Auditorias

AUDITORÍAS

Un estudio Completo sobre las Auditorías.

Un trabajo a presentar como cumplimiento al módulo “Auditorías”.

Lcdo. Eusebio J. Ramos R. Barquisimeto-Lara

INDICE DEFINICIÓN................................................................................................................................... 5 BREVE RESEÑA HISTÓRICA...................................................................................................... 5 CLASES DE AUDITORIAS........................................................................................................... 6 Auditoría financiera................................................................................................................................... 6 Auditoria operativa................................................................................................................................... 6 Auditoria Operacional............................................................................................................................... 6 Auditoria informática................................................................................................................................ 7 Auditoría interna....................................................................................................................................... 7 Auditoría Externa...................................................................................................................................... 8 Auditoría de gestión.................................................................................................................................. 8 Auditoria Administrativa........................................................................................................................... 9 Auditoria De Cumplimiento....................................................................................................................... 9

DIFERENCIA DE LA AUDITORIA FINANCIERA SOBRE LAS DEMÁS............................10 EVIDENCIAS................................................................................................................................ 10 Concepto................................................................................................................................................. 10 Características......................................................................................................................................... 10 Obtención de la evidencia en auditoría.................................................................................................... 11 Métodos y procedimientos para obtener evidencia..................................................................................12 Confiabilidad y fuentes de evidencia en auditoría....................................................................................13 La evidencia proveniente de Sistemas Computarizados................................................................................13 Clasificación de la evidencia..................................................................................................................... 14

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE UNA AUDITORIA....................................................14 Las técnicas verbales o testimoniales....................................................................................................... 15 Documentales......................................................................................................................................... 15 Físicas.............................................................................................................................................................16 Analíticas........................................................................................................................................................16 Informáticas...................................................................................................................................................16

PASOS DE UNA AUDITORIA................................................................................................... 17 PASOS A SEGUIR...................................................................................................................................... 17

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Planificación de la auditoría..................................................................................................................... 17 Comprensión del negocio y de su ambiente.............................................................................................17 Riesgo y materialidad de auditoría........................................................................................................... 17 Técnicas de evaluación de Riesgos........................................................................................................... 18

CARGOS Y FUNCIONES............................................................................................................. 18 REVISOR FISCAL....................................................................................................................................... 18 FUNCIONES.....................................................................................................................................................19 AUDITOR INTERNO.................................................................................................................................. 19 FUNCIONES.....................................................................................................................................................20 AUDITOR EXTERNO.................................................................................................................................. 20 FUNCIONES.....................................................................................................................................................21 CONTRALOR............................................................................................................................................ 21 FUNCIONES.....................................................................................................................................................21 OTROS CARGOS O RESPONSABILIDADES.................................................................................................. 21 LA DIRECCIÓN.................................................................................................................................................22 RESPONSABLES DE LAS FUNCIONES FINANCIERAS........................................................................................22 COMITÉ DE AUDITORÍA..................................................................................................................................22 OTRO PERSONAL DE LA ENTIDAD..................................................................................................................22 TERCEROS AJENOS A LA ORGANIZACIÓN.......................................................................................................23 ORGANISMOS DE CONTRALOR......................................................................................................................23 TERCEROS RELACIONADOS CON LA ENTIDAD ...............................................................................................23 CUADRO RESUMEN DE FUNCIONES.......................................................................................................... 24

EJEMPLO DE AUDITORÍA EN SISTEMAS............................................................................. 26 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR .................................................................................................................. 26 ADMINISTRACIÓN .........................................................................................................................................26 SISTEMAS........................................................................................................................................................26 PERSONAL PARTICIPANTE ....................................................................................................................... 27 EVALUACIÓN DEL ANÁLISIS...................................................................................................................... 29 EVALUACIÓN DEL DISEÑO LÓGICO DEL SISTEMA......................................................................................30 Lo que se debe determinar en el sistema: ....................................................................................................31 EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA .........................................................................................31 CONTROL DE PROYECTOS ........................................................................................................................ 32

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CUESTIONARIO ....................................................................................................................................... 32 ENTREVISTA A USUARIOS ........................................................................................................................ 33 Guía de custionario........................................................................................................................................34 CONTROLES ............................................................................................................................................ 35 CONTROL DE LOS DATOS FUENTE Y MANEJO CIFRAS DE CONTROL ..........................................................35 CONTROL DE OPERACIÓN ....................................................................................................................... 37 CONTROLES DE SALIDA ........................................................................................................................... 40 CONTROL DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTO MASIVO ...........................................................................40 CONTROL DE MANTENIMIENTO .............................................................................................................. 42

GLOSARIO:.................................................................................................................................. 44 WEBGRAFÍA................................................................................................................................ 44

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DEFINICIÓN La Auditoría es una función de dirección cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas alas eventuales las acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su información y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas de gestión.

Otras posibles definiciones pueden ser: Es un examen comprensivo de la estructura de una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.

"Una visión formal y sistemática para determinar hasta qué punto una organización está cumpliendo los objetivos establecidos por la gerencia, así como para identificar los que requieren mejorarse”.

BREVE RESEÑA HISTÓRICA Existe la evidencia de que alguna especie de auditoría se practicó en tiempos remotos. El hecho de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, pone de manifiesto que fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en dichas cuentas. A medidas que se desarrollo el comercio, surgió la necesidad de las revisiones independientes para asegurarse de la adecuación y finalidad de los registros mantenidos en varias empresas comerciales.

La auditoria como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de Sociedades Anónimas de 1862 y el reconocimiento general tuvo lugar durante el período de mandato de la Ley "Un sistema metódico y normalizado de contabilidad era deseable para una adecuada información y para la prevención del fraude". También reconocía "Una aceptación general de la necesidad de efectuar una versión independiente de las cuentas de las pequeñas y grandes empresas". Desde 1862 hasta 1905, la profesión de la auditoria creció y floreció en Inglaterra, y se introdujo en los Estados Unidos hacia 1900. En Inglaterra se siguió haciendo hincapié en cuanto a la detección del fraude como objetivo primordial de la auditoria. En 1912 Montgomery dijo: “En los que podría llamarse los días en los que se formó la auditoria, a los estudiantes se les enseñaban que los objetivos primordiales de ésta eran La detección y prevención de fraude; La detección y prevención de errores; sin embargo, en los años siguientes hubo un cambio decisivo en la demanda y el servicio, y los propósitos actuales son: El cerciorarse de la condición financiera actual y de las ganancias de una empresa y la detección y prevención de fraude, siendo éste un objetivo menor.

Este cambio en el objetivo de la auditoria continuó desarrollándose, no sin oposición, hasta aproximadamente 1940. En este tiempo "Existía un cierto grado de acuerdo en que el auditor podía y debería no ocuparse primordialmente de la detección de fraude". El objetivo primordial de una auditoría independiente debe ser la revisión de la posición financiera y de los resultados de operación como se indica en los estados financieros del cliente, de manera que pueda ofrecerse una opinión sobre la adecuación de estas presentaciones a las partes interesadas.

Paralelamente al crecimiento de la auditoría independiente en los Estados Unidos, se desarrollaba la auditoría interna y del Gobierno, lo que entró a formar parte del campo de la auditoría. A medida que los auditores independientes se apercibieron de la importancia de un buen sistema de control interno y su relación con el alcance de las pruebas a efectuar en una auditoría independiente, se mostraron partidarios del crecimiento de los departamentos de auditoría

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dentro de las organizaciones de los clientes, que se encargaría del desarrollo y mantenimiento de unos buenos procedimientos del control interno, independientemente del departamento de contabilidad general. Progresivamente, las compañías adoptaron la expansión de las actividades del departamento de auditoría interna hacia áreas que están más allá del alcance de los sistemas contables.

En nuestros días, los departamentos de auditoría interna son revisiones de todas las fases de las corporaciones, de las que las operaciones financieras forman parte.

La auditoría gubernamental fue oficialmente reconocida en 1921 cuando el Congreso de los Estados Unidos estableció la Oficina General de contabilidad.

CLASES DE AUDITORIAS Auditoría financiera Tiene como objetivo el examen y evaluación de los saldos y su presentación en los estados financieros; para dictaminar sobre la razonalidad de estos con base en norma de auditoría de aceptación general, tanto internacionales como nacionales; primando estas últimas sobre aquellas.

Consiste en una revisión exploratoria y critica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa realizada por un contador público, cuya conclusión es un dictamen a cerca de la corrección de los estados financieros de la empresa.

APLICACIÓN: Su finalidad es el examen y análisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compañía auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los auditores exponen en su informe aquellos puntos débiles que hayan podido detectar, así como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su opinión, en la organización de la compañía.

Normalmente, las empresas funcionan con políticas generales, pero hay procedimientos y métodos, que son términos más operativos. Los procedimientos son también sistemas; si están bien hechos, la empresa funcionará mejor QUE AUDITA: analiza todos los procedimientos y métodos de la empresa.

PARA QUE SE AUDITA: Para mejorar el rendimiento y eficacia de su empresa.

Auditoria operativa Es realizada simultáneamente como apoyo y aseguramiento de la financiera. Consiste en la evaluación de las operaciones y procedimientos efectuado por la empresa durante el periodo examinado realizada por el auditor independiente.

Auditoria Operacional La revisión o examen crítico construido de las operaciones efectuadas, en las empresa, así como en los procedimientos seguido para su desarrollo y registros tendientes a obtener un seguro como oportuna información constituye la esencia de esta auditoría, se centra en la calidad de 6

operaciones. Busca analizar para mejorar los procesos que incrementan efectividad atreves de eficiencia, procurando minimizar costos, para lograr optimización de los recursos, al recomendar mejores técnicas operacionales, constituye propósitos esenciales de la evaluación. Incluyen distintas etapas de: Compra, almacén, inventarios, producción, ventas, cartera, cobranzas, finanzas, recursos humanos, sistema contable, y procesamiento electrónico de datos.

Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de estudio.

APLICACIÓN: Asegurar a la administración, que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorarse.

QUE AUDITA: Los Sistemas Operativos, productos de Software Básicos adquiridos por la instalación y determinadas versiones de aquellas.

PARA QUE SE AUDITA: Para descubrir posible incompatibilidad entre otros productos de Software Básicos adquiridos por la instalación y determinadas versiones de aquellas.

Auditoria informática Es conocida como auditoria de sistemaS, teniendo como objetivo evaluar sistemas informáticos en forma integral, los procedimientos y seguridad de los equipos electrónicos o hardware de los programas o software que posea la empresa sean propios o de modalidad de servicios.

Analiza la actividad que se conoce como técnica de sistemas en todas sus facetas. Hoy, la importancia creciente de las telecomunicaciones ha propiciado que las comunicaciones. Líneas y redes de las instalaciones informáticas, se auditen por separado, aunque formen parte del entorno general de sistemas APLICACIÓN: La auditoría de sistemas analiza todos los procedimientos y métodos de la empresa con la intención de mejorar su eficacia.

QUE AUDITA: Líneas y redes de las instalaciones informática PARA QUE SE AUDITA: Examinar y analizar de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compañía auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los auditores exponen en su informe aquellos puntos débiles que hayan podido detectar, así como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su opinión, en la organización de la compañía.

Auditoría interna Es desarrollar por personal vinculado laboralmente ala institución con el fin de garantizar un análisis objetivo e independiente de lo examinado. Constituye un soporte para la administración mediante la evaluación, imparcialidad dentro de la empresa u organización como un servicio a la gerencia o dirección de todas las fases del proceso administrativo.

Hay que tener en cuenta la idoneidad profesional de quien efectué el trabajo, la independencia mental que actúe el auditor y la imparcialidad con que emita su concepto u opinión 7

La Auditoría interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno. En un instrumento de control que funciona por medio de la medición y evaluación de la eficiencia de otras clases de control, tales como: procedimientos; contabilidad y demás registros; informes financieros; normas de ejecución etc.

APLICACIÓN: Agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.

QUE AUDITA: El cumplimiento de los sistemas de control interno vigentes, es parte de su responsabilidad la obtención de evidencias suficientes y competentes que le permitan dictaminar, sobre la exactitud de la situación económico- financiera que presenta la entidad y cuyos resultados muestran los estados financieros que periódicamente se emiten.

