortium de SAuvetage du patrimoine DOcumentaire en cas de CAtastrophe (COSADOCA ), créé par les trois institutions établies sur le site de Dorigny que sont la Bibliothèque cantonale et universitaire - Lausanne (BCUL ), le Rolex Learning Center (ex-Bibliothèque de l’EPFL ) et les ACV, n’a été organisé en 2015.

Le site Internet www.cosadoca.ch fournit références, fiches pratiques, adresses, etc., développés à l’occasion ou à la suite des exercices ; on y trouve également des reportages photographiques sur ceux-ci.

Le plan catastrophe COSADOCA des ACV est mis à jour au début de chaque année.

Autres travaux : les travaux ordinaires réalisés par l’atelier de préservation-restauration sont notamment les suivants : reliure, entretien et réparation de livres et documents anciens, confection de matériel de protection sur mesure (en particulier les « reliures pour documents perforés » destinées à remplacer les classeurs et dont il est fait un très grand usage ), démontage et remontage de documents en vue de leur numérisation, évaluation sanitaire des fonds entrants, supervision du conditionnement des documents, contrôle et relevé informatique des mesures des thermo-hygrographes installés dans l’ensemble des dépôts et espaces de travail des ACV, conseils ponctuels à des communes et services de l’administration cantonale en matière d’archives et de locaux de conservation, création de matériel d’information pour les lecteurs, montage et démontage des expositions annuelles.

Matériel de conditionnement : la protection des documents a requis l’utilisation de 3062 (1683 ) cartons ou boîtes d’archives non acides (sans réserve alcaline ) et de 16 550 (26 550 ) enveloppes non acides (avec réserve alcaline ).

15 (4 ) cartons ou boîtes et 300 (250 ) enveloppes ont été fournis à des communes ou à des institutions, au prix coûtant.

10. Microfilmage et reprographie Le photographe des ACV a pour mission la réalisation, à des fins de sécurité et de diffusion des documents d’archives, de copies de ceux - ci par la photographie ou la numérisation, le microfilmage exécuté en interne (35 mm ) abandonné depuis début 2008, alors que le microfilmage 16 mm, réalisé en service bureau, a été maintenu jusqu’en 2014. Il assure également la gestion des supports sonores et filmiques contenus dans les fonds reçus par les ACV. Il est en outre chargé de la mise à jour régulière des sites Internet et Intranet de l’institution. Il est à noter que la réalisation d’une partie des reproductions commandées par les usagers est confiée à un photographe privé agréé par les ACV. Numérisation : l’EMPD d’un montant de 1 630 000 francs adopté par le Grand Conseil le 12 mars 2013 est destiné à la création d’un centre de numérisation aux ACV et au financement pendant trois ans de travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés. Le projet comporte un volet externe ( numérisation en service bureau des registres paroissiaux 16e s.-1821 [Eb] et des registres de l’état civil 1821-1875 [Ed] ), qui a pu être clos en juillet 2015, après la correction de nombreuses erreurs détectées par le contrôle systématique et approfondi réalisé à la réception des fichiers Rapport d’activité ACV 2015 - 25

numériques, ainsi qu’un volet interne ( création du pôle numérique et réalisation au moyen de celui - ci, en priorité, de la numérisation des registres de plans cadastraux et des cartes, puis d’autres séries à sécuriser ).

Cette seconde partie du projet a démarré en 2014 déjà, par le contrôle et l’éventuelle « consolidation », par l’atelier de préservation-restauration, des documents à traiter (voir le chapitre 9 ). La numérisation à proprement parler a quant à elle débuté en avril 2015 et se poursuivra en principe jusqu’en 2017.

La mise en œuvre concrète de ce projet a bien sûr largement déterminé l’activité de l’atelier de reprographie en 2015, le photographe étant responsable en particulier du contrôle qualité de toutes les prises de vue, de l’assemblage de celles réalisées en plusieurs parties (de nombreux registres cadastraux sont constitués de rabats parfois de très grandes dimensions, qui nécessitent plusieurs prises de vue, l’intégralité de la page originale étant reconstituée ultérieurement par collage informatique ) et de la structuration des documents numérisés (différenciation des différentes parties par code alphabétique : couverture, répertoire, corps de texte, recto / verso ).

A la validation de la structuration, les images sont exportées à la fois au format TIFF sur le serveur (R ) de conservation et en format PDF réduit sur le serveur (W ) de diffusion, qui met les dossiers numérisés à disposition du public en salle de lecture. L’option du transfert direct des images de diffusion sur le web n’a pas été retenue.

Il a été fait le choix de numériser les collections de registres cadastraux (Gb ) et de cartes (Gc ) en couleurs, à une résolution de 400 dpi. Cela garantit de ne perdre aucun détail du document original, mais le poids de chaque fichier TIFF est très conséquent (environ 700 Mo ), ce qui pose la question de la capacité de stockage de cette information. L’espace actuellement à disposition risque d’être saturé à relativement court terme.

Numérisation des registres de reconnaissances : sans lien direct avec ce qui précède, le projet de numérisation par les Mormons de tous les registres de reconnaissances de 1234 à 1798, débuté en mai 2009, a suivi son cours, financé par l’Eglise de Jésus-Christ des saints des derniers jours, les ACV mettant un local à disposition de l’opérateur et assurant les travaux de préparation, d’accompagnement et de contrôle de l’opération. En 2015, 308 572 prises de vue ont été réalisées, portant le total à 2 222 167.

Le pôle numérique des ACV permettra notamment d’assurer la maîtrise de la conservation et de la diffusion de ce patrimoine documentaire. Le photographe des ACV a été fortement sollicité par cette opération, qui s’achèvera dans le courant du premier semestre 2016. Il a notamment dû assurer le contrôle de la numérotation des folios et le report dans la base de données de toutes les informations relatives aux documents traités. Parallèlement, les nombreux inventaires dactylographiés de ces registres de reconnaissance ont été informatisés par reconnaissance de caractère, remis en page par le photographe, enfin complétés par les informations recueillies lors de la numérisation.

Microfilmage : le matériel de microfilmage de l’atelier, hors d’usage depuis 2008 déjà, a été remplacé par du matériel de numérisation en 2014 ( voir ci - dessus ). Pour l’heure, la réalisation à l’interne de séries de sauvegarde sur support argentique ou numérique est toujours impossible. Seules des copies ponctuelles de documents isolés sont réalisées, au cas par cas. Comme les trois années précédentes, aucune bobine de microfilm de sécurité 35 mm n’a été confiée, en service bureau, en 2015.

Il en a été de même pour les microfilms 16 mm, réalisés par l’atelier protégé de la Maison des Chavannes ( Fondation Eben - Hézer ) jusqu’à la fin de 2014. Celui-ci a alors décidé de cesser cette activité.

Pour l’heure, tout microfilmage, que ce soit en 35 ou en 16 mm, est donc suspendu sine die. Aucune décision définitive n’a été prise quant à une éventuelle reprise de ce travail par une autre entreprise ou quant à un recours exclusif à la numérisation.

Photographie : 170 ( 82 ) tirages photographiques grand et moyen formats ont été exécutés pour les besoins internes des ACV, plus particulièrement pour l’exposition annuelle de 2016, intitulée Archives psychiatriques : « faut-il consulter ? ». Contribution au débat sur la conservation des données personnelles. De 26 - Rapport d’activité ACV 2015

nombreux dessins réalisés par des patients de l’Hôpital de Cery ont été reproduits. Avec l’appareil reflex numérique et le numériseur de l’atelier, 2104 ( 6685 ) fichiers numériques ont été produits en interne, notamment pour la préparation d’illustrations, des demandes émanant des services de l’administration cantonale ou de lecteurs, des mises à jour des sites Internet et Intranet des ACV, ainsi que des reproductions pour l’exposition précitée.

L’Armorial vaudois 1936 - 1996 de François J. Rappard a été entièrement reproduit sous forme numérique entre 2004 et 2012 et un serveur accueille l’ensemble de ces armoiries. En 2015, le photographe n’a eu à compléter cette collection que par la réalisation de 1 ( 2 ) nouveau fichier numérique d’armoiries familiales.

15 ( 19 ) CD ont été gravés, pour diverses illustrations de publications ou pour des commandes d’autres services ou de privés. La sauvegarde des fichiers réalisés est effectuée sur un serveur de 40 téraoctets mis à disposition des ACV par la DSI. Autres travaux : des mémoires informatiques supplémentaires ont été procurées par la création de disques R, Q, U, W, X et Y sur le réseau des ACV. Le disque W accueille les images de diffusion des fonds sous forme numérique, à l’interne et en salle de travail, notamment les registres paroissiaux et d’état civil, ainsi que les cartes et plans cadastraux, au fur et à mesure de leur réalisation dans le cadre du projet de numérisation. Les autres disques concernent les archives numériques pérennes (R, Q et U ) et temporaires (X et Y ).

Une étude a été menée auprès de l’Institut de police scientifique de l’UNIL et de l’Institut suisse pour la conservation de la photographie, à Neuchâtel, dans la perspective de travaux externalisés de numérisation des nombreuses plaques de verre que conservent les ACV, entre autres dans le fonds des Archives des Monuments Historiques ( AMH ).

Les informations concernant les reproductions de documents pour les usagers des ACV figurent au chapitre 11.5. Des copies de celles réalisées par le photographe privé agréé par les ACV sont remises en fin d’année et intégrées aux collections de l’institution.

11. Consultation et utilisation des archives Généalogie : dans le domaine de la généalogie, l’ouverture de la libre consultation des registres d’état civil du 1er janvier 1876 au 31 décembre 1899 (naissances ), 31 décembre 1929 (mariages ) et 31 décembre 1959 (décès ), attendue impatiemment par le public concerné, a enfin pu être réalisée en juin 2015, grâce à l’accès obtenu à la base de données GestStar de l’Etat civil, limité aux dates mentionnées (voir le chapitre 4.1, « projets particuliers » ). Parallèlement, les registres paroissiaux (Eb, 16e siècle-30 juin 1821 ) et ceux de l’état civil vaudois (Ed, 1er juillet 1821-31 décembre 1875 ), auparavant accessibles par le biais de microfilms réalisés il y a une quarantaine d’années par les Mormons, ont été numérisés dans le cadre du projet « travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés » et ont été progressivement ouverts à la consultation sur les mêmes postes informatiques, en salle de travail.

Cette extension du corpus de sources disponibles et la notable amélioration de la rapidité ainsi que du confort de consultation sont très appréciées des généalogistes, dont la fréquentation des ACV a à nouveau augmenté, après une période de baisse régulière. Bien évidemment, la consultation à partir des microfilms a chuté et l’espace dédié aux lecteurs-reproducteurs permettant de les lire sera réaménagé dans le courant de l’année 2016, une majorité de ces machines - louées - étant remplacée par des postes informatiques standards, ce qui engendrera une économie de fonctionnement.

Mesures de coercition à des fins d’assistance et placements extrafamiliaux jusqu’en 1980 : les ACV sont fortement impliquées, depuis avril 2013, dans les réponses aux demandes d’information présentées par des personnes ayant fait l’objet de telles mesures entre le début du 20e siècle et 1980 (en pratique, il s’agit Rapport d’activité ACV 2015 - 27

presque exclusivement de placements de mineurs dans des institutions ou des familles d’accueil ). Elles travaillent en concertation avec le Centre de consultation LAVI (Loi fédérale sur l’Aide aux Victimes d’Infractions ) du canton de Vaud, ainsi qu’avec les centres LAVI ou institutions analogues des autres cantons. Cette question a considérablement pesé sur le fonctionnement de l’institution en 2015, le nombre de demandes reçues ayant connu un énorme pic de mai à août (97 en 4 mois ), après la diffusion le 23 avril sur RTS 1 d’un Temps Présent intitulé Enfants placés : les dossiers de la honte. Or, le temps de traitement d’une demande dépasse généralement la journée, compte tenu des longues recherches nécessaires pour explorer les différents fonds d’archives susceptibles de contenir des informations, reconstituer les faits et comprendre les raisons des mesures prises. Il en est malheureusement résulté, pour les personnes les plus jeunes (priorité est donnée aux plus âgées ), un fort allongement du délai moyen de réponse.

En 2015, 144 (78 ) nouvelles demandes de recherches sont parvenues aux ACV ; 116 (70 ) rapports de recherche ont été rédigés et transmis au cours de l’année. Au 31 décembre 2015, le total des demandes reçues depuis le début de la comptabilisation (avril 2013 ), s’élevait à 250, dont 214 étaient traitées et donc 36 en attente d’une réponse. L’adjoint du directeur consacre plus de la moitié de son temps à ce dossier jugé prioritaire, ce qui entraîne le report de nombreux autres travaux. Il dispose d’un auxiliaire à quart temps environ pour le seconder. Les réponses sont en principe transmises au Centre LAVI, qui en communique le contenu à la demanderesse ou au demandeur au cours d’un ou plusieurs entretien(s ).

En lien direct avec cette thématique, les ACV ont préparé le rapport détaillé, adopté le 9 décembre 2015 par le Conseil d’Etat, sur deux postulats parlementaires : Jean-Michel Dolivo, Réhabilitation des personnes détenues administrativement ; Josée Martin, Sauvegarder les archives des enfances volées. Il faut par ailleurs s’attendre à ce que cette question politiquement et socialement sensible continue à occuper l’actualité en 2016, un avant-projet de loi fédérale sur les mesures de coercition à des fins d’assistance et les placements extrafamiliaux antérieurs à 1981 ayant été soumis à consultation cette année ; en outre, l’initiative populaire « sur la réparation » dont il constitue le contre-projet indirect fera également l’objet de débats. Il est vraisemblable que ces discussions susciteront de nouvelles demandes de recherches de la part des personnes concernées.

11.1. Usagers individuels Le nombre total de consultations a été de 5432 (5504 ), par 2363 (2410 ) personnes différentes ; 3849 (3912 ) séances de travail en salle de lecture ont été effectuées par 1043 (1095 ) lecteurs, 1145 (1157 ) réponses scientifiques ou administratives ont été fournies par écrit et 438 (435 ) par téléphone.

Les chiffres de la consultation sont ainsi restés très proches de ceux des deux années précédentes.

Le nombre de réponses fournies par courrier (postal ou électronique ), est durablement établi au-delà du millier, constituant une importante charge de travail, répartie autant que possible sur l’ensemble du personnel, les assistant(e )s et dans une moindre mesure les secrétaires étant mis(es ) à contribution, en particulier pour les réponses aux questions de généalogie et pour la recherche et l’établissement de copies certifiées conformes de documents officiels. La réception de nombreux documents récents du Registre foncier, en particulier, contribue à maintenir les demandes de nature administrative à un niveau élevé. La fréquentation du site Internet des ACV, en premier lieu des deux bases de données DAVEL et PANORAMA, continue à augmenter.

Les statistiques de la consultation des ACV dès 1996 sont publiées sur le site de Statistique Vaud, à l’adresse http :// www.scris.vd.ch / Default.aspx ?DocID=7470&DomId=2181.

28 - Rapport d’activité ACV 2015

Profession des usagers 2015 ( en salle de lecture uniquement ) : 2015

2015

2014

2013

2012

a ) écolier, gymnasien b ) étudiant c ) retraité

2,3 24,0 28,1

54,4

56,6

53,6

54,3

d ) archéologue, historien, historien de l’art ( sauf enseignant ) e ) architecte, dessinateur-architecte, urbaniste f ) archiviste, bibliothécaire, conservateur, documentaliste g ) enseignant, professeur h ) géographe, géologue i ) journaliste, écrivain

10,5

7,9 0,9 1,6

26,4

25,9

25,2

25,3

j ) agriculteur, viticulteur k ) artisan, commerçant, travailleur indépendant l ) cadre moyen m ) cadre supérieur, ingénieur n ) employé, ouvrier, technicien o ) femme / homme au foyer p ) profession libérale

0,6 2,2 2,0 4,4 4,0 1,5 4,5

19,2

17,5

21,2

20,4

Total

2,3 3,2

100 % 100 % 100 % 100 % 100 %

Objet de recherche des usagers 2015 ( en salle de lecture, par téléphone et par écrit ) : 2015 a ) généalogie

22,4

b ) héraldique

1,9

c ) histoire de ma maison

2,5

d ) histoire de ma commune / ma région

3,4

e ) histoire générale : préhistoire, antiquité

0,2

f ) histoire générale : moyen âge ( 6 s.-1536 )

1,6

g ) histoire générale : Ancien Régime ( 1536-1798 )

4,1

h ) histoire générale : Révolution vaudoise et période de l’Helvétique ( 1798-1803 )

1,0

i ) histoire générale : 19e s.

4,7

j ) histoire générale : 20e s.

20,1

e

2015

2014

2013

2012

30,2

29,4

34,6

35,2

31,7

31,3

25,1

27,4

Rapport d’activité ACV 2015 - 29

k ) histoire de l’art, architecture

5,5

l ) géographie, urbanisme

2,3

m ) usage administratif ( consultation par l’administration )

5,7

n ) délivrance d’une copie d’acte officiel ( acte no­tarié, jugement, extrait Registre foncier, etc. )

19,2

o ) archivistique ( métiers, techniques, bâtiments )

1,3

p ) autres

4,1

Total

7,8

7,4

8,0

7,1

24,9

26,4

27,6

24,5

5,4

5,5

4,7

5,8

100 % 100 % 100 % 100 % 100 %

Motivation de la recherche 2014 ( en salle de lecture uniquement ) : 2015

2015

2014

2013

2012

a ) études, formation

27,7

27,7

32,6

26,6

29,5

b ) enseignement

3,0

c ) recherche dans le cadre de l’activité professionnelle, autre que l’enseignement

26,1

d ) recherche pour le compte de l’administration

1,7

e ) programme d’occupation pour chômeur

0,2

31,0

28,8

27,7

28,0

f ) loisirs

41,3

41,3

38,6

45,7

42,5

Total

100 % 100 % 100 % 100 % 100 %

Les retraités, passés au deuxième rang en 2014, l’emportent à nouveau sur les étudiants en 2015, probablement du fait de l’ouverture au public des registres de l’état civil au-delà de 1875 et jusqu’à 1900 / 1930 / 1960 (voir ci-dessus ), qui a entraîné le retour aux ACV d’un certain nombre de généalogistes qui avaient épuisé les possibilités de recherche dans les registres paroissiaux et de l’état civil cantonal vaudois jusqu’en 1875. Une part importante (près d’un quart ) des objets de recherche relatifs au 20e siècle est constituée par les réponses aux personnes concernées par les mesures coercitives à des fins d’assistance et les placements extrafamiliaux jusqu’en 1980.

