Media Alpi Pubblicità - Case Study

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La case study in un paragrafo CLIENTE:

MEDIA ALPI

INDUSTRIA:

CONCESSIONARIE DI PUBBLICITÀ

PRODOTTI:

PRESNET - IL GESTIONALE PER CONCESSIONARIE CYDONIA - IL PORTALE MATERIALI PUBBLICITARI PRIMULA - COMPOSIZIONE ANNUNCI TABELLARI MSI - STRUMENTI PER LA REPORTISTICA

Media Alpi Pubblicità nasce nel 2010 come concessionaria di pubblicità dei dorsi locali del Corriere della Sera il “Corriere del Trentino” e il “Corriere dell’Alto Adige”.

E’ una società del gruppo editoriale che gestisce il giornale quotidiano l’Adige e l’emittente radiofonica Radio Dolomiti, entrambi mezzi estremamente radicati nel territorio e leader assoluti nella rispettiva tipologia di prodotto.

Dal 1° gennaio 2011 Media Alpi Pubblicità acquisisce, quindi, la gestione della pubblicità de l’Adige in tutte le sue declinazioni e complessità.

Si tratta di una realtà nuova, vivace, moderna e dinamica nell’ambito della comunicazione commerciale sui quotidiani e sui mezzi internet, attrezzata anche per affrontare altri mercati come quelli audio/video.

La soluzione installata in Media Alpi Pubblicità è basata su più moduli della suite EXCELLENCE: il gestionale Presnet, Il sistema di BI Media Sales Intelligence ed il portale di gestione e certificazione dei materiali pubblicitari Cydonia.

Con il sistema Presnet viene gestito tutto il ciclo attivo di inserimento e fatturazione degli ordini pubblicitari e per ogni campagna viene specificata nel dettaglio la programmazione delle uscite e la rotazione dei soggetti.

Presnet gestisce tutte le specificità connesse all’attività della forza vendita: dalla codifica degli agenti, all’attribuzione del portafoglio clienti, dall’impostazione delle politiche provvigionali per mezzo/prodotto di vendita ai relativi documenti di sintesi. Nel prodotto le logiche di calcolo ed erogazione delle provvigioni sono estremamente avanzate e configurabili ed hanno risposto a tutte le esigenze del cliente.

La direzione commerciale, il controllo di gestione ed il back-office amministrativo, ciascuno per i suoi aspetti di pertinenza, hanno una visione completa della situazione della concessionaria grazie allo strumento di Business Intelligence basato su OracleBI Discoverer ed operante sul data-warehouse popolato da Presnet.

I venditori possono utilizzare gli strumenti di Business Intelligence per esaminare i dati di acquisito, prenotato, fatturato ed incassato per i clienti a loro assegnati in portafoglio e possono inoltre visualizzare le provvigioni a loro spettanti.

Per quanto riguarda i materiali pubblicitari, Presnet trasmette al sistema editoriale, in un formato atto all’importazione automatica, il listino di impaginazione degli spazi di ciascuna giornata ed è strettamente integrato con il portale Cydonia per generare al suo interno tutte le schede di lavorazione dei materiali programmati.

Su Cydonia vengono caricati e certificati tutti i materiali gestiti dalla concessionaria, sia provenienti dai clienti che generati da produzione interna. Cydonia ne gestisce l’invio sia al sistema editoriale della concessionaria per la testata “L’Adige” sia al sistema editoriale di RCS per i due dorsi locali del “Corriere della sera” venduti sempre da Media Alpi Pubblicità.

Materiali Cydonia offre inoltre a tutti gli agenti la visibilità in tempo reale dello stato di ricezione e lavorazione dei materiali dei propri clienti e genera in automatico avvisi via mail in caso di ritardi nella consegna rispetto all’anticipo richiesto dalla produzione.

Da ultimo, nella realtà trentina è stato affiancato per la prima volta a Presnet un nuovo editor, Primula, concepito appositamente per DWH consentire direttamente da sportello la generazione degli annunci tabellari.

L’infrastruttura su cui sono installati i prodotti della suite è composta da tre server virtuali con sistema operativo Microsoft Windows e dal DMBS Oracle sia per i DB relazionali di Presnet e Cydonia che per il data warehouse su cui insiste la MSI.

Sistema Editoriale

Timoni

Incontriamo Roberto Rangoni Di cosa si occupa in Media Alpi e come è organizzata la struttura da lei presidiata?

Sono il responsabile del controllo di gestione e delle tecnologie del Gruppo.

