EVENTOS
3 A pesquisa sobre o Mercado de eventos no Brasil, encomendada pelo Instituto Alatur e MPI Brazil foi realizada em sua 5ª edição pelo Instituto de Pesquisa Ivani Rossi Conhecimento Aplicado a Negócios, durante os meses de junho e julho de 2012. Nesta edição além de traçar um comparativo entre as tendências globais encontradas no estudo Future Watch realizado pela matriz global da MPI e as tendências do mercado nacional, buscamos identificar outros pontos comuns e o comportamento do setor de eventos no Brasil.
Sobre o Instituto Alatur O braço institucional do Grupo Alatur, o Instituto Alatur tem a missão de estimular o desenvolvimento de conteúdo e difundir as melhores práticas do mundo, onde quer que elas estejam, para contribuir com o crescimento sustentável das atividades relacionadas às viagens, eventos e mobilidade corporativa no seu sentido mais amplo. O Instituto Alatur foi desenvolvido para disseminar, cada vez mais, as informações sobre o setor. Por isso, dentre suas atividades estão:
Sobre a MPI
Geração e difusão de pesquisas de mercado e estatísticas do setor; Promoção e intercâmbio de melhores práticas; Desenvolver e promover conteúdo através de publicações como livros e periódicos; Integrar gestores de viagens e eventos, por meio de programas de debates, fóruns, atividades de conteúdo e iniciativas de apoio ao desenvolvimento sustentável; Abertura para iniciativas e projetos relevantes do mercado
MPI (Meeting Professionals International) é a maior e mais vibrante comunidade global no setor de eventos, tem o compromisso de promover conexões entre os associados para a troca de conhecimentos e ideias, estabelecimento de relações comerciais e clara compreensão do mercado. MPI conta com mais de 24.000 sócios, com 71 capítulos e clubes ao redor do mundo. MPI Brazil Chapter é entidade legalmente constituída no Brasil desde novembro de 2007, com sede em São Paulo. Para informações detalhadas, visite www. mpiweb.org e www.mpibr.org.
Sobre Ivani Rossi Conhecimento Aplicado a Negócios Mais de 25 anos de experiência Grande conhecimento do mercado Brasileiro Sócia da ex-InterScience Informação e Tecnologia Aplicada
Realizou mais de 1700 projetos qualitativos e quantitativos Em praticamente todos os segmentos de negócios (serviços, consumo, B2B, varejo, financeiro, serviços, imobiliário)
4
5
Perfil da amostra
5%
Objetivos
Segmento 59%
A pesquisa sobre o Mercado de Eventos Corporativos objetiva atualizar as principais informações desse segmento de mercado sobre:
22%
Administrativo
20%
6%
Serviços Comércio
Tendências
Indústria
Funcionamento, tendências (eventos verdes, eventos híbridos, uso da metodologia ROI)
Compras
No. de funcionários
Compreender quais os tipos de eventos por setor,
Até 500
Identificar o principal evento de cada empresa
Área
7%
Identificar orçamentos destinados a atividade (tamanho do budget de eventos).
11%
+500 -1000
26%
RH
Experiência 67%
21%
+1000
Metodologia
Base: 82/48/18/16 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
57%
Comunicação
43% Metodologia:
Amostra: 82 casos
Entrevistado
Marketing
49% Responsável por eventos específicos Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
EVENTOS
51% Responsável por todos os eventos da empresa
Dados Técnicos
Dados Técnicos
Gestores , RH , Marketing, Vendas( ou seja,responsáveis por definir as políticas de eventos da empresa) das empresas pertencentes ao grupo das 1.000 Maiores e Melhores Empresas da Revista Exame.
57%
Menos de 5 anos
Universo:
Mais de 5 anos
Quantitativa.
Panorama geral do mercado de eventos e perspectivas
7
Future Watch Aumento do numero de eventos Incremento do SMM para tornar os eventos mais mensuráveis Eventos customizados, com definição de Standards, expectativas, orçamento e pesquisa para avaliar o sucesso
Mudanças futuras: grandes, médios e pequenos eventos
Eventos cada vez mais adequados aos objetivos da empresa Grandes eventos são importantes As mudanças identificadas na pesquisa do Future Watch em 2011, encontram eco nos responsáveis pelos eventos das empresas no Brasil. Aqui há forte percepção das mudanças que já ocorreram e que devem acontecer nos próximos anos neste mercado. As maiores mudanças que virão, dizem respeito aos eventos de grande porte, mais do que nos eventos de médio e pequeno portes.
