Rapport d'activité 2017 des Archives cantonales vaudoises by Etat de VAUD

Archives cantonales vaudoises Rapport d’activité 2017

Rapport d’activité ACV 2017 - 1

ILLUSTRATION :

Atelier de dessin de l’Hôpital de Cery ( ACV SB 271 A 1/128/3, 186-1988 ) ( Olivier Rubin, photographe, ACV, 2015 )

ADRESSE :

Archives cantonales vaudoises Rue de la Mouline 32 1022 Chavannes-près-Renens

TELEPHONE :

National : 021 316 37 11 International : + 41 21 316 37 11

E-MAIL :

info.acv@vd.ch

INTERNET :

http :// vd.ch / archives-cantonales

ACCES :

- Transports publics : Métro M1 dès Lausanne-Flon ( Centre-Ville ) ou dès Renens-CFF, arrêt « UNIL-Mouline ». - Par la route : depuis le centre-ville, direction « Genève » o u « Université », route de Chavannes / route de la Maladière, rue du Léman ( sous l’autoroute ), rue de la Mouline. - Par l’autoroute : direction « Lausanne-Sud », sortie « Université / EPFL », direction « Sciences humaines », traverser le métro, direction « Chavannes / La Mouline ». - Places de parc devant le bâtiment : s’inscrire à la réception.

HEURES D’OUVERTURE :

Lundi, mardi, jeudi, vendredi : 9 h.00 - 17 h.00 Mercredi : 14 h.00 - 19 h.00

FERMETURE ANNUELLE :

Deux premières semaines de mars

SOCIETES AYANT LEUR SIEGE AUX ACV :

Société vaudoise d’histoire et d’archéologie Cercle vaudois de généalogie Association vaudoise des archivistes

Rédaction de la partie administrative : Gilbert Coutaz, avec la collaboration du personnel Mise en page : Olivier Rubin Lectorat : Gilbert Coutaz, Chavannes-près-Renens, août 2018 2 - Rapport d’activité ACV 2017

Introduction Les statistiques annuelles le démontrent, les ACV continuent à être fortement sollicitées. La plupart des indicateurs mentionnés ci-après sont en hausse par rapport aux moyennes des années précédentes. Le plus souvent, les tâches leur sont imposées par les circonstances et dans des délais courts. Elles exigent pour leur accomplissement une grande solidarité du personnel et d’opter pour des solutions proportionnées aux besoins. Au-delà d’accueillir du public, de répondre au courrier scientifique et de rédiger les inventaires, les ACV sont appelées à agir fortement et constamment pour faire aboutir les réflexions sur l’archivage électronique. A la suite de l’échec de l’appel d’offres en 2016, il a fallu reprendre l’Etude sur le Nouveau Système d’Information des Archives Cantonales Vaudoises ( ( ENSIACV ), combinée désormais avec celle de la Conservation probatoire pour déboucher en 2018 sur un EMPD qui sera en fait la formulation et la formalisation de la politique d’archivage électronique à déployer dans toute l’administration. L’approche nécessite la refonte des pratiques, le dispositif à mettre en place impose de construire sur de nouveaux savoirs, exige des compétences renouvelées. La mise en œuvre en novembre 2016 de l’EMPD accordant au Conseil d’Etat un crédit de CHF 13 036 200.00 pour le renouvellement du Système d’Information des autorités Exécutive et Législative ( Bleu SIEL ), impose aux ACV d’encadrer l’ensemble des demandes de l’administration souhaitant la dématérialisation de leur fonctionnement, en faisant valoir le discours cadre sur le Records Management et les contraintes organisationnelles pour être en conformité avec la conservation probatoire. Les deux successions au poste d’adjoint du directeur et d’archiviste ont pu être opérées à satisfaction ; en septembre 2017, il a fallu remplacer le bibliothécaire scientifique documentaliste par l’assistantearchiviste. Le sous-effectif constaté depuis 20 ans des ACV a fait l’objet d’une observation de la Commission de gestion à laquelle le Conseil d’Etat a répondu en mentionnant l’octroi de nouveaux postes dédiés de records manager et d’archiviste-informaticien pour combler les déficits de compétences des archivistes, forcés par les circonstances, d’être des polyvalents. Le recours à du personnel auxiliaire, actuellement un des plus forts tournus pour un dépôt d’archives en Suisse ( 29 personnes pour 7,7 ETP ), s’il s’en trouvera atténué, restera nécessaire pour le fonctionnement de l’institution.

Rapport d’activité ACV 2017 - 3

1. Personnel 1.1. Personnel régulier ( au 1er janvier 2018 ) Directeur : Adjoint du directeur :

Gilbert Coutaz François Falconet

Pôle administratif et financier : Gestionnaires de dossiers :

Corinne Brélaz Carole Laubscher

Pôle services généraux : Assistant-archiviste principal : Assistant( e )s-archivistes :

Jean-Marc Falciola Dominique Barraud ( 50 % ) Claudia Margueron ( 50 % )

Pôle archivistique et scientifique : Archiviste, chargé des relations avec les communes : Eloi Contesse ( 90 % ) Archivistes : Acacio Calisto Jérôme Guisolan Gilles Jeanmonod Pascal Morisod ( 90 % ) Bibliothécaire documentaliste : Pôle technique : Photographe : Assistant-photographe : Restauratrice : Assistante-restauratrice :

Claudia Margueron ( 50 % ) Olivier Rubin Laurent Pont ( 100 % , CDD ) Anne Bellanger ( 50 % ) Evelyne Somparé ( 25 % )

Service immeubles, Patrimoine et logistique ( SIPAL ) : Concierge : Michel Morgenthaler Le poste de Laurent Pont ( 01.04.2015-31.03.2018 ), opérateur de numérisation, est financé par le crédit alloué pour les « travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacéss » ( numérisation des collections de plans cadastraux et de cartes, ainsi que d’autres sources ) ( voir le chapitre 9 ).

1.2. Personnel auxiliaire Sept mandataires, à taux d’activité très variés, ont assumé les travaux suivants : - François Bos a poursuivi l’inventaire de plusieurs parts du fonds de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire ( N 14 ; 450 m.l. de documents de toutes natures ) ; - Daniel Guélat a continué l’intégration des inventaires dactylographiés dans la base de données 4 - Rapport d’activité ACV 2017

DAVEL et les inventaires réalisés en traitement de texte, tout en opérant un certain nombre de contrôles sur le contenu et l’importance matérielle ; - Chariklia Tziamtzi a terminé en janvier son mandat en qualité de conservatrice-restauratrice des registres de plans cadastraux, des cartes et des plans ; - Raphaël Berthoud a été chargé de dresser l’inventaire des registres cadastraux, dépendant du Registre foncier, et des plans spéciaux ( Office d’information sur le territoire ), conservés dans les offices du Registre foncier à travers l’ensemble du canton de Vaud. La rémunération de son poste a été assurée par le Registre foncier et l’Office d’information sur le territoire ; - Valentine Yerly a secondé, durant l’année, la responsable de l’atelier de restauration ; - Tara Laffely s’est occupée du traitement des arriérés de la bibliothèque, à la suite du départ du titulaire ; - Joëlle Bonardi a participé au choix et à la mise en valeur de photographies réalisées par Hélène Tobler, durant la guerre des Balkans. Une auxiliaire, Ana Reyes de Sanchez, a secondé le concierge dans ses tâches d’entretien ( budget du Service immeubles, patrimoine et logistique ). Au bénéfice de divers programmes d’emploi temporaire subventionné ou de stages de réinsertion professionnelle, les ACV ont pu engager, pour des périodes qui ont varié de 2 semaines à 6 mois ( dans certains cas, partiellement sur 2016 ), neuf personnes, qui ont assuré des travaux, soit de classement et d’inventaire, soit de saisie informatique, numérisation, manutention numérotation, conditionnement et/ ou étiquetage : Shenoll Restelica, Dana Guerreiro, Laurent Liaudat, Djamel Houassi, Izabella Spinello, Fabien Ramser, Stéphane Progin, Nicolas Reuss et Patrick Scholl. Jolan Balz et Pedro Seara ont été engagés dans le cadre de démarches soutenues par le Canton : « Passerelle » et « Pro Infirmis Vaud InsertH ». Dans la conduite partagée de l’inventaire des archives de Terre des hommes, les personnes suivantes ont été recrutées par la Fondation de Terre des hommes : Martin Bovay, Lucas Dall’Olio, Jimy Tran, les ACV assurant l’encadrement. De leur côté, les ACV ont recouru à deux civilistes pour un total de 40 semaines : Mickhäel Mercier et Louis Bonard pour des travaux de tri, de classement et d’inventaire de fonds d’archives. Les ACV collaborent à la formation des apprentis Agents en Information Documentaire ( AID ) de la Bibliothèque Cantonale et Universitaire - Lausanne ( BCUL ) en les recevant environ deux mois au cours de leur 2e année, afin de leur fournir l’expérience professionnelle nécessaire à garantir leur polyvalence ( l’apprentissage d’AID est commun aux domaines de la bibliothèque, de la documentation et de l’archivistique ). En 2017, deux apprentis William Frily, Luc Meuwly ont ainsi effectué leur stage aux ACV. Les ACV ont également accueilli pour une durée de 4 mois Jonas Rickli, apprenti, aux Archives communales de Vevey. Dix personnes ont suivi des stages d’initiation professionnelle aux ACV, généralement d’une durée de six mois en vue de leur admission dans différentes filières de formation du domaine de l’information documentaire ou dans le cadre de ces études ( notamment le bachelor ou master en information documentaire de la Haute école de gestion de Genève ou le Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science des Universités de Berne et Lausanne ). Suivant des programmes de travail individuels de difficultés croissantes, ces stagiaires ont collaboré aux différents travaux des ACV, principalement le classement des fonds et la création des instruments de recherche, puis ont rédigé seuls de nombreux inventaires de fonds officiels et privés. Il s’agit de Raphael Berthoud, Mathieu Saboureau, Alain Dubois, Sylvain Praz, Maude Ehinger, Timothée Calame, Jonas Ratzé, Eléonore Crausaz et Nils Veuve. Au nom du projet « Travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés », deux personnes, Sarah Idargo et Cléa Weilbel-Kneiff ont effectué respectivement un stage de Rapport d’activité ACV 2017 - 5

restauration-conservation de trois mois, et de deux mois, désormais exigés des écoles de formation en Suisse et en France, sous la direction de la restauratrice des ACV, consacrés principalement aux travaux de préparation de la numérisation des collections de plans cadastraux et de cartes ( dépoussiérage, nettoyage à sec, consolidation, etc. ). Cassandre Meyfahrt a remplacé durant trois mois l’aide conservatricerestauratrice, en congé maladie. Comme chaque année, la réalisation d’une part considérable des missions des ACV a reposé sur le personnel auxiliaire et temporaire, ce qui pose d’importants problèmes d’organisation et représente une lourde charge d’encadrement pour le personnel régulier. Les 29 ( 26 en 2016 ) personnes différentes ainsi employées ont fourni l’équivalent de 7,7 ( 8,4 ) Equivalent Temps Plein ( ETP ), à mettre en regard avec les 13,05 ETP du personnel régulier.

1.3. Formation permanente du personnel Outre différentes journées de travail, réunions ou visites auxquelles ils ont assisté, organisées notamment par l’Association des archivistes suisses ( AAS ), l’Association vaudoise des archivistes ( AVA ) ou le Forum des archivistes de Genève, les membres du personnel des ACV ont suivi les formations suivantes : - Anne Bellanger : séminaire CEP ( « S’entraîner à la répartie constructive » ) ; - Corinne Brélaz : formation d’accompagnement Pro Senectute ; - Acacio Calisto : séminaire CEP « Excel : fonctions logiques et atelier pratique » et « Musées et cultures numériques : comment créer de la participation et de l’innovation ? » ; - Gilbert Coutaz : « 5e Journée de la gouvernance des administrations publiques : le numérique dans les organisations publiques : avantages, limites et défis » ; - Gilbert Coutaz et Isabelle Giffard, mandataire Records Managements : formation SERDA : « Accompagnement en formation : Dématérialisation des documents papier et gestion des archives audio-visuelles » - Jean-Marc Falciola : séminaire CEP « Orthographe et grammaire : des outils pour le quotidien » ; - Olivier Rubin : présentation et calibrage de l’écran Eizo .

2. Bâtiment et équipement Les travaux d’entretien du bâtiment ont porté sur le changement progressif des stores datant de l’origine du bâtiment, de la peinture et de l’étanchéité, en particulier de la verrière. Des aménagements du tunnel d’accès au bâtiment et du hall d’entrée ont été exécutés en prévision de l’exposition annuelle de 2018. Enfin, les questions d’utilisation des places de parc de la Mouline ont été résolues avec l’octroi d’une contremarque qui donne la gratuité aux usagers s’annonçant à la réception des ACV. La vidéosurveillance a été installée à l’entrée du parc, par les services de l’Université de Lausanne.

3. Informatique Comme les années 2015 et 2016, la direction des projets complexes d’archivage électronique d’une part, de numérisation d’autre part, a impliqué une mobilisation importante et presque permanente, tout au long de l’année, du directeur et de la Records Manager, engagée comme mandataire, ainsi que dans une moindre mesure de l’archiviste responsable du projet de numérisation et du photographe, ainsi qu’une forte sollicitation de membres du Pôle institutions de la Direction des systèmes d’information ( DSI ). 6 - Rapport d’activité ACV 2017

Le directeur fait partie du Comité de pilotage du nouveau Système d’Information pour l’Exécutif et le Législatif ( Bleu SIEL ), l’archiviste chargé des relations avec les Communes est le Représentant de l’Optimisation des Processus ( ROP ) dans le cadre du déploiement de la cyberadministration vaudoise. L’année 2017 a permis de redessiner les contours de l’archivage électronique et de gagner en maturité. Il faut dire que l’étude initiée en 2012 sur l’archivage électronique ( crédit d’étude du 14 mars 2012 ), a passé par différentes phases, liées à la complexité de l’objet et à une prise de conscience décalée des enjeux de la démarche. Il ne fait pas de doute que les besoins des services en matière de procédures informatiques se sont affirmés depuis ces dernières années et se font désormais pressants. La conciliation des calendriers entre les attentes de l’administration et les décisions politiques n’est pas simple à trouver, d’autant moins que les engagements financiers sont lourds et pérennes. Numérisation à l’interne : débutés en avril 2015 avec le Pôle numérique installé aux ACV, les travaux de numérisation se sont poursuivis aussi rapidement que possible, les états sanitaires exigeants désormais davantage de temps aux conservatrices-restauratrices. Du 1er janvier au 31 décembre 2017, 237 images ont été produites représentant 125 cotes d’archives Gc ( 3 % ) et 13 497 images ont été produites représentant 400 cotes d’archives Gb ( 17 % ). Raisons de la baisse de production : un seul opérateur depuis avril et cartes scannées qui doivent encore être assemblées. Très peu de cartes scannées en un passage ont été traitées en 2017. Numérisation en mandat extérieur : le 17 février 2016, le premier lot de plaques de verre et de négatifs souples a été emporté par le prestataire externe. Une phase pilote a permis d’adapter le cahier des charges. Un second lot de plaques de verre a été emporté en avril 2016. Une première série de livrables a été déposée le 9 novembre 2016 aux ACV par le prestataire. Un nouveau lot a été emporté ce jour-là. Les plaques de verre ont été restituées le 4 mai 2017. Le travail est programmé jusqu’à fin 2019. Pour remplacer le microfilmage, interrompu par l’atelier protégé de la Fondation Eben-Hézer, une nouvelle chaîne de numérisation des fichiers a été introduite. Ce sont 45 boîtes à fiches ( K VII h 482 ) pour 156 000 prises de vue qui ont été numérisées ainsi en 2017. La numérisation des photographies sur plaques de verre du fonds AMH a été terminée en 2017 par l’Institut pour la conservation de la photographie à Neuchâtel ( ISCP ). La numérisation de l’ensemble des négatifs du photographe Jean-Pierre Grisel ( PP 886 H ) a été lancée avec l’ISCP et devrait se poursuivre en 2018. Mise sur film des fichiers numériques du cadastre : l’Office fédéral des biens culturels finance la sécurisation des fichiers numériques des registres de plans cadastraux et de la cartographie sur film, jugeant la démarche conduite par les ACV d’importance nationale ( voir Rapport d’activité 2015 ) : à cet effet, une première rencontre avec l’entreprise en charge du travail est organisée le 17 janvier 2017 ; un serveur contenant 25 To de données est envoyé, le 6 avril 2017. Le bon à tirer est transmis par les ACV. Migration scopeArchiv de 5.1 à 5.2 : le 8 mars 2017, séance de préparation dans les locaux de la DSI en présence de scopeSolutions, DSI et ACV. Le 21 avril a eu lieu la séance de kick off par conférence téléphonique. La phase de test a pu débuter le 16 juin. Le 18 juillet, la migration s’est déroulée en production. A l’issue de la phase de tests, la production a repris le 24 juillet. scopeQuery a été migré le 24 juillet et a été mis en production le 25 juillet. Matériel et réseau : rien à signaler en 2017. Notices créées dans la base de données : voir le chapitre 6.5. Pour les données chiffrées de la numérisation : voir le chapitre 10. Consultation sur le site Internet des ACV : voir le chapitre 11.3.

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4. Relations avec les producteurs d’archives 4.1. Relations avec l’administration cantonale Visites : 96 ( 62 ) visites ont été effectuées dans les services et offices de l’administration cantonale et de l’Ordre judiciaire. Les contacts quotidiens par courriel et par téléphone ne sont pas comptabilisés. Une enquête systématique a été effectuée entre le 13 mars et le 26 septembre 2017 auprès de tous les dépôts d’archives du Registre foncier pour établir l’inventaire des plans cadastraux et des plans spéciaux, en prévision de leur numérisation. Un rapport a été envoyé aux deux mandants, le Registre foncier et l’Office d’information sur le territoire, qui a fait l’objet d’une première séance avec les intéressés, le 7 décembre. 18 visites ont été effectuées dans les services du Département de la santé et de l’action sociale ( DSAS ), essentiellement au Secrétariat général, au Service de prévoyance et d’aide sociales ( SPAS ) et au Service des assurances sociales et de l’hébergement ( SASH ). Au cours du premier trimestre, alors qu’une archiviste mandataire terminait son activité au SASH, une autre archiviste commençait un mandat au SPAS. Les visites ont été notamment motivées par des préparations de versement et l’actualisation de calendriers de conservation. 3 visites ont été accomplies dans le cadre des relations avec des établissements dépendant du Département de la formation, de la jeunesse et de la culture ( DFJC ), notamment à la Haute école pédagogique en vue d’un versement d’archives. Les contacts ont été réguliers avec deux des directions générales de ce département, soit la Direction générale de l’enseignement obligatoire ( DGEO ) et la Direction générale de l’enseignement postobligatoire ( DGEP ). Les échanges se sont poursuivis avec l’archiviste de la Haute Ecole de santé La Source. Les visites cumulées de l’Ordre judiciaire, des instances centrales dont le Ministère public et DIS 1, sont au nombre de 11 dans les trois secteurs, sans compter celles aux structures para-administratives. Elles ont permis, outre la préparation de futurs versements par des sélections ou de l’échantillonnage, de prodiguer divers conseils aux services, et dans le cas du Service juridique et législatif ( SJL ), de faire un point de situation et un bilan du palier 1 du projet Bleu SIEL. Les autres départements n’ont pas suscité autant de visites : Département de l’économie, de l’innovation et du sport ( DEIS ) : 6 visites ; Département des institutions et des ressources humaines ( DIRH ) : 4 et Département des institutions et de la securité ( DIS ) : 1. En 2017, les relations avec la Commission technique de la Cathédrale ont connu une évolution importante : le fonds ouvert SB 52, Cathédrale de Lausanne, a été clos et son inventaire entièrement publié dans l’année ; un nouveau fonds ouvert a été créé ( SB 308 ) qui a accueilli ses premiers versements. Sur demande de la Direction générale de la mobilité et des routes, les ACV ont conduit un projet complexe d’évaluation des plans produits par l’ancien Bureau cantonal de construction des autoroutes, en collaboration avec l’Office fédéral des routes ( OFROU ). Les responsabilités de conservation ont été définies ainsi : • les ACV ont pris en charge les plans des projets abandonnés de tracés autoroutiers, les documents renseignant sur la planification de la construction des autoroutes, un échantillon des plans types ainsi que toutes les études géologiques. Cela a abouti à une sélection d’environ 500 plans. • L’OFROU disposant déjà de l’ensemble des plans des tracés actuels des autoroutes, c’est la Confédération qui est désormais responsable de la conservation de ce patrimoine documentaire important. Par suite, les ACV ont autorisé la DGMR à détruire les plans restant dans ces locaux, soit parce qu’ils ne rentraient pas dans les critères de sélection des ACV, soit parce que l’OFROU disposait déjà des copies de ces documents. Ce projet a pu aboutir grâce à une collaboration exemplaire avec la division Coordination et administration du secteur routes de la DGMR. Les ACV ont par contre fait état de leur préoccupation auprès de l’Association des archivistes suisses concernant le sort des archives lors de la reprise de tâches par la Confédération. Dans le cas des autoroutes, il s’agit d’un patrimoine documentaire exceptionnel, sur des faits qui ont complètement transformé notre territoire. Pourtant, les transferts de dossiers à la filiale 8 - Rapport d’activité ACV 2017

d’Estavayer de l’OFROU n’ont pas été documentés et les responsabilités de conservation n’ont pas été clairement établies avant l’intervention des ACV. Instruments de gestion des documents : dans les services du DSAS, trois calendriers de conservation ont été complètement revus et actualisés : Service de l’action sociale et de l’hébergement ( SASH ), ancien calendrier de conservation remontant à 2011 ; Service de la prévoyance et de l’action sociales ( SPAS ), 2009 ; et Contrôle interdisciplinaire des visites en établissements sanitaires et sociaux ( CIVESS ), 2011 ; et deux nouveaux calendriers sont entrés en vigueur, celui du Bureau cantonal de médiation Santé et Handicap et celui du Centre des formations du CHUV. L’actualisation des calendriers de conservation existants a été menée à bien par des archivistes mandataires. Un calendrier de conservation a été élaboré et approuvé, clarifiant les responsabilités des ACV et de la Commission technique de la Cathédrale. Un autre a été établi pour la première fois par le Service d’analyse et de gestion financières ( SAGEFI ). Les calendriers de conservation suivants ont été mis à jour : Centrale des autorisations en matière de construction ( CAMAC ), 2001 ; Service des communes et du logement ( SCL ) / Préfectures ; Service Immeubles, Patrimoine et Logistique ( SIPAL ) / Division Architecture et ingénierie, 2012 ; Service des automobiles et de la navigation ( SAN ) ; 2016 ) ; Service de la consommation et des affaires vétérinaires ( SCAV ), 2010 ) ; Police cantonale, 2011. Le déménagement du bureau de la Préposée à la protection des données et à l’information ( BPPDI ) et le versement d’une partie de ses archives aux ACV ont été aussi l’occasion d’élaborer un calendrier de conservation ( notamment à partir de celui du BCMA ) puis de le finaliser, ce qui en fait le premier en usage pour ce Bureau. Les séances avec l’AVOP ont aussi permis de terminer le projet de « Directives » constituant un calendrier de conservation proposé comme référence à toutes les institutions adhérentes à cette faîtière. Enfin, un travail de mise à jour des six calendriers de conservation distincts relatifs aux différentes cours et autres composantes du Tribunal cantonal a été effectué. Les six calendriers seront validés, publiés et en vigueur dans le premier trimestre de l’année 2018. Eliminations : les ACV ont autorisé les services ou offices de l’administration cantonale et de l’Ordre judiciaire à éliminer 4083 m.l. ( 5422 ) de documents dont le délai d’utilité administrative ou juridique était écoulé ou dont l’intérêt historique ne justifiait pas le versement. Cela a occasionné l’établissement de 123 bordereaux d’élimination contresignés par le directeur des ACV. Comparativement à 2016, on note une augmentation de la quantité d’archives éliminées au sein du DFJC ( sans le Service de protection de la jeunesse ) due notamment à des opérations menées à l’Office du personnel enseignant et à l’Office cantonal des bourses d’études ( 12 autorisations pour 215 m. l. éliminés ). On relève par contre un fléchissement de cette quantité pour le DSAS puisque la campagne de tri des dossiers de patients de l’Hôpital de Cery s’est terminée en 2016 ( 12 autorisations pour 150 m.l éliminés ).

4.2. Relations avec les communes Conseils et visites : 7 expertises d’archives communales ont été effectuées à la demande des communes suivantes : Ballaigues, Bioley-Orjulaz, Bourg-en-Lavaux, Burtigny, L’Abbaye, Le Vaud, Tévenon. Elles ont été motivées : - par la planification du traitement de l’arriéré d’archivage ( 2 visites ) - par la préparation du déménagement des archives dans un nouveau local ( 2 visites ) - par le contrôle de l’état de conservation des documents ( 1 visite ) - par le contrôle de la gestion et des éliminations au sein du Greffe municipal ( 1 visite ) L’expertise concernant la situation sanitaire des archives et l’une des visites concernant la préparation Rapport d’activité ACV 2017 - 9

du déménagement des archives ont été conduites conjointement par l’archiviste chargé des relations avec les communes et la responsable de l’atelier de restauration des ACV. A la demande du préfet du district du Gros-de-Vaud, Pascal Dessauges, une présentation a été faite devant les Secrétaires municipaux du district sur les principes de l’archivage. Les contacts par courrier ou téléphone ont été réguliers et ont concerné les thématiques suivantes : gestion électronique des documents ; recherche d’un/e archiviste mandataire ; durées de conservation. Panorama 2 ( « Portail des archives communales », https ://www.archivescommunales-vd.ch/ ) : suite à la réorganisation du soutien à Panorama 2 en 2015, les tâches opérationnelles ont été entièrement remises aux archivistes communaux organisés en un groupe de travail au sein de l’Association vaudoise des archivistes ( AVA ). Les ACV restent présentes néanmoins au travers d’un soutien financier ( CHF 10 000 ). Guide pratique des archives communales : l’archiviste chargé des relations avec les Communes a repris la responsabilité de webmaster sur les pages dédiées aux archives communales. Le projet de nouveau guide pratique est finalisé, à l’exception des domaines du Records Management ( qui demande un complément rédactionnel ) ainsi que de l’archivage électronique ( en attente de la fin du projet ENSIACV ). L’entreprise Pro Archives Conseils a été mandatée pour la migration du Calendrier de conservation des archives communales dans un tableur Excel à partir du fichier XML original, et initié le contrôle et la correction du contenu. Le suivi statistique de la consultation du Guide pratique à l’adresse www.vd.ch/archivescommunales a débuté avec le soutien du Bureau d’information et de communication ( BIC ). Formation : pour la cinquième année consécutive, les ACV ont donné un cours de deux heures destiné aux communes consacré à la loi sur l’archivage ; il a été suivi par 14 personnes ( membres d’exécutifs communaux ou collaborateurs des greffes municipaux ). Par ailleurs, comme en 2016, un atelier dédié à l’application pratique de la norme descriptive ISAD( G ) a été organisé sous la forme de deux demi-journées, l’une en septembre et l’autre en novembre. Politique d’accueil des archives privées : l’Association vaudoise des archivistes conduit une réflexion sur les politiques d’acquisition, à savoir la prise en charge des archives privées. Les ACV restent attentives au suivi de ce dossier, car leurs contacts avec les communes ont aussi souvent concerné le devenir des archives des sociétés locales. Cet accueil implique des précautions ( en particulier la signature d’une convention définissant le statut juridique -don ou dépôt - ainsi que les conditions de consultation ) et des obligations ( notamment celle de signaler l’existence des fonds privés par la consultation d’un inventaire aux ACV ). GED dans les communes : sur l’impulsion de Delphine Friedmann, archiviste intercommunale d’Ecublens, Jouxtens-Mézery et Prilly, les ACV ont coordonné les travaux d’un groupe de travail conjoint avec l’Association vaudoise des archivistes ( AVA ) pour la rédaction de recommandations archivistiques lors de l’implémentation de GED dans les communes. Ces recommandations, inspirées par les directives AENEAS des Archives de l’Etat de Neuchâtel, ont été validées en septembre et présentées aux archivistes communaux en décembre. Une diffusion par les canaux officiels est prévue en 2018.

4.3. Relations avec les particuliers et les institutions de droit privé 19 ( 15 ) visites ont été opérées auprès de personnes privées physiques ou morales détentrices de fonds d’archives, en vue d’une donation ou d’un dépôt ou afin de les conseiller en matière de classement et de conservation. Ainsi, elles ont permis de faire entrer deux compléments d’archives P Pichard ( Pichard, Adrien ), en provenance du Musée historique de Lausanne, et PP 888 ( Presse suisse. Association de la presse suisse romande ), avant le déménagement du siège de Lausanne à Paudex, et un nouveau fonds PP 1056 Narakas ( Algimantas-Otonas ), dont les archives étaient conservées à la Clinique Chirurgicale et Permanence de Longeraie, fermée en 2018. 10 - Rapport d’activité ACV 2017

8 visites ont été faites dans le cadre des procédures de sauver les archives des institutions qui ont accueilli des enfants dans des placements extrafamiliaux. L’évaluation et la préparation des déménagements des archives de la Fondation Ecole Pestalozzi, à Echichens, la Fondation Serix, à Palézieux et la Pouponnière et l’Abri, à Lausanne, ont nécessité un important suivi. Parallèlement un calendrier de conservation a été rédigé ( c’est une première pour une structure para administrative ) pour l’Association vaudoise des organisations privées pour personnes en difficulté ( AVOP ). Le phénomène, mentionné depuis quelques années, de l’ampleur des compléments d’archives par rapport au nombre de fonds nouveaux, est confirmé en 2017: sur 63 acquisitions (76 en 2016, 78 en 2009), on dénombre 19 fonds d’archives privées nouveaux (38 en 2016, 18 en 2009). Lors de la prise en charge, l’objectif est d’accueillir en une fois le fonds d’archives pour des questions de cohérence d’inventaire. Il n’empêche que le travail fourni par les ACV dans des délais relativement courts et par la mise en ligne des inventaires suscite des ajouts et fait penser à des parts d’archives qui, dans un premier temps, n’avaient pas été jugées utiles d’être mentionnées par le déposant ou le donateur. L’Association des Archives hôtelières suisses loue temporairement, depuis 2013, des rayonnages aux ACV pour déposer ses archives.

