Contenido Antecedentes ..................................................................................................... 2 Fundamentos teóricos ........................................................................................ 4 Microsoft Project ............................................................................................. 4 Microsoft Visio ................................................................................................. 4 Aplicación en un caso práctico ........................................................................... 6 Problema......................................................................................................... 6 Políticas de la empresa para dar a un cliente crédito .................................. 6 Proceso de venta de la Empresa Autocofic Import S.A. .............................. 7 Solución 1 ....................................................................................................... 7 Solución 2 ....................................................................................................... 7 Solución 3 ....................................................................................................... 8 Solución al Caso Propuesto: ............................................................................ 15 Bibliografía ....................................................................................................... 15
Elaborado por Evelyn Cofre y Johnny Páez
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Solución: Plan de Cobranzas Quito
Antecedentes El presente trabajo tiene por objetivo implementar una herramienta informática en una empresa con un numero de RUC, para poder informar y ayudar en el trabajo diario de la compañía. La empresa escogida que nos ayudará en el desarrollo de este trabajo es: Autocofic Import S.A.
Autocofic Import S.A.
Ubicación
Actividad económica
•Fundada en el año 2004 •Con el número de RUC 1791920104001
•Pascual de Andagoya OE3-33 y Versalles
•Comercialización y Distribución de repuestos para vehículos
Autocofic Import S.A. empresa dedicada a la comercialización de empaques y piezas de motor fue fundada a inicios del año 2004. La empresa tuvo un direccionamiento al trabajar dentro de un nicho de mercado que es esencialmente las partes del motor. Están ubicados en la ciudad de Quito, contando con centros de distribución en todo el Ecuador, las principales provincias donde hay un mayor porcentaje de ventas en Quito, Guayaquil y Santo Domingo. La empresa cuenta con 11 empleados, los cuales ocupan un cargo el cual se mostrara en el siguiente gráfico:
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Al momento importan desde varios lugares del mundo como: China, Japón, Estados Unidos, Colombia, Argentina y muchos lugares más. Teniendo en su inventario reconocidas marcas para satisfacer a sus clientes con artículos de buena calidad. Convirtiéndose en una empresa líder en el mercado, ya que abarcan un 75% del nicho de mercado en el país. Con su producto estrella “Guías LAGZ”. Lo que ha hecho que atiendan a mas de 700 clientes a nivel nacional.
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Fundamentos teóricos La herramienta que se utilizó en el desarrollo de este proyecto es “PROJECT”, pero también se utilizó otras herramientas que sirvieron como complemento las cuales fueron Microsoft Visio y Issuu.
Microsoft Project Es una herramienta informática que simplifica la administración de cartera de proyectos y recursos con Microsoft Project & Portfolio Management (PPM). Las herramientas de planificación integrada ayudan a realizar un seguimiento de los proyectos y a mantener una organización.
Microsoft PPM te ayuda a empezar rápidamente y a ejecutar proyectos fácilmente. Las plantillas integradas, las conocidas herramientas de programación y el acceso desde varios dispositivos ayudan a los jefes de proyecto y a los equipos a mantener su productividad.
Microsoft Visio Es una herramienta dedicada a la creación de vectores, los cuales se utilizan para crear diferentes tipos de trabajo
Por ejemplo se puede crear diagramas de flujo, diagramas de ingeniería o mapas y planos d una planta.
Visio facilita la creación de diagramas y permite trabajar de forma visual. (Microsoft)
El programa Microsoft Visio se lo utilizo para realizar graficas sobre el proceso de venta de la empresa Autocofic Import S.A. También para visualizar la estructura organizacional de la empresa.
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(Microsoft)
Microsoft Visio
Es una herramienta dedicada a la creación de vectores, los cules se utilizan para crear diferentes tipos de trabajo
Por ejemplo se puede crear diagramas de flujo, diagramas de ingeniería o mapas y planos d una planta.