11.2. Groupes La salle de conférences des ACV a accueilli 21 (64 ) séances de différents groupes, totalisant 989 (1042 ) personnes. Elle a en particulier été mise à disposition pour 4 séances de cours ou séminaires de l’Université de Lausanne, 1 d’une classe de gymnasiens, 8 de l’Association Connaissance 3 (consacrées à la généalogie ) et 1 de l’Université populaire de la Broye. Elle a aussi, notamment, abrité durant une semaine le Cours interentreprises des graphistes de Suisse romande, des séances de l’Office cantonal de la protection des biens culturels, de la Société vaudoise d’histoire et d’archéologie, de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire et du Groupe Ethno-Doc, ainsi que le VIIe Colloque des archivistes de l’arc alpin occidental.

27 (19 ) groupes totalisant 499 (305 ) personnes ont participé à des visites commentées des ACV, parmi lesquels, outre une partie des participants aux différents cours mentionnés ci-dessus, l’Office 30 - Rapport d’activité ACV 2015

d’information sur le territoire, Statistique Vaud, la Section juridique du Service des assurances sociales et de l’hébergement, les Archives médicales du CHUV, le Centre ORIF d’Yverdon-les-Bains, la Société d’étudiants Valdesia, l’Association vaudoise des archivistes, des représentants de la commune de Villeneuve, les participants aux Semaines Découverte des métiers de l’information documentaire et les écoliers des Passeports-vacances de Lausanne et de Morges.

11.3. Documents consultés Le nombre de documents commandés en salle de lecture a atteint un record : 41 085 (30 274 ) documents ont été consultés en 2015, dont 2049 (3677 ) microfilms. Cette forte hausse s’explique principalement par le début de plusieurs recherches universitaires exploitant des archives privées inventoriées très en détail, notamment les fonds P Charrière de Sévery et PP 410 (Grand d’Hauteville ).

La comptabilisation s’effectuant par cotes, la consultation de tels fonds a un effet plus prononcé sur la statistique que celle des fonds officiels, généralement inventoriés au niveau du dossier.

Comme prévu, la mise à disposition en salle de lecture des registres paroissiaux jusqu’au 30 juin 1821 (Eb ) et des registres d’état civil vaudois du 1er juillet 1821 au 31 décembre 1875 (Ed ) sous forme numérique, alors qu’ils étaient précédemment accessibles sur microfilms uniquement, a encore accentué la baisse de consultation de ceux-ci, entamée depuis plusieurs années. Cette numérisation, qui améliore considérablement les conditions et la rapidité de la consultation, est très appréciée des lecteurs. La fonction principale des microfilms est désormais celle de copies de sécurité, compte tenu de leur fiabilité sur le très long terme.

En 2015, la base de données DAVEL (documents conservés aux ACV ) a reçu 166 809 (143 333 ) visites, soit une moyenne mensuelle de 13 901 (11 944 ) visites ; 1 547 420 (1 255 862 ) pages ont été consultées, soit une moyenne mensuelle de 128 952 (104 655 ) pages. Quant à la base de données PANORAMA (documents jusqu’en 1960 conservés par les communes vaudoises ), elle a reçu 61 599 (52 454 ) visites, soit une moyenne mensuelle de 5 133 (4 371 ) visites ; 625 469 (494 924 ) pages ont été consultées, soit une moyenne mensuelle de 52 122 (41 244 ) pages.

La consultation de la base de données DAVEL a donc nettement augmenté entre 2014 et 2015 (visites : +16 % ; pages consultées : +23 % ; téléchargement d’inventaires : +8 % ). Il en a été de même pour la base PANORAMA (visite : +17 % ; pages consultées : +26 % ).

Pour l’année 2015, 23 992 (18 508 ) visites de DAVEL ont duré 15 minutes et plus. Ces chiffres ne rendent pas compte de la consultation des inventaires sous forme de fichiers PDF, dont le téléchargement, mesuré en volume octets, a augmenté de 8 % (21,29 Go de moyenne mensuelle ).

11.4. Documents prêtés 247 (59 ) documents ont été prêtés pour consultation aux services ou offices de l’administration.

Des documents des ACV ont été empruntés pour les besoins des expositions suivantes : - Sous le drapeau syndical, 1845-2014 (Musée Arlaud, Lausanne ) - Violences (Musée de la Main, Lausanne ) - Y’en a point comme nous (Musée romain de Lausanne-Vidy ) - Musée virtuel de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire - Ans Licht : Schätze aus der Glasmalerei Werkstatt Röttinger (1848-1947 ) (VitroMusée, Romont / Ritterhaus, Bubikon ) - Quand l’Encyclopédie d’Yverdon va à la rencontre des villes européennes (Bibliothèque cantonale jurassienne, Porrentruy ).

Rapport d’activité ACV 2015 - 31

11.5. Reproduction de documents pour le public Le personnel des ACV a délivré 2243 (1774 ) photocopies aux usagers. Par ailleurs, les lecteurs ont réalisé eux-mêmes, sur les appareils mis à leur disposition, 2125 (1970 ) copies d’après les microfilms des ACV. La très forte baisse de ces prestations depuis cinq ans environ (de l’ordre de 70 % ), due à l’utilisation par les lecteurs de leurs appareils photo numériques, paraît donc avoir atteint un seuil.

318 (352 ) documents ont été confiés pour reproduction à des ateliers spécialisés extérieurs aux ACV. 507 (605 ) demandes de délivrance de copies certifiées conformes d’actes officiels ont été reçues, aboutissant à l’envoi de 422 (496 ) courriers (la différence s’explique par les recherches vaines, les demandes regroupées et les transmissions à d’autres autorités ). Ces demandes concernent avant tout les archives des ex Tribunaux de district (en particulier les jugements de divorce ) et des Registres fonciers, ainsi que celles des notaires (testaments et autres actes ) et des Justices de paix (certificats d’héritiers et recherches de filiation ).

11.6. Exposition Les ACV ne disposent pas d’un espace d’exposition à proprement parler, ni d’un service éducatif comparable à ceux qui existent notamment dans les dépôts d’archives en France. Elles peuvent toutefois, depuis 2001, exposer des documents d’archives (ou plus généralement, pour des motifs de préservation, des reproductions de ceux-ci ) dans les vitrines du hall et sur les murs de celui-ci.

Plongées depuis plusieurs années dans une démarche complexe et contraignante relative à l’archivage électronique, les ACV ont jugé nécessaire de visualiser leurs réflexions par le dessin et la caricature, et d’interpeller aussi bien les autorités publiques que les citoyens sur les enjeux et défis posés par la constitution d’une mémoire historique numérique. Avec la collaboration du dessinateur Mix & Remix, elles ont conçu leur exposition 2015 sur le thème Les temps changent ! Tout fout le camp ? La conservation à l’ère numérique.

Elles ont privilégié dans l’exposition l’approche de la mémoire de l’administration cantonale vaudoise et les éléments les plus prégnants pour la mise en place d’une politique d’archivage électronique à long terme. Au sens de la loi sur l’archivage, les ACV sont la Mémoire centrale des pouvoirs exécutif, législatif et judiciaire du canton, tout en exerçant le contrôle sur l’archivage dans les communes ; elles sont en outre habilitées à acquérir des archives d’origine privée, ayant un lien significatif avec le territoire cantonal. L’archivage électronique est donc bien plus qu’un défi technique et technologique : il en va de la Mémoire de la société, qui ne sera que celle que ses représentants auront choisi de constituer et d’organiser pour les générations futures. L’exposition a notamment été vue par plusieurs services et par des groupes professionnels.

12. Collaborations professionnelles 12.1. Collaborations professionnelles au niveau cantonal Les ACV ont rempli leur mission de conseil et d’assistance aux Archives communales, en collaboration avec l’Association vaudoise des archivistes (AVA ), notamment par la mise à disposition d’informations et de guides pratiques sur leur site Internet, par des visites et par des cours ou présentations consacrés à la loi sur l’archivage.

Elles participent aux activités de l’AVA, en particulier au Groupe de travail « Utilisateurs vaudois d’ICA-AtoM » (voir le chapitre 4.2 ).

Elles ont fourni du matériel de conservation non acide à diverses Archives communales et à d’autres institutions du canton.

32 - Rapport d’activité ACV 2015

Elles font partie, avec la Bibliothèque cantonale et universitaire - Lausanne (BCUL ) et la Bibliothèque de l’Ecole polytechnique de Lausanne (EPFL ), du COnsortium de SAuvetage du patrimoine DOcumentaire en cas de CAtastrophe (COSADOCA ) (voir le chapitre 9 ).

Elles accueillent, pour des stages d’archivistique de deux mois en 2e année et de 1,5 mois en 3e année, les apprentis assistants en information documentaire de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne (soit 2 x 2 apprentis chaque année ).

En collaboration avec la BCUL, les Bibliothèques et Archives de la Ville de Lausanne, le Learning Center de l’EPFL, les Archives de l’Ecole hôtelière de Lausanne, les Centres de documentation de l’IMD et d’Alliance Sud, elles ont organisé des « stages découverte » d’une semaine (un jour ou demi-jour dans chacune des institutions participantes ) destinés à l’orientation professionnelle de jeunes filles et jeunes gens intéressé(e )s par le domaine de l’information documentaire.

Elles accueillent temporairement des documents provenant d’autres Archives, pour consultation prolongée par des chercheurs de la région ; par réciprocité, elles confient certains documents à leurs collègues.

M. Coutaz préside le Groupe « Mnémo-Pôle », qui regroupe 12 institutions en charge de la conservation sur le campus lausannois de Dorigny.

Il a fait partie du Groupe de réflexion, formé de représentants du Musée cantonal d’archéologie et d’histoire, d’UNIA Vaud et l’Association pour l’étude de l’histoire du mouvement ouvrier, qui a préparé l’exposition « Sous le drapeau syndical 1845-2014 », tenue d’octobre 2014 à janvier 2015 au Musée Arlaud.

A cette occasion a pu être mise en valeur l’exceptionnelle collection de drapeaux syndicaux conservée aux ACV dans le fonds des syndicats à l’origine d’UNIA (PP 907 ).

Il a participé, à titre généralement privé, aux travaux de plusieurs associations culturelles ou sociétés savantes cantonales (voir le chapitre 13.2. ).

La salle de conférences des ACV est mise à disposition des services de l’administration et des professeurs de l’Université de Lausanne ou d’autres institutions d’enseignement qui souhaitent y donner des cours ou séminaires illustrés par des documents originaux conservés à la Mouline. Elle accueille aussi des cours ou séances de différentes associations ( voir le chapitre 11.2. ).

12.2. Collaborations professionnelles au niveau national Les ACV sont membres du CEntre de COordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO / KOST ), auquel participent les Archives fédérales suisses, les Archives de la Principauté du Liechtenstein, 24 Archives cantonales, 4 Archives communales et la Bibliothèque de la Bourgeoisie de Berne. Depuis 2013, M. Coutaz est membre du Comité de direction.

M. Coutaz est membre du Comité suisse de la Protection des biens culturels, depuis 2012, et membre de la Commission historique des Salons du Général Dufour, depuis 2013.

Il est membre du Groupe de réflexion indépendant « Archives photographiques de presse », présidé par les Archives cantonales d’Argovie.

Il est membre du Conseil et du Comité scientifique de la Fondation des archives historiques de l’Abbaye de Saint-Maurice. Il a participé à différentes manifestations qui ont eu lieu dans le cadre de l’année jubilaire, 515-2015, 22 septembre 2014-22 septembre 2015.

M. Contesse est membre de la Commission de formation de l’AAS, qui organise des cours et des cycles de conférences destinés à la formation de base et continue des professionnels suisses de l’archivistique.

Rapport d’activité ACV 2015 - 33

M. Guisolan est membre du Groupe de travail « Evaluation » de l’AAS, dont le mandat est d’offrir aux Archives d’Etat des modèles et des critères de décision pour l’évaluation et le tri des archives officielles.

Les archivistes des ACV ont pris part à diverses réunions de l’AAS et du Forum des archivistes genevois.

12.3. Collaborations professionnelles au niveau international Le projet de numérisation par les Mormons de tous les registres de reconnaissance de 1234 à 1798, débuté en 2009, a suivi son cours et pourra être achevé en 2016 : voir le chapitre 10.

Pour la 2e fois de leur histoire, les ACV ont accueilli, après celui de 2004, le VIIe Colloque des archivistes de l’arc alpin occidental sur le thème : « Entre nature et culture, le paysage : sources d’archives et projets de mise en valeur ». Les actes seront publiés en 2016.

13. Relations publiques et activités diverses 13.1. Relations publiques Les ACV ont eu à plusieurs reprises les honneurs des médias : réception des archives de Richard Niklaus de Coudenhove-Kalergi et Vittorio Pons (Allez savoir !, janvier ; « 24 janvier. Entre mémoire et commémoration » (Feuille des avis officiels, 23 janvier ) ; « L’histoire de Lavaux » (24heures, 2 mars ) ; vernissage du 13e volume du Dictionnaire historique de la Suisse (Feuille des avis officiels, 20 mars )- ; « Pas de petite ou de grande histoire »(24heures, 4-5-6 avril ) « Histoire d’ici – Lausanne est le siège officiel du CIO depuis un siècle » (24heures, 4-5-6 avril ) ; « Archives cantonales vaudoises. Les documents anciens passent à l’ère 2.0. pour mieux se retirer » (24heures, 14 avril ) ; « Culture. Manuscrits mis en ligne » (Feuille des avis officiels, 14 avril ) ; « VD : une petite équipe a pour mission de restaurer et de numériser les archives cantonales vaudoises » (Radio Télévision Suisse, Téléjournal 12h.45, 3 juin 2015 ) ; VIIe Colloque des archivistes de l’arc occidental sur le thème « Entre nature et culture, le paysage : sources d’archives et projets de mise en valeur » (24heures, 1er juillet et Feuille des avis officiels, 21 juillet ).

La Gazette. Media de la fonction publique a consacré à plusieurs reprises en 2015 des lignes aux activités des Archives cantonales vaudoises : No 258, 12 février «Vaud / Waadt / Vaud est là» ; No 295, 3 avril : « A la Une. Un œuf vaudois pour Pâques » ; « De la difficulté d’archiver à l’ère numérique » ; No 260, 30 avril : « Manuscrits enluminés des XVe et XVIe siècles consultables en ligne » ; No 262, 2 juillet « Quarante ans de Grand Conseil » et No 263, 10 septembre : « Dépôt légal / Documentation vaudoise / Archives cantonales vaudoises ».

Un film et trois émissions de télévision ont choisi les locaux des Archives cantonales vaudoises comme lieu de tournage. Ainsi Octuor films production (Florian Burion ) a réalisé une interview du M. Coutaz et a filmé plusieurs documents d’archives (23 juin 2014 et 16 février 2015 ) pour le sujet Chasselas for ever : une histoire de cépage, qui depuis sa sortie, le 12 juin 2015, a fait l’objet de plusieurs prix. La Télé a consacré deux journées de tournage (9 et 10 février 2015 ) pour un sujet de présentation des activités des ACV. Le 11 mai 2015, Radio-Canada a réalisé aux ACV une partie de son émission Qui êtes-vous ? à propos de l’actrice Anne Dorval dont les ancêtres, la famille Bettex, sont de de Combremont-le-Petit. Enfin, la télévision culturelles franco-allemande Arte a choisi le thème Les vignes en terrasses de Lavaux et a, pour ce faire, a accumulé des images à partir des documents des ACV ; une interview de M. Coutaz a été organisée au domaine du Clos des Abbayes (29 et 30 septembre 2015 ).

Le Conseil d’Etat a délivré, le 1er avril 2015, un communiqué de presse « Archives cantonales vaudoises.

Deux manuscrits enluminés des 15e et 16e siècles consultables en ligne ».

Voir également les publications et conférences mentionnées au chapitre 13.3.

34 - Rapport d’activité ACV 2015

Les ACV ont recours aux diverses vitrines placées dans le hall de réception et dans la salle de lecture pour informer les usagers sur les fonds qu’elles conservent (voir le chapitre 11.6 ) ou pour les sensibiliser à certains problèmes, notamment de conservation et de restauration.

L’accueil de groupes de visiteurs est mentionné au chapitre 11.2. Il s’inscrit cependant aussi dans la politique générale d’information des ACV sur leurs prestations de sauvegarde et de communication du patrimoine historique vaudois. Il vise entre autres à favoriser les dépôts ou les dons de fonds d’archives privés.

La mise à disposition de la salle de conférences pour des cours ou séminaires de divers groupes ou institutions, dont l’Université de Lausanne, est également citée au chapitre 11.2, mais participe aussi de l’animation culturelle et de la sensibilisation à la sauvegarde du patrimoine, dans la mesure où les archivistes et le personnel technique sont amenés à présenter leurs activités et à faire visiter le bâtiment.

13.2. Participation à des sociétés Les participations à des sociétés du domaine de l’archivistique sont mentionnées au chapitre 12 (Collaborations professionnelles ).

M. Coutaz est membre des comités de la Société vaudoise d’histoire et d’archéologie (SVHA ), de l’Association des amis du Musée militaire vaudois (Morges ), de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire (Yverdon-les-Bains ) et de la Fondation Bartholomée De Felice (Yverdon-les-Bains ).

Depuis 2001, M. Coutaz est membre du comité du Département « Recherche fondamentale » de la Société suisse d’histoire.

Il siège dans la Commission vaudoise pour la rédaction de l’inventaire des monuments d’art et d’histoire.

Il est membre fondateur et participe activement aux travaux du Groupe ETHNO-DOC, qui se consacre à la publication de témoignages de personnages connus ou inconnus apportant un éclairage original sur certains aspects de la société et de la vie quotidienne, de travail ou de loisir.

M. Guisolan représente les ACV au comité du Cercle Vaudois de Généalogie (CVG ).

13.3. Publications et conférences M. Coutaz a publié les contributions suivantes : - « La gestion des risques en termes de conservation de documents : du coffre-fort physique au coffrefort numérique », dans Rapport d’activité 2014 des Archives cantonales vaudoises, Chavannes-prèsRenens, Archives cantonales vaudoises, 2015, pp. 35-71.

- « 24 janvier. Entre mémoire et commémoration », dans Feuille des avis officiels, No 7, 23 janvier 2015, p. 1.

- « Historiographie et Archives », dans L’Abbaye de Saint-Maurice d’Agaune, 515-2015 : vol. 1 : histoire et archéologie / sous la dir. de Bernard Andenmatten et Laurent Ripart ; avec la collaboration de Thalia Brero. - Gollion : Infolio, 2015, pp. 12-25.