5. Accroissement des fonds d’archives 5.1. Versements d’archives publiques 19 ( contre 45 en 2016 ) services ou offices de l’Etat ont versé un total de 372 mètres linéaires ( m.l. ) ( 310 ) de documents pour 33 versements ( 49 ). Appliquant avec rigueur les critères de tri élaborés en collaboration avec les services concernés et protocolés dans les calendriers de conservation, les ACV ont parallèlement autorisé l’élimination de 4 083 m.l. ( 5 422 ) de documents parvenus au terme de leur durée de conservation ( soit 91 % d’élimination pour 9 % de versement ). Les principaux versements proviennent du Secrétariat du Département de la santé et de l’action sociale, du Service pénitentiaire, de la Haute Ecole pédagogique et du Registre foncier. La sous-section SB ( Conseil d’Etat et départements, entrées dès 1996 ) s’est enrichi de 14 nouveaux fonds. Aucun pour la sous-section SC ( Ordre judiciaire, entrées dès 1996 ). Les versements officiels nouveaux et complémentaires ( fonds inférieurs à la cote SB 300 ) ont été le fait du : Département du territoire et de l’environnement ( DTE ) • Direction générale de l’environnement : forêt, chasse, pêche : fonctionnement et activités, 1900-2005 ( SB 313 ) Département de la formation, de la jeunesse et de la culture ( DFJC ) • Haute Ecole pédagogique : archives de l’Ecole normale de Lausanne ( ENL ), dossiers en relation avec les classes de formation pédagogique, les brevets de maîtres et maîtresses secondaires, de musique, 1953-2004 et archives du Séminaire pédagogique de l’enseignement secondaire ( SPES ), législation et organisation générale : loi scolaire, loi sur la formation des maîtres ; maîtres et personnel administratif et technique ; stagiaires ( étudiants ) ; organisation de la formation ; documents pédagogiques ; organismes cantonaux vaudois, 1958-2002, ( SB 212 ). Les archives de l’ENL versées en 2017 complètent trois autres fonds versées par cette institution depuis 1980 et constituent le solde de ses archives, puisque la HEP lui a succédé en 2002. Les archives du SPES forment un tout et couvrent les 40 ans de son histoire, elle aussi se terminant avec l’ouverture de la HEP Département des institutions et de la sécurité ( DIS ) • Secrétariat général : discours de Jacques Martin, Conseiller d’Etat et chef du département ( 1988Rapport d’activité ACV 2017 - 11

1993 ) et dossiers de la Conférence des présidents et directeurs des associations économiques vaudoises ( 1996-2008 ) ( SB 300 ) • Service pénitentiaire : Etablissements de la plaine de l’Orbe, 1885-2007 ( SB 309 ) • Service pénitentiaire : archives de l’ancien directeur du Service pénitentiaire, André Vallotton, renfermant majoritairement des documents de l’Association suisse pour la réforme pénitentiaire et le patronage ( ASRPP ) ( 1867-1991 ) ; de la Fondation Cossy-de-la-Harpe ( 1935-1999 ) ; du Concordat romand et tessinois ( 1992-1998 ) ; de la Commission concordataire ( 1990-2001 ) ; de la Conférence des chefs de département de Justice et police de Suisse romande ( 1991-2001 ), ( SB 310 ) • Notaires du canton de Vaud : onglets des notaires Jean Bucher, à Lausanne, 1963-2007 ; Pierre Freymond, à Lausanne, 1936-1976 ; Alexandre Goedecke, à Echallens puis Renens, 1975-2006 ; Jean Pavillon, à Nyon, 1941-1993 ; Albert Perrin, à Lausanne, 1920-1961, et Pierre Zahnd, à Lausanne, 1956-1997 ( SB 109 ). Les onglets des actes entre vifs et les onglets des dispositions à cause de mort versés aux ACV ont été intégralement conservés. Ils ont été classés dans l’ordre d’entrée aux ACV, par notaire et chronologiquement, les onglets des actes entre vifs avant ceux des dispositions à cause de mort. Les onglets de tous les notaires du canton de Vaud sont donc, depuis le 28 août 2000, réunis dans le même fonds SB 109, au fur et à mesure de leur versement • Organisation et coordination des secours en cas d’accident majeur ou de catastrophe ( ORCA ) : gestion des risques, transport de matériaux dangereux, Euro 2008, Millenio, ex. de mob, 1950-2007 ( SB 142, complément ) • Police cantonale : dossiers GA à 6 chiffres et dossiers à 2 chiffres, 1967-2007 ( SB 242, complément ) • Cartothèque des dossiers des détenus ( 1976-1997 ), solde la Bibliothèque du Service pénitentiaire ( XIXe-XXe s. ) ( complément au fonds SB 282 ) Département de la santé et de l’action sociale ( DSAS ) • Bureau du préposé à la protection des données et à l’information : ensemble comprenant les archives de la période antérieure à la loi sur la protection des données personnelles adoptée le 11.09.2007, entrée en vigueur le 01.11.2008, et à la nomination du premier préposé, 1978-2009 ( SB 301 ) • Bureau cantonal de médiation santé et handicap : dossiers des affaires qui aboutissent à une médiation et à une médiation indirecte, 2004-2006 ( SB 303 ) • Secrétariat général : Secrétariat général, chef du Département de la prévoyance sociale et des assurances, Centre informatique de la Pontaise, 1968-2014 ( SB 304 ) Département de l’économie et du sport ( DECS ) • Service de l’éducation physique et du sport : Prix « Mérite sportif vaudois » : documents image, son et vidéo illustrant le « Mérite sportif vaudois », 2008-2016 ( SB 311 ) Département des infrastructures et des ressources humaines ( DIRH ) • Néant Département des finances et des relations extérieures ( DFIRE ) • Registre foncier du district d’Aubonne : journal, 1969-1971 ( SB 205, complément ) • Registre foncier du district de Rolle : onglet III, onglet IV, expropriations, remaniements parcellaires, 1952-2003 ( SB 305 ) • Registre foncier de Morges : onglet III, onglet IV, journal, 1955-2007 ( SB 307 ) • Registre foncier de Nyon : onglet II, onglet III, onglet IV, expropriations, journal et tableaux de mutations, 1932-2007 ( SB 306 )

12 - Rapport d’activité ACV 2017

• Registre foncier du district de Rolle : onglet III, onglet IV, expropriations, remaniements parcellaires, 1952-2003 ( SB 305 ) • Cathédrale de Lausanne : archives de la Commission technique de la Cathédrale de Lausanne, qui supervise les chantiers d’entretien et de restauration de l’édifice, 1997-2012 ( SB 308 ) Ordre judiciaire ( OJ ) • Il n’y a pas eu de versement en provenance de l’Ordre judiciaire en 2017. En revanche des missions de tri ( sélection et échantillonnage ) en prévision de futurs versements ont eu lieu notamment au Tribunal des mineurs.

5.2. Entrées d’archives privées et para-administratives En matière d’archives privées ou para-administratives, 63 ( 76 ) acquisitions ont concerné 60 fonds ( 62 ) dont 19 ( 38 ) nouveaux. Elles représentent 249 m.l. ( 234 ). Les fonds PP ( Fonds d’archives privées ) et P 1000 ( Documents isolés d’origine privée ) se sont accrus respectivement de 16 ( 17 ) et de 32 ( 23 ) cotes nouvelles. Une seule cote nouvelle ( 1 ) est à relever pour le fonds des cartes postales. Les fonds suivants ont fait l’objet de compléments. On peut les mentionner, sans en détailler le contenu en raison des faibles apports – tous ces fonds ont été dotés depuis d’un inventaire mis à jour : • PP 473 ( Société cantonale des chanteurs vaudois ) ; PP 569 ( Cantini, Claude ) ; PP 763 ( Forney, Jean-Pierre ) ; PP 872 ( Rochat, Loïc ) ; PP 887 ( Du Martheray et Bonnard, familles ) ; PP 913 ( Gutscher, Hans ), PP 1005 ( Calame, Christophe ) et PP 1069 ( Association oecuménique des amis de saint Bernard de Clairvaux ). Les principaux nouveaux fonds sont : • PP 1073 Raccaud ( famille ) : membres de la famille dont Jean Samuel Esaïe et Emile ; membres de familles alliées, de Moudon ou de Payerne : Tacheron, Troillet et Dutoit-Wyttenbach ; documents isolés ; 1529-1917. • PP 1074 Aréopage. Les Amis de la lumière : fonctionnement ( organisation et à la vie interne ) ; rite ( activités maçonniques ) ; relations extérieures avec d’autres loges ou entités maçonniques, suisses ou internationales ; bibliothèque ; photographies ; Chapitre « L’Amitié » ( 1887-1983 ), soit divers documents produits par le Chapitre, compris dans le dépôt des archives de l’Aréopage ; documents de Frère Diserens ( 1931-1940 ) ; 1811-1999. • PP 1075 Veillon ( famille ) : parchemins et papiers, cahiers sur papier concernant les différentes générations de la famille Veillon, de Bex, en grande partie des actes notariés d’achat et de vente, de succession avec des inventaires mobiliers après succession, des actes de reconnaissances, patentes, brevets, comptes ; 1305-1900. • PP 1079 Décoppet ( Louise ) : travaux photographiques, en principe sur mandats, sur les monuments et bâtiments administratifs dans les cantons de Suisse romande, plus particulièrement dans le canton de Vaud et en relation avec la restauratrice Anne-Françoise Pelot. Concerne notamment sa formation de photographe avec un travail sur l’abbaye de Vézelay, devis, factures, répertoires des tirages et des négatifs, 1950-2010. • PP 1080 : Debluë-Marcel ( Suzanne ) : Association « Sauver Lavaux » ; droit des constructions ; Association vaudoise pour l’aménagement rural ; presse ; pièces isolées. Ecrits, photographies, film, affiches, tracts, plans, coupures de presse 1900-2014. • PP 1085 Bissegger ( Paul ) : notes d’archives, documentation imprimée, photographies et diapositives réunies par l’auteur dans le cadre de travaux de recherche menés en marge d’une occupation principale de rédacteur des Monuments d’art et d’histoire du canton de Vaud. Une grande partie a été utilisée Rapport d’activité ACV 2017 - 13

pour des publications, une autre partie a été accumulée en vue notamment d’un ouvrage sur les temples vaudois du XIXe siècle qui n’a jamais vu le jour ; 1974-2012. • PP 1086 Deutscher Hilfsverein im Kanton Waadt : - rapports d’activité ; procès-verbaux ; livrets de dépôts bancaires ; journal de caisse, grand livre ; livret de récépissés ; livre de caisse, 1962-1980 ; effectifs au 1er novembre 2017. Comprend également des documents du Deutscher Hilfsverein Montreux, 1877-2017. • PP 1087 Bourgeois ( famille ) : parchemins et papier, classés en layettes distinguées par des lettres ; 2 cahiers de la Caisse de famille Bourgeois, diverses lettres et un arbre généalogique de la famille Bourgeois, portant sur les années 1299 à 1877, établi en février 1877 par Auguste-Bourgeois-Lachaise ; publications de Victor Henri Bourgeois ( 1864-1935 ), archéologue, archiviste et historien ; « Relation de ce qui s’est passé à l’occasion de la reconnaissance de la noblesse de la famille Bourgeois en 1782 », 1782-1783, manuscrit de 132 p. ; « Précis historique concernant la Famille Bourgois de Grandson et d’Yverdon 1811 », manuscrit de 64 p., par Jean François Samuel Louis Bourgeois, assesseur-baillival d’Yverdon et châtelain des Clées ( Porte la lettre « I » ) ; série de registres : comptes de succession ; caisse de famille ( elle a été fondée en 1720 ) ; liquidation du legs d’Henriette Bourgeois, décédée à Yverdon ; 1410-1921. • PP 1088 Margot ( Daniel ) : archives privées et professionnelles ( hormis ses activités en qualité de conseiller personnel de conseillers fédéraux ), Georges-André Chevallaz et Jean-Pascal Delamuraz : manuscrits et publications sur le conseiller fédéral Jean-Pascal Delamuraz, en 1998 et 2009 ; 19432012. Dans le cadre des recommandations fédérales d’assurer ou d’encourager la conservation des archives relatives aux victimes de mesures coercitives, les ACV ont fait entrer les archives historiques des deux institutions les plus anciennes du canton de Vaud en charge de l’encadrement des enfants mineurs, à savoir celles de la Fondation Ecole Pestalozzi, antérieures à 2001 et celles de la Fondation de Serix, Palézieux, d’avant 1993 : • N 15 Fondation Ecole Pestalozzi : l’ensemble constitue un fonds très complet et diversifié ( registres, dessins, albums photographies ). Il éclaire tous les aspects du fonctionnement de l’Ecole, aux différentes époques : organes de direction, personnel employé, financement, relations avec les organismes institutionnels, organisation et gestion interne et financière, exploitation agricole et dossiers de résidents ; 1818-2016. • N 16 Fondation de Serix : tous les aspects de la vie de l’institution, avec la particularité de comprendre aussi un sous-fonds, celui de l’ancien Foyer pour apprentis de Vevey. Toutes les archives provenant du Foyer pour apprentis ont été considérées sans limitation chronologique. On peut noter, en plus des dossiers d’enfants conservés, la richesse des documents iconographiques ( albums photographiques, diapositives, négatifs, films ) ; 1846-1992.

14 - Rapport d’activité ACV 2017

6. Classement d’archives et création d’instruments de recherche

Un graphique et un chiffre : 98. Il s’agit du taux de couverture des inventaires. Autrement dit, 98 % des fonds d’archives sont au bénéfice d’un inventaire, sachant que tout fonds fait l’objet d’une description dans DAVEL, et ceci dès son versement ou son acquisition. Si l’information sur le fonds est portée immédiatement à la connaissance du public, ledit fonds n’est en principe pas consultable tant qu’il n’est pas inventorié. Les fonds dont l’inventaire est réalisé dans DAVEL avec le logiciel métier scopeArchiv™, sont distingués de ceux dont l’inventaire pré-existait. A des fins d’homogénéisation et pour préserver le confort et les habitudes des usagers de différentes générations, chaque inventaire fait l’objet d’une édition sur papier, en plus de sa mise en ligne. L’objectif est de faire disparaître tous les inventaires disponibles avant l’introduction de la base de données DAVEL, au profit de données structurées et sécurisées. Ainsi, à fin 2017, il n’existe plus d’inventaires manuscrits et dactylographiés ( à trois unités près ) ; la prochaine étape, déjà en cours, est de faire disparaître tous les inventaires faits à l’aide du logiciel de traitement de texte. L’état de situation figure ci-après : Etat du classement des fonds et versements ( au 01.03.2018 ) Section ou sous-section

Inventoriés au 01.03.2017

Inventoriés au 01.03.2018

Evolution sur un an

Cote

Intitulé

Nombre

Archives paraadministratives

13 / 14

13 / 17

- 16 %

P ( close )

Fonds privés

858 / 858

100

858 / 858

100

Fonds privés

1056/ 1074

1075/1092

S ( close )

Archives officielles, entrées de 1985 à 1995

275 / 275

100

275 / 275

100

Grand Conseil

5/5

100

5/5

100

Conseil d’Etat et départements

290 / 300

295/313

- 3 %

Rapport d’activité ACV 2017 - 15

Ordre judiciaire

228/ 229

+ 1 %

Constituante

1/1

100

1/1

100

Total

2722/2756

2750/2790

0 %

Arriéré

Remarques : 1 ) Cette statistique ne porte que sur les archives officielles dès 1803 classées par provenance ( sous-sections S [close], SA, SB, SC, SD ), ainsi que sur les archives para-administratives ( section N ) et privées ( sous-sections P [close] et PP ). Elle ne tient pas compte des archives anciennes et des collections ( sections A à J et M, en principe entièrement inventoriées sauf C [parchemins] et M [sceaux] ), ni des archives officielles dès 1803 classées thématiquement ( section K [close] ). 2 ) Dans les colonnes « nombre », le premier chiffre représente les fonds ou versements inventoriés ( ou, exceptionnellement, entièrement éliminés après réévaluation ou transférés dans un autre fonds ou versement ), le second chiffre correspondant au total de ceux qui ont été reçus par les ACV. Pour les sections ouvertes, ce dernier chiffre augmente en fonction des entrées. Les compléments d’inventaires ( qui sont fréquents pour les fonds para-administratifs et privés ) ne sont pas pris en compte. 3 ) Les chiffres sont arrêtés à la date de fin de la révision annuelle ( soit en mars ) et non au 1er janvier, ce qui explique les divergences parfois importantes qui peuvent exister par rapport aux nombres de fonds ou versements reçus ( chapitre 5 ) et d’inventaires réalisés ( chapitre 6 ).

Objet

Tableau sur la couverture des inventaires dans DAVEL Nombre % Notes

Fonds et collections

3 685

100

Sans compter 271 notices fantômes qui signalent des fonds éliminés ou reclassés

Fonds avec un inventaire PDF extrait de DAVEL

2 803

Fonds avec un inventaire PDF créé hors DAVEL

813

Dont 493 collections de parchemins ( 14 % ) avec un inventaire sommaire

Fonds avec un inventaire PDF

3 601

Sans compter 15 fonds qui, entièrement décrits dans DAVEL, n'ont pas d'inventaire PDF

Fonds non inventoriés

Au 31 décembre 2017, les ACV abritaient 36 414 m.l. ( 35 489 ), ce qui fait d’elles le deuxième dépôt de Suisse du point de vue du métrage linéaire, après les Archives fédérales suisses. Près de 1 m.l. d’archives sur 10 conservé en Suisse est localisé aux ACV. 1133 ( 1430 ) mètres linéaires d’archives ont été traités pour constituer 210 232 notices descriptives nouvelles ( 106 115 ), La base de données DAVEL compte à fin 2017 un nombre total de notices descriptives de 730 464 ( 710 264 ). Le déficit d’inventaires a augmenté de 6 fonds, ce qui ne modifie guère le pourcentage du taux de couverture du nombre d’inventaires ( 99 % ) qui reste exceptionnellement élevé. Il est pratiquement incompressible, compte tenu de l’inévitable délai entre l’entrée d’un fonds et l’achèvement de son inventaire.

6.1. Nouveaux inventaires des fonds officiels Statistiques : fonds officiels ( S, SA, SB, SC ). Adjonctions : 15 ( 7 ) pour 4 321 ( 556 ) pages et nouveaux : 12 ( 49 ) pour 1 466 ( 5291 ) pages. L’année 2016 a été une « très grande année » en ce concerne le nombre 16 - Rapport d’activité ACV 2017

d’inventaires réalisés ; ce résultat est dû au fait qu’Olivier Conne et Christian Gilliéron, partis à la retraite en 2016, ont finalisé tous leurs inventaires en cours. Ce qui explique le nombre plus restreint d’inventaires réalisés en 2017. Par contre le nombre de fonds qui ont eu des compléments est plus élevé. Les adjonctions du fonds SB 52 ( Cathédrale de Lausanne ), avec 4 123 pages expliquent le nombre impressionnant de pages supplémentaires. Détail des adjonctions ( métrage linéaire, puis nombre de pages d’inventaire ) - Fe 279-285 : Terriers ( 0.8 ; 6 ) - SB 2 : Section monuments historiques et archéologie ( 6.2 ; 23 ) - SB 52 : Cathédrale de Lausanne ( 150 ; 4123 p. ) - SB 109/1794-1849 : Notaire Pavillon ( Jean ), à Nyon ( 7.86 ; 15 ) - SB 109/1850-1876 : Notaire Goedecke ( Alexandre ), à Echallens puis Renens ( 5 ; 8 ) - SB 109/1877-1933 : Notaire Zahnd ( Pierre ) à Lausanne ( 10.5 ; 18 ) - SB 109/1934-1953 : Notaire Bucher ( Jean ) à Lausanne ( 4.1 ; 6 ) - SB 109/1954-1975 : Notaire Perrin ( Albert ) à Lausanne ( 5 ; 8 ) - SB 109/1976-2007 : Notaire Perrin ( André ) à Lausanne ( 6.5 ; 10 ) - SB 109/2008-2020 : Notaire Freymond ( Philippe ) à Lausanne ( 2.2 ; 5 ) - SB 123 : Ecole technique de la vallée de Joux ( 5.6 ; 18 ) - SB 142 : Police cantonale ( 0.8 ; 2 ) - SB 205 : Registre foncier du district d’Aubonne ( 0.02 ; 0 ) - SB 206 : Registre foncier du district de Rolle ( 0.02 ; 0 ) - SB 285 : Service des bâtiments ( 20 ; 79 )

Les nouveaux inventaires suivants méritent la citation : • SB 10 Etat civil cantonal : répertoires des dossiers de la direction de l’état civil ( 1961-1967 ); dossiers de la direction de l’état civil ( 1961-1967 ) ; catégories répertoriées : absences, actes d’origine, cas spéciaux, changements de nom, communications de naissance d’un enfant naturel, déclarations tardives ( naissance, décès ), demandes d’autorisation de mariage, Département fédéral de justice et police, départements cantonaux, désaveux, enquêtes décès, indemnités-émoluments, inspections par les préfets, Justices de paix, légitimations, municipalités, naturalisations ( facilitées ), officiers d’état civil, permis de mariage étranger, reconnaissances en paternité, rectifications de l’état civil, réintégrations dans la nationalité suisse, successions, transcriptions d’actes étrangers, 1961-1967. • SB 128 Commission d’éthique de la recherche clinique : Commission d’éthique du Département de médecine et Policlinique médicale universitaire (DMI-DMU) : protocoles des projets de recherche, documentation, remarques, commentaires et rapports concernant les protocoles, réponses de la Commission, correspondance ( 1973-1995 ) ; brochures de protocoles de recherche et guides de recherche, marqués « confidentiel », pour des études menées par des laboratoires privés, mais devant être validées par la Commission d’éthique DMI-PMU ( 1992-1995 ) ; Commission d’éthique de la Faculté de médecine : protocoles des projets de recherche, documentation, remarques, commentaires et rapports concernant les protocoles, réponses, correspondances ( 1983-1992 ) ; Centre d’oncologie : protocoles de recherche pour des études dans le cadre du SAKK ( Schweizerische Arbeitsgruppe für klinische Krebsforschung ) ( 1981-1986 ) ; dossiers du professeur Jacques Diezi pour les séances de la Commission d’éthique de la Faculté de médecine : ordres du jour, rapports, correspondance et protocoles de recherche ( 1988-1992 ) ; documentation du professeur Jacques Diezi relative au dopage : texte, matériel et correspondance relatifs à une présentation du professeur Jacques Diezi sur Rapport d’activité ACV 2017 - 17

le sujet ( 1990-1992 ) ; documentation et correspondance relative à l’expertise du professeur Jacques Diezi réalisée pour le compte de l’Office fédéral de la santé publique ( OFSP ) afin d’évaluer les effets toxicologiques et physiologiques de la boisson Red Bull ( 1994 ), 1973-1995. • SB 258 Hôpital de Cery : - SB 258 A : Direction et gestion des ressources ( 1791-2006 ) : Dossiers de la direction de l’hôpital, majoritairement constitués par Christian Muller, médecindirecteur de 1961 à 1987 ( 1900-2006 ) ; documentation légale et de référence : législation et réglementation, rapports annuels ( 1791-2006 ) ; gestion du personnel : recrutement, administration, salaires ( 1873-1975 ) ; archives des économes Emile Gavillet et René Rapin : copie-lettres et dossiers ( 1910-1940 ) ; registres des lettres envoyées ( 1879-1933 ) ; gestion des ressources : comptabilité, infrastructures et équipements ( 1859-1985 ). - SB 258 B : Activités médicales et de soins ( 1860-2005 ) : Enregistrement des patients : entrées et sorties par ordre alphabétique et par ordre chronologique, listes nominatives, demandes d’admissions ( 1860-1966 ) ; prise en charges des patients : correspondance du directeur, journaux médicaux, placement familial, psychothérapie ( 1876-1966 ) ; activités médico-légales : notamment protocoles d’autopsies ( 1876-1997 ) ; électroencéphalographie ( EEG ) : enregistrements et rapports d’enregistrements ( 1962-2005 ) ; soins infirmiers : mouvements syndicaux, Ecole cantonale vaudoise d’infirmières et d’infirmiers en psychiatrie ( ECVIP ), recherche en histoire des soins infirmiers ( 1898-2005 ). - SB 258 C : Activités des patients ( 1958-2010 ) : Centre d’études de l’expression plastique : notamment dossiers relatifs aux films tournés à Cery ( 19592010 ) ; Bibliothèque, Comité central des groupes de division, journal des patients ( 1958- 1972 ). - SB 258 D : Recherche ( 1951-1997 ) : Enquête de Lausanne, étude de l’évolution à long terme des troubles mentaux ( 1951-1997 ) ; travaux de la Clinique psychiatrique universitaire de Lausanne ( 1961-1992 ). - SB 258 E : Expositions et documentation ( 1940-1973 ) : Expositions réalisées à la Nouvelle clinique ( 1961-1973 ) ; documentation sur l’alcoolisme, l’âge avancé et les hôpitaux psychiatriques ( 1940-1970 ). - SB 258 F : Aumônerie et service social ( 1931-2000 ) Conseil d’aumônerie de l’hôpital ( 1970-2000 ) ; Service social : rapports, statistiques et documentation ( 1931-1979 ). • SB 161 Centre hospitalier universitaire vaudois, Direction des soins ( DSO ), auparavant Direction des soins infirmiers ( DSI ). Le fonds est divisé en trois sous-fonds regroupant des éléments relatifs à la communication interne, à la gestion des services et à la gestion d’activités transversales : rapports annuels et procès-verbaux ( 1982-2003 ) : rapports annuels des soins infirmiers, colloques de la DSI, séances de travail du personnel infirmier-cadres, coordination des soins infirmiers, rapports annuels de la DSI, bulletins d’information de la DSI no 42-62, DSI élargie, centrales de stérilisation, des lits et des appareils médicaux ; affaires des services ( 1981-2000 ) : Département de médecine, Département des Services de chirurgie et d’anesthésiologie, Centre interdisciplinaire médicaux-chirurgicaux, Département de pédiatrie, Département de gynécologie-obstétrique et génétique, Policlinique et traitement ambulatoire, pool infirmier, intendance, stérilisation centrale, temps et organisation du travail en radiodiagnostic, Centre de stomathérapie, service social ; affaires transversales ( 19701999 ) : formation, gestion du personnel et conditions de travail, études et organisation générale, programmes d’économies, relations extérieures du CHUV. • SB 195 Centre hospitalier universitaire vaudois : dossiers médicaux de patients dont le nom de famille commence par la lettre B ( échantillon ), pour les services suivants : pédiatrie ( 1960-1981 ) ; policlinique de pédiatrie ( 1968-1981 ) ; policlinique de neurologie ( 1969-1981 ) ; chirurgie ( 197518 - Rapport d’activité ACV 2017

1983 ) ; gynécologie ( 1959-1986 ) ; chirurgie cardio-vasculaire ( 1975-1983 ) ; chirurgie pédiatrique ( 1961-1973 ) ; policlinique de rhumatologie ( 1978-1984 ) ; rhumatologie ( 1955-1984 ). • SB 301 Bureau du préposé à la protection des données et à l’information : le contenu de ce fonds éclaire les différents contextes ayant mené à la création du Bureau proprement dit. Trois séries documentaires témoignent chacun d’un producteur différent au sein de l’Etat vaudois, impliqué à des titres divers dans les problématiques devenues les missions opérationnelles du Bureau. - Elaboration de la Loi sur l’Information ( LInfo ) du 24 septembre 2002 : le parcours de la loi apparaît dans son entier au fil des dossiers, débutant par une documentation sur la situation dans les autres cantons, ou des avis de droit rendus notamment par la Confédération et le canton de Berne. Puis s’ensuivent les travaux préparatoires, les consultations, et des prises de position. Des dossiers relatifs aux groupes de travail, à la commission de médiation et aux débats au Grand Conseil rendent compte du débat démocratique. - Documents provenant de la Chancellerie d’Etat. Cette dernière joue par la suite encore un rôle de tutelle purement administrative avec le Bureau par ailleurs indépendant de tout Département. Elle était alors aussi le siège de la Commission restreinte de médiation concernant la LInfo. Ces sources témoignent de l’activité de cette dernière avec des dossiers d’affaires relatifs aux saisies la sollicitant entre 2005 et 2008, date à laquelle le BPPDI est créé et prend le relais. - Le troisième et dernier ensemble, le plus important en termes de volume, émane du Secrétariat général du Département des Finances ( SG DFIN ). Une première sous-série révèle le rôle qu’a tenu ce service dans la mise en place de la Loi sur la Protection des données personnelles ( LPrD ) adoptée le 11 septembre 2007 et entrée en vigueur le 1er novembre 2008.

6.2. Nouveaux inventaires de fonds privés et para-administratifs Statistiques : fonds privés et para administratifs ( N, P et PP ). Adjonctions : 37 ( 34 ) pour 1 878 ( 662 ) pages ; nouveaux : 20 ( 20 ) pour 8 954 ( 6 640 ) pages. Sur 19 inventaires nouveaux, deux dépassent 1 200 pages : PP 1060 : Addiction Suisse ( 1275 p. ) et PP 1063 : Tobler ( Hélène ) ( 1 232 p. ), alors que le fonds de Terre des hommes ( PP 1053 ) fait à lui seul 4 494 pages. Des natures de fonds apparaissent nouvellement parmi les fonds privés : troupe de théâtre ( PP 1064 ) ou trouvent des élargissements considérables : archives humanitaires avec Terre des hommes à mettre en relation avec le fonds PP 750 ( Association suisse des amis de l’Afghanistan ) ; l’addiction avec Addictions suisse ( PP 1060 ), à relier aux archives des différents fonds de la Croix-Bleue ( PP 823-PP 827 ). Détail des adjonctions ( métrage linéaire, puis nombre de pages d’inventaire ) - Dossier ATS : Agence Télégraphique Suisse ( 5.9 ; 995 ) - N 13/83-113 : Fondation PROFA ( 0.4 ; 24 ) - P 1000 : Documents isolés de provenance privée ( 9,25; 73 )

- PP 410 : Grand d’Hauteville ( famille ) ( 15.5 ; 90 )

- P 2000/22 : Chillon et Caux ( 0.01 ; 1 )

- PP 569 : Cantini ( Claude ) ( 0.05 ; 1 )

- P Pichard : Pichard ( Adrien ) ( 1.6 ; 88 ) - PP 1039 : Noir ( famille ) ( 0.05 ml ; 2 ) - PP 1061 : Pahud ( Claude ) ( 0.33 ; 28 ) - PP 1065 : Mange ( Daniel ) ( 0.02, 3 ) - PP 372 : Monod ( famille, de Corsier ( 0.1 ; 59 ) - PP 389/599-645 : Rochat ( Rémy ) ( 0.44 ; 12 )

- PP 447 : Rochat ( Henri et Elie ) ( 0.2 ; 3 ) - PP 569 : Cantini ( Claude ) ( 2.5, 1 ) - PP 612 : Association vaudoise de gymnastique féminine ( 10 ; 24 ) - PP 632 : Câbleries et tréfileries de Cossonay ( 1.35 ; 3 ) - PP 640 : Loge. La Liberté ( 0.11 ; 1 )

Rapport d’activité ACV 2017 - 19

- PP 725 : Aubert ( André ) ( 0.2 ; 195 p. ) associations

- PP 845 : Chambre vaudoise du commerce et de l’industrie ( 0.77 ; 3 )

- PP 735 : Centre de liaison des associations féminines vaudoises ( 5.65 ; 17 )

- PP 858 : Reformiertes Töchterinstitut, Lucens ( 0.02 ; 2 )

- PP 777 : Martin ( Jean-Louis ) ( 0.02 ; 1 )

- PP 883 : Veillard ( Maurice ) ( 0.02 ; 1 )

- PP 778 : Office suisse d’expansion commerciale ( 0.01 ; 1 )

- PP 886 : Edipresse ( 2 ml. ) ( 93 p. )

- PP 784 : Martin ( Jean ) ( 0.04 ; 4 )

- PP 918 : Chessex ( François et Nelly ) ( 0.1 ; 9 )

- PP 735 : Centre de liaison des féminines vaudoises ( 5 ; 46 )

- PP 805/594-597 : Bonnard ( famille ) ( 0.2 ; 3 ) - PP 828 : Association vaudoise des offices communaux du travail ( AVOCT ) ( 0.1 ; 4 ) - PP 842 : Impressum - Association vaudoise des journalistes ( 2 ; 12 )

- PP 855 : Vuilleumier ( famille ) ( 0.35 ; 2 )

- PP 913 : Gutscher ( Hans ) ( 0.01 ; 1 ) - PP 945 : Buenzod ( Michel ) ( 0.33 ; 14 ) - PP 948 : Schneider ( Pierre-Bernard ) ( 0.15 ; 1 p. ) - PP 972 : SOS-Asile ( 21.5 ; 58 ) - PP 985 : Parti démocratique-chrétien ( 0.05 ; 2 ) - Y Dos gen Echenard d’Ormont Dessus et de Chessel 5 : Echenard ( Jean-François, 0.11 ; 1 )

Détail des inventaires nouveaux ( métrage linéaire, puis nombre de pages d’inventaire ) - PP 942 : Morsier ( famille de et familles alliées ) ( 3.1 ; ( 145 )

- PP 1069 : Association oecuménique des amis de saint Bernard de Clairvaux ( 0.45 ; 22 )

- PP 984 : Couvreu de Deckersberg ( famille ) ( 96.2 ; 595 )

- PP 1070 : Stientecron, Thékla de ) ( 0.21 ; 12 )

- PP 1044 : Groupement d’études biologiques ( GEB ) ( 1.1 ; 24 ) - PP 1049 : Le Comte ( Guy ) ( 1 ; 16 ) - PP 1053 : Terre des hommes ( 192 ; 4494 ) - PP 1056 : ( 11.5 ; 537 )

Narakas

( Olgimantas-Otonas )

- PP 1060 : Addiction Suisse ( 100 ; 1275 ) - PP 1063 : Tobler ( Hélène ) ( 9.1 ; 1232 ) - PP 1064 : Compagnie La Marelle ( 7 ; 72 ) - PP 1067 : Maurer ( Marcel ) ( 3.4 ; 43 )

- PP 1071 : Société vaudoise d’études psychiques ( 0.12 ; 17 ) - PP 1072 : Vautier ( Armand et Edouard ) ( 0.22 ; 14 ) - PP 1074 : Aréopage. Les Amis de la lumière ( 3.75 ; 101 ) - PP 1076 : Stettler ( Edwin ) ( 4 ; 82 ) - PP 1078 : Baylon ( famille et familles alliées ) ( 1.4 ; 69 ) - PP 1081 : Badoux ( Jean-Claude ) ( 3.55 ; 74 ) - PP 1082 : Cercle vaudois d’archéologie ( 0.88 ; 30 )

