1
LA GESTIONE DEL TEMPO COME AVERE CURA DEL PROPRIO TEMPO 2
IL TEMPO PER ME È …
3
TEMPO … Oggettivo o soggettivo? Lo gestiamo noi o …? Quanto ci lasciamo condizionare? Nemico o alleato? 4
NON POSSIAMO ….
avere più tempo, non più di 24 h/g non più di 7 gg/sett non più di 30 gg/mese 5
COSA POSSIAMO FARE
ď ą Possiamo imparare a usarlo meglio ď ą Possiamo organizzarci meglio, gestire meglio le nostre azioni nel tempo 6
LA LEGGE DELLA COSTANTE Più tempo abbiamo a disposizione e più tempo ci mettiamo a fare le cose
sxt=c 7
ABBIAMO BISOGNO DI
Essere consapevoli Capire Organizzarci
8
1° PASSO - CONSAPEVOLEZZA come ho occupato il mio tempo ieri? 1. Crea un elenco di attività 2. Assegna delle percentuali di durata 3. Attribuisci un rendimento a ciascuna attività (non+ di 10/15) 9
MI OSSERVO … Attività
Tempo in %
Rendimento *
Perdite di tempo
1 preparare report 2….. 3 leggere posta 4 scrivere lettere 5 incontrare clienti 6… 7… 8… 9… 10… * ottimo, buono, discreto, scarso, nullo – in rapporto ai risultati che mi ero prefissata/o 10
VALUTO • quale tempo è stato per me essenziale? • quale «periferico» o superfluo rispetto a ciò che ritengo veramente importante? • posso migliorare? DECIDO DI CAMBIARE 11
COSA CONDIZIONA IL NOSTRO TEMPO 3 cause 1. Esterne 2. Interne 3. La nostra società , la nostra cultura 12
LE PERDITE DI TEMPO 13
DARSI DEGLI OBIETTIVI • Concreti, specifici • Misurabili • A tempo
Senza obiettivi è difficile trovare strategie adatte Capire se la nostra azione è stata efficace 14
LE RAGIONI DI PERDITA DI TEMPO Dove, come, perchĂŠ sentite di perdere tempo?
15
RICONOSCERE GLI SPRECHI Tra le pieghe del nostro lavoro quante perdite? • rifare • cercare • fare cose inutili, senza valore aggiunto • fare un doppio lavoro : 16
RIUNIONI DA INUTILI A UTILI Gestirle • Definire o.del g. • Chi coordina • Chi partecipa • Durata • Cosa serve per decidere • Le regole per tutti 17
RICONOSCERE GLI SPRECHI Più difficile da riconoscere Il tempo rubato dagli altri “Posso rubarti un minutino?” :
18
IL KIT ANTIFURTO Difendere il proprio tempo e salvare il clima, le relazioni Imparare a dire, gentilmente, NO
19
CHE VALORE HA IL MIO TEMPO?
Fondamentale per dare un prezzo al prodotto del nostro lavoro 20
LE STRATEGIE la nostra natura le abitudini la produttivitĂ imparare a dire no imparare a delegare
21
STRATEGIE 2 eliminare
1 stabilire
I nostri ritmi
3 pianificare
2 delegare
imprevisti
ridurre le distrazioni
22
CONOSCERSI Allodole ?
O gufi?
23
LA STRADA DELLA PRODUTTIVITĂ€ spazi in cui lavorare senza disturbi pause e relax
Prevedere margini di tempo Per poter essere flessibili 24
CAMBIARE IL MODO DI LAVORARE o o o o o
programmare iniziare e terminare il lavoro decidere le prioritĂ cercare collaborazione delegare
25
DEFINIRE LE PRIORITÀ 26
DOVE COLLOCHERESTI LE ATTIVITÀ DEL TUO PROGETTO? Importante rispetto agli obiettivi
Urgente *
Non urgente *
Non importante rispetto agli obiettivi * Potenziale aggravamento della questione 27
COSA Ăˆ IMPORTANTE COSA Ăˆ URGENTE Importante rispetto agli obiettivi 1 Efficacia Efficienza
2 Efficacia Crescita e sviluppo
Urgente *
Non urgente *
3 Efficienza
4 Nel tempo superfluo
Non importante rispetto agli obiettivi * Potenziale aggravamento della questione 28
LA STRADA DELLA DELEGA
Dobbiamo davvero fare tutto noi? Ăˆ necessario per avere il controllo? A chi delegare? Che cosa delegare?
