السياسات و الاجراءات المعمول بها في ادارة مراقبة المخزون

1

‫مقدمة عن مفهوم إدارة مراقبة المخزون‬ ‫مفهوم إدارة المخزون‪:‬‬ ‫تعد وظيفة التخزين من أقدم الوظائف التي مارسها اإلنسان منذ أقدم العصور‪ ،‬فقد مارسها سيدنا يوسف عليه‬ ‫السالم عندما واله عزيز مصر خزائن األرض‪ ،‬قال تعالى " قَالَ اجّعَّلني عَلَى خَزَائِنْ األَرضْ إنِي حَفِيظٌ عَلِيمْ " وقد تنامت‬ ‫أهمية التخزين عبر العصور نتيجة الحاجة إلى تخزين المواد التي يتم إنتاجها سواء كانت زراعية أو صناعية لحين‬ ‫القيام ببيعها أو توزيعها على المستفيدين منها‪.‬‬ ‫فالتخزين هو الوظيفة التي يتم من خاللها حفظ المواد والسلع‪ ،‬منذ تصنيعها أو شرائها وحتى يتم صرفها أو‬ ‫طلبها من قبل الجهات التي تحتاجها لسد احتياج أو غرض محدد‪ .‬فمثالً في وزارة الصحة يتم تخزين األدوية لحين طلبها‬ ‫من قبل المستشفيات أو مراكز الرعاية األولية التابعة لها لسد احتياجات المواطنين من دواء معين ‪ ...‬الخ‪ .‬وفي‬ ‫المصانع يتم تخزين المواد األولية أو المواد الخام وشبه المصنعة حتى يتم صرفها لوحدات اإلنتاج للقيام بتصنيعها‪،‬‬ ‫وفي المرحلة الثانية يتم تخزين المواد المصنعة حتى يتم صرفها لتلبية احتياجات عمالء المصنع من تلك المواد‪.‬‬ ‫كما تعرف وظيفة التخزين أيضا ً بأنها تخطيط وتنظيم عمليات استالم المنتجات والمستلزمات والمحافظة عليها‬ ‫وإمداد الجهات الطالبة باحتياجاتها في الوقت المناسب‪.‬‬ ‫أما إدارة الرقابة على المخزون فهي اإلدارة المعنية بمراقبة المخزون و رقابة إجراءات التخزين من صرف و‬ ‫استالم المخزون حسب الكميات والنوعيات المقررة لإلدارات واألقسام الطالبة والمستخدمة لمواد المخزون‪.‬‬ ‫الرقابة هي قياس وتصحيح األداء للتأكد من تحقيق األهداف المقررة للشركة أو المنشأة تهدف إلى التأكد أن ما يتم‬ ‫تحقيقه هو المخطط له أصال‪ ،‬كما تهدف إلى مراقبة الخطط الموضوعة ومتابعة تنفيذها‪.‬‬

‫سياسة الرقابة على المخزون‬ ‫‪ ‬وضع األسس التى تتم من خاللها عمليات الجرد بنوعيها داخل الفروع و المخزن الرئيسى‪.‬‬ ‫‪ ‬وضع االجراءات الوقائية لمنع تكرار المشكالت المخزنية المتعلقة بتطابق أرصدة المخزون اثناء عمليات الجرد‪.‬‬ ‫‪ ‬تسري أحكام هذه الالئحة على جميع فروع الشركة ومخازن العبور باالضافة إلى جميع عمليات استالم المنتجات‬ ‫وما يتبعها من عمليات من شأنها قيد حركة تداول المنتجات بالفروع و المخزن الرئيسى‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم مدير االدارة بوضع الخطط الالزمة التمام عمليات الجرد للفروع ومتابعة هذه العمليات على مستوى الشركة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يقوم مدير منطقة مراقبة المخزون بناءاً على الخطة الموضوعة من قبل مدير االدارة بإستكمال خطط الجرد‬ ‫اليومية و الدورية والجرود المفاجئة الالزمة لمتابعة المخزون بفروع الشركة ومتابعة تنفيذ هذه الخطط من قبل‬ ‫‪2‬‬