- « Louis Dumur et sa famille. Un solitaire dans une grande fratrie », dans Cahiers Louis Dumur, Paris : Classiques Garnier, no 2, 2015, pp. 137-159.

- «La mode, c’est aussi l’affaire des Archives! Point de vue des Archives cantonales vaudoises », dans Revue historique vaudoise, 123, 2015, pp. 141-158.

- « VIe-Xe siècles. Vaud se trouve un nom », dans Histoire vaudoise. Comité de direction : Olivier Meuwly, Laurent Pizzotti, Corinne Chuard, Antoine Rochat, Frédéric Rossi, Lausanne : Association pour l’histoire vaudoise, 2015, pp. 142-161.

Rapport d’activité ACV 2015 - 35

- «Chroniques de la réforme abbatiale des prieurs et des abbés de Saint-Maurice au XIIe siècle, selon le Cartulaire de l’abbaye de Saint-Maurice», dans Vallesia, LXX, 2015, pp. 105-114.

Il a rédigé 5 comptes rendus Belmont-sur-Lausanne. Hier et aujourd’hui. 850 ans, Belmont-sur-Lausanne, 2014, 251 p., dans Passé simple. Mensuel romand d’histoire et d’archéologie, avril 2015, No 4, p. 34 ; et Revisiter l’Expo 64 : acteurs, discours, controverses / sous la direction d’Olivier Lugon et François Vallotton, Lausanne : Presses polytechniques et universitaires romande, 2014. 438 p. Expo 64 : le printemps de l’architecture suisse / Pierre Frey, Bruno Marchand, Angelica Bersand, Joëlle Neuenschwander Feihl, Lausanne : Presses polytechniques et universitaires romandes, 2014, 1 vol. (non paginé ) (Archimages ) ; Expo 64 : 50 ans après : comment les rêves et les préoccupations de l’époque résonnent encore aujourd’hui, Lausanne : Favre : 24heures, 2014, 159 p. et Daniel Reymond, Roland Cosandey, Patrice Piguet, Daniel Capt, Julien Roux, La Bobine 1923-2015. Un cinéma à la Vallée de Joux, Yverdon-les-Bains : Editions de la Thièle, 2015, 266 p., tous parus dans Revue historique vaudoise, 123, 2015, pp. 275-277 et 283-285.

Il a de plus : - le 3 mars, prononcé une conférence dans le cadre des Archives historiques de Bourg-en-Lavaux.

Session annuelle « La Mémoire de Lavaux » : « La terre de Lavaux, une série d’enclaves viticoles lausannoises (16e-19e siècles ) » - les 2-4 juillet, coorganisé le VIIe Colloque des archives de l’arc alpin occidental sur le thème : « Entre nature et culture, le paysage : sources d’archives et projets de mise en valeur », qui s’est tenu aux Archives cantonales vaudoises.

- le 20 novembre, prononcé une conférence dans le cadre du Colloque international Edward Gibbon : « Quelles lectures archivistiques des documents Edward Gibbon aux Archives cantonales vaudoises ? ».

M. Guisolan a publié « Recette de l’Elixir de longue vie conservée aux ACV », dans Nouvelles du Cercle, no 90, février 2015, p. 5 (Cercle vaudois de généalogie ).

M. Contesse a publié « Détruire un temple. Le cas de Peney (commune de Vuitebœuf, VD ) », dans Monuments vaudois, 6, 2015, pp. 31-37.

M. Contesse a présenté le métier d’archiviste, le 12 février, dans le cadre du Forum Horizon 2015 organisé à l’Université de Lausanne.

M. Contesse et M. Gilliéron ont donné une présentation de la loi sur l’archivage destinée aux communes, dans le cadre d’un séminaire du CEP (voir le chapitre 4.2 ).

36 - Rapport d’activité ACV 2015

Dossier thématique

Le pôle numérique des Archives cantonales vaudoises : son positionnement et sa plus-value Par Gilbert COUTAZ , avec la collaboration de Jérôme GUISOLAN

Généralités L’informatique a colonisé tous les domaines du savoir. Au travers de la numérisation, elle est devenue un des enjeux majeurs du début du 21e siècle, permettant de convertir les éléments analogiques en éléments relevant du monde du numérique. Cette généralisation bouleverse aujourd’hui les pratiques, le rapport du public avec les documents et interpelle le monde des professionnels.

C’est dans ce climat de transition numérique que la Déclaration de Vancouver du 26-28 septembre 2012 souligne les bienfaits de la numérisation, lors de la Conférence internationale La Mémoire du monde à l’ère du numérique : numérisation et conservation : elle « permet d’éviter que des documents d’une valeur inestimable ne soient manipulés et donc détériorés davantage. Pour d’autres types de documents, comme les documents audiovisuels, il s’agit du seul moyen de garantir leur conservation. » Elle représente pour les institutions patrimoniales un double impératif catégorique : conserver les originaux en les communiquant différemment, sauver des documents condamnés en raison de leur support obsolescent.

La polysémie de termes et la polyphonie des pratiques D’un point de vue strictement technique, la numérisation d’un document ou d’un objet peut être définie comme la transposition vers une forme numérique ( digitale ), le support d’origine qu’il soit papier ou analogique. Cette opération est souvent qualifiée de dématérialisation. Elle implique un certain nombre d’étapes, à la fois organisationnelles et techniques, dont l’une, dite « scannage », ne constitue qu’une partie du projet de numérisation.

La numérisation poursuit trois buts, chacun ayant sa légitimité et n’étant pas nécessairement invoqué dans le même ordre : diffuser plus facilement ; préserver les originaux des dégâts de la consultation ; remplacer les originaux par des copies numériques, lorsque que ceux-ci sont trop coûteux à entretenir ou n’ont pas de successeur. Ainsi, à une époque, la copie des originaux sur microfilm s’est avérée une solution nettement plus intéressante que la restauration pour des raisons non seulement financières, mais aussi techniques pour combattre la détérioration inéluctable des papiers industriels des 19e et 20e siècles contenant de l’acide et de la pâte de bois. La numérisation a pris le relais du microfilmage, grâce à l’évolution technologique ; elle est capable de reproduire des documents à l’identique de l’original et de communiquer à long terme. Simultanément, le développement des appareils numériques a impacté la consultation en salle de lecture : ils permettent de concentrer le travail sur une courte durée, quand il fallait antérieurement plusieurs jours ou semaines pour transcrire et comprendre les documents. Les pratiques professionnelles et de la recheche scientifique en sont bouleversées.

Les bibliothèques et les musées ont recouru à la numérisation avant tout pour la diffusion, les dépôts d’archives leur ont emboîté le pas avec un certain retard, avec le souci premier de la conservation préventive.Si les premiers se sont lancés dans la numérisation massive, les seconds, en raison de leurs relations suivies avec l’administration et confrontés très vite aux questions du traitement des archives informaRapport d’activité ACV 2015 - 37

tiques, ont perçu la fragilité et la volatilité des supports informatiques. Sans mésestimer les apports de la numérisation à la diffusion, ils ont été rendus attentifs aux exigences normatives de la constitution de produits informatiques répondant aux critères de la longue conservation et de la sécurité des données. Il est certain que les premières campagnes de numérisation devront être refaites pour n’avoir pas respecté les standards de l’archivage qui exigent des masters numériques haute résolution. Leur contrepartie : des espaces mémoire considérable sur les serveurs, des coûts élevés, croissants et surtout constants.

Dans l’esprit collectif, la numérisation participe assurément de la nouvelle économie cognitive. Elle est au service de la diffusion, elle doit gommer les distances et le temps de l’accès à la connaissance. Le partage des contenus est attendu de chaque responsable d’institution patrimoniale, elle est au fil des années une véritable fonction archivistique et un aboutissement de la mission des Archives. Elle annonce la mutation de la salle de lecture physique en salle virtuelle.

La numérisation, une étape récente dans la politique des Archives Ce sont les grandes séries documentaires de l’état civil qui ont servi de déclencheur, dès le début des années 1990, aux premières opérations de numérisation dans les services d’archives. Les besoins de la généalogie ont été les premiers servis par la numérisation.

Le Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale ( RERO ) et la Bibliothèque nationale suisse ( BN ) ont décidé en 2007 de collaborer pour mettre à disposition une plateforme d’information https :// www. digicoord.ch / index.php / Infos_sur_Digicoord, sur les projets de numérisation suisses, qu’ils soient au stade d’une intention, en cours ou réalisés, La base de données comporte à ce jour 655 références, dont plusieurs renvoient à des dépôts d’archives.

La seule enquête réalisée à ce jour dans le canton de Vaud et dont les résultats ont été publiés en 2012 par RéseauPatrimoineS. Association pour le patrimoine naturel et culturel du canton de Vaud révèle à la fois la diversité des catégories des institutions engagées dans la numérisation : 15 musées, 10 fonds spécialisés, 8 bibliothèques, 7 services d’archives, 3 organismes de productions audiovisuelles, 3 écoles ; 12 centres d’information, et des matériaux numérisés : correspondance, fichiers, parchemins, plans, procèsverbaux, registres, affiches, gravures, manuscrits, objets, partitions, journaux, livres, photographies, enregistrements sonores, films, etc. En ce qui concerne l’importance chiffrée ou métrique des produits, nous avons affaire à des projets très contrastés, impliquant aussi bien quelques documents isolés ( Bibliothèque publique d’Yverdon-les Bains ) que des ensembles immenses tels que ceux de la Bibliothèque cantonale et universitaire-Lausanne ( 30 millions de pages numérisées par Google ) et des Archives cantonales vaudoises ( plus de 3 millions ). Sur les 42 institutions ayant répondu au questionnaire, 26 invoquent l’accès en ligne comme motivation principale de la numérisation contre 16 qui font de la conservation ou de la sécurité de la source les arguments forts de la démarche. La recherche de partenariats et de mutualisation des ressources permet de soutenir et d’alléger la numérisation.

Justifier la numérisation Nous écrivions ceci en 2014, à la veille de démarrer l’opération de numérisation des registres cadastraux et de plans : « Après avoir lutté pour faire reconnaître l’enjeu conservatoire, et être parvenu à obtenir le financement, le personnel des Archives cantonales vaudoises est voué à réussir la phase opérationnelle, dans une logique très encadrée et de durée limitée. A elles de répondre à la confiance mise en elles et de démontrer leur capacité de conduire un projet pilote de l’administration, une démarche ambitieuse, urgente et indispensable. » La numérisation n’est pas assimilable à une simple reproduction, elle exige de détailler les processus et d’appliquer des normes, elle doit être justement et complètement renseignée ( les « métadonnées » ) pour donner une chance aux travaux numériques d’être considérés comme du patrimoine numérique.

38 - Rapport d’activité ACV 2015

Ce n’est pas la prise de vue qui prend du temps, c’est tout ce qui la précède et ce qui la suit. Autant dire que toute démarche numérique demande une préparation rigoureuse, une organisation soignée, écrite et solidaire des étapes. Pour garantir le succès, il est nécessaire d’une part de diposer de véritables stratégies de numérisation, avec des cahiers des charges précis et évolutifs : déterminer si la dématérialisation d’un processus est indispensable, établir une synthèse des enjeux du projet de numérisation en précisant les motivations du projet et les attentres des utilisateurs, prévoir l’intégration dans une politique de conservation globale des documents numériques sur le long terme, estimer ce que la numérisation ajoutera aux prestations de l’institution et aux utilisateurs, et enfin analyser l’impact budgétaire et organisationnel d’une telle opération. D’autre part, nous ne pouvons pas ignorer les comportements consuméristes et les attentes fortes de documents en ligne.

Le dilemne, c’est que la numérisation coûte chère et réclame de multiples et patientes démarches pour en obtenir le financement.

Comprises dans ce contexte, les Archives cantonales vaudoises ont choisi le parti de proposer à leurs autorités la numérisation pour sécuriser et dématérialiser les documents historiques menacés dans leur intégrité. Sur la base des statistiques de la consultation, ce sont les séries documentaires les plus sollicitées et donc à risque qui ont été retenues dans les programmes prioritaires de numérisation. Les sources originales déjà microfilmées ont été rejetées de la numérisation, pour lui préférer la complémentarité des deux supports, et de maintenir, en salle de lecture, les lecteurs-reproducteurs de microfilms et les ordinateurs.

Seule exception notable : les microfilms des registres paroissiaux et d’état civil dont la qualité était criticable et en raison des nombreuses pages non reproduites.

Le cahier des charges ou les règles de l’art L’Exposé des motifs et projet de décret accordant au Conseil d’Etat un crédit d’investissement de CHF 1 630 000 pour financer l’exécution de travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés aux Archives cantonales vaudoises, avec au préalable l’aménagement de locaux et la mise en œuvre des ressources informatiques nécessaires, adopté par le Grand Conseil le 12 mars 2013, fournit le premier cadre fédérateur pour les projets de numérisation des Archives cantonales vaudoises. Il vaut mieux s’en remettre à un parcours normalisé de la numérisation qu’à la pifométrie. Il s’agit de se conformer à l’état de l’art, surtout de baliser le parcours de la numérisation dont l’essentiel tient dans les préparatifs et dans l’aval des opérations.

Basma Makhlouf a établi huit règles importantes pour réussir un projet de numérisation : 1.

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Reconnaissance de l’importance du document Authenticité et intégrité des documents Fiabilité Primauté du support électronique Accessibilité rapide et sécurisée Pérennité de l’information Systématisation de l’information Nécessité de documenter et de vulgariser le processus

Voici en quels termes, les Archives cantonales vaudoises ont introduit leur cahier des charges pour la numérisation externalisée des registres paroissiaux et d’état civil : elles « souhaitent obtenir dans un délai réaliste et acceptable, selon un planning prévisionnel, la numérisation de fonds d’archives déterminés afin d’entamer une transition vers l’archivage électronique et de pouvoir remplir pleinement leur mission de conservation d’archives parfois en péril. La diffusion des données numérisée est d’abord prévue en leur salle de lecture, à la fois pour tester les procédures et bénéficier des avis des utilisteurs. Ensuite les images seront mises en ligne, avec la mise en œuvre de leur schéma directeur d’information. » Rapport d’activité ACV 2015 - 39

Après avoir décrit la solution cible sous l’angle métier et selon la vision informatique, le cahier des charges s’attarde sur les exigences fonctionnelles ( transport avec la question de l’assurance des lots déménagés ; gestion des risques ; livrables ; manipulation des documents originaux ; stockage des documents originaux ; traçabilité ; règles de numérisation ; contrôle qualité ) et les exigences techniques ( adéquation aux standards de l’administration cantonale vaudoise ; sécurité des données et des documents originaux ; sécurité applicative ; archivage ; utilisabilité ; performance ; volumétrie ; disponibilité / montée en charge ; évolutivité et flexibilité ; portabilité et adaptabilité ; testabilité ; surveillance / monitoring ; mode dégradé ). Il se termine par les questions d’interfaces, de mise en œuvre et de la documentation mise à disposition.

L’élaboration du cahier des charges a forcé de faire l’unité de vue au sein du personnel des Archives cantonales vaudoises. Elle a demandé du temps ; elle ne peut pas être improvisée ni sous-traitée. Elle a pu s’appuyer sur trois atouts majeurs : des locaux adaptés aux besoins et dans une continuité spatiale exceptionnelle ; un atelier de microfilmage et un atelier de restauration conduits par du personnel expérimenté.

Les archivistes ont dû reprendre intégralement les inventaires existants pour les adapter à la numérisation, en particulier en renseignant intégralement et systématiquement les critères externes des documents ( dimensions, nombre de folios et de pages - en cas d’absence, obligation de paginer ), et en relevant la présence de pages blanches, d’un ou plusieurs répertoires, ou encore si le registre est tête-bêche, en plus de confirmer ou de compléter les champs de la norme ISAD / G, appelée à remplacer la structure des inventaires existants.

Il a fallu traiter par des directives et des notes internes les questions de la préparation à la numérisation ( ordonnancement des documents par cote, ou par format, ou par support - registre ou document ) ; du stockage intermédiaire, soit le temps d’attente avant et après numérisation ; retour au rayon, et de la préservation des documents numérisés ( format et nommage des fichiers ; métadonnées et indexation ; contrôle de la qualité ).

Les bonnes pratiques en matière de manipulation et de suivi des documents ont été consignés par écrit.

L’activité de l’atelier de restauration a dû être redéfinie dans le contexte du flux industriel ou du «work flow» de la numérisation. En effet, il s’agit, dans le cadre d’un projet de numérisation, non pas de restaurer complètement un ouvrage, ce qui prendrait beaucoup trop de temps, mais d’œuvrer afin de permettre sa numérisation sans risquer une plus grande dégradation. La technique utilise le papier japon préalablement encollé ou collé directement sur le document à l’aide de colle végétale et d’un fer. Cela permet de doubler éventuellement des parties textuelles du document tout en conservant leur lisibilité. Pour que la numérisation puisse récupérer toute l’information, le document doit être mis à plat s’il a tendance à se recroqueviller. Il faut le préparer en conséquence. Une table d’aspiration a été conçue spécialement pour le projet de numérisation des plans cadastraux. Les documents sont conditionnés dans la foulée, même s’il a, dans l’immédiat, fallu renoncer à un conditionnement optimal des cartes hors format qui étaient encore non traitées au profit d’un conditionnement simplifié, plus rapide à mettre en place pour garantir l’enchaînement des travaux. Il a fallu donc imaginer la création d’outils de restauration adaptés aux objets à numériser étant donné leurs tailles et leurs dommages particuliers. C’est ainsi également qu’une partie des travaux de dépoussiérage ont été effectués, lorsque le temps le permettait, à l’extérieur, dans la cour ou sous tente, de façon à simplifier les mouvements de manipulation. Ces travaux ont révélé la présence de sable répandu pour sécher l’encre qui, sans intervention, aurait pu griffer la vitre du numériseur.

Les locaux ont été transformés pour garantir la fluidité des opérations et optimiser les échanges entre les différents intervenants. L’acquisition de chariots de transport de documents de taille supérieure à A0, autorisant ainsi leur déplacement à plat et sans dépassement du plateau, a complété le dispositif, tout comme la modification d’un séchoir à sérigraphie de façon à permettre le transport des éléments cartographiques en vue de leur numérisation et de leur retour au dépôt.

40 - Rapport d’activité ACV 2015

Du point de vue des ressources humaines, il a été, jusqu’à maintenant, procédé à l’engagement, dans le cadre du projet global, y compris donc l’externalisation de la numérisation des registres de paroisses et d’état civil, d’une aide-restauratrice à laquelle sont venues s’adjoindre plusieurs stagiaires d’écoles suisses et étrangères de conservateur-restaurateur / conservatrice-restauratrice et une mandataire à mi-temps sur 8 mois.