Il n’est pas possible de détailler tous les inventaires nouveaux, en raison de leur nombre ( voir pour le détail http ://www.davel.vd.ch/suchinfo.aspx ) Les suivants méritent néanmoins la mention. • PP 984 Couvreu de Deckersberg ( famille et familles alliées ) : fonds subdivisé en dix sous-fonds différents pour permettre l’intégration de toutes les branches familiales représentées dans le fonds. En revanche, l’ensemble des membres de la famille ne figurent pas obligatoirement. Les femmes sont présentes, mais dans une importance matérielle moindre. - Premier sous-fonds « Généralités » : histoire et généalogie de la famille. Un dossier a été fait pour chaque fils aînée et héritier de la branche aînée et cela remonte à Quintin Couvreu de Deckersberg ( 1526-1601 ). - Deuxième sous-fonds : branche aînée descendante de Pierre Couvreu ( décédé en 1557 ) qui correspond au premier ancêtre de la famille attesté, mais non documenté dans le fonds. Ses 20 - Rapport d’activité ACV 2017

descendants, soit 40 personnes, de sexe masculin ou féminin, sont décrits successivement, le premier est Quintin Couvreu ( 1526-1601 ), fils de Pierre Couvreu, et selon la structure suivante : membre Couvreu de Deckersberg, puis son épouse, enfin famille alliée. En ce qui concerne les filles qui se sont mariées et qui ont changé de nom, elles sont présentes et comportent des fois les documents de leurs époux et de leurs enfants en sous-série. - Troisième sous-fonds : branches cadettes, soit les descendants de Pierre-Emmanuel Couvreu de Deckersberg ( 1732-1814 ) et les descendants de Jean-Jacob Couvreu de Deckersberg ( 1767-1836 ). - Quatrième sous-fonds : différentes familles alliées à la famille Couvreu de Deckersberg qui n’ont pu être rattachés à l’époux Couvreu de Deckersberg, soit parce qu’il y a eu plusieurs épouses de la même famille alliée avec un Couvreu de Deckersberg, soit parce que les documents de la famille alliée remontent à avant ou après l’union matrimoniale. Toutes les familles alliées ont une entrée spécifique, selon leur ordre d’ancienneté au sein de la famille Couvreu de Deckersberg : de Rovéréa, Micheli, de Blonay, Hunziker et de Goumoëns. Sous « Autres familles », les familles et personnes ne relevant pas d’un lien matrimonial. - Cinquième sous-fonds : « Les affaires et les oeuvres philanthropiques ». - Sixième sous-fonds : patrimoine foncier et financier. Les domaines s’acquièrent, s’échangent et se conservent bien souvent sur plusieurs générations. La gestion de ces domaines est bien souvent régie par l’aîné de la branche aînée. Les domaines acquis par les deux branches cadettes ont été intégrés aux patrimoines fonciers de la branche aînée suite aux deux unions successives entre les branches cadettes et la branche aînée, ainsi qu’aux décès sans héritier mâle de ces deux branches. - Septième sous-fonds : photographies. - Huitième sous-fonds : « Culture et société ». Ce sous-fonds comprend l’ensemble des oeuvres littéraires présentes dans le fonds, ainsi que les partitions de musique, les revues et la presse. - Neuvième sous-fonds : objets, boîtes et peintures. - Dixième sous-fonds : « Non identifié ». Il intègre les documents qui n’ont pu être rattachés à un membre, soit parce qu’ils ils ne comportaient ni nom ni date, soit parce qu’il n’a pas été possible de comprendre pourquoi cet élément était dans le fonds Couvreu de Deckersberg. • PP 1053 : Terre des hommes : la date de 2001 a été choisie comme celle de la séparation entre les archives historiques et les archives courantes et intermédiaires. Plusieurs séries documentaires sont comprises dans la donation ; le nom de la région du monde auquel les noms des pays correspondants sont subordonnés constitue un des points privilégiés d’accès aux documents : 1 ) Celles provenant des Archives fédérales suisses : interventions sur le terrain, organisation des Groupes de travail et recherche de fonds. 2 ) Généralités : documents constitutifs et programmatiques. 3 ) Fonctionnement : organisation administrative du Siège, communication interne et publique et coopérations diverses ( distinction entre trois périodes historiques : association sous Edmond Kaiser, association après le départ d’Edmond Kaiser et fondation ). 4 ) Activités : actions humanitaires déployées sur quatre continents, l’Afrique, l’Amérique latine, l’Asie et l’Europe. 5 ) Organisations d’Edmond Kaiser ( 1914-2000 ) : documentation renseignant sur d’autres initiatives humanitaires portées par le fondateur de Terre des hommes à titre privé ; 6 ) Documents nominatifs : sous-fonds regroupant les dossiers individuels ainsi que les listes de personnes prises en charge par Terre des hommes. 7 ) Archives photographiques : témoignages photographiques en provenance des pays d’intervention et photographies produites à fins de communication ; 8 ) Archives audiovisuelles : collection de VHS. Les lots 7 et 8 sont particulièrement riches. Les photographies, majoritairement des tirages positifs noir-blanc ( il existe également des négatifs et des diapositives ), sont rangées par pays ou par Rapport d’activité ACV 2017 - 21

photographe dont les droits sont à vérifier. Il n’a pas été retrouvé des dossiers d’écritures sur les photographies. Le thème est la précarité et le malheur des enfants, le noir-blanc accentuant la douleur. Les cassettes vidéo présentent les lieux d’intervention de Terre des hommes. Le fonds est ouvert et sera complété selon une périodicité à définir et pour autant que les lots forment des ensembles cohérents. • PP 1060 Addiction suisse : archives écrites administratives et d’opération : relations avec diverses organisations internationales, nationales et régionales s’occupant de prévention, de prophylaxie et de formation, ainsi que de prise en charge des victimes ; campagnes d’affichage et photographiques, dossiers pédagogiques, brochures d’information, participations à des manifestations. Porte principalement sur la question de l’alcoolisme et le tabagisme. L’ouverture aux nouvelles addictions ( drogues, sexe, jeu ) sont récentes. Comporte du matériel photographique, sonore et filmique. Evénements commémoratifs, en particulier le centième anniversaire. Bibliothèque ancienne : monographies et périodiques d’Addiction Suisse, suisses et étranger, biographies, thèses, congrès, actes de colloques et littérature grise, catalogués, classifiés et étiquetés. • PP 1063 Tobler ( Hélène ) : archives photographiques de l’activité de journaliste, toujours en noirblanc, sur différents supports, liées en partie en tant que membre d’une agence de photographes ou en tant que photographe indépendante avec Le Nouveau Quotidien ( 1991-1998 ) ou encore Maisons Ambiances. La revue suisse pour l’habitation, l’architecture et le design. Négatifs, diapositives, tirages positifs portant les dates de leur réalisation ainsi que la mention de leur contenu sont répartis dans des boîtes, de pochettes et des classeurs, numérotés par année et dans leur ordre d’ouverture ( ce système vaut pour les négatifs réalisés durant les années 1985 à 1999 ). 1 ) Reportages : Prague, 20-25.12.1989 ; Espagne Pezuela de las Torre ( Madrid ), Pâques, 1991 ; Indes, novembre 1990 ( négatifs, dias + tirages ) ; Bruxelles : Bâtiment Breydel de la Commission européenne à Bruxelles. Otto de Habsbourg, député européen, 8.01.1992 ; Rome : Fontaine de Trevi ( architecte : Giuseppe de Majo ), Chapelle Sixtine ( architecte : Gianluigi Colalucci, 25.02.1994 ; Bouthan ( 3.05-8.05.1994 ( dias couleur ) ; Gdansk, 1998 ; Spiritualité, 2001 ; Von Roll/Choindez/ Rondez, 2001-2002, négatifs + dias couleur ) Monte Tamaro, Eglise Botta, octobre 2002 ; Les Rasses, sans date. 2 ) Portraits : Pascal Auberson, 1990 ( photo couleur ) ; Geneviève Brunet, journaliste, 25.06.1992 ; Pomy : Christine Mouther et Galawk, 6.12.1994 ; Regensdorf, Beat Straub, 12.12.1994 ; Gumefens, JeanPierre Lambert, 30.11.1994 ; Vevey, Simon Forest, immigration du Québec, 1.12.1994, dias couleur. 3 ) Portraits de personnalités politiques, artistiques, culturelles, journalistes, les Dicodeurs, etc., 3 classeurs ( 01.11.2000-8.12.2001 ; et 14.01.2002-août 2002 ) ; Enfants-Loczy ( 1999-2002 ) ; 100 photographies d’Hélène Tobler pour le centenaire de la naissance d’Emmi Pikler, mai-juin 2002. • PP 1064 Compagnie de la Marelle : Archives du Théâtre à l’Eglise, 1962-1981, suivies de celles de la Compagnie La Marelle. Les archives sont classées par saison, elles concernent à la fois la gestion administrative ( fonctionnement, finances, programmation, publicité ) et la gestion artistique ( mise en scène, régie ). Affiches et affichettes, budgets, comptes, correspondance, coupures de presse, photographies, enregistrements sonores, séquences vidéo, composent les natures les plus représentées, en plus des contrats d’engagement, des recherches de fonds, des partitions, du matériel de régie, des statistiques de fréquentation. Gil Pidoux, un des initiateurs de la démarche, écrivait ceci, le 17 mars 1962, lors de la première journée du Théâtre à l’Eglise : « Servir consciemment l’art dramatique jusque dans l’Eglise, et non le desservir inconsciemment par un lamentable laisser-aller de toutes choses, par une négligence coupable et une indulgence de mauvais aloi ; faire de l’art scénique un instrument de recherche et de meilleure compréhension chrétienne, au véritable sens du mot et sans évoquer de fâcheuses barrières de religion, tel a été et sera notre but dans l’avenir. » 22 - Rapport d’activité ACV 2017

• PP 1076 Stettler ( Edwin ) : pensée militaire, diplômes, vie militaire et associative, ouvrages reçus dédicacés ou estampillés, cartes géographiques annotées, 1919-2013. • PP 1077 Bastian ( Paul ) : biographie et l’oeuvre de Paul Bastian écrite par son fils, Jean-Pierre, en 2017 ; ouvrages publiés par Paul Bastian, dont certains ont fait l’objet de comptes rendus et d’articles ; « tapuscrits » ; dossier des lettres officielles et privées », reçues ou expédiés ( 1933-2011 ), contient en particulier la correspondance entre Paul Bastian et Matthias Wirz, journaliste devenu moine ; « coupures de presse » ; photographies ; enregistrements sonores ; 1933-2017. • PP 1078 Baylon ( famille et familles alliées ) : 1 ) Famille Baylon : arbres généalogiques : manuscrits, dactylographiés et imprimés ; archives classées tout d’abord par lieu ( Lausanne, Nyon, Carouge ), puis par individu et respectant la généalogie de la famille. 2 ) Documents en relation avec les entreprises de faïencerie : tarifs, formes, motifs ou dessins utilisés, par les faïenceries de Nyon et de Carouge. 3 ) Archives de familles alliées : arbres généalogiques : les familles alliée Bonnafous, Bonnet, Cambon, Carayols Guiraud, Huber, Lautard, Lourde, Rieu, Rochmondet, Rouchi, Tournier. Comprend également la descendance d’Emmanuel, prince du Portugal et d’Amilia de Nassau. 4 ) Imprimés isolés ; 1421-1989. • PP 1081 Badoux ( Jean-Claude ) : Film Plans-fixes, [2005]. Biographie : journal personnel d’Eliane Paccaud, épouse de Jean-Claude Badoux, retraçant notamment leur rencontre, mariage et enfants ; tirages papier photographiques : Noël 2016 à l’EPFL, Inauguration du polydôme Badoux, Portrait au crayon, 2017 ; publications scientifiques ; enseignement ; membre de commissions et de sociétés ; Ecole polytechnique fédérale de Lausanne : archives ; bibliothèques professionnelle et personnelle ; 1878-2017. • PP 1082 : Cercle vaudois d’archéologie : textes de présentation rapports et listes d’activité et avec les archives du fonctionnement et des activités, laissées ensemble. Faisant partie à l’origine d’un classement spécifique, les documents relatifs aux relations avec la Société vaudoise d’histoire et d’archéologie, à des formulaires d’inscription et à des sondages internes au Cercle ont été placés au terme de l’inventaire, 1962-2017.

6.3. Autres nouveaux inventaires et instruments de recherche Entamée depuis plusieurs années, la sécurisation des inventaires systématiquement sous forme de base de données s’est poursuivie sous forme plus ou moins automatisée ou saisie manuellement avec contrôle et enrichissement au passage. Inventaires importés dans scopeArchiv en 2017 ( 10 626 pages ) 8 inventaires importés avec l’assistant de transfert scopeArchiv ( 971 pages ) - K VIII d ( Département de l’intérieur : Hospice ) ( 91 p. ) - K IX 9 ( Département des travaux public : généralités ) - PP 942 ( De Morsier ( Pierre et Jacqueline ) ( 161 p. ) - K VIII e ( Département de l’intérieur : Hôpital cantonal ) ( 198 p. )

- K IX 407 ( Département militaire : bâtiments de l’Etat ) ( 334 p. ) - S 257 ( Office des faillites de Lausanne ) ( 94 p. ) - S 268 ( Office des poursuites et faillites de Moudon ) ( 25 p. ) - S 269 ( Service de l’intérieur ) ( 68 p. )

Rapport d’activité ACV 2017 - 23

73 inventaires importés avec l’outil de transfert CoSA ( 3 786 pages ) - K IV ( Relations avec les cantons ) ( 20 p. ) - K IX 1-20 ( sans le K IX 9 ) ( Département des travaux public : généralités ) ( 126 p. ) - K IX 101-200 ( Département des travaux publics : Ponts et chaussées ) ( 20 p. ) - K VII h 50-485 ( Police des étrangers : bureau des étrangers ) ( 197 p. ) - K VII h 486 ( Police des étrangers : bureau des étrangers ) ( 9 p. ) - K VIII c ( Département des travaux publics : Service des hospices ) ( p. ) - K X b ( Département des finances : cadastre ) ( 10 p. ) - K X d ( da, dc, df, dh et dt ) ( Département des finances : impôts ) ( 111 p. ) - K XII b ( Service des forêts, chasse et pêche ) ( 168 p. ) - K XII c ( Bétail ) ( 14 p. ) - K XII d ( Poids et mesures ) ( 10 p. ) - K XII e ( Commerce et industrie ) ( 76 p. ) - K XII f ( Industrie ) ( 14 p. ) - K XII g ( Chasse et pêche ) ( 40 p. ) - K XII h ( Office cantonal du travail, Bureau cantonal de placement et de chômage ) ( 109 p. ) - K XIII 231-240 ( Manuels et méthodes d’enseignement ) ( 17 p. ) - K XIII 377 ( Ecole normale de Lausanne ) ( 91 p. ) - K XIV 1-500 ( Cultes : généralités ) ( 49 p. ) - K XIX 1 ( Justice de paix d’Aigle ) ( 22 p. ) - K XIX 35 ( Justice de paix de Montreux ) ( 21 p. ) - K XIX 36 ( Justice de paix de Morges ) ( 75 p. ) - K XIX 38 ( Justice de paix de Nyon ) ( 13 p. ) - K XIX 43 ( Justice de paix d’Oron ) ( 38 p. ) - K XIX 56 ( Justice de paix de Sullens ) ( 17 p. ) - K XIX 59 ( Justice de paix de Vevey ) ( 18 p. ) - K XVII e ( Juge d’instruction cantonal ) ( 90 p. ) - K XVII f ( Juge informateur de Lausanne ) ( 38 p. ) - K XX aa ( Office des poursuites et faillites d’Aigle ) ( 58 p. ) - K XX ab ( Office des poursuites et faillites de Bex ) ( 35 p. ) - K XX ac ( Office des poursuites et faillites des Ormonts ) ( 23 p. ) - K XX d ( Office des poursuites et faillites de Cossonay ) ( 43 p. ) 24 - Rapport d’activité ACV 2017

- K XX e ( Office des poursuites et faillites d’Echallens ) ( 84 p. ) - K XX g ( Offices des poursuites et Office des faillites de Lausanne ) ( 127 p. ) - K XX h ( Office des poursuites et faillites de La Vallée ) ( 82 p. ) - K XX k ( Office des poursuites et faillites de Morges ) ( 42 p. ) - K XX m ( Office des poursuites et faillites de Nyon ) ( 100 p. ) - K XX n ( Office des poursuites et faillites d’Orbe ) ( 47 p. ) - K XX sa ( Office des poursuites et faillites de Vevey ) ( 49 p. ) - K XX sb ( Office des poursuites et faillites de Montreux ) ( 50 p. ) - K XX t ( Office des poursuites et faillites d’Yverdon ) ( 43 p. ) - P Chastelain ( Chastellain ( Henri ) ) ( 18 p. ) - P Mestral de Begnins ( Mestral de Begnins ( famille ) ) ( 20 p. ) - PP 372/1-1590 : Monod ( famille, de Corsier ) ( 370 p. ) - PP 455 ( Université populaire de Lausanne ) ( 118 p. ) - PP 628 ( Claude Lasserre : Séminaire protestant français de Lausanne ) ( 12 p. ) - PP 636 ( Rochat ( Charles-Christian ) ( 11 p. ) - PP 638 ( Briquet ( Ruth ) ( 9 p. ) - PP 650 ( Reymond ( Claude ) ( 7 p. ) - PP 651 ( Maison du blé et du pain ) ( 10 p. ) - PP 661 ( Robert ( Léon ) ( 11 p. ) - PP 664 ( Molles ( Roger ) ) ( 9 p. ) - PP 690 ( Barbey ( Auguste ) ( 12 p. ) - PP 699 ( Buenzod ( Emmanuel ) ) ( 9 p. ) - PP 720 ( Fromage de Bagnes ( défense du ) ( 12 p. ) - PP 722 ( Ollon ( familles de la commune d’ ) ( 9 p. ) - PP 728 ( Euler ( famille ) ) ( 8 p. ) - PP 729 ( Biéler ( Hélène ) ) ( 24 p. ) - PP 734 ( Bourgeois ( Ferdinand ) ) ( 7 p. ) - PP 742 ( Bureau fédéral de la propriété intellectuelle ) ( 186 p. ) - PP 747 ( Mutrux ( Henri ) ) ( 49 p. ) - S 111 ( Police de sûreté ) ( 86 p. )

- S 209 ( Service de la formation professionnelle ) ( 33 p. ) - S 211 Justice de paix de Lausanne ( 185 p. ) - S 222 ( Grand Conseil ) ( 24 p. ) - S 243 ( Arrondissement d’information pénale d’Aigle ) ( 51 p. ) - S 244 ( Arrondissement d’information pénale de Lausanne ) ( 47 p. ) - S 247 ( Tribunal de district d’Avenches ) ( 32 p. )

- S 248 ( Tribunal de district de Payerne ) ( 28 p. ) - S 249 ( Office des poursuites et faillites de Lavaux ) ( 28 p. ) - S 253 ( Tribunal de district d’Oron ) ( 32 p. ) - S 254 ( Tribunal de district de Morges ) ( 77 p. ) - S 271 ( Secrétariat général du Département de l’instruction publique et des cultes ) ( 21 p. ) - SB 123/1-25 : Ecole technique de la Vallée de Joux ( 17 p. )

15 inventaires dactylographiés importés, certains très largement enrichis et indexés ( 5 869 pages ) - Gd ( Cadastres originaux ) ( 626 p. ) - Ge ( Révision du cadastre des bâtiments ) ( 316 p. ) - K X a 1-633 ( Département des finances : généralités ) ( 993 p. ) - K X c ( Département des finances : Mines et salines ) ( 165 p. ) - K XII a ( Service de l’agriculture ) ( 555 p. ) - K XIV 501-550 ( Eglise nationale ) ( 145 p. ) - K XVII b ( Tribunal cantonal ) ( 107 p. ) - K XVIII d ( Ministère public ) ( 192 p. ) - K XIX 21 ( Justice de paix d’Ecublens ) ( 61 p. )

- K XIX 29 ( Justice de paix de Lausanne ) ( 236 p. ) - P Charrière de Crausaz ( Charrière de Crausaz ( famille ) ) ( 170 p. ) - P de Molin ( Molin, famille de ) ( 74 p. ) - P Secretan ( Abraham ) ( P Secretan ( Abraham ) ) ( 38 p. ) - S 8 ( Service des eaux et de la protection de l’environnement ) ( 969 p. ) - S 27 ( Conseil d’Etat et Chancellerie d’Etat ) ( 1222 p. )

6.4. Autres travaux de classement et d’inventaire Les ACV tiennent, sous la cote Ai, une collection des inventaires des archives des communes vaudoises. En 2017, comme en 2016, cependant, aucun instrument de recherche de ce type n’a été transmis aux ACV. Les répertoires numériques des cotes génériques P 1000 ( Collection de documents isolés de provenance privée ) : 32 ( 13 ) adjonctions et P 2000 ( Collection de cartes postales de provenance privée ) : 1 ( 1 ) adjonction sont mis à jour au fur et à mesure de l’entrée des documents concernés. Il en va de même des cotes de gestion : T ( Photographie ) : 24 ( 19 ) adjonctions, U ( Film ) : 6 ( 6 ) adjonctions, V ( Sons ) : 8 ( 4 ) adjonctions et W ( Documents numériques statistiques et délimités ) : 11 ( 4 ) adjonctions. Parallèlement au classement et à l’inventaire des fonds encore dépourvus d’instruments de recherche ( en principe parce qu’entrés récemment ), la transformation des anciens inventaires d’archives dactylographiés, faits en traitement de texte en notices informatiques détaillées et indexées se poursuit. Au cours de ce travail, les inventaires sont améliorés et complétés, voir pour le détail sous 6.3. Autres nouveaux inventaires et instruments de recherche Dossiers généalogiques et fichier héraldique : voir le chapitre 8.

6.5. Instruments de recherche informatiques et site Internet Base de données : en 2017, la base de données DAVEL a été enrichie de 213 032 ( 106 115 ) notices validées : 212 993 ( 106 009 ) décrivent des unités documentaires en-dessous du fonds d’archives, 39 ( 58 ) des fonds, des collections ou des versements. A la fin de l’année 2017, DAVEL contenait 730 464 ( 517 432 ) enregistrements, décrivant autant d’unités documentaires. A cette date, 3 685 ( 3 633 ) fonds ou collections, soit 99,8 % de ceux conservés aux ACV avaient un inventaire dans DAVEL. Rapport d’activité ACV 2017 - 25

Migration scopeArchiv de 5.1 à 5.2 : voir le chapitre 3. Statistiques de consultation sur le site Internet des ACV : voir le chapitre 11.3.

6.6. Divers en relation avec les classements et instruments de recherche A côté de la base de données consultable sur Internet ou en salle de lecture, les ACV conservent à ce jour la forme classique de l’inventaire par fonds. Celui-ci est généré semi-automatiquement à partir de DAVEL et il est mis à la disposition des usagers sous deux formes : un fichier PDF-A lié à la notice informatique du fonds et un document imprimé disponible en salle. Une attention particulière est apportée au contrôle et à l’adaptation des conditions d’accès ( délais de protection ) aux nouvelles normes définies par la loi sur l’archivage. La force d’un dépôt d’archives se mesure au nombre d’inventaires qu’il peut produire et dont le souci est de pérenniser les données dans un environnement informatique. C’est dans ce sens qu’il faut comprendre le souci de sécuriser les données d’inventaires encore sous forme dactylographiée ( il reste encore un résidu 3 inventaires ) et sur traitement de texte ( la forme manuscrite a été résorbée ), manifeste depuis 2014 : des procédures semi-automatiques de récupération ont été mises en place alors ; une partie relativement importante, en raison de la complexité des structures d’inventaire, doit néanmoins saisie manuellement. L’engagement d’un mandataire permet de réaliser de manière continue, depuis septembre 2016 cette opération dont les effets se marque dans les statistiques annuelles : on arrive au chiffre de 10 626 ( 32 834 ) pages produites et désormais 76 % ( + 3 % par rapport à l’année 2016 ) des inventaires sont structurés en bases de données. Lors des travaux de classement et d’inventaire, 57 ( 55 ) m.l. de documents ne présentant pas un intérêt historique suffisant pour justifier leur conservation ont été écartés, puis éliminés. Ces éliminations sont protocolées. Enfin, le directeur des ACV a livré, en août 2017, à la Chancellerie d’Etat, son rapport sur le postulat de Fabienne Freymond Cantone et consorts, développé en septembre 2015 : les Archives cantonales vaudoises, mémoire de notre canton : quid des archives audiovisuelles ?

7. Bibliothèque Depuis 1996, la première quinzaine de mars est consacrée aux travaux de la révision annuelle de la bibliothèque et au rappel des documents empruntés à l’extérieur. L’accent a été mis en 2017 sur le contrôle des ouvrages en salle de lecture, des périodiques (plusieurs titres ont été mis en reliure) et des brochures. Tous les titres contrôlés manquants dans un premier temps ont été retrouvés au terme de la révision. Durant cette même période, les archivistes qui peuvent disposer de plages horaires plus importantes en raison de la fermeture au public du bâtiment, ont rédigé le nouveau plan de classement des ACV (entrée en vigueur au 1er janvier 2018), formalisé les bonnes pratiques et la feuille de route sur la dématérialisation dans le cadre du Manuel du Records Management à destination de toute l’administration cantonale. Des travaux particuliers sur les descripteurs, d’étiquetage, de signalétique et de nettoyage complètent les activités de la révision, durant laquelle tout le personnel régulier est mobilisé. Jusqu’au 4 septembre 2017, la bibliothèque a été gérée par le bibliothécaire-documentaliste universitaire, engagé à 60 %, et l’assistante-archiviste, engagée à 100 %, qui y consacrent environ la moitié de leur temps. L’assistante-archiviste a repris la responsabilité de la gestion de la bibliothèque. L’engagement en octobre 2017 d’une bibliothécaire mandataire a permis de résorber les arriérés de catalogage. Et l’assistante-archiviste a pu se former, suivre plusieurs cours et être ainsi secondée pendant 4 mois. 744 ( 1 204 ) monographies ont été inscrites dans le registre des entrées : 282 proviennent d’achats ( 38 % ), 342 de dons ( 46 % ) et 120 de tris de fonds d’archives ( 16 % ). Les collections de périodiques se sont accrues de 445 ( 459 ) exemplaires. 26 - Rapport d’activité ACV 2017

Le nombre de monographies est sensiblement moindre que celui attesté pour les années 2015 et 2016. Par contre, l’accroissement des périodiques reste stable. Un certain nombre de revues sont obtenues par échange, notamment par l’intermédiaire de la Société vaudoise d’histoire et d’archéologie, qui transmet la Revue historique vaudoise en contrepartie des publications. Pour l’année 2017, 369 ( 98 ) nouvelles notices ont été cataloguées dans le réseau, dont 322 par la bibliothécaire engagée sur mandat en fin d’année. 86 ( 50 ) livres ont été donnés à la reliure. Principalement des mémoires, des bulletins des séances du Grand Conseil et des périodiques en mauvais état. Le changement de réseau des bibliothèques vaudoises a pour conséquence de nombreux changements de pratique au niveau professionnel et d’ajustements techniques, mais doivent être établis par l’institution qui en a besoin. Les listings et statistiques ne peuvent plus être commandés comme avant mais doivent être établis nous-même.

8. Documentation et collections La section de documentation relative aux communes vaudoises créée en 2014 est alimentée de façon ponctuelle, sans inventaire de détail pour des raisons de rationalité de gestion. Elle rassemble, sous la cote BRB 7000 + numéro de commune, des coupures de presse, brochures et autres imprimés, qui complètent l’information déjà disponible sur les communes sous forme de monographies et de brochures. Généalogie : la collection des dossiers généalogiques ( Y, Dos gen ), qui regroupe des travaux généalogiques non publiés remis aux ACV, n’a pas enregistré de nouveau dossier. Par contre la collection des dossiers héraldiques des communes ( Y Dos her ) s’est accrue des dossiers : Ballaigues Bex, Bretigny-surMorrens Bursinel, Corbeyrier, Corcelles-près-Payerne Mollens, Saint-Prex et Vallorbe. Les compléments apportés aux dossiers existants ne sont pas protocolés. La liste complète des dossiers disponibles est tenue à jour dans la base de données DAVEL, disponible sur Internet et donc indexée par Google, ce qui suscite de fréquentes demandes de renseignements de la part de généalogistes du monde entier. Héraldique : depuis 1952, les ACV tiennent à jour un fichier héraldique, avec la collaboration des héraldistes professionnels vaudois. Les nouvelles créations sont enregistrées et contrôlées gratuitement. La collection des dossiers héraldiques ( Y Dos her ) réunit la documentation accumulée au fil des décennies sur les armoiries tant institutionnelles que familiales ( notamment la correspondance échangée avec des personnes physiques ou morales demandant l’enregistrement de leurs armoiries et divers documents touchant la question héraldique, entre autres sous l’aspect juridique ). Ces dossiers sont répartis en quatre séries, répertoriées dans DAVEL : généralités, communautés ( communes, cantons, divers ), thématiques ( meubles ), familles. Deux arrêtés sont entrés en vigueur au 1er janvier 2017 : l’arrêté sur les armoiries communales du 21 décembre 2016 et l’arrêté Sceau du préfet, sous-préfets, tribunaux et municipalités du 21 décembre 2016. L’ensemble des communes a été informé des nouvelles dispositions et de la confirmation du rôle des ACV dans le contrôle, l’enregistrement et la communication des armoiries communales ( Art. 2 : « 1 Les ACV établissent et tiennent à jour le fichier central numérique des armoiries communales du Canton de Vaud. 2 Elles ont seules la compétence d’en exploiter les données. Art. 4 Les ACV communiquent les armoiries communales à l’Institut fédéral de la propriété intellectuelle en vue de leur enregistrement sur la liste des signes publics protégés. Art. 5 1 Les ACV transmettent sur demande écrite les extractions du fichier central aux communes et aux autres ayant-droits ). Les ACV ont été appelées à statuer sur la conformité des armories au blasonnement des communes de Ballaigues, Bex, Corbeyrier, Corcelles-près-Payerne Dizy, Mollens, d’Oron, Préverenges, Renens, Saint-Prex et Vallorbe ; sur les échos dans la presse, voir sous 13.1. Relations publiques. Elles ont également répondu aux demandes de renseignements de la commune de Forel-surLucens et du Service des communes et du logement sur le thème « Fusion des communes, et après ? »

Rapport d’activité ACV 2017 - 27

Le Recueil systématique de la législation vaudoise ( RSV ) a été mis à jour en conséquence, voir désormais https ://www.ige.ch/suche/ ?lang=fr et http ://www.rsv.vd.ch/rsvsite/rsv_site/index.xsp Le fonds des dossiers héraldiques a été augmenté, en octobre 2017, d’un nouvel inventaire, celui de Marcel Maurer ( PP 1067 ), héraldiste professionnel, qui a laissé des fichiers héraldiques de plusieurs cantons, armoriaux, photographies, réalisations, y compris sur des matériaux particuliers ( bois, porcelaine, etc. ).

9. Préservation, conservation et restauration En dehors des travaux de conservation courants, l’atelier fonctionne presque exclusivement pour les projets de numérisation démarrés en janvier 2014. En raison de la charge de travail, l’effectif de l’atelier a été renforcé par une mandataire à 50 %, deux stagiaires provenant de l’Ecole du Condé, à Paris, et par une conservatrice-restauratrice, engagée pour remplacer l’assistante-restauratrice, en congé maladie. En ce qui concerne la préparation des documents à la numérisation, l’accent a été mis sur les registres de plans cadastraux du fonds Gb de format A0. Après le départ de l’opérateur de numérisation à mi-temps, à fin mars 2017, il a été décidé d’opter pour la stabilisation des documents classés en note sanitaire 3, 4 et 5 afin de faire une réserve de livres pour l’opérateur de numérisation restant, sous contrat à plein temps. L’état du projet de numérisation n°1 était en 2017 de 685 plans de cadastres à stabiliser. Au 31 décembre, on compte 357 documents consolidés. Pour terminer la stabilisation des ouvrages de ce premier projet, il reste 328 documents, quelque 2 989 heures ou 18 mois de travail, estimation du 23 décembre 2017, basée sur 166 heures par mois, soit un 100 %. Le résultat de cette évaluation est dicté par le fait que les documents les plus fortement endommagés ( papier spongieux, moisissures, etc. ) sont encore à traiter et, de ce fait, exigent davantage de temps et d’attention. Une réserve de 330 volumes Gb, à savoir environ 6 mois de travail, existe à fin 2017 pour l’opérateur de numérisation. La préparation d’une nouvelle campagne de numérisation a occupé une partie de l’année 2017 ; il concerne 137 m.l. d’archives conservées dans les locaux à travers le canton du Registre foncier ( Aigle, Echallens, Lausanne, Cully, Tolochenaz, Nyon, Château-d’Oex, Rolle, Vevey et Yverdon ), à savoir les registres de plans cadastraux ( 970 unités ) et 2 213 plans spéciaux. Leur inventaire détaillé forme le fonds SB 302, il fait l’état sanitaire de chaque document. Le financement de l’opération a été assumé par le Registre foncier et l’Office d’information sur le territoire. Seuls les plans cadastraux seront stabilisés et numérisés dans un premier temps ( estimation : 3 ans de travail ), le solde du travail nécessitant un financement annuel sur 7 ans. En compagnie de l’archiviste en charge des relations avec les communes, la responsable de l’atelier de restauration a effectué la visite, du point de vue sanitaire et à titre préventif, des locaux d’archives des communes de Le Vaud ( 11 septembre ) et de Trévenon ( 28 novembre ). Une fiche informative sur la gestion du local d’archives, en complément du Guide pratique de gestion des archives communales, est désormais distribuée aux autorités communales pour les soutenir dans leurs efforts de la conservation de leurs archives. Une valise contenant divers outils recommandés ( appareil de mesures électroniques pour contrôler la température et l’humidité, gants, masques, chiffons microfibres, pièges à insectes, exemples de conditionnements, etc… ) est utilisée pour susciter l’intérêt et proposer tout de suite des actions simples, pratiques et efficaces. Les travaux de montage de l’exposition annuelle sollicitent la participation de l’atelier, en 2017, dans une moindre mesure que les années précédentes. L’atelier est toujours un lieu de visites privilégié, il s’y déroule aussi des exercices et démonstrations pratiques pour les « Stages découvertes ». C’est un endroit où les stagiaires et mandataires viennent régulièrement poser des questions et chercher des solutions pour la bonne conservation des fonds dont ils ont la charge. 28 - Rapport d’activité ACV 2017

Le plan de prévention, d’intervention et de réhabilitation des ACV, formalisé pour la première fois en 2001, a été mis à jour, comme c’est le cas depuis, au 1er janvier 2018. Plusieurs échanges de vue ont eu lieu avec la nouvelle responsable du Service des manuscrits de la Bibliothèque cantonale et universitaire, Ramona Fritschi, pour examiner la relance concrète du COnsortium de SAuvetage DOcumentaire en cas de CAtastrophe.