PARA QUE SE AUDITA: . Para velar por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes.

Auditoría Externa Centra su labor hacia los estados financieros con el fin de emitir un veredicto o dictamen sobre una razonabilidad aportando credibilidad por el análisis que esto hace, un profesional ajeno a la empresa que los prepara, los cuales una vez estudiado y evaluados son dictaminados.

Auditoría de gestión Conocida como de resultados comprueba la eficacia administrativa en el coordinado manejo de los recursos para el logro de los objetivos el resultado final de todos los espacios empresariales imagen corporativa relaciones interpersonales a nivel de clientes internos y externos, utilidades económicas, aceptación el medio tanto actual como potencial. Eficacia en el manejo operacional traducida en una información oportuna, completa, veraz, seguridad de loas activos y eficacia del control interno. Es la evaluación entre la misión, visión, objetivos, metas, planes, políticas establecidas y logros entre otros.

La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos.

APLICACIÓN: Evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, los recursos humanos, financieros y técnicos utilizados, la organización y coordinación de dichos recursos y los controles establecidos sobre dicha gestión.

QUE AUDITA: la descripción y análisis del control estratégico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control operativo o control de ejecución y un análisis del control como factor clave de competitividad.

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PARA QUE SE AUDITA: Para evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, los recursos humanos, financieros y técnicos utilizados, La organización y coordinación de dichos recursos y los controles establecidos sobre dicha gestión

Auditoria Administrativa Comprende el examen del establecimiento y cumplimiento de los planes, políticas, metas y objetivos trazado por la dirección general en todas las frases del proceso administrativo, planeación, organización, dirección, control, evaluación.

Entre los aspectos a examinar podemos señalar: • Existencia y desarrollo del cumplimiento de la misión, objetivo y entidad de los programas trazados • Viabilidad de los objetivos trazados • Conocimiento de meta a corto y largo plazo • Conformación de una adecuada estructura orgánica • Selección, contratación, y liquidación del personal • Existencia y conocimiento de las funciones, manuales, reglamentos, normas legales etc.

• Existencia y aplicación del reglamento interno del trabajo y de seguridad industrial • Informe oportuno a las identidades estatales • Oportunidad de la comunicación interna • Existencia, mantenimiento, conservación, custodia y uso de los bienes La auditoria administrativa coadyuva con sus análisis a la preparación de la empresa para el futuro, envolver en su análisis los aspectos presupuestales, calidad total y reingeniería en la toma de decisiones.

(William. P Leonard) es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.

APLICACIÓN: Revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento.

QUE AUDITA: las políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operación de los reportes PARA QUE SE AUDITA: Para asegurar que la organización los esté cumpliendo y respetando los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atención.

Auditoria De Cumplimiento Ejerce control posterior o consecutivo sobre la aplicación de la normatividad existente para el manejo empresarial, registros contables, presentación de estado financieros etc. Tiene como objetivo verificar, e informar sobre el cumplimiento de la disposiciones comerciales, laborales, tributaria, civiles, estatutarias, de seguridad social e industrial medio ambiente y presupuestaria desde el puto de vista legal y se le conoce como auditoria de legalidad.

Es la comprobación o examen de operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatuarias y de procedimientos que le son aplicables.

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APLICACIÓN: se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad QUE AUDITA: Los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.

PARA QUE SE AUDITA: responsabilidad primaria de prevención y detección de fraudes y errores es de los encargados de la gestión y dirección de la entidad. Las responsabilidades respectivas de los encargados de la gestión y dirección pueden variar, según la entidad, así como de país a país. La dirección, con el descuido de los encargados de su gestión, debe establecer el tono adecuado, crear y mantener una cultura de honradez y una ética elevada, así como establecer controles adecuados que prevengan y detecten los fraudes y errores dentro de la entidad.

Diferencia De la Auditoria Financiera Sobre las Demás Se considera como eje fundamental de la empresa en la cual se caracteriza por lo siguiente: Solvencia, liquidez, solidez, estabilidad, rentabilidad patrimonial, utilidad económica, capital de trabajo, estrategia de financiación.

Presupuestal: Gasto de funcionamiento, gastos generales, inversión, servicio de la deuda.

Económica: incremento del patrimonio, participación del medio en el sector, incidencia de la inflación en su resultado, satisfacción de necesidades, cantidades de ventas, servicios etc.

Cumplimiento de estrategias, productividad, racionalización de los costos.

Social: Mejoramiento de las relaciones industriales bienestar de los funcionarios, rotación, ausentismo, capacitación, curso, seminarios y talleres para los empleados.

Imagen corporativa Legales: Aplicación oportuna de las normas laborales, cumplimiento oportuno de los informes de ley (declaraciones) cumplimiento oportuno estatutarios, paso oportuno de los impuestos y gastos para fiscales, sanciones y multas Informática: Agilidad de la información procesada, calidad de sistema de información minimización a errores y tiempo de respuesta del sistema.

EVIDENCIAS Concepto La evidencia de auditoría es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales sustenta su opinión.

Características La evidencia obtenida por el auditor debe reunir las siguientes características:

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Competencia: Es la "medida de la calidad de evidencia de la auditoría y su relevancia para una particular afirmación y su confiabilidad". La evidencia será más confiable cuando se base en hechos más que en criterios.

Suficiencia: Es la "medida de la cantidad de evidencia de la auditoría". El auditor, a su criterio profesional, obtiene evidencia suficiente al tener en cuenta los factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia.

Una evidencia se considera competente y suficiente si cumple las características siguientes: Relevancia: La evidencia es relevante cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de auditoría.

Autenticidad: La evidencia es auténtica cuando es verdadera en todas sus características.

Verificabilidad: Es el requisito de la evidencia que permite que dos o más auditores lleguen por separado a las mismas conclusiones, en iguales circunstancias. Si diferentes auditores llegaran a distintas conclusiones examinando el mismo asunto, entonces no habría el requisito de verificabilidad.

Neutralidad: Es el requisito que esté libre de prejuicios. Si el asunto bajo estudio es neutral, no debe haber sido diseñado para apoyar intereses especiales.

Para obtener la cantidad de evidencia necesaria y de calidad, el auditor normalmente aplica pruebas selectivas o de muestreo estadístico a la información disponible, no examina toda la información; de esta manera se puede llegar a conclusiones sobre un saldo de una cuenta, clases de transacciones o control.

La obtención de evidencia suficiente y competente en la auditoría es afectada por factores como: • La evaluación de la naturaleza y nivel del riesgo inherente, del giro del negocio, situación económica y financiera de la entidad. Cuanto mayor sea el nivel de riesgo inherente mayor será la cantidad de evidencia necesaria.

• Evaluación de riesgos de control, así como de los sistemas de contabilidad y de control interno.

• Materialidad de la partida o transacción que se examina.

• Experiencia obtenida en auditorías previas.

• Fuente y confiabilidad de información disponible.

Obtención de la evidencia en auditoría El auditor debe obtener evidencia suficiente y competente mediante la aplicación de pruebas y procedimientos sustantivos y/o métodos (técnicas) para fundamentar su opinión y conclusiones sobre los estados financieros y otras actividades materia de la auditoría. a) Pruebas de control.- Se realizan con el objeto de obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema de control interno y contabilidad. b) Pruebas sustantivas.- Consiste en examinar las transacciones y la información producida por la entidad bajo examen, aplicando los procedimientos de auditoría, con el objeto de validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros.

Las afirmaciones son manifestaciones o declaraciones de la gerencia respecto a los estados financieros; es decir, sobre la situación patrimonial (activo, pasivo y capital), los resultados de las operaciones y los cambios en la situación financiera de la entidad auditada. Estas afirmaciones se someten a prueba por el auditor. Se establecen los siguientes criterios para evaluar tales afirmaciones: • Existencia u ocurrencia • Integridad 11

Derechos y obligaciones Valuación o aplicación Presentación y revelación Las evidencias deben guardar relación con los objetivos de la auditoría y las declaraciones de la gerencia. Por ejemplo, al examinar las afirmaciones de la partida o componente de existencias del balance general efectuada por la gerencia, se debe comprobar la existencia en almacenes, integridad de los saldos, propiedad; método y los procedimientos aplicados en su valuación y los costos de este rubro.

La tercera norma de ejecución del trabajo exige que debe obtenerse evidencia suficiente y competente mediante la inspección, observación, investigación y confirmación para tener una base razonable y poder expresar una opinión respecto a los estados financieros que se examinan.

Esta norma guía al auditor en el desarrollo de los objetivos específicos de auditoría de cada etapa y en la determinación de la competencia de la evidencia, su suficiencia y el método apropiado para obtenerla.

La mayor parte del trabajo del auditor independiente, al formular su opinión sobre los estados financieros, consiste en obtener y evaluar la evidencia relativa a las afirmaciones hechas en esos estados financieros. La medida de la validez de dicha evidencia para fines de auditoría descansa en el juicio del auditor, a este respecto la evidencia en auditoría difiere de la evidencia legal, la cual está circunscrita por reglas rígidas.

El auditor obtiene evidencia mediante la aplicación de procedimientos de inspección y procedimientos analíticos; sin embargo, la oportunidad de éstos dependerá de los periodos en que la evidencia buscada se encuentra.

El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante, mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto de la auditoría. La evidencia deberá someterse a prueba para asegurar que cumpla los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia.

Los procedimientos y/o métodos a que hacen referencia las normas indicadas se explican a continuación: • • •

Métodos y procedimientos para obtener evidencia Los métodos se conocen como técnicas de auditoría utilizados por el auditor para obtener evidencia. Los procedimientos explican cómo se aplican esas técnicas en el proceso de obtención de evidencia. El auditor debe obtener evidencia en la auditoría por uno o más de los siguientes procedimientos: Inspección (documental y examen físico), observación, entrevista o interrogatorio, confirmación, cálculo, procedimientos analíticos y comparaciones. a. Inspecciones: Comprende la inspecpección documental y examen físico.

Inspección documental.- Consiste en examinar registros, documentos o acti vos tangibles. La inspección de registros y documentos proporciona evidencia en la auditoría de grados variables de confiabilidad dependiendo de su naturaleza y fuente y de la efectitividad de los controles internos sobre su procesamiento.

Examen físico.- Es la técnica de la auditoría mediante el cual el auditor verifica la existencia de los activos tangibles para obtener evidencia en la auditoría con respecto a su inclusión en el activo, pero no necesariamente a su propiedad o valor. b. Observación: Consiste en presenciar un proceso o procedimientos que están siendo realizados por otros; por ejemplo, la observación del auditor del conteo de inventarios por personal de la entidad o el desarrollo de procedimientos de control.

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c. Indagación mediante entrevista: Consiste en buscar la información adecuada, dentro o fuera de la organización del cliente. Las indagaciones pueden ser por escrito y en forma oral, y deben documentarse. d. Confirmación: Es la respuesta a una pregunta o solicitud, para corroborar la información obtenida en los registros contables, por ejemplo la circularización para bancos comerciales, cuentas por cobrar de clientes, entre otros, etc. para confirmar los saldos vigentes que aparecen en los estados financieros.

Las confirmaciones pueden ser orales o escritas; las manifestaciones por escrito, bajo la forma de carta de manifestaciones dirigidas al auditor, generalmente estarán firmadas por funcionarios responsables. e. Cálculo: Consiste en comprobar directamente la exactitud aritmética de los documentos de origen y de los registros contables, o desarrollar cálculos independientes comprobatorios. f. Procedimientos analíticos: Consisten en utilizar los índices y tendencias significativas para determinar la liquidez, posición financiera, capacidad de endeudamiento, rentabilidad y gestión empresarial; así como, las fluctuaciones y relaciones inconsistentes en los componentes del balance general y estado de resultados. A través de esta información se lleva a cabo una adecuada planificación y desarrollo de la auditoría. Estos procedimientos proporcionarán una fuente importante de evidencia durante la auditoría y constituirán una parte importante de la evaluación de la racionalidad general de los estados financieros cuando nos formemos una opinión sobre tales estados. g. Comprobación: El auditor dedica la mayor parte de la auditoría a los asuntos donde es mayor la posibilidad de error o información equivocada. Un método para determinar estas áreas es la comparación.