Basicamente o que está ou estará mudando, na visão dos responsáveis pelos eventos das empresas:
Eventos verdes Maior envolvimento com participantes ROI sendo implementado
Serão mais dirigidos a públicos específicos Serão mais interativos, com troca de opiniões Haverá mais uso de tecnologia avançada Serão eventos mais dinâmicos
Foco no perfil da audiência Fornecedores trabalhando juntos Uso da tecnologia de ponta demandado por palestrantes e audiência Apps essenciais Uso de mídia social nos eventos Orçamentos cada vez mais enxutos Muitos eventos presenciais transferidos para tele presença
Tendências Em geral | Tecnologia | Avaliação da eficácia de um evento
Crescimento dos eventos verdes, dos eventos de relacionamento, dos eventos virtuais, grandes eventos
Fornecedores que resolvem as necessidades de saving dos clientes
Aumentar o número de agências especializadas por tipo de complexidade de evento
Necessidade de parceria entre todos os envolvidos num evento. Uso de mídias sociais para avaliar retorno do investimento
Maior presença de empresas com posicionamento full service, e neste caso, a entrada de empresas estrangeiras
Aumento da frequência de avaliação
Busca por qualidade no atendimento
Uso de ferramentas mais eficazes e amigáveis para o ROI.
EVENTOS
Brasil Sim Ainda não há uma forte preocupação
Incipiente Sim Sim Sim Incipiente Ainda não há essa forte preocupação Em crescimento Não Forte Em crescimento Em crescimento Sim Alguns
Sumario
Sumario
6
Sumario
9
Sumario
8
As inovações tecnológicas são esperadas, e o uso de todos os instrumentos da era da informática devem ser usados na complementação de um evento (mídias sociais, apps, etc).
A Experiência com Eventos
A escolha de um fornecedor de eventos deve atender aos seguintes critérios: Devem ser pró-ativos, experientes e com metodologia de trabalho Devem conhecer o segmento de negócios do cliente para fazer recomendações pertinentes Os fornecedores escolhidos oferecem toda tecnologia esperada.
Tipos de eventos em 2012 | Budget e tempo de planejamento | ROI
As empresas pesquisadas declaram ter um planejamento, em média, para 58 eventos, que vão desde congressos, stands, confraternizações até os chamados stand alone meetings.
O principal evento do ano é também o maior em porte e budget: stands em feira/ congressos/convenções (dependendo do segmento de negócio).
O que o contratante de eventos espera dos seus fornecedores/ organizadores de eventos: Especialização para oferecer melhores serviços
Cerca de 38% do budget é alocado ao maior evento.
Investir mais em profissionais qualificados
Gastam em média, 4 meses para a realização deste tipo de evento.
Detalhar mais o andamento do evento
Para 2013, a expectativa é de incremento no budget será em 12%.
Cumprir o que foi acordado na contratação do serviços
Os eventos deverão ser tanto para público interno (funcionários e terceirizados) como para o público externo (clientes, consumidores, distribuidores).
Prontidão para resolver problemas Negociar custos de espaços e taxas
Por outro lado, os budgets estão cada vez mais enxutos e os prazos para execução tendem a também a serem menores. Numa empresa, cerca de 38% do orçamento de eventos é destinado ao maior evento do ano. Ainda incipiente é a percepção que diferentes fornecedores deveriam trabalhar de forma integrada.
