Onde estão os principais desperdícios nas PME's by Revista EXAME

Onde estão os principais desperdícios nas PME’s e como cortar custos com inteligência Uma Abordagem de Valor Palestrante: Arnaldo Gomes da Rocha 19 de Abril de 2010

Uma Abordagem de Valor

As ferramentas para redução de custos e despesas são bem conhecidos, mas sabemos que um grande número de empresas tem dificuldade em atingir os resultados esperados com esse tipo de iniciativa: Típicas Alternativas de Redução de Custos •

Normalmente, as empresas se utilizam de poucas técnicas para aumentar sua rentabilidade, das quais se destacam: Redução do quadro de funcionários ou diminuição de benefícios Terceirização de atividades de suporte ao negócios (TI, impressão, folha de pagamento, gestão contábil etc.); Revisão dos principais contratos de serviço / aluguéis (escritórios, telecomunicações etc.); Redução dos gastos com marketing e propaganda;

•

Parcela significativa destas ações são praticadas quase que diariamente, como forma de manutenção da competitividade do negócio.

Iniciativas de Redução de Custos

Adoção

Redução de Despesas com Viagens

66,7%

Congelamento / Redução de Contratações

57,8%

Demissões

55,6%

Cancelamento de Eventos para Empregados

32,0%

Diminuição dos Benefícios

29,0%

Congelamento / Redução Salarial

27,2%

Redução dos Bônus Anuais

26,7%

Diminuição da Jornada

24,4%

Fonte: Challenger, Gray & Christmas, Inc. - 2009

Uma Abordagem de Valor

Combater desperdícios e cortar gastos é uma das formas de aumentar os resultados e, portanto, ampliar o valor do negócio. Conceito de Valor

• O valor de uma empresa pode ser entendido como o preço que um eventual comprador pagaria por seus ativos, visando obter ao longo de um determinado tempo um retorno positivo sobre o seu investimento. • Este retorno será influenciado, portanto, por uma série de fatores sendo os principais:

Preço de Compra valor investido no negócio;

Capacidade de Geração de Caixa da Empresa valor intrínseco, dividendos;

Preço de Venda valor de mercado, em geral associado a percepção de valor futuro.

Combater o Desperdício e Cortar Gastos é fundamental, mas para garantir o melhor aproveitamento dessas ações, é necessário compreender as como elas contribuem para aumentar o valor da empresa

Uma Abordagem de Valor

O aumento do valor de uma empresa está associado ao crescimento de suas operações, ao aumento de sua rentabilidade e à melhoria de gestão quanto maior a geração de caixa e menores os riscos, maior o valor Conceito de Valor

Caminhos para Aumento do Valor

RENTABILIDADE OTIMIZAÇÃO DE CUSTOS

OTIMIZAÇÃO DE DESPESAS

A rentabilidade é fator essencial para a solidez financeira, sustentabilidade de longo prazo e geração de dividendos que constituem parte essencial do valor intrínseco de um negócio.

GESTÃO E GOVERNANÇA CONTROLE DE RISCOS

SUSTENTABILIDADE

A partir da Gestão e Governança as perspectivas de crescimento e rentabilidade tem maior probabilidade de que riscos, retornos e sustentabilidade terão melhor equilíbrio e, portanto, maior valor para os seus proprietários

CRESCIMENTO

ORGÂNICO

NÃO ORGÂNICO

O crescimento é forte indicador de valor futuro em função da perspectiva de maior escala, rentabilidade e competitividade que advém de uma operação de maior porte

Uma Abordagem de Valor

Aumentar a rentabilidade via otimização de gastos é uma importante ferramenta pois aumenta as margens operacionais e o fluxo de caixa livre mais que cortar despesas gastar bem gera mais valor (1/2) Caminhos para Aumento do Valor

Aumento da Rentabilidade

Exemplos

Otimização de Custos

Otimização de Despesas

Desenvolvimento de Fornecedores

Gestão de Qualidade

Otimização da Equipe de Vendas

Revisão do Quadro de Funcionários

Ganhos de Escala

Tratamento dos Gargalos

Revisão e Controle de Gastos Admin.