Confiabilidad y fuentes de evidencia en auditoría Para que la evidencia de auditoría sea aceptable debe ser confiable y estar influenciada por la fuente (externa e interna) y forma como se obtiene (visual, documentos u oral). Los siguientes criterios ayudarán a evaluar la confiabilidad de la evidencia en la auditoría: • La evidencia obtenida de fuentes externas es de mayor confiabilidad que la obtenida dentro la empresa. Por ejemplo, las confirmaciones recibidas de una tercera persona es más confiable que la generada internamente.

• La evidencia generada internamente es más confiable cuando los sistemas de contabilidad y de control interno relacionados son efectivos.

• La evidencia obtenida directamente por el auditor es más confiable que la obtenida en la propia entidad.

• La evidencia en la auditoría en forma de documentos y manifestaciones escritas es más confiable que las manifestaciones orales. 7-8

La evidencia proveniente de Sistemas Computarizados Cuando la información procesada por medios electrónicos constituya una parte importante o integral de la auditoría y su confiabilidad sea esencial para cumplir los objetivos del examen, el auditor deberá cerciorarse de la relevancia y de la confiabilidad de esa información.

Para determinar la confiabilidad de la información, el auditor: • Podrá efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas computarizados y de los controles relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas.

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• Si no se revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o se comprueba

que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos.

Cuando el auditor utilice datos procesados por medios electrónicos o los concluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditoría, bastará generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su informe.

Clasificación de la evidencia a.- Evidencia física: Se obtiene mediante inspección y observación directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorándum (donde se resume los resultados de la inspección o de la observación), fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales. b.- Evidencia documental: Consiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad facturas y documentos de la administración, relacionados con su desempeño. c.- Evidencia testimonial: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de indagaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. También será necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran solo un conocimiento parcial del área auditada. d.- Evidencia analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos, separación de la información en sus componentes.

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE UNA AUDITORIA Las técnicas de auditoría se refieren a los métodos usados por el auditor para recolectar evidencia.

Los ejemplos incluyen, entre otras, la revisión de la documentación, entrevistas, cuestionarios, análisis de datos y la observación física.

Los procedimientos de auditoría son el conjunto de técnicas aplicadas por el auditor en forma secuencial; desarrolladas para comprender la actividad o el área objeto del examen; para recopilar la evidencia de auditoría para respaldar una observación o hallazgo; para confirmar o discutir un hallazgo, observación o recomendación con la administración.

Considerando que los procedimientos de auditoría constituyen el conjunto de técnicas de investigación que el auditor aplica a la información sujeta a revisión, mediante las cuales obtiene evidencia para sustentar su opinión profesional; las técnicas constituyen un detalle del procedimiento.

El auditor gubernamental utiliza para realizar su trabajo un conjunto de herramientas, que se denominan técnicas de auditoría. Dado que procedimiento significa método de ejecutar alguna cosa, la aplicación de las distintas técnicas de auditoría para aplicarlas al estudio particular de una cuenta u operación se denomina procedimiento de auditoría. Respecto de los procedimientos, es conveniente determinar los procedimientos de auditoría, en el sentido de decidir qué técnica o técnicas de auditoría deberían formar parte, con carácter general, de un procedimiento de auditoría. Ello es así por que el auditor, generalmente, no puede obtener la evidencia necesaria y suficiente mediante la aplicación de un solo procedimiento de auditoría, sino que -por el contrario- debe examinar los hechos que se le presentan mediante la aplicación simultánea o sucesiva de varios procedimientos de auditoría.

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Por último, cuando se aplican o ejecutan los procedimientos de auditoría, se dice que se está realizando una prueba de auditoría. Por ello, resumiendo las definiciones expuestas, podemos señalar que los procedimientos de auditoría son un conjunto de técnicas y que la puesta en práctica de dichos procedimientos constituyen o se materializan en pruebas de auditoría.

El examen de cualquier operación, actividad, área, programa, proyecto o transacción, se realiza mediante la aplicación de técnicas, y el auditor debe conocerlas para seleccionar la más adecuada, de acuerdo con las características y condiciones del trabajo que realiza En el trabajo de Auditoría, se pueden utilizar las técnicas de general aceptación, las cuales se clasifican generalmente sobre la base de la acción que se va a efectuar, es así que tenemos las siguientes: • Verbales o testimoniales • Documentales • Físicas • Analíticas • Informáticas

Las técnicas verbales o testimoniales Consisten en obtener información oral mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad, durante una auditoría, el auditor habrá de aplicar frecuentemente estas técnicas.

La evidencia obtenida mediante la aplicación de estas técnicas pocas veces es de confiar por si sola. El principal valor para el auditor descansa en corroborar otra materia de evidencia y revelar asuntos que ameriten mayor investigación y documentación. Las técnicas verbales pueden cubrir una gran variedad de temas, tales como la interpretación de algún procedimiento propio de la entidad, posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.

La evidencia que se obtenga a través de esta técnica, debe documentarse adecuadamente mediante papeles de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las partes involucradas y los aspectos tratados.

Las técnicas verbales pueden ser: • Entrevista: Consiste en la averiguación mediante la aplicación de preguntas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relación con las operaciones de esta.

• Encuestas y cuestionarios: Es la aplicación de preguntas, relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones.

Documentales Consisten en obtener información escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los auditores. Estas pueden ser: • Comprobación: Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta una operación o transacción, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad, veracidad mediante el examen de los documentos que las justifican.

• Confirmación: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o información obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones sujetas a verificación.

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Físicas Consisten en verificar en forma directa y paralela, la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad auditada ejecuta las actividades objeto de control.

Esta técnica permite tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, etc.

Entre estas técnicas tenemos las siguientes: • Inspección: Consiste en el reconocimiento mediante el examen físico y ocular, de hechos, situaciones, operaciones, activos tangibles, transacciones y actividades, aplicando para ello otras técnicas como son: indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.

• Observación: Consiste en la contemplación a simple vista, que realiza el auditor durante la ejecución de una actividad o proceso.

• Comparación o confrontación: Es cuando se fija la atención en las operaciones realizadas por la entidad auditada y en los lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas.

• Revisión selectiva: Radica en el examen de ciertas características importantes, que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las operaciones, que serán evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoría.

• Rastreo: Es el seguimiento que se hace al proceso de una operación, con el objetivo de conocer y evaluar su ejecución.

Analíticas Son aquellas desarrolladas por el propio auditor a través de cálculos, estimaciones, comparaciones, estudios de índices y tendencias, investigación de variaciones y operaciones no habituales. Esta técnica se aplica de las formas siguientes: Análisis: Consiste en la separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y técnico. Permite identificar y clasificar para su posterior análisis, todos los aspectos de mayor significación y que en un momento dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada, entre estas podemos identificar, por ejemplo, al análisis de relaciones, análisis de tendencias, etc. de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones sujetas a verificación.

Informáticas Mas comúnmente conocidas como Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador (TAAC), se refiere a las técnicas de auditoria que contemplan herramientas informáticas con el objetivo de realizar más eficazmente, eficientemente y en menor tiempo pruebas de auditoria.

En resumen, los procedimientos de auditoria son la agrupación de técnicas aplicables al estudio particular de una cuenta u operación; prácticamente resulta inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio del auditor deciden las técnicas que integran el procedimiento en cada caso particular.

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PASOS DE UNA AUDITORIA PASOS A SEGUIR Se requieren varios pasos para realizar una auditoría. El auditor de sistemas debe evaluar los riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoría que consta de objetivos de control y procedimientos de auditoría que deben satisfacer esos objetivos. El proceso de auditoría exige que el auditor de sistemas reúna evidencia, evalúe fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia recopilada, y que prepare un informe de auditoría que presente esos temas en forma objetiva a la gerencia. Asimismo, la gerencia de auditoría debe garantizar una disponibilidad y asignación adecuada de recursos para realizar el trabajo de auditoría además de las revisiones de seguimiento sobre las acciones correctivas emprendidas por la gerencia.

Se requieren varios pasos para realizar una auditoría. El auditor de sistemas debe evaluar los riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoría que consta de objetivos de control y procedimientos de auditoría que deben satisfacer esos objetivos. El proceso de auditoría exige que el auditor de sistemas reúna evidencia, evalúe fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia recopilada, y que prepare un informe de auditoría que presente esos temas en forma objetiva a la gerencia. Asimismo, la gerencia de auditoría debe garantizar una disponibilidad y asignación adecuada de recursos para realizar el trabajo de auditoría además de las revisiones de seguimiento sobre las acciones correctivas emprendidas por la gerencia.

Planificación de la auditoría Una planificación adecuada es el primer paso necesario para realizar auditorías de sistema eficaces. El auditor de sistemas debe comprender el ambiente del negocio en el que se ha de realizar la auditoría así como los riesgos del negocio y control asociado. A continuación se menciona algunas de las áreas que deben ser cubiertas durante la planificación de la auditoría:

Comprensión del negocio y de su ambiente.

Al planificar una auditoría, el auditor de sistemas debe tener una comprensión de suficiente del ambiente total que se revisa. Debe incluir una comprensión general de las diversas prácticas comerciales y funciones relacionadas con el tema de la auditoría, así como los tipos de sistemas que se utilizan. El auditor de sistemas también debe comprender el ambiente normativo en el que opera el negocio. Por ejemplo, a un banco se le exigirá requisitos de integridad de sistemas de información y de control que no están presentes en una empresa manufacturera. Los pasos que puede llevar a cabo un auditor de sistemas para obtener una comprensión del negocio son: Recorrer las instalaciones del ente. Lectura de material sobre antecedentes que incluyan publicaciones sobre esa industria, memorias e informes financieros. Entrevistas a gerentes claves para comprender los temas comerciales esenciales. Estudio de los informes sobre normas o reglamentos. Revisión de planes estratégicos a largo plazo. Revisión de informes de auditorías anteriores.

Riesgo y materialidad de auditoría.

Se puede definir los riesgos de auditoría como aquellos riesgos de que la información pueda tener errores materiales o que el auditor de sistemas no pueda detectar un error que ha ocurrido. Los riesgos en auditoría pueden clasificarse de la siguiente manera: Riesgo inherente: Cuando un error material no se puede evitar que suceda por que no existen controles compensatorios relacionados

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que se puedan establecer. Riesgo de Control: Cuando un error material no puede ser evitado o detectado en forma oportuna por el sistema de control interno. Riesgo de detección: Es el riesgo de que el auditor realice pruebas exitosas a partir de un procedimiento inadecuado. El auditor puede llegar a la conclusión de que no existen errores materiales cuando en realidad los hay. La palabra "material" utilizada con cada uno de estos componentes o riesgos, se refiere a un error que debe considerarse significativo cuando se lleva a cabo una auditoría. En una auditoría de sistemas de información, la definición de riesgos materiales depende del tamaño o importancia del ente auditado así como de otros factores. El auditor de sistemas debe tener una cabal comprensión de estos riesgos de auditoría al planificar. Una auditoría tal vez no detecte cada uno de los potenciales errores en un universo. Pero, si el tamaño de la muestra es lo suficientemente grande, o se utiliza procedimientos estadísticos adecuados se llega a minimizar la probabilidad del riesgo de detección. De manera similar al evaluar los controles internos, el auditor de sistemas debe percibir que en un sistema dado se puede detectar un error mínimo, pero ese error combinado con otros, puede convertiré en un error material para todo el sistema. La materialidad en la auditoría de sistemas debe ser considerada en términos del impacto potencial total para el ente en lugar de alguna medida basado en lo monetario.

Técnicas de evaluación de Riesgos.

Al determinar que áreas funcionales o temas de auditoría que deben auditarse, el auditor de sistemas puede enfrentarse ante una gran variedad de temas candidatos a la auditoría, el auditor de sistemas debe evaluar esos riesgos y determinar cuales de esas áreas de alto riesgo debe ser auditada. Existen cuatro motivos por los que se utiliza la evaluación de riesgos, estos son: Permitir que la gerencia asigne recursos necesarios para la auditoría. Garantizar que se ha obtenido la información pertinente de todos los niveles gerenciales, y garantiza que las actividades de la función de auditoría se dirigen correctamente a las áreas de alto riesgo y constituyen un valor agregado para la gerencia. Constituir la base para la organización de la auditoría a fin de administrar eficazmente el departamento. Proveer un resumen que describa como el tema individual de auditoría se relaciona con la organización global de la empresa así como los planes del negocio.