10. Microfilmage et reprographie Le photographe des ACV a pour mission la réalisation, à des fins de sécurité et de diffusion des documents d’archives, de copies de ceux - ci par la photographie ou la numérisation ; le microfilmage exécuté en interne ( 35 mm ) est abandonné depuis début 2008, alors que le microfilmage 16 mm, réalisé en service bureau, a été maintenu jusqu’en 2014. Il assure également la gestion des supports sonores et filmiques contenus dans les fonds reçus par les ACV. Il est en outre chargé, avec le directeur des ACV, de la mise à jour régulière des sites Internet et Intranet de l’institution. Il est à noter que la réalisation d’une partie des reproductions commandées par les usagers est confiée à un photographe privé agréé par les ACV. Numérisation : la création du centre de numérisations des ACV avec le financement pendant trois ans de travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés, suite à l’EMPD d’un montant de 1 630 000 francs adopté par le Grand Conseil le 12 mars 2013, a poursuivi ses activités en 2017. La production interne du pôle numérique et la réalisation au moyen de celui-ci de la numérisation des registres de plans cadastraux et des cartes ont été assurées par les deux assistantsphotographes engagés jusqu’à fin mars 2017 ; le mandat de l’assistant-photographe à plein-temps a été reconduit. Ainsi du 1er janvier au 31 décembre 2017, 237 images ont été produites représentant 125 cotes d’archives Gc ( 3 % ) et 13 497 images ont été produites représentant 400 cotes d’archives Gb ( 17 % ). Cette opération de numérisation a débuté en avril 2015. Aucune panne n’est venue entraver le travail sur les scanners A1 et A0, à la différence de l’année 2016. La production de l’atelier de numérisation a encore largement déterminé l’activité de l’atelier de reprographie en 2017, le photographe étant responsable en particulier du contrôle qualité de toutes les prises de vue, de l’assemblage de celles réalisées en plusieurs parties ( de nombreux registres cadastraux sont constitués de rabats parfois de très grandes dimensions, qui nécessitent plusieurs prises de vue, l’intégralité de la page originale étant reconstituée ultérieurement par collage informatique, de même que pour les cartes dont l’ampleur du format nécessite plusieurs prises de vue par segments ) et de la structuration des documents numérisés ( différenciation des différentes parties par code alphabétique : couverture, répertoire, corps de texte, recto / verso ). A la validation de la structuration, les images sont exportées à la fois au format TIFF sur le serveur ( R ) de conservation et en format PDF réduit sur le serveur ( W ) de diffusion, qui met les dossiers numérisés à disposition du public en salle de lecture. L’option du transfert direct des images de diffusion sur le web n’a pas été retenue. Il a été fait le choix de numériser les collections des collections de plans visuels, géométriques et cadastraux ( Gb ) et de cartes ( Gc ) en couleurs, à une résolution de 400 dpi. Cela garantit de ne perdre aucun détail du document original, mais le poids de chaque fichier TIFF est très conséquent ( environ 700 Mo ), ce qui pose la question de la capacité de stockage de cette information. L’espace à disposition est rapidement saturé et nécessite l’octroi de mémoire supplémentaire par la DSI. Le contrôle qualité confirme toujours l’excellent niveau de qualité des numériseurs. Au 31 décembre 2017, 310 dossiers de fichiers multiples à reconstituer en un seul, exclusivement de cote Gc, sont en attente de leur traitement et subissent toujours un long délai avant leur mise à disposition du public. Numérisation des registres de reconnaissances : le projet de numérisation par les Mormons de tous les registres de reconnaissances de 1234 à 1798, débuté en mai 2009 et financé par l’Eglise de Jésus-Christ Rapport d’activité ACV 2017 - 29

des saints des derniers jours, pour lequel les ACV ont mis un local à disposition de l’opérateur et assurés les travaux de préparation, d’accompagnement et de contrôle de l’opération, s’est achevé en juin 2016. En 2017, 7 363 prises de vue ( 50 454 ) ont été réalisées en interne par le photographe, complétant ainsi de 7 nouveaux registres la cote Fe ( Bailliage de Vevey ), portant le total à 2 305 807 ( 2 272 621 ). Sur le total répertorié de 5 177 registres de reconnaissances, 58 registres ont été écartés de la numérisation pour leur état sanitaire. Le pôle numérique des ACV permettra notamment d’assurer la maîtrise de la conservation et de la diffusion de ce patrimoine documentaire. Le photographe des ACV a été fortement sollicité par cette opération. Il a notamment dû assurer le contrôle de la numérotation des folios et le report dans la base de données de toutes les informations relatives aux documents traités. Parallèlement, les nombreux inventaires dactylographiés de ces registres de reconnaissance ont été informatisés par reconnaissance de caractère, remis en page par le photographe, enfin complétés par les informations recueillies lors de la numérisation. Une opération malheureuse du centre de traitement de Salt Lake City a eu pour conséquence de perdre le nommage initial de 182 649 fichiers numérisés, ce qui a nécessité le développement d’un logiciel de renommage par les Mormons pour rétablir le nommage correct. Le contrôle récent de ce renommage a révélé l’oubli de 97 dossiers concernés. Le photographe a désormais la tâche du contrôle de concordance de l’ensemble des fichiers numérisés et de l’adaptation de leur nommage aux normes établies par les ACV. La mise à disposition pour le public de l’ensemble des registres de reconnaissances numérisés souffre d’un délai très important malgré l’achèvement de l’opération de numérisation. Microfilmage : le matériel de microfilmage de l’atelier, hors d’usage depuis 2008 déjà, a été remplacé par du matériel de numérisation en 2014. La réalisation à l’interne de séries de sauvegarde sur support argentique est définitivement abandonnée. Seules des copies ponctuelles de documents isolés sont réalisées. Comme les quatre années précédentes, aucune bobine de microfilm de sécurité 35 mm n’a été confiée, en service bureau, en 2017. Il en a été de même pour les microfilms 16 mm, réalisés par l’atelier protégé de la Maison des Chavannes ( Fondation Eben-Hézer ), qui a décidé de cesser cette activité fin 2014. Tout microfilmage, que ce soit en 35 ou en 16 mm, est donc suspendu sine die. La reprise éventuelle de ce travail par une autre entreprise, avec le recours exclusif à la numérisation, a été évoquée en 2016. Pour remplacer le microfilmage, une nouvelle chaîne de numérisation des fichiers a été introduite en 2016. Suite à la remise de la correction des livrables du lot pilote le 13 février 2017, 45 boîtes à fiches ( ACV, K VII h 482 ) ont été sont prises en charge par le prestataire le 17 août 2017. Les livrables ( 156 000 images ) et les boîtes sont remis aux ACV le 13 décembre suivant. Le microfilm couleur fait son apparition comme support chimique des fichiers numériques des registres de plans cadastraux et des plans et cartes. Il entre dans les bonnes pratiques de la sécurité à long terme des produits numériques. En effet, l’Office fédéral de la protection des biens culturels a décidé de financer sur trois exercices budgétaires ( 2016, 2017 et 2018 ) le transfert des données numérisées sur des copies de sécurité analogiques. Le dossier a été défendu sur la base du dossier thématique paru en 2015 sous le titre « Le pôle numérique des Archives cantonales vaudoises : son positionnement et sa plus-value » ( voir en particulier p. 64 ). Dans cette perspective, le 6 avril 2017, suite à une séance préparatoire du 11 janvier précédent, un serveur contenant 25 To de données a été envoyé à l’entreprise Gubler pour microfilmage. Le 5 octobre, le bon à tirer a été transmis par les ACV. Photographie : 269 ( 64 ) tirages photographiques grand et moyen formats ont été exécutés pour les besoins internes des ACV, plus particulièrement pour l’exposition annuelle de 2018, intitulée « Hier au quotidien », photographies de Hélène Tobler. Les clichés monochromes d’après négatifs 24x36 et 6x6 de Hélène Tobler, photographe de presse de 1991 à 2002, ont été numérisés à l’atelier des ACV. Avec l’appareil reflex numérique et le numériseur de l’atelier, 7108 ( 1 644 ) fichiers numériques ont été produits en interne, notamment pour la préparation d’illustrations, des demandes émanant des services de l’administration cantonale ou de lecteurs, des mises à jour des sites Internet et Intranet des ACV, 30 - Rapport d’activité ACV 2017

deux reportages photographiques en juin pour la Journée suisse des archives et septembre pour les correspondants santé et sécurité au travail, ainsi que les reproductions pour l’exposition précitée. Armorial vaudois 1936 - 1996 de François J. Rappard a été entièrement reproduit sous forme numérique entre 2004 et 2012 et un serveur accueille l’ensemble de ces armoiries. En 2017, le photographe n’a pas eu à compléter cette collection, soit 0 ( 0 ) nouveau fichier numérique d’armoiries familiales. La numérisation des Armoiries communales a été augmentée de 5 ( 1 ) nouveaux fichiers en 2017. 8 ( 5 ) CD ont été gravés, pour diverses illustrations de publications ou pour des commandes d’autres services ou de privés. La sauvegarde des fichiers réalisés est effectuée sur un serveur mis à disposition des ACV par la Direction des systèmes d’information. Autres travaux : des mémoires informatiques supplémentaires ont été procurées par la création de disques R, Q, U, W, X et Y sur le réseau des ACV. Le disque W accueille les images de diffusion des fonds sous forme numérique, à l’interne et en salle de travail, notamment les registres paroissiaux et d’état civil, ainsi que les cartes et plans cadastraux, au fur et à mesure de leur réalisation dans le cadre du projet de numérisation. Les autres disques concernent les archives numériques pérennes ( R, Q et U ) et temporaires ( X et Y ). Les informations concernant les reproductions de documents pour les usagers des ACV figurent au chapitre 11.5. Des copies de celles réalisées par le photographe privé agréé par les ACV sont remises en fin d’année et intégrées aux collections de l’institution.

11. Consultation et utilisation des archives Typologie des demandes et recherches lors des visites aux ACV

Rapport d’activité ACV 2017 - 31

Généalogie : dans un communiqué de presse de mai 2016, le Conseil d’Etat annonçait la mise à disposition du public, en salle de lecture de plus de 3 millions de prises de vue, réalisées à partir des registres paroissiaux et des registres d’état civil, entre 1562 et 1875 auxquelles s’ajoutent les actes de naissance jusqu’en 1899, les actes de mariage jusqu’en 1929 et les actes de décès jusqu’en 1959 – l’ouverture de ces données a été rendue possible grâce à un accès particulier à l’application du Service de la population exécutée dans le cadre du projet fédéral du Registre informatisé ( « Infostar » ). La recherche généalogique bénéficie désormais de sources primaires et secondaires, du XIIIe siècle à 1960, ce qui fait des ACV un point d’accès unique à des données généalogiques aussi anciennes ; l’audience en est ainsi renforcée. Une première tranche des 2 200 000 prises de vue des registres de reconnaissances numérisés ( 1234-1798 ) est également ouverte selon les mêmes modalités que les registres d’état civil. Des mises régulières offriront à terme l’ensemble de ces sources qui sont proposées en accès libre et gratuit. La numérisation a eu pour conséquence heureuse la refonte des inventaires correspondant aux séries documentaires prises en compte, consultables dorénavant sur la base de données DAVEL. Mesures de coercition à des fins d’assistance et placements extrafamiliaux : les ACV sont depuis avril 2013 fortement impliquées dans les réponses aux demandes d’information présentées par des personnes ayant fait l’objet de mesures de coercition ( le plus souvent, placements de mineurs dans des familles d’accueil ou des institutions ) entre le début du 20e siècle et 1980. Elles travaillent en concertation avec le Centre de consultation LAVI ( Loi fédérale sur l’Aide aux Victimes d’Infractions ) du canton de Vaud, ainsi qu’avec les centres LAVI ou institutions analogues des autres cantons. Le temps de traitement d’une demande dépasse fréquemment la journée, compte tenu des longues recherches nécessaires pour explorer les différents fonds d’archives susceptibles de contenir des informations, reconstituer les faits et comprendre les raisons des mesures prises. La Loi fédérale sur les Mesures de Coercition à des Fins d’Assistance et les placements extrafamiliaux antérieurs à 1981 ( LMCFA ) votée par le Parlement fédéral le 30 septembre 2016 est entrée en vigueur le 1er avril 2017. Son adoption a entraîné le retrait de l’initiative populaire « Réparation de l’injustice faite aux enfants placés de force et aux victimes de mesures de coercition prises à des fins d’assistance ( initiative de réparation ) ». Elle prévoit en particulier l’attribution aux victimes d’une contribution de solidarité, sur la base de leur témoignage et des documents d’archives retrouvés. En 2017, 94 nouvelles demandes de recherches sont ainsi parvenues aux ACV ( s’ajoutant à un solde à traiter de 11 au 1er janvier 2017 ) et 99 réponses détaillées ont été envoyées ( soit un solde à traiter de 6 au 1er janvier 2018 ). Au total, depuis avril 2013, 424 demandes ont été reçues et 418 réponses fournies. Ces chiffres placent Vaud en 3e position quant au nombre de cas traités, après loin derrière les cantons de Berne qui a reçu, en 2017, 729 demandes et Zurich, 514. Les victimes disposent d’un délai au 31 mars 2018 pour faire valoir leurs droits.

11.1. Usagers individuels La fréquentation publique reste toujours aussi importante. Le nombre total de consultations a été de 5 214 ( 5 395 ), par 2 333 ( 2 361 ) personnes différentes ; 3 756 ( 3 916 ) séances de travail en salle de lecture ont été effectuées par 1 068 ( 1 129 ) lecteurs. 1 030 ( 1 073 ) courriers scientifiques ont été envoyés, dont l’envoi de 488 ( 451 ) demandes de délivrance de copies certifiées conformes d’actes officiels. Ces dernières concernent avant tout les archives des ex-Tribunaux de district ( en particulier les jugements de divorce ) et des Registres fonciers, ainsi que celles des notaires ( testaments et autres actes ) et des Justices de paix ( certificats d’héritiers et recherches de filiation ). 452 ( 416 ) réponses ont été données par téléphone. Les chiffres de la consultation marquent une relative érosion depuis septembre 2010, soit au moment où les inventaires ont été mis en ligne, alors que la consultation par Internet explose. Les usagers sont désormais mieux informés, ils évitent des déplacements. Le nombre de réponses fournies par courrier ( postal ou électronique ), est durablement établi au-delà du millier, constituant une importante charge de travail, répartie autant que possible sur l’ensemble du personnel, les assistant( e )s-archivistes et dans une moindre mesure les gestionnaires de dossiers étant mises à contribution, en particulier pour les réponses aux questions 32 - Rapport d’activité ACV 2017

d’état civil et de reproductions d’armoiries familiales. Il est à relever au passage que cette manière de faire améliore le niveau des connaissances du personnel d’accueil des usagers de la salle et lui permet d’évoluer avec une plus grande autonomie. La présence et la concentration de nombreux documents récents, en particulier ceux du Registre foncier et des notaires, contribuent à maintenir les demandes à un niveau élevé. La fréquentation du site Internet des ACV, en premier lieu des deux bases de données DAVEL et PANORAMA, continue à augmenter. Les statistiques de la consultation des ACV dès 1996 sont publiées sur le site de Statistique Vaud, à l’adresse http :// www.scris.vd.ch / Default.aspx ?DocID=7470&DomId=2181.

Profession des usagers 2017 ( en salle de lecture uniquement ) : 2017

2017

2016

2015

2014

a ) écolier, gymnasien b ) étudiant c ) retraité

0,8 19 32,7

52,50

57,6

54,4

56,6

d ) archéologue, historien, historien de l’art ( sauf enseignant ) e ) architecte, dessinateur-architecte, urbaniste f ) archiviste, bibliothécaire, conservateur, documentaliste g ) enseignant, professeur h ) géographe, géologue i ) journaliste, écrivain

17,8

7,6 0,7 1,7

30,10

26,5

26,4

25,9

j ) agriculteur, viticulteur k ) artisan, commerçant, travailleur indépendant l ) cadre moyen m ) cadre supérieur, ingénieur n ) employé, ouvrier, technicien o ) femme / homme au foyer p ) profession libérale

0,5 0,8 2,9 3,6 5,7 1,4 2,5

17,40

15,9

19,2

17,5

100 %

Total

1,4 0,9

100 % 100 %

Objet de recherche des usagers 2017 ( en salle de lecture, par téléphone et par écrit ) : 2017 a ) généalogie

32,6

b ) héraldique

1,3

c ) histoire de ma maison

2,5

d ) histoire de ma commune / ma région

3,2

2017

2016

2015

2014

39,6

36,4

30,2

29,4

Rapport d’activité ACV 2017 - 33

e ) histoire générale : préhistoire, antiquité

0,3

f ) histoire générale : moyen âge ( 6e s.-1536 )

2,5

g ) histoire générale : Ancien Régime ( 1536-1798 )

5,4

h ) histoire générale : Révolution vaudoise et période de l’Helvétique ( 1798-1803 )

1,1

i ) histoire générale : 19e s.

4,1

j ) histoire générale : 20e s.

18,8

k ) histoire de l’art, architecture

10,2

l ) géographie, urbanisme

1,4

m ) usage administratif ( consultation par l’administration )

2,7

n ) délivrance d’une copie d’acte officiel ( acte notarié, jugement, extrait Registre foncier, etc. )

9,4

o ) archivistique ( métiers, techniques, bâtiments )

2,0

p ) autres

2,5

Total

32,2

34,9

31,7

31,3

11,6

11,8

7,8

7,4

12,1

12,4

24,9

26,4

4,5

5,4

5,5

100 % 100 % 100 % 100 % 100 %

Motivation de la recherche 2017 ( en salle de lecture uniquement ) : 2017

2017

2016

2015

2014

a ) études, formation

22,0

24,6

27,7

32,6

b ) enseignement

2,2

c ) recherche dans le cadre de l’activité professionnelle, autre que l’enseignement

23,3

d ) recherche pour le compte de l’administration

1,3 0

26,8

28,7

31,0

28,8

51,2

47,0

41,3

38,6

e ) programme d’occupation pour chômeur f ) loisirs Total

100 % 100 % 100 % 100 % 100 %

Déjà constatée en 2016, l’année 2017 ( plus de 3 % ) confirme la forte augmentation du public des retraités et des recherches généalogiques. Nul doute que ce phénomène déjà observé en 2015, est dû à la mise à disposition des données numériques généalogiques en salle de lecture et de leur ouverture à la période du 20e siècle. De plus, les cours de formation dispensés par le Groupe Généalogie dans le cadre de Connaissance 3 agissent positivement sur le nombre de personnes désireuses de faire des recherches généalogiques sur leur famille.

11.2. Groupes La salle de conférences a été utilisée par 671 ( 1 250 ) personnes représentant 39 ( 47 ) groupes différents, alors que la visite des locaux a attiré 341 ( 195 ) personnes relevant de 17 ( 14 ) associations et groupes d’horizon divers. 34 - Rapport d’activité ACV 2017

Elle a en particulier été mise à disposition pour des cours/séminaires donnés par l’Université populaire de Lausanne. Groupe Connaissance 3 et les ACV. Depuis plusieurs années, elle abrite les séances de comité de sociétés avec lesquelles les ACV sont liées, en particulier celles de la Société vaudoise d’histoire et d’archéologie, et dans une moindre mesure avec les Groupes Ethno-Doc et Mnémo-Pôle.

11.3. Documents consultés

DAVEL, la base de données en ligne des inventaires d’archives des ACV, a accueilli en 2017 près de 100 000 visiteurs uniques, et a comptabilisé largement plus de 1 million de pages vues. Panorama est la base de données en ligne des inventaires d’archives communales avant 1961, avec moins de visiteurs, qui en font toutefois une utilisation plus intensive ( comparaison des ratios visiteurs/visites ). Si DAVEL a un public plus large, Panorama a assurément un public plus ciblé, de proximité. Les sections et les fonds les plus consultés

2017

2016

2015

2014

2013

2012

Nombre total de documents consultés

31 427

30 936

41 085

30 274

29 486

25 407

Nombre de cotes consultés sur fiches blanches

31 002

29 876

38 576

25 803

24 326

19 580

F ( Terriers )

639

759

592

388

482

Gb ( Plans visuels, géométriques, cadastraux et d’abornement )

309

549

518

552

Gc ( Cartes ou plans isolés )

240

706

457

888

8 425

5 807

16 609

8 155

8 825

5 536

7 661

11 879

8 808

5 138

5 097

3 963

P + PP

16 086

17 686

25 417

13 293

13 922

9 499

% PP

24.71

39,76

22,83

19,91

20,95

20,24

% P +PP

51,89

59,2

65,89

51,5

57,23

48,5

Rapport d’activité ACV 2017 - 35

A la différence de 2016, le nombre d’ordinateurs mis à disposition en salle de lecture n’a pas changé. La consultation directement sur écran des fonds Eb ( Registres paroissiaux ) et Ed ( Etat civil ), ainsi que de la base de données « Gestar » pour les registres d’événements postérieurs à 1875, de la section F ( Terriers ), des fonds Gb ( Plans visuels, géométriques, cadastraux et d’abornement ) Gc ( Cartes ou plans isolés ) ont fait chuter l’exploitation des microfilms pour les deux premiers fonds cités ; le recours aux microfilms est encore effectif pour la consultation des registres de notaires avant 1837, les fichiers de dépouillement et des sources isolées. La consultation sous forme numérique, si elle a suscité au début des réserves, a allégé considérablement la charge physique du personnel de salle. Elle a même amené un public plus large à travailler de cette façon.

11.4. Documents prêtés 156 ( 26 ) cotes d’archives ont été demandées pour consultation ou pour reproduction. Sur les 61 ( 46 ) formulaires d’emprunt, 19 ( 12 ) concernaient des documents à reproduire, 3 ( 5 ) des expositions ; le solde 39 ( 26 ) répondaient à des sollicitations de l’administration. Il est à noter, en 2017, la sortie de dossiers du fonds PP 525 ( Berger, René ) pour les besoins de la recherche à l’Ecole cantonale d’art de Lausanne ( ECAL ) sur le VideoArt Festival de Locarno ; de photographies de l’Encyclopédie illustrée du Pays de Vaud ( PP 323 ) et de documents relatifs à Emile Gardaz ( PP 1062 ), respectivement pour les besoins d’une monographie consacrée à Urbain et Juste Olivier et d’une émission de la RTS sur l’homme de radio. Le Conseil d’Etat a autorisé la mise à disposition de 15 dessins originaux provenant de patients de l’Hôpital de Cery, sur 140 œuvres présentés de toutes les cliniques psychiatriques de Suisse, de la période 1850-1930, dans le cadre de l’exposition itinérante à la Collection Prinzhor à Heidelberg, au Kunstmuseum Thun et au Musée de l’art moderne à Lille.

11.5. Reproduction de documents pour le public Le personnel des ACV a délivré 2 963 ( 3 256 ) photocopies aux usagers. Par ailleurs, les lecteurs ont réalisé eux-mêmes, sur les appareils disposés dans la salle de lecture, 1 874 ( 1 873 ) copies d’après les microfilms des ACV. La très forte baisse de ces prestations, continue depuis six ans, est due à l’utilisation par les lecteurs de leurs appareils photo numériques. 318 ( 352 ) documents ont été confiés pour reproduction à des ateliers spécialisés extérieurs aux ACV.

11.6. Exposition Les ACV ne disposent pas d’un espace d’exposition à proprement parler, ni d’un service éducatif comparable à ceux qui existent notamment dans les dépôts d’archives en France. Elles peuvent toutefois, depuis 2001, exposer des documents d’archives ( ou plus généralement, pour des motifs de préservation, des reproductions de ceux-ci ) dans les vitrines du hall et sur les murs de celui-ci. L’argument principal pour organiser une exposition consacrée à Louis Dumur, « Paris a enlevé un fils à sa famille ». Louis Dumur ( 1863-1933 ), homme de lettres d’origine vaudoise et grand témoin de son époque, tient à l’existence du fonds d’archives de la famille Dumur, dont l’acquisition offre la chance d’entrer dans des territoires non défrichés qui n’ont pas de correspondant dans les dictionnaires ou les publications scientifiques ( voir à ce sujet Gilbert Coutaz, « Une exposition aux Archives cantonales vaudoises : “Paris a enlevé un fils à sa famille”. Louis Dumur ( 1863-1933 ), homme de lettres d’origine vaudoise et grand témoin de son époque », Cahiers Louis Dumur, n° 3, 2016, Les Russies de Louis Dumur, p. 155-181 ). Organiser une exposition dans les locaux mêmes de leur conservation permet de témoigner de l’importance et de l’originalité des archives de Louis Dumur. L’exposition s’inscrit la première du cycle de trois expositions ( Chavannes-près-Renens, Reims et Genève ), dans une dynamique de renaissance, mieux de reconnaissance de Louis Dumur. 36 - Rapport d’activité ACV 2017

Cinq conférences-débats, animées la Société Louis Dumur, fondée en 2011, ont accompagné l’exposition durant toute l’année 2017. Les auditoires ont été variables, entre 6 et une trentaine de personnes. A chaque reprise, un apéritif dînatoire a clôturé la soirée. 1. Louis Dumur, entre journalisme et littérature, 15 mars L’œuvre de Louis Dumur se situe à la croisée de plusieurs formes de journalisme de l’époque. Directeur littéraire d’une des revues parisiennes les plus prestigieuses de la période, le Mercure de France, il puise également son inspiration dans la presse quotidienne, dont il nourrit ses romans, et entretient avec la presse romande, plusieurs années durant, une très vive polémique. Animateurs : Bruno Curatolo, professeur émérite à l’Université de Franche-Comté et auteur de nombreux ouvrages, s’est récemment signalé en dirigeant la publication d’un important Dictionnaire des revues littéraires au XXe siècle, en 2014, aux éditions Champion. Alain Clavien, professeur ordinaire à l’Université de Fribourg, est notamment l’auteur de Grandeur et misère de la presse politique : le match « Gazette de Lausanne - Journal de Genève » ( Lausanne, Antipodes, 2010 ) et de Les Helvétistes. Intellectuels et politique en Suisse romande au début du siècle ( Lausanne, Société d’histoire de la Suisse romande, 1993 ). Nicolas Gex, assistant diplômé d’histoire à la Faculté des Lettres de l’Université de Lausanne, a publié de nombreux articles sur Louis Dumur et prépare la publication d’un Cahier spécial sur Louis Dumur aux éditions Classiques Garnier. Il est également l’éditeur d’Un estomac d’Autriche aux éditions inFolio ( 2014 ). 2. Louis Dumur et la neutralité suisse, 26 avril L’un des combats majeurs de Louis Dumur durant la Grande Guerre et dans les premières années de la décennie suivante a été livré contre la « germanisation » de la Suisse et de son armée. Il participe, chemin faisant, fût-ce en des termes vindicatifs, à l’interrogation sur la nature exacte de la neutralité helvétique. Animateurs : Irène Herrmann, professeur associée à l’Université de Genève, est la rédactrice romande de la Revue suisse d’histoire et co-responsable de la série Itinera. Elle a publié trois monographies, dirigé plusieurs ouvrages et rédigé une centaine d’articles scientifiques. Elle mène des recherches sur la gestion des conflits, les usages partisans du passé, les mécanismes conceptuels et la réception du politique, tant en Suisse qu’en Russie postsoviétique. Olivier Meuwly, auteur de nombreux ouvrages sur l’histoire du canton de Vaud et, plus généralement, sur l’histoire des idées et des partis politiques, est directeur de la série « Histoire » auprès de la collection « Le savoir suisse » aux Presses polytechniques et universitaires romandes. Il sera entouré lors de cette table ronde de plusieurs spécialistes de la question et des membres du comité de la Société Louis Dumur. 3. Louis Dumur, découvreur de talents, passeur de textes, 7 juin Louis Dumur s’est voulu, notamment à travers les colonnes du Mercure de France, découvreur de nouveaux talents. Si son action a été occultée par le succès parallèle de la Nouvelle Revue Française, Dumur n’en a pas moins grandement contribué à l’actualisation constante de la vie littéraire de l’époque. Animateurs : François Jacob, président de la Société Louis Dumur depuis 2011, rédige en ce moment même la biographie de l’auteur. Il a publié de nombreux articles sur Dumur et quelques autres écrivains suisses romands de l’époque et a notamment tenté de décoder l’héritage « rousseauiste » de l’auteur de l’École du dimanche. Pascal Lécroart, professeur de littérature française à l’Université de Franche-Comté, explore les relations entre littérature et musique dans la perspective d’une synthèse des arts post-wagnérienne. On lui doit de nombreuses études sur Claudel et le théâtre du début du vingtième siècle. 4. Les Russies de Louis Dumur, 8 novembre Précepteur en Russie de 1887 à 1892, toujours intéressé par l’évolution politique d’un pays dont il connaît bien la littérature, Dumur consacre à la Russie, entre 1928 et 1932, une tétralogie romanesque qui renvoie dos à dos partisans du tsarisme et leaders bolcheviks. Qu’en est-il aujourd’hui des Russies de Rapport d’activité ACV 2017 - 37

Louis Dumur, cent ans jour pour jour après la Révolution d’octobre ? En quoi Dumur se démarque, ou non, de la production contemporaine ? Animateurs : Jean-François Fayet, spécialiste de la Russie communiste et plus particulièrement des relations entre la Suisse et la Russie. Professeur ordinaire au Domaine d’histoire contemporaine de l’Université de Fribourg depuis un an, il est notamment l’auteur d’un ouvrage sur la très bolchevique Société pour les relations culturelles avec l’étranger ( VOKS ) et son action en Suisse, VOKS : le laboratoire helvétique, paru en 2014. Il est le directeur de la publication Spectacle de la Révolution, paru en septembre 2017 aux Editions Antipodes. Marc Élie, chargé de recherche au CNRS, est un spécialiste d’histoire environnementale de l’Union soviétique et a travaillé sur diverses approches politiques et sociales du monde russe tel qu’il est décrit par Dumur dans sa tétralogie romanesque. 5. Dumur : pour ou contre ? : table ronde, 6 décembre Louis Dumur est tout sauf neutre. Quoi d’étonnant dès lors qu’il ait suscité tant de polémiques et que l’on s’interroge encore aujourd’hui sur le sens d’une œuvre marquée, après la Grande Guerre, par certain virage politique ? Quel est le sens d’une lecture réactualisée de son parcours ? Qu’a-t-il encore à nous dire ? Animation par François Jacobs et Françoise Dubosson, membres du comité de Société Louis Dumur.

12. Collaborations professionnelles 12.1. Collaborations professionnelles au niveau cantonal Les ACV ont rempli leur mission de conseil et d’assistance aux Archives communales, en collaboration avec l’Association vaudoise des archivistes ( AVA ), notamment par la mise à disposition d’informations et du Guide pratique de gestion des archives communales, sur leur site Internet, par des visites et par des cours ou présentations consacrés à la loi sur l’archivage. Elles participent aux activités de l’AVA, en particulier au Groupe de travail « Utilisateurs vaudois d’ICA-AtoM » ( voir le chapitre 4.2 ). Elles ont fourni du matériel de conservation non acide à diverses Archives communales et à d’autres institutions du canton. Elles font partie, avec la Bibliothèque cantonale et universitaire - Lausanne ( BCUL ) et la Bibliothèque de l’Ecole polytechnique de Lausanne ( EPFL ), du COnsortium de SAuvetage du patrimoine DOcumentaire en cas de CAtastrophe ( COSADOCA ) ( voir le chapitre 9 ). Elles accueillent, pour des stages d’archivistique de deux mois en 2e année, les apprentis assistants en information documentaire de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne ( soit 2 x 2 apprentis chaque année ). Gilbert Coutaz préside le Groupe « Mnemo-Pôle », qui regroupe 12 institutions en charge de la conservation sur le site universitaire de Lausanne. Il représente les bibliothèques patrimoniales au sein du Comité de pilotage de Renouvaud. Il a participé, à titre généralement privé, aux travaux de plusieurs associations culturelles ou sociétés savantes cantonales ( voir le chapitre 13.2. ). La salle de conférences des ACV est mise à disposition des professeurs de l’Université de Lausanne ou d’autres institutions d’enseignement qui souhaitent y donner des cours ou séminaires illustrés par des documents originaux conservés à la Mouline. Elle accueille aussi des cours ou séances de différentes associations ( voir le chapitre 11.2 ). Forum Horizon : dans le cadre de la manifestation Forum Horizon organisée par l’Office d’orientation scolaire et professionnelle du cantonde Vaud ( OCOSP ), qui a lieu chaque année sur le site de l’Université

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de Lausanne, Eloi Contesse a présenté la profession d’archiviste le 17 février lors de la séance consacrée au métier de spécialiste en information documentaire. Semaine découverte : comme chaque année au printemps et en automne, les ACV ont contribué à la Semaine Découverte, manifestation qui permet aux personnes intéressées de découvrir les métiers de l’information documentaire. La Semaine découverte est organisée par le Service Bibliothèque et Archives de la Ville de Lausanne. Les ACV ont reçu les participants les mardis 9 mai et 24 octobre. Passeport vacances : suite à l’importante demande lors des années précédentes, les ACV ont élargi leur participation au Passeport vacances de la région Lausannoise à deux matinées les 15 et 17 août. Sous le titre «Sur les traces des enquêteurs du passé », Eloi Contesse a organisé une visite de l’institution centrée sur deux affaires criminelles : un procès de sorcellerie au début du 17ème siècle et l’affaire Conradi en 1922.