Revisão das Despesas com Marketing

Gestão de Portfólio e Mix

Terceirização de Processos

Investimentos em P&D

Controle de Despesas não Recorrentes

Uma Abordagem de Valor

Aumento da Rentabilidade

Otimização de Custos

Otimização de Despesas

• Identificação e desbloqueio dos gargalos operacionais distribuição, fabricação, logística, vendas, produtos etc Dificuldades Observadas

• Limitações organizacionais modelo de gestão, estrutura organizacional, pessoas e processos, controles e sistemas • Gestão do Orçamento e Indicadores de Desempenho planejar, implementar e medir resultados constantemente

Abordagem DealMaker para Valorização

• Identificação das fontes e rápida liberação de recursos potenciais existentes nas operações • Ações para otimização de prazos, custos e estrutura de capital e financiamento • Revisão da gestão e governança implantação de modelo de gestão e controle compatível com a necessidade do negócio

Uma Abordagem de Valor

Práticas de Governança contribuem para o valor pois aumenta a probabilidade de um melhor balanceamento de interesses e canaliza os conflitos necessários para produção de desempenho superior: Caminhos para Aumento do Valor Ferramentas

Governança Corporativa Conselho

• Independência dos participantes • Instância representativa dos acionistas • Gestão da estratégia da empresa

Comitês

Auditoria

• Redução da assimetria informacional;

• Estabelecem diretrizes e políticas;

• Alinhamento de interesses entre acionistas e gestão;

• Avaliam e supervisionam a atuação da gestão principalmente sobre retorno e riscos

• Ganho de eficiência;

• Verificam processos empresariais para garantir legalidade e transparência; • Vinculada à presidência e ao conselho de administração

Estatuto

Ganhos Observados

• Formaliza e legitima o modelo de gestão e governança; • Descreve constituição e atuação da Gestão do Conselho

• Suporte à auditoria fiscal; • Maior segurança para o investidor.

Aumento do valor percebido da empresa

Uma Abordagem de Valor

O crescimento de uma empresa pode ser: (i) orgânico, através da otimização dos elementos intrínsecos à organização, ou (ii) nãoorgânico, por meio de consolidação e parcerias externas. Caminhos para Aumento do Valor

Crescimento da Empresa

Exemplos

Crescimento Orgânico

Crescimento Não-Orgânico

Ampliação de Portfólio de Oferta

Aumento da Força de Vendas

Fusões

Ampliação da Cobertura Vertical e Horizontal

Aumento do Valor Agregado da Oferta

Aquisições

Investimentos em Marketing

Expansão Geográfica

Joint Ventures e Alianças

Uma Abordagem de Valor

Crescimento Não-Orgânico

Dificuldades Observadas

• Identificação, avaliação e priorização das alternativas; • Conflito entre agenda de crescimento e necessidade de resultados no curto prazo; • Restrições financeiras ou dificuldades no acesso a fontes de financiamento.

• Identificação de potenciais interessados; • Condução do processo sem se expor aos concorrentes ou sinalizar fraqueza ao mercado; • Estruturar, negociar e capturar os valores da oportunidade.

Abordagem DealMaker para Valorização

• Definir o potencial de aumento de valor e resultados esperados direcionamento estratégico; • Detalhar e organizar a implantação das ações, conciliando curto, médio e longo prazo; • Ações de Capitalização / Reestruturação de Capital.

• Foco estratégico nos aspectos transacionais e na integração para valorização da empresa no curto e médio prazos. • Gerenciamento pós-transação acompanhando a efetiva captura dos ganhos.

Crescimento da Empresa

Uma Abordagem de Valor

Em um caso real, investigamos os principais fatores que afetavam o valor do negócio comparando a empresa com o desempenho médio do setor e identificando sintomas de cada indicador (1/3): Comparação dos Resultados com Empresas do Setor Resultados (R$ 000)

2009

Indicadores

Receita Líquida

5.000

Margem Bruta

30%

25%

60%

Custo dos Produtos Vendidos

3500

Despesas

18%

20%

30%

Lucro Operacional

12%

30%

% RL Margem Bruta

70% 1.500

% RL

30%

Despesas Operacionais

1200

% RL

24%

Indústria Comércio Serviços

• Empresa do segmento industrial com vendas via call center e equipe de campo; • A linha de produtos precisa ser bem diversificada nesse segmento a empresa possui mais de 200 produtos;