‫مراقبى المخزون بالفروع ورفع التقارير المؤكدة لتطابق النتائج والمخطط له‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم مراقب المخزون بناءاً على تعليمات مدير منطقة مراقبة المخزون بالقيام بأعمال الجرد اليومية حسب الخطة‬ ‫الموضوعة والتنسيق فيما يخص اعمال الجرد الربع سنوى مع موظفي ادارة ادخال البيانات‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم مراقب المخزون بالقيام باعمال الجرد المباشر للمنتجات (سهلة السرقة)؛ و منتجات قسم االغذيه الطازجة ‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم كل من مراقب المخزون ومدير المنطقة برفع التقارير الخاصة بنتائج اعمال الجرد بالفروع الخاصة بهم و‬ ‫مرفق معها تحليل االنحرافات الخاصة بالمخزون إن وجدت و التوصيات الالزمة إلى مدير االدارة و مدير الفرع و‬ ‫مدير منطقة التشغيل ‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم مدير االدارة بمتابعة وتحليل أداء ونتائج العمليات على مستوى الشركة ووضع االجراءات الوقائية الالزمة‬ ‫لمنع تكرار المشكالت التخزينية المتعلقة بتطابق أرصدة المخزون؛ ورفع التقارير النهائية لالدارة العليا‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم مدير االدارة بعمل الخطة الالزمة لمتابعة والتأكد من صحة ودقه عمليات استالم المنتجات بصفة عشوائية وما‬ ‫يتبعها من عمليات من شأنها قيد حركة تداول المنتجات بالفروع‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم مدير المنطقة بالتفتيش والمتابعة للفروع التابعة والتأكد من تطبيق التعليمات واالجراءات فيما يخص التأكد‬ ‫من تطابق المقيد و الفعلى عند استالم المنتجات‪.‬‬ ‫‪ ‬بالتفتيش والمتابعة للفروع التابعة والتأكد من تطبيق التعليمات واالجراءات فيما يخص التأكد من تطابق المقيد و‬ ‫الفعلى عند استالم المنتجات‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬يقوم مراقب المخزون بالتفتيش العشوائي على اعمال االستالمات بالفرع والتأكد من مطابقة النتائج بين ماهو مقيد‬ ‫بالدفاتر وما هو مستلم؛ و المتابعة الدورية لصحة االدخاالت الخاصة بمواصفات وكميات و أوزان المنتجات‬ ‫المستلمة‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم مراقب المخزون بمتابعة ومراجعة التحويالت الداخلية بين االقسام مع تحليل اآلثار الكمية على المخزون‬ ‫بالفرع‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم مراقب المخزون بالتواجد الفعلى فيما يتعلق باعدام المنتجات مع التأكد من وجود الدفاتر والسجالت الخاصة‬ ‫بالمخزون فى تلك الحاالت ومراجعة النسب الفعلية ؛ و رفع التقارير الخاصة بالمنتجات المهلكة لمدير المنطقة‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم مدير المنطقة بمتابعة قيم المنتجات المهلكة بالفروع وتحليل األسباب الفعلية و وضع االجراءات الوقائية التى‬ ‫تمنع تجاوز النسب المقررة من قبل االدارة العليا للهوالك ورفع التقارير النهائية لمدير االدارة‪.‬‬ ‫‪ ‬في حالة وجود باركود بعض المنتجات ال يقرأ على ماكينة الكاشير أو يقرأ على منتج آخر و بالتالي يضر بدقة‬ ‫المخزون او يسبب مشاكل مع العمالء و يتم ارساله لمسئول مدخلي بيانات اإلدارة التجارية الذي يحول المشكلة‬ ‫على المسئول المختص و يفيد بحل المشكلة و من ثما يتم مراجعتها في الفر وع للتأكد من صحة الحل ‪.‬‬ ‫‪ ‬أثناء قيام مراقب مخزون الفرع بعمل الجرد الدوري لالقسام يكتشف أن بعض المنتجات غير تابعة لألقسام‬ ‫المصنفة لها و يتم ارسال تقرير تعديل التصنيف السلعي لمسئول اإلدارة التجارية الذي يحول المشكلة على‬ ‫‪3‬‬