CARGOS Y FUNCIONES REVISOR FISCAL El Revisor Fiscal es un delegatario de los socios para ejercer inspección permanente a la administración y validar los informes que esta presente, debiendo rendir informes a los mismos en las reuniones estatutarias. El Revisor Fiscal es un auditor que no puede ser encasillado en forma exacta en alguna de las categorías establecidas en la Unidad Dos, puesto que tiene características de unas y otras, encuadrándose solamente en la de auditoría integral aunque no de manera perfecta.

El revisor fiscal depende exclusivamente del órgano societario que lo eligió, esto es de la junta de socios o de la asamblea. El revisor fiscal no debe depender de la gerencia ni de la junta directiva de 18

ningún ente, por cuanto pierde su principal característica cual es la independencia. El revisor fiscal no debe estar sujeto a ningún nivel de subordinación, ni siquiera de la misma junta des socios o asamblea, órganos que lo eligen, mucho menos del representante legal o directivos de la empresa.

FUNCIONES •

El revisor fiscal es el encargado de dictaminar con sujeción a las normas de auditoria de general aceptación los estados financieros de la empresa.

• debe revisar y evaluar sistemáticamente los componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que señala la ley.

• El revisor fiscal debe realizar una auditoria integral y debe exponer una opinión profesional independiente de la evaluación y supervisión de los sistemas de control.

• En su informe debe determinar si los estados financieros son preparados sobre principios de general aceptación, si ha cumplido con las normas legales, evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la empresa, el buen manejo de los recursos y la evaluación del sistema de control interno para conceptuar sobre su manejo.

• Emitir opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros.

• Conceptuar si la contabilidad se lleva de acuerdo con las normas legales y la técnica contable.

• Verificar que la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registro de acciones se llevan y conservan debidamente.

• Identificar si durante el año las operaciones celebradas y registradas en los libros y los actos de los administradores, se ajustan a los estatutos, a las decisiones de la Asamblea de Accionistas y de la Junta Directiva y a las disposiciones legales que sean aplicables.

• Informar oportunamente por escrito, a la Junta Directiva y/o a la Presidencia, según corresponda, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento y el desarrollo de sus negocios.

• Evaluar el sistema de control interno.

• Colaboración con las entidades gubernamentales de regulación y control y rendición de los informes a que haya lugar o de terceros que lo soliciten.

• Velar por la salvaguarda y adecuada conservación y utilización de las propiedades y equipos • Revisar y firmar las declaraciones tributarias, respuestas a requerimientos y otras certificaciones que requieran la firma del revisor fiscal, de acuerdo con la legislación vigente.

Como resultado se emiten informes sobre los distintos aspectos y operaciones sujetos a revisión, se firma la información de carácter fiscal, relacionada con las declaraciones tributarias de orden nacional, Municipal y Distrital, y la solicitada por las entidades de control y vigilancia. Este proceso incluye la evaluación de los resultados obtenidos en la ejecución del trabajo a lo largo del año, para efectos de emisión del dictamen sobre los estados financieros de la empresa.

AUDITOR INTERNO los auditores internos examinan en forma directa los controles internos, recomendado, en caso de ameritar, mejoras sobre los controles aplicados. Las principales responsabilidades y funciones de los auditores internos deberían ser:

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FUNCIONES Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera, operativa y los procedimientos aplicados para identificar, medir, clasificar y difundir dicha información.

• Revisas los sistemas establecidos con el fin de asegurar el cumplimento de las políticas, planes, procedimientos, leyes, etc. que afecten las operaciones de la organización.

• Analizar si las operaciones, determinando si los resultados son coherentes con los objetivos y metas previamente establecidas.

• Examinar los medios utilizados para la salvaguarda de los activos, verificando además su existencia física.

Resulta necesario resaltar que los auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan, esta independencia debe surgir de la posición y autoridad que éstos poseen dentro de la organización. También y para asegurar la independencia y objetividad de los auditores internos, éstos no deberían auditar sobre actividades en las cuales hayan tenido alguna responsabilidad operativa reciente.

Los auditores internos tienen un rol significativo en la evaluación de la eficiencia de los sistemas de control, desempeñando un papel importante en el control interno eficaz.

Es nombrado por la administración de la organización, es el encargado de verificar las fortalezas y suficiencia de los controles que se aplican dentro de la empresa. Su estudio debe tener un alcance total de la empresa, es decir abarcar las operaciones financieras, administrativas y de cualquier otra índole. Es nombrado por la administración de la organización.

El resultado es que el auditor interno puede llamar la atención sobre ciertas irregularidades, pero no las puede proseguir con el empeño que quisiera si esto va en contra de los intereses del presidente •

AUDITOR EXTERNO Podemos decir que de las persona ajenas a la entidad, los auditores externos tienen un importante papel en la consecución de los objetivos de información financiera de la organización. Aportan un punto de vista independiente y objetivo.

El auditor externo realiza un juicio sobre la fiabilidad de los estados financieros, pero también hay que tener en cuenta que no opina sobre el sistema de control interno, por ello normalmente no estará en situación de identificar todas las deficiencias de control interno que pudieran existir.

Al realizar una auditoría los auditores proporcionan información útil a la dirección, relacionada con el control interno: • Comunicando las conclusiones de la auditoría, los resultados de la revisión analítica y sus recomendaciones.

• Comunicando las deficiencias de control interno detectadas durante el desarrollo de la auditoría.

Es nombrado por la junta de accionistas, debe ser hecha por un contador público ajeno y externo a la empresa, este realiza un examen de las operaciones financieras de la empresa, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de las cifras contenidas en los estados financieros 20

basado en los principios de contabilidad de general aceptación, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. El informe o dictamen que el auditor externo otorga fe pública a la confiabilidad de los estados financieros y la credibilidad de la gerencia que los preparó.

FUNCIONES • •

•

• •

Deberá desempeñar una evaluación preliminar de la función de la auditoría interna cuando parezca que la auditoría interna es relevante para la auditoría externa de los estados financieros en áreas especificas El auditor externo debe convenir por adelantado el tiempo para dicho trabajo, el grado de cobertura de la auditoria, los niveles de pruebas y los métodos propuestos para selección de muestras, documentación del trabajo desarrollado y revisión de los procedimientos para reportes.

El auditor externo necesitaría ser informado de, y tener acceso a, informes de auditoría interna relevantes y mantenérsele informado de cualquier asunto importante que venga a la atención del auditor interno lo que puede afectar el trabajo del auditor externo. En forma similar, el auditor externo ordinariamente debería informar al auditor interno de cualesquier asuntos importantes que puedan afectar la auditoría interna.

El auditor externo deberá registrar las conclusiones respecto del trabajo específico de auditoria interna que ha sido evaluado y probado.

CONTRALOR Propone la actualización de las guías de auditoría y cuestionario de control Interno de acuerdo a la normatividad vigente, representa en actos oficiales Comisiones asignadas al contralor municipal en ausencia de este, observa las Normas básicas, guías, lineamientos y de mas disposiciones establecidas en Materia de auditoría gubernamental, así como allegarse de la accesoria Técnica necesaria y capacitación permanente con la finalidad de atender con Diligencia y profesionalismo situaciones especiales que se presente en las Revisiones y que por su naturaleza, importancia y delicadeza requieran atención Personal y especializada.

FUNCIONES • • • • • • • •

Planeación para el control de las operaciones.

Información e interpretación de los resultados de operaciones y de situación financiera.

Evaluación y deliberación.

Administración de impuestos.

Informes a dependencias gubernamentales.

Coordinación de la auditoría externa.

Protección de los activos de la empresa.

Evaluación del entorno económico.

OTROS CARGOS O RESPONSABILIDADES Todos los miembros de la organización desempeñan alguna función dentro del sistema de control interno, aunque cada uno de ellos lo hacen con distinto grado responsabilidad. A continuación se exponen algunos ejemplos:

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LA DIRECCIÓN La dirección es el responsable directo de todas las actividades de una entidad, incluyendo lógicamente el sistema de control interno. La responsabilidad de los directivos de una organización varía en función a su jerarquía.

Sobre lo mencionado precedentemente, podemos decir que el presidente o director general de la organización es el máximo responsable del sistema de control interno, cuya responsabilidad es la de asegurar la existencia de un entorno de control interno positivo. Por ejemplo, si tenemos un presidente que posee altos valores éticos, éste influiría para que los miembros del consejo de administración mantengan los mismos valores, en cambio si no tuviese valores muy éticos, no querría tener miembros del consejo que si los tengan.

El presidente de una organización debe averiguar sobre el funcionamiento de todos los componentes del control interno, en general cumple con dicha responsabilidad de la siguiente forma: • Dirigiendo y orientando las actividades de los altos cargos, estableciendo principios, valores y políticas que forman parte de la base del sistema de control interno de la organización.

• Reuniéndose periódicamente con los responsables de las distintas áreas con el fin de revisar sus responsabilidades y como controlan sus actividades.

Los directivos de cada área poseen la responsabilidad sobre el control interno relacionado con los objetivos de cada una de ellas, es decir que implantan las políticas y procedimientos de control que permitan conseguir los resultados de sus áreas y obviamente alcanzar los de toda la organización en su conjunto.

Si bien cada directivo posee responsabilidades y funciones distintas en cuanto al control interno, sus actuaciones deben integrarse al sistema de control interno de la organización.

RESPONSABLES DE LAS FUNCIONES FINANCIERAS Los directivos financieros y sus equipos poseen un importancia vital, dado que sus acciones se encuentran estrechamente vinculadas con todas las unidades operativas y funcionales de la organización, por ejemplo el desarrollo de presupuestos y planificación financiera.

Uno de los papeles principales e importantes del contralor o director financiero es el de prevenir y detectar información financiera fraudulenta.

COMITÉ DE AUDITORÍA Un comité de auditoría eficaz tiene un papel importante en la organización. Tiene la autoridad para interrogar a los directivos sobre como están cumpliendo con sus responsabilidades, e investigar junto con auditoría interna la existencia de altos directivos que intentan eludir los controles internos.

OTRO PERSONAL DE LA ENTIDAD El control interno en mayor o menor medida es responsabilidad de todo el personal de una organización, dado que casi todos los empleados desempeñan algún papel a la hora de efectuar el control, por un lado, la de generar información utilizada en el sistema de control, o si toman algunas medidas para asegurar el control. Y por otro lado todo el personal debería poner en 22

conocimiento a los niveles superiores de cualquier problema operativo, incumplimiento del código de ética establecido, la realización de actividades ilícitas, etc.

El control interno es asunto de todos y las funciones y las responsabilidades de todo el personal deben quedar bien definidas y ser comunicadas de forma eficaz.

TERCEROS AJENOS A LA ORGANIZACIÓN Personas ajenas a la entidad pueden contribuir a la realización de los objetivos de la organización, y pueden proporcionar información útil para las actividades de control interno.

ORGANISMOS DE CONTRALOR El mejor ejemplo actual es la aplicación de la norma SOX para aquellas entidades que cotizan en la bolsa de Nueva York, exigiendo esta legislación la certificación de los controles necesarios que garanticen la confiabilidad de la información financiera de una empresa, dado que ésta resultará útil para el inversor a la hora de tomar la decisión de invertir en dicha empresa.

TERCEROS RELACIONADOS CON LA ENTIDAD Los clientes, proveedores y otros relacionados con la organización pueden brindar información útil para las actividades de control, por ejemplo: • La información brindada por un cliente sobre las demoras en las entregas, o reclamos originados en la calidad de los productos.

• Un proveedor podría informar la propuesta de soborno recibida por un comprador de la organización.

Resulta importante entonces que la empresa ponga a disposición de los terceros los medios y mecanismos necesarios para que puedan hacer llegar dicha información.