Lucro Operacional

300

• Margem Bruta, Despesas e Lucro Operacional desalinhados das médias do setor

% RL

• Aparentemente o maior problema era associado as margens

Uma Abordagem de Valor

Em um caso real, investigamos os principais fatores que afetavam o valor do negócio comparando a empresa com o desempenho médio do setor e identificando sintomas de cada indicador (2/3): ITEM

RECEITA

CUSTOS

DESPESAS

OCORRÊNCIAS

60% das vendas sem contrato, para clientes de médio e pequeno porte, a bons preços, para entrega imediata

Dificuldades de fechar contratos com grandes clientes

Clientes conhecidos mencionam que a empresa não está tão presente e sem estoque completo

O volume de vendas após alguns anos em crescimento começou a oscilar entre 4,5 e 5 Milhões

Perdas de vendas por falta de estoques e atraso de entrega (contrato)

Estoques de 2 x Faturamento Mensal, é muito difícil acertar o perfil do estoque (mix) segundo a equipe

Compras de urgência para atender clientes grandes são mais caras e tem frete mais caro

Muitas compras são feitas por oportunidade para aproveitar preços e atender clientes

A fábrica não parece ter ineficiências significativas, mas tem ociosidade maior que 30%

As despesas são pagas todos os dias através da circulação de uma pasta

As autorizações são quase sempre para pagamento e não para aprovar a contratação da despesa

As vendas tem oscilado entre 5 e 4 milhões mensais . Quando abaixo de 4.5 Mihões a empresa vai a bancos

As maiores despesas são Viagens, Frete Entrega e Comissões de Vendas, fora pessoal

O proprietário considera cortes de pessoal mas, segundo ele, a empresa está enxuta e cortes não resolveriam o problema

O priorietário é o principal recurso de gestão comercial, financeira, compras e produção

16 GESTÃO, PROCESSOS 17 E PESSOAS 18 19

Há troca de vendedores todos os meses, ampliando custos de rescisão Não existem instâncias para solução de conflitos e planejamento: o proprietário e gerentes tomam as grandes decisões Melhores vendedores são muito caros e não ficam…os médios vendedores não tem muito bom desempenho O empresário já fez investimentos em processos e pessoas, mas a situação geral não melhorou muito Copyright © 2010 DealMaker Consultoria e Participações Ltda.

Uma Abordagem de Valor

Em um caso real, investigamos os principais fatores que afetavam o valor do negócio comparando a empresa com o desempenho médio do setor e identificando sintomas de cada indicador (2/3): ITEM

OCORRÊNCIAS

1 60% das vendas sem contrato, para clientes de médio e pequeno porte, a bons preços, para entrega imediata 2 Dificuldades de fechar contratos com grandes clientes RECEITA

3 Clientes conhecidos mencionam que a empresa não está tão presente e sem estoque completo 4 O volume de vendas após alguns anos em crescimento começou a oscilar entre 4,5 e 5 Milhões 5 Perdas de vendas por falta de estoques e atraso de entrega e falta de estoque 6 Estoques de 2 x Faturamento Mensal é muito difícil acertar o perfil do estoque (mix) segundo a equipe

CUSTOS

7 Compras de urgência para atender clientes grandes são mais caras e tem frete mais caro 8 Muitas compras são feitas por oportunidade para aproveitar preços e atender clientes 9 A fábrica não parece ter ineficiências significativas, mas tem ociosidade maior que 30% 10 As despesas são pagas todos os dias através da circulação de uma pasta 11 As autorizações são quase sempre para pagamento e não para aprovar a contratação da despesa

DESPESAS

12 As vendas tem oscilado entre 5 e 4 milhões mensais . Quando abaixo de 4.5 Mihões a empresa vai a bancos 13 As maiores despesas são Viagens, Frete Entrega e Comissões de Vendas, fora pessoal 14

O proprietário considera cortes de pessoal mas, segundo ele, a empresa está enxuta e cortes não resolveriam o problema

15 O proprietário é o principal recurso de gestão comercial, financeira, compras e produção 16 Há troca de vendedores todos os meses, ampliando custos de rescisão GESTÃO, PROCESSOS E PESSOAS

Não existem instâncias para solução de conflitos e planejamento: o proprietário e gerentes tomam as grandes decisões

18 Melhores vendedores são muito caros e não ficam…os médios vendedores não tem muito bom desempenho 19 O empresário já fez investimentos em processos e pessoas, mas a situação geral não melhorou muito Copyright © 2010 DealMaker Consultoria e Participações Ltda.