Parallèlement, il a fallu conduire le changement des pratiques en interne et en externe, arrêter une stratégie de valorisation des documents numérisés et aborder les conséquences juridiques de la mise en ligne des informations. Dans la mesure où le financement du pôle numérique était limité dans le temps, l’option du flux industriel a été choisie pour l’ensemble des opérations de numérisation en interne avec des quotas de production et des contrôles de productivité, et la mise en œuvre du concept de consolidation par l’atelier de restauration.

L’impératif de numérisation est la réalisation d’un fac-similé aussi fidèle que possible à l’original, avec l’objectif de la valeur probatoire des documents électroniques issus de la numérisation ( les caméras ont été certifiées conformes aux exigences d’une reproduction d’un plan, avec déformation mesurée acceptable ).

Enfin, l’accent a été mis sur le contrôle systématique des images produites en interne et en externe, avec la tolérance zéro sur les pages à numériser ( aucun oubli de page ou de cahier ). Pour atteindre cet objectif, l’engagement d’une personne exclusivement affectée à cet examen, en complément du photographe de l’institution, a été inévitable. Il a démontré les failles du contrôle du mandataire, malgré ses promesses et en contradiction avec le taux d’acceptabilité avancé dans les pratiques usuelles. Il a fallu procéder à des séances de conciliation, associant les représentants du mandant et du mandataire.

La numérisation, une composante obligée de l’archivage électronique Affirmer que les Archives cantonales vaudoises doivent être capables de porter sur leurs équipements ou ceux de l’Etat toutes les données numériques effectuées directement par elles ou externalisées constitue un défi considérable, s’il n’est pas fondé sur une véritable politique d’archivage électronique. En effet, la numérisation s’inscrit dans la gouvernance de l’information numérique comme un véritable plan stratétique à partir duquel il est associé les moyens, les ressources nécessaires, les ressources d’information concernées, la gestion des risques, les nouveaux usages, les nouveaux usagers.

Extrait des directives concernant la préparation des registres d’état civil Ed, 1821-1875, en prévision de leur numérisation externalisée, 28 octobre 2013 Chapitre : état sanitaire nécessitant une intervention préalable 1. Etat du papier Fragilité du papier Papier spongieux Papier cassant 2. Etat sanitaire Moisissures Pourriture Dégâts organiques et biologiques

Rapport d’activité ACV 2015 - 41

3. Etat physique Feuilles collées Lacunes et grosses déchirures Rajouts fragiles, agrafes, épingles Dégâts mécaniques Résistance de la reliure ( angle du document ) 4. Lisibilité du texte Pas de lisibilité du texte ou des dessins Saleté extrême Risque de pertes d’informations Le tableau traduit les recommandations de la restauratrice des Archives cantonales vaudoises sur les différents points qui justifient l’exclusion d’un registre de la numérisation en l’état.

Certains points constatés lors du contrôle page à page apparaîtront de manière évidente et pourront être dirigés d’office vers l’atelier de restauration.

Pour d’autres cas moins évidents, il n’est pas nécessaire de prendre une décision qui pourrait être fautive ; il vaut mieux présenter ces registres directement à la restauratrice, qui statuera s’il est justifié de les écarter ou non.

Dans tous les cas, hormis la restauratrice, personne n’est habilité à répondre à cette expertise.

Le retrait d’épingle ou d’agrafe peut être effectué directement. Toutefois, si l’opération semble délicate, le registre doit être confié à la restauratrice. Il est impératif qu’aucun registre contenant des éléments susceptibles d’endommager la vitre du numériseur ne soit transmis aux opérateurs de numérisation.

C’est dans ce contexte que les Archives cantonales vaudoises ont été choisies comme site-pilote de l’archivage électronique, non seulement comme un organisme récepteur des données électroniques historiques, mais également comme organisme producteur de données électroniques.

Les prémices de la numérisation La numérisation n’a pas surgi subitement ; elle est le résultat de la qualification des problèmes rencontrés par les Archives cantonales vaudoises tant du point de vue conservatoire que pour répondre aux besoins des usagers.

Depuis les années 1980, les Archives cantonales vaudoises se sont préoccupées de la sécurité des anciens plans cadastraux dont la collection est la plus importante de Suisse. Elles ont conduit dès 1996 plusieurs études sur la situation en Suisse de cette collection, sa consultation, son état sanitaire, les modalités de sa sécurisation et de sa diffusion.

Dès 1996, le comptage systématique des documents empruntés et des usagers avec leur profil et leur motivation, a permis tout à la fois de vérifier le mouvement des documents, de déterminer les urgences de restauration et de mettre en œuvre les mesures de substitution aux documents originaux.

En commandant en 1997 un rapport sur les conditions de conservation et sur l’état des fonds des Archives cantonales vaudoises à un spécialiste unanimement reconnu, M. Andrea Giovannini, l’institution entendait conjointement établir un bilan objectif de tous les fonds accumulés depuis l’origine et planifier les interventions pour remédier aux situations insatisfaisantes ou créer de nouvelles pratiques.

La fermeture obligée de l’atelier de microfilmage à fin 2007 a constitué une date importante dans la reconnaissance du recours à la numérisation.

42 - Rapport d’activité ACV 2015

Des enquêtes sur l’état sanitaire des fonds conservés Dès notre arrivée à la tête de l’institution, en octobre 1995, nous avons engagé une réflexion stratégique autour de la conservation préventive aux dépens de la conservation curative. Déjà en 1996, nous faisions le constant suivant : « L’atelier de restauration a fait l’objet d’une nouvelle définition de ses missions. Il faut constater à cet égard que l’importance croissante des tâches de conservation restreint régulièrement le temps qui peut être consacré à la restauration. » ( Rapport d’activité des Archives cantonales vaudoises 1996, p. 17 ).

Les conclusions du rapport demandé à Andrea Giovannini, en 1997, furent relativement sévères et poussèrent à formuler rapidement devant les autorités des demandes de compléments d’information : un rapport sur les possibilités d’amélioration du climat intérieur des cellules d’archives a été délivré par l’Institut de technique du bâtiment. Laboratoire d’énergie solaire et de physiques du bâtiment, de l’Ecole polytechnique de Lausanne ( Claude-Alain Roulet et Flavio Foradini ), un autre par le bureau Expert-Conseil pour la Conservation du patrimoine bâti, à Ecublens-Lausanne, sur la présence de poussière dans le bâtiment, en particulier en relation avec la nature des matériaux constituant l’enveloppe interne des dépôts. Le relevé systématique et informatisé des mesures climatiques dans l’ensemble du bâtiment a fourni des informations décisives et convergentes. A la faveur d’un appel d’offres pour une meilleure ventilation du bâtiment, les experts ont conclu en mars 2000 qu’il fallait modifier le concept général de la ventilation des cellules d’archives et installer la climatisation dans la salle de lecture et dans la salle de tri, ce qui fut fait en 2001.

Deux enquêtes ont été menées en 1999 par l’Atelier de restauration des Archives cantonales vaudoises, avec le concours d’experts. Elles se sont appuyées sur un échantillonnage représentatif.

La première enquête a porté sur la collection des registres de plans cadastraux, la seconde a traité les collections des cartes. L’évaluation combinée des critères aboutit à 960 registres, soit 42 % de l’ensemble de la collection, présentant des dommages plus ou moins graves. Sur la base des calculs de moyenne horaire selon les natures des dégâts, la durée des opérations de restauration a été évaluée à environ 70 000 heures de travail, soit 8 750 journées ou 40 ans d’interventions. Même en cas d’abandon de ces travaux au profit d’un support de substitution pour la consultation, 2 200 heures de travail, soit 53 semaines, étaient à concevoir. En effet, 425 registres cadastraux nécessitaient alors une restauration préalable à la numérisation. Depuis, cette situation chiffrée a empiré, malgré les dispositions prises.

La seconde enquête a donné les résultats suivants : seuls 4,3 % des documents sont en bon état ; 89,9 % des cartes sont salies ou très poussiéreuses ; 43 % présentent des dégâts mécaniques ( déchirures ) ; 1,2 % est très fragile et / ou fragmenté ; 5,1 % ont subi des dégâts dus à l’humidité ; 1,1 % a été victime des dégâts provoqués par les insectes.

Deux maisons spécialisées ont répondu à l’appel d’offres du 24 juillet 2000 des Archives cantonales vaudoises pour la numérisation des plans cadastraux, les devis oscillaient entre plus de CHF 4 000 000 à CHF 6 200 000.

L’Unité informatique Riponne. Coordination avait rendu son rapport le 14 juin 2000 sur les spécifications pour une étude de faisabilité et avait validé la démarche générale.

Dès 2002, un montant de CHF 2 millions a été inscrit dans les plans d’investissement Il a fallu attendre octobre 2012 pour que cet objet trouve une réponse devant le Conseil d’Etat, dans une vision élargie de la numérisation. En effet, un moratoire de 10 ans sur les projets informatiques avait entre temps frappé les Archives cantonales vaudoises. L’adoption, le 5 juillet 2011, du Schéma directeur du Système d’information des Archives cantonales vaudoises, mûri entre 2010 et 2011, permit de relancer et de justifier le besoin. Création en interne d’un pôle numérique et octroi de mandats externes à des maisons spécialisées, telles furent les déterminations.

Rapport d’activité ACV 2015 - 43

Un Rapport relatif au mandat « Conseil sur le plan de la conservation en vue de la préparation du projet Pôle sécurisation et dématérialisation aux Archives cantonales vaudoises », rédigé par Stephan Böhmer, Papierkonservierung und Prävention, et remis le 13 septembre 2013, a conforté les objectifs et les pratiques de l’atelier de restauration et les modalités pratiques de la numérisation.

Une exposition pour réactiver le besoin urgent de numérisation Profitant de l’opportunité des expositions annuelles, le thème « Vaud se ( re )présente – Flâneries cartographiques », fut retenu pour celle de 2008 pour illustrer les défis de la conservation et de la mise en ligne de la cartographie. Il soulignait la richesse et la variété des cartes, les responsabilités des Archives cantonales vaudoises devant l’importance de la cartographie pour la connaissance et en matière d’entretien documentaire.

Du microfilmage à la numérisation « Comment l’on a rapetissé et rajeuni les archives vaudoises » Le 14 décembre 1949, le conseiller d’Etat Pierre Oguey, chef du Département de l’instruction publique et des cultes, autorisait l’Eglise de Jésus-Christ des saints des derniers jours ( désignée ci-après l’Eglise mormone ) à faire filmer tous les registres paroissiaux de baptêmes, de mariages et de décès, de 1562 au 30 juin 1821. Selon l’accord, une maison lausannoise exécuta le travail sur place, deux pages à la fois, aux frais de l’Eglise ; une copie du microfilm revint aux Archives cantonales vaudoises, l’Eglise mormone assurant la conservation et les tirages du master. L’opération fut terminée en 1951.

Une nouvelle campagne fut achevée en 1976, sous la forme de prises de vue 35 mm, non perforées, sur des bobines d’une longueur de 30 mètres. L’Eglise mormone l’étendit, avec l’accord des autorités vaudoises, aux registres d’état civil entre 1821 et 1875 et à l’ensemble des registres de notaires des origines à 1837. Elle produisit plus de 3100 bobines de 35 mm. Les chiffres sont impressionnants : 345 710 prises de vue pour les seuls registres paroissiaux et d’état civil, 207 740 pour les volumes notariaux.

La fermeture de l’atelier de microfilmage A la fin de l’année 2007, l’obsolescence du matériel a provoqué l’arrêt de l’atelier de microfilmage ; seuls les mandats confiés à l’extérieur ont été maintenus jusqu’en 2014.

C’est à la faveur de l’Exposé des motifs et projet de décret pour la construction d’un bâtiment pour les Archives cantonales vaudoises à Chavannes-près-Renens, adopté par le Grand Conseil, le 3 mai 1982, que l’ouverture d’un atelier de microfilmage et la nomination de l’opérateur furent entérinées. C’est ainsi que, du 1er août 1986 au 31 décembre 2007, les Archives cantonales vaudoises ont réalisé les travaux de microflmage à des fins exclusivement de sécurité sur des bobines de 35 mm. Une grande part de la confection des microfilms de 16 mm fut confiée, entre 1996 et 2014, à la Maison de Chavannes ( Fondation EbenHézer ), à Lausanne. Une diazocopie a été systématiquement établie pour les besois de la consultation.

Les masters argentiques des microfilms sont conservés dans une chambre froide spécifique du Dépôt et Abri des biens culturels de l’Etat de Vaud, à Lucens, inauguré le 9 octobre 1997. Une seconde copie argentique est déposée à Heimiswil, dans les cavernes de l’Office fédéral de la protection des biens culturels dont les Archives cantonales vaudoises reçoivent des subsides depuis 1996.

L’inventaire en ligne distingue les travaux ordinaires ( RM ) et les travaux spéciaux ( RMS ), en plus du format du microfilm.

Il renseigne ainsi les microfilms 35 mm exécutés d’une part, au début des années 1970, par l’Eglise mormone : registres paroissiaux et d’état civil ( Eb et Ed ) et des notaires ( D ) ; d’autre part, par l’atelier 44 - Rapport d’activité ACV 2015

de microfilmage : Décrets romands ( Ba 33 ) ; Manuaux de la Chambre romande des bannerets et onglets baillivaux ( Bb ) ; Terriers du bailliage de Lausanne ( Ff ) ; Procès-verbaux du Conseil d’Etat ( K III 10 ) ; Procès-verbaux et copies de lettres du Rectorat de l’Univesité de Lausanne ( SB 84 ), ainsi que les registres des notaires et des annonces de mariages, non pris en compte lors de la campagne de l’Eglise mormone du début des années 1970.

Les « Copie-lettres » ( section K ) et les fichiers de dépouillement des fonds d’archives, par fonds, types de fonctions et par thèmes ( Zc ) caractérisent les travaux de microfilmage 16 mm.

Des microfilms, considérés comme des microfilms de complément, 16 mm faits à partir de l’Archivio di Stato di Torino, et 35 mm par les Archives de la Ville de Lausanne, ainsi que des microfiches exécutées par le Service cantonal des bâtiments ont été placés aux côtés des productions internes et externes de l’atelier de microfilmage - ils ne sont pas comptabilisés dans le tableau qui suit.

Format

Bobines

Prises de vues

Format

Bobines

Prises de vue

35 mm ( interne )

1 244

618 996

16 mm ( interne et externe )

852

1 895 416

35 mm par l’Eglise mormone

3 100

2 353 450

Sous-total

4 344

2 972 416

Totaux

5 916 bobines pour 4 867 862 prises de vue

Tableau 1 : Etat chiffré des microfilms de l’atelier de microfilmage ( 1986-2014 )

Comme déjà écrit, le Grand Conseil adopta à l’unanimité, le 12 mars 2013, l’Exposé des motifs et projet de décret accordant au Conseil d’Etat un crédit d’investissement de CHF 1 630 000 pour financer l’exécution de travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés aux Archives cantonales vaudoises, avec au préalable l’aménagement de locaux et la mise en œuvre des ressources informatiques nécessaires. Un montant de CHF 400 000.- pour le financement de l’équipement, pris sur le crédit d’inventaire de la Direction des systèmes d’information, s’ajoute au montant voté. La proposition de ne pas numériser les microfilms originaux des registres paroissiaux et d’état civil établis par l’Eglise mormone, mais de partir des documents originaux fut retenue. Elle était formulée sur le besoin de disposer de la couleur et de l’ensemble des pages utilisées ou non, ce que les microfilms n’offraient pas.

La numérisation aux Archives cantonales vaudoises : sa place dans l’administration Les travaux de numérisation à grande échelle entrepris depuis avril 2015 par les Archives cantonales vaudoises ne sont pas les premiers opérés au sein de l’administration cantonale vaudoise.

Nous pensons ici à la numérisation systématique des plans cadastraux, dans le cadre de la nouvelle mensuration cadastrale ( instituée par l’article 942 du Code civil suisse pour garantir la propriété foncière, et débutée en 1963 sur le plan cantonal ). Elle bénéficia d’un crédit d’inventaire du 2 décembre 1991 ( CHF 33 millions pour la saisie des données par le secteur privé et CHF 36 millions pour le renforcement informatique lié à l’accueil de cette masse de données ) et d’un crédit d’investissement ( CHF 22,5 millions ) du 20 mai 1997. Une structure de partenariat intercantonal ( Genève et Vaud ) associant deux parRapport d’activité ACV 2015 - 45

tenaires privés du secteur informatique fut défendue dans l’Exposé des motifs et projet de décret concernant l’informatisation du registre foncier vaudois, 7 novembre 1994, et qui constitue le troisième volet de l’informatisation des données du Service du cadastre et du registre foncier. Les deux premiers concernent la géométrie ( plan d’ensemble et plan cadastral ). L’accès informatisé, en lieu et place de la gestion manuelle, à certaines données du Registre foncier fut l’objet d’un crédit de CHF 4,1 millions. La masse d’informations à traiter alors était considérable : environ 150 000 propriétaires inscrits au Registre foncier ; gestion de 330 000 immeubles ( feuillets ) ; traitement annuel de 50 000 réquisitions, ce qui représente 1 500 000 inscriptions juridiques. La numérisation devait permettre au Registre foncier d’améliorer les procédures de gestion administrative interne et de rationaliser les échanges d’informations avec ses principaux partenaires : notaires, géomètres, communes et services de l’Etat.

A l’intérieur du redéploiement des services de l’Etat, la modernisation et l’informatisation de l’Etat civil cantonal méritent une mention spéciale. Elles s’inscrivent dans le cadre du projet Infostar développé par la Confédération, aux lourds impacts. Ainsi, la professionnalisation et l’utilisation d’Internet ont permis la réduction du nombre d’arrondissements ( il passe de 57 à 4 offices : Lausanne, Morges, Yverdon-les-Bains et Vevey ; le centre administratif de l’état civil a son siège à Moudon ). D’autre part, l’informatisation a été exigée de tous les états civils du pays, en particulier les registres des familles, transformés en registres des personnes, ainsi que les registres des événements. A cet effet, le Grand Conseil a voté deux crédits pour un montant total d’environ CHF 3.5 millions pour l’acquisition du matériel et des programmes informatiques nécessaires, ainsi que pour le financement de 60 000 heures de travail dévolues à la récupération des données des registres des familles. L’ensemble des registres a été rassemblé, à Lausanne, par le Service de la population, à Lausanne ; depuis, une grande partie d’entre eux a été versée aux Archives cantonales vaudoises.