‫المسئول المختص و يفيد بحل المشكلة و من ثما يتم مراجعتها في الفروع للتأكد من صحة الحل ‪.‬‬ ‫‪ ‬في حالة وجود عجز في المنتجات سهلة السرقة أو منتجات تابعة لقسم خدمة العمالء يتم عمل حصر بها دورياً‬ ‫في تقرير جرد المنتجات سهلة السرقة و ارساله لكل من مدير االدارة و مدير الفرع و مدير منطقة التشغيل و‬ ‫يتم البت في أمرها بالتسوية سواء على أحد نقاط البيع أو بتحويل الواقعة للتحقيق ألخذ القرار المناسب ‪.‬‬ ‫‪ ‬في حالة وجود هالك يتم اخراجه من على النظام و اعتماده من كل من ممثلي اإلدارات المعنية ‪ :‬ادارة التشغيل‬ ‫و ادارة النظم و ادارة مراقبة المخزون و ادارة األمن و يتم اعتماد الهالك من جميع ممثلي االدارات المذكورة‬ ‫على ان يتم الترحيل النهائي من جهة اإلدارة المالية‪.‬‬ ‫‪ ‬يتم عمل جدول د وري لجرد أقسام األغذية الطازجة بالتنسيق مع مدير القسم و العاملين و ذلك خالل أسبوع ‪.‬‬ ‫‪ ‬في حالة وقف التعامل مع احد الموردين لبعض األصناف و باقي بالفروع مخزون من هذه األصناف و عرض‬ ‫المورد استبدال األصناف التي تم وقف التعامل معها باصناف اخرى ساري التعامل معها يتم عمل استعاضة عن‬ ‫المنتجات التي تم وقف التعامل معها أو المنتجات التالفة أو المنتجات المنتهية الصالحية بمنتجات أخري لنفس‬ ‫المورد مع األخذ في االعتبار تساوي التكلفة بين االخراج و االدخال أو زيادة قيمة المدخالت عن المخرجات ‪.‬‬ ‫‪ ‬في حالة توريد منتج جديد لقسم الجزارة على هيئة توسيطة و يجب تقسيمها على األكواد المخصصة للبيع يتم‬ ‫عمل تجربة ألكثر من عينة لمعرفة التقسيمة الفعلية للتوسيطة و ذلك بالتنسيق مع مسئ ول الجزارة بادارة‬ ‫المشتريات و عمل فك للتوسيطة على النظام و ابالغ اإلدارات المعنية بذلك و ارسال البوم للعمل به ‪.‬‬ ‫‪ ‬يتم تسوية األرصدة السالبة لألقسام اآلتية ‪ :‬البقالة الجافة – المنظفات – الورقيات – التجميل عن طريق جرد‬ ‫جميع األصناف التى تحمل أرصدة سالبة بمساعدة مشرف الصالة و جرد األصناف المشابهه للسالب الناتج عن‬ ‫خطأ البيع ‪.‬‬ ‫‪ ‬يتم تحديد موعد الدورة الجردية من السيد العضو المنتدب و يتم وضع الجدول من السيد مدير مراقبة‬ ‫المخزون ‪.‬‬ ‫‪ ‬يتم الرجوع لنتائج الجرد الدوري للفروع في مشروع فلترة المحتوى السلعي للفروع ‪.‬‬ ‫‪ ‬تقوم ادارة مراقبة المخزون بجرد المستهلكات بجميع الفروع شهرياً بمساعدة ادارة التشغيل و ارسال‬ ‫تقرير شهري بذلك بعد تحديد نسبة عجز المستهلكات المستخدمة في أغراض البيع من مبيعات الفرع بعد‬ ‫الضريبة ‪،‬‬ ‫‪ ‬تقوم ادارة مراقبة المخزون بجرد مصنع المخبوزات شهرياً جرد يشمل المواد الخام و المستهلكات‬ ‫المستخدمة في أغراض البيع و ارسال تحليل للمخزون لكل من العضو المنتدب و السيد المدير المالي و‬ ‫السيد مدير ادارة المخبوزات‬ ‫‪ ‬تقوم ادارة مراقبة المخزون بجرد فرع الجملة كامالً قبل الجرد الدوري ‪.‬‬ ‫‪ ‬تقوم ادارة مراقبة المخزون بجرد المخازن الرئيسية و الثالجات الخارجية التابعة لشركة استيرادات ‪.‬‬ ‫‪ ‬يقوم مراقبي الكارت بتسجيل حركة المخزون الخاص بالمخازن على كروت الصنف و مراجعة ذلك على‬ ‫النظام ‪.‬‬ ‫‪4‬‬

‫‪ ‬يقوم مراقبي الكارت بحل مشاكل الصرف و االستالم بين المخازن و الفروع و ارسال تقرير شهري بذلك‬ ‫لكل من السيد المدير المالي و السيد مدير المخازن و السيد مدير مدخلي البيانات ‪.‬‬ ‫‪ ‬يتم عمل تقارير دورية بمعدالت دوران المخزون الخاص بالمخازن و يتم ارساله لكل من السيد رئيس‬ ‫مجلس االدارة و السيد مساعد رئيس مجلس االدارة ‪.‬‬ ‫‪ ‬يتم عمل تقرير شهري بحركة مخزون ثالجة العبور باجمالي عدد الكراتين و ذلك لتقييم أداء العمالة‬ ‫بالثالجة و يتم ارساله للسيد العضو المنتدب و السيد رئيس مجلس االدارة و السيد مدير المخازن ‪.‬‬ ‫‪ ‬تقوم ادارة مراقبة المخزون بالجرود الموسمية مثل جرد الياميش و شنط رمضان أثناء موسم شهر مضان‬ ‫و منتجات األسماك المملحة أثناء موسم شم النسيم و الجزارة (خالف الجرد األسبوعي ) أثناء موسم عيد‬ ‫األضحى ‪،‬‬ ‫‪ ‬تقوم ادارة مراقبة المخزون بجرود بعض العروض الشهرية و العروض الساخنة (بناءاً على طلب‬ ‫االدارات المعنية) و ذلك لعمل التحويالت الالزمة بين الفروع حرصاً على توافر العروض أثناء فترة‬ ‫العرض بجميع الفروع وضمان عدم ضياع الفرص البيعية للعروض ‪.‬‬ ‫‪ ‬نسبة العجز المعتمدة و المقرر ة من السيد العضو المنتدب هي ‪ 0.20- %‬من مبيعات فترة الجرد بعد خصم‬ ‫الضريبة ‪.‬‬