Forse vale la pena fare una digressione sul gruppo editoriale che include un quotidiano, l’Adige, una radio, Radio Dolomiti, entrambi leader di mercato, una concessionaria di pubblicità ed un sito web.

Il mio impegno spazia su tutti gli aspetti tecnologici e tecnici del Gruppo: dal sistema editoriale al gestionale della pubblicità, dal governo delle reti di comunicazione alla responsabilità del nostro centro stampa di Gardolo.

L’avvento di nuove tecnologie nel processo di stampa ed in ambito redazionale ha portato ad un progressivo snellimento delle strutture a favore di un’organizzazione ottimizzata.

Mi occupo, inoltre, di sicurezza sui luoghi di lavoro, di privacy e di progetti speciali.

Dal punto di vista della concessionaria...

Nel giugno 2010 Media Alpi Pubblicità inizia a gestire la raccolta pubblicitaria delle edizioni locali del Corriere della Sera, il Corriere del Trentino e il Corriere dell’Alto Adige e, dal gennaio 2011, parte la gestione della raccolta de L’Adige e del sito web collegato. La concessionaria comincia a vendere gli spazi secondo dinamiche diverse, affidandosi alle soluzioni Exelis per la gestione dei processi.

Con l’acquisizione delle necrologie, avvenuta nel giugno 2011, abbiamo studiato con Exelis un prodotto che permettesse l’impaginazione degli annunci anche da parte di chi non avesse capacità di elaborazione grafica, ad esempio uno sportellista, mantenendo il look and feel della nostra testata, questo ha portato, con grande soddisfazione, al miglioramento del processo produttivo.

Cosa vi proponete da qui in avanti?

Ci proponiamo di innalzare il livello qualitativo e tecnologico della forza vendita: la volontà è quella di rendere autonomi i nostri agenti nella gestione del loro portafoglio clienti, in termini di informazioni storiche e statistiche.

Contestualmente vogliamo dare visibilità completa alla nostra forza vendita dei materiali pubblicitari, portando il ruolo commerciale ad un ulteriore partecipazione a quella che è la vita del processo produttivo.

Che vantaggio può portare rendere accessibili i materiali agli agenti?

Poter fruire del portale materiali Cydonia da parte della forza vendita significa renderla partecipe e renderla volano di tutto il processo che ruota intorno alla concessionaria.

Roberto Rangoni, responsabile gestione e tecnologia Adige - Media Alpi

“La caratteristica che più mi piace di Exelis è che, data un’esigenza, c’è sempre già una risposta.”

-Roberto Rangoni

Se dovesse scegliere una caratteristica per la quale è valsa la pena affidarsi ad Exelis?

La caratteristica che più mi piace è che, data un’esigenza, c’è sempre già una risposta.

Che apporto ha dato Exelis alla neonata Media Alpi Pubblicità e quali benefici hanno portato le loro soluzioni informatiche?

Ritengo necessario puntualizzare che la maggior parte dei problemi viene risolta dalle persone: le applicazioni ci rendono la vita facile o difficile, a secondo dei casi.

Le persone diventano fondamentali nella fase strategica, le applicazioni ci risolvono i problemi nel quotidiano.

La concessionaria è nata ex-novo con personale che arrivava da esperienze precedenti, configurando così uno scenario difficile da affrontare, legato soprattutto alla necessità di far abituare lo staff al nuovo modo di operare.

Grazie alla disponibilità del personale Exelis, ci siamo poi focalizzati su come rendere il software più sicuro per la nostra operatività, in modo da limitare al massimo la possibilità di errori da parte di chi inserisce i dati. Anche su questo Exelis è intervenuta con grande immediatezza, introducendo una serie di controlli in fase di input che garantissero la correttezza dei dati inseriti senza inficiare sulla semplicità d’uso delle applicazioni.

Questo ci ha portato a regime ed il nostro personale ora si muove con estrema rapidità, stando dietro a volumi di ordini di tutto rispetto.

L’ordine inserito in Presnet innesca una serie di processi, dalla prenotazione su Cydonia, all’intervento dei grafici per l’eventuale realizzazione dei bozzetti e così via.

Su questo Exelis ci ha dato una grande mano e continua a farlo.

Il supporto Exelis, puntualmente regolato all’interno del contratto di manutenzione che abbiamo stipulato - perché credo che i servizi debbano essere correttamente remunerati - è sempre a disposizione per aiutarci a risolvere eventuali problemi, al telefono o intervenendo in modalità remota.