Dès 2011, les données des registres sont publiques jusqu’au 31 décembre 1899 pour les naissances ; 31 décembre 1929, pour les mariages et 31 décembre 1959, pour les décès. Elles sont consultables en salle de lecture des Archives cantonales vaudoises, depuis le 1er juin 2015.

Au printemps 2007, le Conseil d’Etat avait accepté l’offre de Google de numériser 100 000 ouvrages de la BCU-Lausanne libres de droits, du XVIe au XIXe siècle. La consultation des données se fait directement depuis le site de Google.

Pour être complet, n’oublions pas les initiatives individuelles et d’ampleur inégale, prises par le Musées des beau-arts, le Musée et jardins botaniques et le Musée de l’Eylsée, celui-ci s’étant lancé avant toutes les institutions patrimoniales du canton de Vaud, dans la reproduction numérique.

46 - Rapport d’activité ACV 2015

Equipements du pôle numérique 1 scanner i2s Suprascan Quartz A1 400 dpi Le scanner de format A1 ( 110x63 cm ) permet de numériser les cartes et les plans cadastraux jusqu’à ce format.

C’est un scanner étudié pour une numérisation rapide et productive ( 7,9 secondes / A1 couleur à 400 dpi ), avec un double-plateau entièrement automatisé de conception récente, supportant des documents jusqu’à 25 kg.

La manipulation des registres est aisée, avec un large écart entre la vitre et le document et des pédales de commandes du mécanisme du plateau et de l’impulsion du déclencheur de prise de vue.

La calibration du processus de numérisation s’effectue à l’aide de mires d’étalonnage, pour la mise au point de l’objectif, l’échelle de reproduction et la balance des blancs et des couleurs.

1 scanner i2s Suprascan Quartz A0 HD 600 dpi Le scanner de format A0 ( 125x87 cm ) numérise les cartes et les plans cadastraux supérieurs à A1. Le large plateau sans arête sur les bords autorise la numérisation des cartes supérieures au format A0 par segments d’image successifs. L’intégralité de la carte est recréée avec le logiciel Adobe Photoshop.

C’est un scanner haute définition ( jusqu’à 600 dpi ), étudié pour la numérisation de documents grand format de faible épaisseur. L’équipement d’un double-plateau porte-livres mécanique permet toutefois la numérisation des grands registres cadastraux jusqu’à 40 kg, mais la non automatisation du mécanisme et le faible écart entre la vitre et le document limitent fortement la vitesse de production, malgré une vitesse relativement rapide de numérisation ( 22,5 secondes / A0 couleur à 400 dpi ).

L’éclairage modulable lors de la numérisation augmente les possibilités de mise en valeur du relief des documents ( pour des sceaux et parchemins par exemple ), et réduit dans une certaine mesure les reflets parasite ( sur des imprimés par exemple ).

Le porte-livre mécanique peut être remplacé par un plateau métallique fixe, qui rend la numérisation des grandes cartes plus aisée, avec la possibilité de les maintenir avec des aimants. L’absence de vitre autorise la numérisation de documents comprenant des éléments plus en relief ( cadres de tableaux, sceaux, agrafes, etc. ).

2 ordinateurs Dell Optiplex 9010 reliés aux scanners Suprascan 1 serveur de travail 3 serveurs d’images de conservation 1 serveur d’images de diffusion 1 logiciel pilote de scanner ( scanner I2s Suprascan A0 et A1 ), Yooscan 1 logiciel de post-traitement, Limb processing 1 ordinateur Dell 2410 pour le post-traitement 1 logiciel d’organisation, outil de suivi, Limb Maestro, installé en cloud SAS 1 scanner Hasselblad Flextight x5 avec pilote 1 scanner A3 Epson Expression 11000XL Pro avec pilote Silverfast 1 ordinateur Mac Pro 2,7 Ghz 12-Core Intel Xeon ES 1 imprimante A2 Epson Stylus Pro 4900 SpectroProofer Rapport d’activité ACV 2015 - 47

Les travaux de numérisation Une attente lointaine non satisfaite La question du retour des archives relatives aux anciennes possessions savoyardes en Suisse romande a été évoquée depuis le 19e siècle - ainsi, celles du Pays de Vaud ont été réclamées dès 1845 par les membres de la Société d’histoire de la Suisse romande. Elle s’inscrit dans un lointain mouvement de l’historiographie vaudoise et a pris des connotations particulières et idéologiques dans le cadre de la Ligue vaudoise qui a bâti en grande partie son approche de l’histoire vaudoise sur la période savoyarde. Elle a trouvé encore un prolongement sous forme d’une Motion Jacques Leresche et consorts demandant que le canton de Vaud tente de récupérer les archives vaudoises déposées à Turin, transformée en postulat, le 16 août 2001. Lors de sa séance du 6 novembre 2001, le Grand Conseil vaudois a discuté les termes du postulat, soit un engagement financier de CHF 150 000.- correspondant à la moitié des frais de numérisation pris en charge par l’Archivio di Stato di Torino, et a refusé de transmettre les conclusions favorables de la Commission au Conseil d’Etat.

La demande reste ouverte, appuyée par une déclaration commune de partenariat pour la numérisation, faite à la faveur du IV e Colloque des archivistes de l’arc alpin occidental, tenu aux Archives cantonales vaudoises, les 11 et 12 mars 2004, et signée d’une part par la directrice de l’Archivio di Stato di Torino, d’autre part par les directeurs des Archives des cantons de Fribourg, Valais et Vaud. L’élargissement du partenariat aux Archives de l’Etat de Genève n’a pas fait avancer le dossier, faute d’un accord sur une structure juridique. Depuis, les Archives de l’Etat du Valais ont obtenu les fichiers numériques des châtellenies savoyardes situées dans l’actuel Bas-Valais. Les intérêts de la recherche, prenant le pas sur les aspects patrimoniaux, ont été résolus par l’obtention au coup par coup de microfilms.

Le premier apport numérique due à une inititiative externe Dans le cadre d’une recherche sur le siècle des Lumières, la section d’Histoire moderne de l’Université de Lausanne a demandé la numérisation du Journal du bourgmestre de Lausanne, Henri Polier de Vernand ( P René Monod ), riche de 26 000 pages manuscrites. Les travaux de numérisation ont été exécutés par le Service des Archives de l’Université de Lausanne, les Archives cantonales vaudoises détiennent le master numérique.

Retours sur des expériences terminées Les crédits d’investissement adoptés par le Grand Conseil, le 12 mars 2013, visant à permettre des « travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents aux Archives cantonales vaudoises », se rapportent à trois grandes séquences documentaires : 1. Les registres de paroisses et d’état civil 2. Des plans cadastraux des communes et de la cartographie 3. Des plaques de verre concernant l’archéologie

Les registres de paroisses et d’état civil Le défi : faire numériser à l’extérieur de l’institution 1097 cotes de registres de paroisses, de 1562 à 1821 ( Eb ) et 1224 cotes de registres d’état civil, de 1821 à 1875 ( Ed ). L’idée d’externaliser le travail était encouragée par l’existence de mcirofilms, ce qui allégeait les coûts en matière de valeur-assurance.

L’appel d’offres marché public fut lancé en septembre 2013, l’adjudication eut lieu le 20 janvier 2014.

48 - Rapport d’activité ACV 2015

Exécution

Eglise mormone Externe

Externe

Externe Externe

Externe

Interne

Interne

Externe

Externe Externe

Externe

Externe

Intitulé campagne

Registres de reconnaissances

Journal de Poliez de Vernand

Vues aériennes

Registres paroissiaux Registres d’état-civil après 1875

Manuscrits

Plans cadastraux

Cartographie

Plaques de verre

Négatifs souples Fichiers

Fichiers

Fichiers

Externe

Externe

Externe Externe Externe

Fichiers

Fichiers

Fichiers Fichiers Fichiers

49 - Rapport d’activité ACV 2015

Externe

Fichiers

201620162016-

2016-

2016-

2016-

2016-

2016-

20162016-

2016-

2015-

2015-

2014-2015

2014-2015 2014-2015

2014

2010-2011

2009-2016

Durée

S 111 / 35-75 SB 86 SC 197 / C 1-10

S 112 / 111

S 112 / 110

S 112 / 109

S 112 / 108 / 1-5

SB 4

PP 886 H K VII h 482 / 1-228

AMH C

Gc

P Château de La Sarraz, H 50 P Antitus Gb

Eb Ed

P Monod ( René ) 1-219 PP 961

F, P, PP et divers

Cotes concernées

Tableau 2: Etat de la numérisation au 1er juillet 2016

Rapport d’activité ACV 2015 - 49

12 6 3 694.2

Total

0.3

0.3

0.3

1.5

9.6

3 68.4

8

50

100

0.10

37.5 41.5

9

2.3

341.5

Métré

1895-1976 1920-1977 1946-1997

1936-1937

1936-1937

1932

1922-1923

1935-1950

1950-1980 1898-1935

1898-1930 ( env. )

1501-2008

1601-1940

1421, 1500-1501

1562-1821 1821-1875

1930-1961

1749-1791

1234-1798

Années des documents

TIFF TIFF TIFF

TIFF

TIFF

TIFF

TIFF

TIFF

TIFF TIFF

TIFF

TIFF

TIFF

TIFF

JP2 TIFF

TIFF

TIFF

TIFF

300 300 300

300

300

300

300

300

300 300

1200

400

400

300

300 300

300

300

300

Format Résolution

422

288 000 435 000

3 077

14 100

2 200 000

Nombre

Profil ICC 105 000 personnalisé Profil ICC 5 500 personnalisé Niveau de 1 400 gris RVB 8 410 Niveau de 600 000 gris Niveau de 185 000 gris Niveau de 4500 gris Niveau de 1000 gris Niveau de 300 gris Niveau de 200 gris RVB 32 000 RVB 37 400 Niveau de 20 000 gris Totaux 3 941 309

Niveau de gris sRVB Niveau de gris Couleurs

NB / couleur Couleurs indexées RVB

2 8

0.07

1

23

Poids ( To )

La phase de préparation interne destinée à adapter et à corriger les inventaires existants et à préparer les volumes en plaçant des fiches techniques indiquant les parties du registre, les pages blanches, les suites, etc., fut entamée en novembre 2013. Elle a duré jusqu’en septembre 2014.

Il ressort de cette expérience, qu’il importe de ne pas sous-estimer la phase de préparation, par principe laborieuse et longue. Outre la reprise de l’inventaire, lequel connaît inévitablement des adaptations en vue de la numérisation des documents, les travaux de réparations et de consolidation des documents doivent précéder la numérisation, de plusieurs mois.

Le projet de numérisation des registres de paroisses et d’état civil a démarré officiellement le 5 mars 2014.

Conformément à l’appel d’offres, la numérisation a été réalisée en TIFF 300 dpi gris non compressé pour les registres d’état civil, ce qui représente un choix standard, et en JP2 sRGB compression sans perte, pour les registres paroissiaux, selon les conclusions des travaux de Théophile Naito. La différence de traitement est due à la difficulté de lecture des registres paroissiaux dans lesquels l’encre traverse régulièrement la page et se confond avec l’encre utilisée au verso. La couleur facilite la distinction du côté de l’inscription. Au niveau des métadonnées, en sus des métadonnées EXIF, la cote a été inscrite dans les IPTC de l’image, tandis que des fichiers CSV accompagnant les images comportent la référence de livraison, le nombre d’images de la livraison, la colorimétrie, le cadrage, la restitution, la résolution, le format, le nom du prestataire, la date, la procédure de contrôle qualité effectuée par le fournisseur, le nommage, la typologie du document, la taille du fichier.

Les premiers registres ont été emportés le 11 mars 2014. Dans le cadre de la circulation des documents, des bordereaux de transmission ont été mis en place spécifiquement pour la numérisation en service bureau. Des contrôles de l’état sanitaire ont été effectués avant le transfert et au retour des documents, de façon à vérifier si l’opération de numérisation avait dégradé l’état conservatoire des registres. A une exception près – laquelle a fait l’objet d’une réclamation écrite – les documents ont été rendus dans le même état qu’à leur sortie.

Le 19 juin 2014, les premiers livrables ( images et fichiers ) ont été fournis. Le contrôle qualité des images a accompagné chaque livraison dont l’expérience nous a montré qu’il doit être au plus près des dates de réception des fichiers, de façon à pouvoir influer sur les livrables suivants et requérir des modifications. Les défauts relevés dès le 8 juillet 2014 dans la numérisation ont obligé de modifier le critère choisi de l’échantillonnage dans le contrôle des prises de vue, pour lui préférer celui de l’exhaustivité. En raison de positions irréconciables entre le mandant et le mandataire, pris en défaut sur ses affirmations de contrôle aléatoire, il a fallu engager sur le budget institutionnel une personne exclusivement affectée à cette tâche. L’ampleur et le calendrier du « rework » ont été discutés lors d’une réunion du 3 décembre 2014, les frais ont été mis à la charge du prestataire.

Le 30 juillet 2015, le projet de numérisation s’est officiellement achevé, représentant 723 000 images, à savoir 288 000 images pour les registres paroissiaux et 435 000 images pour les registres d’état civil.

Les premières images ont été rendues accessibles en salle de lecture, dès le le mois de mai 2015 ; la totalité l’est depuis octobre 2015. Les coûts ont été respectés, un plan de communication a été arrêté avec le prestataire de services.

Les différentes phases de l’opération sont décrites ci-après ; elles soulignent le nombre et la solidarité des étapes dont il ne faut pas sous-estimer la durée. Leur ordre ne peut pas être interverti, elles doivent se succéder sans décalage et délivrer toutes les informations utiles à la séquence suivante d’intervention.

50 - Rapport d’activité ACV 2015

Numériser les archives en service bureau

Planifier les travaux Prendre un document au rayon Préparer la numérisation d’un document Procéder à l’état sanitaire d’un document

Consolider un document

Remettre un document au rayon Reprendre un document au rayon Stocker un document pour le numériser Préparer le transport d’un document

Préparer le bordereau d’un document

Les documents NE sont PLUS en circulation en salle de lecture

Transporter des documents aller Transporter des documents retour

Prestataire

Transporter des images

Vérifier un document après numérisation

Stocker un document pour contrôle qualité Contrôler la qualité d’une image

Stocker une image de diffusion

Reprendre un document après contrôle qualité

Stocker une image de conservation

Consolider un document après numérisation

Remettre un document au rayon

Schéma 1.- Etapes de la numérisation externalisée

Rapport d’activité ACV 2015 - 51

Un projet parallèle et antérieur au pôle numérique : la numérisation des registres de reconnaissances Le 17 juillet 2002, au moment où elle reprend contact avec les Archives cantonales vaudoises, la Société généalogique de l’Utah, créée par l’Eglise de Jésus-Christ des saints des derniers jours, rappelle qu’elle a travaillé avec plus de 6000 services d’archives répartis dans 159 pays dans le monde. En Suisse, elle affirme avoir collaboré avec une soixantaine de dépôts d’archives. Elle recourt désormais à la numérisation pour la diffusion, le microfilm demeurant le support de référence pour la conservation. Il faut remonter à la fin des années 1940 pour retrouver ses premiers travaux de microfilmage en Suisse, onze ans après les avoir lancés à travers le monde. Les Archives cantonales vaudoises comptent parmi leurs toutes premières réalisations.

Depuis la création en 1894 de sa bibliothèque généalogique à Salt Lake City, l’Église mormone possède le plus important fichier généalogique de la planète. Sa démarche a une explication religieuse. Ses membres croient à la possibilité d’un salut rétroactif des âmes par « le baptême par procuration » pour les morts ; ils se sont fixés l’objectif de retracer l’arbre généalogique de l’humanité.

D’abord intéressée à indexer et à numériser les registres paroissiaux et d’état civil, déjà microfilmés, l’Eglise mormone se heurta au refus de l’Etat civil cantonal qui confirma celui de l’Office fédéral de l’état civil, consulté sur cet objet. La question d’une telle collaboration fut discutée le 16 novembre 2005 avec les membres de la Conférence des directrices et directeurs des dépôts d’Archives suisses, car elle pouvait créer un précédent.

C’est au cours des négociations qu’il fut question pour la première fois de la numérisation des registres de reconnaissances. Rien d’étonnant à cela. En dehors des registres paroissiaux, ces registres constituent la source principale des recherches généalogiques, surtout pour la période médiévale. Ils couvrent la période de 1234 à 1798 et sont rédigés en latin et en français. Désignés également sous les noms « terriers », « grosses de reconnaissances », voire « extentes » ( parce que contenant l’étendue des droits seigneuriaux ), ils regroupent les reconnaissances prêtées par les tenanciers pour leurs biens fonciers à leur seigneur au Moyen Age et sous l’Ancien Régime. Les droits peuvent être aussi résumés dans un document plus restreint, le rentier ou le « cottet ». La rénovation des reconnaissances permet parfois de reconstituer jusqu’à cinq générations.

La démesure et l’originalité de la démarche ( remonter à des informations datant du 13e siècle, une première au niveau mondial ! ) n’effrayèrent pas les représentants de l’Eglise mormone. Les résultats le prouvent.

Entamée le 4 mai 2009, la campagne de numérisation s’est close le 24 juin 2016. Elle a traité 5136 registres de reconnaissances pour 2 269 353 prises de vue. Elle a mobilisé une grande partie du personnel des Archives cantonales vaudoises, pendant toute la durée de l’opération. Elle a amené la rédaction de directives et de nombreuses séances plénières et spécifiques.

La planification et le contrôle des tâches ont été garantis par les Archives cantonales vaudoises, en particulier le photographe de l’institution, secondé par des aides temporaires. La numérisation a été calculée au départ sur une cadence hebdomadaire de 10 000 prises de vue ; ce chiffre a été diminué par la suite, en raison des contraintes matérielles des documents. Elle a été effectuée avec la caméra de marque Redlake Illunis XMV 16 millions de pixels, 1541 et par l’opérateur mis à disposition gracieusement par le mandant.

L’atelier de restauration a exécuté les travaux de consolidation et de stabilisation des registres fragiles ou endommagés. Leur nombre et l’état de leur dégradation avaient été consignés en 2001 dans le rapport « Hors consultation », par un restaurateur indépendant.

Comme la convention signée le 23 juin 2008, entre la Société généalogique d’Utah et les Archives cantonales vaudoises le stipulait, il a fallu procéder à la pagination de près de 2,3 millions de pages,

52 - Rapport d’activité ACV 2015

autrement dit de convertir les chiffres romains en chiffres arabes, de paginer les versos et les registres dépourvus de numérotation. L’entreprise a pu être couronnée de succès grâce à la collaboration bénévole d’une vingtaine de membres de l’Eglise mormone, parmi lesquels 3 couples venus directement des Etats-Unis.