EVENTOS
Ter conhecimento sobre o negócio do cliente Customizar eventos
11
Mudança nos eventos Mudou / vai mudar Em geral nos ultimos anos e próximos
98% Perspectiva Futura dos Eventos
Não mudou / não vai mudar
86%
Grande porte
52%
Médio e pequeno porte
Mudança nos eventos de Grande Porte nos próximos 5 anos (86% concorda com mudança)
2%
Indicações: Indústria: eventos mais personalizados Comércio: abordagens mais dinâmicas Serviços: maior uso da tecnologia
14%
uso de tecnologia / 24% Maior apresentações mais modernas 20% Os eventos tornam-se mais personalizados
48%
Base: 82 Fonte: Total da amostra
6% Um retorno maior dos eventos 8% Aumento de profissionais qualificados/profissiopnalização 16% As abordagens serão mais dinâmicas
O que vem mudando em geral nos Eventos (principais menções)
Os eventos tem sido direcionados a públicos especifícos
34% Os eventos são mais interativos, com mais troca de opinião
23% Uso de tecnologia avançada
22%
Indicações: Indústria: eventos mais direcionados a públicos específicos, mais interativos e com profissionais especializados Comércio: uso de tecnologia avançada e eventos mais dinâmicos
Mudança nos eventos de Médio e Pequeno Porte nos próximos 5 anos (52% concorda com mudança)
Eventos mais focados / Palestras mais dinâmicas / Profissionais especializados
11%
Maior interação com os clientes / Eventos mais direcionados determinados públicos
11%
Maior visão tecnológica
11%
Aprimoramento sofisticado nos eventos
Os eventos estão mais práticos/ dinâmicos
15%
Conseguiram atingir as metas da empresa
EVENTOS
6%
Base: 43 Fonte: Total que concorda que vai haver mudanças no mercado de eventos de médio e pequeno portes nos próximos 5 anos (menções) . Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
Atrativos para conseguir atingir o público do evento
15%
7%
Base: : 80 Fonte: Total que concorda que houveram mudanças no mercado de eventos (menções) Obs: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
Perspectiva Futura dos Eventos
10
13
39% 43% 50% 52% 54% 60% 63% 66%
O mercado de eventos no Brasil Eventos verdes Eventos de relacionamento Eventos virtuais/vídeo conferência para as questões táticas/operacionais das empresas Grandes eventos Eventos virtuais/vídeo conferencia Mesclar eventos face to face com eventos virtuais Eventos com presença física para a definição e expansão das estratégias da empresa
61% 57% 50% 48% 46% 40% 37% 34% 20% 17%
80% 83%
Os pequenos eventos Número de eventos não planejados
Tendência de uso de Tecnologia de eventos nos próximos 5 anos
Qualidade do atendimento de uma agência de serviços
37%
Tecnologia de ponta para o gerenciamento dos eventos
%
38
Fornecedores aptos a atenderem as necessidades de Saving dos Clientes
15% 85%
Demanda dos palestrantes e participantes pelo que tem de mais atual em tecnologia
O tempo de planejamento de um evento Aumentar
Tendências Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Tipo de empresa de eventos no Brasil nos próximos 5 anos Número de agências especializadas por tipo e complexidade de evento: por ex: convenções, etc.
Parceria entre todos os envolvidos num evento.
Foco de uma empresa de eventos nos próximos 5 anos Foco no perfil dos participantes
56%
Mídia social como suporte ao acesso de conteúdo e às discussões
44%
22%
32%
Empresas estrangeiras oferecendo Full Service para empresas do Brasil Aumentar
Diminuir
Perspectivas: Aumentar o número de agências especializadas por tipo de complexidade de evento Maior presença de empresas com posicionamento full service.
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
EVENTOS
29% Aumentar
Diminuir
Perspectivas: Foco no perfil dos participantes Uso da mídia social como suporte ao conteúdo.
Avaliação do ROI dos eventos no Brasil nos próximos 5 anos
Tecnologia vai ser o melhor instrumento para o Saving
Aumentar
50%
Diminuir
28%
p usadas ara avaliar o retorn sociais o do in Mídias 72% vestim ento 40% a avaliação da absorção do co 60% nteúd ncia d o pósFrequê evento s 41% is eficazes para medir o impac 5 9 % to dos a evento entas m s nos n Ferram egócio s eis para avali 5 ar o RO 2 % 48% trumentos amigáv I d e um ev s ento s de in Opçõe
Uso de mídias sociais para avaliar retorno do investimento
71
78%
54%
46%
50%
Fornecedores habilitados em produzir e dar suporte tecnológico aos eventos virtuais
59%
41%
Tecnologia padrão que previna os possíveis problemas durante um evento
68%
Perspectivas:
%
Número de empresas Full Service capacitadas a atender todos os tipos de eventos
34%
68%
66%
Demanda por aplicativos (apps) a serem usados nos eventos
Fornecedores que resolvem as necessidades de saving dos clientes
Crescimento dos eventos verdes, dos eventos de relacionamento, dos eventos virtuais, grandes eventos
57%
43%
Diminuir
Busca por qualidade no atendimento
Crescimento do mercado
63%
37%
Parceria entre os diferentes fornecedores envolvidos
Perspectivas: Perspectivas:
68%
32%
32%
Uso de Holograma (Eyeliner) nas reuniões Aumentar
Diminuir
Aumento da frequência de avaliação Uso de ferramentas mais eficazes e amigáveis para o ROI.
Perspectivas: Forte uso de tecnologia de ponta em todos os sentidos.