12.2. Collaborations professionnelles au niveau national Les ACV sont membres du CEntre de COordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques ( CECO/KOST ), auquel participent les Archives fédérales suisses, les Archives de la Principauté du Liechtenstein, 24 Archives cantonales, 4 Archives communales et la Bibliothèque de la Bourgeoisie de Berne. Depuis 2013, Gilbert Coutaz est membre du Comité de direction. Gilbert Coutaz est membre du Comité suisse de la Protection des biens culturels, depuis 2012, et membre de la Commission historique des Salons du Général Dufour, depuis 2013. Il participe aux activités du Groupe de réflexion indépendant « Archives photographiques de presse », présidé par les Archives cantonales d’Argovie. Il siège au sein du Conseil et du Comité scientifique de la Fondation des archives historiques de l’Abbaye de Saint-Maurice. Eloi Contesse est membre de la Commission de formation de l’AAS, qui organise des cours et des cycles de conférences destinés à la formation de base et continue des professionnels suisses de l’archivistique. Jérôme Guisolan est membre du Groupe de travail « Evaluation » de l’AAS, dont le mandat est d’offrir aux Archives d’Etat des modèles et des critères de décision pour l’évaluation et le tri des archives officielles. Il a quitté le groupe en mai 2017. Les archivistes des ACV ont pris part à diverses réunions de l’AAS et du Forum des archivistes genevois.

12.3. Collaborations professionnelles au niveau international Gilbert Coutaz, répondant pour la Suisse du VIIIe Colloque des archivistes de l’arc alpin occidental, organisé à Torre Pellice ( Turin ), les 12-14 octobre 2017, sur le thème : « Les archives au cœur du patrimoine culturel », a participé comme conférencier au colloque et coéditeur des actes dans La Gazette des archives 1/2018.

13. Relations publiques et activités diverses 13.1. Relations publiques L’ouverture officielle du fonds d’archives d’Emile Gardaz a fait l’objet d’un communiqué ATS du 22 février ou d’articles dans 24heures et La Liberté ( 23 février 2017 ), d’une émission La Télé, L’Actu, 22 février et Radio Chablais, Le club, 23 février. Un communiqué de presse a été publié à cette occasion : « 22 février Emile Gardaz rejoint ses amis et complices, Jean Villard-Gilles et Jack Rollan, aux Archives cantonales vaudoises Animateur radiophonique, auteur de théâtre, chansonnier, comédien, conteur, journaliste, metteur en scène, parolier, Emile Gardaz ( 1931-2007 ) a marqué profondément la vie culturelle de Suisse

Rapport d’activité ACV 2017 - 39

romande, durant plus de cinquante ans. Il a préféré faire carrière dans sa terre natale, alors qu’il aurait pu en mener une sur le plan international, après avoir gagné le Grand prix Eurovision ». Un autre communiqué de presse a été diffusé le 12 juin : « Wikipédia : une présence indispensable pour les archivistes suisses » ; un autre paru le 1er juin titrait : « Les archives cantonales investissent Wikipédia ». « Investissez Wikipédia », tel était le thème retenu par les directeurs des Archives cantonales de Suisse romande dans le cadre de la Journée suisse des archives « Archives ∞ connecter ». La journée a rencontré un grand succès. Un public nombreux s’est déplacé. Plus de 300 tweets ont été échangés pour célébrer la journée suisse des archives avec le hashtag #archivCH . L’événement vaudois a pu être suivi en temps réel via le compte Twitter de l’Etat de Vaud. Le Temps titrait de manière significative dans son édition du 12 juin : « Wikipédia, le réveil des archivistes ». Gilbert Coutaz a participé à deux émissions de la RTS La 1ère : «La Matinale. Intercités consacrée à la mémoire numérique, 21 juin 2017» et «Vacarme. Quand l’Histoire s’écrit avec des 1 et des 0. Mémoire numérique : trou de mémoire», 25 juin 2017. L’officialisation de la convention de donation des archives de Terre des hommes, le 14 décembre, dans les locaux de Terre des hommes, en présence du Chancelier d’Etat, a suscité un nombre exceptionnel de comptes rendus dans la presse écrite, radiophonique et télévisuelle. Ainsi, un court sujet a été présenté dans le Téléjournal du 15 décembre, de 19 :30. Dans le portrait qui a été consacré à l’architecte du Parlement vaudois, Marc Collomb, il est rappelé que son premier concours d’architecture gagné fut celui du bâtiment des ACV ( 24heures, 13 avril 2017 ) Un article de 24heures « La légende alpine victime d’une usurpation » ( Petit Muveran et Dent Favre ) s’est fondé sur les recherches menées aux Archives cantonales, alors que le colloque « Aymon de Montfalcon, mécène, prince et évêque, du 1er septembre, et une exposition « Déclinaisons gothiques. Le portail Montfalcon de la cathédrale de Lausanne », au Musée Arlaud, 1er septembre-12 novembre, ont valorisé les ressources documentaires des ACV. L’Educateur 7/2017 a consacré un article aux archives de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire dont les ACV s’occupent d’une partie de l’inventaire ( 450 mètres linéaires ). Enfin, l’application de l’arrêté sur les armoiries communales du 21 décembre 2016, à la suite de l’adoption de la loi fédérale du 21 juin 2013 sur la protection des armories de la Suisse et des autres signes publics et en conformité avec la loi sur 14 juin 2011 sur l’archivage, a suscité un certain nombre d’articles de presse concernant les armoiries de Préverenges ( 24heures, 29 mars 2017 et 4 octobre 2017 ), d’Oron ( Le Régional, 23 août 207 ), de Renens ( La Nation, 16 septembre 2017 ) et de Vallorbe ( 24heures, 13 décembre 2017 ). Carnet noir : Jacqueline Jonas, connue sous le nom de plume Line, est décédée, le 20 novembre. Un fonds d’archives conservé sous la cote PP 951, aux ACV a permis de valoriser une nature d’archives oublié de la conservation : le dessin de mode de presse, qui avait donné lieu à une exposition « Line & la mode », en 2012 qui avait connu un grand succès de fréquentation et médiatique. L’article de Francine Brunschwig dans l’édition du 22 novembre de 24heures, rappelait l’événement : « En 2012, à 88 ans, Line a connu une seconde gloire, lorsque les Archives cantonales lui ont consacré une exposition pour laquelle elle avait repris ses crayons et créé l’affiche. ».

13.2. Participation à des sociétés Les participations à des sociétés du domaine de l’archivistique sont mentionnées au chapitre 12 ( Collaborations professionnelles ). Gilbert Coutaz est membre : - des comités de la Société vaudoise d’histoire et d’archéologie ( SVHA ), de l’Association des amis du Musée militaire vaudois ( Morges ), de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire ( Yverdon-lesBains ) et de la Fondation Bartholomée De Felice ( Yverdon-les-Bains ). - du Comité de direction du Centre de coordination pour l’archivage à long terme des documents électroniques ( CECO ), depuis 2013 40 - Rapport d’activité ACV 2017

- du Conseil de la Fondation Jean Monnet pour l’Europe, depuis mai 2017. - du Groupe ETHNO-DOC, qui se consacre à la publication de témoignages de personnages connus ou inconnus apportant un éclairage original sur certains aspects de la société et de la vie quotidienne, de travail ou de loisir. Jérôme Guisolan représente les ACV au comité du Cercle Vaudois de Généalogie ( CVG ).

13.3. Publications et conférences Gilbert Coutaz a publié les contributions suivantes : - « Fédéralisme ou archivistes en cause dans le débat sur l’archivage en Suisse ? Le point de vue des Archives cantonales vaudoises », dans Rapport d’activité 2016, Chavannes-près-Renens, août 2017, pp. 46-54. - « 1517 : quand Lausanne élisait son roi », dans Feuille des avis officiels, Nos 1-2, 3 et 6 janvier 2017, pp. 1 et 3. - « Les archives, reflet des relations avec le pouvoir », dans Nike-bulletin 1-2, 2017, pp. 36-39. - « La prévention, une exigence incontournable de la préservation », dans Memoriav. Bulletin 24, [2017], pp. 14-15. - « Quand l’archiviste se conjugue à tous les niveaux et dans les différents environnements professionnels: hommage à Cristina Bianchi (1957-2017)», dans arbido 4/2017. - Des Suisses au coeur de la traite négrière : de Marseille à l’Île de France, d’Amsterdam aux Guyannes ( 1770-1840 ), Olivier Pavillon ; préface d’Olivier Grenouilleau ; postface de Gilbert Coutaz, Lausanne : Antipodes, 2017, 157 p. ( Collection Histoire ). Il a rédigé 3 comptes rendus dans la Revue historique vaudoise, 125, 2017 : - Laurent Auberson ( dir. ) , Les chartreuses et leur espace. Actes du colloque tenu à Arzier ( canton de Vaud, Suisse ), en 2008 et études diverses, Lausanne : Cahiers d’archéologie romande ; Société d’histoire de la Suisse romande, 2016, 244 p. ( CAR 160 ), pp. 239-240. - Franco Morenzoni, Marchands et marchandises au péage de Villeneuve de Chillon ( première moitié du XVe siècle ), Lausanne : Université de Lausanne, 2016, 402 ( CLHM 54 ), pp. 242-243. - Pierre Jeanneret, Michel Buenzod. L’homme engagé, l’écrivain ( 1919-2012 ). Une biographie, Vevey : Editions de L’Aire, 2016, 174 p., pp. 276-277. Il a donné trois conférences : - le 4 mai, dans le cadre de la formation des guides du patrimoine de Lavaux, à Chexbres ; - le 31 octobre. Université des sciences sociales et politiques, Concours de Master « Atelier pratique de recherche : discours, archives et documents » ( Prof. Joseph Daher ) - le 13 octobre, lors du VIIIe Colloque des archivistes de l’arc alpin occidental, à Torre Pellice, « Pourquoi les Archives cantonales vaudoises possèdent une des plus importantes collections de drapeaux syndicaux de Suisse ? Enseignements de la collecte d’archives privées ».

Il a été juré du travail de bachelor de Sarah Germanier, « Enquête de satisfaction sur le public des Vallesiana aux Archives de l’Etat du Valais » (Conseillères : Basma Makhlouf Shabou et Françoise Dubosson), à la Haute Ecole de gestion de Genève Jérôme Guisolan a prononcé une conférence en relation avec le livre qu’il a publié en 2016, « Capitaine Cérésole, vie et combats d’un Suisse au service de France », le 17 janvier 2017, au Musée militaire de Morges.

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42 - Dossier thĂŠmatique ACV 2017

Dossier thématique

La place de la donnée personnelle dans les archives historiques. Essai d’interprétation à travers les archives de santé aux Archives cantonales vaudoises Par Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Gilles Jeanmonod

Contexte général1 La société numérique est paradoxale. D’une part, les nouvelles techniques de diffusion de l’information modifient profondément et durablement les modes de communication et les pratiques de la consultation; les débits d’informations en flux continu font des usagers un public toujours plus prompt à solliciter l’aide des moteurs de recherche, à s’afficher dans les réseaux sociaux et à en partager les contenus. Des politiques d’Open data, soit du « tout peut être réemployé », surgissent un peu partout et invitent les autorités publiques à se lancer dans le mouvement. La volumétrie d’informations en ligne est devenue un atout de visibilité, elle doit être composite et constamment renouvelée pour garder toute sa force d’impact. D’autre part, devant les excès du cyberspace qui déplace en permanence les frontières de la vie privée, on assiste à la montée de mesures protectionnistes sur la vie privée, au nom des droits de la personnalité, à la dignité, à l’honneur ou encore à la réputation. La conséquence: l’émergence récente du droit à l’effacement ou à l’oubli pour contrecarrer le droit à l’information ou au savoir. Face aux grands opérateurs privés du Web, parmi lesquels Google, Facebook, Instagram et Twitter, les agissements, les détournements et les vols en matière d’exploitation de données personnelles ont été récemment dénoncés par les cybercitoyens et condamnés par la justice. Aux yeux des détracteurs, il faut exiger l’élimination des données personnelles litigieuses. La protection de la sphère privée doit être intégralement repensée en raison des évolutions technologiques et sociétales; elle impose de nouveaux développements juridiques et des changements de comportements. Ses paradigmes ont évolué sous les effets des environnements informatiques. Dans la vie réelle, l’homme oublie; Internet, par contre, n’oublie pas. Le fait d’être présent sur Internet peut déjà constituer une atteinte objective à la personnalité; ce qui est tombé dans le domaine public ou visible n’est pas nécessairement acceptable sur Internet; ce qui était jusqu’à présent formulé isolément peut se trouver associé à d’autres contextes d’informations et composer le début du profil d’une personne. Par la force des choses, l’internaute, en tant qu’individu, est tout à la fois client et fournisseur de contenus. Avec les médias sociaux, il contribue autant qu’il consomme. Il est également objet. Si la donnée personnelle traverse tout le numérique, sa portée est fondamentalement modifiée par l’ingérence informatique. Dans ce contexte mouvant et en construction, la tendance actuelle est franchement affirmée en faveur de la protection de la personne, en la dotant de nouveaux moyens d’action et en plaçant les administrateurs de traitement devant leurs responsabilités.

1 Nous renvoyons aux Sources et à la Bibliographie pour les références et à la base de données des ACV, DAVEL, http://www. davel.vd.ch pour les inventaires des fonds d’archives signalés dans le dossier. Tous les liens à Internet ont été vérifiés au 31 juillet 2018. Nous avons bénéficié des échanges directs avec Germain Gabriel Biagui, doctorant à la Faculté de droit, des sciences criminelles et d’administration publique de l’Université de Lausanne, qui est en train de rédiger sa thèse Protection des données et archivage (public et privé), sous la direction de Professeur Philippe Meier. Dossier thématique ACV 2017 - 43

L’alerte a été sonnée au sein des archivistes devant les risques d’amnésie collective à la lecture des avantprojets européens sur la protection des données proposant d’exclure les données personnelles du périmètre de la conservation historique. Leur mobilisation massive (plus de 51 000 signatures) a permis de modifier le cours de la réflexion et de la décision. Elle n’est pas anodine ni périphérique. Elle met en lumière tout un pan de l’approche des données personnelles, insuffisamment souligné, voire oublié, par les juristes: le droit et le devoir de Mémoire. Il est d’ailleurs piquant de constater que si d’un côté, on assiste à une ouverture plus grande des archives historiques, de l’autre, on entend restreindre les champs d’intervention de l’archiviste dans la constitution de la Mémoire. De plus, les débats sociétaux qui ont agité la population depuis plus d’une vingtaine d’années ont démontré le besoin de disposer durablement et de plus en plus directement de données d’informations denses et intégrales, couvrant tous les aspects d’un événement, d’une époque précise afin de rechercher la vérité ; ils ont ainsi revendiqué des données personnelles séquentielles nombreuses qui permettent de resituer les trajectoires individuelles. Le débat actuel autour des archives essentielles démontre les limites des positions dogmatiques et définitives en matière de communication. En raison de cette actualité teintée de polémique, il nous a paru opportun de rédiger un dossier thématique sur la question des données personnelles dans ses approches antagonistes ou conflictuelles, ses enjeux cruciaux dans le droit à savoir et dans les apports des archivistes à cette problématique. Force est d’admettre qu’il n’y a pas nécessairement à leur sujet unité de doctrine et que des divergences profondes subsistent. Nous ne disposons pas nécessairement de toutes les réponses à une interrogation complexe et récurrente. A titre d’illustration, nous avons choisi les archives de santé qui font partie des dossiers les plus sensibles des ACV. Faut-il rappeler qu’une des premières règles de protection des données, visant justement le domaine de santé, fut consacrée par le serment d’Hippocrate, au IVe siècle avant J.-C., par le biais du secret professionnel du médecin ? L’exposition annuelle de 2016 que nous leur avons consacrée a déjà permis de croiser les points de vue. Nous élargissons la réflexion pour aborder la place de la donnée nominative dans les processus d’archivage et l’ensemble du cycle de vie des documents partant de son élaboration à son sort final, soit élimination, soit versement aux Archives à des fins patrimoniales et de recherche historique. Deux conseillers nationaux socialistes, Nadine Masshardt et Claude Janiack ont déposé respectivement, les 15 mars et 13 juin 2018, une motion et un postulat pour demander le renforcement de l’application de loi fédérale sur l’archivage du 26 juin 1998 dans la constitution des archives, la pratique de l’archivage et dans l’application uniforme et transparente des délais de protection par les services déposants.. Quant à la Société générale suisse d’histoire, elle a enjoint les autorités fédérales à garantir les besoins de la recherche scientifique au travers de la loi fédérale sur l’archivage. L’archiviste se retrouve confronté à des appréciations contraires quand il s’agit de déterminer de quoi une Mémoire historique se compose. Nous sommes convaincus que les archives sont faites de chair et de sang et que la réalité humaine doit pouvoir se mesurer dans ses justes dimensions, sans s’affranchir de l’obligation d’assurer la protection et le strict contrôle de la diffusion des données personnelles. Du point de vue métier, elles résultent d’une évaluation transparente, consignée dans un calendrier de conservation, discutée (« périmètre d’intervention », « identification et contenu des données », « modalités de versement ») et partagée (« consentement ») avec le producteur ou le détenteur de données personnelles d’en faire des données d’archivage historique. Cessons d’opposer et de confondre données personnelles et archives des données personnelles !

La question des dossiers médicaux portée déjà devant le Grand Conseil vaudois en 1998 Il y a vingt ans, le député Pascal Broulis relevait à la lecture du Rapport d’activité 1997 des ACV que celles-ci avaient reçu un versement du Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) contenant les dossiers des patients couvrant les années 1891 à 1931 (SB 54). Dans la foulée, il a questionné le Conseil d’Etat, le 8 septembre 1998, sur l’opportunité de conserver de tels documents et sur les risques encourus par l’exploitation des archives médicales en général, du point de vue économique, financier et des assurances. Comment se fait-il que des documents de la sphère privée tombent dans le domaine public ? Il se demandait s’il ne valait pas mieux éliminer ce type d’archives au nom du secret médical. Une réponse 44 - Dossier thématique ACV 2017

écrite, préparée en grande partie par les ACV, lui a été fournie par le Conseil d’Etat, le 7 décembre 1998. Il est intéressant de relever combien le cadre juridique, légal et le discours archivistique ont changé en deux décennies. En 1998, l’administration cantonale ne disposait d’aucune loi sur l’information (elle a été en fait adoptée le 20 septembre 2002) ni sur la protection des données (11 septembre 2007) ni sur l’archivage (14 juin 2011). Le World Wide Web (WWW), popularisé à travers Internet dans les années 1990, est désormais présent à tous les niveaux de la communication et mêle toutes les sources d’information. La réponse du Conseil d’Etat s’appuyait en 1998 en particulier sur le Règlement du 6 octobre 1989 pour les Archives cantonales vaudois qui fixait à son article 20 un délai de protection général de 50 ans, pouvant être allongé ou raccourci sur décision du service versant, sans consacrer de règle spécifique pour les archives contenant des données personnelles. Dans les faits, c’est un délai de 100 ans qui était avancé dans les inventaires pour les données personnelles, en particulier celles qui relèvent des dossiers de Police, de l’Ordre judiciaire et de l’état civil. Le Conseil d’Etat nourrit son argumentaire des différentes dispositions prises sur le plan fédéral et au niveau cantonal: avis de droit du CHUV, missions des ACV de constituer la mémoire du Canton, à partir d’archives officielles et d’archives de provenance privée, devoir de réserve et de discrétion des services de l’Etat, loi fédérale sur la protection des données du 19 juin 1992, ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données du 14 juin 1993, ordonnance concernant le traitement des données personnelles lors de l’application de mesures préventives dans le domaine de la protection de l’Etat du 14 juin 1993, articles 320 et 321bis du Code pénal suisse, loi cantonale vaudoise du 25 mai 1981 sur les fichiers informatiques et la protection des données personnelles et loi cantonale vaudoise sur la santé publique du 29 mai 1985). Seuls les cantons de Bâle-Ville et de Genève pouvaient faire valoir alors des expériences concrètes d’archives médicales. Depuis, les inventaires qui n’étaient consultables qu’en salle de lecture et de nombreux fichiers d’images ont été mis en ligne, avec leur indexation; les moteurs de recherche traversent les inventaires des ACV, agrègent à vaste échelle les informations, les noms de personnes qui émaillent les descriptions de fonds d’archives. Nous avons renoncé à effacer les noms de personnes figurant dans les inventaires (c’est l’héritage du savoir de nos prédécesseurs) ou à demander de n’être pas compris dans les captures de Google. Nous avons opté pour une approche pragmatique et réaliste, en nous réservant le droit d’agir au coup par coup auprès de Google (déférencement ou/et actualisation des résultats), en cas de plaintes des usagers. Les ACV ont étoffé leurs prestations et participent pleinement par leur pôle de numérisation au mouvement de démocratisation de l’accès à la connaissance. Dans sa réponse, le Conseil d’Etat opte pour une posture intermédiaire: il est d’avis que le traitement des données médicales doit se faire dans le strict respect des dispositions légales en vigueur. Le droit à l’information et au savoir doit pouvoir être garanti tout autant que la protection des données personnelles et le droit à l’oubli. La destruction des dossiers médicaux est souhaitable, voire nécessaire. Mais elle doit laisser place à l’archivage d’une partie des dossiers médicaux dont la dimension culturelle et historique est indéniable. Il confie au Groupe de travail présidé par le directeur des ACV, et comprenant le médecin cantonal, le juriste et la responsable des archives médicales du CHUV et une historienne, de clarifier les critères d’évaluation et de consultation des archives médicales. Les résultats ont été publiés en 2002 dans la Revue médicale de Suisse romande et ont fait l’objet d’une journée publique. Ces déterminations ont guidé depuis la politique des versements et d’acquisition d’archives et ont inspiré les réflexions en matière d’archives médicales dans d’autres cantons.

La terminologie et les enjeux qui entourent les données personnelles La législation distingue deux groupes de données : la loi fédérale de protection des données du 19 juin 1992 (Etat le 1er janvier 2014) en précise le vocabulaire – il n’est repris que modestement par la loi cantonale vaudoise sur la protection des données personnelles: 1. Donnée personnelle, toute information qui se rapporte à une personne identifiée ou identifiable; Dossier thématique ACV 2017 - 45

2. Donnée sensible, toute donnée personnelle se rapportant: - aux opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, ainsi qu’à une origine ethnique; - à la sphère intime de la personne, en particulier à son état psychique, mental ou physique; - aux mesures et aides individuelles découlant des législations sociales; - aux poursuites, aux sanctions pénales et administratives. 3. Profil de la personnalité, assemblage de données qui permet d’apprécier les caractéristiques essentielles de la personnalité d’une personne physique. 4. Personne concernée, toute personne physique ou morale au sujet de laquelle les données sont traitées. 5. Traitement de données personnelles, toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données personnelles, notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction. 6. Communication, fait de rendre des données accessibles, notamment de les transmettre, les publier, autoriser leur consultation ou fournir des renseignements. 7. Fichier, tout ensemble structuré de données personnelles accessibles selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique. Nous ajoutons deux notions fondamentales en matière de données personnelles: anonymisation et pseudonymisation

« Les données anonymes ne sont pas considérées comme des données personnelles puisqu’elles ne correspondent pas à une personne identifiée ou identifiable. Pour qu’une donnée puisse être qualifiée d’anonyme, il faut que l’anonymisation soit complète et irréversible, y compris pour l’auteur du traitement. On devrait donc souvent parler de données pseudonymisées (ou codées) au lieu de données personnelles. Une donnée pseudonymisée n’est pas anonyme (même si elle en a l’apparence et que l’identification n’est pas immédiate) et doit être traitée comme une donnée personnelle. Celui qui lit des données pseudonymisées ne peut pas identifier directement les personnes auxquelles les données se rattachent, mais le recours à un dictionnaire permet de relier l’identité et le pseudonyme. Une donnée pseudonymisée est donc une donnée personnelle au sens de la LPrD, laquelle trouvera application. Le recours à la pseudonymisation n’en constitue pas moins une source de sécurité et une mesure propre à limiter l’atteinte portée à la personne concernée car toutes les personnes qui pourraient voir les données pseudonymisées n’auront pas accès au dictionnaire. » (Métille, pp.80-81)

« Le droit à l’oubli n’existe pas, les droits à la « non évocation » ou à « l’effacement », oui ! La terminologie est trompeuse. Une prétention juridique permettant d’empêcher le souvenir n’existe pas. Tout au plus l’intéressé peut-il demander, par le biais d’une action en interaction, ou en cessation qu’un média (ou un scientifique) ne reparle pas d’un fait (pour lui-même ou en lien avec d’autres faits). Il s’agit donc plus d’un droit au silence ou d’un droit à la non-évocation (un « droit de ne pas rappeler le fait à l’attention public) que d’un droit à l’oubli. Lorsque la personne concernée se voit reconnaître le droit de faire supprimer une information, dans la version en ligne du média, dans les archives électroniques de celui-ci ou dans celles d’une banque de données professionnelles, l’on devrait parler de droit à l’effacement. L’anonymisation en est une modalité. » (Philippe Meyer, Le droit à l’oubli: du mythe à la réalité, p. 48).

En principe, l’élimination des données personnelles est exigée, au terme de leur durée d’utilisation administrative ou de leur durée d’utilisation légale. La loi cantonale vaudoise sur la protection des données situe l’enjeu autour du sort final à son article 11, al. 1 et 2: 46 - Dossier thématique ACV 2017

« Les données personnelles doivent être détruites ou rendues anonymes dès qu’elles ne sont plus nécessaires à la réalisation de la tâche pour laquelle elles ont été collectées ».

« Demeurent réservées les dispositions légales spécifiques à la conservation des données, en particulier à leur archivage, ou effectuées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques ».

Lui font écho plusieurs articles de la loi sur l’archivage du 14 juin 2011 qui revendique la conservation des données personnelles à des fins patrimoniales et historiques. Ainsi, l’article 12 consacré à la conservation souligne le souci du législateur de ne pas opposer les deux lois, mais de les rendre respectueuses de leurs finalités respectives: « 1 Les documents classés selon des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité au sens de l’article 4 de la loi sur la protection des données personnelles sont soumis à un délai de protection spécial, à moins que la personne concernée n’en ait autorisé la consultation. »

La donnée nominative, un marqueur dans le contenu des fonds d’archives et les notices descriptives Depuis toujours, décrire un document, un fonds d’archives, c’est nécessairement recourir à la donnée nominative pour rendre compte des acteurs, des témoins et des signataires de l’acte. L’analyse d’un fonds d’archives officielles fournit obligatoirement les noms des autorités politiques, du personnel administratif et de tiers. Un fonds d’archives privées, par exemple, livre les noms des membres d’une famille, de plusieurs générations d’architectes et des sociétaires. Les inventaires pièce à pièce qui ont prévalu longtemps pour les fonds d’archives médiévales sont un concentré de noms de personnes. La combinaison de noms de personnes avec des noms de lieux, des professions, des titres, des dates extrêmes de vie, selon le lien familial ou matrimonial, etc., sont multiples, voire infinies, surtout dans les cas d’indexation que les ACV pratiquent selon les règles de l’art. La déclinaison des types de natures documentaires et de types de fonds laisse entrevoir la diversité des données nominatives pouvant aider à comprendre leur contenu: registres paroissiaux et d’état civil, dossier de naturalisation, jugement de divorce, dossier d’enfant suivi par le Service de protection de la jeunesse, préavis du Ministère public, dossier d’internement administratif, jugement pénal, registre des tutelles, dossier d’élève, testament, registre d’admission hospitalier, rapport de la Gendarmerie, dossier de la Police judiciaire, test d’orientation professionnelle, registre des légitimations, registre des déclarations de grossesse, registre de reconnaissances en paternité, dossier du personnel, dossier d’enseignant, registre des amendes scolaires, dossier d’aide sociale, registre des successions, dossier d’autopsie, expertise médicolégale, dossier de la Chambre des médecins, jugement en paternité, dossier d’élève de la Maison d’éducation de Vennes, procès-verbal de commission d’apprentissage, dossier d’enquête pénale, état de service des officiers, dossier médical, dossier psychiatrique, demande de grâce, dossier de pupille du Tuteur général, dossier de tutelle, jugement du Tribunal des prud’hommes, dossier de permis de séjour, registre d’écrou, dossier de la Chambre des notaires, registre des amendes, dossier de la Chambre des avocats, registre d’exécution des peines, dossier d’enfant suivi par le Service de l’enseignement spécialisé, registre du Conseil de santé, jugement en désaveu, etc. Les documents et les fonds d’archives n’ont d’existence que si un inventaire les décrit. Jusqu’à l’apparition de la micro-informatique dans les années 1980, ils n’étaient consultables qu’au travers de l’édition sur papier de l’inventaire, disposé sur les rayonnages de la salle de lecture. De rares copies d’inventaires circulaient auprès d’institutions sœurs ou étaient diffusées chichement sous forme imprimée. Des noms de personnes mentionnés en toutes lettres dans l’inventaire ne posaient pas de problèmes ; il fallait venir sur place pour prendre connaissance des données nominatives et rechercher les occurrences. Désormais, ce qui était acceptable dans la salle de lecture aux jours et aux heures d’ouverture précises ne l’est plus avec Internet, les données viennent à la rencontre du chercheur par la toile que l’on peut réclaDossier thématique ACV 2017 - 47

mer depuis n’importe où, à n’importe quel moment. Il en va ainsi du nom d’une personne qui est aussi celui de son entreprise qui fait faillite. Le référencement par Google révèle alors subitement à l’intéressé que sa réputation est entachée par une mésaventure commerciale. La personne concernée menace les ACV d’un procès, quand bien même, pendant des années, son nom était déjà dans les inventaires. Pourquoi un nom connu par d’autres sources (Feuille officielle suisse du commerce; Feuille des avis officiels) devrait disparaître en cas de liquidation, alors qu’il pourrait, voire devrait être maintenu si le succès l’auréolait ? Il a fallu la mise en ligne de l’inventaire, amplifiée par le référencement par Google pour qu’un nom enfoui dans un fonds d’archives conservé aux ACV apparaisse au grand jour et soit porté à la connaissance de tous. Les moteurs de recherches démultiplient les ramifications et les rapprochements, ébruitent loin à la ronde tous les noms, compilent les indices pour dresser un portrait et le parcours de vie d’individus. Dans ce contexte, il appert que ce qui était jusqu’alors considéré comme public, parce que relevant d’une période ancienne ou n’étant plus soumis à une réserve de consultation, est contestable et contesté. Le visible doit devenir invisible, des voix s’élèvent pour que tout nom disparaisse des notices descriptives. Il faut dorénavant distinguer ce qui est ou non référencé par Google et autres moteurs de recherche, les dispositions légales qui prévoient expressément l’enregistrement et la publication dans le Registre du commerce de tous les faits juridiquement pertinents qui appartiennent à la sphère publique et la sphère privée d’une personne et dont les radiations font partie. Parallèlement, le projet de la nouvelle norme de description archivistique (« Records in Context ») prévoit d’intégrer les ressources archivistiques dans le Web sémantique et de rejoindre d’autres domaines culturels déjà impliqués dans de telles conceptualisations de leurs pratiques et dans la production de modèles de données, comme les bibliothèques et les musées. Deux tendances s’opposent: élargir l’audience et le recours aux archives; limiter les informations lorsqu’elles comportent toute trace nominative.

« Données personnelles: la Suisse s’abrite sous le parapluie européen » (Le Temps, 23 mai 2018, p. 1) Le 25 mai 2018, le Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) est entré en vigueur, tous les Etats membres sont tenus d’en appliquer les éléments. Il comprend 173 considérants et 99 articles. La loi fédérale sur la protection des données (LPD) du 19 juin 1992 devra être modifiée en conséquence, un avant-projet du 21 décembre 2016 a été présenté par le Conseil fédéral avec un délai de réponse au 4 avril 2017; il en ira de même pour les législations cantonales et communales qui, rappelons-le, ne reproduisent pas nécessairement les dispositions fédérales. Il n’empêche que la révision complète de la LPD obligera la Suisse à adopter la directive européenne, en vertu de l’accord de Schengen. Les entreprises suisses actives sur le Vieux Continent devront s’adapter dès maintenant au droit européen. ll n’importe pas ici de faire l’examen de la RGPD, mais de mesurer l’impact des dispositions sur le traitement des données personnelles à des fins archivistiques. Au cœur des articles, l’article 89, à mettre en relation avec les considérants 156 et 158: « Le traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques est soumis, conformément au présent règlement, à des garanties appropriées pour les droits et libertés de la personne concernée. Ces garanties assurent la mise en place de mesures techniques et organisationnelles, en particulier pour le respect du principe de minimisation des données. Ces mesures peuvent comprendre la pseudonymisation, dans la mesure où ces finalités peuvent être atteintes de cette manière. Chaque fois que ces finalités peuvent être atteintes par un traitement ultérieur ne permettant pas ou plus l’identification des personnes concernées, il convient de procéder de cette manière.» En relation avec le choix des archives de santé, il est utile de relever que la RGPD considère qu’« en combinant les informations issues des registres, les chercheurs peuvent acquérir de nouvelles connaissances d’un grand intérêt en ce qui concerne des problèmes médicaux très répandus tels que les maladies cardio-vasculaires, le cancer et la dépression. » (Considérant 156). 48 - Dossier thématique ACV 2017

En conséquence de la volonté du législateur de circonscrire l’exploitation des données personnelles, le droit européen renforce singulièrement l’effectivité de la protection des données, en déclinant les droits consentis à la personne: droits à l’information; d’accès; de rectification; d’effacement ou à l’oubli; à la limitation de traitement; obligation de notification du responsable; droits à la portabilité des données; d’opposition. Le droit à l’oubli (à ne pas confondre avec le déférencement) constitue un principe majeur de la réglementation européenne, dicté par l’évolution des nouvelles technologies et l’essor du numérique, ainsi que par les dérives et les monopoles des moteurs de recherche. Dans sa décision du 13 mai 2014, la Cour européenne de justice avait déjà pointé du doigt les moteurs de recherche; selon elle, ils sont responsables du traitement des données personnelles apparaissant sur les pages Internet et, à ce titre, ils doivent, sur demande et à certaines conditions, supprimer des liens vers ces pages (à moins qu’il n’existe - dans le cas concret - un intérêt public prépondérant justifiant l’indexation de ces informations).