El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde no se cumple con los criterios de auditoria del SGC El equipo auditor debe entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no conformidad sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la auditoría

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CUADRO RESUMEN DE FUNCIONES

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CONTRALOR

AUDITOR EXTERNO

AUDITOR INTERNO

REVISOR FISCAL

CARGO

DE QUIEN DEPENDE?

FUNCIÓN

RESULTADOS ESPERADOS

El revisor fiscal depende exclusivamente del órgano societario que lo eligió, esto es de la junta de socios o de la asamblea.

El revisor fiscal es el encargado de dictaminar con sujeción a las normas de auditoría de general aceptación los estados financieros de la empresa.

Debe revisar y evaluar sistemáticamente los componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que señala la ley.

El revisor fiscal debe realizar una auditoría integral y debe exponer una opinión profesional independiente de la evaluación y supervisión de los sistemas de control.

El auditor es independiente.

Legalmente solo depende del directorio.

Actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección.

Todos los miembros de la organización desempeñan alguna función dentro del sistema de control interno, aunque cada uno de ellos lo hacen con distinto grado responsabilidad.

el auditor externo que depende, como se dijo, de la administración, le presenta su informe sin tener que cumplir normatividad alguna.

El contralor depende del director de finanzas, aunque en ocasiones puede estar subordinado al director general.

El auditor externo realiza un juicio sobre la fiabilidad de los estados financieros, pero también hay que tener en cuenta que no opina sobre el sistema de control interno, por ello normalmente no estará en situación de identificar todas las deficiencias de control interno que pudieran existir.

El contador Lleva la contabilidad de una empresa lleva impuestos, administra el personal, lleva el control sobre todas las finanzas del negocio, administra y controla el capital ase los estados de resultados, balanzas etc. un contador es una persona importante dentro de la empresa ya que el administra los fondos con los que cuenta la empresa.

Podemos decir que de las persona ajenas a la entidad, los auditores externos tienen un importante papel en la consecución de los objetivos de información financiera de la organización. Aportan un punto de vista independiente y objetivo.

responsable de la actividad contable de una dependencia o entidad pública, así como de vigilar que su operación se realice con eficacia y eficiencia, ya que debe emitir y recomendar las medidas correctivas con oportunidad, y en caso de haber anomalías, señalar las responsabilidades que procedan con base en las leyes aplicables.

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EJEMPLO DE AUDITORÍA EN SISTEMAS INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Se deberá observar el estado general del área, su situación dentro de la organización, si existe la información solicitada, si es o no necesaria y la fecha de su última actualización.

Se debe hacer la investigación preliminar solicitando y revisando la información de cada una de las áreas basándose en los siguientes puntos:

ADMINISTRACIÓN Se recopila la información para obtener una visión general del departamento por medio de observaciones, entrevistas preliminares y solicitud de documentos para poder definir el objetivo y alcances del departamento.

PARA ANALIZAR Y DIMENSIONAR LA ESTRUCTURA POR AUDITAR SE DEBE SOLICITAR: A NIVEL DEL ÁREA DE INFORMÁTICA: Objetivos a corto y largo plazo.

RECURSOS MATERIALES Y TÉCNICOS, Solicitar documentos sobre los equipos, número de ellos, localización y características.

• Estudios de viabilidad.

• Número de equipos, localización y las características (de los equipos instalados y por instalar y programados) • Fechas de instalación de los equipos y planes de instalación.

• Contratos vigentes de compra, renta y servicio de mantenimiento.

• Contratos de seguros.

• Convenios que se tienen con otras instalaciones.

• Configuración de los equipos y capacidades actuales y máximas.

• Planes de expansión.

• Ubicación general de los equipos.

• Políticas de operación.

• Políticas de uso de los equipos.

SISTEMAS Descripción general de los sistemas instalados y de los que estén por instalarse que contengan volúmenes de información.

• Manual de formas.

• Manual de procedimientos de los sistemas.

• Descripción genérica.

• Diagramas de entrada, archivos, salida.

• Salidas.

• Fecha de instalación de los sistemas.

• Proyecto de instalación de nuevos sistemas.

En el momento de hacer la planeación de la auditoría o bien su realización, debemos evaluar que pueden presentarse las siguientes situaciones.

Se solicita la información y se ve que: • No tiene y se necesita.

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• No se tiene y no se necesita.

Se tiene la información pero: • No se usa.

• Es incompleta.

• No esta actualizada.

• No es la adecuada.

• Se usa, está actualizada, es la adecuada y está completa.

En el caso de No se tiene y no se necesita, se debe evaluar la causa por la que no es necesaria. En el caso de No se tiene pero es necesaria, se debe recomendar que se elabore de acuerdo con las necesidades y con el uso que se le va a dar. En el caso de que se tenga la información pero no se utilice, se debe analizar por que no se usa. En caso de que se tenga la información, se debe analizar si se usa, si está actualizada, si es la adecuada y si está completa.

El éxito del análisis crítico depende de las consideraciones siguientes: • Estudiar hechos y no opiniones (no se toman en cuenta los rumores ni la información sin fundamento) • Investigar las causas, no los efectos.

• Atender razones, no excusas.

• No confiar en la memoria, preguntar constantemente.

• Criticar objetivamente y a fondo todos los informes y los datos recabados.

PERSONAL PARTICIPANTE Una de las partes más importantes dentro de la planeación de la auditoría en informática es el personal que deberá participar y sus características.

Uno de los esquemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es que el personal que intervengan esté debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al cual se le exija la optimización de recursos (eficiencia) y se le retribuya o compense justamente por su trabajo.

Con estas bases se debe considerar las características de conocimientos, práctica profesional y capacitación que debe tener el personal que intervendrá en la auditoría. En primer lugar se debe pensar que hay personal asignado por la organización, con el suficiente nivel para poder coordinar el desarrollo de la auditoría, proporcionar toda la información que se solicite y programar las reuniones y entrevistas requeridas. Éste es un punto muy importante ya que, de no tener el apoyo de la alta dirección, ni contar con un grupo multidisciplinario en el cual estén presentes una o varias personas del área a auditar, sería casi imposible obtener información en el momento y con las características deseadas.

También se debe contar con personas asignadas por los usuarios para que en el momento que se solicite información o bien se efectúe alguna entrevista de comprobación de hipótesis, nos proporcionen aquello que se esta solicitando, y complementen el grupo multidisciplinario, ya que se debe analizar no sólo el punto de vista de la dirección de informática, sino también el del usuario del sistema.

Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realización de la auditoría se deben tener personas con las siguientes características: • Técnico en informática.

• Experiencia en el área de informática.

• Experiencia en operación y análisis de sistemas.

• Conocimientos de los sistemas más importantes.

En caso de sistemas complejos se deberá contar con personal con conocimientos y experiencia en áreas específicas como base de datos, redes, etc. Lo anterior no significa que una sola persona 27

tenga los conocimientos y experiencias señaladas, pero si deben intervenir una o varias personas con las características apuntadas.

Una vez que se ha hecho la planeación, se puede utilizar el formato señalado en el anexo 1, el figura el organismo, las fases y subfases que comprenden la descripción de la actividad, el número de personas participantes, las fechas estimadas de inicio y terminación, el número de días hábiles y el número de días/hombre estimado. El control del avance de la auditoría lo podemos llevar mediante el anexo 2, el cual nos permite cumplir con los procedimientos de control y asegurarnos que el trabajo se está llevando a cabo de acuerdo con el programa de auditoría, con los recursos estimados y en el tiempo señalado en la planeación.

El hecho de contar con la información del avance nos permite revisar el trabajo elaborado por cualquiera de los asistentes. EVALUACIÓN DE SISTEMAS La elaboración de sistemas debe ser evaluada con mucho detalle, para lo cual se debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar es si existe un plan estratégico para la elaboración de los sistemas o si se están elaborados sin el adecuado señalamiento de prioridades y de objetivos.

El plan estratégico deberá establecer los servicios que se presentarán en un futuro contestando preguntas como las siguientes: • ¿Cuáles servicios se implementarán?

• ¿Cuándo se pondrán a disposición de los usuarios?

• ¿Qué características tendrán?

• ¿Cuántos recursos se requerirán?

La estrategia de desarrollo deberá establecer las nuevas aplicaciones, recursos y la arquitectura en que estarán fundamentados: • ¿Qué aplicaciones serán desarrolladas y cuando?

• ¿Qué tipo de archivos se utilizarán y cuando?

• ¿Qué bases de datos serán utilizarán y cuando?

• ¿Qué lenguajes se utilizarán y en que software?

• ¿Qué tecnología será utilizada y cuando se implementará?

• ¿Cuantos recursos se requerirán aproximadamente?

• ¿Cuál es aproximadamente el monto de la inversión en hardware y software?

En lo referente a la consulta a los usuarios, el plan estratégico debe definir los requerimientos de información de la dependencia.

• ¿Qué estudios van a ser realizados al respecto?

• ¿Qué metodología se utilizará para dichos estudios?

• ¿Quién administrará y realizará dichos estudios?

En el área de auditoría interna debe evaluarse cuál ha sido la participación del auditor y los controles establecidos.

Por último, el plan estratégico determina la planeación de los recursos.

• ¿Contempla el plan estratégico las ventajas de la nueva tecnología?

• ¿Cuál es la inversión requerida en servicios, desarrollo y consulta a los usuarios?

El proceso de planeación de sistemas deberá asegurarse de que todos los recursos requeridos estén claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones y datos. Estos recursos (hardware, software y comunicaciones) deberán ser compatibles con la arquitectura y la tecnología, conque se cuenta actualmente.

Los sistemas deben evaluarse de acuerdo con el ciclo de vida que normalmente siguen: requerimientos del usuario, estudio de factibilidad, diseño general, análisis, diseño lógico,

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desarrollo físico, pruebas, implementación, evaluación, modificaciones, instalación, mejoras. Y se vuelve nuevamente al ciclo inicial, el cual a su vez debe comenzar con el de factibilidad.

La primera etapa a evaluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe analizar si el sistema es factible de realizarse, cuál es su relación costo/beneficio y si es recomendable elaborarlo.

Se deberá solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas que se encuentren en operación, así como los que estén en la fase de análisis para evaluar si se considera la disponibilidad y características del equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utilización de los sistemas, el costo y los beneficios que reportará el sistema, el efecto que producirá en quienes lo usarán y el efecto que éstos tendrán sobre el sistema y la congruencia de los diferentes sistemas.

En el caso de sistemas que estén funcionando, se deberá comprobar si existe el estudio de factibilidad con los puntos señalados y compararse con la realidad con lo especificado en el estudio de factibilidad Por ejemplo en un sistema que el estudio de factibilidad señaló determinado costo y una serie de beneficios de acuerdo con las necesidades del usuario, debemos comparar cual fue su costo real y evaluar si se satisficieron las necesidades indicadas como beneficios del sistema.

Para investigar el costo de un sistema se debe considerar, con una exactitud razonable, el costo de los programas, el uso de los equipos (compilaciones, programas, pruebas, paralelos), tiempo, personal y operación, cosa que en la práctica son costos directos, indirectos y de operación.

Los beneficios que justifiquen el desarrollo de un sistema pueden ser el ahorro en los costos de operación, la reducción del tiempo de proceso de un sistema. Mayor exactitud, mejor servicio, una mejoría en los procedimientos de control, mayor confiabilidad y seguridad.

EVALUACIÓN DEL ANÁLISIS En esta etapa se evaluarán las políticas, procedimientos y normas que se tienen para llevar a cabo el análisis. Se deberá evaluar la planeación de las aplicaciones que pueden provenir de tres fuentes principales: *0 La planeación estratégica: agrupadas las aplicaciones en conjuntos relacionados entre sí y no como programas aislados. Las aplicaciones deben comprender todos los sistemas que puedan ser desarrollados en la dependencia, independientemente de los recursos que impliquen su desarrollo y justificación en el momento de la planeación. *1 Los requerimientos de los usuarios. *2 El inventario de sistemas en proceso al recopilar la información de los cambios que han sido solicitados, sin importar si se efectuaron o se registraron.