Tendências
Aumentar
54% 46%
Diminuir
Atendimento de uma agência de eventos nos próximos 5 anos
62%
Evolução do mercado de eventos no Brasil nos próximos 5 anos
63%
12
Não sabe
Com grande experiência no meu segmento de mercado
Eventos especiais
Com credibilidade no mercado de eventos
9%
Ter um atendimento que dê suporte de uma forma geral Ter preço acessível
Irá depender da demanda
18%
Atender as demandas e proporções de cada evento
Vantagens de agência Full Service
Obter saving na realização do evento
28% Agência Full Service
27% Conhecer os parâmetros e características do meu segmento de negócios
26% 23% 10% 6% 2% 2% 2%
Desenvolver efetivamente uma parceria e não ser apenas um prestador de serviços
Vantagens: Praticidade Saving Conhecimento do negócio do cliente Parceria
Desvantagens de agência Full Service
71%
63% Somente para os grandes eventos
sim
Tipo de evento
68%
64%
53%
Agilidade
36%
44%
Qualidade dos trabalhos
19%
Retorno financeiro agregado ao valor das pessoas Contar com a expertise da empresa para realizar o evento
24%
Proximidade e confiabilidade entre cliente e agência/ Sintonia Não ter mais a noção de custos das etapas intermediárias
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
EVENTOS
12%
10%
Renovação tecnológica/inovação Facilitar o acesso entre o contratante e o contratado
Praticidade de focar tudo em uma única empresa
6%
Para todos os eventos da empresa
não
Seminários/ simpósios/ congressos
Agilidade nos serviços prestados
10%
2%
18% Ficar dependente de apenas um fornecedor
12% Alto custo
4%
2%
4% Caso ocorra um Não sabe/ Nenhum problema, vai desencadear problemas em todo o evento
Intenção de contratar uma empresa full service, mas seria apenas para grandes eventos (convenções,seminários, etc.)
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Agência Full Service
19% 14% 7% 7% 7% 4% 3% 2%
não neste momento
Eventos institucionais
Com profissionais altamente qualificados/ Ter qualidade nos serviços oferecidos/ Profissionais qualificados
não sabe
Confraternização
32%
Com capacidade para atender desde o planejamento, criação, logística e avaliação pós eventos
Eventos de incentivos
61%
Lançamento de produtos e serviços
O conceito mencionado espontaneamente é claramente percebido em seu processo e espera-se que a mesma tenha profissionais altamente qualificados.
15
Intenção de contratar agência Full Service
Eventos de relacionamento (Festivais, shows, maratonas)
Conceito espontâneo de agência Full Service
Convenções
14
16
Conhecimento de agência Full Service
17
Eventos Planejados para 2012 45%
Baixo conhecimento de uma agência Full Service presente no mercado
até 20
30%
+20 a 50
Conhece alguma empresa Full Service?
13%
Outras (com 1%)
+ 50 a 100
12% Média: 58 diferentes eventos/ano
Agência Full Service
63%
58% Não conhece
42% Público externo
Público interno
Conhece empresa do mercado que poderia se Full Service? Outras (com 1%)
Não conhece
Indicações (além de confraternizações/ festas da empresa): Indústria: stand em feiras/exposições/ salões e eventos de incentivo Comércio: treinamentos/workshops, jantares, eventos de relacionamento
83%
Serviços: convenções, jantares, eventos de relacionamento/CRM, seminários, congressos e eventos exclusivos
79% 74% 73% 54% 51% 41% 41% 39% 35% 32% 24%
Confraternizações (festas da empresa/ final ano
Treinamentos/ workshops
Stand em feiras/ exposições/ salões
Convenções
Jantares/ café da manhã/ almoços
Eventos de incentivos
Reunião global da empresa/ de diretoria
Lançamento de produtos/ serviços Eventos de relacionamento/ CRM (festivais/ esportivos/ maratonas)
Seminários/ simpósios/ congressos
Eventos exclusivos (stand alone meeting)
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas Outras: Travel Idea, Banco de Eventos, Flytour, Alatur, MC Mesquita. MG Eventos, Fabrica de Eventos, Agir Eventos, Incentivare Base: 82/48/18/16 Fonte: Total de Empresas e dos segmentos
EVENTOS
Os Eventos da Empresa
37%
17%
de 100
Maior Evento de 2012
19
Budget 2012 Stand em feiras/ exposições/ salões
Indicações:
Valor declarado por 32 empresas:
R$ 20.598.000,00
Indústria: stand em feiras/exposições/ salões e eventos de incentivo
% alocado ao maior evento do ano =
Comércio: convenções
33%
Serviços: convenções, treinamentos/ workshops Reunião global da empresa/ de diretoria