Les images ont été réalisées en couleurs indexées au format TIFF, 300 dpi, la définition des images étant de 3 pixels minimum au point. Les images étaient expédiées chaque semaine pour contrôle par le laboratoire de Salt Lake City, à l’aide de disques durs externes « shuttle », d’une capacité de 160 à 400 gigaoctets. L’ordinateur utilisé a permis de travailler avec une capacité physique d’un teraoctet.

Les fichiers numériques ont été placés au fil de l’eau sur le site de l’Eglise mormone, https :// familysearch.ch. Un jeu complet de disques durs, procuré gratuitement aux Archives cantonales vaudoises, peut être disponible pour l’heure sur les ordinateurs de la salle de lecture, avant d’être porté à terme sur Internet. Chaque partenaire fera évoluer les données en fonction de son environnement informatique.

L’inventaire pièce à pièce d’origine a été transféré dans une base de données, mise aux exigences de la norme générale et internationale de description archivistique ISAD / G, systématiquement enrichie d’informations sur les caractéristiques externes, la structure et le contenu des registres ou cahier. Chaque notice descriptive est numérisée au début de chaque volume, elle constitue les métadonnées de la numérisation.

Dans une démarche parallèle, l’indexation des registres numérisés et l’introduction par l’Eglise mormone des images sur Internet dans le système d’indexation www.familysearchindexing.org, ont été incluses dans la convention. Cela s’explique par le fait que si les Archives cantonales vaudoises n’ont pas souhaité se charger de ce travail d’indexation ( il est en fait confié au Cercle vaudois de généalogie ), elles bénéficieront des résultats. La procédure veut que deux indexeurs se chargent séparément des mêmes pages ; les désaccords sont arbitrés par une personne connaisseuse des patronymes régionaux.

Rapport d’activité ACV 2015 - 53

Etapes

Nature du travail

Responsable

Observations

1

Adaptation de la notice de l’inventaire au formulaire de numérotation

Coordinateur

Traitement informatique « lourd »

2

« Activation » registre

Coordinateur

Cellule 111

3

Selon l’état sanitaire du registre, travail de consolidation

Restauratrice

L’intervention empêche la numérisation dans l’ordre continu des registres

4

Prise en charge du registre pour pagination et protocole des observations dans le formulaire d’analyse, selon directives ad hoc

Pagineur

5

Retour du registre paginé

Employé de salle

Cellule 332

6

Contrôle du registre paginé

Contrôleur

Salle de travail

6 bis

Selon les situations, retour du registre au numéroteur

Contrôleur

Salle de travail

7

Saisie du formulaire d’analyse et contrôle des constats

Coordinateur

Atelier du photographe ACV

8

Remise du registre et du formulaire d’analyse pour numérisation

Coordinateur

Cellule 433

9

Prises de vue numériques, registre et couvertures

Opérateur

9 bis

Retour du registre, en cas d’erreurs dans la pagination

Salle de travail

Local opérateur

Opérateur / Coordinateur

Atelier du photographe ACV

Opérateur

Atelier de numérisation

10

Contrôle de qualité, inscription du nombre de prises de vue sur le formulaire d’analyse

11

Saisie informatique des données complémentaires du formulaire d’analyse

Coordinateur

Atelier du photographe ACV

12

Retour du registre à la case départ

Coordinateur

Cellule 111

13

Mise à disposition de disques durs

Eglise mormone

14

Travaux d’indexation

Groupe Cercle vaudois de généalogie

15

Mise en ligne

Site de l’Eglise mormone

15 bis

Mise en ligne

Site des ACV

En ligne ou salle de travail

Tableau 3: Le parcours du registre de reconnaissances ou la chaîne de solidarités dans la démarche de numérisation des registres de reconnaissances des Archives cantonales vaudoises 54 - Rapport d’activité ACV 2015

Un pari sur l’avenir L’ampleur de l’entreprise justifiait-elle à elle seule une décision favorable, alors que plusieurs milieux étaient réticents devant la mise en ligne de données personnelles et critiquaient les convictions religieuses de l’Eglise mormone ? Dans le cas des Archives cantonales vaudoises, la collaboration avec cette église était déjà établie au travers des campagnes de microfilmage des années 1949–1951 et 1973-1976 : sa nouvelle formulation dans un contexte de numérisation n’était pas surprenante ; elle portait de plus sur des documents auxiliaires de la généalogie dans lesquels aucune donnée individuelle postérieure à 1798 ne se rencontre. Refuser une telle occasion était inévitablement constater que l’Etat n’aurait pas investi dans une telle démarche ( en ce sens, on ne peut même pas parler d’une mesure d’économie ) et se retrouver avec un patrimoine documentaire en péril du point de vue conservatoire.

Toujours est-il qu’avec la numérisation des registres paroissiaux et d’état civil, auquels il faut ajouter les registres d’état civil postérieurs à 1875 numérisés par l’Office cantonal de l’état civil, combinés avec la numérisation des registres de reconnaissance, les Archives cantonales vaudoises disposent depuis juillet 2016 de données généalogiques primaires de 1234 à 1960. C’est une situation toute à fait exceptionnelle sur le plan international.

Un projet ambitieux en cours et déclencheur de la numérisation : les registres de plans cadastraux et les cartes Les Archives suisses conservent des plans dès le XVIe siècle. Il ne s’agit pas encore de plans visuels ( c’est-à-dire en perspective ), ni géométriques ( avec des mesures ), mais simplement de « mappes » qui précisent les situations des lieux les uns par rapport aux autres. Les premiers « terriers » suisses sont levés au milieu du 17e siècle. Ils concernent justement le Pays de Vaud. Lausanne est la première ville de Suisse à faire l’objet d’un cadastre.

Les Archives cantonales vaudoises conservent des collections de registres de plans cadastraux et de cartes pour la période de 1650 à 1914, dans des quantités qui n’ont pas leur pareil en Suisse, à savoir 2 344 registres d’onglets et boîtes de plans cadastraux et des 3 950 cotes de cartographie. La collection de plans cadastraux compte 143 registres pour le 17e siècle, 525 pour le 18e siècle, le solde, majoritaire, concerne le 19e et le début du 20e siècle. Cet état de fait est la conséquence de la promulgation de l’arrêté cantonal vaudois du 10 avril 1959, confirmé par celui du 13 août 2001 ordonnant la remise aux Archives cantonales vaudoises des anciens plans cadastraux et plans terriers. En décidant une telle centralisation, l’Etat de Vaud se voit obligé d’assumer l’ensemble de la charge financière liée à la conservation et à la consultation.

Le format le plus couramment utilisé – il est répandu pour le 19e siècle – est apparenté aux dimensions du A0 ( 84,1 x 118,9 cm ) pour une épaisseur des registres de 13 cm ; les registres les plus petits font 24 cm de largeur, 34 cm de hauteur et 1 cm d’épaisseur. Des encres de couleur sont utilisées sporadiquement avant 1800, elles se généralisent au 19e siècle.

Quant aux cartes, leur grandeur usuelle n’excède pas 1 m2. Quelques rares cartes dépassent 3 mètres de longueur, le record étant détenu par un document d’environ 9 mètres. Les plans les plus larges font 4,60 mètres ; la moitié est collée sur toile. La couleur est appliquée selon diverses techniques ; de nombreux plans peuvent être assimilés à des œuvres graphiques.

L’appel d’offres marché public a été lancé en septembre 2013 dans le but d’acquérir du matériel pour effectuer la numérisation en interne. En fait, le projet lui-même avait commencé au début de l’année 2011 avec l’importation des inventaires anciens dans la base de données des Archives cantonales vaudoises DAVEL, puis à leur mise en conformité à la norme générale et internationale de description archivistique ISAD / G. Chaque article a fait l’objet d’une notice descriptive, le changement de niveau ou la modification de la granularité des inventaires existants a été rendu nécessaire pour pouvoir renseigner individuellement chaque champ : mensurations, présence d’un répertoire, nombre de folios, usage de la couleur.

Le relevé systématique des formats des documents a permis d’identifier le nombre de cotes pouvant être numérisées sur les scanners retenus pour l’appel d’offres. Il a ainsi été mis en évidence que si les trois-quarts Rapport d’activité ACV 2015 - 55

des plans cadastraux étaient de taille supérieure au format A1, la proportion était exactement inverse pour les documents cartographiques. Cela a eu pour conséquence de constituer deux chaînes de numérisation, avec une estimation des scans à réaliser, celle du format A0 étant sollicitée pour plus des deux-tiers des images.

L’engagement, plus d’une année à l’avance sur le travail de numérisation, d’une aide-restauratrice, à temps plein, a eu plusieurs effets : l’intégration des données de l’état sanitaire dans la base de données ; la répartition des documents en plusieurs catégories, selon la gravité et la densité des dommages, et la planification des interventions : simple examen, dépoussiérage, consolidation de l’ensemble des planches et de toute la carte.

L’adjudication du marché a été publiée le 20 janvier 2014, soit le mois de l’entrée en fonction de l’aiderestauratrice engagée dans le cadre du projet pour 3 ans. La séance de « kick off » s’est déroulée le 29 avril 2014, lors de laquelle le planning du traitement des spécifications a été fixé. Le 15 mai suivant eut lieu une réunion de la direction de projet et le 17 juin celle du comité de pilotage pour entériner les choix. Les deux scanners ont été installés les 9 et 10 juillet.

La formation de deux jours a été donnée, la troisième semaine de ce même mois. Centrée sur le fonctionnement des appareils et du logiciel qui les pilote, elle rassemblait, outre le responsable métier ( archiviste ), le photographe des Archives cantonales vaudoises et l’informaticien de la Direction des systèmes d’information, chef de projet.

Le 11 septembre 2014, une première présentation du Pôle numérique ainsi aménagé a été organisée dans le cadre de l’Assemblée générale de l’Association des archivistes suisses.

Les 29-30 septembre et les 1er et 8 octobre 2014, l’implémentation des logiciels Limb prossessing ( post-traitement d’images ) sur POC et Limb Maestro ( gestion et administration ) a été effectuée. Une rapide formation sur le premier de ces logiciels a également été donnée lors de la deuxième date.

Le 7 octobre 2014, les deux postes d’opérateur ont été mis au concours.

Une formation Limb Maestro a été mise sur pied à distance le 5 novembre 2014. Entre décembre 2014 et mars 2015, le logiciel Limb Maestro a reçu le correctif de plusieurs bugs et une mise à jour. Les données y ont été importées en février 2015. En mars 2015, le logiciel Limb processing v3.1 a été installé sur les serveurs de validation et de production. La configuration du produit sur les deux serveurs a été terminée le 7 avril.

Le déplacement des registres des plans cadastraux en vue de leur numérisation a débuté le 12 mars 2015. Il avait été retardé autant que possible par le fait que les documents originaux ne sont plus consultables dès leur entrée dans la chaîne de numérisation. Pour prévenir toute critique et tout retard fâcheux dans les recherches scientifiques, le retrait des documents avait été annoncé plus d’une année à l’avance. De même, il a fallu fixer une procédure de traitement équitable des demandes particulières de documents, dans l’antichambre de la numérisation. Ainsi, certaines cotes de documents ont été traitées prioritaitement pour tenir compte des besoins des usagers. Mais, une fois les documents introduits dans le flux de la numérisation, ils sont rangés par format, soit selon les lots prévus par opérateur. Le recours à l’outil de suivi, le logiciel Limb Maestro, permet de déterminer à quelles étapes le document se situe et sa localisation dans des ensembles définis par les dimensions des sources, ce qui n’évite pas de prendre parfois beaucoup de temps dans le cas de la recherche d’une cote précise.

Lors de leur entrée en fonction, le 1er avril 2015, les deux opérateurs ont été formés par le photographe de l’institution, avec l’appui du fournisseur. Ils ont suivi une formation commune avec le personnel de l’atelier de restauration, afin d’harmoniser et de coordonner leurs interventions.

Il a été décidé de calibrer et programmer les deux scanners de façon identique pour produire des images TIFF 400 dpi profil ICC personnalisé. La résolution été déterminée par la finesse de certains traits au crayon et l’expertise d’un consultant professionnel. Le profil ICC a été établi sur chaque scanner.

Ces choix induisent la création d’images à 300-350 Mo ( format A1 ), respectivement 700-750 Mo ( plein format A0 ).

Le cadrage comprend les bords des registres / cartes, y compris les ficelles ( présence d’un bord noir ). Le document est numérisé obligatoirement en entier, avec sa couverture et son dos. La tranche est exclue de cette opé56 - Rapport d’activité ACV 2015

ration, à la fois pour des raisons sanitaires et pratiques et la modestie des informations qui y figurent. Les pages blanches font partie de la numérisation, lorsqu’elles sont numérotées ou foliotées pour elles-mêmes et porteuses d’informations. L’objectif poursuivi est d’obtenir un fac-similé du document original, dans son état actuel.

Les plans cadastraux et les cartes sont numérisés en un balayage et une seule image. En cas d’impossibilité, plusieurs scans sont réalisés, assemblés en post-traitement. Les cas particuliers constatés ( par exemple, folios manquants ) en amont sont signalés dans le Système d’information de description ( AIS ). Les plans sont numérisés dans l’ordre physique des pages. Les appareils sont calibrés une fois par mois.

Le travail post-traitement relève du photographe de l’institution à l’aide du logiciel Limb processing. Le contrôlequalité, les assemblages et les correctifs sont apportés à ce moment-là, tout comme est effectuée la structuration.

Lors de l’export, les métadonnées descriptives, préalablement chargées dans le logiciel, rejoignent l’image.

Le tableau cumulatif ci-après, définit les métadonnées dans les fichiers images ( 1 ), ainsi que les métadonnées intégrées dans un fichier Comma Separated Values ( CVS ) ( 2 ) qui accompagne le dossier d’images constitué à la cote - l’échelle est ajoutée pour les cartes. Et un fichier CSV global ( 3 ) est généré pour l’import dans le Système d’information de description ( AIS ). Le contenu de ce fichier est le suivant : Métadonnées dans les fichiers images( 1 )

Métadonnées dans le fichier CSV ( 2 )

Créateur

Cote

Code pays

Cote plan d’archivage

Cote

Cote de l’original aux ACV

Date de la numérisation

Intitulé

Opérateur

Dates

Modèle du numériseur

Contenu

Résolution horizontale ( X )

Langue et écriture

Résolution verticale ( Y )

Format L x H x E ( cm )

Unité de résolution

Notes

Format des fichiers Import « Plans et cartes » dans DAVEL ( 3 )

Date de la numérisation

Cote

Opérateur

Cote plan d’archivage

Modèle du numériseur

Cote de l’original aux ACV

Résolution horizontale ( X )

Date de la numérisation

Résolution verticale ( Y )

Opérateur

Unité de résolution

Modèle du numériseur

Format des fichiers

Résolution horizontale ( X )

Nombre de fichiers

Résolution verticale ( Y )

Pays

Unité de résolution

Code du pays

Format des fichiers

Province / état

Nombre de fichiers

Ville Tableau 4 : Métadonnées et imports « Plans et cartes » dans DAVEL Rapport d’activité ACV 2015 - 57

Les fichiers images de conservation sont alors placés par le logiciel sur un serveur dédié. Des fichiers pdf générés à partir de ces images intégrant une compression jpeg 100 et une résolution 300 dpi conservant le profil ICC personnalisé sont portés par un autre serveur auquel l’usager de la salle de lecture accède depuis le début de l’opération. Autrement dit, au fur et à mesure de leur validation, les images sont consultables par le public, dans le bâtiment des Archives cantonales vaudoises.

Le 15 décembre 2015, la version 7.5 du logiciel Yooscan pilotant les scanners a été installée sur les deux scanners durant la visite préventive.

En une année, soit du 1er avril 2015 au 31 mars 2016, ont été produites 2 955 images représentant 2081 cotes du fonds des plans et des cartes ( Gc ), soit 53 % du total, et 33 003 images pour 887 cotes du fonds des registres cadastraux ( Gb ), équivalant à 38 % de la masse totale.

Il est prévu, à la fin du mois de mars 2017, de mettre un terme à l’engagement d’un des opérateurs.

Un bilan intermédiaire sera dressé à ce moment-là ; il doit, selon la planification, confirmer la fin de la numérisation des plans cadastraux et de la cartographie sur le scanner A1. L’achèvement de l’ensemble de l’opération a été fixé en mars 2019.

C’est un projet de numérisation patrimoniale dont la copie numérique ne remplace pas l’original analogique – celui-ci est conservé et peut être sollicité en cas de besoin. Si le projet ne respecte pas les critères de la norme ISO 14641 ( NFZ 42-013 ) concernant la conservation à destination probatoire – les images produites ne sont par exemple pas stockées immédiatement dans un Système d’Archivage Elecronique ( SAE ) –, il fournit des images sans déformation notable auxquelles on peut recourir pour faire des mesures dans le terrain. Le fait que ces plans ont été remplacés par ceux qui leur ont succédé limite singulièrement leur portée juridique.

Le schéma ci-contre montre en outre l’état du personnel engagé dans l’opération, soit un archiviste pour la planification et la conduite du projet, l’atelier de restauration renforcé par l’engagement d’une aide-restauratrice, d’une mandataire et de stagiaires pour la préparation des documents, deux opérateurs pour la numérisation sous l’œil vigilant du photographe de l’institution pour le contrôle-qualité, le traitement et la structuration des images ; l’archiviste-assistant principal, aidé du personnel auxiliaire pour la remise au rayon des documents ; enfin, un chef de projet de la Direction des systèmes d’information pour la coordination des aspects informatiques.

Fonds et collections photographiques Les Archives cantonales vaudoises conservent, en complément des archives écrites, de nombreuses photographies dont la masse la plus importante provient d’Edipresse Publications SA, riche de plus 600 000 articles. Plusieurs milliers de plaques de verre, des archives des Monuments historiques, de la Cathédrale de Lausanne et du Château de Chillon, ainsi que de vues aériennes attendent de faire l’objet d’un contretype, tant pour des questions conservatoires que d’exploitation.

Une première campagne d’urgence, limitée à quelques milliers de plaques de verre, a été programmée dans le cadre du pôle numérique. Elle est intégralement confiée à l’externe, en raison d’impératifs techniques.

A la faveur des travaux de la 2e étape de densification définis dans l’Exposé de motifs et projet de décret accordant au Conseil d’Etat un crédit d’ouvrage de CHF 1 485 000.-, adopté par le Grand Conseil, le 23 juin 2015, une surface équipée de rayonnages mobiles a été créée aux exigences climatiques de la conservation spécifiquement pour accueillir les supports photographiques. Cet aménagement permettra de séparer les supports photographiques. Ainsi, les négatifs souples et sur verre seront déplacés dans la chambre froide du Dépôt et Abri de biens culturels de Lucens, pour tenir compte des raisons climatiques plus strictes que pour les autres, et non sans avoir au préalable procédé à leur numérisation pour permettre leur consultation.