Visio facilita la creación de diagramas y permite trabajar de forma visual
El programa Microsoft Visio se lo utilizo para realizar graficas sobre el proceso de venta de la empresa Autocofic Import S.A. También para visualizar la estructura organizacional de la empresa.
(Eduarea Herramientas)
El material subido al sitio se ve en un navegador de Internet y está hecho para parecerse a una publicación impreso
Con un formato que permite la visualización de dos páginas a la vez y una vuelta a la página animada
Es un servicio en línea que permite ver material digitalizado electrónicamente, como libro, portafolios
ISSUU
Es una aplicación gratuita y los usuarios pueden subir documentos en formato .pdf, .doc, entre otros.
Tiene un límite de 100MB o 500 páginas como máximo archivo.
Issuu en el presente trabajo se utilizó para visualizar un libro electrónico de todo el proyecto en Internet
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Aplicación en un caso práctico Problema
Los integrantes del grupo hablaron con el Gerente de plan de cobros a clientes, en lo que se notó que existía un problema, pues este “Plan de cobranzas”
No cumple con los resultados deseados, porque no existe una coordinación y asignación de funciones de manera correcta.
Un nuevo cliente viene a pedir crédito, con una compra de 500 dólares el cual se le concede a 15 días plazo para ser pagado
Y con ayuda de la herramienta “Project" se realizara un plan de actividades el cual ayude a la empresa para desarrollar mejor su cobro de cartera
Con ello los participantes del proyecto trabajamos en un plan de cobros con un ejemplo, el cual se describe:
Políticas de la empresa para dar a un cliente crédito El monto del pedido hace que la empresa le de crédito a diferentes plazos: MONTO EN DÓLARES
PLAZO EN DÍAS
500
A 30 DÍAS
+500
30 o 60 DÍAS
+1000
30-60-90 DÍAS
+2000
30-60-90-120 DÍAS
El problema se centra en que no existe una buena designación de funciones, dentro del área de ventas en Quito existen 4 personas, el jefe de ventas y los 3 vendedores, son ellos quien tienen el cargo de vender pero al mismo tiempo de cobrar a sus clientes, y es aquí donde se centra el dilema Porque solo los vendedores quieren vender y no llevan un correcto manejo de cobranzas, se le olvida y por ende no cobran. A lo que siempre tiene que estar pendiente el gerente, el cual no cumple esta función.
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Proceso de venta de la Empresa Autocofic Import S.A.
Solución 1
Establece un manejo de hojas de cálculo, para crear una base de datos de los clientes que ayude a la empresa ha saber el monto que adeudan y la fecha de pago de sus deudas, para de esta forma poder facilitar el trabajo de los vendedores y avisarles las fechas en las que ellos tienen que efectuar los cobros a sus respectivos clientes. Solución 2
Motivar a los trabajadores con comisiones de acuerdo al número de ventas que realicen, siempre y cuando realicen los cobros de estas ventas antes de que expire la fecha de pago de este moro ellos estarán más atentos a las fechas de cobro mejorando así su rendimiento.
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Solución 3
Propuesta de mejoramiento del Plan de Cobros con la utilización de Porject, en la cual se les propone primeramente que un vendedor tome funciones para que cobre a los clientes, Pues los otros vendedores le darán las facturas que tienen que cobrar, con datos del monto y el plazo que fue dado. Con esto él llevara un registro y un buen manejo de las cuentas que deberán ser cobradas. Favoreciendo al manejo de cartera y designando funciones. La propuesta sería como se refleja en el siguiente gráfico:
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Ejemplo de plan de cobranzas, con un monto de 400 dólares y un plazo de 15 días. Diagrama Gantt Aquí se describe las diferentes actividades para que exista un buen manejo dentro del proceso de cobranzas, partiendo desde la acreditación o negación de créditos. Hasta el cobro de la venta.