29
PERCHÉ È DIFFICILE? Pensieri irrazionali: Perdo il controllo Solo io so e posso Perdo autorità ….
Semplicemente non ci abbiamo pensato. 30
A CHI DELEGARE?
voi
consulente
In basso
collega
collaboratori lateralmente 31
IL PROCESSO DI DELEGA 1
•Decido cosa Scelgo a chi
2
•Spiego come, quando, accompagno
3
4
•Lascio andare e monitoro
• Delego … go!
32
ORGANIZZARE, RAZIONALIZZARE • Raggruppare le attività simili (clustering) • Concentrare attività simili • Iniziare e finire un lavoro • Darsi delle scadenze
33
CORREGGERE • Un esempio: voglio ridurre il tempo impiegato a raggiungere i miei clienti Obiettivo
Come
AttivitĂ necessarie
Ridurre i tempi per gli spostamenti
Eliminare i viaggi non necessari
Lista dei viaggi eliminabili nella scorsa settimana
Combinare + viaggi
Mi creo una mappa per zone / clienti
Scegliere percorsi migliori
Uso un’applicazione che mi aiuti a ottimizzare i viaggi
34
PREVEDERE …
“Se qualcosa può andare storto, sarà così” Murphy
35
RIMANDARE NON RIMANDARE
La prossima settimana 36
MEGLIO NON RIMANDARE SE … Compiti opprimenti
Compiti non chiari
Compiti spiacevoli
Obiettivi non chiari Rimandiamo perché
Paura di cambiare
Paura di sbagliare
Abitudine all’ultimo momento
Troppi impegni
37
ATTENZIONE ALLO STRESS 38
Titolo diagramma
stimolo stress + EUSTRESS
stress DISTRESS
+ efficienza
- energia
+ attenzione
- lavoro
+ concentrazione
- efficienza fisica
+ rapiditĂ
- produttivitĂ 39
40
CAMBIARE Un piccolo programma di miglioramento 41
GESTIRE LE ATTIVITÀ NEL TEMPO Possiamo avere un atteggiamento attivo o passivo Voi quanto vi sentite «attivi» nella gestione del vostro tempo? Quanto «non dipende da me»? 100% attivo
100% passivo 42
PADRONI DEL NOSTRO TEMPO • Analizzo gli errori • Individuo almeno 2 o 3 cose per cui nel prossimo mese troverò il tempo • Individuo cosa posso «buttare» e cosa delegare • Premio ogni mio miglioramento 43
CAPACITÀ E QUALITÀ CHE MI SERVONO • • • • • • •
Consapevolezza Determinazione, volontà Memoria Organizzazione Puntualità Razionalità Calma 44
LA MIE
Dipendenza dal giudizio degli altri
POSSIBILI RESISTENZE
sfiducia in sĂŠ Senso di colpa
Bisogno di approvazione
45
LE LEVE DEL MIO CAMBIAMENTO • lavorare sulla propria autostima • rafforzare la propria autonomia
46
CONTROLLO ESTERNO Non dipende da me
Non ce la posso fare
L’avevo detto
Decisioni azioni scarse
Rinforzo negativo
Risultati negativi
47
CONTROLLO INTERNO Voglio provarci
Dipende da me Avevo ragione!
Decisioni azioni adeguate
Rinforzo positivo
Risultati positivi 48
ARMONIA, CONNESSIONE CON SE STESSI
49
LA RUOTA DELLA MIA VITA
Guadagnare Il lavoro La famiglia, gli affetti La salute, il benessere Lo sviluppo personale Divertirsi, gli hobbies La vita sociale
50
LA RUOTA DELLA VITA Guadagnare 10
Soddisfazione attuale
9 Soddisfazione attesa
8 7
Lavoro
Famiglia/Affetti
6 5 3
6
5
4 2 2
3
3 2 1 0
Vita sociale
6
5
5 8 Benessere fisico
6
Divertimento/Hobby 10
8
Sviluppo personale
IL VOSTRO PERSONALE VADEMECUM
52
Grazie! Giulia Cerrone Laura Ventura www.euroteamprogetti.it