‫اجراءات الرقابة على المخزون‬ ‫‪ ‬اجراءات الجرد الدوري في الفروع ‪:‬‬ ‫‪ o‬يبدأ الجرد في تمام الساعة العاشرة مساءاً و في حالة الجرد في شهر رمضان يبدأ الجرد في تمام‬ ‫الساعة الحادية عشرة مساءاً ‪.‬‬ ‫‪ o‬تتكون لجنة الجرد من ‪ :‬مدير منطقة المخزون (رئيس لجنة الجرد ) و مدير منطقة ‪ FMC‬و مدير‬ ‫الفرع و مراقبي المخزون (يترواح عددهم من ‪ 15‬إلى ‪ 20‬فرد )و موظفي ‪( FMC‬يتراوح عددهم‬ ‫من ‪ 6‬إلى ‪ 8‬أفراد) و موظف ‪. IT‬‬ ‫‪ o‬التأكد من أن جميع األذون قد تم ا دخالها على النظام و االنتهاء من ترحيل المبيعات و عدم وجود أي‬ ‫حركة على أرصدة مخزون الفرع ‪.‬‬ ‫‪ o‬تسجيل أرقام األذون األخيرة ‪ :‬استالم – ارتجاع – تحويل ‪ ..‬إلخ‪.‬‬ ‫‪ o‬التأكد من أن المنتجات مرصوصة بصورة منتظمة و متوالية (كل صنف على حدا) سواء في مناطق‬ ‫العرض أو مناطق التخزين و التأكد من أن المنطقة الخلفية )للتخزين) منسقة و منظمة لتسهيل عملية‬ ‫الجرد ‪.‬‬ ‫‪ o‬االطالع على خطة الجرد لمعرفة األفراد القائمين بالجرد و مناطق اختصاصهم‪.‬‬ ‫‪ o‬تحميل أرصدة المخزون بالفرع و ذلك بعد تحديد ما يلي ‪:‬‬ ‫اسم الفرع ‪ -‬عدم تحميل المؤجرات ‪ -‬عدم تحميل األكواد الموقوفة ‪ -‬عدم تحميل المنتجات الغير‬ ‫مخصصة للبيع‪.‬‬ ‫‪ o‬و فيما يخص خانة خيارات يتم اختيار ما يلي ‪ :‬آخر تاريخ للترحيل و اسم ملف الجرد ‪.‬‬ ‫‪ o‬بعد التأكد من انتهاء العد في المنطقة الخلفية ‪ ،‬و االنتهاء من مراجعة صحة هذا العد تبدأ عملية‬ ‫االدخال لهذه األعداد على النظام فيما يسمى بعملية الـ )‪ (Scanning‬باستخدام الحاسب اليدوي ‪.‬‬ ‫‪ o‬بعد االنتهاء من المنطقة الخلفية يتم عمل )‪ (Scan‬لمنطقة العرض بالفرع ‪.‬‬ ‫‪ o‬بالنسبة لجرد قسم األغذية الطازجة يجب التأكد من دقة الموازين المستخدمة في الجرد قبل ادخال‬ ‫جرود الفريش على نفس باتش الفرع‬ ‫‪ o‬يجب التأكد من أن جميع أقسام الفرع تم عمل ‪ Scan‬لها عن طريق وضع عالمة مميزة (تم الجرد)‬ ‫‪5‬‬

‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪o‬‬

‫على كل جزء تم األنتهاء منه‬ ‫بعد التأكد من أن ج ميع المنتجات المضافة لمخزون الفرع تم عدها و عمل ‪ Scan‬لها يتم عمل‬ ‫‪. Initialize All Physical Qty‬‬ ‫يتم عمل ‪. Upload LHH Entries‬‬ ‫يتم اختيار رقم الفرع في خانة ‪. Location Code‬‬ ‫يتم أخذ نسخة من برنامج ‪ Nav‬على برنامج ‪ Excel‬و عمل المعادالت الالزمة تمهيداً لمراجعة فروق‬ ‫العجز و الزيادة ‪،‬‬ ‫يتم توزيع أوراق المراجعة على لجنة المراجعة الصباحية (خالف اللجنة المسائية القائمة بالجرد) ‪.‬‬ ‫يتم استخراج تقرير ‪ Item Not Scanned‬للمراجعة و ادخال األصناف التي لم تدخل الجرد و لها‬ ‫رصيد ‪.‬‬ ‫يتم المراجعة العشوائية على نتائج أوراق الجرد بعد انتهاء مراجعة مراقبي المخزون باللجنة الصباحية‬ ‫من مدير منطقة المخزون المكلف برئاسة لجنة الجرد قبل التعديل على أرصدة الجرد ‪.‬‬ ‫بعد انتهاء كافة التعديالت على أرصدة الجرد يتم اعداد محضر جرد الفرع و يعتمد من كل من ‪ :‬السيد‬ ‫مدير الفرع – رئيس لجنة الجرد (مدير منطقة مراقبة المخزون التابع له الفرع) – مدير منطقة ‪FMC‬‬ ‫– محاسب الفرع ‪ .‬و تحفظ صورة من المحضر مع كل من ممثلي االدارات المعنية المذكورة اعاله ‪.‬‬ ‫يتم أخذ نسخة ‪ Excel‬من نتيجة الجرد بالمنتج قبل ترحيل الجرد و تسوية األرصدة على النظام ‪.‬‬ ‫يتم ارسال نتيجة الجرد للسيد العضو المنتدب و السادة مديري عموم االدارات المعنية بالجرد ‪.‬‬ ‫يتم تصحيح أخطاء الجرد في خالل شهر من تاريخ الجرد و يتم تسوية هذه األخطاء و ضمها لنتيجة‬ ‫الجرد ‪.‬‬ ‫يتم ارسال تحليل للجرد من مدير منطقة المخزون التابع له الفرع الذي تم جرده و ترحيل نتيجته ‪.‬‬ ‫في حالة تخطي نتيجة جرد الفرع لنسبة العجز المقررة يتم خصمها مالياً على ادارة التشغيل ‪.‬‬ ‫مرفق في الجدول أدناه المهام المكلفة بها االدارات المعنية بالجرد طبقاً للمراحل التالية ‪:‬‬