58 - Rapport d’activité ACV 2015

Planifier les travaux

Numériser les archives aux ACV

Prendre un document au rayon

Les documents sont encore en circulation en salle de lecture

Procéder à l’état sanitaire d’un document Consolider un document 1 Remettre un document au rayon

Reprendre un document au rayon

Juger de l’état sanitaire d’un document Consolider un document 2 Stocker un document pour le numériser

Stocker un document pour le renumériser

Les documents NE sont PLUS en circulation en salle de lecture

Numériser un document Contrôler la qualité d’une image Stocker un document pour contrôle qualité

Stocker une image de diffusion

Vérifier un document après numérisation

Stocker une image de conservation

Consolider un document après numérisation

Remettre un document au rayon

Schéma 2.- Etapes de la numérisation internalisée

Rapport d’activité ACV 2015 - 59

Les travaux de numérisation des négatifs ont démarré en avril 2016. Ils ont été définis selon les caractéristiques ci-après.

Spécifications concernant les livrables du projet d’externalisation de la numérisation des plaques de verre et négatifs 1. Livrables des plaques de verre Les livrables, soit images TIFF et JPEG de toutes les plaques de verre, doivent être nommés selon une structure définie ci-dessous dans le but de les déposer sur notre plateforme de stockage et de les lier au référentiel des ACV. 1.1 Nommage des fichiers images Le nom de chaque image numérique produite sera conforme au modèle suivant : 1.1.1

DESIGNATION DE L ENTITE_COTE DE LA PLAQUE DE VERRE.EXTENSION Champs

Variables

1.1.1.1

DESIGNATION DE L ENTITE

CH-ACV

1.1.1.2

COTE DE LA PLAQUE DE VERRE

exemples, RN-AMH-C-1951-1 ou RNAMH-C-1038

1.1.1.3

EXTENSION

selon format

Les fichiers images, nommés selon la règle définie, seront inscrits sur le disque dur.

Les métadonnées EXIF et IPTC ( cote du document ad minima ) doivent être intégrées au fichier image.

1.2 Nommage du répertoire des fichiers images Le nom du répertoire des dossiers des images numériques produites sera conforme au modèle suivant : 1.2.1

DESIGNATION DE L ENTITE_IMAGES Champs

Variables

1.2.1.1

DESIGNATION DE L ENTITE

CH-ACV

1.2.1.2

FORMAT :

TIFF ou JPEG

Les répertoires contiendront les fichiers des images numériques des plaques de verre selon leur format.

1.3 Nommage des disques durs Chacun des disques durs sera nommé conformément au modèle suivant : 1.3.1

FFFXXX_NN Champs

Variables

1.3.1.1

FFF

code normalisé de l’institution désignant les ACV détentrices des documents

1.3.1.2

XXX

code affecté à un projet ou à un sous-ensemble objet d’une prestation, sous la forme d’un nombre à trois chiffres ( 001 )

1.3.1.3

NN

numéro identifiant du disque dur, sur 2 chiffres obligatoirement ; le prestataire nommera les disques durs produits dans le cadre d’une commande donnée en incrémentant à partir du premier numéro à utiliser, qui sera fourni par les ACV ( 02 )

60 - Rapport d’activité ACV 2015

Chaque disque dur contiendra : - le fichier technique - le répertoire contenant les dossiers images regroupant les fichiers images TIFF - le répertoire contenant les fichiers images regroupant les fichiers images JPEG 1.4 Fichier technique Un fichier technique au format csv sera inscrit sur chaque disque dur. Il contiendra les informations suivantes : - la référence du disque dur ; - la liste des fichiers images inscrits sur le disque ( listés par leur nom ) ; - l’image : pilote ( RVB et gris ) ensuite choix ; - le cadrage de l’image ( au plus près du bord physique ) ; - le format de restitution ( 1 : 1 ) ; - la résolution ( 1200 dpi ) ; - le format de l’image ( TIFF sans compression ) ; - l’organisme producteur ; - la date de production ( JJ.MM.AAAA ).

Chaque fichier technique sera nommé conformément au modèle suivant : 1.4.1

FFFXXX_NN_TECH.EXT Champs

Variables

1.4.1.1

FFF

code normalisé de l’institution désignant les ACV détentrice des documents

1.4.1.2

XXX

code affecté à un projet ou à un sous-ensemble objet d’une prestation, sous la forme d’un nombre à trois chiffres ( 001 )

1.4.1.3

NN

numéro identifiant, sur 2 chiffres obligatoirement ; le prestataire nommera les fichiers techniques produits en incrémentant à partir du premier numéro à utiliser, qui sera fourni par les ACV ( 02 )

1.4.1.4

TECH

code affecté au fichier technique

1.4.1.5

EXT

csv

Rapport d’activité ACV 2015 - 61

2. Livrables des négatifs Les livrables, soit planches contact TIFF et JPEG de tous les négatifs avec pochette d’origine sur la gauche, pochette surmontée de l’étiquette de la cote et d’une étiquette portant les numéros extrêmes des négatifs figurant sur l’image, doivent être nommés selon une structure définie ci-dessous dans le but de les déposer sur notre plateforme de stockage et de les lier au référentiel des ACV. Nommage des fichiers images Le nom de chaque image numérique produite sera conforme au modèle suivant : 2.1.1

DESIGNATION DE L ENTITE_COTE DU NEGATIF_NUMERO.EXTENSION Champs

Variables

2.1.1.1

DESIGNATION DE L ENTITE

CH-ACV

2.1.1.2

COTE DU NEGATIF

exemple, RN-PP 886 H 1-1 A 1

2.1.1.3

NUMERO

format nn à partir du numéro 01

2.1.1.4

EXTENSION

selon format

Les fichiers images, nommés selon la règle définie, seront inscrits sur le disque dur.

Les métadonnées EXIF et IPTC ( cote du document ad minima ) doivent être intégrées au fichier image.

Nommage des dossiers des fichiers images Le nom de chaque dossier des images numériques produites sera conforme au modèle suivant : 2.2.1

DESIGNATION DE L ENTITE_COTE DU DOSSIER Champs

Variables

2.2.2.1

DESIGNATION DE L ENTITE

CH-ACV

2.2.2

COTE DU DOSSIER

exemple, RN-PP 886 H 1-1 A 1

Les différents dossiers contiendront les fichiers des images numériques des registres.

Nommage du répertoire des dossiers des fichiers images Le nom du répertoire des dossiers des images numériques produites sera conforme au modèle suivant : 2.3.1

DESIGNATION DE L ENTITE_IMAGES Champs

Variables

2.3.1.1

DESIGNATION DE L ENTITE

CH-ACV

2.3.1.2

FORMAT :

TIFF ou JPEG

Le répertoire contiendra les dossiers des fichiers des images numériques des négatifs.

62 - Rapport d’activité ACV 2015

Nommage des disques durs Chacun des disques durs sera nommé conformément au modèle suivant : 2.4.1

FFFXXX_NN Champs

Variables

2.4.1.1

FFF

code normalisé de l’institution désignant les ACV détentrices des documents

2.4.1.2

XXX

code affecté à un projet ou à un sous-ensemble objet d’une prestation, sous la forme d’un nombre à trois chiffres ( 001 )

2.4.1.3

NN

numéro identifiant du disque dur, sur 2 chiffres obligatoirement ; le prestataire nommera les disques durs produits dans le cadre d’une commande donnée en incrémentant à partir du premier numéro à utiliser, qui sera fourni par les ACV ( 02 )

Chaque disque dur contiendra : - le fichier technique - le répertoire contenant les fichiers images regroupant les fichiers images TIFF - le répertoire contenant les fichiers images regroupant les fichiers images JPEG Fichier technique Un fichier technique au format csv sera inscrit sur chaque disque dur. Il contiendra les informations suivantes : - la référence du disque dur ; - la liste des fichiers images inscrits sur le disque ( listés par leur nom ) ; - l’échantillonnage de l’image ( couleur ) ; - le cadrage de l’image ( planche contact ) ; - le format de restitution ( 1 : 1 ) ; - la résolution ( 300 dpi ) ; - le format de l’image ( TIFF ) ; - l’organisme producteur ; - la date de production ( JJ.MM.AAAA ).

Chaque fichier technique sera nommé conformément au modèle suivant : 1.4.1

FFFXXX_NN_TECH.EXT Champs

Variables

1.4.1.1

FFF

code normalisé de l’institution désignant les ACV détentrice des documents

1.4.1.2

XXX

code affecté à un projet ou à un sous-ensemble objet d’une prestation, sous la forme d’un nombre à trois chiffres ( 001 )

Rapport d’activité ACV 2015 - 63

1.4.1.3

NN

numéro identifiant, sur 2 chiffres obligatoirement ; le prestataire nommera les fichiers techniques produits en incrémentant à partir du premier numéro à utiliser, qui sera fourni par les ACV ( 02 )

1.4.1.4

TECH

code affecté au fichier technique

1.4.1.5

EXT

csv

Contrairement à ce que dit la littérature au niveau de la résolution à employer lors de la numérisation de plaques de verre, il a été convenu de se ranger à l’avis de Memoriav et ainsi de ne numériser les plaques de verre qu’à 1200 dpi. En effet, il est ressorti des observations effectuées et des essais menés en interne que, si la taille de l’image varie grandement entre les deux résolutions 1200 et 3000 dpi, rendant différente leur possible exploitation, la résolution à 1200 dpi couvre l’essentiel ( 95 % ) des besoins de l’institution. Elle satisfait la reproduction au format A2 que les Archives cantonales vaudoises sont en mesure d’effectuer en interne. Qui plus est, le niveau de détails accessible ne change pas vraiment, la poussière incrustée disparaît même mieux à 1200 dpi.

Le transfert des données numérisées sur microfilm couleur ou noir-blanc argentique Au terme des opérations de numérisation, il est prévu de faire réaliser une copie des fichiers sur support chimique en service bureau, de manière à satisfaire aux critères de qualité pour l’archivage de données numériques sur microfilm de la Protection des biens culturels. Le dossier fournit le nombre de prises de vue, le poids des fichiers et des devis y relatifs pour le transfert, obtenus auprès de deux entreprises agréées.

La volumétrie laisse entrevoir des coûts élevés, de plusieurs centaines de milliers de francs, si l’on additionne les produits numériques déjà réalisés par les Archives cantonales vaudoises. A l’instar de ce qui a été entrepris entre 2008 et 2016 pour les 26 000 plans historiques des Archives d’Etat de Zurich, la demande a été faite au Service fédéral de la population, par l’intermédiaire de l’Office cantonal de la protection des biens culturels, pour le transfert des fichiers numérisés sur des copies de sécurité analogiques. Ainsi, pour chaque nature de documents, il y aurait un dépôt pour l’original, un autre pour les fichiers numériques et un troisième pour les copies de sécurité. Autant d’empreintes différentes que de lieux de conservation. Il faudra procéder par ordre de priorité et étaler l’entreprise sur plusieurs années.

La démarche s’inscrit dans le débat général sur la pérennité des produits numériques et sur les contraintes de leur élaboration. L’extrait suivant de la publication de l’Office fédéral de la protection des biens culturels de 2009 situe parfaitement les enjeux : « Vu la large utilisation numérique, on peut se demander s’il ne vaudrait pas mieux enregistrer les copies de sécurité sur des supports numériques. En effet, il est bien plus aisé de diffuser, de copier ou de consulter des données numériques que des données analogiques. Mais l’archivage à long terme des données numériques reste malgré tout un problème sans solution. En effet, les supports ainsi que le matériel d’enregistrement se dégradent rapidement et deviennent obsolètes en peu de temps, ce qui constitue un danger pour les données enregistrées. De plus, les logiciels permettant de lire et d’interpréter les données enregistrées évoluent si rapidement qu’ils ne sont souvent plus compatibles avec les données les plus anciennes. L’archivage numérique nécessite donc de copier et de convertir régulièrement les données, ce qui entraîne des dépenses élevées et une charge de travail non négligeable Les progrès technologiques permettront certainement un jour de trouver une solution à ces problèmes, mais dans combien de temps ? A l’heure actuelle, le microfilm reste la seule solution valable d’archivage à long terme de documentations de valeur car il s’agit d’un support stable et éprouvé. » ( p. 5 ) « Grâce à la simplicité de sa manipulation, le microfilm reste encore et toujours, sous réserve d’un entreposage adapté, l’un des moyens les plus sûrs et les moins coûteux pour atteindre cet objectif. » ( p. 20 ) Faut-il penser que l’avenir sera formé de la complémentarité numérique-argentique, d’autant plus qu’avec un système numérique, il faut disposer de grandes compétences internes et de ressources continues ?

64 - Rapport d’activité ACV 2015

La numérisation face à l’archivage électronique pérenne L’hébergement des données issues de la numérisation constitue un défi considérable, surtout si elles proviennent de documents photographiques, sonores et filmiques, particulièrement gourmands en taille mémoire. A ce jour, la volumétrie accumulée par les projets numériques conduits par les Archives cantonales vaudoises effraie les autorités et freine les meilleures intentions. La Direction des systèmes informatiques n’est pas prête d’accueillir, de sécuriser et de partager de telles masses, elle ne dispose pas d’un concept global, répondant aux normes et aux exigences métier. La mise sur Internet de l’ensemble des données devra attendre, encore des années, alors qu’il pourrait constituer le socle du futur Open data de l’Etat de Vaud. Mais de là à prétendre qu’en raison de leur pôle numérique, les Archives cantonales vaudoises n’existeront bientôt qu’en format numérique, c’est du pur fantasme. C’est oublier d’abord que la structure actuellement en place n’a qu’un financement limité dans le temps, et quelle que soit sa longévité, la numérisation ne représentera qu’une goutte dans l’océan documentaire analogique ( aujourd’hui, de plus de 36 000 mètres linéaires, avec un accroissement annuel de 600 à 800 mètres linéaires ). C’est ensuite faire fi de l’hybridité obligée de tout dépôt d’archives, respectueux de la conservation de tous les supports d’archives à travers les siècles. C’est enfin nier les coûts prohibitifs de la numérisation des documents, auxquels s’ajoutent déjà actuellement à ceux des archives nativement numériques.

S’occuper d’archivage électronique pérenne, c’est constater que la volumétrie ne peut qu’augmenter au fil des années ( elle a été estimée à 250 To pour les seules archives écrites, à l’horizon des 5 ans ) ; c’est également être confronté à la fois aux réalités de la conservation sécurisée et distante ( c’est-à-dire sur des sites physiques différents ), de la maintenance qui passe par de régulières migrations en raison des évolutions logicielles et matérielles rapides et permanentes, et des attentes débridées et effrénées de publics très différents en matière de diffusion de données. C’est enfin admettre que les coûts seront pérennes, bien plus onéreux que ceux de la conservation des documents analogiques, et que le coffre-fort numérique obligera des adaptations constantes que le coffre-fort physique n’exigeait nullement.

La réussite de l’archivage électronique passera par d’importants investissements et des budgets de fonctionnement revus à la hausse. Il n’y a pas de système d’archivage définitif et de prêt-à-porter sur le marché.

Pour la première fois, l’archiviste doit anticiper le risque de perte du document au moment où il le collecte, voire au moment où le document il est créé. S’il était possible, encore il y a une trentaine d’années, d’attendre la dernière étape du cycle de vie pour le prendre en charge dans l’environnement papier ( malgré les risques que cela pouvait comporter ), ce n’est plus le cas à l’ère numérique : il s’agit de statuer sur le sort final des documents dès leur élaboration. L’objectif de l’archiviste, quelle que soit la nature des documents, est resté le même : collecter des archives à qui l’on peut faire confiance pour les rendre accessibles à tous. Le numérique offre l’opportunité pour les archivistes qui peuvent, d’une part, étendre leurs domaines de compétences et, d’autre part, accéder à plus de reconnaissance. Le pôle numérique peut aider à la constitution et la planification de versements de documents originaux, en proposant leur sécurisation et leur diffusion.

La réussite de l’archivage électronique passera par un profond changement culturel envers les archives et une reconsidération de la gouvernance de l’information. Il faudra assurément des impulsions politiques, des prescriptions et un cadre transversal et exclusif pour donner toutes les chances de succès à la démarche.

De profonds malentendus ont surgi entre le numérique, partant la numérisation, qui renvoie, selon les catégories de publics, à l’accès et à l’usage immédiats et même instantanés ( ils fondent sa performance ), et le numérique qui oblige à trouver des réponses sur sa préservation et son utilisation pérenne. On s’accorde aujourd’hui sur le fait que l’archiviste n’est plus l’héritier de ce qu’on lui laisse, mais devient davantage, de jour en jour, l’architecte du patrimoine archivistique de demain. Il apporte sa vision et ses contraintes du long terme, sans s’ériger en informaticien ni en recherchant une solution uniforme ou toute faite. La numérisation, en tant que partie parmi d’autres de l’archivage électronique, souligne l’importance de disposer d’une politique de gestion de l’information. Mieux de gouvernance de l’information, voire de gouvernance tout court !

Rapport d’activité ACV 2015 - 65

Sources et bibliographie Sources CONSEL CANADIEN DES ARCHIVES. Numérisation et archives, Comité de préservation, octobre 2002, 10 p. ddesdait ISO 12653-1, ISO 12653-2 Imagerie électronique – Numérisation des documents de bureau – Contrôle de la qualité du système ISO / TR 13028 : 2010 Information et documentation -- Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements MEMORIAV, Prise de position. Supports physiques des documents audiovisuels après numérisation: conserver ou détruire ?, avril 2016, 11 p.

NF Z42-013 Archivage électronique – Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’’assurer la conservation eet l’intégrité des documents stockés dans ces sytèmes, 2009.

• En mars 2012, cette norme est devenue une norme internationale publiées sous la référence ISO 14641-1 : 2012 -- Partie 1 : Spécifications relatives à la conception et au fonctionnement d’un système d’informations pour la conservation d’informations électroniques.

FD Z42-018 Imagerie électronique – Numérisation des documents de bureau –Acquisition d’un système de gestion électronique de documents – Guide pour l’élaboration d’un cahier des charges Numérisation dans les bibliothèques suisses, https : / / www.digicoord.ch / index.php / Infos_sur_Digicoord OFFICE FÉDÉRAL DE LA PROTECTION DE LA POPULATION • Prescriptions sur la réalisation, la manipulation, le traitement et l’entreposage des microfilms dans le domaine de la protection des biens culturels, 7 août 2009.