Média: Indicação:
Eventos de incentivos
2% 2% 4%
Eventos de relacionamento/ CRM (festivais/ show/ esportivos/ maratonas)
6%
Os Eventos da Empresa
Lançamento de produtos/ serviços
21%
Serviços apresenta uma média maior
Confraternizações (festas da empresa/ final de ano)
R$ 1.080.000,00
Tempo mínimo para o planejamento de evento de Grande Porte
6% 11%
4 meses é o tempo médio para o planejamento de um evento de grande porte, no entanto observa-se uma tendência de encurtamento desse tempo. Convenções
65%
Treinamentos/ workshops
25% 10% 21% 8%
56% 33% 11% 49%
EVENTOS
12% Indústria: 14% Comércio: 17% Serviços: 13% Total:
Para o maior evento
71%
Base: 82 Fonte: Total de Empresas
Expectativa de aumento do budget em 2013:
R$ 643.700,00 o segmento
15%
Seminários/ simpósios/ congressos
38%
38% 13%
Total
Indústria
Comércio
Serviços
Até 1 mês
+ de 1 a 6 meses
+ de 6 meses
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
Os Eventos da Empresa
18
20
21
Fornecedores e a tecnologia Critério de escolha do fornecedor
5%
10% 24%
20% Dá preferência a fornecedores que tragam respostas e novas sugestões
71%
70%
12% 49%
A dificuldade é sintonizar todos os envolvidos usando a mesma tecnologia
28%
Concorda totalmente
17% 27%
61%
33%
Os Eventos da Empresa
40% Ter profissionais com conhecimento no meu segmento de negócios
46%
concorda em parte
23%
48%
14%
concorda totalmente
44%
37% 15%
discorda
Fornecedores mais pró-ativos, experientes e com metodologia de trabalho. Devem conhecer o segmento de negócios do cliente.
Dá preferência a fornecedores que padronizam os processos
Critérios para contratar Fornecedor de eventos
Concorda totalmente
55%
45% 45%
30% 15%
Concorda em parte
10%
Nem todas as empresas buscam um fornecedor especializado para obter savings. Pode ou não ser especializado por tipo de evento.
EVENTOS
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Discorda
20%
Concordam que há falta de fornecedores especialistas em grandes eventos. Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Discorda
73%
Há poucos especialistas em organizar grandes eventos
39%
Concorda em parte
Os fornecedores hoje estão aptos a sintonizar todos envolvidos com a mesma tecnologia e usam tecnologia de ponta.
Dá preferência a agências especializadas por tipo de evento
A experiência e qualificação do atendimento é um dos critérios de escolha
Nossa política é contratar um fornecedor especializado, para obter Saving
55%
Todos os eventos da minha empresa são normatizados, controlados e aferidos
12%
Há poucos fornecedores aptos a lidar com as inovações tecnológicas
Os Eventos da Empresa
Desejam fornecedores que trazem as novidades e respostas às demandas
7%
22
23
Uso do ROI para os eventos da empresa 34%
13%
52%
Total
29%
15%
56%
Indústria
39%
22%
Instituto Alatur
39%
Comércio
56%
44% Serviços Sim, em todos
Sim, somente nos maiores
Não usa
Base: 82/48/18/16 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
Participação do Depto de Compras na aprovação do evento
Os Eventos da Empresa
Indústria
56%
48% 44% 6%
33% 2%
11% 25%
31% 44% Depende Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
EVENTOS
Atividades: Lançamento dos livros (Eventos, uma alavanca de negócios; O valor estratégico dos eventos; Improvisação estratégica e Corporate Mobility; Realização do Fórum Alatur desde 2008; Realização do Fórum Latino Americano HRG;
Comércio
A área de Compras tem importância para praticamente metade das empresas pesquisadas.
O Instituto Alatur tem como missão estimular o desenvolvimento de conteúdos e difundir as melhores práticas do mundo, contribuindo com o crescimento sustentável das atividades relacionadas à mobilidade corporativa. Para isso, a entidade publica livros, financia pesquisas e realiza eventos que tratam sobre o setor, apontando as principais tendências do mercado.
Dá a palavra final
Não se envolve
Serviços Colabora em todos os evento
Apresentou os resultados de pesquisas (TMC Ideal, em 2009 e 2010 e O Processo Decisório em eventos: ambiente high tech ou high touch? Em 2008, 2009, 2010 e 2011); Realizou diversos encontros de negócios para debater temas como: Regionalização e globalização, Programa Estratégico de Gestão de Eventos, Fragmentação de Serviços, Expense Management e Mobilidade Corporativa.