Quale aspetto del rapporto con Exelis reputa avere il maggior impatto sulla vostra struttura?

Sicuramente l’integrazione, sia verso parti di diversa provenienza, vedi sistema editoriale e timone pubblicitario, sia fra gli elementi della suite Excellence installati.

Il sistema gestionale Presnet dialoga perfettamente con il sistema editoriale e con il timone pubblicitario, non di proprietà Exelis; così come, naturalmente, fa con il portale materiali Cydonia. A giornale stampato il sistema restituisce a Presnet le informazioni per la cosiddetta “spunta” e le rende disponibili per il nostro sistema di amministrazione e fatturazione, permettendoci di avere sempre sotto controllo l’intero flusso.

La parola chiave della suite è appunto l’integrazione.

Da tecnico, sono convinto sia difficile che un software si adatti perfettamente all’organizzazione presente in azienda, si deve quindi cercare la soluzione che impatti il meno possibile sulla struttura; abbiamo avuto la fortuna relativa di installare un software su una concessionaria nuova, incontrando difficoltà più legate alle abitudini del nostro staff.

Per come è configurata la suite Exelis, sono convinto che sia consigliabile far scaturire il processo dall’ordine acquisito. L’inserimento dell’ordine crea i record relativi sul portale materiali Cydonia, i record vengono visti dai grafici e da lì ne consegue il resto. Se non opero in questo modo, origino una disarticolazione nel flusso di lavoro, anche se naturalmente il software mi lascia la libertà di svincolarmi dall’inserimento dell’ordine, ma sarei poi costretto a inseguire i processi, anziché semplicemente controllarli.

Per tornare però alla domanda, la parola integrazione è la caratteristica che meglio associo ad Exelis.

Può sembrare banale, ma ad esempio l’editor grafico Primula, che abbiamo fatto nascere insieme, è stato progettato con una forte attenzione all’integrazione.

Ripeto, se penso ad Exelis, penso a system integration.

Progetti per il futuro?

Una concessionaria della nostra dimensione, se ha le idee chiare, può, con relativamente poco sforzo, informatizzare ed ottimizzare tutti i flussi di lavoro ed in questo avere un partner come Exelis può rendere ancora più facile raggiungere l’obiettivo.

Secondo lei una concessionaria omologa, forte nella vendita e con prodotti di qualità, che però non si dimostri illuminata tecnologicamente, ha possibilità di successo?

Se uno è bravissimo a vendere, ma non ottimizza i flussi, vuol dire che non mette mai a regime i costi fissi, così facendo la sua redditività cala. Se la redditività cala, il margine operativo lordo si assottiglia, da questo non si può prescindere e la tecnologia serve per ottimizzare i flussi.

Incontriamo Francesco Morana Da quanto tempo è in Media Alpi Pubblicità e di cosa si occupa?

Sono in azienda dal 1 gennaio 2011 e sono responsabile commerciale della struttura.

Com’è cambiata Media Alpi in questi due anni?

Media Alpi Pubblicità è nata nel 2011 come concessionaria “di casa” del Gruppo che edita l’Adige e gestisce i mezzi locali di RCS per il Trentino Alto Adige. La società trae origine dalla volontà di far dialogare meglio i vari attori del mondo della comunicazione trentina, ovvero da un lato l’editore dell’Adige, che per leadership vanta 205 mila lettori nel giorno medio; e dall’altro il mercato, che ha caratteristiche diverse rispetto ad altre realtà italiane per motivi legati sia all’orografia del territorio, sia alla cultura che alla tradizione della regione.

Nel 2010 il quotidiano l’Adige è stata una delle poche testate che, rispetto alla generale tendenza negativa, è cresciuta per numero di copie vendute. Anche oggi l’indice di lettura nella provincia di Trento è uno dei più alti in Italia, con 3 testate distribuite in edicola. Solo per fare un esempio, i dati 2013 ci dicono che nella città di Trento la percentuale dei lettori di quotidiani a pagamento raggiunti dalle testate da noi gestite è dell’82,1%.

Qual è la caratteristica di Media Alpi Pubblicità secondo lei?

Il lavoro che stiamo facendo in azienda è quello di costruire nuove dinamiche e modelli organizzativi. Dobbiamo confrontarci con un mercato che, con un ritardo di quasi sei anni rispetto a ciò che è già accaduto da altre parti, inizia ad esprimere nuove esigenze in termini di comunicazione.