‫أوالً ‪ :‬مرحلة ما قبل الجرد ‪:‬‬ ‫المهام المكلفة بها‬

‫االدارة‬ ‫إدارة مراقبة المخزون‬

‫مراجعة‬ ‫األرصدة الكبيرة‬ ‫في القيمة و‬ ‫الكمية‬

‫مراجعة‬ ‫األرصدة‬ ‫السالبة و‬ ‫أرصدة الرواكد‬ ‫المقابلة لها‬

‫مراجعة بيانات‬ ‫التجميل و المنزلية‬ ‫و المرتجعات‬

‫مراجعة البومات‬ ‫الخاصة بالبقالة و‬ ‫الجزارة‬

‫مراجعة‬ ‫ادخاالت‬ ‫المحاسب‬

‫التأكد‬ ‫من عدم‬ ‫وجود‬ ‫ادخاالت‬ ‫متأخرة‬

‫إدارة التشغيل‬

‫تنسيق و اعداد‬ ‫منطقة التخزين‬ ‫الخلفية‬

‫تنسيق و اعداد‬ ‫المنتجات على‬ ‫الرفوف‬ ‫لتسهيل العد‬

‫اعداد خطة انتداب‬ ‫لجنة الجرد من‬ ‫الفروع القائمة‬ ‫بأعمال العد و‬ ‫الجرد الفعلي‬

‫اعداد روتة يوم‬ ‫الجرد لكافة‬ ‫العاملين بالفرع‬

‫متابعة‬ ‫بيانات‬ ‫التجميل و‬ ‫المنزلية و‬ ‫المرتجعات‬

‫ترشيد أوامر التوريد‬ ‫مع ضمان عدم تأثر‬ ‫توافر المحتوى‬ ‫السلعي‬

‫ادارة ‪FMC‬‬

‫حل كافة مشاكل‬ ‫االدخال مع‬ ‫المخازن‬

‫مراجعة‬ ‫الفواتير و‬ ‫االدخاالت‬

‫التأكد من انتهاء و‬ ‫تسليم أذون‬ ‫ادخاالت المحاسب‬ ‫له قبل الجرد بوقت‬ ‫يكفي لالدخال و‬ ‫المراجعة‬

‫حل مشاكل‬ ‫التكويد (لغير قسم‬ ‫المنزلية)‬

‫االنتهاء من‬ ‫كافة‬ ‫التحويالت‬ ‫الداخلية و‬ ‫فيما بين‬ ‫الفروع‬

‫مراجعة‬ ‫األرصدة‬ ‫الكبيرة‬ ‫في‬ ‫القيمة و‬ ‫الكمية‬

‫المخازن‬

‫حل كافة مشاكل‬ ‫االدخال مع‬ ‫الفرع الذي يتم‬ ‫جرده‬

‫مراعاة صرف‬ ‫المنتجات‬ ‫للفروع‬ ‫باستخدام‬ ‫االسكان‬

‫مراعاة ارسال‬ ‫طلبيات يوم الجرد‬ ‫(إن وجدت) في‬ ‫وقت يناسب لجنة‬ ‫الجرد‬

‫إدارة التطوير‬

‫مراجعة تكويد‬ ‫قسم المنزلية‬

‫تحديد أفراد‬ ‫للمساعدة (إن‬ ‫طلبت) في‬ ‫عملية الجرد‬

‫توفير العمالة‬ ‫المدربة في بعض‬ ‫األقسام الحساسة‬ ‫مثل المنزلية و‬ ‫التجميل‬

‫‪6‬‬

‫تدريب العامالين بالفروع على‬ ‫تنسيق مناطق العرض و التخزين‬

‫فك جميع‬ ‫البومات‬ ‫الخاصة‬ ‫بالبقالة‬ ‫و‬ ‫الجزارة‬

‫مراجعة‬ ‫تكويد‬ ‫قسم‬ ‫المنزلية‬

‫اإلدارة المالية‬

‫انتهاء محاسب‬ ‫الفرع من‬ ‫االدخاالت‬ ‫الخاصة به‬

‫ترحيل يوميات‬ ‫المبيعات بفترة‬ ‫ما قبل يوم‬ ‫الجرد‬

‫عدم ترحيل أو‬ ‫استالم أذون من‬ ‫‪ FMC‬قبل الجرد‬ ‫مباشرة لعدم توافر‬ ‫الوقت لالدخال و‬ ‫المراجعة‬