Les risques d’une histoire sans nom et d’une amnésie collective Le processus d’adoption du RGPD a été long et controversé. Les archivistes ont dû s’engager massivement et fortement dans les débats pour que les principes consentis au profit d’une personne ne s’appliquent pas aux archives publiques, une fois qu’elles sont devenues historiques. Il en va ainsi des droits d’opposition, à l’effacement (« droit à l’oubli »), la mesure la plus extrême de la protection des données, dont l’application porterait préjudice au statut des archives reconnues pour leur authenticité (« valeur probatoire ») et leurs témoignages (« valeur patrimoniale »). Permettre à des citoyens de faire valoir leur droit à l’effacement leur accorderait de faire disparaître des documents d’archives; le droit de rectification laisse la porte ouverte à des modifications sur des documents qui étaient jusqu’alors conservés dans leur intégrité. Par définition, des documents d’archives définitives sont le reflet de ce qu’elles ont été au moment de leur réalisation. Demander leur suppression ou leur modification, c’est refaire l’histoire ou la manipuler. Si les archivistes sont montées aux barricades, c’est pour combattre le dogmatisme de la protection des données et inscrire des dérogations spéciales, lors des traitements de données personnelles « à des fins archivistiques d’intérêt public » ou « à des fins de recherche scientifique, historique ou statistique ». Il ne s’agit pas pour eux de contester le droit de détruire les données personnelles réutilisées à l’insu des citoyens et les dévoiements des nouvelles technologies, mais de faire reconnaître les besoins de données personnelles intègres, intactes et conformes à leur élaboration. L’article 89 n’inscrit pas expressément ces dérogations, mais autorise les Etats membres à implémenter de telles dérogations, comme c’est le cas avec la loi française sur la protection des données personnelles formulée ainsi: « Lorsque les traitements de données à caractère personnel sont mis en œuvre par les services publics d’archives à des fins archivistiques dans l’intérêt public […], les droits visés aux articles 15 [accès], 16 [rectification], 18 [limitation du traitement], 19 [notification], 20 [portabilité] et 21 [opposition] du règlement (UE) 2016/679 ne s’appliquent pas dans la mesure où ces droits rendent impossible ou entravent sérieusement la réalisation des finalités spécifiques et où de telles dérogations sont nécessaires pour atteindre ces finalités. » En fait, c’est le droit à la mémoire que les archivistes revendiquent que le RGPD relègue au second rang au profit du droit à l’oubli, ou plus précisément, à une exception, reposant sur des dérogations que les Etats membres de l’Union européenne décident ou non d’édicter. Ils soulignent que, pris dans sa limitation la plus stricte, le législateur privilégie le droit des personnes vivantes par rapport à celui des générations futures à qui les documents sont destinés. Le droit à la mémoire est un droit collectif, alors que le droit à l’oubli relève d’une démarche individuelle, le premier dépasse les générations, puisqu’il suppose la transmission des documents à travers les siècles, le second s’en tient à régler les aspects contestés avec la personne concernée.

Des interrogations sociétales qui placent les données personnelles au cœur de la recherche Depuis le milieu des années 1990, les Archives en Suisse sont entraînées dans des débats sociétaux fortement médiatisés et mobilisant des cohortes d’avocats. Dossier thématique ACV 2017 - 49

Nous écrivions, dans notre dossier thématique de 2014 « Gestion des risques en termes de conservation », ceci: « La découverte en 1991 de l’affaire des fiches de la Police fédérale, soit la tenue à l’insu des personnes et de la loi, de 900 000 fiches de renseignements sur des citoyens, ébranla les fondements de la démocratie suisse. Elle obligea le Conseil fédéral à confier aux Archives fédérales suisses la conservation de la totalité des dossiers, à l’injonction des archivistes et des historiens, alors qu’il s’était prononcé dans un premier temps pour leur élimination. Un autre ouragan s’abattait en 1995 sur les autorités fédérales, avec la dénonciation de l’attitude des autorités suisses durant la Seconde Guerre mondiale. Le recours aux archives dont on se préoccupa soudainement après des décennies d’indifférence révéla une mémoire écrite mal organisée et lacunaire, quand elle n’avait pas été éliminée comme dans le canton de Vaud, avec les dossiers des Juifs refoulés. D’autres objets de société (« Utilisation du timbre C », « Stérilisation des handicapés mentaux », « Commerce transatlantique », « Personnes victimes de mesures coercitives ») surgirent les années suivantes jusqu’à aujourd’hui. Elles placent les Archives cantonales vaudoises au coeur de la reconstitution des faits et de l’étude des comportements ambigus des pouvoirs publics. » (p. 3) Dans le contexte de la présente réflexion, ces interrogations citoyennes soulignent l’importance de disposer de dossiers individuels complets et séquencés, nombreux et homogènes pour la reconstitution des faits, des décisions, des trajectoires individuelles des victimes. Elles ont ébranlé la bonne conscience de la population suisse et vaudoise, les autorités politiques se sont tournées vers les archivistes pour les aider à se sortir de situations embarrassantes qu’elles n’avaient vu venir. C’est ainsi que la fièvre médiatique s’empara de l’affaire de la disparition inexpliquée des dossiers des juifs refoulés du canton de Vaud de la période 1939-1945, à l’Office cantonal du contrôle des habitants et de la police des étrangers. On accusa les autorités cantonales vaudoises d’incurie et de négligence. Lors d’une conférence de presse, tenue le 19 juin 1997, en présence du Conseiller d’Etat Charles Favre, le Conseil d’Etat annonça le lancement d’une double enquête, administrative et scientifique, le professeur André Lasserre fut chargé de conduire l’étude sur le comportement des autorités politiques, judiciaires, bancaires financières et religieuses vaudoises durant la Seconde Guerre mondiale, en concertation avec la Commission Bergier. Un rapport circonstancié fut rendu le 5 juillet 2000; il révéla un climat antisémite au sein des autorités vaudoises, manifesté en particulier par l’utilisation d’un tampon «J» apposé par l’administration vaudoise sur certains documents officiels pour désigner des juifs étrangers vivant sur sol vaudois. Il concluait que les autorités cantonales s’étaient montrées chiches en matière de permis de séjour pour les requérants désargentés. L’enquête administrative déboucha sur un non-lieu, mais contraignit les ACV à affirmer leurs politiques de conservation, de consultation et de diffusion, et à introduire de nombreuses procédures nouvelles dans le traitement des archives. A la fin de l’été 1997, une nouvelle polémique atteignit le canton de Vaud. Elle prit naissance à la suite de deux articles du quotidien suédois Dagens Nyheter, révélant la stérilisation « eugénique » forcée de plus de 60 000 personnes entre 1935 et 1976 en Suède. Dans la foulée, la presse s’est interrogée sur la situation de la Suisse, notamment sur les comportements du gouvernement vaudois à propos de la loi du 3 septembre 1928 sur la stérilisation des infirmes et malades mentaux, la plus ancienne loi jamais votée en Europe, qui autorisait le Conseil de santé à décider la stérilisation de certaines personnes anormales», c’est-à-dire à porter «atteinte à l’intégrité corporelle des individus». Les motifs invoqués lors de son adoption devant le Grand Conseil étaient l’« hygiène sociale préventive » (soit le soutien des valeurs et la lutte contre les défauts dans les domaines sociaux, moraux, voire sanitaires) et la mise en place d’une « protection en faveur des incapables ». Les autorités vaudoises furent accusées de sympathies envers les théories nazies, dès l’éclatement de l’affaire d’eugénisme. A la différence des dossiers sur les juifs refoulés, ceux des infirmes et des malades mentaux avaient été conservés par les ACV. Une équipe d’historiens, mandatée par le Conseil d’Etat, pour laquelle le secret médical avait été levé, et soumise par convention écrite à respecter l’anonymat des personnes concernées (187 cas de stérilisation entre 1929 et 1985), a livré en 2002 les résultats de sa recherche dans un livre désormais référentiel: Rejetées, rebelles, mal adaptées. Débats sur l’eugénisme. Pratiques de la stérilisation non volontaire en Suisse romande au XXe siècle. Nous empruntons au chapitre: « Les archives médicales, un 50 - Dossier thématique ACV 2017

patrimoine à risque » l’argumentaire sur la conservation des dossiers personnels: « Il s’agit […] de donner une place aux trajectoires individuelles et collectives dans l’appréhension des phénomènes de société, économiques ou autres. Il est illusoire de vouloir étudier le chômage, les tutelles, l’assistance, la criminalité, le pouvoir d’acheter, les épidémiologies, la folie qui plus est l’eugénisme, sans des dossiers individuels. […] L’interprétation de politiques sanitaires, hospitalières, économiques, financières, judiciaires, sociales à un moment donné passe nécessairement par l’exigence de pouvoir suivre des trajectoires, rassemblées dans des ensembles homogènes, parfaitement datés et disposant d’une logique interne […]. Pour qu’il y ait évaluation de documents contenant des données personnelles, il est impératif de poser comme première condition l’exigence de la proposer à la conservation. » En Suisse, au cours du 20e siècle, des dizaines de milliers d’enfants et d’adolescents ont grandi hors de leur famille, placés dans des familles d’accueil ou des institutions par les autorités, avec ou sans le consentement de leurs parents, parfois aussi à l’initiative de ceux-ci. Ils y ont souvent connu isolement, carence affective, mise au travail au détriment de leur formation scolaire - en particulier à la campagne. Certains ont vécu de graves maltraitances, psychiques, physiques ou sexuelles. C’est dans ce contexte que le 18 novembre 2014, la députée vaudoise Josée Martin développait un postulat au titre évocateur: Sauvegarder les archives des enfances volées, demandant au Conseil d’Etat d’établir un état des lieux relatif aux enfants placés hors de leurs familles, d’envisager des mesures d’accompagnement psycho-social des victimes lors de la consultation de leur dossier et un recensement des archives des institutions sociales, des paroisses et autre organismes détenant des dossiers. Le développement mérite la citation: « Durant les années trente et jusqu’à la fin des années septante, nombre d’enfants souvent issus de familles pauvres, orphelins ou nés hors mariage ont été placés de force dans des familles et dans des établissements fermés à des fins d’assistance. Ils ont pu y être placés contre la volonté de leur mère ou de leurs parents et, trop souvent, ont souffert d’abus, de mauvais traitements, d’exploitation au travail ou de désintérêt, voire de stérilisations et d’avortements forcés, sous la « surveillance » quasi inexistante de l’Etat. Aujourd’hui, une partie des personnes ayant subi cette contrainte, devenues âgées, souhaitent connaître et comprendre le parcours de leurs premières années et avoir accès à leur dossier. De plus, à des fins historiques, il est important de pouvoir conserver les archives relatives à ces événements. […] C’est précisément dans ce contexte que le présent postulat a pour objectif de veiller à sauvegarder, dans le canton de Vaud, les archives de ces enfances volées. Ce postulat a donc une portée élargie par rapport à celui de Jean-Michel Dolivo sur la réhabilitation des personnes placées en détention administrative durant cette période. L’objectif visé par le postulat est d’assurer la sauvegarde des archives publiques et privées concernant les dossiers des personnes placées à des fins d’assistance dans le canton de Vaud, et de permettre aux personnes concernées d’avoir un accès aisé à leur propre dossier. Ainsi, les député-e-s soussigné-e-s demandent au Conseil d’Etat de faire un état des lieux et d’identifier les mesures appropriées, en ce qui concerne les enfants placés hors de leur famille et victimes d’abus, les jeunes et adultes victimes d’incarcération par voie administrative à des fins d’assistance, ainsi que les enfants de la communauté des gens du voyage, durant la période allant des années trente à la fin des années septante. Il est suggéré d’envisager également les mesures d’accompagnement psycho-social des victimes lors de la consultation de leur dossier, ainsi que sur les conditions nécessaires au respect du droit à l’oubli. En outre, le recensement des archives devrait s’étendre aux archives des institutions sociales, des paroisses et d’autres organismes détenant ces dossiers. » Les ACV se sont fortement engagées dans l’application des objectifs du postulat. Ainsi, elles ont fait valoir que la conservation des archives existantes était déjà assurée dans les administrations publiques même si, en raison de l’échantillonnage qui prévalait jusqu’au réveil de ce pan de l’histoire suisse, une partie des dossiers du Service de la protection de la jeunesse (SPJ), clos depuis plus de 20 ans, a été régulièrement éliminée antérieurement à 1997. Le délai de conservation avait été prolongé à 80 ans au sein du SPJ. Concernant les fonds d’archives en dehors des administrations publiques, les ACV ont entamé dès 2013 une collaboration avec l’Association vaudoise des organisations privées pour personnes en difficulté (AVOP) pour sensibiliser à la question des archives les quelque septante institutions qu’elle regroupe. Dans ce but, une recommandation a déjà été émise auprès des institutions par l’intermédiaire de l’Association. Vingt-quatre questionDossier thématique ACV 2017 - 51

naires ont été envoyés et retournés pour recenser les archives en relation avec les placements extrafamiliaux. Trois directions ont décidé de confier leurs archives historiques aux ACV, à savoir celles des plus anciennes institutions vaudoises, en charge de l’encadrement des mineurs: la Fondation Ecole Pestalozzi à Echichens (désormais, N 15) et la Fondation Serix (N 16), à Palézieux-Village, ainsi que celle de La Pouponnière et l’Abri (N 17), à Lausanne. Le Conseil d’Etat a décidé de prendre en charge les frais d’inventaire. Parallèlement, des directives, les premières jamais émises, sont entrées en vigueur, le 1er janvier 2018, pour la conservation des archives de l’AVOP. Elles abordent frontalement la question des dossiers des résidents dans ces termes: « Actuellement, certaines institutions pratiquent un délai illimité (conservation de tous les dossiers - théoriquement - sans limite de temps), d’autres des délais de 10 ans seulement. Une directive produite (Fondation Accueil pour Adolescentes/FONDACAD) prévoit pour l’essentiel une remise de documents à l’intéressé à son départ et l’élimination immédiate d’autres éléments du dossier. Deux logiques s’opposent: transparence (mémoire, responsabilité, traçabilité, etc.) contre protection des données. Du point de vue de l’archiviste, cette opposition se règle en principe par la conservation jointe à un contrôle strict des accès (autorisation nécessaire pendant la durée de vie de la personne concernée). La loi sur la protection des données (art. 11 al. 2) réserve expressément les besoins de l’archivage historique en dérogation à l’obligation d’élimination (art. 11 al. 1). Récemment, le Tribunal fédéral a confirmé que le SPJ était en droit de refuser l’élimination d’un dossier demandée par la personne concernée, l’intérêt général à cette conservation (notamment celui de l’Etat à justifier son action en cas d’accusations, celui des proches et des descendants à connaître les faits) l’emportant sur celui de l’intéressé à faire disparaître les traces de son traitement/prise en charge. Les nombreuses demandes actuelles d’accès à des dossiers relatifs aux « mesures coercitives à des fins de placement et d’assistance » (placements d’enfants, en particulier) prouvent l’utilité, sinon la nécessité de conserver des données nominatives même très sensibles.» Il a été statué qu’à compter de la date d’entrée en vigueur des directives, les listes/tableaux/bases de données des personnes accueillies, les listes d’élèves et de classes seraient conservés de manière illimitée, ainsi que les dossiers personnels, soit selon l’institution: différentes séries de dossiers, par catégories de personnes / types de prise en charge (pédagogique, social, médical, etc.). Il faut comprendre parmi ces documents les rapports, les annotations de tous aspects dont le suivi scolaire/pédagogique, les absences/présences, les aspects médicaux (suivi, infirmerie, médecins extérieurs), devaient être conservés impérativement au moins durant 20 ans: le délai est compté dès le départ pour les majeurs et dès la majorité pour les mineurs partis avant cette date, et durant 10 ans dès le décès prouvé.

Le dispositif légal du canton de Vaud sur la communication. Trois lois successives: sur l’information (2002), sur la protection des données (2007) et sur l’archivage (2011) Les principes de la transparence et du droit à l’information ne datent que d’une trentaine d’années. La transparence administrative caractérise désormais la gouvernance des Etats démocratiques. Elle s’est imposée comme un des modèles du progrès social, impliquant un accès facilité aux informations produites par des personnes physiques ou morales, publiques ou privées. Tout document abouti, administratif et d’archives, est dorénavant potentiellement communicable. Les archivistes font partie de la chaîne de transmission de l’information. En adoptant le 14 juin 2011 la loi sur l’archivage (désormais LArch), le Grand Conseil vaudois achevait le triptyque législatif sur la gestion de l’information au niveau cantonal dont la première loi, la loi sur l’information (LInfo), a été votée le 24 septembre 2002, suivie le 11 septembre 2007, de la loi sur la protection des données personnelles (LPrD). Le dispositif a été complété par le règlement d’application de la LArch, du 19 décembre 2011, et par des délais de protection spécifiques. A la différence de celles des cantons du Valais et d’Argovie qui ont choisi de fondre dans une seule loi ces trois objets, les autorités vaudoises ont proposé successivement les trois lois, en s’assurant de leur coordination. La LArch, première loi sur l’archivage jamais votée dans le canton de Vaud, est la clef de voûte du 52 - Dossier thématique ACV 2017

renouvellement du positionnement des ACV, défendu depuis 1996, par rapport à l’administration cantonale et la recherche scientifique. Sans en reprendre l’examen déjà consigné dans le dossier thématique 2012 « Communication et communicabilité. De nouveaux environnements pour les Archives cantonales vaudoises ? », il importe de rappeler quelques principes à l’aune des données personnelles: - l’accès aux archives publiques constitue un droit; - le droit d’accès aux archives doit être reconnu à tous les utilisateurs; - des restrictions d’accès sont indispensables pour protéger des intérêts publics et privés; il appartient à la réglementation applicable en matière d’accès de concilier équitablement les exigences contradictoires de transparence et de confidentialité. Toute restriction doit être limitée dans le temps et appliquée de manière identique à tous les utilisateurs; - des dérogations doivent être prévues dans tous les cas de restrictions; - le droit de recours doit être reconnu en cas de refus d’accès ou de rejet d’une demande d’autorisation. La notification est nécessairement écrite. La LArch (chapitre «Organisation de l’archivage») contribue à ce que les droits d’accès aux documents prévus par la loi sur l’information et la loi sur la protection des données personnelles puissent être effectivement exercés. Il faut en effet que les documents aient été conservés, soient repérables (dans les délais), soient accessibles (dans les délais), soient fiables. Dans le chapitre Accès aux archives, la LArch règle l’évolution dans le temps des intérêts protégés par la LInfo et la LPrD. Elle aborde la question de déterminer jusqu’à quand les intérêts publics ou privés protégés doivent subsister. L’article 17 de la LInfo est consacré aux libertés d’opinion et d’information. Celles-ci comprennent entre autres le droit de consulter les documents officiels, dans la mesure où aucun intérêt prépondérant, public ou privé, ne s’y oppose.». Elle stipule à l’article 41 « Information du public »: « L’Etat et les communes informent la population de leurs activités selon le principe de la transparence.» La LPrD affirme à son article 15: « Toute personne a le droit d’être protégée contre l’utilisation abusive de données qui la concernent», non sans avoir dressé à l’article 4 une liste des données personnelles sensibles: opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales; origine ethnique; sphère intime de la personne (en particulier état psychique, mental ou physique); mesures et aides découlant des législations sociales; poursuites ou sanctions pénales et administratives. La LInfo fonde les principes de la liberté d’accès aux archives sur le droit du citoyen dans les pays démocratiques, les critères de bonne gouvernance. En conséquence de quoi, elle consacre le principe du libre accès aux documents officiels qui « vaut aussi pour les documents officiels versés aux Archives cantonales » (art. 8 al. 3). Il n’empêche que la liberté d’accès se heurte à une autre valeur démocratique: la protection de la sphère privée, ce qui impose la constante pesée de ces intérêts contradictoires dont le poids respectif évolue nécessairement avec le temps. Les délais de réserve de consultation sont définis par LArch, soit une période durant laquelle la consultation d’archives historique est soumise à autorisation, ce qui n’est pas à confondre avec une interdiction de toute consultation. La procédure exige une demande écrite aux ACV qui préavisent la demande et l’adressent au service versant. Le service concerné doit répondre dans un laps de temps de 15 jours, selon la procédure de la LInfo et de la LPrD. En cas de refus, il doit motiver sa décision, en indiquant la voie de recours. La décision est portée à la connaissance du demandeur, avec copie aux ACV. Ainsi, jusqu’à l’expiration du délai de protection, la situation d’un document déjà versé aux ACV est ainsi parfaitement identique à celle d’un document encore conservé par l’autorité qui l’a créé ou reçu. Les délais de protection ne sont pas des délais d’interdiction, mais des délais de « précaution », pendant lesquels la consultation est soumise à l’autorisation de l’autorité (ou de l’autorité qui lui a succédé) qui a produit le document ou le dossier. Leur délai (art. 12 de la LArch) dépend de la nature des documents concernés: Dossier thématique ACV 2017 - 53

- documents «ordinaires»: 30 ans dès la date de clôture du dossier (ou la date de création du document, s’il est isolé); - documents « classés selon des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité au sens de l’art. 4 LPrD »: délai « spécial »: 10 ans après le décès de la personne concernée; subsidiairement, 100 ans après sa naissance ; subsidiairement, 100 ans après l’ouverture du dossier ; mais au minimum 30 ans (soit la durée du délai ordinaire); - délais prolongés spécifiques, au minimum de 50 ans, parmi lesquels ceux prévus pour les données du Registre foncier, onglets I (propriétés) et III (annotations), pour les dossiers d’enquête pénale de la Police cantonale, les dossiers d’enquête pénale du Ministère public et les jugements et les dossiers judiciaires de l’Ordre, frappés d’une réserve minimale de 50 ans, respectivement dès la date de l’inscription; dès la date de la dernière pièce du dossier et pour les deux derniers cas, dès la date de la décision mettant un terme à la procédure; - au demeurant, dans des cas individuels absolument exceptionnels, l’art. 12 al. 4 LArch offre une dernière sécurité en autorisant les Archives cantonales ou l’autorité versante à prolonger encore le délai. Des délais plus longs contreviendraient à l’esprit de la LArch et de la LInfo (principe de transparence). - des lois spéciales, à l’instar de la loi cantonale sur le notariat ou de la loi fédérale sur l’état civil) peuvent prévoir des délais de protection spécifiques, qui l’emportent sur les délais de la LArch. Dans ce contexte, les ACV conservent des données confidentielles, nullement secrètes, car, à terme, elles sont toutes appelées à être publiques. La LArch n’a pas retenu le principe de l’incommunicabilité qui a surgi récemment dans les dispositions légales; il est un non-sens. La LPrD traite de la conservation à son article 11: « Les données personnelles doivent être détruites ou rendues anonymes dès qu’elles ne sont plus nécessaires à la réalisation de la tâche pour laquelle elles ont été collectées.

Demeurent réservées les dispositions légales spécifiques à la conservation des données, en particulier à leur archivage, ou effectuées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques. »

Lui fait écho l’article 6 de la LArch Interdiction d’éliminer sans autorisation: « Les documents qui doivent être proposés aux Archives cantonales vaudoises ne peuvent pas être éliminés sans l’autorisation de ces dernières. »

On retrouve dans la LPrD les caractéristiques usuelles des données de personnes: légalité, finalité, proportionnalité, transparence, exactitude, sécurité, consentement, devoir d’informer, restriction du devoir d’informer, communication, procédure d’appel, communication transfrontalière de données, traitement de données par un tiers. La LArch se distancie de la LPrD à juste titre dans le traitement des données personnelles, une fois qu’elles relèvent des archives définitives: Art. 14: Contestation de données archivées « Les archives historiques ne peuvent pas être modifiées. Les personnes concernées peuvent faire ajouter, par une adjonction explicitement désignée comme telle, la mention de leur caractère litigieux ou la preuve de leur inexactitude. »

La consultation des fonds d’archives d’origine privée, est réglée par les conventions de dépôt et de donations, sur la base de modèles fournis par les ACV. A défaut de convention, le régime de consultation des archives d’origine officielle s’applique.

Des archives anciennes mais des sources récemment prises en considération Si l’histoire de la médecine est une discipline existant de longue date en Suisse romande, la création d’instituts lui étant dédiés est assez récente, soit en 1989 à Lausanne et en 1994 à Genève. Le développement des activités d’enseignement et de recherche de ceux-ci a dès lors accompagné le renouvellement des approches historiques dans ce domaine, en évoluant d’une histoire des médecins célèbres, des techniques et des insti54 - Dossier thématique ACV 2017

tutions vers une histoire sociale de la médecine mettant en évidence le patient comme sujet de recherche. Dans un tel environnement historiographique, les dossiers de patients ont évidemment acquis une valeur que la tradition archivistique ne leur accordait pas forcément jusqu’alors. Il en va de même des archives documentant la gestion des institutions également car elles éclairent le contexte dans lequel les soins sont dispensés aux patients. Cette prise de conscience de la valeur patrimoniale d’archives d’institutions au centre du défi sociopolitique majeur que représente la santé publique s’est cependant affirmée alors même que s’imposait la nécessité de mieux assurer la protection des données personnelles sensibles. Nous nous proposons d’exposer ci-après quels sont les enjeux auxquels les archivistes sont confrontés, à savoir l’identification du corpus de sources que recouvrent les archives de santé, la définition de la politique de leur versement, leur évaluation archivistique et le cadre juridique existant. Même si nous ne l’abordons pas dans notre article, il est à noter que notre réflexion s’inscrit à un moment où le dossier électronique du patient vient d’être lancé à l’initiative des cantons de Vaud, Genève et Valais; les conditions cadres du dossier électronique de patient vont changer assurément son contenu, accentuer la sécurité des données et faciliter le suivi du patient.

Une exposition pour lancer le débat L’essentiel de la matière évoquée dans cette partie provient des considérations émises à l’occasion de l’exposition organisée en 2016 aux ACV et intitulée « Archives psychiatriques: «faut-il consulter ?» Contribution au débat sur la conservation des données personnelles ». L’exposition était porteuse d’une double démarche d’ouverture: celle des fonds d’archives, dans le respect de l’anonymisation des données personnelles, et celle de l’institution vers la société et ses exigences parfois contradictoires. Cela s’est traduit par les éléments présentés, notamment des dessins réalisés par des patients de l’Hôpital psychiatrique de Cery, et la tenue de cinq conférences-débats destinées à provoquer l’échange de points de vue en invitant des acteurs d’horizons divers, autour de différents domaines: hospitalier; esthétique; mesures coercitives et juridique. Sont entre autres intervenus Charles Bonsack, médecin chef, professeur associé, département de psychiatrie, Caroline Christiansen, ancienne patiente et auteure de Home, sweet home (SANP, 2015), Christophe Dubrit, responsable du Centre de L’Aide aux Victimes d’Infractions (LAVI) du canton de Vaud, Sarah Lombardi, historienne d’art, directrice de la Collection de l’Art brut, responsable de l’Antenne romande de l’Institut suisse pour l’étude de l’art, à Lausanne, et Mélanie Buard, préposée à la protection des données et à l’information du canton de Vaud. Enfin, la table ronde de clôture a permis de confronter les avis d’acteurs de provenances diverses, soit Sarah Burkhalter, docteure en histoire de l’art, Mirela Caci, juriste, directrice médicale adjointe au CHUV, Yves Collaud, doctorant FNS, Jacques Gasser, psychiatre et historien, médecin chef du Département de psychiatrie, les débats ayant été modérés par Vincent Barras, historien, directeur de l’Institut des humanités en médecine.

Typologie des archives de santé La dénomination même de ce type d’archives pose problème: faut-il parler d’« archives médicales » ou d’« archives hospitalières » ? Ces intitulés ont le mérite de la clarté mais sont aussi assez réducteurs si l’on admet que l’on traite aussi bien de l’activité des soignants que de celle des médecins et aussi bien des activités ambulatoires que de celles d’hospitalisation. Nous optons pour le concept d’« archives de santé » qui permet d’englober des archives ne contenant pas de données personnelles sensibles et d’autres organismes que les institutions elles-mêmes, comme Service de la santé publique ou le Service des hospices. Dans le cadre d’un centre hospitalier universitaire tel que celui qui nous occupe, ces archives se caractérisent par leur diversité puisque les « archives administratives » documentent des processus de gestion et de pilotage et que les « archives métier » renseignent, quant à elles, trois types de processus bien distincts relatifs aux soins, à l’enseignement et à la recherche. Il importe de préciser en effet que les ACV ont Dossier thématique ACV 2017 - 55

accueilli jusqu’ici des archives de santé provenant essentiellement de l’Hôpital cantonal, puis du Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV), à l’exception de quelques fonds d’archives privées de médecins, psychiatres notamment, vaudois. Les éléments suivants peuvent être cités pour les « archives administratives » : - les dossiers divers contenant des données nominatives de patients: gestion de l’hospitalisation, plaintes, sécurité; - les dossiers administratifs de patients: gestion financière des hospitalisations; - les registres des entrées et des sorties, les listes nominatives, les fichiers nominatifs. et pour les « archives métier »: - les dossiers médicaux de patients: anamnèses, antécédents médicaux et chirurgicaux, traitements, lettre de sortie, notes de suites médicales, comptes rendus d’examens cliniques, prescriptions, dossiers de soins infirmiers, tests médico-techniques, rapports de radiologie et d’anatomo-pathologie, résultats de laboratoires, etc.; - les expertises médico-légales et les autopsies: dossiers ou rapports; - les dossiers de recherches scientifiques : mandat, financement, rapports; - en psychiatrie: expression plastique et écrits de patients. Les fonds privés sont constitués d’archives personnelles de médecins relatives à leur carrière professionnelle et parfois également à leur vie personnelle ou à des activités en marge de la médecine.

Les archives de santé aux ACV Le premier versement d’archives de santé en provenance de l’Hôpital cantonal date de 1967; il s’agissait déjà alors à la fois d’archives de gestion générale, administrative et financière, et de dossiers de patients, issus de la Maternité et des services de gynécologie et de dermatologie. Le mouvement des versements s’est poursuivi à la fin des années 1970 et au cours des années 1980, à la faveur des déménagements de l’Hôpital cantonal vers le nouveau bâtiment hospitalier du CHUV. Le premier versement du Service de la santé publique remonte également à 1967 alors que ceux réalisés par le Département de psychiatrie ont commencé beaucoup plus tard, pour la plupart à partir de 2013. A ce jour, 2020 mètres linéaires d’archives de santé sont ainsi entrés aux ACV (voir tableau 1), notamment: - 1350 mètres linéaires de dossiers de patients; - 670 mètres linéaires d’autres types d’archives; - 877 mètres linéaires de dossiers de patients en provenance du CHUV; - 458 mètres linéaires de dossiers de patients en provenance du Département de psychiatrie. Tableau 1: Archives de santé conservées aux ACV et provenant d’institutions, de privés et de services de l’adminisrtation, en mètres linéaires CHUV

Psychiatrie

Fonds privés

Santé publique et Hospices

Total

Dossiers patients

877

458

1350

Autres archives

182

145

300

670

Total

1059

603

300

2020

56 - Dossier thématique ACV 2017

Parmi les fonds d’archives du CHUV, issus de services hospitaliers et ambulatoires, de nombreuses disciplines médicales sont représentées - dossiers de patients de cardiologie, de chirurgie, de dermatologie, de gynécologie, de médecine interne, de neurochirurgie, de neurologie, d’obstétrique, d’orthopédie, d’oto-rhino-laryngologie, de pédiatrie, d’urologie - ainsi que diverses activités de gestion des ressources et de direction. Pour ces dernières, on peut citer les fonds suivants: • K VIIIe (1872-1967) : gestion administrative et financière, registre des admissions, registre des décès; • S 2 (1970), S 19 (1980), SB 31 (1990) : fichiers comptables des patients; • SB 148 (1941-1975) : archives administratives du Service de pédiatrie; • SB 161 (1970-2003) : archives de la Direction des soins; • SB 298 (1968-2006): archives de la Direction administrative du CHUV et de la • Direction de la logistique hospitalière. Les archives du Département de psychiatrie se caractérisent par la diversité de leur typologie et de leurs provenances, soit les secteurs Centre, Nord et Ouest; elles couvrent en outre les trois âges habituellement considérés, enfance et adolescence, âge adulte, âge avancé, et se composent d’archives hospitalières et ambulatoires. Les fonds suivants méritent la mention : • S 57 (1879-1968), ACV SB 258 (1791-2006), ACV SB 297 (1899-2011): Hôpital de Cery, archives administratives et de la recherche; • SB 261 (1873-1967): Hôpital de Cery, dossiers de patients; • SB 264 (1943-2000): Service universitaire de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent (SUPEA), dossiers de patients; • SB 270 (1925-1997): Policlinique psychiatrique universitaire (PPU), dossiers de patients ; • SB 271 (1960-1995): Hôpital de Cery, archives des activités plastiques de patients; • SB 283 (1928-1959): Hôpital psychiatrique de Prangins, dossiers médicaux de patients; • SB 293 (1964-2009): Secteur psychiatrique Centre, dossiers de patients rapports d’expertises médico-légales (1948-2001); • SB 295 (1935-1986): Secteur psychiatrique Nord: dossiers de patients. Les fonds privés contiennent les archives de certaines personnalités marquantes en histoire de la médecine, en particulier: • PP 446 Claude Verdan chirurgien de la main (1909-2006): autobiographie, archives familiales et privées, archives professionnelles, Fondation Claude Verdan (1516-2001); • PP 676 Jean Wertheimer psychiatre, spécialisé en psychogériatrie (1933-1999) : carrières médicale et universitaire, recherches et publications (1933-1999); • PP 948 Pierre-Bernard Schneider, psychiatre (1916-2005): recherches et • publications, archives personnelles, bibliothèque (1934-2005); • PP 1028 Auguste Rollier, médecin spécialisé dans le soin aux tuberculeux (1874-1954): autobiographie, archives familiales et privées, archives professionnelles, photographies (1750-2005); • PP 1032 Hans Steck, psychiatre (1891-1990): archives professionnelles, archives personnelles, dessins et écrits de patients, publications (1895-2015); • PP 1033 Alfred Bader, psychiatre (1919-2009): archives professionnelles, archives personnelles, publications, art et psychiatrie (1921-2006); • PP 1035 Oscar Forel, psychiatre (1891--1982): archives professionnelles, archives personnelles, publications de son père, Auguste Forel (1880-1982); Dossier thématique ACV 2017 - 57

• PP 1045 Michel Cuénod, neurophysiologiste (1933): publications, recherches, histoire de la recherche sur le cerveau (1960-1998); • PP 1056 Algimantas-Otonas Narakas, chirurgien spécialisé en chirurgie plastique et reconstructive (1927-1992): dossiers de patients, publications, documentation scientifique (1827-1998); • PP 1098 Theodore Rabinowicz, neuropathologue (1919-1995): archives professionnelles, publications (1919-2009); • PP 1105 Fernand Cardis, médecin spécialisé en phtisiologie (1898-1990): archives personnelles et familiales, archives professionnelles, archives culturelles, photographies (1926-1990); • PP 1106 Jacques Besson, professeur, chef du Service de psychiatrie communautaire (1955): recherches et publications, conférences, enseignement, archives professionnelles, bibliothèque (1900-2017). Un seul fonds privé contient les archives d’une clinique: • P 1000/237 Clinique Sainte-Agnès, à Leysin (1968-1989): gestion administrative et financière des patients. Enfin, les archives des services administratifs se composent de cinq fonds: K VIII c et K VIII d pour le Service des hospices et les Hospices, K VIII b et K VIII f pour le Service sanitaire cantonal et SB 124 pour le Service de la santé publique, qui compte à lui seul 230 mètres linéaires. Ces fonds documentent l’évolution de la législation sanitaire cantonale, la gestion des établissements sanitaires, la planification sanitaire, le contrôle de l’utilisation de produits toxiques, de stupéfiants, de vaccins et de médicaments, la gestion des autorisations de pratiquer des professionnels de la santé, les mesures de prévention des maladies, la police sanitaire, et la surveillance de l’application de la législation sanitaire et de la déontologie médicale. En relation avec l’ouverture de l’Hôpital Riviera-Chablais, Vaud-Valais, le 1er juillet 2019, les archives historiques des hôpitaux réunis sur le site de Rennaz seront versées aux ACV, à l’automne 2018.