La situación de una aplicación en dicho inventario puede ser alguna de las siguientes: *3 Planeada para ser desarrollada en el futuro. *4 En desarrollo. *5 En proceso, pero con modificaciones en desarrollo. *6 En proceso con problemas detectados. *7 En proceso sin problemas. *8 En proceso esporádicamente.

Nota: Se deberá documentar detalladamente la fuente que generó la necesidad de la aplicación. La primera parte será evaluar la forma en que se encuentran

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especificadas las políticas, los procedimientos y los estándares de análisis, si es que se cumplen y si son los adecuados para la dependencia.

Es importante revisar la situación en que se encuentran los manuales de análisis y si están acordes con las necesidades de la dependencia. En algunas ocasiones se tiene una microcomputadora, con sistemas sumamente sencillos y se solicita que se lleve a cabo una serie de análisis que después hay que plasmar en documentos señalados en los estándares, lo cual hace que esta fase sea muy compleja y costosa. Los sistemas y su documentación deben estar acordes con las características y necesidades de una dependencia específica.

Se debe evaluar la obtención de datos sobre la operación, flujo, nivel, jerarquía de la información que se tendrá a través del sistema. Se han de comparar los objetivos de los sistemas desarrollados con las operaciones actuales, para ver si el estudio de la ejecución deseada corresponde al actual.

La auditoría en sistemas debe evaluar los documentos y registros usados en la elaboración del sistema, así como todas las salidas y reportes, la descripción de las actividades de flujo de la información y de procedimientos, los archivos almacenados, su uso y su relación con otros archivos y sistemas, su frecuencia de acceso, su conservación, su seguridad y control, la documentación propuesta, las entradas y salidas del sistema y los documentos fuentes a usarse.

Con la información obtenida podemos contestar a las siguientes preguntas: *9 ¿Se está ejecutando en forma correcta y eficiente el proceso de información? *10 ¿Puede ser simplificado para mejorar su aprovechamiento? *11 ¿Se debe tener una mayor interacción con otros sistemas? *12 ¿Se tiene propuesto un adecuado control y seguridad sobre el sistema? *13 ¿Está en el análisis la documentación adecuada?

EVALUACIÓN DEL DISEÑO LÓGICO DEL SISTEMA En esta etapa se deberán analizar las especificaciones del sistema. ¿Qué deberá hacer?, ¿Cómo lo deberá hacer?, ¿Secuencia y ocurrencia de los datos, el proceso y salida de reportes?

Una vez que hemos analizado estas partes, se deberá estudiar la participación que tuvo el usuario en la identificación del nuevo sistema, la participación de auditoría interna en el diseño de los controles y la determinación de los procedimientos de operación y decisión.

Al tener el análisis del diseño lógico del sistema debemos compararlo con lo que realmente se está obteniendo en la cual debemos evaluar lo planeado, cómo fue planeado y lo que realmente se está obteniendo.

Los puntos a evaluar son: *14 Entradas. *15 Salidas. *16 Procesos. *17 Especificaciones de datos. *18 Especificaciones de proceso. *19 Métodos de acceso. *20 Operaciones. *21 Manipulación de datos (antes y después del proceso electrónico de datos).

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*22 Proceso lógico necesario para producir informes. *23 Identificación de archivos, tamaño de los campos y registros. *24 Proceso en línea o lote y su justificación. *25 Frecuencia y volúmenes de operación. *26 Sistemas de seguridad. *27 Sistemas de control. *28 Responsables. *29 Número de usuarios.

Dentro del estudio de los sistemas en uso se deberá solicitar: *30 Manual del usuario. *31 Descripción de flujo de información y/o procesos. *32 Descripción y distribución de información. *33 Manual de formas. *34 Manual de reportes. *35 Lista de archivos y especificaciones.

Lo que se debe determinar en el sistema: En el procedimiento: *36 ¿Quién hace, cuando y como? *37 ¿Qué formas se utilizan en el sistema? *38 ¿Son necesarias, se usan, están duplicadas? *39 ¿El número de copias es el adecuado? *40 ¿Existen puntos de control o faltan?

En la gráfica de flujo de información: *41 ¿Es fácil de usar? *42 ¿Es lógica? *43 ¿Se encontraron lagunas? *44 ¿Hay faltas de control?

En el diseño: *45 ¿Cómo se usará la herramienta de diseño si existe? *46 ¿Qué también se ajusta la herramienta al procedimiento?

EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA En esta etapa del sistema se deberán auditar los programas, su diseño, el leguaje utilizado, interconexión entre los programas y características del hardware empleado (total o parcial) para el desarrollo del sistema.Al evaluar un sistema de información se tendrá presente que todo sistema debe proporcionar información para planear, organizar y controlar de manera eficaz y oportuna, para reducir la duplicidad de datos y de reportes y obtener una mayor seguridad en la forma más económica posible. De ese modo contará con los mejores elementos para una adecuada toma de decisiones.Al tener un proceso distribuido, es preciso considerar la seguridad del movimiento de la información entre nodos. El proceso de planeación de sistemas debe definir la red óptima de comunicaciones, los tipos de mensajes requeridos, el trafico esperado en las líneas de comunicación y otros factores que afectan el diseño. Es importante considerar las variables que afectan

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a un sistema: ubicación en los niveles de la organización, el tamaño y los recursos que utiliza.Las características que deben evaluarse en los sistemas son: *47 Dinámicos (susceptibles de modificarse). *48 Estructurados (las interacciones de sus componentes o subsistemas deben actuar como un todo) *49 Integrados (un solo objetivo). En él habrá sistemas que puedan ser interrelacionados y no programas aislados. *50 Accesibles (que estén disponibles). *51 Necesarios (que se pruebe su utilización). *52 Comprensibles (que contengan todos los atributos). *53 Oportunos (que esté la información en el momento que se requiere). *54 Funcionales (que proporcionen la información adecuada a cada nivel). *55 Estándar (que la información tenga la misma interpretación en los distintos niveles). *56 Modulares (facilidad para ser expandidos o reducidos). *57 Jerárquicos (por niveles funcionales). *58 Seguros (que sólo las personas autorizadas tengan acceso). *59 Únicos (que no duplique información).

CONTROL DE PROYECTOS Debido a las características propias del análisis y la programación, es muy frecuente que la implantación de los sistemas se retrase y se llegue a suceder que una persona lleva trabajando varios años dentro de un sistema o bien que se presenten irregularidades en las que los programadores se ponen a realizar actividades ajenas a la dirección de informática. Para poder controlar el avance de los sistemas, ya que ésta es una actividad de difícil evaluación, se recomienda que se utilice la técnica de administración por proyectos para su adecuado control.

Para tener una buena administración por proyectos se requiere que el analista o el programador y su jefe inmediato elaboren un plan de trabajo en el cual se especifiquen actividades, metas, personal participante y tiempos. Este plan debe ser revisado periódicamente (semanal, mensual, etc.) para evaluar el avance respecto a lo programado. La estructura estándar de la planeación de proyectos deberá incluir la facilidad de asignar fechas predefinidas de terminación de cada tarea. Dentro de estas fechas debe estar el calendario de reuniones de revisión, las cuales tendrán diferentes niveles de detalle.

CUESTIONARIO 1. ¿Existe una lista de proyectos de sistema de procedimiento de información y fechas programadas de implantación que puedan ser considerados como plan maestro?

2. ¿Está relacionado el plan maestro con un plan general de desarrollo de la dependencia?

3. ¿Ofrece el plan maestro la atención de solicitudes urgentes de los usuarios?

4. ¿Asigna el plan maestro un porcentaje del tiempo total de producción al reproceso o fallas de equipo?

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5. Escribir la lista de proyectos a corto plazo y largo plazo.

6. Escribir una lista de sistemas en proceso periodicidad y usuarios.

7. ¿Quién autoriza los proyectos?

8. ¿Cómo se asignan los recursos?

9. ¿Cómo se estiman los tiempos de duración?

10. ¿Quién interviene en la planeación de los proyectos?

11. ¿Cómo se calcula el presupuesto del proyecto?

12. 12. ¿Qué técnicas se usan en el control de los proyectos?

13. ¿Quién asigna las prioridades?

14. ¿Cómo se asignan las prioridades?

15. ¿Cómo se controla el avance del proyecto?

16. ¿Con qué periodicidad se revisa el reporte de avance del proyecto?

17. ¿Cómo se estima el rendimiento del personal?

18. ¿Con que frecuencia se estiman los costos del proyecto para compararlo con lo presupuestado?

19. ¿Qué acciones correctivas se toman en caso de desviaciones?

20. ¿Qué pasos y técnicas siguen en la planeación y control de los proyectos?

21. Enumérelos secuencialmente. a. Determinación de los objetivos. b. Señalamiento de las políticas. c. Designación del funcionario responsable del proyecto. d. Integración del grupo de trabajo. e. Integración de un comité de decisiones. f. Desarrollo de la investigación. g. Documentación de la investigación. h. Factibilidad de los sistemas. i. Análisis y valuación de propuestas. j. Selección de equipos.

22. ¿Se llevan a cabo revisiones periódicas de los sistemas para determinar si aún cumplen con los objetivos para los cuales fueron diseñados?

De análisis SÍ ( ) NO ( ) De programación SÍ ( ) NO ( ) Observaciones _________________________________ 23. Incluir el plazo estimado de acuerdo con los proyectos que se tienen en que el departamento de informática podría satisfacer las necesidades de la dependencia, según la situación actual.

ENTREVISTA A USUARIOS La entrevista se deberá llevar a cabo para comprobar datos proporcionados y la situación de la dependencia en el departamento de Sistemas de Información .

Su objeto es conocer la opinión que tienen los usuarios sobre los servicios proporcionados, así como la difusión de las aplicaciones de la computadora y de los sistemas en operación.

Las entrevistas se deberán hacer, en caso de ser posible, a todos los asuarios o bien en forma aleatoria a algunos de los usuarios, tanto de los más importantes como de los de menor importancia, en cuanto al uso del equipo.

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Desde el punto de vista del usuario los sistemas deben: *0 Cumplir con los requerimientos totales del usuario. *1 Cubrir todos los controles necesarios. *2 No exceder las estimaciones del presupuesto inicial. *3 Serán fácilmente modificables.

Para que un sistema cumpla con los requerimientos del usuario, se necesita una comunicación completa entre usuarios y responsable del desarrollo del sistema.

En esta misma etapa debió haberse definido la calidad de la información que será procesada por la computadora, estableciéndose los riesgos de la misma y la forma de minimizarlos. Para ello se debieron definir los controles adecuados, estableciéndose además los niveles de acceso a la información, es decir, quién tiene privilegios de consulta, modificar o incluso borrar información.

Esta etapa habrá de ser cuidadosamente verificada por el auditor interno especialista en sistemas y por el auditor en informática, para comprobar que se logro una adecuada comprensión de los requerimientos del usuario y un control satisfactorio de información.

Para verificar si los servicios que se proporcionan a los usuarios son los requeridos y se están proporcionando en forma adecuada, cuando menos será preciso considerar la siguiente información. *4 Descripción de los servicios prestados. *5 Criterios de evaluación que utilizan los usuarios para evaluar el nivel del servicio prestado. *6 Reporte periódico del uso y concepto del usuario sobre el servicio. *7 Registro de los requerimientos planteados por el usuario.

Con esta información se puede comenzar a realizar la entrevista para determinar si los servicios proporcionados y planeados por la dirección de Informática cubren las necesidades de información de las dependencias.

Guía de custionario A continuación se presenta una guía de cuestionario para aplicarse durante la entrevista con el usuario.

1. ¿Considera que el Departamento de Sistemas de Información de los resultados esperados? Si ( ) No ( ) ¿Por que?

2. ¿Cómo considera usted, en general, el servicio proporcionado por el Departamento de Sistemas de Información? Deficiente ( ) Aceptable ( ) Satisfactorio ( ) Excelente ( ) ¿Por que?

3. ¿Cubre sus necesidades el sistema que utiliza el departamento de cómputo?

No las cubre ( ) Parcialmente ( ) La mayor parte ( ) Todas ( ) ¿Por que?

4. ¿Hay disponibilidad del departamento de cómputo para sus requerimientos?

Generalmente no existe ( ) Hay ocasionalmente ( ) Regularmente ( ) Siempre ( ) ¿Por que?