‫االبالغ عن أي ادخاالت مؤجلة‬ ‫ألخذها في االعتبار أثناء الجرد‬

‫ادارة النظم و‬ ‫المعلومات‬

‫اختبار شبكة‬ ‫الفرع الداخلية‬ ‫و التأكد من‬ ‫جودة التغطية‬

‫التأكد من أن‬ ‫جميع نقاط‬ ‫البيع تقوم‬ ‫بالترحيل‬ ‫المطلوب‬

‫التأكد من شحن‬ ‫األجهزة‬ ‫المستخدمة في‬ ‫الجرد و توفير‬ ‫البطاريات البديلة‬

‫انشاء عدد من المستخدمين على‬ ‫سيرفر الفرع ألفراد لجنة الجرد‬

‫ثانياً ‪ :‬مرحلة أثناء الجرد ‪:‬‬ ‫المهام المكلفة بها‬

‫االدارة‬ ‫إدارة‬ ‫مراقبة‬ ‫المخزون‬

‫تفقد منطقة‬ ‫التخزين و التأكد‬ ‫من أنها مجهزة‬ ‫للجرد‬

‫تفقد منطقة العرض و التأكد من‬ ‫أنها مجهزة للجرد‬

‫إدارة‬ ‫التشغيل‬

‫تفقد العمالة‬ ‫القائمة بالحصر و‬ ‫العد و التوجيه و‬ ‫التوزيع‬

‫ارشاد مدير لجنة الجرد‬ ‫للمناطق التي لم يتم البدء فيها‬

‫ادارة‬ ‫‪FMC‬‬

‫القيام بحل مشاكل‬ ‫االدخال التي قد‬ ‫تظهر وقت الجرد‬

‫المساعدة في عملية ادخال‬ ‫الجرد عن طريق االسكان‬

‫المخازن‬

‫القيام بحل مشاكل‬ ‫االدخال التي قد‬ ‫تظهر وقت الجرد‬

‫ممنوع الصرف أو االستالم‬ ‫على النظام من الفرع وقت‬ ‫الجرد‬

‫إدارة‬ ‫التطوير‬

‫القيام بجرد‬ ‫األقسام الحساسة‬ ‫مثل المنزلية و‬ ‫التجميل‬

‫حل مشاكل تكويد األصناف‬ ‫أثناء الجرد‬

‫اإلدارة‬ ‫التجارية‬ ‫ادارة‬ ‫النظم و‬ ‫المعلومات‬

‫وضع خطة للجرد‬ ‫وتوزيع مناطق‬ ‫التخزين و‬ ‫العرض و‬ ‫العروض‬ ‫األرضية على‬ ‫أفراد اجنة الجرد‬

‫المراجعة المستمرة على‬ ‫عينات العد و التعديل و‬ ‫التوجيه‬

‫فك بومات الجزارة و‬ ‫البقالة على الجرد‬

‫التزام مدير الفرع‬ ‫باالطالع على‬ ‫كافة تقارير‬ ‫المراجعة و‬ ‫المساعدة فيها‬

‫توفير من ينوب عنه و‬ ‫العاملين من الفرع أثناء‬ ‫المراجعة‬

‫يعتمد محضر الجرد‬

‫البحث عن أكواد المنتجات الموقوفة أو التي ال‬ ‫تقرأ أو ليس لها باركود و ارسالها لمدخلي‬ ‫بيانات التجارية لالفادة و الحل‬

‫ال يحق لمدير الفرع توجيه‬ ‫أي فرد من لجنة الجرد دون‬ ‫الرجوع لمدير لجنة الجرد‬ ‫القائم بالفرع‬

‫التابعيين للجنة الجرد ‪FMC‬متابعة حضور موظفي‬

‫جرد بعض المنتجات بالمخازن أثناء مراجعة الجرد فيما بين الفرع و المخزن‬ ‫للتأكد من صحة الصرف و االستالم‬

‫‪-‬‬

‫القيام بكافة‬ ‫اعمال‬ ‫االدخال و‬ ‫المراجعة في‬ ‫الجرد‬

‫اعد اد‬ ‫محضر‬ ‫جرد الفرع‬ ‫و اعتماد‬ ‫من‬ ‫االدارات‬ ‫المعنية‬

‫‪-‬‬

‫‪-‬‬

‫‪-‬‬

‫‪-‬‬

‫‪-‬‬

‫عدم اغالق أكواد أثناء الجرد‬

‫حل جميع مشاكل أجهزة االسكان و أعمال الشبكات‬

‫حل أي مشكلة تخص سيرفر الفرع أو االدارة‬

‫ثالثاً ‪ :‬مرحلة ما بعد الجرد ‪:‬‬ ‫المهام المكلفة بها‬

‫االدارة‬

‫‪7‬‬

‫‪-‬‬

‫‪-‬‬

‫إدارة مراقبة المخزون‬

‫تصحيح‬ ‫أخطاء‬ ‫الجرد‬

‫عمل تحليل لتبرير نتيجة الجرد‬ ‫بمعاونة ادارة ‪ FMC‬و‬ ‫التشغيل‬

‫متابعة و تحليل‬ ‫المخزون السالب‬

‫جرد األغذية الطازجة و منتجات سهلة السرقة في‬ ‫خالل أسبوع من تاريخ الجرد لتحديد أخطاء الجرد‬