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Tareas Críticas Los campos Tareas críticas indican si una tarea o la tarea de una asignación posee un margen de retraso en la programación o si se encuentra en la ruta crítica. El campo Tareas críticas contiene el valor Sí cuando la tarea es crítica y No cuando la tarea no es crítica. Aquellas actividades que se encuentran en amarillo son las actividades críticas, es decir aquellas que no podemos retrasar.
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Diagrama de Gantt de seguimiento Es un diagrama de Gantt que realiza un seguimiento de servicios según el resultado. El diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontal que a menudo se utiliza en la gestión de proyectos que ayuda a planificar, coordinar y seguir actividades específicas en un proyecto. La longitud de estas barras horizontales refleja la duración real y esperada del artefacto del plan de servicios asociado a la barra.
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Diagrama de Recursos Permiten asignar recursos a las tareas y los planes del proyecto. El Project Manager es consciente de la diversidad de los recursos, un hecho que dificulta su
administración.
Precisamente
debido
a
esta
complejidad
resulta
indispensable el poder apoyarse en una herramienta confiable, como es este tipo de gráfico. Los recursos pueden ser personas, materiales, equipos o incluso las cantidades de presupuesto y todos ellos han de registrarse en el diagrama para poder ejercer el control adecuado sobre su evolución, distribución y consumo. Gantt indicará los recursos que se han asignado a cada tarea una información que puede completarse con datos como:
Tipo de recursos de que se trata: equipos, personas, materiales, herramientas... es necesario concretar durante cuánto tiempo son requeridos en cada tarea. Para hacer esta indicación suele resultar muy útil introducir la información en forma de porcentaje.
Cantidad necesaria (si procede): en el caso de recursos materiales, es conveniente especificar la cantidad necesaria para la tarea.
Coste asociado a cada recurso: esta información puede darse expresando el total, el precio por unidad (en el caso de los materiales) o el precio por hora (en el caso de las personas).
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Tasa de consumo en el caso de los recursos materiales: puede suceder que algunos recursos tengan un coste fijo, aunque hay que tener en cuenta que, para otros el precio total dependerá de la duración de la tarea.
Nombre de las personas: cuando se asocian recursos humanos a una tarea, además de su nombre hace falta incluir datos e identificación como el teléfono o email, que permitan mejorar las comunicaciones y la interacción con ellos, gracias a una mayor agilidad en su localización.
Hoja de recursos
En este proyecto asignamos los recursos necesarios a cada actividad del plan de cobranzas, dándole uno o varios recursos a las diferentes tareas.
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Asignación de Recursos
Estadísticas
Con la utilización de Microsoft Project, pudimos obtener de forma muy sencilla y rápida, las estadísticas del proyecto. Para visualizar las estadísticas de un proyecto, se selecciona el menú Proyecto, la opción Información de proyecto y en la ventana que se abre selecciona Estadísticas.
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Solución al Caso Propuesto: El presente proyecto se ha utilizado como una herramienta que ayudaría a la empresa “Autocofic Import S.A.”. De tal forma que les propone primeramente que un vendedor tome funciones para que cobre a los clientes. Pues los otros vendedores le darán las facturas que tienen que cobrar, con datos del monto y el plazo que fue dado. Con esto él llevara un registro y un buen manejo de las cuentas que deberán ser cobradas. Favoreciendo al manejo de cartera y designando funciones. Con ayuda de la herramienta Microsoft Project, Esto le ayudará a ganar una ventaja competitiva frente a otros negocios con el mismo giro del negocio y seguir creciendo con un método de innovación; gracias la tecnología y cada herramienta a ser utilizada.
Bibliografía Eduarea Herramientas. (s.f.). Recuperado el 14 de 07 de 2017, de https://eduarea.wordpress.com/2013/01/08/issuu-un-servicio-en-lineaque-permite-la-visualizacion-de-material-digitalizado/ Microsoft. (s.f.). Recuperado el 14 de 07 de 2017, de https://products.office.com/es-mx/visio/microsoft-visio-top-featuresdiagram-software Sistemas Expertos. (2017). Microsoft Project Professional. Project Managment Institute.
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