Uma Abordagem de Valor

A avaliação dos sintomas conduziu a um diagnóstico do ciclo de destruição de valor ações foram concebidas para estabilizar, gerar ganhos de curto prazo e ampliar os resultados de forma consistente: 1

Implantação de Reuniões e Comitês de Gestão

Redução / contenção das despesas operacionais

Redução / Otimização do Endividamento

Geração de Caixa Operacional Baixa

Despesas Operacionais Elevadas

Despesas Financeiras Elevadas

Planejamento Estratégico Consistente

Geração de Caixa Líquido Negativa

Ações Estruturais de Médio Prazo Indispensáveis

Expansão Gradual das Linhas de Financiamento

3 Melhoria gradual do perfil de vendas

Aumento do Custo de Financiamento

Vendas com Margens baixas

4 Melhoria dos prazos de pagamento e recebimento

Baixa coordenação entre Vendas e Compras

Legenda

2 Melhor casamento entre compras, estoque e vendas

Ações de Gestão Estancagem de Perdas / Recuperação de Rentabilidade Ações de Capitalização Otimização da Estrutura de Capital 13

Uma Abordagem de Valor

Os sintomas foram avaliados e derão origem a 65 inciativas de melhoria do valor, sendo 9 relacionadas diretamente com definição de prioridades, redução de custos e despesas, e... Seleção e Classificação das Iniciativas

65 Iniciativas identificadas

+ 4

URGENTE

18 com nota 4 , 35 com nota 2 e 12 com nota 1

5 iniciativas contribuiriam com 60% dos ganhos

– –

IMPORTANTE

15 serão iniciadas após180 dias

9 com nota 1 foram descartadas

Uma Abordagem de Valor

A organização das ações priorizadas em um documento visível para acompanhamento de todos os envolvidos é fundamental para expor As dificuldades e comprometer os responsáveis e os demais com as soluções. 1o input

Status CG Anterio r

Descrição

• 02/04

TIpo

Resp.

Depto.

Prazo

TASK FORCE DE REDUÇÃO DE DESPESAS – Objetivo: Meta de Redução de 15% das despesas em Frente 90 dias. Entrega Intermediária 100 mil reais de corte em 30 dias

Diretor Operações

Diretori a

90 dias

DETALHAMENTO DA ESTRUTURA OPERACIONAL – Objetivo: definir ajustes de equipe – demissões, Projeto contratações e foco das pessoas para metas claras

Gerente de RH

Em 30 dias

amanhã

CENTRALIZAÇÃO E PRÉ-APROVAÇÃO DE DESPESAS – Objetivo: garantir previsibilidade e prioridade das Projeto Coordenador Financeiro despesas aprovadas e incluídas na programação de pagamentos.

Status CG 15/04

Uma Abordagem de Valor

Para reduzir desperdícios e cortar gastos de forma inteligente é necessário avaliar de forma integrada o valor da empresa, definindo em seguida um programa de ações que deve ser implantado com disciplina: Conclusões

1. Apurar o resultado periodicamente e avaliar o desempenho econômico-financeiro da empresa em relação ao setor e seus concorrentes; 2. Identificar os principais sintomas ou queixas por item do demonstrativo de resultados; 3. Compreender as inter-relações entre as ocorrências e os resultados e fazer autocrítica; 4. Envolver e motivar todas as pessoas a serem gestores de valor, independentemente de cargos e ajudar os “super homens”; 5. Definir reuniões e comitês para deliberar sobre questões específicas, com pauta e disciplina: Comitê de Gestão, Planejamento de Compras e Vendas e um Comitê de Despesas são alguns exemplos; 6. Reunir as iniciativas de melhoria em um programa que envolva toda a empresa, que seja acompanhado com a maior transparência possível; 7. Executar primeiro as iniciativas que trazem caixa, rapidamente, mas não descuidar das ações de médio e longo prazo foco em valor! Copyright © 2010 DealMaker Consultoria e Participações Ltda.

19 de Abril de 2010