‫إدارة التشغيل‬

‫العمل على تقرير عجز الفرع و متابعة األقسام ذات العجز الكبير‬

‫ادارة ‪FMC‬‬

‫االبالغ عن أي أخطاء ادخال ما قبل الجرد لتسويتها‬

‫المخازن‬

‫االبالغ عن أي أخطاء ادخال ما قبل الجرد لتسويتها‬

‫‪ ‬اجراءات الجرد الدوري في المخازن ‪:‬‬ ‫‪ o‬نفس االجراءات الخاصة بجرد الفروع فيما عدا أن المطابقة تتم على ثالثة مراحل ما بين الجرد الفعلي و‬ ‫رصيد كارت الصنف و رصيد النظام ‪.‬‬ ‫‪ ‬تحليل األرصدة السالبة ‪:‬‬ ‫‪ o‬يتم تسوية األرصدة السالبة لألقسام اآلتية ‪ :‬البقالة الجافة – المنظفات – الورقيات – التجميل عن طريق‬ ‫جرد جميع األصناف التى تحمل أرصدة سالبة بمساعدة مشرف الصالة و جرد األصناف المشابهه للسالب‬ ‫الناتج عن خطأ البيع (الكاشير ) وفقاً لألحتماالت اآلتية ‪:‬‬ ‫م‪.‬‬

‫التحليل‬

‫السبب‬

‫التوجيه‬

‫أ‪.‬‬

‫أخطاء الجرد‬

‫خطأ فى حصر الصنف بالجرد الربع سنوى‬

‫ال تسوية من خالل إدارة ‪Stock Control‬‬

‫ب‪.‬‬

‫أخطاء االستالمات‬

‫أستالم صنف وعدمه تسجيله على النظام‬

‫ال تسوية من خالل إدارة ‪FMC‬‬

‫خطأ استالم صنف بدالً من صنف‬

‫ال تسوية من خالل إدارة ‪FMC‬‬

‫ج‪.‬‬

‫عرض مفكوك‬

‫فك العروض دون اإلبالغ المسبق‬

‫ال تسوية من خالل محاسب الفرع ( ‪)Item Journal‬‬

‫د‪.‬‬

‫أخطاء البيع‬

‫ه‪.‬‬

‫أخطاء كاشير‬

‫بيع صنف على صنف مشابه‬

‫و‬

‫سبب مجهول‬

‫‪-‬‬

‫التسوية من خالل إدارة التشغيل فى حالة وجود فارق‬ ‫تكلفة‬ ‫التسوية من خالل إدارة التشغيل فى حالة وجود فارق‬ ‫تكلفة‬ ‫التسوية من خالل إدارة التشغيل فى حالة وجود فارق‬ ‫تكلفة‬ ‫ال تسوية من خالل إدارة ‪Stock Control‬‬

‫ازدواج باركود‬ ‫أخطاء باركود‬

‫‪ o‬توزيع نسب التحليل (‪ )%‬للتوصل إلى ترتيب األسباب الرئيسية ‪.‬‬ ‫‪ o‬مخاطبة اإلدارات المعنية لمتابعة تصحيح األخطاء ووضع الحلول لتقليل تكرار نفس المشاكل ‪.‬‬ ‫‪ o‬رفع تقرير بما تم التوصل إليه والمقترحات المطلوبة للعمل على تقليل أسباب األرصدة السالبة بصفة عامة‬ ‫‪.‬‬ ‫‪ ‬تحويالت الفروع الداخلية ‪:‬‬ ‫‪ o‬يتم االدخال بواسطة مدخلي بيانات الفروع ‪ FMC‬و ذلك بمراجعة مراقبي المخزون و مديري مناطق‬ ‫المخزون للتاكد من صحة االدخال و منطقية التحويل طبقاً للجدول المرفق ‪:‬‬ ‫‪Notes‬‬ ‫تحويل منتجات الشبك إلى طبق‬ ‫صرف المواد الخام و استالم االنتاج‬ ‫صرف السمك الكاملة و استالم الفيليه بعد‬ ‫خصم الهالك‬ ‫تحويالت الجزارة ‪ +‬المصنعات‬ ‫موقوف العمل به‬ ‫تحويالت انتاج السلطات‬

‫‪Out‬‬ ‫صرف‬ ‫صرف‬ ‫صرف‬ ‫صرف‬ ‫صرف‬ ‫صرف‬

‫المنتجات الداخلة في‬ ‫انتاج القسم‬ ‫المنتجات الداخلة في‬ ‫انتاج القسم‬ ‫المنتجات الداخلة في‬ ‫انتاج القسم‬ ‫المنتجات الداخلة في‬ ‫انتاج القسم‬ ‫المنتجات الداخلة في‬ ‫انتاج القسم‬ ‫المنتجات الداخلة في‬ ‫انتاج القسم‬

‫‪8‬‬

‫‪IN‬‬

‫‪Name‬‬

‫استالم المنتجات المصنعة‬ ‫في القسم‬ ‫استالم المنتجات المصنعة‬ ‫في القسم‬ ‫استالم المنتجات المصنعة‬ ‫في القسم‬ ‫استالم المنتجات المصنعة‬ ‫في القسم‬ ‫استالم المنتجات المصنعة‬ ‫في القسم‬ ‫استالم المنتجات المصنعة‬ ‫في القسم‬

‫تحويالت قسم‬ ‫الخضار و الفاكهة‬ ‫تحويالت قسم‬ ‫السخن‬ ‫تحويالت قسم‬ ‫السمك‬ ‫تحويالت قسم‬ ‫الجزارة‬ ‫تحويالت قسم‬ ‫المخبوزات‬ ‫تحويالت قسم‬ ‫الجبن‬