Politique de versements Les versements d’archives de santé aux ACV, en particulier ceux des dossiers de patients qui représentent un type particulier d’archives contenant des données personnelles sensibles, n’ont pas toujours bénéficié, depuis la fin des années soixante, d’une politique définie incluant l’évaluation archivistique des fonds et l’existence d’un cadre juridique spécifique réglant leur consultation. Les autres types d’archives ont été remis aux ACV de manière plus ou moins régulière, à l’instar de ce qui était pratiqué dans les autres services de l’administration. Pour les fonds privés, si le critère territorial est fondamental, il faut lui en adjoindre d’autres tels que la renommée des personnes et des institutions concernées, ou l’originalité de leur action. Des années 1960 à 1989, les dossiers de patients sont entrés aux ACV à la faveur de la transformation de l’Hôpital cantonal en Centre hospitalier universitaire vaudois et des déménagements qui ont suivi. Les versements ont été ensuite continués, en raison du manque de place de stockage du CHUV ; ils ont eu lieu sans que les dossiers de patients aient été officiellement évalués et sans que des critères d’échantillonnage soient clairement déterminés. En vigueur durant cette période, le règlement du 2 mars 1959 pour les ACV ne fixait pas de délai de protection pour les documents présentant « encore un caractère confidentiel » qui étaient en fait non accessibles au public pour une durée indéterminée (art. 19). De 1989 à 2011, le CHUV a poursuivi les versements de dossiers de patients et, en 1998, le Conseil d’Etat, dans sa réponse « à la question Pascal Broulis concernant les Archives cantonales vaudoises », a fourni une évaluation officielle des dossiers de patients et justifié les versements aux ACV, sur la base du critère d’échantillonnage de la lettre B des dossiers de patients. 58 - Dossier thématique ACV 2017

Dès 2012, année de l’entrée en vigueur de la LArch du 14 juin 2011, les versements en provenance du CHUV sont majoritairement constitués de dossiers de patients psychiatriques, hospitaliers et ambulatoires. Cela survient alors qu’a fortement évolué l’évaluation archivistique en fonction de l’intérêt sociétal évident de ce type de dossiers. Ils sont conservés intégralement jusqu’en 1960, puis échantillonnés selon la lettre «B» dès 1961. Les dossiers de patients du CHUV sont désormais soumis à un délai de protection spécifique prévu par l’alinéa 5 de l’article 12 de la LArch: la demande de dérogation à l’autorité compétente est obligatoire sans limite de temps. Les dossiers ne seront de fait jamais librement consultables. En résumé, si la conservation des dossiers de patients a été confiée par le CHUV depuis plus de 50 ans aux ACV, cela a été pendant longtemps le fruit de circonstances particulières. Ce n’est que depuis une vingtaine d’années que des éléments d’évaluation archivistique ont été apportés et que l’élaboration d’un cadre juridique régissant la consultation, corollaire indispensable du versement, a été mis en place.

Evaluation L’évaluation des archives consiste à juger de leur utilité administrative, légale et financière, de leur l’intérêt historique, et à déterminer leur traitement final. Il s’agit d’une activité fondamentale du métier d’archiviste, le tri et l’élimination de parts importantes des dossiers produits étant indissociables de la constitution de fonds d’archives susceptibles d’être conservés à long terme. Ainsi, les archives de santé, psychiatriques en particulier dont il est question dans cette partie, représentent un intéressant cas d’espèce puisqu’elles ont longtemps été considérées comme des éléments en marge de la production de l’administration cantonale, relevant d’institutions évoluant même durant certaines périodes dans une forme de quasi autarcie. Dans le tableau qui suit sont présentés, pour chaque type de sources représentées dans les fonds commentés ci-dessus, le contexte de production des archives, la durée de conservation au stade d’archives intermédiaires, les critères de tri et d’échantillonnage, la valeur secondaire et le sort final. • Le contexte de production des archives doit être documenté afin que les données qu’elles contiennent puissent véritablement prendre du sens. Il s’agit de connaître leur producteur, leur objet, le lieu, la date et la raison de leur production. • La durée de conservation en archives intermédiaires joue un rôle dans l’évaluation des archives puisqu’en fin de cette phase sont effectués le tri et l’échantillonnage en vue de l’archivage définitif. • Le tri et l’échantillonnage selon des critères prédéfinis et étayés sont des activités subordonnées à l’évaluation, la conservation intégrale de séries d’archives homogènes ne se justifiant de fait que rarement. • Si la valeur primaire d’un document correspond aux raisons mêmes pour lesquelles il a été créé, raisons administrative, légale ou financière, la valeur secondaire, quant à elle, renvoie à d’autres utilisations possibles des archives, à des fins historiques ou de témoignage; elle justifie de leur conservation en archivage définitif.

Dossier thématique ACV 2017 - 59

Contexte documenté lors de la production des dossiers

Contexte peu documenté

Contexte documenté lors de la production des dossiers. Peu documenté dans le cas de collections de rapports d’expertises

Contexte documenté par les éléments de gestion de projet et les publications

Contexte peu documenté mais peut l’être par les dossiers de patients

Dossiers administratifs de patients

Registres des entrées et sorties, listes nominatives, fichiers nominatifs

Expertises médicolégales et autopsies: dossiers ou rapports

Recherches scientifique: notamment Enquête de Lausanne sur l’évolution des patients schizophrènes

Expression plastique des patients

Contexte documenté lors de la production des archives

Contexte documenté par le psychiatre dans ses archives personnelles

Archives personnelles de médecins psychiatres: notamment fonds Steck, Bader, Forel

Expression plastique et écrits de patients: fonds Steck

Fonds privés

Contexte documenté lors de la production des dossiers

Dossiers médicaux de patients

Contexte de production des archives

Contexte documenté lors de la production des archives

Fonds officiels

Types d’archives psychiatriques

Les archives ont été longtemps conservées dans des locaux de l’hôpital

Les archives ont été longtemps conservées au domicile du psychiatre ou de ses descendants

Aucune indication normative

Par analogie avec durée prescrite dans l’Ordonnance sur les essais cliniques dans le cadre de la recherche sur l’être humain: 10 ans

Loi sur les expertises médico-légales en matière pénale (LEML): pas d’indication de durée

Aucune indication normative

Loi sur la santé publique (LSP): 10 ans. Calendrier de conservation du CHUV: 20 ans

Durée d’utilité administrative: variable

Durée de conservation en archives intermédiaires

Valeur secondaire

Aucun

Conservation après tri

Sort final

Conservation intégrale

Conservation d’un échantillon

Histoire de la psychiatrie. Histoire de l’art

Histoire de la psychiatrie

Histoire de la psychiatrie. Histoire de l’art

Conservation intégrale

Conservation après tri

Conservation après tri. Conservation intégrale dans le cas de recherches de référence

Histoire de la psychiatrie, Conservation d’un échantillon de la médecine légale, de (dossiers) l’assécurologie Conservation intégrale sauf lettre B (rapports)

Mesures de coercition: documentation de cas

Histoire de la psychiatrie, de l’assécurologie

Histoire de la psychiatrie. Conservation intégrale avant Mesures de coercition: 1961. documentation de cas, Conservation d’un échantillon avant 1960 dès 1961

Tri selon les critères appliqués pour Histoire de la psychiatrie les autres fonds privés

Selon le contexte de production: motivations des travaux

Conservation des éléments de synthèse (mandats, annonces de projet, rapports). Conservation intégrale des archives de l’Enquête de Lausanne

Projet DP-CHUV: dossiers, échantillonnage selon lettre B du nom; rapports conservation Intégrale sauf lettre B

Aucun

DP-CHUV: 80 dossiers (environ 10 à 15 % du total au vu des lacunes) sont prélevés aléatoirement sur chaque tranche de 1000 numéros

Département de pychiatrie du CHUV: échantillonnage selon lettre B du nom, dès 1960

Tri selon les critères appliqués dans Histoire de la psychiatrie l’administration

Tri et échantillonnage, critères

Tableau 2: Evaluation des archives psychiatriques aux Archives cantonales vaudoises

Archives administratives

60 - Dossier thématique ACV 2017

Les constats suivants peuvent être tirés de la lecture du tableau 2: • Globalement, le contexte de production est plutôt bien documenté, à l’exception cependant des registres des entrées et sorties, des listes nominatives, des fichiers nominatifs, des dessins ou des écrits des patients, et des collections de rapports d’expertise; • Les durées de conservation légalement admises ne sont pas nombreuses et relativement brèves; les archives psychiatriques officielles nécessitent d’être régulièrement proposées aux ACV afin d’éviter des disparitions de lots d’archives; • Les critères de tri peuvent être repris d’autres types d’archives ainsi que les critères d’échantillonnage. On peut néanmoins s’interroger sur la pertinence du critère de la lettre «B» et sur la limite fixée à 1960 pour la conservation intégrale; • Pour la valeur secondaire, ces archives intéressent non seulement l’histoire de la psychiatrie, avec des dimensions sociétale, de santé publique ou architecturale, mais aussi des domaines voisins comme la médecine légale ou les assurances. Plus récemment, elles ont gagné en importance pour soutenir les témoignages de victimes de mesures de coercition. Cela étant, les ACV se sont positionnées sur ces différents points afin de fonder leur démarche en matière d’évaluation archivistique. • Bien que leur contexte de production soit peu documenté, les registres des entrées et sorties, les listes nominatives et les fichiers nominatifs doivent être conservés afin de pouvoir déterminer sur le long terme, dans le cadre de recherches effectuées dans différentes sources ou celui de la documentation de victimes de mesures de coercition, quelles personnes ont été hospitalisées. Il en va de même pour les collections de rapports d’expertise qui permettent un accès aisé et global à des ensembles documentaires particuliers. Pour les dessins et les écrits de patients, le contexte de production peut être informé dans la majorité des cas par le dossier de ces derniers. • Concernant la durée de conservation d’éléments considérés comme archives intermédiaires, contenant des données personnelles sensibles mais pour lesquelles aucune indication légale ou réglementaire n’est disponible, il est envisageable, par analogie avec les dossiers de patients, de les conserver 20 ans suite à leur clôture (calendrier de conservation CHUV). Pour les dossiers de patients, des solutions devront être trouvées avec la Centrale de codage et d’archivage médical du CHUV à propos de l’archivage électronique, d’une part, des dossiers numérisés et conservés sous forme d’images, d’autre part, des dossiers de patients nativement numériques. • Le critère de la lettre B des noms des patients comme base de l’échantillonnage se révèle convaincant: il aboutit à la conservation d’un solde de 10 à 15 % des dossiers et, ce critère étant passablement répandu, il permet des recoupements de dossiers de mêmes patients ayant consulté dans divers services. Quant à elle, la limite fixée à 1960 pour la conservation intégrale des dossiers de patients s’explique pour trois raisons. Premièrement, les années 1950 marquant l’introduction des neuroleptiques et un changement de paradigme dans la prise en charge psychiatrique, l’entier des dossiers de cette période doit être conservé. Deuxièmement, les années 1960 et suivantes sont caractérisées par un éclatement de l’offre psychiatrique et par une dispersion des lieux de prise en charge qui rend peu réaliste la perspective d’une conservation intégrale. Enfin, le développement de la prise en charge ambulatoire et la diminution des durées d’hospitalisation influent dès les années 1960 sur la constitution même des dossiers qui renferment de moins en moins d’informations sur la vie quotidienne des patients. La question de la valeur secondaire des différents types d’archives mérite quelques développements. Archives administratives La valeur secondaire des archives administratives contenant des données sur les patients, relatives à leur prise en charge, à leur traitement, à leur vie quotidienne dans l’hôpital psychiatrique, ou encore aux Dossier thématique ACV 2017 - 61

difficultés d’approvisionnement en période de crise, est importante; celle des dossiers administratifs des patients est plus limitée mais ils permettent cependant de retracer l’évolution des modes de financement de l’hospitalisation en psychiatrie. Les registres des entrées et sorties, les listes nominatives et les fichiers nominatifs archivés constituent, quant à eux, un maillon d’une chaîne de sources contenant des données personnelles qui rendent possible la reconstitution des parcours de vie. Dossiers de patients L’intérêt pour l’étude des dossiers de patients en histoire de la psychiatrie est relativement récent - il a donné lieu à de nombreux travaux ces dernières années (voir pour un point de situation Majerus, 2013) - et leur valeur secondaire n’est actuellement plus guère mise en doute. Il suffit pour s’en convaincre de reprendre deux citations extraites d’ouvrages récents: « Les archives psychiatriques fournissent un matériau qui permet d’aborder par en bas la psychiatrie en tant que pratique dans des contextes sociaux particuliers. L’organisation du travail, l’appropriation du savoir psychiatrique, le regard clinique, l’expérience de la maladie mentale par le médecin et le patient selon des critères de genre et de groupe social sont encore trop souvent décrits et analysés à partir de rapports de médecins, de la littérature publiée dans les revues psychiatriques. La descente à l’échelle micro laisse souvent apparaître une image complètement différente. » (Majerus, 2013). « Mais que peut dire l’historien d’une chose à laquelle il est étranger à la fois par profession et par expérience ? Après tout je ne suis ni schizophrène, ni parent de schizophrène, ni soignant, ni chercheur en médecine. Mon privilège ? J’ai lu ces milliers de dossiers de patients qui se sont sédimentés dans les hôpitaux et qui offrent à qui accepte de s’y perdre infiniment, un point de vue inédit sur l’émergence des maladies mentales. » (Guillemain, 2018). Le Conseil d’Etat vaudois lui-même a par ailleurs pris position sur la question, nous l’avons rappelé, en décembre 1998. Archives de la recherche Pour ce qui est de la recherche en psychiatrie, son histoire est encore modeste dans le canton de Vaud. Les archives de l’« Enquête de Lausanne » (1962-1976), par exemple, sur l’évolution des diverses formes de troubles mentaux, notamment de la schizophrénie, jusqu’à l’âge avancé, constituent un fonds important pour documenter ce qui fut une démarche pionnière au niveau mondial. Archives de psychiatrie légale Les débats actuels sur la place des experts psychiatres dans le fonctionnement de la justice montrent l’importance de conserver la mémoire de l’évolution de cette branche de la médecine légale. Expression plastique et écrits de patients Les œuvres de patients forment sans doute un cas singulier parmi ces types d’archives dans le sens où leur valeur secondaire peut évoluer en fonction de l’exploitation qui en est faite: de leur intérêt en histoire de la psychiatrie témoignant de l’étude de l’expression psychopathologique, elles acquièrent pour certains une valeur artistique qui modifie l’approche de la donnée nominative car l’on passe de l’exigence de sa confidentialité à la quasi nécessité de sa divulgation. On en arrive au point central de la réflexion qui a nourri la conception de l’exposition organisée en 2016 aux ACV: faut-il conserver des archives contenant des données nominatives et, si oui, doit-on et peut-on garantir leur confidentialité lors de l’exploitation ? La position des ACV est qu’il est absolument nécessaire de conserver de telles

62 - Dossier thématique ACV 2017

archives; cependant, si les ACV n’ont pas à juger de l’exploitation qui est faite des documents, elles ont l’obligation de respecter le dispositif de protection des données personnelles, stipulé par la LArch en son article 12. Fonds privés Les fonds privés offrent l’avantage de documenter des personnalités souvent dissimulées derrière leurs fonctions et leurs titres de médecin, de professeur ou de directeur. Toujours panachés de traces d’activité professionnelle, ils révèlent cependant des pans de biographies qui seraient demeurés inconnus sans leur constitution. En résumé, si chaque type d’archives possède en soi une valeur secondaire, il apparaît que le tout forme un ensemble de sources exceptionnellement riche qui justifie les efforts conservatoires consentis. Les éléments d’évaluation propres aux fonds considérés ne pèsent pas seuls sur leur destin ; il existe en effet pour les archives contenant des données personnelles sensibles des contraintes externes qui peuvent influer sur les choix à effectuer. Il s’agit principalement : • De la protection des données qui, selon certaines interprétations juridiques, entraînerait l’élimination de l’entier de ce type d’archives à l’issue de leur archivage intermédiaire, en vertu d’une primauté des exigences de protection sur des considérations d’intérêt public; • De la restriction de l’accessibilité à des fonds qui, tout en accaparant des métrages linéaires importants, sont fermés à la consultation publique, plaidant du point de vue économique en faveur de leur élimination totale; • Des coûts conservatoires induits par de tels fonds qui amènent à la même conclusion. Ces obligations sont cependant contrebalancées par de fortes exigences de conservation portées par les besoins de la recherche historique et des enjeux sociétaux, tels que les questions de réparation envers les victimes de mesures coercitives, qui impliqueraient que le plus grand nombre de fonds d’archives contenant des données personnelles sensibles soit conservé.

Cadre juridique : le cas des dossiers de patients Le cadre juridique régissant les versements et la consultation des archives de santé contenant des données personnelles sensibles actuellement en vigueur se fait l’écho des tensions précédemment évoquées, entre protection absolue des données et conservation intégrale des archives, au milieu desquelles les archivistes doivent tant bien que mal trouver des solutions. Trois lois se font écho : la loi sur l’information (LInfo) du 24 septembre 2002, par la loi sur la protection des données personnelles (LPrD) du 11 septembre 2007 et la loi sur l’archivage (LArch) du 14 juin 2011. Nous les avons déjà commentées plus haut. Nous nous en tenons ici à rappeler quelques points. Arrivée en troisième position, la LArch poursuit deux buts principaux : • « Organiser l’archivage, qui constitue une condition de base du bon fonctionnement de l’administration [...] et de la sauvegarde des droits des citoyens. [...]. » • Régler l’accès aux archives, qui est un droit du citoyen, complément naturel du droit d’accès aux documents de l’administration déjà reconnu par la LInfo et par LPrD. L’ensemble implique que les ACV sont tenues de constituer des corpus de sources susceptibles de documenter des enjeux socio-politiques aussi fondamentaux que la santé publique, tout en assurant que l’accès à ces archives soit strictement réglementé. Concernant les dossiers de patients, cette double exigence s’inscrit dans un contexte d’une grande complexité. Dossier thématique ACV 2017 - 63

Licéité de l’archivage des dossiers de patients Alors que, dans certains cantons, des versements de dossiers de patients ont été effectués depuis longtemps à des dépôts d’archives, un avis de droit de l’Office fédéral de la justice, « Archivierung von Patientendokumentationen » est intervenu le 30 juin 2010 : son contenu devait plonger nombre d’hôpitaux et d’Archives cantonales dans l’expectative pour des années. En effet, ce document, se basant sur l’article 321 du Code pénal (art. 321 CP, Violation du secret professionnel), arrivait à la conclusion « qu’il n’y a pas de base juridique suffisante pour justifier la transmission de la documentation des patients aux archives d’état. Le médecin et ses assistants qui transmettent la documentation relative au patient aux archives d’état ou permettent le transfert sont passibles de poursuites conformément à l’article 321 du Code pénal. » (Traduction de l’allemand). Ces considérations étaient notamment fondées sur la situation du canton de Zurich dont la loi sur les archives du 24 septembre 1995 stipule que les autorités publiques, se trouvant dans le domaine de responsabilité des Archives d’Etat, doivent proposer leurs dossiers à ces dernières. Mais, ces dispositions s’adressant en général aux institutions publiques, et non explicitement aux médecins et à leurs assistants, elles ne pouvaient donc pas déroger à l’article 321 du CP. En 2014, le canton de Zurich a procédé aux révisions de la loi sur les archives et de la loi sur les patients du 5 avril 2004, de manière à ce que les institutions de santé puissent proposer les dossiers des patients aux Archives d’Etat, indépendamment du secret professionnel, et à ce que ces dernières déterminent ellesmêmes des périodes de protection qui garantissent qu’aucun intérêt individuel digne de protection ne puisse être violé. La prompte réaction des autorités zurichoises, et la stabilisation du droit cantonal en la matière qui en a découlé, demeure toutefois l’exception et, pour ce qui est du canton de Vaud, il est légitime de se demander si la décision du Conseil d’Etat de 1998 en la matière est réellement suffisante. Alors que la tendance qui se dégage de l’interprétation de l’article 321 du CP pousse les institutions de santé à se débarrasser des dossiers de patients à l’échéance du délai de conservation (10 ans pour le canton de Vaud), une norme fédérale (loi sur les mesures de coercition à des fins d’assistance et les placements extrafamiliaux antérieurs à 1981 du 30 septembre 2016) a promulgué que « les autorités fédérales, cantonales et communales veillent à la conservation des dossiers afférant aux mesures de coercition à des fins d’assistance et aux placements extrafamiliaux antérieurs à 1981 » ; parmi d’autres, les dossiers médicaux ou psychiatriques. Pour les hôpitaux qui n’avaient pas position sur le devenir des dossiers de leurs patients jusqu’aux années 2010 et qui se retrouvent en conséquence avec des dizaines de mètres linéaires d’archives, la situation est devenue pour le moins paradoxale, notamment pour ceux qui ont été privatisés ou pour ceux qui font face à des rénovations ou à des constructions. Le cas vaudois: de la décision pionnière du Conseil d’Etat à l’impossibilité de consulter des dossiers de patients Ainsi que nous l’avons évoqué dans le chapitre « Politique de versements », au cours des vingt dernières années, dans le canton de Vaud, des éléments d’évaluation archivistique ont été apportés et un cadre juridique régissant la consultation a été élaboré. En effet, avant même l’entrée en vigueur de la LArch en 2012, le CHUV, à l’origine de la presque totalité des dossiers de patients conservés aux ACV, avait rédigé dès 2008 des directives relatives à la conservation et à la consultation de ces sources. Reprise ensuite dans le cadre de la loi sur l’archivage, la procédure de demande d’autorisation de consultation des dossiers versés aux ACV avait été aménagée selon les modalités suivantes: • La consultation à des fins de recherche est placée sous la responsabilité des ACV, pour autant que

64 - Dossier thématique ACV 2017

- le ou les chercheur(s) bénéficie(nt) d’une autorisation de la Commission d’experts du secret professionnel en matière de recherche médicale selon l’art. 321bis du CP (depuis 2014 Commission cantonale d’éthique de la recherche sur l’être humain (CER-VD); - une autorisation de levée du secret médical soit accordée par l’autorité de surveillance du Canton de Vaud (Conseil de santé par l’intermédiaire du médecin cantonal) au bénéfice du demandeur. • Pour des raisons pratiques, les demandes de consultation sont adressées par les ACV à l’Unité de codage et d’archivage médical (dès 2014 à l’Unité accès aux dossiers patients de la Direction médicale du CHUV) qui oriente le demandeur selon les règles ci-dessus. Dans le cadre de la LArch, les dossiers de patients du CHUV sont ainsi soumis à un délai de protection spécifique (article 12, alinéa 5) impliquant que la demande de dérogation à l’autorité compétente est obligatoire sans limite de temps. Cette procédure a été très peu utilisée jusque vers 2013, date du début des arrivages massifs de dossiers de patients psychiatriques aux ACV coïncidant avec un net regain d’intérêt pour ces sources dû au développement des recherches dans le domaine des mesures de coercition. Parallèlement, attentifs à l’arrivée de tout nouveau type de sources, des généalogistes ont également marqué leur intérêt pour la consultation de dossiers susceptibles de fournir des éléments biographiques tout à fait inédits. Dès lors, une vingtaine de demandes de dérogation ont été traitées, ou sont en cours de traitement, selon cette procédure. Cependant, dans le courant de l’année 2017, la CER-VD, ne s’estimant en fait pas compétente dans le cas de recherches en sciences humaines, a fait part à l’Unité accès aux dossiers patients de sa décision de ne plus traiter les demandes communiquées aux ACV et relayées par le CHUV. De plus, la jurisprudence relative à l’article 321 du CP entraînant que le secret médical doit être maintenu après la mort du patient, sans qu’une limite de temps ait du reste été fixée, il apparaît que des demandes de dérogation provenant de privés n’ont aucune chance d’aboutir à une levée du secret professionnel par le Conseil de santé. Ce dernier, alors qu’il avait encore accepté jusqu’en 2017 la possibilité qu’un particulier puisse obtenir des informations non sensibles concernant ses parents ou aïeuls, par l’intermédiaire d’un dossier de patient, semble avoir adopté une attitude encore plus ferme signifiant que connaître le passé familial, même lointain, n’est pas un motif suffisant pour une levée du secret. Ainsi dans les faits, qu’il s’agisse de chercheurs ou de privés, il est actuellement impossible d’accéder aux informations contenues dans un dossier de patient, et cela de manière illimitée. Sans qu’il ressorte d’un article du Recueil systématique des lois vaudoises, les ACV sont confrontées à un principe surgi récemment dans la législation, celui de l’incommunicabilité. Archivage des dossiers de patients psychiatriques: comparaison intercantonale La situation vaudoise décrite, il est légitime de se demander comment les autres cantons se sont situés, ou non, en matière d’archivage des dossiers de patients. Le tableau qui suit, synthèse d’une remarquable enquête effectuée par Fabian Stalder, archiviste mandataire aux Archives d’Etat de Berne, décrit la situation dans dix cantons.

Dossier thématique ACV 2017 - 65

Hébergement en «Histoires de sorties» Transférés intégrale- Loi sur les archives, obligation de Projet de modifier le Accès uniquement pour les col- Projet de modifier raison de dégâts d’eau (Austritts geschichten) ment mais pas évalués. proposer, aussi pour les instilaborateurs de la psychiatrie le droit des patients, droit des archives, - Dès 2014 - 30 ml augmentation de la Un petit échantillon- tutions psychiatriques. Remise obligation de proposer en question par la clinique et le indépendamment de période de protection nage est prévu département (art. 321 CP) à 120 ans l’art. 321 CP

Psychiatrie d’enfant et d’adolescents - Dès 2010. Psychiatrie adulte - Juin 2018

Psychiatrie adulte et Archives administraPsychiatrie adulte, Loi sur les archives, obligation de psychiatrie d’enfant tives, DPP - 150 ml intégralité. Autres dosproposer et d’adolescents - Dès siers, échantillo nnés 2011

Lucerne

Neuchâtel

Saint-Gall

Archives administr Psychiatri e d’enfant et Loi sur les archives, obligation de atives, DPP - 57 ml d’adolesce nts, échanproposer tillonnés. Psychiatrie adulte, intégralité et échantillonnage

Loi sur les archives, obligation de proposer pour les institutions publiques mais pas de mention explicite pour les DPP

Oui - Dès les années Archives administra- Les DPP hospitaliers Loi sur les Archives. tives, DPP, répertoires sont intégralement 1980 Convention spécifique nominatifs - 470 ml conservés . Les dossiers passée entre les Hôpitaux univernon psychiatriques sitaires genevois et les Archives sont échantillonnés d’Etat

Conservation intégrale jusqu’en 1960. Indéterminé après 1960

Genève

DPP - 120 ml

Non

Les institutions sont consultées, même si les délais de protection sont dépassés. La décision appartient aux Archives d’Etat

Décision du Conseil Jusqu’à ce que la loi soit modid’Etat du 2 mai 2018, fiée, les dossiers des patients les dossiers des cliniques sont uniquement accessibles peuvent être versés mais par l’intermédiaire du médecin restent scellés jusqu’à ce cantonal que la loi soit modifiée

Non

Projet de modificati on

Définie dans le cadre de la loi Une analyse est en fédérale relative à la recherche cours pour adapter sur l’être humain mais pas entiè- les conditions de rement satisfaisante consultation aux exigences du contexte légal

La loi sur les archives implique que le service versant soit consulté. Dans la pratique les Archives d’Etat prennent la décision

Assurée par le Service de psychiatrie, privatisé depuis 2003

Versement pour la psychiatrie d’enfants et d’adolescents - 2017 Versement prévu pour la psychiatrie adulte

Modificatio n de la base légale pour l’accessibilité aux dossiers des patients

Bâle-Ville

La loi sur la santé et la loi sur l’information publique, la protection des données et l’archivage devraient être modifiées

Procédure d’autorisation de consultation

Aucun

Evaluation - Echantil- Base légale pour le versement des Modification de la base lonnage dossiers légale pour permettre le versement

Argovie

Types d’archives Quantité (mètres linéaires)

Versements de DPP Dates des versements

Tableau 3: L’archivage des dossiers de patients psychiatriques (DPP) dans différents cantons

Cantons

66 - Dossier thématique ACV 2017

Non

Soleure

Amendement prévu de la loi sur les archives, augmentation de la période de protection à 120 ans

Pour les chercheurs , en prin- Démarche en cours cipe, décision de la Commis- pour adapter la prosion cantonale d’éthique sur cédure relative aux la recherche sur l’être humain. chercheurs autorisation de levée du secret médical par le conseil de santé

Le Département de la santé décide

Modificatio n de la base légale pour l’accessibilité aux dossiers des patients

Loi sur les archives, obligation de Modification de la loi Les Archives d’Etat déterminent Modification de la loi proposer. Loi sur les patients. Loi sur les archives des périodes de protection qui sur les patients sur l’information et sur la protecgarantissent qu’aucun intérêt tion des données. Les institutions individuel digne de protection ayant des obligations publiques ne puisse être violé. Pour les proposent aux Archives d’Etat DDP, délai de protection spécial les dossiers de patients à la fin du délai de protection, indépendamment du secret professionnel

Clinique cantonale et Archives administra- Conservation intégrale clinique privée. tives, DPP - 1900 ml sauf psychiatrie d’enPsychiatrie adulte, fant et d’adolescents psychiatrie d’enfant et d’adolescents - Dès 2000

Zurich

Conservat ion inté- Règlement du Conseil exécutif Projet de modification, grale des dossiers de sur les Archives d’Etat législation sur les presla clinique cantonale tataires de services de jusqu’en 1980, puis santé privatisés ayant échantillonnage. Intéun mandat d’État gralité des dossiers de la clinique privée

Psychiatrie adulte, Archives administra- Conservation intégrale Décision du Conseil d’Etat de psychiatrie d’enfant et tives, DPP, recherche jusqu’en 1960. Echan- mars 1999. Loi sur les archives, d’adolescents, psychia- 600 ml tillonnage après 1960 obligation de proposer mais pas trie de l’âge avancé de mention explicite pour les Dès 1967 DPP

DDP- 150 ml

Procédure d’autorisation de consultation

Loi sur les archives, obligation Révision de la loi sur la En principe, serait régie par de proposer santé en cours, projet la loi sur la protection des d’ajouter un article données autorisant le versement de DDP

Evaluation - Echantil- Base légale pour le versement des Modification de la base lonnage dossiers légale pour permettre le versement

Tableau 3: L’archivage des dossiers de patients psychiatriques (DPP) dans différents cantons

Types d’archives Quantité (mètres linéaires)

Vaud

Thurgovie Clinique cantonale et clinique privée - Dès 2005

Versements de DPP Dates des versements

Cantons

Dossier thématique ACV 2017 - 67

Le besoin d’encadrer la démarche de l’archivage des archives de santé La comparaison intercantonale montre à quel point le fédéralisme impacte les questions d’archivage, d’autant plus dans un domaine où les cantons sont souverains. Il est cependant à craindre que, dans une telle diversité et une telle instabilité, des lacunes mémorielles se créent. En outre, alors qu’il y a peu d’années, l’évaluation archivistique pouvait arguer de l’échantillonnage des dossiers de patients pour satisfaire à l’attente de chercheurs qui se contentaient d’une approche quantitative de telles sources, la prise de conscience autour des mesures de coercition tend à faire basculer les exigences sociétales vers des histoires de vie impliquant une conservation beaucoup plus large. Cela alors même que l’accès aux sources s’avère de plus en plus compliqué. Ces constats, joints au fait que les archivistes ne peuvent se satisfaire d’une interdiction valable ad aeternam de la communication des dossiers de patients montrent l’urgence de prendre position. Pour le canton de Vaud, outre l’impérative nécessité de trouver une autorité susceptible d’autoriser les recherches, il importe de d’introduire rapidement des bases légales encadrant l’entier du processus d’archivage des dossiers de patients, de la production dans les institutions à la fixation de délais de protection spécifiques pour l’archivage historique.