• Prescriptions concernant l’octroi de subventions fédérales pour l’établissement de documentations et de copies de sécurité dans le domaine de la protection des biens culturels ( PDCS ), du 8 août 2011, 7 p.

• Rapport explicatif. Nouvelles prescriptions concernant l’octroi de subventions fédérales pour l’établissement de documentations et de copies de sécurité dans le domaine de la protection des biens culturels, Office fédéral de la protection de la population. Conception et coordination, 1er août 2008, 9 p.

Staatsarchiv des Kantons Zürich. Projekt «Aufbereitung der Sammlung PLAN» (2008-2016). Abschlussbericht 31.03.2016, 14 S. • Consultable en ligne http :// www.staatsarchiv.zh.ch / internet / justiz_inneres / sta / de / ueber_uns / was_wir_tun / projekte / planarchiv.html UNESCO/UBC. Déclaration de Vancouver. La Mémoire du monde à l’ère numérique : numérisation et conservation, 26 au 28 septembre 2012.

• Consultable en ligne http://www.unesco.org/new/fr/communication-and-information/resources/news-and-in-focusarticles/all-news/news/unesco_releases_vancouver_declaration_on_digitization_and_preservation/ #.V6m2EHqQJYM

66 - Rapport d’activité ACV 2015

Publications Actes du IVe Colloque de l’Arc alpin occidental, Lausanne, 11 et 12 mars 2004 : « Archives et identités communale des Archives et frontières », édités par Gilbert Coutaz, dans Arbido, 19, 2004, pp. 5-41.

Arbeitsgruppe DASI : Digitalisierung & analoge Sicherung - Workflow Digitalisierung und Ausbelichtung, 7 p.

• Consultable en ligne http :// vsa-aas.ch / fr / ressources / numerisation-et-sauvegarde-des-donnees-nalogiques / projets-ettelechargements / Archimaine : Guide de numérisation, 54 p.

• Consultable en ligne http :// www.archimaine.fr / Archives de l’Etat de Genève : Politique et bonnes pratiques de numérisation aux Archives de l’Etat de Genève, 11 p.

• Consultable en ligne http :// ge.ch / archives / media / site_archives / files / imce / pdf / politique_numerisation.pdf Banat-Berger, Françoise Duplouy, Laurent ; Huc, Claude, L’archivage numérique à long terme. Les débuts de la maturité ? Paris : La Documentation française, 2009, 284 p. ( Direction des Archives de France. Manuels et guides pratiques ).

Boucquey, Cécile, Monter un projet de numérisation patrimoniale : l’obligation de planifier. Sous la direction de Mme Anne-Marie Bruleaux, conservateur en chef du patrimoine, maître de conférences, responsable de la formation archivistique à l’Université de Haute-Alsace. Stage sous la direction de Mr Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises, Université de Haute Alsace, Université de Haute Alsace, Faculté des Sciences économiques, sociales et juridiques. Master II Information et Communication Spécialité Archivistique, Année universitaire 2012-2013, 3 t.

Bucher, Silvio, « Zur Mikroverfilmung der Pfarrbücher », dans Bulletin de l’Association des archivistes suisses, 1976, no 27, pp. 38–40.

Les chantiers du numérique : dématérialisation des archives et métiers de l’archiviste : [actes des onzièmes Journées des archives, Louvain-la-Neuve, 24 et 25 mars 2011] / [organisée par le service des Archives de l’Université catholique de Louvain] ; Nicolas Delpierre, Françoise Hiraux et Françoise Mirguet ( éds ), Louvain-la-Neuve : Academia-L’Harmattan, 2012, 210 p. ( Publications des archives de l’Université catholique de Louvain ; n. 28 ).

[Coutaz, Gilbert et Guisolan, Jérôme], « Numérisation de l’état civil aux Archives cantonales vaudoises », dans Nouvelles du Cercle. Cercle vaudois de généalogie, 93, décembre 2013, pp. 4-5.

Coutaz, Gilbert, « L’importante collection de cartes historique des Archives cantonales vaudoises », dans Forum 22.2014, pp. 38-44. * Coutaz, Gilbert, Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1970-1998, Chavannes-près-Renens : Archives cantonales vaudoises, 1999, 137 p. * Coutaz, Gilbert, Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1998-2007, suivie du bilan de deux cents ans d’histoire de l’administration cantonale vaudoise 1803-2007, Chavannes-près-Renens : Archives cantonales vaudoises, 2008, 155 p.

Rapport d’activité ACV 2015 - 67

* Coutaz, Gilbert, avec la collaboration de Christophe Moratal, « Coups de projecteur sur le microfilmage aux Archives cantonales vaudoises », dans Archives cantonales vaudoises.Rapport d’activité 2000, Chavannes-près-Renens : Archives cantonales vaudoises, 2001, pp. 29-42. * Coutaz, Gilbert, avec la collaboration d’Anne Bellanger : « Conservation préventive et restauration aux Archives cantonales vaudoises : une chaîne de solidarité », Archives cantonales vaudoises.

Rapport d’activité 1999, Chavannes-près-Renens : Archives cantonales vaudoises, 2000, pp. 31-39. * Tous les rapports munis d’un astérisque sont consultables en ligne Coutaz, Gilbert, avec la collaboration d’Olivier Conne, « Un enjeu informatique aux Archives cantonales vaudoises : la numérisation de la cartographie », dans Geschichte und Informatik, 10, 1999, pp. 93-102.

Deutsche Forschungsgemeinschaft : DFG-Praxisregeln „Digitalisierung“, 80 p.

• Consultable en ligne http :// www.dfg.de / formulare / 12_151 / 12_151_de.pdf « Digitale Fotografie ». Autoren : Dr. Peter Fornaro, Daniel Staldin, Daniel Stöckli, Elias Kreyenbühl.

Auftragserteilung, Projektbegleitung : Rino Büchel, Dr. Reto Suter, dans Forum04.2013, 87 S. ( KGS Guidelines Nr. 4 / 2013 ).

Direction des Archives de France, Ecrire un cahier des charges de numérisation du patrimoine.

Guide technique. Documents reliés- Manuscrits – Plans- Dessins-Photographies - Microformes, Paris : Ministère de la Culture et de la communication. Comité de pilotage numérisation – Mission de la recherche et de la technologie ( DDAI ), février 2008, 62 p.

• Consultable en ligne http :// www.archivesdefrance.culture.gouv.fr / static / 4132 ETH : Best Practices Digitalisierung • Consultable en ligne. http :// www.library.ethz.ch / de / ms / DigiCenter / Best-Practices-Digitalisierung Favez, Pierre-Yves « Un projet d’envergure : la numérisation des terriers aux Archives cantonales vaudoises », dans Nouvelles du Cercle vaudois de généalogie, 69, février 2009, pp. 6–7.

Massela, Jean-Pierre, « Projet de sauvegarde et de publications sur le site de l’Eglise d’archives cantonales vaudoises ( Suisse ) datant du Moyen Age », dans Nouvelles de l’Eglise, avril 2009, no 15. « Mikroverfilmung im Kulturgüterschutz. Microfilmage et protection des biens culturels.

Microfilmatura e protezione dei beni culturali. Microfilming and protection of cultural property », dans Forum 14.2009, 75 S. Naito, Théophile, « Choisir un format d’images numériques dans le cadre de la numérisation patrimoniale », dans Gilbert Coutaz, Gaby Knoch-Mund et Ulrich Reimer ( Hg. / éd. ), Informationswissenschaft : Theorie, Methode und Praxis. / Sciences de l’information : théorie, méthode et pratique. Travaux du / Arbeiten aus dem Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science, 2010-2012, Baden : hier + jetzt, Verlag für Kultur und Geschichte, 2014, pp. 47-74.

PAAG : Petits guides pour la gestion des archives photographiques et audiovisuelles. Guide 1 : L’archivage d’images numériques. Auteur : David Iglésias. Institution : Centre for Image Research and Diffusion. Pays : Catalogne, Espagne.

• Consultable en ligne, http :// www.ica.org / fr / ressources-prives / studies-and-case-studies-private-resources

68 - Rapport d’activité ACV 2015

Patrimoine numérique, numérisation du patrimoine, sous la direction de Gilbert Coutaz et Jean-François Cosandier, Lausanne: Réseau Patrimoines. Association pour le patrimoine naturel et culturel du canton de Vaud, 2012, 143 p. (Documents 13).

Pictet, Robert : Flâneries cartographiques. Vaud se ( re )présentent. Exposition annuelle des Archives cantonales vaudosies, 2008, dossier consultable en ligne • Consultable en ligne, http :// www.patrimoine.vd.ch / fr / archives-cantonales / expositions / expositions-anterieures / 2008-vaudse-represente / « Sicherstellungs- Dokumentation und Kultugüterschutz. Documentation de sécurité et protection des biens culturels. Documentazione di sicurezza e protezione dei beni culturali. Safeguard documentation and protection of cultural property », dans Forum 18.2011, 98. S.

Echos médiatiques « L’Eglise de Jésus-Christ des saints des derniers jours ». Emission Mise au point de la Radio Télévision suisse, 16 octobre 2011.

Di Matteo, Karim « Numérisation. Un mormon à demeure aux Archives cantonales », dans 24heures, 2 décembre 2013, pp. 1 et 17.

Di Matteo, Karim, « Trois siècles de cartes et cadastre vaudois bientôt sur internet », dans 24heures, 10 octobre 2013, pp. 1 et .20. « Le baptême des morts ». Emission Faut pas croire de la Radio Télévision Suisse, 29 mars 2014.

Di Matteo, Karim ; Martin, Patrick, « Archives cantonales vaudoises. Les documents anciens passent à l’ère 2.0. pour mieux se retirer », dans 24heures, 14 avril 2015, pp. 1 et 15. « Archives vaudoises numérisées avec l’aide de l’Eglise des Mormons », dans 24heures, 15 juin 2016, p. 18.

Roulet, Yelmac, « Les archives vaudoises, un paradis pour les mormons », dans Le Temps, 15 juin 2016, p. 8.

Zbinden, Raphäel, « Les mormons aident à la numérisation des archives vaudoises », Centre catholique des médias Cath-Info, 16.06.2016 « Archives cantonales vaudoises. Accès à la connaissance généalogique la plus ancienne », dans Feuille des avis officiels, No 50, 21 juin 2016, p. 3. « Format bref : 6 siècles d’archives numérisées », dans La Gazette. Média de la fonction publique, No 271, 30 juin 2016. « Archives cantonales vaudoises, 6 siècles d’archives numérisées ». Vidéo de 90 secondes, juin 2016, https : // www.youtube.com / watch ?v=x4q-XGj5AtU&feature=youtu.be

Rapport d’activité ACV 2015 - 69

Liste des dossiers thématiques publiés en complément du Rapport d’activité des ACV Ces dossiers sont consultables en ligne sur le site Internet des ACV : http :// www.patrimoine.vd.ch / fr / archives-cantonales / publications / dossiers-thematiques / 1996 : Profils des usagers et documents consultés : enseignements des données statistiques de 1996, pp. 24 - 31 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Robert Pictet et Christian Gilliéron ).

1997 : La bibliothèque des Archives cantonales vaudoises ou la place de l’imprimé dans un dépôt d’archives, pp. 29 - 47 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Michel Depoisier ).

1998 : Enquête systématique sur l’archivage dans l’administration cantonale vaudoise, pp. 30 - 42 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration du personnel des ACV et des MAH ).

1999 : Conservation préventive et restauration aux Archives cantonales vaudoises : une chaîne de solidarités, pp. 31 - 39 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration d’Anne Bellanger ).

2000 : Coups de projecteur sur le microfilmage aux Archives cantonales vaudoises, pp. 29 - 42 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Christophe Moratal ).

2001 : Un patrimoine exceptionnel et complexe aux Archives cantonales vaudoises : les archives médiévales, pp. 32 - 51 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Pierre - Yves Favez et Sandrine Fantys ).

Une version longue a paru sous le même titre, en tiré à part, 55 p.

2002 : Une approche négligée de l’informatique : l’archivage des données et des documents numériques, pp. 33 - 55 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration d’Olivier Conne ).

2003 : Quelles politiques pour quelles archives privées aux Archives cantonales vaudoises ?, pp. 35 - 64 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Florence Dugrillon ).

2004 : Les Archives cantonales vaudoises, une valeur d’avenir ? Les enjeux d’un repositionnement administratif, pp. 39 - 78 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Jérôme Guisolan ).

2005 : Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1886 - 1970, 113 p. ( Gilbert Coutaz ).

2006 : Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1970 - 1998, 137 p. ( Gilbert Coutaz ).

2007 : Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1998 - 2007, suivie du bilan de deux cents ans d’histoire de l’administration cantonale vaudoise 1803 - 2007, 155 p. ( Gilbert Coutaz ).

2008 : L’indexation aux Archives cantonales vaudoises, à la croisée des interprétations. Considérations générales et particulières, pp. 37 - 88 ( Gilbert Coutaz ) 2009 : Des chiffres de l’utilisation des Archives à l’utilisation des chiffres des Archives. Contribution à la mise en place de statistiques nationales suisses de la consultation et réflexions sur l’évolution des publics des Archives, pp. 37 - 76 ( Gilbert Coutaz ) 2010 : Le plan général de classement des Archives cantonales vaudoises de 1915 : ses origines et ses développements. Deux siècles d’histoire institutionnelle, pp. 37 - 139 ( Gilbert Coutaz ) 70 - Rapport d’activité ACV 2015

2011 : Le calendrier de conservation. Le cœur de la politique d’archivage des Archives cantonales vaudoises, pp. 35 - 77 ( Gilbert Coutaz ) 2012 : Communication et communicabilité. De nouveaux environnements pour les Archives cantonales vaudoises, pp. 37 - 57 ( Gilbert Coutaz ).

2013 : La place des photographies dans un dépôt d’archives. Les pratiques des Archives cantonales vaudoises, pp. 37 - 68 ( Gilbert Coutaz ).

2014 : La gestion des risques en termes de conservation de documents : du coffre-fort physique au coffre-fort numérique. Les Archives cantonales vaudoises devant de nouvelles responsabilités ?, pp. 35 - 66 ( Gilbert Coutaz ).

Rapport d’activité ACV 2015 - 71

Table des matières Dossier administratif

3

Introduction 3 1. Personnel

3

1.1. Personnel régulier ( au 1er janvier 2016 )

3

1.2. Personnel auxiliaire

4

1.3. Formation permanente du personnel

5

2. Bâtiment et équipement

6

3. Informatique

6

4. Relations avec les producteurs d’archives

8

4.1. Relations avec l’administration cantonale

8

4.2. Relations avec les communes

10

4.3. Relations avec les particuliers et les institutions de droit privé

11

5. Accroissement des fonds d’archives 5.1. Versements d’archives publiques

12

5.2. Entrées d’archives privées et para-administratives

12

6. Classement d’archives et création d’instruments de recherche

13

16

6.1. Nouveaux inventaires de versements officiels

6.2. Nouveaux inventaires de fonds privés ou para-administratifs

18

19

6.3. Autres nouveaux inventaires et instruments de recherche

21

6.4. Autres travaux de classement et d’inventaire

21

6.5. Instruments de recherche informatique et site Internet

22

6.6. Divers en relation avec les classements et instruments de recherche

22

7. Bibliothèque

22

8. Documentation et collections

23

9. Préservation, conservation et restauration 10. Microfilmage et reprographie 11. Consultation et utilisation des archives

24

25

27

11.1. Usagers individuels

28

11.2. Groupes

30

11.3. Documents consultés

31

11.4. Documents prêtés

31

11.5. Reproduction de documents pour le public

32

11.6. Expositions

32

12. Collaborations professionnelles 12.1. Collaborations professionnelles au niveau cantonal

32

32

12.2. Collaborations professionnelles au niveau national

33

12.3. Collaborations professionnelles au niveau international

34

72 - Rapport d’activité ACV 2015

13. Relations publiques et activités diverses

34

13.1. Relations publiques

34

13.2. Participation à des sociétés

35

13.3. Publications et conférences

35

Dossier thématique Le pôle numérique des Archives cantonales vaudoises : son positionnement et sa plus-value 37 Généralités

37

La polysémie de termes la polyphonie des pratiques

37

La numérisation, une étape récente dans la politique des Archives

38

Justifier la numérisation

38

Le cahier des charges ou les règles de l’art

39

La numérisation, une composante obligée de l’archivage électronique

41

Extrait des directives concerant la prépration des registes d’état cil Ed, 18211875, en prévision de leur numérisation externalisée, 28 octobre 2013 Les prémices de la numérisation

41 42

Des enquêtes sur l’état sanitaire des fonds conservés

43

Un exposition pour réactiver le besoin urgent de numérisation

44

Du microfilmage à la numérisation

44

« Comment on a rapetissé et rajeuni les archives vaudoises »

44

La fermeture de l’atelier de microfilmage

44

La numérisation aux Archives cantonales vaudoises : sa place dans l’administration

45

Equipements du pôle numérique

47

Les travaux de numérisation

48

Une attente lointaine non satisfaite

48

Le premier apport numérique due à une initiative externe

48

Retour sur des expériences terminées

48

Les registres paroissiaux et d’état civil

48

Un projet parallèle et antérieur au pôle numérique : la numérisation des registres de reconnaissances

52

Un pari sur l’avenir

55

Un projet ambitieux en cours et déclencheur de la numérisaiton : les regitres des plans cadastraux et les cartes

55

Rapport d’activité ACV 2015 - 73

Fonds et collections photographiques

58

Spécifications concernant les livrables du projet d’externalisation de la numérisation des plaques de verre et négatifs

60

Le transfert des données numérisées sur microfilm couleur ou noir-blanc argentique

64

La numérisation face à l’archivage électronique pérenne

65

Sources et bibliographie

66

Sources

66

Publications

67

Echos médiatiques

69

Liste des schémas et des tableaux Schéma 1 : Les étapes de la numérisation externalisée

51

Schéma 2 : Les étapes de la numérisation internalisée

59

Tableau 1 : Etat chiffré des microfilms de l’atelier de microfilmage ( 1986-2014 )

45

Tableau 2 : Etat de la numérisation au 1er juillet 2016

49

Tableau 3 : Le parcours du registre de reconnaissances ou la chaîne de solidarités dans la démarche de numérisation des registres de reconnaissances des Archives cantonales vaudoises

54

Tableau 4 : Métadonnées et imports « Plans et cartes » dans DAVEL

57

Liste des dossiers thématiques publiés en complément du Rapport d’activité

70

Table des matières

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74 - Rapport d’activité ACV 2015

Rapport d’activité ACV 2015 - 75

76 - Rapport d’activité ACV 2015