5. ¿Son entregados con puntualidad los trabajos? Nunca ( ) Rara vez ( ) Ocasionalmente ( ) Generalmente ( ) Siempre ( ) ¿Por que?

6. ¿Que piensa de la presentación de los trabajadores solicitados al departamento de cómputo? Deficiente ( ) Aceptable ( ) Satisfactorio ( ) Excelente ( ) ¿Por que?

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7. ¿Que piensa de la asesoría que se imparte sobre informática? No se proporciona ( ) Es insuficiente ( ) Satisfactoria ( ) Excelente ( ) ¿Por que?

8. ¿Que piensa de la seguridad en el manejo de la información proporcionada por el sistema que utiliza? Nula ( ) Riesgosa ( ) Satisfactoria ( ) Excelente ( ) Lo desconoce ( ) ¿Por que?

9. ¿Existen fallas de exactitud en los procesos de información? ¿Cuáles?

10. ¿Cómo utiliza los reportes que se le proporcionan?

11. ¿Cuáles no Utiliza?

12. De aquellos que no utiliza ¿por que razón los recibe?

13. ¿Que sugerencias presenta en cuanto a la eliminación de reportes modificación, fusión, división de reporte?

14. ¿Se cuenta con un manual de usuario por Sistema? SI ( ) NO ( ) 15. ¿Es claro y objetivo el manual del usuario? SI ( ) NO ( ) 16. ¿Que opinión tiene el manual?

NOTA: Pida el manual del usuario para evaluarlo.

17. ¿Quién interviene de su departamento en el diseño de sistemas?

18. ¿Que sistemas desearía que se incluyeran?

19. Observaciones:

CONTROLES Los datos son uno de los recursos más valiosos de las organizaciones y, aunque son intangibles, necesitan ser controlados y auditados con el mismo cuidado que los demás inventarios de la organización, por lo cual se debe tener presente: a) La responsabilidad de los datos es compartida conjuntamente por alguna función determinada y el departamento de cómputo. b) Un problema de dependencia que se debe considerar es el que se origina por la duplicidad de los datos y consiste en poder determinar los propietarios o usuarios posibles(principalmente en el caso de redes y banco de datos) y la responsabilidad de su actualización y consistencia. c) Los datos deberán tener una clasificación estándar y un mecanismo de identificación que permita detectar duplicidad y redundancia dentro de una aplicación y de todas las aplicaciones en general. d) Se deben relacionar los elementos de los datos con las bases de datos donde están almacenados, así como los reportes y grupos de procesos donde son generados.

CONTROL DE LOS DATOS FUENTE Y MANEJO CIFRAS DE CONTROL La mayoría de los Delitos por computadora son cometidos por modificaciones de datos fuente al: *8 Suprimir u omitir datos. *9 Adicionar Datos. *10 Alterar datos. *11 Duplicar procesos.

Esto es de suma importancia en caso de equipos de cómputo que cuentan con sistemas en línea, en los que los usuarios son los responsables de la captura y modificación de la información al tener un adecuado control con señalamiento de 35

responsables de los datos(uno de los usuarios debe ser el único responsable de determinado dato), con claves de acceso de acuerdo a niveles.

El primer nivel es el que puede hacer únicamente consultas. El segundo nivel es aquel que puede hacer captura, modificaciones y consultas y el tercer nivel es el que solo puede hacer todos lo anterior y además puede realizar bajas.

NOTA: Debido a que se denomina de diferentes formas la actividad de transcribir la información del dato fuente a la computadora, en el presente trabajo se le denominará captura o captación considerándola como sinónimo de digitalizar (capturista, digitalizadora).

Lo primero que se debe evaluar es la entrada de la información y que se tengan las cifras de control necesarias para determinar la veracidad de la información, para lo cual se puede utilizar el siguiente cuestionario: 1. Indique el porcentaje de datos que se reciben en el área de captación 2. Indique el contenido de la orden de trabajo que se recibe en el área de captación de datos: Número de folio ( ) Número(s) de formato(s) ( ) Fecha y hora de Nombre, Depto. ( ) Recepción ( ) Usuario ( ) Nombre del documento ( ) Nombre responsable ( ) Volumen aproximado Clave de cargo de registro ( ) (Número de cuenta) ( ) Número de registros ( ) Fecha y hora de entrega de Clave del capturista ( ) documentos y registros captados ( ) Fecha estimada de entrega ( ) 3. Indique cuál(es) control(es) interno(s) existe(n) en el área de captación de datos: Firmas de autorización ( ) Recepción de trabajos ( ) Control de trabajos atrasados ( ) Revisión del documento ( ) Avance de trabajos ( ) fuente(legibilidad, verificación de datos completos, etc.) ( ) Prioridades de captación ( ) Errores por trabajo ( ) Producción de trabajo ( ) Corrección de errores ( ) Producción de cada operador ( ) Entrega de trabajos ( ) Verificación de cifras Costo Mensual por trabajo ( ) de control de entrada con las de salida. ( ) 4. ¿Existe un programa de trabajo de captación de datos? a) ¿Se elabora ese programa para cada turno? Diariamente ( ) Semanalmente ( ) Mensualmente ( ) b) La elaboración del programa de trabajos se hace: Internamente ( ) Se les señalan a los usuarios las prioridades ( ) c) ¿Que acción(es) se toma(n) si el trabajo programado no se recibe a tiempo?

5. ¿Quién controla las entradas de documentos fuente?

6. ¿En que forma las controla?

7. ¿Que cifras de control se obtienen? Sistema Cifras que se Observaciones Obtienen 8. ¿Que documento de entrada se tienen? Sistemas Documentos Depto. que periodicidad Observaciones proporciona el documento 9. ¿Se anota que persona recibe la información y su volumen? SI NO 10. ¿Se anota a que capturista se entrega la información, el volumen y la hora?

SI NO 11. ¿Se verifica la cantidad de la información recibida para su captura? SI NO 12. ¿Se revisan las cifras de control antes de enviarlas a captura? SI NO 13. ¿Para aquellos procesos que no traigan cifras de control se ha establecido criterios a fin de asegurar que la información es completa y valida? SI NO

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14. ¿Existe un procedimiento escrito que indique como tratar la información inválida (sin firma ilegible, no corresponden las cifras de control)?

15. En caso de resguardo de información de entrada en sistemas, ¿Se custodian en un lugar seguro?

16. Si se queda en el departamento de sistemas, ¿Por cuanto tiempo se guarda?

17. ¿Existe un registro de anomalías en la información debido a mala codificación?

18. ¿Existe una relación completa de distribución de listados, en la cual se indiquen personas, secuencia y sistemas a los que pertenecen?

19. ¿Se verifica que las cifras de las validaciones concuerden con los documentos de entrada?

20. ¿Se hace una relación de cuando y a quién fueron distribuidos los listados? ____________________________________________________________ 21. ¿Se controlan separadamente los documentos confidenciales? ____________________________________________________________ 22. ¿Se aprovecha adecuadamente el papel de los listados inservibles? ____________________________________________________________ 23. ¿Existe un registro de los documentos que entran a capturar? _____________________________________________________ 24. ¿Se hace un reporte diario, semanal o mensual de captura? ____________________________________________________________ 25. ¿Se hace un reporte diario, semanal o mensual de anomalías en la información de entrada?

26. ¿Se lleva un control de la producción por persona?

27. ¿Quién revisa este control?

28. ¿Existen instrucciones escritas para capturar cada aplicación o, en su defecto existe una relación de programas?

CONTROL DE OPERACIÓN La eficiencia y el costo de la operación de un sistema de cómputo se ven fuertemente afectados por la calidad e integridad de la documentación requerida para el proceso en la computadora.

El objetivo del presente ejemplo de cuestionario es señalar los procedimientos e instructivos formales de operación, analizar su estandarización y evaluar el cumplimiento de los mismos.

1. ¿Existen procedimientos formales para la operación del sistema de computo? SI ( ) NO ( ) 2. ¿Están actualizados los procedimientos? SI ( ) NO ( ) 3. Indique la periodicidad de la actualización de los procedimientos: Semestral ( ) Anual ( ) Cada vez que haya cambio de equipo ( ) 4. Indique el contenido de los instructivos de operación para cada aplicación: Identificación del sistema ( ) Identificación del programa ( ) Periodicidad y duración de la corrida ( ) Especificación de formas especiales ( ) Especificación de cintas de impresoras ( ) Etiquetas de archivos de salida, nombre, ( ) archivo lógico, y fechas de creación y expiración Instructivo sobre 37

materiales de entrada y salida ( ) Altos programados y la acciones requeridas ( ) Instructivos específicos a los operadores en caso de falla del equipo ( ) Instructivos de reinicio ( ) Procedimientos de recuperación para proceso de gran duración o criterios ( ) Identificación de todos los dispositivos de la máquina a ser usados ( ) Especificaciones de resultados (cifras de control, registros de salida por archivo, etc. ) ( ) 5. ¿Existen órdenes de proceso para cada corrida en la computadora (incluyendo pruebas, compilaciones y producción)? SI ( ) NO ( ) 6. ¿Son suficientemente claras para los operadores estas órdenes? SI ( ) NO ( ) 7. ¿Existe una estandarización de las ordenes de proceso? SI ( ) NO ( ) 8. ¿Existe un control que asegure la justificación de los procesos en el computador? (Que los procesos que se están autorizados y tengan una razón de ser procesados. SI ( ) NO ( ) 9. ¿Cómo programan los operadores los trabajos dentro del departamento de cómputo? Primero que entra, primero que sale ( ) se respetan las prioridades, ( ) Otra (especifique) ( ) 10. ¿Los retrasos o incumplimiento con el programa de operación diaria, se revisa y analiza? SI ( ) NO ( ) 11. ¿Quién revisa este reporte en su caso?

12. Analice la eficiencia con que se ejecutan los trabajos dentro del departamento de cómputo, tomando en cuenta equipo y operador, a través de inspección visual, y describa sus observaciones.

13. ¿Existen procedimientos escritos para la recuperación del sistema en caso de falla?

14. ¿Cómo se actúa en caso de errores?

15. ¿Existen instrucciones especificas para cada proceso, con las indicaciones pertinentes?

16. ¿Se tienen procedimientos específicos que indiquen al operador que hacer cuando un programa interrumpe su ejecución u otras dificultades en proceso?

17. ¿Puede el operador modificar los datos de entrada?

18. ¿Se prohibe a analistas y programadores la operación del sistema que programo o analizo?

19. ¿Se prohibe al operador modificar información de archivos o bibliotecas de programas?

20. ¿El operador realiza funciones de mantenimiento diario en dispositivos que así lo requieran?

21. ¿Las intervenciones de los operadores: Son muy numerosas? SI ( ) NO ( ) Se limitan los mensajes esenciales? SI ( ) NO ( ) Otras (especifique) _____________________________________________ 22. ¿Se tiene un control adecuado sobre los sistemas y programas que están en operación? SI ( ) NO ( ) 23. ¿Cómo controlan los trabajos dentro del departamento de cómputo?

24. ¿Se rota al personal de control de información con los operadores procurando un entrenamiento cruzado y evitando la manipulación fraudulenta de datos? SI ( ) NO ( )

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25. ¿Cuentan los operadores con una bitácora para mantener registros de cualquier evento y acción tomada por ellos? Si ( ) por máquina ( ) escrita manualmente ( ) NO ( ) 26. Verificar que exista un registro de funcionamiento que muestre el tiempo de paros y mantenimiento o instalaciones de software.

27.¿Existen procedimientos para evitar las corridas de programas no autorizados?

SI ( ) NO ( ) 28. ¿Existe un plan definido para el cambio de turno de operaciones que evite el descontrol y discontinuidad de la operación.

29. Verificar que sea razonable el plan para coordinar el cambio de turno.

30. ¿Se hacen inspecciones periódicas de muestreo? SI ( ) NO ( ) 31. Enuncie los procedimientos mencionados en el inciso anterior: 32. ¿Se permite a los operadores el acceso a los diagramas de flujo, programas fuente, etc. fuera del departamento de cómputo? SI ( ) NO ( ) 33. ¿Se controla estrictamente el acceso a la documentación de programas o de aplicaciones rutinarias? SI ( ) NO ( ) ¿Cómo? ________________________ 34. Verifique que los privilegios del operador se restrinjan a aquellos que le son asignados a la clasificación de seguridad de operador.