Da parte nostra c’è stata quindi l’esigenza di trovare un modo di comunicare e individuare servizi e prodotti da offrire a un mercato in evoluzione che fossero, dal punto di vista qualitativo, più alti. Questo ha significato sia rivedere la gestione degli spazi all’interno del quotidiano, sia iniziare a progettare nuove iniziative editoriali, complete e di alta qualità, che sapessero parlare ai trentini in un modo diverso dal passato.

Nel giugno 2011 abbiamo lanciato “80 grammi Tabloid”, un contenitore commerciale di sei numeri l’anno, con il quale raccontiamo quelle che sono le passioni dei trentini mescolate alle tradizioni di un territorio che comunque sta cambiando. Abbiamo dato vita a un prodotto altamente innovativo con il quale gli stessi clienti commerciali hanno trovato nuovi canali di vendita.

Dunque innovazione attraverso la tradizione?

L’idea è proprio questa. Come concessionaria abbiamo iniziato a dire qualcosa di nuovo, che non fosse solo “l’Adige è il mezzo leader”, e lentamente il messaggio è entrato nelle consuetudini dei trentini. Il prodotto sta ancora

Franceso Morana, responsabile commerciale Media Alpi

“La tradizione deve passare anche attraverso tecnologia e innovazione” - Francesco Morana

crescendo, i contenuti editoriali cominciano ad abbracciare temi sempre più ampi e toccano anche aspetti sociali. “80 grammi Tabloid” quest’anno è diventato l’house organ della Provincia in occasione della Giornata della Donna. Oggi aziende e realtà di prestigio chiedono di declinare “80 grammi Tabloid” per la loro comunicazione, cosa che ad esempio è successa lo scorso anno con il Mart di Rovereto che ha raccontato il percorso dei suoi 10 anni di attività e ha introdotto i suoi prossimi obiettivi.

Qual è l’aspetto digitale che porta maggior beneficio alla vostra struttura commerciale?

Abbiamo anzitutto cercato di monitorare in modo più puntuale territorio e mercato, in modo che la parola crisi non venisse usata e abusata per giustificare eventuali mancati risultati.

La struttura fino al 2011 è stata organizzata per territori, oggi stiamo implementando la gestione commerciale per portafogli, che permette di fare confronti tra passato e presente, con l’obiettivo di mappare in maniera più chiara il territorio e le aziende. Dal punto di vista degli strumenti installati, grazie ai prodotti Exelis (Presnet e Cydonia), siamo riusciti a coinvolgere maggiormente tutta la rete vendita nella gestione del processo completo: dalla vendita alla produzione, agli incassi sul venduto.

Il prossimo step sarà quello di insistere sulla gestione della reportistica, per avere una visione chiara degli andamenti, per cliente e per testata, con la possibilità di fare, per la prima volta, delle proiezioni commerciali attendibili.

Qual è il valore dell’integrazione di soluzioni informatiche?

Per migliorare e snellire il lavoro della struttura deve esserci un’ integrazione dei flussi. Nel processo in digitale dovrebbero confluire la formulazione delle proposte commerciali per il cliente, la relativa approvazione, la generazione di un ordine che faccia partire il processo di impaginazione, il caricamento dei materiali, la verifica e anche la fatturazione, con relativo controllo dei pagamenti.

Dalle parole di Roberto Rangoni e Francesco Morana si possono sicuramente trarre alcune conclusioni: • non è necessario essere una concessionaria di grandi dimensioni per avere successo. È fondamentale capire il ruolo primario della tecnologia, quello di aiutare ad ottimizzare i flussi di lavoro.

• nonostante il successo passi attraverso l’innovazione, qualche volta l’innovazione può essere riferita anche a mezzi tradizionali, purché portino contenuti di valore.

PRESNET PR PN CY TL è la soluzione EXELIS per gestire in maniera completa tutti gli aspetti gestionali di una concessionaria

LL MSI MU GK CYDONIA è la soluzione web-based per la ricezione, la PR PN CY TL LL

certifiIX cazione e la distribuzione dei materiali su carta stampata, EP WI

MSI MU GK web, radio e televisione.

PR PN CY TL

MEDIA SALES INTELLIGENCE è lo strumento di reportistica MSI MU EP WI IX LL GK

EP

che fornisce a Presnet il più completo supporto di business intelligence WI IX

PR PRIMULA PN CY TLè il nuovo editor destinato alla composizione di LL

annunci tabellari per Presnet.

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