La position particulière des archives historiques et de l’archiviste A la croisée des intérêts Les nouvelles technologies de la communication ont complètement modifié les rapports entre le droit à l’information et la protection de la sphère privée. En 1939, l’historien américain Robert C. Binkley demandait déjà la rédaction d’un code de déontologie pour les archivistes à même de régler les conflits entre ces deux exigences. Dans sa charte constitutive de 1948, le Conseil international des archives inscrit parmi ses objectifs celui de « faciliter l’utilisation plus fréquente des archives et l’étude efficace et impartiale des documents qu’elles conservent, en en faisant mieux connaître le contenu et en s’efforçant de rendre l’accès aux archives plus aisé ». En 1996, l’adoption du Code international de déontologie des archivistes confirme les principes du recours aux archives et de la protection des données: «Les archivistes facilitent l’accès aux archives du plus grand nombre possible d’utilisateurs et offrent leurs services avec impartialité à tous les usagers ». « Les archivistes visent à trouver le juste équilibre, dans le cadre de la législation en vigueur, entre le droit au savoir et le respect de la vie privée. » La Déclaration universelle sur les archives du 17 septembre 2010 réitère le droit des personnes. Dès lors, si la consultation des archives est concevable au nom de la protection d’intérêts publics ou privés, elle est irrecevable par contre si elle est consentie sans limitation dans le temps. C’est à ce double objectif que les archives historiques doivent répondre. C’est l’archiviste qui doit tenter d’accorder toutes les attentes administratives, citoyennes et scientifiques, pour éviter que l’ouverture brutale de fonds d’archives ne débouche sur la rétention ou l’élimination de documents en amont. Son rôle n’est pas d’être le propriétaire ou le collectionneur de documents (il n’en est que l’intercesseur et l’intermédiaire) ni d’être un voyeur (il n’utilise pas des informations sensibles contre les personnes ni ne vend des scoops; l’indiscrétion n’a rien à faire avec les archives) ni le promoteur d’une idéologie contre une autre (les Archives doivent attester la variété et la diversité des sources et des producteurs d’archives; la donnée nominative conservée à vaste échelle représente une forme d’oppression dans les régimes totalitaires). Sa formation et sa déontologie lui interdisent ces travers. Par contre, il doit faire entendre ses exigences en matière d’archivage, assumer la constitution et l’enrichissement du patrimoine archivistique, en lui incorporant des parts documentaires d’origine privée et en 68 - Dossier thématique ACV 2017

multipliant les points de vue croisés. La revendication de données personnelles fait partie de ses droits et de ses devoirs. « Les archivistes maintiennent l’intégrité des archives et garantissent ainsi qu’elles constituent un témoignage du passé durable et digne de foi. » (Article 1 du Code international de déontologie des archivistes, septembre 1996). Les apports spécifiques des archivistes à la protection des données L’archiviste, comme d’autres acteurs de la production, de la conservation et de diffusion de sources d’information, s’est également approprié les progrès technologiques pour améliorer la consultation des documents dont il a la responsabilité. Il n’est plus seulement le protecteur de données, il en est aussi le médiateur, si ce n’est le promoteur. En pouvant se prévaloir de valeurs universelles, il a contribué à démocratiser l’accès aux archives. Non seulement, il s’emploie à donner des explications sur la manière de les retrouver, mais il s’attache (c’est sa part d’originalité) à les contextualiser et à ramifier les relations entre elles et avec d’autres puisées dans d’autres réseaux d’échanges. Il veille à être un interlocuteur légitime, crédible et intègre des attentes de la recherche et de la société. En ce sens, l’archiviste doit établir un rapport de confiance avec son administration, les déposants ou les donateurs d’archives, au travers de politiques de versements transparentes, de règles précises sur la consultation, notamment en pouvant s’appuyer sur un cadre légal (celui qui donne la licéité de l’archivage) ou dans le cas des archives d’origine privée, sur des conventions signées et datées de dépôt ou de donation. Selon l’article 5 de la LArch, « Les autorités sont tenues de proposer aux Archives cantonales vaudoises tous les documents dont elles n’ont plus besoin pour traiter les affaires ou attester ce traitement. 2 Les Archives cantonales vaudoises décident de la valeur archivistique des documents, avec la collaboration des autorités. 3 Les documents sélectionnés sont versés aux Archives cantonales vaudoises. Les autres documents sont éliminés. » Autrement dit, les périmètres d’intervention des archivistes, les natures d’archives revendiquées, les données personnelles collectées sont clairement définis par les calendriers de conservation au niveau de l’administration ; ils peuvent être contestés ou discutés au besoin, mais ils ne sont en aucune mesure établis en catimini ou à l’insu des autorités - le rapport d’activité des ACV est publié entre autres objectifs pour attester les versements et les acquisitions. 1

Les délais de réserve de consultation permettent à l’archiviste de disposer de réponses appropriées aux différentes situations documentaires, entre un délai ordinaire et les délais spéciaux. Le taux de couverture des inventaires d’archives doit éviter des zones d’ombre dans ce qui est réellement conservé dans le dépôt d’archives et des espaces documentaires hors de toute condition de consultation. La norme générale et internationale de description archivistique permet de moduler le niveau d’information à rendre public. Partout où la situation l’exige, le personnel des ACV recourt au champ caché (dédoublement du champ « Contenu ») pour permettre la pseudonymisation des données. L’archiviste est aussi l’héritier des instruments de recherche que ses prédécesseurs lui ont laissés et des pratiques professionnelles. Que des noms figurent dans les analyses descriptives des documents était banal et ne posait pas de problème, dans la mesure où l’audience des inventaires était circonscrite à la salle de lecture et à quelques exemplaires en circulation dans les institutions soeurs. La mise en ligne et en réseau des inventaires a fait surgir une foultitude de noms de personnes, couvrant plusieurs siècles, qui sont autant de points d’accès aux informations. Ce qui en soi est un avantage se révèle sous les effets des moteurs de recherche comme des informations contestables, car elles peuvent alimenter des reconstitutions de parcours individuels, d’autant plus à risque que le propre d’une notice descriptive est de contextualiser les informations. Un inventaire porte la date de sa confection. Aux ACV, l’objectif est de reprendre l’ensemble des inventaires pour les organiser en base de données, sans nécessairement réécrire les analyses. L’accent a été mis Dossier thématique ACV 2017 - 69

sur la sécurité des inventaires et l’optimisation de l’impact sur la recherche de la base de données des ACV, DAVEL (Description des Archives cantonales vaudoises sous forme ELectronique). Ainsi, en juillet 2018, il n’existe plus d’inventaires manuscrits et dactylographiés, 80 % des inventaires sont générés directement depuis la base. Au lieu de refuser le référencement de Google, les ACV l’ont accepté avec ses effets négatifs qu’il s’agira de régler au coup par coup.

Le temps historique des données personnelles doit être un droit Tout en fournissant des gages de son sérieux et en faisant valoir ses atouts, la communauté des archivistes requiert et inscrit la conservation et la diffusion des données personnelles dans les besoins collectifs de la société. Comme elle ne peut pas cautionner leur élimination automatique, elle ne peut pas prôner pour autant la conservation systématique et intégrale des données personnelles. Elle ne s’oppose pas à un règlement ou à des directives garantissant la protection des citoyens contre les usages abusifs des données personnelles. Un cadre légal ou réglementaire est nécessaire dans ce contexte. Par contre, ce qu’elle redoute, c’est l’élimination de toutes les données à terme, par confusion de leur provenance et de leur usage, à savoir celles créées pour répondre aux contraintes du fonctionnement administratif ou autre, et celles créées ou réunies à l’insu des intéressés. L’exemple des archives de santé démontre concrètement les procédures de l’évaluation. Les données personnelles résultent du point de vue des archivistes, de choix transparents et sanctionnés par le calendrier de conservation. Celles à conserver à des fins historiques sont caractérisées comme telles et aménagées en conséquence dès leur origine. Leur versement aux ACV est inscrit dans leur ADN. Les archives nominatives représentent un enjeu considérable dans cette tension permanente entre deux lectures de la protection des données personnelles dont chacune peut trouver sa justification, mais pas sa légitimité par l’exclusion de l’autre approche. C’est un leurre de croire que la recherche historique peut se contenter des seules séries statistiques, se passer de données d’état civil, judiciaires, notariales, cadastrales, ou encore médicales, hospitalières et psychiatriques. Les pourfendeurs de la conservation des données personnelles omettent le fait qu’une société se construit aussi à l’aide de sa mémoire, que le présent documentaire doit avoir un passé et permettre un futur. Les nombreuses études juridiques parues sur la protection des données personnelles oublient l’existence des archivistes et des historiens, car elles s’en tiennent aux finalités premières des données personnelles, tandis que la démarche archivistique s’appuie également et surtout sur la valeur secondaire des documents. Les Archives relèvent d’une compétence publique et sont au service des citoyens, au même titre que les services de l’éducation et de la santé. Elles offrent une entrée privilégiée de l’administration à toute personne voulant connaître le passé, son passé et celui de ses proches. Une société de l’information est une société correctement et complètement informée. Elle doit pouvoir disposer d’informations authentiques, intègres et pérennes. Ces impératifs sont d’autant plus difficiles à réaliser, lorsque l’information est volatile, instable et manipulable en raison des technologies utilisées pour son élaboration, sa diffusion et son stockage. Le fait que l’information doive circuler plus que jamais auparavant et que les attentes citoyennes croissent avec une légitimité reconnue oblige l’archiviste à endosser des responsabilités nouvelles pour aborder les défis conservatoires, en particulier garantir la maintenance et la migration sans altération des archives face à l’obsolescence des supports et des systèmes de gestion, la détérioration matérielle. Or les données personnelles d’archives ne sont pas assimilables à des marchandises. Elles appartiennent à un contexte de production, elles représentent un temps d’histoire, elles sont intangibles et sont figées pour servir la connaissance. Au vu des questionnements qui ont surgi, ces vingt-cinq dernières années, prenant directement à partie les autorités politiques, sur des faits historiques ou des attitudes que l’on croyait oubliés et tus à jamais, les ACV s’interrogent en permanence sur les contours de la mémoire et la justification de leur stratégie de versement et de collecte d’archives. C’est dans cette tension permanente entre la transparence et la protection des données promues comme 70 - Dossier thématique ACV 2017

des parangons de la circulation de l’information, le devoir de mémoire et le droit à l’oubli, la défense des intérêts communs et le droit de l’individu à l’anonymat, que l’archiviste se meut. Comme l’affirme la RPDG dans sa considération 4, « le traitement des données à caractère personnel devrait être conçu pour servir l’humanité. Le droit à la protection des données à caractère personnel n’est pas un droit absolu ; il doit être considéré par rapport à sa fonction dans la société et être mis en balance avec d’autres droits fondamentaux, conformément au principe de proportionnalité. » Selon nous, ce qui se passe avec la gestion et la conservation ou non des données personnelles reflète une mutation majeure dans la considération des archives historiques. Nous sommes passés de la dimension patrimoniale et scientifique des archives, qualifiée ainsi depuis le XIXe siècle, à la dimension citoyenne des archives dont le contenu et les attentes sont définis par la société. Accéder à l’information, ce n’est plus seulement la quête de la vérité historique, mais c’est un moyen d’agir au quotidien. Les années à venir confirmeront l’ampleur du mouvement en marche.

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Sources 2010.9 (S. 87-90). Archivierung von Patientendokumentationen. Gutachten vom 30. Juni 2010, EJPD, Bundesamt für Justiz, 2010. Consultable en ligne, https://www.admin.ch/gov/de/start/bundesrecht/verwaltungspraxis-der-bundesbehoerden/2010.html#1791838109 Arrêt de la Cour (grande chambre) du 13 mai 2014. Google Spain SL et Google Inc. contre Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) et Mario Costeja González.Demande de décision préjudicielle, introduite par l’Audiencia Nacional. Données à caractère personnel – Protection des personnes physiques à l’égard du traitement de ces données – Directive 95/46/CE – Articles 2, 4, 12 et 14 – Champ d’application matériel et territorial – Moteurs de recherche sur Internet – Traitement des données contenues dans des sites web – Recherche, indexation et stockage de ces données – Responsabilité de l’exploitant du moteur de recherche – Établissement sur le territoire d’un État membre – Portée des obligations de cet exploitant et des droits de la personne concernée – Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne – Articles 7 et 8.Affaire C-131/12. Consultable en ligne, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/ALL/?uri=CELEX3A62012CJ0131 Code de déontologie international des archivistes, adopté par l’Assemblée générale du Conseil international des archives en sa 13e session tenue à Beijing (Pékin), le 6 septembre 1996. Consultable en ligne, https:// www.ica.org/fr/code-de-deontologie-de-lica Déclaration universelle sur les archives, Oslo, 17 septembre 210. Consultable en ligne, https://www.ica.org/ fr/node/14093 Directive ACV-AVOP-01 du 24 juillet 2017. Directives pour la conservation des archives des institutions membres de l’Association vaudoise des organisations privées pour personnes en difficulté (AVOP). Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, consultable en ligne, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=celex:31995L0046 Directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les autorités compétentes à des fins de prévention et de détection des infractions pénales, d’enquêtes et de poursuites en la matière ou d’exécution de sanctions pénales, et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la décision-cadre 2008/977/JAI du Conseil https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX3A32016L0680 Directives concernant la conservation et la consultation des archives médicales du CHUV, Centre hospitalier universitaire vaudois, 1998. Loi sur l’archivage : contexte, règlement d’application et lois connexes. Vaud, Département de l’intérieur, Archives cantonales vaudoises ; textes de Gilbert Coutaz et Christian Gilliéron ; préface de Philippe Leuba; photographies d’Olivier Rubin, Chavannes-près-Renens : Archives cantonales vaudoises, 2012, 65 p. Loi fédérale sur l’archivage du 26 juin 1998 (Etat au 1er mai 2013). Consultable en ligne, https://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/19994756/index.html 18.3258 Motion de Nadine Masshardt (PS/BE) du 15 mars 2018. Faire mieux appliquer l’obligation d’archiver. Consultable en ligne, https://www.parlament.ch/fr/ratsbetrieb/suche-curia-vista/geschaeft?AffairId=20183258 72 - Dossier thématique ACV 2017

18.3029 Postulat de Claude Janiak (PS/BL) du 13 juin 2018. Mise en oeuvre de la loi fédérale sur l’archivage. Consultable en ligne, https://www.parlament.ch/de/ratsbetrieb/amtliches-bulletin/amtliches-bulletin-die-verhandlungen?Subj ectId=43594#votum2 Prise de position du 4 juin 2018 de la Société suisse d’histoire (SSH) sur le rapport concernant l’exécution de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage (LAr). Consultable en ligne, http://www.sgg-ssh.ch/sites/ default/files/files/2018-06-14_sgg-position_zur_bga-evaluation_def_fr_0.pdf Projet de règlement européen sur la protection des données personnelles, consulter les réactions de l’Association des archivistes français, https://www.archivistes.org/Projet-de-reglement-europeen-sur Rapport du Conseil d’Etat au Grand Conseil : Postulat Jean-Michel Dolivo et consorts demandant au Conseil d’Etat d’établir un rapport sur l’internement administratif dans le canton de Vaud, depuis les années trente à la fin des années septante (entre autres, le nombre de personnes concernées, leurs caractéristiques, les conditions de détention) et, le cas échéant, de proposer des mesures dans le sens d’une réhabilitation des personnes placées en internement administratif dans le canton de Vaud. Ces mesures pourraient être du même type que celles proposées sur le plan fédéral. (13_POS_018) et Postulat Josée Martin et consorts demandant au Conseil d’Etat de faire un état des lieux et d’identifier les mesures appropriées, en ce qui concerne les enfants placés hors de leur famille et victimes d’abus, les jeunes et adultes victimes d’incarcération par voie administrative à des fins d’assistance, ainsi que les enfants de la communauté des gens du voyage, durant la période allant des années trente à la fin des années septante. Il est suggéré d’envisager également les mesures d’accompagnement psycho-social des victimes lors de la consultation de leur dossier, ainsi que sur les conditions nécessaires au respect du droit à l’oubli. En outre, le recensement des archives devrait s’étendre aux archives des institutions sociales, paroisses et autres organismes détenant des dossiers. (14_POS_89). - Sur les postulats (développements et rapports), voir respectivement https://www.vd.ch/toutes-les-autorites/grand-conseil/seances-precedentes/annee-2016/seance-dumardi-21-juin-2016/rapport-du-conseil-detat-au-grand-conseil-sur-les-postulats-jean-michel-dolivoet-consorts-demandant-si-le-canton-de-vaud-rehabilitera-les-personnes-detenues-administrativemententre-les-annees-1930-et-1980/ et https://www.vd.ch/toutes-les-autorites/grand-conseil/seances-precedentes/annee-2015/seance-dumardi-5-mai-2015/postulat-josee-martin-et-consorts-sauvegarder-les-archives-des-enfances-volees/ - Voir Bulletin des séances du Grand Conseil du canton de Vaud, No 154, 21 juin 2016, pp. 41-54. Recommandation n° R (2000) 13 du Comité des Ministres aux Etats membres sur une politique européenne en matière de communication des archives (du 13 juillet 2000), qui précise que « la législation et le réglementation relatives à la communication des archives publiques devraient être coordonnées et harmonisées avec les lois relatives aux domaines connexes, en particulier avec celle sur l’accès à l’information détenue par les autorités publiques et celle sur la protection des données (Annexe, ch. 3). Consultable en ligne, https://rm.coe.int/16804ca098 Records in Context. Conceptual Model. Consultable en ligne, https://www.ica.org/fr/egad-ric Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, consultable en ligne https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX %3A32016R0679 « Réponse du Conseil d’Etat à la question Pascal Broulis concernant les archives cantonales vaudoises », dans Bulletin des séances du Grand Conseil du canton de Vaud, No 48, 7 décembre 1998, pp. 4659-4666.

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Révision de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données, consultable en ligne https:// www.bj.admin.ch/bj/fr/home/staat/gesetzgebung/datenschutzstaerkung.html «Système documentaire en établissement de santé. Organisation et gestion des documents d’archives», AFNOR, 2003.

Bibliographie « Les archives hospitalières: enjeux et pratiques. Journée d’études de l’AAF [Association des archivistes français] 2007 », dans La Gazette des archives, 205, 2007-1, 127 p. Les archives de la santé. Actes de la journée d’études de l’Association des archivistes français, Paris, 28 janvier 1994 », dans La Gazette des archives, nouvelle série, 167, 1994, pp. 341-406. Les archives, c’est simple !: guide d’archivage pour les hôpitaux et établissements de santé, Paris: Association française des archivistes, 2017, 34 p. Daniel Cornu, Jean-Philippe Walter, Philippe Meier, Nicolas Capt, Denis Masmejan, Gianni Cattaneo, Jean-Henry Morin, Le droit à l’oubli: du mythe à la réalité. Edité par Tristan Gianora, Lausanne: Centre du droit de l’entreprise (droit industriel, droit d’auteur, droit commercial) de l’Université de Lausanne, 2015, 124 p. (Cedicac, 90). Gilbert Coutaz, « La gestion des risques en termes de conservation de documents: du coffre-fort physique au coffre-fort numérique: les Archives cantonales vaudoises devant de nouvelles responsabilités ? », dans Rapport d’activité. Archives cantonales vaudoises, Chavannes-près-Renens, 2014, pp. 35-66. Consultable en ligne, https://www.vd.ch/toutes-les-autorites/archives-cantonales-vaudoises-acv/publications/#c2027053 Gilbert Coutaz, « Communication et communicabilité: de nouveaux environnements pour les Archives cantonales vaudoises ? », dans Rapport d’activité. Archives cantonales vaudoises, Chavannes-près-Renens, 2012, pp. 37-57. Consultable en ligne, https://www.vd.ch/toutes-les-autorites/archives-cantonales-vaudoises-acv/publications/#c2027053 Gilbert Coutaz, « Quel avenir pour les archives médicales ? Réflexions autour des données nominatives », dans Revue médicale de la Suisse romande, 122, 2002, pp. 55-58. Gilbert Coutaz, « L’archiviste entre le droit à l’information et la protection des informations réservées », dans Janus 1998 et Lligall, 12, 1998, pp. 205-218 (avec bibliographie nationale et internationale sur les aspects de la communication des archives). Pierre-Yves Donzé, « Archives et gestion hospitalière: le cas de l‘Hôpital cantonal de Lausanne (18501960) », dans Penser l’archive: histoires d’archives, archives d’histoire, 2006, pp. 146-154. Le droit des archives publiques entre permanence et mutations, sous la direction de Sophie Monnier et Karen Fiorentino. Ouvrage réalisé en partenariat avec l’Association des archivistes français, La Gazette des archives, 2014-2, no 234, Paris: L’Harmattan, 2014, 295 p. Enfance sacrifiée : témoignages d’enfants placés entre 1930 et 1970 / Geneviève Heller, Pierre Avvanzino, Cécile Lacharme; préf. d’Anne-Catherine Lyon [Contribution de Christian Gilliéron « Dossiers personnels dans les archives », pp. 133-142], Lausanne: Haute Ecole de travail social et de la santé, 2005, 144 p. (Cahiers de l’EESP 42). « Explication sur le droit à l’oubli », Site du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home/protection-des-donnees/Internet_und_Computer/ explications-sur-le-droit-a-l-oubli.html 74 - Dossier thématique ACV 2017

Sébastien Fanti, « Droit à l’oubli et données figurant au registre du commerce », dans Le Nouvelliste, 6 juillet 2018. Hervé Guillemain, Schizophrènes au XXe siècle. Des effets secondaires de l’histoire, Paris: Alma Editeur, 2018, 328 p. Geneviève Heller, Gilbert, Coutaz, Jacques, Gasser, « Recommandations pour une politique de conservation des dossiers de patients dans le Département de psychiatrie adulte du canton de Vaud (DUPA), dans Revue médicale de la Suisse romande, 122, 2002, pp. 59-60. Geneviève Heller, Gilles Jeanmonod, Jacques Gasser, « Les archives médicales, patrimoine historique à risque », dans Documents (de l’Association pour le patrimoine naturel et culturel du canton de Vaud), 4, 2000, pp. 43-49. Gilles Jeanmonod, « Importance d’un concept global de gestion documentaire pour le système d’organisation d’une grande institution hospitalière: l’exemple du Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) », dans Actualité archivistique suisse : travaux en archivistique et en sciences de l’information = Archivwissenschaft Schweiz aktuell : Arbeiten aus dem Zertifikat in Archiv- und Informationswissenschaften, Gilbert Coutaz und alii, Baden: hier+jetzt - Verlag für Kultur und Geschichte, 2008, pp. 127-138. Odile Krakovitch, « La responsabilité de l’archiviste : entre histoire et mémoire », dans La Gazette des archives, 1997, pp. 236-240. « Lebenszyklus von Dokumenten im Zentrum. Zeitgemässe Archivierungspraxis und modernes Archivrecht unterstützen und ergänzen den Datenschutz », Regula Nebiker, Mireille Othenin-Girard, Patrick Moser, dans digma. Zeitschrift für Datenrecht und Informationssicherheit, 5, 2, Juni 2005, pp. 66-71. Benoît Majerus, Parmi les fous. Une histoire sociale de la psychiatrie au XXe siècle, Rennes: Presses universitaires de Rennes, 2013, 305 p. Sylvain Métille, Internet droit. Protection de la personnalité et questions pratiques, Genève, Zurich: Schulthess: Editions Romandes, 2017, 156 p. (Collection « Quid juris ? » 20). Politique vaudoise envers les réfugiés victimes du nazisme, 1933 à 1945 : rapport présenté en juin 2000 au Conseil d’Etat du Canton de Vaud en exécution de son mandat du 18 juin 1997 / André Lasserre et, sous sa direction, Laurent Droz, Nathalie Gardiol, [Lausanne]: Conseil d’Etat du canton de Vaud, 2000, 287 p. Rapport et propositions de la Table ronde pour les victimes de mesures de coercition à des fins d’assistance et de placements extrafamiliaux en Suisse avant 1981, du 1er juillet 2014, Berne: Département fédéral de justice et police, 2014, 53 p. Rejetées, rebelles, mal adaptées : débats sur l’eugénisme, pratiques de la stérilisation non volontaire en Suisse romande au XXe siècle / Geneviève Heller, Gilles Jeanmonod, Jacques Gasser ; collaboration de Jean-François Dumoulin, Genève: Georg, 2002, 480 p. (Bibliothèque d’histoire de la médecine et de la santé).

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Liste des dossiers thématiques publiés en complément du Rapport d’activité des ACV 1996 :

Profils des usagers et documents consultés : enseignements des données statistiques de 1996, pp. 24 - 31 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Robert Pictet et Christian Gilliéron ).

1997 :

La bibliothèque des Archives cantonales vaudoises ou la place de l’imprimé dans un dépôt d’archives, pp. 29 - 47 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Michel Depoisier ).

1998 :

Enquête systématique sur l’archivage dans l’administration cantonale vaudoise, pp. 30 - 42 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration du personnel des ACV et des MAH ).

1999 :

Conservation préventive et restauration aux Archives cantonales vaudoises : une chaîne de solidarités, pp. 31 - 39 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration d’Anne Bellanger ).

2000 :

Coups de projecteur sur le microfilmage aux Archives cantonales vaudoises, pp. 29 - 42 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Christophe Moratal ).

2001 :

Un patrimoine exceptionnel et complexe aux Archives cantonales vaudoises : les archives médiévales, pp. 32 - 51 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Pierre - Yves Favez et Sandrine Fantys ). Une version longue a paru sous le même titre, en tiré à part, 55 p.

2002 :

Une approche négligée de l’informatique : l’archivage des données et des documents numériques, pp. 33 - 55 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration d’Olivier Conne ).

2003 :

Quelles politiques pour quelles archives privées aux Archives cantonales vaudoises ?, pp. 35 - 64 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Florence Dugrillon ).

2004 :

Les Archives cantonales vaudoises, une valeur d’avenir ? Les enjeux d’un repositionnement administratif, pp. 39 - 78 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Jérôme Guisolan ).

2005 :

Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1886 - 1970, 113 p. ( Gilbert Coutaz ).

2006 :

Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1970 - 1998, 137 p. ( Gilbert Coutaz ).

2007 :

Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1998 - 2007, suivie du bilan de deux cents ans d’histoire de l’administration cantonale vaudoise 1803 - 2007, 155 p. ( Gilbert Coutaz ).

2008 :

L’indexation aux Archives cantonales vaudoises, à la croisée des interprétations. Considérations générales et particulières, pp. 37 - 88 ( Gilbert Coutaz )

2009 :

Des chiffres de l’utilisation des Archives à l’utilisation des chiffres des Archives. Contribution à la mise en place de statistiques nationales suisses de la consultation et réflexions sur l’évolution des publics des Archives, pp. 37 - 76 ( Gilbert Coutaz )

2010 :

Le plan général de classement des Archives cantonales vaudoises de 1915 : ses origines et ses développements. Deux siècles d’histoire institutionnelle, pp. 37 - 139 ( Gilbert Coutaz )

2011 :

Le calendrier de conservation. Le cœur de la politique d’archivage des Archives cantonales vaudoises, pp. 35 - 77 ( Gilbert Coutaz )

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2012 :

Communication et communicabilité. De nouveaux environnements pour les Archives cantonales vaudoises, pp. 37 - 57 ( Gilbert Coutaz ).

2013 :

La place des photographies dans un dépôt d’archives. Les pratiques des Archives cantonales vaudoises, pp. 37 - 68 ( Gilbert Coutaz ).

2014 :

La gestion des risques en termes de conservation de documents : du coffre-fort physique au coffre-fort numérique. Les Archives cantonales vaudoises devant de nouvelles responsabilités ?, pp. 35 - 66 ( Gilbert Coutaz ).

2015 :

Le pôle numérique des Archives cantonales vaudoises : son positionnement et sa plus-value, pp. 37- 69 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration avec Jérôme Guisolan ).

2016 :

Fédéralisme ou archivistes en cause dans le débat sur l’archivage en Suisse ? Le point de vue des Archives cantonales vaudoises, pp. 47- 70 ( Gilbert Coutaz ).

Tous les dossiers thématiques ainsi que les rapports d’activité sont consultables en ligne http ://www.patrimoine.vd.ch/fr/archives-cantonales/publications/

Dossier thématique ACV 2017 - 77

Table des matières Dossier administratif 3 Introduction 3 1. Personnel 1.1. Personnel régulier ( au 1er janvier 2018 ) 1.2. Personnel auxiliaire 1.3. Formation permanente du personnel 2. Bâtiment et équipement 3. Informatique 4. Relations avec les producteurs d’archives 4.1. Relations avec l’administration cantonale 4.2. Relations avec les communes 4.3. Relations avec les particuliers et les institutions de droit privé 5. Accroissement des fonds d’archives 5.1. Versements d’archives publiques 5.2. Entrées d’archives privées et para-administratives 6. Classement d’archives et création d’instruments de recherche 6.1. Nouveaux inventaires de versements officiels 6.2. Nouveaux inventaires de fonds privés ou para-administratifs 6.3. Autres nouveaux inventaires et instruments de recherche 6.4. Autres travaux de classement et d’inventaire 6.5. Instruments de recherche informatique et site Internet 6.6. Divers en relation avec les classements et instruments de recherche 7. Bibliothèque 8. Documentation et collections 9. Préservation, conservation et restauration 10. Microfilmage et reprographie 11. Consultation et utilisation des archives 11.1. Usagers individuels 11.2. Groupes 11.3. Documents consultés 11.4. Documents prêtés 11.5. Reproduction de documents pour le public 11.6. Expositions 12. Collaborations professionnelles 12.1. Collaborations professionnelles au niveau cantonal 12.2. Collaborations professionnelles au niveau national 12.3. Collaborations professionnelles au niveau international 13. Relations publiques et activités diverses 13.1. Relations publiques 13.2. Participation à des sociétés 13.3. Publications et conférences 78 - Rapport d’activité ACV 2017

4 4 4 6 6 6 8 8 9 10 11 11 13 15 17 19 23 25 25 26 26 27 28 29 31 32 34 35 36 36 36 38 38 39 39 39 39 40 41

Dossier thématique La place de la donnée personnelle dans les archives historiques. Essai d’interprétation à travers les archives de santé aux Archives cantonales vaudoises

Contexte général

La société numérique est paradoxale

La question des dossiers médicaux portée déjà devant le Grand Conseil vaudois en 1998

La terminologie et les enjeux qui entourent les données personnelles

La donnée nominative, un marqueur dans le contenu des fonds d’archives et les notices descriptives

« Données personnelles: la Suisse s’abrite sous le parapluie européen »

Les risques d’une histoire sans nom et d’une amnésie collective

Des interrogations sociétales qui placent les données personnelles au cœur de la recherche

Le dispositif légal du canton de Vaud sur la communication. Trois lois successives: sur l’information (2002), sur la protection des données (2007) et sur l’archivage (2011)

Des archives anciennes mais des sources récemment prises en considération

Une exposition pour lancer le débat

Typologie des archives de santé

Les archives de santé aux ACV

Politique de versements

Evaluation

Archives administratives

Dossiers de patients

Archives de la recherche

Archives de psychiatrie légale

Expression plastique et écrits de patients

Fonds privés

Cadre juridique : le cas des dossiers de patients

Licéité de l’archivage des dossiers de patients

Le cas vaudois: de la décision pionnière du Conseil d’Etat à l’impossibilité de consulter des dossiers de patients

Archivage des dossiers de patients psychiatriques: comparaison intercantonale

Le besoin d’encadrer la démarche de l’archivage des archives de santé

68 Rapport d’activité ACV 2017 - 79

La position particulière des archives historiques et de l’archiviste

A la croisée des intérêts

Les apports spécifiques des archivistes à la protection des données

Le temps historique des données personnelles doit être un droit

Sources

Bibliographie

Liste des dossiers thématiques publiés en complément du Rapport d’activité

Table des matières

80 - Rapport d’activité ACV 2017