‫‪Code‬‬

‫‪2002‬‬ ‫‪2003‬‬ ‫‪2004‬‬ ‫‪2005‬‬ ‫‪2006‬‬ ‫‪2007‬‬

‫صرف المنتجات الداخلة في‬ ‫انتاج القسم‬

‫فك الشرنكات‬

‫استالم المنتجات المصنعة‬ ‫في القسم‬

‫تحويالت العروض‬ ‫الخاصة‬

‫‪2008‬‬

‫‪ ‬ادخاالت ‪: Item Journal‬‬ ‫‪ o‬و تتم بواسطة محاسب الفرع طبقاً لألذون اليدوية المعدة من مدخلي بيانات الفرع ‪ FMC‬و يتم مراجعة‬ ‫االدخال بواسطة مراقبي المخزون و مدير مناطق المخزون ‪.‬‬ ‫بالصرف ( ‪)-‬‬

‫‪Descripti‬‬ ‫‪on‬‬ ‫بونص‬ ‫‪BDA BONUS‬‬ ‫تشغيل‬

‫باإلضافة (‪)+‬‬

‫‪Code‬‬

‫بونص‬

‫‪BONUS‬‬

‫ادخال المنتجات المنصرفة من المخزون‬ ‫التي تم االستعواض عنها‬

‫ادخال بونص من الموردين بناءاً على‬ ‫االتفاق مع مدير الفرع‬ ‫ادخال بونص من الموردين بناءاً على‬ ‫االتفاق مع االدارة التجارية‬ ‫ادخال المنتجات المضافة للمخزون‬ ‫التي تم االستعواض بها‬

‫تعويضات‬

‫‪COMPENSA‬‬ ‫‪TION‬‬

‫ممنوع االدخال عليه‬

‫ممنوع االدخال عليه‬

‫هوالك ‪--‬‬ ‫ملغى‬

‫‪DAMAGED‬‬

‫في حالة تصحيح خطأ ادخال سابق‬

‫هوالك‬

‫‪DAMAGED‬‬

‫استالم عينة حكومية بعد فك الحرز و‬ ‫صرفها في وقت سابق‬ ‫ادخال الفواتير الخاصة بالفترات من‬ ‫االدارة المالية وتسويتها‬

‫عينات‬ ‫حكومية‬ ‫‪Stock‬‬ ‫‪Take‬‬

‫‪GOV.SAMPL‬‬ ‫‪E‬‬

‫في حالة تصحيح خطأ ادخال سابق‬

‫اعدامات‬

‫في حالة تصحيح خطأ ادخال سابق‬ ‫في حالة تصحيح خطأ ادخال سابق‬

‫ادخال المنتجات المنصرفة من المخزون‬ ‫و التي تم االستعواض عنها‬ ‫صرف العينة الحكومية من المخزون‬ ‫حتى في حالة بقاءها بالفرع كحرز‬ ‫اخراج الفواتير الخاصة بالفترات من‬ ‫االدارة المالية و تسويتها‬ ‫صرف التوالف و العظم و ما شابه من‬ ‫المخزون‬

‫‪STCK‬‬ ‫‪WASTAGE‬‬

‫‪ ‬جرد مصنع المخبوزات ‪:‬‬ ‫‪ o‬يتم التنسيق مع الزمالء بادارة النظم باالنتهاء من أدخال كافة االذون الخاصة بالمصنع ‪.‬‬ ‫‪ o‬الرجوع للسيد محاسب فرع المقطم التابع له المصنع للتأ كد واالنتهاء من ادخال اعدامات وهوالك المصنع ‪.‬‬ ‫‪ o‬يبدأ الجرد في تمام الساعة الثانية عشرة ظهراً بعد االنتهاء من أعمال الصرف و االستالم بالمصنع ‪.‬‬ ‫‪ o‬التنسيق مع السادة مشرفى اقسام المصنع بجرد المواد الخام واالنتاج المتواجده كال حسب قسمه ‪.‬‬ ‫‪ o‬جرد وتنسيق المستهلكات المستخدمة بالتصنيع او التى يتم صرفها للفروع للقيام بالبيع بها‪.‬‬ ‫‪ o‬تحميل ارصدة المصنع دفترياً على باتش خاص بجرد المصنع‪.‬‬ ‫‪ o‬االنتهاء من الجرد الفعلى للمصنع وادخال كميات االصناف على البرنامج ‪.‬‬ ‫‪ o‬عمل تقييم للمواد الخام و االنتاج التام الصنع و كذلك المستهلكات و اعتباره كمخزون آخر المدة ‪.‬‬ ‫‪ o‬ارسال تقرير تحليل مخزون مصنع المخبوزات طبقاً للدول ادناه ‪:‬‬ ‫البند‬

‫القيمة االجمالية بدون الضريبة و بدون‬ ‫المستهلكات‬

‫رصيد أول المدة‬ ‫صافي المشتريات‬ ‫صافي التحويالت‬ ‫رصيد آخر المدة‬ ‫هوالك‬ ‫النتيجة‬

‫‪9‬‬

‫القيمة االجمالية بدون الضريبة‬