35. ¿Existen procedimientos formales que se deban observar antes de que sean aceptados en operación, sistemas nuevos o modificaciones a los mismos? SI ( ) NO ( ) 36. ¿Estos procedimientos incluyen corridas en paralelo de los sistemas modificados con las versiones anteriores? SI ( ) NO ( ) 37. ¿Durante cuanto tiempo?

38. ¿Que precauciones se toman durante el periodo de implantación?

39. ¿Quién da la aprobación formal cuando las corridas de prueba de un sistema modificado o nuevo están acordes con los instructivos de operación.

40. ¿Se catalogan los programas liberados para producción rutinaria? SI ( ) NO ( ) 41. Mencione que instructivos se proporcionan a las personas que intervienen en la operación rutinaria de un sistema.

42. Indique que tipo de controles tiene sobre los archivos magnéticos de los archivos de datos, que aseguren la utilización de los datos precisos en los procesos correspondientes.

43. ¿Existe un lugar para archivar las bitácoras del sistema del equipo de cómputo? SI ( ) NO ( ) 44. Indique como está organizado este archivo de bitácora. *12 Por fecha ( ) por fecha y hora ( ) por turno de operación ( ) Otros ( ) 45. ¿Cuál es la utilización sistemática de las bitácoras?

46. ¿Además de las mencionadas anteriormente, que otras funciones o áreas se encuentran en el departamento de cómputo actualmente?

47. Verifique que se lleve un registro de utilización del equipo diario, sistemas en línea y batch, de tal manera que se pueda medir la eficiencia del uso de equipo.

48. ¿Se tiene inventario actualizado de los equipos y terminales con su localización? SI ( ) NO ( ) 49. ¿Cómo se controlan los procesos en línea?

50. ¿Se tienen seguros sobre todos los equipos? SI ( ) NO ( ) 39

51. ¿Conque compañía? Solicitar pólizas de seguros y verificar tipo de seguro y montos.

52. ¿Cómo se controlan las llaves de acceso (Password)?.

CONTROLES DE SALIDA 1. ¿Se tienen copias de los archivos en otros locales?

2. ¿Dónde se encuentran esos locales?

3. ¿Que seguridad física se tiene en esos locales?

4. ¿Que confidencialidad se tiene en esos locales?

5. ¿Quién entrega los documentos de salida?

6. ¿En que forma se entregan?

7. ¿Que documentos?

8. ¿Que controles se tienen?

9. ¿Se tiene un responsable (usuario) de la información de cada sistema? ¿Cómo se atienden solicitudes de información a otros usuarios del mismo sistema?

10. ¿Se destruye la información utilizada, o bien que se hace con ella?

Destruye ( ) Vende ( ) Tira ( ) Otro _____________________________________

CONTROL DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTO MASIVO Los dispositivos de almacenamiento representan, para cualquier centro de cómputo, archivos extremadamente importantes cuya pérdida parcial o total podría tener repercusiones muy serias, no sólo en la unidad de informática, sino en la dependencia de la cual se presta servicio. Una dirección de informática bien administrada debe tener perfectamente protegidos estos dispositivos de almacenamiento, además de mantener registros sistemáticos de la utilización de estos archivos, de modo que servirán de base a registros sistemáticos de la utilización de estos archivos, de modo que sirvan de base a los programas de limpieza (borrado de información), principalmente en el caso de las cintas.

Además se deben tener perfectamente identificados los carretes para reducir la posibilidad de utilización errónea o destrucción de la información.

Un manejo adecuado de estos dispositivos permitirá una operación más eficiente y segura, mejorando además los tiempos de procesos.

CONTROL DE ALMACENAMIENTO MASIVO OBJETIVOS El objetivo de este cuestionario es evaluar la forma como se administran los dispositivos de almacenamiento básico de la dirección.

1. Los locales asignados a la cintoteca y discoteca tienen: Aire acondicionado ( ) Protección contra el fuego ( ) (señalar que tipo de protección) ______________ Cerradura especial ( ) Otra _________________________________________ 2. ¿Tienen la cintoteca y discoteca protección automática contra el fuego? SI ( ) NO ( ) (señalar de que tipo) _______________________________________ 3. ¿Que información mínima contiene el inventario de la cintoteca y la discoteca?

Número de serie o carrete ( ) Número o clave del usuario ( ) Número del archivo lógico ( ) Nombre del sistema que lo genera ( ) Fecha de expiración del archivo ( ) Fecha de expiración del archivo ( ) Número de volumen ( ) Otros

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4. ¿Se verifican con frecuencia la validez de los inventarios de los archivos magnéticos? SI ( ) NO ( ) 5. En caso de existir discrepancia entre las cintas o discos y su contenido, se resuelven y explican satisfactoriamente las discrepancias? SI ( ) NO ( ) 6. ¿Que tan frecuentes son estas discrepancias? _________________________ ______________________________________________________________ 7. ¿Se tienen procedimientos que permitan la reconstrucción de un archivo en cinta a disco, el cual fue inadvertidamente destruido? SI ( ) NO ( ) 8. ¿Se tienen identificados los archivos con información confidencial y se cuenta con claves de acceso? SI ( ) NO ( ) ¿Cómo? ___________________________ 9. ¿Existe un control estricto de las copias de estos archivos? SI ( ) NO ( ) 10. ¿Que medio se utiliza para almacenarlos? Mueble con cerradura ( ) Bóveda ( ) Otro(especifique) ________________________________________________ 11. Este almacén esta situado: En el mismo edificio del departamento ( ) En otro lugar ( ) ¿Cual? ________________________________________________ 12. ¿Se borran los archivos de los dispositivos de almacenamiento, cuando se desechan estos? SI ( ) NO ( ) 13. ¿Se certifica la destrucción o baja de los archivos defectuosos? SI ( ) NO ( ) 14. ¿Se registran como parte del inventario las nuevas cintas que recibe la biblioteca? SI ( ) NO ( ) 15 ¿Se tiene un responsable, por turno, de la cintoteca y discoteca? SI ( ) NO ( ) 16. ¿Se realizan auditorías periódicas a los medios de almacenamiento? SI ( ) NO () 17. ¿Que medidas se toman en el caso de extravío de algún dispositivo de almacenamiento?

18. ¿Se restringe el acceso a los lugares asignados para guardar los dispositivos de almacenamiento, al personal autorizado? SI ( ) NO ( ) 19. ¿Se tiene relación del personal autorizado para firmar la salida de archivos confidenciales? SI ( ) NO ( ) 20. ¿Existe un procedimiento para registrar los archivos que se prestan y la fecha en que se devolverán? SI ( ) NO ( ) 21. ¿Se lleva control sobre los archivos prestados por la instalación? SI ( ) NO ( ) 22. En caso de préstamo ¿Conque información se documentan? Nombre de la institución a quién se hace el préstamo. fecha de recepción ( ) fecha en que se debe devolver ( ) archivos que contiene ( ) formatos ( ) cifras de control ( ) código de grabación ( ) nombre del responsable que los presto ( ) otros 23. Indique qué procedimiento se sigue en el reemplazo de las cintas que contienen los archivos maestros: 24. ¿Se conserva la cinta maestra anterior hasta después de la nueva cinta? SI ( ) NO ( ) 25. ¿El cintotecario controla la cinta maestra anterior previendo su uso incorrecto o su eliminación prematura? SI ( ) NO ( ) 26. ¿La operación de reemplazo es controlada por el cintotecario? SI ( ) NO ( ) 27. ¿Se utiliza la política de conservación de archivos hijo-padre-abuelo? SI ( ) NO () 28. En los procesos que manejan archivos en línea, ¿Existen procedimientos para recuperar los archivos? SI ( ) NO ( ) 41

29. ¿Estos procedimientos los conocen los operadores? SI ( ) NO ( ) 30. ¿Con que periodicidad se revisan estos procedimientos? MENSUAL ( ) ANUAL ( ) SEMESTRAL ( ) OTRA ( ) 31. ¿Existe un responsable en caso de falla? SI ( ) NO ( ) 32. ¿Explique que políticas se siguen para la obtención de archivos de respaldo?

33. ¿Existe un procedimiento para el manejo de la información de la cintoteca? SI ( ) NO ( ) 34. ¿Lo conoce y lo sigue el cintotecario? SI ( ) NO ( ) 35. ¿Se distribuyen en forma periódica entre los jefes de sistemas y programación informes de archivos para que liberen los dispositivos de almacenamiento? SI ( ) NO ( ) ¿Con qué frecuencia?

CONTROL DE MANTENIMIENTO Como se sabe existen básicamente tres tipos de contrato de mantenimiento: El contrato de mantenimiento total que incluye el mantenimiento correctivo y preventivo, el cual a su vez puede dividirse en aquel que incluye las partes dentro del contrato y el que no incluye partes. El contrato que incluye refacciones es propiamente como un seguro, ya que en caso de descompostura el proveedor debe proporcionar las partes sin costo alguno. Este tipo de contrato es normalmente mas caro, pero se deja al proveedor la responsabilidad total del mantenimiento a excepción de daños por negligencia en la utilización del equipo.

(Este tipo de mantenimiento normalmente se emplea en equipos grandes).

El segundo tipo de mantenimiento es “por llamada”, en el cual en caso de descompostura se le llama al proveedor y éste cobra de acuerdo a una tarifa y al tiempo que se requiera para componerlo(casi todos los proveedores incluyen, en la cotización de compostura, el tiempo de traslado de su oficina a donde se encuentre el equipo y viceversa). Este tipo de mantenimiento no incluye refacciones.

El tercer tipo de mantenimiento es el que se conoce como “en banco”, y es aquel en el cual el cliente lleva a las oficinas del proveedor el equipo, y este hace una cotización de acuerdo con el tiempo necesario para su compostura mas las refacciones (este tipo de mantenimiento puede ser el adecuado para computadoras personales).

Al evaluar el mantenimiento se debe primero analizar cual de los tres tipos es el que más nos conviene y en segundo lugar pedir los contratos y revisar con detalles que las cláusulas estén perfectamente definidas en las cuales se elimine toda la subjetividad y con penalización en caso de incumplimiento, para evitar contratos que sean parciales.

Para poder exigirle el cumplimiento del contrato de debe tener un estricto control sobre las fallas, frecuencia, y el tiempo de reparación.

Para evaluar el control que se tiene sobre el mantenimiento y las fallas se pueden utilizar los siguientes cuestionarios: 1. Especifique el tipo de contrato de mantenimiento que se tiene (solicitar copia del contrato).

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2. ¿Existe un programa de mantenimiento preventivo para cada dispositivo del sistema de computo? SI ( ) NO ( ) 3. ¿Se lleva a cabo tal programa? SI ( ) NO ( ) 4. ¿Existen tiempos de respuesta y de compostura estipulados en los contratos?

SI ( ) NO ( ) 5. Si los tiempos de reparación son superiores a los estipulados en el contrato, ¿Qué acciones correctivas se toman para ajustarlos a lo convenido? SI ( ) NO () 6. Solicite el plan de mantenimiento preventivo que debe ser proporcionado por el proveedor. SI ( ) NO ( ) ¿Cual?

8. ¿Cómo se notifican las fallas?

9. ¿Cómo se les da seguimiento?

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GLOSARIO: NAGAs (Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas); SAS (Declaraciones sobre Normas de Auditoría; NIAs (Normas Internacionales de Auditoría) NAGU (Normas de Auditoría Gubernamental); NICs (Normas Internacionales de Contabilidad) FASB (Normas de Contabilidad Financiera) relacionados con la obtención de evidencia y preparación de papeles de trabajo de auditoría.

WEBGRAFÍA 1.

2.

3.

4.

5.

http://www.monografias.com/trabajos12/condeau/condeau.shtml#PASOS http://atenea.unicauca.edu.co/~gcuellar/normas.htm http://www.cge.gob.bo/PortalCGR/uploads/Tecproaud.pdf http://www.monografias.com/trabajos/maudisist/maudisist3.shtml

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